Gestin de los Interesados

Jos Luis Montalvo Meja

Agenda
Gestin de los interesados
Importancia
Procesos
1. Identificar a los interesados
2. Planificar la gestin de los interesados
3. Gestionar la participacin de los interesados
4. Controlar la participacin de los interesados
Importancia de la Gestin de los
Interesados
La gestin de los interesados
tambin se centra en la
comunicacin continua, para
comprender necesidades y
expectativas.

La satisfaccin de los
interesados debe gestionarse
como uno de los objetivos
clave del proyecto.
Incluye los
procesos
necesarios para
identificar las
personas, grupos
u organizaciones
que pueden
afectar o ser
afectados por el
proyecto, para
analizar sus
expectativas e
impacto.
Gestin de los Interesados del Proyecto
13. Gestin de
los interesados
13.1 Identificar
los interesados
13.2 Planificar
la gestin de
los interesados
13.3 Gestionar
la participacin
de los
interesados
13.4 Controlar
la participacin
de los
interesados
13.1 Identificar los Interesados
13.1 Identificar los interesados
La identificacin de los interesados es
el proceso de identificacin de las
personas, grupos u organizaciones
que podran afectar o ser afectados
por una decisin, una actividad, o
resultado del proyecto.
La beneficio clave de este proceso es
que permite al director del proyecto
identificar el enfoque adecuado para
cada interesado o grupo de
interesados.
13.1 Identificar los Interesados
1. Acta de constitucin
del proyecto
2. Documentos de la
adquisicin
3. Factores ambientales
de empresa
4. Activos de los
procesos de la
organizacin

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas
1. Anlisis de los
interesados
2. Juicio de expertos
3. Reuniones
1. Registro de los
interesados
13.1.1 Identificar los interesados
Entradas
Acta de constitucin del proyecto
El acta de constitucin puede suministrar informacin sobre las partes internas y
externas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado o
ejecucin de ste, tales como patrocinador(es), clientes, miembros del equipo, entre
otros.
Documentos de la adquisicin
Partes del contrato
Proveedores y entre otros
Factores ambientales de la empresa
La cultura y la estructura organizacional;
Las normas gubernamentales o industriales (por ejemplo, los reglamentos, normas
de producto)
Tendencias mundiales, regionales o locales, y las prcticas o hbitos.
Activos de los procesos de la organizacin
Las plantillas de registro de interesados
Lecciones aprendidas de los proyectos o fases anteriores
Registro de interesados de proyectos anteriores.
Herramientas y tcnicas
Se describen en lo siguientes pasos:
Identificar todos los potenciales interesados del proyecto e
informacin relevante.
Analizar el impacto potencial o apoyar cada grupo de inters
podra generar una estrategia de acercamiento.
Evaluar cmo puedan reaccionar o responder en diferentes
situaciones, con el fin de planificar cmo influir en ellos para
mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales
actores clave.

Modelos de clasificacin de los interesados:
Matriz poder/inters
Matriz poder/influencia
Matriz Influencia/impacto
Modelo de Prominencia, describe las clases de los
interesados basndose en su poder, urgencia y legitimidad.

Anlisis de
los
Interesados
Matriz de poder/inters de los interesados
Alto
Poder
Bajo
Inters
Bajo
Alto
A
B
H
F
D
G
C
E
Mantener
satisfecho
Gestionar
atentamente
Monitorear
Mantener
informado
Salidas
Registro de los interesados
Titulo del
proyecto

Nmero del
proyecto

ID Nombre Ttulo
Departamento(s)/
supervisor
Informacin
de contacto
Impacto
Requisitos
principales
Expectativas
principales
Influencia
(1 a 5)
Roles en el
proyecto
Responsabilidades
en el proyecto
Clasificacin




Registro de
los
interesados
La principal salida del proceso
Identificar a los interesados es el
registro de interesados y contiene
detalles relacionados como:
- Informacin de identificacin
- Informacin de evaluacin
- Clasificacin de los interesados

