No. Pg.

RESUMEN EJECUTIVO

El presente Proyecto de grado busca solucionar una necesidad sentida
por el cambio constante en las disposiciones surgidas por las autoridades
educativas y la proactividad en el personal que labora en la institucin.
COLEGIO DE BACHILLERATO TCNICO LUIS FERNANDOR RUIZ



PROYECTO DE GRADO:
MEMORIA TCNICA ARCHIVO DE LA INSTITUCIN
PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE:

BACHILLER DE LA REPBLICA DEL ECUADOR CONVENIO DE:

AUTORAS: Srta. Gloria Piedad Chicaiza Zapata
Srta. Jaqueline Estefana Espinoza Cevallos
Srta. Edith Maribel Lozada Tapia


ASESORA: Lcda. Doris Caillagua Robayo




LATACUNGA-ECUADOR
2014





NDICE




CONTENIDOS


RESUMEN EJECUTIVO


INTRODUCCIN


1. Propuesta del Trabajo


2. Memoria Descriptiva


2.1. Descripcin General
2.2. Descripcin Tcnica
2.3. Glosario


3. Proceso de bienes o presentacin de servicios


4. Recursos


5. Cronograma de actividades


6. Conclusiones


7. Recomendaciones


8. Bibliografa


9. Anexos


RESUMEN EJECUTIVO

Es fundamental para caminar hacia el cumplimiento de nuestra visin, con
la adecuacin de los sistemas de archivos en las instituciones
educativas con el fin de organizar las evidencias que se encuentren
alineadas al nuevo modelo de gestin educativa que se est
implementando en todo el pas.

La memoria descriptiva consta de dos partes: la descripcin general,
cmo funciona el nuevo sistema de archivo, sus partes, componentes y la
descripcin tcnica explica detalladamente cmo se utiliz.

En el Proceso de prestacin de un servicio se describe la lnea de accin
es decir las reas en dnde se verific: Planificacin de acuerdo a los
Estndares de Calidad Educativa, Organizacin del Archivo,
Comunicacin de Transferencia, Manual de Funciones, Registro de
Transferencia y Prstamo de documentos.

Los recursos que se utilizaron fueron materiales, tcnicos, tecnolgicos y
financieros. El cronograma de actividades fue una gua para administrar
actividades y el cumplimiento de tiempos en la realizacin del PG.

Se finaliza con conclusiones y recomendaciones, ms la bibliografa que
sustenta nuestra consulta terica, con las anexos que demuestran la
ejecucin propuesta con grficos,flujo gramas e ilustraciones.









INTRODUCCIN

En todas las entidades tanto del sector pblico como en el privado es
fundamental tener claro el concepto de Archivo como centro vital de la
informacin interna y externa, razn por la cual ste Modelo se desarrolla
teniendo en cuenta quela institucin tiene la necesidad de organizar
informacin como se dispone en los estndares de calidad, para
demostrar los logros alcanzados que ven los procesos de gestin.

El Modelo de Gestin Documental diseado cumple con el orden:
Estndares Generales, Especficos, Dimensiones, Procesos Bsicos de
Gestin, evidencias y sube videncias.

En tal sentido los organismos de control educativo (Auditores y Asesores
Educativos) tienen como funcin principal confirmar que se cumplan con
las metas educativas para conseguir una educacin de calidad, mediante
la revisin de las evidencias y sub evidencias.

Urge la necesidad de proveer informacin a los actores del sistema
educativo para que estos puedan determinar qu es lo que falta por hacer
yesperar procesos de autoevaluacin que permitir tomar las mejores
decisiones en el diseo y estrategias de mejoramiento o fortalecimiento
institucional.













PROPUESTA DE TRABAJO


Bsicamente el proyecto contiene una propuesta de trabajo que consiste
en la Organizacin de documentos de acuerdo a los estndares de
calidad educativa.Considerando los anaqueles para dimensiones,
gavetas para procesos bsicos de gestin, calificaciones para
estndares generales, carpetas archivadoras para los estndares
especficos, separadores, las sub evidencias con pestaas.

