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Arquivologia

Apontamentos
de Aulas
1/ 2
Gabriela Garcia
2009
Surgimento e
Importncia da Arquivologia
A escrita filha da Arquivologia,
assim como a Arquivologia filha
da escrita.
O desenvolvimento da escrita
surge da necessidade de registro
de atividades administrativas.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Arquivologia = Arquivstica
Cincia / Disciplina / Tcnica
Tem por objetivo o conhecimento
dos arquivos e das teorias,
mtodos e tcnicas a serem
observados na sua constituio,
organizao, desenvolvimento e
utilizao.
Arquivo
conjunto de documentos que,
independente da natureza ou do
suporte, so reunidos por
acumulao ao longo das
atividades de pessoas !sicas ou
jur!dicas, p"blicas ou privadas#
Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Consideram!se A"#$%&O', para fins
desta lei, os conjuntos de documentos
("O)$*%)O' e "+C+,%)O' por -rgos
p./licos, institui0es de car1ter p./lico e
entidades privadas, em decorrncia do
e2erccio de atividades especficas, /em
como por pessoa fsica, qualquer que
seja o suporte da informao ou a
nature3a dos documentos#
45ei n6 7.89:, de ;7!;8!8::8. Art. <6=
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
O termo ARQUI!" tambm utilizado para:
instituio de custdia
unidade administrativa
mvel
imvel
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
A nature3a dos arquivos
administrativa, jurdica,
informacional, pro/at-ria,
org>nica, serial, contnua,
cumulativa.
A soma de todas estas
caractersticas fa3 do arquivo
uma instituio .nica e
inconfundvel?
$%&''(TT(, )**+,
FINALIDADE DO ARQI!O
A #rinci#al $inalidade do arquivo
% servir &
AD'I(I)TRA*+!,
constituindo,se, com o decorrer do
tem#o, em -ase do con.ecimento
da /I)T0RIA1

