Mag Parte Iii Auditoria Operacional PDF

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

PARTE N III

AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION

PROYECTO BID/CGR

MANAGUA NICARAGUA
AGOSTO, 2009

Contralora General de la Repblica

I N D I C E

Captulo VIII
Visin general de la Auditora Operacional o de Gestin 1

1. Concepto de Auditora Operacional o de Gestin 3
1.1 Conceptos eficacia, economa y eficiencia 3
1.2 Hallazgo de Auditoria Operacional o de Gestin 9
2. Importancia de la auditora Operacional o de Gestin 9
2.1 Utilidad o beneficio de la auditoria Operacional o de Gestin 10
2.2 Diferencias bsicas entre Auditora Financiera y Auditoras Operacional
o de Gestin 11
3. Objetivos de la Auditora Operacional o de Gestin 14
3.1 Objetivo de auditora de eficiencia 15
3.2 Objetivo de auditora de eficacia 15
3.3 Objetivos de auditora de economa 15
3.4 Alcance 15
4. Proceso de Auditora Operacional o de Gestin 16
4.1 Nomas de Auditora Gubernamental de Nicaragua 18
4.2 Tcnicas de Auditora Operacional o de Gestin 19
4.3 Procedimientos de Auditora Operacional o de Gestin 19

Captulo IX
Fase I. Planeacin de Auditora Operacional o de Gestin 20

1. Planificacin Previa 21
1.1 Resumen de Plan inicial 22
1.2 Designacin del equipo de auditora 22
1.3 Presupuesto de la auditora 23
2. Fase I Estudio Preliminar 23
2.1 Recopilacin de informacin 23
2.2 Caractersticas de la Fase I de Estudio Preliminar 25
2.3 Procedimientos generales para el desarrollo de la Fase I Estudio Preliminar 25
3. Fase II Comprensin de la Entidad 27
3.1 Actividades mnimas para comprender la entidad 27
3.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno y de Gestin 30
3.3 Anlisis del Control Interno 32
4. Fase III Seleccin de reas crticas 35
4.1 Justificacin de la seleccin de reas crticas 35
4.2 Procedimientos para seleccionar reas crticas 36
4.3 Informe diagnstico general 37
4.4 Determinacin del alcance 38
4.5 Control Interno operacional 40

Captulo X
Fase IV. Examen detallado de reas crticas 41

1. Actividades que comprende el examen detallado de reas crticas 42
2. Conocimiento de reas crticas 43
3. Evaluacin del sistema de control interno y de gestin 44
4. Programa de auditora 44
4.1 Objetivo 45
4.2 Alcance 45
4.3 Tcnicas de Auditora 45
4.4 Procedimientos de auditora 47
5. Medicin del rendimiento 52
5.1 Componentes de un indicador 52
5.2 Tipos de indicadores de rendimiento 53
5.3 Criterios para identificar y seleccionar indicadores 56
5.4 Criterios para determinar la calidad del sistema de medicin 57
5.5 Anlisis y evidencias 61
6. Papeles de Trabajo 63

Captulo XI
Fase V. Informe de Auditora Operacional o de Gestin 67

1. Aspectos bsicos del informe 68
2. Contenido del informe 68
2.1 Sntesis o informe 70
2.2 Objetivos especficos 70
2.3 Alcance del trabajo 70
2.4 Metodologa de la auditora 70
2.5 Resultados de la auditora (Hallazgos) 71
2.6 Anexos 71

Anexos
Modelos de procedimientos y programas 72

1. Matriz de Problema 73
2. Modelo de tabulacin de factores crticos 74
3. Cuestionarios de Auditora de Eficiencia 75
4. Cuestionarios de Auditora de Eficacia 83
5. Programas de auditora 91
6. Modelo de cdula sumaria 100
7. Modelo de informe diagnstico 101

1
Captulo VIII VISION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION MAG 2009

CAPITULO VIII

VISION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
O DE GESTION


2

CAPITULO VIII
VISION GENERAL DE AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION

Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de asignar los recursos con eficiencia,
economa y eficacia a fin de lograr los propsitos para los cuales se suministraron estos
recursos. Esta responsabilidad comprende a todos los recursos, ya sea confiados a los
funcionarios pblicos por los propios electores o por otros niveles de gobierno.

Los funcionarios pblicos son responsables ante el pblico y ante otros niveles y ramas de
gobierno por los recursos suministrados para financiar programas y servicios
gubernamentales a su cargo. En consecuencia, estn obligados a presentar informes
apropiados a quienes deben rendir cuentas de su gestin.

Los funcionarios pblicos son responsables de establecer y de mantener un sistema eficaz
de control interno para garantizar que se alcancen metas y objetivos apropiados, que se
salvaguarden los recursos, que se cumplan las leyes y los reglamentos aplicables y que se
obtenga, conserve y revele razonablemente informacin confiable.

Los funcionarios pblicos son responsables de observar las leyes y reglamentos aplicables.
Esta responsabilidad implica determinar las disposiciones legales que deban cumplir las
entidades pblicas y sus funcionarios e implantar sistemas para facilitar el cumplimiento de
esas disposiciones.

El marco de auditora gubernamental en Nicaragua, contenido en la Constitucin Poltica
(Artculo 155), seala como atribucin de la Contralora General de la Repblica el examen
y evaluacin de la gestin administrativa y financiera de los entes pblicos, los
subvencionados por el Estado y las empresas pblicas o privadas con participacin de
capital pblico. Este marco presenta un amplio horizonte orientado hacia la realizacin de
auditoras integrales, con enfoques tan trascendentes y tiles como los promovidos en los
pases anglosajones, en donde la administracin y el control descansan en el criterio de
responsabilidad pblica por resultados de la gestin (accountability). En este proceso la
auditora operacional tiene un lugar primordial.

Por otra parte la Ley orgnica de la Contralora General de la Repblica en su artculo 9
numeral 1 faculta a este rgano Superior de Control la realizacin de Auditoras
Operacionales y/o de Gestin como uno de los diferentes tipos de auditora que puede
realizar para ejercer su labor fiscalizadora.


3

1. Concepto de Auditora Operacional

La auditora Operacional consiste en el examen de la economa, eficiencia y/o eficacia
("Las tres E") de la entidad, programa o rea en particular. Una auditora operativa
determinada puede tener por objetivo examinar uno o varios de estos tres aspectos,
incluyendo la evaluacin de conformidad a las leyes y reglamentos vigentes
relacionados con el objetivo de la auditora.

Auditora de Gestin: Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de
una organizacin o entidad pblica, a fin de emitir una opinin acerca del logro de los
objetivos previstos y la utilizacin de los recursos pblicos en forma eficaz, econmica
y eficiente, con equidad y tica, as como la fidelidad con que los funcionarios
responsables cumplen con las normas jurdicas involucradas en cada caso.

La gestin es un proceso de coordinacin de los recursos disponibles que se lleva a
cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos. La gestin comprende todas
las actividades organizacionales que implican:

El establecimiento de metas y objetivos.
El anlisis de los recursos disponibles.
La apropiacin econmica de los mismos.
La evaluacin de su cumplimiento y desempeo institucional.
Una adecuada operacin que garantice el funcionamiento de la organizacin.

De la anterior definicin se desprende que el desarrollo de una auditora operacional o
de gestin implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y
evalan, en qu medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con qu nivel de
costo (economa) y con qu grado de eficiencia.

Una vez establecido el diagnstico sobre la eficacia, economa y eficiencia, la auditora
operacional permite determinar las causas de los hallazgos que estn afectando dichos
criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la gerencia pblica o a
la mxima autoridad ejecutiva de la entidad, respecto a las acciones que se deben tomar
para mejorar en el futuro el logro de las metas, el costo invertido para lograrlas y
finalmente la eficiencia con que se estn realizando.

1.1 Conceptos de eficiencia, eficacia y economa

Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economa estn indisolublemente asociados a
esta clase de auditora.


4

Uno de los objetivos primordiales de la auditora moderna es la evaluacin de las
operaciones para determinar y aumentar su grado de eficacia, economa y eficiencia;
criterios estos conocidos en la ciencia administrativa como las tres Es de la
Gerencia.

Tales criterios son los que maneja la auditora operacional, pero con un alcance que
trasciende los propsitos de la tradicional auditora financiera. Es conveniente por
tanto, que el auditor gubernamental y los servidores pblicos que realizan labor de
auditora tengan claro el significado de los trminos eficacia, economa y eficiencia.

1.1.1 Eficacia

Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar
expresada en trminos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo
tanto que la organizacin cuente con una planificacin detallada, con sistemas de
informacin e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la
situacin en un momento determinado y los desvos respecto a las metas proyectadas.
Si esto no existe, difcilmente podr medirse la eficacia.

En una concepcin elemental y clara la efectividad, tambin denominada eficacia,
consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o
los resultados deseados. De tal forma que una actividad, una operacin, un proyecto,
un programa o una gestin, segn sea el grado de alcance que se le d, sern efectivos
en la medida en que los propsitos, metas o resultados sean obtenidos, alcanzados o
logrados.

La eficacia es la esencia de la gerencia pblica, pues su misin es conducir el ente
hacia el logro de los objetivos, metas y resultados deseados. Las organizaciones,
organismos o empresas, existen para cumplir con unos objetivos; por principio no
puede concebirse ningn ente pblico que carezca de finalidades o propsitos, pues no
tendra justificacin su existencia.

Los objetivos estratgicos de una institucin gubernamental generalmente estn
sealados en la disposicin legal que la crea u ordena su creacin y las metas
peridicas en los planes y programas de la entidad. El logro de los objetivos
estratgicos es una responsabilidad del titular de la entidad, para lo cual se apoya en el
control interno operacional, siendo necesario desarrollar dichos objetivos o misin
primordial de la organizacin, fijando metas o resultados peridicos a alcanzar, los
cuales podrn ser mensurables o cualitativos.

La eficacia mide el logro de las metas y podemos distinguir los siguientes tipos de
metas:


5

a) Metas Mensurables

Las metas mensurables son aquellas que se pueden cuantificar fcilmente y que se
deben lograr en un periodo de tiempo dado, como por ejemplo: cantidad de
manifiestos o plizas de aduana a tramitar, cantidad de pacientes a atender,
cantidad de cartas a escribir, cantidad de cursos a dictar, cantidad de ventas,
cantidad de produccin, etc.

Este tipo de metas debe estar claramente sealado en la programacin de
operaciones de cada ao o en su defecto en los presupuestos programticos de cada
entidad pblica o en otros documentos que en el proceso de auditora operacional
debern ser identificados por el auditor.

En los sistemas integrados de administracin y control como es el caso del SIGFA
en Nicaragua para las entidades del Gobierno Central, las metas deben estar
claramente sealadas en el presupuesto programtico de cada entidad pblica, lo
cual constituye parte primordial del sistema o subsistema de presupuesto.

b) Metas Cualitativas

Son metas difciles de cuantificar que generalmente estn influenciadas por un alto
grado de subjetividad, como por ejemplo: mejorar la atencin a los pacientes,
mejorar la calidad de la capacitacin, mejorar la atencin al pblico, mejorar el
servicio a los clientes, mejorar la calidad de la produccin, etc.

Este tipo de metas corresponde a los objetivos estratgicos o globales de los
diferentes programas que pueden desarrollar una institucin y su medicin y
evolucin presenta mayor dificultad que en el caso de las metas cuantitativas.

Al igual que respecto a las metas cuantitativas, las metas cualitativas deben ser
identificadas por el auditor para poder determinar tanto los estndares de desempeo
o criterios de medicin como las tcnicas que utilizar en el proceso de evaluacin
de su eficacia. Finalmente el propsito ideal es traducir a trminos cuantitativos las
metas cualitativas. En general la eficacia en auditora operacional se expresa en
trminos cuantitativos de unidades fsicas.

En un sistema como el SIGFA, la contabilidad gubernamental integrada debe
contribuir oportunamente con informacin derivada del proceso de medicin de los
resultados en trminos de unidades fsicas.

1.1.2 Economicidad o Economa

Desde el punto de vista de la auditora operacional, la economicidad o economa en el
desarrollo de las operaciones es lograr el costo mnimo posible, o sea gastar
solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, una meta
o un resultado deseado.

6

En trminos pragmticos lo ms econmico es no gastar ningn dinero, pero el no
gastar impide alcanzar los objetivos o las metas deseadas para la organizacin o
institucin, por lo tanto la economa debe visualizarse en funcin de dichos objetivos o
metas.

El concepto de economa evala si los resultados se estn obteniendo a los costos
alternativos ms bajos posibles. Est referido a los trminos y condiciones bajo los
cuales los entes adquieren recursos humanos y materiales. Una operacin econmica
requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de
manera oportuna y al ms bajo costo.

El sistema de contabilidad es el medio de que se valen las entidades para poder medir
los costos invertidos en la obtencin de las metas, objetivos o resultados deseados.

Tambin, un sistema integrado de administracin financiera y control o auditora como
el SIGFA, tiene como piedra angular el Sistema de Contabilidad Gubernamental. Esta
debe estar en capacidad de suministrar informacin razonable y oportuna de los costos
invertidos en el logro de los objetivos, metas o resultados deseados o en el proceso para
lograrlos.

La economa de las operaciones o actividades de las entidades pblicas se expresa en
trminos monetarios.

1.1.3 Eficiencia

La eficiencia es el criterio integral que maneja la auditora operacional, pues relaciona
la productividad de las operaciones o actividades, con un estndar de desempeo o con
una medida o criterio de comparacin.

Se refiere a la relacin entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados
para producirlos. Una operacin eficiente produce el mximo de producto para una
cantidad dada de insumos o requiere del mnimo de insumos para una calidad y
cantidad de producto determinada. El objetivo es incrementar la productividad.

Con gran razn algunos autores sealan a la auditora operacional como sinnimo de
auditora de eficiencia, pues es claro que sta involucra adems los conceptos de
eficacia y economa.

No obstante, para la aplicacin pragmtica, en auditora operacional se manejan en
forma independiente los criterios de eficacia, economa y eficiencia. La eficiencia se
expresa normalmente en trminos porcentuales (relativos).

La eficiencia relaciona los siguientes trminos:


7

a) Productividad y Rentabilidad

Por productividad se entiende la relacin entre el monto de los bienes o servicios
producidos y el monto de los recursos utilizados en su produccin. La rentabilidad
es la capacidad que tienen los capitales propios o ajenos invertidos en una empresa o
entidad, de generar una renta o utilidad a favor de las mismas.

En el sector pblico puede establecerse una rentabilidad que estara dada por el
grado de capacidad de cada entidad pblica para retribuir en servicios los tributos o
impuestos, cualquiera que sea su forma, que pagan los contribuyentes.

Esta concepcin se deriva de la teora del valor a cambio de dinero (Value for
Money). Esta teora trata de dar respuesta, a la pregunta: Qu reciben los
contribuyentes por los impuestos que pagan?

b) Estndares de Desempeo o Medidas de Comparacin

Otros de los elementos requeridos por la auditora operacional en materia de
eficiencia es la necesidad de identificar o establecer estndares de desempeo o
medidas de comparacin, contra los cuales confrontar la relacin entre las metas
logradas (eficacia o efectividad) y los costos invertidos para lograrlas (economa o
economicidad).

Estos estndares o medidas pueden ser los ndices planeados para una entidad, que
son aquellos previamente determinados por la misma o por el gobierno y que deben
lograrse en el futuro. Tambin pueden ser los ndices histricos o sea aquellos
establecidos por la entidad o por los auditores, sobre la base de hechos sucedidos en
el pasado, por lo menos durante los tres ltimos aos.

El auge que en las ltimas dcadas ha tenido el inters de la administracin pblica,
no solo en los pases desarrollados sino tambin en los pases latinoamericanos, de
controlar el rendimiento de la produccin de bienes o servicios o de ejercer un
control de la gestin pblica, ha conllevado a adopcin y adaptacin de la
tecnologa utilizada en el Sector Privado para la determinacin o establecimiento de
ndices, estndares o indicadores de desempeo. El auditor gubernamental debe
estar familiarizado con dicha tecnologa, para poder participar con xito en equipos,
tanto de auditora operacional o de gestin como de auditoras integrales.

En auditora operacional se han adoptado ndices o estndares para la evaluacin de
la eficiencia, como por ejemplo:

De produccin de bienes o servicios;
De trabajo realizado en un periodo de tiempo;
De costo por unidad de bien o servicio producido.


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a) ndice o Estndar de Produccin de Bienes o Servicios

El ndice o Estndar de Produccin de Bienes o Servicios est dado por la cantidad
de bienes o servicios que se deben producir en un periodo de tiempo determinado.

Por ejemplo: 4 pasaportes expedidos en una hora / hombre (4 Pasaportes), sera el
ndice Planeado de Produccin (expedicin de Pasaportes en una hora) o Estndar
de Desempeo relativo a la Produccin que se debe obtener en la operacin de
expedir pasaportes en una hora. Para establecer la Eficiencia de una operacin,
cuando se utiliza este ndice, la frmula es la siguiente:

ndice Actual
EFICIENCIA = ---------------------------- X 100
Estndar de Desempeo

b) ndice o Estndar de Trabajo Realizado en un Periodo de Tiempo

Este ndice est dado por la cantidad de tiempo que se debe invertir para producir
una unidad de bienes o servicios. Por ejemplo: 15 minutos en la expedicin de un
pasaporte (15minutos/Pasaporte Expedido) sera el ndice Planeado de Tiempo o
Estndar de Desempeo relativo al Tiempo que se debe invertir o insumir en el
proceso de la operacin de expedir un pasaporte. Para establecer la Eficiencia de
una operacin, cuando se utiliza este ndice, la frmula es la siguiente:

Tiempo Trabajado
EFICIENCIA = ---------------------------- X 100
Tiempo Disponible

El Tiempo Trabajado es la cantidad de minutos insumidos en el proceso de expedir
pasaportes en una hora, que resulta de multiplicar el Estndar de Desempeo por la
cantidad de pasaportes expedidos en la realidad en una hora. El Tiempo Disponible
sera de 60 minutos, pues se ha tomado como una hora como tiempo en el cual se
han expedido determinada cantidad de pasaportes.

c) ndice o Estndar de Costo por Unidad Producida

El ndice o Estndar de Costo por Unidad de Bienes o Servicios Producida est dado
por la cantidad en dinero, de los insumos que se deben invertir para producir una
unidad de bienes o servicios. Por ejemplo: C$ 20.00 por expedicin de un pasaporte
(20 Crdobas / pasaporte Expedido) sera el ndice Planeado de Costo o Estndar de
Desempeo relativo al costo que se debe insumir, invertir o gastar en el proceso de
la operacin de expedir un pasaporte. Para establecer la Eficiencia de una operacin,
cuando se utiliza este ndice, la frmula es la siguiente:


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Estndar de Desempeo
EFICIENCIA = ---------------------------- X 100
ndice Actual

1.2 Hallazgo de Auditora Operacional

El enfoque inicial de una auditora operacional est dirigido a identificar las
operaciones o actividades inefectivas, antieconmicas o ineficientes. Encontrarlas
constituye el Hallazgo de Auditora Operacional que se puede definir como la
operacin o actividad que est afectada negativamente o lesionada en la eficacia,
economa o eficiencia.

rea crtica o dbil

Es el rea que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u
operacional. En un rea crtica se supone que todas las operaciones o actividades que
all se realizan, son posibles hallazgos de auditora operacional es decir, estarn
afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economa y eficiencia. En caso de
que sean varias las reas de una entidad que hayan sido identificadas como crticas o
dbiles, los esfuerzos de auditora deben orientarse hacia las ms importantes de la
organizacin.

