Manual de Gesta o Documental

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade
MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL
Manual de Gesto Documental
105
Maio, 2010
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Ministra do Meio Ambiente
Izabella Mnica Vieira Teixeira
Secretrio Executivo
Jos Machado
Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBio
Rmulo Jos Fernandes Barreto Mello
Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Silvana Canuto Medeiros
108
Diretor de Unidades de Conservao de Proteo Integral

Ricardo Jos Soavinski
Diretor de Unidades de Conservao de Uso Sustentvel e Populaes Tradicionais
Paulo Fernando Maier Souza
Diretor de Conservao da Biodiversidade
Marcelo Marcelino de Oliveira
Equipe Tcnica Responsvel
Aline Ramalho Bezerra Borges
Lorena Maria Borges da Silva
Colaboradores
Luciano Luiz de Jesus
Marli dos Reis Alves Soares
Nataniel Fragoso Ribeiro
Adriana Rodrigues Alves
Adriane Correia de Souza
Projeto Grfico
Eduardo Guimares

Manual de Gesto Documental
CDOC
Este material contm informaes
importantes para o usurio, orientando como
produzir, tramitar e destinar seus documentos
de forma padronizada. A modernizao da
rea de documentao tambm exposta no
manual, dando a dimenso do que est sendo
feito para aprimorar o servio e o atendimento
ao usurio.
Instituto Chico Mendes
de Conservao da
Biodiversidade
Centro de Documentao
Tel:(61) 3341-9015
Fax:(61) 3341-9492
01/05/2010

SUMRIO
APRESENTAO........................................................................................................................... 7
DEFINIES..................................................................................................................................8
GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10
Definio de Documento......................................................................................................... 11
Produo de Documentos......................................................................................................13
Modelos e Formatao..................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAO................................................................................................... 16
Protocolo Geral...................................................................................................................... 16
Recepo (Recebimento de documentos).........................................................................17
Expedio (Servio de Postagem e Malote)..................................................................... 18
Instruo Processual.........................................................................................................21
Processamento Digital........................................................................................................... 26
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26
Arquivo Central....................................................................................................................... 29
Biblioteca.................................................................................................................................31
Gesto da Informao SGI.................................................................................................. 32
REFERNCIA............................................................................................................................... 34
ANEXO I................................................................................................................................... 35
REDAO OFICIAL...................................................................................................................... 37
IDENTIDADE VISUAL.............................................................................................................. 37
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL..................... 37
Clareza............................................................................................................................... 37
Coeso...............................................................................................................................38
Conciso............................................................................................................................38
Formalidade e uniformidade............................................................................................38
Impessoalidade.................................................................................................................39
PADRONIZAO.....................................................................................................................39
Pronomes de Tratamento.................................................................................................39
Fechos............................................................................................................................... 41
Identificao do Signatrio............................................................................................... 41
Formatao....................................................................................................................... 42
ATOS DE COMUNICAO.......................................................................................................44
Documentos Padro Ofcio...............................................................................................44
Ofcio..................................................................................................................................46
Ofcio Circular....................................................................................................................48
Memorando....................................................................................................................... 50
Memorando Circular.........................................................................................................54
Despacho........................................................................................................................... 56
Fax.....................................................................................................................................60
Correio Eletrnico............................................................................................................. 62
ATOS NORMATIVOS............................................................................................................... 62
4
Apostila.............................................................................................................................. 62
Atestado.............................................................................................................................64
Certido.............................................................................................................................66
Ata......................................................................................................................................68
Portaria.............................................................................................................................. 72
Nota Tcnica...................................................................................................................... 74
Instruo Normativa......................................................................................................... 76
Ordem de Servio.............................................................................................................. 78
Parecer..............................................................................................................................80
Resoluo.......................................................................................................................... 82
REFERNCIAS.............................................................................................................................84
ANEXO II Logomarca ICMBio................................................................................................... 85
ANEXO III Guias de Remessa de Correspondncia e Malote.................................................86
ANEXO IV Quadro de Aes sobre Processos......................................................................... 91
ANEXO V Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao.........................................................93

LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto
documental e a de proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura,
ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Lei n 8.159, de 8/1/1991

APRESENTAO
O Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade alou o Projeto de Gesto
Documental com o objetivo de estruturar a rea de documentao, modernizando suas
atividades e servios. O Projeto busca a equalizao das atividades com a implantao de
padres para produo, trmite e destinao de documentos com o auxlio de manuais e
capacitao, inserindo o usurio em uma nova realidade.
A estrutura da rea de documentos :
COORDENAO
DE DOCUMENTAO
GESTO DA
INFORMAO
ATENDIMENTO
AO USURIO
MODERNIZAO
E ANLISE
DOCUMENTAL
PROTOCOLO
GERAL
PROCESSAMENTO
DIGITAL
ARQUIVO
CENTRAL
BIBLIOTECA
MEMORIAL
A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e

Tecnologia da Informao CGATI/DIPLAN.
Este manual apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que ser
aplicado documentao do Instituto, com parmetros e mtodos que iro mudar a cultura
e hbitos pr-existentes.
As aes j iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores
passam a ter capacitao para tratar a documentao. No seu cotidiano ter o controle
da informao, dispondo de ferramentas para isso. A Instituio est aprendendo a ter a
informao de maneira mais gil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas aes.
E neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no
desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria
a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo precioso em
nossa atividade.

Coordenao de Documentao/CGATI/DIPLAN
DEFINIES
Assunto - a matria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o contedo
de que se trata.
Autuao e/ou formao de processo - o termo que caracteriza a abertura do processo.
Correspondncia - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou
entidades, exceo dos processos.
Desapensao - a separao fsica de processos apensados.
Desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer
quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos
para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao
e instrues especficas do rgo interessado.
Despacho - Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido
apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no.
8
Diligncia - o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
Distribuio - a remessa do processo ou documento s unidades, sendo direcionado
conforme despacho ou informao constante no documento.
Documento - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.
Espelho de identificao - a identificao visual padronizada de uma caixa ou pasta, com
informaes de seu contedo.
Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento.
Guia de andamento - uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo
ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo
conter o nmero de volumes e o nmero de folhas.
Guia de remessa de correspondncia - um formulrio que deve ser preenchido, quando for
encaminhada mais de uma correspondncia no mesmo envelope, devendo ser autenticada
com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Guia de remessa de malote - um formulrio que deve ser preenchido com informaes

sobre o contedo do malote de correspondncia que esta sendo enviado, devendo ser
autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Interessado - a pessoa, empresa ou rgo que ser beneficiada com a ao.
Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se
por Anexao ou Apensao.
Juntada por anexao - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/
documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Juntada por apensao - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com
o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor
pblico estadual, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir
um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.
Numerao de peas - a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
Pea do processo - o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha,
folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de
vdeo, nota fiscal, entre outros.
Procedncia - A instituio que originou o documento.
Processo - o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado,
bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.
Processo acessrio - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do
processo principal.
Processo principal - o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao
de um ou mais processos como complemento sua deciso.
Protocolo geral - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos
com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
Registro - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado
a controlar a movimentao da correspondncia e de processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados.
Termo de arquivamento e desarquivamento - uma nota utilizada para informar o
arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da
autoridade competente ou a requerimento do interessado.
Termo de desapensao - uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou
mais processos apensados.
Definies
Termo de desentranhamento de peas - uma nota utilizada para informar sobre a retirada
de pea(s) de um processo.
Termo de encerramento - uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.
Termo de juntada de pea - uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou
pea(s) ao processo.
Termo de ressalva - uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a
ausncia de uma pea.
Termo de retirada de pea - uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou
pea(s) do processo.
Tramitao - a movimentao do processo e/ou documento de uma unidade outra, interna
ou externa, atravs de sistema prprio.
GESTO DE DOCUMENTOS
10
A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que

dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, Art.
3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao de maneira
correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituio soluciona
os problemas decorrentes da falta de um programa de gesto, como: perda, duplicidade e
extravio de documentos; falta de espao; dificuldade no acesso e na localizao da informao;
controle manual de fluxo; e falta de padro para elaborao e tratamento de documentos.
Na gesto documental considera-se, tambm, o cidado, que na forma desta lei (Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informao, conforme dispe o Art. 4
Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituio no deve
se organizar apenas por necessidade prpria, mas tambm para atender as demandas do
Governo Federal e os anseios da sociedade.
No Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao, tambm exposta a

necessidade de proteo do acervo documental, referindo-se conservao dos documentos

e a preservao da informao. O Art. 25 complementa a informao do art.1 com as
penalidades, dispondo: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social. A preservao tambm
faz parte do projeto de gesto, buscando a conscientizao do usurio no manuseio do
documento, dando a devida importncia ao que sua ferramenta de trabalho. As sanes
penais podem ser vistas no Decreto-Lei n2.848, de 7 de dezembro de 1940. Cdigo Penal/
Dos crimes contra o patrimnio.
A informao em tempo hbil e correta um grande instrumento de trabalho para a
Instituio, que deve mant-la atualizada e disponvel.
Definio de Documento
Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,
de acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, conforme descrito a seguir.
a)
Caracterizao quanto ao gnero

Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses
variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia.
Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel
emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos,
ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras;
Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e
fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com
bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e
fitas vdeo magnticas;
Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis,
contendo registros fonogrficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnticas;
Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da
microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.:
rolo, microficha, jaqueta e carto-janela;
Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados
em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico.
Gesto de Documentos
11
b)
Caracterizao quanto espcie

Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade
de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto,
estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa,
ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei;
Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a
fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando
assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao;
Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.:
traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;
Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica
Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos
(transao, ajuste etc.);
Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em
sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao,
exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
12
c)
Caracterizao quanto natureza

Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana
e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que,
embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a
deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;
Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior
celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder
Executivo, do Poder Judicirio e da Assemblia Legislativa do Estado (Cmaras
Municipais); mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas;
pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para
afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia
da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial;
Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito;
Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento
do pblico em geral.
Produo de Documentos
Na elaborao e/ou produo de documento dever ser considerado os padres da
ABNT e da Redao Oficial da Presidncia da Repblica, podendo a Instituio determinar os
parmetros a serem adotados.

No Manual de Redao Oficial do ICMBio so relacionados os formatos que devero

ser utilizados no mbito da Instituio.
Para produzir um documento necessrio entender sua finalidade, e assim, utilizar
o melhor instrumento para transmitir a informao. Este esclarecimento precioso para
iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo
h a definio dos tipos mais utilizados.
ESPCIE/TIPO DE
DOCUMENTO
FINALIDADE
MEMORANDO
Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de

um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo
nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna.
MEMORANDO-CIRCULAR
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas

diferentes de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente
em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
OFCIO
O tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao

Pblica entre si e tambm com particulares.
OFCIO-CIRCULAR
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas

diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
entre rgos da Administrao Pblica ou a particulares.
FAX
utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio

antecipado de documentos.
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox
do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se
deteriora rapidamente.
E-MAIL
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade,

transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso
de documentos.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio
eletrnico tenha valor documental, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. O email institucional j considerado como documento
comprobatrio.
DESPACHO
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao,

requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a
seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer tambm despacho de
encaminhamento de um rgo para outro. O despacho pode constituirse de uma palavra, de uma expresso ou de um texto mais longo.
Gesto de Documentos
13
Modelos e Formatao
Os documentos tm padres de formatao que devem ser seguidos, facilitando a sua
identificao e o entendimento do seu objetivo.
Os mais conhecidos so o Memorando e o Ofcio. Expedientes que se diferenciam
antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformiz-los, ser adotada uma
diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio.
Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm
obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a)
tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo

que o expede.
Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio

Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano.
14
b)
local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.
c)
destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.
Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP.
d)
assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.
Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.

Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
e)
vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.
Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,
f)
texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as
formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que
confere maior clareza exposio;
- concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto.
Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que
esses estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)

ou

Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
h)
assinatura do autor da comunicao.
i)
identificao do signatrio.
Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:
CONFIGURAES
PADRO
Fonte
Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10

nas notas de rodap..
Nmero de pginas
obrigatrio constar a partir da segunda pgina.
Tamanho
Todos os tipos de documentos do Padro Ofcio (oficio e memorando)

devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.
Orientao
O documento dever ser impresso como Retrato.
Impresso
Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em

ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita
tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho);
A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A
impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes.
Incio de pargrafo
O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da

margem esquerda.
Espaamento entre
pargrafos
Deve ser utilizado espaamento de 2,5cm.
Espaamento entre
linhas
Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas.
Alinhamento
O texto deve ser justificado.
Margem esquerda
O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0

cm de largura.
Margem direita
O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.
Margem superior
O campo destinado margem superior ter 2 cm.
Margem inferior
O campo destinado margem inferior ter 2 cm.
Smbolo
No modelo Ofcio utilizar o Braso da Repblica, nos demais

documentos utilizar apenas o smbolo do ICMBio. Todos os
documentos produzidos devem apresentar o smbolo da Instituio.
Gesto de Documentos
15
Identidade Visual
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais devero
possuir a logomarca do ICMBio.
Logomarca (Anexo II), a marca que rene graficamente letras do nome de uma
instituio e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
CENTRO DE DOCUMENTAO
A Coordenao de Documentao tem em sua atribuio planejar, organizar, controlar e
coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete Coordenao: auxiliar as
Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender
a demanda de usurios e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de
Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem comopromover reciclagem para atualizar o usurio quanto s atividades; desenvolver programas de
conscientizao do usurio quanto gesto documental; orientar os profissionais que executam as
atividades relacionadas gesto; e buscar continuamente a modernizao de todas as atividades
desenvolvidas nas reas do Centro de Documentao, considerando os recursos tecnolgicos.
16
Protocolo Geral
O Protocolo Geral est sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar
a documentao do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatido no acesso a
informao e auxiliando a tomada de deciso.
Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) so baseados na Portaria
Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministrio do Planejamento.
A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC
(Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento
e processos, possibilitando a busca e localizao por qualquer uma das informaes. O
sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histrico do trmite, permite
ainda cadastrar despachos e comentrio (em ordem cronolgica). No registro de processo o
sistema permite a incluso de informaes direcionadas a atividade fim da Instituio.
As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, so elas:
1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;
2. Autuar documento (formalizar processo);
3. Manter a base de dados do sistema de autuao de processos e documentos atualizada;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execuo
do servio de protocolo;

5. Encaminhar os documentos de mbito externo;

6. Administrar despesas com servios de postagens e malote;
7. Controlar o fluxo das correspondncias enviadas diariamente pelo servio de correios;
8. Atender as demandas dos usurios de forma gil e com exatido;
Recepo (Recebimento de documentos)

A rea de Recepo tem uma funo muito importante na gesto de documentos, pois
a forma como o documento recebido no Centro de Documentao definir o tratamento do
mesmo. Compete a esta rea:
1. Receber o documento externo, gerando um pr-cadastro no SGDOC, com data e
hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;
2. Receber documentos internos (trmite interno), avaliar todas as informaes do
documento, inclusive imagem;
3. Atender as demandas dos usurios internos ou externos de forma gil e com exatido;
4. Organizar o servio de entrega de documentos externos (motoboy);
Orientaes ao usurio
17
Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)

Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientaes ao usurio sobre o
novo procedimento adotado pelo PG:
a)
Receber documentos, processos e correspondncias

a. Procedimentos:
i.
Documentos: todo documento ser pesquisado no sistema, no

estando cadastrado, o mesmo receber um digital (cdigo de barras)
e ser cadastrado, digitalizado e tramitado;
1.
ii.
O documento que j estiver cadastrado ser identificado com

o numero da digital (no canto superior direito), que consta no
sistema e ser informado no despacho o trmite dado pelo PG,
conforme o que estiver descrito no documento.
Processos: o processo ser recebido, estando este com o despacho de

encaminhamento, numerado at 200 pginas, com capa em condies
adequada. Com exceo das minutas, no ser recebido processo com
documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd,
fita, disquete e outros, devero constar como peas do processo.
iii. Correspondncia: No recebimento da correspondncia externas, todas

as cartas sero abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais,
sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislao vigente.
Expedio (Servio de Postagem e Malote)

A expedio de documentos realizada com a utilizao do contrato de servios de
correios, que tem como base o carto de postagem e o servio de malote. Ambos podem ser
solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando.
A novidade para envio de correspondncias ao ICMBio a Caixa Postal, uma maneira
mais eficiente de garantir o recebimento de correspondncias na Instituio em tempo hbil.
Para envio de correspondncia ao ICMBio, no espao destinado para informar o
destinatrio deve constar apenas o nome da Instituio, a caixa postal e o CEP de identificao,
conforme determina o modelo abaixo.
Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBIO
CAIXA POSTAL 7993
CEP: 70673-970
18
Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas devero utilizar

um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA-GRC (Anexo III), quando houver
mais de um documento por envelope, o que facilitar a identificao dos documentos e
quantidade enviadas.
Servio de Postagem
O quadro abaixo apresenta os servios disponveis, com suas definies e prazos. No
quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes servios, em Estados
localizados nas extremidades do pas. A finalidade que o usurio tenha uma viso do custo
x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos servios so praticamente
o mesmo, mas tm uma diferena muito grande de valores.
QUADRO DE SERVIOS DE POSTAGEM DISPONVEIS
SERVIO
DESCRIO
PRAZO DE ENTREGA
Carta Registrada
Carta com n de registro que possibilita

rastreamento.
3 a 5dias teis
Sedex Convencional
Sedex comum com n de registro para

rastreamento.
2 a 3 dias teis
Sedex 10*
Sedex rpido com n de registro para

rastreamento.
entregue at as 10 horas
do dia seguinte (considerar
dia til).
Sedex hoje*
Sedex rpido com n com n de registro para

rastreamento.
Entrega no mesmo dia da

postagem.

