PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCEDIMENTOS




















BRASLIA-DF
Maro/2001


____________________________
APRESENTAO

O principal objetivo deste Manual orientar os responsveis pela
documentao institucional na aplicao do Programa de Gesto de Documentos da
Administrao Judiciria da Justia Federal de Primeiro e Segundo Graus, aprovado
pela Resoluo n. 217, de 22/12/1999, do Conselho da Justia Federal republicada em
22/02/2000, para garantir a uniformidade nos procedimentos dos arquivos
administrativos setoriais e gerais das Instituies da Justia Federal.

um Manual de referncia capaz de habilitar o servidor, em qualquer
estgio de tramitao do documento ou processo, para:

classificar os documentos no ato de sua produo ou recebimento;
organizar o acervo institucional;
analisar a documentao em seu valor intrnseco;
selecionar a documentao para a transferncia ao arquivo ou
eliminao.


















SUMRIO

1 INTRODUO......................................................................................... 5
1.1 Caractersticas dos documentos ................................................................. 6
1.1.1 Gnero....................................................................................................... 7
1.1.2 Espcie ...................................................................................................... 7
1.1.3 Natureza.................................................................................................... 8
1.2 rgos de documentao........................................................................... 8
1.2.2 Biblioteca.................................................................................................. 8
1.2.3 Arquivo..................................................................................................... 8
1.2.3.1 Tipos de arquivos ...................................................................................... 9
1.2.3.2 Finalidade do arquivo ............................................................................... 11

2 GESTO DE DOCUMENTOS................................................................. 12
2.1 Conceitos................................................................................................... 13
2.2 Objetivos................................................................................................... 13
2.3 Fases do processo de gesto......................................................................... 13
2.3.1 Produo.................................................................................................... 13
2.3.2 Uso/tramitao .......................................................................................... 13
2.3.3 Destinao................................................................................................. 14
2.4 Vantagens.................................................................................................. 14

3 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES ....................... 15
3.1 Atividades do protocolo............................................................................. 16
3.2 Atividades do arquivo corrente.................................................................. 16

4 SISTEMA DE CLASSIFICAO FUNCIONAL..................................... 18
4.1 Conceitos................................................................................................... 19
4.2 Objetivo do Plano de Classificao............................................................ 20
4.3 Plano de Classificao de Documentos Administrativos da Justia Federal... 20
4.4 Aplicao do Plano de Classificao.......................................................... 21
4.5 Competncia para classificar ..................................................................... 22
4.6 Principais mtodos de arquivamento.......................................................... 22
4.6.1 Mtodos bsicos ........................................................................................ 22
4.7 Como arquivar........................................................................................... 23

5. AVALIAO DOCUMENTAL............................................................... 25
5.1 Objetivos ................................................................................................... 26
5.2 Valorao dos documentos........................................................................ 26
5.3 Prazo de guarda dos documentos............................................................... 27
5.4 Como avaliar ............................................................................................. 27

6 TABELA DE TEMPORALIDADE........................................................... 29
6.1 Elaborao da tabela de temporalidade dos documentos administrativos
da Justia Federal. ..................................................................................... 30
6.2 Procedimento para implantao e reviso ................................................. 31

7 ELIMINAO DE DOCUMENTOS ...................................................... 32
8 TRANSFERNCIA.................................................................................. 34
9 RECOLHIMENTO .................................................................................. 36

10 SUPORTES DA INFORMAO ............................................................ 38
10.1 Novas Tecnologias ................................................................................... 39
10.2 Controle automtico de documentos ........................................................ 39

11 PRESERVAO DE DOCUMENTOS................................................... 40
11.1 Conservao de documentos..................................................................... 41
11.2 Agentes de deteriorao............................................................................ 41
11.2.1 Agentes fsicos ......................................................................................... 41
11.2.2 Agentes fsico-mecnicos ......................................................................... 42
11.2.3 Agentes qumicos ..................................................................................... 43
11.2.4 Agentes biolgicos .................................................................................. 43

12 ROTINAS DE CONSERVAO ........................................................... 45
12.1 Limpeza................................................................................................... 46
12.2 Controle de microorganismos e insetos.................................................... 46
12.3 Remoo de fitas e etiquetas.................................................................... 46
12.4 Pequenos reparos..................................................................................... 46
12.5 Acondicionamento e armazenamento....................................................... 47

13 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................... 49

14 LEGISLAO ARQUIVSTICA (atualizao maro 99)....................... 53

5
____________________
1. INTRODUO


































6
A Gesto de Documentos na Administrao Pblica est prevista na
Constituio Federal, de 1888:
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de
referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da
sociedade brasileira, nos quais se incluem:

I - as formas de expresso;
II - os modos de criar, fazer e viver;
III - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;
IV - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados
manifestaes artstico-culturais;
V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico,
arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.

1 ...........................................................................................
2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem.
O dispositivo sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, a
Lei n. 8.159/91, em seu art. 20, define a competncia e o dever inerente aos rgos do
Poder Judicirio Federal de proceder gesto de documentos produzidos em razo do
exerccio de suas funes.
O Conselho da Justia Federal, em sua sesso ordinria de 13 de dezembro
de 1999, aprovou o Programa de Gesto de Documentos da Administrao Judiciria
da Justia Federal de Primeiro e Segundo Graus, regulamentado por meio da
Resoluo n. 217, de 22 de dezembro de 1999, publicada no Dirio da Justia, Seo
1, em 29/12/99 e republicada em 22/2/2000.

1.1 Caractersticas dos documentos
Documento a informao corporificada em qualquer suporte material da
informao.
Documento de Arquivo aquele criado em decorrncia de atividades
especficas desenvolvidas por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao
funcional com a fonte geradora.

7
Documento Administrativo aquele produzido e recebido pelo rgo na
execuo das atividades administrativas e de apoio especializado.
Os documentos podem ser caracterizados conforme o gnero, espcie ou
natureza.

1.1.1 Gnero
textuais: manuscritos, datilografados, impressos,...;
cartogrficos: mapas, plantas, ...;
iconogrficos: gravuras, fotos (imagem fixa),...;
filmogrficos ou cinematogrficos: vdeos (imagem em movimento),...;
sonoros: fitas cassetes, discos, ...;
microgrficos: jaquetas, rolos, microfichas, ...;
informticos: disquetes, discos ticos e outros.

1.1.2 Espcie
Nos atos administrativos do poder pblico, as espcies documentais mais
comuns so as seguintes:
atos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das
autoridades administrativas.
Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria;
atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os
assuntos visando fundamentar uma soluo.
Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e
ocorrncias.
Ex.: ata, apostila, termo, auto de infrao;
atos comprobatrios: os que comprovam assentamentos.
Ex.: certido, atestado, traslado;
atos de correspondncia: os que objetivam a execuo dos atos
normativos em sentido amplo. Esses atos podem ser de correspondncia
individual ou pblica e se caracterizam por terem destinatrio declarado.
Ex.: carta, circular, oficio, aviso, memorando, notificao telegrama, telex,
alvar, edital;
atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a
administrao federal, estadual ou municipal parte.

8
Ex.: tratado, convnio, contrato, termos (transaes, ajuste).

1.1.3 Natureza
Os documentos podem ser:
ostensivos: documentos cuja divulgao no prejudica a administrao;
sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento
restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua
custdia e divulgao.

1.2 rgos de documentao
As noes de museu, biblioteca e arquivo por muito tempo se confundiram,
tanto pela finalidade e forma fsica dos documentos, quanto por serem instituies com
objetivos idnticos, isto , funcionavam como depsitos de documentos, de qualquer
espcie, produzidos pelo homem.
Porm, com a evoluo da humanidade, principalmente o advento da
imprensa, os campos de atuao dessas instituies foram sendo delimitados.
Seus objetivos se tomaram bem definidos, apesar de terem funes
semelhantes.

1.2.1 Museu
Criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do
pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.

1.2.2 Biblioteca
um organismo prestador de servios de informao. Seu acervo
constitudo pelo conjunto de materiais informacionais, em diversos suportes, disposto
ordenadamente para consulta, emprstimo ou fornecimento de cpia, com vistas ao
atendimento das necessidades de seus usurios.

