Gerenciamento dos Custos

Baseado no PMBOK Guide 2000

Hermano Perrelli
hermano@cin.ufpe.br
2
Objetivos desta aula
Apresentar os processos, ferramentas e
tcnicas utilizadas para gerenciar os
custos de um projeto na viso do
PMBOK
3
Ao final deste aula voc ser
capaz de
Compreender os processos necessrios
para controlar os custos dos projetos
Entender as ferramentas e tcnicas
para planejar, estimar, alocar e
gerenciar as mudanas nos custos do
projeto
4
O que Gerncia dos Custos
do Projeto?
Garantir que o projeto seja executado
dentro do oramento aprovado para o
projeto
Garantir que o projeto seja executado
dentro do oramento aprovado para o
projeto
5
A importncia da Gerncia dos
Custos no Projeto?
O projeto executado sob um oramento
aprovado e limitado
O projeto executado sob um oramento
aprovado e limitado
6
Pontos Importantes na
Gerncia de Custos (1/2)
O foco principal no custo dos recursos
necessrios para finalizar as atividades
do projeto
A estimativa deve ser baseada na WBS
A estimativa deve ser realizada por
quem ir realizar o trabalho
Informaes histricas so
extremamente importantes
7
Pontos Importantes na
Gerncia de Custos (2/2)
Um custo base deve ser estimado e
aprovado, s podendo sofrer alteraes sob
autorizao
Aes corretivas devem ser tomadas para
garantir o custo durante a execuo
O gerente de projetos sempre deve analisar e discutir
as reais necessidades do projeto (custo, tempo,
etc) independente que essas sejam impostas pela
alta gerncia!!!
O gerente de projetos sempre deve analisar e discutir
as reais necessidades do projeto (custo, tempo,
etc) independente que essas sejam impostas pela
alta gerncia!!!
8
Processos da Gerncia de
Custos
Resource Planning
Resource Planning
Cost Estimating
Cost Estimating
Cost Budgeting
Cost Budgeting
Cost Control
Cost Control
Resource Planning
10
Qual a finalidade do processo
Resource Planning?
Determinar quais, quando e quantos recursos
(pessoas, equipamentos, material, etc)
sero necessrios para realizar as atividades
do projeto
Determinar quais, quando e quantos recursos
(pessoas, equipamentos, material, etc)
sero necessrios para realizar as atividades
do projeto
11
Resource Planning :: Custos
Envolvidos
Custos de mo de obra
Custos de materiais e suprimentos
Custos de servios contratados
Custos de gerenciamento
Custos de sistemas utilizados
Custos de inflao e juros
12
Elementos do Processo
Resource Planning
13
Resource Planning :: Inputs
Work Breakdown Structure
Identifica os processos e sub-produtos que
necessitaro de recursos
Historical Information
Dados histricos sobre os tipos de recursos
que foram necessrios para atividades
semelhantes em projetos passados
14
Resource Planning :: Inputs
Scope Statement
Contm a justificativa e os objetivos do
projeto
Resource Pool Description
Mostra quais os recursos (pessoas,
equipamentos, materiais, etc) que estaro
disponveis podendo ser potencialmente
alocados no projeto
15
Resource Planning :: Inputs
Organizational Policies
Polticas da organizao no que diz
respeito a recursos humanos e compra ou
aluguel de materiais e equipamentos
Activity Duration Estimates
Durao prevista de cada atividade
Expert Judgment
Ajudam na avaliao das informaes
16
Resource Planning :: Tools
and Techniques
Alternatives Identification
Project Management Software
Ferramentas de apoio para auxiliar na
organizao dos recursos
Pode chegar a definir disponibilidade e
cronograma para cada recurso
17
Resource Planning ::
Resultado Principal
Documento que descreve quais e
quantos tipos de recursos so
necessrios para cada elemento no
menor nvel da WBS
Cost Estimating
19
Estimar aproximadamente os custos dos
recursos necessrios para realizar as
atividades do projeto
Estimar aproximadamente os custos dos
recursos necessrios para realizar as
atividades do projeto
Qual a finalidade do processo
Cost Estimating?
20
Pontos Importantes em
Cost Estimating
A definio do contrato deve levar em
considerao o valor estimado para o
projeto e o valor que ser cobrado!!!
