7 Arquivologia

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Arquivologia A Opo Certa Para a Sua Realizao

1
ARQUIVOLOGIA:

1. Conceitos fundamentais de Arquivologia.
2. O gerenciamento da informao e a gesto de
documentos: arquivos correntes e intermedirio; protocolos;
classificao e ordenao de documentos; avaliao de
documentos; arquivos permanentes.
3. A poltica nacional de arquivos e a legislao arquivstica.
4. Conservao e preservao de documentos.
5. Documentos digitais.

Conceitos fundamentais de Arquivologia.
ARQUIVO
O imenso volume de informaes gerado a partir do sculo XIX e
ampliado extraordinariamente no sculo XX seria de pouca utilidade se no
pudesse ser localizado para consulta por meio das tcnicas da
documentao.
Conjunto de tcnicas que tm por objetivo a elaborao, produo,
sistematizao, coleo, classificao, distribuio e utilizao de
documentos de qualquer natureza, a documentao permite que se
organize o conhecimento ao longo do tempo e o pe disposio dos
consulentes de forma conveniente e prtica. O campo da documentao se
amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga
Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentao, documento o
manuscrito, livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha,
moeda, filme, disco, objeto histrico ou artstico (quando devidamente
tombado) e as espcies animais e vegetais classificadas e catalogadas em
parques zoobotnicos.
Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentao
seria um conhecimento de carter puramente especulativo, uma vez que
impossvel, na prtica, organizar domnio to vasto. Assim, uma teoria geral
da documentao se confundiria com a teoria geral da cultura.
O crescente volume da produo escrita, que se compe de muitos
milhes de obras impressas desde a inveno da imprensa de caracteres
mveis, obrigou ao estabelecimento de tcnicas especiais para organizao
e obteno de informaes e dados necessrios a estudos, trabalhos de
mltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros
de pesquisas e informaes bibliogrficas, foram institudos processos e
normas especiais para registro da documentao existente, controle e
manuseio da produo bibliogrfica e dos conhecimentos em geral.
Os setores de atividades tecnolgicas e de cincias exatas, as grandes
empresas industriais e as entidades de pesquisa cientfica foram os
primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer servios
especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obteno de
informaes e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas
em andamento. Desde meados do sculo XIX, os servios de referncia
bibliogrfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, j
haviam compreendido a necessidade de um trabalho especfico para
facilitar a localizao de livros, artigos e documentos e tambm para prestar
auxlio direto busca de dados e informaes especficas de seus
consulentes.
Histria
A organizao racional da informao e da documentao levou Paul
Otlet, em colaborao com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em
1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a
instituio organizou um catlogo em fichas da produo bibliogrfica
mundial. Na ordenao temtica das fichas, adotou-se o sistema de
classificao decimal que, devidamente atualizado e aperfeioado, se
transformou no sistema de classificao decimal universal (CDU). Em 1931
o instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentao
e, em 1937, Federao Internacional de Documentao (FID). O primeiro
projeto de trabalho, de organizao sistemtica da bibliografia mundial, foi
abandonado, mas a federao ampliou-se e passou a congregar grande
nmero de entidades de diferentes pases, num programa que tem por
finalidade facilitar a comunicao dos conhecimentos e a consulta de todos
os dados e informaes disponveis. Em Varsvia, em 1959, foi aprovado
pelos membros da FID, reunidos em sua 25 conferncia geral, um plano
de longo prazo que previa a criao, em todo o mundo, de uma rede de
informaes tcnicas e cientficas a servio de estudiosos e pesquisadores
de todos os pases. Os trabalhos desenvolvidos pela Organizao das
Naes Unidas para Educao, Cincia e Cultura (UNESCO) tm os
mesmos objetivos da FID e so realizados em cooperao mtua com
entidades internacionais de biblioteconomia e bibliografia.
Em grande nmero de pases foram organizados centros ou servios
de documentao e realizados congressos para discusso e estudo de
problemas referentes aos trabalhos de documentao, inclusive as relaes
entre documentao e bibliografia, biblioteconomia, museologia e
arquivologia. A documentao passou a ter assim um sentido mais amplo e
a incluir todas as tcnicas de anlise da produo bibliogrfica, produo e
controle de tradues, tcnicas de controle da informao, mecanizao de
informaes e reproduo fotogrfica de documentos, trabalhos de
referncia em suas mais diversas formas e publicao e divulgao de
informaes. Estabeleceu-se assim uma ntima relao entre essas reas e
acentuou-se a tendncia da documentao para englobar atividades que
antes eram da competncia de bibliotecas e bibliotecrios.
Paralelamente, e por fora das iniciativas citadas, criou-se em
diferentes pases a profisso de documentarista (tambm denominada
documentalista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar,
editar e divulgar informaes que, de certa maneira, complementam o
trabalho dos bibliotecrios, arquivistas, muselogos e restauradores. Como
em diversos pontos a biblioteconomia e a documentao se confundem, h
polmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferena
fundamental entre elas est no grau em que uma ou outra se debrua sobre
os documentos em busca de informaes e no interesse que demonstram
na disseminao dessas informaes.
Enquanto no Reino Unido os documentaristas so chamados de
tcnicos de informao (information officers), nos Estados Unidos os
bibliotecrios resistem ideia da criao de uma profisso e de organismos
que chamem a si a execuo de tarefas que julgam caber-lhes de direito e
de fato, como parte fundamental das atribuies das bibliotecas, mormente
das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos
tentaram adotar a palavra comunicao (communication) em lugar de
documentao, mas a criao de vrios institutos de documentao e a
circulao da palavra pelo mundo contriburam para que fosse finalmente
aceita em seu significado mais moderno.
O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado
pela data de criao de seus organismos de documentao e do
reconhecimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que
classifica as carreiras e cargos do servio pblico brasileiro. Manuel Ccero
Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre
1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituio, em 1902,
procurou habilit-la a promover a organizao da produo bibliogrfica
brasileira e para isso sugeriu a criao de um rgo a ela subordinado, para
desenvolver o servio de bibliografia e documentao. Tais medidas
constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de n 8.835 de 11 de
julho de 1911 e n 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse servio de
bibliografia e documentao competiam funes comparveis s que so
desempenhadas pelos modernos centros de documentao.
Em 1954, por proposta conjunta da Fundao Getlio Vargas e do
Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com
assistncia tcnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e
Documentao (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e
membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informao
cientfica e tcnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas
especializadas brasileiras, o Repertrio dos cientistas brasileiros, o guia das
Pesquisas em processo no Brasil, o Catlogo coletivo de publicaes
peridicas de cincia e tecnologia e o guia dos Peridicos brasileiros de
cultura, alm de bibliografias peridicas, com a indexao de artigos de
autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das
cincias puras e aplicadas, da tecnologia e das cincias sociais.
Sistemtica da documentao
Os principais instrumentos da documentao so a classificao e a
normalizao. Com a classificao, procura-se organizar a informao em
ordem temtica e no apenas alfabtica ou alfanumrica. A normalizao
racionaliza os processos de produo, organizao e difuso da informao
2
contida nos documentos. Essa fase ainda mais importante que a
classificao, uma vez que esta tambm deve ser normalizada.
Os processos de normalizao tiveram origem na indstria e
consistiam em fixar condies para execuo de clculos, projetos, obras,
servios ou instalaes, bem como a elaborao das prprias normas e
regulamentos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na
utilizao internacional dos produtos industriais. O sucesso da
normalizao no campo da indstria fez com que a documentao a
adotasse, com o objetivo de tornar internacionalmente acessveis os
resultados do trabalho intelectual de cada autor, uma vez que para obter a
mxima disseminao da informao cientfica o pesquisador deve
apresentar os dados de forma que a interpretao deles se faa sem
dificuldade. Para que a informao se torne imediatamente acessvel, a
documentao estabelece normas para organizao e difuso dos
documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto ,
produzidos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente
aceitas. O progresso da cincia exige o mais amplo intercmbio de
informaes e a normalizao internacional tem o objetivo de facilitar esse
intercmbio.
Se a documentao pouco ajudou biblioteconomia, arquivologia e
museologia na organizao de documentos em bibliotecas, arquivos e
museus, muito contribuiu no campo da produo de documentos e na
difuso das informaes neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a
referenciar livros, que por seu atraso em relao a documentos de outra
natureza no so considerados pela documentao. Tampouco satisfazem
os documentalistas descries puramente externas dos documentos.
documentao interessa, principalmente, a difuso das informaes
contidas em artigos de publicaes peridicas, em comunicaes a
congressos, em relatrios de pesquisas -- concludas ou em andamento --
teses universitrias, registros de patentes etc.
Na conceituao moderna, portanto, documentao , em sentido
amplo, a produo, organizao e difuso de documentos de qualquer
natureza. Em sentido estrito, a difuso das informaes neles contidas. A
organizao de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, s
bibliotecas, arquivos, museus etc. A difuso de documentos o objetivo
especfico dos servios ou centro de documentao.
Documentao, portanto, no se confunde com biblioteconomia,
arquivologia ou museologia, nem centro de documentao com biblioteca,
arquivo ou museu. Como os documentos bibliogrficos esto nas
bibliotecas, alguns dos maiores servios de documentao do mundo
funcionam dentro da estrutura de algumas dessas instituies. Outros,
porm, so independentes.
Mecanizao e automao
Livros, artigos, relatrios e comunicados, por exemplo, so chamados
documentos primrios. Documentos secundrios so aqueles que se
produzem para difuso da informao contida nos primeiros: bibliografias
comentadas ou crticas, resumos, tradues, reprodues etc. Os estudos
recapitulativos so os documentos tercirios.
Com o advento do processamento eletrnico de dados, aps a
segunda guerra mundial, mtodos mais eficientes comearam a ser
experimentados pelos centros e servios de documentao. Distinguem-se
trs tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de
aperfeioamento, possuem caractersticas comuns: (1) fichas perfuradas e
selecionadas por processos eletrnicos ou eletromecnicos; (2) sistemas
baseados em mtodos fotogrficos (geralmente microcpias), com seleo
fotoeltrica por meio de cdigo; (3) sistemas baseados no registro
magntico (em fios, tambores ou ncleos). Com o avano das tcnicas de
informtica, foram criados programas mais sofisticados para
armazenamento e recuperao de informaes, que podem ser especficas
para cada assunto, principalmente no tocante s informaes tcnicas. A
informtica tornou ilimitado o campo da documentao.
A Arquivologia resgata a memria do pas, das instituies e da
comunidade e dissemina a cultura, perpetuando a Histria. O arquivista
planeja, projeta e administra a organizao de arquivos, analisando,
classificando, selecionando, restaurando e conservando documentos.
Empregando modernas tcnicas de microfilmagem, informtica,
preservao e restaurao de documentos, o trabalho do arquivista
indispensvel nas pesquisas histricas, sendo, ele prprio, um pesquisador.
Seu campo de trabalho so os arquivos (pblicos, privados e pessoais), tais
como: bancrios, audiovisuais, cartogrficos, cartorais, computacionais,
contbeis, eclesisticos, empresariais, escolares, fotogrficos, histricos,
mdicos, microgrficos, policiais e de imigrao, atuando tambm, em
centros culturais e laboratrios de conservao e restaurao de
documentos.
As trs correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivstica pode
ser abordada de trs maneiras: uma maneira unicamente administrativa
(records management), cuja principal preocupao ter em conta o valor
primrio do documento; uma maneira tradicional, que pe a tnica
exclusivamente no valor secundrio do documento; ou, por ltimo, uma
maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente do valor primrio e do valor secundrio do documento.
Os referenciais tericos arquivsticos
Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivsticos,
destacam-se os princpios fundamentais, os conceitos de fundo e
documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de
valor primrio e valor secundrio, o princpio do respect des fonds, as
funes de classificao documental e avaliao documental e a definio
de instrumento de gesto arquivstica.
Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das trs idade
arquivos correntes, intermedirios e permanentes
Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constitudo
de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos
escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso . Por documentos em curso
entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem
a finalidade para a qual foram criados .
Arquivo de segunda idade, intermedirio ou limbo: constitudo de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para
tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado.
No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A
permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso
tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na
Gr-Bretanha para designar esta fase .
Arquivo de terceira idade, permanente, histrico ou de custdia:
constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos so arquivados de forma definitva.
Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar
de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma
organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas,
catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades
mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez,
adotara acondicionamento diferente da fase permanente .
Classificao segundo a valorao dos documentos
Valor administrativo: ou primrio, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o
documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua
criao. um valor temporrio, perdendo seu valor administrativo quando
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o
funcionamento da instituio.
Valor histrico: ou secundrio, refere-se possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa
3
e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento,
aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo no podendo jamais
serem eliminados.

ARQUIVOLOGIA LEGISLAO PERTINENTE
DECRETO N 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003.
Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA,
da administrao pblica federal, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe
confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em
vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei n
o
200, de 25 de fevereiro de
1967, no art. 18 da Lei n
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto n
o

