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METODOLOGIA UTILIZADA NA AVALIAO

Automao de bibliotecas e centros de documentao: o processo de avaliao e seleo de softwares


deste estudo obedeceu
aos seguintes passos:
a) elaborao do
diagnstico das bi-
bliotecas caracterizando
acervo, usu-rios,
capacidade institucional,
servi-os e produtos
oferecidos;
observncia s diretrizes
organiza-cionais;
capacidade tecnolgica e
parque computacional
existentes;
reviso de literatura na
rea de au-tomao em
bibliotecas;
anlise de documentos que
regis-tram experincias
semelhantes;
participao em eventos
tcnicos na rea;
anlise de catlogos,
prospectos, folhetos e
documentao sobre os sof-
twares disponveis no
mercado;
contatos com instituies
que acom-panham o
mercado;
contatos com fabricantes de
softwares;
visitas a usurios para verifcar
o grau de satisfao, bem
como os problemas
detectados quando da
implantao,
acompanhamento e
manuteno dos servios;
troca de informaes com
analistas de sistemas e
bibliotecrios de insti-
tuies pblicas e
privadas;
anlise da idoneidade das
instituies
detentoras dos produtos,
procurando evitar a
contratao de uma
empresa sem histria e
credibilidade no merca-
do.
Aps cumpridas as etapas
anterior-mente
relacionadas, elaborou-se
um instrumento de coleta
de dados enca-minhado s
empresas fornecedoras
dos softwares
identifcados. Este ins-
trumento contemplava,
dentre outras, informaes
tcnicas de cada produ-to,
usurios, capacidade
institucional da empresa,
capacidade tecnolgica
exigida, bem como os
responsveis tcnicos e
gerenciais.
Obtidas as respostas,
foram agenda-
das, para o ms de maro
de 1998, demonstraes
com as empresas e seus
respectivos produtos:
Potiron In-formtica,
proprietria do OrtoDocs;
Fundao Getlio Vargas,
fornecedora do VTLS; Via
pia Informtica, propri-
etria do Thesaurus; Ex
Libris, forne-cedora do
Aleph; e Modo Novo Con-
sultoria e Informtica,
proprietria do Informa.
As empresas Dados
Informao e Servios (Dins),
proprietria do sof-tware
Caribe, a Drv Informtica, do
sof-tware Biblio e WA Corbi,
do software ArcheS Lib, no
demonstraram seus produtos,
sendo, porm, avaliados com
base no questionrio
respondido e na documentao
encaminhada.
As empresas Contempory,
propriet-ria do software
Sysbibli, e a MPS In-
formtica, do software
Sabi, no en-viaram
respostas. Como resultados
de contatos telefnicos
feitos com ambas, a MPS
informou que o Sabi no
aten-dia s especifcaes
da PR. Agrade-ceram o
convite, mas no se
propuse-ram a apresentar o
produto.
Assim, foram mantidos
contatos com 10 empresas
e analisados oito produ-tos
diferentes. Alm da
demonstrao tcnica,
foram visitados os
seguintes usurios: a)
Instituto de Planejamento
Econmico (Ipea), usurio
do Orto-Docs; b) Tribunal
Superior Eleitoral (TSE),
usurio do Thesaurus; c)
Em-presa brasileira de
Planejamento de
Transportes (Geipot),
usurio do The-saurus; d)
Senado Federal, usurio do
Aleph, em fase de
aquisio.
Aps a realizao das visitas e
de-monstraes dos produtos,
passou-se anlise de todas
as informaes co-letadas,
anlise que resultou na iden-
tifcao dos requisitos
imprescindveis e desejveis
que os produtos deveriam
contemplar, para atender s
necessi-dades das Bibliotecas
da Presidncia da Repblica.
REQUISITOS
UTILIZADOS NA AVA-
LIAO E SELEO
Em que pesem as
observaes feitas pela
equipe, decidiu-se, ao
concluir este trabalho,
agregar s expectativas
iniciais um pouco da
experincia fnal e, assim,
sintetizar e ressaltar os re-
quisitos exigidos que
devem ser obser-vados
quando da escolha de um
sof-tware, classifcando-os
como impres-cindveis e
desejveis.