1.2.3 Arquivo
a acumulao ordenada dos documentos criados por uma instituio ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos,
visando utilidade que podem oferecer no futuro.
Alm desses conceitos e do definido no art. 20 da Lei n. 8.159/91, o termo
Arquivo tambm pode ser usado para designar:

9
mvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental deve ser conservado;
conjunto de documentos;
rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e
conservar a documentao;
ttulos de peridicos;
documento eletrnico (armazenado em computador).

1.2.3.1 Tipos de arquivos
De acordo com a natureza da fonte geradora, os arquivos caracterizam-se
em:
pblico: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o
rgo produtor, ou seja, como de mbito federal, estadual ou municipal;
privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
fsicas ou jurdicas, podendo ser institucionais e pessoais.

Conforme os estgios de arquivamento, pelos quais os documentos
tramitam os arquivos podem ser classificados em Correntes, Intermedirio ou
Permanente.
Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos
diferenciados e, como uma reao em cadeia, o tratamento despendido aos
documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o. desenvolvimento das
atividades arquivsticas nas idades intermediria e permanente.
a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos
fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua
tramitao, se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que
so consultados. Unidade administrativa ou rgo encarregado do arquivo corrente.

b) Arquivo Intermedirio: tem sob sua guarda documentos originrios do
arquivo corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem administrao que os
produziu e aguardam sua destinao final. Em geral centralizado, pois esta
caracterstica permite:
rapidez na localizao: o fato de os documentos estarem concentrados
permite uma melhor organizao (classificao, indexao, etc.) e,
conseqentemente, maior rapidez ao acesso;

10
liberao de espao fsico: em vez de ocupar espao em cada gabinete,
turma ou seo, os documentos ficam concentrados em um nico local,
liberando os espaos dessas reas para outras atividades dos servidores e
melhorando o ambiente de trabalho (o acmulo de papis e de poeira
envolve a proliferao de microorganismos, caros, fungos etc., tomando o
local cada dia mais insalubre). As normas tcnicas internacionais
recomendam que as salas de depsitos de documentos e de trabalho dos
servidores de arquivo devam ser separadas;
economia de recursos humanos: as atividades de guarda, organizao e
atendimento consulta que so desenvolvidas em cada gabinete, turma ou
seo mobilizam servidores que tambm trabalham em atividades
especficas da rea judiciria - o julgamento e suas conseqncias.
medida que se concentram os documentos em um ARQUIVO CENTRAL,
necessita-se de menor nmero de pessoas para realizar essas mesmas
tarefas;
economia de tempo: tanto dos usurios que tm de percorrer cada
gabinete solicitando cpia de documentos e informaes, quanto dos
servidores que atendem a essas consultas. Se o arquivo estivesse
centralizado, o usurio iria a um s local e os servidores dos gabinetes
teriam mais tempo para as tarefas jurdico-administrativas;
economia de recursos materiais: a concentrao de processos em um
arquivo permite padronizar os mveis e material de consumo utilizados
para a guarda, possibilitando uma compra mais planejada, em maior
quantidade e menor preo. Diminui a guarda de duplicatas e cpias
desnecessrias (de manuais, portarias, circulares etc.), reduzindo o material
e equipamento envolvido nessa guarda;
segurana: os arquivos devem se concentrar no trreo ou 1 andar,
devido ao peso dos papis. Normalmente, os edifcios comuns enfrentam
sobrecarga nos andares comprometendo a sua estrutura quando no h
arquivo central;
c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses
documentos so inalienveis e imprescritveis. O Arquivo Permanente surge aps a
realizao da avaliao dos documentos e tem um tratamento tcnico diferenciado para
os documentos, bem como condies de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos

11
documentos totalmente aberta ao pblico, no podendo haver restrio de acesso ao
documento de valor permanente.

1.2.3.2 Finalidade do arquivo
servir administrao, tendo como instrumento de apoio os documentos
por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o documento no
mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte para a Histria
e a memria da instituio.




























12
_____________________________
2. GESTO DE DOCUMENTOS


































13
2.1 Conceitos
Conjunto de mtodos e procedimentos administrativos referentes s
atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criao at sua eliminao ou
recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organizao,
controle e coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais.

2.2 Objetivos
objetivo geral: racionalizar o ciclo documental;
objetivo especfico: garantir a disponibilidade da informao
governamental na hora e local exatos, atendendo s necessidades dos rgos
e administraes;
objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. 216, pargrafo 2, da
CF de 1988: "cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta
a quantos dela necessitam";
objetivo referente preservao: assegurar a guarda dos documentos que
apresentam valor permanente, j tendo perdido o valor administrativo, fiscal
e legal.
objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalizao, automao,
microfilmagem): assegurar o uso adequado da microgrfica, do
processamento automatizado de dados e de outras tcnicas avanadas na
rea de gesto da informao.

2.3 F ases do processo de gesto

2.3.1 Produo
Deve-se ampliar a utilizao dos documentos que so necessrios, evitando-
se a produo daqueles que no so essenciais e diminuindo o volume dos documentos
a serem manuseados, controlados e armazenados.

2.3.2 Uso/ tramitao
necessrio controlar o fluxo documental, por meio de:
utilizao e conservao dos documentos;
sistemas de arquivos e de recuperao de informao;
gesto de arquivos;

14
gesto de correios e telecomunicaes;
seleo e gesto de copiadoras;
anlises de sistemas;
centros de arquivamento intermedirios.

2.3.3 Destinao
Deve-se avaliar a massa documental, realizando:
avaliao de documentos;
eliminao dos documentos;
transferncia de documentos.
identificao e descrio das sries de documentos;
estabelecimento de programas de conservao e preservao de
documentos;

2.4 Vantagens
As vantagens da aplicao da gesto de documentos numa organizao se
caracterizam pela economia do custo operacional, assegurando a produo, tramitao,
utilizao e destinao final do documento; pelo acesso rpido e disponibilidade da
informao governamental e pela utilizao adequada de tcnicas avanadas,
garantindo a preservao dos documentos de valores histricos e cientficos para sua
guarda permanente. Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos - CIA,
estudos comprovam que a aplicao do Programa de Gesto de Documentos na
administrao pblica federal dos EUA produziu uma economia de cerca de
U$1.000.000 por ano em 1980 e quase U$100.000.000 por ano no final em 1998.
H, ainda, outras vantagens:
clareza na distino dos valores dos documentos;
melhor organizao dos documentos;
maior conscincia do valor dos arquivos;
reduo considervel de custos governamentais.







15
__________________________________________________
3. GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES


































16
essencial na administrao pblica o estabelecimento de normas para a
gerncia dos documentos na fase corrente.
Levando em considerao que os documentos correntes esto vinculados
aos fins para os quais foram criados, esses carecem de um tratamento de classificao,
controle de expedio, tramitao e arquivamento, objetivando o acesso rpido e
preciso s informaes neles contidas.
Todas essas operaes tcnicas caracterizam os servios de gesto dos
documentos correntes, que devem constar em um Programa de Gesto e serem
coordenados por um gestor em cada instituio.

3.1 Atividades do protocolo
Servio auxiliar, cuja principal funo informar rpida e precisamente a
localizao exata da documentao em trnsito, desenvolvendo, para tanto, as
seguintes atividades:
recebimento: receber a correspondncia, separando-as quanto aos
aspectos particular ou oficial, distribuir os documentos, encaminhando os de carter
sigiloso aos destinatrios, abrir os documentos ostensivos, verificando a existncia de
antecedentes;
classificao: operao intelectual que consiste na interpretao do
documento; a anlise e determinao do assunto do mesmo, conforme o plano de
classificao de documentos adotado;
registro e movimentao: apor carimbo de protocolo, com o nmero e
data do documento, classificao e encaminhamento da documentao, por meio do
devido controle, aos destinatrios;
expedio: receber a documentao expedida dos setores, verificando a
falta de folhas ou anexos, datando o documento original e cpias, e expedir o original
por correio ou malote, encaminhando a cpia ao setor remetente;
atendimento: informar sobre a existncia de determinado documento e
sua localizao/tramitao atual.