4.073, de 3 de janeiro de 2002,
DECRETA:
Art. 1
o
Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a
denominao de Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, as
atividades de gesto de documentos no mbito dos rgos e entidades da
administrao pblica federal.
1
o
Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de
arquivo aqueles produzidos e recebidos por rgos e entidades da
administrao pblica federal, em decorrncia do exerccio de funes e
atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
2
o
Considera-se gesto de documentos, com base no art. 3
o
da Lei
n
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediria,
independente do suporte, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Art. 2
o
O SIGA tem por finalidade:
I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao
pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de
sigilo e as restries administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de
arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram;
III - disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentao arquivstica pblica;
VI - preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao
pblica federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gesto da informao pblica federal.
Art. 3
o
Integram o SIGA:
I - como rgo central, o Arquivo Nacional;
II - como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao
das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e
rgos equivalentes;
III - como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e
rgos equivalentes.
Art. 4
o
Compete ao rgo central:
I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a
aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos
aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;
II - orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e
rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos
setoriais;
III - promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de
interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do
SIGA;
IV - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com
instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais;
V - estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o
treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de
documentos de arquivo.
Art. 5
o
Compete aos rgos setoriais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de
documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais,
em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no
seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos
procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao,
registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta,
expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de
documentos de arquivo e ao acesso e s informaes neles contidas;
III - coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos
de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo
ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de
seus seccionais;
IV - coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as
atividades-meio, instituda para a administrao pblica federal, no seu
mbito de atuao e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto n
o
4.073, de 3 de janeiro de
2002, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-fim;
VI - promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com
instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de
documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e
a reciclagem garantindo constante atualizao.
Art. 6
o
Fica instituda, junto ao rgo central, a Comisso de
Coordenao do SIGA, cabendo-lhe:
I - assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies;
II - propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de
documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da
administrao pblica federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica;
III - propor aos rgos integrantes do SIGA as alteraes ou
adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de
documentos de arquivo;
IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os
ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao
aprimoramento do SIGA.
Art. 7
o
Compem a Comisso de Coordenao do SIGA:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir;
II - um representante do rgo central, responsvel pela coordenao
do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;
III - um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de
Informao e Informtica - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do
Planejamento, Oramento e Gesto;
IV - um representante do Sistema de Servios Gerais - SISG, indicado
pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto;
V - os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos
equivalentes.
4
1
o
Podero participar das reunies como membros ad-hoc, por
solicitao de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz
e no a voto, quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus
membros.
2
o
O Arquivo Nacional promover, quarenta e cinco dias aps a
publicao deste Decreto, a instalao da Comisso de Coordenao do
SIGA, em Braslia, para discusso e deliberao, por maioria absoluta de
seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo rgo
central do SIGA para a aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia
da Repblica.
Art. 8
o
Devero ser constitudas nos Ministrios e nos rgos
equivalentes, no prazo mximo de trinta dias aps a publicao deste
Decreto, subcomisses de coordenao que renam representantes dos
rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar
necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas
Comisso de Coordenao do SIGA.
Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas por representante
designado pelo respectivo Ministro.
Art. 9
o
Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao rgo central para
os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuzo da subordinao
ou vinculao administrativa decorrente de sua posio na estrutura
organizacional dos rgos e entidades da administrao pblica federal.
Art. 10. Fica institudo sistema de informaes destinado
operacionalizao do SIGA, com a finalidade de integrar os servios
arquivsticos dos rgos e entidades da administrao pblica federal.
Pargrafo nico. Os rgos setoriais e seccionais so responsveis
pela alimentao e processamento dos dados necessrios ao
desenvolvimento e manuteno do sistema de que trata o caput deste
artigo.
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como rgo central do SIGA, o
encaminhamento, para aprovao do Ministro Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, das normas complementares a este Decreto,
deliberadas pela Comisso de Coordenao do SIGA.
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 12 de dezembro de 2003; 182
o
da Independncia e 115
o
da
Repblica.
DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.
Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e
materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no
mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere
o art. 84, incisos IV e VI, alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o
disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
CAPTULO I
DAS DISPOSIES PRELIMINARES
Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes,
documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde
tramitam.
Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal
classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou
divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do
Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito
e condicionado necessidade de conhecer.
Art. 3 A produo, manuseio, consulta, transmisso, manuteno e
guarda de dados ou informaes sigilosos observaro medidas especiais
de segurana.
Pargrafo nico. Toda autoridade responsvel pelo trato de dados ou
informaes sigilosos providenciar para que o pessoal sob suas ordens
conhea integralmente as medidas de segurana estabelecidas, zelando
pelo seu fiel cumprimento.
Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes
conceitos e definies:
I - autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so
verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino;
II - classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de
sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao;
III - comprometimento: perda de segurana resultante do acesso no-
autorizado;
IV - credencial de segurana: certificado, concedido por autoridade
competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou
informaes em diferentes graus de sigilo;
V - desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou
pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou
informaes;
VI - disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de
dados e informaes;
VII - grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou
instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou
contedo;
VIII - integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no
trnsito ou no destino;
IX - investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia
dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana;
X - legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados
ou informaes so legtimos e fidedignos tanto na origem quanto no
destino;
XI - marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo;
XII - medidas especiais de segurana: medidas destinadas a garantir
sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e
disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam
prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a esses
dados e informaes;
XIII - necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo
exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel para que
uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha acesso a dados
ou informaes sigilosos;
XIV - ostensivo: sem classificao, cujo acesso pode ser franqueado;
XV - reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da
classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos;
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas;
proteo contra revelao no-autorizada; e
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional,
em rea sigilosa.
CAPTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANA
Seo I
Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-
secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos
seus elementos intrnsecos.
1 So passveis de classificao como ultra-secretos, dentre outros,
dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial
nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do
Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de
interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo
conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente
grave segurana da sociedade e do Estado.
5
2 So passveis de classificao como secretos, dentre outros,
dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas,
projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos
diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou
instalaes estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar
dano grave segurana da sociedade e do Estado.
3 So passveis de classificao como confidenciais dados ou
informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser
de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar
seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado.
4 So passveis de classificao como reservados dados ou
informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos,
operaes ou objetivos neles previstos ou referidos.
Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia das
seguintes autoridades:
I - Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de
2004)
II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n
5.301, de 2004)
III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
(Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e
(Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no
exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004)
1
o
Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser
delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em misso no
exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004)
2
o
Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau
de sigilo: (Renumerado do pargrafo nico pelo Decreto n 5.301, de 2004)
I - secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando,
chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de
cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e (Redao
dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo
com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da
Administrao Pblica Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de
2004)
Art. 7
o
Os prazos de durao da classificao a que se refere este
Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so
os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo Decreto n
5.301, de 2004)
II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada pelo Decreto n
5.301, de 2004)
III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo Decreto
n 5.301, de 2004)
IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo Decreto n
5.301, de 2004)
Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados
uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao
ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a
matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004)
Seo II
Da Reclassificao e da Desclassificao
Art. 8 Dados ou informaes classificados no grau de sigilo ultra-
secreto somente podero ser reclassificados ou desclassificados, mediante
deciso da autoridade responsvel pela sua classificao.
Art. 9 Para os graus secreto, confidencial e reservado, poder a
autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses
da segurana da sociedade e do Estado, alter-la ou cancel-la, por meio
de expediente hbil de reclassificao ou desclassificao dirigido ao
detentor da custdia do dado ou informao sigilosos.
Pargrafo nico. Na reclassificao, o novo prazo de durao conta-se
a partir da data de produo do dado ou informao. (Redao dada pelo
Decreto n 5.301, de 2004)
Art. 10. A desclassificao de dados ou informaes nos graus ultra-
secreto, confidencial e reservado ser automtica aps transcorridos os
prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7
o
, salvo no caso de sua
prorrogao, quando ento a desclassificao ocorrer ao final de seu
termo. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda permanente que
forem objeto de desclassificao sero encaminhados instituio
arquivstica pblica competente, ou ao arquivo permanente do rgo
pblico, entidade pblica ou instituio de carter pblico, para fins de
organizao, preservao e acesso.
Pargrafo nico. Consideram-se de guarda permanente os dados ou
informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser
definitivamente preservados.
Art. 12. A indicao da reclassificao ou da desclassificao de dados
ou informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da
primeira pgina.
CAPTULO III
DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS
Seo I
Dos Procedimentos para Classificao de Documentos
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes
ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes
classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de
sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Art. 14. A classificao de um grupo de documentos que formem um
conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o
mais alto grau de sigilo.
Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos
seus respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de
modo a no comprometer o sigilo.
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em
fotografias areas ou em seus negativos sero classificados em razo dos
detalhes que revelem e no da classificao atribuda s fotografias ou
negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las.
Art. 17. Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para
sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso:
I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos;
II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos
secretos; e
III - da autoridade classificadora, destinatria ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para
documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente
vedado no prprio documento.
Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos
graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que
lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgao.
Seo II
Do Documento Sigiloso Controlado
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua
importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo:
I - identificao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios,
quando da difuso;
II - lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especfico;
6
III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade
expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e
IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder
transferncia de sua custdia ou guarda.
Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de transferncia
sero elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II
deste Decreto e ficaro sob a guarda de um rgo de controle.
Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado
DSC, desde sua classificao ou reclassificao.
Pargrafo nico. A critrio da autoridade classificadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o
disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
Seo III
Da Marcao
Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo, dever ser feita em
todas as pginas do documento e nas capas, se houver.
1 As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma
conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento.
2 O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as
suas pginas, a expresso "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o
respectivo nmero de controle.
Art. 21. A marcao em extratos de documentos, rascunhos, esboos e
desenhos sigilosos obedecer ao prescrito no art. 20.
Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas,
fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecer s
normas complementares adotadas pelos rgos e entidades da
Administrao Pblica.
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaes
sigilosos sero marcados com a classificao devida em local adequado.
Pargrafo nico. Consideram-se meios de armazenamento
documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnticos ou pticos e
qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informaes.
Seo IV
Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao
obedecero s seguintes prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de
sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo
do documento, de modo a serem identificados logo que removido o
envelope externo;
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante
recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou
outro indicativo que identifique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do
destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o
documento sigiloso.
Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto,
em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado,
sendo vedada a sua postagem.
Pargrafo nico. A comunicao de assunto ultra-secreto de outra
forma que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e
em casos extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em
atendimento ao princpio da oportunidade e considerados os interesses da
segurana da sociedade e do Estado.
Art. 26. A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado
poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro,
mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o
caso, mala diplomtica.
Pargrafo nico. A comunicao dos assuntos de que trata este artigo
poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de
criptografia compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme
previsto no art. 42.
Seo V
Do Registro, da Tramitao e da Guarda
Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de documentos
sigilosos:
I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indcios de violao
ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia
do fato ao seu superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar
imediatamente ao remetente; e
II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao.
Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu
representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente
superior.
Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca pessoal s podero ser
abertos pelo prprio destinatrio.
Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso comunicar
imediatamente ao remetente qualquer indcio de violao ou adulterao do
documento.
Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em
condies especiais de segurana, conforme regulamento.
1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos
obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana
equivalente ou superior.
2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos
ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada.
Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de
documentos sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente
conferidos, quando da passagem ou transferncia de responsabilidade.
Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis
pela guarda ou custdia de material sigiloso.
Seo VI
Da Reproduo
Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o
mesmo grau de sigilo do documento original.
1 A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados
condiciona-se autorizao expressa da autoridade classificadora ou
autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto.
2 Eventuais cpias decorrentes de documentos sigilosos sero
autenticadas pelo chefe da Comisso a que se refere o art. 35 deste
Decreto, no mbito dos rgos e entidades pblicas ou instituies de
carter pblico.
3 Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no
puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que
necessrio como prova em juzo.
Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo de documentos
sigilosos dever providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos,
clichs, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar
origem a cpia no-autorizada do todo ou parte.
Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se for o caso,
reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras,
oficinas grficas ou similar, essa operao dever ser acompanhada por
pessoa oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia do
sigilo durante a confeco do documento, observado o disposto no art. 33.
Seo VII
Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao
7
Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as
seguintes atribuies:
I - analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida
e acumulada no mbito de sua atuao;
II - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto,
renovao dos prazos a que se refere o art. 7;
III - propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto,
alterao ou cancelamento da classificao sigilosa, em conformidade com
o disposto no art. 9 deste Decreto;
IV - determinar o destino final da documentao tornada ostensiva,
selecionando os documentos para guarda permanente; e
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao
disposto no art. 39.
Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e
responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses.
Art. 36. Os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e
informativo no podem ser desfigurados ou destrudos, sob pena de
responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em
vigor.
CAPTULO IV
DO ACESSO
Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e
entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido:
I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou
atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e
II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante
requerimento ao rgo ou entidade competente.
1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de
assuntos sigilosos fica sujeito s sanes administrativas, civis e penais
decorrentes da eventual divulgao dos mesmos.
2 Os dados ou informaes sigilosos exigem que os procedimentos
ou processos que vierem a instruir tambm passem a ter grau de sigilo
idntico.
3 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham
informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por
seus herdeiros.
Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos, ressalvado o
previsto no inciso II do artigo anterior, condicionado emisso de
credencial de segurana no correspondente grau de sigilo, que pode ser
limitada no tempo.
Pargrafo nico. A credencial de segurana de que trata o caput deste
artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e
reservado.
Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos
ou contratos com outros pases atender s normas e recomendaes de
sigilo constantes destes instrumentos.
Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever ser justificada.
CAPTULO V
DOS SISTEMAS DE INFORMAO
Art. 41. A comunicao de dados e informaes sigilosos por meio de
sistemas de informao ser feita em conformidade com o disposto nos
arts. 25 e 26.
Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico do art. 44, os
programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso
oficial no mbito da Unio so considerados sigilosos e devero,
antecipadamente, ser submetidos certificao de conformidade da
Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.
Art. 43. Entende-se como oficial o uso de cdigo, cifra ou sistema de
criptografia no mbito de rgos e entidades pblicos e instituies de
carter pblico.
Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro fim que no seja em
razo do servio.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e
equipamentos de criptografia todas as medidas de segurana previstas
neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes
procedimentos:
I - realizao de vistorias peridicas, com a finalidade de assegurar
uma perfeita execuo das operaes criptogrficas;
II - manuteno de inventrios completos e atualizados do material de
criptografia existente;
III - designao de sistemas criptogrficos adequados a cada
destinatrio;
IV - comunicao, ao superior hierrquico ou autoridade competente,
de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, inviolabilidade, integridade,
autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados ou informaes
criptografados; e
V - identificao de indcios de violao ou interceptao ou de
irregularidades na transmisso ou recebimento de dados e informaes
criptografados.
Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, constantes de
documento produzido em meio eletrnico, sero assinados e criptografados
mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de
Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de
documentos com grau de sigilo ultra-secreto s podero estar ligados a
redes de computadores seguras, e que sejam fsica e logicamente isoladas
de qualquer outra.
Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser feita por mtodo que
sobrescreva as informaes armazenadas. Se no estiver ao alcance do
rgo a destruio lgica, dever ser providenciada a destruio fsica por
incinerao dos dispositivos de armazenamento.
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de
documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado s
podero integrar redes de computadores que possuam sistemas de
criptografia e segurana adequados a proteo dos documentos.
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que
possvel, deve ser feito em mdias removveis que podem ser guardadas
com maior facilidade.
CAPTULO VI
DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS
Art. 49. A classificao de reas e instalaes ser feita em razo dos
dados ou informaes sigilosos que contenham ou que no seu interior
sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5.
Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades pblicos e das instituies
de carter pblico caber a adoo de medidas que visem definio,
demarcao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas
sigilosas sob sua responsabilidade.
Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser
disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou
instituies interessados.
Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no considerado visita o
agente pblico ou o particular que oficialmente execute atividade pblica
diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado
sigiloso no interesse da segurana da sociedade e do Estado.
CAPTULO VII
DO MATERIAL SIGILOSO
Seo I
Das Generalidades
8
Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica, responsvel por projeto
ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre
determinado material ou suas partes, em decorrncia de aperfeioamento,
prova, produo ou aquisio, dever providenciar para que lhe seja
atribudo o grau de sigilo adequado.
Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou
entidade pblicos ou de instituies de carter pblico encarregada da
fiscalizao e do controle de atividades de entidade privada, para fins de
produo ou exportao de material de interesse da Defesa Nacional.
Art. 53. Os titulares de rgos ou entidades pblicos encarregados da
preparao de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeioamento ou de
novo projeto, prova, produo, aquisio, armazenagem ou emprego de
material sigiloso so responsveis pela expedio das instrues adicionais
que se tornarem necessrias salvaguarda dos assuntos com eles
relacionados.
Art. 54. Todos os modelos, prottipos, moldes, mquinas e outros
materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato
de qualquer natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou
locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo.
Art. 55. Dados ou informaes sigilosos concernentes a programas
tcnicos ou aperfeioamento de material somente sero fornecidos aos
que, por suas funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.
Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos controlaro e
coordenaro o fornecimento s pessoas fsicas e jurdicas interessadas os
dados e informaes necessrios ao desenvolvimento de programas.
Seo II
Do Transporte
Art. 56. A definio do meio de transporte a ser utilizado para
deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da
custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo.
1 O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal
fim contratadas.
2 As medidas necessrias para a segurana do material
transportado sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de
clusulas contratuais especficas, e sero de responsabilidade da empresa
contratada.
Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados
segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos.
Art. 58. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados
guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso.
CAPTULO VIII
DOS CONTRATOS
Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua
execuo implique a divulgao de desenhos, plantas, materiais, dados ou
informaes de natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos:
I - o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado
assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos
interessados na contratao; e
II - o estabelecimento de clusulas prevendo a:
a) possibilidade de alterao do contrato para incluso de clusula de
segurana no estipulada por ocasio da sua assinatura;
b) obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto
contratado, bem como sua execuo;
c) obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana
adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno
do sigilo relativo ao objeto contratado;
d) identificao, para fins de concesso de credencial de segurana,
das pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e
informaes sigilosos; e
e) responsabilidade do contratado pela segurana do objeto
subcontratado, no todo ou em parte.
Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como s instituies de
carter pblico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe
providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas
necessrias para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos em
poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricao em
suas instalaes.
CAPTULO IX
DAS DISPOSIES FINAIS
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, rea, instalao
e sistema de informao cujo sigilo seja imprescindvel segurana da
sociedade e do Estado.
Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico
exigiro termo de compromisso de manuteno de sigilo dos seus
servidores, funcionrios e empregados que direta ou indiretamente tenham
acesso a dados ou informaes sigilosos.
Pargrafo nico. Os agentes de que trata o caput deste artigo
comprometem-se a, aps o desligamento, no revelar ou divulgar dados ou
informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exerccio de
cargo, funo ou emprego pblico.
Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de documentos e
materiais e pela segurana de reas, instalaes ou sistemas de
informao de natureza sigilosa sujeitam-se s normas referentes ao sigilo
profissional, em razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico, sem
prejuzo de sanes penais.
Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico
promovero o treinamento, a capacitao, a reciclagem e o
aperfeioamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes
salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e sistemas de
informao de natureza sigilosa.
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento
sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsvel pela
preservao do seu sigilo.
Art. 66. Na classificao dos documentos ser utilizado, sempre que
possvel, o critrio menos restritivo possvel.
Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal
sero expedidas instrues complementares, que detalharo os
procedimentos necessrios plena execuo deste Decreto.
Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta e cinco dias da data
de sua publicao.
Art. 69. Ficam revogados os Decretos ns 2.134, de 24 de janeiro
de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de
2002.
Braslia, 27 de dezembro de 2002; 181 da Independncia e 114 da
Repblica.
LEI N
o
8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d
outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso
Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:
CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos
de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,
9
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos
pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou
moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos
pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter
pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio
arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam de consultas frequentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no
sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies
pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da
instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia
de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados
como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento
cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e
social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade
documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico
exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante
autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e
social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies
arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados
como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter
pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e
os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados,
tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do
Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio
da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o
Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo
do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo
com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo
Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e
o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e
oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os
critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais,
bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser
obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por
eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da
sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem
das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a
contar da sua data de produo.
10
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a
exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que
indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao
pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste
artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo
vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos,
como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral
do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies
arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero
estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da
Repblica.
DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.
Regulamenta a Lei n
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre
a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere
o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n
o

