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Documentos e

documentação
Paul Otlet
Congresso Mundial da Documentação Universal
Paris - 1937
<http://conexaorio.com/biti/otlet/index.htm>

TÉCNICAS DE DOCUMENTAÇÃO E LEGISLAÇÃO NA INDÚSTRIA EDITORIAL

UNIVERSIDADE ANHEMBI MORUMBI


Paul Otlet
(1868-1944)

Nascido em Bruxelas, na Bélgica, em 1868,


Paul Otlet é considerado o fundador das ciências da
informação e da documentação.

Em 1892, fundou o Escritório Internacional de Bibliografia,


em parceria com Henri La Fontaine. Três anos mais tarde,
transformaram o escritório em Instituto Internacional de
Bibliografia e lançaram o Repertóire Bibliographique
Universel - RBU.

Em 1905, criaram a Classificação Decimal Universal,


inspirada na obra de Melvil Dewey, na qual introduziram
níveis hierárquicos entre as áreas do conhecimento.
Em 1920, Paul Otlet organizou o primeiro congresso mundial
de bibliografia e de documentação.

Com a transformação, em 1931, do Instituto Internacional


de Bibliografia em Instituto Internacional de Documentação,
pela primeira vez o termo documentação foi utilizado
intitulando um organismo internacional.

Em 1934, produziu o livro Traité de Documentation, na


qual a noção de documentação é estendida além do livro, o
que de certa forma antecipa a questão dos novos suportes
de informação como portadores de memória.

In: CACALY, S. et al. Dictionaire encyclopédique de l´information et de la


documentation. Nathan, 1997. p. 447.

Fonte: http://www5.prossiga.br/informacaoct/asp/SaidaCat.asp?cod=22&id=port
Documentos e documentação
Paul Otlet
Congresso Mundial da Documentação Universal - Paris – 1937
SUMÁRIO
DOCUMENTOS E DOCUMENTAÇÃO

ELEMENTOS DA DOCUMENTAÇÃO - MATERIAIS E ESTRUTURA

O SISTEMA DE PUBLICAÇÕES CIENTÍFICAS

PERIÓDICOS - REDAÇÃO E APRESENTAÇÃO DE MEMÓRIAS

AS NOVAS FORMAS DE DOCUMENTOS: FOTOS, FILMES, DISCOS

DOCUMENTO ISOLADO E CONJUNTO DE DOCUMENTOS

AS CIÊNCIAS - CONSTRUÇÃO E RECONSTRUÇÃO - SÍNTESE

A ENCICLOPÉDIA

A DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA

OS MUSEUS E A DOCUMENTAÇÃO

OS ORGANISMOS DE DOCUMENTAÇÃO – BIBLIOTECA - CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

AS ASSOCIAÇÕES INTERNACIONAIS E A DOCUMENTAÇÃO

A ORGANIZAÇÃO MUNDIAL

A REDE DE DOCUMENTAÇÃO UNIVERSAL

CONCLUSÃO
Documentos e documentação
1.
Documento é o livro, a revista, o jornal; é a peça de
arquivo, a estampa, a fotografia, a medalha, a música; é,
também, atualmente, o filme, o disco e toda a parte
documental que precede ou sucede a emissão radiofônica.

2.
A Documentação é constituída por uma série de operações
distribuídas, hoje, entre pessoas e organismos diferentes. O
autor, o copista, o impressor, o editor, o livreiro, o
bibliotecário, o documentador, o bibliógrafo, o crítico, o
analista, o compilador, o leitor, o pesquisador, o trabalhador
intelectual.

VOLTA AO SUMÁRIO
A Documentação acompanha o documento
desde o instante em que ele surge da pena do
autor até o momento em que impressiona o
cérebro do leitor.

Ela é ativa ou passiva, receptiva ou dativa;


está em toda parte onde se fale (Universidade),
onde se leia (Biblioteca),
onde se discuta (Sociedade),
onde se colecione (Museu),
onde se pesquise (Laboratório),
onde se administre (Administração),
onde se trabalhe (Oficina).

VOLTA AO SUMÁRIO
Elementos da documentação
Materiais e estrutura

1.
Em todo documento devem ser consideradas três
ordens de elementos:
os elementos materiais
(substância, forma e acabamento),

os elementos gráficos
(textos, imagens reais ou convencionais, notações),

os elementos intelectuais.

VOLTA AO SUMÁRIO
Os elementos intelectuais são os mais importantes;
mas sua possibilidade de expressão está, porém, em
função dos dois primeiros.
Trata-se, sempre, de dar forma a qualquer fragmento
retirado da realidade, de exprimi-la tal qual ela é, ou
de maneira tal que a imaginação possa representá-la.

Para esse fim escolhe-se (elimina-se, retém-se, deforma-se,


amplifica-se, diminui-se, exagera-se ou atenua-se) e grupa-
se em uma certa ordem.
A escolha e o agrupamento são determinados pelos fins que
podem ser: ou registrar objetivamente o que é, ou o de
fazer compreender por certa categoria dada do espírito, ou o
de persuadir a fim de obter tal adesão ou tal ato voluntário,
ou, ainda,
o de distrair, divertir, exaltar, encorajar, consolar.

