24/09/2014

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Agencia Local de Desarrollo Econmico y Social
Centro de Emprendedores
Alicante
S PRODUCTIVO:
organiza reuniones eficaces
S Productivo: organiza reuniones eficaces
Centro de Emprendedores Alicante
A. Muoz
PARA !"
!" #$M%
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2
S Productivo: organiza reuniones eficaces
El significado de saber ha cambiado de ser
capaz de recordar y repetir informacin a
ser capaz de encontrarla y usarla!
"erbert #imon $%remio &obel de Econom'a( 19)*+
u
Centro de Emprendedores Alicante
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,
S Productivo: organiza reuniones eficaces
-.u/ es producti0idad1
Podemos de&inir la 'roductividad
como (el cociente de los 'roductos
o)tenidos y los in'uts a'licados 'ara
o)tenerlos*.
Es uno de los conce'tos m+s
im'ortantes 'ara evaluar el grado de
desarrollo econmico de un 'a,s y el
grado de calidad de vida de su gente.
Productividad personal
#ource2 3EC4 $2010+
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S Productivo: organiza reuniones eficaces
El propio 5ar6 apelaba a 7ue un
tra)a-ador con mayor destreza y
me-ores conocimientos es ca'az
de aumentar el 'roducto o
me-orar el servicio gracias a su
.a)ilidad o talento( me8orado
con el tiempo de pr9ctica( sin
necesidad de aumentar las horas
de traba8o o e6igi/ndose$le+ un
sobreesfuerzo en la misma
8ornada laboral:
S Productivo: organiza reuniones eficaces
Desem'eo: Consiste en la realizacin de
las funciones y roles propios de un cargo o
de una ocupacin con el m96imo grado de
satisfaccin al concluir la tarea:
E&icacia: consecucin de las metas:
E&iciencia: proporcin entre el logro de
resultados y los insumos re7ueridos para
conseguirlos:
-.u/ es producti0idad %ersonal1
5edida del desempe;o 7ue
abarca eficiencia y eficacia:
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<
S Productivo: organiza reuniones eficaces
La realidad de muc.os de nosotros/
=uente2 >ellingtongrey:net
S Productivo: organiza reuniones eficaces
Algunos datos/ m+s:
Espa;a est9 a la cabeza de horas traba8adas al a;o en Europa: #e
traba8a( de media( 200 horas m9s al a;o 7ue la media del resto de
Europa
?E#E y Adecco publicaron un estudio 7ue concluye 7ue Espa;a es
el pa's en el 7ue m9s largas son las 8ornadas laborales y menor
rendimiento se obtiene por hora traba8ada
@a producti0idad en Espa;a a0anza a tasas anuales inferiores al
1A( slo por encima de ?talia y %ortugal( frente al 1(<A de la media
de la BE
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C
S Productivo: organiza reuniones eficaces
0i'os de reuniones:
INTERNAS
Con nuestro equipo de colaboradores
Con otros compaeros del mismo nivel
EXTERNAS
Clientes
Proveedores
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)
Para 1u
Centro de Emprendedores Alicante
S Productivo: organiza reuniones eficaces
!na reunin se convoca 'ara/
Planificar y coordinar acciones
Establecer metas y obetivos
!enerar ideas
Informar
Resolver problemas
"acer se#uimiento y verificar avances
$btener feedback
Coordinar
%ormar
Implicar
Tomar decisiones
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*
#mo
Centro de Emprendedores
En tiempos de cambio( 7uienes est/n abiertos al
aprendiza8e se adue;aran del futuro( mientras 7ue
a7uellos 7ue creen saberlo todo estar9n bien
e7uipados para un mundo 7ue ya no e6iste!