8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1
o
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n
o
8.159, de 8 de
janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando
gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
Art. 2
o
Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos
documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados
com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades
arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas
legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica
nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais
que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos
pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal,
produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa
e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento,
sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e
privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e
privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos
termos do art. 12 da Lei n
o
8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da
Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e
social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos
lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos
e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a
arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas
finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e
receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear
aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de
polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia,
informao e informtica.
Art. 3
o
So membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito
Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso
superior de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais
que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes
documentais.
1
o
Cada Conselheiro ter um suplente.
2
o
Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes
sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos
Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal,
respectivamente.
3
o
Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero
designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas
pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes
dos dirigentes dos rgos e entidades representados.
4
o
O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma
reconduo.
5
o
O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser
substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Art. 4
o
Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e
administrativo ao CONARQ.
Art. 5
o
O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-
se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e,
extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a
requerimento de dois teros de seus membros.
11
1
o
O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
2
o
As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora
da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum
deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa
medida.
Art. 6
o
O CONARQ somente se reunir para deliberao com o
quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 7
o
O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses
especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros
instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras
setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes
temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos
especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero
designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8
o
considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer
remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de
integrante das cmaras e comisses.
Art. 9
o
A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante
proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia
da Repblica.
Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso
aos documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo
e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
1
o
Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados
sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos
centrais.
2
o
As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de
arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo
central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos
documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as
diretrizes e normas emanadas do rgo central;
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas
estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma
a garantir a integridade do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor
permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do
SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de
dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua
esfera de atuao;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser
considerados de interesse pblico e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos
ao patrimnio arquivstico nacional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos
e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias
referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas,
cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea
de arquivo, garantindo constante atualizao.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas
emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao
administrativa.
Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas
funes administrativas, legislativas e judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio
de seu cargo ou funo ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas
sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas
como tal pela Lei n
o
9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social
Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n
o
8.246,
de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas
arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder
Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete
a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos
produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o
acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial
ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera
de competncia.
1
o
O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula
especfica de edital nos processos de desestatizao.
2
o
Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de
concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade
com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao,
classificao e avaliao do acervo arquivstico.
3
o
Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda
das empresas mencionadas no 2
o
, enquanto necessrios ao desempenho
de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo
CONARQ.
4
o
Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so
sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n
o
8.159, de 1991.
5
o
A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor
permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e
das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s
instrues do CONARQ sobre a matria.
Captulo IV
12
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal
ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que
ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise,
avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu
mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para
guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.
1
o
Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados,
avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos,
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e
destinao expedida pelo CONARQ.
2
o
Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da
tabela referida no 1
o
sero submetidos s Comisses Permanentes de
Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos
arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
3
o
Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e
selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em
conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas
pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao
serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar
avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e
controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que
precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero
implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos
arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever,
to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores
de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da
Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a
orientao necessria preservao e destinao do patrimnio
documental acumulado, nos termos do 2
o
do art. 7
o
da Lei n
o
8.159, de
1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta
do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a
serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica
Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.
Captulo V
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS
PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que
contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o
desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e
social por decreto do Presidente da Repblica.
1
o
A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo
no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio
arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
detentores pela guarda e a preservao do acervo.
2
o
So automaticamente considerados documentos privados de
interesse pblico e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3
o
da Lei n
o
8.394,
de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia da Lei n
o
3.071, de 1
o
de janeiro de 1916, de
acordo com o art. 16 da Lei n
o
8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao,
encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil
da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico
e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica.
1
o
O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por
comisso especialmente constituda pelo CONARQ.
2
o
A avaliao referida no 1
o
ser homologada pelo Presidente do
CONARQ.
3
o
Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao
Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei
n
o
9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de
interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a
transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus
documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse
pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito
de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias,
interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n
o