Deve-se considerar uma margem
razovel devido aos riscos existentes
21
Preciso das Estimativas
Order of Magnitude Estimate
Realizada na fase de inicial do projeto na faixa de 25% a
+75% do valor real
Budget Estimate
Realizada na fase de planejamento do projeto na faixa de -
10% a +25% do valor real
Definitive Estimate
Realizada tambm na fase de planejamento do projeto na
faixa de 5% a +10% do valor real
Gerentes de projeto devem perseguir a terceira alternativa
Gerentes de projeto devem perseguir a terceira alternativa
22
Elementos do Processo
Cost Estimating
23
Cost Estimating :: Inputs
WBS
Resource Requirements
Resource Rates
As estimativas dependem das unidades de medida
a serem utilizadas no projeto (custo de pessoal
por hora, quantidade de material por metro
cbico, etc)
Activity Duration Estimates
As estimativas de durao afetam diretamente as
estimativas de custo
24
Cost Estimating :: Inputs
Publicaes sobre Estimativas
Dados comercialmente disponveis sobre
Estimativas de Custos
Riscos
O riscos, caso aconteam, tm impacto
considerado nos custos do projeto
25
Cost Estimating :: Inputs
Informaes Histricas
Arquivos de Projetos
Bancos de dados comerciais sobre
estimativa de custos
Conhecimento da prpria equipe
26
Cost Estimating :: Inputs
Chart of Accounts
Plano de contas da organizao
Utilizada para manter correspondncia
para os nmeros das contas contbeis da
organizao
27
Cost Estimating :: Tools and
Techniques
Analogous Estimating
Denominada de Top-Down Estimating
Alta gerncia utiliza expert judgment ou
o custo de projetos similares para estimar
o custo do projeto atual
Utilizada quando no h informao
suficiente para se fazer uma estimativa
mais eficiente
uma forma de expert judgment
28
Cost Estimating :: Tools and
Techniques :: Analogous Estimating
Menor compromisso da equipe
Dar ao gerente de projetos uma
idia das expectativas da alta
gerncia
Disputa na alta gerncia pela maior
parte
Quando existe pouca informao
para a anlise
Requer muita experincia para dar
certo
Menor custo
Feita sob pouca compreenso e
informao sobre o projeto
Tarefas no precisam ser
identificadas
Pouca preciso Rpida
Desvantagens Vantagens
29
Cost Estimating :: Tools and
Techniques :: Bottom-up Estimating
Bottom-up Estimating
Os prprios indivduos que realizam o trabalho
fazem as estimativas de custo e tempo para
atividades ou work packages
O custo total do projeto feito pela soma dos
custos individuais
O custo e a preciso desta tcnica esto
relacionados ao tamanho e complexidade de cada
atividade individual
A utilizao desta tcnica impe custo e tempo
para a avaliao
30
Cost Estimating :: Tools and
Techniques :: Bottom-up Estimating
Disputa da equipe pela maior parte
Requer que o projeto esteja bem
compreendido e definido
Prov uma base para monitorao e
controle
Tendncia ao time em super-
estimar
Baseado em viso detalhada do
projeto
Exige mais tempo e custo Compromisso da equipe
Mais lenta Maior Preciso
Desvantagens Vantagens
31
Cost Estimating :: Tools and
Techniques
Parametric Modeling
Usa um modelo matemtico para previso
dos custos
Como exemplo, custo por linha de cdigo,
por metro linear ou por instalao
Tipos:
Regression analysis
Learning curve
32
Cost Estimating :: Tools and
Techniques
Computerized Tools
Ferramentas como planilhas eletrnicas e
ferramentas de simulao so largamente
utilizadas para auxiliar na estimativa de
custos
Podem facilitar enormemente a tarefa
Other Cost Estimating Methods
33
Cost Estimating :: Resultado
Principal
Documento com a avaliao
quantitativa dos custos esperados para
os recursos necessrios para a
concluso das atividades do projeto
34
Caractersticas do Cost
Estimates
Pode-se apresentar as informaes de forma
resumida ou no
Inclui plano de contingncia para tratar os
riscos
Deve expressar o valor financeiro na moeda
adotada
Pode apresentar outras unidades de medida
como horas/dias que sero despendidos
35
Cost Estimating :: Outros
Resultados
Supporting detail
Representa toda a documentao utilizada
durante o processo (premissas, bases de
estimativa, WBS, etc)
Cost Management Plan
Descreve como as eventuais mudanas e
variaes de custo sero gerenciadas
Cost Budgeting
37
Qual a finalidade do processo
Cost Budgeting?
