Você está na página 1de 7

AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

Oleh: Budi Prayogi,SE,MM


Referensi :
Arens, Alvin & Loebbecke, JK, Auditing on integrated Approach,Prentice Hall
Messier, Glover & Prawitt, Auditing & Assurance Services A Systematic Approach.
Standar Profesional Akuntan Publik, 2001, Ikatan Akuntan Indonesia


Pada bab ini akan membahas audit proses penggajian dan kepegawaian untuk audit atas
laporan keuangan, Bab ini di,mulai dengan gambaran umum mengenai proses manajemen
sumber daya manusia dan kemudian membahas tiga komponen dari model risiko audit.



A. Gambaran umum Proses Penggajian dan Kepegawaian

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses penggajian dan kepegawaian :
Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh
Jenis-jenis dokumen dan catatan
Fungsi-fungsi utama
Pemisahan tugas fungsi

Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh
Dua jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses penggajian dan kepegawaian
adalah :
Pembayaran kepada karyawan atas jasa yang diberikan
Akrual dan pembayaran dari kewajiban yang terkait dengan penggajian yang timbul dari
jasa karyawan, termasuk untuk jaminan social dan pajak bagi pengangguran.

Proses penggajian dan kepegawaian mempengaruhi banyak akun dalam laporan
keuangan. Akun yang paling berpengaruh secara signifikan oleh tiap jenis transaksi adalah
sebagai berikut :

Jenis transaksi Akun yang dipengaruhi
Transaksi penggajian Kas
Persediaan
Berbagai kewajiban yang terkait dengan penggajian dan akun beban
Transaksi utang gaji Kas
Berbagai akrua; (seperti pajak penghasilan karyawan dan biaya pension)

Jenis-jenis dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses penggajian dan kepegawaian : :
Catatan karyawan termasuk tingkat upah atau otorisasi gaji
Merupakan catatan karyawan berisi informasi mengenai sejarah kerja setiap karyawan,
termasuk tanggal pengangkatan, tingkat upah atau gaji, formulir otorisasi pemotongan gaji,
tingkat upah dan otorisasi penyesuaian gaji, evaluasi kinerja, dan pemberitahuan
perbehentian, jika ada.

W-4 dan formulir otorisasi pemotongan lainnya
Karyawan harus mengotorisasi pemotongan dari gajinya. Organisasi oleh karena itu harus
menggunakan formulir otorisasi untuk mendokumentasikan pemotongan tersebut.

Kartu Jam kerja
Dokumen ini mencatat jumlah jam kerja karyawan, termasuk waktu karyawan mulai dan
berhenti bekerja.

Catatan cek gaji/setoran langsung
Catatan ini menunjukkan jumlah yang dibayarkan ke karyawan atau jasa yang
diberikannya.

Daftar gaji
Dokumen ini juga disebut sebagai jurnal penggajian, mengikhtisarkan semua pembayaran
gaji kepada karyawan. Daftar gaji biasanya menunjukkan pembayaran kotor karyawan.

Arsip induk penggajian
Arsip computer ini berisikan semua catatan entitas yang terkait dengan penggajian,
termasuk informasi Dari tiap karyawan seperti nama, nomor jaminan social, tingkat gaji, dan
otorisasi potongan.

Laporan perubahan arsip induk penggajian
Laporan ini berisi catatan perubahan yang dilakukan terhadap arsip induk penggajian.

Laporan penggajian berkala
Pada tiap akhir minggu atau bulan, sejumlah laporan ikhtisar gaji dapat disiapkan.


Berbagai laporan dan formulir pajak
Kebanyakan perusahaan diminta untuk menyiapkan berbagai laporan pajak atas gaji.

Fungsi fungsi utama
Tujuan pokok proses penggajian dan kepegawaian adalah (1) mencatat produksi dan jenis
lain biaya gaji di dalam akun, (2) memastikan bahwa biaya gaji adalah untuk kegiatan
perusahaan yang sah, (3) kewajiban yang masih harus di bayar untuk gaji dan upah, pajak
atas gaji, dan berbagai program imbalan kerja bagi karyawan.
Personalia
Fungsi personalia adalah bertanggung jawab atas pengelolaan kebutuhan sumber daya
manusia di dalam organisasi. Hal ini termasuk mengangkat dan memberhentikan karyawan,
menetapkan tingkat upah dan gaji, serta menetapkan dan mengawasi program imbalan
kerja.
Supervisi
Supervisi atau penyelia di dalam departemen operasi dan pendukung bertanggung jawab
untuk mereview dan menyetujui kehadiran karyawan dan infromasi waktu; pengawasan
penjadwalan karyawan, produktivitas, dan varians biaya gaji.
Pencatatan waktu
Fungsi pencatatan waktu menyiapkan informasi waktu karyawan bagi pemrosesan
penggajian dan pemberian kode bagi distribusi akun.
Pemrosesan gaji
Berfungsi untuk penghitungan gaji kotor, pemotongan, dan gaji bersih; mencatat dan
membuat ikhtisar pembayaran dan verifikasi distribusi akun.
Pengeluaran uang
Berfungsi untuk pembayaran .kompensasi dan tunjangan karyawam
Buku besar
Berfungsi untuk akumulasi, klasifikasi dan pembuatan ikhtisar yang tepat dari penggajian di
buku besar.

Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas
yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi fungsi supervisi
dan pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi-fungsi personalia, pemrosesan gaji, dan
buku besar.

AUDIT GAJI DAN PERSONALIA

A. Pemahaman Siklus
Siklus Penggajian dan kepegawaian meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran ke semua
pegawai tanpa memperhatikan klasifikasi atau penentuan kompensasi eksekutif dan tenaga kerja.


Siklus penggajian dan kepegawaian meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran ke semua
pegawai tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi.


Siklus jasa dan personalia dala perusahaan industri melibatkan :
Fungsi personalia
Tanggungjawabnya dalam mengangkat karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan
upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan dari
pekerjaannya, dan penetapan bernagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji
dan upah karyawan
Fungsi keuangan
Tanggungjawabnya atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan
kesejahteraan karyawan
Fungsi akuntansi
Tanggungjawabnya atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk
kepentingan perhitungan kos produk dan penyediaan informasi guna pengawan biaya tenaga
kerja

Dalam audit keuangan, siklus jasa personalia sangat dianggap penting. Hal ini dikarenakan :
1. Gaji, upah, pajak penghasilan dan biaya ketenagakerjaan merupakan komponen biaya utama
hampir disetiap perusahaan
2. Biaya tenaga kerja sangat penting dalam penilaian persediaan sebagai biaya overhead dalam
perusahaan manufaktur dan konstruksi, sehingga klasifikasi dan alokasi yang tidak tepat
menyebabkan misstatement income yang material.
3. Penggajian dan pengupahan merupakan titik rawan terjadinya inefisiensi dan kecurangan
dalam suatu perusahaan.

karena :
1. Tidak terdapatnya bukti dari pihak ketiga yang independen seperti konfirmasi untuk
memeriksa biaya gaji yang belum dibayar.
2. Audit jumlah-jumlah dalam perkiraan neraca dapat diperiksa lebih mudah bila auditor yakin
bahwa jurnal-jurnal dan formulir PPh dipersiapkan dengan semestinya.

anya dialokasikan waktu yang sedikit dengan alasan :
1. Pegawai mungkin saja akan mengadu kepada manajemen bila dibayar terlalu rendah.
2. Semua transaksi penggajian dan pengupahan secara kas diseragamkan.
3. Transaksi-transaksi upah dan gaji seharusnya telah diperiksa oleh bagian-bagian pajak
diperusahaan untuk potongan-potongan PPh.


1. Pegawai-pegawai fiktif
Bentuk kecurangan ini dapat terjadi jika supervisor atau mandor juga berindak sebagai juru
bayar.
2. Kecurangan dalam jam-jam kerja


1. Hanya ada satu golongan transaksi untuk siklus penggajian
2. Transaksi yang terkait dengan penggajian biasanya relatif kecil dibandingkan jumlah
transaksi selama satu tahun
3. Adanya anggapan bahwa Sistem Pengendalian Internal penggajian, baik pada kebanyakan
perusahaan.

-rekening yang terkait dalam siklus penggajian dan personalia adalah :
1. Biaya gaji dan upah
2. Tunjangan (THR, Kesehatan, Tunjangan hari tua, dll)
3. Biaya Overhead Pabrik
4. Utang Gaji dan Upah
5. Pajak Penghasilan Karyawan
6. Kas dan Bank
7. Persediaan
8. Komisi-komisi

-hal yang menyebabkan Auditor memperluas Prosedur dalam mengaudit Gaji dan Upah :
1. Apabila upah dan gaji sangan mempengaruhi penilaian persediaan
2. Apabila auditor curiga mengenai kemungkinan adanya penggelapan atau fraud dalam
transaksi-transaksi penggajian dan pengupahan yang disebabkan Sistem Pengendalian Internal
yang lemah.


1. Bila tenaga kerja merupakan faktor material dalam penilaian persediaan, haruslah ada
tekanan yang khusus atas tes-tes internal control atas klasifikasi upah dan gaji yang semestinya.
2. Konsistensi dari periode ke periode dapat dites dengan meriview bagan perkiraan dan
manual akuntansi.
3. Penelusuran job tikets seorang pekerja yang mengerjakan tugas atau proses tertentu
kecatatan-catatan akuntansi yang mempengaruhi penilaian persediaan.

