Resumo Arquivologia

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Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros.

Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com
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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA
TSE / INSS

Matria auxiliar de estudo: NOES DE ARQUIVOLOGIA
Atualizao para 2011

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia.

2. O gerenciamento da informao e a gesto de documentos:
diagnsticos; arquivos correntes e intermedirio;
protocolos; avaliao de documentos; arquivos permanentes.

3. Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem;
automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

4. Acessrios para Arquivo: Modelos de Arquivos e tipos de pastas

5. Arquivos permanentes: princpios e instrumentos de pesquisa

Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista
Novembro 2011

1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1 Arquivo: Conceito

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os
fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos
documentos.
Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes
conhecer TRS conceitos bsicos: INFORMAO, SUPORTE e
DOCUMENTO.

INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento
SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte
material

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto
significa que so ACUMULADOS dessa forma.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados

DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados
- ACERVO
- Conjunto de Documentos
- Mobilirio (mvel) para guarda documento

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- Local onde o acervo guardado
- rgo ou Instituio Arquivstica que tem o objetivo
de guardar os documentos

1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo

Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos,
tornando-os disponveis as informaes mantidas sob sua guarda.
Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a
Histria

DICA LEGAL:
Todo documento nasce com a FINALIDADE de
SERVIR a ADMINISTRAO

1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS
(ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua
atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.

Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO
produzido pela instituio em que est inserida. Normalmente
constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos
por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.

Arquivo Biblioteca
Objetivo Funcional Cultural
Formas de ingresso
dos documentos na
instituio
Produo
Recebimento
Compra
Doao
Permuta
Quantidade de
exemplares de cada
documento
nico exemplar Numerosos
exemplares

Forma de
acumulao de
documentos
Orgnica Coleo

DICA LEGAL:
O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as
informaes que evidenciam o funcionamento da
instituio ao longo do tempo.

DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou
Recebidos (acumulados) pela Instituio.

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DICA LEGAL:
A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural
guardar informaes para estudo. Seus documentos
so acumulados por meio de compra, doao ou
permuta.

1.4 Classificao dos Arquivos

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a):
Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado)
Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado)
Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente)
Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado
Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judicirios, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF.
Tambm so considerados pblicos os Arquivos das Fundaes
Pblicas e Empresas Pblicas.
Privado: So aqueles mantidos por instituio de
carter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas
Renner, arquivo da TV Braslia.

DICA LEGAL:
Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso:
Pblicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou
Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os
institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem
ser entendidos como Arquivos Privados.

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou
Especializados
Especiais: So arquivos em que os documentos cuja
forma fsica (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por
causa da sua preservao ou manuseio.
Especializados: So aqueles que mantm em sua
guarda documentos de determinada rea do conhecimento.

DICA LEGAL:
Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do
documento, relacionado ao suporte do documento. Ex:
Foto, Filme, Negativo, Microfilme.
Arquivos Especializados: Relacionado a assunto
especfico, relacionado a uma rea do conhecimento.
Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de
Engenharia.

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1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio
e Permanente

Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os
documentos mais novos e mais utilizados pela instituio. No
Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqncia de
uso, possuem fim administrativo.

Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os
documentos menos utilizados pela instituio. No Arquivo
Intermedirio os documentos possuem baixa freqncia de
uso, mas ainda possuem fim administrativo.

Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os
documentos que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua
funo administrativa, agora so preservados, conservados, pelo
seu valor histrico para Instituio.
DICA LEGAL: Estgio de Evoluo
C orrente
I ntermedirio
P ermanente

DICA LEGAL: Arquivo Corrente
a fase em que os documentos so criados;
- Nesta fase os documentos tramitam bastante e so
muito consultados;
- Os arquivos correntes se localizam nos prprios
setores que produzem/recebem os documentos
(Arquivos Setoriais) ou em locais prximos a estes
(Arquivo Central/Geral).

DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio
a fase em que os documentos ainda tm valor
administrativo mas so pouco consultados;
- Permite que os setores otimizem seu espao;
- No h necessidade de serem conservados prximos
aos setores;
- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao
final (eliminao ou guarda permanente);
- tambm chamado de limbo ou purgatrio.

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DICA LEGAL: Arquivo Permanente
a fase em que os documentos j perderam seu valor
administrativo e so guardados pelo seu valor histrico,
probatrio ou informativo;
- Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados.
1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou
Centrais
Arquivos Setoriais: So aqueles instalados nos
setores que utilizam os documentos, onde ficam os documentos
do uso do dia a dia.
Arquivos Centrais/Gerais: So aqueles localizados
fora do local de trabalho, e acumulam em um nico local,
documentos de provenientes dos diversos setores da instituio,
de forma centralizada.

DICA LEGAL:
No confundir Arquivo Central com Fase
Intermediria ou Arquivo Intermedirio

DICA LEGAL: Arquivo Setorial
um Arquivo descentralizado Cada
setor de trabalho possui o seu.

DICA LEGAL: Arquivo Central
um Arquivo Centralizado, recebem os
documentos correntes dos diversos
setores da instituio.

1.5 Classificao dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao
Gnero
Espcie / Tipologia Documental
Forma
Formato
Natureza do Assunto

1.5.1 Gnero
Podem ser: 7
Escritos ou Textuais
Iconogrficos
Sonoros
Filmogrficos
Informticos ou digitais
Cartogrficos
Microgrficos

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DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais
Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e
impressa. Ex.: Contrato, atas, relatrios, certides

DICA LEGAL: Documentos iconogrficos
Documentos cuja informao esteja em forma de
imagem esttica.
Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho
e gravuras

DICA LEGAL: Documentos sonoros
som/audio.
Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete
DICA LEGAL: Documentos filmogrficos
imagem em movimento (com ou sem som).
Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos

DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais
Documentos gravados em meio digital e que, por isso,
necessitam de equipamentos eletrnicos para serem
lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word

DICA LEGAL: Documentos cartogrficos
Documentos que representem, de forma reduzida, uma
rea maior.
Ex.: Mapas, Plantas e Desenhos tcnico

DICA LEGAL: Documentos microgrficos
Documentos em microformas.
Ex.: Microfilmes e microfichas

1.5.2 Espcie/Tipologia documental
Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um
documento, as instituies possuem diversas espcies, ex.:
Ofcio, memorando, declarao, certido.
Tipologia documental a denominao que se d quando
reunimos determinada espcie funo ou atividade que o
documento ir exercer. Ex.: Declarao de Imposto de Renda,
Certido de nascimento.

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DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental
Espcie Tipologia
Contrato Contrato de locao
Alvar Alvar de funcionamento
Certido Certido de nascimento

1.5.3 Forma
classificao relacionada quanto forma do seu estgio de
preparao do documento. So as formas documentais:
Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.

1.5.4 Formato
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico,
independente da informao nele registrada. So formatos
documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.

1.5.5 Natureza do assunto
Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so
classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS

DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio
a classificao dada ao documento cuja divulgao
no prejudica a administrao.
O documento ostensivo pode ser de livre
conhecimento.

DICA LEGAL: Sigiloso
Documento que, por sua natureza, devem ser de
conhecimento restrito.
Decreto 4.553/2002
O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo

GRAU DE SIGILO. So 4 os graus de sigilo.
DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS
Ultrassecreto
Secreto
Confidencial
Reservado

Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de
segurana e cujo teor s devem se do conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e
cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem
estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,

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so autorizadas a deles tomar conhecimento,
funcionalmente.

Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto
grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no
autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar
embaraos administrativos.

Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do
pblico em geral.

DECRETO N 4553/2002, modificado pelo 5.301/2004
normatiza sobre documentos e informaes sigilosas

Grau de
sigilo
Quem classifica prazo
Ultrassecreto Presidente da Repblica; Vice-presidente,
Minstros de Estado; Comandantes do
Exrcito, Marinha ou Aeronutica; Chefes
de misses diplomticas e consulares.
30 anos
Secreto Autoridades que exeram funo de
direo, comando e chefia ou
assessoramente, de acordo com
regulamentao de cada rgo
20 anos
Confidencial Servidores civis ou militares, de acordo com
10 anos
Reservado Servidores civis ou militares, de acordo com
5 anos

Classificao de documento sigiloso: Procedimento em que
autoridade competente atribui grau de sigilo a um documento,
informao ou dado.

Desclassificao de documento sigiloso: o cancelamento,
pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da
classificao, tornando ostensivos os dados, documentos ou
informaes.

Reclassificao de documento sigiloso: Procedimento em
que autoridade que classificou o documento, o reclassifica em
grau inferior..

DICA LEGAL: Grau de Sigilo Prazo
Os documentos e informaes classificados como
sigiloso, podero ter o seu prazo prorrogado uma nica
vez e por igual perodo.
O prazo de guarda-sigilo, comea a contar a partir da
data de produo do documento/informao.

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DICA LEGAL: Grau de Sigilo Prazo
Os documentos e informaes de arquivo permanente,
uma vez desclassificados quanto ao grau de sigiloso,
sero encaminhados a instituio arquivistica pblica
competente ou ao arquivo permanente do rgo pblico
para serem definitivamente preservados
2 Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades

A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital
dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais
passam os documentos dentro uma instituio. (Corrente,
Intermedirio e Permanente)

1 idade C Corrente
2 idade I Intermedirio
3 idade P Permanente

DICA LEGAL: Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente
Alto grau da freqncia de uso
Documentos em curso
Necessitam estar prximos aos usurios/setores de
trabalho
Serve a Administrao

DICA LEGAL: Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio
Baixo grau da freqncia de uso
No necessitam estar prximos aos usurios/setores de
trabalho
A permanncia nessa fase transitria
Aguardam destinao final
Tambm conhecido por limbo ou purgatrio
Serve a Administrao

DICA LEGAL: Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente
Documentos que no possuem valor de natureza
administrativa, mas que so conservados pelo seu valor
histrico
Permitem conhecer a Histria da Instituio
Revelam a origem e constituio da Instituio
Serve a Histria

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2.1 Valor do Documento

O documento s guardado, preservado pela instituio, porque
possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico.
A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR
PRIMRIO.
A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR
SECUNDRIO.

DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo
Dar suporte/apoio s atividades da instituio
um valo temporrio Em determinado momento o
valor administrativo ir acabar
Todo documento nasce com valor administrativo
Finalidade: Servir a Administrao

DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico
Documento que perdeu seu valor administrativo, mas
adquiriu valor histrico
Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para
prpria instituio Finalidade: Servir a Histria

DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico
O documento que possuir valor secundrio poder ser
recolhido ao Arquivo permanente
O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser
eliminado

1 idade C Corrente
2 idade I Intermedirio
Valor Primrio
3 idade P Permanente Valor
Secundrio

2.2 Prazo de Guarda dos Documentos

O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o
documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio.

O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do
documento, de acordo com seguintes fatores:
Freqncia do uso das informaes contidas nos
documentos
Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio
legal dos documentos (prazo prescricional)

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Existncias de outras fontes com as mesmas
informaes (documentos recapitulativos)
Necessidade de guarda de documentos por precauo,
em virtude das prticas administrativas (prazos
precaucionais)
2.3 Destinao Final dos Documentos
Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser
encaminhado sua destinao final. A destinao final do documento
ir ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor
primrio.

DICA LEGAL: Destinao Final dos Documentos
Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor
administrativo, no apresentar valor histrico
Guarda Permanente: Quando o documento que
perdeu o valor administrativo, apresentar valor histrico

2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos

o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos.
ela, a tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos
documentos nas fases corrente e intermedirio, bem como indica a
destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda
permanente).
A tabela de temporalidade ser elaborada pela CPAD -
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou
Comisso de Anlise de documentos. Dever ser composta por:
Arquivista ou pessoa responsvel pela guarda dos documentos,
autoridade administrativa que conhea a estrutura e funcionamento,
profissional da rea jurdica, financeira e profissionais ligados ao
campo do conhecimento de que tratam o documentos avaliados.
Ex: Tabela de Temporalidade
Prazo de Guarda Cdigo Assunto
Corrente Intermedirios
Destinao
final
Observao
002 Planos e
projetos de
trabalho
5 anos 9 anos Guarda
Permanente
-
022.11 Cursos
internos
5 anos - Guarda
Permanente
-
024.1 Folha de
pagamento
5 anos 95 anos Eliminao Microfilmar
024.2 Escala de
Frias
7 anos - Eliminao -

A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos
verificar a existncia de QUATRO situaes.

002 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele
ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu
prazo de guarda, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo
Permanente.
022.11 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase
ele ser recolhido ao Arquivo Permanente.

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024.1 O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo
de guarda nessa fase, posteriormente ser transferido para o Arquivo
Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase
ele ser eliminado.
024.2 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase
ele ser eliminado sem passar pela fase intermediria.

DICA LEGAL: Transferncia e Recolhimento
Transferncia: a passagem dos documentos da fase
corrente para a intermediria
Recolhimento: a passagem dos documentos das
fases corrente e intermediria para a fase permanente

3 Organizao do Arquivo

No momento em que uma organizao toma a deciso de
organizar seu arquivo, necessrio que seja realizada uma
campanha de sensibilizao a toda empresa, envolvendo os
diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos
no projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio
ocorre em quatro etapas:
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS 4
ETAPAS

1 Levantamento dos dados
2 Anlise dos dados coletados (diagnstico)
3 Planejamento
4 Implantao e acompanhamento

3.1 Levantamento dos dados

Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos estatutos,
regimentos, regulamentos, normas, organogramas. necessrio,
nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que
circulam na instituio.

DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS
Levantamento
necessrio conhecer, analisar, estudar:
Normas, organogramas, estatuto, regimento
Gneros documentos ( textual, iconogrfico, sonoro,
etc..)
Espcies mais freqentes ( ofcio, relatrio, fatura,
projeto, eto..)
Modelos e formulrios em uso
Quantidade e estado de conservao do acervo
Mtodos de Arquivamento utilizados
Existncia de registro e protocolo

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Mdia de arquivamento dirio
Controle de emprstimo e consulta
Existncia de normas e manuais de arquivo

Levantamento
necessrio conhecer, tambm:
Quantidade de servidores no arquivo, formao
profissional e escolaridade
Quantidade de equipamento, modelo e estado de
uso
Situao fsica do arquivo ( rea ocupada,
luminosidade, umidade, tipo de proteo contra
incndio e outros sinistros)

3.2 Anlise dos dados coletados
Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser
feito o DIAGNSTICO sobre a real situao do arquivo. com
base nesse diagnstico ir propor as alteraes, modificaes
necessrias.
O Diagnstico dever indicar os pontos de atrito, as falhas
existentes na instituio quanto ao uso dos arquivo.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise
de dados
Elaborao do DIAGNSTICO

3.3 Planejamento

nesta fase que ser elaborado o PLANO ARQUIVISTICO.
Ele definir a posio do arquivo na estrutura do rgo, os
servios, as normas e todo recurso necessrio para o bom
funcionamento.

