Access Bsico, Fazap

Varejo / Cartes
Orientador: Celso Cavados
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ndice
1. Tabelas
1.1. Criando Tabelas
1.2. Diferena entre os tipos de Campos
1.3. Alterando a estrutura de uma Tabela
1.4. O que uma Chave Primria
1.5. Incluindo, Excluindo e Alterando dados de uma Tabela
1.6. Ordenando Tabelas
1.7. Localizando dados em uma Tabela
1.8. Filtrando dados de uma Tabela
1.9. Importando Dados
1.9.1. Importando arquivos textos
1.9.2. O que uma especificao?
1.9.3. Importando arquivos xls
1.9.4. Importando dados de um outro Banco de Dados
1.10. Vinculando Dados
1.11. Exportando dados de Uma Tabela
2. Consultas
2.1. Criando uma Consulta
2.2. Definindo Critrios para uma Consulta
2.3. Ordenando Dados
2.4. Solicitando Critrios ao Usurio
2.5. Agregando Dados de uma Consulta
2.6. Operaes com Campos de uma Tabela
2.6.1. Operaes com nmeros
2.6.2. Operaes com palavras
2.6.3. Operaes com datas
2.7. Convertendo dados
2.8. Criando uma Associao
2.9. O que uma SQL?
2.10. Os Diferentes Tipos de Consulta
2.10.1. Consulta Seleo
2.10.2. Consulta Criar Tabela
2.10.3. Consulta Acrscimo
2.10.4. Consulta Excluso
2.10.5. Consulta Atualizao
2.10.6. Consulta Referncia Cruzada
2.11. Exportando dados de uma Consulta
3. Macros
3.1. Criando uma macro
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1. TABELAS
1.1 Criando Tabelas
Acesse a Guia Tabelas do banco de dados. Logo aps, aperte no boto Novo.
Aparecer para voc uma caixa como essa:
Fig. 1.1
Voc poder escolher qualquer um dos 5 tipos de criao, abaixo seguem as
principais caractersticas de cada modelo:
Modo folha de dados Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o
Access abrir uma tabela de 30 linhas e 20 colunas para voc preencher direto.
Posteriormente voc poder fazer alteraes nos campos. Essas alteraes sero
descritas mais a frente.
Modo estrutura Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o Access
abrir uma tela em que voc colocar os campos que faro parte de sua tabela e
que tipo de campo so: textos, nmeros, datas, etc... O Modo estrutura o mais
aconselhado para a criao de Tabelas, seus passos sero descritos
posteriormente.
Assistente de tabela Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o
Access abrir uma srie de telas que iro auxili-lo na criao de uma Tabela
passo a passo. O Assistente de tabela aconselhado para aqueles que no se
sentem seguros para criar a tabela pelo Modo Estrutura.
Importao de tabela Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o
Access ir iniciar a importao de um arquivo para o banco de dados. Mais
detalhes sobre este procedimento voc ir encontrar no captulo Importando
Dados.
Vinculao de tabela Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o
Access ir iniciar a vinculao de um arquivo para o banco de dados. Mais detalhes
sobre este procedimento voc ir encontrar no captulo Vinculando Dados.
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1.2. Diferena entre os Tipos de Dados
Logo aps voc criar a tabela, voc dever preencher os campos que faro
parte dela, como mostrado na tela abaixo. Este exemplo vlido para as tabelas
criadas no Modo estrutura.
Fig. 1.2
Agora descreveremos para voc os principais tipos de dados que um campo
poder conter:
Texto: Quando voc associa um campo como texto, significa que voc poder
colocar palavras nesse campo da tabela, no mximo (255 caracteres). Quando
voc seleciona esse tipo de campo, o Access no conseguir realizar operaes
matemticas em uma consulta.
Nmero: Esse tipo de dado permite que voc armazene nmeros, como
quantidades e valores. Esse tipo de dado permite que voc realize operaes
matemticas em uma consulta.
Data/Hora: Nesse tipo, voc poder armazenar datas ou horas nos formatos
DD/MM/AAAA e HH:MM:SS
Sim/No: Esse tipo de dado funciona como uma espcie de controle. Ele bem
til, por exemplo, para marcar dados que j foram analisados.
Os outros tipos de dados so de menor importncia, e no sero abordados
neste curso.
Os 4 tipos de dados mostrados acima possuem propriedades particulares que
sero mostradas em sala. Por enquanto ns terminaremos a criao da tabela com
a propriedade padro de cada tipo de dado.
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Aps concluir a criao da Tabela, clique no cone para salvar sua Tabela,
escolha um nome para a Tabela e clique em OK. O Access perguntar se voc quer
criar uma Chave Primria, por enquanto responda no, falaremos de Chave
Primria mais a frente. Feche a tabela criada.
Para abrir a tabela que voc criou basta dar dois cliques sobre o cone da
respectiva Tabela.
1.3. Alterando a estrutura de uma Tabela
Depois de voc ter criado com sucesso uma nova tabela, vamos supor que voc
esqueceu de incluir algum campo, ou que colocou o tipo de dado de um campo
erroneamente. Nesses casos, voc ter que alterar a estrutura de sua Tabela.
