Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.
A. Pendekatan Administrasi Kepegawaian Rumusan mengenai administrasi kepegawaian sangat banyak, namun pendekatan dalam administrasi kepegawaian dapat dibedakan menjadi: 1. Pendekatan kepartaian: Pendekatan ini terutama didasarkan atas perjuangan kaum politikus. Pengangkatan seseorang untuk memangku jabatan didasarkan atas perjuangan partai. 2. Pendekatan daya guna: Pendekatan ini terutama didasarkan atas daya guna, maksudnya pengangkatan seseorang untuk memangku jabatannya didasarkan atas kecakapan atau keahliannya. 3. Pendekatan hubungan antar manusia: Pendekatan ini timbul sebagai akibat yang tidak memuaskan dari pendekatan daya guna yang kurang memperhatikan faktor hubungan antar manusia dalam administrasi. Sebagai bagian dari gerakan manajemen ilmiah, administrasi kepegawaian tidak luput dari kritik-kritik antara lain dalam mencapai daya guna terlalu menitikberatkan pada barang-barang mati, penekanan pada prosedur-prosedur, bahan-bahan, bentuk-bentuk dan mengabaikan barang-barang hidupnya, yakni manusia-manusianya. Dengan pendekatan hubungan antar manusia ini tidak berarti bahwa faktor kecakapan ditinggalkan. Hanya pada pendekatan ini perhatian lebih banyak dicurahkan kepada faktor hubungan antar manusia.
B. Perumusan dan Fungsi-Fungsi Administrasi Kepegawaian Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix A. Nigro,1963:36). Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi : 1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas. 2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta. 3. Penarikan tenaga kerja yang baik 4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai. 5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat. 6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap. 7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi. 8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia 9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai. Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi (1962:15). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian menurut Stahl meliputi : 1. Penentuan yurisdiksi 2. Pengusahaan tenaga kerja 3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus dalam ujian 4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dalam jabatan-jabatan lama 5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan 6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran 7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, pemberhentian dan keluhan-keluhan 8. Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan. 9. Penyelenggaraan riset kepegawaian 10. Penyelenggaraan latihan jabatan 11. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai 12. Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat 13. Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara (1960:5). Selanjutnya kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi : 1. Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan(1) 2. Recruitment, ujian-ujian dan penempatan(2) 3. Training 4. Promosi dan transfer 5. Penggajian 6. Employee counselling 7. Personnel relations 8. Disiplin dan moral 9. Catatan kepegawaian Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Disamping itu untuk perusahaan, di mana mereka merupakan bagian yang menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan hasil yang optimum (1961:12) Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut ditekankan pada dua hal, yakni: 1. Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja. 2. Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan. Dalam perumusan ini anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, maka mereka akan memberikan kontra prestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk organisasi, di mana mereka merupakan bagian yang penting. Hal ini menunjukkan bahwa demokrasi adalah lebih kuat dan lebih efektif dari pada paham otoriter dan bahwa baik dalam organisasi perusahaan maupun pemerintahan pegawai-pegawai akan lebih berbahagia dan akan bekerja lebih efektif dari pada jika mereka selalu disodori dengan aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan, tidak bebas bekerja). Menurut Lawrence A. Appley, manajemen dan administrasi kepegawaian adalah satu dan tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula menjadi bagian dari manajemen ilmiah, terutama dalam hubungannya dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah dan penilaian hasil kerja. Manajemen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang. Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak bekerja sama, bukan karena ia mempunyai kekuasaan terhadap mereka dan dapat memerintahkan untuk melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya, akan tetapi karena ia merupakan seorang pemimpin yang dicintai oleh orang-orang bawahannya, sehingga orang-orang ini suka bekerja dengan giat dan sebaik- baiknya. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan persoalan manajemen. Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-latihan yang efektif, sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil mengerjakan apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari orang-orang bawahan secara terus menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya mereka harus bekerja. Manajemen harus terus menerus berusha mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik, dengan jalan mendorong, mengajak, memberi semangat dan motivasi. Dari uraian ini jelaslah bahwa manajemen kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian (1961:6)
Dalam kamus administrasi , administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (1968:195). Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian. Fungsi-fungsi administrasi kepegawaian secara terperinci dikemukakan oleh William E Mosher dan J Donald Kingsley. Menurut keduanya fungsi administrasi kepegawaian yang luas dan up-to-date adalah 1. Klasifikasi- yurisdiksi 2. Klasifikasi kewajiban 3. Penarikan tenaga kerja 4. Seleksi dan sertifikasi(3) 5. Percobaan 6. Penilaian kecakapan pegawai 7. Pemindahan 8. Kenaikan pangkat 9. Penempatan kembali dalam jabatan lama 10. Latihan dan pendidikan 11. Kehadiran , absensi 12. Pengeluaran pegawai 13. Disipilin 14. Pengajuan keberatan 15. Kompensasi, imbalan jasa(4) 16. Pemeriksaan daftar pembayaran/gaji 17. Pensiun 18. Keluhan dan saran 19. Kesehatan, rekreasi dan kesejahteraan 20. Lingkungan kerja 21. Kerjasama pegawai 22. Kerjasama pegawai- atasan 23. Peraturan dan ketentuan 24. Penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang 25. Riset 26. Hubungan masyarakat.
C. Formasi 1. Penetapan dan Tujuan Formasi Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi Pemerintah/Negara mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh MENPAN, setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus mendapat pertimbangan Menteri Keuangan. 2. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi a. Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi dasar pertimbangan adalah: jenis pekerjaan; sifat pekerjaan perkiraan beban kerja perkiraan kapasitas pegawai kebijakan pelaksanaan pekerjaan jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat peralatan yang tersedia. b. Sistem Penyusunan Formasi, Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua sistem, yaitu: sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja. Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu. c. Kebutuhan Pegawai, Untuk mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan dilakukan sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis ini dapat digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan berhasil guna. d. Anggaran Belanja Negara, Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada akhirnya sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi pertimbangan yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran yang tersedia.
