Você está na página 1de 13

MANAUS - 2014

EVENTOS



























Prof.: Fernanda Luis Vieira
Disciplina: Etiqueta, Cerimonial e Eventos
Curso: Gastronomia

1
2

1. Conceito:

O evento uma estratgia de comunicao que atinge o pblico de interesse,
divulga a marca de uma empresa, promove seus produtos, potencializa suas vendas
e contribui com a expanso comercial e conquista de novos mercados
(FORTES;BENINE, 2011, p. 34).
"Evento atividade dos mais diferentes tipos, reunindo pessoas" (ANDRADE,
1999, p. 117).
Em sua maioria um evento divulgado ou comentado, ele apresenta
repercusso. Ou mesmo que no apresente esta caracterstica de influncia
externa, um evento pode ter carter interno, por exemplo uma confraternizao de
fim de ano em uma empresa.
A lngua portuguesa define a palavra evento como um acontecimento, algo que
obteve sucesso, ou uma eventualidade. A partir desses significados podemos
compreender que um evento pode se referir tambm comemorao de uma data
especfica, ou celebrao de algo; ou ainda referir-se a alguma atividade que tenha
sado da rotina, que tenha sido realizada diferente de costume, ou que no possua
uma periodicidade.
Embora possa ser realizado em diferentes contextos, um evento caracteriza-se
por ser em sua grande maioria, considerado uma atividade profissional. Por
exemplo, um casamento um evento onde os noivos, familiares e amigos esto
usufruindo de um resultado de atividades de vrios profissionais: cerimonialistas,
empresa de buffet, aluguel do vestido da noiva, o alfaiate que fez o terno, a grfica
que fabricou os convites, etc. E ainda que todos os recursos deste exemplo sejam
feitos de forma amadora, um casamento continua sendo considerado um evento por
agrupar esses elementos e atividades em uma nica data, em um momento onde
elas se encontraro em prol de um objetivo comum.
Um evento interliga atividades voltadas para um pblico alvo: lanamento de
produtos, desfiles, promoes de lojas e supermercados, atividades esportivas
(olimpadas, maratonas, etc.), apresentao de um trabalho artstico (estria de
filmes, exposies de pinturas ou esculturas, musicais, palestras, etc.), anncio de
nova sociedade, comemorao por ter atingido uma meta, entre outros. Com
freqncia, empresas realizam eventos com objetivo de reforar sua imagem e
3

posicionamento, e dessa forma fidelizar clientes, reconquistar antigos contatos, e
prospectar futuros consumidores.
Portanto evento pode-se definir como atividade organizada, planejada que atrai
pessoas com algum objetivo em comum.

2. Etapas de um evento:

Pr-evento: Inicia no momento em que comeamos colocar em prtica a
primeira ideia que tnhamos, tendo incio com o planejamento, que
essencial em qualquer tipo de evento. O estgio termina quando passamos
ao local escolhido para o evento e comeamos a prepar-lo.

Evento: Essa etapa comea quando se move a organizao para o local do
evento e tem incio a montagem das instalaes temporrias do mesmo.

Ps-evento: Essa etapa to importante quanto as anteriores, uma vez que
concludo o evento, torna-se importante avaliar e analisar seus resultados e
metas alcanadas.

3. Planejamento e Organizao

Para a realizao de um evento deve-se atentar aos seguintes tpicos:

PR-EVENTO EVENTO PS-EVENTO
Estabelecimento de objetivos
Nvel de coordenao e
superviso
Avaliao (1 semana aps)
Promoo e divulgao Logsticaplanejada Ps-venda
Temtica Montagem

Programa com a agenda de
atividades
Credenciamento de
participantes
Relao de possveis locais e
sedes para o evento
Agenda de atividades do
evento
Patrocinadores e apoiadores Desmontagem

Busca e seleo de
fornecedores
4

Objetivos: devem ser considerados como geral e especficos. onde
determina o que pretende com o evento, de forma ampla e especfica.

Pblico: a quem se destina o evento, determinando se externo, interno ou
misto, e quem dentro dessa classificao.