VOLTA AO SUMÁRIO
As operações e os produtos da documentação (todas as espécies de
documentos) ocorrem no ciclo assim definido.
O homem, alternativamente, retira idéias da realidade ou
introduz idéias na realidade; entre a realidade e a idéia
intervêm, cada vez mais, os documentos que, por sua vez,
servem à elaboração de novos documentos.
O conjunto dos documentos existentes deve ser constantemente
caldeado e macerado, submetido às operações de uma ‘química’,
mais exatamente, de uma ‘metalurgia documental’ (pois que se
trata da extração de elementos, do refino, de liga e de soldagem).
Da mesma maneira que se deve separar de sua ganga o metal
puro, assim separa-se a verdade, original e tida por dita uma vez,
da massa de erros e de repetições.
Não é bastante, assim, à documentação produzir e acumular
confusamente;
ela deve remontar a seus fins, saber registrar segundo a
ciência, saber criar segundo a arte e saber aplicar segundo a
utilidade.

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2.
Na Documentação trabalham, continuamente, duas tendências:
uma, a especialização, donde a divisão de tarefas, outra, a
combinação, donde a colaboração. Encontram-se essas tendências
no ciclo inteiro das operações: produção, distribuição, conservação
e utilização.
Por conseguinte, todas as publicações devem conformar-se a esse
princípio: possibilidade de comparar, uns com os outros, os
resultados expostos, de acumulá-los, de acondicionar de maneira
diversa seus elementos e isto só é realizável com um mínimo de
disposições que digam respeito à forma, tanto material quanto
intelectual.
Em particular, aplica-se este princípio no que diz respeito às
notícias históricas originais publicadas em periódicos, se as
considerarmos como uma produção da qual todo o conteúdo,
por meio dos resumos, das anotações, das críticas e das
dissecações, está destinado a passar, em seguida, pelos
ciclos das formas documentais sistemáticas.

VOLTA AO SUMÁRIO
3.
O espírito cria, incessantemente, formas intelectuais;
incessantemente, estas se reproduzem da mesma maneira que as
espécies naturais, plantas e animais, se perpetuam por meio da
vida e da morte dos indivíduos. A realidade documental, por
conseguinte, se apresenta como fundo e forma. O fundo são os
materiais acumulados; a forma são as estruturas sob as quais se
apresentam. A desobstrução do que possa ajudar esta produção
contínua não é uma das menores tarefas da documentação
racional. Quanto melhores forem os materiais, quanto mais sólidos
e de maior mobilidade, tanto mais fácil será enquadrá-los nas
diferentes estruturas. Reciprocamente, quanto mais facilmente
forem transformáveis e desmontáveis essas estruturas, tanto maior
será a facilidade que se encontrará na utilização dos materiais num
maior número de estruturas diferentes. A Física resolveu o
problema da transformação de todas as formas da energia, umas
nas outras. A Documentação, por sua vez, deve resolver o
problema da fácil conversão de estruturas ou conjuntos, uns nos
outros, da utilização múltipla dos materiais ou elementos.

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4.
A Documentação propõe tal problema em termos tanto mais
audaciosos quando o espírito, já se tendo elevado muito alto no
sentido da generalização e da abstração, pode, presentemente,
invocar em seu auxílio a arte sutil do cálculo, assim como o das
máquinas maravilhosas nascidas desta mesma arte.
Estas máquinas realizam sempre, em número cada vez
maior, as operações intelectuais que, durante muito tempo,
erradamente, acreditavam-se reservadas ao espírito, tão
somente.
O espírito, nos dias de hoje, está vestido, armado, equipado; tem
seus instrumentos.

Os documentos que estes serviram para produzir


são, por sua vez, novos instrumentos para a
produção de outros.
É o ciclo.
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O sistema de publicações científicas
1.
Pode-se, teoricamente, considerar uma organização que, para cada
domínio dos conhecimentos e das atividades e sobre uma base de
cooperação internacional, compreendesse as dezesseis formas
seguintes de publicação:
• elementos de documentação: fichas bibliográficas e analíticas de
documentação bibliográfica ou analítica;
• coleção de documentação bibliográfica ou analítica (títulos ou
análises);
• coleção de documentação sinótica (dados numéricos, constantes,
estatísticos);
• atlas de mapas e de quadros;
• coleções de monografias;
• revistas (notícias sobre progressos recentes);

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• anuários informando sobre as pessoas e as instituições;

• coleções de textos antigos ou clássicos;


• catálogos-inventários das entidades ou objetos do domínio
considerado;
• terminologia;
• notações e símbolos fundamentais;
• classificações;
• trabalhos gerais sistemáticos;
• dicionários ou enciclopédias alfabéticas;
• planos coordenados de pesquisas;
• códigos de resoluções (indicações e votos, regras, métodos,
convenções dos organismos internacionais qualificados).
Estas formas de publicação cobririam, assim, o campo inteiro de
cada ramo do conhecimento e, portanto, por totalização, o campo
inteiro da Ciência.

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2.
Numerosas associações internacionais, algumas muito
poderosas, deram início à organização racional dos
conhecimentos e das atividades, cada qual dentro do seu
domínio particular.

Estas associações contam-se às centenas. É chegado o


momento em que, assumindo a tarefa de dar uma
organização intelectual a tudo que interesse a suas
finalidades, essas associações darão lugar à
Documentação.

Conseqüentemente, a elas cabe presidir, segundo os


princípios federativos e cooperativos, à edição do sistema de
publicações necessário à coordenação dos esforços futuros.

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3.
Poderiam ser tomadas medidas para declarar qualificados
apenas os trabalhos cujos autores tivessem conhecimento da
matéria aparecida nas publicações do sistema, e que
tivessem decidido, eles próprios, a conformarem-se às
normas estabelecidas.

Seria dispensada, desse modo, a procura de outras fontes,


procura que equivaleria, verdadeiramente, à de agulhas em
palheiros.

O sistema daria uma base sólida à ‘República das letras e


das ciências’ e, também, um meio de impor suas leis
organizadoras, a exemplo do esporte que, pela
desclassificação, e apenas por tal meio de coação, conseguiu
fazer suas regras respeitadas.

