Control de la documentacin

Martha Patricia Barrn Perea

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Sistemas de codificacin
Objetivo: Identificar los distintos sistemas de codificacin, sealando sus objetivos y
caractersticas
Codificacin mediante la tcnica de confiabilidad y orden de importancia
Procedimientos que permiten ordenas, identificas y selecciona con mayor facilidad
documentos o archivos de una empresa, lo cual permite unificar el registro, originando un
control en toda la empresa u oficina, dicha codificacin es conocida por las personas
involucradas en esa +rea, facilita el manejo y permite que las personas clasifiquen y
encuentren todo documento, archivo o expediente, sin mayor problema
Diferenciar entre sistema manual y automatizado
Manuales
Los sistemas de codificacin manuales, son aquellos que asignan claves alfabticas,
numricas o alfanumricas en forma manual a los documentos enviados o recibidos.
Definicin
Es un procedimiento para facilitar y unificar la identificacin y localizacin de documentos
Objetivo
El objetivo principal es ordenar la informacin de la empresa o del rea en la cual se va a
difundir
Caractersticas
Se utiliza principalmente para codificar nombres de personas, empresas, instituciones etc.
Las principales caractersticas de la codificacin son, ente otra, las siguientes:
Permite la organizacin de la documentacin
Facilita la localizacin
Flexibilidad al insertar o agregar nuevos documentos
Automatizados
La tecnologa, facilita la codificacin, y permite llevar un orden cronolgico de la
informacin, dando como resultado ahorro de tiempo y precisin en la informacin,
siempre y cuando el factor humano se encuentre debidamente capacitado para el uso de la
misma
Definicin
En los sistemas de codificacin automatizada la asignacin de las claves alfanumricas se
realiza electrnicamente

Objetivos
Actualizar, reorganizar y localizar datos en diferente orden
Tambin puede ser considerada en los sistemas manuales, la diferencia es que la
informacin se identifica y localiza muy rpidamente
Para contextualizar
Competencia de informacin
Buscar fuentes directas de informacin
El alumno realizar un listado acerca de los diferentes sistemas de codificacin y cules son
los ms usados dentro de las empresas mexicanas
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Tipos de documentos