PAKET 2 MENGIDENTIFIKASIKAN FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI
A. Analisis Pekerjaan Suatu organisasi perlu menetapkan identifikasi atau uraian suatu pekerjaandan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaantersebut. Hal ini dilakukan sebelum seorang karyawan ditetapkan untukmelaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Penetapan uraian dan pengetahuan sertaketerampilan suatu pekerjaan akan memberikan kejelasan dalam hal prosespelaksanaan pekerjaan dan juga bermanfaat dalam penentuan jumlah karyawan. Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk menentukantanggung jawab posisi-posisi dan karakteristik orang yang bekerja untuk posisitersebut (Dessler, 2004). Beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan salahsatunya yaitu analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun danmenyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugastugas,jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untukmewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai, 2006). Berdasarkan pengertian tentang analisis pekerjaan dapat diketahui bahwaanalisis pekerjaan tidak terlepas dari dua hal penting yaitu uraian pekerjaan danspesifikasi pekerjaan. Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan dapatdigunakan untuk bermacam-macam tujuan salah satunya adalah untuk menulisdeskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
B. Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan Menurut Moekijat (2008), analisis pekerjaan atau job analysis terdiriatas dua kata yaitu job dan analysis. Job diterjemahkan sebagai pekerjaan ataujabatan dan analysis berasal dari kata kerja bahasa Inggris yaitu to analyzeyang berarti memisahkan atau menguraikan pekerjaan ke dalam bagian-bagianatau unsur-unsur pekerjaan yang disebut tasks (tugas-tugas).Istilah-istilah yang berhubungan dengan pekerjaan atau job diantaranyaadalah element (unsur), dan task (tugas). Istilah-istilah dalam analisis pekerjaanperlu untuk dibedakan agar analisis pekerjaan dapat dibicarakan secara jelas(Moekijat, 2008). 1. Element (unsur) Kesatuan paling kecil yang digunakan dalam kebanyakan analisispekerjaan atau suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu disebut unsur atauelemen. Contohnya adalah mengeluarkan kertas dari laci meja adalah unsurdari tugas mempersiapkan suatu kuliah. 2. Task (tugas) Tugas dapat didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan.Tugas dapat pula diartikan sebagai gabungan dari dua unsur (element) ataulebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap. Misalnya tugas-tugasuntuk pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari membuat ikhtisar matakuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian. Apa yang dibutuhkan para karyawan sehubungan dengan karir mereka? Sebuah studi tentang sekelompok karyawan mengungkapkan lima faktor , yaitu sebagai berikut. 1. Keadilan dalam Karir Para karyawan menghendaki keadilan dalam sistem promosi dengan kesempatan sama untuk peningkatan karir. 2. Perhatian dengan Penyeliaan Para karyawan menginginkan para penyelia mereka memainkan perannya secara aktif dalam pengembangan karir dan menyediakan umpan balik dengan teratur tentang kinerja. 3. Kesadaran tentang Kesempatan Para karyawan menghendaki pcngetahuan tentang kesempatan untuk peningkatan karir. 4. Minat Pekerja Para karyawan membutuhkan sejumlah informasi berbeda dan pada kenyataan; memiliki derajat minat yang berbeda dalam peningkatan karir yang tergantung pada beragam faktor. 5. Kepuasan Karir Para karyawan, tergantung pada usia dan kedudukan mereka, memiliki kepuasan berbeda. Program karir yang efektif harus mempertimbangkan perbedaan persepsi keinginan para karyawan. Apa yang pekerja harapkan dari program karir dikembangkan; olch departemen SDM sesuai dengan ragam faktor usia, jenis kelamin, kedudukan pendidikan, dan faktor-faktor lainnya.
C. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentangpekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untukberbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat dipakaiuntuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan Sagala,2009). Teknik-teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalamanalisis jabatan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu,biaya dan keakuratan informasi yang diperoleh. Berbagai teknik yang dapatdigunakan adalah wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner, catatanharian pegawai, observasi dan penggabungan berbagai teknik (Siagian, 2008). 1. Wawancara Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi yangpaling sering digunakan karena informasi yang didapatkan melalui teknik inidipandang cukup akurat. Ketepatan informasi dengan tingkat tinggidimungkinkan oleh tiga faktor. Pertama, karena pengumpul informasi memilikideskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan organisasi. Kedua, dalam tanyajawab antara pengumpul informasi dengan para pekerja selalu terbukakesempatan untuk menghilangkan perbedaan pemahaman tentang deskripsipekerjaan yang dijadikan objek penelitian. Ketiga, para penyelia yang turutdiwawancari memberikan konfirmasi tentang kebenaran hasil wawancara atasanalisis dengan para pekerja yang bersangkutan. Kelemahan teknik ini adalahmemerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit dalam hal prosesnya.
2. Pandangan pejabat senior Salah satu teknik pengumpulan informasi yang sering digunakan dalamorganisasi mapan adalah dengan memperoleh pandangan dari dua kelompokorganisasi yaitu mereka yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yangdianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja yang bersangkutan.Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik ini yaitu informasiyang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan memperkaya pandanganmengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan teknik ini adalah adanyaanggapan remeh dari para pejabat senior terhadap beberapa tugas. 3. Kuesioner Keuntungan penggunaan teknik kuesioner yaitu biaya murah, jumlahresponden yang diperoleh besar, dan proses pengumpulan informasi dapatberlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah jawaban yangkurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang mengembalikankuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih. 4. Catatan harian pegawai Teknik meneliti catatan harian pegawai dapat akurat apabila parapegawai diharuskan membuat catatn harian tentang apa yang mereka kerjakandan catan harian tersebut mencakup waktu yang relatif panjang. Kelemahanteknik ini adalah adanya keengganan para pegawai mnegisi buku catatan hariankarena dipandang sebagai tugas yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya. 5. Observasi Observasi juga merupakan teknik yang sering digunakan yaitu denganmengamati langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yangsedang dianalisis pekerjaannya. Manfaat terbesar dari penggunaan teknik iniyaitu dapat dijadikan sebagai alat verifikasi ketepatan informasi yangterkumpul melalui penggunaan teknik lainnya. 6. Penggabungan berbagai teknik Mengingat pentingnya informasi tentang berbagai jenis pekerjaan yangdiselenggarakan dalam suatu organisasi, para analis biasanya mengunakangabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggabungan inidimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligusmengurangi beban pembiayaan.
D. Deskripsi Pekerjaan Deskripsi atau uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggungjawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaanberagam dalam hal tingkat kerincian isi (Mangkuprawira, 2003).Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikanoleh suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan adalah suatuuraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsipekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasipekerjaan dan syarat- syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yangbiasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidakmembahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan,fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban,tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya. Menurut Rivai (2006), uraian atau deskripsi umumnya mengemukakantentang pentingnya beberapa informasi. Informasi tersebut yaitu sebagaiberikut : 1. Nama pekerjaan Nama pekerjaan dan informasi identifikasi lain seperti upah danklasifikasi keuntungan; 2. Ringkasan Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkanpenggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari karyawan yangmelaksanakan; 3. Peralatan Pernyataan singkat mengenai perlengkapan, peralatan, dan informasiyang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif; 4. Lingkungan Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan karakteristiklingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan. 5. Aktivitas Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan perilakudalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungandengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja, tingkatkebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).
E. Spesifikasi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, sepertipengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untukmelaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untukmelaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraianpekerjaan dimuat spesifikasi pekerjaan.