En la memoria descriptiva va a desarrollar lo que es descripcin general
est consta en gestin documental y manual de usoel cual es un control
con el fin de orientar tanto su ubicacin y como la documentacin de
actividades que faltan por realizarlas. Este manual de archivo nos
brindar un propsito para orientar y monitorear de mejor manera los
documentos.

Asociaremos tambin lo que es Krdex documentales, el cual este nos
ayudar a mantener el control de todos los documentos. Adems con este
registro podemos controlar las entradas y salidas de un documento de la
Institucin














1. MEMORIA DESCRIPTIVA

1.1 DESCRIPCIN GENERAL
Archivo
Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las
cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y
solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando
haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan
ser localizados fcil y prontamente (Tenenbaum, 2008, pg. 1).
El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una
empresa en forma sistemtica se le conoce como archivar, actividad que
se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localizacin de
los documentos.
Funciones de los archivos
1. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la
institucin.
2. Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.
3. Asegurar la mxima rapidez en el servicio de archivo
Tipos de Archivo
Para una adecuada conservacin del material, documentacin que se
debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan
cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran
archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales,
laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos,
automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan


simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado
como un sistema electrnico que utilice una unidad principal.
Archivo lateral:Los documentos se archivan uno al lado del otro como los
libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez
en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno
encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo
es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se
trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los
archivos: activos, semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de
los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una
vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es
suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han
cumplido su funcin.
Materiales de Archivo
Generalidades. Un sistema de archivo est conformado por todos los
elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la
informacin que se necesite, as se tiene:


Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de
atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido de la
carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos
relacionados con una persona, firma o institucin o referidas a un mismo
asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas
individuales y carpetas miscelneas. Se decide el tipo de carpeta a usar,
dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el perodo
de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos
o personas con las cuales se mantiene comunicacin constante y a la
cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena
alfabticamente detrs de cada gua primaria. Dentro de la carpeta los
papeles se ordenan cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la
ms reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe
tener por lo menos cinco documentos.
Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta
carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde
se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia
para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"de toda
correspondencia.
Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente,
provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el ttulo,
nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar
dnde debe archivarse o localizarse los documentos.
Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la
gua. Identifica cada gua, describiendo lo que aparece o debe archivarse
detrs de ella.



Clasificacin
Es el arte de ordenar objetos, documentos, designando a cada uno su
lugar respectivo. Se puede considerar tambin como la distribucin de
documentos escritos de inters para la empresa, suministrando a cada
uno un orden especfico de acuerdo a sus caractersticas.
- Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su
ubicacin por trminos semejantes y para su posterior localizacin
- Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o
criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel
sistema que mejor se adapte a su actividad especfica siguiendo una
coordinacin sistemtica que permita mayor fluidez y garanta de
informacin y control.
Manual o Cdigo de Clasificacin
Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que
sirva de consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de
archivo y de algn servicio general.
La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace
necesaria la existencia de normas y procedimientos para los que realizan
la labor de clasificado en todos los archivos. (Tenenbaum, 2008, pg. 11)
Descripcin Tcnica
Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las
siguientes:
- Reunin de los documentos, colocacin de los documentos en las
carpetas y archivos, empleo de guas y carpetas, preparacin de las
etiquetas para carpetas y archivadores.


Previo a la colocacin de documentos dentro de las carpetas, es
necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor
espacio posible sin que sufran deterioro.
Sistema de Clasificacin
"La direccin de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido
indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un
problema que deba ser resuelto por los propios empleados. Por esta
razn muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificacin
inadecuados y con archivos llenos de documentos intiles" (Caldern,
2007, pg. 9).
Principios Fundamentales de Clasificacin
- Clasificar, ordenar y archivar.
- Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un
documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o
criterio definido.
- Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la
clasificacin ha sealado.
-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificacin y archivo, si bien
es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre
ellos existen diferencias, como, la clasificacin es el sistema y archivar es
el mtodo. Es decir la clasificacin seala el camino a seguir y el mtodo
ejecuta.
Sistemas fundamentales de clasificacin
Sistemas de clasificacin. Los sistemas fundamentales de clasificacin
se resumen bsicamente, en dos: Alfabtico y numrico. Separados o


unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenacin. En
algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son slo
combinaciones realizadas con ellos.
Sistema alfabtico. Se basa fundamentalmente en el uso del
abecedario, tomando en consideracin el nombre de las personas u
organizaciones, razn por la cual esuno de los ms conocidos. Se puede
archivar alfabticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por
localidades (geogrfico), por categora o tema (asunto).
Sistema numrico. En este sistema se utiliza la serie natural de los
nmeros como elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada
documento se ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro
elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numrico
consecutivo, numrico simple. Dgitos terminales, dgitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y
no es posible decir de manera determinante, cul es el sistema mejor y
ms aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la
documentacin tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca
limitarse a recurrir a uno de ellos slo porque haya sido aplicado en casos
similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
Factores que influyen en la seleccin del sistema de archivo
- Clase de documentos que se archivarn, frecuencia de consulta,
cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y
procesados en un perodo, forma en que son solicitados los documentos
(alfabtico, geogrfico, numrico, temtico o combinacin de ellos),
mtodo de control y seguimiento de documentos que sea ms eficaz, plan
de transferencia que se utilizar de acuerdo a los estndares de calidad
educativa.



2.1. DESCRIPCIN TCNICA (explicar detalladamente qu y cmo se
ha realizado o construido).

a. Transcripcin del documento. estndares de calidad educativa
b. Revisin documental. Se revisaron las normas de obligatorio
cumplimiento en materia de archivos y documentos, as como el
plan de mejoramiento que contiene los hallazgos del Archivo
c. Entrevistas. Se realizaron entrevistas con personas de las reas
involucradas en la gestin documental
d. Aplicacin de cuestionarios a administradores de archivos. Se
aplic un breve cuestionario a las reas que administran archivos
fsicos y los que gestionan
e. Inspeccin fsica de archivos y repositorios. Se revisaron
fsicamente los documentos en diferentes soportes y formatos,
mediante la medicin del nmero de carpetas, cajas, nmero de
cds, memorys, revisin del contenido informativo para conocer los
formatos de almacenamiento.
f. Registro fotogrfico de los archivos. Finalmente se tomaron
fotografas de los archivos en donde se almacenan los
documentos.

ESTNDARES DE CALIDAD EDUCATIVA

Los estndares de calidad educativa son descripciones de los logros
esperados correspondientes a los diferentes actores e instituciones del
sistema educativo. En tal sentido son orientaciones de carcter pblico
que sealan las metas educativas para conseguir una educacin de
calidad.

PARA QUE SIRVEN LOS ESTNDARES DE CALIDAD
EDUCATIVA?

El principal propsito de los estndares es orientar, apoyar y
monitorear la accin de los actores del sistema educativo hacia su


mejora continua. Adicionalmente, ofrecen insumos para la toma de
decisiones de polticas pblicas para la mejora de la calidad del
sistema educativo.

Los usos ms especficos de los estndares de calidad educativa son:

1. Proveer informacin a las familias y a otros miembros de
sociedad civil para que puedan exigir una educacin de calidad.
2. Proveer informacin a los actores del sistema educativo para
que estos puedan:
2.1 Determinar qu es lo ms importante que deben
aprender los estudiantes, como debe ser un buen
docente y un buen directivo.
2.2 Realizar procesos de autoevaluacin
2.3 Disear y ejecutar estrategias de mejoramiento o de
fortalecimiento, fundamentados en los resultados de
la evaluacin y autoevaluacin.
3. Proveer informacin a las autoridades educativas para que
estas puedan:
3.1 Disear e implementar sistemas de evaluacin de los
diversos actores e instituciones del sistema educativo.
3.2 Ofrecer apoyo y asesora a los actores e instituciones
del sistema educativo, basados en los resultados de
evaluacin.
3.3 Crear sistemas de certificacin educativa para
profesionales e instituciones.

ESTNDARES DE APRENDIZAJE

Son descripciones de los logros de aprendizaje y constituyen referentes
comunes que los estudiantes deben alcanzar a lo largo de la trayectoria


escolar: desde el primer grado de la Educacin General Bsica hasta el
tercer curso de Bachillerato.

Cul es la relacin entre los estndares de Aprendizaje y el
Currculo Nacional?