VOLTA AO SUMÁRIO
4.

Pode-se considerar mais, teoricamente, também:


as bibliotecas de todo o mundo, representando os
leitores, e as associações científicas que produzem
ou controlam as publicações dos autores se
uniriam em uma vasta cooperativa:
de produção-venda, para uns,
de consumo-compra, para outros.
Seriam assim resolvidas as incertezas quanto ao
financiamento mínimo das publicações,
essenciais que são para assegurar a marcha da
Ciência.

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Periódicos
Redação e apresentação de memórias
1.
O lugar eminente que ocupava outrora o livro veio a ser ocupado
pelo periódico. Diz-se que há, pelo menos, 30 000 periódicos nos
quais são lançados artigos, análises e relações de obras,
informações.

2.
Esta massa considerável destina-se a ser recebida, estudada
bibliograficamente, catalogada, analisada, conservada, distribuída à
leitura, lida e incorporada aos instrumentos gerais de
documentação. Desnecessário é dizer que todo o progresso de que
é suscetível o preparo e emprego desse material é de natureza a
acrescer-lhe o rendimento.

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3.
Este progresso pode firmar-se sobre cada um dos elementos: títulos,
sumários e tabelas; conteúdo das matérias tratadas, abreviação dos títulos;
datas; modo de citação dos periódicos; medição em cíceros ou extensão das
linhas; composição; caracteres tipográficos; paginação; grandes rubricas ou
títulos coletivos; distinção em parte oficial ou não oficial; ilustrações;
resumos dos artigos em diversas línguas; resumo junto ao impresso;
sumários e índices; publicidade; anúncios, classificação e índices. Estes vinte
pontos foram objeto de observações, de comparações e de recomendações.
É desejável que se tornem gerais, universais e que o Congresso elabore, do
ponto de vista documental, um modelo de periódico, sujeito sempre a
revisões e a modificações, propondo-o à livre crítica geral não obstante sua
condição de melhor e mais racional modelo do que se deveria realizar.

4.
Um grande progresso é de se esperar da indicação do periódico não
somente como uma entidade documental independente, mas,
também, como elemento de um conjunto maior (Sistema de
publicações e Enciclopédia documental).

VOLTA AO SUMÁRIO
As novas formas de documentos: fotos,
filmes, discos
1.
Os documentos prendem-se a um conjunto de sinais: visuais, uns;
auditivos, outros. Todos os sentidos do homem poderiam ser
utilizados para esse fim (Exemplo: a escrita tátil dos cegos). Porém,
na realidade, apenas a vista e o ouvido deram lugar a
desenvolvimento no qual se associam, constantemente, entre si.
Um texto é a visualização de caracteres que evocam o som da
palavra; o cinema falado faz ver e ouvir, simultaneamente, no que
está com a radiofonia prestes a aliar-se à televisão.

2.
À Documentação, daqui para o futuro, cabe tirar as conclusões
destes fatos e da extrema significância que tomaram na realidade
social. O livro de hoje, em relação ao livro de ontem, pode ter
conservado seu lugar, porém, foi desalojado da posição quase
exclusiva que ocupava no tempo em que Livro e Bíblia eram, por
assim dizer, equivalentes.
VOLTA AO SUMÁRIO
3.
No novo conjunto, o microfilme (fotomicrofilme) está prestes a
ocupar todo um setor. Em bobinas ou em ‘plaquettes’, já reunidas
em apreciáveis coleções; com minúsculos aparelhos para a
filmagem e outros para a projeção, o microfilme vai modificar as
próprias condições da organização documental. Os trabalhos
originais, acompanhados da confusa, mas utilíssima aparelhagem
de suas ilustrações, mapas, diagramas, anexos, etc., não mais
serão reduzidos de modo a torná-los cabíveis no limitado espaço
dos periódicos. Confiados aos Centros de Documentação e por estes
atestada a data cientificamente certa, estes trabalhos lá ficarão
depositados, prontos a serem reproduzidos por filmes
(eventualmente por cópias fotostáticas ampliadas), a qualquer
pedido. Os grandes centros poderão limitar-se ao anúncio
bibliográfico dos trabalhos neles depositados. Disso resultará um
auxílio extraordinário aos trabalhos de especialização dos quais,
embora interessando a grupo reduzido, o progresso geral da ciência
depende.

VOLTA AO SUMÁRIO
4.
Em todos os sentidos, o desenvolvimento deve ser esperado. Com as
máquinas para compor e com as grandes impressoras tornou-se necessário
trabalhar tendo em vista a quantidade, em detrimento da qualidade. Pela
cópia fotostática (reflectografia), pelos processos econômicos do decalque,
pelos processos da duplicação colorida (Fordigrafia), podem-se conceber
edições sem inversão de grande capital. Os meios de reprodução oferecem,
assim, todas as possibilidades de uma curva ascendente, de um exemplar à
significativa tiragem de milhões de exemplares, por meio de clichês
metálicos.

