TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO

Secretaria-Geral de Controle Externo

Coordenadoria de Fiscalizao e Controle
TCNICA DE AUDITORIA
BENCHMARKING
2000
2
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
Tribunal de Contas da Unio
Internet: http://www.tcu.gov.br
SAFS Lt. 01
CEP: 70.042-900 - Braslia (DF)
Secretria-Geral de Controle Externo:
Rosngela Paniago Curado Fleury
Coordenador de Fiscalizao e Controle:
Jos Moacir Cardoso da Costa
Diretor da 2 Diviso Tcnica:
Paulo Roberto Pinheiro Dias Pereira
Analistas de Finanas e Controle Externo - rea de Controle
Externo:
Carlos Alexandre Amorim Rocha
Carmen Pereira Rgo Meireles
Glria Maria Merola da Costa Bastos
Colaboradores Projeto de Cooperao TCU/Reino Unido:
Jos Carlos Lobo Menezes
Luiz Akutsu
Luiz Geraldo Santos Wolmer
657.63 Brasil. Tribunal de Contas da Unio.
B823t Tcnicas de Auditoria: Benchmarking -
Braslia : TCU, Coordenadoria de Fiscalizao e Controle, 2000.
26 p.
1. TCU - Tcni cas de Audi tori a:
Benchmarking (2000) I. Ttulo.
Ficha Catalogrfica elaborada pela Diviso de Documentao do TCU.
3
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
APRESENTAO
Este documento tcni co produto das ati vi dades
desenvolvidas no mbito do Projeto de Cooperao Tcnica TCU-
Reino Unido. Na sua elaborao, a Coordenadoria de Fiscalizao
e Controle contou com a colaborao dos analistas participantes do
Projeto e com o apoio tcnico da KPMG, empresa contratada pelo
Governo Britnico para prestar consultoria ao TCU na rea de
auditoria de desempenho.
A tcnica aqui apresentada, benchmarking, foi testada com
sucesso durante a realizao das auditorias-piloto realizadas em
1998 e 1999 e complementa informaes contidas no Manual de
Auditoria de Desempenho do TCU.
Os trs primeiros itens desse documento tratam das
caractersticas bsicas da tcnica de benchmarking e sua aplicao
nos trabalhos de auditoria de desempenho. No item quatro so
apresentados os trs tipos de benchmarking organizacional, de
desempenho e de processo e discutida a sua aplicao em
trabalhos de auditoria de desempenho.
Relevante registrar, por fim, os agradecimentos a todos os
dirigentes e servidores que participaram da elaborao deste
instrumento, por terem empregado o melhor de seu trabalho em
mais uma iniciativa de grande importncia para o controle externo.
ROSNGELA PANIAGO FLEURY
Secretria-Geral de Controle Externo
5
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
SUMRIO
1. INTRODUO................................................................................... 7
2. ALGUMAS QUESTES QUE PODEM SER LEVANTADAS
PELA TCNICA ..................................................................................... 7
3. APLICAO DO BENCHMARKING NOS
TRABALHOS DE AUDITORIA............................................................ 7
4. TIPOS DE BENCHMARKING............................................................ 8
4.1. BENCHMARKING ORGANIZACIONAL .................................... 10
4.2. BENCHMARKING DE DESEMPENHO ....................................... 12
4.3. BENCHMARKING DE PROCESSO.............................................. 16
5. REFERNCIAS ................................................................................ 26
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 CARACTERSTICAS DOS TRS TIPOS DE
BENCHMARKING ................................................................................ 9
FIGURA 2 VRIOS NVEIS DE MAPEAMENTO DE
PROCESSOS DE CONTEXTO DE UMA AUDITORIA..................... 21
7
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
1. INTRODUO
O benchmarking pode ser definido como uma tcnica voltada
para a identificao e implementao de boas prticas de gesto.
Seu propsito determinar, mediante comparaes de desempenho
e de boas prticas, se possvel aperfeioar o trabalho desenvolvido
em uma organizao. O benchmarking pode ajudar na identificao
de oportunidades de melhorar a eficincia e proporcionar economia.
2. ALGUMAS QUESTES QUE PODEM SER LEVANTADAS
PELA TCNICA
O que os outros esto fazendo?
Como estamos em relao a outras instituies
similares?
Como somos avaliados pelos nossos usurios?
Em que precisamos melhorar?