Los estndares de Aprendizaje describen los logros que deben alcanzar
los estudiantes al final de cada uno de los cinco niveles establecidos. Por
su parte, el Currculo Nacional contiene las herramientas necesarias para
que el estudiante, en cada ao lectivo, pueda ir aproximndose a estos
estndares. En consecuencia, si se aplica el Currculo Nacional de
manera adecuada, los estudiantes alcanzarn los estndares de
Aprendizaje.



1

GLOSARIO DE ARCHIVO

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo
conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones,
acciones y trmites reguladas por las normas de procedimiento y llevadas
a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en
tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Es un conjunto de documentos
generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.

ARCHIVALA: Es la segunda edad de los documentos, en la cual estos
han cumplido su fin y se conservan como soporte a la administracin que
les dio origen, as como por razones fiscales, contables o tcnicas
mientras perdura el inters de su productor.

ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la
cultura.


2

ARCHIVO CENTRAL: Es un conjunto de documentos organizados segn
unidades acadmico administrativas que los producen y transfieren
desde su archivo de gestin. Constituye la segunda fase del sistema, en
ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su
consulta semi permanente.

ARCHIVO DE GESTIN: Archivo de la oficina productora que rene su
documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa.

ARCHIVO HISTRICO: Unidad responsable de organizar, conservar,
administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.

BIBLIOTECA: Lugar donde se conservan los libros ordenados su lectura
o consulta. Toda unidad formalmente establecida y habilitada con
personal y recursos para proporcionar servicios bibliotecarios y de
informacin.

BULA: Es un documento sellado con plomo sobre asuntos polticos o
religiosos en cuyo caso, si est autentificada con el sello papal, recibe el
nombre de bula papal o bula pontificia.

CATALOGO: Series ordenadas de todos los materiales o asuntos que
manejan un archivo, o bien de las entidades fsicas y morales que
intervienen en la tramitacin de ellos.

CENTRO DE DOCUMENTACIN: Es una unidad de informacin que
rene, gestiona y difunde la documentacin de un rea del conocimiento
determinado o la producida por un organismo o institucin a la que se

3

circunscribe.

CICLO VITAL: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.

CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organizacin
documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la
entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).

CONSERVACIN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los
documentos de archivo.

CONSULTA DOCUMENTAL: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

CUSTODIA DOCUMENTAL: Guarda o tenencia de documentos por parte
de una institucin o una persona, que implica responsabilidad jurdica en
la administracin y conservacin de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.

DATO: Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una
cosa o para deducir las consecuencias mismas de un hecho.

DESCRIPCIN DOCUMENTAL: Proporciona informacin precisa sobre
la documentacin para identificar su contenido y explicar su contexto que
la produjo as como la numeracin de las caractersticas y elementos
informativos de cada conjunto documental.



4

DIGITALIZACIN: Conversin de material analgico a formato digital
para su almacenamiento en una computadora.

DISTRIBUCIN DOCUMENTAL: Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.

DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el
medio utilizado.

DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es
frecuente.

DOCUMENTO BORRADOR: Documento provisional previo al original.

DOCUMENTO COPIA: Ejemplar de un documento cuyo texto presenta
todos los requisitos que lo habilitan y que cumplen el objetivo para el cual
fue destinado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o
recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o
funciones.

DOCUMENTO DISPOSITIVO: Abarca la identificacin y descripcin de
las series de documentos, el establecimiento de programas de retencin y
disposicin de documentos de valor permanente a los archivos.

DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento de
funciones idnticas o comunes en todas las entidades.

DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al
concluir sus valores primarios.

5

DOCUMENTO MINUTA: Bosquejo (transcribir) o esquema de asuntos
que se volcn al original.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos
los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores
primarios.

DOCUMENTO VITAL: Son aquellos que poseen un valor crtico para su
empresa, y son nicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un
cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos
documentos vitales poseen un valor intrnseco histrico, legal, intelectual
o econmico.

DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o
por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series
documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

ESTNDAR: Sirve como tipo, modelo, norma, patrn o referencia por ser
corriente de una serie

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolucin de un mismo asunto.

FOLIACIN: Acto de enumerar las hojas.

FOLIO:Hoja.

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.