F. Beban Kerja Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerjaperusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan bekerjasesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jikakaryawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang diemban berlebih.Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti estimasi standaryang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu sendiri. KebutuhanSDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan seberapa banyak outputperusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai. Kemudian hal ituditerjemahkan dalam bentuk lamanya (jam dan hari) karyawan yang diperlukanuntuk mencapai output tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis pekerjaan apasaja yang terjadi deviasi negatif atau sesuai standar. Analisis beban kerja sangaterat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan jasa perusahaansekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi permintaanpasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu,perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalandengan itu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan semakin banyak(Mangkuprawira, 2003). Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan untukmenentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah denganmenganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapatmenunjukkan volume hasil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja. Rataratatersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tenaga kerja. Work Sampling Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling. Barnesdalam Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untukmengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untukbekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerjamereka, kemudian disajikan dalm bentuk persentase. Metode work samplingmengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkandalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannyabukan siapa yang melakukan kegiatan.Barnes dalam Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utamadari work sampling diantaranya adalah : 1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas danpenundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah denganmengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidakbekerja. 2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakanuntuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja. 3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatanTahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan surveipekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah : a. Menentukan jenis personil yang akan diteliti b. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampelsebagai subjek personal yang akan diamati c. Membuat formulir daftar kegiatan d. Melatih pelaksana peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja denganmenggunakan work sampling. Petugas pelaksana sebaiknya mempunyailatar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamatiuntuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksanapeneliti mengamati 5-8 personel yang sedang bekerja. e. Pengamatan dilakukan dengan interval 2-15 menit tergantungkarakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yangdiamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarakpengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapatdiamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakinakurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenagayang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakansepanjang hari.
G. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Menurut Moekijat (2008) jumlah tenaga kerja yang diperlukan untukmenyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama denganmenentukan jumlah waktu yang sunguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikanjabatan. Waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudianlangkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakanuntuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat bagiorganisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluanpribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperolehjumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlahwaktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi jumlah waktu yangdisediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikandengan satu orang sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan denganmenambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentuatau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukkan besarnya kelonggaranyang dapat diterima akibat ketidakhadiran pegawai karena alasan sakit,meninggal, dan alasan-alasan lainnya. Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenagakerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerjaseperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur NegaraNomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan KebutuhanPegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi PegawaiNegeri Sipil. Perhitungan dapat dilakukan melalui metoda umum yaituperhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yangbelum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungankebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar datapegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yangdipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yangtersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi bebankerja melalui beberapa pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja,tugas per tugas jabatan. 1. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatanhasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja darihasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanyafisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatanyang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan dalammenggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah bebankerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standarkemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. 2. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalampelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang bebankerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh,Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien.Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerjadan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harusdilayani, standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. 3. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode inidigunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatankerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhanoperasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun informasi yangdiperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukanuntuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasiojumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). 4. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai padajabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasilkerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaanpengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitungdengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas,waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.
H. Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil Dalam perencanaan kepegawaian, di lingkungan pemerintah pun, perlu dilaksanakan analisis jabatan. Melalui analisis jabatan akan diperoleh diperoleh data/informasi tentang jabatan sebagai dasar penyusunan formasi, penerimaan, seleksi, penempatan, pengembangan dan penilaian. Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam penyusunan kebutuhan PNS adalah formasi dan Analisis jabatan. PAKET 3 MENGIDENTIFIKASIKAN FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI
A. Pengertian Pengadaan Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan. Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan latar pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam organisasi perusahaan. Karyawan yang cakap mampu dan terampil, belum menjamin produktivitas yang kerja yang baik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru bermanfaat dan mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk berprestasi. Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan. Penempatan tenaga kerja juga harus tetap sesuai dengan keinginan dan keterampilannya. Dengan demikian, gairah kerja dan kedisiplinannya akan lebih baik serta efektif menunjang terwujudnya tujuan perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, kita mendapatkan gambaran bagaimana pentingnya pengadaan karyawan. Pengadaan karyawan merupakan langkah pertama dan yang mencerminkan berhasil tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuannya. Jika karyawan yang diterima kompeten, maka usaha untuk mewujudkan tujuan relatif mudah. Sebaliknya, apabila karyawan yang diperoleh kurang memenuhi syarat, sulit bagi perusahaan mencapai tujuannya.
B. Proses atau LangkahLangkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan 1. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan kepada informasi faktor internal dan faktor eksternal perusahaan. Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut : a. Jumlah Produksi Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak produksi yang di hasilkan semakin banyak pula karyawan dibutuhkan/ditarik. b. Ramalan-Ramalan Usaha Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha yang menyangkut ketidakpastian yang akan datang baik jangka pendek maupun jangka panjang. c. Perluasan Perusahaan Perencanaan tenaga kerja dipengaruhi jaga oleh rencana perluasan perusahaan pada masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar maka penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula. d. Perkembangan Teknologi Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat- alat canggih, maka jumlah tenaga kerja sedikit, hal inilah yang harus diperhitungkan agar dikemudian hari jangan terjadi PHK. e. Pasaran Tenaga Kerja Pasaran tenaga kerja hendaknya diperhatikan, karena jika penawaran lebih besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah. f. Perencanaan Karier Karyawan Kemungkinan promosi dikemudian hari ikut mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan dikemudian hari, calon karyawan yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak. g. Penarikan Tenaga Kerja Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja. Jika penarikan berhasil artinya banyak pelamar yang memasukkan lamarannya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka lebar, karena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik. Menurut pasal 1 Undang-Undang No 14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap orang yang mampu melakukan pekerjaan baik didalam maupun diluar hubungan kerja, guna menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Proses Penarikan Karyawan Proses penarikan karyawan yang baik adalah sebagai berikut: Penentuan Dasar Penarikan Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang diminatinya. Dasar penarikan harus berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job spesification harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya, batas usia, pendidikan, jenis kelamin, dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman penarikan, karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari jabatan atau pekerjaan tersebut. Penentuan Sumber-Sumber Penarikan Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan, maka harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan eksternal perusahaan. a) Sumber Internal Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowong diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. b) Sumber Eksternal Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan, antara lain berasal dari: 1. Kantor penempatan tenaga kerja. 2. Lembaga-lembaga pendidikan. 3. Referensi karyawan. 4. Serikat-serikat buruh. 5. Pecangkokan dari perusahaan lain. 6. Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa. 3) Metode-Metode Penarikan Metode penarikan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk kedalam perusahaan. Metode penarikan calon karyawan baru adalah metode tertutup dan metode terbuka. a) Metode tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. b) Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang bagus lebih besar. Kendala-Kendala Penarikan Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang bersumber dari organisasi, pelaksana penarikan, dan lingkungan eksternal. Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendala itu meliputi: kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan penarikan, kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan eksternal. h. Seleksi Penerimaan Karyawan a) Pentingnya Seleksi Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Cara Pelaksanaan seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat dan objektif supaya karyawan yang diterima benar-benar qualified untuk menjabat dan melaksanakan pekerjaan. b) Dasar dan Tujuan Seleksi Dasar Seleksi Dasar Seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya berpedoman kepada dasar tertentu yang telah digariskan internal maupun eksternal perusahaan supaya pelaksanaan dan hasil seleksi dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum maupun ekonomis. Dasar-dasar itu antara lain : Kebijaksanaan perburuhan pemerintah. Job specification atau jabatan Ekonomis rasional Etika rasional Tujuan Seleksi Penerimaan Karyawan Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal- hal berikut : Karyawan yang qualified dan potensial Karyawan yang jujur dan berdisiplin. Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat. Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja. Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan. Karyawan yang dapat bekerjasama baik secara vertical maupun horizontal. Karyawan yang dinamis dan kreatif. Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya. Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi. Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan. Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri. Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu. i. Penetapan Jumlah Karyawan Penetapan jumlah karyawan harus betul-betul diperhitungkan secara cermat supaya karyawa yang akan diterima tepat sesuai dengan volume pekerjaan. Metode Penetapan Karyawan ada dua yaitu: Metode Nonilmiah Menurut metode nonilmiah, jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi pekerja. Metode nonilmiah akan mengakibatkan jumlah karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan volume pekerjaan,sehingga menimbulkan kerugian. Metode Ilmiah Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan diterima betul-betul atas perhitungan dan analisis beban kerja serta standar prestasi pekerja j. Cara Seleksi Cara seleksi yang dilaksanakan organisasi perusahaan maupun organisasi social dalam penerimaan karyawan baru sampai dewasa ini dikenal dengan dua cara yaitu nonilmiah dan ilmiah. Nonilmiah Yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria, standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi nonilmiah kurang dapat dipertanggungjawabkan karena sering memperoleh karyawan baru yang tidak cakap menyelesaikan pekerjaanya bahkan menimbulkan kesulitan bagi perusahaan. Metode Ilmiah Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria dan standar tertentu. k. Kualifikasi Seleksi Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi yang akan diseleksi dari pelamar. Hal ini sangat penting supaya sasaran dicapai dengan baik. Tanpa mengetahui secara jelas kualifikasi seleksi akan mengakibatkan sasaran yang dicapai menyimpang. Kualifikasi seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan fisik, pendidikan, jenis kelamin, tampang, bakat, tempramen, karakter, pengalaman kerja, kerjasama, kejujuran, kedisiplinan, inisiatif dan kreativitas. l. Sistem dan Prosedur Seleksi Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu, tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat. Prosedur seleksi atau langkah-langkah pelaksanaan pelaksanaan seleksi perlu dilaksanakan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang tepat. m. Langkah-Langkah Seleksi Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut : 1) Seleksi surat-surat lamaran. 2) Pengisian blanko lamaran. 3) Pemeriksaan referensi. 4) Wawancara pendahuluan. 5) Tes penerimaan 6) Tes Psikologi 7) Tes Kesehatan. 8) Wawancara akhir atasan langsung. 9) Memutuskan diterima atau ditolak. 8. Tingkat-Tingkat Seleksi Untuk mendapatkan karyawan yang qualified dan penempatan yang tepat perlu dilakukan seleksi yang bertingkat-tingkat. Tingkat-tingkat seleksi yang dilakukan oleh perusahaan ada tiga tingkat, yaitu sebagai berikut: Seleksi Tingkat Pertama Dalam seleksi tingkat pertama ini, hanya dilakukan secara teoritis saja sehingga kemampuan atau mental pelamar dalam mengerjakan pekerjaan yang akan ditugaskan kepadanya belum diketahui secara pasti. Untuk mengetahu hal tersebut dilakukan seleksi tingkat kedua. Seleksi Tingkat Kedua Dalam seleksi tingkat kedua dilakukan seleksi atas calon karyawan yang berstatus masa percobaan. Caranya dengan mengamati, menilai mental, perilaku, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, serta kedisiplinan. Seleksi tingkat kedua lamanya ada yang 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun. Seleksi Tingkat Ketiga Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi yang dilakukan dengan mengikuti prajabatan atau latihan yang diakhiri dengan ujian-ujian. Jika mereka lulus, maka mereka akan dipromosikan dan diangkat menjadi karyawan tetap serta haknya akan diterima sepenuhnya. n. Kendala-Kendala Seleksi Kendala-kendala itu, antara lain: Tolok ukur Kendala tolok ukur adalah kesulitan untuk menentukan standar tolok ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objectif. Penyeleksi Kendala penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar qualified, jujur dan objectif penilannya. Pelamar Kendala pelamar adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar. Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan 1. Penempatan Karyawan Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan calon karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut. 2. Orientasi Karyawan Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain pada perusahaan itu. 3. Induksi Karyawan Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.
PAKET 4 MENGEMUKAKAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. Data Fisik Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
B. Data Digital Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian. Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut. Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena: 1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun. 2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan. 3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data. 4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun. 5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
PAKET 5 MEMPERAKTIKKAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : 1. Mengisi Buku Induk Pegawai 2. Membuat DUK, R7/R6 (F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai 3. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkala Guru/Pegawai 4. Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai 5. Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai 6. Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian 7. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas 8. Membuat Daftar Gaji 9. Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
B. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : 1. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa 2. Mengisi Buku Klaper Siswa 3. Mengisi Buku Induk Siswa 4. Mengisi Buku Mutasi Siswa 5. Membuat Daftar Keadaan Siswa 6. Membukukan Daftar Keadaan Siswa 7. Membukukan Daftar Siswa perkelas 8. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru 9. Membuat usulan peserta ujian 10. Menyimpan daftar Lulusan 11. Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB 12. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger) 13. Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa 14. Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa 15. Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas 16. Mengisi papan data keadaan siswa
C. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : 1. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar 2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar 3. Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah 4. Mengisi Buku Ekspedisi 5. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat 6. Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya. 7. Membantu kelancaran administrasi sekolah 8. Membuata Administrasi Bendahara 9. Membuat Administrasi Kepegawaian 10. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah
PAKET 6 MENGIDENTIFIKASI PANGKAT DAN JABATAN PEGAWAI
Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkatan seseorang Pegawai Negeri Sipil berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya. Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut: Pegawai Negeri Sipil / PNS memiliki golongan dan pangkat masing- masing yang secara berkala dan berjenjang akan meningkat setiap 4 (empat) tahun sekali. Khusus bagi pegawai fungsional seperti guru, dokter, dokter gigi, apoteker, dan lain sebagainya yang golongannya dapat naik setiap 2 (dua) tahun sekali.
A. Struktur Golongan dan Pangkat PNS di Indonesia : 1. Golongan I : 2. Golongan Ia = Pangkat Juru Muda 3. Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1 4. Golongan Ic = Pangkat Juru 5. Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1 6. Golongan II : 7. Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda 8. Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1 9. Golongan IIc = Pangkat Pengatur 10. Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1 11. Golongan III : 12. Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda 13. Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1 14. Golongan IIIc = Pangkat Penata 15. Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1 16. Golongan IV : 17. Golongan IVa = Pangkat Pembina 18. Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1 19. Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda 20. Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya 21. Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk Pegawai atau NIP yang berjumlah 18 dijit angka (lama 9 digit), golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang diakui sebagai mana berikut di bawah ini : 1. Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a 2. Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b 3. Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a 4. Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b 5. Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c 6. Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a 7. Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b 8. Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c Periode kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1 April dan 1 Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pengabdian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama Pegawai Negeri Sipil dihitung sejak pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil. Kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem kenaikan pangkat reguler dan sistem kenaikan pangkat pilihan. Kenaikan Pangkat Reguler Kenaikan pangkat reguler diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu dan diberikan sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya. Kenaikan pangkat reguler ini diberikan sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir dan pangkat tertingginya ditentukan oleh pendidikan tertinggi yang dimilikinya. B. Kenaikan pangkat regular : Kenaikan pangkat reguler juga diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang: 1. Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu, dan 2. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induk dan tidak menduduki jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu.