Acervo2
Totalidade de
documentos.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
D!3U'4(T! 5
)U6!RT4 7 I(8!R'A*+!
D!3U'4(T!
Unidade de registro de informaes em !ual!uer suporte
ou formato " suscet#vel de consulta estudo prova e
pes!uisa.
I(8!R'A*+!
$lemento referencial noo idia ou mensagem contidos
em um documento.
)U6!RT4
%aterial no !ual so registradas as informaes.
&icion'rio de Terminologia (r!uiv#stica (r!uivo )acional *++,.
%aterial sobre o !ual as
informaes so registradas
$-: .ita magntica pel#cula
filmogr'fica papel
pergamin/o papiro etc.
S UP!"#
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
$CU%#&" de A!'U( )
0nformao registrada produzida e
mantida por uma instituio ou pessoa
ao longo de suas atividades
administrativas com valor de prova.
)9o $ortemente ancorados nos #rinc#ios da
#roveni:ncia,
da organicidade,
unicidade
e da indivisi-ilidade1
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
1
(23U04O
1
50560OT$7(
1
%U8$U
1
7$)T2O &$
&O7U%$)T(9:O
er2 ;4<<!TT! ;elo#sa 6iberalli. Arquivos #ermanentes2
<==< >pg. ?@A
Caracter*sticas dos Arquivos+
Os documentos (+!
so obBeto de 3!<4*+!
=escol.a arti$icial>
e sim da acumula?9o natural
no decurso de atividades
administrativas.
Caracter*sticas dos Arquivos+
( classificao aplicada a
cada ar!uivo respeitar'
as particularidades da
instituio produtora.
)o /' um arranBo pr"
estabelecido.
Caracter*sticas dos Arquivos
!GA&( C( $A$#
!s documentos a#resentam uma signi$ica?9o
org@nica entre si1 )9o des#rovidos de autonomia
e retiram sua autenticidade do inter,
relacionamento entre os itens documentais1
Qualidade segundo a qual os arquivos
es#el.am a estrutura, as $un?Aes e as
atividades da entidade
#rodutoraBacumuladora, em suas rela?Aes
internas e eCternas1" =;4<<!TT!, DEEF>
Caracter*sticas dos Arquivos
AU"#&"( C( $A$#
#ualidade de um documento quando
preenche as formalidades
necess1rias para que se reconhea
sua provenincia,
independentemente da veracidade do
respectivo conte.do
4)@A, 8::A=.
Caracter*sticas dos Arquivos
$B%C%)A)+
Os documentos e2istem em
e2emplar .nico ou em limitado
n.mero de c-pias.
Cesmo em rplica, os documentos
cumprem fun0es diversas, em
locais diferentes, conservando
seu car1ter .nico, em funo do
conte2to de produo.
Caracter*sticas dos Arquivos
BA@$"A5%)A)+
4cumulatividade D serialidade=
O arquivo uma formao
progressiva, natural e
org>nica.
E a sedimentao da produo
documental ao longo do
tempo.
Classi, ica-.o dos Arquivos+
4ntidades mantenedoras2
1
6G-licos
1
6rivadosH
#uesto
>.U)04$28( (C$D " *++EA Cor seus mantenedores o ar!uivo
pode ser classificado de ? maneiras. (ssinale
a!uela !ue n9o uma classificao de
ar!uivo.
A> 6G-licos1
;> Institucionais1
3> 3omerciais1
D> 8amiliares ou #essoais1
4> Ierais ou centrais1
P!( &C/ P( $A P!)#&( 0&C( A 1
!#S P#( " AS FU&$S
F r a n a 1 8 4 1 .
Co n s i s t e e m d e i x a r a g r u p a d o , s e m
o s m i s t u r a r c o m o u t r o s , o s
a r q u i v o s [...] p r o v e n i e n t e s d e
u m a a d m i n i s t r a o , d e u m
e s t a e ! e c i m e n t o o u d e u m a
p e s s o a " # s i c a o u $ u r # d i c a % & i c ' e !
( u c ' e i n
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Conceito de Fundo de Arquivo
) o c o n $ u n t o d e d o c u m e n t o s d e t o d a
n a t u r e * a , q u e q u a i s q u e r c o r p o s
a d m i n i s t r a t i v o s , p e s s o a s " # s i c a s
o u $ u r # d i c a s t e n ' a m r e u n i d o ,
a u t o m + t i c a e o r g a n i c a m e n t e , e m
r a * o d e s u a s " u n , e s o u
a t i v i d a d e s .
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
classificaoF seqGncia de opera0es
que visam distri/uir os documentos,
em o/serv>ncia Hs diversas
estruturas, fun0es, atividades eDou
tipos documentais de um organismoI
atri/uio de grau de sigilo a
determinado documento. &er arranjo.
C2AS S ( F( CA34
1 (lano de ClassificaoF esquema pelo qual
se processa a classificao de um arquivo,
ela/orado a partir do estudo das estruturas
e fun0es de uma instituio e da an1lise
do conjunto documental.
1 )efinido tam/m como o instrumento de
controle resultante da fase de identificao,
que reflete a organi3ao de um conjunto
documental e apresenta os dados
essenciais de sua estrutura.
C2AS S ( F( CA34
1 +2emploF (5ABO )+ C5A''%J%CAKLO )+ )OC$C+B@O' )A
A)C%B%'@"AKLO (M,5%CA )O
1 +'@A)O )+ 'LO (A$5OF A@%&%)A)+'!C+%O
1
1 JunoF ;8 O"NAB%*AKLO A)C%B%'@"A@%&A
1 'u/funoF ;8.;8 Ordenamento jurdico
1 AtividadeF ;8.;8.;8 +la/orao de atos normativos
1 )ocumentosF
1 ;8.;8.;8.;8 )ecreto, estatuto, c-digo, regulamento, regimento, instruo
1 normativa, norma, resoluo, deli/erao, portaria
1 AtividadeF ;8.;8.;< Oa/ilitao jurdica e regulari3ao fiscal dos -rgos,
entidades
1 e empresas
1 )ocumentosF

