AUDIT JAMINAN MUTU

A. PENGERTIAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Audit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi
untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh
mana kriteria audit yang telah dipenuhi audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik
atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk
memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.
Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management, IS
!"#$, audit kualitas merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk
menentukan apakah aktivitas kualitas dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan
dan apakah pengaturan tersebut diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai
tujuan.
B. TIPE AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
Audit Sistem %epastian %ualitas dibagi menjadi " kategori atau klasifikasi berdasarkan &
'. (ujuan audit ) *%enapa +*
$. byek audit ) *apa +*
,. Sifat audit ) *siapa +*
". Metode audit ) *-agaimana +*
(ipe audit kualitas berdasarkan tujuan secara formal dapat didefinisikan sebagai&
a. Suitability .uality Audit yaitu suatu audit atau penilaian yang mendalam dan
perbandingan program kualitas untuk organisasi, unsur spesifik organisasi, modal,
proses, jasa dll, terhadap standar referensi yang ditentukan terlebih dahulu oleh klien.
b. /onformity .uality Audit yaitu suatu audit atau penilaian yang mendalam terhadap
program kualitas yang didefinisikan sebelumnya seperti kebijakan kualitas dan
prosedur.
(ipe audit kualitas yang menyangkut *apa +* mencakup &
a. .uality 0rogram Audit yaitu audit atas program yang termasuk kebijakan, prosedur,
instruksi operasi, dll, untuk mendefinisikan berbagai macam tanggung ja1ab, dan
tindakan yang diperlukan untuk mencapai tingkat kualitas yang diinginkan, (ingkat ini
dapat didasarkan pada&
) %einginan manajemen
) %ebutuhan dari pasar yang dimaksud
) Standar nasional dan internasional untuk kepastian kualitas
) Standar kualitas procurement dan pelanggan besar dan pelanggan potensial
) 0raktek manufakturing yang baik seperti yang ditentukan pihak pembuat peraturan
tertentu.
) %ebutuhan yang spesifik dalam produk, jasa dan proses spesifikasi atau standar yang
dapat diaplikasi.
b. System .uality Audit merupakan suatu audit atau pengujian yang mendalam tentang
sistem kualitas untuk menentukan efektivitas dan ketaatan terhadap sistem dengan
standar referensi yang ditentukan sebelumnya.
-erdasarkan sifat audit, audit kualitas terbagi atas &
a. Internal .uality Audits yaitu audit yang dilakukan auditor yang merupakan anggota dari
organisasi auditee.
b. 23ternal .uality Audits yaitu audit yang dilakukan auditor yang bukan merupakan
anggota organisasi auditee. Auditor merupakan spesialis luar organisasi yang dibayar
untuk melakukan audit independen.
-erdasarkan metode audit, terdapat $ metode dalam melakukan audit kualitas, yaitu&
a. 4ocation riented .uality Audit yaitu audit atau pengujian yang mendalam dan
penilaian terhadap semua unsur dari program kualitas yang mempunyai akibat pada
suatu alokasi tertentu atau operasi dalam suatu perusahaan.
b. 5unction)riented .uality Audits yaitu audit semua aktivitas yang berhubungan dengan
unsur program kualitas yang khusus pada seluruh lokasi yang berlaku, sebelum
dilanjutkan dengan aktivitas yang berhubungan dengan unsur atau fungsi program yang
berikutnya.
C. PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
-erbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan
berbagai kepentingan dan tujuannya. 0ihak)pihak tersebut antara lain&
'. 0erusahaan
6ntuk menilai seberapa mampu jajaran di ba1ahnya mengimplementasikan sistem
manajemen kualitas yang telah ditetapkan.
$. 0elanggan
6ntuk mendapatkan kepastian bah1a produk yang dikonsumsi7digunakan telah sesuai
dengan standar kualitas yan disyaratkan.
,. 0emerintah
6ntuk mendapatkan kepastian bah1a produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar
telah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman
dikomsumsi7digunakan oleh konsumen.
". Asosiasi
%elompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk
mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya
mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai
dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.
8. 4embaga Sertifikasi
4embaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari
perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh
lembaga sertifikasi ini.
D. TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT
Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan
untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar
kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.
IS '##'' yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian,
menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk&
'. Menentukan ketidaksesuaian
$. Menentukan efektivitas sistem kualitas
,. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem
". Memenuhi persyaratan peraturan
8. Memudahkan registrasi7pendaftaran sistem kualitas
9. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem kualitasnya
:. Menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri
Sedangkan manfaat audit ini antara lain &
'. Membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang efektif
$. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen
,. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal
". Mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu
8. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat 1aktu
9. Mengurangi biaya)biaya tambahan koreksi yang tepat 1aktu
:. Meningkatkan produktivitas
!. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar
E. MENINGKATKAN NILAI TAMBAH ORGANISASI
Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman
kualitas, yaitu&
'. Sertifikasi rganisasi
;engan menyediakan informasi kepada top manajemen berkaitan dengan
kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan organisasinya.
;engan mengidentifikasi permasalahan yang mana jika dapat dipecahkan akan
meningkatkan kinerja organisasi.
;engan mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan resiko yang mungkin
terjadi.
$. 0elanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk
yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.
,. 4embaga Sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses
sertifikasi.
0anduan auditor dalam melaksanakan tugas prefesionalnya&
'. 0erencanaan Audit
a. Memahami harapan auditee7budaya organisasi.
b. 0erhatian khusus pada beberapa permasalahan <hasil dari audit sebelumnya=.
c. Analisis resiko berdasarkan sektor industri7khusus terhadap organisasi auditee.
d. 0ra evaluasi terhadap peraturan yang berhubungan.
e. Membentuk tim audit yang berkompeten, untuk mencapai tujuan audit.
f. Mengalokasikan 1aktu yang cukup
.