Para alterar a Estrutura, voc dever selecionar a tabela que ser alterada e
clicar no boto Estrutura. Veja o Exemplo abaixo:
Fig. 1.3
Em seguida ir abrir para voc a tela de alterao da estrutura, como mostra a
figura 1.2. Voc inclui/exclui/altera os campos desejados e depois salva as
alteraes clicando em .
1.4. O que uma chave primria?
Uma Chave Primria um campo ou mais campos de uma tabela que so
nicos. Por exemplo: O CPF uma chave primria, j que apenas uma pessoa no
Brasil pode ter um certo nmero de CPF. Um exemplo em que vrios campos
formam uma nica chave: Um bairro, sozinho no pode compor um chave
primria, j que diversas cidades podem ter bairros com o mesmo nome. Agora, se
colocarmos a chave primria em bairro e cidade, nunca teremos uma repetio, j
que nenhuma cidade pode ter bairros com o mesmo nome.
Para cadastrar uma chave primria, voc precisar alterar a estrutura da
tabela, como mostrado anteriormente. Na tela de alteraes voc ir selecionar os
campos que formaro a Chave Primria e clicar no boto como no exemplo a
seguir:
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Fig. 1.4.a
Em seguida salve e feche sua Tabela. NOTA: Se a Chave Primria que voc
selecionou estiver duplicada, o Access no aceitar, exibindo uma mensagem de
erro como esta:
Fig. 1.4.b
1.5. Incluindo, Alterando e Excluindo dados de uma tabela
Agora que voc aprendeu a criar uma tabela e preencher os tipos de campos
que a mesma ter, vamos aprender a incluir os dados em uma tabela. Abra a
tabela que voc acabou de criar. Para inserir um novo registro basta voc clicar no
boto destacado na figura a seguir, ou no boto localizado na barra de
ferramentas.
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Fig. 1.5
A seguir s digitar os dados. Lembre-se, um campo que voc designou como
nmero no aceitar uma letra, bem como datas no aceitaram letras.
Caso a sua tabela no possua nenhum dado, basta voc impostar os dados na
primeira linha da mesma.
Agora digamos que voc deseja Alterar um dado contido na tabela. Para isso,
basta voc ir no campo que deseja alterar e modificar os dados. Assim que voc
fizer a alterao o Access salvar automaticamente as alteraes.
Para excluir um registro de uma tabela, basta voc selecionar o registro que
ser deletado e clicar no boto localizado na barra de ferramentas.
1.6. Ordenando Tabelas
As vezes, para melhorar a visualizao dos dados de uma tabela voc precisa
ordenar certos campos, seja em ordem crescente, seja em ordem decrescente.
Para colocar os dados em ordem crescente, selecione o campo ou campos que
sero ordenados e clique no boto .
Para colocar os dados em ordem decrescente, selecione o campo desejado e
clique no boto .
Os botes acima voc poder encontrar na barra de ferramentas.
1.7. Localizando dados em uma tabela
Para voc localizar um dado qualquer em uma tabela, clique no campo em que
voc deseja localizar o dado e clique no boto ou v no menu principal, na
Opo Editar, em seguida Localizar.
Em seguida o Access abrir a seguinte tela para voc:
Fig. 1.7
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No campo Localizar voc ir escrever o dado que voc queira encontrar. Por
exemplo, se voc estiver pesquisando no campo carto, voc colocar no campo
Localizar o nmero do Carto.
No campo Pesquisar voc escolhe se vai pesquisar todos os registros, ou se ir
pesquisar apenas os registros anteriores ou posteriores a um determinado registro.
No campo Coincidir voc dir se quer que a pesquisa coincida o campo inteiro
ou a primeira parte do campo ou qualquer parte do campo. Por exemplo: Voc
coloca no campo Localizar o dado 498406. Se voc pedir para ele coincidir o
campo inteiro, o Access ir procurar apenas os nmeros 498406. Se voc pedir
para coincidir a primeira parte, o Access ir buscar todas os dados que comecem
por 498406 (49840685, 49840652). Se voc colocar para coincidir qualquer parte
do campo, ele ir procurar qualquer campo que tenha 498406 (99498406,
49840600).
No campo Coincidir Maisculas e minsculas, voc dir se quer que o
Access procure a palavra do jeito exato que ela foi Digitada. Por exemplo,
marcando esse campo, voc estar dizendo que a palavra CARTO diferente da
palavra carto, que ser diferente da palavra Carto.
1.8. Filtrando os dados de uma Tabela
Agora que voc j sabe localizar os dados em uma tabela, vamos aprender a
filtrar os dados de uma tabela. Mas o que quer dizer filtrar uma tabela?
Filtrar uma tabela significa que voc ir mostrar apenas um certo dado de uma
tabela. Por exemplo, voc tem uma tabela com os dados de Fraudes no Cartes de
Crdito do ano de 2005, mas que voc s queira visualizar os dados do dia
05/06/2005. Para isso ns filtraremos a tabela no campo data, para o valor
05/06/2005.
Para filtrar um certo dado de uma tabela, voc dever selecionar o dado que
deseja destacar e clicar no boto . Como mostrado no exemplo abaixo:
Fig. 1.8
No exemplo acima, aps a filtragem, o Access s ir exibir a tabela com os
dados do dia 1/1/2005. Caso voc queria fazer uma segunda filtragem em cima
desses resultados, basta voc seguir os procedimentos expostos acima.