13.2 Planificar la Gestin de los
Interesados
13.2 Planificar la de Gestin de los
Interesados
El plan de gestin de los interesados es el
proceso de desarrollar estrategias de gestin
adecuadas para lograr la participacin eficaz de
los interesados a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que
proporciona un plan claro y factible para
interactuar con los interesados del proyecto a fin
de apoyar los intereses del mimo.
13.2 Planificar la Gestin de los
Interesados
1. Plan para la direccin
del proyecto
2. Registro de los
interesados
3. Factores ambientales
de la empresa
4. Activos de los
procesos de la
organizacin
Entradas Herramientas y tcnicas Salidas
1. Juicio de expertos
2. Reuniones
3. Tcnicas analticas


1. Plan de gestin de
los interesados
2. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto
13.2.1 Planificar la gestin de los
interesados: Entradas
Plan para la direccin del proyecto
Se tiene en cuenta el ciclo de vida seleccionado para el proyecto, y los procesos que
se aplicarn en cada fase.
Descripcin de cmo se ejecutara el trabajo para alcanzar los objetivos
Descripcin de como se cumplirn los requisitos del recurso humano
Necesidades y tcnicas de comunicacin entre los interesados
Registro de los interesados
El registro de los interesados proporciona la informacin necesaria para planificar las
formas adecuadas de involucrar a los interesados.
Factores ambientales de la empresa
Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan, ya que la gestin de los
interesados debera adaptarse al entorno del proyecto. Entre ellos cultura, estructura,
clima poltico, etc.
Activos de los procesos de la organizacin
Todos los activos de los procesos se utilizan, entre ellos la base de datos de las
lecciones aprendidas, informacin histrica, etc.
Herramientas y Tcnicas


Desconocedor del proyecto y de sus
impactos potenciales
Desconocedor
Conocedor del proyecto y de sus impactos
potenciales, y reticente al cambio.
Reticente
Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya
ni es reticente
Neutral
Conocedor del proyecto y de sus impactos
potenciales, y apoya el cambio
Partidario
Conocedor del proyecto y de sus impactos
potenciales, y activamente involucrado en
asegurar el xito del mismo.
Lder
Interesado Desconocedor Reticente Neutral Partidario Lder
Interesado 1 C D
Interesado 2 C D
Matriz de evaluacin de participacin de los interesados
Tcnicas analticas
13.3 Gestionar la Participacin de
los Interesados
13.3 Gestionar la Participacin de los
Interesados
Gestionar la participacin de los interesados
es el proceso de comunicarse y trabajar con
los interesados para satisfacer sus
necesidades/expectativas, abordar los
incidentes en el momento que ocurren y
fomentar la participacin adecuada de los
interesados en las actividades del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que
permite al director del proyecto incrementar el
apoyo y minimizar la resistencia por parte de
los interesados.
Gestionar la participacin de los
interesados
Gestionar la participacin de los interesados implica realizar
actividades tales como:

Involucrar a los interesados en las etapas adecuadas del
proyecto para obtener o confirmar su compromiso
continuo con el xito del proyecto.

Gestionar las expectativas de los interesados mediante
negociacin y comunicacin para asegurar que se
alcancen los objetivos del proyecto.

Abordar posibles inquietudes que aun no representan
incidentes y anticipar futuros problemas que puedan
plantear los interesados.