Haver um meio melhor de realizar o que fazemos?
Como podemos monitorar nosso progresso?
3. APLICAO DO BENCHMARKING NOS TRABALHOS DE
AUDITORIA
A consulta a organizaes, tanto no setor pblico quanto na
iniciativa privada, nacionais ou estrangeiras, que desempenham as
mesmas funes que a instituio ou rgo auditado, pode gerar
idias teis para o aperfeioamento do desempenho. Nesse sentido,
o benchmarking pode servir como tcnica de diagnstico, a partir
de uma comparao pontual que permita a definio de reas a
serem analisadas em maior profundidade, ou ao longo de um
perodo, com vistas ao acompanhamento da evoluo do
desempenho.
8
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
O desempenho de unidades operacionais que desenvolvam
as mesmas atividades pode ser medido comparando-se, por
exemplo, escolas, hospitais e presdios. Essas comparaes devem
focar os diferentes recursos empregados na produo de uma
unidade de produto padro, identificando as variveis mais
significativas. Alm disso, o benchmarking pode ser til para reforar
as concluses dos trabalhos de auditoria ou para averiguar se o
rgo ou programa auditado est ou no desenvolvendo um bom
trabalho.
No caso de o Benchmarking j estar sendo desenvolvido pelo
rgo auditado, ser necessrio verificar se esta tcnica est sendo
executada de maneira apropriada.
4. TIPOS DE BENCHMARKING
Benchmarking organizacional a comparao de uma
organizao com outras similares do setor pblico ou privado,
nacionais ou internacionais, com o objetivo de identificar boas
prticas.
Benchmarking de desempenho a comparao feita por
meio da utilizao de uma srie de padres e de indicadores de
desempenho. Normal mente esses i ndi cadores esto
relacionados aos aspectos da produtividade, da utilizao de
recursos, dos custos unitrios e, quando possvel, da qualidade
do servio.
Benchmarking de processo a comparao de processos
organizacionais, incluindo comparaes quantitativas e
qualitativas. Pode ser externo, entre organizaes, ou interno,
comparando setores dentro de uma mesma organizao.
9
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
IMPORTANTE: Antes de se decidir sobre o uso do benchmarking
nos trabalhos de auditoria, deve-se considerar vrios aspectos.
Durante a fase de levantamento de auditoria, a utilizao dessa
tcnica deve ser cuidadosamente explicada s organizaes a
serem auditadas, antes de ser utilizada. No caso de estudos multi-
organizacionais, as equipes de auditoria devem preocupar-se em
obter o aval das diversas instituies envolvidas.
FIGURA 1- CARACTERSTICA DOS TRS TIPOS DE BENCHMARKING
Benchmarking
organizacional
Estrutura organizacional
Estratgias (compras,
recursos humanos, etc)
Diferentes abordagens
para soluo de
problemas, prestao
de servios, etc
Gera novas idias
Identifica oportunidades
para aperfeioamento
Permite conhecer a
existncia de boas
prticas
Contextualiza os achados
do estudo
Benchmarking
de
desempenho
Indicadores quantitativos
Produtividade
Utilizao de recursos
Custos
Eficincia
Qualidade
Identifica diferenas
significativas no
desempenho,
questionando sua
existncia e
incentivando a melhora
no padro de
desempenhos
considerados inferiores
Benchmarking
de processo
Procedimentos
Sistemas Gerenciais
Processos
Administrativos
Enfatiza a existncias de
boas prticas
Emite recomendaes
sobre como os
principais
procedimentos devem
ser melhorados de
modo a alcanar
patamares de
excelncia
Comparaes entre: Impacto
10
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
4.1. BENCHMARKING ORGANIZACIONAL
O benchmarking organizacional o tipo de benchmarking
mais utilizado nos trabalhos de auditoria, sendo empregado para:
a) Desenvolver idias e validar metodologia a ser
utilizada no trabalho de auditoria durante a fase
do levantamento de auditoria, quando as questes
principais do trabalho so determinadas, conveniente
manter contato informal com outras organizaes, tanto
no setor pblico quanto no privado, que desempenhem
funo similar ao rgo auditado. O objetivo auxiliar
no desenvolvimento de novas idias ou validar as
premissas iniciais, antes de se realizar a auditoria;
b) Servir de fonte de evidncias de auditoria as
equipes de auditoria freqentemente pesquisam outras
organizaes buscando identificar boas prticas e
coletar evidncias para o trabalho de auditoria. O
resultado das comparaes, assim como o nome das
instituies consultadas, deve figurar no relatrio de
auditoria e pode ser usado para ilustrar diferenas e
abordagens alternativas ou para divulgar boas prticas.