REQUISITOS
ESPECFICOS
Requisitos relacionados
tecnolo-gia constituem-se
nos itens que iden-tifcam a
capacidade do sistema de
tra-balhar com modernos
recursos tecno-lgicos,
possibilitando segurana e
in-tercmbio de dados,
tendo como re-quisitos
imprescindveis:
acesso simultneo de
usurios s bases de
dados;
armazenamento, recuperao
e classifcao correta dos
caracteres da lngua
portuguesa (Portugus Brasil):
maisculas, minsculas,
cedilha e ca-racteres
especiais;
arquitetura de rede
cliente/servidor;
auditoria no sistema;
capacidade de
atualizao dos da-dos
em tempo real;
capacidade de
elaborao de esta-tstica
com gerao automtica
de gr-fcos;
capacidade de suportar acima
de 16 (dezesseis) milhes de
registros bibli-
ogrfcos;
h) compatibilidade com os
softwares de rede Novell
Netware, Microsoft Win-
dows NT ou OS/400;
compatibilidade com
software de banco de
dados relacional e/ou
textu-al;
disponibilidade de help on-line
sens-vel ao contedo em
lngua portuguesa;
garantia de manuteno e
disponi-bilizao de novas
verses;
gesto de bases de dados
com dife-rentes tipos de
documentos;
Automao de bibliotecas e centros de documentao: o processo de avaliao e seleo de softwares
interface grfca;
leitura de cdigo de
barras;
nveis diferenciados de
acesso aos documentos;
padro ISO2709;
protocolo de comunicao
Z39.50;
recuperao de base de
dados tex-tuais;
segurana na forma de
registro e de
gerenciamento dos
dados;
senha para as funes
que atuali-zam dados;
software cliente: sistema
operacio-nal Windows 95
ou superior;
tabela de parmetros para
persona-lizar o funcionamento
do sistema;
tratamento de textos e
imagens;
uso de data no formato
dia/ms/ano, sendo o ano,
com quatro dgitos de uso
corrente, na lngua
portuguesa.
Como requisitos
desejveis, o acesso
base de dados via
browser Internet/ Intranet.
Requisitos relacionados
ao proces-so de seleo
e aquisio caracteri-zam-
se por ser o mdulo
gerenciador do processo
de aquisio de materi-ais
bibliogrfcos, por doao,
permu-ta e compra, tendo
como itens impres-
cindveis:
controle de todo o
processo de aqui-sio;
controle de listas de
sugesto, se-leo,
aquisio, reclamaes e
rece-
bimento;
c) controle de assinatura de
peridicos: incio, vencimento,
renovao e datas previstas
para recebimento dos fasc-
culos; controle de recebimento
de fas-cculos de peridicos e
seriados;
d) identifcao de dados
do processo de aquisio
(nmero de processo,
nmero de empenho,
preo, nmero da nota
fscal ou fatura, outros.);
e) identifcao da
modalidade de aqui-sio
(doao, compra,
permuta, de-psito legal).
Como requisitos
desejveis:
controle de datas de
recebimento do material
adquirido;
controle contbil e
fnanceiro dos recursos
oramentrios para
aquisio de material
bibliogrfco;
controle de fornecedores
por com-pra, doao e
permuta; emisso de
cartas de cobrana,
reclamaes e
agradecimento de
doaes;
elaborao de lista de
duplicatas;
elaborao de lista de
desideratas;
estatstica mensal e
acumulada de
documentos recebidos;
cadastro de entidades com as
quais mantm intercmbio de
publicaes;
controle da situao
(status) do do-
cumento bibliogrfco
(encomendado,
aguardando autorizao,
aguardando nota fscal,
encaminhado para paga-
mento e outros);
i) identifcao do usurio
que sugeriu o ttulo para
aquisio.