C. Kenaikan pangkat regular tertinggi : Kenaikan pangkat reguler tertinggi diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil sampai dengan pangkat: 1. Pengatur Muda golongan ruang II/a, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar. 2. Pengatur golongan ruang II/c, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama. 3. Pengatur Tingkat I golongan ruang II/d, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Pertama. 4. Penata Muda Tingkat I golongan ruang III/b, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Lanjutan Tingkat Atas, Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Atas 3 Tahun, Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Atas 4 Tahun, Ijazah Diploma I, atau Ijazah Diploma II. 5. Penata golongan ruang III/c, bagi yang memiliki Ijazah Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa, Ijazah Diploma III, Ijazah Sarjana Muda, Ijazah Akademi atau Ijazah Bakaloreat. 6. Penata Tingkat I golongan ruang III/d, bagi yang memiliki Ijazah Sarjana (SI), atau Ijazah Diploma IV. 7. Pembina golongan ruang IV/a, bagi yang memiliki Ijazah Dokter, Ijazah Apoteker, Ijazah Magister (S2), atau ijazah lain yang setara 8. Diangkat menjadi Pejabat Negara; 9. Memperoleh surat tanda tamat belajar atau ijazah; 10. Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu; 11. Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar; dan 12. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu. 13. Kenaikan pangkat pilihan bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu, atau jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan Keputusan Presiden, diberikan dalam batas jenjang pangkat yang ditentukan untuk jabatan yang bersangkutan.
D. Kenaikan pangkat PNS yang menduduki jabatan structural : Kenaikan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural dapat diberikan kenaikan pangkat pilihan apabila: 1. Telah 4 tahun dalam pangkat terakhir. 2. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan setiap unsurnya sekurang- kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir, 3. Lulus ujian dinas bagi kenaikan pangkat yang akan pindah golongan, kecuali telah dibebaskan karena pendidikan/pendidikan dan pelatihan yang telah diikuti, 4. Tidak akan melampaui pangkat atasannya, 5. Belum mencapai pangkat tertinggi yang ditetapkan bagi jabatannya.
E. Kenaikan pangkat yang memperoleh STTB/ijazah/diploma : Kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh STTB/ljazah/Diploma Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh : 1. Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama atau yang setingkat dan masih berpangkat Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b ke bawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Juru golongan ruang I/c, 2. Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Lanjutan Tingkat Atas, Diploma I atau setingkat dan masih berpangkat Juru Tingkat I golongan ruang I/d ke bawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Pengatur Muda, golongan ruang II/a, 3. Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa atau Diploma II dan masih berpangkat Pengatur Muda, golongan ruang II/a kebawah, dapat dinaikan pangkatnya menjadi Pengatur Muda Tingkat I, golongan ruang II/b, 4. Ijazah Sarjana Muda, Ijazah Akademi, atau Ijazah Diploma III, dan masih berpangkat Pengatur Muda Tingkat I, golongan ruang II/b ke bawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Pengatur, golongan ruang II/c, 5. Ijazah Sarjana (SI), Atau Ijazah Diploma IV dan masih berpangkat Pengatur Tingkat I, golongan ruang II/d ke bawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Penata Muda, golongan ruang III/a, 6. Ijazah Dokter, Ijazah Apoteker, Ijazah Magister (S2) atau ijazah lain yang setara, dan masih berpangkat Penata Muda, golongan ruang, III/a ke bawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III/b, 7. Ijazah Doktor (S3), dan masih berpangkat Penata Muda Tingkat I golongan ruang III/b kebawah, dapat dinaikkan pangkatnya menjadi Penata, golongan ruang III/c. Syarat kenaikan pangkat PNS yang mendapatkan STTB/ijazah/diploma : Kenaikkan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah/ Diploma dapat dipertimbangkan setelah memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Akan diangkat dalam jabatan/diberi tugas yang memerlukan pengetahuan/keahlian yang sesuai dengan ijazah yang diperoleh; 2. Sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam pangkat terakhir; 3. Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir; 4. Memenuhi jumlah angka kredit yang ditentukan bagi yang menduduki jabatan fungsional tertentu; dan 5. Lulus ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah.
PAKET 7 MENGIDENTIFIKASI PANGKAT DAN JABATAN PEGAWAI
A. Pekerjaan Pekerjaan ialah sekumpulan kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.
B. Profesi Profesi adalah pekerjaan atau bidang pekerjaan yang menuntut pendidikan keahlian intelektual tingkat tinggi dan tanggung jawab etis yang mandiri dalam prakteknya. Pengertian Profesi Goods Dictionary of Education mendefinisikan profesi sebagai suatu pekerjaan yang meminta persiapan spesialisasi yang relatif lama di Perguruan Tinggi dan dikuasai oleh suatu kode etik yang khusus, Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, profesi diartikan sebagai bidang pekerjaan yang dilandasi pendidikan keahlian (seperti ketrampilan, kejuruan dan sebagainya) tertentu. Dalam pengertian ini, dapat dipertegas bahwa profesi merupakan pekerjaan yang harus dikerjakan dengan bermodal keahlian, ketrampilan dan spesialisasi tertentu. Jika selama ini profesi hanya dimaknai sekedar pekerjaan, sementara substansi dibalik makna itu tidak terpaut dengan persyaratan, maka profesi tidak bisa dipakai di dalam semua pekerjaan. Dalam pandangan Vollmer -seorang ahli sosiologi- melihat makna profesi dari tinjauan sosiologis. Ia mengemukakan bahwa profesi menunjuk kepada suatu kelompok pekerjaan dari jenis yang ideal, yang sebenarnya tidak ada dalam kenyataan, tetapi menyeiakan suatu model status pekerjaan yang bisa diperoleh bila pekerjaan itu telah mencapai profesionalisasi dengan penuh. Secara termenologis, definisi profesi banyak diungkap secara berbeda-beda, tetapi untuk melengkapi definisi tersebut, berikut ini tulisan Muchtar Luthfi, yang dikutip dan disempurnakan Ahmad Tafsir, bahwa seseorang disebut profesi bila ia memenuhi 10 kreteria. Adapun kreteria itu antara lain: 1. Profesi harus memiliki keahlian khusus. Keahlian itu tidak dimiliki oleh profesi lain. Artinya, profesi itu mesti ditandai oleh adanya suatu keahlian yang khusus untuk profesi itu. Keahlian itu diperoleh dengan mempelajarinya secara khusus; dan profesi itu bukan diwarisi. 2. Profesi dipilih karena panggilan hidup dan dijalani sepenuh waktu. Profesi dipilih karena dirasakan sebagai kewajiban; sepenuh waktu maksudnya bukan part-time. Sebagai panggilan hidup, maksudnya profesi itu dipilih karena dirasakan itulah panggilan hidupnya, artinya itulah lapangan pengabdiannya. 3. Profesi memiliki teori-teori yang baku secara universal. Artinya, profesi ini dijalani menurut aturan yang jelas, dikenal umum, teorinya terbuka. Secara universal pegangannya diakui. 4. Profesi adalah untuk masyarakat, bukan untuk dirinya sendiri. Profesi merupakan alat dalam mengabdikan diri kepada masyarakat bukan untuk kepentingan diri sendiri, seperti untuk mengumpulkan uang atau mengejar kedudukan. Jadi profesi merupakan panggilan hidup. 5. Profesi harus dilengkapi kecakapan diagnostik dan kompetensi aplikatif. Kecakapan dan kompetensi ini diperlukan untuk meyakinkan peran profesi itu terhadap kliennya. 6. Pemegang profesi memiliki otonomi dalam menjalankan tugas profesinya. Otonomi ini hanya dapat dan boleh diuji oleh rekan-rekan seprofesinya. Tidak boleh semua orang bicara dalam semua bidang. 7. Profesi hendaknya mempunyai kode etik, ini disebut kode etik profesi. Gunanya ialah untuk dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas profesi. Kode etik ini tidak akan bermanfaat bila tidak diakui oleh pemegang profesi dan juga masyarakat. 8. Profesi harus mempunyai klien yang jelas yaitu orang yang dilayani. 9. Profesi memerlukan organisasi untuk keperluan meningkatkan kualitas profesi itu. 10. Mengenali hubungan profesinya dengan bidang-bidang lain. Sebenarnya tidak ada aspek kehidupan yang hanya ditangani oleh satu profesi. Hal ini mendorong seseorang memiliki spesialisasi. C. Jabatan Jabatan Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Dalam birokrasi pemerintah dikenal jabatan karier, yakni jabatan dalam lingkungan birokrasi yang hanya dapat diduduki oleh PNS. Jabatan karier dapat dibedakan menjadi 2, yaitu: 1. Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural di PNS Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor, kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, sekretaris camat, lurah, dan sekretaris lurah. 2. Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam pelaksansaan tugas-tugas pokok organisasi, misalnya: auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter, perawat, bidan, apoteker, peneliti, perencana, pranata komputer, statistisi, pranata laboratorium pendidikan, dan penguji kendaraan bermotor.
