R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.

,
god. 41 (1998), str. 51-65
Richard Brown
Dravni arhiv Kanade
FUNKCIONALNO VREDNOVANJE U DRAVNOM
ARHIVU KANADE
Sedam godina stvarne prakse
1
UDK 930.253:001.2] (71) Pregledni lanak
Funkcionalno vrednovanje koje se kao metodologija i pristup vrednovanju ar-
hivskoga gradiva pojavilo prije desetak godina, usvaja sve vei broj arhiva u svijetu.
Premjetajui teite s informacijskog sadraja dokumenata, pretpostavljenih kori-
snikih zahtjeva ili vrijednosti dokumenta kao povijesnog izvora na odnos dokumen-
ta i funkcionalnog konteksta njegova nastanka, ovaj pristup nastoji uskladiti potrebu
za brzim i uinkovitim vrednovanjem velikih koliina gradiva to nastaje u suvreme-
nim organizacijama sa zahtjevima arhivske teorije. U lanku se opisuje model fun-
kcionalnog vrednovanja koji je razvio i primjenjuje nacionalni arhiv Kanade. Prim-
jena tog modela, pored razrade teorijske osnove, podrazumijeva odgovarajue mje-
re planiranja i nadzora procesa vrednovanja u suradnji s organizacijama stvara-
teljima gradiva i razraenu i kontroliranu metodologiju koju je arhiv usvojio. Na-
glaava se vanost administrativnih procedura, organizacijskih i kadrovskih pretpo-
stavki i dokumentacijske osnove kojom se arhiv slui kao sredstvom za provedbu i
i Richard Brown je voditelj Odjela za preuzimanje gradiva dravnih institucija u Nacionalnom arhivu
Kanade. Dulji niz godina bavi se, teorijski i praktiki, pitanjima vrednovanja arhivskog gradiva, ured-
skog poslovanja i problematikom odnosa izmeu arhiva i uprave. Objavio je vie vrlo zapaenih lana-
ka o ovim pitanjima u kojima raspravlja o teorijskim modelima vrednovanja arhivskog gradiva suvre-
mene uprave i njihovoj praktinoj primjeni, poglavito u Nacionalnom arhivu Kanade u okviru
strategije makrovrednovanja koju taj arhiv primjenjuje od poetka devedesetih. Ovdje donosimo hrvat-
ski prijevod njegova izlaganja koje je odrao na godinjem savjetovanju Amerikog arhivistikog dru-
tva u Chicagu 29. kolovoza 1997. godine, u kojem opisuje iskustva u primjeni modela makrovredno-
vanja u proteklih sedam godina. Zahvaljujemo gospodinu Brownu na doputenju da se ovaj tekst objavi
u Arhivskom vjesniku.
51
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
unapreenje postupka vrednovanja. Na dvama praktinim primjerima pokazuje se
na koji je nain funkcionalno vrednovanje mogue primijeniti i u registraturnim su-
stavima ija struktura ne odgovara pretpostavkama funkcionalnog vrednovanja, na
nain da se sauvaju njegove prednosti u pogledu metodoloke dosljednosti i mogu-
nosti obrade velikih koliina gradiva.
U monografiji koja se nedavno pojavila na stranicama Archives and Manus-
cripts, australski arhivist Chris Hurley izazvao je itaoce provokativnim naslovom
(pitanjem): to je, ako uope ita, funkcija? Dozvolite mi da danas ponem drugim
jednako otrim i srodnim pitanjem: to je, ako uope ita, funkcionalno vre-
dnovanje?
Za arhiviste ne postoji jednostavan i lagan odgovor niti na jedno od ovih pita-
nja. Pregled arhivske literature ini oitim da nedostaje suglasnost o znaenju pojma
funkcije unutar arhivske struke. No, ta injenica bi mogla vie znaiti neto poput
"lanoga traga", nego to predstavlja izazovan problem za arhivsku teoriju. Nju ne
treba, barem prema mome miljenju, smatrati tako vanim pitanjem kakvim se op-
enito smatra. Ako pogledamo znanstvene discipline, kao to su sociologija, so-
cio-antropologija, socijalna teorija, politike znanosti i javna uprava, a isto tako i
poticajno planiranje poslovnih sustava, teoriju organizacije i teoriju strukturiranih
sustava, nai emo mnotvo funkcionalnih modela i definicija pojma funkcije, koje
se mogu koristiti i l i prilagoditi za upotrebu u arhivskoj teoriji. Onako kako ja vidim
stvari, sve dok se neka definicija funkcije i njenih elemenata, onako kako j u je neki
arhiv prihvatio, konzistentno primjenjuje na arhivske postupke; sve dok se ta defini-
cija pokazuje relevantnom za stvaratelje dokumenata i dogaaje iz kojih nastaju do-
kumenti, a za koje je arhiv ovlaten da procjenjuje, uva i opisuje pisane dokaze o
njima; sve dok ta definicija zadovoljava ire operativne svrhe i ciljeve arhiva, ne vi -
dim daje neko tumaenje pojma funkcije bolje od drugog. Radije vjerujem kako je
pitanje definicije vie stvar odluke o onoj interpretaciji funkcije koja najvie odgo-
vara danom operativnom i intelektualnom okruenju arhiva, ukljuujui koncepcije
"raene po mjeri". Bez sumnje, ovdje nema neke univerzalne arhivske istine i l i je-
dne velike arhivske teorije. Npr. poslovni dokumenti koji imaju dugotrajnu vrije-
dnost za arhiv neke banke i l i proizvoaa lijekova, moda nee imati istu vrijednost
za arhivsku ustanovu odgovornu za uvanje arhivske batine dravnih tijela, uklju-
ujui ona koja su nadlena za bankarstvo i l i javno zdravstvo. Potpuno je shvatljivo
da e definicija i modaliteti pojma funkcije prihvaeni od arhiva u ovim raznim
okruenjima biti uoblieni razliitim teorijskim i metodolokim modelima koji vode
do razliitih strategija vrednovanja te na kraju do razliitog odabira gradiva.