4.1.1. Fatores que orientam o uso do benchmarking
organizacional
O benchmarking organizacional pode ser uma fonte til de
evidncias e auxiliar na contextualizao dos achados de auditoria.
Essa tcnica possui maior aplicabilidade quando existe outra
organizao que realiza atividades similares ou relacionadas quelas
da instituio auditada. Entretanto, deve-se avaliar uma srie de
fatores antes de se decidir sobre a convenincia de adotar alguma
forma de benchmarking organizacional, entre eles:
11
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
1) Exeqibilidade: Devem existir organizaes passveis
de comparao com o rgo auditado, no setor pblico
ou no setor pri vado, em mbi to naci onal ou
internacional. O importante que tais comparaes
sejam viveis.
2) Informaes suficientes: Determinar como os dados
da base de comparao sero obtidos, se por meio de
visitas, de entrevistas, de questionrios ou por telefone.
Deve-se saber, de antemo, se a organizao
escolhida para comparao estar preparada para
fornecer as informaes requeridas.
3) Custo: Deve-se considerar o custo da realizao do
trabalho de comparao, em termos de valor a ser
agregado ao trabalho de auditoria. Deve-se mostrar
com clareza a contribuio da tcnica utilizada para o
resultado final do trabalho.
4) Apresentao: Definir a maneira como a comparao
ser apresentada, se no texto do relatrio ou em forma
de anexo.
5) Consultas preliminares: Consultar o rgo auditado
e expor claramente a proposta de desenvolvimento do
trabalho de comparao, as justificativas, o valor a ser
agregado, e de que forma os resultados sero
apresentados no relatrio.
6) Validao: Ao se obter informaes de terceiros ou
di retamente da organi zao escol hi da para
comparao, importante se assegurar de que todos
os fatos relevantes tenham sido considerados. A
validao dessas informaes, pela equipe de
auditoria, pode ser obtida por meio da confirmao do
entendi mento que a equi pe tem sobre a
operacionalizao da organizao escolhida como
padro de comparao.
12
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
7) Atitude positiva: Os resul tados devem ser
apresentados de forma positiva, enfatizando aspectos
em que a instituio auditada j faz uso de boas
prticas e sugerindo outras reas em que valha a pena
explorar novas abordagens.
8) Contexto: importante garantir que todas as
comparaes levem em conta o contexto em que
atuam as institui es. Algumas diferenas na
abordagem e nos procedimentos so esperadas,
entretanto, quando houver oportunidade para a
instituio auditada adotar uma abordagem diferente,
deve-se considerar as limitaes de ordem prtica em
faz-lo, particularmente os custos envolvidos.
4.2. BENCHMARKING DE DESEMPENHO
O benchmarking de desempenho envolve o uso de
indicadores e de medidas de comparao de desempenho entre
organizaes (ou programas) ou entre setores de uma mesma
organizao. Os indicadores podem cobrir uma variedade de
aspectos do desempenho, como por exemplo a produtividade, o
nmero de funcionrios, o custo de produo ou de aquisio de
insumos e o tempo mdio utilizado na produo de uma determinada
quantidade de bens ou servios.
Esse tipo de benchmarking particularmente til para a
identificao de diferenas significativas de desempenho, as quais
podem sugerir possibilidades de executar melhor um tipo de
atividade, aumentar eficincia ou reduzir custos. Auxilia, tambm,
na identificao de oportunidades de economia de recursos.
As informaes necessrias ao desenvolvimento deste tipo
de estudo so originrias de trs fontes:
indicadores de desempenho j publicados (ou
conhecidos);
13
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
informaes gerenciais disponveis internamente, mas
no publicadas pelo rgo auditado;
dados col etados pel a equi pe de audi tori a,
especificamente voltados para os estudos de auditoria
de desempenho.
Independentemente da abordagem adotada, importante
assegurar que os indicadores de desempenho escolhidos sejam
1
:
cuidadosamente selecionados de modo a servir como
um guia confivel para avaliar o desempenho;
aceitveis e considerados vlidos por aquelas
instituies cujo desempenho est sendo comparado.