Para remover os filtros, basta voc clicar no boto . Nota: Ao clicar neste
boto o Access remover todos os filtros!
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1.9. Importando Dados
Neste captulo iremos abordar o assunto mais importante relacionado as
tabelas. Geralmente, quando recebemos os dados para trabalhar no Access,
geralmente recebemos como arquivos texto (BBM, vindos da DITEC) ou arquivos
xls (Excel) ou at pegamos os dados de outros bancos de dados do Access. Para
no termos que redigitar os dados contidos em outros arquivos, o Access nos
disponibiliza uma ferramenta de importao de dados. Abaixo voc encontrar as
instrues para poder importar arquivos Textos, arquivos xls e tabelas de outros
Banco de dados do Access.
1.9.1. Importando arquivos texto.
Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter
dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura
abaixo:
Fig. 1.9.1.a
Em seguida o Access ir abrir uma tela de busca do Windows que ir perguntar
onde est o arquivo que voc deseja importar. Procure pelo arquivo texto que
voc deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de uma arquivo
texto!. Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no boto Importar.
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Fig. 1.9.1.b
Em seguida, ir aparecer para voc uma tela perguntando se o tipo de
importao Delimitado ou Largura Fixa. Agora vamos explicar a diferena
entre esse dois tipos de importao.
A Importao Delimitada aquela em que o arquivo separado por algum
tipo de caracter ou tabulao. Esse tipo de arquivo comum quando pegamos os
resultados do Aplicativo MicroQuery. Segue abaixo um exemplo de como um
arquivo texto cuja melhor forma de importao a delimitada.
666;6969; 7261109500740877; VENC;03.06.2006;5.05;
No exemplo acima, temos uma linha de um arquivo texto que possui 6 campos
que sero usados no banco de dados, sendo que esses campos so separados pelo
caracter ;. Na Importao Delimitada qualquer caracter pode ser usado como
delimitador.
A Importao Largura Fixa, o arquivo possui um layout especfico, ou seja,
ao abrir o arquivo voc saber em que posio se encontra cada dado que ser
importado. Esse tipo de arquivo comum nos BBMs enviados pela DITEC. Veja o
exemplo abaixo.
VIS 01.01.2002 01.01.2002 1,2345 1,3456 1,2987
MAS 01.01.2002 01.01.2002 1,2345 2,3456 1,2987
No exemplo acima, podemos ver que dados iguais esto sempre nas mesmas
posies, na horizontal. Como voc pode ver, as primeiras 3 letras de toda linha
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nos diz a bandeira do carto e as 6 ltimas letras nos diz a coto do dolar em um
determinado dia.
Agora que voc sabe a diferena entre os dois tipos de importao, selecione o
que melhor se adapta a sua necessidade e clique no boto Avanar.
Na tela seguinte, caso voc tenha marcado Importao Delimitada voc
dever dizer qual o delimitador do seu arquivo. No exemplo dado anteriormente,
o delimitador era ;. Ali voc tambm encontrar uma opo Primeira linha
contm nome dos campos, voc marcar essa opo caso a primeira linha de
seu arquivo texto seja o ttulo dos campos.
Fig. 1.9.1.c
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Caso voc tenha selecionado a Importao Largura Fixa ir aparecer uma
tela para voc delimitar os campos. O Access ir presumir uma delimitao, caso
esteja errado, voc dever corrigir manualmente. Para delimitar os espaos, siga
as instrues que aparecem na janela.
Fig. 1.9.1.d
Ao concluir esse passo, clique em Avanar.
Na tela seguinte voc dir se os dados importados sero adicionados em uma
nova tabela, ou em uma tabela existente. Caso voc escolha a adio em uma
nova tabela, voc ir clicar em avanar e em seguida dever acertar a
especificao da tabela. Trataremos da especificao no prximo captulo. Agora
se voc optou por criar uma nova tabela, continue seguindo os passos abaixo,
clicando em Avanar.
Em seguida, caso voc optou por criar uma nova tabela, o Access ir pedir para
voc colocar os nomes dos campos e que tipo de dados eles so (nmeros, textos,
data). Caso no arquivo haja um campo que voc no deseja importar, clique no
campo em seguida na opo No Importar campo (Ignorar). Em seguida clique
em Avanar.
Na tela seguinte voc ir selecionar as chaves primrias em sua nova tabela, se
necessrio. desaconselhavel a criao de uma chave primria por a, caso voc
queira criar uma tabela com chaves primrias, primeiro crie a tabela e depois
importe os dados. Depois clique em Avanar.
Na ltima tela voc escolher o nome que a nova tabela ter. Aqui tambm
voc far os ajustes nas especificaes, assunto que trataremos no prximo
captulo.
Aps encerrar esses procedimentos, clique em Concluir. O Access far a
importao automaticamente. Caso haja algum problema na importao, o Access
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ir emitir um aviso, como mostrado abaixo e criar uma tabela com os dados que
tiveram problemas de importao, essa tabela ter a nomenclatura
Arq_ErrosImportao. Onde Arq o nome do arquivo que voc tentou importar.
