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APOSTILA PRODUÇÃO DE TEXTOS

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Se escrever em geral é falar no papel, a redação de cartas representa sua própria voz.

Se bem escritas, fazem com que as pessoas desejem saber mais de você. Se mal

escritas, afastam os indivíduos e transformam-se em barreiras para novos contatos. As

cartas são sua voz quando escreve às pessoas.

Quanto à espécie de correspondência, podem –se destacar:

• particular, familiar ou social: trocada entre particulares. Os assuntos são sempre

particulares, íntimos, pessoais;

• comercial: ocupa-se da transação comercial ou industrial;

• oficial: tem origem no serviço público, civil ou militar.

Antes de iniciar a redação de uma carta, deve-se:

• ter um objetivo em mente;

• colocar-se no lugar do receptor;

• ter informações suficientes sobre o fato;

• planejar a estrutura da comunicação a ser feita;

• dominar todas as palavras necessárias;

• tratar do assunto com propriedade;

• ser natural e conciso;

• usar linguagem de fácil compreensão;

• prestar informações precisas e exatas;

• responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário.

É bom que se faça um rascunho da carta que deve ser lida e corrigida até se encontrar

uma forma adequada, compreensível pelo receptor. Após, redige-se a versão final.

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Se for uma carta comercial, siga estas orientações sobre o formato:

• texto impresso em um só lado do papel;

• papel de 21 x 29,7 cm (A4);

• 20 a 25 linhas por folha;

• margens: direita - 2 cm; esquerda – 3 cm; superior – 2 cm; inferior – 2 cm;

• espaço 1 ½. Entre os parágrafos, é costume duplicar esse espaço interlinear;

• colocar dois-pontos depois do vocativo da carta;

• a margem direita não precisa ser uniforme.

A carta comercial é mero veículo de informação, ela faz parte integrante de todo um

sistema de comunicação, com o seu emissor, com sua mensagem e seu receptor.

Portanto, está sujeita a toda a engrenagem, a todos os dispositivos, a todos os

requisitos indispensáveis à comunicação para propagar, agrupar, propor negócios e

criar imagem. Pode ser remetida pelo correio ou telefax.

O principal a ser dito sobre a apresentação visual de uma carta é que ela deve ser

limpa. Todas as cartas devem conter os seguintes elementos: endereço do remetente,

local e data, destinatário, referências, vocativo, saudação, texto, conclusão e

assinatura. A finalidade dita o conteúdo e a ordem. Aquilo que deseja do outro

indivíduo, o que tem a oferecer ou comunicar, formam a estrutura da carta em si.

Partes de uma carta

Endereço do remetente

Nas cartas comerciais, se o papel não tiver o endereço no cabeçalho ou rodapé,

precisa ser colocado, geralmente no final da página, do lado esquerdo. Não esqueça de

colocar o CEP, que pode ser inserido ao lado do nome de sua cidade ou numa linha

própria.

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O papel timbrado é importante, pois nele se oferecem três informações importantes

sobre o remetente: quem é, o que faz, qual é o seu endereço.

Local e Data

A melhor maneira de informar a data é escrevê-la por extenso: 10 de outubro de 2005.

Outra opção é fornecer o dia da semana, em vez do ano: Segunda-feira, 10 de outubro.

Evite formas como 10/10/2005 ou 10-10-2005. Nas cartas oficiais, sempre se deve

colocar o ano.

Na grande maioria das vezes, o local e a data vem logo depois do endereço. Se o papel

tiver um cabeçalho impresso, escreva o local e a data no alto alinhado à direita ou à

esquerda, de acordo com o estilo de apresentação.

Quando o papel é timbrado, pode-se omitir a indicação do local, desde que a carta seja

expedida da localidade constante no timbre e que não apresente vários endereços. Em

bilhetes pessoais, pode ser feito da maneira antiga e colocar a data no final, à

esquerda, sozinha ou com o endereço.

Destinatário

Nas cartas oficiais e comerciais, se deve colocar o nome e o cargo do destinatário na

margem esquerda da folha, a umas poucas linhas da data.

Não é necessário colocar a preposição “A” na frente do nome do destinatário.