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FOLIO TESTIGO: Elemento que indica la ubicacin de un documento
cuando se retira de su lugar, en caso de salida para prstamo, consulta,
conservacin, reproduccin o reubicacin y que puede contener notas de
referencias cruzadas.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn
criterio de organizacin archivstica.

FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de los documentos producidos, en
cualquier soporte, por una persona o entidad a raz del ejercicio de sus
funciones.

GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

GUA: Instrumento de consulta que describe genricamente fondos
documentales de uno o varios archivos indicando sus caractersticas
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que
los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.

NDICES: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o
numricamente, trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y
temticos, acompaados de referencias para su localizacin.

INFORMACIN: Nmero de datos contenidos en un mensaje o conjunto
de signos o seales sobre que opera el aparato. Conjunto de datos que

7

se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y
fenmenos para apoyar la toma de decisiones.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperacin de
informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental.

LEGAJO: Es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de
papel, formatos y tcnicas con una organizacin de agrupacin de la a-z.

MARBETE: Etiqueta que se adhiere al soporte (por ej., al lomo del libro),
y contiene generalmente la signatura topogrfica o alguna otra
codificacin que represente el contenido del documento.

MICROFILMACIN: Tcnica que permite registrar fotogrficamente
documentos como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.

NTC 4095: Es claro que esta norma pretende considerar todas las
normas archivsticas para el desarrollo de cualquier tarea de carcter
descriptivo se deben realizar previamente los procesos de clasificacin y
ordenacin.

ORDENACIN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organizacin que
consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificacin.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso archivstico orientado a la
clasificacin, la ordenacin y la descripcin de los documentos de una
institucin.

PGINA: Lo escrito o impreso en una cara.


8

PAGINACIN: Numeracin de las pginas que tengan informacin.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados
por su valor histrico o cultural.

PRODUCCIN DOCUMENTAL: Generacin de documentos hecha por
las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

RECEPCIN DOCUMENTAL: Conjunto de operaciones de verificacin y
control que una institucin debe realizar para la admisin de los
documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica.

REGISTRO: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un
archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada.

REPROGRAFA: Conjunto de tcnicas, como la fotografa, el fotocopiado,
la microfilmacin y la digitalizacin, que permiten copiar o duplicar
documentos originalmente consignados en papel.

RESTAURACIN DOCUMENTAL: Arreglo de Documentos deteriorados,
en este caso documento.

SECCIN ADMINISTRATIVA: Estructura orgnicofuncional de la
empresa a nivel de funciones.

SECCIN ARCHIVSTICA: Unidad administrativa productora de
documentos.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

9

especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes,
entre otros.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones
archivsticas articuladas entre s que posibilitan la homogenizacin y la
normalizacin de los procesos archivsticos.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la
informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en
papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos,
informticos, orales y sonoros.

TRMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su
produccin o recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin
administrativa.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Se refiere al traslado de los
documentos de un nivel de archivo a otro, segn las tablas de retencin
documental.

UNIDAD DE CONSERVACIN: Conjunto de documentos de tal forma
que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de
conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o
tomos.

VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento para la
administracin que lo origino o para aquella que lo sucede como
testimonio de sus procedimientos y actividades.







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1. Proceso de produccin de bienes o prestacin de servicios


TRASLADO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO PASIVO


ARCHIVO SECRETARIAL VICERRECTORADO




























ORDENAR LA
UNIDADES
DOCUMENTALES
La ordenacin es la operacin
archivstica realizada dentro del
proceso de organizacin que
consiste secuencias cronolgicas
o alfabticas
Sirve para acercarse mejor a las
descripciones archivsticas
necesarias para identificar,
establecer trminos y conceptos y
explicar el contexto y el contenido
de los documentos de archivo.
IDENTIFICAR
UNIDADES DE
CONSERVACIN
COLOCAR
UNIDADES DE
ARCHIVO
Los archivos se representan
mediante iconos; as resulta ms
sencillo reconocer un tipo de
archivo.

