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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE

DESCRIPCIONES DE PUESTOS DEL GOBIERNO DEL


DISTRITO FEDERAL



Contralora General del Distrito Federal
Coordinacin General de
Modernizacin Administrativa


[2]



Contenido
Misin. ............................................................................................................................ 3
Objetivos. ....................................................................................................................... 4
Funciones. ..................................................................................................................... 5
Sobre la lgica a seguir durante la descripcin de puestos. ........................................... 7






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Este instructivo describe brevemente el mtodo ms sencillo para redactar los cuatro
elementos de una descripcin de puesto (misin, objetivos, entorno de trabajo y
funciones). No obstante, es preciso mencionar que el personal de CGMA,
especficamente los lderes responsables de cada gabinete, brindarn la asesora
necesaria para facilitar esa redaccin.
Misin.
La misin de un puesto debe estar redactada de tal manera que construya un vnculo
entre la misin del jefe inmediato y la del personal que tiene adscrito. As, cuando se
concluya la descripcin de puestos se obtendr una misin del ente pblico bien definida
y una serie de misiones por puesto que contribuyen a la consecucin de la misin
organizacional.
La redaccin de la misin de un puesto deber contener los siguientes elementos en el
orden en el que se describen.
i. Producto que elabora. Debe describir el producto principal de su trabajo. El
resultado principal de las funciones que realiza.
ii. Necesidad organizacional que atiende. Debe especificar para qu sirve el
producto elaborado en trminos de su utilidad para la organizacin.
iii. Cliente principal. Deber describir quin o quines utilizaran el producto
que elabora. Se trata de los destinatarios principales del producto. Tambin
podra tratarse de los beneficiarios finales de un servicio provisto por la
organizacin.
Ejemplos:
Producto
Necesidad organizacional que
atiende
Cliente Principal
Elaborar las guas
metodolgicas para la
elaboracin de manuales
administrativos

necesarias para garantizar la
elaboracin correcta de
dichos manuales
por parte de los entes pblicos
del Gobierno del Distrito Federal



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Objetivos.
Los objetivos del puesto deben estar elaborados con base en la misin del mismo puesto
as como en la misin y objetivos del ente pblico. De tal manera que sea posible
observar un vnculo directo entre la consecucin de un objetivo individual y su impacto
positivo en los objetivos de la organizacin. Para facilitar la construccin de ese vnculo,
los objetivos del puesto debern cumplir con las siguientes caractersticas mnimas:
Claridad. Deben estar definidos de tal forma que no quede duda de qu es lo
que se debe lograr.
Motivacin. Deben plantear un reto para el ocupante del puesto.
Cuantificables. Deben permitir su control y evaluacin en un horizonte de
tiempo para poder determinar su cumplimiento con precisin y objetividad.
Coherencia. Deben estar alineados con la misin del mismo puesto, con la
descripcin de su jefe inmediato y con los objetivos de la institucin.
Realistas. Deben ser factibles.
Un objetivo se compone de tres elementos. Mismos que debern redactarse en el orden
siguiente:
i. Meta. Deber describir explcitamente la cantidad y la calidad del producto
que deber realizarse.
ii. Producto. Deber coincidir, por lo menos parcialmente, con la descripcin
del producto planteada en la misin. De tal manera que sea clara la forma
en que la consecucin del (los) objetivo (s) garantizar el alcance de la
misin del puesto.
iii. Temporalidad. Deber especificar el periodo en el que se deber alcanzar
el monto requerido del producto que elabora.
Meta Producto Temporalidad
Elaborar oportunamente
todas
las metodologas necesarias
para la elaboracin de
manuales administrativos
en un plazo no mayor a 30
das a partir de recibir la
solicitud correspondiente.



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Funciones.
Las funciones son el conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para
alcanzar los objetivos y la misin del puesto que ocupa. Como se describe en la Gua
para la elaboracin de manuales de organizacin del Gobierno del Distrito Federal, las
funciones de todos los puestos debern derivar de las atribuciones del ente pblico y
estar de acuerdo con la misin y los objetivos del mismo.
As, la descripcin de funciones deber seguir una lgica de desagregacin vertical hacia
abajo en la que las atribuciones del titular se desagreguen en funciones para los puestos
directivos; que las funciones de estos ltimos se desagreguen en funciones para sus
subalternos de mandos medios; y que las funciones de estos ltimos se desagreguen en
actividades para el personal operativo
1
.
Una funcin se compone por dos elementos. Mismos que debern redactarse en el
siguiente orden.
i. Verbo activo. Deber redactarse en tiempo infinitivo y expresar la funcin
que realiza el puesto en trminos de una actividad especfica. Por ejemplo
supervisar (verbo activo) la provisin del servicio de recoleccin de
basura (actividad especfica).
ii. Actividad especfica. Es la descripcin sucinta de la actividad que se
realiza, independientemente del papel que tome el puesto en cuestin. Para
seguir con el mismo ejemplo, la provisin del servicio de recoleccin de
basura es una actividad especfica que podra complementarse con los
verbos activos dirigir, supervisar y realizar. El primero de ellos refiere a un
puesto directivo, mientras que el segundo y tercero corresponden a mandos
medios e inferiores, respectivamente.
iii. Propsito. Deber especificar el motivo final por el cual se realiza la
funcin. Este propsito deber crear un vnculo claro entre las funciones y
los objetivos del puesto. Por ejemplo, la provisin del servicio de