Não se coloca o endereço do destinatário, uma vez que ele consta do envelope. Em

cartas pessoais, isso seria considerado excesso de formalismo.

Referências

A referência ou assunto é uma síntese do conteúdo da carta. Esse dado é muito útil

tanto para quem arquiva e classifica a correspondência como para quem, num relance

toma conhecimento do assunto exposto.

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Esse tipo de informação também só é dado em documentos oficiais e comerciais. Pula-

se uma linha após o endereço do destinatário e coloque as referências na margem

esquerda, utilizando Ref..

Vocativo

É a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário, antes de se entrar no assunto,

propriamente dito da carta.

A saudação fica junto à margem esquerda, no mínimo duas linhas abaixo da linha

imediatamente anterior a ela. Ex.: Prezados Senhores, Caro estudante .Não colocar

dois pontos após a saudação.

Contexto / Assunto

O texto tem que aparecer com clareza na página.

Deve conter parágrafos curtos e uma linha de espaço entre eles.

A introdução do texto visa despertar o interesse do leitor, e prender sua atenção, é a

entrada no assunto.

O desenvolvimento do texto deve expor claramente ao destinatário o conteúdo da carta.

Deve referir-se a um só assunto, em torno do qual há de estruturar-se todo o conjunto

da mensagem. Quando se vai tratar de vários assuntos, convém que haja uma relação

entre eles.

O encerramento é o parágrafo que encerra o corpo da carta. Ele deverá atender a um

dos objetivos: levar o leitor a agir e deixar boa impressão sobre o remetente, caso não

se deseje nada do destinatário. Muitas vezes, o parágrafo de encerramento engloba a

fórmula de cortesia da carta.

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Conclusão

Em cartas comerciais e oficiais emprega-se uma fórmula de cortesia que deve estar de

acordo com o tom geral da mensagem, por exemplo, ao terminar uma carta de

agradecimento pode-se terminá-la com Agradecendo antecipadamente. Outros

exemplos de tipos de conclusão podem ser: atenciosamente, cordialmente, cordiais

saudações.

Em cartas pessoais, as escolhas são bem mais amplas. A conclusão da carta vai

depender do tipo de relacionamento existente entre o remetente e o destinatário, do

tom e da razão da carta. Entre as conclusões tradicionais, usadas em situações gerais,

incluem-se: Um abraço, Com muitas saudades, Esperando que tudo esteja bem por aí,

Boa sorte, Esperando tornar a vê-lo (a) em breve .Em correspondências leves, trocadas

entre amigos e familiares, pode-se optar por conclusões mais alegres, expansivas e

brincalhonas, do tipo Comporte-se, Juízo, Um grande abraço, Um beijo, Abraços a

todos etc.

Assinatura

Nas cartas comerciais e oficiais a assinatura compõe-se de três elementos: o nome de

quem assina, seu cargo ou função na empresa datilografados ou digitados, e sua

assinatura propriamente dita.

Na assinatura:

• não cabe a anteposição de títulos profissionais, honoríficos, militares ou

acadêmicos;

• não se usa traço para a assinatura;

• não há necessidade de colocar o nome da empresa;

• está caindo em desuso o carimbo na assinatura;

• caso duas pessoas assinem, o responsável direto assina à direita, e o outro à

esquerda.

• nas cartas pessoais, só se coloca a assinatura no final da carta.

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DICAS

Fatores de influência da carta comercial:

• resposta imediata indica que a firma é eficiente;

• carta bem definida, fará o destinatário pensar que está lidando com uma

organização metódica;

• o leitor deve compreender o que está escrito, buscar clareza de pensamento.

Riscos:

• como todo texto escrito, ele é irrecorrível, não dá para harmonizar ou explicar

como na comunicação oral, pelo telefone, por exemplo;

• o volume da correspondência recebida nas empresas é grande, a carta pode ser

mal lida, mal interpretada e motiva nova carta como resposta, ampliando a

burocracia empresarial. Para clientes especiais, deve-se preferir a conversa por

telefone.

SAIBA MAIS

Quanto à gramática:

EVITAR

USAR

Em anexo.

Face à...

Pedimos para...

Solicitamos para...

Tenho para te perguntar a você.

Sito à rua...