2. Importancia de la Auditora Operacional

La evaluacin de la gestin administrativa y financiera va ms all del examen de la
regularidad del gasto pblico. La evaluacin de la gestin de cualquiera de los entes o
empresas sealadas por la Constitucin, necesariamente implica determinar con que grado
de efectividad se han obtenido las metas o resultados programados, con qu economa de
recursos se han alcanzado dichos resultados y cul es su nivel de eficiencia, que son los
criterios fundamentales que maneja la auditora operacional y que constituyen la base para
realizacin de auditoras con un enfoque integral, como medio tcnico para la auditora de
gestin de los entes pblicos.

De otra parte, la Ley Orgnica de la Contralora Art. 6, prrafo segundo seala que al
llevar a cabo la auditoria de las operaciones o actividades de las entidades, organismos y
servidores sujetos a su competencia, la Contralora General de la Repblica se pronunciar
sobre los aspectos de legalidad, veracidad, correccin y transparencia, sobre la eficiencia y
economa en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, tecnolgicos,
ambientales y sobre la efectividad de los resultados y el impacto de la gestin
institucional.


10

2.1 Utilidad o beneficio de la auditora operacional o de gestin

La auditora operacional o de gestin, puede entenderse y practicarse de una manera
especfica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya
explicados. Para el mayor rendimiento de una auditora operacional la evaluacin
debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobacin y
anlisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economa y terminar
comprobando y evaluando la eficiencia. A continuacin nos referiremos por
separado a la auditora de eficacia, a la auditora de economa y a la auditora de
eficiencia, as como a la utilidad o beneficios que se derivan de su aplicacin o
prctica.

2.1.1 Beneficios de la auditora operacional de eficacia o efectividad

La Auditora Operacional de Eficacia es el examen y evaluacin de las operaciones
o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en qu medida se han
alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su
mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditora con un
enfoque integral, la auditora operacional de eficacia proporciona a las autoridades
jerrquicas de Gobierno nacional, regional o municipal y a la Asamblea Nacional
una evaluacin, con criterio independiente, de la manera como el titular de la
entidad (Gerente, Director, Ministro, Alcalde), ha cumplido su gestin al
administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados.
Al interior de la respectiva entidad pblica auditada, proporciona al titular de la
entidad (Gerente, Director, Ministro, Alcalde), tambin con criterio independiente,
una evaluacin de la manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se
encamina o se encamin hacia el logro de los resultados deseados o metas
propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.

2.1.2 Beneficios de la Auditora Operacional de Economa o Economicidad

La auditora operacional de economa es el examen y evaluacin de las operaciones
o actividades de una entidad o empresa pblica, para determinar el nivel de los
recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos.

Igualmente, en su alcance ms amplio, la auditora operacional de economa
proporciona a las autoridades jerrquicas de Gobierno y a la Asamblea Nacional,
una evaluacin, con criterio independiente, sobre la manera econmica como el
titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia Pblica o
titular de la entidad le proporciona una evaluacin sobre los costos invertidos en las
operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir costos.


11

2.1.3 Beneficios de la Auditora Operacional de Eficiencia

La auditora operacional de eficiencia es el examen y evaluacin de las operaciones
o actividades de una entidad para determinar la relacin entre la productividad y un
estndar de desempeo y formular recomendaciones para alcanzar un nivel ptimo
de eficiencia. Esta auditora proporciona al Gobierno, Asamblea Nacional, una
evaluacin, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el
titular de la entidad, en la administracin de los recursos para alcanzar las metas.
Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluacin acerca del nivel de
eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para
conducirlas hacia el nivel ptimo.

2.2 Diferencias bsicas entre la auditora financiera y la auditoria operacional

La auditora, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al
examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditora operacional
como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denomin a la auditora
tradicional como auditora de estados financieros o auditora financiera, la cual con
respecto a la auditora operacional presenta mltiples diferencias relacionadas con el
objetivo, el alcance, la orientacin, los parmetros o criterios de medicin, el
mtodo, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de
la evaluacin del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre otras.
En el Cuadro N1 que se presenta a continuacin, se relacionan las diez diferencias
mencionadas.

12

Cuadro No. 1

DIFERENCIAS BASICAS ENTRE LA AUDITORIA FINANCIERA Y LA
AUDITORIA OPERACIONAL

EN CUANTO A: FINANCIERA OPERACIONAL
Objetivo

Emitir opinin o dictamen sobre
la razonabilidad de la situacin
financiera de una entidad a una
fecha dada, as como sobre el
resultado de sus operaciones
financieras y el flujo de fondos
para el periodo que termina en
dicha fecha.

Proporcionar un grado de
confiabilidad de dichos estados
para usarlos en la toma de
decisiones administrativas o
gerenciales y en el proceso de
dar cuenta de la gestin.
Determinar el grado de
eficacia, economa y eficiencia
de las operaciones para
formular las recomendaciones
para corregir deficiencias o
para mejorar dicho grado de
eficacia, economa y eficiencia.

Contribuir al logro de la
prosperidad razonable de la
empresa o entidad.

Alcance

Limitado a las operaciones
financieras

Ilimitado. Puede cubrir todas
las operaciones o actividades
que realiza un organismo,
entidad o empresa.

Orientacin
Hacia la situacin financiera y
resultados de las operaciones de
la entidad desde un punto de
vista retrospectivo.

Hacia las operaciones o
actividades de la entidad en el
presente con proyeccin el
futuro.

Medicin

Normas Internacionales de
Informacin Financiera-NIIF

No existen an criterios de
medicin de aceptacin
general.

Mtodo
Las normas internacionales de
auditora (NIAS) y en ausencia
de estas las Declaraciones sobre
Normas de Auditoria (SAS)
emitidas por el AICPA.

No existen todava normas de
auditora operacional
generalmente aceptadas. El
mtodo se determina de
acuerdo al criterio del auditor
operacional. Pueden adaptarse
normas de auditora
generalmente aceptadas.

13

EN CUANTO A: FINANCIERA OPERACIONAL
Interesados

Principalmente externos:
Gobierno, Bancos; Entidades de
Crdito e Inversiones
potenciales.

Desde el punto de vista interno:
la alta direccin. Desde el
punto de vista externo los
accionistas y el gobierno y la
comunidad cuando se trata de
una entidad del sector pblico.
Quienes la Ejecutan
Los contadores pblicos con
personal de apoyo de la misma
profesin

Contadores pblicos con
participacin del personal de la
misma profesin y de
profesionales de otras
disciplinas.
Contenido del Informe

Su contenido esta
exclusivamente relacionado con
los estados financieros.

Su contenido est relacionado
con cualquier aspecto de
importancia de la
administracin o de las
operaciones de la entidad,
organismo o empresa pblica.

Objetivo de la
Evaluacin del control
Interno

Determinar la naturaleza y
alcance de los procedimientos
de auditora financiera a emplear.

Determinar las reas dbiles o
crticas ms importantes para
hacia ellas orientar todos los
esfuerzos de auditora
operacional.
Historia Larga existencia

Reciente. An se encuentra
es su etapa de formulacin
terica y de
experimentacin.

Planeacin

Puede efectuarse en oficina
antes del trabajo de campo

Se efecta en el campo
Cuestionarios y
programas

Uniformes y preelaborados

Se disean a la medida
Fuente de
informacin

Registros y documentos
contables

Documentos y registros
formales


14

3. Objetivos de la Auditora Operacional o de Gestin

Las Auditoras Operacionales o de Gestin tienen de manera general los objetivos
siguientes:

a) Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido
adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

b) Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera econmica, eficiente
y eficaz.

c) Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.

d) Determinar si se estn llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o
actividades legalmente autorizados.

e) Proporcionar una base para mejorar la asignacin de recursos y la
administracin de stos por parte del ente.

f) Mejorar la calidad de la informacin sobre los resultados de la administracin
del ente que se encuentra a disposicin de los formuladores de polticas,
legisladores y de la comunidad en general.

g) Alentar a la administracin de la entidad para que produzca procesos
tendientes a brindar informacin sobre la economa, eficiencia y eficacia,
desarrollando metas y objetivos especficos y mensurables.

h) Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
aplicables a operaciones gubernamentales, como as tambin de los planes,
normas y procedimientos establecidos.

i) Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y
evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes
adquiridos.

Los resultados de la auditora operacional que se pueden obtener a corto y mediano
plazo son:

Corto Plazo

Diagnostica y formula recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la
economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Este
objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditora operacional al presentar en el
respectivo informe las operaciones afectadas y sugerir acciones tendentes a
subsanarlas.

15

A Mediano y Largo Plazo

Logra la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable
de una empresa pblica de carcter mercantil se observar en la mejora de los
beneficios econmicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo pblico (sin
nimo de lucro) en la mejora de la prestacin del servicio a la comunidad (valor a
cambio de dinero).

3.1 Objetivos de Auditora de Eficiencia

Los objetivos de una auditora de eficiencia est orientado a detectar las causas de
cualquier prctica ineficiente o antieconmica, incluyendo deficiencia en los
sistemas de informacin gerencial, los procedimientos administrativos o la
estructura organizativa que tiene como efecto el disminuir la eficiencia y o
evaluando la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.

3.2 Objetivos de Auditora de Eficacia

Los objetivos de una auditora de eficacia estn relacionados con determinar el nivel
de cumplimiento de las metas propuestas; y si se estn llevando a cabo
exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente autorizados.

3.3 Objetivos de Auditora de Economa

Determinar los trminos y condiciones bajo los cuales las Entidades de Gobierno
usan los recursos financieros, humanos y fsicos asignados, proporcionando una
base para mejorar la asignacin de recursos y la administracin de stos por parte
del ente

3.4 Alcance de la Auditora Operacional

El alcance de la Auditora Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o
actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una
operacin financiera o no, y en cada hallazgo la auditora operacional cubre todos
los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitacin y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que,
una auditora operacional especfica, puede requerir profesionales de diferentes
disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su
conduccin o direccin debe confiarse a contadores pblicos, por su estructuracin
profesional en auditora.


16

4. Proceso de Auditora Operacional

El mtodo general para realizar una auditora operacional es similar al utilizado en
auditora financiera. Esta dado por unas normas, unas tcnicas, y unos
procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo.

Todo trabajo de auditora, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes
partes a saber: estudio y planificacin; ejecucin del examen; e informe.

PARTES Y FASES DE UNA AUDITORIA OPERACIONAL

Estudio
Preliminar
Examen
detallado de
reas Crticas
Comunicacin
de Resultados

Comprensin
de la Entidad
auditada

Seleccin de
reas Dbiles
o Crticas

La ejecucin de una Auditora Operacional implica el desarrollo de un proceso que
se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas.
Dichas fases son: FASE I Estudio Preliminar, FASE II Comprensin de la Entidad
Auditada, FASE III Seleccin de reas Crticas o Dbiles, FASE IV Examen
Detallado de las reas Crticas y FASE V comunicacin de resultados.

La auditora operacional difiere considerablemente en su proceso de planeamiento y
ejecucin de los otros tipos de auditoras; principalmente porque su enfoque siendo
ilimitado requiere de esfuerzos para la determinacin de las reas crticas en que se centrar
la auditora. Esto implica que la Fase I de Planeacin en auditora tiene tres grandes partes
como son: el Estudio Preliminar, la Comprensin de la Entidad y la Seleccin de reas
crticas. El cuadro No. 2 muestra grficamente el proceso de auditora.

FASE I
ESTUDIO Y
PLANIFICACION
FASE II
EXAMEN O
EVALUACION
FASE III
INFORME

17

CUADRO No. 2

COMIENZA

FASE I
ESTUDIO
PRELIMINAR
FASE V
COMUNICACION
DE
RESULTADOS

FASE II
COMPRENSION
DE LA ENTIDAD

FASE III
IDENTIFICACION Y
SELECCION DE
AREAS CRITICAS
CRICCCRITICASSELE
FASE IV
EXAMEN
DETALLADO DE
AREAS CRTICAS
PROGRAMA DE
LA FASE I
PROGRAMA DE
LA FASE II
PROGRAMA DE
LA FASE III

PROGRAMA DE
LA FASE IV
PROGRAMA DE
LA FASE V
ARCHIVO
CORRI-
ENTE
ARCHIVO
PERMA-
NENTE
PAPELES DE
TRABAJO
E
S
T
U
D
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O

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P
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M
E

18

4.1. Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua NAGUN

El proceso de auditora debe realizarse observando las Normas de Auditoras
Gubernamental de Nicaragua que en el grupo 2. Normas generales relacionadas con el
trabajo de auditora establecen los criterios tcnicos generales aplicables a todo tipo de
auditora, que permitan una apropiada planificacin de la auditora en entidades sujetas
al control y fiscalizacin por parte de la Contralora General de la Repblica; estas
normas se refieren a: Planificacin general, planificacin especfica, documentacin,
debido proceso, e informe. Adems dichas Normas contienen en el grupo 4 de normas
enunciados especficos que regulan la prctica de la auditora operacional y las
actividades de las fases de auditora.

En la auditora gubernamental las Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua
(NAGN), emitidas por la Contralora General de la Repblica establecen las normas
que regulan la prctica de la auditora operacional, en las normas contenidas en el
grupo 4, NAGUN 4.10 a NAGUN 4.30, mismas que orientan los aspectos relativos a la
planeacin, ejecucin e informes de auditora operacional.

4.10 Estudio y planeacin
4.10 - A Plan de Auditora Operacional
4.10 - B Comprensin y evaluacin de los controles internos administrativos
4.10 - C Programas de Auditora
4.20 Examen detallado de reas crticas
4.20 - A Evidencia suficiente, competente y pertinente
4.20 B Archivo de papeles de trabajo
4.30 Informe y comunicacin de resultados
4.30 - A Cualidades en la presentacin del informe
4.30 - B Distribucin de los informes

Las NAGUN determinan un marco general aplicable en auditora operacional, pero es
conveniente tener claridad respecto a que es deseable que el auditor gubernamental que
se involucre en estas tareas, posea amplia experiencia en evaluacin de controles
internos, preferiblemente adquirida en auditoras o evaluaciones de sistemas de
administracin y tenga estudios a nivel de postgrado que le amplen el marco del
conocimiento que tradicionalmente se requiere en el campo de la auditora financiera.
Adems, debe ser muy imaginativo, convincente, analtico, objetivo y tener vocacin
para trabajar en equipos multidisciplinarios.

La planeacin y programacin del trabajo de campo, siempre deber ser a la medida
del ente auditado y se debern obtener evidencias suficientes y competentes sobre los
hallazgos y conclusiones de auditora operacional.


19

Segn sea el alcance que se d a la auditora operacional, ya sea por limitaciones de
auditabilidad del ente sujeto a auditora o por limitaciones de recursos humanos, el
auditor gubernamental deber estar en capacidad de elaborar un informe tcnico de
acuerdo a las circunstancias.

4.2 Tcnicas de auditora operacional

Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluacin de las operaciones o
actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a conclusiones y
recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar, computar, conciliar,
confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear, fotografiar, grabar,
filmar, mtodo Gantt, Pert, C.P.M

En general son las mismas utilizadas en auditora financiera: de observacin,
interrogacin, anlisis, verificacin, investigacin y evaluacin; pero especficamente
incluye algunas de uso exclusivo en auditora operacional como las ltimas seis
citadas, entre las cuales se encuentran la tcnica PERT y el CPM, utilizadas
fundamentalmente junto con el conocido mtodo GANTT, en control interno
operacional, tcnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de paquetes
computacionales. Una breve explicacin de estas dos tcnicas se presenta a
continuacin:

PERT (Proyect Evaluation and Review Technique). Se utiliza en operaciones,
actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de
terminacin (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la
investigacin). CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las
cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cul es la
combinacin costo duracin de cada actividad, para lograr el costo total mnimo de las
operaciones (Construccin de Obras en General).

4.3 Procedimientos de auditora operacional

Son el conjunto de tcnicas aplicables a una Operacin o Actividad determinada, para
determinar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la eficacia,
economa o eficiencia (Hallazgo de Auditora Operacional- HAO) y de ser as, el
camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la
solucin pertinente.


20
Captulo IX PLANEACION DE AUDITORIA OPERACIONAL MAG 2009

CAPITULO IX
PLANEACION DE AUDITORIA OPERACIONAL

Captulo IX PLANEACION DE AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION MAG 2009 21
Captulo IX
Planeacin de la Auditora

La preparacin de una auditora operacional implica el cumplimiento de varias tareas, tales como
el relevamiento de informacin para determinar el grado de auditabilidad que respecto a esta
clase de auditora tiene la entidad que se va auditar, la determinacin de los trminos de
referencia de la misma o plan general del trabajo, la asignacin del equipo de profesionales que la
efectuar y el cronograma general de la ejecucin.

1. Los objetivos especficos de la auditora operacional o de gestin, identificarn los asuntos
prioritarios a evaluar, segn la especialidad del programa, rea o actividad objeto del examen.
En general, los objetivos de auditora estarn en relacin con los siguientes criterios globales:

a) Eficiencia y/o economa en el manejo de los recursos humanos, financieros, materiales,
tecnolgicos y de otro tipo administrados por la entidad, programa, rea o actividad
evaluada.

b) Eficacia lograda en la obtencin de las metas, objetivos y de los impactos de la entidad,
programa, rea o actividad
i
evaluada.

La Etapa de Planeacin en auditora Operacional o De Gestin abarca desde el Estudio
Preliminar hasta la seleccin de reas crticas.

Todos los procedimientos que se indican posteriormente parten del supuesto de una auditora
realizada por auditores que no conocen la entidad y que adems no muestran ninguna preferencia
por un rea en particular para ser auditada.

Si se tratara de auditoras recurrentes, habr etapas de menor intensidad o simplemente de tareas
de actualizacin de la informacin existente. Si el objetivo fuera analizar un rea especfica, los
procedimientos de auditora debern con centrarse en la misma, en cuanto sean aplicables,
eliminando los aspectos generales no aplicables.

1. Planeacin Previa

Antes de iniciar el desarrollo de las fases de una auditora operacional, el Auditor
Gubernamental debe obtener datos generales de la entidad u organismo pblico que se
auditar y sobre esta base elaborar el resumen de plan preliminar que acompaa el trmite de
credencial Dichos datos pueden obtenerse especficamente para este fin o tomarse del
levantamiento de informacin, en el caso que sea parte de la programacin anual de
operaciones, y en dependencia del ejecutor de la auditora (CGR, UAI, o Firma CPI).