1
No obstante, las actividades realizadas por el personal operativo debern ser consideradas como
funciones.


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recoleccin de basura se realizara para reducir la incidencia de
enfermedades relacionadas con la falta de condiciones higinicas.
El siguiente recuadro muestra los verbos correspondientes para cada nivel jerrquico.

Directivos Mandos Medios Mandos Inferiores
Administrar
Asegurar
Autorizar
Controlar
Coordinar
Determinar
Dirigir
Establecer
Expedir
Evaluar
Planear
Administrar
Aprobar
Asegurar
Asesorar
Asignar
Analizar
Auditar
Autorizar
Comunicar
Consolidar
Controlar
Coordinar
Desarrollar
Determinar
Disear
Distribuir
Elaborar
Estudiar
Evaluar
Examinar
Expedir
Facilitar
Firmar
Formular
Inspeccionar
Instalar
Interpretar
Planear
Programar
Proporcionar
Recomendar
Representar
Revisar
Supervisar
Verificar
Acumular
Almacenar
Analizar
Asegurar
Calcular
Calificar
Compilar
Comprobar
Comunicar
Consolidar
Ejecutar
Entrevistar
Estudiar
Gestionar
Informar
Instalar
Obtener
Operar
Presentar
Producir
Programar
Proporcionar
Realizar
Recabar
Registrar
Seguir

As mismo, el siguiente recuadro muestra un ejemplo de distribucin de funciones para
diferentes niveles de puesto. Como se puede observar, se trata de la misma actividad
especfica traducida en tres funciones diferentes mediante el mismo nmero de verbos
activos.






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Verbo Activo Actividad Especfica Propsito Nivel
Expedir
los instructivos para la
elaboracin de documentos
relacionados con los manuales
administrativos.
para facilitar su
elaboracin por parte
de los entes pblicos
del GDF
Directivo
Elaborar
los instructivos para la
elaboracin de documentos
relacionados con los manuales
administrativos.
para facilitar su
elaboracin por parte
de los entes pblicos
del GDF
Mando Medio
Resguardar

los instructivos para la
elaboracin de documentos
relacionados con los manuales
administrativos.
para mantener
actualizada la
biblioteca de
instructivos.
Operativo

Sobre la lgica a seguir durante la descripcin de puestos.
Como se ha mencionado reiteradamente a travs de este instructivo, los puestos de una
organizacin deben describirse desde una perspectiva contextual que los ubique como
elementos de un mismo sistema. De tal manera que sea posible observar la contribucin
de cada puesto en la consecucin de las metas y objetivos de la organizacin. As, el
manual de organizacin, a travs de la descripcin de puestos, deber reflejar esa
caracterstica sistmica de la organizacin.
Para lograr reflejar esa caracterstica sistmica, es necesario seguir dos criterios durante
la elaboracin del MO:
1. Desagregar las atribuciones del ente pblico en funciones para sus integrantes, tal
como se describi anteriormente.
2. Vincular la misin y los objetivos organizacionales con la misin y los objetivos de
todos y cada uno de los puestos que la integran.
Por practicidad, ambos criterios se implementan desde el nivel superior del organigrama
hacia los niveles inferiores. Sin embargo, el verdadero factor de xito en la elaboracin del


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MO radica en asegurarse que esos criterios conservan su veracidad si se les observa
desde los niveles inferiores hacia los puestos ms altos. El siguiente cuadro resume esta
lgica.















Atribucin
Funciones de los
niveles superiores
Funciones de los
niveles inferiores
Misin y objetivos
organizacionales
Misin y objetivos de los
niveles superiores
Misin y objetivos de los
niveles inferiores
Desagregacin y
equivalencia
vertical de
atribuciones,
misin y objetivos
organizacionales.