5.
Progride, por outro lado, a gravação do som (fonografia). Fazem-se
verdadeiros fonogramas empregando-se material, de tão leve peso que se
pode expedi-los como correspondência ou carta. Um passo a mais no
sentido do progresso: o escrito pode, assim, ser lido, digamos, como
aumentado por uma lente.
Desse modo, seriam substituídas a escrita e a leitura natural pela
transcrição artificial da palavra em sinais arbitrários. A entonação viria
juntar-se à articulação. Bastaria, então, um aparelho que transformasse a
palavra falada em um texto escrito foneticamente, desembaraçado, por
conseguinte, de toda ortografia e de toda etimologia. A estenografia
conduziu a esse estado e já possui mesmo máquinas especiais (estenótipo).
VOLTA AO SUMÁRIO
6.
Que se concentrem as invenções, que sejam dirigidas para fins
elevados, definidos e propostos antecipadamente; que se
aumentem os prêmios reservados para a multidão de interessados
pelas iniciativas, e então novas maravilhas se realizarão.
A telecomunicação assumiu a posição de pioneira.
Amanhã será ela seguida pela teledocumentação. Visão artificial!
'Um dia, dizia Hetzel, há mais de um século, o lenhador sentado
diante de sua choupana, na floresta, poderá ler os livros que lhe
serão enviados por um sistema de bibliotecas’. Hoje em dia, eis
realizada a predição! Diremos, por nossa vez,
‘Um dia, bastará fazer mover pequenas agulhas, sobre um
quadrante numerado de um mostrador, para ler,
diretamente, as últimas informações dadas pela Enciclopédia
Mundial, disposta como um centro de irradiação contínua.
Esse será o livro que, contendo todos os assuntos, estará à
disposição do universo.'

VOLTA AO SUMÁRIO
Documento isolado e conjunto de
documentos
1.
Todo documento é o resultado de múltiplas operações e
combinações. Na sua elaboração são aproveitados todos os estágios
do processo de documentos anteriores para prolongá-los em novos
documentos; todos os elos das cadeias são interdependentes e
solidários. Sob um primeiro aspecto, o documento existe de per si,
nele próprio encontra seu fim; porém, sob um segundo aspecto, é
parte da totalidade documental. Assim, às operações de redução,
impressão e edição sucedem-se as operações complementares de
bibliografia (catalografia), de inserção nas coleções, de dissecação
do conteúdo do documento e sua posterior inclusão nos arquivos,
de coordenação dos dados a serem distribuídos por seus
respectivos conjuntos.

VOLTA AO SUMÁRIO
2.
O estabelecimento de ligações entre estas operações trará o auxílio
de umas à realização das outras. Parece, até agora, que as ações
de produzir um livro, conservá-lo para utilização, examiná-lo
bibliograficamente, analisá-lo e dissecá-lo no seu conteúdo
ideológico, têm permanecido no âmbito exclusivo de três ordens de
atividades mantidas separadas:
autor e edição,
biblioteca,
centro de documentação (stricto sensu).
A distinção pode estar de acordo com a divisão do trabalho, mas
não deve ir ao extremo da compartimentação estanque. As regras
documentais devem, então, constituir uma unidade, sendo cada
uma delas regida pelas outras.

VOLTA AO SUMÁRIO
As ciências
Construção e reconstrução – Síntese
1.
Conforme seja o documento considerado em si mesmo ou em sua relação com o conjunto de
documentos, dar-se-á uma mudança de ponto de vista. Esta mudança será tanto mais sensível se da
consideração dos documentos passar-se à consideração da Ciência da qual são expressão.

2.
O problema do crescimento contínuo e rápido das ciências propõe, hoje, outro
problema, qual seja a assimilação rápida e fácil dos conhecimentos. A Ciência, a
Técnica, a Economia são suscetíveis em si mesmas de simplificações apreciáveis no
trabalho da redução do complexo ao simples, da multiplicidade à unidade, do particular
ao geral. Há nisso uma obra paralela ao crescimento propriamente dito: trata-se de
construir e de reconstruir o edifício, tendo em vista o fim maior, ou seja, que o
espírito, em vez de ser colocado diante de uma multiplicidade de disciplinas, sem
relações claras entre si, se veja diante de uma ciência universal, fundada sobre
métodos também universais.
Surgem aí as exigências da sistematização e da síntese, que conduzem a colocar acima
de milhões de particularidades e sobre diversos estágios de seus agrupamentos,
algumas centenas de leis ou proposições gerais, tendo em vista, constantemente, sua
redução em número. Paralelamente, há a complexidade de nossa civilização, de nossas
máquinas e instrumentos científicos, de nossa educação, além da de nossa cultura,
que podem ser simplificadas.
VOLTA AO SUMÁRIO
3.
Sabemos que o livro permitiu a edificação de nossas ciências, cujos arcabouços são
imensos; melhor compreendido, mais aprofundado em sua estrutura e em seus meios
de expressão, o livro é chamado a desempenhar papel capital se tivermos em conta
sua própria evolução. Principiou-se com a produção de livros sem divisão, sem
paginação, sem índice, sem sumários, sem título mesmo (‘incipit’ dos manuscritos). A
estrutura interna das diversas espécies de livros cresceu extraordinariamente por
disposições empíricas e freqüentemente fantasistas. Entretanto, em todos os setores
do conhecimento, sob o império de necessidade basilar viu-se a produção de uma
variedade de formas intelectuais, lembrando, sobretudo, o que foi observado na
literatura. A exemplo do ocorrido com os gêneros literários, nasceram formas de
exposição científica cada vez mais precisas, mais coerentes, mais entrelaçadas.
Imaginemos uma lei, uma convenção articulada, um diploma com suas obrigações, um
quadro de observações econômicas, um gráfico de organização industrial.

4.
Todo fato, toda idéia, toda teoria é suscetível de revestir-de de uma forma escrita,
desenhada, simbolizada, que corresponde a essa necessidade de construir o mais
complexo partindo do mais simples. A matemática disso fornece um primeiro exemplo:
suas fórmulas são poderosos meios de condensação. O esquema fornece um outro
exemplo, bem como os meios intensivos de representação e visualização. Há, enfim,
todo um futuro entrevisto nas máquinas selecionadoras e calculadoras automáticas,
que oferecem tipos de uma potência já extraordinária e prestes a generalizar-se.