Fig. 1.9.1.e
Nota: Caso o Access no consiga importar nenhum dos dados ele ir enviar
uma mensagem e voltar para o Assistente de Importao!
1.9.2. O que uma especificao?
Algumas vezes os arquivos que ns importamos no vem nos padres
brasileiros, por exemplo, nos Estados Unidos, a data no vem no formato
DD/MM/AAAA, e sim no formato MM/DD/AAAA, ou ento ao invs do caracter /
usado por ns para separar data, o arquivo usa .. Para consertar esses
problemas na importao dos arquivos temos as especificaes.
Para acertar as especificaes, na ltima tela do assistente de importao clique
no boto Avanado.... O Access ir abrir a tela abaixo para voc:
Fig. 1.9.2
Agora vamos detalhar o que significa os principais itens:
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Formato da data: voc dir se a data vem no formato DMA, MDA, AMD, etc
Delimitador de data: o caracter que separa a informao de dia, ms e ano
Delimitador de hora: o caracter que separa a informao de Hr, min e Seg
Smbolo decimal: Voc dir o smbolo que separa a parte decimal de um
nmero. Exemplo 543,34, o smbolo a virgula, j em 543.34 o smbolo o
ponto
Ao trmino das alteraes, clique em OK. Caso voc use essa especificao
freqentemente, salve a especificao, posteriormente voc poder recuperar essa
especificao clicando no boto Especificaes.
1.9.3. Importando um arquivo xls.
Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter
dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura
1.9.1.a
Em seguida o Access ir abrir uma tela de busca do Windows que ir perguntar
onde est o arquivo que voc deseja importar. Procure pelo arquivo Excel que
voc deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de uma arquivo
Excel! Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no boto Importar.
Na tela seguinte (mostrada a seguir), voc escolher qual planilha que deseja
importar. Escolha a planilha e clique em Avanar.
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Fig. 1.9.3
Na tela seguinte voc ir dizer se a primeira linha da Planilha possui ou no o
ttulo das colunas. Marque a opo em caso afirmativo. Clique em Avanar.
A seguir voc dir se os dados importados sero adicionados em uma nova
tabela, ou em uma tabela existente. Caso voc escolha a adio em uma nova
tabela, voc ir clicar em Avanar, indo para a ltima tela da importao. Agora
se voc optou por criar uma nova tabela, continue seguindo os passos abaixo,
clicando em Avanar.
Em seguida, caso voc optou por criar uma nova tabela, o Access ir pedir para
voc colocar os nomes dos campos, os tipos de dados so detectados
automaticamente pelo Access!. Caso no arquivo haja um campo que voc no
deseja importar, clique no campo em seguida na opo No Importar campo
(Ignorar). Em seguida clique em Avanar.
Na tela seguinte voc ir selecionar as chaves primrias em sua nova tabela, se
necessrio. desaconselhavel a criao de uma chave primria por a, caso voc
queira criar uma tabela com chaves, primeiro crie a tabela e depois importe os
dados. Depois clique em Avanar.
Na ltima tela voc escolher o nome que a nova tabela ter. Nota: Caso o
Access no consiga importar nenhum dos dados ele ir enviar uma mensagem e
voltar para o Assistente de Importao!
1.9.4. Importando dados de um outro Banco de dados
Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter
dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura
1.9.1.a
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Em seguida o Access ir abrir uma tela de busca do Windows que ir perguntar
onde est o arquivo que voc deseja importar. Procure pelo banco de dados que
contm a tabela que voc deseja importar, lembre-se de especificar que se
trata de um Banco de Dados! Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e
clique no boto Importar.
Na tela seguinte (mostrada a seguir), voc escolher qual tabela(s) voc deseja
importar. Escolha a Tabela(s) e clique em OK. O Access ir importar as tabelas
automaticamente.
Fig. 1.9.4
Nota: Por esse mesmo procedimento voc poder importar qualquer
objeto do Access, seja Tabela, Consulta, Formulrios, Relatrios, Macros
ou Mdulos.
1.10. Vinculando Dados
Neste captulo, voc aprender a fazer uma vinculao de tabelas. Mas qual a
diferena entre Vincular uma tabela e Importar Uma Tabela?
Quando voc importa uma tabela, voc pega todos os dados de um
determinado local e transfere para o seu banco de dados, quando voc vincula
uma tabela como se voc estivesse criando um atalho para essa tabela no seu
Banco de Dados. Exemplo:
Suponhamos que voc possui um Banco de dados central que possui uma
tabela com as informaes dos cartes Business, se voc vincular essa tabela no
seu banco de dados, voc conseguir trabalhar a tabela normalmente e com uma
vantagem: se o banco de dados central for atualizado, automaticamente a sua
tabela ser atualizado na mesma hora. Assim, voc no precisar ficar importando
sempre uma mesma tabela!