4.2.1. Aplicao do benchmarking de desempenho
Este tipo de benchmarking tem sido utilizado pelo National
Audit Office
2
, com o objetivo de definir as variaes detectadas no
desempenho e, em certa medida, identificar oportunidades para
melhorar eficincia. H uma srie de passos que devem ser seguidos
quando do uso do benchmarking de desempenho:
1 passo: Determi nar os aspectos do desempenho
selecionados para comparao.
2 passo: Considerar os tipos de comparaes viveis em
funo da disponibilidade e da adequao dos elementos de
comparao, externos ou internos. Com relao a estes
ltimos, as comparaes podem ser feitas entre atividades
ou unidades operacionais.
2
Entidade de Fiscalizao Superior do Reino Unido.
1
A respeito dos indicadores de desempenho, ver tambm Tcnicas de Auditoria:
Indicadores de Desempenho.
14
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
3 passo: Verificar se existem indicadores de desempenho
disponveis, publicados ou no, e avaliar se so confiveis.
4 passo: Avaliar a oportunidade de coletar dados de maneira
independente, no havendo indicadores disponveis, por meio
de pesquisa ou amostragem. Sendo esta a abordagem
escolhida, deve-se obter ajuda especializada.
5 passo: Considerar de que forma os resultados obtidos
iro contribuir para o resultado do trabalho de auditoria e
como devero ser apresentados.
6 passo: Explicar a aplicao do benchmarking, discutir com
o auditado de que forma o benchmarking de desempenho
ser usado na auditoria e obter seu comprometimento.
fundamental, para se atingir os resultados esperados, que o
rgo auditado esteja convencido dos valores e da validade
dos indicadores escolhidos.
7 passo: Validar os achados imediatamente aps o trmino
do trabalho, da seguinte maneira:
discutindo os resultados com o rgo auditado e com
os demais rgos escolhidos para comparao, de
modo a determinar as causas das significativas
variaes de desempenho, e;
buscando, sempre que possvel, uma segunda opinio
sobre a interpretao dos resultados, seja consultando
um especialista do rgo auditado, seja um especialista
independente.
8 passo: Considerar a necessidade de investigaes mais
aprofundadas sobre as causas das significativas diferenas
no desempenho.
9 passo: Avaliar como o desempenho pode ser melhorado.
15
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
4.2.2. Fatores que orientam o uso do benchmarking de
desempenho
O benchmarking de desempenho uma tcnica importante
para identificar oportunidades de melhoria de eficincia e, em alguns
casos, reduzir custos. Entretanto, antes de decidir-se pelo seu uso,
deve-se verificar o que segue:
1) Confiabilidade: Os indicadores so precisos e
confiveis.
2) Pertinncia: Esto sendo comparados elementos
equivalentes, sendo esses indicadores os mais
apropriados para medir o desempenho do servio ou
da atividade especfica.
3) Fonte: A fonte dos dados aceita pelo rgo auditado.
Alguns rgos podem questionar a confiabilidade e a
relevncia da informao de desempenho coletada.
Se os dados forem informao gerencial interna, pode
ocorrer de o rgo auditado no concordar com a
publicao.
4) Qualidade: Pode ser di fci l , no trabal ho de
benchmarking de desempenho, refletir todos os
aspectos da qualidade do servio prestado ou a
qual i dade da gesto, ai nda que i ndi cadores
quantitativos tenham amplo reconhecimento da
sociedade.
5) Custos: Os custos da realizao do benchmarking de
desempenho devem ser levados em conta. O valor
potencial a ser agregado justifica o custo do trabalho a
ser desenvol vi do. Os custos dependero da
disponibilidade, volume e confiabilidade dos dados.
16
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
6) Economia financeira: possvel quantificar a
economia que pode ser obtida ao elevar-se o nvel de
desempenho da organizao auditada a um patamar
superior.
7) Contexto: Os resultados do benchmarking de
desempenho so apresentados e interpretados no
relatrio de auditoria de forma contextualizada, com
todas as premissas devidamente explicitadas, e que
os fatores intervenientes significativos tenham sido
levados em considerao.
IMPORTANTE: Quanto maior o nmero de organizaes que
desenvolvem ou aperfeioam indicadores para auxili-las na
gesto de seus negcios, maiores sero as possibilidades de
utilizao desses indicadores nos trabalhos de auditoria. No
entanto, deve-se observar as peculiaridades das organizaes
estudadas.