Planejamento
Dever considerar:
Posio do arquivo na estrutura do rgo
Centralizao ou descentralizao do Arquivo
Mtodo de arquivamento
Normas de funcionamento
Qualificao de recursos humanos
Instalaes e equipamentos
Constituio de Arquivos intermedirio e
permanente
Recursos financeiros necessrios e os
disponveis

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3.4 Implantao e Acompanhamento

nessa fase que o que foi planejado ser colocado em
prtica, ser executado, ser implantado. nessa fase que as
orientaes e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO
sero implantadas na instituio.

Implantao e

Acompanhamento
Implantao e acompanhamento e controle de tudo que
foi planejado
Implantao das orientaes descritas no Manual de
Arquivo
O Manual de arquivo dever ser sempre revisto,
atualizado quando necessrio

4 Gesto de Documentos

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s
atividades de produo, tramitao e uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fases corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Lei 8.159/1991 - 3

A Gesto de documentos atingida por meio do planejamento,
organizao, controle, coordenao, dos recursos humanos,
do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de
aperfeioar o ciclo documental.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS
Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de
documentos existentes, de forma a assegurar a
eficincia das atividades

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS
Garantir, assegurar, de forma eficiente: a
produo, administrao, manuteno e
destinao de documentos
Garantir que a informao estar disponvel no
momento necessrio ao usurio (instituio,
estado, pessoa)
Eliminao de documentos que no possuem
administrativo, fiscal, legal ou para fins de
pesquisa cientfica ou histrica
Assegurar uso adequado da microgrfica,
processamento automatizado de dados, e
outras tcnicas da gesto da informao
Contribui para o acesso e a preservao dos
documentos que devero ser guardados e

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preservados por seus valores histricos,
cientficos, valores secundrios.

4.1 A Gesto Documental acontece em 3 FASES bsicas:

PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO

3 FASES BSICAS
Produo Utilizao Destinao
P roduo

U tilizao
T ramitao
(protocolo)
A rquivamento

A valiao

CORRENTE CORRENTE e
INTERMEDIRIO
INTERMEDIRIO

4.1.1 Gesto Documental - PRODUO
Elaborao de documentos em razo das atividades
especficas de uma instituio ou setor.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS PRODUO
1 FASE
Otmizao na criao de documentos
Evitar a reproduo desnecessrio de documentos
Acontece na fase corrente

4.1.2 Gesto Documental - UTILIZAO
Elaborao de documentos em razo das atividades
especficas de uma instituio ou setor.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO
2 FASE
referente ao fluxo percorrido pelos documentos,
necessrios ao cumprimento de sua funo
administrativa, assim como sua guarda aps o tramite

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO
2 FASE
Essa fase envolve as atividades de protocolo,
classificao de documentos, controle de acesso e
recuperao da informao
Elaborao de instrumentos de recuperao.
desenvolvida a gesto de arquivos correntes e
intermedirios

4.1.3 Gesto de Documentos AVALIAO e DESTINAO
Atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda
dos documentos.
DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAA
3 FASE

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Decidir quais documentos sero eliminados e quais
sero preservados permanentemente
Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio
regida pela lei 8.159/91

4.1.4 Gesto Documentos Gesto de Arquivos Correntes e
Intermedirios

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES
Procedimentos de classificao, registro, autuao e
controle da tramitao, expedio e arquivamento
Tm o objetivo de facilitar o acesso as informaes
contidas nos documentos
As unidades responsveis por esses servios so o
Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicaes
administrativas e o servio de comunicaes.

INTERMEDIRIOS
Responsvel pela guarda fsica de documentos de
uso pouco freqente
Atendem as consultas aos rgos/setores
depositantes
Coordenam a transferncia de documentos ao
seu depsito
Aplicam a tabela de temporalidade para fins de
eliminao ou recolhimento
Coordenam o recolhimento de documentos
permanentes para o arquivo da 3 idade.

INTERMEDIRIOS
Os documentos s devem ser aceito para guarda
intermediria quando for conhecido: Contedo; prazo
de guarda e data de eliminao ou recolhimento

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INTERMEDIRIOS
Os documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio,
continuam sendo de posse dos setores que os transferiram
Podem consult-lo
Podem tom-lo emprestado
A consulta por 3 s permitida se autorizada pela
unidade que o transferiu
Geralmente o espao fsico (depsitos de arquivamento
intermedirio) so localizados fora do centro urbano.
Mas devem permitir a conservao adequada contra
incndio, poluio atmosfrica, excesso de umidade e
luz.

DIAGNSTICO:

a anlise detalhada do funcionamento do arquivo da
instituio, para identificar falhas e deficincias, para em seguida
permitir a adoo de medidas que aumentem a eficincia do servio
do arquivo.

Permite identificar:

5 Mtodo de Arquivamento

Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao
acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O
mtodo de Arquivamento corresponder forma que os
documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura.

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal
Os documentos so dispostos uns sobre os outros
Indicados para Arquivo Permanentes e para
documentos de grandes dimenses como planta, mapa
e desenho

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical
Os documentos so dispostos um atrs do outro em
gaveta ou estantes
Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a
localizao dos documentos

Instalao fsica
(situao)
Condies ambientais
(T.U.L)
Condies de
armazenamento
Estado de conservao
do documento
Espao fsico ocupado

Volume documental
Controle de emprstimo
N de pessoas, formao e
escolaridade
Acesso a informao
Gnero dos documentos
Mtodo de Arquivamento(arranjo
classificao)
Tipo de acondicionamento

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Os Mtodos de Arquivamento, em relao ordenao podem ser
divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO.

DICA LEGAL: Direto e Indireto
DIRETO: A busca do documento feita diretamente no
local onde est guardado
INDIRETO: aquele em que, para se localizar o
documento necessita antes concultar um ndice ou um
cdigo busca do documento feita diretamente no local
onde est guardado

Mtodos de Arquivamento: Bsicos e Padronizados

Alfabtico
Geogrfico
Bsicos Numricos Simples
Cronolgico
Dgito-Terminal
Ideogrfico Alfabtico Dicionrio

Enciclopdico
Numrico Duplex
Decimal

Padronizados Variadex
Automtico
Soundex
Rneo
Mnemnico
Bsicos: So os mtodos mais comumente utilizados
Mtodo Alfabtico
Mtodo Numrico ( Simples, Cronolgico ou Digito Terminal)
Mtodo Geogrfico
Mtodo Ideogrfico
DICA LEGAL: Mtodos Bsicos e Padronizados
DIRETO: A busca do documento feita diretamente no
local onde est guardado
INDIRETO: aquele em que, para se localizar o
documento necessita antes concultar um ndice ou um
cdigo busca do documento feita diretamente no local
onde est guardado

5.1 Mtodo Alfabtico
um mtodo direto, no exige a adoo de ndice para que o
documento seja localizado. A busca se d diretamente no
documento.
DICA LEGAL: Mtodo Alfabtico
Utiliza um nome existente no documento
Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar
documentos que comeam com a mesma letra

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Exemplos:
1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus
empregados, utilizou o mtodo alfabtico(organizao a partir
dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados
os seguintes nomes:

I Alfredo Maia Rodrigues
II Severino Alves dos
Santos Jnior
III Joaquim Pereira da Boa
Morte
IV Mauricio Soares Filho
V Maria Alves Villas Boas
VI - Fernanda Moreira Aguiar
Qual seria a ordem correta?
a) I VI III V IV II
b) VI V IV II III I
c) II V I VI III IV
d) VI III I II IV V
e) I II III IV V - VI

3.1.1 Regras de Alfabetao
O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas
regras de alfabetao, que so as seguintes:

DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas
Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.

Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Otaclio Guedes Marques
Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabtica do
prenome:
Exemplo: Daniele Firme Miranda, Fbio Corra Miranda,Luciano
Corra Miranda, Veneza Firme Miranda, Arquivam-se:

Resende, Gilberto Alves
Menezes, Frank
Marques, Otaccio Guedes
Furtado, Ariovaldo Dias
Miranda, Veneza Firme
Miranda, Luciano Corra
Miranda, Fbio Corra
Miranda, Daniele Firme

_____________________________________________________________________
20

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um
adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando
transpostos para o incio.

Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um
adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando
transpostos para o incio.

Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou
SO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um
substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o incio
devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.

Exemplo:
Adriana P. Santa F
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Ricardo Santa Rita
Arquivam-se:

Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
So Paulo, Jos Carlos
Santo Cristo, Joo do
Santa Rita, Ricardo
Santa F, Adriana P.

_____________________________________________________________________
21

OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.
Exemplo:
E. Silva
Edis Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:

OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a,
o,de,d`, da, do, e, um, uma.

Exemplo:
Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do Nascimento
Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo d`Andrade
Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco so
considerados parte do ltimo sobrenome.

Exemplo:
Edison Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Wilson Rodrigues da Silva Filho
Arquivam-se:

Silva, Everaldo
Silva, Estevo
Silva, Edis
Silva, E.
Silva, Marcos Roberto Arajo da
Nascimento, Marcio Mrio do
Couto, Arnaldo do
Andrade, Ricardo d
Silva Filho, Wilson Rodrigues da
Miranda Neto, Osrio
Miranda Jnior, Edison
Cerqueira Sobrinho, Mrcio

_____________________________________________________________________
22

OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o
fim do nome, entre parnteses.

Exemplo:
Coronel Emerson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Soldado Wilson R. Silva
Arquivam-se:

OBS: NOMES ESTRANGEIROS so considerados pelo ltimo
sobrenome, salvo no caso de nomes espanhis e orientais.

Exemplo:
Arnold Schwazernegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler
Arquivam-se:

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS
(pases de lngua espanhola), registrado pelo penltimo
sobrenome, os dois ltimos nomes sobrenomes devem ser
transportados para o incio.

Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Juan Ramirez Abadia
Maria Pereira de La Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:

Silva, Wilson R. (Soldado)
Pontes, Emerson (Coronel)
Fernandes, Carlos (Professor)
Cardoso, Jorge (Ministro)
Schwazenegger, Arnold
Hitler, Adolf
Chaplin, Charles
Bush, George Walker
Ramirez Abadia, Juan
Puentes Hernandez, Pablo
Pereira de La Fuente, Maria
Gutierrez Salazar, Enrico

_____________________________________________________________________
23
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS JAPONESES,
CHINESES, COREANOS E ARBES, so registrados como se
apresentam.

Exemplo:
Abdulah Mustafah (rabe)
Law Kim Chong (coreano)
Li Yutang (chins)
Sasazaki Yonoyama (japons)
Arquivam-se:

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como
se apresentam, mas no se consideram os artigos e preposies.

Exemplo:
Antonio Silva e Cia
Associao dos Jornalistas
A Tentao
El Pas
Arquivam-se:

OBS: EM TTULOS DE CONGRESSO, CONFERNCIAS,
ASSEMBLEIAS, os Nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.

Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
3 Curso de Cincias Contbeis
Quinto Congresso de Biblioteconomia
24 Seminrio de Direito

Arquivam-se:

Sasazaki Yonoyama
Li Yutang
Law Kim Chong
Abdulah Mustafah
Tentao, ( A)
Pas, (El)
Associao dos Jornalistas
Antonio Silva e Cia
Seminrio de Direito (24)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Congresso de Biblioteconomia (quino)

_____________________________________________________________________
24
5.2 Mtodo Numrico

quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao
numrica.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO
Mtodo Numrico Simples
Mtodo Numrico-Cronolgico
Mtodo Numrico-Digito-Terminal

5.2.1 Mtodo Numrico Simples
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento
o seu nmero.
dado um nmero para cada documento
A busca feita por um nome, por isso exige um ndice alfabtico,
tambm conhecido como ONOMSTICO.

DICA LEGAL: MTODO NUMRICO SIMPLES
Mtodos que necessitam de ndices so
INDIRETOS

5.2.2 Mtodo Numrico-Cronolgico
Documentos organizados por uma data. No necessrio que
seja a data de produo do documento.
o mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balano e
balancete, dirio), contas a pagar, contas a receber.

DICA LEGAL: MTODO NUMRICO-CRONOLGICO
Exemplos:

Balano contbil de : 1998, 1999, 2000
Contas de gua por ms: 01, 02, 03

Pronturio mdico organizado por data de nascimento
do paciente.

Joo Paulo Medeiros nascimento 15/10/1980

Nmeros a
serem
organizados
Mtodo Numrico
Simples
Mtodo Numrico
Digito-Terminal
34.758
254.786
915.698
7.666
477.998
7.666
34.758
254.786
477.998
915.698
03-47-58
00-76-66
25-47-86
91-56-98
47-79-98

Organizados em ordem
crescente
Ordenao feita a partir
dos
dois ltimos dgitos

Organizados em ordem
crescente

_____________________________________________________________________
25
5.2.3 Mtodo Numrico-Digito-Terminal
Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram
atribudos. Muitas vezes, porm, tais nmeros so enormes,
dificultando o trabalho. Assim o mtodo Digito-Terminal ( dois
ltimos nmeros) ser o indicado.

DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL
Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois
ltimos nmeros
Ex: Nmero do documento: 198.465
Para o arquivamento: 19.84.65

OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e
Digito-Terminal

5.3 Mtodo Geogrfico

Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou
setor.
considerada a origem, a procedncia do documento.

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO
Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO
Podem ser por:
Pas
Estado
Cidade

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO PAS
Os PASES devero ficar em ordem alfabtica
Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a
CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica

Exemplo:

MALSIA
GRCIA
FRANA
ESPANHA
CANAD
BLGICA
ARGENTINA
Buenos Aires
Crdoba
Mar del Plata
Mendonza
Trs Lagos

_____________________________________________________________________
26

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO
Os ESTADOS devero ficar em ordem
alfabtica
Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a
CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica

Exemplo:

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO CIDADE
Quando o Arquivo organizado por cidade, sem
a separao por estado, devero:
As CIDADES devero ficar em ordem
alfabtica
Indicar ao final de cada cidade, o estado
correspondente.

Exemplo:

TOCANTINS
SO PAULO
PARAN
GOIS
CEAR
BAHIA
ALAGOAS
Macei
Arapiraca
Palmeira dos ndios
Penedo
Taguatinga (DF)
So Paulo (SP)
Piripiri (PI)
Macap (AP)
Lages (SC)
Campinas (SP)
Arapiraca (AL)

_____________________________________________________________________
27
5.4 Mtodo Ideogrfico : tambm denominado Mtodo por
assunto

Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os
assuntos, os temas gerais podem ser considerados por nome ou
cdigos numrico a eles atribudos. Logo podero ser Alfabtico
e Numrico. O Alfabtico poder ser enciclopdico ou
alfabtico, o Numrico poder ser Duplex ou Decimal.