3.2 Atividades do arquivo corrente
A relao das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos
correntes visam informar, com exatido, todo o trmite e contedo da documentao
produzida e recebida pela unidade administrativa, desenvolvendo, para tanto, as
seguintes atividades:

17
inspeo: verificar a existncia de despachos destinando a documentao
ao arquivamento;
limpeza: preparar o documento para seu arquivamento, retirando excesso
de grampos e clipes de ao, desdobrar folhas e verificar existncia de sujeiras,
promovendo a restaurao das folhas em mau estado de conservao;
anlise:verificar a classificao atribuda no ato do recebimento,
ratificando-a ou retificando-a;
arquivamento: arquivar a documentao de acordo com o mtodo
adotado, etapa que requer muito cuidado, pois um documento arquivado
inadequadamente, pode se tomar irreversivelmente perdido, embora esteja guardado;
emprstimo: atividade nobre dos arquivos, pois corresponde prpria
essncia de sua formao, ou seja, servir administrao e histria. Aconselha-se a
utilizao de guia-fora em substituio ao dossi, indicando data da retirada, nome e
unidade de quem a retirou bem como anotao em controle manual ou sistema
informatizado.





















18
____________________________________________
4. SISTEMA DE CLASSIFICAO FUNCIONAL


































19
4.1 Conceitos
Classificao: o agrupamento de elementos de acordo com as suas
diferenas e semelhanas, determinando um local de referncia prpria a cada grupo
de elementos.
Classificao de documentos de arquivo: refere-se criao de um
sistema representativo do funcionamento e o desenvolvimento de determinada
instituio, segundo o qual os documentos por ela produzidos ou recebidos so
agrupados conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos em
determinada ordem de classes e subdivises. O arquivista norte-americano
Schellemberg afirma que "os princpios de classificao determinam o agrupamento de
documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores,
arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente."
Classificao funcional: consiste na ordenao hierarquizada das funes
e atividades desempenhadas por determinada instituio, representada em classes e
subdivises, segundo as quais os documentos so agrupados. Os principais elementos
a serem considerados na classificao so as funes, as atividades e os atos.
Funo: toda competncia de um rgo ou entidade com vistas a
cumprir os objetivos para os quais foram criados. So as atribuies estatutrias ou
regimentais, as responsabilidades, a misso desse rgo.
Atividade: uma ao desempenhada para cumprir uma determinada
funo. Divide-se em fim e meio.
Atividades-fim: so aquelas executadas em funes especficas, prprias
daquele rgo, razo da existncia da entidade.
Atividades-meio: so aquelas que constituem o apoio, os meios
utilizados pelo rgo para atingir seus fins. Executam funes bsicas auxiliares para a
sobrevivncia de todo e qualquer rgo.
Atos polticos: so operaes de natureza normativa que determinam
uma diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gnero.
Atos executivos: so operaes de implementao das decises
decorrentes dos atos de natureza poltica.
Plano de Classificao: instrumento utilizado para classificar e recuperar
os documentos por meio do qual so estabelecidos cdigos numricos representativos
das diversas classes e subdivises.
Codificao: os cdigos so associados classificao a fim de facilitar
o manuseio, a memorizao e localizao visual das classes e subdivises. Podem ser

20
usados cdigos cromticos (associao de cores s classes) e numricos (existem
diversos tipos: decimal, duplex, bloco numrico, dgito-terminal, alfanumrico etc.).

4.2 Objetivo do Plano de Classificao
Garantia da uniformidade no tratamento da documentao. Sua
aplicabilidade traz a agilizao da recuperao da informao e orienta a elaborao da
Tabela de Temporalidade.
Plano de Classificao funcional, baseado nas funes e atividades do
rgo, procura recriar a configurao da instituio, a sua misso e as aes
desenvolvidas. Esse Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o
funcionamento da instituio, pois as atividades por ela realizadas geram documentos.
As classes e subclasses so estabelecidas para as vrias atividades e atos
administrativos. Caso a instituio passe por reorganizaes administrativas, mesmo
que os nomes das unidades se alterem, a classificao continuar a mesma, j que as
funes e atividades em geral no se alteram.

4.3 Plano de Classificao de Documentos Administrativos da Justia Federal.
Entre as vantagens da adoo de Planos de Classificao, podemos citar as
mais importantes:
conservar os documentos de maneira ordenada e acessvel;
recuperar a informao contida nos documentos com maior rapidez e
segurana;
racionalizar a produo documental, por meio de um controle eficiente
da quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitao mais racional;
reduzir a proliferao indiscriminada de fotocpias, por meio do
aumento da confiana no arquivo e seus instrumentos;
facilitar a avaliao e seleo documental, agilizando o processo de
identificao e triagem dos documentos para preservao ou eliminao;
promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimizao
dos recursos humanos e de informtica, por meio da racionalizao dos
procedimentos, atividades e servios de arquivo;
otimizar o uso do espao fsico ocupado com documentos, sobretudo nos
arquivos correntes;

21
proporcionar aos servidores um melhor ambiente na rea dos arquivos
correntes, reduzindo o contato com poeira e microorganismos devido conservao de
menor quantidade de documentos no local;
preservar a memria institucional, tornando os arquivos importantes
instrumentos de prova das aes governamentais e de proteo de direitos dos
servidores e do cidado, uma vez que o plano de classificao reflete as funes e
atividades desempenhadas pela instituio.

4.4 Aplicao do Plano de Classificao
Pode ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituio,
quanto no Arquivo Central. O ideal trabalhar com os documentos atuais e,
progressivamente, ir classificando os documentos acumulados ao longo dos anos,
sempre do mais recente para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais
recentes so mais consultados e a classificao servir para uma rpida localizao.
Em segundo lugar, porque o volume menor do que o acumulado.
A aplicao do Plano de Classificao nos documentos dos setores
fundamental. Alm dos documentos serem consultados com mais freqncia, serve
como treinamento para os servidores das diversas reas, que ao classificar, aprendam
tambm a consultar com rapidez os documentos arquivados em seus arquivos
correntes. Ajuda tambm a compreender o funcionamento do Plano de Classificao
na prtica e garante maior autenticidade aos documentos, uma vez que so tratados
prximo ao local de produo, refletindo as funes e atividades para as quais foram
gerados.
Os responsveis pela aplicao do Plano nos setores devem ser os mesmos
servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos
documentos.
A partir da implantao do Plano de Classificao nas unidades setoriais, o
arquivo central s aceitar a transferncia de documentos previamente classificados e
avaliados. Porm a massa documental acumulada ao longo dos anos no arquivo central
deve tambm receber tratamento de classificao.
A Classificao codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no
documento e facilita o trmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda
orienta o rearquivamento daquele que saiu para fins de emprstimo ou consulta. Deve
ser aposto na extremidade superior direita da primeira pgina do documento
preenchido a lpis, pois a classificao pode ser revista no momento do arquivamento

22
corrente ou transferncia para o intermedirio. A codificao deve ser atribuda ao
documento quando da sua expedio ou recepo e ir acompanhar toda sua vida til
seja na tramitao ou arquivamento, o que confere maior segurana no desempenho
das atividades arquivsticas.

4.5 Competncia para classificar
O Plano de Classificao pode ser utilizado tanto nos arquivos correntes dos
diversos setores da instituio, quanto no Arquivo Central. Preferencialmente os
documentos devem ser transferidos ao Arquivo Central devidamente classificados,
pois o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detm melhores
informaes para enquadr-la na categoria de assunto ou atividade mais adequada.
O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento da sua
autuao. Assim, sua tramitao pelas unidades, com uma definio de arquivamento
padronizada, facilita o trabalho das secretrias e dos demais servidores encarregados
da guarda temporria nos setores.

4.6 Principais mtodos de arquivamento
A tarefa de classificar exige do responsvel ser conhecedor no s da
administrao a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. A
escolha de um mtodo ideal de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos
documentos e pela estrutura da organizao.
Os mtodos de arquivamento devem ser associados ao Plano de
Classificao, de acordo com a especificidade de cada tipo documental, visando
facilitar o arquivamento e a busca/recuperao do documento.
So divididos em bsicos e padronizados, pertencentes a dois grandes
sistemas, direto ou indireto.
Direto: busca o documento no local arquivado, sem interveno de
instrumentos de pesquisas.
Indireto necessita de consultas a guias ou instrumentos de pesquisa para
a localizao do documento.
4.6.1 Mtodos bsicos

Alfabtico:
direto. O acesso feito no local de guarda. Tem como modalidades de
ordenao as ordens alfabtica e alfanumrica.