4.3. BENCHMARKING DE PROCESSO
O benchmarking de processo envolve a comparao
quanti tati va e qual i tati va de processos e procedi mentos
organizacionais. As atividades organizacionais englobam uma
variedade de funes, desde a produo de bens concesso de
benefcios. Cada funo consiste numa srie de processos e sub-
processos.
17
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
H duas formas de benchmarking de processo:
1) Comparaes funcionais: Seleo de um conjunto
de processos (em um caso mais simples, somente um
processo) e comparao com um conjunto de
processos semel hantes adotados em outra
organizao. O produto final pode ser a descrio de
uma boa prtica, relacionada por exemplo, com
servios ambulatoriais, abordando detalhadamente os
processos de trabalhos de vrios hospitais.
2) Comparaes genricas: busca-se identificar boas
prticas voltadas para a obteno de um determinado
resultado, como por exemplo, atingir uma baixa taxa
de erro no clculo de determinados benefcios.
4.3.1. Aplicao do benchmarking de processo
O benchmarking de processo provavelmente a ferramenta
mais efetiva, quando dados quantitativos de desempenho j tenham
revelado um problema ou uma variao inexplicvel de desempenho.
Essa tcnica pode ser usada nas seguintes situaes:
Quando, em rgos com grande nmero de unidades
locais, escritrios regionais, postos de atendimento de
servi os etc, uma sri e de procedi mentos
administrativos bem estabelecidos j tiver sido
desenvolvida e, mesmo assim, algumas unidades
forem menos eficientes. Dessa forma, o benchmarking
de processo pode ajudar a identificar os aspectos dos
procedi mentos exi stentes que possam estar
contribuindo para essa ineficincia. Por exemplo, a
mudana da seqncia de etapas importantes do
processo pode, por vezes, reduzir custos.
18
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
Quando o motivo da auditoria um problema em um
determinado processo de trabalho, como, por exemplo,
o tempo excessivamente longo para processar uma
solicitao ou conceder um benefcio. Nesses casos,
o benchmarki ng de processo, por mei o de
comparaes com processos similares de outras
organizaes, inclusive do setor privado, pode ajudar
a identificar, de maneira sistemtica, os principais
fatores que causaram o aumento dos custos ou a
ineficincia do sistema.
Quando a auditoria examina processos padronizados,
como por exempl o a gernci a de si stemas
administrativos e de apoio (sistemas de telefonia,
patrimnio e servios gerais).
COMENTRIO: A anlise detalhada, necessria realizao do
benchmarking de processo, facilita a identificao de evidncias
de auditoria, que podem ser usadas para medir o impacto
financeiro das melhorias recomendadas nesses trabalhos. Todavia,
a quantidade de evidncia requerida em um trabalho de
benchmarking depende inteiramente da complexidade e da
natureza do processo sob exame. O benchmarking de processo
pode ser caro e, no contexto de uma auditoria, adequado
somente nos exames de processos relativamente simples.
Entretanto, no curso dos trabalhos, pode haver inmeras
oportunidades de ajudar o rgo auditado a identificar reas onde
o benchmarking de processo possa ser usado com sucesso.
4.3.2. Fatores que orientam o uso do benchmarking de processo
As equipes de auditoria devem fazer uso dessa tcnica na
medida em que ela tem potencial para apontar como os processos
podem ser aperfei oados. O benchmarki ng de processo
freqentemente consome muito tempo e sua implementao pode
ser dispendiosa porque exige um trabalho detalhado de exame e de
19
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
documentao de processos organizacionais. No desenvolvimento
do benchmarking de processo devem ser observados os seguintes
passos:
1) Identificar o que deve ser comparado
A escolha do processo a ser comparado depender dos
objetivos do estudo e da provvel economia de recursos decorrente
da aplicao da tcnica. Um processo poder ser selecionado para
benchmarking se:
for crtico para o sucesso da organizao, para o
atingimento das metas propostas, para os envolvidos
no projeto e para a economia de recursos;
representar uma rea potencial de problema, com
desempenho insatisfatrio ou contribuindo para
aumento de custos desnecessrios;
for dispendioso; e
apresentar melhor resultado em outras organizaes.