Eric "offer $Escritor y =ilsofo Estadounidense
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S Productivo: organiza reuniones eficaces
!na reunin es e&icaz cuando el
resultado o)tenido de ella es su'erior
al 1ue se .a)r,a o)tenido de &orma
individual
Es necesaria
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-4e 0erdad hay 7ue asistir1 -#eguro 7ue es urgente1 -&o se
puede e0itar conD
Duna llamada de tel/fono1 $urgente+
D un mail1 $importante+
D una con0ersacin informal a la salida1 $opinin( consultaD+
E si 0erdaderamente hay 7ue asistir:::
Dno 0ayas por7ue s':
Dapro0echa2 piensa 7ue se trata de una oportunidad FEA@
para me8orar internamente o de hacer crecer nuestro
negocioD
nunca asistas a una reunin desalentado:
23ecesaria4
Se conocen las Greglas del 8uegoH
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Se res'eta el tiempo
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Se im'lica a las personas
Se registran las decisiones tomadas
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1,
Se gestionan los comportamientos inadecuados
Se eval5a la calidad y la efecti0idad a su finalizacin
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S Productivo: eficacia por etapas
Antes
I - %ara 7u/ nos reunimos1
I -.ui/nes tenemos 7ue
estar1
I -Cu9nto tiempo
necesitaremos1
I -Cu9ndo lo 0amos a hacer1
I -4nde1
I -%uedo hacer 7ue los
dem9s 0engan a la reunin
m9s preparados1
I Entregar agenda de la
reunin( entregar
informacin pre0ia(
pedirles 7ue traigan algJn
informe(:::+
4urante
I 5antener el control del
proceso
I 4edicar toda nuestra
atencin al grupo $dirigir la
din9mica+
I E0itar algunas conductas
4espu/s
I $Antes de finalizar+ 2
I -"emos logrado los
ob8eti0os de la reunin1
I -Est9n claras las acciones a
realizar y los responsables
de las mismas1
I - #e han establecido
acciones de seguimiento1
6/21u conseguiremos1
#e apro0echa el
tiempo
#e incrementa el
compromiso
#e fomenta la
iniciati0a y la
Creati0idad
5e8oran las
relaciones personales
5ayor satisfaccin
personal
#e facilita la
consecucin de
ob8eti0os
5ayor satisfaccin
personal
5e8ora en la
capacidad de
respuesta frente a
retos presentes y
futuros
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1<
#mo/3% 7A#ERLAS
Centro de Emprendedores
Reuniones improducti0as
Bn reciente estudio sobre el fracaso de las reuniones
en los ambientes organizacionales ha re0elado 7ue de
1:,00 problemas 7ue se citaran como fuente de
fracaso slo el ,A de ellos ten'an su origen en las
relaciones interpersonales:
El 9)A de las respuestas se refer'an a la falta de
preparacin y planificacin de las mismas:
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1C
Reuniones improducti0as
1+ 5aterial y contenidos no preparados:
2+ 3b8eti0os no o mal definidos:
,+ Foles de los asistentes no o mal definidos:
4+ 4uracin e6cesi0a:
<+ &o se traducen en ACC?3&E#:
#mo/S8 7A#ERLAS/en
9: 'asos
Centro de Emprendedores
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1)
Paso 9
ES0A;LE#ER EL PR%P$S<0% 6 EL
M%0<=% DE LA RE!3<$3
Paso >
<3?%RMAR 6 RE#%RDAR A L%S
AS<S0E30ES PRE=<AME30E EL
PR%P$S<0% DE LA RE!3<$3
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1*
Paso @
M<3<M<AA EL 3BMER% DE
PAR0<#<PA30ES
Paso C
ES0A;LE#E
6 S<D!E
!3A
ADE3DA
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Paso E
<3=%L!#RA A #ADA
M<EM;R% DEL E!<P%
Paso F
!SA
<MGDE3ES
D<ADRAMAS
y DRG?<#%S
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MAPAS ME30ALES
MAPA ME30AL
-.u/ es1
Es una t/cnica creati0a creada por Kony Luzan( in0estigador
en el campo de la inteligencia:
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MAPA ME30AL
-.u/ es1
Es una t/cnica gr9fica 7ue permite acceder al potencial del
cerebro:
#u importancia radica en 7ue son una e6presin de una
forma del pensamiento2 el pensamiento irradiante:
MAPA ME30AL
-%ara 7u/ es1
Es una t/cnica de usos mJltiples:
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MAPA ME30AL
-Cmo se utiliza1
%ara su elaboracin se siguen los siguientes pasos2
9. Se toma una .o-a de 'a'el o se a)re un ma'a en
)lanco.
>. El asunto m+s im'ortante se escri)e con una
'ala)ra o se di)u-a en el centro de la .o-a.
MAPA ME30AL
-Cmo se utiliza1
@. Los 'rinci'ales temas relacionados con el asunto
irradian de la imagen central de &orma rami&icada.
C. De esos temas 'arten 'ala)ras claves yHo
im+genes 1ue trazamos so)re l,neas a)iertasI sin
'ensarI de &orma autom+tica 'ero clara.