VOLTA AO SUMÁRIO
A enciclopédia
1.
É antiqüíssima a idéia da Enciclopédia: os tratados de Aristóteles, as Súmulas na Idade Média, a obra
de Diderot e d’Alembert, as publicações enciclopédias modernas. Uma nova concepção é proposta,
presentemente, aos esforços de todos. Trata-se de, como complemento aos livros e aos documentos -
que são individuais - e utilizando-os, congregar todas as forças na realização do Livro universal, o que
vale dizer, na realização de um conjunto estruturado cujos quadros possam receber, de maneira
única, sem repetições, sem lacunas, numa ordem uniforme de classificação, os dados provenientes de
todas as fontes, englobadamente consideradas. ‘Uma Soma das Somas’ (Summa Summarum).
Teria duas partes a Enciclopédia Universal:

A
Documental: sob esta forma, que seria a de um quadro único, infinitamente particularizado, no
interior do qual, em suas divisões, ciência por ciência, viriam ocupar seu lugar, de maneira quase
automática, os dados constantemente atualizados pelo sistema de publicações referentes a cada
disciplina.

B
Sistemática: sob esta forma, que seria um quadro análogo ao anterior, no qual, porém, teria lugar
apenas uma série de exposições, tabelas, apresentando de maneira sistemática, coordenada e
visualizada, os dados essenciais de cada ramo do conhecimento. A obra essencial do organismo
diretor da Enciclopédia seria assegurar a instituição desses quadros expositivos. A esse orgão diretor,
à sua cooperação, competiria fazer com que, sem lacunas, sem duplicidade e sem desproporção, todo
o conteúdo essencial da Enciclopédia documental, alimentada automaticamente, como se disse, fosse
realmente expresso de maneira sintética, pela aplicaçáo do método adequado.

VOLTA AO SUMÁRIO
3.
Os que do livro se utilizassem seriam colocados, assim, diante de
um instrumento único, disposto em uma única ordem. A elaboração
do livro far-se-ia de maneira contínua, graças ao sistema de fichas
(folhas, pastas, classificadores): combinar-se-iam os quadros
sintéticos e os dados de atlas com os repertórios analíticos
formados pelo desbastamento dos materiais da enciclopádia
documental. A obra seria comum às grandes Associações
Internacionais de cada especialidade e às grandes Administrações
nacionais de cada país.

4.
A Enciclopédia deve ser uma obra, não transitória e acabada,
porém, sempre em via de complementação, de revisão e de
refusão; deve ser a própria imagem do pensamento e da realidade,
que estão perpetuamente em movimento, em crescimento e em
transformação.

VOLTA AO SUMÁRIO
5.
Assim concebida, a Enciclopédia apresenta-se como o coroamento e
o vínculo do sistema de publicações por intermédio do qual seria
facultado a todos nela fazer inscrever seus próprios dados. Depois
das Enciclopédias nacionais, a Universal, pode-se conceber,
exerceria para todos as funções de um livro universal de
referências. Depositada nos Centros de Documentação poderia
consultá-la quem o quisesse fazer, a qualquer momento, com a
conseqüência cultural e social de que suas idéias, seus sentimentos,
suas atividades seriam profundamente afetadas. A Humanidade
possuiria seu instrumento de medida intelectual. (Ver a recente
exposição feita, em Londres, à “Royal Institution”, por H.G. Wells,
sobre a necessidade social e internacional da Enciclopédia Mundial).
Uma parte da Enciclopédia compreenderia, atualizados, os
“standards” os melhores tipos que, em todas as matérias, a técnica
e a economia social permitem propor à iniciativa de todos: a
codificação da marcha dos conhecimentos, constituída pelos votos e
resoluções dos grandes congressos.

VOLTA AO SUMÁRIO
A documentação administrativa
1.
As populações tornadas mais numerosas, seus meios mais complexos, sua
interpenetração e interdependência maiores, forçoso é, então, para evitar o
caos na sociedade humana, nela conseguir a realização de mais ordem. Esse
objetivo diz respeito à Administração do Estado, da Profissão, do Capital,
das Associações. Tal empreendimento numa sociedade que,
incessantemente, se economiza, se industrializa, se intelectualiza, se
universaliza, “se planifica”, não é realizável a não ser pela documentação.

2.
Tem-se consciência desse papel da documentação ao considerar-se os
múltiplos fatores que entram em jogo na administração e que se podem
exprimir por esta fórmula: “Para o fim (A), definido e desenvolvido segundo
o plano (B), repartido circunstancialmente no tempo e no espaço, de acordo
com o programa ou orçamento (C), na execução das ordens e instruções
(D), conformando-se aos métodos (E), submeter-se a matéria e os objetos
(F), a uma série de operações (G), fazendo neles intervir os agentes
pessoais (individuais ou coletivos) (H), os agentes materiais (matérias,
forças, propriedades) (I) e as máquinas e utensílios ou instrumentos (J) , de
maneira a obter os produtos ou resultados (K), destinados a integrarem-se
no conjunto (L)”.
VOLTA AO SUMÁRIO
3.
A Documentação intervém em cada um desses onze fatores e liga-os, sem
interrupção, em um ciclo. Para tal fim, desenvolveram-se certos instrumentos
documentais como o Plano geral de organização (harmonograma); a Classificação
geral das matérias; o Manual geral de instruções; o Relatório permanente; as Fórmulas
coordenadas; o Registro contínuo de dados administrativos em pastas, registros
móveis e fichários de assuntos. A Contabilidade ordena-se de tal modo que conduz a
um balanço permanente, do qual surge a Estatística. Balanços e estatísticas agrupados
de escalão em escalão, devem englobar as formas nacionais e mesmo as mundiais,
conduzindo à previsão, por intermédio do sistema orçamentário. A Documentação
técnica ou científica, a todo momento, liga-se à Documentação administrativa.

