A importncia da definio do papel do Escritrio de Projetos

Implantar um escritrio de projetos tambm um projeto, assim, como no poderia deixar de ser, o primeiro, e certamente um dos
mais importantes passos, a definio das razes pela qual a empresa resolve adotar esta iniciativa e quais so seus objetivos.
O Escritrio de Projetos (EP) ganha grande importncia, sendo ele a estrutura responsvel por desempenhar esse papel de apoio aos
projetos das organizaes. Para tanto, de suma importncia o alinhamento dos objetivos do escritrio de projetos com os
objetivos estratgicos da organizao.
Seus colaboradores, clientes e todas as partes interessadas precisam conhecer e estar de acordo sobre os papis e responsabilidades escolhidos para
o EP e quais os servios que sero prestados, a quem ele estar subordinado, quais so seus objetivos, qual sua abrangncia (departamento/empresa),e
quem seu patrocinador.
As pessoas precisam saber como o EPO vai influenciar no seu dia-a-dia profissional, que benefcios elas, seu departamento e a empresa tero, e qual a
importncia que a empresa dar a esta iniciativa em relao s demais atualmente em curso.

Segundo Kendall (2003) e Rollins (2003), se destacam entre os objetivos dos escritrios de projetos nas organizaes:
1. Possibilitar a conduo dos projetos de forma alinhada com os interesses da alta direo. A estrutura do escritrio de projetos possibilita a
centralizao das informaes e conduo dos projetos, facilitando o alinhamento dos objetivos dos projetos com os objetivos da organizao,
assim como a disseminao das informaes desses projetos com a alta direo.
2. Construir conhecimento e habilidades para melhorar a capacidade e qualidade das entregas. A implantao do escritrio de projetos possibilita uma
maior efetividade no planejamento e execuo dos projetos, atravs da manuteno e controle de bases de informao contendo os dados dos
projetos executados, auxiliando na estimativa e decises de novos projetos, assim como na disseminao dessas informaes nos diversos projetos
da organizao.
3. Coletar, analisar e disseminar informaes sobre o desempenho
dos projetos. Coleta e anlise de informaes dos projetos da
organizao com o intuito de identificar deficincias e melhores
prticas, buscando a soluo das deficincias a disseminao
das melhores prticas.
4. Detectar e aprimorar processos de gerenciamento de projetos
ineficientes nos projetos da organizao. Tendo contato com os
diversos projetos executados pela organizao o escritrio de
projetos tem como detectar ineficincias nos processos e
metodologia de gerenciamento de projetos da organizao e
buscar o aprimoramento destes.
5. Valorizar o treinamento e desenvolvimento de habilidades em
gerenciamento de projetos. Mapear e analisar as habilidades e
conhecimentos em gerenciamento de projetos presentes na
organizao e assim detectar possveis carncias, buscando
assim criar programas de capacitao e disseminao de
conhecimentos e habilidades em gerenciamento de projetos.
6. Implementao de servios de apoio para gerenciamento de
projetos. Criao de servio de suporte aos usurios dos
servios do escritrio de projetos na busca da melhor utilizao
desses servios.

As principais vantagens obtidas na adoo de um escritrio de projetos so:
Reuso das ferramentas e tcnicas de Gerncia de Projetos.
Padronizao e portabilidade das ferramentas e tcnicas.
Maior produtividade e capacitao do time.
Melhor estimativa de custos.
Criao e expanso da cultura de Gerncia de Projetos.
Coletar e difundir as melhores prticas em Gerncia de Projetos.
Viso do portiflio de projetos da empresa.

Fontes:
1) Leia mais em http://blogs.technet.com/arturlr/archive/2009/06/10/o-escrit-rio-de-projetos.aspx
2) Leia mais em http://www.expleo.com.br/pdf/pmo_empresapronta.pdf
3) Leia mais em http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/abrirPDF/543

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