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO
DICIONRICO Ordenao alfabtica, como
um dicionrio

Exemplo:
Assuntos: Como se organizam
Frias
Abono
Contas a pagar
Contas a receber
Controle de estoque
Admisso
Demisso
Salrios

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS
ENCICLOPDICO
ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados
sob ttulos gerais e dentro dele alfabeticamente

Exemplo:
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Material de consumo
Material permanente
PESSOAL
Abono
Admisso
Frias

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO
Nmeros atribudos a cada assunto: DUPLEX
ou DECIMAL, do Geral para o Particular:

DUPLEX: DECIMAL:
* No possui militao de classes * Diviso limitada a
10 classes
* Geral para o particular * Geral para o
particular
Salrios
Frias
Demisso
Controle de estoque
Contas a receber
Contas a pagar
Admisso

_____________________________________________________________________
28
* Casa inicial de 1 digito * Casa inicial de 3
digitos
* Utilizado pelo
CONARQ

Exemplos

DUPLEX DECIMAL
1 PESSOAL
1-1 Frias
1-2 Admisso
1-3 Salrios
1-4 Demisso
2 FINACEIRO
2.1 Contas a pagar
2.2 Contas a receber
3 MATERIAL
3.1 Material de consumo
3.2 Material permanente
020 Pessoal
022 Aperfeioamento e
treinamento
022.1 Cursos
022.12 Promovidos por outra
instituio
022.121 No Brasil
022.122 No Exterior
022.2 Estgios
022.21 Promovidos por outra
instituio
022.221 No Brasil
022.222 No Exterior

5.5 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?

Na hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos
considerar a natureza dos documentos ( especiais ou
especializados) e a estrutura da instituio. A instituio poder
adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar
seus documentos

DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha
O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza
dos documentos e pela estrutura da instituio
A instituio pode ter quantos mtodos forem
necessrios

6 Protocolo

Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle
dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar,
garantir a imediata localizao e recuperao do documento.
Garantido assim o acesso a informao.

O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes:

Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao

_____________________________________________________________________
29
DICA LEGAL: PROTOCOLO
A atividade de protocolo uma atividade tpica de
arquivo corrente

DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento
Receber os documentos produzidos pela instituio ou
o aqueles produzidos por outras instituies, que para
l foram encaminhados

DICA LEGAL: PROTOCOLO Registro
Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados
bsico do documento
Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou
informatizado)
Os dados so utilizados para localizao do documento

DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao
Documentos so transformados em processo
abertura de processo
Insero de capa especfica
Numerao das pginas
Atribuio de n de identificao do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao
Uma vez recebido no protocolo, o documento ser
analisado para identificar o assunto, classificando
de acordo com o cdigo de classificao de
documentos
Documentos que estiverem em envelopes
fechados DEVERO SER ABERTOS no
PROTOCOLO
Os nicos documentos que no so abertos no
protocolo so: PARTICULAR e SIGILOSO
(natureza do assunto)

DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao
Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto)
devero ser abertos, analisados, classificados,
registrados, antes de serem encaminhados aos seus
destinatrios

DICA LEGAL: PROTOCOLO Expedio / Distribuio
Enviar os documentos para os seus destinatrios
DISTRIBUIO: remessa de documentos para os
destinatrios dentro do prprio rgo

_____________________________________________________________________
30
EXPEDIO: remessa de documentos para outro
rgo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da
Movimentao/Tramitao
Atividade que consiste em identificar os setores
pelos quais passam os documentos. Para recuper-
lo com agilidade quando necessrio, bem como
identificar possveis atrasos na tramitao.
realizado por sistemas informatizados ou manuais
(livro, ficha de protocolo)

DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da
Movimentao/Tramitao
Tramitao de processo: E a movimentao do
processo de uma unidade outra, interna ou externa,
feita em sistema prprio.
7 Procedimentos administrativos em relao a Correspondncia
e a Processo

conjunto de procedimentos aplicados ao manuseio de
documentos na Administrao pblica, em especial aos processos
e correspondncias. Em geral so abordados em manuais
elaborados pela instituio pblica e seguem regramentos
estabelecidos pela instituio normativa n 5 do MPOG-Ministrio
de Planejamento e Gesto.
7.1 Procedimentos administrativos em relao a Processo

toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgo ou
entidades, com exceo dos processos . classificada em

Interna e Externa
Oficial e Particular
Recebida e Expedida
Interna: aquela mantida entre os setores do rgo ou instituio.
Externa: aquela mantida entre os rgos ou instituies da
Administrao Pblica.
Oficial: a espcie formal de comunicao mantida entre rgos
ou instituies pblicas ou destes para instituies privadas.
Particular: a espcie informal de comunicao utilizada entre
autoridades ou servidores e instituies ou pessoas que no
pertenam a administrao pblica.

7.2 Procedimentos administrativos em relao a Correspondncia

Processo documento ou conjunto de documentos que exigem
estudo detalhado e procedimentos expressados por despachos,

_____________________________________________________________________
31
pareceres tcnicos, anexo, instrues de pagamento de despesa.
Que a partir de autuados, so autorizados pelo rgo a executar
tal procedimento.
Autuao
Numerao de folhas
Juntada
o Juntada por anexao
o Juntada por apensao
Desapensao
Desentranhamento de peas
Desmembramento de peas
Diligncia
Encerramento de processo e abertura de volume
Encerramento de processo
Abertura de volume
Reconstituio de processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao
Tambm conhecida como formao, abertura de processo
Colocao de capa, ordenao cronolgica das peas;
Colocar etiqueta na capa com o n de protocolo
Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica
Registrar, conferir
Encaminhar fisicamente para o setor pertinente
Descartar o envelope, ele no ser pea do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas
Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura,
com carimbo prprio para colocao de nmero.
Colocar no canto superior direito da pgina.
A primeira folha a nmero 1
A capa no ser numerada
A numerao inicial feita no protocolo central ou
setorial
Cada unidade que receber o processo e colocar
mais peas dever numer-las
A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser
colocada em folha branco maior
Processos vindos de outros rgos pblicos s
sero renumerados se a respectiva numerao
estiver incorreta
Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita
por despacho no prprio documento ou em folha de
despacho.