Estratgia: consiste naquilo que serve de atrao para o pblico de interesse
do evento.

Recurso: so todos os humanos, materiais e fsicos que sero utilizados no
evento.

Implantao: a descrio dos procedimento, desde a aprovao do projeto
at o seu trmino.

Fatores condicionantes: so fatos, decises e acontecimentos aos quais o
projeto fica condicionado para a sua realizao.

Acompanhamento e controle: a determinao de quem e como ser feita
a coordenao de todo o processo da organizao do evento.

Avaliao: feita aps o evento em forma de relatrio para ser entregue a
quem solicitou a organizao. uma espcie de prestao de contas.

Oramento previsto: deve ser feito detalhadamente. dele que viro os
recursos financeiros necessrios para o pagamento dos recursos humanos e
materiais. Caso se busque patrocnio, apoio, permuta, dever ser dividido em
cotas para serem negociadas com os interessados.

3.1. Modelo de planejamento e organizao de eventos
5


6

3.2. Modelo de briefing de eventos

Briefing um conjunto de informaes preliminares, uma coleta de dados
discutidas em uma reunio para o desenvolvimento de um evento. Deve criar uma
sequncia de aes para definir a soluo que se procura, como definir o
problema, e com as discusses propor estratgias para criar solues. O briefing
uma pea fundamental para a elaborao de um projeto de eventos.

EMPRESA/CONTRATANTE
Razo Social
Endereo
Fone
Fax
Contato
Cargo/Depto.
Segmento de atuao da empresa
Produto e/ou linha de produto ou servio.
1. EVENTO
1.1. Tema
1.2. Objetivo principal do evento
1.3. Tipologia (tipo de evento) do evento.
2. PBLICO ALVO
2.1. Perfil do pblico-alvo, sexo, faixa etria, escolaridade, nvel
socioeconmico, grau hierrquico
2.2. Nmero estimativo de participantes
2.3. Origem geogrfica dos participantes.
3. DATA/DURAO
4. LOCAL
5. PROGRAMAO DO EVENTO
6. HOSPEDAGEM
7. TRANSPORTE
7.1. Transportadora oficial
8. SERVIOS
7

8.1. Alimentao
8.2. Brindes
8.3. Traslados
8.4. Atividades Sociais, culturais, tursticas
9. CONVIDADOS E AUTORIDADES
9.1. Identificao /9.2. Diferenciao de servios e honras oferecidas
10. ORAMENTO
10.1. Valor
10.2. Patrocinadores

3.3 Modelo de projeto de eventos

1. Equipe/Comisso organizadora
2. Nome do evento
3. Tipologia do evento (conceituar)
4. Tema do evento
Deve-se a partir de um tema central, seguindo uma linha mestra com base na
qual sero definidos os demais assuntos a serem abordados. O tema deve ser
claro, atual de grande interesse para o pblico-alvo, pois ser decisivo para
estimular a adeso do evento.
Geral: o que se pretende alcanas.
Especficos: os objetivos que faro que se consiga atingir o objetivo geral.
5. Justificativas
Detalhar os motivos que justificam a realizao do evento.
6. Pblico-alvo e nmero previsto de participantes
Perfil do pblico-alvo (sexo, faixa etria, escolaridade, nvel
socioeconmico, grau hierrquico);
Nmero estimado de participantes
Qual a origem geogrfica dos participantes?
7. Local do evento (deve refletir a imagem do evento e da organizao)
8. Perodo de realizao do evento e horrios
9. Taxa de inscrio e/ou ingresso (se for o caso)
10. Programao e formato (fluxo geral do evento)
8

11. Cerimonial e protocolo
12. Recursos necessrios
13. Contratao de terceiros: qualidade e idoneidade dos servios
14. Infra-estrutura interna e externa
15. Tributos, impostos e taxas
16. Mecanismos de divulgao: meios de comunicao, material
promocional, programao visual
17. Promoes e atraes: criao de eventos paralelos
18. Relao das atividades a serem desenvolvidas
19. Previso oramentria
20. Instrumentos de controle e avaliao
21. Consideraes gerais

