4.3.1 VERIFICACION DE LOS CUESTIONARIOS Y EDICION.

Verificacin: Cada cuestionario tendr una etapa de revisin, en donde se

verificar los datos obtenidos, es decir, que estn bien contestados (completos),
mirar en base a las respuestas dadas si estas fueron bien comprendidas, que los
elementos de la muestra sean los que hayan contestado la encuesta, etc. Para tal
fin, el porcentaje de cuestionarios defectuosos permitidos ser del 5% del total. En
caso de que el porcentaje sea mayor, se enviarn nuevamente a trabajo de campo
y se volvern a formular los cuestionarios.

Edicin: Los datos a procesar tendrn legibilidad, que se puedan entender con
facilidad y consistencia, que estn acordes a los objetivos del estudio y con
exactitud, ya que se evaluarn de acuerdo a una serie de parmetros para
verificar si fueron obtenidos con honestidad por los encuestadores.

Cuando disea una encuesta, el formato general y la disposicin de los elementos
son importantes desde el principio hasta el final. Una encuesta con un diseo
deficiente puede llevar a que los encuestados omitan preguntas o decidan no
responder su encuesta en absoluto. Es til comenzar con una introduccin que
explique el propsito de la encuesta.

Dentro de la introduccin, incluya los siguientes elementos:
1. Nombre de la organizacin que lleva a cabo la encuesta.
2. La informacin de confidencialidad y cmo se usarn los datos recopilados.
Muchos participantes se preocupan por la seguridad con respecto a sus
respuestas. El hecho de recibir esa informacin antes de comenzar la encuesta les
brinda cierta tranquilidad a los participantes.
3. Tiempo estimado necesario para completar la encuesta.
4. Informacin relacionada con cualquier incentivo o premio que se otorga por
completar la encuesta. Recuerde enviar el regalo que prometi.
5. Instrucciones para desplazarse por la encuesta.
Los cuestionarios necesitaran una adaptacin o preparacin por parte del auditor
en esta etapa. No obstante, antes de preparar el cuestionario, el auditor debe
determinar si el propsito (funcin) y el formato del cuestionario estn descritos
por el procedimiento de auditorias o si se pueden usar las preferencias
personales. Esto no es un requisito de la norma pero hay empresas que tienen
documentado la manera en como elaborar sus listas de verificacin o
cuestionarios y deben cumplir con sus procedimientos.
El formato de la lista de verificacin o del cuestionario puede variar
considerablemente, y depender si se pretende usarlo como una ayuda de
memoria o como parte de los registros de auditoria mostrando el alcance y
comportamiento/desarrollo de la auditoria. Lo primero, puede consistir solo en
tpicos generales a ser cubiertos durante la auditoria, mientras que el ltimo,
puede ser un cuestionario extensivo y detallado en el cual detalles de ejemplos,
muestras y respuestas a las preguntas deben ser registradas.
Contenido de las Listas de Verificacin o Cuestionarios
En cuanto al contenido de una lista de verificacin o de un cuestionario de
auditoria, hay un nmero de puntos generales que deben ser considerados
cuando se audite cualquier procedimiento o rea geogrfica, y cada uno de estos
debera ser considerado cuando se prepare el cuestionario con lo siguiente:
* Disponibilidad de los procedimientos e instrucciones de trabajo;
* La autorizacin, emisin y control de las modificaciones de los procedimientos,
instrucciones de trabajo y documentos asociados;
* El entrenamiento/experiencia/cualificaciones del personal que ejecuta trabajos en
el rea y su entendimiento de los procedimientos que ellos requieren para su
aplicacin;
* La efectiva y correcta implantacin y empleo de los procedimientos;
* La calibracin y control de los equipos (donde sea requerido y que afecte a la
calidad del producto);
* La total y correcta distribucin y uso de los documentos y formas;
* El correcto archivo de los documentos, formas y otros registros de calidad y su
mantenimiento para asegurar su recuperacin.

Adems de utilizar las listas de verificacin o cuestionarios, durante la entrevista a
realizar, el auditor puede llevar a cabo la verificacin de procedimientos y registros
contra la prctica observada como se indica a continuacin:

* Verificar que cada paso de la actividad se efecta como se describe en el
documento de calidad aplicable.
* Verificar que en los registros cada espacio es llenado, firmado y fechado cuando
as sea requerido.
* Verificar la utilizacin de las revisiones actualizadas de los documentos.
* Verificar si existen correcciones hechas a mano en los documentos o en los
registros.
* Revisar totalmente algunos documentos.

EJEMPLOS 1
Por ejemplo, puede solicitar el nombre y la direccin de correo electrnico de un
usuario o hacer que los visitantes respondan a una encuesta o proporcionen
comentarios acerca del sitio.

EJEMPLO DE INTRODUCCIN 2
Muchas gracias por tomarse el tiempo para completar esta encuesta de mi
empresa. Su opinin es de gran importancia para mejorar an ms nuestro
servicio.