Documentele sunt acte scrise ntocmite n momentul efecturii operaiilor economice cu scopul de a dovedi nfptuirea acestor operaii.
IMPORTANTA: reflecta ntreaga activitate a unitilor
leag organic toate formele evidenei economice constituind una din sursele lor de date
suport pentru verificarea gestiunilor
servesc ca baz pentru efectuarea reviziilor
furnizeaz organelor de conducere informaii n vederea conducerii
Juridic
Documentele importana i ntocmirea lor
Condiii: s fie scris clar i cite pentru a se evita orice posibilitate de interpretare; s nu conin tersturi sau corecturi; s fie ntocmit la timp; s aib anulate rndurile libere; s conin date exacte i reale; suma pentru valori bneti (n cifre i litere).
Coninutul i clasificarea documentelor
Elemente comune: denumirea documentului (factur, chitan, bon de consum etc.); antetul, adic denumirea i adresa unitii sau organizaiei care a ntocmit documentul sau locul de munc unde s-a ntocmit; data ntocmirii documentului i numrul de ordine al acestuia; indicarea prilor care au contribuit la efectuarea operaiilor respective; coninutul operaiei economice sau financiare i justificarea ei; etaloanele n care se exprim obiectul operaiei n funcie de natura lui (cantitatea, valoarea) semnturile persoanelor care rspund de legalitatea operaiei consemnate n document i realitatea ei.
Elemente specifice
Coninutul i clasificarea documentelor
Dup natura operaiilor economice documente privind activitatea financiar-contabil documente pentru alte activiti
Dup funcia pe care o ndeplinesc documente de dispoziie justificative mixte Contabile
Dup circuitul lor : documente interne documente externe
Dup regimul de tiprire i folosire : documente cu regim special; documente fr regim special
Dup forma de prezentare : documente tipizate documente netipizate
Tipizarea i verificarea documentelor
Tipizarea :elaborarea unor formulare de documente unitare pentru anumite operaii economice din cadrul unei ramuri sau din economia naional. formulare comune privind activitatea financiar-contabil elaborate de Ministerul Finanelor formulare specifice elaborate de ministere, departamente, uniti de grup, asociaii profesionale sau de ctre unitatea patrimonial, n funcie de necesiti. Verificarea formal
folosirea modelului de document corespunztor naturii operaiei consemnate;
s-au completat toate datele;
s-au specificat toate elementele necesare pentru redarea integral a operaiei;
Realitatea :operaia economic s-a fcut la data, locul i n condiiile prevzute de document. Necesitatea :operaia nscris n document este util activitii unitii i este justificat economic. Oportunitatea: n momentul respectiv era util sau nu s se efectueze operaia consemnat n document. Legalitatea :operaiile economice nu contravin legislaiei n vigoare.