;8.;8.;<.;8 Alvar1 de funcionamento

;8.;8.;<.;< Certificado de matrcula no Cadastro +specfico do %B'' P C+%

1
C2AS S ( F( CA34
Arran5o+ opera-.o que se resume na
ordena-.o dos con5untos documentais
remanescentes das elimina-6es7
obedecendo a crit8rios que respeitem o
car9ter org:nico dos con5untos; "ermo
utili<ado nos Arquivos Permanentes; )ale
destacar que7 no caso de documenta-.o
de car9ter permanente7 as classes
gan=am nomes espec*, icos+
G!UPS 7 S U>G!UPS e S ?!( #S ;@
Aanice Gon-alves7 199B;
Arran5o
Fonte:(23U04O CF5607O $ ;08TG207O &$ 205$02:O C2$TO.
Iuia doArquivo
CHblico e ;istrico de 2ibeiro Creto. 2ibeiro Creto >8CA: O (r!uivo <==E.
Administra?9o
'aterial
6atrimJnio
6essoal
6rotocolo
Trans#orte
'anuten?9o
3ultura
4qui#amentos
4ventos
Desenvolvimento
Ur-ano e
Rural
/a-ita?9o
'eio Am-iente
!-ras 6articulares
!-ras 6G-licas
Uso e !cu#a?9o do
)olo
4duca?9o
4duca?9o In$antil
4nsino 8undamental
4nsino )u#erior
'erenda 4scolar
8inan?as
3onta-ilidade
!r?amento
Tesouraria
Tri-uta?9o
Re#resenta?9o
Assessoria Kurdica
4lei?Aes
6u-licidade
)aGde
Assist:ncia '%dico,
!dontolLgica
igil@ncia )anitria
)ervi?os 'unici#ais
A-astecimento
Mgua e 4sgotos
3emit%rio
Recursos 4nerg%ticos
<im#eNa 6G-lica
)eguran?a
Telecomunica?Aes
Tr@nsito
Trans#ortes
8undo2 PARTIDO COMUNISTA BRASILEIRO PCB
(vel2 BASE
!rganismo2 DIRETRIO !ONAL PIN"EIROS#PERDI!ES
ATI$IDADES DE ALCANCE E%TERNO
8un?9o 4s#%cie (O de docs Datas,limite
(desivo ?I< JBanKLME"novLM=N
7artaz ?I< JBunKLM="novLM=N
Agita&'o (ol)ti*a 7onvite @ OunLM="BanL=+
Canfleto =IM< JBanLM=K"novLM=N
8acola < JnovKLM="novLM=N
5Pnus <I<E= JmarKLME"marKLMEN
Arre*ada&'o +inan*eira 0ngresso @I? JmarLMEN"BulLM=
2ifa <I<@+ JoutKLM="outKLM=N
Divulga&'o de in+orma&,es do Ceridico @ (goLME"setLMM
Organismo interna*ional Crograma tur#stico < %arLME"marLME
Te-to de formao * JabrKNLME"JnovKNLME
Divulga&'o do (artido Ceridico =I* OulLMQ"maiL=+
Crograma * JBanKNLME"JoutKNLM=
Ceridico < OulLMQ"BulLMQ
Pro(aganda (ol)ti*a Crograma de evento < %arLM="marLM=
Te-to de formao < JBanKNLM,"JdezKNLM,

F
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C

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subgrupo A:
Cmara Municipal
s

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i
e
s
001 :Livros de atas de vereaes
002: Minutas de atas de vereaes
003: Posturas e regulamentos
004: Relatrios da gerncia e planos de atividade
00: !ditais
subgrupo B:
Presidente da Cmara

subgrupo C:
Assemblia Municipal
subgrupo D:
C!nsel"! Municipal
subgrupo E
C!miss#! $%ecuti&a
s

r
i
e
s
001: Livros de atas da "omiss#o !$ecutiva
002: Minutas das atas da "omiss#o !$ecutiva
subgrupo F:
Celeir! Municpal de '!ul
s

r
i
e
s
001: Livros de atas das sesses da %ire#o
002 Livros de Registro de "orrespondncia e$pedida
003: "orrespondncia geral rece&ida
004: Livros de receita e despesa
G
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+
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A
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O
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subgrupo A:
Cmara Municipal
s