23
O arquivamento de nomes obedece a regras de alfabetao e regras de
ordenao.
Geogrfico:
direto. Este mtodo utilizado quando o elemento principal considerado
a procedncia ou local. Suas modalidades de ordenao podem ser pela cidade
(ordem alfabtica), estado (primeiro a capital, seguida de localidades em ordem
alfabtica) e pas (primeiro o pas, depois a capital e as localidades em ordem
alfabtica).
Numrico:
Indireto. Seu acesso depende de instrumento auxiliar. Sua ordenao pode ser pelo
nmero, nmero e data e dgito-terminal. Este mtodo tem como elemento principal a
ser considerado o nmero, e a escolha recai nos seguintes mtodos: simples,
cronolgico ou dgito-terminal.
Por assunto:
Toda organizao dispe de documentos que devem, com vantagens, ser
arquivados por este mtodo utilizando o Plano de Classificao adotado. o mtodo
mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.
As modalidades de ordenao podem ser alfabtica ou numrica. Essa
ltima exige a elaborao de ndice alfabtico remissivo. A ordenao numrica ainda
pode ser feita por meio de um sistema unitermo ou de indexao coordenada. O
unitermo utilizado, com xito, nos arquivos de materiais especiais de fotografias,
microformas, discos, fitas cassetes, vdeos e mdias eletrnicas.

Algumas vantagens do sistema de classificao por assunto:
atendimento mais rpido, custo operacional mais reduzido;
fcil triagem dos papis descartveis;
uso mais econmico de equipamentos e de material.


4.7 Como arquivar
A forma mais recomendada para arquivamento a utilizao de miolos.
Miolo: pasta de cartolina utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-
arquivo, como um encarte. Auxilia a classificao, separando os documentos segundo
o melhor mtodo de arquivamento (numrico, cronolgico, alfabtico, etc.).

24
Os documentos no ficam presos pasta suspensa, mas dentro do miolo,
preferencialmente com prendedores plsticos, evitando a retirada da pasta suspensa do
seu local no arquivo, para fins de consulta de um s documento. Esse procedimento
evita os erros de arquivamento, e rearquivamento indevidamente e a colocao de
pastas suspensas fora do lugar durante o manuseio.
A utilizao de miolos facilita ainda a consulta da pasta por mais de um
usurio (se os documentos estiverem em miolos diferentes) e a transferncia de
documentos ao arquivo central os documentos podem ser retirados das pastas
suspensas e enviados ao arquivo central e a pasta permanece no arquivo da unidade.
Os anexos dos documentos podem ser arquivados nas estantes em caixas-
arquivo, fazendo-se uma folha de referncia na pasta do assunto respectivo, para no
se sobrecarregarem as pastas suspensas com volumes excessivos. Os anexos tambm
devem ser classificados e carimbados.























25
______________________________
5. AVALIAO DOCUMENTAL


































26
Processo de anlise e seleo de documentos que a estabelece os prazos
para guarda nas fases corrente e intermediria, e sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.

5.1 Objetivos
So seus objetivos principais:
reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos; aumentar o ndice
de recuperao da informao;
garantir condies de conservao da documentao de valor
permanente;
controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de
suportes adequados para o registro da informao;
conquistar espao fsico e reduzir o peso no edifcio;
aproveitar melhor os recursos humanos e materiais;
garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental.

Nos arquivos setoriais, a avaliao feita pelos servidores responsveis
pela classificao e arquivamento dos documentos, que devem tambm aplicar a
Tabela de Temporalidade. Os documentos que devem permanecer guardados por mais
tempo sero transferidos ao Arquivo Central, por meio de uma listagem: os que
puderem ser eliminados nos arquivos correntes devem ser relacionados na Listagem de
Eliminao e encaminhados ao Arquivo Central, para que seus tcnicos efetuem os
trmites previstos na Resoluo CJF n 217/99 e nas normas do CONARQ.

5.2 Valorao dos documentos
Valor primrio: o valor que o documento apresenta para a consecuo
dos fins explcitos a que se prope;
Valor administrativo: valor dos documentos que testemunham a poltica
e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funes.
Valor legal ou jurdico: valor dos documentos que envolvem direitos a
curto ou longo prazo, tanto do governo quanto de terceiros, e que possuem carter
probatrio. Ressaltamos que o fim do prazo de prescrio de direitos no autorizao
para eliminar os documentos, que podem ainda ser necessrios para outros fins.
Valor fiscal: valor dos documentos relativos a operaes financeiras e
comprovao de despesas e receitas.

27
Valor secundrio: refere-se possibilidade de uso dos documentos para
fins outros que no aqueles para os quais foram originalmente criados; o documento
passa a ser fonte de pesquisa e informao sobre o prprio servio e sobre pessoas,
fatos ou fenmenos, cuja memria, em termos histricos, considera-se relevante. Nas
Tabelas de Temporalidade das instituies pblicas ou privadas, a guarda permanente
deve abranger as seguintes diretrizes, quanto aos documentos:
relativos origem, aos direitos, s razes da existncia e aos objetivos da
instituio;
que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio;
visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituio;
que firmem jurisprudncia;
que respondem a questes tcnico-cientficas relacionadas s atividades
especficas da instituio;
de divulgao ou de promoo da instituio, dos quais deve ser
guardado pelo menos um exemplar como amostra;
com caractersticas artstica e cultural extrnsecas.

5.3 Prazo de guarda dos documentos
Perodo de tempo em que o documento deve ser mantido no arquivo corrente e
intermedirio, aguardando destinao final. O prazo de guarda vincula-se
determinao do valor primrio do documento, de acordo com os seguintes fatores:
existncia de legislao que regula a prescrio legal de documentos
pblicos, ou seja, determinao dos prazos prescricionais;
existncia de outras fontes (documentos recapitulativos);
necessidade de guarda do documento por precauo, em virtude de
prticas
administrativas (prazos precaucionais);
freqncia de consulta aos documentos.

5.4 Como avaliar
O conjunto de documentos acumulados e aqueles produzidos diariamente
devero ser classificados com base no Plano de Classificao e avaliados com base na
Tabela de Temporalidade. O nmero de classificao e o prazo de guarda na unidade
so anotados no documento e lanados no sistema automatizado, se existir.

28
O documento ficar arquivado na unidade at que cumpra o prazo para
transferncia ao Arquivo Central ou sua eliminao.
A Tabela aplica-se aos documentos produzidos em todos os perodos da
Justia Federal abrangendo, portanto, os que sero gerados a partir de sua publicao,
assim como o acervo acumulado at o momento.
Ela ser utilizada tanto nos documentos correntes dos arquivos setoriais,
orientando a transferncia peridica ao Arquivo Central quanto nos documentos
acumulados nesse ltimo.
O nmero de vias dos documentos especificados na Tabela tem por base
informaes obtidas no Levantamento da Produo Documental mencionado. No
entanto, podem ocorrer diferenas entre instituies. Caso o documento no seja
expedido em tal nmero de vias, as excedentes devem ser ignoradas, no efetivando
seu arquivamento.
O prazo de guarda do original sempre corresponder ao prazo da primeira
via na Tabela. Fotocpias podem ser consideradas como vias.
Documentos que se inserem em outras espcies documentais (por exemplo,
atos em assentamentos funcionais, solicitaes de servios em processos
administrativos etc.) devem ter a mesma destinao desses.
O desentranhamento de peas dos processos ou dossis no recomendado
em decorrncia do princpio arquivstico da unicidade: qualidade pela qual os
documentos de arquivo, a despeito da forma, espcie ou tipo, conservam o carter
nico em funo de seu contexto de origem". Por meio deste princpio, pode-se
comprovar a autenticidade e veracidade do documento. Portanto recomendvel evitar
a retirada de peas dos documentos arquivados, tanto na hiptese de serem eliminados
quanto na de guarda permanente.