DOCUMENTOS PBLICOS Y PRIVADOS Existen documentos pblicos y privados, los
cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder ellos como a su validez como
prueba. Por regla general, todo documento pblico puede ser consultado por cualquier
persona, a excepcin de aquellos documentos que por expresa disposicin legal son
reservados. En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar
disponible al pblico, sino ellos casos en que una autoridad as lo decida. Pero qu es un
documento pblico? El cdigo de procedimiento civil, en su artculo 251 define el
documento pblico de la siguiente forma:()Documento pblico es el otorgado por
funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Cuando consiste en un
escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento pblico; cuando
es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo
protocolo, se denomina escritura pblica. ()Es claro entonces que cualquier documento
que sea elaborado por un funcionario pblico, o que en su elaboracin haya intervenido un
funcionario pblico, se considera como un documento pblico. Qu es un documento
privado? El documento privado, como lo define el mismo artculo 251 del cdigo civil, es
aquel documento que no cumple los requisitos del documento pblico, es decir, es un
documento que no ha sido elaborado por un funcionario pblico, ni ha habido intervencin
de ste para su elaboracin. Los documentos privados son aquellos que elaboran los
particulares en ejercicio de sus actividades. No obstante, un documento privado puede
adquirir la connotacin de documento pblico cuando ese documento es presentado ante
notario pblico.
Documento privado
Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha
intervenido ningnfuncionario pblico.El documento privado, segn el artculo 251 del
cdigo civil, es aquel documento que carece de los elementos o connotaciones de un
documento pblico, es decir, que no ha sido elaborado por o con la participacin un
funcionario pblico competente.Un documento privado, es pues un documento en el que
slo han participados personas o empresas particulares, en las que en ninguna parte de
proceso de elaboracin ha intervenido un funcionario pblico. Un documento privado
puede adquirir la calidad o connotacin de documento pblico cuando es presentado ante
notario pblico. Por ejemplo, es un documento privado un contrato colaboracin en un
negocio que hacen dos personas. La hoja de vida es un documento privado La hoja de vida
que elabora cualquier persona tiene la connotacin de un documento privado, y en ese
sentido, se puede eventualmente constituir el delito de falsedad material o ideolgica en
documento privado. Algunas personas por hacer ms atractiva su hoja de vida, suelen
incluir informacin ajena a la realidad, lo que constituye falsedad ideolgica en documento
privado, y adems, soportan esa informacin mentirosa con certificados falsos, que
constituyen falsedad material en documento privado. Generalmente las personas que hace
esto, saben perfectamente que no es una accin correcta, pero desconocen las implicaciones
penales que de ella pueden derivarse. Recordemos que es requisito esencial para que se
configure el delito de falsedad en documento privado, el hecho de utilizarlo como prueba,
de suerte que la hoja de vida al presentarse para optar a un trabajo, se est utilizando como
prueba, por tanto, la simple presentacin de la hoja de vida alterada y soportada con
documentos falsos, constituye falsedad en documento privado. Por suerte muchas empresas
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y empleadores no se toman el trabajo de hacer las verificaciones del caso, y si lo hacen
detectando la falsedad, no entablan ninguna accin penal, a no ser que debido a la
falsificacin de la hoja de vida hayan sufrido algn perjuicio econmico o de otra ndole.
Sobre los documentos autnticos La autenticidad de un documento es un aspecto con el que
nos encontramos a diario, debido a que muchos procedimientos y diligencias exigen para su
trmite documentos autnticos, por lo que resulta pertinente hacer una referencia general
sobre los documentos autnticos y sobre los que no lo son. La mejor manera de conocer
sobre lo que es un documento autntico, y cundo lo es, recurriendo directamente a la ley,
en este caso al artculo 252 del cdigo de procedimiento civil:
Documento autntico. Es autntico un documento cuando existe certeza sobre la persona
que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento pblico se presume autntico,
mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. El documento privado
es autntico en los siguientes casos: 1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si
judicialmente se orden tenerlo por reconocido.2. Si fue inscrito en un registro pblico a
peticin de quien lo firm.3. Si habindose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito,
o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, sta no lo tach de falso
oportunamente, o los sucesores del causante a quienes atribuye dejaren de hacer la
manifestacin contemplada en el inciso segundo del artculo 289.Esta norma se aplicar
tambin a las reproducciones mecnicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se
aducen, afirmndose que corresponde a ella.4. Si fue reconocido implcitamente de
conformidad con el artculo 276.5. Si se declar autntico en providencia judicial dictada
en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o
en la diligencia de reconocimiento de que trata el artculo274.Se presumen autnticos los
libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las
firmas de plizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y
ttulos de inversin en establecimientos de crdito y contratos de prenda con stos, cartas de
crdito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de stas y de
cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignacin y comprobantes de crditos,
de dbitos y de entregado chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los
ttulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, ttulos valores,
certificados y ttulos de almacenes generales de depsito, y dems documentos privados a
los cuales la ley otorgue tal presuncin. En todos los procesos, los documentos privados
presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines
probatorios, se reputarn autnticos, sin necesidad de presentacin personal ni
autenticacin. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relacin con los documentos
emanados de terceros. Se presumen autnticos todos los documentos que renan los
requisitos establecidos en el artculo 488, cuando de ellos se pretenda derivar ttulo
ejecutivo. Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirn
autnticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposicin del derecho en litigio y
los poderes otorgados apoderados judiciales que, en todo caso, requerirn de presentacin
personal o autenticacin.
La documentacin personal es aquella que le otorga existencia legal a la persona y est
conformada bsicamente por el Certificado de Nacimiento y la Cdula de Identidad; por lo
tanto se puede sealar que una persona indocumentada es aquella que no posee stos
documentos de identidad y por lo mismo no goza de las garantas para ejercer sus derechos
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a plenitud (derechos civiles, polticos, econmicos, sociales y culturales), ni cumplir con
sus deberes a cabalidad
Un documento se considera ordinario cuando el destinatario lo recibe en un periodo no
mayor de dos das
Un documento se considera urgente cuando se enva para que su recepcin se lleve a cabo
el mismo da
Un documento es vital para la empresa cuando sirven para rehacer el estado legal y
financiero
Un documento es esencial porque tiene valor por tiempo muy corto