_____________________________________________________________________
32
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada
Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial,
mediante despacho
ANEXAO: Dependncia entre processos a serem
anexados
APENSAO: No h dependncias entre os
processos

Na anexao existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o
MAIS ACESSRIO (MAIS RECENTE).
Exemplos:

Processo Principal Processo Acessrio
Inqurito Administrativo Recurso contra deciso do
inqurito
Aquisio de material Prestao de contas

DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Anexao
O processo acessrio renumerado
Lavrar termo de anexao na ltima folha do
mais antigo
Anotar na capa do principal o n do acessrio
(anexado)
Registrar no sistema a juntada por anexao

DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Apensao
Colocar os processos um sob o outro, ficando
em segundo plano o processo que pediu a
juntada.
Cada processo continua com sua numerao
original
Lavrar termo de apensao no processo mais
antigo, que ficar em primeiro lugar
Anotar no processo que ficar em primeiro lugar
o n do apensado
Registrar nos sistema a juntada por apensao

DICA LEGAL: PROTOCOLO Desapensao
Aps deciso final o processo podero ser
desapensados nos protocolo setorial onde se
encontrem
executada mediante indicao em despacho

_____________________________________________________________________
33
A desapensao ocorrer antes do
arquivamento
Lavrar o termo de desapensao no processo
que solicitou a juntada
Colocar despacho de encaminhamento em
cada processo
Registrar em sistema a desapensao

DICA LEGAL: PROTOCOLO Desentranhamento de peas
A retirada de folha ou pea acontecer onde se encontrar
o processo, mediante despacho
Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de
desentramento aps o ltimo despacho
A numerao continua a mesma
vedada a retirada da folha ou pea inicial do
processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Desmembramento de peas
feita para forma outro processo, ocorrer
mediante despacho.
Retirar o documento que constituir outro
processo
Apor termo de desentramento no local onde foi
retirado o documento
Proceder autuao do documento retirado e
renumerar as pginas do novo processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Diligncia
Quando o processo, tendo deixado de atender a
uma formalidade indispensvel ou disposio
legal devolvido ao rgo para sanar a
pendncia. Dever ser enviado a instituio
para que em prazo especificado devolva com a
diligencia sanada.
Vencido o prazo sem a concluso da
exigncia, a instituio anexara cpia da
convocao e o devolver ao rgo que
pediu diligncia

DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume
Um processo no deve exceder a 200 folhas
A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da
margem esquerda

_____________________________________________________________________
34
Colocar na ltima folha do volume anterior o
termo de encerramento de volume, devidamente
numerado
Colocar no novo volume, logo depois da capa o
termo de abertura de volume

DICA LEGAL: PROTOCOLO Encerramento
O encerramento acontecer quando:
Pleito indeferido
Pleito atendido, ou cumprimento dos
compromissos arbitrados
Pela expressa desistncia do interessado
Quando o desenvolvimento do processo for
interrompido por perodo superior a um ano, por
omisso da parte interessada

DICA LEGAL: PROTOCOLO Reconstituio
Procedimento em que se pretende reconstituir
processo desaparecido, extraviado.
O servidor dever, ao perceber o extravio,
comunicar a chefia imediata, que ir comunicar
oficial e formalmente o rgo que originou o
processo. Este dever abrir processo de
reconstituio que dever fazer toda a
tramitao do processo extraviado.
O rgo que originou o processo, dever
tambm, abrir processo administrativo para
apurar responsabilidade pelo extravio do
processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Urgncia
O documento ou processo identificado com o
carimbo de URGENTE, dever ter preferncia
quanto ao procedimento administrativo a ser
adotado.

DICA LEGAL: PROTOCOLO Despacho
Deciso proferida pela autoridade administrativa
em caso que lhe submetido apreciao.
Poder ser feita em folha de despacho ou no
prprio documento.

DICA LEGAL: PROTOCOLO Folha de processo
So duas faces de uma folha/pgina

_____________________________________________________________________
35
8 Microfilmagem e Automao

8.1 Microfilmagem:
Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do
documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha).
Dever ser feito uma cpia de segurana e uma cpia de
trabalho. Que devero ser armazenadas em locais diferentes
por motivo de segurana.

Os documentos de arquivo se apresentam em variados
suportes (papel, diquete, CD). E o papel o mais utilizado.
Eventualmente h a necessidade de alterar o suporte de
determinados documentos, para garantir o acesso, a
preservao e a otimizao do espao fsico.

Existem a microfilmagem de substituio a de
segurana:
SUBSTITUIO: Documentos originais, que no tero valor
secundrio, permanente, podero ser eliminados aps a
microfilmagem.
SEGURANA: A empresa microfilma os documentos para
evitar a perda da informao.

DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Razes para utilizar
- Economia de espao fsico
- Valor legal do microfilme
- Documentos que no possuam valor secundrio
podero ser eliminados
- Documentos de valor histrico no podero ser
eliminados Nesse caso o objetivo a preservao do
original

DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Mobilirio e
Equipamento
- Mobilirio Arquivo de Microfilmes
- Cada rolo dever conter um ndice, para permitir a
localizao dos documentos
- Existncia junta ao arquivo de microfilmes, de
aparelho leitora de microfilmes

DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Benefcios
- Validade legal ( Lei 5.433/68 e Decreto n 1.799/96)
- Reduo de espao
- Acesso fcil e rpido, por causa da catalogao e
indexao, se comparado ao documento em suporte
papel

_____________________________________________________________________
36
- Segurana no acondicionamento, seu tamanho
reduzido permite guardar em caixas-forte (arquivo de
segurana)
- Garantia de confidencialidade impossvel
visualizar a infornmao.
- Durabilidade, se respeitadas normas de segurana,
controle e manuseio esse suporte pode ser conservado
indefinidamente.

Microfilmagem
Smbolos Adotados nos microfilmes

A resoluo n 10 do CONARQ/ARQUIVO NACIOANAL.
Deve-se adotar, no processo de microfilmagem de documentos
arquivsticos, smbolos constantes da ISO 9878/1990.

1 Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos:

Indica incio do
rolo
Incio do
microfilme
Indica fim do
rolo
Fim do
microfilme

2 Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a
documentao tenha continuidade: Ou seja os documentos esto
neste microfilme, ele acabou mas continuou em outro rolo de
microfilme:

Continua em
outro rolo
Este filme
continua em
outro rolo.
Continuao de
outro rolo
Este filme a
continuao de
outro rolo

3 Smbolos obrigatrios a serem microfilmados juntos com os
documentos, conforme situao:
Original
ilegvel
O
documento
original,
microfilmad
o, ilegvel

Original em cores
O documento
original,microfilmad
o, colorido

Numerao
incorreta
Numerao ou
Data incorreta
do documento
original

Pgina e ou
nmeros em
falta

Texto
deteriorado
Encaderna
o defeituosa

Repeti
o de
imagem

_____________________________________________________________________
37
8.2 Automao aplicada aos Arquivos:

Com a informtica os arquivos tem utilizados as novas
tecnologias para implementar solues buscando a otimizao
do trabalho. Bom exemplo so a existncia de protocolos
informatizados, sistemas de indexao e recuperao da
informao e controles de temporalidade de documentos entre
outras tcnicas avanadas da GESTO DA INFORMAO.

DICA LEGAL: AUTOMAO - Workflow
- Sistema que permite dizer exatamente a localizao
do documento dentro da organizao
- o gerenciamento de qualquer processo de
informao de uma empresa, identificando usurios e
rotinas e aes pr-definidas
- Permite o controle dos entraves operacionais.

DICA LEGAL: AUTOMAO - GED
- Processo pelo qual se convertem documentos em
suporte de papel ou microfilme para um formato
eletrnico, representado pela figura de uma imagem, e
o seu gerenciamento por meio de um software permite
a indexao, armazenamento, recuperao e
visualizao.
- A converso se d pelo scanner
- O documento pode ser lido e identificado como texto
se for utilizado o processo de OCR (Reconhecimento
ptico de Caracteres), em que criado um arquivo de
texto, que pode ser usado para indexar o documento
- O GED no permite a instituio se valer dele para
eliminar os documentos.
- uma boa ferramenta para a preservao de
documentos histricos, pois uma vez digitalizados, o
acesso ou reproduo se daria a parti da imagem
digitalizada, evitando assim o desgaste no documento
original

ARQUIVAMENTO DE REGISTRO INFOMATIZADOS

E-ARQ BRASIL:

E-arq Brasil : CONARQ/ARQUIVO NACIONAL - 2006
Cmara Tcnica de documentos eletrnicos
O que E-ARQ Brasil:
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil - que foi elaborado no
mbito da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho
Nacional de Arquivos no perodo de 2004 a 2006.