29
________________________________
6. TABELA DE TEMPORALIDADE


































30
Registro esquemtico do ciclo de vida da documentao da instituio.
Elaborado aps anlise da documentao, determina o prazo de manuteno dos
documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, alm dos
critrios para microfilmagem, eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente.
A Tabela de Temporalidade o instrumento utilizado para a avaliao dos
documentos de arquivo, atividade essencial pois define quais os documentos sero
preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podem ser
eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e
o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a
sociedade.
Visa estabelecer prazos de reteno para os documentos nas unidades
setoriais, regulamentar a transferncia desses ao Arquivo Central e a definir os prazos,
segundo os quais os documentos obtero uma destinao final: eliminao ou guarda
permanente para fins histricos.
Disciplina a documentao desde a produo, determina aqueles que podem
ser eliminados e os que sero preservados devido ao seu valor como fonte para a
Histria ou comprobatrio para a instituio.
Alm de padronizar os procedimentos de avaliao de documentos, a
Tabela de Temporalidade permite atingir as condies essenciais para a gesto de
documentos, tais como a padronizao dos tipos documentais, a racionalizao na
produo de documentos e o estabelecimento de cronograma de transferncia e
recolhimento para os arquivos intermedirio e permanente.

6.1 Elaborao da Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos da
Justia Federal.
A metodologia de elaborao utilizada partiu de um estudo denominado
"Levantamento da Produo Documental", realizado por amostragem no STJ, CJF,
TRFs 1 e 3, SJSP e SJSC, onde foram entrevistados representantes de cada unidade
produtora dos documentos. Esses dados foram sistematizados e analisados por uma
Comisso de Avaliao, formada por especialistas que analisaram os prazos de
reteno propostos, verificando os valores administrativo, legal, fiscal e histrico.
Os resultados esto consubstanciados na Tabela de Temporalidade que,
aps a anuncia de todas as instituies da Justia Federal, foi submetida aprovao
do Colegiado do Conselho da Justia Federal, e divulgada por meio do ato legal que

31
lhe conferiu legitimidade e publicidade, a Resoluo n 217, de 22 de dezembro de
1999, publica da no DJ SI, de 29/12/99, e republicada em 22/2/2000.

6.2 Procedimentos para implantao e reviso
A Justia Federal deve constituir Comisses Permanentes de Avaliao
Documental nos Tribunais Regionais Federais e grupos de avaliao de documentos
nas Sees Judicirias, com a finalidade de adequar a Tabela de Temporalidade
orientar a aplicao dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo e
proceder reviso peridica no que se refere aos documentos nela citados. As
comisses devem ainda, com base na Tabela, autorizar o descarte em intervalos
regulares, aprovando o Termo de Eliminao elaborado pelas respectivas. unidades de
Arquivo e acompanhando os procedimentos necessrios para efetiva eliminao
desses.
Os documentos ou assuntos no previstos no Plano de Classificao e na
Tabela de Temporalidade ou que carem em desuso devem ser atualizados em reunies
peridicas das Comisses Permanentes de Avaliao Documental dos TRF's, com base
nas sugestes apresentadas pelos Grupos de Avaliao de Documentos das Sees
Judicirias para fins de atualizao desses instrumentos.


















32
_________________________________
7. ELIMINAO DE DOCUMENTOS


































33
Refere-se destruio dos documentos que no possuam valor permanente.
Para algumas vias do documento, a eliminao pode ser efetuada no prprio arquivo
corrente, pelos servidores daquela unidade, sob a orientao da comisso ou grupo de
avaliao. De alguns documentos so eliminadas todas as vias, por no possurem
qualquer interesse para guarda permanente ou porque suas informaes so
importantes, mas esto recapituladas em outro documento mais condensado,
justificando a guarda apenas desse (ex: o contracheque, a folha de ponto/freqncia e a
folha de pagamento so eliminveis porque suas informaes esto recapituladas na
ficha financeira, que ser guardada permanentemente).
Recomenda-se no incinerar os documentos, para evitar o aumento da
poluio do ar e reduzir o corte de madeiras com a reciclagem do papel. Por questo
de segurana, os documentos fragmentados por trituradores podem ser dissolvidos em
cido, formando uma polpa para reciclagem. Este processo geralmente executado por
empresas de reciclagem de papel e deve ser supervisionado por um servidor da
instituio.





















34
___________________
8. TRANSFERNCIA


































35
a remessa dos documentos ao arquivo intermedirio, onde sero
conservados por perodo predetermu1ado, aguardando sua destinao final -
eliminao ou guarda permanente. Nos arquivos intermedirios, ficam os documentos
que, cessado ou reduzido seu uso freqente nas unidades produtoras, por razes de
interesse administrativo e racionalizao de recursos, so transferidos dos arquivos
correntes e aguardam destinao final em depsito de armazenagem temporria, e,
aps, so eliminados ou recolhidos para guarda permanente em arquivos histricos,
segundo os critrios da Tabela de Temporalidade Documental.
No caso dos processos, a unidade responsvel pela deciso do seu
arquivamento aquela onde o mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o
gerou. No ser encaminhado para arquivamento o processo cujo teor no tenha tido
soluo final. S sero recebidos no Arquivo Central documentos classificados
segundo o Plano de Classificao e relacionados em guias prprias de transferncia,
que devem ser emitidas em duas vias, conferidas e assinadas por servidores
responsveis pela transferncia e pelo recebimento, no Arquivo Central.
Os processos transferidos ao Arquivo Central devem conter despacho
determinando o arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e o carimbo da
autoridade competente, com a respectiva funo, aposto na ltima folha do processo.
O processo pode ser reativado, voltando a tramitar, com o seu
desarquivamento requisitado pela autoridade competente. Para o desarquivamento, o
servidor responsvel pelo Arquivo deve preencher o Termo de Desarquivamento, que
registra a sada do processo para consulta, anlise, emisso de fotocpia ou nova
tramitao.













36
__________________
9. RECOLHIMENTO


































37
Remessa dos documentos de valor probatrio, histrico ou informativo para
guarda permanente. A Guarda Permanente, prevista na Tabela, estabelecida de
acordo com o assunto do documento, seu contedo, a funo para a qual foi criado e
no apenas baseado no tipo documental ou prazo prescricional.
Documentos essenciais: os originais dos documentos vitais para reconstituir
a memria administrativa da instituio, sua origem, desenvolvimento, funcionamento
e at a extino devem ser encaminhados diretamente ao arquivo assim que sejam
produzidos (ex: Portarias, Resolues, Balanos Financeiros Anuais, Relatrio Anual
de Atividades etc.).



























38
_______________________________
10. SUPORTES DA INFORMAO


































39
Os documentos elaborados em suportes diferenciados do papel (fotografias,
fitas de vdeo, disquetes, CD-ROM, microfilmes, transparncias e outros) so
considerados responsabilidade do arquivo, devendo obedecer s normas estabelecidas
na Tabela de Temporalidade e Plano de Classificao para os documentos em papel.

10.1 Novas tecnologias
A implantao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade
possibilita um maior conhecimento da produo e do uso dos documentos, permitindo
que se defina os critrios para digitalizao dos mesmos.
A microfilmagem ou digitalizao do acervo, bem como a. impresso em
papel de documentos existentes em sistemas informatizados (listagens, formulrios,
requisies, cadastros, relatrios etc.) devem vir a ser regulamentados posteriormente.
Os documentos transferidos para outros suportes, por exemplo, disco
ptico, devem obedecer classificao e ao prazo de guarda e destinao previstos na
Tabela de Temporalidade. Se a destinao guarda permanente, os originais ou vias
em papel no podem ser eliminados.
Em alguns pases realizada a microfilmagem de todo o material a ser
digitalizado, e a digitalizao feita a partir do microfilme. Esse processo diminui o
custo da digitalizao, sem contar que a durabilidade do microfilme
comprovadamente maior, tomando-se uma opo a mais para a preservao de
documentos importantes.

10.2 Controle automtico de documentos
A informatizao de rotinas e procedimentos da rea de Arquivo pode ser
otimizada, caso se interligue esse sistema com os de controle de registro de entrada e
movimentao de documentos. Essa interligao entre protocolo e arquivo evita que o
ltimo tenha que cadastrar novamente os dados de cada processo, quando do seu
arquivamento.