Mi sl i m daje vanije i problematini] e kako je odreeni arhiv odluio ukljuiti
pojam funkcije, ma kako on bio pojmovno artikuliran, u svoje postupke vrednovanja
52
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
gradiva. Tu se takoer moe nai dosta razliitih formulacija: Logiki model nizo-
zemskog projekta PIVOT; Gever strategija Dravnog arhiva vicarske; Strategija
makro-vrednovanja Dravnog arhiva Kanade; strategije upravljanja informacijama
drava Vermont i Alabama; funkcionalni model dokumentacijske vrijednosti u
upravljanju i uvanju pisanih dokumenata, izraen od strane Pittsburkog Projekta o
elektronikim zapisima i prihvaen u Australiji, navedimo samo neke. Promatrajui
openito ove prijedloge, ipak je mogue identificirati odreene zajednike elemen-
te, barem onoliko koliko se institucije, koje sada prihvaaju i l i prakticiraju tehnike
funkcionalnog vrednovanja, openito slau glede nekoliko temeljnih i meusobno
povezanih toaka:
1) vie nije mogue i l i nije izvedivo, uzevi u obzir preobilje suvremenih pisa-
nih informacija i l i njihov prolazan karakter u elektronikom obliku, temeljiti odluke
o vrednovanju i uvanju gradiva na analizi samih dokumenata;
2) arhivsku vrijednost dokumenata je mogue loginije i efikasnije izvesti sku-
pno unutar organizacijskog konteksta i intelektualnih procesa u kojima su nastali,
negoli u odnosu na taksonomije uoenih vrijednosti dokumenata, napose njihove
potencijalne vrijednosti za povijesna istraivanja i l i druge istraivake svrhe; i
3) kontekst i l i provenijencija stvaranja dokumenata u organizaciji racionalnije
je vezana uz sistemske procese, funkcije, akcije i transakcije koji pokreu stvaranje
dokumenata unutar njihova institucionalnog okvira, negoli uz administrativne
strukture temeljene na raspodjeli sredstava, vlasti, autoritetu i hijerarhijskim
odnosima.
Prihvaanjem ovih osnovnih hipoteza, bez obzira kako su one modificirane i l i
definirane, arhivi koji se dre funkcionalnog vrednovanja izazivaju tri drevna stupa
tradicionalne arhivistike:
1) dokument je iskljuivi predmet interesa arhiva;
2) koncept arhivske provenijencije vezanje iskljuivo uz administrativni kon-
tekst; i
3) vrijednost gradiva temelji se na njegovoj sadanjoj i l i predvienoj vanosti
za istraivanje.
Kada se govori o vrednovanju ovo znai da se dokumenti procjenjuju skupno u
kontekstu razine i l i poloaja stvaratelja gradiva, kojeg se shvaa kao poslovnu fun-
kciju i l i proces radije negoli kao jedan administrativni ured i l i organizacijsku struk-
turu. To istodobno znai da analiza dokumenata vie ne zauzima vodee mjesto u
donoenju odluka o vrijednosti i l i statusu gradiva. U stvari, neke strategije funkci-
onalnog vrednovanja predlau da se dokumenti u potpunosti zaobiu kao predmet
interesa arhiva (npr. Projekt PIVOT). Openito se unutar ove osnovne suglasnosi sa-
danjih teorija funkcionalnog vrednovanja smatra da poslovne funkcije i procesi da-
53
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
ju relativno uniformne i konzistentne profile pisanih dokumenata koji se odnose na
njihove modalitete i aktivnosti. Stoga je s arhivskog stajalita loginije, efikasnije i
korisnije, u svrhu zatite batine neke ustanove i l i drutva, sauvati dokumente koji
popunjavaju i l i se "poklapaju" s profilima poslovnih funkcija i l i procesa, negoli ra-
diti individualno s dokumentima u onom to se smatra, s navodnim i l i ak dokaza-
nim vezama prema administrativnim uredima, uvelike neizdiferenciranom masom
zabiljeenih informacija.
Ovo je vrlo dobro u teoriji, ali kako djeluje u praksi? Da l i je zbilja mogue su-
diti o arhivskoj vrijednosti dokumenata a da ih se ne pregleda, i l i da ih se barem ne
smatra osnovnim predmetom vrednovanja? Moe li se o arhivskom statusu dokume-
nata zakljuiti jednostavno vrednovanjem funkcija, procesa, akcija i transakcija
operativnog poslovanja koje ih je proizvelo?
Godine 1995. Terry Cook se obratio Amerikom arhivistikom drutvu govo-
rom na temu: Makro-vrednovanje: nove teorije i strategije preuzimanja gradiva u
Dravnom arhivu Kanade. Meu ostalim, Cook je rekao da "arhivisti ne trebaju niti
vrednovati dokumente niti pokuati predvidjeti njihovu uporabu"; "zadnja stvar ko-
ju arhivist treba raditi pri vrednovanju gradiva jest vrednovanje gradiva"; "doku-
mente treba shvatiti unutar kontekstualnih okolnosti njihova nastanka ... ako ih eli-
mo pametno vrednovati"; naglasak vrednovanja mora biti na "vrijednosti mjesta i l i
poloaja i l i okolnosti i l i funkcionalnosti stvaranja gradiva radije nego na vrijednosti
samih dokumenata ... ti poloaji (postaju) konceptualna i l i virtualna provenijencija
dokumenata." Nastavio je detaljnom razradom teorijskih pojmova koji podravaju
ove tvrdnje, opisujui opu strategiju makro-vrednovanja i posebnu metodologiju
vrednovanja kako bi olakao ono stoje u biti "vrednovanje dokumenata bez doku-
menata", i prikazao program preuzimanja gradiva to gaje osmislio Dravni arhiv
Kanade (DA) kako bi planirao i razvio praktiku izvedbu programa. Ovdje elim
govoriti o iskustvima i napretku DA u implementaciji ovog koncepta vrednovanja;
dati neto od "provjere u praksi", kako se to provodilo. Kako napreduje strategija
makro-vrednovanja u DA? Da l i smo uspjeno zamijenili vrednovanje dokumenata
funkcionalnim vrednovanjem?