Estabelecer uma medida base de custos
para controlar os gastos do projeto
alcanado distribuindo-se o
oramento total disponvel para o
projeto s suas atividades
38
Elementos do Processo Cost
Budgeting
39
Cost Budgeting :: Inputs
Cost Estimates
WBS
Identifica os elementos de projeto onde os
recursos sero alocados
Project Schedule
Contm a data planejada para o incio e a data
esperada do trmino dos componentes para os
quais os custos sero alocados
Risk Management Plan
40
Cost Budgeting :: Tools and
Techniques
As mesmas ferramentas e tcnicas
empregadas para desenvolver Cost
Estimates
41
Cost Estimating :: Resultado
Principal
Distribuio base do oramento durante a execuo
do projeto (tempo) para medir e monitorar os gastos
do projeto
42
Cost Budgeting :: Resultado Principal
:: Cost Baseline
Cost Control
44
Qual a finalidade do processo
Cost Control?
Influenciar os fatores que criam as mudanas
no custo, garantindo que todos concordem
com as mudanas
Determinar que o Cost Baseline sofreu
alteraes
Gerenciar as mudanas quando e como elas
ocorrerem
Influenciar os fatores que criam as mudanas
no custo, garantindo que todos concordem
com as mudanas
Determinar que o Cost Baseline sofreu
alteraes
Gerenciar as mudanas quando e como elas
ocorrerem
45
Atividades do processo
Cost Control
Monitorar o custo durante a execuo do projeto
para detectar e entender as suas variaes
Garantir que todas as mudanas foram registradas de
forma precisa no Cost Baseline
Evitar mundanas incorretas, inapropriadas ou
desautorizadas
Informar aos stakeholders as mudanas autorizadas
Agir para que os custos esperados estejam nos
limites aceitveis
46
Atividades do processo Cost
Control (cont.)
Verifica tambm os motivos das variaes,
sejam negativas ou positivas!!!
Verifica tambm os motivos das variaes,
sejam negativas ou positivas!!!
47
Elementos do Processo Cost
Control
48
Cost Control :: Inputs
Cost Baseline
Change Requests
Cost Management Plan
Performance Reports
Fornecem informaes sobre o escopo do projeto
e custo executado
Progress Reports
Um tipo especial de relatrio de performance que
descreve o trabalho que j foi realizado
49
Cost Control :: Inputs ::
Performance Reports
O custo depende do trabalho que ainda
precisa ser realizado!!!
O custo depende do trabalho que ainda
precisa ser realizado!!!
50
Cost Control :: Inputs ::
Performance Reports
Expressando o trabalho realizado
uma das tarefas de controle mais importante
Existe uma dificuldade muito grande em estimar
essa informao
Normalmente a equipe informa ao gerente de
projeto um percentual que muitas vezes no
confivel
Diante desse contexto, regras mais eficientes so
necessrias, como a que veremos a seguir
51
Cost Control :: Inputs ::
Performance Reports
Regras Progress Reports
Regra 0/100
Uma tarefa no pode receber crdito de trmino parcial,
apenas de trmino total
Regra 20/80
Uma tarefa considerada 20% completa quando
iniciada e outros 80% somente quando for terminada
Regra 50/50
Uma tarefa considerada 50% completa quando
iniciada e outros 50% somente quando for terminada
52
Cost Control :: Tools and
Techniques
Cost Change Control System
Define os procedimentos atravs dos quais
o Cost Baseline pode ser alterado
Inclui os papis, sistemas de rastreamento
das mudanas e nveis de autorizao
necessrios para efetivar as mudanas
Deve estar relacionado ao Integrated
Change Control System
53
Cost Control :: Tools and
Techniques
Performance Measurement
Tcnicas de medio de performance
ajudam na avaliao da magnitude das
variaes que ocorrem na prtica
Uma atividade importante do Cost
Control determinar o que est causando
a variao nos custos e decidir se essa
requer aes corretivas
54
Cost Control :: Tools and
Techniques
Earned Value Management (EVM)
Mtodo utilizado para medir a performance
do projeto considerando custo, tempo e
escopo
muito importante conhecer os conceitos
e frmulas relacionados com este tema
Abordado na aula sobre gerenciamento da
comunicao
55
Leitura Recomendada
PMBOK: Captulo 7