4.Tipos de Eventos:

Reunio dialogal: baseada na informao, no questionamento e na
discusso palestra, conferncia, seminrio, simpsio, conveno, entrevista,
entre outros;

Reunio coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximao
entre aspessoas e na confraternizao - coquetel, caf da manh, almoo,
jantar, brunch (breakfast + lunch), happy hour, entre outros;

Competitivas: concurso, torneios, entre outros;

Expositivas e Demonstrativas: feira, salo, mostra, exposio, desfile,
lanamento de produtos, inaugurao, entre outros.

Ciclo de palestras: uma srie de palestras. Tanto pode ser um assunto
desdobrado em vrias apresentaes como vrios assuntos que se
complementam.Igualmente, pode ser ministrado por um ou vrios palestrantes,
especialistas no assunto.

9

Conferncia: uma reunio formal, em que um especialista desenvolve
determinado tema sobre o qual tem amplo domnio. Ao final de sua exposio,
responde perguntas.

Congresso: so reunies promovidas por entidades de classe ou associaes
diversas, para apreciao, estudos, debates de interesses seus, de seus
participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver
ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em mdulos ou sesses
organizados de diversas formas: mesas-redondas, sesses plenrias, reunies de
comisses mistas, subcomisses, subgrupos ou grupos de trabalhos.

Conveno: o esforo de um determinado agrupamento social. Normalmente
busca a integrao, o conhecimento recproco dos seus participantes, a
homogeneizao de procedimentos, comportamentos ou informaes.

Frum: destinado exclusivamente s pessoas que dominem o assunto a ser
tratado. O participante poder debater com liberdade suas posies, sem restries
quanto quantidade de participantes. Existe um mediador para garantir a
participao livre dos interessados, direcionando-os na busca do consenso e no
registro de opinies significativas.

Inaugurao: um evento formal de alta representatividade social, e, portanto,
requer um planejamento minucioso, envolvendo todas as fases de um evento
complexo, portanto, no deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o
descerramento de uma guarnio que envolve uma bela placa comemorativa.

Mesa redonda: tcnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um
mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de ideias,
discusso de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus pontos de
vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa ordem dos
trabalhos nomeado um coordenador que todos devem acatar.

Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante, se prope ou concorda em
levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experincia ou o seu entendimento
10

sobre determinado assunto. No existe uma regra fixa quanto ao tempo de durao
e a participao do pblico. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60
minutos, com ou sem perguntas durante a exposio. O comum que perguntas
ocorram aps o trmino da palestra.

Recepo: simptica reunio, rpida e simples de se organizar e de baixo custo. Na
maioria das vezes feita na prpria instalao (residncia, escola, escritrio,
empresa) ou em clubes, objetivando atender s necessidades e s satisfaes
pessoais ou sociais.

Reunio: o encontro de duas ou mais pessoas para o exerccio de alguma
atividade. Elas podem ser formais ou informais.

Seminrio: destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nvel de
conhecimento. Os participantes tm prvio conhecimento do que ser tratado.
Divide-se em trs fases: Exposio, discusso e concluso.

Sesso de autgrafo: o encontro do autor de um livro com o seu pblico. Com
certeza vai ficar carinhosamente marcado por uma dedicatria e um autgrafo. O
autor cria uma excelente oportunidade para confirmar as suas pesquisas, quanto ao
tipo de pessoas que ele est sensibilizando com a sua escrita: expectativas, suas
necessidades, etc.

Simpsio: os expositores debatem os assuntos com o pblico assistente, dentro de
normas pr-estabelecidas.

Solenidade: normalmente um evento que consegue concentrar muitas pessoas.
No raro, destina-se a homenagens que preveem a entrega de prmios, de placas
comemorativas, prtica de discursos, etc.