Requisitos relacionados
ao proces-samento
tcnico dos documentos,
um mdulo gerenciador do
registro das informaes
bibliogrfcas, segundo
padres internacionais,
privilegiando os seguintes
requisitos imprescind-
veis:
a) atualizao em tempo
real do ban-co de dados,
nos registros de autori-
dade e demais ndices,
aps o envio de novo
registro ao servidor;
b) campos e cdigos de
catalogao de qualquer
tipo de documento, inclu-
sive artigos de peridicos,
de acordo com o AACR2;
capacidade de armazenar
informa-o legislativa;
cdigo de barras para
cada docu-mento;
e) construo automtica
de lista de autoridades a
partir dos registros inclu-
dos;
construo de remissivas
para auto-res/assuntos;
consulta ao tesauro, lista
de autori-dades e lista de
editoras, durante o
cadastramento de um
registro;
h) correo de todos os
registros as-sociados a
um autor ou assunto
medi-ante alterao na
lista de autoridade ou
tesauro;
exportao de dados para
alimenta-o de bases de
dados de cataloga-o
cooperativa;
formato MARC dos
registros biblio-grfcos;
gerao de etiquetas para
bolso e lombada dos
documentos;
importao de dados de
centros de catalogao
cooperativa on-line e cd-
rom;
incluso de referncias, de
altera-es, revogaes e
republicaes para atos
normativos/legislao;
incorporao de textos
digitados sistema de
gerenciamento de texto,
imagem e som para
incluso de inteiro teor de
atos normativos e
resumos de peridicos;
possibilidade de duplicao de
um registro para incluso de
novas edies;
possibilidade de validao
dos re-gistros e campos;
processamento de
materiais espe-ciais,
obras raras e outros;
sistema de gerenciamento
para construo de
tesauro.
Requisitos relacionados
ao proces-so de
emprstimo de
documentos, mdulo que
gerencia o uso e circula-
o dos documentos da
Biblioteca, cumprindo os
seguintes procedimen-tos
imprescindveis:
244 Ci. Inf., Braslia, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999
Automao de bibliotecas e centros de documentao: o processo de avaliao e seleo de softwares
aplicao de multas e
suspenses;
bloqueio automtico de
emprstimo sempre que o
usurio estiver em atra-so
ou com dados cadastrais
desatua-lizados;
cadastro de usurios, com
incluso, excluso e alterao
de nomes e en-dereos, com
categorizao de usu-
rios;
categorizao de
emprstimo: em-prstimo
domiciliar, especial e
emprs-timo entre
bibliotecas;
categorizaro de usurios e
de ma-teriais para fns de
defnio automti-ca de
prazos e condies de
emprs-
timos e uso;
f) cobrana personalizada;
com prazos diferenciados
por tipos de materiais e
usurios;
cdigo de barras para
cada leitor;
controle de devolues,
renovaes, atrasos;
controle de usurios
pessoais e ins-titucionais;
controle dos leitores em
atraso;
defnio de parmetro
para a reser-va de livros,
com senhas de seguran-
a;
emisso de cartas
cobrana autom-tica para
usurios em atraso;
emisso de relao de
obras que esto em
poder dos leitores;
emisso de relatrios
referentes ao processo de
emprstimo: assuntos
mais consultados no
perodo, usurio que
maior nmero de
emprstimo re-alizou;
incidncia de atrasos em
relao aos perodos
anteriores, unidade organiza-
cional que mais consultou
a bibliote-ca;
emisso de senhas para
os emprs-timos;
possibilidade de pesquisar
a situa-o em que se
encontra o exemplar:
disponvel, emprestado,
encadernado,
etc;
realizao de emprstimo,
devoluo, renovao e
reserva, on-line;
registro de solicitao de
fotocpi-as;
relatrios do cadastro de
usurios, por ordem
alfabtica, formao,
unida-de de trabalho;
reserva de documentos, com
prazos diferenciados por tipos
de materiais e
usurios;
rotina completa de
emprstimo para
qualquer tipo de
documento;
senha para os
emprstimos.
Requisitos relacionados ao
proces-so de recuperao de
informaes constituem-se
em recursos especiais de
pesquisa para localizar
documen-tos em mltiplas
bases de dados, com fltragem
de resultados e combinaes
de conjuntos, agregando as
caracte-rsticas
imprescindveis:
capacidade de ordenar e
classifcar os documentos
pesquisados;
capacidade de permitir
que os re-sultados de
pesquisas sejam gravados
em disquetes ou arquivos;
consulta Internet;
elaborao de estatsticas;
estratgia de pesquisa on-
line nas bases de dados
por qualquer palavra,
campo ou subcampo;
indicao do status do
documento pesquisado, se
emprestado, em enca-
dernao ou disponvel;
possibilidade de envio do
resultado da pesquisa por
e-mail, ao usurio;
possibilidade de salvar
estratgias de buscas
para utilizao posterior;
recuperao por
truncamento es-querda,
direita e ao meio, operado-
res booleanos,
proximidade e distn-cia
entre termos;
h) visualizao do resultado da
pesqui-
sa em forma de referncia
bibliogrfca breve e
completa, de acordo com
a ABNT.