La planeacin y programacin del trabajo de una auditora operacional se efecta en forma
progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. Es
decir, que inicialmente se programar el trabajo de la Fase I.


La planeacin previa inicia con la decisin de realizar una auditora o con la firma de un
contrato con una firma de Contadores Independientes, y conlleva el proceso de revisin
interna de los antecedentes de la Entidad, revisin de datos en lnea por medio del
computador y acceso a SIGFA (si es auditora por CGR), as como una visita preliminar de
considerarse necesario; para la toma de decisin de designacin del equipo de auditora y del
enfoque global del trabajo a realizar.

En la etapa de planeacin previa el Auditor debe considerar:

a) Para trabajos continuos, el auditor actualizara y revaluara la informacin reunida
previamente, incluyendo informacin de los papeles de trabajo del ao anterior. Tambin
desempeara procedimientos diseados para identificar cambios importantes que hayan
tenido lugar desde la ltima auditora.

b) Reunin previa de los miembros del equipo de auditora, para considerar los asuntos importantes
que debern ser tomados en la auditora.

1.1 Resumen de Planificacin inicial

Se debe elaborar el resumen de planificacin inicial al momento de elaborar la credencial el
cual contiene:

- Tipo de auditora
- Objetivos
- Personal asignado
- Tiempo y costo de la auditora
- Cronograma de ejecucin
- Fechas estimadas de cumplimiento
- Firmas de auditor encargado, supervisor, responsable de departamento, (jefe UAI, Socio)

1.2 Designacin del Equipo de Auditora

El cuidado que se debe tener en la designacin del equipo de profesionales que efectuar
una auditora operacional tiene gran trascendencia. De la calidad de sus miembros depende el
logro de los objetivos y la oportunidad en alcanzarlos.

El responsable de departamento de auditora, de la Unidad de Auditora Interna o socio de
Firma de contadores Pblicos independientes, deber seleccionar los integrantes del mismo
consultando su experiencia en auditora financiera, su habilidad para la evaluacin de
controles internos preferiblemente bajo el enfoque de auditora de sistemas de
administracin, su capacidad de iniciativa y de anlisis, sus conocimientos adicionales a los
que da la formacin bsica profesional, sus estudios de auditora operacional y el
entrenamiento que haya tenido en la ejecucin de esta clase de auditora.


Igualmente, dicho responsable de equipo, deber tener el cuidado de integrar un grupo
multidisciplinario que, desde luego, incluya auditores profesionales y otros profesionales en
disciplinas afines como administradores, ingenieros, mdicos o analistas de sistemas y de ser
posible se incorporar desde el inicio un especialista de acuerdo a la naturaleza de las
operaciones de la entidad que se va a auditar. La cantidad de profesionales que integrarn el
equipo estar dada por el alcance que tendr la auditora y la oportunidad en que se desean
obtener los resultados; pero en general la experiencia indica que un equipo de auditora
operacional debe estar integrado por lo menos por cinco profesionales calificados.

1.3 Presupuesto de la auditora

Presupuestar el tiempo a invertir en la ejecucin de una auditora operacional es de por s
difcil; pero lo es an ms cuando se trata de una primera auditora para una entidad o
simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la cantidad de Horas / hombre
que se hayan consumido en trabajos anteriores. No obstante, es necesario elaborar un
Cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecucin de cada una de las
fases del proceso de auditora operacional, como resultado de la planeacin preliminar del
trabajo. Con la elaboracin de este cronograma termina la planeacin previa de la auditora y
con base en l, se proceder a la ejecucin de cada una de las Fases mencionadas
anteriormente, que se esquematizan en el Cuadro N 2.

2. Fase I Estudio preliminar

El objeto de esta etapa del proceso de Auditora Operacional, es el de obtener informacin
sobre la entidad, organismo o empresa pblica, la cual deber servir como instrumento para
el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustracin general del personal de
Auditora que sea agregado a la ejecucin del trabajo.

El motivo de esta etapa es obtener un Conocimiento general del objeto de la organizacin, de
sus principales caractersticas y del medio externo en que se desenvuelve, para ello se
debern desarrollar los siguientes procedimientos.

2.1 Recopilacin de informacin

Se debe recopilar en esta fase la mxima informacin til en el tiempo ms corto posible
sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos:

2.1.1. Antecedentes

Por qu y para qu se cre la empresa o entidad

Cambios en los objetivos iniciales

Informes financieros recientes
Informes tcnicos recientes


2.1.2 Marco Legal

Disposicin legal de creacin

Estatutos

Reglamentos

Pacto o Convenio Laboral

Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan
incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo
o empresa.

2.1.3 Organizacin

Organigrama

Asignacin de Responsabilidad

Delegacin de autoridad o grado de autonoma

Manual de Funciones

Reglamento Interno o Manual General Administrativo

2.1.4 Operaciones

Operaciones o actividades de importancia

reas claves donde haya mayor actividad sustantiva

Manuales de procedimientos

2.1.5 Financiamiento

Fuentes de Financiamiento

Presupuesto


2.1.6 Control

Manual de Auditora Interna

Manuales especficos de control

Certificaciones del Control Interno

2.1.7 Informacin Adicional

La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la naturaleza
de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere
de importancia o utilidad para la Auditora Operacional.

2.2 Caractersticas del Estudio Preliminar

La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes caractersticas:

No es una lectura detallada de informacin o de manuales

Es un proceso rpido de recopilacin de informacin escrita y mediante entrevistas
con funcionarios.

Si en la ejecucin de esta fase se observan indicios de reas crticas, no se deben
examinar; solamente se dejar constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en
cuenta posteriormente.

2.3 Procedimientos Generales para el Desarrollo del Estudio Preliminar

A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general que deben
desarrollarse durante esta fase de la auditora.

Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o
Gerente) y dems funcionarios de importancia, para obtener informacin sobre los 7
aspectos.

Es la primera actividad que deber realizar el equipo de auditora y est dirigida a
obtener informacin general sobre la organizacin y el contexto en que se
desenvuelve. Para ello se preparar una Gua de Puntos a tratar en la entrevista, sin
olvidar incluir como importantes la modalidad de relacin con los distintos
responsables de reas y la solicitud de colaboracin de todos los niveles de la
organizacin o ente.


El Responsable de Departamento de Auditora, Auditor Interno o Socio Gerente de
Firma CPI, debera asistir a la reunin y entregar a la mxima autoridad adems de la
credencial de la auditora una nota oficial de presentacin, firmada por el Responsable
de grupo en la que conste:

Solicitud de colaboracin a la organizacin.
Solicitud de Datos Bsicos de la Organizacin.
Terminada la reunin, se confeccionar el memorndum de operaciones
correspondiente

Otras Entrevistas

En esta etapa, se efectuarn entrevistas con Niveles inmediatos inferiores al de la
mxima autoridad para obtener informacin de cada rea especfica, con el objetivo
de:

- Obtener informacin adicional del rea especfica del funcionario entrevistado.
Las preguntas debern orientarse en ese sentido debiendo adems acordarse en la
misma el nombre de los funcionarios de lnea con que se tratarn los temas con
mayor detalle.

- Terminada la reunin, se confeccionar el respectivo memorndum donde se
volcarn los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, la entrevista deber
ser consensuada y firmada por el entrevistado.

Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o
empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su tamao, y conocer
brevemente a los funcionarios responsables.

Clasificacin y referenciacin de la informacin de acuerdo a los 7 Grupos sealados
anteriormente.

En sntesis la fase de estudio preliminar en auditora operacional es similar a la auditora
financiera, solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la informacin a
recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditora, y, en que para su revisin
y anlisis existe una fase especfica en el proceso.

En el proceso de recopilacin de la informacin sobre los siete aspectos bsicos el auditor
gubernamental y los servidores pblicos que realizan auditoras debern contestarse,
entre otras, las siguientes preguntas, en funcin del objetivo definido y las caractersticas
de la auditoria:

o qu es posible satisfacer y cun factible es la realizacin de la auditora?
o qu se va a buscar concretamente (OBJETIVOS Y ALCANCE)?

o qu recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en qu
momento?
o cules son las fechas tentativas de iniciacin y terminacin del trabajo?
o existen restricciones tcnico - polticas?

Bsicamente debe determinarse qu necesidades deben satisfacerse y cmo estos
propsitos se harn operativos. Los objetivos deben expresarse de manera que
identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe (P.ej.
el objetivo puede ser slo definir el nivel de gestin alcanzado, o un paso ms adelante, si
ste fue satisfactorio, o cules fueron las causas de los desvos y si finalmente se
efectuarn recomendaciones).

Se deber considerar tambin el tiempo y recursos disponibles que se asignen, los cuales
pueden definir qu actividades se tendrn en cuenta y con qu profundidad y detalle se las
evaluar:

o La disponibilidad de datos (con cules se podr contar; si se obtendrn en forma
oportuna, Cul ser la dificultad en conseguirlos, etc.) puede definir:
o Qu periodo debe ser incluido.
o Si ser posible su proyeccin.
o Qu nivel de validacin se necesitar para documentar la existencia de un
problema y su causa.
o Qu comparaciones se harn.

Establecer los objetivos significa determinar el campo de accin que abarcar la auditora.

3 Fase II Comprensin de la Entidad

En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa anterior con la
finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas de la entidad, organismo
o empresa pblica. Es de importancia determinar los objetivos principales del ente auditado,
la autoridad delegada por el Ministro, Junta Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a
los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.

3.1 Actividades mnimas para comprender la entidad auditada

Determinar por qu se cre la entidad, organismo o empresa pblica. Cul fue la
necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron su creacin.

Determinar si los objetivos iniciales han cambiado durante el transcurso del tiempo.

Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o empresa
pblica y cules son los objetivos principales para alcanzar la misin primordial.


Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos
principales y los propsitos de cada actividad.

Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la entidad,
organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad
pblica.

Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones generales con
respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento sern o no
revisados posteriormente segn la determinacin de las reas crticas.

Se profundizar en el conocimiento de la informacin general ya recopilada para definir el
marco de accin, con el objeto de obtener la siguiente informacin de detalle:

Objetivos operativos de la organizacin y sus principales unidades
Polticas generales y de cada rea
Pla estratgico y Plan anual de operaciones
Estrategias y tcticas en uso
Utilizacin de ndices de gestin
Nombre y caractersticas de sus principales ejecutivos
Estructura formal de la organizacin
Estructura informal y caractersticas del personal de la organizacin
Estado de la relacin entre el personal y la gerencia
Estructura de los sistemas de informacin y de comunicaciones
Caractersticas de la tecnologa en uso
Contexto en el que se desenvuelve el ente
Tipos de procesamiento de la informacin utilizada
Sistemas de autorizaciones por nivel
Toda otra informacin relevante

Si se tratare de una empresa estatal de produccin de bienes o servicios,
comercializacin o venta:

Productos y servicios que brinda, fabrica y/o comercializa
Canales de distribucin, oficinas, delegaciones
Volmenes de produccin y/o de compras servicios
Mrgenes de contribucin
Ubicacin geogrfica de las plantas
Clasificacin y ubicacin de los clientes
Caractersticas del mercado y naturaleza de la competencia
Nivel de inventarios
Nivel y estructura del endeudamiento
Proyectos de inversin y ran king
Caractersticas del proceso productivo

Caractersticas de la tecnologa en uso
Fuentes de materias primas e insumos

Para realizar esta tarea el auditor deber aplicar las tcnicas que seguidamente se indican.
Debe destacarse que estos modos de actuar (tcnicas) del auditor son importantes, puesto que
permitirn obtener informacin para sustentar con evidencias suficientes y pruebas
autnticas, la opinin o juicio sobre alguna materia objeto de anlisis o investigacin.

El auditor debe observar en forma directa la marcha del ente auditado. Para ello realizar:

a) Entrevistas con Ejecutivos de Lnea y Empleados.

La entrevista con la Mxima Autoridad del Ente es la primera actividad que deber realizar
el equipo de auditora y est dirigida a obtener informacin general sobre la organizacin y el
contexto en que se desenvuelve. Para ello se preparar la Gua de Puntos a tratar en la
entrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relacin con las distintas
reas de responsabilidad y la solicitud de colaboracin de todos los niveles de la
organizacin o ente.

El auditor Encargado y Supervisor debern asistir a la reunin y entregarn a la mxima
autoridad la credencial de presentacin, y la solicitud de datos bsicos de la Organizacin;
terminada la reunin, se documentar la entrevista, donde se volcarn los aspectos relevantes
de la misma. De ser factible, la misma deber ser consensuada y firmada por el entrevistado.

Al realizar las entrevistas con los principales niveles de la organizacin, se pueden
convinieron los funcionarios de lnea con los cuales se tomara contacto para obtener mayor
informacin del ente.

El Auditor Encargado deber preparar anticipadamente el plan de entrevistas a efectuar. Se
programarn primero las entrevistas de primer nivel de lnea, puesto que con los funcionarios
de esa jerarqua se definirn los que siguen en la pirmide organizativa.

Cada una de ellas, siguiendo el orden jerrquico, deber ser planificada, dejando constancia
de la planificacin (personal a entrevistar; rea de responsabilidad, da y hora prevista y
realizada). En forma previa a la reunin, se preparar una lista de Puntos a tratar en la
entrevista, con el objeto de obtener informacin adicional del rea especfica del funcionario
entrevistado. Las preguntas debern orientarse en ese sentido, debiendo adems relevarse en
la reunin el nombre de los responsables de lnea, dependientes del entrevistado, con quienes
se tratarn los temas con mayor detalle.

A medida que se vaya descendiendo en la pirmide, la informacin a solicitar ser de mayor
detalle. El Auditor en funcin de su experiencia y grado de informacin necesaria, definir
en cada oportunidad en qu nivel se cortarn las entrevistas.


En lo posible, debern concurrir a las entrevistas dos auditores, con el objeto que uno de
ellos sea el encargado de tomar nota y el otro de efectuar las preguntas. De ser factible, la
minuta de la entrevista deber ser consensuada y firmada por el entrevistado.

Terminadas las reuniones, se confeccionar un memorndum de operaciones sobre sus
resultados.

b) Verificacin Ocular

Se utilizar esta tcnica para visualizar los procesos de la entidad asimismo para corroborar
la existencia de los bienes. Deber confeccionarse un memorndum de operaciones de las
verificaciones in situ.

c) Otras Fuentes de Informacin:

Debern revisarse y profundizarse otras fuentes, tales como:

Leyes y reglamentos especficos
Actas de comits de direccin, juntas o directorios
Manuales de organizacin y procedimientos
Manuales de funciones o descriptivos de cargos
Organigrama
Informacin del rea de recursos humanos y Planificacin
Memorias anuales y balances
Informes de ejecucin presupuestaria
Informes de gestin
Informes de cumplimiento de metas o ejecucin presupuestal.
Informes de auditora interna
Informes de auditora anteriores

3.2 Evaluacin Sistema Control Interno y de Gestin

Las Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua establecen en la norma NAGUN
4.10B que:

El auditor gubernamental deber obtener una comprensin de los controles internos
administrativos importantes sobre los objetivos especficos de la auditora operacional y
revisar su funcionamiento.

La evaluacin del sistema de control interno en auditora operacional est referida a los
siguientes sistemas


3.2.1 Sistema de control interno administrativo est referido a

Confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin, tanto operativa como
contable, evalundose tambin los medios utilizados para identificarla, controlarla,
clasificarla y comunicarla.
Proteccin de activos, revisando los mecanismos de control, establecidos al efecto y
- en su caso - aplicando los procedimientos que se consideren necesarios para
satisfacerse de la existencia de dichos mecanismos.

3.2.2 Sistema de control de gestin

Consiste en verificar la existencia de mtodos y procedimientos que aseguren o
promuevan:

El uso eficiente y econmico de los recursos, evaluando la optimizacin de los
mismos en los trminos del objetivo al que son aplicados.
El cumplimiento de objetivos y metas de operaciones o programas, revisando los
mismos con el fin de comprobar que los resultados sean coherentes con los
establecidos y si se cumplen de acuerdo a lo planeado.
El cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, polticas, planes, normas y
procedimientos, que posean o puedan tener influencia significativa sobre las
operaciones y/o informes del ente.

El control de gestin se apoya en una efectiva planificacin y en un sistema de informacin
integrado en el proceso decisional. La evaluacin del control de gestin significa examinar
la existencia y funcionamiento de estos elementos.

Los principales aspectos a tener en cuenta por el equipo de auditora son:

Existencia de un sistema de planificacin y sus principales caractersticas. Existencia
de un sistema informacin y sus principales caractersticas.
Implementacin de los dos sistemas anteriores por niveles.
Existencia de un sistema de control cuyas herramientas permitan evaluar la gestin por
reas claves de la organizacin.
Grado de integracin del sistema de control de gestin en uso y los elementos de que
se compone.
Uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo de la gestin.
Caractersticas del proceso de toma de decisiones y su relacin con el control y la
planificacin.
Controles establecidos acerca de toda la informacin que circula por la entidad
(recopilacin, proceso, anlisis y comunicacin).
Adecuacin de la estructura formal a los objetivos operativos de la organizacin o
ente.
Flexibilidad en el diseo de la estructura de la organizacin.

Procedimientos formales implantados para asegurar la integracin y coordinacin
entre las distintas unidades organizativas.
Subordinacin de estos procedimientos a los objetivos y polticas del ente.
Existencia de un sistema de presupuesto y de un sistema de control presupuestario que
cubra todas las reas de importancia.
Evaluacin del plan de accin, objetivos y metas.
Evaluacin de proyectos de inversin y ranking.
Existencia de sistemas de costos que permitan determinar la contribucin de cada
producto a las utilidades, valuacin de inventarios y ayudar a determinar precios de
venta (empresas estatales)
Existencia de Manual de Funciones y de Descripcin de Cargos.
Implantacin de polticas y programas coherentes de seleccin, capacitacin y
evaluacin de personal.
La existencia de la UAI incorporada al organismo y si est integrada; si existen
programas que incluyan la evaluacin de la gestin administrativa, de conocimientos
de los mencionados programas y de su aplicacin; si alguna otra rea efecta la
evaluacin de la gestin administrativa de no hacerlo la UAI. Si no existe la UAI,
quin efecta la Auditora Interna.
Informes de la UAI o semejante, observaciones efectuadas, solucin de las mismas y
en qu tiempo. Observaciones pendientes.
Informes de auditora, hallazgos, deficiencias, observaciones efectuadas,
recomendaciones, solucin de las mismas y en qu tiempo. Observaciones pendientes.
Informes del rea de Planificacin

3.3 Anlisis

Una vez recopilada toda la informacin anteriormente indicada, deber comprobarse si los
controles funcionan y logran sus objetivos, para lo cual debern realizarse pruebas
consistentes en la revisin de determinadas operaciones, observando el funcionamiento
directo del sistema.