O procedimento de vinculao de tabelas igual ao procedimento de
importao descrito anteriormente, com dois detalhes: 1. Voc s poder
vincular tabelas do Access e Planilhas do Excel; 2. O caminho para a
vinculao de dados :
Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter
dados externos, em seguida clique em Vincular tabelas, como mostrado na
figura abaixo:
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Fig. 1.10
1.11. Exportando dados de uma Tabela
Neste captulo voc ir aprender a exportar os dados de uma tabela. A operao
de exportao bem simples, basta voc selecionar a tabela, ir no menu principal,
opo Ferramentas, Vnculos do Office. Atravs dessa opo voc conseguir
exportar seus dados para o MS Word e no MS Excel, como mostra a figura 1.11
Nota: Caso Voc queira, voc pode abrir uma tabela, ordenar e/ou filtrar os dados
antes de fazer a exportao.
Fig. 1.11
18
2. Consultas
2.1. Criando uma Consulta
Com a Janela de Banco de Dados ativa, siga os passos abaixo para criar uma
consulta:
! Clique sobre o objeto Consulta.
! Clique sobre o boto Novo.
! O Access exibir a caixa de texto Nova Consulta, com as seguintes opes:
! Modo Estrutura: cria uma nova consulta sem utilizar assistente.
! Assistente de Consulta Simples: cria uma consulta de seleo a partir
de campos que voc escolheu.
! Assistente de Consulta de Tabela de Referncia Cruzada: exibe os
dados no formato de uma planilha eletrnica.
! Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza registros com
valores de campos duplicados na tabela.
! Assistente de Consulta Localizar no Coincidentes: encontra os
registros em uma tabela que no possuem registros relacionados em
outra.
Fig. 2.1.a
Para fins didticos, neste curso abordaremos as consultas criadas no Modo
Estrutura.
Ao escolher o modo estrutura ser apresentada a tela Mostrar Tabela onde
voc deve selecionar uma tabela ou consulta para compor sua nova consulta.
Para selecionar o objeto:
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! Clique sobre a consulta ou tabela desejada.
! Clique sobre o boto Adicionar.
! Para fechar a janela:
! Clique sobre o boto Fechar.
Fig. 2.1.b
Se a janela Mostrar Tabela no for apresentada ou se voc precisar
apenas inserir uma nova tabela/ consulta em uma consulta j existente, na
barra de ferramentas, clique sobre o cone na barra de ferramentas.
Ao escolher o modo estrutura e ter adicionado as tabelas desejadas para
sua consulta voc poder especificar os campos desejados e condies para
executar a consulta.
Na grade de consulta, voc dever preencher as linhas da seguinte forma:
! Campos: Preencher o nome dos campos que desejar para a Consulta.
! Tabela: Tabela que o campo faz parte.
! Classificao: Para classificar um campo voc dever escolher se o
campo ser apresentado na ordem crescente ou decrescente.
! Mostrar: Assinalar somente o campo que ser apresentado na Consulta.
! Critrio: Conjunto de informaes que definiro as caractersticas da
sua Consulta.
! Ou: Faz parte do critrio.
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Fig. 2.1.c
Agora vamos aprender a incluir campos em uma Consulta. Para incluir um
campo em sua Consulta, selecione o campo a ser adicionado na Consulta e
arraste- o at a linha Campo.
Para incluir TODOS os campos clique no asterisco (*) existente no topo de
cada lista de campos e depois arraste- o para a linha de campo. Nesta linha
ser apresentado um campo assim tabela.* - o que significa que todos os
campos da tabela3 foram selecionados para consulta.
Para executar uma consulta clique sobre o cone na barra de
ferramentas.
O Access possui 3 modos de consulta, na barra de ferramentas
! Modo estrutura - Para alterar a consulta.
! Modo folha de dados - Para visualizar o resultado da consulta.
! Modo SQL - Para consultar o cdigo em SQL (esse modo ser abordado
em outro captulo.
Para gravar sua consulta clique o cone na barra de ferramentas ou no
menu Arquivo, escolha a opo Salvar.
2.2. Definindo Critrios para uma Consulta
Critrio a condio utilizada para limitar o conjunto de registros desejados
para o resultado da consulta. Como no exemplo a seguir, onde voc consulta
apenas as transaes abaixo de R$ 100,00. Para isso, com o modo estrutura da
Consulta ativo, na linha Critrio, do campo Valor digite < 100 e execute a
consulta.
Voc pode especificar os critrios de vrios outros modos, por exemplo na linha
Critrio, do campo Carto, digite: 7* (o resultado desta consulta ser os
registros com os cartes que comeam com 7).
21
Fig. 2.2
2.3. Ordenando Dados
Para especificar a ordem de classificao dos registros, na linha de
Classificao do campo desejado, especifique Crescente ( 0- 9 e A- Z) ou
Decrescente (9- 0 e Z- A). Vide exemplo abaixo:
Fig. 2.3
No exemplo anterior, a consulta ser ordenada primeiro pela ordem
crescente de valor e em seguida pela ordem decrescente de Carto. O Access
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assume os primeiros campos da consulta como os mais importantes e por isso
assumir a ordem definida neles primeiro.
2.4. Solicitando Critrios ao usurio
Voc tambm poder criar uma consulta em que o Access perguntar qual o
dado que voc deseja consultar. Essa ferramenta facilita a interao entre o
usurio e Banco de Dados muito utilizada, j que deixa a consulta dinmica.