40
___________________________________
11. PRESERVAO DE DOCUMENTOS


































41
11.1 Conservao de documentos
Para que o documento permanea em condies de utilizao so
necessrios cuidados especiais visando sua preservao.
Usurios da documentao produzida e recebida, especialmente os atos
processuais, devem preocupar-se com a importncia da conservao do patrimnio
pblico, histrico, comprobatrio e cultural da instituio. Esse legado histrico de
responsabilidade de todos.
Os acervos documentais so constitudos, basicamente, por materiais
orgnicos (papel, tinta etc.) e, como tais, esto sujeitos a um contnuo processo de
deteriorao.
A conservao no pode simplesmente suspender um processo de
degradao j instalado. Porm, utilizando-se mtodos ta1ico-cientficos, reduz-se
o.ritmo desse processo.
A poltica moderna de conservao a longo prazo orienta-se pela luta contra
as causas da deteriorao, buscando um maior prolongamento da vida til de livros e
documentos.

11.2 Agentes de deteriorao
Alm da celulose, corantes, pigmentos, aditivos e outros materiais do papel,
os documentos sofrem danos por efeitos exteriores, os quais podem estar ligados a
causas de ordem fsica, fsico-mecnica, qumica e biolgica Os problemas ocorrem
com o emprego de materiais inadequados na confeco dos documentos, mas tambm
em situaes de uso e guarda.

11.2.1 Agentes fsicos
Luz: a luz, natural ou artificial, um tipo de radiao eletromagntica
capaz de fragilizar os materiais constitutivos dos documentos, induzindo um processo
de envelhecimento acelerado. As radiaes visveis e infravermelhas causam o
esmaecimento das cores, a despolimerizao da celulose e das protenas, o
endurecimento de plsticos etc. Especialmente em regies de clima tropical, a luz solar
contribui de maneira intensiva para a deteriorao dos materiais arquivsticos. O
aquecimento excessivo por efeitos da insolao altera, consideravelmente, as
condies ambientais, alm de a ao direta da luz causar alteraes fsico-qumicas.
Temperatura e umidade: com relao aos problemas de radiaes
luminosas, o calor pode ser altamente nocivo aos materiais. Quanto mais alta a

42
temperatura, mais intensivas se processam as reaes qumicas de degradao, como,
por exemplo, a oxidao com ruptura das ligaes qumicas e a perda das propriedades
originais dos materiais. A temperatura influencia de maneira determinante as
alteraes da umidade do ar. A umidade relativa exprime a razo da quantidade de
vapor de gua contido em um determinado volume de ar a dada temperatura e a
quantidade mxima de gua que esse volume poderia conter sem se verificar o
fenmeno de condensao. Para uma boa conservao do papel, do ponto de vista
qumico e fsico, aconselha- se manter a temperatura (T) e a umidade relativa (UR),
respectivamente, entre 18 e 2TC e 50 e 60%. Em regies de clima tropical, os valores
mdios da T e UR oscilam muito acima dos ideais, exigindo tecnologia e recursos
especiais para a manuteno dos parmetros recomendados.

11.2.2 Agentes fsico-mecnicos
Ausncia de proteo: as formas de acondicionamento, normalmente
empregadas, pouco contribuem para a preservao de nossos acervos. Encadernaes
mal feitas ou em mau estado, no protegem os documentos e permitem a penetrao de
poeira e de poluentes. A amarrao com barbantes, quando provoca tenso, funciona
como "serrote", cortando as margens. J o cadaro, embora mais aconselhvel, pode
criar o mesmo dano, quando tencionado.
No caso de mapas, a falta de mapotecas especialmente dimensionadas
obrigou muitas vezes a enrol-los ou dobr-los. A distenso das fibras, provocada pelo
enrolamento e pela dobra, fragiliza o papel.
Manuseio inadequado: os critrios para se manusear um documento
(livro, gravura, mapa, etc.) so determinantes de sua vida til e de sua permanncia.
Recomenda-se, portanto, a adoo de normas e procedimentos bsicos que
contribuiro consideravelmente para melhor conservao do acervo. Documentos em
mau estado, mal acondicionados e sujos passam uma imagem negativa da instituio e
levam muitas vezes o usurio a negligenciar as recomendaes recebidas. O uso
freqente de determinadas colees fatalmente levar os documentos a um desgaste,
que pode ser evitado por um programa de microfilmagem para a proteo dos
originais.
Desastres: constituem os fatores de maior gravidade na destruio dos
documentos. Arquivos, bibliotecas e museus tm sido vtimas de diversos sinistros em
todo o mundo. Todo arquivo deve elaborar um "Plano de Desastres", prevenindo sua
ocorrncia e planejar aes de salvamento dos documentos caso ocorram sinistros.

43
11.2.3 Agentes qumicos
Toda documentao sofre reaes indesejveis com grande diversidade de
agentes qumicos existentes no ar ou nos materiais que empregamos para sua proteo.
A ao progressiva dos poluentes percebida na rpida destruio dos bens
culturais, seja papel, pedra ou metal. Os mais porosos apresentam seguramente maior
vulnerabilidade.
Poluentes atmosfricos: entre os principais componentes do ar
encontram-se o oxignio, o nitrognio, o dixido de carbono e o hidrognio, que
permitem a combusto, a fermentao, a oxidao e a hidrlise dos materiais. No
interior de um edifcio, funcionam diversos servios, os quais empregam mquinas e
reagentes qumicos que liberam gases e vapores nocivos sade do indivduo e
preservao do acervo. As copiadoras eletrostticas tambm volatilizam solventes e
liberam considervel quantidade de vapores de oznio. O correto seria a conduo
desses poluentes para o exterior, por meio de exausto. Em um edifcio com sistema de
ar condicionado central, com renovao de ar inadequada, agravam-se cada vez mais
os problemas ambientais.
Poeira: no p, esto contidas partculas de substncias qumicas
cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de
microorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da combusto em
geral e de atividades industriais. P no modifica somente a esttica de nossos
documentos. As pequenas partculas minerais possuem ao cortante e abrasiva. A
aderncia do p no apenas superficial, ele tambm se prende aos interstcios das
fibras e, ainda, absorvido por meio de ligaes qumicas. A poeira ainda potencializa
a ao de agentes biolgicos, pois transporta muitos caros e microorganismos.
Materiais instveis: alguns produtos usados sobre o papel podem reduzir
sua durabilidade. As tintas cidas de compostos metlicos oxidantes, os grampos e
clipes metlicos causam efeitos corrosivos. No deve ser esquecida a possibilidade de
transferncia de elementos qumicos nocivos, pelo contato das mos, para os
documentos, como o suor, resduos gordurosos e saliva.

11.2.4 Agentes biolgicos:
Os ambientes midos, quentes e de pouca ventilao so os mais propcios
para a multiplicao de microorganismos. Insetos e at pequenos roedores devem ser
combatidos. Nas regies tropicais, onde a umidade relativa e a temperatura alcanam
nveis elevados, constituem habitat ideal para sua reproduo. At mesmo o homem

44
pode ser considerado um agente de deteriorao do documento, talvez o mais nocivo
deles.


































45
_______________________________
12. ROTINAS DE CONSERVAO


































46
12.1 Limpeza
O mtodo mais simples de limpeza a remoo do p e demais sujidades a
seco. Remove-se o p das lombadas e partes externas de encadernaes com
aspiradores, e, para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e
flanelas de algodo.
Durante a limpeza, sempre que for possvel, removem-se objetos que
causem danos aos documentos, tais como prendedores metlicos, etiquetas, fitas
adesivas, papis e cartes cidos, substituindo-os, quando necessrio, por materiais
"inertes", como o polipropileno.

12.2 Controle de microorganismos e insetos
O processo qumico mais efetivo para desinfestao e desinfeco de
documentos a fumigao, que deve ser realizada em uma cmara a vcuo. Exigem,
porm precaues extremas para seu uso por serem produtos explosivos e inflamveis
quando puros, alm de extremamente txicos.
Porm o ambiente do arquivo, principalmente o intermedirio, deve ser
dedetizado com freqncia.