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e
s
001 Livros de Registro de "orrespondncia rece&ida
002 Livros de Registro de "orrespondncia e$pedida
003: "orrespondncia geral rece&ida
004: Re'uerimentos rece&idos
subgrupo B: Pess!al
s

r
i
e

001: Registro de documentos relativos aos (uncion)rios

Gest.o de $ocumentos- Ccon5unto de
procedimentos e opera-6es t8cnicas re, erentes
Ds atividades de produ-.o7 uso7 avalia-.o e
arquivamento de documentos em , ase corrente
e intermedi9ria7 visando a sua elimina-.o ou
recol=imento para a guarda permanente@E1F;
u ainda+ CConsideraG se gest.o de documentos o
con5unto de procedimentos e opera-6es t8cnicas
D sua produ-.o7 tramita-.o7 uso7 avalia-.o e
arquivamento em , ase corrente e intermedi9ria7
visando a sua elimina-.o ou recol=imento para
guarda permanente@E2F;
E1F . n a Ce ! e s t e / n d o ! " o , 1 0 0 1 .
J*N 6$0 )o M.<,= &$ M &$ O()$02O &$ <==<. (rt. @R.
1 Jundamentos legais da Nesto )ocumental
1 Constituio Jederal de 8:77, art. <8A, Q <.6F RCa/em H
administrao p./lica, na forma de lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem?.
1 5ei Jederal de Arquivos n.6 7.89:, de 7 de janeiro de 8::8, art. 8.6F
RE dever do poder p./lico a gesto documental e a proteo
especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio H
administrao, H cultura e ao desenvolvimento cientfico e como
elemento de prova e informao?.
1 <ei n1O P11Q9B91, art1 R1O2 3onsidera,se gest9o de documentos o conSunto
de #rocedimentos e o#era?Aes re$erentes & sua #rodu?9o, tramita?9o, uso,
avalia?9o e arquivamento em $ase corrente e intermediria, visando a sua
elimina?9o ou recol.imento #ara guarda #ermanente"1
1 5ei n.6 7.89:D:8, art. 8SF RA administrao da documentao
p./lica ou de car1ter p./lico compete Hs institui0es
arquivsticas federais, estaduais, do )istrito Jederal e
municipais?
O/jetivos da gesto de documentosF
Agili3ar o acesso aos arquivos e Hs informa0esI
Narantir economia, eficincia e efic1cia na administrao
p./lica ou privadaI
Agili3ar o processo decis-rioI
Controlar o flu2o de documentos e a organi3ao dos
arquivosI
"acionali3ar a produo dos documentosI
Bormali3ar os procedimentos para avaliao, transferncia,
recolhimento, guarda e elimina?9o de documentos
(reservar o patrimTnio documental considerado de guarda
permanente1
Assim, a gest9o de documentos #ermite2
Assegurar o pleno e2erccio da cidadaniaI
(romover a transparncia das a0es administrativasI e
(reservar o patrimTnio documental considerado de guarda
permanente.
Gest.o de $ocumentos
Iest9o de Documentos:
.(8$8:
1> 6R!DU*+!T
D> UTI<IUA*+!T e
R> D4)TI(A*+!1
Conceito de Gest.o de $ocumentos