Requisitos relacionados
ao proces-so de
divulgao da
informao, mdulo
gerenciador das atividades
de divulgao, contribuindo
para o proces-so de
disseminao de
informaes, com os
seguintes atributos
imprescin-dveis:
emisso de listas de
publicaes por assuntos
e autores;
gerao de catlogo
coletivo;
diferentes formatos de
visualizao de registros
on-line e em relatrios tipo
ABNT e AACR2;
elaborao e impresso
de biblio-grafas em
formato ABNT;
defnio de instrumentos
de alerta e disseminao
seletiva de informa-es,
conforme perfl dos
usurios;
pesquisa por conceitos
com utiliza-o de tesauro
ativo.
Requisitos relacionados
ao proces-so gerencial,
mdulo que permite o
acompanhamento e
avaliao das ati-vidades
da biblioteca do ponto de
vis-ta gerencial, tendo
como requisitos
imprescindveis:
gerenciamento integrado
dos dados e funes da
biblioteca;
gerenciamento dos tipos
de ma-terial bibliogrfco e
informacionais uti-lizados
em bibliotecas;
contabiliza estatsticas de
circula-o, processamento
tcnico, seleo, aquisio e
intercmbio, atualizao de
tesauro e listas de
autoridades, por perodo;
emite relatrios de
circulao por assuntos
mais consultados;
emite relatrios de
circulao por tipo de
documentos, por perodo
e acu-mulado;
emite relatrios de
emprstimos, por
perodos;
Ci. Inf., Braslia, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999245
Automao de bibliotecas e centros de documentao: o processo de avaliao e seleo de softwares
emite relatrios de entrada e
recebi-mento de documentos,
por perodo;
inventrio com utilizao
do coletor de dados
inteligente;
listas de usurios, por
categorias.
REQUISITOS GERAIS
Treinamento
O processo de automao de
bibliote-cas possui certa
complexidade que pode ser
minimizada com um treina-
mento adequado. No se trata,
sim-plesmente, da instalao
de um pro-duto, e sim da
implantao de uma nova
flosofa de trabalho em que
todas as atividades do ciclo
documental es-to refetidas.
um item importante no
processo de escolha, pois
habilitar o usurio na
utilizao do produto, de-
vendo abranger os seguintes
nveis:
a) nvel tcnico: possibilitar
aos ana-listas de sistemas
a perfeita compre-enso da
flosofa de funcionamento
do produto, capacitando-os
a efetuar a parametrizao
e disponibilizao do
sistema para o usurio
fnal;
b) nvel gerencial:
possibilitar gern-cia da
Biblioteca a perfeita
compreen-so dos
procedimentos gerenciais
ofe-recidos pelo sistema;
c) nvel operacional:
possibilitar aos
bibliotecrios a perfeita
compreenso dos
procedimentos e rotinas
especf-cos de cada
mdulo do sistema, inclu-
sive capacitando-os a
realizar o treina-mento
aos usurios, nos
mdulos per-tinentes.
O contratante deve solicitar ao
respon-svel pelo treinamento
o provimento do material
didtico e manuais necess-
rios, devendo estes serem
compatveis com a verso do
software licenciado.
Instalao, testes e
garantia
Tal qual o treinamento, esta
etapa muito importante, na
medida em que garantir
agilidade e segurana na im-
plementao das rotinas, bem
como o assessoramento para
a transmisso de
conhecimentos indispensveis
ao per-feito uso do produto
no transmitidos
nos treinamentos. Para tanto,
deve-se exigir do fabricante ou
vendedor que o produto seja
instalado e testado, com o
acompanhamento dos
tcnicos da instituio. Para
evitar maiores sobres-saltos
com a instalao do produto,
poder-se- exigir que o mesmo
seja totalmente substitudo
caso venha ocorrer o mesmo
tipo de erro, por trs vezes,
em um perodo de 30 dias.