Em nossa conversa, onde propusemos...

Aonde você passou suas férias?

Haja visto...

Fazem nove dias.

Anexamos, anexo.

Em face de, diante de...

Pedimos que...

Solicitamos que...

Tenho algo para perguntar-lhe.

Sito na rua...

Em conversa em que propusemos...

Onde você passou suas férias?

Haja vista...

Faz nove dias.

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Há três semanas atrás.

Haviam dez pessoas na reunião.

Fez tudo para mim realizar o trabalho.

Há três semanas.

Havia dez pessoas na reunião.

Fez tudo para eu realizar o trabalho.

Agora vamos fazer uma análise de um modelo antigo de carta comercial com

comentários em cada item.

Modelo de carta antiga – anexo 1

Modelo de carta atual – anexo 2

Aviso, bilhete, cartão, convite, circular, convocação, mala direta

AVISO

É um tipo de comunicação, direta ou indireta, afixada em local público ou privado. Aviso

é informação, serve para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar, convidar. É empregado

no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária.

O aviso significa economia de tempo. Se redigido em linguagem clara, favorece a

eficácia da comunicação, ou seja, atingir o objetivo estabelecido.

Como deve ser apresentado:

• ter linguagem clara;

• ter um timbre e um símbolo referentes à instituição que o utiliza;

• um título;

• texto em forma de parágrafos;

• assinatura e cargo do responsável pelo aviso.

Modelo de aviso – anexo 3

BILHETE

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É uma carta breve em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de

outra pessoa, de modo apressado. É uma carta simples, sem as fórmulas das cartas

ordinárias.

Em linguagem comercial, o bilhete recebe diversas designações: bilhete de banco,

bilhete de crédito, bilhete de carga, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete

de loteria, bilhete de passagem e outros.

CARTÃO

Há várias espécies de cartão:

• cartão-postal: com uma fotografia em uma das faces e espaço para escrita na

outra.

• cartão de visitas: sua finalidade é fazer com que nosso nome seja lembrado após

uma apresentação ou quando há interesse de que a relação continue;

• de contato profissional ou comercial;

• de propaganda ou de venda;

• comum, de correspondência.

DICAS

• o cartão é feito em papel grosso;

• dobrar o canto esquerdo ou direito do cartão, ao entregá-lo a uma pessoa, é

procedimento que já está fora de época.

CONVITE

É uma mensagem pela qual se formaliza uma convocação ou pede-se o

comparecimento de alguém em algum lugar. Também pode ser um bilhete que dá

direito a ingresso gratuito em um espetáculo, coquetel de lançamento de livros, show.

Os elementos constitutivos do convite são:

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• quem está convidando;

• finalidade do convite – para que se está convidando;

• data;

• horário;

• local (endereço);

• informações necessárias

Às vezes, ao final de um convite aparecem as abreviaturas: R.S.V.P. (Respondez s’il

vous plâit), que significa responder por favor.

Modelo de convite – anexo 4

CIRCULAR

É o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias

repartições ou pessoas. Na circular, não consta destinatário, pois ela é multidirecional,

o endereçamento vai no envelope.

Seu texto é informal e direto, dispensa-se formalidades. Serve para transmitir avisos,

ordens ou instruções. Em geral, contém assunto de caráter ou interesse geral.

O público da circular pode ser interno, misto e externo, este último em pequena escala,

principalmente quando a circular é transformada em mala direta.

DICA: Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor

tenha a impressão de que foi redigida especialmente para ele.

Modelo circular – anexo 5

CONVOCAÇÃO

É forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma

reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade.

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Modelo de convocação – anexo 6

MALA DIRETA

É a forma mais direta, seletiva e personalizada para divulgação de produtos e serviços

e promoção de vendas. Materiais de propaganda, como catálogos, cartas, cartas

circulares, folhetos são enviados pelo correio para clientes habituais e/ou potenciais.

Geralmente as empresas possuem uma relação desses clientes, o que facilita a

remessa periódica de material promocional.