SERVIO
DESCRIO
PRAZO DE ENTREGA
PAC
Servio para pacotes, com custo mais baixo.
5 a 8 dias teis
Carta simples
Carta sem n de registro. destinado a

documentos s/n ou circulares. Tem baixo custo.
3 a 5 dias teis
AR
Aviso de Recebimento
AR um formulrio que deve ser preenchido

com o remetente e destinatrio, com a
finalidade que na entrega da correspondncia,
o destinatrio assine o mesmo para comprovar
o recebimento, devendo ser devolvido ao
remetente. O valor da AR acrescentado no
valor da postagem .
Telegrama
Servio de envio de mensagem, sendo

necessrio apenas a disponibilizao do texto
ao Correios.
4 horas (entre capitais)
Impresso especiais
Servio com foco para os materiais de at 5kg

11 dias (entre capitais)
por objeto, com mesmo padro de formato. No
pode ser confidencial.
*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do servio para o trecho.
Para rastreamento de correspondncia, o usurio deve acessar o site: www.correios.com.br,

o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da pgina.
QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO
19
SERVIO
CARTA REGISTRADA
3 a 5 dias teis
SEDEX
CONVENCIONAL
2 a 3 dias
SEDEX 10 At as 10 h
do seguinte dia til
SEDEX HOJE
Entrega no mesmo dia
ORIGEM
DESTINO
PESO
TIPO
VALOR
VALOR
Sem AR
VALOR
VALOR
Com AR
Braslia
Manaus
300 gramas
Envelope
R$ 6,00
R$8,60
Braslia
Porto Alegre
300 gramas
Envelope
R$ 6,00
R$8,60
Braslia
Manaus
300 gramas
Envelope
R$ 35,10
R$37.70
Braslia
Porto Alegre
300 gramas
Envelope
R$ 38,30
R$40,90
Braslia
Manaus
300 gramas
Envelope
R$ 55,00
R$57,60
Braslia
Porto Alegre
300 gramas
Envelope
R$ 53,50
R$56,10
Braslia
So Paulo
300 gramas
Envelope
R$ 55,50
R$58,10
Braslia
Goinia
300 gramas
Envelope
R$ 28,30
R$30,90
Braslia
Manaus
300 gramas
Caixa
R$ 16,00
R$18,60
Braslia
Porto Alegre
300 gramas
Caixa
R$ 18,00
R$20,60
Braslia
Manaus
300 gramas
Envelope
R$ 3,50
R$6,10
Braslia
Porto Alegre
300 gramas
Envelope
R$ 3,50
R$6,10
PAC 5 a 8 dias teis
CARTA SIMPLES
3 a 5 dias teis
Orientao ao usurio
Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)
a)
Para o envio da correspondncia:

a. O envelope deve estar aberto para conferncia do PG;
b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;
c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope,
utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA GRC (Anexo III);
d. No ser enviada correspondncia de carter particular, apenas recebida.
NOTA: As correspondncias particulares, recebidas no Instituto, no devem citar no envelope o

nome da Instituio ou cargo, deve conter apenas o endereo e o nome do destinatrio.
Servio de Malote
O servio de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino nico,
que no tem carter emergencial e com observao do custo x benefcio. Este servio tem a
seguinte logstica:
a.
A documentao deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE

GRM (Anexo III), onde deve constar a relao de todos os documentos inseridos
no malote;
b.
A documentao enviada a Sede, tem previso de chegada entre segunda-feira e

quarta-feira ao Instituto;
c.
As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente s sextas-feiras;
d.
Toda sexta-feira so enviados os malotes da Sede para as unidades;
20
a. Regras de funcionamento:
i.
O Protocolo receber documentos para envio via malote somente at

sexta-feira, s 10h30. Os documentos que no forem entregues neste
perodo sero enviados na prxima sexta-feira;
ii.
O limite de peso total do malote de at 30kg;
iii.
Equipamento ou material frgil no devem ser enviados via malote,

dever ser utilizado o servio de postagem;
iv.
Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em

envelopes abertos para conferncia do PG, contendo despacho ou
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de
contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.

Definio de Correspondncia
Toda documentao recebida ter sua definio da seguinte forma:
Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e
particular, recebida e expedida.
a)
Interna e externa
A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo.
A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da
Administrao Municipal, Estadual e Federal.
b)
Oficial e particular
A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os
rgos ou entidades da Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal ou
destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas.
A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre
autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao
Pblica Municipal, Estadual e Federal.
c)
Recebida e expedida
A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo
protocolo geral do rgo ou entidade.
A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da
Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal.
Instruo Processual
Autuao
A instruo processual iniciada com a autuao de um documento ou de um conjunto
de documentos. Para proceder autuao dever ser avaliada a necessidade de abertura de
um processo, considerando a exigncia de um estudo detalhado, de despachos determinando
procedimentos tcnicos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para execuo de
procedimentos especficos.
Documentos que no so tramitados, no podero ser autuados, como: convites para
festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo,
desarquivamento de processo e outros.
Conjunto de documentos que no sero tramitados no podero constituir processo.
Neste caso dever ser constitudo um dossi, que tem por finalidade agrupar informaes
de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histrico para pesquisa, estudos ou suporte
para desenvolvimento de projetos futuros.
21
As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero tornarse peas de processo.
A autuao de processo s poder ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades
Protocolizadoras.
A autuao s se dar por meio de documento original. A solicitao dever ser
feita mediante memorando com objetivo especfico. No assunto dever constar a seguinte
descrio: Solicitao de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as
seguintes informaes: interessado e o assunto do processo.
No Anexo IV h um quadro com descrio de todas as aes que podem ser realizadas
com o processo aps sua autuao.
Numerao nica de processo

A numerao, ou seja, o nmero de protocolo o que identifica ou caracteriza um
processo, conforme Portaria n. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia
da Informao do Ministrio do Planejamento, e atribui valor perante a Administrao
Pblica Federal.
formada por 15 dgitos, devendo ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV),
resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte descrio:
22
A primeira parte constituda de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo

a cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3;
02000 a 02999 = MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE
A segunda parte composta por uma numerao seqencial de 6 dgitos, que a cada
ano reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formao do processo. A quarta e ltima
parte constituda de 2 dgitos, chamados de DV (Dgitos Verificadores), que so calculados
automaticamente pelo sistema.
A partir da orientao acima, o nmero de protocolo tem sua composio da
seguinte forma:
02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqencial de dgitos dever ser separado conforme padro
determinado na Portaria n. 3, seguindo smbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.
De acordo com a PORTARIA N 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Pargrafo nico. Os
processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecero tramitando
com o nmero de origem, at a deciso final e o seu arquivamento, no sendo permitida
a renumerao de processos e documentos no mbito da Administrao Pblica Federal.

Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numerao atribuda pelo Ministrio do
Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente
o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:
CDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA
CDIGO
SIGLA
SITUAAO
CDIGO
SIGLA
SITUAAO
CRIADA
02629
ITATIAIA
TRANSFERIDA
02075
REBIO MATA ESCURA
02030
CEPENE
TRANSFERIDA
02077
RESEC GUARIBAS/PB
02031
CEPTA
TRANSFERIDA
02078
ESEC CARIJS/SC
CRIADA
CRIADA
02032
CEPSUL
TRANSFERIDA
02079
PARNA APARADOS DA
SERRA/RS
02033
CEPERG
TRANSFERIDA
02080
PARNA CAPARO
CRIADA
02034
CMA
TRANSFERIDA
02081
PARNA ILHA GRANDE
CRIADA
02036
CEPNOR
TRANSFERIDA
02082
PARNA PAU BRASIL/BA
CRIADA
02044
TAMAR
TRANSFERIDA
02072
IPANEMA
TRANSFERIDA
02045
ORGOS
TRANSFERIDA
02084
PARNA TIJUCA
CRIADA
02057
IGUAU
TRANSFERIDA
02085
SEMPRE VIVAS
CRIADA
02061
CEMAVE
TRANSFERIDA
02086
FLONA SILVNIA
CRIADA
02062
CPB
TRANSFERIDA
02087
APA GUAPIMIRIM
CRIADA
02068
CENAP
TRANSFERIDA
02088
PARNA JURUENA
CRIADA
02089
RESERVA BIOLGICA DE
SOORETAMA/ES
CRIADA
CRIADA
02071
RAN
TRANSFERIDA
02083
CEPAM
TRANSFERIDA
02090
APA NASCENTES DO RIO