$. (eknik Audit
a. 5okus pada beberapa proses dengan prosedur yang terbatas. Mendokumentasikan
prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan, dan sebagainya sangatlah penting
untuk rencana organisasi dan proses pengendalian.
b. Ingat dan pahami baik prinsip)prinsip manajemen kualitas.
c. >unakan pendekatan plan-do-check-act <0;/A= untuk mengevaluasi efektivitas
organisasi.
d. Adopsi pendekatan holistik untuk mengumpulkan temuan audit daripada hanya
berfokus pada individual klausul dari IS ?##'&$###.
,. %eputusan dan Analisis
a. Masukkan temuan kedalam perspektif <penilaian risiko=.
b. @ubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan organisasi
menyediakan produk sesuai dengan spesifikasi <IS ?##'&$##' klausul '.'=
". 4aporan dan (indak 4anjut
a. Melaporkan secara pantas temuan)temuan audit.
b. 4aporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat.
F. PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
-eberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan
yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas&
'. 0astikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih
terjadi dan peningkatan berkelanjutan
$. Audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan
kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan
,. Audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu,
manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan
". Audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan
terhindar dari kesan mengadili dalam audit
8. Aencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer
merencanakan terlebih dahulu
9. 6ntuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untuk
mengaudit suatu area tertentu pada 1aktu tertentu
:. Mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh
1aktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.
!. 6ntuk menghindari pemborosan 1aktu, audit harus direncanakan dengan baik. 6saha)
usaha audit harus disusun dalam seperangkat dalam tujuan audit dan dijabarkan
kedalam bentuk tugas)tugas yang harus dilakukan oleh setiap anggota tim audit.
?. 0ertimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit antara
lain&
) %eterampilan apa yang harus dimiliki oleh seorang anggota tim audit+
) Apakah mereka memahami konsep (.M dan audit manajemen+ Apakah mereka
telah mendapatkan pelatihan audit+ Bika tidak, apakah pelatihan ini sudah
dirancang untuk mereka+
) Apakah mereka memiliki cukup 1aktu untuk dicurahkan pada audit+
) Apakah mereka respek terhadap manajemen senior+
'#. 0erlakukan audit sebagai aktifitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai
gangguan yang terjadi.
''. Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.
G. MANAJEMEN KUALITAS
IS ?##'&$##' mendasar manajemen kualitas pada ! prinsip manajemen kualitas yang
terdiri dari&
'. 5okus pada pelanggan
$. %epemimpinan
,. %eterlibatan S;M
". 0endekatan proses
8. 0endekatan sistem dalam pengelolaan
9. 0erbaikan yang terus menerus
:. 0embuatan keputusan berdasarkan fakta
!. @ubungan saling menguntungkan dengan pemasok
H. LANGKAH-LANGKAH AUDIT
Mengadopsi model 0;SA <plan-do-study-act=yang dipopulerkan oleh deming, audit
sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah)langkah berikut&
'. 0erencanaan Audit
$. 0elaksanaan Audit
,. Mempelajari @asil Audit
". (indakan 0erbaikan
I. PERSYARATAN SISTEM KEPASTIAN KUALITAS
0ersyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan IS ?##'&$##' meliputi &
a. %lausul " tentang Sistem Manajemen %ualitas
b. %lausul 8 tentang (anggung Ba1ab Manajemen
c. %lausul 9 tentang Manajemen Sumber ;aya
d. %lausul : tentang Aealisasi 0roduk
e. %lausul ! tentang 0engukuran, Analisis, dan 0eningkatan
J. SISTEM MANAJEMEN KUALITAS
-eberapa %riteria kualitas diuraikan sebagai berikut &
a. Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen kualitas dan
aplikasinya dalam organisasi
b. Menentukan tahapan dan interaksi proses)proses tersebut
c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bah1a baik
operasi maupun proses)proses ini berjalan efektif.
d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan operasiona dan pemantauan proses)proses tersebut.
e. Memantau, mengukur dan menganalisis prose)proses tersebut.
f. Mengambil tindakan yang dperlukan agar mencapai hasil yang telah direncanakan
dan melakukan peningkatan berkesinambungan terhadap proses)proses tersebut.
K. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
'. %omitmen manajemen
$. 5okus pada pelanggan
,. %ebijakan kualitas
". 0erencanaan
5. (anggung ja1ab, 1e1enang dan komunikasi
9. (injauan manajemen
L. MANAJEMEN SUMBER DAYA
'= %etersediaan Sumber ;aya
$= Sumber ;aya Manusia
,= Infrastuktur
"= 4ingkungan %erja
M. REALISASI PRODUK
'= 0erencanaan Aealisasi 0roduk
$= 0embelian
,= 0roduksi dan 0enyediaan Basa
"= 0engendalian, 0engukuran, dan 0emantauan Alat
N. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN
rganisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan,
pengukuran, analisis dan pengembangan yang dibutuhkan untuk&
Memperlihatkan kesesuaian produk
Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas
Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem
manajemen kualitas.
10
AUDIT JAMINAN MUTU
Rangk!an Ma"#$% Ma"a k&%a' A(%" Mana)#!#n "#n"ang A(%" P#!a*a$an
;isusun oleh %elompok !&
I ;e1a Made Satya 0ra1ira ) ''8#$#,##'''#,!
(oufan ;harma1an ) ''8#$#,#8'''##'
-rillian 0amuncak ) ''8#$#,#:'''#'$
Achmad SyafiCi ) ''8#$#,#:'''#,"
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNI+ERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
$#'"
11