DICAS:

• pode-se incluir na mala direta um cupom resposta, com postagem paga, que

serve também para avaliar a penetração no mercado;

• conheça a fundo o produto ou serviço que quer vender e coloque-se no lugar do

potencial cliente;

• antes de escrever, procure os argumentos mais convincentes;

• não deixe de colocar informações práticas, tais como telefone de contato,

endereço ou e-mail para resposta;

• a apresentação e o texto devem ser impecáveis.

Memorando, protocolo, recibo, requisição, telegrama, relatórios, ata

MEMORANDO

É uma comunicação escrita que pode ser:

• interno – correspondência entre departamentos de uma mesma empresa, ou

entra a matriz e filiais e vice-versa, ou entre as filiais;

• externo – oficial que se assemelha ao ofício ou comercial que se assemelha à

carta comercial.

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O memorando não é uma comunicação tão formal quanto a carta comercial ou ofício,

por isso dispensa tratamentos de Prezado Senhor e fechos como atenciosamente, mas

também não pode ser tão informal a ponto de ser mandados por eles abraços e beijos.

O papel usado para qualquer tipo de memorando é o papel meio ofício (21 cm x 15 cm).

Estrutura do memorando:

• timbre;

• endereço (quando se trata de empresas privadas);

• código (iniciais do departamento);

• número do memorando;

• localidade;

• ementa (referência) ou assunto;

• receptor;

• texto;

• assinatura;

• anexos.

DICA: Tratar de um assunto só em cada memorando;

A empresa ou repartição poderá ter um impresso próprio para memorando, com

diagramação adequada, logotipo.

A data pode ser por extenso ou abreviada.

Fale no papel da mesma forma que conversaria com o destinatário de viva voz.

Modelo de memorando – Anexo 8

PROTOCOLO

Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma

empresa, ou um formulário em que se registra a entrada ou saída dos objetos.

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Significa também, registro dos atos públicos ou registro das audiências nos tribunais.

RECIBO

É o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de alguma coisa. O

recibo mais comum declara o recebimento de dinheiro.

As partes de um recibo são:

O recibo deve ser feito com quantas cópias forem necessárias, para que todas as

partes envolvidas na transação fiquem documentadas.

Modelo de protocolo – anexo 9

REQUISIÇÃO

É um pedido que se faz a outrem para que sejam providenciados determinados bens ou

serviços.

TELEGRAMA

É um meio de comunicação rápida, empregado sobretudo em casos urgentes. O

telegrama pode ser de caráter oficial, comercial, social e familiar. Devemos reduzir ao

máximo o número de palavras no telegrama, tomando o cuidado para não prejudicar a

clareza da mensagem.

A telegrafia é um ramo das telecomunicações que abrange qualquer processo

destinado a reproduzir, a distância, o conteúdo e as informações de documentos

gráficos através de um código de sinais.

Algumas abreviações telegráficas:

ATEH – até

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LAH – lá

EH - é

ET – e

VG – vírgula

SDS – saudações

RESEU.T – recebi seu telegrama

IMPAGO – não pago

PT – ponto

Linguagem telegráfica

• texto conciso, claro e objetivo

• utilize os verbos nas formas simples: VENDERA e não HAVIA VENDIDO

• suprimir as expressões de cortesia

• não se permite a divisão de palavras

• escrever tudo em letra maiúscula

• suprimir hífens nas palavras compostas e expressões com pronomes oblíquos

• dispense os acentos gráficos

• omitir as palavras desnecessárias (preposições, por exemplo): DIA QUINZE

CORRENTE

• escrever números inteiros em algarismos arábicos: 300, 2005

• se os números forem grafados por extenso, deverão ser aglutinados: VINTEMIL

• para as datas, pode ser usado o seguinte recurso: 031198 – 03 de novembro de

1998 ou 0311998 – 03 de novembro de 1998

RELATÓRIOS

É uma exposição oral ou escrita, objetiva, formal, informativa daquilo que se

presenciou, viu, observou; é a narração minuciosa dos fatos, de resultados referentes a

atividades variadas.

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Normalmente, num relatório, são usadas as três modalidades de redação: a descrição

(de objetos, de procedimentos, de fenômenos), a narração (de fatos ou ocorrências) e a

dissertação (explanação didática, argumentação).

Profissionais de todas as áreas devem estar preparados para produzir bons relatórios.