A lista a seguir ilustra alguns dos processos que
tipicamente podem ser comparados:
gerncia de projetos;
administrao de servios gerais;
compras;
concesso de benefcios, convnios e autorizaes
de pagamento;
arrecadao de impostos;
administrao patrimonial;
administrao de imveis;
20
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
administrao de recursos humanos (controle de faltas
por motivo de sade, treinamentos etc.).
2) Obter o compromisso do rgo auditado
O rgo auditado dever ser convencido da relevncia da
aplicao da tcnica. Para isso a equipe de auditoria deve proceder
da seguinte forma:
demonstrar a i mportnci a do processo de
benchmarking para os objetivos do trabalho de
auditoria e enfatizar os benefcios para o rgo
auditado;
obter a aceitao do rgo auditado importante para
minimizar dificuldades de acesso informao e para
que o trabalho de auditoria resulte em mudanas
benficas to logo seja concludo;
informar os resultados de forma objetiva, evitando erros
de interpretao;
obter a concordncia do rgo auditado sobre a
interpretao dos resultados.
3) Mapear as principais funes e processos
fundamental que os processos, objeto do estudo, sejam
compreendidos em profundidade, antes de se iniciar a comparao.
Esse mapeamento
3
semelhante s anlises de sistemas e de
documentao utilizadas em auditoria financeira. A documentao
e o conhecimento dos principais processos formam a base da anlise
comparativa. O mapeamento, por si s, uma tcnica poderosa
para se examinar processos organizacionais.
O nvel de detalhe requerido ir depender do propsito para
o qual a tcnica do benchmarking estiver sendo aplicada. A
profundidade do exame deve ser apenas suficiente para identificar
3
A respeito do mapeamento, ver tambm Tcnica de Auditorias: Mapa de Processo.
21
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
oportunidades de melhorias e como estas devero ser trabalhadas.
Em alguns casos, pode-se obter suficiente nvel de informao a
partir de um mapa no detalhado das principais atividades. Por
exemplo, a seqncia de procedimentos em um ambulatrio.
Os mapas de processo devem ser suficientemente detalhados
para permitir comparaes significativas com outras organizaes,
unidades internas ou escritrios regionais. O exame de um processo
consiste em identificar os insumos, os produtos, as fases do processo
e os controles associados.
FIGURA 2 VRIOS NVEIS DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS
NO CONTEXTO DE UMA AUDITORIA
A anlise das relaes entre insumos e produtos pode ter como escopo:
Nota: O nvel de detalhe requerido no mapeamento de processos deve ser o
suficiente para identificar as oportunidades de melhorias e como elas devem
ser desenvolvidas.
4) Identificar os parceiros de benchmarking e comparar
processos
O trabalho de benchmarking permite comparaes entre uma
ou mais atividades. O parceiro de benchmarking uma organizao
Mais detalhe
Maior custo
Organizaes
Divises dentro das organizaes
Sees dentro das divises
Indivduos dentro das sees
22
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
com a qual se faz comparaes, as quais normalmente assumem
uma das trs formas a seguir:
Internas: as comparaes podem ser feitas com
processos e produtos em reas diferentes de uma
mesma organizao. Esta provavelmente a opo
mais comum nos trabalhos de auditoria.
Organizaes similares: as comparaes podem ser
feitas com organizaes que desempenham um
conjunto similar de funes. Por exemplo, comparao
entre diferentes presdios.
Todas as organizaes: as comparaes podem ser
feitas com organizaes de diferentes setores, como
por exemplo: setor pblico x setor privado. No setor
industrial, alguns dos padres mais poderosos de
comparao so ori undos de organi zaes
consideradas bastante diferentes da empresa sob
exame.
As equipes de auditoria devem certificar-se de que o elemento
de comparao escolhido vlido. Os elementos a serem
comparados devem possuir as mesmas caractersticas bsicas,
como por exemplo: restries e clientelas similares ou, ainda,
padres de qualidade de servios semelhantes.
Deve-se ter em mente que, quanto maior a diferena em
relao aos elementos de comparao, maior a dificuldade de
convencer o rgo auditado a aceitar os achados de auditoria. E
ainda, quanto maior o nmero de elementos de comparao, maior
o custo da auditoria.