Zapravo, odgovor na prvo pitanje je da napreduje dosta dobro, onoliko koliko
DA moe opravdano tvrditi daje program preuzimanja gradiva dravnih institucija
u potpunosti rekonstruiran, potpuno preokrenut s onoga stoje nekada zapravo znai-
lo od klijenta voene, veoma subjektivne, a esto nagle i ad hoc ugovore s federal-
nim institucijama koje su se eljele rijeiti dokumenata bez trajne vrijednosti, na od
arhiva voene, planirane i u osnovi dobre postupke vrednovanja i preuzimanja gra-
diva, koji kod rekordnog broja klijenata daju uporabljiva i korisna sredstva za pre-
uzimanje gradiva, te koji znaajno tite i uvaju dokumente arhivske vrijednosti su-
kladno kriterijima koji su uvelike utemeljeni na osobinamafunkcionalnosti stvarate-
54
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
lja gradiva, radije nego na Schellenbergovoj paradigmi predviene istraivake vri-
jednosti. Ne samo da imamo brojane pokazatelje koji ovo dokazuju - mislim daje
tijekom zadnjih 7 godina federalnim mstitucijama izdano vie dozvola za izluiva-
nje gradiva negoli u svih prethodnih 25 godina - ve su se nai dokumenti o predaji
gradiva pokazali u svakom pogledu superiorni u odnosu na prethodne, vie strategij-
ski u orijentaciji; vie sofisticirani u svojoj argumentaciji; svjesniji intelektualnih ci-
ljeva u postupku donoenja odluka o izluivanju; obuhvatniji s obzirom na opseg
gradiva na koje se odnose (svi mediji i sve sredinjice, podrunice i lokalni uredi za
vee organizacije); i osobito lake razumljivi i primjenjljivi za nae klijente. emu
DA duguje ovu unekoliko izuzetnu transformaciju? Istaknuo bih dva glavna faktora:
1) uvoenje planiranih postupaka preuzimanja gradiva u suradnji s institucija-
ma koje su nai klijenti; i
2) uvoenje funkcionalne analize kao primarnog sredstva vrednovanja doku-
menata.
Ovdje se ne namjeravam dugo zadravati na administrativnim procedurama i
planiranju, ali moram naglasiti kako su one od odluujue vanosti. Razvoj i usvaja-
nje poslovne efikasnosti kao podrke intelektualnoj metodologiji vjerojatno obilje-
ava najznaajniju promjenu izmeu nae prijanje i sadanje prakse vrednovanja.
U stvari, DA je namjerno svoj novi program preuzimanja gradiva dravnih instituci-
ja vrsto utemeljio na planiranju rukovoenja projektima, informacijskoj sistemskoj
analizi i planiranju dinamike vrednovanja, izvjeima o postupku odluivanja, pra-
enju dokumenata (koji nastaju u postupku vrednovanja), pregovorima s klijentima
i dokumentiranju odgovornosti i / i l i odobrenja. Mi smo, na primjer, stvorili potpuno
novi, drukije oslikani, niz instrumenata za preuzimanje gradiva: informacijske pro-
file za stvaratelje, viegodinje planove preuzimanja izraene za pojedine ustanove,
rasporede implementiranja projekata vrednovanja, izvjea o analizama informacij-
skih sustava, izvjea o vrednovanju, ugovore o predaji gradiva, dokumente s roko-
vima i uvjetima predaje gradiva, odobrenja za izluivanje gradiva, te sustave nadzo-
ra za kasnije ugovore. Takoer smo osnovali Tajnitvo za preuzimanje koje ine dva
djelatnika ija je jedina zadaa da rade s dozvolama i projektnom dokumentacijom,
osiguraju da se potuju sve procedure i pojedini koraci, da se brinu o odlukama o
gradivu, dokumentaciji, prijevodu i standardizaciji dokumenata, izdavanju okruni-
ca, praenju ugovora o preuzimanju i dostavljanju doputenja za predaju i l i izluiva-
nje itd. Za m se zadau slue internom bazom podataka izraenom u tu svrhu, koja
daje trenutno izvjee o statusu svih tekuih projekata vrednovanja kroz njihove ra-
zliite stadije, a moe se pretraivati prema projektu, odjelu, klijentu, arhivistu, ana-
litiaru i l i rukovoditelju. Korisnost Tajnitva i njegova automatiziranog sustava pra-
enja oita je odmah kad vam kaem da mi trenutno pratimo preko 350 "situacija"
55
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
preuzimanja koje ukljuuju 112 institucionalnih klijenata i ne manje od 50 glavnih
tekuih projekata vrednovanja, od kojih svaki ukljuuje razliite kombinacije i ti-
move "vodeih" arhivista za klasino i elektroniko gradivo, arhiviste koji se bave
fotografijama, kartama, planovima, crteima itd., analitiare informacijskih sustava
i raunalne specijaliste, s mogunou od 28 koraka u rukovoenju projekta od po-
etka do kraja. Uz to, imamo Pomoni centar koji je iskljuivo posveen djelatnosti
preuzimanja gradiva i arhivskom vrednovanju, u kojem je pohranjena sve obimnija
dokumentacija o bivim i sadanjim odobrenjima DA, procedurama, izvjeima i
prezentacijama, a dobrano smo odmakli s kreiranjem intranet Web stranica koje e
sadravati puni tekst dokumentacije o svim odobrenjima za izluivanje gradiva,
izvjeima o arhivskom vrednovanju, arhivske dozvole i ugovore o predaji s velikim
brojem pristupnica preko programa za pretraivanje i platforme za razmjenu tekstu-
alnih podataka, to obuhvaa svu postojeu dokumentaciju o preuzimanju DA sve
od sredine 1970-ih. Predloeno je da neke od ovih informacija budu dostupne i na
WWW.
