Participacin foro temtico 1

Cmo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organizacin Documental en las empresas hoy en
da?
En la actualidad las empresas se enfrentan al desafo de manejar inmensos volmenes de
informacin y de mantener el orden, pues el excesivo aumento de documentos muchas veces
represados en los escritorios de las diferentes reas de la organizacin dificulta disponer de la
informacin necesaria en el momento oportuno. Cuando se aplica la organizacin documental se
ve reflejado en los mltiples beneficios que se obtienen como:
La consolidacin de toda la informacin disponible en un nico lugar y en un orden establecido
logrando la disminucin de espacios requeridos para el almacenaje de los mismos.
Lograr un mejor control en cuanto al acceso y manejo de la informacin de una forma gil,
completa y oportuna permitiendo mejorar la respuesta a los clientes tanto internos como
externos.
Proporcionar seguridad en el almacenamiento y conservacin de la documentacin evitando
prdidas o el acceso de personas no autorizadas que puedan hacer uso de la misma.
Lograr eficiencia y eficacia en muchos procesos de la empresa que se vern reflejadas en
productividad y utilidades para la empresa.
Definir el ciclo de vida y uso que tendrn los documentos desde su creacin o llegada a la
organizacin hasta su disposicin final para ser destruidos o conservados en el archivo
histrico aquellos que renan las mejores condiciones conformaran el patrimonio documental.
Adems coincido con los comentarios de otros compaeros, pues para la implementacin y
desarrollo del proceso de organizacin documental es necesario que todos los niveles de la
empresa estn involucrados y centren su atencin para realizar su aporte de forma eficiente y as
responder a un entorno laboral cambiante. Por ende, cualquier proceso de cambio que vaya en la
bsqueda de resultados positivos en la organizacin requiere invertir tiempo y dinero para realizar
sensibilizaciones y capacitaciones a todo el personal y as lograr la adaptacin.