Os mais curtos são mais simples. Mesmo assim, devem ser claros, bem redigidos e

organizados. Nos relatórios longos, a organização de idéias e a ordenação dos dados

são fundamentais para que o leitor compreenda o que está exposto e para que a leitura

seja agradável.

É importante evidenciar que o relatório deve ser escrito, datilografado ou digitado em

apenas uma das partes do papel, cujo formato, preferencialmente, seja de 21 x 29,7cm

(A4), ABNT.

Estrutura do relatório:

capa / folha de rosto – título (assunto), nome do setor ou do responsável pelo

relatório, empresa pela qual se executou a atividade, local e data

• DICA: Se o relatório for longo, é bom fazer um resumo, de quatro a cinco linhas e

colocá-lo logo depois da folha de rosto.

sumário – organização do texto por temas, com a indicação das páginas

introdução – apresentação do propósito do relatório, ou seja, porquê e para

quem foi redigido.

desenvolvimento – relatar pormenorizadamente os procedimentos realizados e

os fatos ocorridos ou apurados, com a indicação de datas, locais, métodos

adotados, pessoas e equipamentos envolvidos, julgamento dos fatos ou

considerações sobre os fenômenos observados. Em geral, é dividido em tópicos

e subtópicos específicos que devem ser intitulados

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conclusão – considerações finais, tais como: retomada das conclusões parciais

(de cada tópico), interpretação e crítica dos fatos apurados, recomendação de

providências cabíveis, sugestões.

fecho – local, data e assinatura do autor

anexos – tabelas, dados estatísticos, gráficos, ilustrações, documentos

comprobatórios, etc

Revise tudo antes de encerrar.

ATA

É um documento que resume por escrito os fatos e decisões de uma reunião, sessão

ou assembléia para um determinado fim. Pode ser ordinária, aquela que resulta de

reuniões estabelecidas em estatutos, ou convocadas com regularidade ou

extraordinária que ocorre fora das datas costumeiramente previstas.

A ata deve ser assinada pelos participantes da reunião e por aqueles que a presidiram.

O registro da ata é feito em livro próprio, em que consta o Termo de Abertura, isto é, a

indicação da finalidade do livro. Ele é feito na primeira página por pessoa autorizada do

órgão (presidente, diretor, secretário, etc.), que deve também rubricar todas as folhas,

datar e assinar. Ao final do livro deve ser feito o Termo de Encerramento, que também

deverá ser datado e assinado por pessoa autorizada.

Modelos de termo de abertura e termo de encerramento – anexo 10

Partes de uma ata

• título, n°da ata e/ou identificação da reunião;

• dia, mês, ano e hora da reunião por extenso;

• local da reunião (sala, rua, número, etc.);

• convocação prévia ou estatutária que determinou a reunião;

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• relação nominal das pessoas presentes (em reuniões com muitos participantes,

indica-se apenas o número dos presentes, conforme a lista de presença) com

suas respectivas qualificações. O número de pessoas identifica o quorum da

reunião;

• declaração do presidente e secretário – finalidade da reunião, direção dos

trabalhos e aprovação da ata anterior (geralmente a reunião inicia com a leitura

da ata anterior e sua votação);

• ordem do dia – assuntos discutidos, votações realizadas e deliberações tomadas

redigidos na forma narrativa, por ordem cronológica;

• fecho – encerramento do trabalho;

• assinatura.

Modelo de fechos – Anexo 11

A ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação

posterior. Para evitar isso deve se escrita:

• sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página;

• sem abreviaturas de palavras ou expressões;

• números escritos por extenso;

• sem rasuras nem emendas;

• sem uso do corretivo;

• com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo.

As ressalvas nas atas se fazem pelo acréscimo da palavra retificadora digo:

Fizeram três relatórios, digo, cinco.

No caso da rasura ser notada apenas no final, deverá ser usada a expressão:

Em tempo: onde se lê...leia-se...

Em tempo: Onde se lê: “trinta e dois votos a favor”, leia-se "trinta e cinco votos a favor”

Acréscimos também podem ser feitos com a expressão Em tempo.

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Em tempo: Na relação dos ausentes acrescenta-se Luiz Mauro Santy.

Modelo de ata – anexo 12

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