8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados
declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os
acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados
declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes
com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o
desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e
divulgao do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados
declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus
documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou
detentores.
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos,
nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar
instrues complementares execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os
membros do CONARQ de que trata o 3
o
do art. 3
o
.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos n
o
s 1.173, de 29 de junho de
1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e
2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181
o
da Independncia e 114
o
da
Repblica.
ARQUIVOLOGIA
Considerada disciplina, tcnica e arte, a arquivologia uma cincia
auxiliar da histria. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo
organizado constitui valioso patrimnio e pode documentar o passado de
uma nao.
Arquivologia o conjunto de conhecimentos sobre a organizao de
arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservao de
documentos, ttulos e textos de valor permanente e elaborao dos
respectivos instrumentos de pesquisa, como no que toca eliminao de
peas de valor transitrio e controle dos arquivos em formao. Inclui
13
tambm as tarefas dos arquivistas. O termo arquivstica pode, de modo
geral, ser empregado como sinnimo de arquivologia.
Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgnico
denominado fundo, grupo, ncleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem
documentos escritos e iconogrficos, como os audiovisuais, discos, fitas
magnticas e filmes. Comeam tambm a ser objeto da arquivologia os
arquivos eletrnicos. Os arquivos econmicos, de empresas comerciais,
bancrias, industriais, desde que se revistam de importncia histrica,
como ocorre, em alguns casos, com papis de famlias e pessoas ilustres,
interessam arquivstica.
A preocupao dos governos e autoridades em conservar
determinados documentos em lugares seguros por motivos de ordem
administrativa, jurdica ou militar, remonta antiguidade, sobretudo no que
diz respeito a ttulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os
primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da histria, dando incio aos
estudos de diplomtica, que levariam moderna crtica histrica. A partir da
revoluo francesa, os arquivos tornaram-se bem pblico, proclamando-se
o direito do povo de acesso aos documentos, cuja preservao foi
oficialmente reconhecida como de responsabilidade do Estado.
Uma arquivstica essencialmente voltada para os diplomas medievais
surgiu no sculo XIX, principalmente aps a criao da cole des Chartes
(Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas palegrafos
altamente qualificados. Em meados do mesmo sculo lanaram-se as
bases da arquivstica moderna, com os princpios do respect des fonds
(todos os documentos originais de uma autoridade administrativa,
corporao ou famlia devem ser mantidos em grupos, separados segundo
a natureza das instituies que os criaram); da provenincia (os
documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades
administrativas que os originaram); do respeito ordem original (o arranjo
dado aos documentos pelos rgos criadores deve ser mantido nos
arquivos gerais ou de custdia permanente); e da centralizao (unidade e
indivisibilidade dos arquivos pblicos nacionais).
Uma srie de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos
da civilizao, marcam a arquivologia na segunda metade do sculo XX.
So eles, entre outros: adoo de arquitetura moderna e funcional nos
prdios de arquivos; uso de microfilmagem de substituio; programas de
histria oral; restaurao de documentos pelo emprego de mquinas e
material sinttico; interveno dos arquivistas na gesto de papis
administrativos e nos arquivos econmicos, pessoais e familiares;
aparecimento de depsitos intermedirios de arquivos ou centros de pr-
arquivamento; tentativas de aplicar as conquistas da eletrnica ao trabalho
arquivstico.
O grande problema da arquivologia contempornea o volume de
papis criados e acumulados pelas administraes e a necessria
eliminao de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve
padres de avaliao, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas
de material repetitivo de descarte automtico. As listas e tabelas de
descarte especificam o perodo de reteno de documentos comuns
maioria dos servios existentes, e tabelas especiais cogitam de cada
administrao em particular. O arquivista pode recorrer a especialistas para
decidir quanto destinao dos documentos.
O primeiro tratado moderno de arquivstica, de autoria dos holandeses
Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-
se, em edio brasileira, Manual de arranjo e descrio de arquivos
(1960).Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicaes Ltda.
CONCEITO
Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou
recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou mesmo
pessoas fsicas, na constncia e em decorrncia de seus negcios, de suas
atividades especficas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que
seja a informao ou a natureza do documento.
Os arquivos, portanto, podem ser pblicos ou privados.
1. Arquivos pblicos: so conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por rgos governamentais, em nvel federal, estadual ou
municipal, em decorrncia de suas atividades administrativas, judicirias ou
legislativas. Existem trs espcies de arquivos pblicos: correntes,
temporrios e permanentes:
Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto
de consultas e pesquisas frequentes.
Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes
que aguardam remoo para depsitos temporrios.
Permanentes: so conjuntos de documentos de valor histrico,
cientfico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.
2. Arquivos privados: so conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por instituies no pblicas, ou por pessoas fsicas, devido a
suas atividades especficas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade,
seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados
com outros objetivos, no devem misturar-se com o arquivo principal, j que
o tratamento que a eles se deve dar diferente. Uma empresa. imobiliria
de porte mdio forosamente ter um arquivo composto de documentos
relativos atividade que desenvolve. Haver contratos de locao, de
imveis residenciais e comerciais; opes de venda de casas,
apartamentos, terrenos; cartas pedindo informaes; contratos de compra e
venda; certides; traslados; anncios em jornais; relatrios e vistorias e
outros documentos ligados ao setor. Um catlogo de livros de uma editora,
por exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, no deve
fazer parte do arquivo principal. Tratando-se, porm, de uma empresa
ligada rea educacional, a abordagem seria outra, pois catlogo de livros
fundamental a sua prpria sobrevivncia, enquanto certides, traslados,
opes de compra de terrenos e outros documentos prprios do ramo
imobilirio seriam afastados do arquivo principal.
IMPORTNCIA
A importncia dos arquivos to evidente que a prpria Constituio
Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:
Art. 215. O Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos
culturais e acesso s fontes da cultura nacional, e apoiar e incentivar a
valorizao e a difuso das manifestaes culturais.
1 O Estado proteger as manifestaes das culturas populares,
indgenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do
processo civilizatrio nacional.
2 A lei dispor sobre a fixao de datas comemorativas de alta
significao para os diferentes segmentos tnicos nacionais.
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores
de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos
formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I as formas de expresso;
II os modos de criar, fazer e viver;
III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;
IV as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos
destinados s manifestaes artstico-culturais;
V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico,
artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.
1 O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e
proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros,
vigilncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de
acautelamento e preservao.
2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem.
3 A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento
de bens e valores culturais.
4 Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na
forma da lei.
5 Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de
reminiscncias histricas dos antigos quilombos.
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No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituio de 1824, foi
criado em 1836.
No passado, a preservao do patrimnio documental era encarada
principalmente por seu valor histrico. Aps a Segunda Guerra Mundial,
comearam a aparecer as primeiras preocupaes com uma nova
concepo arquivstica, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque
histrico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalizao da
informao, a eficincia administrativa e a finalidade prtica na tomada de
decises.
A difuso da informao de contedo tcnico e cientfico, a nova
mentalidade que se introduz na administrao pblica, a necessidade de
pesquisa constante e sistemtica, objetivando particularmente a correta
tomada de deciso pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um
novo enfoque do arquivo, distante daquele critrio eminentemente histrico.
Como consequncia, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua
importncia ultrapassou os limites que at h bem pouco tempo existiam.
Atualmente, j no se conseguem restringir e delimitar o campo de atuao
e a utilidade do arquivo. Sua importncia e seu potencial de crescimento
so ilimitados.
ORGANIZAO
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies
de segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso:
Segurana: o arquivo deve apresentar condies mnimas de
segurana, incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio,
roubo e deteriorao. Dependendo da natureza do arquivo, importante
cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos
confidenciais.
Preciso: o arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a
documentos e assegurar a localizao de qualquer documento arquivado,
ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As
possibilidades de erros so reduzidas em arquivos simples e funcionais. O
nmero e a variedade de documentos no exigem necessariamente um
arquivo complexo e de difcil entendimento.
Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou
crescimento da empresa, ou rgo pblico, ajustando-se ao aumento do
volume e complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas
de classificao no devem ser muito rgidas, pois apenas dificultam a
atividade de arquivamento.
Acesso: o arquivo deve oferecer condies de consulta imediata,
proporcionando pronta localizao dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos
ltimos anos, graas principalmente necessidade cada vez maior de
informaes. O arquivo no se reduz apenas a guardar documentos;
significa tambm uma fonte inesgotvel de informaes, que pretende
atender a todos e a todas as questes.
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO
Esses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio
deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam
providncias: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a
pagar; aplices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou
controles para renovao de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a
serem assinados; enfim, inmeros assuntos que no devem ser
simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de
prosseguimento possibilita secretria constante follow up.
Tambm conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up,
precisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem mtodos
tradicionais, como o cronolgico e o alfabtico, e modernos, como o de
jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, prprios para
vrios tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informtica.
1. Mtodo cronolgico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de doze
guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas
de1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser
disposto apos a guia do ms em curso. medida que os dias vo
passando, deve-se coloc-los nos ms seguinte. No caso de empresas com
muito movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos
de 30, 60 ou 90 dias, recomenda-se a utilizao de trs jogos de guias
numeradas, de modo que o acompanhamento seja trimestral e no mensal,
ou, ento, que se guardem os documentos em pastas separadas at o
momento oportuno.
O mtodo cronolgico permite a utilizao de pastas ou cartes.
Havendo opo pelo uso de pastas, ser necessria uma cpia adicional de
todos os documentos que exigem prosseguimento e que sero colocados
nas pastas por ordem alfabtica dos nomes e, em seguida, arquivados
aps as guias que correspondem s datas de acompanhamento.
O emprego de cartes ou fichas elimina a necessidade de cpias
adicionais dos documentos, porm exige anotaes pormenorizadas para
que se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande
porte o nmero de cartes ou fichas imenso, tal fato dificulta
sobremaneira o manuseio e, alm disso, aumenta a possibilidade de falhas
no acompanhamento.
2. Mtodo alfabtico: esse mtodo tambm possibilita o uso de pastas
ou cartes. As pastas so colocadas em ordem alfabtica. Nas margens
superiores das pastas, devero constar: letra correspondente; nmeros de
1 a 31, representando os dias do ms; e um indicador mvel que se
desloca na pasta, servindo para indicar o dia especfico.
Os documentos so postos nas pastas em ordem alfabtica. Em cada
pasta, os documentos so colocados em ordem cronolgica e, medida
que os dias vo passando, os documentos so retirados e o indicador
mvel vai-se deslocando at o fim, dia 31, retornando ao dia 1 no incio de
um novo ms.
A possibilidade de uso de cartes ou fichas tambm existe, embora
seja mais trabalhosa, pois exige a anotao de todos os pormenores do
documento. Os cartes so colocados nas pastas alfabticas respectivas,
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento tambm ser o mesmo.
3. Mtodos modernos: surgiram com o prprio desenvolvimento das
empresas e da tecnologia, notadamente da informtica. Existem,
entretanto, mtodos que oferecem fichas j preparadas para os diversos
controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e
outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam
visveis e os dados principais so lanados tambm na margem superior
das fichas, vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a
consulta.
O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser
adaptadas a qualquer empresa. As informaes necessrias para o correto
acompanhamento so fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por
uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilizao
da informtica, alm da rapidez, a reduo da margem de erro.
REFERNCIAS CRUZADAS
A expresso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas
que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais
empregada remisso.
A principal finalidade das referncias cruzadas a de informar a quem
for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome est arquivado
em tal pasta. As referncias cruzadas podem vir em pequenas fichas,
principalmente quando colocadas em ndices. Quando, porm, guardadas
nos prprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas
nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin
provavelmente ter uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a
razo social dessa loja de departamento ser Casa Anglo Brasileira S:A..
Recomenda-se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:
muito comum encontrar anotaes como Veja tambm, indicando
que o assunto ou nome possui outras ligaes importantes. Suponha-se
uma empresa que se dedica principalmente ao comrcio exterior. E
provvel que ela arquive os conhecimentos areos relativos carga
transportada numa pasta de Carga Area. Entretanto, essas exportaes
so efetuadas por uma companhia area, por exemplo, a VARIG. Nesse
caso, recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que
podero ser colocados, por exemplo, os horrios dos vos, inclusive dos
vos cargueiros, as cidades que ela serve, as conexes possveis, as
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tarifas de carga area e outras informaes pertinentes, e ainda uma
observao: Veja tambm Carga Area.
Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referncia cruzada.
Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referncia para
Carteira de Comrcio Exterior, ou vice-versa. O importante que a pasta
fique com a forma mais conhecida e mais fcil. Por exemplo, talvez seja
prefervel abrir uma pasta para Instituto Nacional do Livro e uma
referncia cruzada para INL, para no se fazer confuso com IML
(Instituto Mdico Legal).
De um lado, a referncia cruzada muito importante, pois ajuda e
agiliza o funcionamento do arquivo, porm, de outro, deve-se tomar cuidado
e evitar o excesso de referncias que acarretam volume muito grande de
papis, congestionando, consequentemente, o arquivo.
TRANSFERNCIA
H documentos que esto sujeitos ao fator tempo, isto , h aqueles
que tm valor de um ano; outros de dois, trs, cinco ou mais anos; outros,
ainda, possuem valor permanente e nunca podero ser destrudos.
Os documentos tambm podem ser analisados pela frequncia de sua
utilizao: alguns so muito procurados, outros so consultados poucas
vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, aps a concluso do
fato que os criou, no serviro para mais nada.
Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam
sobrecarregados de papis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos,
a tendncia adquirir mveis novos, na tentativa de se resolver o problema
de espao. Soluo muito mais lgica, econmica e eficaz a de eliminar
ou destruir o que no tem mais valor e transferir o que se encontra em
desuso ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferncia a
operao que visa separar os documentos que ainda esto em uso, ou so
bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prtica, mas
no seu valor.
A transferncia pretende:
liberar o arquivo de papis sem utilidade prtica atual;
manter espao disponvel e de fcil manuseio nos arquivos em uso ou
ativos;
facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos
arquivos;
manter o arquivo em bom estado de conservao, aumentando sua
vida til; e
reduzir ou eliminar despesas desnecessrias com novos
equipamentos.
Portanto, as transferncias de documentos devem ser cuidadosas e
criteriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenas no
apenas quanto frequncia do uso ou da consulta, mas tambm quanto a
seu valor.
Tipos de arquivo
No que se refere frequncia do uso ou consulta, existem trs tipos de
arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
Arquivo ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso,
consulta e referncia constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
concluso.
Arquivo inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor
frequncia de uso, consulta ou referncia.
Arquivo morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta
ou referncia quase nulas. No entanto, no se deve considerar este arquivo
como um depsito de lixo, mesmo porque os documentos definidos como
inteis ou imprestveis devem ser destrudos. O arquivo morto precisa,
inclusive, ser organizado dentro das mesmas tcnicas e regras que
prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes sero necessrias a
imediata localizao e a consulta a papis em desuso.
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existncia dever
manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados,
mesmo que entre eles existam alguns j aposentados ou falecidos. A
destruio desses registros s ser possvel ou permitida no caso de se
proceder a uma completa microfilmagem.
Destaque-se que se deve fazer anotao dos documentos transferidos
e, no caso de destruio, registro da data em que ocorreu a destruio e
referncia ao contedo deles.
Atualizao de arquivo
Existem trs tipos de transferncias de documentos ou papis de um
arquivo para outro: transferncias peridicas, transferncias permanentes e
transferncias dirias:
Transferncias peridicas: as transferncias so efetuadas em
intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos,
dependendo da frequncia de uso.
Transferncias permanentes: so transferncias realizadas em
intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente,
acontecem quando o acmulo de papis no arquivo ativo to grande
que chega a atrapalhar o bom andamento do servio. A transferncia,
ento, ir acarretar grande perda de tempo, j que o arquivo inteiro ter
de ser analisado.
Transferncias dirias: so as mais recomendveis, porque mantm
em ordem os arquivos ativos. O trabalho poder ser grandemente
facilitado se do documento j arquivado constar sua validade ou
vencimento, ou marcao indicando a data da transferncia. Dessa
forma, as transferncias podem ser feitas no mesmo instante em que
se arquiva ou se consulta um documento qualquer.
Conservao e proteo de documentos
Determina-se o valor do documento levando em considerao todas as
finalidades que possui e seu tempo de vigncia, que muitas vezes se
subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um
quadro ou tabela de prazos de vigncia para os diversos documentos,
facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos so
classificados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e
temporrios.
Permanentes - vitais: so documentos que devem ser conservados
indefinidamente, pois possuem importncia vital para a empresa, isto ,
sem eles a empresa no tem condies de funcionar. Citam-se, entre
outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros
de aes; cartas - patentes; frmulas (qumicas); procuraes.
Permanentes: so documentos que devem ser guardados
indefinidamente, porm no tm importncia vital. Como exemplo,
podem-se relacionar: rela trios anuais; registros de empregados; livros
e registros contbeis; recibos de impostos e taxas; avaliaes; e
outros.
Temporrios: so documentos que tm valor temporrio de um, dois,
cinco ou mais anos. Recomenda-se a confeco de um quadro ou
tabela, com anotao da vigncia do documento que, naturalmente,
seguir critrios determinados pela prpria empresa. Assim, so
temporrios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar;
extratos bancrios; aplices de seguro; folhetos; correspondncia;
memorandos e outros.
Os documentos considerados vitais para a empresa, alm de serem
conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais,
notadamente de proteo contra incndios, inundaes, furtos,
desabamentos e outros eventos. A perda ou destruio de tais documentos
pode, em casos extremos, significar at o fracasso total de uma empresa.
Existem algumas formas de proteger esses documentos:
Utilizao de cofres a prova de fogo.
Preparao de cpias adicionais dos documentos e envio delas a
outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da
empresa, ou escritrios de advogados.
Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservao dos
microfilmes em local seguro.
A conservao e a proteo desses documentos devem ser
acompanhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local
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para onde foram encaminhados, de forma que possam ser localizados
imediatamente.
CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO?
Trata-se de uma questo muito comum, principalmente nas grandes
empresas. A centralizao dos arquivos proporciona vantagens, mas
existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se
tomar uma deciso sobre o assunto. As principais vantagens da
centralizao so as seguintes:
Eficincia: devido centralizao, tende-se a manter um especialista
em arquivstica, o que sem dvida melhora a eficincia e a rapidez do
trabalho em todas suas etapas.
Responsabilidade: o cuidado e a proteo de documentos melhora
muito, pois a responsabilidade se encontra nas mos de um
especialista.
Economia: grande a economia de equipamento; de pessoal; de
tempo gasto no arquivamento; na localizao e na preparao de
cpias adicionais ou referncias.
Uniformidade: proporciona certa padronizao ao sistema e mtodos
de arquivamento, o que no acontecer se houver inmeros arquivos
departamentais.
Concentrao: os documentos so concentrados por assuntos,
oferecendo ao consulente viso global. Na descentralizao, os
mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.
Utilizao: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga
sua vida til.
H algumas desvantagens na centralizao, que precisam ser
apontadas:
Consulta dificultada: necessidade de locomoo at o centro de
arquivos; tal fato no ocorre com a descentralizao, em que o arquivo do
departamento se encontra mo.
Acmulo de pessoas: poder acontecer o acmulo de pessoas
no local onde esto colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e
tumultua o trabalho do arquivista.
Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoo at o
arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se
houver muitas pessoas no local.
Espao: necessidade de mais espao para incluir todos os
arquivos, alm de mesas e cadeiras para as diversas consultas.
Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos consulta
generalizada, dificultando a manuteno do sigilo, to necessrio vida da
empresa.
Disperso: a pasta em que est classificado um documento, no
momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro
departamento.
As solues variam de empresa para empresa; o mais comum,
entretanto, a opo pelo sistema misto, ou seja, centralizao parcial. Em
princpio, os documentos vo para o arquivo central; entretanto;
documentos especficos que s interessam a certos departamentos ficam
nos arquivos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser
arquivados no prprio departamento de vendas a relao de representantes
ou clientes, seus pedidos, reclamaes, correspondncia de modo geral.
Outro caminho a seguir o que procura basicamente centralizar o
controle e no o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde
devero ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles
que so vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as
precaues. Em seguida, ele dever planejar os diversos arquivos
localizados nos vrios departamentos. O conhecimento da empresa e de
seu organograma fundamental nessa etapa. Seu trabalho, alm da
administrao do arquivo central, pressupe a classificao e a distribuio
diria de documentos aos diversos departamentos.
Realmente, trata-se de um assunto de soluo no muito fcil, j que
existem vantagens e desvantagens em todos os mtodos. O importante
que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condies,
necessidades e objetivos a curto, mdio e longo prazos.
MICROFILMAGEM
Observa-se na poca atual excessivo aumento do nmero de
documentos. De um lado, devido expanso da administrao pblica em
todos os setores e em todos os nveis: federal, estadual e municipal; de
outro, graas ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rpido
avano da tecnologia, em todos os setores da economia.
crescente a indagao de como e quando se deve proceder para
reduzir e racionalizar a produo de documentos e, por consequncia, seu
arquivamento e conservao. O microfilme surgiu como uma das principais
respostas a essa questo.
O microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida,
chegando a quase 95% do documento original. So vrias as vantagens
obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do
arquivo ativo para o inativo, j que dificilmente o microfilme ser utilizado
para arquivos ativos. As vantagens so:
Economia: os ganhos em espao, peso e tamanho dos arquivos
chegam a mais de 80% em muitos casos.
Reduo do volume: muito grande a reduo do volume de papis e
documentos, o que proporciona economia de tempo e mo-de-obra.
Segurana: os microfilmes protegem e conservam os documentos
vitais da empresa ou rgo pblico, dos riscos de eventos, como
incndio, inundao ou furto, pois, alm de representarem cpias
adicionais desses documentos, so facilmente guardados em cofres
especiais. -
Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo
at 150 anos.
Reproduo: a microfilmagem oferece condies de reproduo
ilimitada, alm de fidelidade, exatido perfeita dos documentos
reproduzidos.
Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado,
preciso levar em considerao a economia que proporciona com a
reduo do espao, de equipamento e de pessoal necessrio para a
manuteno de arquivos convencionais, especialmente nas grandes
empresas.
Consulta: a consulta a documentos imediata e mais fcil, agilizando
em muito o servio. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de
cheques compensados.
As tcnicas modernas de microfilmagem evoluram muito nos ltimos
anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de
modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.
A deciso de utilizar a microfilmagem na empresa tambm pode ser
auxiliada pela ocorrncia de um ou mais dos seguintes fatos:
necessidade de entregar ou devolver s pessoas os originais dos
documentos;
necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;
necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou
permanentemente;
necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incndio,
inundao ou furto.
Em princpio, a organizao de um arquivo de microfilmes deve seguir
o sistema e o mtodo empregados nos arquivos de documentos; o arquivo
deve vir acompanhado de ndices que facilitem a pronta localizao, bem
como deve existir na empresa aparelho prprio para a leitura dos
microfilmes.
muito importante, tambm, considerar o aspecto legal da
microfilmagem. A legislao brasileira determina a guarda de originais por
tempo determinado ou mesmo indefinidamente. A reproduo de um
microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja
autenticado em cartrio e vista do documento original.
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Portanto, a microfilmagem no deve ser entendida apenas como
substituidora de documentos originais. Antes de mais nada, preciso
encarar o microfilme como cpia adicional de documento cuja utilidade para
a empresa tenha sido estudada e comprovada.
EQUIPAMENTOS
Entende-se por equipamento o mvel utilizado para arquivamento. O
conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e
desvantagens, ir facilitar em muito o servio do arquivista. Denomina-se
sistema de equipamento a maneira como os documentos so colocados no
mvel arquivador. So trs os sistemas de equipamento:
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posio
horizontal dentro do mvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda
utilizado em algumas reparties pblicas, que amarram ou colocam os
documentos em pacotes. Tambm pertencem ao sistema horizontal as
mapotecas, muito utilizadas, e os fichrios tipo kardex, Securit, muito
conhecidos e empregados com bastante sucesso em inmeras empresas.