4.
Pela documentação organizada, a Administração torna-se mais consciente e pode fazer
seus serviços conhecidos a seus administrados.
As publicações editadas em sistema, para isso contribuem, repousando todas
sobre os próprios documentos internos. O uso de cartazes e gráficos, por seu
turno, constitui grande meio de publicação. Pode-se conceber, também, um
estabelecimento público, de um novo tipo, consagrado, em todos os países, à
exposição permanente dos assuntos relativos à Nação, colocando, sob os
olhos do público, suas imagens vivas, tais como surgem das fontes
administrativas e das científicas (generalização, permanente, do que já
começou a ser feito nas exposições).

VOLTA AO SUMÁRIO
5.
Um problema propõe-se: o Arquivo Universal. Tal arquivo pode ser
concebido pela documentação administrativa da mesma maneira
pela qual a Documentação mundial é concebida pela documentação
científica. Seria ele, também, uma estrutura destinada a receber
todos os dados, manuscritos, datilografados, estenografados, em
‘stencil’ ou impressos, que digam respeito à mesma administração
O Arquivo Universal seria o instrumento unitário indispensável a
uma Administração desejada eficiente, progressista e coordenada.
Seria o meio do qual se utilizaria para conceber, nitidamente, os
princípios, o método, o plano de sua ação; seria o meio de exercer
sua direção, sua impulsão e seu controle sobre todos os seus ramos
e sobre os funcionários que lhes forem necessários. O Arquivo
conduziria ao equipamento de uma verdadeira 'cabine de direção',
colocando à disposição dos chefes a aparelhagem que outras
cabines de comando e de pilotagem (navios e avião, 'dispatching
system', quadros das centrais elétricas) nos fazem imaginar.

VOLTA AO SUMÁRIO
Os museus e a documentação
1.
Ao lado dos textos e imagens há objetos documentais por si mesmos
(Reália).
São as amostras, espécimes, modelos, fac-símiles e, de maneira geral, tudo
que tenha caráter representativo a três dimensões e, eventualmente, em
movimento. O desiderato do ‘de visu’ acrescenta-lhes a importância.

2.
Com objetos formam-se coleções de que se originam Museus. Existem-nos,
atualmente, de tudo: guerra, marinha, indústria, agricultura, história,
política, história das Ciências, todas as formas da técnica, do trabalho e da
arte. Relacionaram-se 2 000 museus, apenas nos Estados Unidos; os
maiores e mais conhecidos são representados, em outros países, pelo
Louvre, pelo Conservatório de Artes e Ofícios, pelo ‘British Museum’, pelo
‘Science Museum’, pelo ‘Deutsches Museum’ e pelos museus russos. Em
nossa época, de extraordinário crescimento do saber e da atividade humana,
compreendeu-se ser necessário fornecer material de estudo aos
pesquisadores, às pessoas medianamente cultas, documentação sistemática
e visões panorâmicas de aspectos das ciências e do trabalho que, doutro
modo, permaneceriam, para elas, domínios impenetráveis.

VOLTA AO SUMÁRIO
3.
Nas recentes realizações dos Museus, procura-se unir a realidade
concreta objetivamente apresentada, ou fotograficamente
reproduzida, aos textos explicativos, aos quadros sinóticos,
genealógicos e cronológicos; às cartas, aos esquemas abstratos.
Montagens e mecanismos simplificados mostram o movimento e
produzem efeitos sob influências de causas. Encontram-se nelas
reconstituições históricas, experiências ligadas às demonstrações; a
realidade atual completada pelo prolongamento no futuro,
antecipação; a prática unida à teoria. Os Museus são, assim,
criadores e não mais simplesmente, colecionadores e
conservadores; apresentam conjuntos. Toda uma técnica de
apresentação (mostra) nasceu. Passem os visitantes pelas salas,
venham os objetos oferecer-se à sua apreciação animados por
transportadores diversos: vitrinas giratórias, tapetes rolantes, a
documentação objetiva aí está em ação. É o nascimento da
Museografia.

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4.
Relacionada ao Museu, embora temporária, a Exposição, aqui especializada e nacional,
ali internacional e universal, é imensa acumulação de objetos que ilustram textos,
dado o valor das vistas animadas. Acreditou-se ter a Exposição Universal terminado
seu ciclo de vida depois de 1900. Ela renasce: Bruxelas, Paris, New York, Roma;
completa-se pelas feiras de amostras, é uma ponte lançada para os Museus.
A Exposição da Romanidade que festejará este ano (1937) o bimilenário de Augusto,
irá, diretamente, enriquecer o ‘Museu Imperial’.

5.
Duas ordens de fatos se apresentam. O Museu tornado criador vê
reproduzir-se alhures a obra de reunião e exibição que realizou. Por outro
lado, o processo de esboço e de moldagem fez progressos tais que se
dispõe, presentemente, de um meio de reprodução de documentos, a três
dimensões, evocando as propriedades multiplicadoras da impressão gráfica.