Para cada rea deber compararse la realidad observada con los requisitos mnimos de
calidad que aseguren un adecuado control de ellas.

Debern observarse las desviaciones, respecto a los principios de control, en particular y de
administracin y organizacin en general y ponderarse la importancia relativa de esas
desviaciones respecto de la gestin total del ente.

Es fundamental que toda evaluacin del control interno quede adecuadamente
documentada en los papeles de trabajo tanto en la elaboracin de las entrevistas,
observaciones oculares y recopilacin de informacin deber procurarse cubrir toda la
informacin anteriormente indicada con el objetivo de completar el Cuestionario de
Evaluacin Global de la Organizacin, ampliando o ajustando el mismo de acuerdo a las
caractersticas del ente. De esta manera se tendr una visin amplia de la organizacin,
sealando los subsistemas que fallan en el control y consiguientemente en la gestin.

Al final de esta etapa del proceso de auditora operacional el Auditor habr adquirido un
buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando como auditor
operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones vlidamente con los
funcionarios de la administracin.

Una de las evidencias de que el Auditor ha cumplido con los objetivos de la fase, es la
presentacin grfica de la misin primordial, los objetivos principales y las operaciones o
actividades ms significativas, jerarquizando su importancia mediante la asignacin de un
nmero en orden consecutivo correspondiendo el No.1 a la mayor jerarqua. Esta
presentacin grfica constituye lo que se denomina el rbol de Misin, Objetivos y
Operaciones.

Un modelo de grfico se presenta a continuacin.



ARBOL DE MISION, OBJETIVOS Y OPERACIONES
MINISTERIO DE SALUD
MISION:
Organizar, dirigir los
programas, servicios y
acciones de salud
3. Regular los servicios de
salud pblicos y privados
1. Satisfacer necesidades de
salud y acceso a servicios
bsicos de salud
Acreditaciones
Abastecimiento de
medicamentos e insumos
mdicos
Cobertura de
inmunizaciones
2. Garantizar la calidad de
los servicios de salud
Monitoreo y
vigilancia
Regulaciones de la
calidad
Mejoras de los
procesos
Atencin primaria y
secundaria
Monitoreo de la
calidad
Vigilancia
epidemiolgica
O
B
J
E
T
I
V
O
S
O
P
E
R
A
C
I
O
N
E
S



4 Fase III Seleccin de reas crticas

4.1 Justificacin de la seleccin de reas crticas

El alcance ilimitado de la auditora operacional o de gestin, enfrenta el problema
respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere
varios aos de auditora. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditora es
necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que
razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia, economicidad y eficiencia en
un tiempo tambin prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un
grupo no menor de cinco auditores calificados.

El hecho de que este tipo de auditora se aplique a solo una parte de las operaciones de
una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico, una
adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que
una entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en
sus reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el
plan general.

La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificar cuales
reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr la prioridad en la
evaluacin. Por principio de auditora operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las
reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes
para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditora operacional.

El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las
circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y justificadas
para sugerir el rea a ser examinada; o la Contralora conoce previamente problemas o
debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por la naturaleza de
sus operaciones no han sido sujetas de auditora financiera y sea conveniente un examen
operacional; o los resultados e informes de auditora financiera indican que reas se
consideran crticas para ser sometidas a auditoras operacionales.

Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del
sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de
control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad,
rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las
metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y
consecuencialmente la eficiencia no ser ptima.


Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de reas
crticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditora. De otra
parte, si la Contralora, la Unidad de Auditora o una Firma de Contadores Pblicos ha
realizado auditora financiera previamente a la auditora operacional que se practicar, la
evaluacin del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la
entidad, resultado que sera utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho
trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a examinar y
evaluar.

4.2 Procedimientos para seleccionar reas crticas

Al finalizar la evaluacin del control interno, el auditor con base en los resultados de esta
evaluacin establecer las reas dbiles o crticas, que son las que presentan debilidades de
control interno y seleccionar dentro de stas las de mayor importancia relativa y que tengan
las condiciones necesarias para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora operacional.

El alcance del examen detallado estar relacionado con los recursos disponibles para efectuar
el examen y la disponibilidad de criterios de medicin y de informacin sobre los resultados
obtenidos en la ejecucin de las operaciones o actividades a examinar, por lo tanto tambin
podr reducir su examen a las operaciones o actividades ms importantes del rea crtica
seleccionada para efectuar su evaluacin en un tiempo razonable.

Los principales antecedentes a considerar para determinar las reas o actividades crticas son:

El resultado de la evaluacin del control interno administrativo y de gestin.
El inters derivado de:
Requerimientos de los directivos del ente.
Importancia relativa de cada rea, en cuanto a la naturaleza de sus operaciones, su
complejidad y los riesgos que involucra.
Los resultados de otras auditoras.
Los juicios que adicional mente se haya formado el auditor respecto de la calidad
de la administracin.

Se determina a priori para el examen anual como reas o actividades crticas que deben
estudiarse y reportarse en los informes anuales las siguientes:

Administracin y Finanzas
Adquisiciones de bienes y servicios
Recursos humanos
Produccin de bienes o servicios
Informtica

A las reas crticas citadas, se agregarn otras reas o actividades determinadas de
acuerdo a los procedimientos precedentes y todas se documentarn ordenadas de acuerdo
a su criticidad. Se indicar adems las principales razones por las cuales se las determin
como rea o actividad crtica y su orden de prioridad.

Para poder identificar las reas Dbiles o Crticas, el auditor operacional debe elaborar una
matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las desviaciones o
deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin y en las reas
tanto de administracin como sustantivas. El anexo No. 1 muestra un modelo de matriz de
seleccin.

En dicha matriz presentar a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque no existen
controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son innecesarios. A la derecha
se titularn los objetivos del Control Interno, los sistemas de administracin y/o las reas de
la entidad. Con una x se marcar, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de
la deficiencia de control de tal forma que en el ltimo rengln se pueda totalizar la cantidad
de x que han afectado cada sistema de administracin y cada rea de la entidad. Los sistemas
y reas con ms x sern los sistemas y las reas dbiles o crticas de la entidad auditada entre
las cuales el auditor operacional seleccionar las ms importantes de acuerdo a los criterios
derivados de los resultados de la Fase II Comprensin de la Entidad y dentro de estas,
escoger las ms propicias para el examen detallado.

En base a toda la informacin obtenida y al anlisis efectuado, el auditor determinar en
forma jerarquizada las reas, subreas o actividades crticas, en las cuales deber profundizar
el anlisis.

4.3 Informe Diagnstico

El Auditor Encargado en base a la informacin obtenida y documentada en el
memorndum de operaciones de la comprensin de la entidad, Cuestionario de
Evaluacin Global y en la cdula matriz de reas Crticas, presentar un Informe de
Diagnstico General, cuyo objetivo es brindar un breve resumen de las caractersticas de
la organizacin y de las principales reas y actividades que se consideran crticas, a los
efectos de encarar la profundizacin del anlisis en las etapas siguientes y la
reformulacin de la Planificacin preliminar y del presupuesto de tiempo y Recursos. Su
contenido es el siguiente:

o Objetivo
o Perodo bajo examen
o Enfoque y orientacin del examen
o Alcance
o Informacin especfica
o Plan de accin y presupuesto
o Anlisis de la entidad
o reas crticas:
o Sistemas de Informacin Gerencial
o Aspectos positivos
o Anexos y cuadros
o Distribucin

En los Anexos se muestra un modelo de informe Diagnstico

4.4 Determinacin del Alcance

El Auditor Encargado conjuntamente con el Supervisor efectuarn, de estimarlo necesario,
de acuerdo a las reas y actividades crticas determinadas y sus prioridades, modificaciones
al alcance del examen y a la Planificacin de Recursos.

Debe tenerse en cuenta que el enfoque del planeamiento efectuado es el correspondiente a
una auditora que se realiza por primera vez. En el caso de auditoras recurrentes el examen
preliminar y el general se desarrollarn simultneamente, teniendo por objetivo actualizar la
informacin de la Organizacin, Cuestionario Global y detectar si nuevas reas o actividades
crticas se han presentado. La documentacin a analizar corresponder a la del ejercicio que
se est examinando. Aprobada la Planificacin correspondiente, se iniciar la etapa de
Anlisis detallado de reas crticas.

El alcance ilimitado de la auditora operacional o de gestin, enfrenta el problema respecto a
una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere varios aos de
auditora. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditora es necesario reducir la
cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que razonablemente pueda
ser medido en trminos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo tambin
prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de
cinco auditores calificados.

El hecho de que este tipo de auditora se aplique a solo una parte de las operaciones de una
entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico, una
adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una
entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus
reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el plan
general.

La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificar cuales reas
deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr la prioridad en la evaluacin.
Por principio de auditora operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles
o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia
ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditora operacional.

El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las
circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y justificadas
para sugerir el rea a ser examinada; o la Contralora conoce previamente problemas o
debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por la naturaleza de
sus operaciones no han sido sujetas de auditora financiera y sea conveniente un examen
operacional; o los resultados e informes de auditora financiera indican que reas se
consideran crticas para ser sometidas a auditoras operacionales.


Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema
de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual
resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea, operacin o
actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da
(efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la
eficiencia no ser ptima.

Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de reas
crticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditora. De otra
parte, si la Contralora ha realizado auditora financiera previamente a la auditora
operacional que se practicar, la evaluacin del control interno que se haya efectuado debera
indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera utilizado en la auditoria
operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la
seleccin del rea a examinar y evaluar.

Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control interno que
efecte la Contralora en ejercicio de la auditora financiera, no solo se enfoque a los
propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe proporcionar resultados tiles a
futuras auditoras operacionales.

De no ser as, en esta fase o etapa del proceso de auditora operacional se revisara y
evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades importantes en
la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas la accin de auditora
operacional.

Para tal efecto con base en la informacin acumulada en las etapas de estudio preliminar y
comprensin de la entidad, se seleccionarn operaciones tpicas y representativas de todas las
actividades, examinndolas para obtener evidencias prcticas sobre:

- Forma en que se efectan las operaciones en la realidad.

- Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento

- Resultados de las transacciones segn los objetivos, polticas y normas.

El auditor operacional considerar en la evaluacin, con respecto a cada rea de actividades,
los elementos bsicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluacin
del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de
administracin y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el anlisis de los
ciclos de transacciones. Igualmente evaluar los elementos relativos al proceso de control
interno de carcter gerencial u operacional que se sealan a continuacin.


4.5 Control interno Operacional

El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un proceso
cuyos elementos son los siguientes:

- El Desarrollo de los Objetivos

El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los objetivos de la
Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los
objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto. La Efectividad del
control interno operacional est relacionada directamente con la forma como se establecen
los objetivos y las metas.

- La medicin de los resultados

Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medicin del
rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos
objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente.

- Comparacin del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas

Esta comparacin hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se
pueden emplear para determinar los puntos dbiles en el proceso.

- Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones

Determinar por qu resultaron las desviaciones significativas.

- La determinacin de la accin gerencial apropiada

Al analizar la situacin es necesario determinar que accin correctiva debe tomar la
gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.

- La toma de accin

La accin correctiva debe ser tomada lo ms rpido posible para concordar las
operaciones reales con los objetivos.

- Revisin continua

Despus de haber efectuado la accin correctiva es necesario efectuar un seguimiento para
asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.


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Captulo X - FASE IV EXAMEN DETALLADO DE AREAS CRTICAS MAG 2009

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CAPITULO X

FASE III
EXAMEN DETALLADO DE AREAS CRTICAS


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Captulo X
FASE III - EXAMEN DETALLADO DE REAS CRTICAS

Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional. Tiene por objetivo evaluar
los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas seleccionadas, para determinar
el grado de eficacia o efectividad, economa y eficiencia de las operaciones y para formular
recomendaciones para mejorar dicho grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de
auditora son limitados para examinar en detalle todas las operaciones del rea o existen
limitaciones de tiempo para la ejecucin del examen detallado, el alcance del trabajo se podr
limitar a algunas de las operaciones ms significativas, de tal forma que se puedan obtener
resultados en un tiempo prudencial.

Al terminar el examen detallado de las reas crticas o dbiles, el auditor operacional tendr
identificados plenamente los hallazgos de auditora que sean significativos y tendr
competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su
informe.

1. Actividades que Comprende el Examen Detallado de las reas Crticas o Dbiles

Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor deber desarrollar las siguientes
actividades:

Revisin detenida de la informacin recopilada en las fases anteriores que tenga
relacin con el rea crtica seleccionada.
.
Recopilacin de informacin adicional por medio de entrevistas, inspecciones fsicas,
observacin directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc.

Determinacin de la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin del rea para
uso de la gerencia o direccin de la entidad.

Clasificacin de los posibles criterios de medicin que podrn utilizarse (Leyes,
decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas establecidas en el
presupuesto programtico o en el Programa Anual de Operaciones PAO, estndares
de desempeo, indicadores de rendimiento).

Determinacin de la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no
est involucrado en las operaciones examinadas.

Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms importantes o
significativas y dentro de estas las ms viables, para ser examinadas a profundidad.


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Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos de auditora
operacional (HAO), para establecer si las operaciones seleccionadas del rea
examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos
generales del rea o unidad y de la entidad y para establecer la economa y eficiencia
en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las
reas crticas.

Formulacin de las conclusiones e identificacin de las recomendaciones para mejorar
la efectividad o eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en los
hallazgos de auditora operacional.

Los anteriores puntos sern la base para elaborar el Programa general de la Fase, el cual
contemplar como ltimo procedimiento la discusin de los resultados de los HAO con
los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.

En esta etapa, la ltima del planeamiento, se busca identificar los problemas de las reas
crticas y sus posibles causas, finalizando la misma con el diseo de un programa de
auditora a tal fin.

2. Conocimiento de las reas Crticas

En la etapa de estudio general se genera un conocimiento global de la organizacin y se
determinan las reas y actividades crticas, mismas que sern objeto de anlisis para
profundizar el estudio de cada una de las reas o actividades definidas como crticas.

Con ese propsito deber obtenerse informacin acerca de las caractersticas internas de cada
una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre las mismas.

Para determinar la criticidad del rea deber desarrollarse un Sistema de Medicin del
Rendimiento; como herramientas para alcanzar el fin propuesto debern desarrollarse
criterios de Auditora (Normas de rendimiento): Es decir un modelo que rena las
caractersticas de una gestin considerada eficiente, econmica y eficaz.

Para cada una de las reas o actividades crticas, debern establecerse criterios.

Generales: Son comunes a todas las reas y responden a principios generales de
administracin.
Especficos: Adems de formular criterios generales, se debern confeccionar aqullos
especialmente aplicables a las reas, actividades, servicios o contratos bajo examen.
Cuestionarios: Se confeccionarn de modo tal de verificar el grado de cumplimiento de
los criterios establecidos. De hecho, cada criterio generar una o ms preguntas
especficas.


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3. Evaluacin del Sistema de Control Interno y de Gestin

En esta etapa se persigue reafirmar el carcter crtico del rea, determinada como tal,
buscando seleccionar problemas de inters para el examen.

Para ello se utilizarn los Cuestionarios Comunes a Otras reas confeccionados y se los
comparar con los Criterios de Auditora, con el fin de precisar todos aquellos factores que
atenten contra la eficacia, eficiencia y economa del rea.

Debern ponderarse los Criterios de Auditora, en funcin a la importancia relativa de los
mismos en el total del rea. Asimismo se dar una valoracin a las respuestas del
cuestionario. Con ambas valoraciones se determinarn los aspectos crticos especficos dentro
de las reas crticas. Para cada rea crtica se completar un

4. Programa de Auditora

Se deber confeccionar el Programa de Auditora, el que tiene por objeto reunir evidencias
suficientes, pertinentes y vlidas para sustentar los juicios a emitir respecto a la materia
sometida a examen.

El programa de auditora servir de gua de evaluacin de los problemas seleccionados en la
fase anterior y en la determinacin de sus posibles causas y efectos. La realizacin del
programa de auditora es de fundamental importancia para el Supervisor y Auditor
Encargado de la Auditora pues constituye una evidencia del planeamiento realizado y de los
procedimientos previstos. Representa adems un elemento de control del cumplimiento del
mismo.

Para desarrollar esta Fase ser necesario elaborar programas de trabajo detallados y a la
medida, que contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, segn
sean el tipo y la naturaleza del rea, unidad u operaciones que sern evaluadas.

Los programas de trabajo debern tener una estructura lgica que conduzca a alcanzar los
objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a reducir el
costo de las operaciones (economa) o a determinar y mejorar el nivel de eficiencia.

Los programas debern ser lo suficientemente flexibles que le permitan al auditor desarrollar
la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el
desarrollo de la evaluacin y sern enfocados en base al tipo y alcance de la auditora
operacional, segn sea para medir eficiencia, eficacia o economa..

El Auditor Encargado deber realizar un programa detallado describiendo minuciosamente la
forma prctica de aplicar los procedimientos y tcnicas de auditora a los efectos de la
ejecucin por parte de los auditores integrantes del equipo.


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El programa de Auditora se dividir en dependencia de la dimensin de la Auditora. Si se
encarara una sola actividad podr no efectuarse ninguna subdivisin. Por cada rea crtica se
elaborar un subprograma, conteniendo procedimientos segn la diferenciacin de los
problemas especficos a resolver.

4.1 Objetivos

Se reformularn los objetivos y su determinacin a este nivel estar en relacin directa a los
problemas especficos detallados. En su definicin se tendr en cuenta:
Qu problema especfico se considerar?
Cul ser el perodo considerado?
A qu rea o subrea corresponde?

4.2 Alcance

Debern indicarse todas las restricciones conocidas al examen a efectuar. Se fijar en el
mismo los lmites de la auditora, es decir qu aspectos sern incluidos en la auditora y
cules no, indicando si se trabajar con informacin contable auditada, extracontable, con
estimaciones, con datos proyectados, etc.

A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puede variar, de
acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesita obtener para llegar a emitir
opiniones debidamente fundadas.

4.3 Tcnicas de Auditora

Se debern utilizar los criterios y las respuestas a los Cuestionarios de Evaluacin Global
(reas predefinidas como crticas) y Comunes al Resto de las reas (para las otras), como
referencia para orientar los procedimientos de auditora en la bsqueda de respuestas a los
interrogantes fundamentales que el rea o problema en estudio plantea.

Deber efectuarse una descripcin detallada de todos los procedimientos a efectuar en cada
actividad, indicando especficamente si se trata de entrevistas, repaso de antecedentes,
exmenes, clculos, anlisis, comparaciones, etc.

A continuacin se enumeran algunos procedimientos utilizados en Auditora Operacional o de
gestin.

Anlisis:

Es la separacin y evaluacin crtica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que
conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer
su naturaleza, relacin y conformidad con criterios normativos y tcnicos existentes.