)alora-.o dos $ocumentos
1
)alor prim9rio 2 v a ! o r
a d m i n i s t r a t i v o 2 v a ! o r " u n c i o n a !
2 / & 3 ( / . 4 5
1
)alor secund9rio 2 v a ! o r
' i s t 6 r i c o 2 & 3 ( / . 4 5
1
A"( )( $A$#G %#( + con5unto de opera-6es
que uma institui-.o leva a e, eito para auHiliar
e viabili<ar o desempen=o de suas , un-6es
espec*, icas e que resulta na acumula-.o de
documentos de car9ter instrumental e
acessIrio;
1
A"( )( $A$#G F( %+ con5unto de opera-6es que
uma institui-.o leva a e, eito para o
desempen=o de suas atribui-6es espec*, icas e
que resulta na cumula-.o de documentos de
car9ter substantivo para seu , uncionamento;
AtividadesG meio e AtividadesG , im
"#!( A $AS J ( $A$#S
7entral 7entral 8etorial ou
central
0)(T04O 8$%0"(T04O (T04O
C$2%()$)T$ 0)T$2%$&0S20O 7O22$)T$
@T 0&(&$ *T 0&(&$ <T 0&(&$
"eoria das "rKs ( dades
A!'U( )S
C!!#&"#S
1
d o c u m e n t o s e m t r a m i t a o e 7o u
" r e q u e n t e m e n t e c o n s u ! t a d o s
1
p r 6 x i m o s a o p r o d u t o r 8
1
valor prim9rio e m
n # v e ! m + x i m o .
A!'U( )S
( &"#!%#$( L!( S
segunda idade M limbo ou purgatIrio
1
( o c u m e n t o s q u e d e i x a r a m d e s e r
" r e q u e n t e m e n t e c o n s u ! t a d o s , t o d a v i a
p r e c i s a m s e r c o n s e r v a d o s p a r a " i n s
a d m i n i s t r a t i v o s .
1
( o c u m e n t o s a r m a * e n a d o s n o s a r q u i v o s
c e n t r a i s o u g e r a i s .
1
( o c u m e n t o s a i n d a p o s s u e m valor
prim9rio.
"eoria das "rKs ( dades
A!'U( )S P#!%A&#&"#S M
terceira idade G NistIricos
1
( o c u m e n t o s d e s p r o v i d o s d e v a ! o r
p r i m + r i o n o s e r v e m m a i s 9
a d m i n i s t r a o 8
1
( o c u m e n t o s c o n s e r v a d o s p o r
m o t i v o s d e v a ! o r ' i s t 6 r i c o e
c u ! t u r a ! 8
1
( o c u m e n t o s p o s s u e m a p e n a s o
valor secund9rio;
"A>#2A $# "#%P!A2( $A$#
/ n s t r u m e n t o d e Co n t r o ! e , r e s u ! t a n t e d a
. v a ! i a o :, n o q u a ! s e e s t a e ! e c e o s
p r a * o s d e g u a r d a e a d e s t i n a o " i n a !
d a s s8ries documentais.
. 4 a e ! a ; e ! a o r a d a p o r u m a Comiss.o
Permanente de Avalia-.o de
$ocumentos, e d e v e s e r a p r o v a d a p o r
a u t o r i d a d e c o m p e t e n t e d o 6 r g o
p r o d u t o r .
HAvalia?9o2 #rocesso de anlise de arquivos, visando esta-elecer sua destina?9o de
acordo com os valores que l.e $orem atri-udos1
-../0T(
12-3( D& 4/-2D-
5(22&0T& 60T&27&D6826-
D&.T60-9:(
;60-'
(%.&2<-9:(
;8;.<
2&467&0T(..
2&4/'-7&0T(.
&.T-T/T(.
(24-0(42-7-.
&.T2/T/2-.
&0=/-0T(
<64(2-
+ -0(.
4/-2D-
1&27-0&0T&
;8;.U
-/D6>056-.
D&.1-5?(.
2&/06@&.
) -0(. &'6760-9:(
"A>#2A $# "#%P!A2( $A$#
"Km por , inalidade auHiliar no processo de
organi<a-.o e manuten-.o de um acervo;
S .o de acesso restrito7 destinados
basicamente ao corpo t8cnico do arquivo
e n.o aos consulentes;
#H+ Plano de Classi, ica-.o7 "abela de
temporalidade7 "abela de #quivalKncia7
Guia de "rans, erKnciaO Ata ou "ermo de
#limina-.oO 2ista de #limina-.oO 2ista de
!ecol=imento7 Ata ou "ermo de