12.3 Remoo de fitas e etiquetas adesivas
Os vrios tipos de fitas e etiquetas adesivas diferem quanto cola
empregada.
As que utilizam colas vegetais e animais podem provocar manchas escuras,
mas em geral so facilmente removveis. Basta a aplicao de gua tpida, retirando,
ao mesmo tempo, o resduo com papel absorvente.
J as colas auto-adesivas provocam manchas de forma irreversvel e
reduzem pouco a pouco a resistncia do papel no local afetado. Perdem ainda o poder
de aderncia, medida que a cola penetra no papel.
Deve-se evitar o uso de durex ou fita adesiva na restaurao de documentos
ou capas de processos. A forma adequada de fazer esses reparos descrita a seguir.

12.4 Pequenos reparos
Os rasgos que pem em risco a integridade do documento devem ser
reparados com materiais durveis e reversveis, sempre precedidos de uma limpeza.
Para papis no muito espessos emprega-se o papel japons ou similar, sem
acidez e de baixa gramatura (10 a 20g/m2). O adesivo mais indicado a metilcelulose

47
ou carboxi-metilcelulose. A goma de amido utilizada largamente em reparos e
restauraes, embora seja reversvel e no cause danos aos papis, tem mostrado, em
climas quentes e midos, a propenso para atrair microorganismos e insetos.
Os papis devem ser rasgados no sentido longitudinal das fibras, isto , no
sentido que se rompe com maior facilidade. Quando o papel rasgado em vez de
cortado, as fibras agregam-se melhor ao documento. Passa-se o adesivo em pequena
quantidade com um pincel sobre o rasgo e sobre ele cola-se a tira, fixando-a com uma
esptula de osso, com movimentos circulares para no distender a fita. Pequenos pesos
sobre um papel absorvente evitam a ondulao durante a secagem.
Quando os papis encontram-se muito fragilizados e cidos, no devem ser
reparados sem antes terem sido submetidos a um tratamento completo de restaurao.

12.5 Acondicionamento e armazenamento
Em primeiro lugar, antes do acondicionamento dos documentos em caixas-
arquivo, recomendamos a higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros
resduos estranhos aos documentos.
O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve
corresponder freqncia de uso dos mesmos, em funo da durabilidade e facilidade
de acesso consulta. Recomendamos:
arquivos correntes ou setoriais: uso de arquivos de gavetas,
preferencialmente em ao, com uso de pastas suspensas. Onde houver maior volume
de documentos e falta de espao, podem ser utilizadas estantes deslizantes com pastas
suspensas ou caixas-arquivo. Recomendamos no utilizar as pastas verticais (tipo
"AZ"), por danificarem os documentos.
arquivos intermedirios ou centrais: uso de estantes fixas ou deslizantes,
obrigatoriamente de ao, cuja espessura da chapa seja a mais forte possvel para
suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento
deve, obrigatoriamente, ser feito em caixas-arquivo, com subdivises internas.
arquivos permanentes ou histricos: uso de estantes fixas ou deslizantes,
obrigatoriamente de ao, cuja espessura da chapa seja a mais forte possvel para
suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento
deve obrigatoriamente ser feito em caixas-arquivo de papelo alcalino, com invlucros
internos tambm em papel alcalino. Os documentos de valor permanente devem estar
livres de qualquer contato com material oxidante (clipes, grampos, garras metlicas,
etc.).

48
O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixas-
arquivo de tamanho padro (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de
comprimento, ou 0,l4m de largura por 0,2,7m de altura e 0,39m de comprimento),
produzidas em material inerte ou alcalino.

As caixas-arquivo comerciais no-alcalinas podem ser usadas em arquivos
correntes ou intermedirios, porm, quando utilizadas em arquivos permanentes
devem ser obrigatoriamente em papelo alcalino. Documentos que excedam ao padro
convencional devem ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses,
podendo serem confeccionadas caixas-arquivo sob medida no prprio arquivo.
Quanto ao material das caixas arquivo, a diretora da Coordenao de
Conservao de Documentos do Arquivo Nacional afirma em parecer tcnico que:
"para fins de preservao, certamente o polipropileno mais adequado que o papelo.
O polipropileno . um material inerte, o que quer dizer que pouco reage com
elementos externos."
Portanto, recomendamos, em funo da durabilidade e da possibilidade do
uso de cores na classificao de documentos, o uso da caixa de polipropileno (plstico)
A de papelo, apesar de mais barata, tem uma durabilidade menor (rasgando e
deformando, tendo logo de ser substituda), e permite que a poeira se e entranhe e,
dificilmente se consegue uma limpeza adequada, mesmo com o uso de aspirador de
p.
Ao contrrio do que se acreditava h pouco tempo, pesquisadores da
Unicamp divulgaram que os armrios de ao no oferecem risco de desmagnetizao
dos documentos eletrnicos.
Documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos
devem ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez.
A encadernao deve ser feita somente na unidade de arquivo, que analisar
os critrios e a convenincia desse procedimento, em funo do uso e do prazo de
guarda dos documentos.







49
__________________________________
13 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

































50
Arquivos Correntes: organizao e funcionamento. Traduzido por Nilza Teixeira
Soares. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1975.166 p. (Publicaes tcnicas, srie
2/ Arquivo Nacional, 35)

BECK, Ingrid (Coord.) Manual de preservao de documentos. Rio de janeiro:
Arquivo Nacional, 1993. 75p. (Publicaes Tcnicasj Arquivo Nacional, 46)

CAMARGO, Ana Maria de Almeida (Coord.). Dicionrio de terminologia
arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/ Ncleo Regional
de So Paulo; Secretaria de Estado da Cultura, 1996. Iv.

DICIONRIO de Terminologia Arquivstica. Traduzido por Maria Odila Kahl
Fonseca. Rio de Janeiro: Cenadem, 1989.1 v.

DOYLE, Murielle Yfrniere, Andr. La preparacin de manuaIes de gestin de
documentos para Ias administraciones pblicas: un estudio RAMP/PGI/UNISIST.
Paris: UNESCO,1991.

GAGLIARDI, Pedro Luiz Ricardo. Substituio de suportes papel x microfilmagem x
documento digital. Revista CEJ, Braslia, v. 2, n. 6, p.119-122,set/dez 1998.

GAGLIARDI, Pedro Luiz Ricardo e ALMEIDA, Wilson Cndido Ferreira Lopes.
Arquivos Judicirios. So Paulo: Arquivo do Estado, 1985.

GUINCHAT, Claire, MENOU, Michel. lntroduction gnraIe aux sciences et
techiniques de I'information et de Ia documentation. Paris: UNESCO,1990.

INDOLFO, Ana Celeste et al. Gesto de documentos : conceitos e procedimentos
bsicos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1993. (Publicaes tcnicas, 47).

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General. teoria y prtica, Sevilla:
Diputacin Provincial de Sevilla.1991.

JARDIM, Jos Maria (Coord.). Introduo gesto de documentos pblicos. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 1991 (Publicaes Tcnicas, 47).

51
12.KATHPALIA, Yash Pal. Conservation and restoration of archive materials. Paris :
UNESCO, 1973. 231 p. (Documentation, libraries and archives: studies and
research, 3)

LOPES, Angela Maria N., RIBEIRO, Regina Clia N., COELHO, Cludio Ulysses F..
Restaurao e conservao de documentos. Rio de Janeiro: SENAC,1998.

LOPES, Angela Maria N., LEAL, Maria Leonor de M. S., COELHO, Cludio Ulysses
F.. Tcnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: SENAC, 1998.

MONTEIRO, Norma de Goes (Coord.). Orientao para avaliao e arquivamento
em arquivos pblicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,1985. (Publicaes
Tcnicas, 41).

PAES, Marilena Leite. Arquivos correntes, o calcanhar de Aquiles da Arquivologia.
Acervo, Rio de Janeiro, v. 2, n.l, p.17-21, jan.-jun.1986.

____________________Arquivo : teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundao
Getlio Vargas, 1991

PEREIRA, Eloiza Rocha at al. Manual Simplificado de Comunicao Administrativa
do Distrito Federal. Braslia: IDR, 1997.

____________________Classificao funcional: o ovo de Colombo. Boletim Da
Associao Dos Arquivistas Brasileiros/AAB, Rio de Janeiro, v.3, n.4, p.6, out. /
dez. 1991

ROBREDO, Jaime e CUNHA, Murilo Bastos da Cunha. Documentao de hoje e de
amanh: uma abordagem informatizada da biblioteconomia e dos sistemas de
informao. So Paulo: Global, 1994.