D. Karir Menurut Gibson dkk. (1995: 305) karir adalah rangkaian sikap dan perilaku yang berkaitan dengan pengalaman dan aktivitas kerja selama rentang waktu kehidupan seseorang dan rangkaian aktivitas kerja yang terus berkelanjutan. Dengan demikian karir seorang individu melibatkan rangkaian pilihan dari berbagai macam kesempatan. Jika ditinjau dari sudut pandang organisasi, karir melibatkan proses dimana organisasi memperbaharui dirinya sendiri untuk menuju efektivitas karir yang merupakan batas dimana rangkaian dari sikap karir dan perilaku dapat memuaskan seorang individu. Menurut Greenhaus (1987: 5) yang dikutip oleh Irianto (2001:93) terdapat dua pendekatan untuk memahami makna karir, yaitu: pendekatan pertama memandang karir sebagai pemilikan (aproperty) dan/atau dari occupation atau organisasi. Pendekatan ini memandang bahwa karir sebagai jalur mobilitas di dalamorganisasi yang tunggal seperti jalur karir di dalam fungsi marketing, yaitu menjadi sales representative, manajer produk, manajer marketing distrik, manajer marketing regional, dan wakil presiden divisional marketing dengan berbagai macam tugas dan fungsi pada setiap jabatan. Pendekatan kedua memandang karir sebagai suatu property atau kualitas individual dan bukan occupation atau organisasi. Pendekatan ini memandang bahwa karir merupakan perubahanperubahan nilai, sikap, dan motivasi yang terjadi pada setiap individu/pegawai. Berdasarkan kedua pendekatan tersebut definisi karir adalah sebagai pola pengalaman berdasarkan pekerjaan (work-related experiences) yang merentang sepanjang perjalanan pekerjaan yang dialami oleh setiap individu/pegawai dan secara luas dapat dirinci ke dalam obyective events. Salah satu contoh untuk menjelaskannya melalui serangkaian posisi jabatan/pekerjaan, tugas atau kegiatan pekerjaan, dan keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan (workrelated decisions).
E. Analisis Jabatan Analisis Jabaatan (job analysis) adalah proses, metode, dan teknik untuk mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang menggunakannya atau memberikan gambaran spesifikasi jabatan tertentu. Jadi analisis jabatan terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: pengumpulan data jabatan, pengolahan data jabatan, dan penyajian informasi jabatan untuk berbagai program.
F. Spesifikasi Jabatan Sepesifikasi Jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi jabatan adalah: 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin Contoh: Spesifikasi untuk personil terlatih dan tidak terlatih, sebagai contoh andaikan anda ingin mengisi satu posisi untuk pemegang buku (bookkeeper atau konselor atau programmer terlatih). Dalam kasus ini spesifikasi jabatan anda mungkin memfokuskan terutama pada ciri-ciri sepertinya lamanya pelayanan (jasa) sebelumnya, mutu atau pelatihan yang relevan, dan kinerja jabatan sebelumnya, dengan demikian, biasanya tidak terlalu sulit menetapkan tuntunan manusiawi untuk menempatkan orang yang sudah terlatih pada suatu jabatan. Namun masalahnya lebih rumit lagi bila anda berusaha mengisi jabatan dengan orang yang tidak terlatih (barangkali dengan maksud melatih mereka saat berkerja). Disini anda perlu menspesifikasi mutu seperti ciri-ciri, kepribadian, minat, dan keterampilan sensoris yang menyatakan secara tidak langsung beberapa potensial untuk menjalankan jabatan atau memiliki kemampuan untuk dilataih pada jatabatan itu. Sebagai contoh: andaikan jabatan itu menuntut manipulasi terinci pada lini perakitan papan sirkuit. Disini anda mungkin ingin memastikan skor ketangkasan jari yang tinggi dari orang itu. Dengan kata lain, tujuan anda adalah mengindentifikasi ciri-ciri personil tersebut, tuntunan manusiawi yang secara sah meramalkan calon mana yang akan menjalankan jabatan itu dengan baik dan mana yang tidak.
A. Pengertian Penilaian Kinerja Karyawan Penilaian kinerja adalah kegiatan menajer untuk mengevaluasi perilaku prestasi kerja karyawan serta menetapkan kebijakan selanjutnya. Penilaian perilaku meliputi penilaian kesetiaan, kejujuran, kepemimpinan, kerja sama, loyalitas, dedikasi, dan partisipasi karyawan. Menilai perilaku ini sulit karena tidak ada standar fisiknya, sedangkan untuk penilaian hasil kerja relatif lebih mudah karena ada stndar fisik yang dapat dipakai sebagai tolak ukurnya, seperti meter, liter, dan kilogram. Penilaian kinerja adalah menilai rasio hasil kerja nyata dengan standar kualitas maupun kuantitas yang dihasilkan setiap karyawan. Menetapkan kebijakasanaan berarti apakah karyawan akan dipromosikan, dan atau balas jasanya dinaikkan. Menurut Andrew F. Sikula Penilaian kinerja adalah evaluasi yang sistematis terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan dan ditujukan untuk pengembangan. Menurut Dale Yoderk Penilaian prestasi kerja adalah prosedur yang formal dilakukan di dalam organisasi untuk mengevaluasi pegawai dan sumbangan sera kepentingan bagi pegawai. Dengan penilaian prestasi berarti para bawahan mendapat perhatian dari atasannya sehingga mendorong mereka bergairah bekerja, asalkan proses penilainnya jujur dan objektif serta ada tindak lanjutnya. Tindak lanjut penilaian ini memungkinkan karyawan dipromosikan, didemosikan, dikembangkan, dan ata balas jasanya di naikkan. Istilah yang sama artinya dengan penilaian adalah konduite, employee rating, performance appraisal, employee evaluation, personnel review, sering rating, dan behavioral assessment.