VERMELHO/GO
02073
FLONA C.BONITO
TRANSFERIDA
02091
PARNA SERRA DA
BODOQUENA/MS
CRIADA
02074
RESEC UNIO/RJ
CRIADA
02094
FLONA DE PASSO FUNDO
CRIADA
02096
FLONA IBIRAMA
CRIADA
02114
FLONA TAPAJS
CRIADA
02097
PARNA C. GUIMARES
CRIADA
02115
RESERVA GUAPOR
CRIADA
02098
ESEC SERRA GERAL
CRIADA
02116
FLONA TEF
CRIADA
02090
PARNA MARANHESES
CRIADA
02117
FLONA HUMAIT
CRIADA
02100
PARNA CANASTRA
CRIADA
02118
APA CIP
CRIADA
02101
PARNA CONFUSOES
CRIADA
02113
ESEC TERRA DO MEIO
CRIADA
02102
PARNA EMAS
CRIADA
02119
CR1
CRIADA
02103
APA ARARIPE
CRIADA
02120
CR2
CRIADA
02104
APA IBIRAIPUTA
CRIADA
02121
CR3
CRIADA
02105
RESEX MATA GRANDE
CRIADA
02122
CR4
CRIADA
02106
FLONA CARAJS
CRIADA
02123
CR5
CRIADA
02107
PARNA CABO ORANGE
CRIADA
02124
CR6
CRIADA
02108
PARNA C. DIAMANTINA
CRIADA
02125
CR7
CRIADA
02109
FLONA CHAPEC
CRIADA
02126
CR8
CRIADA
02110
ESEC GUARAQUEABA
CRIADA
02127
CR9
CRIADA
02111
RESEX CHICO MENDES
CRIADA
02129
CR10
CRIADA
02128
CR11
CRIADA
02130
ESEC CARACARA
CRIADA
02112
REBIO LAGO PIRATUBA
CRIADO
23
Numerao de Peas
A numerao de peas do processo iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo
especfico, aposto no canto superior direito da pgina. A folha de abertura do processo
(memorando) recebe o numero 1. A capa do processo no ser numerada.
Duas peas de um mesmo processo no podem receber o mesmo nmero, no sendo
permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um nmero, seguindo um seqencial
numrico conforme apresentado no processo.
No caso de erro na numerao das peas do processo, apor um X sobre o carimbo
que necessita de correo e renumerar as folhas.
Documentos pequenos (Ex.: guias de depsito bancrio, DARF) sero colados no centro
da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso.
24
Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a

partir do processo acessrio. No caso da apensao, os processos continuaro com sua
numerao original.
No caso de encerramento, o termo dever ser a folha de nmero 200, j na abertura de
volumes, as folhas devero ser numeradas seguindo a seqencia do volume anterior.
Diligncia
Quando h necessidade de esclarecimento de um interessado que no integra a
Administrao Pblica Federal. O processo dever ser encaminhado ao Protocolo Geral do
rgo ou entidade envolvida, para que a mesma faa a convocao do interessado, por meio
de correspondncia. No se cumprindo as exigncias o rgo responsvel dever anexar
uma cpia da convocao ao processo e devolver o mesmo a esta Instituio.
Encerramento de processo
O encerramento do processo acontece por motivos especficos, so eles: quando
o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o
interessado desistir da ao ou quando, por omisso, deixar o processo por mais de um
ano sem movimentao. Outro motivo que enseja o encerramento do processo o nmero
excedente de folhas, sendo necessria abertura de um novo volume.

Abertura de Volume
O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 dever proceder abertura
de um novo volume, ressaltando que o ltimo documento no poder ser desmembrado para
abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poder ser encerrado com 185 pginas,
considerando que o ltimo documento tenha mais de 15 folhas.
Dever constar como ltima folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e
no segundo volume o termo de abertura como primeira folha.
A anexao de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande
volume, se dar com a colocao da etiqueta na capa do documento, contendo o nmero
do processo e a palavra anexo, no sendo permitida a movimentao em separado
destas peas.
Tendo a necessidade de inserir a encadernao ou brochura no processo, o mesmo
dever estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.
Reconstituio de Processo
No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionrio ao tomar
conhecimento do fato dever comunicar a chefia, que promover a imediata apurao dos
fatos, mediante a sindicncia ou processo administrativo.
Para reconstituir o processo, dever ser colocado em uma capa de processo o
documento que deu cincia a chefia sobre o fato ocorrido e a documentao que caracteriza
a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que
autorize ou no a reconstituio do processo. Se autorizado, devero ser resgatadas as
informaes, bem como, obter cpia dos documentos que constituam o processo.
A primeira folha do processo de reconstituio dever constar a informao que se
trata de um processo reconstitudo com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo
aberto receber um novo nmero.
Observaes Gerais (Processos no sistema)

As digitais (documentos) que forem compor um processo devero ser encaminhadas
virtualmente para o Arquivo Central e dever ser informado no comentrio da digital o n
do processo.
25
Processamento Digital
A rea de Processamento Digital responsvel por digitalizar os documentos recebidos
no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco
de dados. Tambm responsvel pela tramitao de todos os documentos que do entrada
no Protocolo Geral e pela distribuio interna.
No futuro, conforme o Projeto de Gesto Documental, a rea auxiliar no tratamento e
na tramitao dos documentos eletrnicos.
As atividades do Processamento Digital so:
1. Digitalizao
2. Redigitalizao
3. Tramitao (via sistema)
4. Distribuio (fsico)
5. Atualizao banco de imagens
6. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades

26
Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter

com a aplicao da Poltica de Gesto.
Caso 1: Dentro da Diretoria o trmite de documento ser possvel entre todas as reas
que a compe.
DIRETORIA
COORDENAO
GERAL
SETOR
DIVISO
COORDENAO
Figura 1 Mtodo de Trmite nas Diretorias

Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento outra Diretoria dever tramit-lo
virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficar responsvel por
tramitar o documento Diretoria de destino.
DIUSP
DIREP
DIBIO
DIPLAN
PRESI
PROTOCOLO
GERAL
Figura 2 Mtodo de Trmite entre Diretorias
Caso 3: A tramitao de documentos entre UC, CR, CE e UAAF ser livre. Estas Unidades
visualizaro dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.
CR
UC
SEDE
UAAF
CE
Figura 3 Mtodo de trmite dentre Unidades externas e Sede.
NOTA: O trmite fsico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE
ser feito pelo Protocolo Geral. No haver protocolo setorial.
27
Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservao - UC, Coordenaes

Regionais - CR, Unidade Avanada de Administrao e Finanas - UAAF e Centros
Especializados CE, para Sede, dever obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e
virtualmente para o Protocolo Geral.
UC
UAAF
CR
CE
PROTOCOLO
GERAL
Figura 4 Trmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.
28
Caso 5: A entrada de documentos externos ser realizada no Protocolo Geral, que

ficar responsvel por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para rea de destino. A
distribuio do documento fsico tambm fica a cargo do Protocolo Geral.
DIREP
DIPLAN
DIBIO
RGOS,
PESSOAS
FSICAS E
JURDICAS
PROTOCOLO
GERAL
DIUSP
UC, CR
UAAF e CE
PRESI
Figura 5 Mtodo de Trmite para documentos externos
NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsvel
por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informaes pertinentes,
mantendo o sistema atualizado. O sistema fonte de consulta e base de informao de
todo o Instituto, auxiliando na tomada de deciso e na agilidade de processos.

