1 PREPARAO DE UMA ESTRATGIA COMO DEVO ORGANIZAR O PLANO DE COMUNICAO No existe uma frmula mgica para veicular as suas mensagens junto dos pblicos internos e externos. Por isso, o ideal come ar o plano de comunicao pela anlise do que j foi realizado, uma pequena au- ditoria interna sobre o que tem sido a comunicao da sua organizao. Conhea e avalie a comunicao que j foi realizada pela sua instituio: como tem comunicado, com que objetivos e com que resultados. Tenha em consi- derao o contributo de cada elemento da organiza- o para este esforo de comunicao. Envolva todas as reas neste objetivo de preparao e avaliao da forma como esto a ser comunicadas as iniciativas e converse com alguns dos seus cola- boradores ou voluntrios sobre as iniciativas anterior- mente realizadas e as mensagens a veicular no futuro. Concluda a sua pequena auditoria, tem elementos sucientes para elaborar um documento que rena a histria de comunicao da sua organizao e os pontos fortes e fracos do que tem vindo a ser feito. A melhor forma de estruturar o Plano de Comuni- cao da sua instituio seguir uma matriz. Como, muitas vezes, o Plano de Comunicao est associa- do a um projeto (por exemplo, o lanamento de uma O Plano de Comunicao uma pea estratgica para qualquer instituio sem ns lucrativos e dever espelhar os objetivos a alcanar, os caminhos a seguir para cumprir esses objetivos, o pblico ao qual se destinam os esforos de comunicao, o tempo de implementao e o oramento disponvel. Um bom plano ajuda a estruturar uma ao de comunicao, denindo prazos e rotinas e apoiando a gesto das prioridades que a instituio quer comunicar. Como o sucesso depende dos resultados alcanados, fundamental incluir um mtodo de avaliao que permita medir o impacto do plano traado. PEQUENO TESTE QUE PODE APLICAR SUA ATIVIDADE DE COMUNICAO ATUAL Saiba quantos sim recolhe a sua instituio. Res- postas negativas revelam a sua necessidade de concentrar esforos na comunicao. ___ Trabalha a partir de um modelo pr-elabora- do de press release? ___Mantm boa relao com os editores e jor- nalistas que trabalham as suas reas de atuao? A sua instituio dispe de um portal internet atualizado e que explica a atividade? ___Tem um repositrio de toda a comunicao (press releases, comunicados) on-line, disponvel para quem quiser consultar? ___Tem uma agenda de contactos bem organi- zada? ___A sua instituio guarda e organiza a docu- mentao (estatsticas, notcias e outros factos) considerada relevante para a sua ao e comu- nicao? publicao impressa), tomemos como exemplo uma instituio ccionada, a AJUDAR AJUDANDO, que quer lanar uma revista e pretende comunicar esse facto imprensa. O qu Pblicos-alvo Objetivo Quando Meio Lanamento de revista Imprensa Dar a conhecer a entidade No dia do lanamento Press release 3 DICAS ESSENCIAIS PARA O SEU PLANO ACADEMIA SOLIDRIO COMO FAZER UM PLANO DE COMUNICAO 2 Ei, Educao Informao | 2012 Conhea bem os destinatrios da sua comunicao Conseguir ajustar os meios e a estratgia ao seu pblico e atingir os objetivos de forma mais ecaz. Dena objetivos claros Dena, claramente, o seu objetivo e o que pre tende da ao de comunicao. Se, por exemplo, est a comunicar para uma angariao de fundos, o que pretende que haja doaes pelos destinatrios da mensagem. Diferencie os pblicos das suas aes Se pretende aumentar a visibilidade das suas iniciati- vas fundamental segmentar muito bem os pblicos, conhecendo-os por dentro. O qu Uma ao de solidariedade, de responsabilidade social, de angariao de fundos ou uma apresentao da instituio s partes interessadas (stakeholders) ou s potenciais partes interessadas. Pblico-alvo A quem se destinam as aes de comunicao da sua instituio? muito diferente comunicar para a imprensa ou para outras partes interessadas (doado- res ou associados, por exemplo) no s pela lingua- gem a utilizar como pelos diferentes objetivos que se pretendem atingir. As questes que deve colocar so: quem so os pblicos/destinatrios da minha mensagem? Quem so os pblicos inuenciados pela minha ao, caso o objetivo seja alcanado? No campo dos destinatrios ainda necessrio seg- mentar por tipos, denir barreiras transmisso da mensagem e elencar os benefcios que podem advir do sucesso da estratgia de comunicao. O melhor ser criar uma cha para cada destinatrio da mensagem, juntando informao sobre os vrios grupos para os quais comunica. Objetivo Denida a ao e o pblico-alvo que se pretende atingir determinante denir objetivos para as vrias iniciativas inscritas no Plano de Comunicao. Os objetivos de uma mensagem so cruciais para im- plementar um plano certeiro que toque nos pontos- -chave a transmitir. No lanamento de um produto novo da instituio (portal, publicao impressa, vdeo institucional) importante denir metas, como, o nmero de pessoas que o utilizam, leem ou veem. Quando Dena e planeie os tempos e prazos das suas aes. Os cronogramas so o melhor amigo de quem prepara um plano de comunicao, j que permite alinhar todas as etapas no tempo. Atravs de progra- mas informticos simples elaborar um cronograma abrangente. Meio O mtodo passa pela escolha dos meios para trans- mitir a mensagem. Participao em eventos/feiras sociais, desdobrveis, press releases, publicidade, merchandising, uma estratgia de marketing eletrni- co so alguns dos meios mais utilizados para difundir as mensagens. Na anlise do meio a utilizar os hbitos do pblico- -alvo so determinantes, uma vez que preciso que o destinatrio da mensagem esteja familiarizado com o mtodo utilizado.