Stvaranje ovih novih sredstava indikator je promjena koje su transformirale ar-
hivsku djelatnost u DA od usmjerenosti na povijesno istraivanje, na moderno
upravljanje povijesnom batinom. Nae iskustvo pokazuje daje za pridobijanje vee
suradnje klijenata, poveanje izvora sredstava i konano postizanje sporazuma o
predaji gradiva uz puno odobrenje i odgovornost viih rukovodilaca, nuno pokazati
znaajan stupanj poslovne sposobnosti upotpunjene planovima, ciljevima, krajnjim
rokovima i rezultatima. Drugim rijeima, da bi postigli nae ciljeve u zatiti gradiva,
mi ne govorimo o arhivskoj teoriji i praksi. Umjesto toga, klijentima nudimo veoma
isplative poslovne procese, ukljuivi poveanu efikasnost uredskog poslovanja,
utedu sredstava, te sukladnost sa zakonima i propisima o dostupnosti informacija,
zatiti privatnosti, sigurnosti podataka te s arhivskim zakonima. Neki mogu smatra-
ti dobar dio ovoga birokratskim sitniarenjem i l i , u svjetlu onoga to sam upravo re-
kao o praenju 28 koraka projekta vrednovanja, moda birokratskim "pretjeriva-
njem". Ipak, mi vjerujemo da to vidljivo olakava provoenje arhivskog vrednova-
nja te omoguava - a to je vrlo vano - provjeru naih odluka o preuzimanju gradi-
va. Postupci planiranja i administracije, u koje je DA uloio veoma mnogo vremena,
daju snano "ljepilo" koje dri skupa cjelokupan intelektualni postupak vre-
dnovanja.
Ovo me dovodi do drugog faktora koji je pridonio uspjehu naeg programa pre-
uzimanja dokumenata dravnih institucija: uvoenje funkcionalnog vrednovanja
kao sredstva arhivskog vrednovanja. DA reklamiraju - i mi se sami reklamiramo -
kao instituciju koja prakticira jednu verziju funkcionalnog vrednovanja. Da li je ta
tvrdnja opravdana? Da li nai postupci vrednovanja doista odgovaraju naim strate-
56
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
gijama i teorijama? Uz neka ogranienja i ograde glede primjene, koje u ovdje ista-
knuti, vjerujem da da'.
Dopustite mi da prvo kaem kako DA nikada nije bio u poziciji da poduzme ta-
kvu vrstu strateke analize funkcija drave kakvu predstavlja nizozemski PIVOT
projekt, gdje je projektni tim posvetio nekih pet i l i vie godina - pretpostavljam da
projekt jo uvijek traje - istraivanjima prije no to se upustio u bilo kakvu stvarnu
aktivnost preuzimanja dokumenata. DA je svakako razmotrio prijedloge takve vrste
ali smo konano, zbog nekoliko razloga, krenuli drugaijim putem. Iako su opera-
tivna situacija i ciljevi odgovarajuih naih institucija bili donekle slini, i kako god
arhivistima bio privlaan predmet projekta PIVOT, za DA je jednostavno bilo ne-
mogue odgoditi donoenje odluka o preuzimanju gradiva zatvaranjem svojih vrata
na dulje vrijeme. Iz nae perspektive, hitno se zahtijevala neposredna i konkretna
akcija kako bi se zatitili dokumenti arhivske vrijednosti od sustavnog unitavanja;
klijenti su traili uslugu, a nedavno je i nova politika Ministarstva financija uputila
vladine institucije da popisu i urede svoje gradivo, to ukljuuje i odgovornost za
odreivanje njegova statusa glede dugotrajne pohrane. Takoer se shvatilo da e bi-
lo koji teorijski model aktivnosti vrednovanja i akvizicije DA trebati biti empirijski
testiran prije provedbe. tovie, na temelju naeg postojeeg poznavanja okruenja
u kojem posluju federalne mstitucije, bilo je odlueno da niti jedan pojedinani i l i
ak niz obrazaca za izluivanje gradiva nee biti dovoljno sveobuhvatan da odgova-
ra kompleksnosti i osobitosti i modusu operandi funkcija dravnih institucija. DA je
dakle odluio da, u obliku praktinog kompromisa, pree direktno na provoenje
projekta vrednovanja slijedei osnovne upute svog Opeg plana za preuzimanje fe-
deralnih dokumenata (GWP- Government-Wide Plan far the Disposition of Fd-
ral Records)), s intencijom da razvija teorijske modele i obrasce funkcionalnog vre-
dnovanja, kako su oni slijedili iz istraivanja na pojedinim podrujima, vezanih s
postojeim iskustvima proisteklima iz upravljanja projektima. Analizirajui uinje-
no, vjerujem daje DA donio veoma mudru odluku o korisnosti i tempiranju teorij-
skih analiza i oblikovanju funkcionalnog vrednovanja.
GWP, koji je izradio Terry Cook uz pomo odabranog tima arhivista jo 1990.
- j a sam bio u tom timu - prvi je uveo u DA pojam funkcionalnog vrednovanja s po-
mou, uz ostalo, rangiranja federalnih institucija klijenata DA u etiri kategorije pri-
oriteta vrednovanja prema kriterijima artikuliranima na razini stvaralaca dokumena-
ta i l i institucija, ukljuivi broj i znaenje operativnih funkcija koje institucija obav-
lja; utjecaj ovih funkcija na poslovanje vlade i na graane, do u tanine u odnosu na
njihove znaajke, meusobne veze i toke posebnih sjecita; fiziku veliinu, meu-
narodnu relevantnost i upravnu kompleksnost ureda i prirodu osnovih sredstava ko-
je dobiva, itd. GWP je takoer traio slino rangiranje prioriteta ciljeva vrednovanja
unutar pojedinane institucije temeljeno na funkcionalnoj evaluaciji programa i ak-
57
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
tivnosti s obzirom na interno dodijeljene mandate, znaajke relevantnog zakonodav-
stva i prirodu poslovnih aktivnosti institucije. Za podrku ovim aktivnostima izrae-
na je neposredno nakon toga, 1991. (autor je opet Cook) Metodologija vrednovanja
koja arhivistima daje proceduralne korake i analitike protokole, to takoer uvelike
proizlazi iz perspektive funkcionalne analize, iako, kako emo vidjeti, takoer sa-
dri odreeni oblik vrednovanja dokumenata. U biti Metodologija vrednovanja sa-
dri detaljniju razradu GWP-a prilagoenu za primjenu na razini pojedine institucije
i / i l i njenih funkcionalnih jedinica prevedenih u administrativna mjesta stvaranja do-
kumenata (sektori, podrunice, uredi). Teza koja je u osnovi ove metodologije jest,
da se arhivski status dokumenata uvelike moe izvesti iz uoene vrijednosti funkcije
i l i aktivnosti uz koju su vezani i za koju pruaju primarni dokaz i podrku. Problemi
koji arhivistima ostaju za rjeavanje su:
1) koje su poslovne funkcije ureda te koja je njihova veliina i prioritet u smislu
arhivske vrijednosti;
2) koji odjel i l i administrativno mjesto unutar ureda daje najpotpuniji zapis o
funkciji i l i funkcijama za koje se smatra da ima(ju) takvu arhivsku vrijednost; i
3) koji je identitet, i istodobno, fiziki obim dokumenata stvorenih od ovih mje-
sta potreban da da dovoljan dokaz - u najjezgrovitijem obliku i na najboljem mogu-
em mediju - o funkcijama za koje se odredilo da imaju arhivsku vrijednost.