Codificacin de documentos mediante la tcnica del lenguaje utilizado
Definicin
El resultado de la codificacin son los cdigos, los cuales son cuerpos legales sistemticos,
redactados con la tcnica legislativa ms depurada. La codificacin por lo general es
encargada a una comisin de jurisconsultos para que redacten el Cdigo. Cuando recin
aparecieron los Cdigos modernos o contemporneos (es decir, en el siglo XVIII), la
codificacin fue rechazada por la Escuela Histrica del Derecho, porque se pens que los
Cdigos eran definitivos y que por ello no permitiran el desarrollo del derecho (tesis que
no prosper).
Tipos
- Mecnico
- electrnica
Un documento electrnico puede ser fijo e inalterado, o puede tomar ventaja de su medio
para permitir modificaciones tanto en forma como en contenido. Un documento electrnico
puede o no tener papel u otra forma equivalente. No obstante de la complejidad de estos
documentos, acadmicos, investigadores y otros necesitan crear referencias para estas
fuentes electrnicas para documentar su investigacin
- Digital
En ese contexto la codificacin digital consiste en la traduccin de los valores de tensin
elctrica analgicos que ya han sido cuantificados (ponderados) al sistema binario,
mediante cdigos preestablecidos. La seal analgica va a quedar transformada en un tren
de impulsos de seal digital (sucesin de ceros y unos). Esta traduccin es el ltimo de los
procesos que tiene lugar durante la conversin analgica-digital.
Caractersticas
- escritos
La expresividad significativa que le otorgan algunos recursos no verbales. La variada
articulacin, nfasis de determinadas expresiones, interrogaciones y exclamaciones,
modificacin de la entonacin. Orden subjetivo de los elementos oracionales.
Informaciones que se destacan aparecen en primer lugar, (maana es el examen). Las
supresiones que se sobreentienden
* Audiovisuales
La comprensin de los textos sonoros tiene tres fases: primero se hace un reconocimiento
de las secuencias sonoras (letras, slabas, palabras etc.). El sonido es lo que realmente nos
gua, no la vista. La integracin perceptiva (mtodo McGurb) se da cuando varios sonidos
se entremezclan y se prestan sus atributos. La captacin es progresiva. Es importante
vocalizar y articular correctamente para facilitarla. Despus se produce una seleccin [de
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esas secuencias sonoras]: es la abstraccin de los elementos ms importantes y su posterior
agrupacin. Lo que nos interesa queda retenido, y, por el contrario, aquello que no capta
nuestra atencin es omitido. Esto pone de manifiesto la necesidad de ser redundantes para
no dejar dudas en el receptor sobre las partes importantes del mensaje. Existen dos maneras
de hacerlo: o bien enunciar ms de una vez lo que se desee resaltar o bien dedicarle ms
tiempo de exposicin.