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Anlisis de regresin

Es una tcnica para evaluar el grado de asociacin (correlacin) de las variables y se
pueden utilizar para:
- Poner a prueba una relacin que se supone que existe.
- Detectar relaciones -que pueden ser causales- entre variables y que puedan explicar
los resultados.
- Detectar casos poco habituales que difieran de los valores previstos.
- Detectar previsiones sobre los valores en el futuro.

Anlisis costo/beneficio (ACB)
Es el estudio de la relacin entre los costes y los beneficios, positivos o negativos, del
proyecto, expresados ambos en trminos monetarios. Consiste en determinar si los
beneficios de una entidad, programa o proyecto superan sus costes

El ACB puede utilizarse, por ejemplo, en la auditora operativa del proyecto de
construccin de una carretera. El ACB puede utilizarse para:

Comprobar que el anlisis realizado por el equipo de auditores cumple las normas
profesionales.
Comparar costes y beneficios siempre que ambos se conozcan o se puedan calcular
razonablemente.
Comparar los costes de las alternativas cuando los beneficios puedan considerarse
constantes.

El ACB debe normalmente considerar los costes y beneficios tangibles y los intangibles
tales como los costes sociales y medioambientales.

Anlisis costo/eficacia (ACE)

Es el estudio de la relacin entre los costes y los resultados de los proyectos, expresados
en coste por unidad de resultado obtenido.

El ACB permite que los auditores comparen la eficiencia econmica de las alternativas
del programa, mientras que el ACE intenta encontrar el medio ms barato de conseguir un
objetivo determinado, o bien el valor mximo por un gasto concreto.

En el ACE los beneficios pueden indicarse en unidades fsicas en lugar de unidades
monetarias: la eficacia de un programa para alcanzar objetivos sustantivos est
relacionado con el valor monetario de los recursos asignados al programa o actividad de
que se trate.


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47

Anlisis secundario / bsqueda bibliogrfica

El anlisis secundario puede referirse al examen de los informes, libros y artculos de
investigacin general sobre el tema del programa, o bien a estudios ms especficos del
sector, incluyendo auditoras y evaluaciones anteriores.

Anlisis comparativo (Establecimiento de patrones)
El establecimiento de patrones (benchmarking) es un proceso en el que se comparan los
mtodos, procesos, procedimientos, productos y servicios de una organizacin frente a
los de organizaciones de la misma categora que destacan claramente por su
funcionamiento.

El establecimiento de patrones puede utilizarse para:
- Fomentar una revisin objetiva de procesos, prcticas o sistemas significativos.
- Desarrollar criterios e identificar modos de funcionamiento potencialmente mejores.
- Dar mayor credibilidad a las recomendaciones de auditora.

Meta/evaluacin

Los objetivos de la meta evaluacin son juzgar la calidad de la evaluacin (investigacin),
mejorar la calidad de las evaluaciones y fomentar la utilizacin real de la investigacin
sobre la evaluacin en el proceso de gestin.

La funcin del equipo de auditora consiste en examinar la calidad real de las
evaluaciones efectuadas y la suficiencia de las condiciones de organizacin y
procedimiento para la evaluacin.

4.4 Procedimientos de Auditora

4.4.1 Auditora de Eficiencia

El programa de Auditora de Eficiencia debe considerar los siguientes aspectos:

El tamao de la operacin en trminos de personas - ao y el costo de todos los recursos
utilizados. A mayores operaciones mayores beneficios econmicos, resultantes de medir
y mejorar la eficiencia. Como una gua, los esfuerzos de auditora debern estar
concentrados en grupos de 10 o ms empleados que realicen la misma tarea en un mismo
lugar o en grupos de a lo sumo 100 empleados que realicen el mismo trabajo en diferentes
lugares.

La cuantificacin de las salidas o productos. Labores intensivas de procesos de trabajo
que son rutinarios y repetitivos se adoptan mejor a una auditora de eficiencia.


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48

La importancia de la operacin para el pblico o departamento o dependencia del Estado, que
utilizan dicha operacin.

Sntomas de ineficiencia. Estos pueden incluir cualquiera o una combinacin de los
siguientes factores:

Un crecimiento desproporcionado en el uso de recursos en comparacin con el
crecimiento de la cantidad de trabajo.
Una falla de parte de la entidad auditada para medir el nivel de desempeo.
Un sistema de medicin de eficiencia del que se sospecha ser deficiente.
Falla en la utilizacin de informacin sobre niveles de desempeo para
planificacin, presupuestos o control de operaciones.
Un alto grado de quejas de los usuarios o de clientes en caso de empresas estatales.
Una excesiva acumulacin de trabajo.
Observaciones, in situ, de mtodos desactualizados de trabajo y procedimientos
engorrosos.
Falla en explorar oportunidades obvias para mejorar la eficiencia.
Excesivos retrasos de produccin, personal ocioso y subutilizacin de equipos o
rea construda ociosa o sub-utilizada.

4.4.2 Auditora de Eficacia

Como mnimo, debe incluirse en una evaluacin de los indicadores de informacin sobre
el rendimiento de la eficacia:

a) Evaluacin de la validez, confiabilidad y suficiencia o cobertura de los indicadores
de rendimiento a travs de:
Evaluacin de la integridad de los procesos de recoleccin de datos,
Adecuacin de los mtodos de muestreo y del tamao de las muestras,
Entrenamiento y supervisin otorgada a los recolectores de datos,
Calibracin de los dispositivos mecnicos para la recoleccin de datos y
adecuacin de las escalas de clasificacin o de los esquemas de clasificacin,
Representatividad de los datos recolectados,
Evaluacin de las fuentes de datos, en cuanto a la confiabilidad sobre la
produccin consistente y segura de datos de medicin.

b) Evaluacin de la medida en la cual los indicadores estn estructurados para
distinguir los resultados causados por un elemento de un programa, de aquellos
atribuibles a otros factores y

c) Evaluacin de las normas de rendimiento en cuanto a su adecuacin, determinando
lo siguiente:


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Grado hasta el cual se basan en la legislacin pertinente del programa
Grado hasta el cual se basan en las normas empleadas en programas
comparables en otras jurisdicciones
Hasta qu grado se emplean distintas normas y
Necesidades administrativas.
Identificacin de los vacos en las mediciones de eficacia de los programas,
debido a los cuales no se han implementado los elementos de medicin de la
eficacia de la lgica y la estructura del programa. A este respecto es importante
que el auditor revise el plan de evaluacin de varios anos, para determinar si
estos vacos se han identificado.

d) Evaluacin de aquellos factores y circunstancias que reduzcan la implementacin
de medidas alternas o adicionales de eficacia del programa. El tipo de preguntas
que el auditor debe formular y tener en cuenta en relacin con la factibilidad de la
implementacin, por parte del departamento, de procedimientos de medicin
efectivos o alternos, es el siguiente:
Que alternativa o medicin adicional podra adaptarse para los objetivos del
programa u otros efectos?
Cules seran las fuentes de datos para esas mediciones?
Cules instrumentos de medicin se emplearan?
Cules procedimientos de control de calidad se emplearan?
Cules procedimientos de muestreo se emplearan?
Cul norma de rendimiento o comparacin podra emplearse?
Cundo se suministrara la informacin de medicin?
Cul sera el empleo dado a la informacin de medicin?
Cules seran los posibles costos de la recoleccin, del anlisis y de los
reportes sobre la informacin?
Existe algn peligro de una distorsin del programa debido al nfasis otorgado a
los objetivos medibles?

4.4.3 Auditoria de Economa

La economa est asociada con los recursos primarios que se utilizan en las entidades
pblicas, ellos son las personas, las cosas y el dinero. A continuacin se analizan
dichos factores que debern evaluarse y considerarse en los programas de auditora:

Las personas

Las personas pueden ser contratadas cuando se ofrecen y confirman una
disponibilidad para hacer un determinado trabajo con un mnimo de orientacin. En
otras palabras constituyen el recurso correcto. Por ejemplo, profesionales tales
como Contadores y Abogados y mucho del personal de soporte administrativo.


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Las personas pueden ser contratadas con el requisito de que sern entrenadas para
convertirse en un recurso correcto, por ejemplo, controladores de trfico areo,
oficiales de polica, auditores, trabajadores postales, etc. En tales casos, el
entrenamiento que reciben los convierte en un recurso correcto.

Se puede contratar personal temporal con experiencia y requerimiento mnimo de
orientacin. Esta opcin se toma cuando no hay una relacin beneficio/costo al
mantener personal contratado en forma indefinida. Por ejemplo, cuando la demanda
de este recurso es cclica o porque las habilidades requeridas no se necesitan en forma
permanente a travs del perodo.

Las cosas

Entre las principales cosas que se adquieren estn los equipos, edificios, terrenos,
inventarios para consumo, vehculos, etc.

Las cosas son clave dependiendo de la actividad u operacin en cuestin y de la
importancia de su desempeo. Por ejemplo, el amoblado de una oficina rara vez es
clave para el xito de una operacin, sin embargo, en una unidad hospitalaria el
equipamiento es vital para cada actividad en la prestacin del servicio de salud, en un
centro de educacin el amoblado de las aulas, bibliotecas, etc es vital para el
cumplimiento de la docencia.

Una oferta aparente de calidad, cantidad y oportunidad de las cosas que se necesite
comprar, podra deslumbrar y fingir un costo ptimo. Sin embargo, a la postre
resultar en incumplimientos que elevarn el costo de los insumos comprados. Por tal
razn, debe ser claro para los administradores pblicos su responsabilidad por evaluar
cuidadosamente la seriedad de ofertas que se apartan inusualmente de otras que se
colocan en un nivel competitivo antes de tomar las decisiones finales.

El dinero

El dinero es utilizado para remunerar las personas y adquirir las cosas. En otras
palabras, es un medio de intercambio.

En casos como programas subsidiados en salud, educacin, etc., la disponibilidad se
vuelve importante para el logro de objetivos gubernamentales, especialmente, si la
corriente de impuestos, por ejemplo, no fluye como se haba previsto.

Deber haber un sistema financiero interno, que planifique y programe
adecuadamente el flujo de dinero, para que el presupuesto pueda ser ejecutado. En
otro sentido la economa difcilmente ser alcanzada.


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Relacin de la economa con la eficiencia

La eficiencia como ya se ha definido, incorpora variables como los recursos o
insumos utilizados para alcanzar los resultados. En ese sentido, cuando evaluamos
eficiencia, tambin estamos cuestionando el origen y uso de los mismos incluyendo
en casos puntuales, establecer la rentabilidad o mejor provecho obtenido con el
dinero como unidad de entrada, por los resultados obtenidos como unidad de salida.

Por lo tanto, la economa podr ser medida con motivo de la auditora de eficiencia,
teniendo en cuenta que el programa de auditora incluir las pautas necesarias para
dicha evaluacin.

Relacin de la economa con la eficacia

La medicin de eficacia ha sido generalmente entendida como el proceso mediante
el cual se establece si los programas de una entidad se han cumplido en forma
oportuna y completa. Desde luego que esto incluye, no solo evaluar las salidas o
resultados como expresiones de las metas u objetivos alcanzados. Tambin incluye
evaluar los sistemas que permiten desarrollar los resultados y rendir cuenta sobre los
mismos.

Por la relacin economa-eficiencia, algunas caractersticas de la medicin de
eficacia tambin pueden relacionarse con la economa por ejemplo:

Costo de los procesos que conllevan a las salidas (resultados) del programa, los
cuales no sean razonables en relacin con dichos resultados. Es decir, que aunque
un programa operacional alcance sus metas y objetivos, el costo de lograrlo podra
no ser ptimo (vase en Latinoamrica el caso de programaciones para construir
puentes, carreteras, metros, etc., los cuales costaron dos y tres veces el presupuesto
original.

La extemporaneidad en alcanzar una meta puede generar costos adicionales que
encareceran y hasta desvirtuaran el beneficio a recibir por los usuarios. Por
ejemplo, la construccin demorada de centros de salud preventiva destinados a
disminuir la tasa de mortalidad, podra acarrear muertes cuyo costo no es calculable.

De igual manera, las consecuencias econmicas de un proceso de reforma
extempornea, podran acarrear costos adicionales, que pueden ser causados por
demandas de constitucionalidad y obligar a devolver impuestos ya cobrados, etc.

En conclusin, los programas de medicin de eficacia tambin podran contener
objetivos y procedimientos en lo concerniente a la economa siguiendo trmites
parecidos a los mencionados en la relacin economa-eficiencia.


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5 Medicin del rendimiento

La etapa final es ejecutar los procedimientos del programa de auditora tendiendo a lograr
evidencias, que permitan medir el xito o no de una gestin. Para ello el Auditor Encargado
de la auditora deber establecer un sistema de medicin del rendimiento, siempre que
pudiera contar con informacin consistente y oportuna. Dicho sistema estar formado por los
Indicadores.

Normas de Rendimiento (Criterios)

Se refieren a mediciones cuantitativas y cualitativas de cul es el nivel que se considera como
deseado o esperado, de una actividad. Estos se determinaron cuando se elaboraron los
criterios de auditora.

Se destaca la conveniencia de tratar de obtener la aprobacin del ente auditado sobre las
normas de rendimiento que se apliquen. Si ello no ocurre, en el informe deber indicarse tal
situacin, las opiniones del ente auditado y los fundamentos de la norma aplicada por parte
del auditor.

Las fuentes de estos indicadores son:
Leyes, reglamentos o contratos
Presupuesto y Plan de accin (metas de la administracin)
Estadsticas y prcticas empresarias
Indicadores de rendimiento de grupos de entidades similares
Indicadores de rendimiento histricos
Principios generales de sana administracin

Los Indicadores son variables que intentan medir u objetivar de forma cuantitativa y
cualitativa sucesos sobre la gestin, que proporcionan al ente o al auditor un indicio sobre el
grado de eficiencia, economa y efectividad de la ejecucin de las operaciones.

Son necesarios para poder evaluar el comportamiento de las actividades en el tiempo y se
logra a travs de compromisos.

Permiten obtener informacin en el tiempo de los atributos e impacto de un producto como
tambin de las caractersticas de los procesos.

Constituyen el punto de partida del ciclo de la planificacin, permiten respaldar acciones
polticas, logros y metas, y son importantes para la toma de decisiones efectivas que
contribuyan a mejorar la gestin y ofertar un servicio de alta calidad.

5.1 Componentes de un indicador

Los componentes de un indicador son los siguientes:


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medida. grandeza cualitativa que permite clasificar las caractersticas, atributos,
resultados y consecuencias de los productos, procesos o sistemas.
ndice. Valor de un indicador en cierto momento
Estndar de comparacin. Es un ndice arbitrario como aceptable para un
indicador y un estndar comparativo para evaluar el comportamiento.
Meta: ndice orientado por un indicador en relacin al estndar de comparacin
para ser alcanzado durante un cierto tiempo

5.2 Tipos de Indicadores de Rendimiento

Los indicadores pueden ser cuantitativos y cualitativos:

a) Indicadores Cuantitativos

Son indicadores que miden el rendimiento de una actividad, stos pueden ser:

Indicadores de Volumen de Trabajo:

Estos proveen una descripcin de la actividad. Se obtienen en la etapa de
conocimiento de la organizacin y ayudan a brindar una idea de la dimensin del
ente, rea o actividad que se est auditando. Se utilizan al informar los resultados
en el captulo antecedentes del informe. No miden ningn rendimiento.

Indicadores de Eficiencia

Estos relacionan volmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los
costos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues se refieren a
oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir ms
servicios por el mismo costo.

La eficiencia de una operacin se expresa como un porcentaje del nivel estndar con
relacin al dato actual. Para evaluar la eficiencia se utilizarn los ndices que
representa la relacin salida/entrada puede ser expresado de maneras diferentes para
calcular la eficiencia. Por ejemplo, la eficiencia puede ser medida en trminos del
ndice de produccin, el trabajo realizado en un perodo, o el costo por unidad
producida.

Usando el "ndice de produccin": Si tenemos un estndar de 8 cheques por
hora/hombre (h/h) y un dato actual de 10 cheques por hora/hombre:

ndice Actual 10 cheques / h/h
X 100 = Eficiencia del 125%
Indice Estndar 8 cheques / h/h


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Usando el "trabajo realizado en un perodo de tiempo": Estndar de 60 minutos
entre 8 cheques = 7.5 minutos/cheque, actual de 60 minutos entre 10 = 6 minutos/cheque:

Tiempo Trabajado 10 cheques x 7.5 /cheque
X 100 = Eficiencia del 125%
Tiempo Disponible 60 Minutos

Usando el "costo por unidad de producto": Estndar de $5 por hora entre 8
cheques = $0.625/cheque, un dato actual de $5.00/hora entre 10 cheques = $0.50
cheque:

Costo Estndar $0,625 / cheque
= X 100 = Eficiencia del 125%
Costo Actual $0,50 / cheque

Medicin de Insumos. Los insumos pueden medirse en trminos de trabajo,
material o capital. Los recursos de mano de obra pueden ser medidos en trminos
del tiempo o dinero (salario, horas hombre). Los recursos de material o capital son
generalmente medidos en trminos de dinero.

La unidad de medida depender del tipo de operacin a ser medida. Por ejemplo,
en un sistema manual de produccin de pasaportes, los insumos sern medidos en
trminos de mano de obra, y la eficiencia puede expresarse como una comparacin
entre el dato actual y el estndar en trminos del nmero de pasaportes expedidos
por hora/hombre o por el costo de produccin por pasaporte expedido (salario y
costo de material, s este ltimo es significativo).

En un sistema ms grande, usando computadoras y trabajo manual para producir
pasaportes, la unidad de medida ser expresada ms significativamente en dinero
para reflejar el costo total de la mano de obra, material y capital usado en el
proceso.

Aunque el sistema de contabilidad gubernamental no refleja los activos fijos o su
depreciacin, los clculos podrn realizarse para asegurar el costo total de los
productos con el propsito de medir la eficiencia.

Medicin de Productos. Para ser medibles los productos debern estar separados
unos de otros y tener caractersticas uniformes. Productos de un proceso repetitivo
como la produccin de cheques o diligenciar las rdenes de requisicin de
materiales satisface este criterio. Con frecuencia, el contenido de labores
rutinarias puede ser medido aplicando tcnicas aceptadas de medicin de trabajo.


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Operaciones y programas as como proyectos especiales, investigacin, polticas
de desarrollo, funciones de asesora, etc., no obtienen normalmente productos que
satisfagan estos criterios. Por lo tanto, hay dificultades para medirlos. Los gastos
generales administrativos son tambin difciles de medir, aunque comparaciones
de ndices entre los gastos generales sobre el total de gastos o gastos generales por
persona/ao sobre total de personas/ao, entre organizaciones similares, pueden
proveer de un indicador elemental de eficiencia. El total de gastos generales o
personas/ao, en una misma organizaci6n, en un perodo de tiempo dado, tambin
podrn ser comparados.

