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MANUAL DO MDULO DE COMPRAS

1. INTRODUO ........................................................................................................................... 2
2. REA DE TRABALHO................................................................................................................. 3
3. SOLICITAO DE COMPRAS ..................................................................................................... 4
3.1. SOLICITAO DE COMPRAS BLOQUEADA ........................................................................ 4
3.2. LIBERAO DE SOLICITAO DE COMPRAS ..................................................................... 5
3.3. ALTERAO E EXCLUSO LIBERAO DE SOLICITAO DE COMPRAS ............................ 7
4. GERAO DA COTAO........................................................................................................... 9
5. ATUALIZAO DA COTAO.................................................................................................. 12
6. ANLISE DA COTAO - APROVAO.................................................................................... 19
7. PEDIDO DE COMPRAS ............................................................................................................ 22
7.1. PEDIDO DE COMPRAS GERADO MANUAL ...................................................................... 22
7.1.1. LIBERAO DE PEDIDO DE COMPRAS MANUAL ..................................................... 24
7.2. PEDIDO DE COMPRAS GERADO AUTOMTICO .............................................................. 29
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1. INTRODUO
Este mdulo lhes mostrar de forma simples, dinmica e clara os principais conceitos da Gesto
Estratgica de Compras e suas principais ferramentas. Sempre visando a racionalizao de
tempo, com o intuito de agilizar o servio e evitar o excesso de consultas via telefone, busca por
meio deste manual demonstrar, passo a passo, as maneiras para utilizao do Sistema, no qual
o usurio requisitante ir executar e acompanhar as vrias formas de consultas, informaes
acerca do cadastro de materiais/servios, pesquisa de mercado e tipos de requisies de
materiais, facilitando o manuseio e permitindo maior autonomia unidade requisitante que
poder realizar vrias consultas e acompanhar todo o processo.
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2. REA DE TRABALHO
Viso panormica do mdulo de compras no ERP Protheus.
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3. SOLICITAO DE COMPRAS
A Solicitao de Compras um documento que d a autorizao para o comprador executar
uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela solicitada para um programa
de produo, para um projeto que est em desenvolvimento ou ainda para abastecimento geral
da empresa. o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo
de entrega, local da entrega, e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores.
A princpio, qualquer usurio da empresa pode gerar Solicitaes de Compras, desde que no
haja restries.
A Solicitao de Compras o processo inicial da compra, podendo ser gerada:
Manualmente;
Por necessidade da ordem de produo;
Pela requisio de produtos ao armazm.
3.1. SOLICITAO DE COMPRAS BLOQUEADA
Ser gerada bloqueada a solicitao quando o gestor da unidade assim determinar, ou seja,
um parmetro que deve ser preenchido para a filial ou regional.
Caso no tenha interesse em controlar as solicitaes de compras, so geradas
automaticamente como pendentes para que o setor de compras possa realizar seu processo de
cotaes.
Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> aes relacionadas> legenda
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3.2. LIBERAO DE SOLICITAO DE COMPRAS
Sempre que gerado uma solicitao de compras bloqueada, o responsvel deve aprov-la para
que a mesma passe a integrar as solicitaes de compras pendentes para compras.
Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> aes relacionadas> aprovao
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Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> aes relacionadas> legenda
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3.3. ALTERAO E EXCLUSO LIBERAO DE SOLICITAO DE COMPRAS
Para alterar uma solicitao de compras o usurio deve seguir o seguinte passo.
Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> alterar
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Para excluir uma solicitao de compras o usurio deve seguir o seguinte passo.
Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> aes relacionadas> excluir
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4. GERAO DA COTAO
Processo realizado pelo setor de compras quando as solicitaes de compras esto com status
de pendentes. Conforme imagem anterior.
Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> gera cotao> preencher parmetros> ok
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Prxima etapa selecionar os itens a cotar e clicar em gera cotao.
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Aps preencher os parmetros e confirmar, trar os fornecedores cadastrados e vinculados aos
produtos em cotao.
Aps confirmar a solicitao aparecer que est em processo de cotao.
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5. ATUALIZAO DA COTAO
Permite o comprador atualizar os preos e as condies obtidas de cada fornecedor participante
da cotao. Bem como, cadastrar novas propostas dos fornecedores envolvidos ou novos
participantes.
Nesta rotina sero informados: a condio de pagamento, o contato, o preo unitrio, a tabela
de preo, o total do item, o prazo de entrega, a filial para entrega, a alquota de IPI, a alquota
de ICMS, o valor do frete, a data de validade, descontos, o valor do seguro, nmero do
oramento se tiver, o preo vista, a taxa de financiamento, entre outros.
Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> gera cotao> preencher parmetros> ok
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Opo "Novo participante"
Permite incluir um novo participante para a cotao, ou seja, relacionar um novo fornecedor
para concorrer com os demais.
Procedimentos para registrar um novo participante:
Na janela de manuteno da rotina Atualiza Cotao, posicione sobre a cotao desejada e
clique em"Novo Participante".
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Fornec. 1 - Votorantim
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Fornec. 2 CCB
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Fornec. 3 EMPRESA DE CIMENTO LIZ
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Toda a cotao foi atualizada
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6. ANLISE DA COTAO - APROVAO
Esta rotina analisa as cotaes que foram atualizadas, apresentando seus dados e sugerindo a
melhor proposta entre os fornecedores participantes, de acordo com o preo, a condio de
pagamento, ou prazo de entrega.
Anlise de cotao a aprovao do melhor fornecedor, o sistema avalia apenas o valor, porm,
nada impede do gestor analisar os prazos de entrega e condies de pagamentos.
Ao encerrar a cotao selecionando o fornecedor vencedor, gerado automaticamente o
Pedido de Compras e a Solicitao de Compras que originou esta cotao tem o status alterado
para Solicitao Totalmente Atendida.
Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> analisa cotao> legenda
Compras> Atualizaes> solicitar/cotar> analisa cotao> aes relacionadas> analisar
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Neste exemplo parametrizamos para trazer a cotao marcada, ele trouxe a melhor cotao
analisada por valores.
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Confirmado
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Pedido de compra pronto para ser encaminhado para ao fornecedor
7. PEDIDO DE COMPRAS
O pedido de compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo
representar fielmente as condies e caractersticas da compra efetuada. o acordo que
representa as condies em que foi feita a negociao, tais como: material, quantidade,
qualidade, frequncia de entregas, prazos, preos, local de entrega, tributao, entre outros.
Esta rotina permite que o pedido de compra seja gerado manualmente, relacionado a uma
Solicitao de Compras previamente cadastrada, ou automaticamente por meio da anlise da
melhor cotao, conforme demonstrado no processo de compras do item 4 ao 6.
7.1. PEDIDO DE COMPRAS GERADO MANUAL
Existe um parmetro que restringe a incluso de um Pedido de Compra sem uma Solicitao de
Compras para os usurios no cadastrados como compradores.
Quando o setor de compras utiliza o conceito de controle de aladas no Protheus, possvel
definir se os compradores/grupo de compras podero dar manuteno aos pedidos, efetuados
por outros compradores/grupo de compras, devendo tambm ser configurado o parmetro.
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Compras> Atualizaes> pedido de compras> pedido de compra> incluir
Preencher e confirmar os campos do cabealho: data emisso> fornecedor> cond. Pagamento>
contato> filial p/ entrega. Descrio do produto: Produto> quantidade> vlr. Unitrio> data de
entrega.
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H necessidade de aprovao do pedido aps a confirmao.
7.1.1. LIBERAO DE PEDIDO DE COMPRAS MANUAL
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Tela inicial para liberao de pedido de compras
Compras> Atualizaes> liberao> liberao de documentos> aes relacionadas> legenda.
A rotina de liberao de documentos utilizada tanto em Compras quanto em Gesto de
Contratos.
A liberao de documentos utilizada para identificar os responsveis pelas autorizaes de
gastos da empresa.
Esta transao somente est disponvel aos usurios que tenham optado pelo controle de
aladas, definido atravs dos Cadastros de Compradores, Grupos de Compras, Aprovadores e
Grupos de Aprovao.
Os documentos so apresentados conforme parametrizao da rotina, de acordo com a
sequncia em que foi aprovado pelo Grupo de Aprovao.
Aps a confirmao da liberao, registrado no documento o nome do usurio aprovador,
esta informao listada na parte inferior do documento, na forma de local para assinatura
com o respectivo nome abaixo.
Procedimentos para efetuar a liberao de um documento:
Ao acessar a rotina Liberao de Documentos, apresentada a tela Parmetros.
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Selecione quais os tipos de documentos devem ser exibidos: todos, no aprovados ou
aprovados. Confirme
Ser apresentada uma relao de todos os documentos sob a alada do usurio.
Posicione sobre o documento a ser liberado e clique em Liberar.
Compras> Atualizaes> liberao> liberao de documentos> parmetros> ok.
Compras> Atualizaes> liberao> liberao de documentos> liberar>
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7.2. PEDIDO DE COMPRAS GERADO AUTOMTICO
O pedido de compras gerado automaticamente aps o processo realizado corretamente.
Gerao da cotao,
Atualizao da cotao,
Anlise da cotao.
Compras> Atualizaes> pedidos de compras> pedido de compra>
O processo de aprovao realizado ao analisar a cotao.