Da odgovore na ova pitanja, nai analitiari i arhivisti openito slijede dvostu-
panjski analitiki proces koji ukljuuje:
1) formuliranje hipoteze makro-vrednovanja; i
2) provjeru hipoteze kroz ispitivanje dokumenata.
Ukratko, po primitku zahtjeva savezne institucije kojim se trai odobrenje za
izluivanje dokumenata koji obuhvaaju svu i l i dio njezine administracije, DA za-
poinje s istraivakom fazom kojom se procjenjuju svi uredi, od najvieg do najni-
eg, unutar njezine administrativne strukture, kao znaajna mjesta stvaranja doku-
menata, kako unutar hijerarhije savezne uprave, tako i unutar same institucije, u
kombinaciji s organizacijskim aspektima i aspektom poslovnog sustava, temeljenim
na analizi funkcija i dokumenata stvorenih kao posljedica tih funkcija. Rabei kon-
tekstualne informacije koje ured dostavlja zajedno sa svojim zahtjevom, jednako
kao i druge materijale, kao to su zakoni, propisi, organigrami i prikazi odgovornosti
za aktivnosti, srednjoroni i dugoroni planovi rada i planovi poslovnih aktivnosti,
pojedinane institucije se "dekonstruiraju" da bi se identificirale odreene funkcije
i l i aktivnosti za koje im je povjerena odgovornost i l i su matina ustanova za tu fun-
kciju odnosno aktivnost, te se rade shematske veze izmeu tih funkcija i aktivnosti i
razliitih administrativnih sektora, podrunica i odjela unutar institucije, odgovor-
58
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
nih za formuliranje njihove politike, programa i l i usluga. Administrativna mjesta se
potom rangiraju prema arhivskoj vrijednosti uz pomo razliitih kriterija, ukljuuju-
i faktore kao to su funkcionalne znaajke institucije kao cjeline (ured koji vodi
sredinju politiku, operativni "struni" odjel, kadrovska sluba); vodea uloga unu-
tar konteksta ireg institucionalnog okruenja i priroda ukljuenosti u ire poslovne
procese ureda; funkcionalna autonomija sastavnih odjela u odnosu na sredinjicu,
regionalne i mjesne urede; funkcionalni utjecaj i interakcija s graanima, itd. Na te-
melju ove analize donose se odluke o tome u kojim se administrativnim mjestima
unutar institucije najvjerojatnije stvaraju i uvaju dokumenti arhivske vrijednosti.
Te odluke tvore hipotezu makro-vrednovanja.
Odmah je uoljivo da ovaj pristup nije striktno funkcionalan, ve tonije struk-
turno-funkcionalan, jer se uvijek rade veze izmeu poslovnih funkcija i administra-
tivne strukture, izuzev u okolnostima gdje je DA identificirao poslovne funkcije i
procese zajednike za sve urede koji stvaraju dokumente sline vrste, na koje se
primjenjuju zahtjevi funkcionalnog preuzimanja, kao stoje to sluaj s Opom listom
za izluivanje gradiva, Sve se to odvija iskljuivo u obliku projekta (bez rada s do-
kumentima). Iskustvo i istraivanja DA ukazuju daje potpuni funkcionalni pristup
arhivskom vrednovanju, iako moda izrazito poeljan cilj projekta, teak za proved-
bu u smislu odgovornosti klijenta vezane uz sporazum o preuzimanju dokumenata i
tovie, nuno ne povezuje dokumentaciju s trajnim utjecajem administrativnih
struktura na aktivnosti i proces stvaranja dokumenata. To znai da:
1) arhivi openito nemaju posla s funkcijama kao "mjestima odgovornosti",
ve radije s uredima i djelatnicima s dodijeljenim ovlastima unutar administrativne
strukture; i
2) isto funkcionalno poimanje dravnih organizacija i sustava ima odreena
ogranienja u smislu da ne daje cjelovitu sliku suvremenih postupaka stvaranja i u-
vanja dokumenata.
Ipak, unato ovim dvama ogranienjima, nae razumijevanje okruenja u ko-
jem posluju dravne institucije i nai odgovarajui izbori uvanja gradiva, uvelike
su voeni funkcionalnom analizom.
U stvari, ako postoje neki problemi s naom strategijom, oni nisu povezani s
njenom intelektualnom osnovom, ve s praktinom primjenom.