Mvel Securit para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias
e mapotecas
As vantagens do sistema so as seguintes:
a iluminao direta;
as anotaes podem ser efetuadas no mesmo local;
as possibilidades de perda de documentos so bastante
reduzidas.
As desvantagens so:
ocupa muito espao;
h necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou
retirar um documento;
a consulta demorada;
a consulta exige o deslocamento de outros documentos.
2.Vertical: os documentos permanecem no interior do mvel arquivador
em posio vertical. So dois os tipos nesse sistema:
Frontal. Os documentos so colocados uns atrs dos outros,
com a frente voltada para o arquivista.
Lateral. Os documentos so colocados uns ao lado dos outros,
com a lateral voltada para o arquivista.
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigncias do
mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de
braos metlicos apoiados em suportes especiais.
So vantagens do sistema:
custo mais baixo;
fcil manuseio;
fcil conservao;
fcil atualizao do material arquivado;
possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno
espao;
consulta rpida e sem necessidade de deslocar outros
documentos.
So desvantagens do sistema:
necessidade de retirar o documento para fazer anotaes;
iluminao deficiente;
pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.
3.Rotativo: os documentos so colocados de modo que possam girar
em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema muito empregado
em atividades que requerem grande quantidade de consultas e
necessidade de informaes rpidas.
Fichrios
So caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartes,
podendo ser de madeira, de ao, de material plstico ou de acrLico. So
largamente utilizados e servem a muitas finalidades: ndices, informaes,
endereos, relao de clientes, representantes, fornecedores e outras.
O equipamento deve satisfazer s necessidades da empresa e dos
servios a que se destina. Alguns requisitos so:
adequao s necessidades do servio;
obteno de maior economia de espao;
facilidade de acesso;
possibilidade de expanso;
resistncia e durabilidade;
garantia de segurana e conservao de documentos;
aparncia e funcionalidade.
H inmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser
utilizados pelos trs sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de
um dos sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve
seguir os critrios apontados e outros que so considerados essenciais
pela empresa ou rgo pblico e que prevalecem numa boa administrao.
1. Cadeado.
2. Suporte regulvel.
3. ndice alfabtico.
4. Estrutura.
5. Dispositivo antiimpacto.
6. Ps antiderrapantes.
ACESSRIOS
Acessrios so materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e
eficiente utilizao dos mesmos criar condies favorveis para o
andamento do servio.
A escolha acertada dos acessrios est diretamente ligada ao sistema
e mtodo de classificao e arquivamento empregados, assim como ao
conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.
Os principais acessrios so: pastas; guias; projees; tiras de
insero e notaes.
1. Pastas: so pedaos de cartolina dobrada, que formam uma aresta
comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os
documentos comuns a um assunto e, normalmente, tm dimenses
padronizadas. Com relao ao vinco, as pastas podem ser normais ou
sanfonadas, para permitir o maior acmulo de documentos; algumas
possuem divises internas. No que se refere projeo, ela poder ou no
constar da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos
equipamentos modernos, so semelhantes s convencionais, apenas com
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a particularidade de possurem dois braos metlicos ou outro material que
se apia nos suportes laterais do arquivo.
2. Guias: so pedaos de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo
menores, com uma salincia na parte superior, chamada projeo. As guias
servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto
projeo, podem ter, ou no, encaixes para as tiras de insero. Nas
guias, as projees podem vir em posio central, em diferentes posies
ou, ento, formando um jogo de, por exemplo, duas, trs, quatro, cinco ou
mais posies. A diferena das posies possibilita ao arquivista ampla
visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localizao de documentos.
3.Projees: so salincias colocadas na parte superior das pastas ou
das guias que recebem as anotaes ou dizeres pertinentes. Servem para
ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projees podem
ser de papelo, de material plstico ou de ao. Alm disso, podem ser fixas
ou adaptveis. Essas ltimas no fazem parte das pastas ou das guias e
podem ser colocadas posteriormente.
4. Tiras de insero: papeletas ou rtulos que, aps receberem os
dizeres ou inscries correspondentes, devero ser inseridas nas projees
das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da
guia.
5. Notaes: so os dizeres, as inscries registradas nas tiras de
insero e em seguida inseridas nas pastas ou guias.
fato conhecido que um dos fatores para a excelncia dos arquivos
reside na combinao harmoniosa e funcional dos sistemas e mtodos de
classificao e arquivamento, e dos equipamentos e acessrios.
SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A opinio de que os arquivos so simples depsitos de papis ou
documentos velhos e inteis, arquivados por mera tradio, apia-se no
fato de que a maioria dos arquivos mal organizada, mal administrada e,
portanto, dificulta a localizao imediata das informaes desejadas. Mera
opinio, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, um
centro atuante de informaes, um instrumento de controle para a atividade
administrativa, que auxilia na correta tomada de deciso.
Entretanto, para que isso acontea, necessrio que se decida sobre o
sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa.
Sistema um conjunto de princpios interligados, que orienta o que se
deve fazer para atingir um fim especfico. So trs os sistemas de
arquivamento: direto, indireto e semi-indireto.
Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem
necessidade de recorrer a um ndice. Neste sistema, inclui-se,
principalmente, o mtodo alfabtico de arquivamento e suas variaes.
Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um ndice para ser
consultado. O sistema inclui, em especial, o mtodo numrico de
arquivamento e suas variaes.
Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxlio de
ndices, mas com a utilizao de tabelas em forma de carto. Neste
sistema, encontra-se, por exemplo, o mtodo automtico, variedade do
mtodo alfanumrico.
A opo por um dos sistemas est intimamente ligada empresa, a
seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, mdio ou longo prazos.
O principal, antes de tudo, compreender o verdadeiro potencial que o
arquivo representa, considerando-se que a memria viva da empresa.
Para ser eficaz, o sistema necessita de mtodos que indiquem a
maneira de proceder, isto , o que se deve fazer para alcanar o fim
desejado. Os mtodos de arquivamento sero analisados mais adiante.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM RGOS PBLICOS
A administrao de documentos oficiais pressupe a existncia de um
sistema de arquivamento. O conceito de sistema tambm vlido para os
rgos da administrao pblica, e as trs espcies, direto, indireto e semi-
indireto, sero empregadas conforme os critrios estabelecidos
previamente.
Nas instituies pblicas, predomina um modelo de sistema de
organizao de arquivos em que o documento pblico controlado desde
sua produo. conhecido como a teoria das trs idades, concepo
moderna de arquivstica, em que se distinguem trs etapas quanto aos
documentos:
Corrente: os documentos circulam pelos canais decisrios,
buscando soluo ou resposta. So os arquivos correntes.
Temporria: os documentos apresentam interesse e so objeto de
consultas, embora os assuntos neles contidos j tenham sido solucionados
ou as respostas, obtidas. So os arquivos temporrios.
Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e cientfico.
So os arquivos permanentes ou histricos.
A criao do arquivo temporrio, por exemplo, segunda etapa do
sistema, foi um grande avano e tomou-se pea fundamental dentro do
sistema de arquivamento da administrao pblica. So inmeras as
vantagens conseguidas: obteno de mais espaos fsicos pela retirada de
documentos dos arquivos correntes; reduo ao essencial da quantidade
de documentos nos arquivos correntes; reduo de pessoal e consequente
economia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos
documentos; melhor manuteno, uso e superviso dos arquivos; e melhor
critrio de preservao, controle e eliminao de documentos.
Um sistema de arquivos moderno e bem organizado ter todas as
condies para oferecer subsdios a planos e decises da administrao
pblica, seja mostrando as relaes e planejamento do passado, seja
evitando duplicidade antieconmica de velhas iniciativas.
Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos rgos do governo em
desenvolver sistemas de informaes altamente sofisticados, em que a
informtica assumiu posio de grande relevncia.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Modernamente, o arquivo de informaes tornou-se uma atividade que
pode ser realizada eletronicamente atravs de computadores. A tarefa da
secretria, neste caso, consiste em registrar as informaes em programas
previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em
programao (ou j dispe dele em seu quadro de empregados), que
dever preparar um programa segundo as necessidades da secretria.
Enganam-se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo
dos mtodos tradicionais de classificao de informaes. O programador
apenas executar um programa depois de ouvir a secretria sobre as reais
necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os
variados mtodos de classificao para propor solues apropriadas.
Acrescente-se que o estudo dos mtodos aqui expostos permite a
aquisio de tcnicas de classificao e simplificao de tarefas. Deixar de
aprend-los prejudicial at mesmo para o domnio de um pensamento
claro e bem estruturado. Alm disso, a secretria manipula informaes
escritas (documentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.
Havendo um sistema de arquivamento j definido, a empresa ou rgo
pblico dever decidir qual mtodo de arquivamento ir empregar. O
mtodo estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo
sistema de arquivamento.
Um plano previamente estabelecido para a colocao e guarda de
documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informaes
e proporciona uma correta tomada de deciso.
Os diversos mtodos de arquivamento, que atravs dos anos foram
desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto
nas empresas como nos rgos governamentais. Todos so bons e
apresentam vantagens e desvantagens. O importante que a deciso
quanto ao mtodo leve em considerao o tamanho, a estrutura
organizacional e os objetivos da empresa ou do rgo pblico; as pessoas
normalmente envolvidas; os servios prestados; as informaes
comumente solicitadas; e os tipos de documento que devem ser
arquivados.
So trs os principais mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e
alfanumrico.
Esses mtodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram
vrios outros.
Mtodos de arquivamento:
19
Mtodo alfabtico:
especfico ou por assunto;
geogrfico;
mnemnico;
variadex.
Mtodo numrico:
simples;
dplex.
Mtodo alfanumrico:
decimal;
automtico;
automtico moderno.
Protocolo
o registro das deliberaes ou das atas de um congresso ou
conferncia diplomtica. Por protocolo tambm se entende o livro em que
os escrives do juzo registram o que se passa na audincia e que no fim
desta assinado pelo juiz.
De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os
documentos apresentados numa repartio ou, ento, os fatos e as
decises ocorridos numa assemblia ou audincia. A principal funo do
protocolo autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso
ou o fato que deve ser registrado. Em linguagem diplomtica, significa a
prpria deliberao ou resoluo que foi registrada na ata da reunio
respectiva e que acarretou uma espcie de conveno entre os
participantes da assemblia ou congresso.
Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores
encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos
documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de
registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos
e/ou expedidos.
de conhecimento comum o grande avano que a humanidade teve
nos ltimos anos. Dentre tais avanos, incluem-se as reas que vo desde
a poltica at a tecnolgica. Tais avanos contriburam para o aumento da
produo de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua
importncia para a rea da arquivstica, no sentido de ter despertado nas
pessoas a importncia dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou
mesmo por falta de conhecimento, a acumulao de massas documentais
desnecessrias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam
por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funes fundamentais. Para
tentar sanar esse e outros problemas, que recomendvel o uso de um
sistema de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes
(Protocolo, Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta, Destinao)
vamos dar ateno especial ao Protocolo. sabido que durante a sua
tramitao, os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo
(recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de
documentos), da a denominao comum de alguns rgos como Protocolo
e Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente,
as pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou
mesmo no foram orientadas sobre como proceder para o documento
cumpra a sua funo na instituio. Para que este problema inicial seja
resolvido, a implantao de um sistema de base de dados, de preferncia
simples e descentralizado, permitindo que, to logo cheguem s
instituies, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no
seu prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao
diminuiria o montante de documentos que chegam as instituies, cumprem
suas funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou destinao registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de
que no se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente
poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita
importncia, mas que na maioria das vezes feito de forma errnea).
Dentre as recomendaes de recebimento e registro (SENAC. D. N.
Tcnicas de arquivo e protocolo.
Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de
carter particular, distribuindo as de carter particular a seus destinatrios.
Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de
cumprirem suas funes. Para que isto ocorra, devem ser distribudos e
classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio Para
isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Tcnicas de arquivo e protocolo.
Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter
sigiloso, encaminhado as de carter sigiloso aos seus respectivos
destinatrios;
Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivos por
meio da leitura, requisitando a existncia de antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio;,
carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via
da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados
das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende
diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas,
fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata localizao, seus
dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim,
acompanhar o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso agiliza
as aes dentro da instituio, acelerando assim, processos que
anteriormente encontravam dificuldades, como a no localizao de
documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio,
por exemplo.
Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter
seu destino decidido, seja este a sua eliminao ou recolhimento. nesta
etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio
dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim
decidir de uma forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as
recomendaes com relao a expedio de documentos, destacam-se:
Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e
completando dados;
Separar as cpias, expedindo o original;
Encaminhar as cpias ao Arquivo.
vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como
regras, visto que cada instituio possui suas tipologias documentais, seus
mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas. Servem
apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio.
Aps a discusso das vantagens de implantao de um sistema de
protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de
forma errnea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema
simples de insero de dados, que venha a atender as necessidades da
empresa. Contudo, essencial que as pessoas que trabalham diretamente
com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento
adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto
que, se feita da forma errada, todo o trmite do documento pode ser
comprometido. Deve-se esquecer a idia de que basta inserir dados e
nmeros num sistema, que todos os problemas sero resolvidos. A prpria
conscientizao dos funcionrios, no sentido de que, se organizados e
devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos
se tornaro mais fceis para todos que venham a execut-las.,
proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto,
fica claro que o protocolo pode ser uma sada para os problemas mais
comuns de tramitao documental, desde que utilizado da forma correta.
Do contrrio, a implantao deste sistema pode ocasionar outros
problemas, talvez de cunho ainda maior.
AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES
O termo gesto de documentos ou administrao de documentos
uma traduo do termo ingls records management. O primeiro
20
originrio da expresso franco-canadense gestion de documents e o
segundo uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas
duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho
Internacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um
aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e
eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em
1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um
conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na
criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.
No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente .
RACIONALIZAO, EFICINCIA, PRESERVAO DA MEMRIA
GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos
os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao
final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e
eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio
documental de interesse histrico-cultural.
A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos
documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para
guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende
todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de
arquivamento, o que garante um efetivo controle da produo documental
nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das transferncias
aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente
aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das
eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histrico-
cultural).
So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no
necessariamente consecutivos:
1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios,
implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de
novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo
dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio,
materiais, local.
3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que
garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e
informativo.
A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no
processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas
instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa
avaliar documentos? Para o administrador, que est com seus depsitos
abarrotados de documentos, sem dvida, a avaliao sugere uma
eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico. No
entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado
atravs das Tabelas de Temporalidade, no tardar muito para que a
produo e acumulao desordenadas preencham novamente todos os
espaos disponveis.
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os
documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a
racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a
preservao do patrimnio documental.
A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico
ou qualquer outro.
A avaliao dever ser realizada no momento da produo,
paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao
desordenada, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. Esse
o grande problema no momento de avaliar massas documentais
acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do
servio pblico. O critrio de arquivamento dos processos administrativos
ainda o sequencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero
recebido no protocolo, no momento da autuao. Essa prtica resulta na
mescla de documentos gerados no exerccio de funes diversas, o que
dificulta a recuperao do contexto original de produo. A avaliao de
documentos arquivados em sequncia numrica implica basicamente a
anlise de documento por documento, o que bastante trabalhoso em face
da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. frequente,
por isso, a eliminao sem critrio ou, o que igualmente grave, a
reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e
avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso
imediatista, a liberao de espaos.
Esse procedimento pode representar um investimento intil quando
incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor
informativo, probatrio ou cultural, que poderiam ser eliminados,
conservando-se deles apenas pequenas amostragens.
CONCEITO DE CONSERVAO E RESTAURAO
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas sees devem ser
enfocadas: a de conservao e a de restaurao.
1 - Conservao - um conceito amplo e pode ser pensado como
termo que abrange pelo menos trs (3) ideias: preservao, proteo e
manuteno.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc)
defend-lo da ao dos agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os
atacam.
O principal objetivo portanto da conservao o de estender a vida til
dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso
necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e
armazenamento.
A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo
na conservao desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso,
devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causadas pela
umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de
microorganismo. A manuteno, a limpeza peridica a base da
preveno.
2 - Conservao Preventiva (Restaurao) - tem por objetivo revitalizar
a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restaurao uma
atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia, amor
arte, pois nesta seo se praticam verdadeiras intervenes cirrgicas com
os bens culturais, "a restaurao quase uma neurose da perfeio, em
que o mais ou menos no existe" como disse certa vez a restauradora
Marilka Mendes.
Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso
levantar a histria, revelar a tecnologia empregada na fabricao ou a
tcnica de impresso utilizada e traar um plano de acondicionamento do
objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do
futuro.
Como sabemos so poucos os tcnicos ligados a esta rea e leva anos
para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que
melhor: Conservar e preservar para no restaurar"
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS
1. FSICOS
Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de
degradao dos materiais bibliogrficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as
condies de conservao sejam boas. O papel fica com sua cor original
alterada e se torna frgil e isto se chama envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a
deficincia de gua
21
2. QUMICOS
Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de
acidez elevado (pH 5 em mdia) e portanto uma permanncia duvidosa.
Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito das altas temperaturas
predominante nos pases tropicais e subtropicais e uma variao da
umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na
conservao de documentos em papel. Dentre as causas de degradao
do papel, podemos citar as de origem intrnseca e as de origem
extrnsecas.
Poluio Atmosfrica - A celulose atacada pelos cidos, ainda que
nas condies de conservao mais favorveis. A poluio atmosfrica
uma das principais causas da degradao qumica.
Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes na
documentao. Foi e usada para escrever em papis, pergaminhos e
materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar
seu avano tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao de
registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diria.
3. BIOLGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e
bibliotecas, destruindo colees e documentos preciosos. Os principais
insetos so:
Anobideos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traa)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem
pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os
insetos. Eles podem provocar desgastes de at 20% do total do documento.
4. AMBIENTAIS
Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece
o desenvolvimento dos agentes biolgicos, quando h pouca aerao.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos
agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena de p.
5. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um outro inimigo
dos livros e documentos, embora devssemos imaginar que ele seria ser o
mais cuidadoso guardio dos mesmos.
Gesto documental
A gesto documental ou gesto de documentos um ramo da
arquivstica responsvel pela administrao de documentos nas fases
corrente e intermediria (primeira e segunda idade).
Em termos informticos, a Gesto Documental uma soluo de
arquivo, organizao e consulta de documentos em formato eletrnico onde
existe toda a informao de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicao. Esta soluo permite a colaborao numa
organizao atravs da partilha de documentos, beneficia e facilita os
processos de negcio de uma empresa. A Gesto Documental integrada
com outras solues, como por exemplo, a digitalizao, fax e email
permitem gerir toda a informao no estruturada (documentos) importante
da organizao. Num processo de gesto documental o seu inicio quando
h a recepo do documento em que este passa pela fase de
desmaterializao, ou seja, digitalizao do documento geralmente em
formato papel para um formato eletrnico. Numa segunda fase os
documentos em formato eletrnico so submetidos a uma classificao, de
seguida h uma definio dos vrios estdios do ciclo de vida do
documento ao longo da sua existncia, como por exemplo, a publicao,
aprovao, distribuio, reencaminhamento e desactualizado (destrudo).
Por ltimo, este processo disponibiliza ao utilizador um mtodo de
localizao eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.
Vantagens na sua utilizao
As empresas que investem pela soluo Gesto Documental
conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos
em papel, h um ganho na produtividade devido a uma uniformizao dos
processos e facilitando a implementao de normas de qualidade. As
vantagens na sua utilizao so as seguintes:
Reduo do custo do nmero de cpias, aumento de produtividade na
procura, no re-encaminhamento de documentos e reduo do espao de
arquivo;
Gesto de Informao Integrada conseguida a partir da consolidao
transparente dos documentos eletrnicos (originados pela aplicaes
Office) e de documentos com origem em papel;
Uniformizao de Processos de reencaminhamento, aprovao,
arquivo e eliminao dos documentos, mantendo o histrico de verses dos
documentos;
Digitalizao dos documentos;
Descentralizao do espao fsico, isto , os documentos e processos
esto sempre disponveis, independente do local onde o utilizador aceda
aplicao;
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informao dos
documentos est facilitada e rpida;
Formao de um Backup que permite a recuperao da informao em
caso de incndio ou inundao do seu arquivo fsico;
As solues de Gesto Documental tm mecanismos de controlo de
acessos e segurana protegendo os seus documentos de acessos no
autorizados.