11


ARCHIVO DE VICERRECTORADO






INICIO
ANLISIS DE
DOCUMENTOS
LECTURA Y
CLASIFICACIN DE
DOCUMENTOS
CUMPLE
LOS
REQUISIT
OS PARA
EL
SI
DOCUMENTO
TRAMITADO Y
AUTENTICADO
ARCHIVO DE
DOCUMENT
OS
N
O

12





SUBPROCESOS ARCHIVO DE VICERRECTORADO







CARPETAS
SEALTICAS
SEPARADORES
PESTAAS
Es un contenedor
en donde se
almacenan y
organizan los
documentos.
La sealticas son
las cuales van
colocadas fuera de
la carpeta, la cual
nos indica el
nombre de que
contiene.
Son aquellos que
nos ayuda a
mantener los
documentos
organizados de la
mejor manera
posible.
Son las cuales nos
permiten encontrar
el documento con
facilidad.
Esta carpeta
nos indica el
tipo de
estndar.
Dentro de las
sealticas nos
indican lo que
son las
Dimensiones y
Procesos.
Los disyuntivos
nos ayudan a
separar los
documentos
para as
encontrarlos
con mayor
facilidad.


13




1. Recursos

Institucionales

La informacin documental ser proporcionada por funcionarios del
Vicerrectorado del Colegio.

Humanos

Para el desarrollo del proceso investigativo se contar con los siguientes
recursos humanos:












Fuente: Archivo de la Institucin
Elaborado: Chicaiza Piedad, Espinoza Jaqueline y Lozada Maribel




CANT DETALLES C. UNTARIO C. TOTAL
15 Prestacin de Servicios por hora 5,00 75,00
40 Sealticas 3,00 120,00
3 Anillados 1,80 5,40
SUB.TOTAL 200,40
12%IVA 24,05
TOTAL 224,45

14

Materiales

CANT. DETALLE C. UNITARIO C. TOTAL
1 Cartucho de impresora color negro 15,00 15,00
2 Lpices 0,30 0,60
5 paquetes de pestaas 0,75 3,75
4 paquetes de separadores 1,80 7,20
2 cajas de grapas 0,50 1,00
SUB. TOTAL 27,55
12% IVA 3,31
TOTAL 30,86

Fuente: Archivo de la Institucin
Elaborado: Chicaiza Piedad, Espinoza Jaqueline y Lozada Maribel
2. Cronograma de actividades


TIEMPO

ACTIVIDADES
MARZO ABRIL MAYO JUNIO
1. Revisin de Temas
2. Solicitud para aprobacin
de temas

3. Propuesta del Trabajo


4. Descripcin General
5. Descripcin Tcnica
6. Glosario


7. Proceso de bienes o
presentacin de servicios

8. Conclusiones y
recomendaciones


9. Entrega del proyecto


10. Sustentacin del
Proyecto




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3. Conclusiones

4.1 Facilitar la identificacin y la localizacin de los documentos que
han alcanzado su fase intermediade las oficinas donde
permanecen una gran documentacin activa y la conservacin de
los documentos para los fines de una consulta regularmente.

4.2 Aplicar los documentos de acuerdo a los informes o de acuerdo al
personal, docente en un plazo previo y as poder mejorar ms el
manejo de los documentos.

4.3 Administrar la documentacin con valores histricos y culturales, de
acuerdo a la documentacin o al Patrimonio Documental.


4. Recomendaciones

5.1 Se recomienda mantener ordenando las dimensiones de acuerdo a
los estndares de calidad educativa ya que las actividades en el
archivo se conforme o cambien de acuerdo a las disposiciones
para la evaluacin interna y externa institucional.

5.2 Poner en prctica y reflexionar los procesos de enseanza que
debe hacerse en relacin con los resultados de aprendizaje de los
jvenes estudiantes.

5.3 Tomar en cuenta los respaldos de los documentos vitales,
considerados indispensables para la institucin ya son archivados
en diferentes sitios a los originales con la seguridad y establecer
los programas de seguridad para proteger y conservar los
documentos en cada una de las unidades archivsticas, empleando
cualquier medio electrnico, informtico, ptico o telemtico,
siempre y cuando se hayan realizado estudios tcnicos.

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5. Bibliografa
(Tenenbaum, 2008, pg. 1)

http://www.si-forma.net/cursos/sistema-de-clasificacion-de-archivo/

http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml#XIX

http://educacion.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2013/03/estandares_2012.pdf


6. Anexos