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ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL.

YOEL DOMINGO BALTA MENDOZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
CICLO VITAL Y TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

26 DE JUNIO DEL 2014

EMPRESA PILOS S.A.
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A.,
quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas.
La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes
fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la
empresa.
Para que l pueda realizar sus funciones y desempearse de
manera correcta, debe realizar la organizacin documental,
aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de
archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del
documento y las TRD para un correcto manejo de la informacin
documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin.
El Gua de Aprendizaje tiempo estimado en demostrar
resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos
los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que
todos se han puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las
diferentes problemticas.
1. Cmo debe de comenzar a organizar el
archivo Arnulfo?

Debe organizar los archivos segn su
orden cronolgico ya sea fecha importancia
o alfabticamente y con esto logra un
archivo patrimonial, de esta manera los
archivos pueden ser tcticamente
organizados de tal manera que sean fcil
de encontrar, se pueden organizar por
consulta y poco frecuentes.

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
2. Cules son las causas que originaron esta situacin?

La falta de conocimiento del personal administrativo
sobre la gestin y el sistema documental, ya que los
archivos o documentos varan segn su importancia de
igual manera hay que aplicar la tabla de retencin
documental para una buena organizacin.

3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como
gestionarlo?

Si debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si
este se gestiona y se controla de una manera
excelente la empresa origina productividad ya que
el ciclo vital del documento es la fase de vida que
cumple dicho archivo esto con el fin de gestionar la
excelencia de la empresa por medio de los
documentos de excelencia de la misma esta se
gestiona por medio de la tabla de retencin
documental para un sistema de gestin eficiente.

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados
documentos electrnicos de archivo.
Cmo debe ser archivado esos documentos?

Se deben organizar magnticamente de igual
manera que los archivos se encuentren en el
mismo formato, se organizaran
cronolgicamente o por tipo de consulta o poco
frecuentes.

5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil
acceso a la informacin?

Se debe aplicar la tabla de retencin
documental en los archivos para un fcil acceso
a la informacin por medio de los numeros de
serie y sub series que la TRD presenta.

6. Desde el punto de vista archivstico
Cul es la importancia del uso de las TRD?

La importancia del uso tabla de retencin
documental es la de llevar un control eficiente de
los archivos con el fin de sistematizar los
documentos de una empresa para las consultas o lo
importante del ciclo de vida de dicho documento.
Tambin para el fcil acceso de la informacin que
la tabla de retencin documental sostiene.



7. Segn su criterio
cul es el gran reto de Arnulfo?

Seriar y sub seriar por la importancia de los
documentos y su historia patrimonial.

8. Cree usted que la gestin documental es la
base para el desempeo de la empresa?

Claro que si, ya que la documentacin es el
proceso administrativo que sostiene a las
empresas.