Contralora General del Distrito Federal Coordinacin General de Modernizacin Administrativa
[2]
Contenido Misin. ............................................................................................................................ 3 Objetivos. ....................................................................................................................... 4 Funciones. ..................................................................................................................... 5 Sobre la lgica a seguir durante la descripcin de puestos. ........................................... 7
Contralora General del Distrito Federal Coordinacin General de Modernizacin Administrativa
[3]
Este instructivo describe brevemente el mtodo ms sencillo para redactar los cuatro elementos de una descripcin de puesto (misin, objetivos, entorno de trabajo y funciones). No obstante, es preciso mencionar que el personal de CGMA, especficamente los lderes responsables de cada gabinete, brindarn la asesora necesaria para facilitar esa redaccin. Misin. La misin de un puesto debe estar redactada de tal manera que construya un vnculo entre la misin del jefe inmediato y la del personal que tiene adscrito. As, cuando se concluya la descripcin de puestos se obtendr una misin del ente pblico bien definida y una serie de misiones por puesto que contribuyen a la consecucin de la misin organizacional. La redaccin de la misin de un puesto deber contener los siguientes elementos en el orden en el que se describen. i. Producto que elabora. Debe describir el producto principal de su trabajo. El resultado principal de las funciones que realiza. ii. Necesidad organizacional que atiende. Debe especificar para qu sirve el producto elaborado en trminos de su utilidad para la organizacin. iii. Cliente principal. Deber describir quin o quines utilizaran el producto que elabora. Se trata de los destinatarios principales del producto. Tambin podra tratarse de los beneficiarios finales de un servicio provisto por la organizacin. Ejemplos: Producto Necesidad organizacional que atiende Cliente Principal Elaborar las guas metodolgicas para la elaboracin de manuales administrativos
necesarias para garantizar la elaboracin correcta de dichos manuales por parte de los entes pblicos del Gobierno del Distrito Federal
Contralora General del Distrito Federal Coordinacin General de Modernizacin Administrativa
[4]
Objetivos. Los objetivos del puesto deben estar elaborados con base en la misin del mismo puesto as como en la misin y objetivos del ente pblico. De tal manera que sea posible observar un vnculo directo entre la consecucin de un objetivo individual y su impacto positivo en los objetivos de la organizacin. Para facilitar la construccin de ese vnculo, los objetivos del puesto debern cumplir con las siguientes caractersticas mnimas: Claridad. Deben estar definidos de tal forma que no quede duda de qu es lo que se debe lograr. Motivacin. Deben plantear un reto para el ocupante del puesto. Cuantificables. Deben permitir su control y evaluacin en un horizonte de tiempo para poder determinar su cumplimiento con precisin y objetividad. Coherencia. Deben estar alineados con la misin del mismo puesto, con la descripcin de su jefe inmediato y con los objetivos de la institucin. Realistas. Deben ser factibles. Un objetivo se compone de tres elementos. Mismos que debern redactarse en el orden siguiente: i. Meta. Deber describir explcitamente la cantidad y la calidad del producto que deber realizarse. ii. Producto. Deber coincidir, por lo menos parcialmente, con la descripcin del producto planteada en la misin. De tal manera que sea clara la forma en que la consecucin del (los) objetivo (s) garantizar el alcance de la misin del puesto. iii. Temporalidad. Deber especificar el periodo en el que se deber alcanzar el monto requerido del producto que elabora. Meta Producto Temporalidad Elaborar oportunamente todas las metodologas necesarias para la elaboracin de manuales administrativos en un plazo no mayor a 30 das a partir de recibir la solicitud correspondiente.