Arquivo Central
Para entendimento, o Art. 2 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe que
consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
A aplicao da Gesto Documental, influencia diretamente na rea de arquivo, que tem
como tarefa tratar toda a documentao gerada no ICMBio.
A organizao, conservao e preservao do documento e da informao so focos
desta rea, devendo dispensar adequado tratamento fsico, como realizar a higienizao dos
documentos, fazer pequenas restauraes, utilizar material adequado para sua conservao,
ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condies climticas do ambiente e
tomar medidas estratgicas para controlar a ao dos agentes fsicos, qumicos, biolgicos
e mecnicos.
Ser de responsabilidade do Arquivo Central a elaborao do plano de classificao e da
tabela de temporalidade da atividade-fim e adequao do plano de classificao da atividademeio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto s reas da Instituio. O objetivo
o gerenciamento e a recuperao da informao de maneira gil e promover a utilizao
racional do espao fsico. Dever considerar a legislao vigente, para o desenvolvimento
das atividades.
O Arquivo Central tem como atribuies:
1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de
Documentos e Processos SGDOC
2. Utilizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC) para tratamento tcnico do
acervo
3. Arquivamento virtual e fsico
4. Desarquivamento virtual e fsico
a. Emprstimo e consultas
5. Tratamento tcnico
a. Realizao triagem (tratar ou descartar)
b. Higienizao
c. Indexao
d. Aplicao plano de classificao (classificar)
e. Avaliao
i.
Aplicao tabela de temporalidade
29
f.
Endereamento
g. Arranjo
6. Inventrio
7. Atendimento da demanda ao usurio interno e externo de forma gil e com exatido.
A metodologia que ser utilizada para o funcionamento do Arquivo Central definida
em trs tpicos: documentos com e sem digital (etiqueta de cdigo de barras) e processo.
Este mtodo ser utilizado at a finalizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC).
Procedimentos a serem realizados pelo usurio:
Arquivamento:
1.
Documentos com digital:

a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;
b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;
c. Aguardar recebimento:
30
2.
i.
No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a

conferncia de todas as digitais;
ii.
No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas

e imagens (atualizadas).
Documentos sem digital:

a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema
b. Organizar documentao fsica conforme seqencial descrito na Guia;
c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;
d. Entregar diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferncia do contedo.
i.
3.

conferncia de toda a documentao.
Processos:
a. No arquivamento de processo dever ser analisados documentos com digital,
os mesmos devero ser tramitados para o Arquivo Central e informado no
comentrio da digital o nmero do processo.
b. O processo arquivado via sistema SGDOC, dever ser tramitado para o
Arquivo Central;
c. O processo que no estiver cadastrado no sistema SGDOC, ser arquivado
por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);

d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;

e. Aguardar recebimento:
i.

conferncia de todos os nmeros de protocolo;
f.
No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas.
Desarquivamento:
A solicitao de Desarquivamento dever ser realizada por meio do email
arquivocentral@icmbio.gov.br, at a finalizao do Sistema de Arquivo.
Biblioteca
A Biblioteca tem por finalidade reunir o mximo de publicaes voltadas atividade
fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca tcnica, que ir auxiliar estudos e pesquisas,
servindo aos analistas ambientais, usurios internos, pesquisadores e estudantes.
O acervo da Biblioteca ser composto de livros, mapas, cd, vdeos, documentrios,
relatrios tcnicos, estudos, etc.
Ser criada a Biblioteca Virtual, que facilitar o acesso ao acervo, permitindo pesquisa
e consultas via internet.
A Biblioteca promover eventos culturais para divulgao do acervo e lanamentos de
publicaes do ICMBio. Far parceria com Universidades para incentivar pesquisas tcnicas,
aproximando o aluno a realidade da conversao da biodiversidade.
A Biblioteca compete s seguintes atividades:
1. Coleta e armazenamento de doaes;
2. Catalogao de livros;
3. Emprstimo e consulta;
4. Insero de dados no sistema;
5. Referncia legislativa;
6. Resumo do DOU (Virtual);
7. Suporte aos pesquisadores;
8. Biblioteca Virtual;
9. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido.
Para informaes sobre o projeto da Biblioteca e doaes de acervo bibliogrfico entre
em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br.
31
Gesto da Informao SGI

Esta a rea responsvel pela principal ferramenta no Projeto de Gesto Documental,
o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos SGDOC.
O SGDoc foi planejado com uma viso futurista, porm factvel, aplicando o princpio
do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), colocando a disposio do usurio a
imagem digitalizada do documento e permitindo seu trmite virtual.
Outros pontos que so tratados pelo sistema comunicao entre as unidades por meio
da incluso de informaes no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento
das aes realizadas pelo documento e seus anexos, e tambm trata a reduo do uso de
papel e o maior controle da documentao e agilidade na recuperao da informao, dando
celeridade ao usurio no desenvolvimento de suas atribuies.
O sistema possui o manual do usurio que informa, passo a passo, como o sistema
deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.
A SGI promove a capacitao individual do usurio, dando agilidade incluso do
servidor no sistema. No caso das unidades, ser ministrada a capacitao distncia,
utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessrio. No ato da capacitao
disponibilizado o manual virtual do sistema.
32

Orientaes ao usurio
Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser
utilizado o SUPORTE TCNICO
no prprio sistema.
Orientao sobre etiquetas
1. Dever ser solicitado via sistema, Suporte Tcnico, a disponibilizao de digital
(etiquetas).
2. No caso de inutilizao de alguma digital, o usurio dever informar o Gerenciador,
por meio do suporte tcnico, pois a mesma ser cancelada.
Orientao sobre o sistema quando estiver indisponvel
1. Quando o sistema estiver indisponvel, o usurio deve digitalizar o documento com
a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente
disponvel o documento dever ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e
efetuar o trmite;
2. O usurio que receber o documento dever anotar o digital, o destino e despachar.
Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.
33
REFERNCIA
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira
Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 1991.
BRASIL. Agncia Nacional de Energia Eltrica. Manual de editorao de correspondncias
oficiais e atos administrativos : padres e rotinas. Braslia : ANEEL, 1999.
BRASIL. Ministrio da Educao e do Desporto. Normas sobre correspondncias e atos
oficiais. Braslia : MED, 2001.
BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondncia oficial da Subsecretaria de
Administrao de Pessoal . Braslia : 2000.
BRASIL. Decreto n 4.176, de 28 de maro de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a
elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da
Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo
Federal, e d outras providncias.
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira
Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 2002.
34
BRASIL. Agncia Nacional de guas. Manual de Padronizao das Publicaes da Agncia

Nacional de guas. Braslia: ANA, 2003.
BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6023 Informao e documentao
Referncia Elaborao. Braslia: ANBT, 2002.
BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6024 Informao e documentao
Numerao progressiva das sees de um documento escrito Apresentao. Braslia:
ANBT, 2002.
BRASIL. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
Brasil. Portaria n 3, de 16 de maio de 2003. Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto. Destina-se a orientar os rgos da presidncia da repblica, ministrios, autarquias
e fundaes integrantes do sistema de servios gerais - sisg, quanto aos procedimentos
relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de
processos e documentos.
Brasil. Portaria Normativa N 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios
de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.

ANEXO I
35
REDAO OFICIAL
ICMBio
O Manual de Redao Oficial apresenta instrues para produo
de documentos oficiais no mbito do Instituto Chico Mendes de
Conservao da Biodiversidade.
36

REDAO OFICIAL
Redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes com a finalidade de comunicar.
A finalidade principal da Redao Oficial comunicar com impessoalidade e clareza
para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidados.
A elaborao de correspondncias e atos oficiais deve caracterizar-se pela
impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, objetividade, conciso,
formalidade e uniformidade.
As comunicaes oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser
claro, possibilitando imediata compreenso pelo leitor. O uso de papis uniformes e a correta
diagramao so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. O texto deve
ser conciso, transmitindo o mximo de informaes com o mnimo de palavras.
Aplicam-se s comunicaes oficiais os princpios: impessoalidade, clareza,
uniformidade, conciso e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma nica
interpretao e ser estritamente impessoais.
37
IDENTIDADE VISUAL
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais, devero
possuir a logomarca do ICMBio
Logomarca: marca que rene graficamente letras do nome de uma instituio e
elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL

Clareza
Clareza a qualidade do que inteligvel, facilmente compreensvel. J que se busca,
ento, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, preciso que o pensamento de quem
comunica tambm seja claro, com as idias ordenadas; a pontuao correta; as palavras
bem dispostas na frase; as intercalaes reduzidas a um mnimo; a preciso vocabular
uma constante.
Redao Oficial
A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Para ela concorrem:
a)
uso do padro culto de linguagem: observa-se as regras da gramtica formal

e emprega-se um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. No
deve ser usado gria e jargo em documentos oficiais.
b)
formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade

pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expresses como Venho por meio
desta, Tenho a honra de ou Cumpre-me informar que so artificiais e no
cabem em textos oficiais.
c)
impessoalidade: evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um

tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impresses pessoais do tipo
na minha opinio. Lembre-se: em nome do Servio Pblico que voc est falando
Coeso
A coeso a ligao entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases,
entre as prprias frases e entre os vrios pargrafos. Texto coeso aquele em que as palavras,
as oraes, os perodos e os pargrafos esto interligados e coerentemente dispostos.
38
Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e
adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se
corretamente os instrumentos da lngua (usar artigos e pronomes que concordem com os
tempos verbais de modo lgico etc.) e observando se h relaes de sentido entre as frases,
que unidas entre si transmitam de modo claro uma informao, uma opinio, uma mensagem.
Conciso
A conciso consiste em expressar com um mnimo de palavras um mximo de informaes.
Para que se redija um texto conciso, fundamental que se tenha, alm de conhecimento
do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessrio para revis-lo depois de pronto.
nessa reviso que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties
desnecessrias de idias.
Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na
correspondncia oficial.
importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, tambm,
necessria uniformidade das comunicaes.
O estabelecimento de padro exige ateno a todas as caractersticas da redao oficial
e cuidado com a apresentao dos textos. O uso de papis uniformes e a correta diagramao
do texto so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais.