B. Tujuan dan Keguanaan Penilaian kinerja Karyawaan 1. sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan uuntuk promosi, demosi, perberhentian, dan penetapan besarnya balas jasa 2. untuk mengukur prestasi kerja yaitu sejauh mana karyawan bisa sukses dalam pekerjaannya. 3. Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektiitas seluruh kegiatn di dalam perusahaan 4. Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektifan jadwal kerja. 5. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi karyawaan 6. Sebagaiakat ybtyj mendorong atau membiasakan para atasan untuk mengobervasikan perilaku bawahan supaya diketahui minat dan kebutuhan bawahannya 7. Sebagai kriteria di dalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan 8. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawaan. Jadi dengan penilaian prestasi kerja dapatlah diketaui prestasi kerja seorang karyawan di mana terdapat kelebihan-kelebihan maupun kekurangan- kekurangan yang dimilikinya. Bagi mereka yang memilii prestasi keja yang tinggi, memungkinkan dirinya untuk diberikan promosi. Sebaliknya, karyawan yang prestasinnya rendah prestasi kerjanya dapat diperbaiki dengan memindahkan ke jabatan yang sesuai dengan kecakapannya ataupun melalui pendidikan dan latihan dalam rangka pengembangan karyawan. Secara umum penilaian kinerja karyawan berdampak positif bagi banyak pihak, berikut ini pihak-pihak yang akan merasakan dampak positif dari sebuah proses penilaian kinerja karyawan: 1. Pihak karyawan Adanya proses penilaian kinerja karyawan akan memberikan dampak positif bagi para karyawan diantaranya adalah munculnya motivasi kerja yang lebih baik, adanya kejelasan dari standar kerja yang sudah dilakukan, umpan balik terhadap kinerja yang sudah lalu, pengembangan diri, peluang untuk mendiskusikan berbagai permasalahan selama menjalankan kerja, peluang berkomunikasi dengan pihak atasan dan sebagainya. Hal- hal positif tersebut akan dirasakan oleh pihak karyawan melalui adanya proses penilaian kinerja karyawan. 2. Pihak penilai Ada banyak hal positif yang akan didapatkan oleh pihak penilai melalui adanya upaya penilaian kinerja karyawan. Beberapa diantaranya adalah pihak perusahaan dapat mengetahui dan menilai kecenderungan kinerja masing-masing karyawan, upaya peningkatan kepuasan kinerja yang diinginkan oleh pihak perusahaan, upaya untuk memahami karyawan secara lebih dekat, meningkatkan efektifitas sumber daya manusia sebuah perusahaan, kesempatan bagi pihak atasan untuk menjelaskan kepada para karyawan apa sebenarnya yang menjadi keinginan pihak perusahaan. Ada banyak dampak positif lainnya yang akan diperoleh oleh pihak karyawan maupun pihak perusahaan terhadap adanya proses penilaian kinerja karyawan. Upaya penilaian kinerja karyawan sebaiknya jangan ditakuti sebagai momen pemecatan terhadap karyawan, demikian juga pihak perusahaan hendaknya tidak terburu-buru membuat kebijakan yang menyakitkan bagi karyawan.
C. Syarat-syarat penilaian dan Persiapan Melakukan Penilaian Kinerja Syarat penilaian sebagai berikut : 1. Penilaian harus jujur, adil, objektif, dan mempunyai pengetahuan mendalam tentang unsur yang akan dinilai supaya penilaiannya sesuai dengan realitas/fakta yang ada 2. Penilaian hendaknya mendasarkan penilaiannya atas benar atau salah, baik atau buruk, terhadap unsure-unsur yang dinilai sehingga hasil penilainnya jujur, adil, dan objektif. Penilaian tidak boelh mendasarkan penilaiannya atas fisis rasa supaya penilaian bukan didasarkan atas suka atau tidak suka 3. Penilaian harus mengetahui secara jelas uraian pekerjaan dari setiap karyawan yang akan dinilainya supaya hasil penilaiannya dapat dipertanggung jawabkan dengan baik 4. Penilaian harus mempunyai kewenangan formal, supaya mereka dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. 5. Penilaian harus mempunyai keimanan supay penilaiannya jujur dan adil. Dalam persoalan siapa yang akan melakukan penilaian karyawan secara umum di kenal penilain informal dan penilaian formal Penilaian informal Penilaian informal adalah penilai melakukan penilaian mengenai kualitas kerja dan pelayanan yang diberikan oleh masing-masing karyawan baik atau buruk. Penilaian ini adalah masyarakat, konsumen, dan rekan. Penilaian formal Penilaian formal adalah seseoran atau komite yang mempunyai wewenang formal menilai bawahannya di dalam maupun di luar pekerjaan dan berhak menetapkan kebijaksanaan selanjutnya terhadap setiap individu karyawan.