Actividades.
1. Lee con atencin el documento
2. subraya lo ms importante
3. Determina por qu es importante codificar los documentos
4. Seala la diferencia entre la codificacin manual y la automatizada en funcin de
su concepto, objetivos, ventaja y desventajas y usos
5. Realiza un cuadro comparativos de los tipos de documentos y da un ejemplo de
ellos
6. establece la diferencia entre la codificacin y la codificacin por el lenguaje
utilizado
7. disea un cuadro sinptico que contenga, los tipos de codificacin por el lenguaje
utilizado
8. elabora con la informacin que recabaste un mapa conceptual o mental
9. Con apoyo de tu apunte de la clase anterior y la informacin que se te proporciono
clasifica los documentos siguiente:
acta constitutiva
patentes
anuncios
minuta
memorando
convocatoria
correspondencia bancaria
oficios
Circulares
10. Prepara el bosquejo de una presentacin en donde se hable de la codificacin
realiza en papel Bond
Codificacin de documentos mediante la tcnica convencional que puede
recibir o emitir la empresa.

Una de las formas en que los datos pueden ser jerarquizados de manera precisa
y eficientemente es mediante un empleo de varios cdigos . El proceso de poner
datos ambiguos o problemticos en unos cuantos dgitos o letras fcilmente
capturables es llamado codificacin. Al recibir un cdigo, el documento recibe un
distintivo que lo distingue de otros que puedan tener ttulos similares.
La codificacin es la actividad que consiste en la asignacin de un cdigo,
formado por un conjunto de caracteres alfanumricos, a cada documento del
Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), con el objetivo de permitir una
identificacin clara e inequvoca.
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Propsito
Establecer las disposiciones para la codificacin de documentos con el fin de
unificar criterios y facilitar su clasificacin, archivo, bsqueda y distribucin
La codificacin del documento se basa en un cdigo alfanumrico de extensin
variable de acuerdo con el documento
Ejemplo
Manual mn
carta

car
Oficio n ofc

Registro de correspondencia recibida
Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitacin
de los documentos que llegan a la empresa, de lo contrario es muy difcil
establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas



Una carta es un medio de comunicacin escrito por un emisor (remitente) enviada
a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la direccin del destinatario aparecen en el anverso del
sobre. El nombre y la direccin del remitente aparecen en el reverso del mismo
(en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos).
Existen cartas sin remitente, en las que no est anotada la direccin de quien
enva la carta, bien por olvido o por omisin consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasin, ya que el mensaje es
siempre distinto. En ese sentido, slo en parte puede considerarse texto
plenamente expositivo.


Memorndum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestin la
cual deber ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestin
con la cual est relacionado
El memorando es una comunicacin que se usa en diplomacia. Es menos
solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se resean
los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la
consideracin de un asunto importante o grave.

e le llama presupuesto al clculo y negociacin anticipado de los ingresos y gastos
de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una
oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual.1Es un
plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad
de la organizacin.2 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las
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empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un
ao.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las
organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la
consecucin de sus objetivos.

Es un documento informativo en donde se solicita los precios de un determinado
producto a un proveedor

Es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de
compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe
reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de
devengo, adems de indicar la cantidad a pagar en relacin a existencias, bienes
posedos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotacin, o bien
para su transformacin o incorporacin al proceso productivo.
Las facturas deben reflejar la entrega de un producto y/o servicio con los precios
e impuestos correspondientes

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se
ha pagado por un servicio o producto.
El recibo de dinero es un documento firmado por las partes que realizaron la
transaccin de compra y venta, en donde se especifica la entrega y recibo de un
determinado monto de dinero, ya sea por pago parcial o total su utilidad se ampla
a los efectos contables y financieros de la empresa o negocio. Si el recibo de
dinero se identifica como recibo de sueldo, entonces se asume una relacin
laboral entre las partes.

Una nota de remisin es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una
relacin de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las
partes hace entrega de artculos o productos a la otra. Es importante destacar que
no tiene el mismo valor que una factura, si no que acta como un comprobante de
que los artculos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un
documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno.
De hecho, slo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadera firma
en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.
Otros.
Proceso de codificacin
1. Establecer una codificacin que se adapte a la organizacin puede elegir una que
se base sobre la estructura orgnica o por servicios
2. forme una codificacin para los tipos de documentos
3. relaciones en una tabla las dos codificaciones