Para criar uma consulta em que o Access pede o valor do critrio para o
usurio, na linha Critrio, do campo desejado, digite a pergunta entre colchetes,
seguindo o exemplo abaixo
[Entre com o nmero do carto]
Ao executar a consulta, o Access exibir uma caixa de dilogo onde o usurio
dever digitar o nmero do carto que deseja pesquisar. Veja o exemplo abaixo:
Fig. 2.4
Na caixa de dilogo aberta pelo Access voc colocar o dado que est
pesquisando e o Access em seguida abrir a consulta com o dado que voc
especificou. Ao digitar o dado na caixa de dialogo siga os exemplos dados no
captulo Definindo Critrios para uma Consulta.
2.5. Agregando dados de uma consulta
Uma consulta no Access pode conter uma mdia ou algum tipo de operao
aritmtica de um conjunto de registros, para isso, iremos calcular totais e agregar
dados.
Primeiramente voc dever estar na estrutura da consulta, na barra de
ferramentas, clique o cone . O Access exibir a linha Total na sua consulta
vide imagem a seguir.
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Fig. 2.5.a
Esta linha vem preenchida automaticamente com Agrupar por, voc poder
mudar de acordo com o que deseja em sua consulta, para isto clique com o mouse
na linha Total, em seguida abra o conjunto de opes clicando na seta para
clculo de totais e escolha outra opo como por exemplo, Contar ou Soma. Vide
imagem abaixo:
Fig. 2.5.b
Os principais tipos de totalizao sero demonstrados durante o curso.
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2.6. Operaes com campos de uma tabela
Alm de colocar os campos de uma tabela ou de outra consulta numa nova
consulta, voc tambm pode fazer clculos com diversos campos. Para isso, ns
utilizaremos uma ferramenta do Access chamada Construtor de Expresses.
Para acessar o Construtor de expresses, clique com o boto direito do
mouse sobre um Campo vazio de sua consulta e depois clique em Construir. Vide
imagem abaixo.
Fig. 2.6.a
O Access abrir o Construtor de expresses nele voc ir editar o clculo /
alterao que deseja fazer. Em seguida mostraremos os principais tipos de
operaes.
Fig. 2.6.b
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2.6.1. Operaes com nmeros
As operaes com nmeros so bem simples. So as operaes matemticas
cotidianas nossas. Exemplos:
! Soma: [Tabela]![Valor] +25 , soma 25 ao campo valor.
! Subtrao: [Tabela]![Valor] -25 , subtrai 25 ao campo valor.
! Multiplicao: [Tabela]![Valor] *2 , multiplica por 2 o campo valor.
! Diviso: [Tabela]![Valor] /100 , divide por 100 o campo valor.
! Mdia: Mdia ( [Tabela]![Valor] ), calcula o valor mdio do campo Valor.
! Contar: Contar ( [TFIXO]![Data] ), conta quantos cartes aparecem na tabela.
Essa funo no faz a contagem distinta de cartes, por exemplo, numa tabela
com 50 registros mas em que os cartes se repetem, essa funo calcular 50!
! Mx: Mx ( [Tabela]![Valor] ), acha o maior valor.
! Mn: Mn ( [Tabela]![Valor] ), acha o menor valor.
2.6.2. Operaes com textos
As operaes com textos so ferramentas de edio, veja abaixo os principais
exemplos:
! Esquerda: Esquerda ( [Tabela]![Cartao] ; N), mostrar os N primeiros dgitos
de um texto. Num carto, essa funo do exemplo nos traria o BIN do carto
se N = 6.
! Direita: Direita ( [Tabela]![Cartao] ; N), mostrar os N ltimos dgitos de
uma texto.
! Meio: Meio ( [Tabela]![Cartao] ; I; T), mostrar a seqncia de letras que
comea na posio I e de tamanho T. Exemplo: Se a funo
Meio(7261159874151235 ;5;2) mostrar 15.
! Compr: Compr([Tabela]![Cartao]), mostrar quantos caracteres possui o
texto, inclusive os espaos.
! SuprEspao: SuprEspao([Tabela]![Cartao]), essa funo elimina os espaos
que existem antes do texto.
! &: [Tabela]![Cartao] & [Tabela]![Cartao], essa funo agrupa dois textos num
nico texto.
! As Funes Contar, Mx, Mn tambm funcionam para textos.
2.6.3. Operaes com datas
As operaes com datas funcionam como as operaes com nmeros.
! Soma: [Tabela]![data] +25 , soma 25 dias ao campo data.
! Subtrao: [Tabela]![Valor] -25 , subtrai 25 dias ao campo data.
! Dia: Dia ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia
(21/04/1981) ir mostrar 21.
! Ms: Ms ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia
(21/04/1981) ir mostrar 4.
! Ano: Ano ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia
(21/04/1981) ir mostrar 1981.
! As Funes Contar, Mx, Mn tambm funcionam para textos.
26
O Access permite que voc use uma funo dentro de uma funo, ou
construir uma expresso com mais de uma funo.
2.7. Convertendo dados
Em algumas ocasies, os dados que recebemos no esto do jeito ideal para
ns trabalharmos. Em algumas ocasies, por exemplo, a data vem no formato
DDMMAAAA, e assim ns no podemos import-la diretamente para uma tabela
como data. Para isso, o Access nos fornece ferramentas para converter textos,
nmeros e datas.