D. Persiapan Melakukan Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi Ketika sebuah organisasi mulai bekerja dengan sistem manajemen kinerja baru atau menggunakan formulir penilaian kinerja yang baru atau mengevaluasi dan memperbarui kompetensi mereka, maka seorang manajer yang cerdas akan meluangkan waktu bersama karyawannya untuk mencari tahu bagaimana membuat sistem yang baru itu berhasil. Ada beberapa prinsip yang harus diikuti agar penilaian kinerja berhasil dilaksanakan diantaranya : 1. Jangan serang orangnya tapi serang masalahnya 2. Rencanakan sebelumnya pertemuan anda dengan karyawan 3. Buat catatan mengenai kinerja karyawan sepanjang periode penilaian 4. Mintalah umpan balik dari karyawan dan dengarkan mereka Dengan penilaian kinerja berbasis kompetensi juga penting bagi manajer untuk memberikan perhatian khusus pada hal-hal berikut : Buat kompetensi menjadi relevan bagi tim anda Dorong karyawan anda untuk bersedia menerima pujian atas prestasi mereka Bantu Karyawan anda memahami bagaimana kompetensi yang mereka miliki dapat membantu mereka mencapai tujuan Pelajari sumber daya yang tersedia dalam organisasi anda untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka
E. Dasar penilaian dan unsure-unsur yang dinilai 1. Dasar penilaian Dasar penilaian adalah uraian pekerjaan dari setiap individu karyawan karena dalam uraian pekerjaa inilah ditetapkan tugas dan tanggung jawab yang akan dilakukan oleh setiap karyawan. Secara umum standar berarti apa yang akan dicapai sebagai ukuran untuk penilain. Secara garis besar standar dibedakan atas dua : Tangible standard Yaitu sasaran yang dapat ditetapkan alat ukurnya atau standarny Intangible standard Yaitu sasaran yang tidak dapat ditetapkan alat ukur atau standarnya 2. Unsur yang dinilai Kesetiaan Penilaian mengukur kesetian karyawan terhadap pekerjaannya, jabatannya, dan organisasi. Prestasi kerja Penilai menilai hasil kerja baik kualitas maupun kuntitas yang dapat dihasilkan karyawan tersebut dari uraian pekerjaannya Kejujuran Penilai menilai kejujuran dalam melaksanakan tugas-tugasnya memenuhi perjanjian baik bagi dirinya sendiri maupun terhadap orang lain Kedisiplinan Penilai menilai disiplin karyawan dalam memaruhi peraturan yang ada dan melakukan pekerjaannya sesuai dengan instruksi yang diberikan kepadanya. Kreativitas Penilai menilai kemampuan karyawan dalam mengembangkan kretivitasnya untuk menyelesaikan pekerjaanya, sehingga bekerja lebih berdaya guna dan berhasil guna Kerja sama Penilai menilai kesediaan karyawan berpartisipasi dan bekerja sama dengan karyawan lainnya secara vertical atau horizontal di dalam maupun diluar pekerjaan sehingga hasil pekerjaan akan semakin baik. Kepemimpinan Penilai menilai kemampuan untuk memimpin, berpengaruh, mempunyai pribadi yang kuat dihormati, berwibawa, dan dapat memotivasi orang lain Kepribadian Penilai menilai karyawan dari sikap perilaku, kesopanan, periang, disukai memberi kesan menyenangkan Prakarsaa Penilai menilai kemampuan berfikir yang orisinal dan berdasarkan inisiatif sendiri untuk menganalisis, menilai, menciptakan, memberikan alasan Kecakapan Penilai menilai kecakapan karyawan dalam menyatukan dan menyelaraskan bermacam-macam elemen yang semuanya terlibat di dalam penyusunan kebijaksanaan dan did lam situasi manajemen Tanggung jawab Penilai menilai kesediaan karyawan dalam mempertanggungjawabkan kebijaksanaannya, pekerjaan, dan hasil kejanya.
F. Metode dalam penilaian kerja Terdapat dua metode : 1. Metode point factor menuntut beberapa persyaratan, yaitu : Menganalisis semua pekerjaan yang ada dia dalam organisasi Seleksi faktor ini pekerjaan yang ada diseluruh jabatan. Pertimbangkan faktor nilai pekerjaan sehingga nilai paling maksimal bagi suatu pekerjaan adalah 100 Kembangkantingkat kualitas masing-masing faktor nilai pekerjaan tersebut, dan berikan point untuk masing-masing tingkat kualitas 2. Metode job point factor metode ini diakui sangat stabil dan dapat dipercaya asalkan sudah dipertimbangkan secara baik bagi demensi pekerjaannya, dan sudah ditetapkan point factor masing-masing, maka pemberia nilai selanjutnya dianggap lebih valid.
Sifat DP-3 adalah rahasia: Harus disimpan dan dipelihara dengan baik - Hanya dapat diketahui oleh PNS yang dinilai, pejabat penilai atasan, pejabat penilai, atasan dari atasan pejabat penilai (sampai yang tertinggi) dan atau pejabat lain yang karena tugas atau jabatannya mengharuskan ia mengetahui DP-3.
B. Penggunaan DP-3 1. Dp-3 digunakan sebagai bahan dalam melaksanakan pembinaan atau pengembangan karis PNS antara lain: dalam mempertimbangkan kenaikan pangkat, penempatan dalam jabatan, pemindahan dan lain-lain. 2. Nilai dalam DP-3 digunakan sebagai bahan pertimbanan untuk menetapkan suatu mutasi kepegawaian dalam tahun berikutnya kecuali ada perbuatan tercela yang dilakukan oleh PNS yang bersangkutan yang dapat mengurangi atau meniadakan nilai tersebut.
C. Pejabat penilai Pejabat penilai adalah atasan langsung dari PNS yng dinilai, dengan ketentuan: 1. Serendah-rendahnya Kepala Urusan atau pejabat lain yangsetingkat denga itu, kecuali ditentukan lain oleh Menteri, Jaksa Agung, Pimpinan Kesekretariatan, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, dan Gubernus dalam lingkungan masing- masing. 2. Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan, kecuali untuk suatu mutasi kepegawaian maka pejabat penilai dapat melakuakn penilaian pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan bahan-bahan yang ditinggalkan oleh pejabat yang lama. 3. Pejabat peniaia berkewajiban melakuakn penilaian terhadap PNS yang secara langsung berada di bawahnya. 4. Penilai dilakukan pada bulan Desember tiap-tiap tahun, jangka waktu penilaian mulai bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang bersangkutan.
D. Ketentuan Bagi CPNS 1. DP-3 hanya dibuat dalam tahun yang bersangkutan apabila sampai dengan Desember telah 6 bulam CPNS. 2. Apabila belum 6 bulan menjadi CPNS, P-3 dilakukan dalam tahun berikutnya. 3. CPNS yang akan diangkat menjadi PNS, P-3 dilakukan sekurang- kurangnya 1 tahun menjadi CPNS terhitung mulai secara nyata melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1976 Pasal 12 jo Peraturan pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 Pasal 14, sehingga tidak usah lagi dibuat DP-3 nya pada Desember tahun yang bersangkutan.
E. Kewajiban Pejabat Penilai 1. Melakukan P-3 terhadap PNS yang berada di bawahnya 2. Mengisi dan memelihara buku catatan penilaian yang memuat catatan tingkah laku/perbuatan/tindakan PNS yang menonjol baik yang positif atau negatif selama 5 tahun. Buku catatan -3 PNS yang diangkat menjadi Pejabat Negara, sedang menjalankan tugas belajar diperbantukan/dipekerjakan pada perusahaan milik negara, organisasi profesi, badan swasta yang ditentukan, negara sahabat atau badan internasional tetap dipelihara oleh Pejabat Penilai dari instansi induk dengan menggunakan bahan-bahan dari pimpinan yang besangkutan di mana PNS tersebut bekerja atau tugas belajar
F. Tata Cara Penilaian
Nilai dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut: Amat baik : 91 100 Baik : 76 90 Sedang : 51 60 Kurang : 51 ke bawah Pedoman Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan: Lampiran Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1979 Setiap unsur penilaian harus ditentukan dulu nilainya dalam angka kmudian ditentukan dalam sebutan Hasil penilaian dituangkan dalam DP-3.
G. Penyampaian DP-3 DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka DP-3 dikirimkan kepada PNS yang dinilai. PNS yang dinilai wajib mencantumkan tanggal penerimaan DP-3 yang dikirimkan kepadanya pada ruangan yangdisediakan. Apabila PNS yang dinilai menyetujui penilaian terhadap dirinya, ia menendatangani DP-3 tersebut pada tempat yang disediakan, kemudian mengembalikan DP-3 tersebut kepada pejabat penilai selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari terhitung mulai ia menerima DP-3 itu. DP-3 yang telah ditandatangani oleh PNS yang dinilai diteruskan oleh pejabat penilai kepada atasan pejabat penilai dalam waktu sesingkat mungkin untuk mendapatkan pengesahan.