Casos de aplicao
A Gesto Documental quer seja eletrnica ou em arquivo de papel est
presente em todas as organizaes. As solues de Gesto Documental
aplicam-se a um conjunto alargados de reas funcionais:
Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de no
conformidade)
Produo (desenho tcnicos, normas e procedimentos operacionais e
controlo de produo)
Jurdica (contratos, propostas, concursos pblicos e cadernos de
encargos)
Servios a Cliente (informaes, apiam tcnico e documentos de
Cliente)
Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificaes de
produtos)
Desenvolvimento (memrias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas tcnicas e
regulamento)
AUTOMAO
O novo mundo dos arquivos automao
.James M. Turner U. de Montreal
Introduo
Para bem se entender a problemtica atual dos arquivos, preciso
compreender o sculo XX sob o ponto de vista da extraordinria rapidez da
evoluo tecnolgica. suficiente lembrar que diversos atores, cada um
tendo uma influncia profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no
cenrio tecnolgico durante esse perodo: por exemplo, a eletricidade, o
rdio, o telefone, o automvel, o cinema, a mquina de escrever, para
nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se
chegada da fotocopiadora, a eletrnica, a televiso, os satlites, e
sobretudo os computadores. A partir da dcada de 1970, a telemtica, ou
seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefnicas,
mudou profundamente as possibilidades de comunicao de documentos.
22
Desde 1990, a Internet e a World Wide Web no cessam de nos espantar
por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de
interao no mundo da informao.
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivstica conheceu
desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas tcnicas
de organizao e nos mtodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que
apesar de nossa disciplina ainda no estar estabilizada definitivamente,
desde j preciso rever seus fundamentos tericos e estabelecer um novo
paradigma para a disciplina em funo das novas tecnologias da
informao.
til observar nesse contexto que no h nada de novo. Pode-se
constatar que so sempre as mudanas tecnolgicas que determinam a
maneira de se realizar nosso trabalho de organizao da informao. O
surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informao,
como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram tambm
mudanas fundamentais nos mtodos de trabalho das pessoas que
geravam a informao no momento desses desenvolvimentos e pelos
sculos seguintes. Essas tecnologias tambm mudaram profundamente a
sociedade em seu conjunto. Ns que vivemos sobre a terra nesse momento
somos testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma
velocidade impressionante.
Histrico recente
Durante os anos de 1960 assiste-se implantao de computadores
nos governos e corporaes mais importantes. Muito caros, esses
aparelhos so sensveis temperatura e precisam ser instalados nos locais
talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores no so
muito inteligentes, mas o que interessa que podem calcular com muita
rapidez. Somente hoje os computadores comeam a ser capazes de tratar
de atividades mais inteligentes.
Ao mesmo tempo, as organizaes de menor tamanho buscam a
mquina de escrever eltrica, que se espalha durante os anos de 1960 e
1970. Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se chegada de aparelhos
dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preos so to
elevados que somente as organizaes bastante importantes tm
condies de usar essas mquinas. Ao mesmo tempo, as mquinas de
escrever eletrnicas chegam ao mercado, mas sua utilizao no se torna
muito difundida em razo da chegada quase simultnea dos
microcomputadores.
O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o
quadro tecnolgico. O computador pessoal custa menos que um automvel.
Hoje um computador custa muito menos que um carro e capaz de
executar as importantes operaes que os grandes computadores do tipo
mainframe no realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que
se instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos
administrativos, que se vem impossibilitados de seguir tantos
desenvolvimentos.
Por exemplo, a poltica do NARA ( National Archives and Records
Administration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues est
to mal estabelecida (aproximadamente 25 anos aps o comeo da
informatizao), que a chegada da microinformtica nos obriga a interrogar
sobre a pertinncia dessa poltica (Bergeron 1992,54).
Alis, os exemplos de perdas de arquivos eletrnicos importantes se
multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira
mensagem de correio eletrnico em 1964, os dados sobre as florestas do
Brasil capturadas por satlite nos anos de 1970, os dados da NASA, e
assim por diante. Os exemplos americanos so caractersticos da situao
por toda parte do mundo.
A situao hoje
Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e
muito velozmente, abalando assim os fundamentos tericos do arquivismo.
Ns transferimos para o ambiente informatizado as polticas desenvolvidas
para os documentos sobre papel, mas a complexificao das tecnologias e
a influncia dessas ltimas sobre nossos mtodos de trabalho foram de tal
ordem que essas polticas no so mais suficientes. O documento
eletrnico tornou-se um conjunto de relaes ou de trechos de informao,
podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o
relatrio anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto,
cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador
textual diferente num ambiente informtico diverso. Pode-se encontrar na
relao das fotos e outros grficos criados com outros sistemas
operacionais, assim como os quadros estatsticos criados com diferentes
sistemas operacionais, e ainda grficos gerados por outros sistemas, tudo
reunido em um documento eletrnico colocado em pgina para a impresso
sobre papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma verso
diversa para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento
em papel, mas o arquivista responsvel pelo documento eletrnico deve
pensar a organizao para a armazenagem, a marcao e a preservao
de todos esses arquivos, bem como a relao entre eles.
Outro problema de capacidade: no se pode mais conservar a
informao apenas em formato linear. O hipertexto e as ligaes
hipertextuais e hipermiditicas, assim como as estruturas relacionais das
bases de dados, acrescentam uma outra dimenso e complexificam mais o
problema. Por outro lado, a chegada dos arquivos multimdia torna mais
complexos do que nunca os arquivos eletrnicos (Bergeron 1992,53).
Outros fatores importantes que contribuem para as mudanas
fundamentais nas teorias e nas prticas, quando se trabalha com os
documentos eletrnicos, so a dependncia diante da mdia e dos
aparelhos, a impossibilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da
informao, sua segurana e sua integridade, e a proliferao de formatos
proprietrios, de sistemas de explorao, de sistemas operacionais, de
verses desses sistemas operacionais, bem como o preo do
desenvolvimento de tudo isso.
Breve, no espao de trinta anos, a natureza da matria de que tratam
os arquivistas ter mudado radicalmente. Deve-se j distinguir o conceito
de suporte daquele de informao. Antes, como a informao estava
sempre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e
pensavam-se nos dois como sendo uma coisa s: um documento. Para
adaptar a expresso de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos tomos,
hoje tratam-se dos bits.
Questes atuais
Para os fins de nossa apresentao hoje, dividimos as questes em
cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a
normalizao, a converso e a preservao. Os documentos e seus
suportes: A tendncia para a numerizao faz com que quase a totalidade
dos arquivos seja j criado em formato informtico. claro, pode-se
encontrar excees; entretanto, essa tendncia clara. Ora, o antigo papel
pode durar milhares de anos, mesmo em ms condies. Pode-se maltrat-
lo e mesmo assim ler facilmente o texto que est relatado sobre o papel. Ao
contrrio, os suportes eletrnicos so muito instveis, mesmo nas melhores
condies. A durao dos suportes eletrnicos suficiente para muitas
situaes, claro, mas pouca para a conservao a longo prazo dos
arquivos. O problema tributrio do fato de que nossa tendncia adotar,
para fins de gesto da informao, as tecnologias criadas para outros fins.
Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se
recorrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrnico sobre
um suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os
desenvolvimentos tecnolgicos esto de tal forma rpidos, que esta prtica
no mais suficiente. Agora a mudana que precisa ser vista a
"migrao", ou seja, a prtica no somente de copiar um documento
eletrnico antigo sobre um suporte novo, mas tambm de o converter a
uma verso mais recente do sistema operacional empregado para o
conceber, ou ainda em um outro sistema operacional mais normalizado e
capaz de o ler, a fim de assegurar sua consultabilidade a longo prazo.
A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo
Word Wibe Web, acrescenta uma dimenso nova problemtica. No
somente pode-se conectar dois computadores via rede telefnica, mas v-
se hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta super-
rede em escala mundial. V-se nesse contexto do desenvolvimento da
Infovia, numerosas vantagens para os depsitos dos arquivos: por exemplo,
a visibilidade, a difuso ampla das fontes, a facilidade de consulta pelos
usurios, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas at onde
deveria ir esta presena? Dever-se-ia contentar com informaes gerais
num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instrumentos
de pesquisa, os planos de classificao, os calendrios de conservao, e
eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-se-ia
23
fornecer o acesso via as redes s nossas bases de dados, aos documentos
eletrnicos, s imagens de documentos manuscritos?
Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema
filosfico: sobre a Infovia, h uma verdadeira distino entre arquivos
numricos e bibliotecas numricas ( arquivos digitais e bibliotecas
digitais)? Se todos os textos so conservados em formato eletrnico, em
que a cpia original estocada num computador para consulta atravs das
redes, ou seja, se um documento de arquivo torna-se um fichrio
informtico e se um livro torna-se tambm um fichrio informtico, podemos
ainda distinguir as bibliotecas dos arquivos ( Preserving digital information
1996, 7)? Esse problema demonstra a que ponto as mudanas tecnolgicas
so profundas.
Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados
adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos
documentos eletrnicos, ganham muita importncia. H mltiplos tipos de
metadados: para a apresentao do documento (por exemplo, os sinais de
estilos, de caracteres itlicos), para exprimir suas relaes com outros
documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a
catalogao, a classificao, a indexao ( os pontos de acesso para o
tema), para gerir o fichrio informtico (por exemplo, as informaes
tcnicas concernentes ao formato do fichrio), etc.. Porm, sobretudo a
normalizao dos metadados que de uma importncia capital nesse
contexto. Se se deseja permitir o acesso a muita informao via redes, tem-
se todo o interesse em normalizar prticas de descrio e de organizao,
seno o usurio ser obrigado a aprender a linguagem de cada novo
sistema com o qual deseja trabalhar.
Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas, por exemplo, as
Regras para a Descrio dos Documentos de Arquivos (RDDA, no
Canad), a Encoded Archival Description (EAD, nos Estados Unidos), a
Standart Generalized Markup Language (SGML, norma ISO 8879), e a
Duplin Core, a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de
base para a comunicao de documentos em rede). Resta ainda muito
trabalho a fazer, especialmente o aperfeioamento das normas e sua
implantao universal de forma independente dos sistemas operacionais e
do material informtico. O que nos permite ser otimistas que, a longo
prazo, seremos os conservadores de documentos altamente estruturados e
onde as informaes concernentes estrutura e organizao desses
documentos "viajem" atravs das redes com os documentos como parte
integrante de tudo isso, no importando onde esto os diversos
destinatrios eletrnicos pelo mundo afora. Com a sistematizao das
prticas, passa-se de um mundo tecnolgico catico a um mundo
ordenado.
Para chegar a um mundo no qual toda a informao est em formato
eletrnico e acessvel a quem possua um computador e uma ligao com
as redes, precisaria considerar a converso macia dos fichrios j
existentes, seno no se poderia consultar as informaes mais recentes.
Como assinalava Clifford Lynch, este importante observador das atividades
das grandes redes, se se confia nas informaes disponveis em linha,
teremos a impresso de que a histria da raa humana sobre a terra
comeou em 1970. Que fazer ento com as informaes acumuladas em
nossos depsitos depois de sculos?
preciso demonstrar se a converso dos fichrios existentes
desejvel, se ela necessria, se ela possvel. No momento, entretanto,
h obstculos importantes, especialmente as infra-estruturas atuais, o
estado das tecnologias e os custos necessrios. Tomemos por exemplo o
estado dos numriseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento
tico de caracteres (ROC). O alvo desses ltimos permitir a converso de
documentos impressos sobre papel e fichrios tratveis por computador e
isso a custo abordvel. Mas os melhores sistemas operacionais atuais no
fazem prova de uma taxa de resultados alm de 97% ou 98% (Linke 1997,
70). Em princpio, isso pode parecer muito elevado, mas quando se
considera que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4
datilografada em espao duplo, compreende-se facilmente que a
interveno humana necessria para efetuar a correo de cada pgina
antes que a possamos considerar como consultvel.
Por outro lado, seria necessrio prever muitas vezes no apenas a
converso de textos em octetos, mas tambm uma restruturao dos
dados. Por exemplo, um fichrio de informao estocado sobre fichas de
carto tomar sem dvida a forma de uma base de dados. preciso no
somente prever os campos evidentes nas estruturas, mas tambm de
outros para acomodar a informao analgica e aquela que pode ser
acrescentada mo sobre as fichas, seno h perda de informaes.
Consideremos igualmente o caso da dimenso dos fichrios de
imagens de pginas, fichrios onde o texto no tratvel por
computadores, mas que se pode ler sobre uma tela. A uma resoluo de
400 pontos por polegada (ppp), se conta em torno de 85Ko/pgina. Porm,
quando melhora-se a resoluo para 600 ppp, ele nos custa em espao de
estocagem cerca de 500 Ko/pgina. Para atender a resoluo do
microfilme, precisaria escanear a 1000 ppp. A ttulo de exemplo desse
problema escala de um arquivo, nota-se que para contar o estado civil
dos habitantes de Qubec, em torno de 18 milhes de certides, ele
custar 650 Go de espao de estocagem para registrar somente as
imagens desses dados, que no estaro ainda em formato de fichrios
manipulveis para uso, sem falar nos trinta meses de trabalho para efetuar
essa pesquisa (Lubkov 1997, 42).
Para disfarar os problemas desses fichrios de imagens que permitem
ao usurio ver a colocao de um texto na pgina, mas que no o permite
manipular os dados, desenvolve-se atualmente linguagens de descrio de
pginas. Isto acrescentou uma camada de metadados, permitindo afixar o
texto com a sua colocao na pgina exigida, e substituiro, pode-se
esperar, esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat
dAdobe, que oferece uma colocao em pgina que exige muita memria
informtica, mas que est sempre em forma de ficha no manipulvel,
como uma telecpia.
Os problemas associados imagem fixa e em movimento so ainda
mais importantes. A questo mais notvel associada a esse gnero de
documentos a dimenso dos fichrios quando esses documentos so
informatizados. Para a imagem fixa, no h mais problema com as simples
imagens em preto e branco, mas cada pixel que compe a imagem tem
necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores, e assim
mais memria informtica. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm,
preciso mais ou menos 1Mo de memria. Para a imagem em movimento,
sem compresso, necessita-se 40 Mo/imagens. A taxa de affichage do filme
de 24 imagens/segundo, e do vdeo, 30 imagens/segundo. O custo em
memria para estocar um filme de 90 minutos ento de 960 Mo por
segundo de filme, e ento de 59,6 Go por minuto e de 3,5 To/hora, ou seja,
aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme.
A ttulo de exemplo do que estes algarismos representam em um caso
concreto, pode-se notar que o sistema Cineon de Kodak, um dos poucos
sistemas disponveis para a numerao da imagem em movimento,
necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme, ao custo de
13.000 $ US pela fita magntica somente! Alm disto, o sistema
necessitaria de 110 horas para converter a imagem em movimento do
formato analgico ao formato numrico. Isto se traduz por mais de uma
hora de tratamento por minuto de filme. No falamos ainda de custos de
tratamento. E com tudo isso, seria necessrio transplantar cassetes em dez
ou vinte anos para evitar a perda de todo esse trabalho!
Como os suportes numricos no so confiveis para a conservao a
longo prazo, enaltece-se s vezes a impresso sobre papis do cdigo
informtico codificado em algarismos 1 e 0, em razo das propriedades de
conservao a longo praz do papel. Mais tarde um sistema operacional de
reconhecimento tico de caracteres ler o cdigo para reconstituir o fichrio
informtico. Para a imagem em movimento, esta prtica no ser nada
prtica, pois um clculo rpido nos d os algarismos seguintes, baseados
sobre um sistema que permite a resoluo comandada de 320 milhes de
pixels por imagem: a 24 imagens/segundo, sero necessrios
aproximadamente 8 bilhes de pixels/segundo de filme 35mm. No ritmo de
6000 bits/pgina (quando se datilografa com entrelinha simples, calcula-se
3000), contaremos 5600 pginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por
cada segundo de filme, e portanto 180 m3 por minuto de filme, vale dizer,
16 km de espao para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente,
no se poder considerar a numerao das colees de imagem em
movimento antes de encontrar maneiras mais econmicas de estocar os
fichrios assim criados.
Considerando a preservao e a conservao dos arquivos eletrnicos,
podemos nos voltar um pouco para as concluses do grupo de trabalho
sobre a preservao dos arquivos numricos (Preserving digital information
1996, 37). Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira
para a informao numrica permanece com os criadores, os fornecedores
e, eventualmente, os proprietrios. Alm disso, o grupo enaltece a criao
24
de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de
suportar um sistema distribudo de dados. Na disposio de uma tal
estrutura, criar-se- um processo de certificao de organizaes capazes
de estocar, de migrar e abastecer o acesso s colees numricas. Estas
organizaes certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda
de documentos depositados alhures, em caso de perigo de destruio, seja
por uma ameaa fsica integridade dos documentos, seja por uma
mudana de polticas de conservao em outro lugar, devido privatizao
de um arquivo, por exemplo.
Obstculos automao
Nesta parte, resume-se brevemente alguns obstculos atuais
automao dos arquivos. Em nvel das infra-estruturas, a banda
frequentada ter necessidade de ser acrescida consideravelmente antes
que se possa responder convenientemente s necessidades dos usurios
cujo nmero no cessa de crescer. Devemos prever eventualmente o
acesso universal Internet e seus sucessores, como o caso do correio
escala internacional, ou ainda do telefone. Lembremos que no momento
somente uma nfima parte da populao global est em linha, e que mesmo
nos pases industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da
populao.
A questo da priso ASCIL, expresso de Mitchell Kapor para
designar o problema das lnguas no inglesas que lutam para ostentar suas
marcas diacrticas no meio informtico, extremamente importante no
contexto das redes. A consortium Unicode trabalha h vrios anos para
desenvolver um cdigo informtico que d conta de todas as lnguas
escritas, mas esse cdigo toma 16 bits de memria para cada caracter
comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL, e os produtores
de sistemas operacionais no os adotam muito rapidamente. Todavia, com
o desenvolvimento das solues a baixo custo dos problemas de
estocagem e de tratamento, este problema importante vai, sem dvida, ser
solucionado num futuro no muito distante. Um passo importante: a World
Wide Web Consortium vem de anunciar (julho 1997) a publicao da
primeira verso de trabalho da HTML 4, a qual adota como jogo de
caracteres a Unicode.
Ao nvel dos suportes fsicos, o obstculo principal sua instabilidade.
necessrio encontrar solues neste nvel para evitar que estejamos
eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a
totalidade de arquivos que possumos. No momento, no h nada alm de
tecnologias experimentais, mas preciso crer que o problema ser
resolvido eventualmente. Passa-se sob silncio os problemas de
deteriorao qumica e biolgica.
Ao nvel do endocage, assinalemos os problemas de integridade e
autenticidade dos dados. Os arquivistas precisam ter confiana de que os
documentos informticos dos quais eles tm a guarda no podem ser
alterados, e que o documento que eles oferecem aos usurios por consulta
o mesmo que eles receberam por arquivo.
Ao nvel dos sistemas operacionais, tem-se a necessidade de
desenvolver os sistemas melhor integrados s necessidades dos
arquivistas e dos usurios, tanto ao nvel das linhas diretas entre os
sistemas de gesto e documentos quanto ao nvel da interao pessoa-
mquina. Visto desta ltima perspectiva, os sistemas operacionais
disponveis atualmente so bastante penosos, no recorrem seno de
maneira muito primitiva aos aparelhos cognitivos dos usurios.
Como vimos, a converso dos fichrios permanece um problema
importante por vrias razes. Podemos assinalar particularmente as
dificuldades de converso de fichrios de ordem tcnica e aqueles de
ordem econmica. Alm disso, teramos vantagem em considerar como
inaceitvel a prtica atual de versar os dados nos sistemas de informao
sem controle de qualidade, ao dizer que se far correes mais tarde. Muito
frequentemente vimos que as condies econmicas no permitem essas
correes. As pessoas que administram os oramentos tm a impresso de
que os trabalhos esto completos, e so os usurios que sofrem a
utilizao desses dados no verificados e no corrigidos. Como o caso
em qualquer ouro lugar, o controle de qualidade importante no
arquivamento de dados eletrnicos.
Terminando, analisaremos o problema considervel da pilha de
fichrios necessria para a estocagem de imagens em movimento quando
estas ltimas so numerosas, os problemas arquivsticos associados
compreenso de imagens para melhor estoc-las, o trabalho considervel
requerido para efetuar os trabalhos de converso, os custos implicados
nesse processo, e o problema ao nvel da infra-estrutura incapaz de tratar
convenientemente esses enormes fichrios.
Solues a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes
problemas associados atualmente aos arquivos automatizados, podemos
ainda assim esperar ver melhoras considerveis a curto, mdio e longo
prazo. A importncia dos trabalhos em curso nos deixa crer que se ver o
controle dos dados desde sua criao at sua disposio eventual, seja por
eliminao, seja por sua instituio como arquivos permanentes. Nossos
mtodos, nossos processos, nossas prticas, nossas normas sero
estabilzadas eventualmente. O turbilho tecnolgico no qual nos
encontramos atualmente dar lugar aos mtodos normalizados, sobre os
quais trabalhamos atualmente.
No que concerne aos computadores, esses instrumentos de trabalho
to importantes nossa vida, veremos bem eventualmente a chegada de
computadores melhor educados para responder a nossas necessidades.
Eles sero capazes de detectar um problema de funcionamento que
experimentamos, por exemplo, e intervir de maneira interativa para nos
apontar as solues possveis. Veremos disponveis em linha de
demonstraes vdeo para nos mostrar como executar tal funo, como
executar tal tarefa, efetuar tal manobra informtica. Alm disso, o
desenvolvimento de tipos de memria viva e morta que no se apagam
automaticamente ou que no se corrompem em funo de uma falha de
eletricidade nos permite assegurar nossos temores psicolgicos face a
nossas relaes com esses instrumentos que tm uma importncia to
grande em nossas vidas. Veremos eventualmente a automatizao de
procedimentos de salvaguarda, de formao de usurios, de migrao de
dados e de outras funes arquivistas. Finalmente, com o tempo
assistiremos sem dvida ao desenvolvimento de suportes informticos to
inabalveis quanto o velho papel.
Terminando, ser bom lembrar que ns nos encontramos atualmente
no meio desse turbilho tecnolgico, que o papel que representamos neste
momento de uma grande importncia histrica, pois a presente gerao
de arquivistas que assegura a transio entre dois mundos tecnolgicos
fundamentalmente diferentes um do outro. na gesto dessa transio que
ns podemos tirar vantagem de nossas atividades para os prximos anos.
Traduo de Andra Arajo do Vale, Carla da Silva Miguelote e Rejane
Moreira.
Tabela de temporalidade
Tabela de temporalidade o instrumento com o qual se determina o
prazo de permanncia de um documento em um arquivo e sua destinao
aps este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por
mais tempo como os relacionados s reas contbil, fiscal, financeira e
pessoal. Ela muito utilizada pelos rgos pblicos, importante frisar que
a eliminao de documentos de arquivos, devem obedecer s normas do
CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os rgos
integrantes do poder pblico.
Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade
documental (TTD) o instrumento de gesto arquivstica que determina:
os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo
corrente (setorial);
quando devem ser transferidos ao arquivo intermedirio (central);
e por quanto tempo devem ali permanecer.
Alm disso, a TTD estabelece critrios para a migrao de suporte
(microforma, digitalizao etc.) e para a eliminao ou recolhimento dos
documentos ao arquivo permanente.
Comisso permanente de avaliao de documentos
necessrio que cada organizao faa a constituio legal de sua
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Dependendo do porte
da mesma, poder haver mais de uma Comisso. A comisso permanente
de avaliao de documentos tem por finalidade assessorar Diviso de
Arquivo Geral nas aes e procedimentos referentes a avaliao
documental, tambm orientar e realizar a anlise, avaliao e seleo da
25
produo documental produzida e acumulada, deve ser formada por
representantes dos mais importantes setores da instituio.
Caractersticas
Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um
documento institucional e normativo, servindo de suporte para questes
que se referem a perodos de permanncia de documentos no arquivo da
mesma. Os processos de arquivamento que no estejam orientados por
uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizaes, pois o
crescimento em volume passa a no ter limites, ser descontrolado e
desordenado.
A equipe do arquivo ter que dedicar um tempo considervel para
trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que
diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organizao,
maior ser a eficcia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa
responsvel pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento
bsico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento
do arquivo.
Vantagens
So inmeras as vantagens da aplicao de uma TTD, como por
exemplo, diminuio da ocupao do espao fsico, agilidade na
recuperao da informao, definies de responsabilidade para com a
gesto dos processos de arquivamento, diminuio com custos
operacionais, controle geral da massa documental, eficcia sobre a gesto
documental.
Dicas
As organizaes devem levar em considerao algumas orientaes
prticas para efetivao das TTDs que so as seguintes: planejar com
simplicidade sobre os mecanismos de execuo, a participao de todos da
organizao para criao da Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos, obteno de conhecimento sobre a estrutura funcional da
organizao, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer
a tipologia documental produzida ou recebida pela organizao.