Impessoalidade
A redao oficial deve ser isenta de interferncia de individualidade de quem a elabora.
O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicaes
oficiais decorre:
a)
da ausncia de impresses individuais da pessoa que comunica:

independentemente de quem assina um expediente, a comunicao sempre
feita em nome do servio pblico;
b)
da impessoalidade de quem recebe a comunicao: seja um cidado, seja um

rgo pblico, o destinatrio sempre considerado de forma homognea e
impessoal;
c)
do carter impessoal do prprio assunto tratado: as comunicaes oficiais

restringem-se a questes referentes ao interesse pblico; no cabe nelas,
portanto, qualquer tom particular ou pessoal.
PADRONIZAO
As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecem a certas regras
de forma: alm das j mencionadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de
linguagem, imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta
diagramao do texto indispensvel para a padronizao.
Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento tem concordncia com a terceira pessoa, o verbo concorda
com o substantivo que integra a locuo e no com o pronome. Da mesma forma, os pronomes
possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa.
Exemplo:
Vossa Senhoria nomear o substituto
Vossa Excelncia conhece o assunto
Redao Oficial
39
DESTINATRIO
Presidente da Repblica
Presidente do Congresso
Presidente do STF
40
Advogado-Geral da Unio
Chefe de Estado-Maior
Chefe do Gabinete Civil da PR
Chefe do Gabinete Militar da PR
Deputado Federal
Deputado Distrital
Deputado Estadual
Desembargador
Embaixador
Governador de Estado
Governador do DF
Ministro de Estado
Ministro de Tribunal Superior
Oficial-General das Foras Armadas
Prefeito Municipal
Presidente da Cmara Distrital (DF)
Presidente de Assemblia Legislativa
Presidente de Cmara de Vereadores
Presidente de Tribunal
Procurador-Geral da Repblica
Procurador-Geral de Estado
Procurador-Geral do DF
Secretrio de Estado (Governos estaduais
e do DF)
Secretrio-Geral da PR
Senador
Vereador
Vice-Prefeito Municipal
Vice-Presidente da Repblica
Auditor da Justia
Juiz
TRATAMENTO
Vossa Excelncia
Vossa Excelncia
Vossa Excelncia
VOCATIVO
Excelentssimo(a)
Senhor(a) + cargo
Senhor(a) + cargo
Meritssimo(a)
Senhor(a) + cargo
Meritssimo(a) +
cargo
ENDEREAMENTO
Ao () Excelentssimo(a)
Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereo
Ao () Excelentssimo(a)
Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereo
Ao() Meritssimo(a)
Senhor(a)
Nome
Juiz(a) d...
Endereo
Presidente de Empresa Pblica,

Autarquia ou Fundao
Vossa Senhoria
Senhor(a) + cargo
Ao() Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereo
Autoridades em geral
Funcionrios graduados
Oficiais das Foras Armadas
Particulares
Vossa Senhoria
Senhor(a) + cargo
Ao() Senhor(a)
Nome
Cargo
Endereo
Vossa
Magnificncia
ou
Vossa Excelncia
Magnfico(a)
Reitor(a)
ou
Excelentssimo(a)
Senhor(a) Reitor(a)
A Sua Magnificncia o(a)

Senhor(a)
Nome
Magnfico(a) Reitor(a) da
Universidade...
Endereo
Vossa Santidade
Santssimo Padre
A Sua Santidade o Papa

Nome
Endereo
Reitor de Universidade
Papa

DESTINATRIO
TRATAMENTO
Vossa Eminncia
Reverendssima
ou
Vossa Eminncia
Cardeal
Arcebispo
Bispo
Vossa Excelncia
Reverendssima
Monsenhor
Cnego
Superior Religioso
Vossa
Reverendssima
ou
Vossa Senhoria
Reverendssima
Religiosos em geral
Vossa Reverncia
VOCATIVO
ENDEREAMENTO
Reverendssimo
ou Eminentssimo
e Reverendssimo
Senhor Cardeal
A Sua Eminncia
Reverendssima
Dom Nome
Ttulo
Endereo
Excelentssimo ou
Reverendssimo
Senhor (Ttulo)
A Sua Excelncia
Reverendssima
Dom Nome
Ttulo
Endereo
Reverendssimo
Senhor (Ttulo)
A Sua Reverendssima
ou
A Sua Eminncia
Reverendssima
Dom
Endereo
Reverendo (Ttulo)
A Sua Reverncia
Ttulo Nome
Endereo
Fechos
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatrio, alm de fechar o texto. O
documento deve conter a assinatura e identificao do signatrio. H dois fechos diferentes
para todas as modalidades do texto oficial.
a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica;
b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais
comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura.
A forma da identificao do signatrio deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)

NOME EM MAISCULAS E NEGRITO
Cargo do Signatrio com Iniciais em Maisculas
Nota: Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do

expediente. Transfira para outra pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.
Redao Oficial
41
Formatao
Os documentos devero apresentar a seguinte formatao:
Nota: a formatao apresentada para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.
Configurao de pgina
Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm)
Orientao:
Retrato
Margens:
Esquerda: 3 cm
Direita: 1,5 cm
Superior: 2 cm
Inferior: 2 cm
42
Pargrafo e espaamento entre linhas

Pargrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm
Espaamento entre pargrafos (acima): 0,5 cm
Espaamento entre linhas: simples
Alinhamento: justificado

Fonte
Fonte: Times New Roman
Tamanho: 12
Tipo: Normal
43
Nota: Casos em que se emprega tipo itlico:

a) Em ttulos de publicaes (livros, revistas, jornais, peridicos, etc.)
b) Em palavras estrangeiras no incorporadas ao uso comum da lngua.
Redao Oficial
ATOS DE COMUNICAO
Documentos Padro Ofcio
Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio e o
memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga
o que chamamos de padro ofcio.
Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm
obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a)
tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo

que o expede.
Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano.
b)
local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.
44
c)
destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.

Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP.
d)
assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
e)
vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,
f)
texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as
formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que
confere maior clareza exposio;
- concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto.
Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses
estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)
g)
ou
Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
h)
assinatura do autor da comunicao.
i)
identificao do signatrio.
Informaes Gerais
Para contextualizar todos os usurios, abaixo esto algumas observaes relevantes
para no errar na produo do seu documento:
Nos modelos de padronizao de documentos que sero apresentados neste manual,
as informaes do cabealho de todos os documentos, devem ser substitudas pelo os dados
da rea que est produzindo o documento.
Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto tero o rodap para inserir
logomarcas e endereos nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados.
Nos modelos oficio e oficio-circular no podero ser utilizados este padro, devendo ser
utilizado apenas o endereo do Instituto, conforme modelos.
Na utilizao da folha de despacho, deve-se considerar:
1. Que a folha deve ser usada atrs do documento;
2. No caso de anexar nova documentao ao documento principal ou ao bloco
documental, devem ser inutilizados os espaos em branco da folha de despacho
e inserida uma nova folha atrs do ltimo documento inserido (caso necessrio),
respeitando a ordem cronolgica do documento e dos despachos.
Redao Oficial
45
Ofcio
Comunicao expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre rgos da
Administrao Pblica ou a particulares. O smbolo que deve ser utilizado obrigatoriamente
em ofcios o Braso da Repblica.
Nota: Todos os setores do ICMBio somente podero produzir ofcios tratando de
assuntos de sua competncia. No caso de encaminhamento para autoridades de
hierarquias superiores, deve ser encaminhada a minuta para apreciao de seu
Diretor ou do Presidente do Instituto, que em casos pertinentes sero produzidos
pela prpria Presidncia do ICMBio.
Estrutura
46
a)
Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;
b)
Local e data em que foi expedido;
c)
Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;
d)
Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e)
Vocativo seguido de vrgula;
f)
Texto;
g)
Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)

h)
ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.
Na prxima pgina h um modelo de ofcio para visualizao das definies acima,

considerando o formato a ser adotado.