Dva e primjera posluiti za ilustraciju naravi kompromisa koji su trenutno ne-
ophodni za provedbu funkcionalnog pristupa preuzimanju dokumenata kako je to
istaknuto u GWP-w i Metodologiji vrednovanja. Prvi se primjer tie naih nedavnih
napora da evaluiramo dokumente koje je stvorilo federalno Ministarstvo prometa
(MP). U ovom smo sluaju imali posla s velikim vladinim uredom u kojem je zapo-
sleno 25.000 osoba odgovornih za provedbu 60 vanih zakona, od kojih za njih 27
59
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
MP ima iskljuivu odgovornost. Kao podrku svojim poslovnim operacijama, MP
koristi jedinstven, enormno velik i kompliciran sustav uredskog poslovanja i sredi-
nju pismohranu ureenu na temelju predmetne klasifikacije. Ovdje ne mogu ii u
detalje, ali je dostatno da kaem da ovaj sustav uredskog poslovanja stavlja neke za-
preke primjeni funkcionalnog vrednovanja jednostavno zbog svoje fizike veliine i
kompleksnosti. Na primjer, sustav 2.500 glavnih grupa predmeta dijeli na priblino
4.000.000 grupa druge razine, koji se potom granaju na grupe tree i etvrte razine
koje sadre vie tisua predmeta unutar grupe druge razine. Ispred brojeva predmeta
nalaze se slovane oznake duine do 7 slova koje povezuju predmet s odgovaraju-
im uredom unutar organizacije u pet regija diljem zemlje. Vanija i ozbiljnija za-
preka primjeni funkcionalnog vrednovanja je to stoje sustav u potpunosti temeljen
na konceptu sadraja, a ne na pojmu poslovne funkcije. U svom zahtjevu upuenom
DA, u kojem se trailo odobrenje za izluivanje dokumenata 11 operativnih sektora,
Ministarstvo je arhivu ponudilo ope opise svojih poslovnih procedura i aktivnosti
tipino retorike prirode, opisujui pravnu osnovu i mandat, ali nije moglo dati bilo
kakve podatke o vezi izmeu svojih aktivnosti i sustava uredskog poslovanja. Dru-
gim rijeima, DA se suoio s ekvivalentom nekih 11 "kontejnera" ispunjenih raznim
predmetnim spisima, da ne govorimo o 1000 i l i vie aplikacija baza podataka koje
Ministarstvo koristi za operativnu podrku. Naravno, nije bilo ni priblino mogue
koristiti staru "iskuanu" i "pravu" metodu analize predmeta po predmet prema kri-
terijima utemeljenima na taksonomiji evidencijskih i informacijskih vrijednosti. S
druge strane, nije postojao neki oit "putokaz" kojim bi se vodilo vrednovanje teme-
ljeno na funkcionalnoj analizi.
Ono to smo uradili u ovom sluaju jest sljedee. Funkcionalne putokaze pre-
ma registraturnom sustavu artikulirali smo prilagodbom dvaju planskih dokumenata
planiranja koje smo ubrzo otkrili u Sektoru za politiku i kooridinaciju MP-a. Razra-
ene su dvije funkcionalne mree: jedna koja je identificirala kategorije poslovnih
funkcija i programa Ministarstva "mapirane" prema administrativnim uredima koje
se smatra primarno odgovornima za njihovu implementaciju; druga koja identificira
odgovornosti MP-a za provoenje zakona, opet mapirane prema ovlatenim i odgo-
vornim uredima. Takoer smo, da bi izradili hipotezu za vrednovanje, prilagodili
dva poslovna koncepta koja MP koristi za planiranje i raspodjelu sredstava: Ured
primarnog interesa {Office of Primary Interest - OPI) i Ured kolateralnog interesa
(Office of Collatral Interest - OCI). Za svaku operativnu funkciju i l i legislativnu
komponentu unutar svog portfelja mandata, ministarstvo obino dodjeljuje primar-
nu odgovornost jednom OPI i etirima OCI, to ukljuuje i odgovornost za stvaranje
i uvanje dokumenata. Stoga smo zakljuili da se najpotpunija i najpouzdanija do-
kumentacija o poslovnim funkcijama i programima koji su dodijeljeni MP-u, nalazi
na tim mjestima, u osnovi u OPI. Rabei "dijelove" mree u kombinaciji sa slova-
60
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
nim prefiksima predmetnih dosjea, koji se u potpunosti odnose na urede, stvorili
smo niz odredbi za preuzimanje s tono odreenim uvjetima za predaju dokumena-
ta. Za svaku smo funkciju odluili koliko je predmeta i informacija potrebno da se
osigura dovoljna evidencija o aktivnosti, odmjeravajui zapise koji dokumentiraju
politiku Ministarstva u odnosu na zapise koji dokumentiraju izvrenje programa i
pruanje usluga i uzimajui u obzir prirodu i utjecaj pojedine funkcije na vladu op-
enito te na graane. Za sve druge dokumente koje Ministarstvo ima izvan OPI,
ukljuujui ogromnu veinu OCI dokumenata, bilo je odobreno unitenje. Krajnji je
uinak bilo to daje skinuto s dnevnog reda oko 90% dokumenata, to su nastali u
Ministarstvu, a sauvana bitna dokumentacijska jezgra glavnih poslovnih funkcija i
procesa Ministarstva. Ne elim nijekati da postoje odreeni rizici povezani s ova-
kvim - pristupom doista mogu biti uniteni dokumenti arhivske vrijednosti, osobito
gledano sa stajalita starog taksonomijskog pristupa vrednovanju arhivskih doku-
menata - ali to predstavlja jedan od osnovih intelektualnih kompromisa povezanih s
funkcionalnim vrednovanjem onako kako ga u tom pogledu trenutno koristi DA, i l i
bilo koja druga institucija. Funkcionalno vrednovanje primarno nije zamiljeno tako
da izlazi u susret sekundarnoj upotrebi za povijesna i l i druga istraivanja iako, s do-
voljnim "praenjem i provjeravanjem" postupka preuzimanja, moe sluiti i u m
svrhu.
Ne tako davno DA se prihvatio vrednovanja dokumenata koje su stvorili sekto-
ri etiri velika programa naeg nacionalnog ureda za zdravstvo (Health Canada).