Documento Digital

Informao compreende qualquer contedo que possa ser armazenado
ou transferido de algum modo, servindo a determinado propsito e sendo
de utilidade ao ser humano.Trata-se de tudo aquilo que permite a aquisio
de conhecimento. A informao digital um dos principais, seno o mais
importante, produto da era atual. Ela pode ser manipulada e visualizada de
maneiras distintas. Assim, medida que a informao digital circula atravs
de fluxos de trabalho que atuam sobre ela, sua representao e formato
sofrem modificaes, visando atender demandas especficas.
Dentro deste contexto, a produo de jornais, revistas e peridicos
constitui uma das primeiras reas onde as tecnologias para produo de
contedo digital foi empregada e, hoje em dia, a maioria desses editores
trabalham com contedo em diversos formatos como, por exemplo, XML
(Extensible Markup Language). XML uma metalinguagem que separa
contedo de apresentao, oferecendo flexibilidade, interoperabilidade,
extensibilidade e, principalmente, reuso. Dentre esses aspectos, a
possibilidade de fcil reuso de contedo em diferentes mdias alm do uso
de recursos multimodais e elementos interativos abre o leque para
inmeras aplicaes. Nesse sentido, se considerarmos, por exemplo, a
rea de educao, pode-se explorar formas de publicao de documentos
digitais com contedos pertinentes ao campo da fsica computacional,
matemtica, qumica, dentre outras.
Cabe salientar que ao se prover documentos digitais com recursos
multimodais e elementos interativos, permite-se tanto um acesso mais fcil
quanto um entendimento maior desses contedos. Importante ainda
observar que uma forma de transmitir conhecimento tcito integrando
simulao, por meio de elementos interativos, a documentos digitais. Como
resultado, consegue-se ampliar a populao alvo para difuso, aprendizado
e uso de tais informaes.
importante ressaltar que com a popularizao da Internet ao longo
dos ltimos anos, a insero da XML e tecnologias suplementares de mdia
digital tm redesenhado o cenrio da produo dos, ento, denominados
documentos digitais. Nesse sentido, um documento digital pode conter
figuras, grficos, dados estruturados, representaes dependentes do
tempo como filmes, programas computacionais, dentre outras formas de
visualizao. Incorporar recursos adicionais de multimdia ao contedo
textual promove a visualizao multimodal, beneficiando vrias categorias
de produo de contedo digital. Alm disso, o documento digital possibilita
o entendimento de assuntos difceis e abstratos em diversas reas da
educao. Perceba ainda que a utilizao de recurso multimodal contido
nos documentos digitais serve ainda para prover significativa parcela da
populao de acessibilidade a uma gama variada de contedo de maneiras
distintas. Dessa forma, por exemplo, pessoas com deficincias visual,
auditiva ou outros que tenham dificuldade de lidar com conceitos abstratos
podem tirar proveito do acesso a documentos digitais.
Uma das principais questes na produo de contedo digital trata-se
do mtodo utilizado para representao de dados. Aliado a esse aspecto,
outros requisitos que necessitam ser atendidos compreendem
interoperabilidade, escalabilidade e flexibilidade. Nesse sentido, a XML
oferece uma forma simples de representao e organizao de dados, bem
como torna o problema de incompatibilidade de dados gerencivel. Aliado a
esses fatores, tem-se um subconjunto de padres globais derivados da
XML que so empregados no processo de produo de contedo digital
como, por exemplo, MathML (Mathematical Markup Language), SVG
(Scalable Vector Graphics) e SMIL (Synchronized Multimedia Integration
Language).
Adicionalmente, deve-se ainda ressaltar que os provedores de
contedo das mais variadas naturezas e educadores tm a necessidade de
explorar novas formas de disponibilizar informaes. Isto uma realidade
no cenrio atual onde tem-se a educao cada vez mais valorizada, alm
do que educadores tm buscado novas formas de transmisso de
conhecimentos. Tambm neste cenrio, encontra-se os produtores de
contedo digital que necessitam incorporar elementos interativos e recursos
multmodais como encontrado nas diversas mdias. Nesse sentido, vale
ressaltar que diferentes apresentaes de um contedo constituem
diferentes representaes do conhecimento que ele contm. Alm disso,
diferentes pessoas tm percepo e compreenso diferentes das coisas
atravs de cada representao.
Assim, um documento digital proporciona diversos benefcios quando
incorpora recursos multimodais.Dentro desse contexto, MathML uma
aplicao XML orientada para rea de Matemtica com o objetivo de
facilitar uso e reuso de contedo matemtico ou de natureza cientfica
necessrio na produo de contedo digital. MathML permite a
manipulao e apresentao de contedo cientfico, alm de dispor de
conversores para converso para outras notaes, sendo interopervel,
e.g., com TeX.
Por outro lado, SVG uma aplicao XML que permite a editorao e
manipulao de elementos grficos. SVG faz uso da XML para definir o
formato desses elementos. Documentos SVG possuem uma srie de
vantagens, quando comparados a outros formatos, podendo ser
manipulados e convertidos por vrias ferramentas. Tambm, integra-se
facilmente a tecnologia Java. SVG oferece suporte a troca, manipulao e
apresentao de informao grfica de modo inteligente, possuindo
vantagem competitva diante do Flash. Empresas envolvidas no
desenvolvimento e difuso da SVG compreendem Sun Microsystems,
Adobe, Apple, IBM, Kodak, dentre outras.
J SMIL uma tecnologia baseada em XML para descrever o controle,
leiaute e sincronizao na produo de contedo digital com recursos
multimdia. Recursos como udio, animaes e controles em tela, dentre
outros, podem ser adicionados a documentos digitais. SMIL permite a
integrao de recursos multimdia (texto dinmico, udio e vdeo) a
contedo digital, proporcionando produo e apresentao de contedo
digital no estilo de TV. Antonio Mendes Da Silva Filho

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PROVA SIMULADA

01. Os princpios arquivsticos adquirem universalizao a partir do seu
emprego e referncia. No entendimento de alguns autores como
Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto ,
reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de um corpo, de um
estabelecimento, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor segundo
uma determinada ordem os diferentes fundos da essncia do
princpio da:
a) Provenincia;
b) Territorialidade;
c) Naturalidade;
d) Temporalidade;
e) Informalidade.

02. Receber o documento, ler o documento identificando o assunto
principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu
contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio,
anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s)
folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas
correspondentes s operaes de:
a) prescrio;
b) notao;
c) avaliao;
d) classificao;
e) restaurao.

03. Muitas instituies produzem e acumulam documentos de maneira
indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou cientficos,
incorrendo em problemas de difcil soluo para os arquivistas. Assim,
garantir condies de conservao da documentao de valor
permanente; aumentar o ndice de recuperao da informao;
conquistar espao fsico e reduzir o peso ao essencial da massa
documental dos arquivos so objetivos da:
a) descrio;
b) indexao;
c) avaliao;
d) disseminao;
e) codificao.

04. Em qualquer arquivo, importante estabelecer critrios que visam a
otimizar sua administrao de maneira coerente e eficaz. Com o
objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a prpria
instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o que deve
ser feito com os documentos da instituio a que dizem respeito,
visando no apenas a eliminao, mas principalmente, assegurar a
preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos:
os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para
atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura
deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de:
a) descarte;
b) destinao;
c) levantamento;
d) organizao;
e) triagem.