Aclarar y resolver los incidentes que han sido
identificados.
13.3 Gestionar la Participacin de los
Interesados
1. Plan de gestin de
los interesados
2. Plan de gestin de
las comunicaciones
3. Registro de cambios
4. Activos de los
procesos de la
organizacin


Entradas Herramientas y tcnicas Salidas
1. Mtodos de
comunicacin
2. Habilidades
interpersonales
3. Habilidades de
gestin


1. Registro de
incidentes
2. Solicitudes de
cambio
3. Actualizaciones al
plan para la direccin
del proyecto
4. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto
5. Actualizaciones a los
activos de los
procesos de la
organizacin



Estrategia de Gestin de los Interesados
Descripcin de los interesados
Algunas opciones para la gestin de
los interesados
Inters alto en el proyecto, influencia baja,
experto con mucho conocimiento en reas de
alto riesgo
Invitar al interesado a participar en el proceso
de gestin de riesgos
Inters bajo, es la fuente de requisitos
principales en el proyecto (influencia alta), no
es fcil trabajar con el
Asegurarse que los requisitos sean claros.
Enviar reportes
Inters alto, influencia alta, no apoya el
proyecto
Asegurarse de saber por qu el interesado no
apoya el proyecto y centrar tu plan para
gestionar este interesado atendiendo estas
razones
Inters alto, influencia alta, apoya el proyecto
Involucrar al interesados en reuniones de
equipo, mantenerlo informado e incluir la
informacin que el interesado solicit
Inters moderado, influencia alta, apoya el
proyecto
Invitar al interesado a unirse oficialmente al
equipo de la direccin del proyecto
Inters moderado, influencia alta debido a que
ha identificado un gran nmero de riesgos,
apoya el proyecto
Planificar reuniones peridicas con el
interesado a lo largo del proyecto para ver si ha
identificado otro riesgo
Inters moderado, nervioso acerca de
completar sus actividades asignadas
Planificar para buscar y enviar literatura
relevante que ayude al interesado
13.4 Controlar la Participacin de
los Interesados
13.4 Controlar la participacin de los
interesados
Controlar la participacin de los interesados es
el proceso de monitorear las relaciones
generales de los interesados del proyecto y
ajustar las estrategias y los planes para
involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se
mantendr o incrementar la eficiencia y
eficacia de las actividades de participacin de
los interesados a medida que el proyecto
evoluciona y su entorno cambia.
13.4 Controlar la participacin de los
interesados
1. Plan para la direccin
del proyecto
2. Registro de
incidentes
3. Datos de desempeo
del trabajo
4. Documentos del
proyecto



Entradas Herramientas y tcnicas Salidas
1. Sistemas de gestin
de la informacin
2. Juicio de expertos
3. Reuniones

1. Informacin de
desempeo del
trabajo
2. Solicitudes de
cambio
3. Actualizaciones al
plan para la direccin
del proyecto
4. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto
5. Actualizaciones a los
activos de los
procesos de la
organizacin




13.4.1 Controlar la participacin de los
interesados: Entradas
Plan para la direccin del proyecto
El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn en cada
fase.
El modo en que se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
El modo en que se cumplirn los requisitos de los recursos humanos
Un plan de gestin de cambios que documente el modo en que se monitorean y se
controlan los mismos.
Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los interesado
Registro de incidentes
Datos de desempeo del trabajo
Los datos de desempeo del trabajo son las observaciones y mediciones primarias
identificadas durante las actividades ejecutadas.
Documentos del proyecto
Para controlar la participacin de los interesados se pueden utilizar como entradas de
apoyo mltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio,
planificacin, ejecucin y control.
Herramientas y Tcnicas
Proporciona una
herramienta estndar para
que el director del proyecto
capture, almacene y
distribuya a los interesados
informacin relativa a los:
Costos
Avance del cronograma
Desempeo del proyecto
Sistemas de
Gestin de
la
Informacin
Salidas
Informacin de
desempeo del
trabajo



Las solicitudes
de cambio


Actualizacin
de los
documentos
del proyecto
Consiste en los datos de desempeo recopilados de varios procesos
de control, analizados en contextos e integrados sobre la base de las
relaciones entre reas.
Se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios:
Acciones correctivas recomendadas
Acciones preventivas recomendadas
Las actualizaciones de los documentos del proyecto se encuentran en:
- Registro de interesados
- Registro de incidentes