Preporuujem lanak Catherine Bailey, arhivistice zaduene za ovaj projekt, objav-
ljen u Archivaria 43, u kojem su istaknute intelektualne zagonetke povezane s fun-
kcionalnim vrednovanjem u praktinom okruenju. Ovdje se opet susreemo s ve-
oma velikom javnom institucijom irokih odgovornosti, koja se takoer koristi je-
dinstvenim konceptom uredskog poslovanja temeljenim na predmetnoj klasifikaci-
j i , ali ovaj put bez prednosti koju donosi planska dokumentacija, drugim rjeima,
bez ikakva putokaza za odgonetanje sustava iz funkcionalne perspektive. Koristei
OPI koncept i nakon iscrpnog mapiranja kako bi se povezale poslovne funkcije i
administrativna mjesta, C. Bailey je konano uspjela artikulirati vrst plan preuzi-
manja arhivskih dokumenata, ali je prije morala prepoznati tri faktora koja e nasta-
viti prijeiti isti funkcionalni pristup vrednovanju:
1) sadanji institucionalni sustavi uredskog poslovanja izrazito zaostaju za na-
porima institucija da, na temelju dodjela funkcionalne odgovornosti, redizajniraju
interne poslovne procese, utoliko to su to veliki, vienamjenski predmetni sustavi
bez znakova povezivanja i l i veza s poslovnim funkcijama;
2) institucije openito ne daju metapodatke o svojim poslovnim funkcijama
osim u retorikom i vrlo saetom obliku, a ono to postoji ponekad je nepovezano sa
stvarnim poslovnim aktivnostima; i
61
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
3) dokumenti koji su nastali kao podrka poslovnim aktivnostima mogu dati
drugaiji pogled na to kako je institucija poslovala.
Drugim rijeima, a rad Baileyeve snano potkrepljuje ovo gledite, arhivisti i
arhivi se nalaze u prijelaznoj fazi glede korisnosti i primjene funkcionalnog vredno-
vanja. Stvaraoci i dogaaji iz kojih nastaju dokumenti mogu biti funkcionalno anali-
zirani unutar organizacijskog konteksta, ali mogunosti i prednosti funkcionalnog
modela openito tek trebaju biti ugraeni u sustave za uredsko poslovanje koji e bi-
ti dovoljno sofisticirani da se eliminira pregledavanje gradiva. Zbog tih se razloga-
a to je upravo ono u emu se strategija makro-vrednovanja DA razlikuje od ostalih
takozvanih funkcionalnih modela - nae hipoteze vrednovanja, razraene na teme-
lju istraivanja i analiza poslovnih funkcija na makro-razini, uvijek provjeravaju
empirijskim testiranjem. Prije bilo kakve implementacije arhivske dozvole za
izluivanje, arhivist e potvrditi hipotezu pregledom dokumenata, ali izriito ne ta-
ko da odreuje njihovu potencijalnu istraivaku i l i drugu vrijednost, ve tako da
potvrdi da priroda gradiva odgovara zakljucima funkcionalne analize. Odluke vre-
dnovanja na makro-razini temeljene na evaluaciji stvaraoca gradiva i modalitetima
njihovih poslovnih funkcija DA uvijek podrava s pomou analiza mikro-razine do-
kumenata, to moe rezultirati i rezultira poboljanjem hipoteze za vrednovanje.
Ovaj je zahtjev ugraen u nau tekuu Metodologiju vrednovanja. DA jo uvijek ni-
je spreman napustiti dokument kao faktoru donoenju odluka o izluivanju kada se
radi o arhivskom statusu dokumenata, stoje, prema mom miljenju, krajnji cilj fun-
kcionalnog vrednovanja.
Na kraju, to stoje potrebno mapirati pisane tragove poslovnih funkcija s uredi-
ma njihova porijekla i empirijski potvrditi hipotezu funkcionalnog vrednovanja ana-
lizom mikro-razine dokumenata, ne dovodi u pitanje legitimnost koncepta teorije i
strategije makro-vrednovanja DA, ve samo odraava ono stoje trenutno mogue
provesti uzevi u obzir sadanje okruenje u kojem se u kanadskoj vladi stvaraju i
uvaju dokumenti. tovie, uvoenje funkcionalne analize u vrednovanje gradiva
nesumnjivo je dovelo do uspjeha naeg programa preuzimanja dravnog gradiva,
mjereno kako u smislu produktivnosti tako i intelektualne valjanosti rezultata zatite
dokumenata. Ne mogu zamisliti gdje bi danas bio DA da nije prihvatio funkcionalni
pristup vrednovanju gradiva i da je umjesto toga nastavio s ranijim antikvarno-histo-
riarskim "sitniarenjem" s dokumentima i njihovom vrijednosti! Naa strategija
makro-vrednovanja sada utire put arhivskoj budunosti u kojoj e funkcionalno vre-
dnovanje vjerojatno postati standardni postupak, a kompromisi u njegovoj prakti-
noj primjeni u odnosu na intelektualni sadraj manje vani, a moda i u potpunosti
nepotrebni.
Na mnoge naine vidim nae projekte preuzimanja dokumenata prema G WP ti-
jekom zadnjih sedam godina kao de facto istraivake radove kojima se stjee zna-
62
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
nje o funkcionalnom vrednovanju. Iako su dali izravne i praktine dividende u smi-
slu pruanja usluga klijentima i preporuka za uvanje dokumenata koje su utemelje-
ne na pravnim instrumentima i sporazumima, hipoteze, sintetiki zakljuci i rezulta-
ti istraivanja i izvjea vrednovanja - kada ih se kasnije sve zajedno pregleda i revi-
dira - su takoer namijenjeni tomu da u konanici promoviraju naglaeno strategij-
ski pristup preuzimanju federalnih dokumenata. Konano, GWT propisuje i drugu
fazu makro-vrednovanja. Predvieno je da se ova faza koristi znanjem i zakljucima
do kojih se dolo prvim "uvidima" u operativni milje dravnih institucija uspored-
bom rezultata vrednovanja u pojedinim odjelima i uredima u skladu s posebnim vi -
egodinjim planovima preuzimanja, te njihovom analizom unutar kontekstualnog
okvira irih funkcionalnih sektora ili mandata dravnih institucija u cjelini. Ti sekto-
ri i l i mandati jo nisu konano definirani, ali na njih moda upuuje godinja razina
dodjele osnovnih sredstava iz prorauna glavnim resorima unutar vlade, da nave-
dem samo jedan model kategorizacije koji trenutno razmatramo. Bez obzira kako
ovi sektori i l i mandati budu na kraju artikulirani, krajnji cilj GJVP-aje racionalizira-
nje donoenja odluka o preuzimanju gradiva na institucionalnoj razini s pomou:
1) promatranja drave kao jedinstvenog organizacijskog kompleksa dodijelje-
nih poslovnih funkcija povezanih sa sastavnim administrativnim mjestima koja
imaju primarni interes i l i odgovornost za njihovu implementaciju; i
2) ureenjem preuzimanja i l i uvanja dokumenata, koji dovoljno dokumentira-
ju ove funkcije, u pregovorima s najznaajnijim uredima i l i odjelima, u smislu ope-
rativnih ovlasti, odgovornosti i kvaliteta pisane memorije.