Un incremento desproporcionado de los gastos generales puede indicar un
problema. Estas medidas elementales deben ser usadas con precaucin y las
comparaciones deben ser analizadas e interpretadas cuidadosamente.

Calidad y Nivel de Servicio. La eficiencia de una operacin est influenciada por
la cantidad y calidad de los bienes y servicios producidos y la calidad y nivel de
los servicios ofrecidos. Cambios en cualquiera de estos elementos son difciles de
interpretar sin el debido control de los mismos. Dado un ndice satisfactorio de
eficiencia, un mejoramiento adicional podra resultar a expensas de la calidad o
nivel de servicios, As mismo, mejoramientos significativos en la calidad o nivel
de un servicio pueden ser posibles, slo con el crecimiento sustancial del costo por
unidad.

Indicadores de Economa

Relacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con
respecto a un precio testigo, de mercado o predeterminado (precio de un
presupuesto oficial).

Indicadores de Efectividad

Miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se
orientan hacia los resultados.

El ndice de salidas/entradas, por s solo no indica si los resultados por l
reflejados son satisfactorios, es necesario un punto de referencia o marca fija a
travs de la cual se mida la ejecucin y cambios en el nivel de eficiencia.

Los resultados pueden ser medidos razonablemente, comparndolos con
estndares planeados. Un estndar planeado es el tiempo de duracin especfico,
determinado por la cuantificacin del trabajo requerido para producir una unidad
de producto o servicio, o para ejecutar una tarea. Los estndares planeados
representan el concepto de un da justo de trabajo esperado de un empleado con un
entrenamiento razonable y experiencia.

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Puede ser difcil desarrollar estndares planeados para trabajos complejos y
variados. En estos casos, resultados presentes pueden ser comparados con
resultados durante un perodo tpico anterior. Esta clase de ndice de
salida/entrada de un perodo tpico de base, es conocido como estndar histrico o
de base. Este tipo de estndar tiene una debilidad debido a que supone que el nivel
esperado de eficiencia ha sido logrado en el perodo base seleccionado.

Es decir, que representa lo que se ha logrado en perodos anteriores y no
necesariamente lo que se debe lograr en el presente o perodos futuros. Por
consiguiente, un anlisis del perodo base se requiere para asegurar que ste es
representativo y que refleja un nivel aceptable de eficiencia.

Estndares e informacin sobre desempeo son usados con diferentes propsitos
en varios sistemas de informacin y control, para:

Demostrar el logro de resultados, comparando la informacin de ejecucin con
estndares objetivos o metas.
Planes de operacin y presupuesto de los requerimientos de recursos,
proveyendo medios para la conversin de planes de trabajo y estadsticas sobre
cargos de trabajo, en recursos requeridos.
Llevar a cabo anlisis de costo/beneficio y estudios de factibilidad, proveyendo
informacin para comparar mtodos y procedimientos presentes y propuestos.
Proveer bases racionales para valorizar bienes y servicios.
Producir un intercambio de decisiones entre eficiencia y el nivel de servicios y
Indicar a los supervisores y empleados qu resultados se esperan.
Consecuentemente los estndares son tiles para evaluar el desempeo de los
supervisores y de grupos de empleados, motivndolos al mismo tiempo.

b) Indicadores Cualitativos:

Estos no miden numricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los
principios generales de una sana administracin.

5.3 Criterios para identificar y seleccionar un indicador

La selectividad e importancia proporciona informacin de las variables claves del
proceso, producto o sistema.

Los criterios para identificarlos son:

Simples y claros. Deben ser simples como comprensibles.
Representativos. La capacidad de demostrar sobre una amplia visin, las importantes y
crticas etapas de un proceso. Los datos importantes deben ser precisos.

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Investigativos. Fcil de investigar los datos.
Comparables. Ser fcilmente comparables con las propias referencias.
Estables. Procedimiento generados sistemticamente y constantemente.
Relacin Costo efectividad. Diseados para ser econmicamente efectivo. El beneficio
en relacin al costo, deber satisfacer los niveles de aspiracin.

Los criterios para seleccin de indicadores son:

Identificar el proceso
Identificar actividades crticas a medir
Establecer metas de desempeo o estndares
Establecer medicin de desempeo
Identificar las partes responsables
Coleccionar los datos
Analizar y reportar el actual desempeo
Comparar el actual desempeo con las metas o estndares
Determinar si las acciones correctivas son necesarias
Hacer cambios para traer el proceso a la lnea de las metas o estndares
Determinar si nuevas etapas o nuevas medidas son necesarias

5.4 Criterios para determinar la calidad de un buen sistema de medicin

Lo primero que deber determinar el Auditor Encargado es si el ente auditado ha
desarrollado un Sistema de Medicin del Rendimiento tablero de Comando. Si la
Administracin del ente no ha desarrollado dicho sistema, deber realizarlo el auditor.
Para ello deber desarrollar una batera de indicadores de gestin, debiendo decidir:

a) Qu datos reunir? A tal fin utilizar los indicadores definidos como generales
para cada una de las reas crticas y analizar cuales indicadores especficos agregar.
Toda esta informacin surge del proceso de conocimiento y familiarizacin de la
organizacin, a partir del cual se ha obtenido informacin sobre cules son los
indicadores especficos ms adecuados al ente.

b) Cmo reunirlos?

c) Cmo asegurar su confiabilidad? Deber recolectar los datos que brinde el personal
de la entidad Este control quedar documentado en las - Guas Pruebas sustantivas para
Control de Indicadores de Gestin. Se busca asegurar la veracidad y confiabilidad de los
antecedentes reunidos y confirmar que la informacin obtenida responda a la realidad de
la entidad o rea en estudio, debiendo el Auditor Encargado definir el nivel de
verificacin que se estimar necesario. Por ejemplo, someter a la opinin de los
integrantes del equipo de auditora la recoleccin de los datos y el clculo de los
indicadores de gestin.

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Si la Administracin del ente ha desarrollado un sistema de indicadores, el auditor
Encargado determinar si incluye todos los indicadores necesarios, debiendo
documentarse los datos incluidos, los clculos y las pruebas sustantivas, en los
formularios respectivos.

Deber asentarse en los papeles de trabajo cules indicadores no se consideran
necesarios para la auditora de gestin sealando los motivos. Adems si existieran
indicadores que no se consideraran tiles para la gestin, se informar tal situacin al
ente auditado, solicitando su opinin.

La auditora deber insistir para que el ente adopte un tablero de comando que incluya
como mnimo todos los indicadores de rendimiento determinados por la auditora. En el
informe final se indicarn los adoptados por la organizacin y cuales fueron elaborados
por la auditora.

Los factores que intervienen en los criterios que permiten determinar la calidad de un
buen sistema de medicin son los siguientes:

Dinmico y flexible en el tiempo
Adecuadamente simple
Operacionalmente claro
Con nfasis en el ciudadano
Comunicativo en el cambio
Comunicativo en el conocimiento
Visible
Integrado en los procesos
Grafico
Analtico y estadstico
Participativo
Integrado en los actores
Cooperativo
Integrado en la jerarqua
Alineado con las metas
Integrado en las estrategias
Oportuno
Relevante
Preciso
Integro
equilibrado en los enfoques


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Criterios de auditora

Algunos criterios de auditora que se pueden utilizar para llevar a cabo auditoras de
eficiencia se enuncian a continuacin, y pueden ser modificados o adaptados segn la
necesidad del sector gubernamental o el tipo de entidades auditadas.

La Medida del Desempeo debe ser Apropiada y Exacta

Los servicios o productos en caso de empresas, deben estar bien definidos y
correctamente medidos. Las definiciones y medidas deben ser modificadas para que
reflejen los cambios en la naturaleza de los resultados. Una medida alterna deber ser
usada slo si es apropiado.

Las caractersticas del servicio o producto, tales como calidad y nivel de servicios
debern estar claramente especificadas. Donde sea factible, los resultados de
produccin o rendimiento debern incluir indicadores de estas caractersticas.

Los insumos debern estar relacionados con los productos o resultados producidos.
Las reglas de distribucin de insumos deben ser apropiadas. Ajustes por cambios
significativos en inventarios de trabajo en proceso, debern ser incluidos en los
clculos.

Los datos de insumos y produccin debern ser verificados para efectos de exactitud y
confiabilidad.

El desempeo deber ser Adecuado en Comparacin con el Estndar

El estndar o base para comparacin deber ser adecuado. Cuando sea apropiado,
deber establecerse aplicando tcnicas de medicin de trabajo generalmente
aceptadas.

El estndar o base deber establecerse con fundamentos consistentes entre una
localidad y otra, para operaciones descentralizadas. Debern tomarse en cuenta
circunstancias locales de manera que puedan efectuarse comparaciones significativas
de desempeos inter-regionales.

El nivel actual de rendimiento deber ser aceptable en comparacin con el estndar o
base respectiva. Cuando el estndar ha sido establecido a travs de medida del
trabajo, el objetivo para un individuo deber ser 100% del estndar. Sobre un perodo
de tiempo, un mnimo aceptable de rendimiento para un grupo podra ser 80%.

Los Informes debern adaptarse a las Necesidades Gerenciales


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Los indicadores de Rendimiento o de Resultados debern ser significativos para los
programas gerenciales. Deber adems, evitarse el agregar un dato sin importancia
en unidades de produccin significativamente diferentes.

Los informes deben ser oportunos en relacin con las necesidades de la gerencia.
Estos debern presentarse resumidos y debern resaltar detalles significativos.

La Informacin del desempeo deber utilizarse para lograr mejoras en la
Productividad

Los objetivos planteados tanto en trminos de resultados absolutos como en ganancias
sobre algn perodo previo, debern estar preestablecidos. La informacin sobre el
desempeo deber indicar si los objetivos han sido logrados y dnde se necesitan
acciones correctivas. Donde las comparaciones histricas son la base para el reporte
de los niveles de eficiencia, debern hacerse anlisis adicionales para indicar el grado
en el cual existan oportunidades para mejorar la productividad.

El aumento de la eficiencia deber ser buscado y evaluado sistemticamente.
Tcnicas reconocidas tales como medicin y organizacin del trabajo y anlisis de
mtodos debern ser usados con este propsito. Donde fuera apropiado, la
computarizacin deber ser considerada. Todos los cambios debern ser evaluados
antes de la implementacin, incluida la consideracin de informacin sobre resultados
anteriores.

La informacin sobre el desempeo deber ser usada para animar a los grupos de
empleados y a los gerentes para que incrementen la productividad. La comunicacin
a individuos y grupos, acerca de niveles de desempeo esperados de ellos, es de
importancia primordial. Iniciativas como aquellas propuestas por investigaciones
sobre la calidad del ambiente de trabajo, podrn proveer resultados tiles para buscar
mejoras en la productividad.

La informacin sobre productividad deber ser usada en la estimacin de las
necesidades futuras de recursos. En el proceso de elaboracin del presupuesto, la
informacin sobre el desempeo deber utilizarse para planear vas mejores en la
ejecucin o entrega de programas.

Las Medidas e Informes sobre Productividad deben mantenerse actualizados

La recoleccin de informacin y anlisis de rutinas debern mortificarse para corregir
defectos previamente identificados.

Proyectos de computarizacin o mecanizacin que afecten el contenido del trabajo de
una operacin debern reconocerse y los indicadores de productividad del trabajo
debern, en consecuencia revisarse.

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Los sistemas que miden el nivel de desempeo debern ser modificados tanto como
sea necesario, para que reflejen cambios de programas resultantes de una nueva
legislacin.

5.5 Anlisis y Evaluacin de Hallazgo

Una vez determinadas las desviaciones cualitativas o cuantitativas respecto de los criterios
o normas, deber mediante el trabajo de campo, analizar y evaluar las evidencias para
desarrollar los hallazgos.

a) Tipos de Evidencias

La evidencia puede categorizarse como:

Evidencia fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las
actividades, bienes y/o sucesos. La evidencia de esa naturaleza puede presentarse en
forma de memorandos (donde se resuman los resultados de la inspeccin o de otra
observacin), fotografas, grficas, mapas o muestras materiales.

Evidencia Documental: Consiste en informacin elaborada, como la contenida en cartas,
contratos, registros de planificacin, evaluaciones de gestin y documentos de
administracin relacionados con su desempeo.

Evidencia Testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de entrevistas hechas en el
curso de investigaciones. Las entrevistas que sean importantes para la auditora debern
corroborarse siempre que sea posible mediante evidencia adicional. Tambin ser
necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan
estado influidos por prejuicios o tuvieran slo un conocimiento parcial del rea auditada.

Evidencia analtica: Comprende clculos, comparaciones, razonamiento y separacin de
informacin en sus componentes.

b) Caractersticas del hallazgo de auditora operacional

Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad, economa o
eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditora operacional.

En cumplimiento del examen detallado de las reas crticas o dbiles (4ta.fase o etapa del
proceso), el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e
identificar con claridad cada una de sus caractersticas.

Las caractersticas del hallazgo de auditora operacional son cuatro a saber:


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- La Condicin

Esta caracterstica est dada por la situacin actual encontrada por el auditor (Lo que
es).

- El Criterio

El criterio, est dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas
aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que el auditor
utiliza para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que el criterio es
lo que debe ser, es decir la situacin ideal.

- El Efecto

Es el resultado de la comparacin de la condicin contra el criterio. Es decir, como ha
afectado la Condicin a las operaciones de la Institucin.

- La Causa

Es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la
condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la condicin.

c) Conclusiones y Recomendaciones sobre los HAO

Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las caractersticas de un hallazgo estar
en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solucin, para
formular finalmente la recomendacin o recomendaciones, propsito de su trabajo.

La Conclusin es la sntesis redactada con objetividad y con impacto, de las
caractersticas del hallazgo (condicin, criterio, efecto y causa). Dicha sntesis no debe
exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.

Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para
corregir o mejorar la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones
involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarn orientadas a evitar que
la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos
sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditora operacional,
deben ser practicables, tiles y costeables.

Finalmente, la evaluacin del hallazgo finaliza con los comentarios de los
funcionarios involucrados en el respectivo hallazgo.


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d) Programa de Evaluacin de un HAO

La evaluacin de los Hallazgos de Auditora Operacional debe efectuarse
mediante el desarrollo de programas especficos.

6 Papeles de trabajo

La esencia de la ejecucin de la Fase de examen detallado de las reas crticas es la
evaluacin de los hallazgos. Le corresponde por lo tanto al auditor operacional dejar
constancia de las evidencias de esta evaluacin en papeles de trabajo, en concordancia con
las Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua, NAGUN.

Los papeles de trabajo en auditora operacional igual que en toda auditora, son el
conjunto de cdulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o
evidencia de:

Informacin obtenida en el transcurso del examen.

Evaluacin de la efectividad del control interno contable financiero y
operacional, y de la identificacin y seleccin de las reas crticas.

La evaluacin o desarrollo de los hallazgos.

6.1 ndice de Papeles de trabajo

6.1.1 Papeles Generales

Un listado, no exhaustivo, de papeles de trabajo de auditora con indicacin del ndice es la
siguiente:

I. Planificacin y control de la auditora

I-1 Carta credencial.
I-2 Resumen de Plan preliminar y costos de Auditora
I-3 Memorndum sobre la planeacin de la auditora.
I-4 Plan para la visita preliminar y sus resultados.
I-5 Resultados de entrevistas iniciales y otros de naturaleza general.
I-6 Cronograma de Auditora
I-7 Control de tiempo.
I-8 Control sobre los documentos obtenidos de la Entidad u Organismo.
I-9 Memorndum de Planeacin.
I-10 Correspondencia con funcionarios de la Entidad
I-11 Correspondencia con terceros.
I-12 Control de visitas de supervisin y especialistas (asesor legal, ingeniero, etc.)
I.13 Reportes, Memorndums e Informes de avance

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I-14 Control de Calidad de la Planeacin
I-15 Sugerencias para auditoras futuras.

II. Datos generales de la entidad examinada

II-1 Copia de Manuales y Organigramas.
II-2 Hojas de Datos Personales de Funcionarios y Empleados Principales, de los que
deben presentar caucin y los que han efectuado declaraciones probidad.
II-3 Documentacin sobre la naturaleza de la entidad, actividades, oficinas o
delegaciones, procedimientos de operacin, oficinas o delegaciones, recursos e
informacin estadstica.

III. Leyes, Reglamentos y Contratos Aplicables

III-1 Extracto de Leyes, Reglamentos y Contratos aplicables.
III-2 Determinacin de normas cuyo cumplimiento se debe evaluar.
III-3 Pruebas aplicadas.
III-4 Comentarios y conclusiones

IV. Informacin financiera y/o Operativa

IV-1 Copia del acta del Directorio (o similar) aprobando los estados financieros,
planes operativos, sistemas
IV-2 Estados financieros y/o informe de ejecucin presupuestaria, informe de la
deuda pblica, de la entidad.
IV-3 Datos para cotejo.
IV-4 Asientos de ajuste y/o reclasificaciones.
IV-5 Carta del asesor legal.
IV-6 Hechos posteriores.
IV-7 Contingencias.

V. Archivo resumen

V-1 Borrador (final) del informe.
V-2 Copia de la carta de observaciones y recomendaciones.
V-3 Puntos de revisin de los diferentes tramos de Direccin en CGR, Auditora
Interna o Firma de Contadores Pblicos, segn el caso.
V-4 Puntos de revisin del Supervisor y Encargado de la Auditora.
V-5 Hojas de hallazgos.
V-6 Dictmenes de Asesor legal.
V-6-1 Dictamen
V-6-1/1 Solicitud de dictamen
V-6-2 Dictamen No. 2

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V-6-2/1 Solicitudes y aprobaciones de prrroga
V-7 Actas de Discusin.
V-8 Carta de Salvaguarda
V-9 Control de Calidad de la ejecucin y conclusin de auditora.
V-10 Sugerencias para futuras auditoras.