ROUSSEAU, Jean-Yves e COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina
arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998.


52
SHANTZ, Herbert. F. Planejamento de instalaes para sistemas de processamento
Eletrnico de Imagens de Documentos. So Paulo: CENADEM, 1995.

SOARES, Nilza Teixeira. Arquivos intermedirios. In: CONGRESSO BRASILEIRO
DE ARQUIVOLOGIA, 1976, Rio de Janeiro. Anais ... Braslia, Associao dos
Arquivistas Brasileiros, 1979. P 269-286.

SILVA, Armando Malheiros et al.. Arquivstica - Teoria e Prtica de uma Cincia da
Informao. Lisboa: Afrontamento, 1999.

SPlNELLI, Jayme. Introduo conservao de acervos bibliogrficos. Anais da
Biblioteca Nacional.. Rio de Janeiro, v. 3,1991.

TABELAS de temporalidade e plano de classificao dos documentos da Universidade
de So Paulo. So Paulo: SAUSP, 1997.

VZQUEZ, Manuel. Manual de Seleccin Documental. Santaf de Bogot: Archivo
General de la Nacin. 1992.


















53
__________________________________________________
14. LEGISLAO ARQUIVSTICA (atualizao maro 99)


































54
LEGISLAO FEDERAL

CONSTITUIO da REPBLICA FEDERATN A do BRASIL, de 1988 (Excertos)
art. 216, pargrafo 2:
"cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela
necessitam";

LEIS E DECRETOS-LEIS

DECRETO-LEI N 25, de 30 de NOVEMBRO de 1937
Organiza a proteo do patrimnio histrico e artstico nacional.

DECRETO-LEI N 2.848, de 7 de FEVEREIRO de 1940
Cdigo Penal/Captulo IV.

DECRETO-LEI. N 3.365, de 21 de JUNHO de 1941
Dispe sobre desapropriaes para utilidade pblica.

LEI N 5.433, de 8 de MAIO de 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.

LEI N 5.471, de 9 de JULHO de 1968
Dispe sobre a exportao de livros antigos e conjuntos bibliogrficos brasileiros.

LEI N 6.246, de 7 de OUTUBRO de 1975
Suspende a vigncia do art. 1.125 do Cdigo do Processo Civil.

LEI N 6.546, de 4 de JULHO de 1978
Dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo,
e d outras providncias

LEI N 7.115, de 29 de AGOSTO de 1983
Dispe sobre prova documental nos casos que indica, e d outras providncias.


55
LEI N 7.627, de 10 de NOVEMBRO de 1987
Dispe sobre a eliminao de autos findos nos rgos da Justia do Trabalho, e d
outras providncias.

LEI N 8.159, de 08 de JANEIRO de 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e d outras
providncias

LEI N 8.394, de 30 de DEZEMBRO de 1991
Dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados
dos presidentes da Repblica, e d outras providncias.

LEI N 9.051, de 18 de MAIO de 1995
Dispe sobre a expedio de certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de
situaes.

LEI N 9.507/ de 12 de NOVEMBRO de 1997
Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data.

LEI N 9.605, de 12 de FEVEREIRO de 1998
Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades
lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.

DECRETOS

DECRETO N 1.173, de 29 de JUNHO de 1994
Dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) e do sistema nacional de Arquivos (SINAR), e d outras
providncias.

DECRETO N 1.461, de 25 de ABRIL de 1995
Altera os arts. 3 e 7 do Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispe sobre a
competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
DECRETO N 1799, de 30 de JANEIRO de 1996

56
Regulamenta a Lei n. 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais, e d outras providncias.

DECRETO N 2.134, de 24 de JANEIRO de 1997
Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a
categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras
providncias.

DECRETO N 2.182, de 20 de MARO de 1997
Estabelece normas para a transferncia e o recolhimento de acervos arquivsticos
pblicos federais para o Arquivo Nacional.

DECRETO N 2.942, de 18 de JANEIRO de 1999
Regulamenta os arts. ]O, 11 e 16 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe
sobre a poltica nacional de arquivos pblicos privados, e d outras providncias

DECRETO N 2.910, de 29 de DEZEMBRO de 1998.
Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes
e sistemas de informao de natureza sigilosa, e d outras providncias.

PORTARIAS

PORTARIA N 58 do MINISTRIO da JUSTIA, de 20 de JUNHO de 1996
Regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de
documentos, em conformidade com o pargrafo nico do art. 15 do Decreto n 1.799,
de 30/1/1996.

RESOLUES do CONARQ
RESOLUO N 1, de 18 de OUTUBRO de 1995
Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ ou cdigos de classificao de
documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos
resultantes de suas atividades e funes.
RESOLUO N 2, de 18 de OUTUBRO de 1995
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de
acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.

57

RESOLUO N 3, de 26 de DEZEMBRO de 1995
Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ).

RESOLUO N.4, de 28 de MARO de 1996
Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos
correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
s Atividades-Meio da Administrao Pblica.

RESOLUO N 5, de 30 de SETEMBRO de 1996
Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios
Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.

RESOLUO N 6, de 15 de MAIO de 1997
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.

RESOLUO N 7, de 20 de MAIO de 1997
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos
rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.

RESOLUO N 8, de 20 de MAIO de 1997
Atualiza o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao
Pblica: Atividades-meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica,
aprovados pela Resoluo n 4 do CONARQ.

RESOLUO N 9, de 1 de JULHO de 1997
Dispe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
INSTRUES NORMATIVAS


58
INSTRUO NORMATIVA N 1 de ARQUIVO NACIONAL, de 18 de ABRIL de
1997 Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos no Arquivo
Nacional.

RESOLUES de OUTROS RGOS

CONSELHO FEDERAL de MEDICINA

RESOLUO CFM N 1331/89 [Pronturios mdicos]

NORMAS da ABNT - rea de Documentao

NBR 5892 - Norma para datar - ago./89.
NBR 6021 - Apresentao de peridicos - out./94.
NBR 6022 - Apresentao de artigos em publicaes peridicas - ago./94.
NBR 6023 - Referncias bibliogrficas - ago./94.
NBR 6024 - Numerao progressiva das sees de um documento - ago./89.
NBR 6025 - Reviso tipogrfica - maio/80.
NBR 6026 - Legenda bibliogrfica - mar./94.
NBR 6027 - Sumrio - ago. / 89.
NBR 6028 - Resumos - maio/90.
NBR 6029 -Apresentao de livros - maio/93.
NBR 6030 -Apresentao de ofcio ou carta formato A-4 - maio/80.
NBR 6031- Correes datilogrficas - dez./80.
NBR 6032 -Abreviao de ttulos de peridicos e publicaes seriadas - ago./89.
NBR 6033 -Ordem alfabtica - ago./89.
NBR 6034 -Preparao de ndice de publicaes - ago./89.
NBR 9577 -Emprego de numerao de semanas - set./86.
NBR 9578 -Arquivos - set./86.
NBR 10518 -Preparao de guias de bibliotecas, centros de informao e
documentao - abr./92.
NBR 10519 -Critrios de avaliao de documentos de arquivo - out./88.
NBR 10520 -Apresentao de citaes em documentos - abr./92.
NBR 10521- Numerao internacional para livro -ISBN - out./88.
NBR 10522 -Abreviao na descrio bibliogrfica - out./88.

59
NBR 10523 - Entrada para nomes de lngua portuguesa em registros bibliogrficos -
out./88. NBR 10524 - Preparao de folha de rosto de livro - out./88.
NBR 10525 - Numerao internacional para publicaes seriadas -ISSN - out./88.
NBR 10526 - Editorao de tradues - out./88.
NBR 10719 - Apresentao de relatrios tcnico-cientficos - ago./89.
NBR 12225 - Ttulos de lombada - abr./92.
NBR 12256 - Apresentao de originais - abr./92.
NBR 12676 - Mtodos para anlise de documentos - Determinao de seus assuntos e
seleo de termos de indexao - ago./92.
NBR 12899 - Catalogao na publicao de monografias - ago./93.
NBR 13031 -Apresentao de publicaes oficiais - set./93.