Ova druga faza istraivanja i analiza tvori iru viziju GWP makro-vrednovanja,
predstavljajui i koncepcijsku i praktinu razinu na kojoj bi DA, idealno, elio dono-
siti svoje odluke o preuzimanju dokumenata.
DA jo uvijek nije u poziciji tvrditi kako je dosegao najviu razinu vrednova-
nja, meutim, trenutno se odvijaju neki veoma zanimljivi projekti, posebice u svezi
s testiranjem glavne studije koju smo nedavno pripremili za federalni znanstveni
sektor. Temeljem procjene funkcija iste i primijenjene znanosti u nekoliko deseta-
ka federalnih ureda, ova studija predlae usvajanje niza instrumenata za preuzima-
nje gradiva: od opih arhivskih odobrenja do odobrenih kriterija odabiranja i proto-
kola istraivanja stvaralaca, sve sukladno s onim stoje iskljuivo funkcionalni pri-
stup vrednovanju. Vjerujem da e se tijekom naredne dvije i l i tri godine vidjeti daje
DA, iskoristivi svoje iskustvo i pokuse s funkcionalnom analizom, konano poeo
primjenjivati funkcionalno vrednovanje u iem smislu njegova znaenja. Moglo
bi doi vrijeme kada DA vie nee pregledavati dokumente.
Prevela: ivana Hebeli
63
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
Summary
FUNCTIONAL APPRAISAL IN NATIONAL ARCHIVES OF CANADA
Seven years of actual practice
This article presents the model of functional appraisal adopted by National Ar -
chives of Canada in the early 90s. Canadian Macro-Appraisal Strategy is one of the
models of functional appraisal being currently in use in archival institutions. Despite
the differences in the approach and methodology, it is possible to identify some
common conceptual elements and a high degree of agreement on several basic and
interrelated points identified as theoretical and methodological foundation of functi-
onal appraisal. Having in mind the abundance of contemporary written information
and their transient character in electronic form, it is not possible or practical to build
the decisions on their appraisal and protection on the analysis of the documents
themselves. Archival value of documents is more logically derived on the base of
the organizational context and intellectual processes of their creation rather than on
the base on a taxonomy of values of the documents and their potential use for histor-
ical research or other scientific or research purposes. In the modern administration,
the context or provenance of the record creation is more rationally related to the sys-
temic processus, functions and transactions that initiate the creation of records than
to the administrative structure based on distribution of resources, power, authority
and hierarchical relations. This concept undermines three traditional pillars of the
archivy: records are the exclusive objects of the interest of archives; the concept of
archival provenance is bound exclusively to the administrative context; and the va-
lue of records is based on their current or potential research value.
The introduction of Macro-Appraisal Strategy transformed the acquisition of
governmental records in National Archives in a way that earlier, customer driven,
and often ad hoc performed acquisition, is substituted by a planned, controlled and
holistic, archive driven, approach, that enables NA to fully control the processus and
the results of the records acquisition from the archival perspective. It is important to
stress that beside a sound conceptual foundation, a carefully designed and applied
methodology is needed in order to achieve the goals of this model of appraisal. This
methodology is based on two main factors: the introduction of planned procedures
in cooperation with record creators, and the introduction of functional analysis as a
primary means of records appraisal. NA was forced to design new tools that support
the application of the methodology, including some basic documents, twenty-
eight-step procedure that controls the processus of the acquisition, and a supporting
data base and documentation system.
Differently than in the Logical Model of Dutch Pivot project, Canadian model
of functional appraisal doesn't start with a complete and exhaustive analysis of gov-
64
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Dravnom arhivu Kanade, Arh. vjesn.,
god. 41 (1998), str. 51-65
emmental functions. It was not possible to stop the acquisition of governmental re-
cords until this analysis was finished. Therefore, the analysis starts with the exami-
nation of the functions of each creator, not by the application of a predefined functi-
onal net for the government as a whole. In conducting functional analysis, archivists
and analysts have to define: which are the business functions of the creator, what is
their size and priority in the sense of archival value; what office or administrative
unit within the office gives the most complete record of the function or functions se-
en as producing records of archival value; and, the identity and size of records suffi-
cient to serve as a prove of functions identified as having archival value. Because of
the role of the analysis of the organizational context of records creation, this appro-
ach is rather functional-structural than purely functional. Methodologically, it is
conducted in two basic steps: formulation of the macro-appraisal hypothesis; and,
confirmation of the hypothesis by examining the documents. This second step is a
point of difference of Canadian approach to functional appraisal in relation to pure
functional macro-appraisal (e.g. Dutch Pivot project) where appraisal is conducted
without any reference or use of the records themselves.
The application of the model of functional macro-appraisal also depends on the
structure of the records keeping system that determines how the records are filed and
classified. If the registry system is organized by main functional areas and sub-areas
the creator is responsible for, i . e. i f the organization of the records follows functions
and transactions records belong to, then the application of the results of the functi-
onal analysis can be done in a relatively straight-forward way, assigning to each fun-
ction respective record groups or records. If the records are organized in another
way, e. g. by subject, a careful analysis of the registry system and mapping to functi-
onal matrix of the originating institution are needed, as shown by two acquisition
projects conducted by NA and described in this paper.
Translated by Jozo Ivanovi
65