VI. Diligencias del debido proceso

VI-1 Notificaciones de inicio
VI-2 Entrevistas
VI-2-1 Se asignar un nmero subsecuente por cada entrevistado
VI-2-1/1 Citatoria para rendir entrevista
VI-2-1/2 Solicitudes de copia de entrevista y recibo de entrega
VI-3 Notificaciones de Hallazgos
VI-3-1 Nombre, cargo (un ordinal por notificado)
VI-3-2 Respuesta de hallazgos
VI-3-3 Anlisis de respuestas de hallazgos
VI-3-4 Solicitudes de prrrogas
VI-3-5 Cartas de aceptacin de prrrogas
VI-4 Acceso a papeles de trabajo
VI-4-1 Solicitud (un ordinal por auditado)
VI-4-1/1 Carta de aceptacin (fija fecha, hora, etc.)
VI-4-1/ Acta de acceso a papeles de trabajo
VI-5 Acreditacin de representantes
VI-6 Otras diligencias

6.1.2 Papeles Especficos

Una lista, no exhaustiva, de papeles de trabajo corrientes, referidos a una auditora
operacional es la siguiente:

A Estudio preliminar
Programa
A-1 Antecedentes
A-2 Marco Legal
A-3 Organizacin
A-4 Operaciones
A-5 Financiamiento
A-6 Control
A-7 Informacin Adicional

B Comprensin de la Entidad
Programa

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B-1 Entrevistas
B-2 Evaluacin de control interno
B-3 rbol de misin, objetivo y operaciones

C Seleccin de reas Crticas
Programa
C-1 Matriz de seleccin
C-2 Evaluacin de control interno
C-3 Anlisis de eficacia
C-4 Anlisis de economa
C-5 Anlisis de eficiencia
C-6 Informe Diagnstico

D Anlisis detallado de reas Crticas
Programa
D-1 Cdula resumen de las reas crticas determinadas
D-2 rea crtica (colocar el nombre)
D-2-1 Evaluacin de control
D-2-2 Aplicacin de indicadores
D-3 rea crtica (colocar el nombre)
67
Captulo XI INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION MAG 2009

67

CAPITULO XI
FASEV INFORME DE AUDITORIA
68

68

Captulo XI FASE V
Informe de auditora operacional o de gestin

1. Aspectos bsicos del Informe de auditora

El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente
durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios
de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditora. Igualmente, al final del
trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias con los
funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para
comunicarles y discutir los resultados de su examen.

Adicionalmente si hubiera hallazgos que pueden dar lugar a determinar responsabilidades,
se debern efectuar las notificaciones preliminares a cada funcionario o ex funcionario
relacionado cumpliendo las garantas del debido proceso.

La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditoria operacional, se efecta
en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos
resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al
lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la
conveniencia de aceptar las recomendaciones.

Asimismo, la comunicacin oficial de los resultados debe incluir los puntos de vista de los
funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio del
auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos de vista contribuye
notablemente a aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas y
aceptadas.

El auditor Operacional debe tener en cuenta al redactar los resultados del trabajo, los
principios para redaccin del informes y si es el caso consultar bibliografa al respecto,
para asegurarse de la adecuada presentacin del informe final.

2. Contenido del informe

En la elaboracin del informe el auditor gubernamental deber tener en cuenta la Norma
NAGUN 4.30, en los aspectos relacionados con el informe sobre los resultados de una
auditora operacional o de Gestin

El informe de auditora operacional debe contener:

a) Los objetivos especficos de la auditora operacional en forma detallada para un
cabal entendimiento del enfoque por parte de los usuarios y los antecedentes que
dieron lugar a la realizacin de trabajo de auditora.

69

69

b) El alcance del trabajo realizado, sealando la profundidad y cobertura de la
evaluacin realizada para cumplir los objetivos de la auditora. En la medida de lo
posible, se debe establecer la relacin existente entre la muestra revisada y el
universo de operaciones ejecutadas por la entidad, identificar las dependencias
evaluadas, la ubicacin geogrfica y el perodo examinado. Tambin se debe incluir
una referencia a las limitaciones de informacin o al alcance del trabajo, cuando esta
situacin se presente.

c) La metodologa de la auditora, explica claramente las tcnicas empleadas para
obtener y analizar la evidencia entregada por la administracin y otra que sea
necesaria para alcanzar los objetivos de la auditora. Se describirn las tcnicas de
comparacin utilizadas, los criterios e indicadores empleados, y cuando se haya
aplicado el muestreo, explicar la forma en que se dise la muestra y las razones para
su seleccin. Debe sealarse que el examen se realiz de acuerdo con las Normas de
Auditora Gubernamental de Nicaragua (NAGUN).

El informe de auditora operacional debe desarrollar y exponer:

a) Los hallazgos significativos que tengan relacin con los objetivos de la auditora.
Incluirn informacin suficiente, competente y relevante de los hallazgos para facilitar
la comprensin del informe por parte de los usuarios. Tambin insertar la
informacin sobre los antecedentes de cada hallazgo significativo para una mejor
comprensin por parte de los usuarios directos y otros lectores.

b) Las conclusiones producto de inferencias lgicas basadas en la informacin
desarrollada en los hallazgos. La calidad de las conclusiones depender de lo
persuasiva que resulte la evidencia que sustente los hallazgos y lo convincente de la
lgica utilizada para formularlas individualmente.

c) Las recomendaciones permiten eliminar las causas de las condiciones negativas
detectadas y al sugerir mejoras a las actividades, reas o programas de la entidad, por
lo tanto son de elevada importancia.

d) Las opiniones de la administracin deben ser evaluadas objetivamente y las
opiniones pertinentes deben ser incluidas en el informe.

Informe sobre la evaluacin de los controles internos administrativos y el cumplimiento
de las disposiciones legales, reglamentarias y contractuales puede presentarse en un
informe parcial independiente al concluir la fase de Estudio y Planeacin con el propsito
de obtener la aceptacin de la administracin de la entidad auditada y ser oportunos.

El informe de Auditora Operacional o de Gestin, debe revelar si los hallazgos
resultantes podran dar lugar a la determinacin de responsabilidades lo que se deber
sealar en las conclusiones y efectos de cada hallazgo.

70

70

El informe de auditora operacional, puede contener bsicamente las siguientes partes:

Sntesis o resumen del informe (Resumen ejecutivo)

Informacin introductoria (Introduccin)

Resultados de la Auditora (Captulos individuales sobre hallazgos de auditora)
.
Anexos (cuando sean considerados necesarios)

2.1 Sntesis o Resumen (Resumen Ejecutivo)

En esta parte del Informe el Auditor deber exponer brevemente las caractersticas de la
auditora realizada y las conclusiones y recomendaciones ms significativas de su trabajo,
de tal forma que los ejecutivos de la entidad tomen rpidamente una visin general del
trabajo realizado y sus principales resultados y a la vez por la gravedad motive a los
interesados (Ministros, Director, Gerente, Alcalde, etc.) en su cuidadosa lectura.

2.2 Los objetivos especficos

El Auditor deber incluir en su informe de la auditora operacional en forma detallada
para un cabal entendimiento el enfoque por parte de los usuarios y los antecedentes que
dieron lugar a la realizacin de trabajo de auditora.

Es importante observar especial cuidado de no incluir informacin innecesaria.

2.3 El alcance del trabajo

En esta seccin el Auditor deber indicar el alcance del trabajo realizado, sealando la
profundidad y cobertura de la evaluacin realizada para cumplir los objetivos de la
auditora.

En la medida de lo posible, se debe establecer la relacin existente entre la muestra
revisada y el universo de operaciones ejecutadas por la entidad, identificar las
dependencias evaluadas, la ubicacin geogrfica y el perodo examinado. Tambin se
debe incluir una referencia a las limitaciones de informacin o al alcance del trabajo,
cuando esta situacin se presente.

2.4 La metodologa de la auditora

El Auditor deber explicar claramente las tcnicas empleadas para obtener y analizar la
evidencia entregada por la administracin y otra que sea necesaria para alcanzar los
objetivos de la auditora.

71

71

Se describirn las tcnicas de comparacin utilizadas, los criterios e indicadores
empleados, y cuando se haya aplicado el muestreo, explicar la forma en que se dise la
muestra y las razones para su seleccin.

Debe sealarse que el examen se realiz de acuerdo con las Normas de Auditora
Gubernamental de Nicaragua (NAGUN)

2.5 Resultados de la Auditora (Hallazgos de Auditora Operacional)

En estas secciones del Informe deben presentarse suficientemente sustentados y en orden
de importancia, respecto a las reas crticas examinadas, los hallazgos desarrollados
durante la Auditora.

El informe de auditora operacional debe desarrollar y exponer los hallazgos de auditora
siguiendo el siguiente orden:

a) Condicin

b) Criterio

c) Efecto

d) Causa

e) Recomendacin

f) Comentarios de los funcionarios responsables

g) Recomendaciones, incluyendo cualquier accin ya tomada al respecto

La presentacin de cada HAO debe llevar como ttulo el asignado al respectivo hallazgo
en la Sumaria; pero no es necesario que al presentar los hallazgos se titule cada una de las
caractersticas o elementos de los mismos, excepto las recomendaciones. Basta
relacionarlos en prrafos consecutivos siguiendo el orden anterior.

2.6 Anexos

Finalmente, en el Informe el auditor operacional podr adjuntar los documentos que
considere estrictamente necesarios o sea aquellos que por su naturaleza no pudieron
desmembrarse y presentarse para su anlisis en la seccin correspondiente. El auditor
operacional debe tener en cuenta que remitir al lector el examen de anexos presentados al
final del informe, desmotiva el inters en la lectura de un documento.

72
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

ANEXOS
MODELOS DE PAPELES DE TRABAJO

73
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

Anexos
Modelos de papeles de trabajo

1. Matriz de problemas

INDICE
NOMBRE DE LA ENTIDAD
MATRIZ DE PROBLEMAS
PERIODO DE LA AUDITORIA

No. PROBLEMA
(Deficiencia de control)
AREA AFECTADA CAUSA
Operativo Administrativo Financiero
1 Alta rotacin de
personal
X X Estilo de
direccin,
atrasos en los
pagos
2 Falta de materiales e
insumos
X
3 Incumplimiento de
metas

X

TOTAL

Conclusin:

74
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

2. Modelo de tabulacin de los Factores crticos de una Entidad

INDICE

NOMBRE DE LA ENTIDAD
MATRIZ DE PROBLEMAS
PERIODO DE LA AUDITORIA

Areas crticas tangibles

Indicadores Clave

Ratios

Estndares
Situacin Financiera Resultados
Nivel de rentabilidad
Disponibilidad
Informacin contable
Sobregiros de
presupuesto
Costos incrementados
Productividad Tcnicas
Utilizacin de equipos
Rendimiento
Cumplimiento de metas

Desarrollo humano Rotacin de personal
Ausentismo
Disciplina
Capacitacin
Personal idneo
Organizacin Estructura formal
Manuales
Disponibilidad de
indicadores

Planificacin Plan estratgico
Plan operativo
Indicadores
Evaluaciones al Plan

75
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

3. Cuestionarios de Auditora de Eficiencia
3.1 Cuestionario sobre informacin general
TAREA O PROCEDIMIENTO/PREGUNTA/
CONSIDERACION

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T
COMENTARIOS
1. Obtener y revisar documentos pertinentes
2. Efectuar un reconocimiento al proceso de trabajo y
contestar:
Es rutinario y repetitivo?
Es intensivo?

3. Obtener un entendimiento sobre los resultados que estn
sujetos a monitora y contestar si son:
Cuantificables?
Uniformes?
Separados?

4. Establezca el tamao de la operacin (personas/ao o
valor)

5. Son las tendencias de insumos y servicios o productos
aceptables?

6. La organizacin auditada mide el desempeo?
Si no, considera que debiera medirlo?
Por qu no lo mide?
Si lo mide, el sistema de medicin parece razonable?
Se utilizan tcnicas de medicin del trabajo?
Cul es la eficiencia de la operacin?

7. Verificar documentos de presupuesto y planeacin para
respaldar los datos de desempeo

8. Existen sntomas de ineficiencia como un excesivo trabajo
acumulado, mal servicio, mtodos de trabajo engorrosos,
personal ocioso, sub-utilizacin de equipo, etc.?
2
9. Ha utilizado la organizacin auditada informacin de
sistemas de medicin del desempeo o estudios especiales
para avanzar positivamente en la mejora del desempeo?
4
10. Considerar la importancia y sensibilidad de la operacin
como factores en la determinacin de las necesidades para
un sistema de medicin de desempeo y contestar:
Qu tan importante es la operacin para los receptores de
servicios?
Son factores importantes la tardanza u el error?
Qu tan importante es la operacin para la organizacin?
Qu tan importante es la operacin para el Gobierno?
1

76
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

3.2 Cuestionario de Diagnstico de Eficiencia

CONSIDERACION

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T
COMENTARIOS

A. Es medible el desempeo? (Contestar las
siguientes preguntas para hacer esta afirmacin o
negacin)

Son los productos cuantificables?

Son los indicadores de produccin (servicios)
representativos del trabajo ejecutado?

Son los productos uniformes y separables?

Es posible relacionar insumos con productos?
(Nota: No es necesario relacionar cada insumo con
cada producto. El total de insumos puede
relacionarse con el total de productos)

Es medible la calidad y nivel de servicio?

B. Es razonable esperar que la Organizacin
auditada cuantifique y reporte el desempeo?

Es justificable con base en el costo/beneficio?

Es tcnicamente prctico y razonable?

Cules son las consecuencias adversas de no medir el
desempeo?

C. Auditora de las medidas de desempeo y
sistemas de informacin existentes.
Productos:

Descripcin de los productos medidos en los
sistemas:

Son los productos medibles?

Son uniformes y separables?

Es la mezcla estable?

Representan los productos el desempeo en el
trabajo?

Est documentada la definicin del producto?
Los diferentes productos son mutuamente
excluyentes?

77
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

CONSIDERACION

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T
COMENTARIOS
Insumos:

Se usa la unidad adecuada de medida?
(labor, tiempo o costo)

Los insumos incluyen todos los recursos usados,
tales como horas hombre, costo de salario, costo total
de operacin, costo de capital, donde sea apropiado?

Otros factores como horas trabajadas por empleados
temporales, horas extras, tiempo de personal prestado
o dado en prstamo y costos indirectos, han sido
considerados donde sean aplicables?

El costo es expresado en moneda constante donde
sea apropiado?

Medidas de trabajo:

Qu tipos de estndares existen?

Si son estndares planeados, fueron desarrollados
con una de las siguientes tcnicas aceptadas de
medicin del trabajo:

Sistemas de seal de tiempo predeterminado?

Estudios de Tiempos y Movimientos observados?

Informacin estndar?

Muestreo de Trabajo?

La tcnica para medicin del trabajo ha sido aplicada
apropiadamente?

Examinar reportes sobre los estudios de medicin del
trabajo y papeles de trabajo:
Han sido los mtodos de trabajo revisados y
estandarizados previa sincronizacin y se ha usado la
tcnica de la clasificacin del desempeo del
empleado? (Si es aplicable).

Estn incluidos en los estndares vlidos los tiempos
de descanso y permiso?.

La persona encargada del estudio de la cuantificacin
del trabajo es una persona calificada?

Los estndares son confiables y razonables en
trminos del nivel de productividad?

78
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

CONSIDERACION

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T
COMENTARIOS
Si no son, desarrolle estndares de muestreo y
comprelos con aquellos utilizados por la
Organizacin.
Si la diferencia es menos que 10% el estndar de la
Organizacin es aceptable.
Son los estndares no planeados usados en reas
donde el trabajo no es fcil de ser medido?

Estn basados en un desempeo pasado (histrico),
estimaciones tcnicas, modelos administrativos o
ndices?

Son aceptables?

Los estndares planeados son preferidos cuando
tcnicamente son factibles y razonables en trminos
de costo/beneficio.

Fueron desarrollados apropiadamente los estndares
no planeados para reflejar un nivel razonable de
productividad?
Revisar lo siguiente para un estndar histrico:

a. La representatividad del perodo base usado
en trminos de volumen de trabajo y recursos
utilizados.

b. La confiabilidad de los procedimientos para
recolectar datos de insumos y productos y la validez
del mtodo usado para asignar insumos a productos y
desarrollar estndares del ao base.

Verificar lo siguiente en los estimados tcnicos y
modelos administrativos o ndices:
Los han desarrollado personas familiarizadas con las
operaciones consideradas?

Se ha hecho una investigacin adecuada para
determinar los factores pertinentes?.

Ha sido considerada la opinin de otras personas
cercanas a la operacin para asegurar la
razonabilidad de los estimados e ndices. ?

Los estndares planeados y no planeados son
mantenidos apropiadamente par que reflejen los
mtodos y procedimientos corrientes de trabajo?

Informes:
Se utiliza informacin sobre el desempeo para
planear, controlar y evaluar operaciones?

79
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

CONSIDERACION

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T
COMENTARIOS

Se reporta la informacin al ejecutivo apropiado?

La informacin es entendida y usada
apropiadamente por todos los niveles del personal
involucrado?

Qu parte de la operacin es cubierta por el sistema?

Son los reportes de produccin los mismos utilizados
para desarrollar estndares?

Son los datos de insumos y productos obtenidos de
fuentes oficiales y dignos de confianza?.

Los informes son:

Producidos con regularidad y a tiempo?

Distribuidos a las personas ms interesadas?

Bien diseados y entendibles?

Exactos y completos?

80
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

3.3 Cuestionario de Ejecucin de Auditoria de Eficiencia

CONSIDERACION
SI, NO
N/A
Ref. a
P/T
COMENTARIOS
A. Determinacin del nivel presente de
eficiencia de la Organizacin auditada.

Determinar el nivel promedio de la eficiencia
para la organizacin auditada por uno de los
siguientes mtodos:

Usando los sistemas propios de la
organizacin (despus de la validacin)

Usando estndares desarrollados por el
auditor; o

Practicando un estudio de muestreo de
trabajo.

Ha sido el nivel de eficiencia logrado durante un
perodo representativo, aceptable en
comparacin con el criterio?

Un mnimo del 80% de los estndares planeados
validados.

Es el nivel de utilizacin del equipo, facilidades,
construcciones, etc. Aceptable en comparacin
con el uso planeado?

B. Determinacin de calidad y nivel de
servicios.

Son apropiados los indicadores de produccin,
calidad y nivel de servicios usados para medir el
desempeo?

Cmo se fijan los productos, calidad y nivel de
servicios?

Es esto razonable y econmicamente
justificable?

Hasta qu punto son logrados los objetivos?
C. Eficiencia-controles relacionados

Es el volumen de produccin, asistencia de
personal, utilizacin del equipo y otras
informaciones pertinentes reportadas diaria o
semanalmente a los supervisores, de primera
lnea?

Se reporta rpidamente el trabajo atrasado al
supervisor cuando excede lmites aceptables?

Se han tomado medidas adecuadas para corregir
este atraso?

Se usa el tiempo extra y/o el trabajo temporal
para cubrir la variacin estacional de la carga de
trabajo?

81
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

CONSIDERACION
SI, NO
N/A
Ref. a
P/T
COMENTARIOS
Son supervisados y guiados adecuadamente los
empleados?

Es razonable el alcance del control de
supervisin?

Tienen los empleados cuotas o metas de
produccin diaria o semanal?

Estn los empleados calificados y con sueldos
elevados haciendo tareas administrativas no
tcnicas y rutinarias que podran ser delegadas a
oficinistas con salarios ms bajos?.

El horario es adecuado para minimizar retrasos,
tiempo de espera administrativa, equipo parado,
etc.?

Los supervisores de primera lnea entienden
perfectamente los estndares de ejecucin y los
usan apropiadamente, por ejemplo, en
evaluaciones administrativas?

Preparan los supervisores informes regulares
sobre eficiencia, calidad y nivel de servicio?

Dnde sean apropiado, Est expresada la
eficiencia en porcentajes, de las horas
devengadas sobre las horas disponibles?