47
Redao Oficial
Ofcio Circular
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como
finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a
particulares.
Neste caso o smbolo que deve ser utilizado o Braso da Repblica.
Estrutura
48
a)
b)
c)
Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;
d)
e)
Vocativo seguido de vrgula;
f)
Texto;
g)

h)
ou

49
Redao Oficial
Memorando
Comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma
de comunicao interna.
Neste caso deve ser utilizado o smbolo do ICMBio na Identificao do rgo produtor
do documento.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de
projetos, idias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de
que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. No deve ser citado Nome.
Exemplos:
50
Sr. Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Ao Sr. Coordenador de Administrao
Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), devero utilizar o rodap para informar
seus dados, como nome completo da unidade, endereo/CEP, telefone, email e
logomarca, conforme modelo para unidades externas sede. Esta informao
deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.
Estrutura
a)
b)
c)
Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
d)
e)
Texto;
f)

g)
ou

51
Redao Oficial
52

53
Redao Oficial
Memorando Circular
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um
mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que os seus destinatrios devem ser mencionados pelos cargos que ocupam.
Exemplos:

Aos Senhores (as) Chefes das Unidades Avanadas de Administrao e

Finanas - UAAFs
Estrutura
54
a)
b)
c)
Destinatrios: grupo a que se destina o contedo do documento, que devem ser

mencionados pelos cargos que ocupam;
d)
e)
Texto;
f)

g)
ou

55
Redao Oficial
Despacho
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento ou
demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer
tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro.
O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso do administrado. Devem
ser emitidos no prprio documento, ou, no caso de falta de espao, em folha de continuao.
Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, que assegura
maior transparncia tomada de decises e permite que se historie sobre o andamento da
matria tratada nos documentos.
Nota: O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto
mais longo.
Despacho Interlocutrio
o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, apreciao de
outra, documento que havia sido submetido a sua considerao.
56
Exemplo:
De ordem.
Diretoria de Planejamento, Administrao e Logstica,
para anlise e pronunciamento.
Em 00/00/0000
Nome do Signatrio
Setor e Cargo ou funo do Signatrio
Nota: Ser disponibilizada uma guia de despachos no Sistema Gerenciador de Documentos

e Processos/SGDOC. O documento depois de produzido tramita por meio de
despachos. Cada despacho dever ser escrito dentro dos quadrados da guia de
despacho, seguindo a sequncia numrica.
Clicar no cone
para imprimir a guia de despachos no SGDOC.
Imprimir Despacho

57
Redao Oficial
Despacho Decisrios
o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitao recebida ou determina
a adoo de providncias sobre o assunto. Resolvem a questo principal, encerrando o
processo ou assunto do documento.
Estrutura
a)
b)
c)
Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
d)
e)
Texto;
f)

58
g)
ou

59
Redao Oficial
Fax
Utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de
informaes sobre documentos, quando no h condies de envio por meio eletrnico.
O fax no substitui o documento original. Quando necessrio o original, ele segue
posteriormente pela via e na forma usual.
Fax no deve receber despacho, pois ele tem suas informaes apagadas com o tempo,
no tendo efeito comprobatrio.
O fax no pode constituir ou compor processo.
No recomendado o envio de documento via fax, pois no substitui o documento original.
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o
prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
O Fax deve conter a folha de rosto, com os dados de identificao da mensagem a
ser enviada.
60

61
Redao Oficial
Correio Eletrnico
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na
principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Um dos atrativos de
comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem
incompatvel com uma comunicao oficial.
O campo assunto do correio eletrnico deve ser preenchido de modo a facilitar a
organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha
valor documental, para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir
certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Mensagens eletrnicas oriundas de email institucional so consideradas para efeito legal.
ATOS NORMATIVOS
Apostila
62
Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao.

A apostila tem por objetivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o
registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em
outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, dentre outros.
Geralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto,
caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada
(com timbre oficial), que ser anexada ao documento principal. lavrada como termo e
publicada em rgo oficial.
Estrutura
a)
ttulo: denominao do documento (apostila);
b)
texto: desenvolvimento do assunto;
c)
data: por extenso;
d)
assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.
Nota: Nome do signatrio com iniciais maisculas, seguido de vrgula; cargo do

signatrio com iniciais maisculas, em negrito, seguido de ponto.

63
Redao Oficial
Atestado
Documento do qual se afirma e declara a verdade de um fato, situao ou existncia,
de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos.
Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transitrias, passveis
de modificaes freqentes.
Estrutura
64
a)
ttulo: denominao do documento (apostila);
b)
texto: dever conter nome completo, naturalidade, estado civil e domiclio. No

texto no deve conter expresses como nada sabendo em desabono
de sua conduta, pessoa de meu conhecimento, etc., j que s pode
atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia de algo que a
desabone.
c)
data: por extenso
d)
assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.

65
Redao Oficial
Certido
A certido a transcrio de algo j existente, com base em documento original,
objetivando comprovar a existncia de ato ou assentamento de interesse de algum. Por esse
ato, limita-se a transladar para o documento fatos ou situaes a ser fornecido ao interessado
o que consta em arquivos da administrao. Pode ser de inteiro teor ou resumida, devendo
expressar fielmente o contedo original de onde foi extrada.
A certido deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser
datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seo e visada pelo
diretor. Pode servir de prova de ato jurdico. Sua expedio no prazo de 15 dias improrrogvel
conforme a Lei n 9.051, de 18/5/95.
Art. 1 - As certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes, requeridas
aos rgos da administrao centralizada ou autrquica, s empresas pblicas, s
sociedades de economia mista e s fundaes pblicas da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municpios, devero ser expedidas no prazo improrrogvel de quinze dias,
contado do registro do pedido no rgo expedidor.
66
Art. 2 - Nos requerimentos que objetivam a obteno das certides a que se refere esta lei,
devero os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razes do pedido.
Estrutura
a)
ttulo: denominao do documento (certido);
b)
texto: transcrio do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve

ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer
engano ou erro poder ser retificado, empregando-se a palavra digo ou
em tempo: na linha xx, onde se l xxxxxxx, leia-se xxxxxxxx;
c)
data: local e data por extenso;
d)
assinatura: nome de quem lavrou a certido, cargo ou funo da autoridade e

visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.

67
Redao Oficial
Ata
Registro resumido e claro de fatos, ocorrncias, resolues e decises de assemblias
numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregaes, ou outras
entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim.
A Ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser lavrada de tal maneira
que no possam introduzir modificaes posteriores. Para se evitar fraudes, possvel fazer
o registro das atas no Cartrio de Ttulos e Documentos.
No se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que,
nos espaos em branco, se faam acrscimos.
No se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se
a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro.
Exemplos:

68
Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro de mil

novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o......
Quando se constata erro ou omisses aps a redao, usa-se a expresso em tempo,

que colocada aps o escrito, seguindo-se a emenda ou acrscimo.
Exemplos:

Em tempo: na linha onde se l abono, leia-se abandono.
Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser

assinada depois de aprovadas as correes.
Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua
linguagem deve ser simples, clara e concisa.
Em geral, a pessoa encarregada de escrever (lavrar) a ata escolhida pelos participantes
da reunio ou algum previamente indicado para isso. Essa pessoa redige a ata durante a
realizao da reunio e l para os participantes ao seu final. Pode ainda tomar notas e redigir,
posteriormente, submetendo aprovao dos participantes na reunio seguinte.
Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes reunio ou assinada
somente pelas pessoas que presidiram a sesso (presidente e secretrio), e seu contedo
dado publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalizao.
A ata de uma reunio ser lida e aprovada na reunio seguinte.

Estrutura
a)
ttulo: denominao do documento (Ata) seguida do nmero da reunio e nome

a Diretoria ou Coordenao;
b)
abertura: registra a natureza da reunio, a data e o local de sua realizao,

informando o nome dos participantes. Nesta parte do documento os
nmeros devem ser escritos por extenso;
c)
texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decises
tomadas. Deve ser escrito em um nico bloco sem espao entre as linhas,
sem a utilizao de pargrafos;
fecho: quase inaltervel: nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente

declarou encerrada a sesso, de que eu, (nome), Secretrio, lavrei a
presente ata, a qual assino com o senhor Presidente.
e)
assinatura: do Diretor-geral e demais Diretores presentes.
Nota: Os nmeros so grafados por extenso.
Redao Oficial
69
70

71
Redao Oficial
Portaria
Documento de ato administrativo interno que a autoridade competente, expede
instrues sobre a organizao e funcionamento do Instituto, que contm instrues acerca
da aplicao de leis, regulamentos, recomendaes de carter geral, normas de execuo de
servio, gesto administrativa com referncia a pessoal (nomeao, demisso, designao,
elogio, punio, etc) ou orientar a aplicao de textos legais e disciplinar matria no regulada
em lei, alm de outros atos de sua competncia.
Estrutura
72
a)
ttulo: denominao do documento (portaria), nmero e a data de assinatura do ato;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da portaria, permitindo de modo

imediato, o conhecimento da matria legislada.
c)
texto: contendo detalhamento dos dispositivos da portaria;
d)
assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maisculas.

73
Redao Oficial
Nota Tcnica
o instrumento de comunicao interna ou externa que expressa um juzo ou opinio
sobre questo tcnica, administrativa ou financeira com vistas a esclarecer dvidas ou
indagaes acerca de matrias de interesse do Instituto.
Estrutura
74
a)
b)
c)
Destinatrio que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
d)
e)
Texto;
f)
Assinatura e cargo do tcnico responsvel pela expedio do documento

juntamente com o de acordo do diretor.