Contralora General del Distrito Federal Coordinacin General de Modernizacin Administrativa
[5]
Funciones. Las funciones son el conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para alcanzar los objetivos y la misin del puesto que ocupa. Como se describe en la Gua para la elaboracin de manuales de organizacin del Gobierno del Distrito Federal, las funciones de todos los puestos debern derivar de las atribuciones del ente pblico y estar de acuerdo con la misin y los objetivos del mismo. As, la descripcin de funciones deber seguir una lgica de desagregacin vertical hacia abajo en la que las atribuciones del titular se desagreguen en funciones para los puestos directivos; que las funciones de estos ltimos se desagreguen en funciones para sus subalternos de mandos medios; y que las funciones de estos ltimos se desagreguen en actividades para el personal operativo 1 . Una funcin se compone por dos elementos. Mismos que debern redactarse en el siguiente orden. i. Verbo activo. Deber redactarse en tiempo infinitivo y expresar la funcin que realiza el puesto en trminos de una actividad especfica. Por ejemplo supervisar (verbo activo) la provisin del servicio de recoleccin de basura (actividad especfica). ii. Actividad especfica. Es la descripcin sucinta de la actividad que se realiza, independientemente del papel que tome el puesto en cuestin. Para seguir con el mismo ejemplo, la provisin del servicio de recoleccin de basura es una actividad especfica que podra complementarse con los verbos activos dirigir, supervisar y realizar. El primero de ellos refiere a un puesto directivo, mientras que el segundo y tercero corresponden a mandos medios e inferiores, respectivamente. iii. Propsito. Deber especificar el motivo final por el cual se realiza la funcin. Este propsito deber crear un vnculo claro entre las funciones y los objetivos del puesto. Por ejemplo, la provisin del servicio de
1 No obstante, las actividades realizadas por el personal operativo debern ser consideradas como funciones.
Contralora General del Distrito Federal Coordinacin General de Modernizacin Administrativa
[6]
recoleccin de basura se realizara para reducir la incidencia de enfermedades relacionadas con la falta de condiciones higinicas. El siguiente recuadro muestra los verbos correspondientes para cada nivel jerrquico.
As mismo, el siguiente recuadro muestra un ejemplo de distribucin de funciones para diferentes niveles de puesto. Como se puede observar, se trata de la misma actividad especfica traducida en tres funciones diferentes mediante el mismo nmero de verbos activos.
Contralora General del Distrito Federal Coordinacin General de Modernizacin Administrativa
[7]
Verbo Activo Actividad Especfica Propsito Nivel Expedir los instructivos para la elaboracin de documentos relacionados con los manuales administrativos. para facilitar su elaboracin por parte de los entes pblicos del GDF Directivo Elaborar los instructivos para la elaboracin de documentos relacionados con los manuales administrativos. para facilitar su elaboracin por parte de los entes pblicos del GDF Mando Medio Resguardar
los instructivos para la elaboracin de documentos relacionados con los manuales administrativos. para mantener actualizada la biblioteca de instructivos. Operativo
Sobre la lgica a seguir durante la descripcin de puestos. Como se ha mencionado reiteradamente a travs de este instructivo, los puestos de una organizacin deben describirse desde una perspectiva contextual que los ubique como elementos de un mismo sistema. De tal manera que sea posible observar la contribucin de cada puesto en la consecucin de las metas y objetivos de la organizacin. As, el manual de organizacin, a travs de la descripcin de puestos, deber reflejar esa caracterstica sistmica de la organizacin. Para lograr reflejar esa caracterstica sistmica, es necesario seguir dos criterios durante la elaboracin del MO: 1. Desagregar las atribuciones del ente pblico en funciones para sus integrantes, tal como se describi anteriormente. 2. Vincular la misin y los objetivos organizacionales con la misin y los objetivos de todos y cada uno de los puestos que la integran. Por practicidad, ambos criterios se implementan desde el nivel superior del organigrama hacia los niveles inferiores. Sin embargo, el verdadero factor de xito en la elaboracin del
Contralora General del Distrito Federal Coordinacin General de Modernizacin Administrativa
[8]
MO radica en asegurarse que esos criterios conservan su veracidad si se les observa desde los niveles inferiores hacia los puestos ms altos. El siguiente cuadro resume esta lgica.
Atribucin Funciones de los niveles superiores Funciones de los niveles inferiores Misin y objetivos organizacionales Misin y objetivos de los niveles superiores Misin y objetivos de los niveles inferiores Desagregacin y equivalencia vertical de atribuciones, misin y objetivos organizacionales.