B. Pemahaman Sistem Pengendalian Internal
1. Lingkungan Pengendalian
Seorang auditor internal harus terlebih dhulu mengetahui kondisi lingkungannya dengan
menggunakan metode-metode seperti wawancara dan observasi terhadap pejabat dan karyawan
dalam perusahaan dan juga pengetahuan dan pemahaman kepatuhan terhadap kebijakan dan
aturan untuk karyawan

2. Sistem Informasi akuntansi
Seorang auditor harus memahami sistem yang digunakan untuk menangani transaksi jasa-
jasa tenaga kerja beserta aspek pengendaliannya.
Menggunakan dokumen-dokumen dan catatan akuntansi dalam prosedur penggajian.
Biasanya menggunakan Time Tickets, ringkasan distribusi dan upah, cek ticket, dll.

3. Prosedur Pengendalian
Fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus gaji dan personalia :
a. Hiring Employees, berkaitan dengan penempatan karyawan pada suatu unit kerja
b. Authorizing Payroll Changes, berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah karyawan
beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan.
c. Preparing Attendance dan Time Keeping Data, berkaitan dengan pencatatan kehadiran
karyawan dan aktifitas yang dikerjakan dalam tiap unit masing-masing.
d. Preparing the Payroll, berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluru karyawan.
e. Recording the Payroll, berkaitan dengan pencatatan transaksi penggajian
f. Paying the Payroll, berkaitan dengan pembayaran gaji setiap karyawan.

4. Penetapan Resiko
Resiko yang sangat mungkin muncul dalam audit siklus gaji dan personalia pada utamanya
adalah pada saat pembayaran gaji dan upah yang berlebih.

5. Monitoring

C. Tujuan Audit terhadap Siklus Gaji dan Personalia
1. Asersi Keberadaan / Keterjadian
Apakah saldo biaya gaji dan upah dan ekening yang terkait benar-benar eksis pada tanggal
neraca
Apakah seluruh transaksi gaji dan upah benar-benar terjadi dan tidak ada transaksi fiktif
2. Asersi Kelengkapan
Apakah seluruh transaksi dan saldo yang semestinya tercantum dalam Laporan Keuangan
sudah dicatat atau disajikan
Apakah ada transaksi pembayaran gaji yang beum dicatat
3. Asersi Hak dan Kewajiban
Apakah perusahaan mempunyai kewajiban legal atas biaya gaji dan upah dan rekening
terkait pada tanggal neraca.
4. Asersi penilaian dan pengalokasian
Apakah saldo biaya gaji, upah dan rekening terkait telah disajiakn pada jumlah yang tepat.
Apakah saldo biaya gaji, upah dan rekening terkait telah disajikan pada jumlah yang tepat.
5. Asersi Pelaporan dan pengungkapan
Apakah transaksi dan saldo yang tercatat telah tepat diklasifikasikan, dijelaskan dan
diungkapkan dalam neraca.

D. Program Audit
1. Pengujian pengendalian
a. Pengujian pengendalian biaya gaji dan upah
Minta register gaji dan upah, pilih sampel karyawan dan periksa kebenarannya.
Himpun arsip personalia, periksa kelengkapan arsip karyawan dan lakukan perbandingan
informasi pengurangan gaji/ upah dengan catatan personalia.
b. Pengujian pengendalian pendistribusian cek dan gaji
Pilih dan minta sampel gaji yang sudah di cancelled
Bandingkan tanda-tangan cek penerima dengan tanda tangan dalam catatan.
Mengamati pendistribusian cek secara langsung
2. Pengujian Substantif
a. Program audit awal
Buat top schedue
Minta rincian biaya gaji, upah dan rekening terkait
Lakukan tes matematis
Cocokkan


b. Prosedur analitis
Bandingkan saldo gaji, upah dan rekening terkait dengan saldo tahun sebelumnya
Bandingkan saldo dan anggaran
Hitung rasio
c. Detail transaksi
Telusuri nama dan tarif gaji dan upah untuk dasar pencatatannya
Telusuri waktu yang tampak pada kartu hadir dan pulang serta laporan yang
ditandatangani mandor
Tentukan dasar pengurangan dan penggajian dan bandingkan dengan catatan
pengurangan yang telah diotorisasi
Bandingkan total gaji dan upah dan rekening terkait dari data yang dibuat
Adakan observasi pengadaan mesin absensi dan kartu absensi yang tidak digunakan

d. Detail Sado
Buat ringkasan daftar kompensasi staff atau pimpinan dan telusuri ke kontrolnya
Periksa daftar gaji untuk satu atau beberapa bulan dan tes perhitungan PPh apakah sesuai
Undang-undang
Bandingkan total biaya gaji, upah dan rekening terkait dalam laporan Laba Rugi dan SPT
Bandingkan data yang ada dalam daftar gaji dan upah dengan catatan personal.
Lakukan observasi pada saat pembayaran gaji dan upah.
e. Penyajian dan Pengungkapan
Periksa penyajian dan pengungkapan dalam neraca dan Laporan laba Rugi apakah sudah
tepat.