_____________________________________________________________________
38
O que e-ARQ Brasil?
uma especificao de requisitos que
estabelece um conjunto de condies a
serem cumpridas pela organizao
rodutora/recebedora de documentos, pelo
sistema de gesto arquivstica e pelos
prprios documentos a fim de garantir a sua
confiabilidade e autenticidade, assim como
seu acesso. Alm disso, o e-ARQ Brasil
pode ser usado para orientar a identificao
de documentos arquivsticos digitais.

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um SIGAD

O que SIGAD:
Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos
SIGAD- independente da plataforma tecnolgica em que for
desenvolvido e/ou implantad

O que METADADOS:
Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar,
compreender e/ou
preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
Requisitos para Armazenamento/arquivamento:

A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de
uma arquitetura tecnolgica que permita a preservao e a
recuperao de longo prazo dos documentos arquivsticos. Por isso,
essa estrutura deve abrigar os documentos, seus metadados, os
metadados do sistema (informaes sobre segurana, direitos de
acesso e usurios, entre outros), trilhas de auditoria e cpias de
segurana. Do ponto de vista fsico, tais informaes residem em
dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e
pticos.

Um SIGAD deve utilizar dispositivos e tcnicas de armazenamento
que garantam a integridade dos documentos arquivsticos digitais.
Requisitos de armazenamento organizados segundo os critrios
de durabilidade, capacidade e efetividade de armazenamento
Durabilidade Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD
e os documentos neles armazenados devem estar
sujeitos a aes de preservao que garantam
sua conservao de longo prazo.

Capacidade Um SIGAD deve garantir escalabilidade no
armazenamento, permitindo a expanso ilimitada
dos dispositivos de armazenamento.

Efetividade de
armazenamento
Capacidade de deteco de erros
Capacidade de restaurao de dados em caso de
falhas
Capacidade de proteo contra escrita que
previna alterao indevida(manter a integridade
fsica)
Capacidade de memria secundria

Requisitos de ACOMPANHAMENTO transferncia(mudana de
surporte,mdia ou local) de documentos.

Ad Histrico das movimentaes e transferncias de mdia
sofridas por aquele documento ou dossi/processo
Obrigatrio 1 - Fornecer um recurso de acompanhamento para
monitorar e registrar informaes acerca do local atual e
da transferncia de dossis/processos digitais e
convencionais.
2 - A funo de acompanhamento de transferncia tem
que
registrar metadados que incluam:
nmero identificador dos documentos atribudo
pelo sistema;

_____________________________________________________________________
39
localizao atual e tambm as localizaes
anteriores, definidas pelo usurio;
data e hora de envio/transferncia;
data e hora da recepo no novo local;
destinatrio;
Usurio responsvel pela transferncia (sempre
que adequado);
Mtodo de transferncia
9 Preservao, Conservao e Restaurao de Documentos

Alm da organizao e guarda e disponibilizao, o Arquivo
dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos.
A preservao envolve as seguintes atividades: Conservao,
Armazenamento e
Restaurao dos documentos.

DICA LEGAL: PRESERVAO
Conservao, Armazenamento e Restaurao

Conservao: Conjunto de procedimentos e medidas destinadas
a assegurar a proteo fsica dos arquivo contra agentes de
deteriorao.

Armazenamento: Guarda de documentos em mobilirios ou
equipamentos, visando sua preservao e acesso. (tambm
conhecida como acondicionamento)

Restaurao: Conjunto de procedimentos especficos para
recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.

DICA LEGAL: Conservao = Objetivo Principal
Estender a vida til dos documentos, procurando
mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em
que foram criados. (original)

DICA LEGAL: Restaurao = Objetivo Principal
Revitalizar a concepo original, ou seja, a
legibilidade do documento

9.1 Agentes exteriores que danificam o documento:

FSICO - QUIMICO - BIOLGICO

9.1.1 FSICOS
Luminosidade: A luz um dos fatores mais agravantes no
processo de degradao. A exposio dos documentos luz
natural e a reproduo causam o envelhecimento do papel.

_____________________________________________________________________
40
Temperatura: A oscilao de temperatura entre baixas e altas
aceleram a degradao do papel. A temperatura ideal do papel
de aproximadamente de 22.

Umidade: O Clima seco e o excesso de umidade contribuem
para a acelerao do processo de envelhecimento do
documento. A oscilao faz o papel se dilatar ou contrair,
perdendo ou ganhando gua em demasia.

DICA LEGAL: Controle de temperatura e umidade
A taxa adequada para o controle: Temperatura de 22 a
25C e Umidade relativa de 55%.
Medir temperatura: Termmetro
Medir umidade: Higrmetro
Equipamento que faz as duas medidas:
Termoigrmetro

9.1.2 QUMICOS

Poluio atmosfrica: a poeira, a fumaa. uma das
causas da degradao qumica.

Tintas: Contribui para a degradao do documento (a tinta
utilizada para escrever no documento).

Gordura e oleosidade: O manuseio do documento pode
danificar o documento. As mos deixam oleosidade.
Documentos como fotografia, negativo, pelcula filmogrfica
so mais sensveis que os que esto em suporte de papel
(comum). Nesse caso devemos usar luvas de algodo para o
manuseio.

Objetos Metlicos: O uso de objetivos metlicos como:
grampos, clipes,colchetes devem ser evitados, pois tendem a
enferrujar e por conseqncia danificar os documentos. Opte
por utilizar material plstico.

9.1.3 BIOLGICOS
Insetos: baratas, traas e brocas
Microorganismos: Fungos
Roedores: Ratos
Homem: Danifica os documentos, utiliza o documento e nem
sempre observa a melhor forma de conserv-la.

DICA LEGAL: Estratgias preventivas para evitar a
presena de roedores e insetos:
- Manter a fonte de alimentos longe do local de guarda
dos documentos

_____________________________________________________________________
41
- Evitar comer ou manter comida no local de guarda
dos documentos

Cuidados Gerais na conservao de documentos:

DICA LEGAL: PAPEL
- Utilizar estantes de metal pintado com tinta
antiferrugem
- Evitar comida junto ao documento ou comer no local
- No utilizar fitas adesivas, durex, cola comum ( alta
acidez)
- No escrever no documento, no dobrar
- Utilizar trincha na limpeza das folhas (escova macia
ou flanela de algodo)
- Durante a limpeza remover grampos metlicos, fitas e
corpos cidos

DICA LEGAL: FOTOGRAFIAS
- Receber proteo especial e individual
- manusear com luva de algodo e arquivar em
mobilirio de ao
- Se precisar escrever, somente no verso e com lpis
macio
DICA LEGAL: DIAPOSITIVOS (slaides)
- Utilizar material de acondicionamento adequado
cartelas flexveis de polietileno e polipropileno
- Utilizar mobilirio metlico

DICA LEGAL: MICROFILMES
- Armazenar os originais em cofres, arquivos ou
armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas
umidade
- Fazer cpia de consulta
- A limpeza deve ser feita com pano limpo que no solte
fiapos, umedecido com KODAK film cleaner

DICA LEGAL: DISQUETES E CD-ROM E DVD
- Usar disquete, cd ou DVD de boa qualidade
- Manter os disquetes em local fresco e longe do
computador
- Usar programas antivrus
- Proteger o CD DVD contra aranhes e poeira

_____________________________________________________________________
42
DICA LEGAL: CAIXAS-ARQUIVO
- Utilizar caixas de papelo em vez de plstico as de
plstico tranpira quando submetidas a altas
temperaturas.