05. Os procedimentos intelectuais e fsicos e os resultados da anlise e
organizao de documentos de acordo com os princpios arquivsticos
denominam-se:
a) arranjo;
b) levantamento;
c) triagem;
d) depurao;
e) acondicionamento.

06. A chamada unidade mnima de documentao possui o carter da
indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por
um conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunio
optativa til para documentar um fato, evento, assunto etc. Essa a
definio de:
a) carta;
b) ofcio;
c) memorando;
d) dossi;
e) resoluo.

07. Alguns paradigmas da rea arquivstica permanecem ao longo dos
anos, pois, mesmo refutados em princpio, so corroborados mais
adiante, garantindo consistncia da rea. Nessa perspectiva, a
relao entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele
se situa geneticamente um axioma arquivstico que se traduz como:
a) integralidade;
b) viabilidade;
c) organicidade;
d) simultaneidade;
e) funcionalidade.

08. O arquivo da universidade est sendo mantido sob condies
adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa
do ar, agentes externos ao documento que so os mais responsveis
pela:
a) racionalizao;
b) preveno;
c) conservao;
d) restaurao;
e) deteriorao.

09. O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigao
acadmica, alguns documentos classificados como sigilosos,
referentes segurana da sociedade e do Estado. O arquivista deve
informar que esses documentos so restritos por um prazo mximo
de:
a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento;
b) 30 anos, a contar da data de sua produo;
c) 40 anos, a contar da data de sua movimentao;
d) 50 anos, a contar da data de sua organizao;
e) 60 anos, a contar da data de sua destinao.

10. A competncia do arquivista no desenvolvimento das atividades de
descrio fundamental para uma perfeita recuperao das
informaes. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo
descrito, dever ser representado numa s descrio; se necessria
a descrio de suas partes, estas podem ser descritas em separado.
A soma total de todas as descries obtidas, ligadas numa hierarquia,
representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as
descries. Tal tcnica denominada descrio:
a) multinvel;
b) relevante;
c) contextualizada;
d) identificvel;
e) estrutural.

11. Nome, termo, palavra-chave, expresso ou cdigo que pode ser
usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrio
arquivstica conhecido como:
a) item de srie;
b) parte de arranjo;
c) ponto de acesso;
d) classe de referncia;
e) rea de relevncia.

12. A Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica estabelece
algumas regras gerais, sendo organizadas em sete reas de
informao descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o cdigo
do pas, de acordo com a ltima verso da ISO3166; o cdigo do
detentor, de acordo com a norma nacional de cdigo de detentor e um
especfico cdigo de referncia local ou nmero de controle. Esses
so os principais elementos de descrio constitutivos do cdigo de
referncia da rea de:
a) provenincia;
b) relacionamento;
c) determinao;
d) destinao;
e) identificao.

27
13. Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor
identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos
tcnicos e conservados, na maioria, em memrias eletrnicas de
massa, o documento:
a) sistemtico;
b) mutvel;
c) sonoro;
d) imagntico;
e) eletrnico.

14. A legislao determina que ficar sujeito responsabilidade penal,
civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor...:
a) permanente;
b) especializado;
c) intermedirio;
d) tercirio;
e) corrente.

15. Implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de
arquivo finalidade do:
a) CONAR;
b) SINAR;
c) ARCAR;
d) UNESCO;
e) AAB.

16. Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados,
avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao
de Documentos dos rgos e das entidades geradoras dos arquivos
da administrao pblica, obedecendo aos prazos estabelecidos pela:
a) tabela de equivalncia e transferncia expedida pelo SINAR;
b) tabela de enquadramento e definio expedida pelo SIDAR;
c) tabela de prescrio e decadncia expedida pelo DENARQ;
d) tabela de avaliao e extino expedida pelo ABARQ;
e) tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ.

17. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da
entidade que determina o:
a) conjunto de classificaes;
b) mtodo de arquivamento;
c) sistema de notaes;
d) descarte de projees;
e) instrumento de pesquisa.

18. Constitudos de documentos em curso como plano de partida ou
prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de
decises das administraes so os arquivos:
a) correntes;
b) intermedirios;
c) permanentes;
d) sigilosos;
e) secretos.

19. De acordo com as regras de alfabetao, os sobrenomes que
exprimem grau de parentesco NO so considerados na:
a) precedncia classificatria;
b) movimentao alfanumrica;
c) ordenao alfabtica;
d) tabela de codificao;
e) remissiva alfabtica.

20. Para organizao de uma massa documental constituda
especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo:
a) enciclopdico;
b) numrico;
c) dicionrio;
d) unitermo;
e) geogrfico.

21. Assegurar a preservao dos documentos que no mais so
utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a
um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o
arquivamento definitivo a funo principal do arquivo:
a) onomstico;
b) permanente;
c) especializado;
d) intermedirio;
e) estratgico.

22. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de
acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da
comisso de:
a) avaliao de documentos;
b) incinerao de documentos;
c) restaurao de documentos;
d) movimentao de documentos;
e) preservao de documentos.

23. Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico
de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela
autoridade competente, que a tabela de:
a) operacionalidade;
b) caducidade;
c) organicidade;
d) temporalidade;
e) originalidade.

24. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por
meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera
favorvel conservao dos documentos, denomina-se:
a) monitorao;
b) climatizao;
c) esterilizao;
d) fumigao;
e) refrigerao.

25. O tcnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaborao de
uma publicao, descrevendo detalhadamente os documentos
previamente selecionados, visando a inclu-los num instrumento,
utilizando critrios temticos, cronolgicos, onomsticos etc. O
instrumento que deve ser elaborado o:
a) ndice;
b) repertrio;
c) guia;
d) inventrio;
e) topogrfico.

26. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais
documentos, para indicar seu contedo e facilitar sua recuperao
denomina-se:
a) palavra-cpia;
b) palavra-guia;
c) palavra-chave;
d) palavra-ndice;
e) palavra-item.

27. O art. 4 da Lei 8.159 menciona que todos tm direito a receber dos
rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que
sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana do:
a) Arquivo e do Congresso;
b) Homem e da Comunidade;
c) Pblico e da Vida;
d) Governo e da Poltica;
e) Estado e da Sociedade.

28. So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor:
a) primrio;
b) permanente;
c) especial;
d) intermedirio;
e) corrente.

28
29. O rgo vinculado ao Arquivo Nacional que define a poltica nacional
de arquivos o:
a) SINARQ;
b) ABARQ;
c) REBARQ;
d) COLMARQ;
e) CONARQ.

30. Quanto ao gnero, os microfilmes so documentos classificados
como:
a) cartogrficos
b) iconogrficos
c) audiovisuais
d) textuais

31. Ao usar o Mtodo Numrico Simples, os correspondentes eventuais
tero a sua documentao arquivada em pastas, que constituiro uma
srie parte, chamadas de:
a) especiais
b) reservadas
c) miscelneas
d) confidenciais

32. A fase da operao de arquivamento, em que feito o arranjo dos
documentos, de acordo com a codificao dada aos mesmos,
denomina-se:
a) classificao
b) automao
c) ordenao
d) inspeo

33. O conjunto de princpios (anlise, arranjo, descrio, avaliao,
transferncia e recolhimento dos documentos) e tcnicas a serem
observadas na constituio, organizao, desenvolvimento e
utilizao dos arquivos, denomina-se:
a) arquivoconomia
b) arquivonomia
c) arquivologia
d) arquivstica

34. O processo de anlise da documentao de arquivos, visando
estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios
e informativos denomina-se:
a) arranjo
b) avaliao
c) descrio
d) classificao

35. O mtodo de seleo que permite determinar o grau de
representatividade de um conjunto documental, segundo critrio
geogrfico, alfabtico, numrico e / ou cronolgico chama-se:
a) suporte
b) avaliao
c) destinao
d) amostragem

36. A Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os
arquivos permanentes chamada de:
a) triagem
b) seleo
c) descarte
d) recolhimento

37. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo, todos os
documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma
sumria ou pormenorizada chama-se:
a) catlogo
b) ndice
c) lista
d) guia

38. Nos arquivos, a guarda e conservao dos documentos visando sua
utilizao so caractersticas da:
a) criao
b) funo
c) finalidade
d) localizao
e) importncia

39. A centralizao dos arquivos correntes no apenas a reunio da
documentao em nico local, como tambm a concentrao de todas
as atividades de controle de documentos. O rgo encarregado dessa
centralizao o protocolo que concentra as seguintes atividades:
a) arquivo, controle, anlise e eliminao
b) expedio, controle, reteno e expurgo
c) avaliao, levantamento, movimentao e descarte
d) recebimento, registro, distribuio e movimentao
e) planejamento, anlise, implantao e acompanhamento

40. O mtodo cronolgico adotado em quase todas as reparties
pblicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o
numa capa de cartolina. Alm do nmero, so transcritas outras
informaes. Esse documento denomina-se:
a) catlogo
b) protocolo
c) inventrio
d) repertrio
e) processo

41. Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos
documentos oficiais, visando a torn-los teis para fins
administrativos, pesquisas histricas funo do arquivo:
a) corrente
b) especial
c) permanente
d) intermedirio
e) especializado

42. A passagem dos documentos da 2 para a 3 idade do arquivo,
chama-se:
a) conservao
b) recolhimento
c) referncia
d) transferncia
e) encaminhamento

43. obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na
utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo. o
instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar a
totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento
identificado como:
a) guia
b) ndice
c) catlogo
d) repertrio
e) topogrfico

44. O mtodo de seleo que permite determinar o grau de
representatividade de um conjunto documental, segundo critrio
geogrfico, alfabtico, numrico ou cronolgico o processo de:
a) arquivamento
b) amostragem
c) destinao
d) reteno
e) seriao

45. Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos
de valores que de acordo com os seus contedos, podem ser:
a) ativo e passivo
b) probatrio e fiscal
c) eventual e jurdico
d) transitrio e definitivo
e) administrativo e histrico
29

46. A atividade de sintetizar elementos formais e contedo textual de
unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de
pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se:
a) destinao
b) descrio
c) avaliao
d) coleo
e) classificao

47. O processo que na organizao de arquivos correntes consiste em
colocar os documentos em sequncia alfabtica, numrica ou
alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente
adotado, denominado:
a) doao
b) avaliao
c) classificao
d) destinao
e) distribuio

48. O documento, pela natureza de seu contedo informativo, determina
medidas especiais de proteo, quanto sua guarda e acesso
pblico, classificao como:
a) sigiloso
b) oficial
c) pblico
d) secreto
e) urgente

49. Segundo as normas de organizao de Arquivos Intermedirios, ...
ainda que a documentao transferida do arquivo corrente permanea
no arquivo intermedirio..., o acesso a ela limita-se ao rgo:
a) produtor
b) receptor
c) organizador
d) consultor
e) acumulador

50. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ao dos responsveis
pela anlise e seleo do documento, com vistas fixao de prazos
para sua guarda ou eliminao, competncia da:
a) recepo
b) avaliao
c) destinao
d) organizao
e) acumulao

51. O arranjo o processo de agrupamento dos documentos singulares
em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa
de tais unidades entre si. A relao significativa por Schelleenberg
o princpio da:
a) santidade
b) identificao
c) anlise
d) organicidade
e) funcionalidade

52. A sistemtica de arranjo inicia-se materialmente com o:
a) processamento
b) levantamento
c) planejamento
d) recolhimento
e) agrupamento

53. De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, a
sequncia de documentos da mesma natureza no interior de um fundo
chamada de:
a) srie
b) item
c) grupo
d) seo
e) diviso

54. A descrio tarefa tpica do arquivo:
a) corrente
b) intermedirio
c) permanente
d) especial
e) especializado

55. Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a
caracterstica de uma lista alfabtica (e eventualmente cronolgica) de
nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou
mais unidades arquivsticas, estamos nos referindo ao ():
a) ndice
b) repertrio
d) catlogo
d) inventrio
e) guia

56. O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanos
importantes na rea de arquivologia no domnio da cooperao entre
pases foi criado em:
a) 1962 no mbito FID
b) 1945 no mbito AMC
c) 1971 no mbito CRCCF
d) 1950 no mbito UNESCO
e) 1964 no mbito da AFNOR

57. Em sentido restrito, as funes fundamentais dos sistemas e servios
relacionados com o tratamento da informao, tais como Arquivos,
Bibliotecas, Centros de Informao ou Servios de Informao so:
a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento
b) armazenar, avaliar e recuperar informao
c) registrar e permitir a acessibilidade s fontes de informao
d) avaliar informaes sobre necessidade e densidade de uso
e) organizar e conservar os documentos

58. Os mtodos de arquivamento so responsveis pela (o):
a) plano de armazenagem dos documentos
b) notao dos documentos
c) palavra-chave dos documentos
d) ordenao dos documentos
e) plano de destinao dos documentos

59. Ao longo da histria, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas
de arquivo:
a) conservao, memria, organizao e guarda
b) produo, tramitao, conservao e autuao
c) tratamento, conservao, gerao/gesto e difuso
d) organizao, apensamento, arquivamento e conservao
e) autuao, conservao, anlise, anlise documental e arquivamento

60. A definio da poltica nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a):
a) SOCINFO
b) SINAR
c) ABNT/ISSO
d) AFNOR
e) CONARQ

61. Conforme a natureza do contedo, os documentos podem ser
categorizados em:
a) fiscais, de pessoal, tcnicos e histricos
b) administrativos, de pessoal, contbil, jurdico e tcnicos
c) diplomticos, administrativos, legais e tcnicos
d) histricos, administrativos, tcnicos ou especializados
e) tcnicos, administrativos, contbil-financeiros, de pessoal

62. A experincia piloto da criao do Projeto de Gesto de Documentos
para estabelecer uma organizao sistmica dos arquivos da
administrao pblica brasileira teve como um dos objetivos
especficos:
a) assegurar apoio necessrio ao planejamento no nvel ministerial
b) implementar decises governamentais no mbito do Ministrio
c) otimizar o processo de recuperao de informaes tcnico-
administrativas
30
d) assegurar apoio necessrio para implementao no nvel ministerial
e) identificar os tipos de documentos nas instituies e definir o software
para uso

63. De acordo com a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (Lei
8.159), os arquivos privados so conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas fsicas e jurdica, em decorrncia de suas
atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social no podero ser:
a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem
recolhidos para o exterior
b) alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior
c) recolhidos na sua totalidade para o exterior
d) recolhidos para o exterior com anexao, mesmo que contenham
marginalia
e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com
disperso

64. Considerando a teoria das trs idades, a avaliao dos documentos
de arquivo deve ser realizada no estgio:
a) intermedirio
b) corrente / intermedirio
c) intermedirio / permanente
d) corrente
e) permanente

65. Um arquivo pblico (federal, estadual ou municipal), para organizar a
documentao armazenada, dever introduzir uma poltica de gesto
dos documentos pblicos considerando as fases correntes e
intermedirias, alm da permanente. De imediato, o seguinte
procedimento metodolgico operacional dever ser implementado:
a) arranjo e destinao da produo documental
b) otimizaodos procedimentos e das atividades arquivsticas
c) avaliao, seleo, arquivamento e microfilmagem
d) levantamento da produo documental
e) controle do fluxo de documentos

66. O procedimento arquivstico destinado a assegurar as atividades de
acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de
documentos denomina-se:
a) preservao
b) descrio
c) conservao
d) restaurao
e) avaliao

67. A arquivstica preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura
o valor probatrio dos registros nos documentos eletrnicos. As duas
questes centrais desse problema so:
a) software e direito autoral
b) privacidade do cidado e direito autoral
c) direito autoral e hipertexto
d) rede de transmisso dos dados e formatos
e) hardware e direito autoral

GABARITO: PROVA III
01 A 11 C 21 D 31 C 41 C
2 D 12 E 22 A 32 C 42 B
3 C 13 E 23 D 33 D 43 A
4 B 14 A 24 B 34 B 44 B
5 A 15 B 25 B 35 D 45 E
6 D 16 E 26 C 36 D 46 B
7 C 17 B 27 E 37 A 47 C
8 E 18 A 28 B 38 B 48 A
9 B 19 C 29 E 39 D 49 A
10 A 20 B 30 C 40 E 50 B

51 D 61 E
52 D 62 C
53 A 63 B
54 C 64 D
55 A 65 D
56 D 66 A
57 B 67 B
58 D
59 C
60 E

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