6.
Nasceu, enfim, a concepção do Museu Documental Universal. Em
face dos objetos, de sua apresentação e verificação, deve ser o
Museu o que é a Enciclopédia para os documentos gráficos que por
ele são, também, largamente utilizados (o Museu Mundial, o
Mundaneum e sua Rede Universal proposta).
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Os organismos de documentação
Biblioteca – Centro de documentação
1.
Para efetuar as operações de documentação, para conservar o
documento, foram criados organismos. Há as Bibliotecas, os
Arquivos, os Centros de Documentação, os Museus. São os grandes
depósitos de tesouros intelectuais da Humanidade. É considerável
seu número. Anuários internacionais, cada vez mais completos,
deles se originam.

2.
O desenvolvimento histórico deu lugar ao aparecimento de
organismos distintos e de numerosas separações arbitrárias. Seria
racional, em princípio, separar, de um lado, as funções e
especializações documentárias e, por outro lado, examinar a
possibilidade de vê-las exercidas por um organismo-tipo, único em
cada país, em cada localidade, ainda que diversamente dividido.

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3.
Na realidade, a isso opõem-se obstáculos, pelo menos no que concerne às grandes
instituições; porém, à vista das religiões, dos reagrupamentos de organismos ocorridos
nestas últimas décadas, fica-se surpreendido com o movimento de concentração que
se opera nos domínios científicos, como nos da economia e nos da política. A
concepção centro-ramos-redes (centre-branches-réseaux) impõe-se por toda
parte.

5.
Parece que, para os organismos de menor desenvolvimento, a distinção,
pelo menos entre Biblioteca e Centros de Documentação, tende a
desaparecer. A Biblioteca, particularmente quando especializada, é chamada
a assumir o papel dos Centros no que concerne à bibliografia, ao preparo e à
análise dos documentos, e até mesmo à sua publicação. Os Centros de
Documentação formam, em seu seio, coleções de livros que, por seu turno,
constituem Bibliotecas.

6.
De qualquer modo, em inúmeros países já se traçaram - e
realizaram-se mesmo - planos inspirados numa ‘Política de
Bibliotecas e de Documentação’. Esses planos tendem a instaurar
um sistema geral e ao mesmo subordinar, com maior ou menor
autonomia, os organismos documentários do país.
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As associações internacionais e a
documentação
1.
O fato de que a documentação é secundária em relação ao
pensamento que ela exprime, o qual é primário, conduz, como
conseqüência do melhoramento na apresentação e na publicação
dos trabalhos científicos, à melhoria necessária de todas as
operações documentais posteriores.

2.
Nas condições atuais, a produção científica, particularmente a dos
documentos, é livre, salvo exceções. Vela-se ciumentamente sobre
essa situação que tantos esforços custou no correr do tempo;
entretanto, no próprio regime de liberdade, assistimos à
intervenção de Associações científicas, de academias e, nos níveis
superiores, a das associações internacionais (Congressos,
Federações, Institutos, Comissões).

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3.
Constantemente intervêm acordos nos planos de pesquisa e de
trabalho. Paralelamente, são elaboradas recomendações, regras,
códigos mesmo, que determinam os métodos comuns a seguir.
Assim, os códigos ou regras dos Congressos Internacionais de
Zoologia, Botânica, Paleontologia, Fisiologia, Fotografia, Imprensa
periódica, Sociedades de Arqueologia.

4.
É grande o interesse de ver elaborado 'um código geral de
documentação', por intermédio de partes desses diversos
códigos, comuns a todos os ramos, ou suscetíveis de se
tornarem.

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A organização mundial
1.
Poucos domínios da Ciência têm visto concretizar-se maior número
de organizações que a Documentação; não obstante, nela a
organização está ainda em estado fragmentário e estágio
elementar. O receio do “grandioso” tem existido porque se podia
duvidar dos fundamentos, ainda muito vacilantes, sobre os quais se
deveria edificar, ou suspeitar que o funcionamento de um sistema
geral pudesse constituir obstáculo ao aparecimento e expansão de
excelentes obras de menor envergadura. Este receio é legítimo,
legítima é, também, a aspiração no sentido de uma ordem mais
elevada. Aos esforços progressivos e desinteressados, como os que
empreende este Congresso, compete conciliar este antagonismo,
dispor um plano geral e propô-lo à cooperação das boas vontades.

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2.
Considerada em toda a sua amplitude, a organização apresenta-se em seis
graus, firmando-se sucessivamente sobre:
• O próprio Documento (livro, revista, jornal, filme, disco, etc). Organização
dos dados no interior de cada espécie de documento.
• Os exemplares de documentos relacionados com a matéria a separar em
coleções (Bibliotecas, Filmotecas, Discotecas).
• Os organismos documentários que tenham por finalidade reunir um
conjunto de coleções, de trabalhos e de serviços.
• A ligação desses organismos entre si, por especialidade, por meio de
intercâmbio e de cooperação, de trabalho e de divisão de tarefa; a
constituição de Redes de Documentação locais, regionais, nacionais,
prolongando-as em uma Rede Universal e Mundial.
• A correlação da documentação com as outras funções do trabalho
intelectual (a pesquisa, o ensino, a cultura, as aplicações científicas
e sociais.
• A correlação do trabalho intelectual e da Documentação, que fazem parte,
com a Organização Universal, das relações entre os povos (relações
econômicas, sociais, políticas, culturais).

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A rede de documentação universal
1.
O problema fundamental da documentação, no momento atual, é o estudo metódico
das condições sob as quais pode ser concretizada a Rede Mundial de Documentação
Universal. Este estudo deverá ser seguido de sua realização. Esta, na verdade, já foi
iniciada e toda experiência que traga irá servindo ao aperfeiçoamento do estudo do
próprio método.