E. Las rami&icaciones &orman una estructura nodal.
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2,
MAPA ME30AL
#oft>are2 5ind5anager
E8emplos de mapas
MAPA ME30AL J ;RA<3S0%RM<3D
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24
Aydales a ver lo
que ests diciendo
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2<
Combinando lo 0isual con
pe7ue;as Geti7uetasH
llegar9s a todos
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2C
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2)
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2*
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29
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,0
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,1
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,2
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,,
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,4
24/09/2014
,<
24/09/2014
,C
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,)
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,*
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,9
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40
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41
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42
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4,
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44
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4<
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4C
Paso K
ADE3DA PARA %0R%
M%ME30% L%S 0EMAS 3%
PRE=<S0%S
Paso L
RED<S0RA LAS
A##<%3ES A
REAL<AARI
RESP%3SA;LES 6
?E#7AS DE
#%MPR%M<S%
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4)
Paso M
ES#R<;E !3 A#0A
DE LA RE!3<$3
AS<S0E30ES
0EMAS 0RA0AD%S
#%3#L!S<%3ES
A##<%3ES A 0%MAR
Paso 9::
E=ALBA
PER<$D<#AME30E
@A CA@?4A4 E @A
E=ECK?M?4A4 A #B
=?&A@?NAC?O&
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4*
S Productivo: eficacia por etapas
Antes
I - %ara 7u/ nos reunimos1
I -.ui/nes tenemos 7ue
estar1
I -Cu9nto tiempo
necesitaremos1
I -Cu9ndo lo 0amos a hacer1
I -4nde1
I -%uedo hacer 7ue los
dem9s 0engan a la reunin
m9s preparados1
I Entregar agenda de la
reunin( entregar
informacin pre0ia(
pedirles 7ue traigan algJn
informe(:::+
4urante
I 5antener el control del
proceso
I 4edicar toda nuestra
atencin al grupo $dirigir la
din9mica+
I E0itar algunas conductas
4espu/s
I $Antes de finalizar+ 2
I -"emos logrado los
ob8eti0os de la reunin1
I -Est9n claras las acciones a
realizar y los responsables
de las mismas1
I - #e han establecido
acciones de seguimiento1
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49
Es necesaria
-4e 0erdad hay 7ue asistir1 -#eguro 7ue es urgente1 -&o se
puede e0itar conD
Duna llamada de tel/fono1 $urgente+
D un mail1 $importante+
D una con0ersacin informal a la salida1 $opinin( consultaD+
E si 0erdaderamente hay 7ue asistir:::
Dno 0ayas por7ue s':
Dapro0echa2 piensa 7ue se trata de una oportunidad FEA@
para me8orar internamente o de hacer crecer nuestro
negocioD
nunca asistas a una reunin desalentado:
23ecesaria4
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<0
%)-etivos
El ob8eti0o es lo 7ue se 7uiere conseguir( &3 es el tema de la
reunin
Es el resultado esperado
Cual7uier reunin tiene un ob8eti0o sencillo 7ue atiende a
tres finalidades b9sicas2
4ar informacin
?ndagar sobre algo
4ecidir
SMAR0 goals
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<1
7a sido 're'arada
S Productivo: organiza reuniones eficaces
0i'os de reuniones:
INTERNAS
Con nuestro equipo de colaboradores
Con otros compaeros del mismo nivel
EXTERNAS
Clientes
Proveedores
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<2
#i eres tJ 7uien con0ocaD
AsegJrate de informar a todos 7u/ temas se 0an a
Kratar: #i los asistentes tienen 7ue presentar algo(
informales con antelacin:
?ntenta 7ue la reunin sea bre0e: En todo caso( acota el
tiempo
4e8a bien claro al comienzo2 GEsto es lo 7ue hay 7ue
hablar( esto espero de 0osotros y esto es lo 7ue
tenemos 7ue conseguirH
%regunta( pro0oca reacciones( pro0oca el nacimiento de
ideasD