!ecol=imento7 %apa "opogr9, ico;
( nstrumento de Controle
< e " e r = n c i a s
1 ;4<<!TT!, /elosa <i-eralli1 3omo $aNer anlise di#lomtica e anlise ti#olLgica de
documento de arquivo1 )%rie como $aNer vol1 P1 Dis#onvel em2
.tt#2BBVVV1saes#1s#1gov1-rBc$P1#d$
1 3A'ARI!, A1'1A1 Tem#o e 3ircunst@ncia1 )9o 6aulo2 I8/3, DEEW1
1 3A))AR4), (orma 3ian$lone1 3omo 8aNer 3onserva?9o 6reventiva em Arquivos e
;i-liotecas1 )9o 6aulo2 Arquivo do 4stado e Im#rensa !$icial, DEEE1DI3I!(ARI! de
Terminologia Arquivstica1 ARQUI! (A3I!(A<1 Dis#onvel em2
-tt(.//0001(ortalan1ar2uivona*ional1gov13r+
1 DI3I!(ARI! de Terminologia Arquivstica1 )9o 6aulo2 AA;,)6, )ecretaria de 4stado da
3ultura, 19961
1 <!64U, Andr% 6orto Ancona1 3omo descrever documentos de arquivo2 ela-ora?9o de
instrumentos de #esquisa1 )9o 6aulo2 Arquivo do 4stadoBIm#rensa !$icial do 4stado, DEED1
Dis#onvel em2 .tt#2BBVVV1saes#1s#1gov1-rBc$61#d$
1 'anual de 3onserva?9o de Acervos ;i-liogr$icos da U8RK1 4di?9o revista e aumentada #or
6aula 'aria A-rantes 3otta de 'ello XeY 'aria Kos% eloso da 3osta )antosT cola-ora?9o
XdeY Kos% Tavares da )ilva 8il.o1 Rio de Kaneiro2 Universidade 8ederal do Rio de Kaneiro1
)istema de ;i-liotecas e In$orma?9o , U8RK B)i;I, DEEF1
1 6A4), 'arilena <eite1 Arquivo2 teoria e #rtica1 Da ed1 Rio de Kaneiro2 8unda?9o IetGlio
argas, 19911 RZ ers9o revista e am#liada1
A 6R!IRA'A 3onserva?9o 6reventiva em ;i-liotecas e Arquivos2 .tt#2BBVVV1c#-a1netB1
1 )3/4<<4(;4RI, TR1 Arquivos modernos2 #rinc#ios e t%cnicas1 Trad1 (ilNa TeiCeira
)oares1 Rio de Kaneiro2 8unda?9o IetGlio argas, 19WR1
A )6I(4<<I KU(I!R, Ka[me1 A *onserva&'o de a*ervos 3i3liogr4+i*os 5 do*umentais1 Rio de
Kaneiro2 $unda?9o -i-lioteca nacional, De#1 De #rocessos T%cnicos,199W1
< e " e r = n c i a s
1 ;4<<!TT!, /elosa <i-eralli1 3omo $aNer anlise di#lomtica e anlise ti#olLgica de documento
de arquivo1 )%rie como $aNer vol1 P1 Dis#onvel em2 .tt#2BBVVV1saes#1s#1gov1-rBc$P1#d$
1 3A))AR4), (orma 3ian$lone1 3omo 8aNer 3onserva?9o 6reventiva em Arquivos e ;i-liotecas1
)9o 6aulo2 Arquivo do 4stado e Im#rensa !$icial, DEEE1
1 DI3I!(ARI! de Terminologia Arquivstica1 ARQUI! (A3I!(A<1 Dis#onvel em2
-tt(.//0001(ortalan1ar2uivona*ional1gov13r+
1 DI3I!(ARI! de Terminologia Arquivstica1 )9o 6aulo2 AA;,)6, )ecretaria de 4stado da 3ultura,
19961
1 I!(*A<4), Kanice1 3omo classi$icar e ordenar documentos de arquivo1 Arquivo do
4stadoBIm#rensa !$icial do 4stado1 )9o 6aulo, 199P1 Dis#onvel em2
.tt#2BBVVV1saes#1s#1gov1-rBc$D1#d$
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de #esquisa1 )9o 6aulo2 Arquivo do 4stadoBIm#rensa !$icial do 4stado, DEED1 Dis#onvel em2
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1 'anual de 3onserva?9o de Acervos ;i-liogr$icos da U8RK1 4di?9o revista e aumentada #or 6aula
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de Kaneiro2 8unda?9o IetGlio argas, 19WR1
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$unda?9o -i-lioteca nacional, De#1 De #rocessos T%cnicos,199W1

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