Suporte tcnico e
manuteno
imprescindvel frmar com o
fornece-dor um contrato de
suporte tcnico e manuteno
preventiva e corretiva in-
cluindo os seguintes servios:
corre-o de erros do software
licenciado; fornecimento e
implantao de verses
atualizadas, com os manuais e
litera-tura tcnica pertinentes
em portugus (Brasil); apoio
tcnico no perodo de
implantao de novas verses,
tendo em vista a eventual
converso de apli-caes
decorrentes de novos disposi-
tivos ou componentes
introduzidos; trei-namento e
reciclagem de servidores,
visando perfeita
compreenso das novas
verses. A manuteno dever
ser feita procurando facilitar e
reduzir ao mximo o tempo
entre a identifca-o e
correo dos problemas
apresen-tados.
Documentao
Mesmo com as facilidades
tecnolgi-cas disponveis,
recomendvel que a
documentao do produto seja
apre-sentada em portugus
(Brasil ), na for-ma impressa, e
que o fornecedor en-tregue um
conjunto completo de ma-nuais
tcnicos e do usurio.
Condies institucionais
O software a ser adquirido
deve, alm de atender s
necessidades de infor-mao,
ser compatvel com o desenho
e cultura organizacional, com o
parque computacional
instalado, tamanho do acervo
e o perfl dos usurios, respei-
tadas suas caractersticas
quantitati-vas e qualitativas.
Por vezes, os sof-
twares possuem excelentes
qualidades de portabilidade de
dados e avanos tecnolgicos,
caractersticas que no sero
utilizadas em sua totalidade
pela biblioteca, e sua aquisio
pode tor-nar-se mais onerosa,
ao passo que a opo poder
ser pela escolha de um
software com menor
capacidade, mas que atender
melhor s necessida-des
atuais e aquelas que podero
surgir com o passar do tempo.
Importante tambm verifcar
a idonei-dade da empresa
fornecedora do pro-duto.
Muitas, com a mesma
facilidade com que surgiram,
sucumbiram ao mercado,
deixando os usurios e cli-
entes totalmente
desprotegidos. Em alguns
casos, as instituies tiveram
de realizar nova aquisio,
arcando com os custos de
novas migraes de dados,
troca de equipamentos e
outros. Convm ainda verifcar
a carteira de cli-entes, a
satisfao dos mesmos com o
produto, os tipos de problemas
que aconteceram na
implantao do siste-ma e
como estes foram resolvidos, a
sade fnanceira da empresa,
suas parcerias, ou seja, outras
empresas com as quais
mantenha trabalhos con-
juntos. Uma forma de proteger
a insti-tuio a assinatura de
um termo de compromisso
onde a empresa produ-tora do
software compromete-se a for-
necer os programas fonte da
ltima verso do sistema, nos
casos de fa-lncia,
concordata, simples extino
ou mudana de ramo de
atuao.
A QUESTO DA
CONVERSO RE-
TROSPECTIVA
As bibliotecas, ao iniciar o
processo de automao,
possuem, na maioria das
vezes, um acervo acumulado
con-tendo o registro
bibliogrfco de diver-sos tipos
de documentos, acervo este
organizado manualmente com
a elabo-rao de fchas
catalogrfcas dispos-tas em
ordem alfabtica por autor, ttu-
lo e assunto, ou mesmo em
sistemas
246 Ci. Inf., Braslia, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999
Automao de bibliotecas e centros de documentao: o processo de avaliao e seleo de softwares
informatizados. Qualquer que seja a opo pelo software, a biblioteca pre-cisar incluir estes
registros no novo sistema. A esta ao denomina-se Converso Retrospectiva (CR), que sig-nifca
converter os dados existentes. Algumas metodologias ou formas de realizar este trabalho podem
ser utili-zadas. Para as fchas, a opo mais tradicional a digitao de todos os registros no novo
sistema. Esta ativi-dade pode ser mais demorada, mas, por vezes, recomendvel, pela ga-rantia
da qualidade do resultado fnal.