Abaixo voc vai ver as principais funes de converso, voc as encontrar no
construtor de expresses demostrado no captulo anterior.
! Seq([Tabela]![Valor]), essa funo converte nmeros em Textos.
! CInt([Tabela]![texto]), essa funo converte textos em nmeros inteiros, no
fracionrios.
! CDup([Tabela]![texto]), essa funo converte textos em nmeros reais,
fracionrios.
! CData([Tabela]![texto]), essa funo converte o contedo de um campo em
uma data. O campo deve estar no formato DD/MM/AAAA.
O Access permite que voc use uma funo dentro de uma converso, ou
construir uma converso com mais de uma funo.
2.8. Criando uma Associao
Suponhamos que numa tabela voc tenha voc tenha todos os dados das
autorizaes, inclusive com o nmero do MCC de um estabelecimento onde houve
uma compra, e que em outra tabela voc tenha o nmero do MCC e a descrio
desse MCC. Ns poderemos criar uma consulta com os dados da autorizao e a
descrio do MCC. Basta utilizarmos uma associao.
Para criarmos uma associao, crie uma consulta, e coloque as tabelas que
possuem as informaes que voc deseja. Clique em um dos campos relacionados
de uma tabela, e arraste at o seu equivalente na outra tabela, como mostra a
figura a seguir.
Fig. 2.8.a
27
O Access possui trs tipos de Associaes. Clique duas vezes sobre a linha da
associao para alterar o seu tipo. Os tipos so auto-explicativos e aparecem na
caixa de dilogo abaixo:
Fig. 2.8.a
2.9. O que uma SQL?
Structured Query Language, ou Linguagem de Questes Estruturadas ou SQL,
uma linguagem de pesquisa para banco de dados. Ou seja, so instrues que
voc d ao banco de dados dizendo as informaes que voc necessita.
Exemplo de SQL:
SELECT
TABELA.Indice,
TABELA.Cartao,
TABELA.Autorizacao,
TABELA.Data,
TABELA.Valor,
TABELA.[Entry Mode],
TABELA.Estabelecimento,
TABELA.MCC
FROM TABELA;
Nessa instruo voc est pedindo para o Access te mostrar os campos ndice,
Carto, Autorizao, Data, Valor, Entry Mode, Estabelecimento e MCC de todos os
registros da Tabela.
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Para ver como fica a SQL de uma Consulta no Access, clique no cone mostrado
abaixo, na opo SQL. A SQL importante para aqueles que pretendem se
aprofundar num curso de Access.
Fig. 2.9
2.10. Os diferentes tipos de consulta
2.10.1 Consulta Seleo
A Consulta Seleo uma consulta normal, que no realiza nenhuma ao,
esse tipo de consulta o que foi descrito at o momento.
2.10.2 Consulta Criar Tabela
A Consulta Criar Tabela uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz
uma consulta em uma ou mais tabela(s) gerando uma nova tabela com o
resultado desta consulta.
Para construir uma Consulta Criar Tabela, voc dever, primeiramente
estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) que deseja consultar e
selecionar os campos que desejar para a prxima tabela.
Em seguida clique na barra de ferramentas o cone Tipo de consulta, vide
imagem a seguir, escolhendo a opo de Consulta criar tabela.
Fig. 2.10.2.a
O Access exibir a tela Criar Tabela, onde voc deve informar o seguinte:
! Nome da tabela que ser criada.
! Selecionar o banco de dados que voc ir armazenar a nova tabela.
! Clicar em OK
! Executar a consulta clicando no cone
29
Fig. 2.10.2.b
O Access exibe uma mensagem perguntando se voc deseja colar os
registros em uma nova tabela. Para efetivar a consulta voc deve responder
sim.
Cada vez que voc executar uma consulta criar Tabela, o Access verifica se a
tabela a ser criada existe, se existir ela ser excluda e criada novamente.
Aps executar a consulta, salve- a e feche- a. Abra a tabela que voc criou e
verifique que os dados sero iguais aos da tabela que voc fez a consulta.
2.10.3 Consulta Acrscimo
A Consulta Acrscimo uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz
uma consulta em uma ou mais tabela( s) e acrescenta registros em uma outra
tabela com o resultado desta consulta.
Para a criao de uma Consulta Acrscimo, primeiramente voc deve estar
na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) que deseja consultar e
selecionar os campos que deseja acrescentar na outra tabela.
Em seguida, clique na barra de ferramentas o cone Tipo de consulta,
escolhendo a opo de Consulta Acrscimo vide figura 2.10.2.a.
O Access exibir a tela Acrescentar, semelhante ao da figura 2.10.2.b onde
voc deve informar o seguinte:
! Nome da tabela onde ir acrescentar os dados.
! Selecionar o banco de dados que contm esta tabela.
! Clicar em OK
A linha Acrescentar a ser exibida quando voc clicar o cone de Acrscimo.
Nesta linha voc escolher quais campos recebero o contedo dos dados.
Preste ateno na escolha dos campos pois seus tipos devem ser iguais. O
Access no consegue converter tipos de dados diferentes, ento a consulta no
conseguiria acrescentar os dados tabela. Em seguida execute a consulta
clicando no Boto .