75
Redao Oficial
Instruo Normativa
Ato administrativo a respeito do modo e forma de execuo de determinado servio
pblico, expedida pelo superior hierrquico, com o intuito de orientar os subordinados no
desempenho das atribuies que lhes so afetas e assegurar a unidade de ao.
Estrutura
76
a)
ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o

expede e data de assinatura;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da instruo normativa;
c)
texto: contendo detalhamento dos dispositivos da instruo normativa;
d)
assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.

77
Redao Oficial
Ordem de Servio
Expediente de carter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu
titular fixa comandos de trabalho. Determinaes dirigidas aos responsveis por obras ou
servios pblicos, autorizando o seu incio ou contendo imposies de carter administrativo,
ou especificaes tcnicas sobre o modo e forma de sua realizao.
Estrutura
78
a)
ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o

expede e data de assinatura;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da ordem de servio;
c)
texto: contendo detalhamento dos dispositivos da ordem de servio;
d)

79
Redao Oficial
Parecer
Expresso de um juzo, contendo pronunciamento, recomendao, determinao
ou opinio sobre questo tcnica, jurdica, administrativa ou financeira, sob a apreciao
da ICMBio.
Estrutura
80
a)
ttulo: denominao do documento e nmero seguido da sigla do rgo que o

expede;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o contedo do parecer;
c)
texto: contendo detalhamento da deciso do parecer;
d)

81
Redao Oficial
Resoluo
Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de
tribunais, rgos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matria de sua
competncia especfica.
Estrutura
82
a)
ttulo: denominao do documento, nmero e data de assinatura;
b)
ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da resoluo;
c)
texto: contendo detalhamento dos dispositivos da resoluo;
d)

83
Redao Oficial
REFERNCIAS
Normas da ABNT - Associao Brasileira de Normas Tcnicas:
NBR 5892 Normas para datar
NBR 6027 Sumrio
NBR 6023 Informao e documentao Referncia Elaborao
- NBR 6024 Informao e documentao Numerao progressiva das sees de
um documento escrito Apresentao
Manual de Organizao de Referncias e Citaes Bibliogrficas para Documentos
Impressos e Eletrnicos Gildenir Carolino Santos e Rosemary Passos, Editora Autores
Associados
Manual de Redao da Presidncia da Repblica
Manual de Redao e de Atos Oficiais - ANA
84
Manual de Redao da Cmara dos Deputados

Manual de Comunicao Escrita Oficial SETR e DER
Manual de Redao Oficial do Tribunal de Contas do Distrito Federal
Manual de Editorao de Correspondncias e Atos Administrativos da ANEEL
Manual de Redao da ANATEL

ANEXO II
Logomarca ICMBio
O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as
orientaes sobre a formatao da logomarca.
85
A logomarca dever ser utilizada em todos os documentos produzidos na Instituio,

salvo o caso expresso neste manual.
Logomarca ICMBio
86

ANEXO III
Guias de Remessa de Correspondncia e Malote

Neste anexo so apresentadas as GUIAS DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA GRC e GUIA DE REMESSA DE MALOTE GRM.
Ser obrigatria a numerao das pginas da guia de remessa.
A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondncia for usado para
enviar mais de um documento.
No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientao para o seu correto
preenchimento no campo N Registro Correio:
a. A Unidade deve solicitar na agncia dos correios mais prxima, as etiquetas para
carta registrada, sedex, PAC ou outro servio a ser utilizado, tornando possvel
etiquetar as correspondncias (envelope) na prpria Unidade. Desta forma ser
possvel identificar na GRC o nmero de identificao dos correios, lembrando
que est informao obrigatria.
87
88

89
90

ANEXO IV
Quadro de Aes sobre Processos
AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
AO
Anexao
Apensao
Desapensao
O que ?
Termo
a unio de dois
ou mais processos
que no podero
ser separados sob
nenhuma hiptese,
passando a existir
apenas o nmero
de protocolo do
principal.
a juntada de
dois ou mais
processos, onde
cada um manter
o seu nmero de
protocolo original,
e aps a deciso
final, podero ser
separados .
a separao
de processos
apensados,
devendo constar
em cada processo
o despacho
solicitando a
desapensao.
Juntada por
Anexao
Juntada por
Apensao
Desapensao
Quem pode
realizar?
Observaes
Devero ser
avaliadas as
informaes
constantes nos
processos e a
relao entre eles,
considerando
Protocolo
processo principal
Geral e UP
e acessrio. Aps
anexao, anotar na
capa do processo
o nmero do
processo inserido.
No existe a ao
DESANEXAR.
O processo que tem
o pedido fica em
segundo lugar e o
Termo de Juntada
por Apensao
no processo mais
Protocolo
antigo, que ficar
Geral e UP
em primeiro lugar,
onde tambm
dever ser anotado
o nmero do
processo que est
sendo apensado.
A desapensao s
poder ocorre antes
do arquivamento do
processo.
Protocolo A anotao do
Geral e UP apenso feita na capa
do processo deve
ser tornada sem
efeito.
Quadro de Aes sobre Processos
91
AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
AO
O que ?
a retirada de
peas do processo,
Desentranhamento
mediante
despacho.
92
a separao
de parte da
documentao
de um processo,
Desmembramento
para formar
outro, ocorrendo
mediante
despacho.
Encerramento de
processo
Abertura de
volume
executado
quando finalizado
o processo, ou
quando exceder o
nmero de folhas.
utilizada quando
um processo
excede a 200
folhas.
Termo
Desentranhamento
Desmembramento
Encerramento
Abertura de Volume
Quem pode
realizar?
Observaes
Onde
estiver o
processo
vedada a retirada
da folha ou pea
inicial do processo.
Conservar a
numerao
original das peas,
permanecendo vago
o nmero de folha(s)
correspondente(s)
ao
desentranhamento.
No existe a ao
Protocolo
Geral
e UP
Os documentos
retirados, devem
ser conforme
descrito no manual
e renumerando suas
pginas.
Motivos para
encerramento:
indeferido ou
deferido o pleito,
atendimento
da demanda,
Protocolo
desistncia do
Geral e UP
interessado
ou a falta de
movimentao,
por mais de um
ano, por parte do
interessado.
Protocolo
Geral e UP
Os documentos
no podem ser
desmembrados para
abertura de volume.
A primeira folha
dever ser o termo e
numerado seguindo
a seqncia do
primeiro volume.

ANEXO V
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao

Os modelos de guias para uso do servio de arquivo so:
1. Guia de Arquivamento para documentos;
2. Guia de Arquivamento para processos;
3. Espelho de identificao de caixas-arquivo;
4. Espelho de identificao de pastas a-z.
A seguir esto os quatro modelos que devem ser usados com padro no mbito
do Instituto.
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao
93
94

95
Guias de Arquivo
96

97
Espelhos de Identificao
Anotaes
98

Anotaes
99
Anotaes
Anotaes
100

Anotaes
101
Anotaes
Anotaes
102

Anotaes
103
Anotaes
Anotaes
104
www.icmbio.gov.br
106

Manual de Gesta o Documental

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual de Gesta o Documental

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL

Manual de Gesto Documental

Diretor de Unidades de Conservao de Proteo Integral

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

Manual de Gesto Documental

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Lei n 8.159, de 8/1/1991

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

necessidade de proteo do acervo documental, referindo-se conservao dos documentos

Caracterizao quanto ao gnero

Caracterizao quanto espcie

Caracterizao quanto natureza

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

No Manual de Redao Oficial do ICMBio so relacionados os formatos que devero

Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de

Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas

O tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao

Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas

utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio

O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade,

Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao,

tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo

Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.

destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.

assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.

vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,

texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)

assinatura do autor da comunicao.

Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:

Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10

obrigatrio constar a partir da segunda pgina.

Todos os tipos de documentos do Padro Ofcio (oficio e memorando)

O documento dever ser impresso como Retrato.

Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em

O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da

Deve ser utilizado espaamento de 2,5cm.

Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas.

O texto deve ser justificado.

O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0

O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.

O campo destinado margem superior ter 2 cm.

O campo destinado margem inferior ter 2 cm.

No modelo Ofcio utilizar o Braso da Repblica, nos demais

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

5. Encaminhar os documentos de mbito externo;

Recepo (Recebimento de documentos)

Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)

Receber documentos, processos e correspondncias

Documentos: todo documento ser pesquisado no sistema, no

O documento que j estiver cadastrado ser identificado com

Processos: o processo ser recebido, estando este com o despacho de

iii. Correspondncia: No recebimento da correspondncia externas, todas

Expedio (Servio de Postagem e Malote)