2.
Há três fases ou momentos a considerar:
• De início surgem invenções, disposições particulares, isoladas, cada qual
constituindo um progresso em si mesma, não tendo, porém, relaçães umas
com as outras.
• A seguir, passa-se à fase de cooperação, os elementos do método
aproximam-se, são aplicados aos diversos domínios, em diversos lugares.
Formam-se, assim, como que ilhotas de entendimento.
• Segue-se a consciência de que, da falta de generalização suficiente o
progresso é limitado, paralisado mesmo; que não se pode atingir os altos
resultados entrevistos. Teoricamente, o espírito integra os elementos;
ultrapassa os limites e constrói um método e um sistema geral.
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3.
Pode-se representar a organização teórica como um bloco cujos
alvéolos se prestam a realizar a concentração dos esforços segundo
três direções: vertical, horizontal e longitudinal. A cada uma dessas
direções corresponderia uma das três bases:
• A matéria (sujeitos, ciências, técnicas das quais trata a
documentação);
• A espécie de forma ou de operação documental sob a qual é
tratada a matéria (composição, original, publicação, reprodução,
edição, biblioteca, bibliografia, arquivos, enciclopédia,
museografia);
• O lugar, a área local, regional nacional, internacional, continental
ou mundial coberta pelo organismo que dirija a nova organização.
Uma solução completa do problema conportaria aproximadamente
100 matérias, 9 formas de documentação, distinguidas sob os dois
aspectos: o da produção e o da utilização; 60 países.

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4.
Poder-se-ia entrever um bloco, dividido, digamos, em 100 000 alvéolos
(pontos ideológicos ou unidades de organização) se fosse processado de
maneira completa e levando em conta todas as distinções. Tratar-se-ia,
nesse momento, de proceder à tríplice organização:
• Distribuir as funções inerentes à Documentação universal entre certo
número de organismos (existentes ou a criar) e conseguir que assumam
seus serviços e admitam seus colaboradores, com plena consciência de que
o conjunto repousa sobre o bom funcionamento de cada parte.
• Dar como base, ao conjunto, uma Convenção internacional determinando
vantagens e prestações e fixando as disposições mínimas de um método
comum.
• Conseqüentemente, pôr em funcionamento a Rede Mundial de
Documentação Universal de tal maneira que cada membro possa
ramificar-se, cooperar e utilizar, sejam quais forem sua
especialidade, o local de sua residência, o caráter individual ou
coletivo de sua própria organização.

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5.
Uma hierarquia de relação teria que se estabelecer entre os
diversos centros da Rede e seus ramos, de maneira que essas
ligações operem nos dois sentidos: dos centros gerais aos centros
especializados e vice-versa. Um organismo central, federativo e
cooperativo deveria presidir ao bom funcionamento do conjunto.

6.
Por meio de uma organização baseada sobre tal esquema (cujas
particularidades já foram estudadas) parece possível atingir o fim
último que assim foi definido: Conservar incessantemente em
movimento a extraordinária massa de dados documentais
existentes, fazê-la circular no organismo intelectual como o sangue
circula no sistema arterial do corpo e vai levar alimento, renovação
e vida às últimas extremidades de seus ramos. Desenvolver e
acrescer, incessantemente, o fluxo documental; fazer operar-se em
seu seio, sem descontinuidade, uma purificação, uma simplificação,
uma separação dos elementos úteis da 'ganga', do errôneo, do
repetido.

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7.
Tudo no universo sugere os grandes movimentos cíclicos: no firmamento, as órbitas
percorridas, ininterruptamente, pelos astros; sobre a terra os ciclos da litosfera, da
hidrosfera, da atmosfera. Não seria necessário elevar-se à concepção de uma
'Bibliosfera' (a esfera do livro) ela mesma em movimento e inserida na 'Noosfera' (a
esfera do espírito). Poder-se-ia determinar, assim, o ciclo:

• Na base estaria o Mundo ou a Realidade;


• O Pensamento reconstrói o Mundo e a Palavra dá-lhe uma primeira
expressão;
• Os Documentos vêm fixar o raciocínio ao mesmo tempo que lhe
oferecerem um meio de desenvolvimento;
• Os Documentos atravessam os diversos meios: as escolas, para ajudar a
formação das inteligências, os escritórios das empresas e das
administrações, para ajudar a formação do plano de trabalho, das
instruções, das ordens, prefiguração do que, mais adiante, na usina, na
sociedade, deverá ser criado e posto à disposição de todos;
• Realizada, assim, essa transformação, todo o ciclo recomeçaria,
indefinidamente, num movimento desenvolvido de espiral em espiral: novo
pensamento, nova descrição, novo projetar. Tal concepção seria a da
documentação a um só tempo universal, perpétua e dinâmica.

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Conclusão
Nosso tempo testemunhou prodigiosas realizações; aqui, para destruir pela
guerra, lá, para acumular riquezas em volume tão considerável que a crise
pode bloquear todos os intercâmbios. Aproxima-se, porém, o tempo em que
serão realizados outros prodígios, desta vez, para distribuir, entre todos, os
bens criados e para elevar-se, além disso, da matéria ao espírito.
Cabe à Documentação para tal contribuir; a seus Congressos compete
orientá-la para esse fim.
Os progressos podem ser espontâneos, isolados ou devidos à cooperação
bilateral. Podem, também, ser dirigidos, generalizados, devidos a uma
colaboração mundial. Seja como for, uma coisa parece certa: os Livros, os
Documentos, conseguiram tornar efetiva entre os Homens uma espécie de
pensamento coletivo do qual constituem o corpo material, o suporte e o
meio.

Razão pela qual o termo Documentação está, hoje em dia,


indissoluvelmente ligado à cadeia destes seis termos:
Ciência, Técnica, Cultura, Educação, Organização social,
Civilização universal.

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