5) Coletar dados e informaes
Aps o mapeamento dos principais processos e da
confirmao da escolha dos elementos de comparao, o prximo
passo a coleta mais detalhada de informaes. A coleta de dados
pode ser feita em entidades que catalogam dados de desempenho
23
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
de um setor (agncias, sindicatos, conselhos, etc) ou de forma
independente. Se realizada de forma independente, pela equipe,
requer um modelo estruturado, incluindo visitas de campo,
entrevistas e questionrios de pesquisa. A equipe de auditoria deve
estar atenta para o que se segue:
ponto de referncia da comparao o mapa de
processo e como os di versos el ementos de
comparao se diferenciam dele;
a informao deve ser coletada de forma consistente
e deve ser validada, junto ao rgo auditado, de
maneira a assegurar o entendimento claro dos
processos e de cada um dos el ementos de
comparao.
6) Apontar as diferenas do desempenho atual
Esta a fase de anlise, em que se torna necessrio verificar
em que medida a organizao que est sendo comparada est acima
ou abaixo dos demais elementos de comparao. Com base nessa
anlise, a equipe de auditoria deve considerar:
os fatores que contri buem para um mel hor
desempenho, inclusive qualitativo (ex. nvel de
especializao dos servidores, treinamentos);
como os processos de trabalho da organizao
auditada podero ser aperfeioados at o nvel do
melhor elemento da amostra;
e se tal aperfeioamento se justifica em termos de
benefcios esperados e dos custos envolvidos.
IMPORTANTE: Deve-se envolver o rgo auditado em todas as
fases do trabalho, especialmente nesta etapa. Em ltima anlise,
o objetivo deve ser convencer o rgo auditado da validade do
estudo e ganhar seu comprometimento e seu entusiasmo para
proceder de acordo com as recomendaes.
24
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
7) Recomendaes a serem implementadas
Se o trabalho de benchmarking identifica oportunidades para
mudar ou aperfeioar os processos do rgo auditado, essas
informaes devem estar claramente explicadas no relatrio de
auditoria . Deve-se considerar o custo da implementao das
mudanas e os benefcios que estas iro proporcionar. Desse modo,
sempre que possvel, as recomendaes devem levar em conta os
ganhos e custos que resultaro da sua implementao. Ainda que a
aplicao do processo de benchmarking permita a identificao de
oportunidades de melhoria, pode no ser possvel extrapolar os
resultados para a organizao como um todo. preciso cuidado
quando se for estimar os provveis benefcios resultantes de uma
recomendao.
4.3.3. Recomendaes para o uso do benchmarking de processo
No contexto dos trabal hos de audi tori a, o
benchmarking de processo deve ser desenvolvido em
seguida anlise de indicadores de desempenho. Os
indicadores de desempenho iro ajudar no trabalho
de convencimento dos rgos auditados sobre as
oportunidades de melhoria enquanto o benchmarking
de processo poder facilitar a sugesto das alternativas
pelas quais o desempenho pode ser melhorado.
O benchmarking de processo ser adequado em
alguns estudos. Seus custos e benefcios provveis
devem ser claramente identificados na etapa do
l evantamento e reafi rmados no rel atri o de
levantamento de auditoria. Requer planejamento
cuidadoso, podendo ser dispendioso e consumir muito
tempo.
25
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
Nos trabalhos de auditoria, mais fcil comparar um
certo nmero de unidades regionais de uma mesma
organizao. provvel que esta abordagem seja
prontamente apoiada pelos rgos auditados, ainda
que um leque mais completo de opes para a melhoria
do desempenho somente possa ser obti do
estendendo-se a comparao a outras organizaes.
Indicadores setoriais podem ser uma fonte confivel
de i nformao, mas deve-se observar a sua
aplicabilidade ao rgo auditado.
igualmente importante que o rgo auditado possua
total entendimento da abordagem apresentada, aceite
que ela seja vlida para o estudo e, quando possvel,
esteja comprometido a proceder de acordo com as
recomendaes.
O processo de benchmarking requer, da equipe de
auditoria, conhecimento e anlises abrangentes e
extensivas dos sistemas e dos processos objeto de
exame.
Os custos e a viabilidade da implementao das
melhorias recomendadas, precisam ser identificados
e analisados com muito cuidado.
IMPORTANTE: Nem sempre os resul tados podem ser
extrapolados para outras reas da instituio. Recomenda-se
prudncia quando da estimativa dos potenciais benefcios.
26
Tcnica de Auditoria: Benchmarking
5. REFERNCIAS
NATIONAL Audit Office. Benchmarking - How benchmarking can
help in vfm examinations. Spring 1997.