OBSERVAO GERAL:
REALIZAR VISTORIA PERIDICAMENTE, atentando
sempre quantos a limpeza e higiene, pois so fatores
essenciais para a preservao.
DICA LEGAL: LIMPEZA DO ASSOALHO
- Limpeza com panos midos e aspiradores evitar
limpeza do piso com gua
- Utilizar aspirador de p ou vassoura revestida de pano
levemente mido

10 Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas

DICA LEGAL: MODELOS DE ARQUIVOS
ARQUIVO DE GAVETAS
ARQUIVO FICHRIO
ARQUIVO DESLIZANTE
ESTANTE DE AO
MAPOTECA VERTICAL
MAPOTECA HORIZONTAL
Arquivo de Gavetas:
Feito de ao ou madeira, normalmente de 4 ou mais gavetas.
indicado para pastas suspensas, que sero arquivadas na
posio vertical
Muito utilizado em arquivo corrente

Arquivo Fichrio:
Feito de ao ou madeira.
Utilizado para arquivar fichas na posio vertical

Arquivo Deslizante:
Surgiu na dcada de 40, Feito de ao ou metal pintado com tinta
anti-ferruginosa.
Possibilita guardar maior quantidade de documentos em menor
espao
Pode acondicionar tanto caixa arquivo, quanto pasta suspensa

Estante de Ao:
Utilizado para acondicionar caixas-arquivo

_____________________________________________________________________
43
Mapoteca Vertical:
Utilizada para acondicionar documentos cartogrficos ( mapas,
plantas, cartazes,etc)
Os documentos so acondicionados na posio vertical um
atrs do outro

Mapoteca Horizontal:
Utilizada para acondicionar documentos cartogrficos ( mapas,
plantas, cartazes,etc)
Mobilirio composto de gavetas, posicionadas umas sobre as
outras
Os documentos so acondicionados na posio horizontal um
em cima do outro

DICA LEGAL: MODELO DE PASTAS
PASTA SUSPENSA
PASTA AZ
PASTA SANFONADA

Pasta Suspensa:
Indicada para para o arquivamento de documentos em tamanho
oficio ou A4
Os documentos so arquivados na posio vertical dentro da
pasta
A pasta colocada em estantes
Possuem etiquetas laterais para identificao da documentao ou
pasta
muito utilizado em arquivo corrente

Pasta AZ:
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou
A4
Os documentos so arquivados na posio vertical
Possibilita a colocao de guias indicando nome ou n do
documento ou pasta
muito utilizado em arquivo corrente

Pasta Sanfonada:
Confeccionada em diversos tamanhos
Possui divisrias e guias para indicar o assunto
ideal para o arquivamento de documentos utilizados em
atividades externas, pois maior mobilidade do usurio
para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4

11 Arquivos Permanentes

Conjunto de documentos custodiados em carter
definitivo, em funo do seu valor secundrio.

_____________________________________________________________________
44
Fundo: Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou
acumulados por determinada entidade pblica ou privada,
pessoa ou famlia no exerccio de suas funes e atividades,
guardando entre si relaes orgnicas e que so preservados
como prova ou testemunho legal e/ou cultural, no devendo
ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por
outra instituio, mesmo que este, por quaisquer razes, lhe
seja afim

Principais atividades realizadas
o Arranjo
o Descrio
DICA LEGAL: ARRANJO
Arranjo = Classificao = Organizao Fsica e
intelectual

A operao resume-se na reordenao dos conjuntos
documentais remanescentes das eliminaes ditadas
pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critrios
que respeitam o carter orgnico dos conjuntos
documentais.

DICA LEGAL: DESCRIO
Descrio:
Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos
formais e de contedo, permitem a identificao de
documentos e a elaborao de instrumentos de
pesquisa.

Instrumentos de Pesquisa
o Guia: Apresenta informaes bsicas sobre
a instituio de arquivos, seu acervo,
servios e horrios de funcionamento.
o Inventrio: Descreve o conjunto
documental, podendo ou no indica na
ordem de numerao sua distribuio e
localizao nas estantes.
o Catlogo: Instrumento de pesquisa
organizado por critrios temticos,
cronolgicos, onsticos, toponmicos,
reunindo a descrio individualizada de
documentos pertencentes a um ou mais
fundos, de forma sumria ou analtica.

_____________________________________________________________________
45
o Repertrio: Descreve de forma detalhada
documentos selecionados de um mais
fundos, por critrios temticos, cronolgicos
ou assuntos.
11.1 Princpios Arquivisticos

Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da
diferena entre a arquivstica e as outras cincias
documentrias.

Princpio da Provenincia

Princpio da Organicidade

Princpio da Unicidade

Princpio da Indivisibilidade / Integridade

Princpio da Cumulatividade

11.1.1 PRINCPIO DA PROVENINCIA
DICA LEGAL: PRINCPIO DA PROVENINCIA
Provenincia = Respect des fond = Respeito a ordem
original
Os Arquivos devem ser organizados obedecendo
competncia e s atividades da instituio que o
acumulou.
Os Arquivos de um fundo no devem se misturar a
outro fundo.

11.1.2 PRINCPIO DA ORGANICIDADE
DICA LEGAL: PRINCPIO DA ORGANICIDADE
Organicidade
qualidade segundo a qual os arquivos espelham a
estrutura, as funes e as atividades da insituio.

11.1.3 PRINCPIO DA UNICIDADE
DICA LEGAL: PRINCPIO DA UNICIDADE
Unicidade
O documento NICO.

11.1.4 PRINCPIO DA INDIVISIBILIDADE
DICA LEGAL: PRINCPIO DA INDIVISIBILIDADE
Indivisibilidade / integridade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem
disperso, mutilao, alienao, destruio no
autorizada ou adio indevida

_____________________________________________________________________
46
11.1.5 PRINCPIO DA COMULATIVIDADE
DICA LEGAL: PRINCPIO DA COMULATIVIDADE
Comulatividade
Diz que o Arquivo uma formao progressiva, natural
e orgnica
a sedimenta de
que trata Lodoline
2
Fontes:
Bellotto, Helosa Liberalli Dicionrio de terminologia Arquivistica
1996
Bellotto, Helosa Liberalli Arquivos Permanentes
Schellenberg, Theodore R. Arquivos modernos princpios e tcnicas
2 ed. FGV 2002
Miranda, Elvis Corra Arquivologia para concurso 2
ed.Braslia:Vestcon 2009.
Arquivo Teoria e Prtica Paes, Marilena Leite 3 ed. FGV 2006
www. arquivonacional.gov.br/conarq
Lei 8.159/1991
Decreto 4553/2002
Decreto 5.331/2004
Resoluo 10 CONARQ
Lei 5.433/68 e Decreto n 1.799/96)
e-ARQ Brasil: Modelo de Requsitos para Sistemas Informatizados de
Gesto Arquivistica de Documentos/Cmara Tcnica de Documentos
Eletnicos. 1.1 verso Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 2011

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Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros.

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