30
Fig. 2.10.3
Toda vez que voc executar esta consulta, os dados sero acrescentados
tabela, independente destes dados j existirem ou no na tabela que recebe os
dados.
Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que recebeu os dados. Veja que ela
contm os dados da tabela que voc consultou e se voc executou a consulta
mais de uma vez, os dados estaro repetidos na tabela que recebeu os dados.
2.10.4 Consulta Excluso
A Consulta Excluso uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz
uma consulta na tabela e o resultado desta consulta ser excludo. Esta
consulta excluir registros inteiros e no somente os campos selecionados.
Para a criao de uma consulta excluso, siga os seguintes voc
primeiramente deve estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) e
selecionar os campos que deseja para a consulta somente ser possvel excluir
registros de uma tabela de cada vez.
Em seguida estipule o critrio para esta consulta, caso contrrio excluir
todos os registros. clique na barra de ferramentas o cone Tipo de consulta,
escolhendo a opo Consulta Excluso vide figura 2.10.2.a. A linha Excluir
ser exibida, se voc clicar nesta linha, voc ter duas opes:
! Onde - o campo que voc escolhe para a condio de excluso
! De - os campos de onde voc ir excluir os dados (raramente utilizado).
! Execute a consulta clicando no boto .
Ao executar a consulta veja que o Access exibir uma mensagem dizendo
quantas linhas sero excludas e pedir confirmao.
Na figura abaixo, a consulta ir excluir apenas os registros com "Data" menor
que "13/08/2004".
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Fig. 2.10.4
Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que voc excluiu os dados, veja
que ela contm somente os dados com data maior que 13/08/2004.
2.10.5 Consulta Atualizao
A Consulta Atualizao uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz
uma consulta na tabela e o resultado desta consulta ser atualizado, desta
forma voc pode modificar uma grande quantidade de registros, sem atualizar
registro a registro.
Para a criao de uma Consulta Atualizao, primeiramente voc deve
estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) e selecionar os campos
que deseja para a consulta.
Em seguida estipule o critrio para esta consulta, clique na barra de
ferramentas o cone Tipo de consulta, escolhendo a opo de Consulta
Atualizao, vide figura 2.10.2.a.
A linha Atualizar para ser exibida, onde voc dever preencher nesta
linha, na coluna do campo desejado, um contedo novo.
Execute a consulta clicando no boto .
O Access exibir uma mensagem dizendo quantas linhas sero atualizadas e
pedir confirmao.
A consulta abaixo ir atualizar as datas, nos registros com "data" igual a
"13/08/2004", para 01/01/2006.
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Fig. 2.10.5
Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que voc alterou os dados, veja
que ela contm as datas j alteradas.
2.10.6 Consulta Referncia Cruzada
Vamos supor que seja necessrio obter uma consulta que informe quais
foram os Bins e a quantidade de transaes realizadas em uma determinada
data. Para criar essa situao usaremos uma Consulta tabela de referncia
cruzada.
Crie primeiro uma consulta seleo, adicionando todas as tabelas que sero
necessrias, bem como os campos.
Em seguida estipule o critrio para esta consulta, clique na barra de
ferramentas o cone Tipo de Consulta, escolhendo a opo de Consulta
Referncia Cruzada, vide figura 2.10.2.a.
A linha Referncia Cruzada ser exibida, onde voc dever preencher se os
dados sero Colunas, Linhas ou Valores. Ateno, s poder haver um campo
representando cada tipo de referncia cruzada.
Execute a consulta clicando no boto .
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Fig. 2.10.5
2.11. Exportando dados de uma Consulta
Neste captulo voc ir aprender a exportar os dados de uma consulta. A
operao de exportao bem simples, basta voc selecionar a tabela, ir no
menu principal, opo Ferramentas, Vnculos do Office. Atravs dessa opo
voc conseguir exportar seus dados para o MS Word e no MS Excel, como
mostra a figura 1.11.
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3. Macros
3.1. Criando uma Macro
Uma macro um conjunto de aes onde cada uma efetua uma determinada
operao, agilizando as tarefas rotineiras e cansativas como imprimir relatrios,
abrir consultas ou formulrios, etc...
Como criar uma macro que abra um formulrio?
! Estar com a janela de Banco de Dados ativa.
! Clique sobre o objeto Macros
! Clique sobre o boto Novo
Ser exibida a tela da estrutura da macro (abaixo):
Fig. 3.1
Nesta tela voc preenchera da seguinte forma:
! Na coluna Ao: selecione a ao da macro, como por exemplo Abrir
Consulta, ao escolher a ao ser apresentado os Argumentos da ao.
! Argumentos so informaes adicionais sobre como executar a ao, que
objetos ou dados usar na ao.
! Veja os argumentos da ao Abrir Consulta:
! Nome da consulta: selecione a Consulta a ser aberta.
! Exibir: modo de exibio para abrir a Consulta (estrutura, folha de
dados, SQL).
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! Modo de Dados: modo de entrada de dados da Consulta (editar,
adicionar, somente leitura).
Para testar uma macro, voc pode execut- la no modo estrutura, atravs do
menu Executar, opo Executar ou clique no cone na barra de
ferramentas.
Em aula ns mostraremos exemplos da utilizao das macros.