Workshop: na verdade, trata-se de uma Loja de Trabalho, cuja finalidade
promover o aprendizado de forma prtica. (MARTINS, 1999, p. 77-81).
Quando tratamos de eventos baseados nas reunies coloquiais sociais, como
brunch, happy hour, almoo e jantar adotamos esta definio:
11

Brunch (breakfast +lunch) - tipo de evento criado nos Estados Unidos e adotado
com sucesso no Brasil. Caracteriza-se por um caf da manh - almoo servido em
estilo buffet, com o objetivo de apresentar e "vender" uma idia ou produto a um
grupo de pessoas, no exigindo adjacncia fsica entre os participantes.
Alm do bom planejamento, o sucesso do brunch est no equilbrio entre os doces e
salgados e entre os sucos e bebidas. Deve ser lembrado de que se trata de um caf
da manh-almoo, horrio no qual os estmagos esto vazios. Tortas salgadas e
sanduches podem ser servidos com bolo ingls, pezinhos, pes de queijo, frios e
queijos so bem-vindos. Prximo da hora do almoo, empadas, coxinhas. Sucos,
caf, ch, leite podem estar lado a lado com coquetis de frutas. No abusar de
cremes, chocolates e bebidas com alto teor alcolico, principalmente na primeira
fase do evento.
Alm do seu conceito empresarial, o brunch utilizado socialmente em finais de
semana, quando os horrios so mais flexveis e as pessoas acabam fazendo duas
refeies em uma s. O horrio ideal para sua realizao das 10:00 s 14:00
horas.

Happy Hour: empresarialmente, trata-se de um evento caracterizado por um drink,
sempre ao final da tarde, utilizado como poltica de entrosamento da empresa.
dirigido a um nmero limitado de participantes, que se renem em local adequado -
bar, galerias, restaurantes -, objetivando a otimizao do relacionamento, entre
drinks, canaps e uma boa conversa.
Pode haver entretenimento, como sorteios de aperitivos e jogos de salo, sendo o
horrio ideal para sua realizao das 17:30 s 19:00 horas.

Almoo ou jantar: evento utilizado para comemoraes, confraternizaes e
consolidao entre parceiros empresariais. O jantar mais formal do que o almoo,
exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e cerimonial adequados
ocasio. (MEIRELLES, 1999, pgs 49- 55).

Coffee-break: conhecido como a famosa "paradinha para o caf", ocorrendo em
reunies de altos executivos, cursos, palestras, congressos. Muitas vezes utilizada
uma sala de apoio para servir o coffee-break, que dura em torno de quinze minutos,
ocorrendo ocasionalmente entre s 10:00 e s 15:00 horas. So servidos dois tipos
12

de biscoito, po doce, um tipo de salgado, suco de laranja, ch, caf, leite, mel,
gelias e manteiga.

Breakfast: o desjejum ou caf da manh forte, normalmente informal e sadio.
Envolve alimentos ricos em protenas, cereais e vitaminas e pode ser realizado das
6:00 s 10:00 horas.

Coquetel: um tipo de reunio social prtica e rpida, em que as pessoas ficam em
p, circulando por entre vrios grupos, o que estimula a comunicao entre as
pessoas. Realizado por inmeros motivos (homenagear algum, inauguraes,
comemoraes, etc.), permite reunir um nmero maior de pessoas, durante um
determinado perodo, geralmente das 19:00 s 21:00 horas, sem dar muito trabalho
aos anfitries.
Um coquetel pede um cardpio simples: pats, torradas, petiscos, salgadinhos
quentes, drinks variados e diferentes. Costuma-se resumir o coquetel em quatro S:
Surgir: ser pontual ponto de honra na vida social;
Saudar: saber se apresentar, compor-se, ter entrosamento;
Sorrir: apresentar esprito de festa, ser agradvel;
Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em coquetis, nunca
ultrapassar duas horas. (MARTINS, 2000, pgs. 03-07).












13

Referncias Bibliogrficas

ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.

FORTES, Waldyr Gutierrez; BENINE, Maringela. Eventos: estratgias de
planejamento e execuo. 1ed. So Paulo: Summus, 2011.

MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gesto de Eventos e
Cerimonial. So Paulo, 2000.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. So Paulo: STS, 1999.