@e0anta acta y en0'asela a todos los participantes:
2Pre'arada4
#i te con0ocan a una reuninD
AsegJrate de saber 7u/ temas se 0an a tratar:
-.u/ busco de la reunin1 -7u/ puedo aportar1
#e acti0o( din9mico y participati0o: @le0a siempre
algo para tomar notas:
#i no hay ideas( si la gente no hablaD no te calles
tus sugerencias y plantea todas tus opciones:
#i tienes 7ue presentar algo( prep9ralo con
antelacin y s/ concienzudo:
2Pre'arada4
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<,
#onvocatoria
A tener en cuenta
I Kama;o y forma de la sala en relacin al nJmero
de participantes
I @a disposicin de los asientos
I @a iluminacin y la temperatura
-4nde 1
I 3rdenadores
I %royector
I %antalla
I %apel
I @9pices
5edios
I ?nformes
I Estudios
I %resupuestos
I 4atos clientes
5ateriales a
ad8untar
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<4
Durante la reunin
#oordinacin de acciones
Compromiso real de los asistentes
?nteraccin positi0a
Apro0echar sinergias
%articipacin 0oluntaria
?nteresados en los otros
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<<
#oordinacin de acciones
&o 8uzgar a los dem9s y escuchar
Analizar causas del conflicto
4ecisiones por consenso
Cr'tica frecuente( franca y constructi0a
@a persona 7ue dirige debe reconducir(
restablecer( guiar y frenar el entusiasmo
El rol del moderador
1: Clarifica
2: Controla
,: Fela8a
4: 4inamiza
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<C
Algunas pautasD
1: =omentar la e6presin de posibles 7ue8as
2: Estimular la discusin y participacin acti0a
1.Mediante preguntas que obliguen a pensar
2.Hacer que todos participen
3.Hacer resmenes con frecuencia
,: "alagar el GegoH personal
4: Fefle8ar las ideas( pensamientos y opiniones de los dem9s
1.De contenido
2.De sentimientos
<: &o lle0ar las conclusiones formuladas pre0iamente:
Ser aserti0o
G#EF CA%AN 4E 4EC?F @3 .BE
#E .B?EFE( 4E#EA( &ECE#?KA
B 3%?&A &3 A EP%E&#A# 4E
@3# 4E5Q#H
24/09/2014
<)
Ser aserti0o
G@a me8or alternati0a a reacciones
ARFE#?MA# 3 %A#?MA#H
#ignifica2
#er capaz de controlarse en situaciones dif'ciles
4ecir la palabra oportuna( de la forma oportuna(
en el momento oportuno
#entirse satisfecho con el resultado:
Des'us de la reunin
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<*
#.ecNSout
El proceso de cierre es tan importante como el de inicio:
Mol0er a la refle6in sobre el final facilita las acciones
comprometidas y el aprendiza8e para el futuro2
-Qu tareas me he comprometido a hacer ( con qu
condiciones de satisfacci!n"#
$Ha quedado algn tema importante sin tratar# $Qu %amos a
hacer#
$&n qu 'reas( ob)eti%os e*pectati%as( din'mica de la reuni!n(
relaci!n entre las personas( estados de 'nimo debemos
me)orar con %istas a la pr!*ima reuni!n#
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<9
#om'romisos
"ay 7ue tener en cuenta y 0erificar2
Fe0isar el control de acuerdos del secretario( y
confrontarlos con el pleno( para 7ue 7ueden
definidos:
%re0enir la insercin y la realizacin de
mecanismos de super0isin de los acuerdos y de
los 0ariaciones a 7ue d/ lugar( por e8emplo
nue0as obligaciones( D
#om'romisos
"ay 7ue tener en cuenta y 0erificar2
Establecer fechas l'mite( con el calendario y la
agenda:
4esignar responsables o super0isores:
4ebemos tomar en cuenta 7ue el ob8eti0o no
estar9 alcanzado en este momento( sino hasta
cumplir( obedecer( hacer o de8ar de hacer lo
acordado en la reunin:
24/09/2014
C0
#om'romisos
!n 'rinci'io claro es Ono de-ar las
ideas en el aireP: es necesario 1ue
1ueden 'lasmadas en 'a'elI de-arlas
'or escritoI 'ara 1ue 'uedan ser
llevadas a la 'r+ctica:
Modelos de actas
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C1
#ierre
=inalmente se debe agradecer a toda
la asistencia el inter/s y sus
aportaciones a la reunin:
#e debe concluir la sesin a tiempo(
respetando los planes y programas
posteriores de los participantes:
El conocimiento
es un motor
parado: @o 7ue lo
mue0e es la
actitud!
Toa7u'n @orente: %ublicista y Escritor
24/09/2014
C2
Agencia Local de Desarrollo Econmico y Social
Centro de Emprendedores
Alicante
S PRODUCTIVO:
organiza reuniones eficaces