D. Uso de los datos de eficiencia para la
elaboracin de presupuestos.

Se est usando un mtodo razonable para
pronosticar los volmenes de carga de trabajo?

En particular, han sido identificados y
pronosticados los factores determinantes de
carga de trabajo?

Son tomadas en consideracin, las fluctuaciones
temporales estacionales en la demanda de bienes
y servicios durante la determinacin del
presupuesto de recursos?

Qu acciones correctivas se han tomado para
mejorar cualquier pronstico inexacto?

En la planificacin de recursos, qu porcentaje
de personas-ao y total de presupuesto se basa en
la informacin de desempeo?

Examinar la tendencia de la eficiencia
proyectada.

Estn los pronsticos de volmenes de carga de
trabajo separados en categoras discrecionales y
no discrecionales?

Revisar los clculos de requerimiento de ao-
hombre para el uso apropiado de los estndares
de produccin, peso del ao base o unidades de
costo, objetivos de eficiencia, asignaciones por
salidas y/o permisos, inclusin del tiempo de

82
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

CONSIDERACION
SI, NO
N/A
Ref. a
P/T
COMENTARIOS
servicio, o el costo relativo al trabajo temporal y
contrato de servicios, horas extras, etc.
Tienen relacin los objetivos de calidad y nivel
de servicios con los recursos requeridos?

E. Auditora de los esfuerzos de la
Organizacin para ser ms eficiente.

Determinar si la Organizacin:

Ha analizado alternativas que signifiquen el
logro de los objetivos programados, haciendo
una consideracin de las economas de escala.

Usa planificacin y programacin de produccin.

Ha realizado estudios especiales con el objetivo
de aumentar la productividad mediante la mejora
de los procedimientos de trabajo, usando la
ciberntica, etc.; y/o

Seleccionan, preparan y motivan a sus
empleados para que trabajen eficientemente.

Averiguar que ha hecho la Organizacin
auditada durante los ltimos 3-5 aos para
mejorar la eficiencia. Examinar los estudios de
productividad, los estudios de reduccin de
costos, los estudios de factibilidad, Tecnologa
de la informacin, auditoras operacionales, etc.

Examinar qu actividades est haciendo la
Organizacin auditada para corregir sus
problemas y mejorar la eficiencia.

Evaluar la calidad y xito de los esfuerzos de la
Organizacin auditada. Considere el nmero de
estudios, uso de horas-hombre, contenido tcnico
de los estudios, calificacin del personal
administrativo involucrado, implementacin de
recomendaciones y el logro de las mejoras en la
productividad, costos y ahorros de hora-hombre
y otros beneficios.

Con base a los resultados anteriores el auditor
debe:
Concluir sobre la calidad de los mtodos usados
por el auditor.

Decidir mediciones paralelas usando tcnicas
especficas:

Las del auditado
Otras desarrolladas por el auditado
Concluir sobre la eficiencia general e individual
para las operaciones escogidas.

Formular los hallazgos y recomendaciones par el
informe.

83
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

4. Cuestionarios de Auditora de Eficacia

4.1 Elementos de la Entidad

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T

COMENTARIOS
Componentes de las actividades

1. Es la descripcin de los componentes de las
actividades del ente o programa, una
representacin exacta y completa de la forma
como la organizacin ha estructurado su
trabajo?

2. Faltan componentes?

3. Entre los componentes descritos existe alguno
que deba retirarse y si as fuere, por qu?

4. Cmo se definen los componentes?

1
5. Qu tipos de actividades se incluyen?

Productos

6. La descripcin de los productos es una
representacin exacta y completa de los tipos
de bienes y servicios producidos por la
organizacin?

7. Faltan productos?

8. Entre los productos enumerados/descritos
existen algunos que no deberan estar y si as
fuere, por qu?

9. Cmo se definen los productos?

10. Descripcin del significado de los productos.

Objetivos y otros efectos

11. Es la descripcin de los objetivos del programa
y de los efectos del mismo, una representacin
exacta y completa de las consecuencias
esperadas y no intencionales de las actividades
y productos?

84
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T

COMENTARIOS
12. Faltan objetivos o efectos?

13. Existen algunos objetivos o efectos descritos,
los cuales no deberan estar?

14. Desde el punto de vista operacional, cmo se
definen los objetivos y los efectos?

15. Descripcin del significado propuesto.

Lgica del programa.

16. En qu forma la terminacin de ciertas
actividades conduce al logro de los objetivos y
los efectos?

17. Cules son las suposiciones que enlazan las
actividades con los productos?

18. Cules son las suposiciones que enlazan los
productos con objetivos de menor orden?

19. Cules son las suposiciones que enlazan la
jerarqua de objetivos y otros efectos?

20. Cul es la evidencia a favor o en contra de la
credibilidad de estas suposiciones?

85
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

4.2 Cuestionario sobre procedimientos de medicin

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
PT
COMENTARIOS
Productos

(Nota: Aunque no se encuentran directamente
relacionados con las mediciones de eficacia, es
decir, mediciones de los objetivos y otros
efectos del programa, las preguntas
relacionadas con los productos se incluyen
aqu, puesto que un mismo miembro del grupo
de auditora puede ser el responsable por la
recoleccin de datos sobre los sistemas de
informacin, sobre el rendimiento y sobre las
mediciones de eficacia en la forma de
evaluaciones de programa).

1. La lista de las medidas de produccin es
una representacin completa y exacta de
estas medidas existentes?

2. Cules medidas de los productos del
programa estn implementadas?

3. Existen medidas que no se han listado?

4. Existen medidas listadas que no estn
implementadas?

5. Cules controles se emplean para ayudar a
garantizar la validez y confiabilidad de las
medidas?

6. Hasta qu punto estas medidas se refieren a
los productos (es decir, qu tan suficientes
son las medidas en cuanto a la medicin de
los productos)?

7. Existen medidas adicionales que podra
utilizarse para medir los productos en
forma ms extensa?

8. Qu mtodos se emplean para recopilar
estas medidas?

9. Cul es la fuente de datos?

86
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
PT
COMENTARIOS
10. Cmo se recolectan los datos?

Efectos y objetivos del programa

11. Es la enumeracin de las medidas
existentes para los objetivos del programa y
otros efectos, una representacin exacta y
completa de aquellas implementadas?

12. Qu medidas de objetivos del programa y
otros efectos estn implementadas?

13. Cul es la poblacin de estudios del
programa y evaluaciones iniciadas o
completadas dentro de la entidad?

(Nota: El auditor deber tener copia de todas
las evaluaciones y estudios iniciados o
terminados. Las preguntas enumeradas debern
cubrirse en la revisin de las evaluaciones y
deber dejar constancia en los papeles de
trabajo, como evidencia de la auditora).

14. Existen medidas de los efectos y objetivos
que no se han implementado y que podra
ser una informacin til (en forma ya sea
de indicador de rendimiento o en forma de
estudio o de anlisis de evaluacin del
programa)?

15. Cuales seran estos estudios o medidas?

16. Sobre cules decisiones debera existir un
impacto?

17. Cules son los planes actuales para la
implementacin de tales estudios o
medidas?

18. Cules son las restricciones en cuanto a la
implementacin de tales estudios o
medidas?

87
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

4.3 Cuestionario sobre procedimientos de presentacin de informes de medicin

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
PT
COMENTARIOS
1. Cules son los procedimientos de
presentacin de informes adoptados en
relacin con la medicin de eficacia de los
programas y otras evaluaciones?

2. Qu tipos adicionales o alternos de informe
sobre la medicin de eficacia y las
evaluaciones, resultara til para los
administradores en la toma de decisiones?

3. Qu tipos de informes, para qu decisiones,
presentados con qu frecuencia, a quin?

4. Cules son las restricciones percibidas que
evitan la implementacin de dichos
informes adicionales?

4.4 Cuestionario sobre la estructura y administracin de las mediciones de
eficacia, evaluacin de programas y presentacin de informes

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T

COMENTARIOS
1. Existe una poltica de evaluacin de la
entidad?

2. Existe un plan de evaluacin de la entidad
que contenga:

Un plan de evaluacin del programa a largo
plazo que incluya el perfil y el programa
relacionados?

Un plan de evaluacin del programa,
anual?

3. Se han actualizado estos planes anualmente
y/o revisado de acuerdo con las
circunstancias cambiantes?

88
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

4.5 Cuestionario sobre la estructura y administracin de la medicin de la eficacia

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T

COMENTARIOS

Poltica de Evaluacin
Ha previsto la poltica de evaluacin del plan de la
dependencia o ente escogido lo siguiente:

Una definicin clara de las responsabilidades del
director de la entidad por la funcin de evaluacin?

Una definicin clara del papel y de las
responsabilidades de la administracin en lnea por
la evaluacin?

Una definicin clara de la responsabilidad, papel y
propsito de la funcin de evaluacin de en la
dependencia o ente auditado?

Una descripcin de la estructura de organizacin,
responsable de llevar a cabo las evaluaciones de los
planes?

Identificacin del administrador de la dependencia o
ente encargado de la funcin de evaluacin de los
planes?

El establecimiento de un comit de directores para la
administracin de la evaluacin?

Establecimiento de un comit asesor de evaluacin
de los planes separado para cada estudio propuesto?

Una definicin clara de los procedimientos a seguir
en la implementacin de la funcin de evaluacin de
los planes incluyendo:

Desarrollo y mantenimiento de un plan de
evaluacin?

Realizacin de las evaluaciones?
Procedimientos para guiar las acciones
administrativas en cuanto a la
consideracin?

Procedimientos a seguir a partir de los
resultados de la evaluacin del programa?

Definicin de los procedimientos a seguir en cuanto
a la distribucin de los documentos de evaluacin,
incluyendo:

Proyectos de informes?
Informes finales?
89
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T

COMENTARIOS
Recomendaciones?
Planes de accin correctivos?
Disposiciones para la asignacin de recursos a la
unidad de evaluacin, incluyendo:

Personas/ao?
Valor?
Disposiciones sobre los procedimientos que
garanticen los recursos adecuados para cada
proyecto de evaluacin individual:

Personal?
Plan de Evaluacin de Largo Plazo

Suministra el plan de evaluacin de los planes un
perfil que incluya:

Una descripcin y explicacin de la estructura y los
perfiles de los componentes individuales de la
evaluacin?

Un plan de evaluacin con informacin acerca de:
El perodo dentro del cual se evaluarn todos
las dependencia del ente?

El nivel general del tipo de recursos que se
debe asignar a la evaluacin?

Las razones para el orden prioritario
asignado a la programacin de las
evaluaciones?

Las fechas de iniciacin y terminacin
esperadas para las evaluaciones durante el
transcurso del ciclo de evaluacin?

Plan de Evaluacin Anual del Programa

Suministra el plan de evaluacin anual de la entidad
lo siguiente:

Identificacin de los componentes del
programa que deben evaluarse y
establecimiento de su racionalidad?

Periodicidad de las evaluaciones?
Identificacin de los recursos que deben
involucrase?

90
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

PREGUNTA

SI, NO
N/A

Ref. a
P/T

COMENTARIOS
Informacin sobre las personas qu deben
realizar el trabajo?

Perfiles actualizados de los componentes del
plan anual?

91
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

5. PROGRAMAS

5.1 Programa Fase I

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS INDICE POR TIEMPO
I. OBJETIVO DE LA FASE I

Obtener un conocimiento general de la Entidad, determinar los alcances,
criterios y definir las reas crticas o estratgicas, en las cuales se deber
profundizar el examen.

A/1 Prepare un calendario para las entrevistas con el Ministro y
Viceministros o Autoridades de la entidad (si este procedimiento no
se cumpli en la reunin inicial de presentacin del Equipo de
Auditora) y con los Directores de reas y Subreas, con el fin de
explicarles el objetivo de la auditora e identificar y solicitar
informacin adicional a la ya identificada y que no est en los
archivos de la Contralora.

Recopile informacin escrita sobre:
a) Antecedentes
b) Marco legal
c) Organizacin
d) Operaciones, Proyectos y Programas
e) Financiamiento
f) Control
g) Informacin Adicional

A/2 Obtenga informacin verbal sobre los aspectos que no
Existiere informacin escrita (Elabore un calendario de entrevistas
y tramtelo con el Coordinador de la Entidad).

A/3 Visite las instalaciones de la Entidad u organismo a nivel central y
establezca con claridad en que otros lugares o regiones tiene
instalaciones, anotando la respectiva direccin. En esta visita salude a
los funcionarios responsables de las dependencias y explqueles
brevemente el enfoque constructivo de esta auditora. Deje constancia
por escrito de esta visita.

A/4 Clasifique la informacin recopilada (incluyendo la que est en poder
de la CGR, por cada uno de los 7 aspectos ya mencionados. Para cada
aspecto reverencie cada uno de los documentos de la informacin con
una relacin sumaria del respectivo aspecto y arme los siete legajos
correspondientes. (Uno para cada aspecto).

Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos
generales, sern elaborados a la medida por el auditor encargado del
trabajo y revisados y aprobados por el supervisor.

92
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

5.2 Programa general de la Fase II
(Comprensin de la entidad)

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS INDICE POR TIEMPO
1. OBJETIVO DE LA FASE II

El propsito de esta Fase es que el equipo responsable de la auditora
comprenda la misin principal, los objetivos principales y las operaciones
de importancia del ministerio o entidad auditada. Igualmente, que el
equipo tenga claridad sobre la organizacin, procedimientos generales,
fuentes de financiamiento y dems aspectos de importancia, relativos al
ente auditado. Esta Fase se basa en los resultados de la Fase I de Estudio
Preliminar.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Analice la informacin sobre antecedentes recopilada en la Fase I y
determine con claridad:

a) Por qu y para qu se cre el ministerio o entidad
auditada (Ver los considerandos de la Ley de Creacin o la
motivacin).
b) Si los objetivos iniciales han sido modificados desde su creacin
hasta la fecha de inicio de la auditora.

2.2 Verifique si las estrategias, lneas de accin, objetivos y metas
contempladas para alcanzar la visin se encuentran alineadas con el
Plan institucional y con los programas que le son aplicables.

2.3 Analice los antecedentes, marco legal y planificacin estratgica de
la entidad auditada y establezca con claridad la visin y misin
primordial actual y los objetivos principales que debe desarrollar
para cumplir su misin primordial.

2.3 Analice la informacin sobre marco legal de la entidad auditada y
establezca y relacione o liste con precisin las disposiciones legales
vigentes que regulan las operaciones y actividades, indicando los
aspectos que regulan o reglamentan.

2.4 Analice la informacin sobre organizacin de la entidad auditada y
establezca con claridad la organizacin formal y real, las principales
delegaciones de autoridad y asignacin de responsabilidades a las
diversas unidades que integran la organizacin.

2.4 Analice la informacin sobre operaciones de la entidad auditada y
determine con claridad las operaciones tpicas de importancia que
debe ejecutar en el ao actual para lograr los objetivos principales y
las actividades que debe cumplir para desarrollar las operaciones de
importancia.

93
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ANEXOS MAG 2009

Deben incluirse los Proyectos y sus operaciones principales, que se
hayan terminado o estn en ejecucin en el ao actual. Indique los
procedimientos generales para la ejecucin de las operaciones
principales de la entidad auditada.

2.5 Identifique documentalmente y analice el flujo de las
operaciones que pasan a travs de los mecanismos
implementados para obtener informacin de los indicadores
estratgicos

2.6 Verifique si el ente genera informacin, reportes e informes de
los indicadores estratgicos que permitan conocer sistemtica y
peridicamente el avance de los programas, objetivos y metas,
tanto a nivel fsico como financiero y que, adems, permitan
detectar las causas de incumplimiento o desviaciones que dan
lugar a los ajustes o las adecuaciones que se requieran y
justifiquen, ya sea en las estrategias y/o lneas de accin
implementadas o en los objetivos y metas originalmente
contemplados en la visin.

2.7 Determine si el ente tiene instrumentados sistemas de informacin
(operativa y financiera), de medicin de resultados y de rendicin de
cuentas, y precise en qu consiste cada uno de ellos.

2.8 Determine las fuentes de informacin, a travs de la
indagacin, observacin, inspeccin de documentos, registros y
operaciones a que se sujetar la auditora, identificando lo
siguiente:
- reas responsables de definir los indicadores estratgicos y
de controlar el sistema en donde se registran, modifican y
actualizan.
- reas responsables de la generacin, aprobacin y
seguimiento de informacin relativa a metas e indicadores
estratgicos.
- Elementos o actividades que integran el resultado de cada
indicador estratgico.
- reas responsables de controlar y custodiar la
documentacin soporte relativa a metas e indicadores
estratgicos.
- Reportes internos y externos del avance de metas e
indicadores estratgicos.
- Mecanismos implementados para efectuar las correcciones
necesarias respecto a los indicadores estratgicos.

2.9 Medios por los que se aprueba y reporta la informacin del avance de
metas.

94
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

2.10 Analice la informacin sobre financiamiento de las operaciones
de la entidad auditada y establezca con claridad las principales fuentes
de recursos para el ao actual y previstas para el ao siguiente,
especificando ingresos presupuestales corrientes, ingresos derivados
de crdito externo, ingresos por donaciones y fuentes de recursos
propios.

2.11 Establezca las generalidades del sistema de control interno y
externo. En cuanto al control interno deje constancia de la existencia
de una unidad de auditora interna y de su composicin. Si adems de
esta unidad, existen otras unidades o dependencias que ejercen
controles internos de cualquier clase, indique claramente en los
papeles de trabajo cules son esas unidades y la clase de control que
ejercen. En cuanto al control externo indique si adems del control
que corresponde a la CGR, la entidad contrat con una firma privada
de contadores pblicos, en el ao anterior y en el ao actual, servicios
de auditora externa de la entidad o de cualquiera de sus Proyectos y
si tiene previsto contratar estos servicios en el ao prximo.

2.12 Analice la informacin adicional que haya recopilado y liste o
indique los aspectos principales a que se refiere.

2.13 Elabore el rbol de la misin primordial, objetivos principales,
operaciones y actividades de importancia. De ser necesario elabore
varios rboles que faciliten la comprensin grfica de los objetivos,
operaciones y actividades de la entidad.

2.14 Correlacione el rbol de misin, objetivos principales y
operaciones principales con la estructura orgnica de la entidad


95
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

5.3 Programa Fase III Identificacin y seleccin de reas crticas

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS
INDICE POR TIEMPO

1. OBJETIVO DE LA FASE III

El propsito de esta Fase es el de identificar las reas dbiles o crticas de
la entidad, mediante la evaluacin del control interno contable financiero y
operacional o gerencial, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y
seleccionar las ms importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de
auditora. Las limitaciones de tiempo y de recursos pueden limitar el
alcance de la auditora operacional a una sola rea, en cuyo caso se
seleccionarn las operaciones o actividades ms importantes que de
acuerdo a la disponibilidad de recursos puedan ser examinadas a
profundidad.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Identifique los ciclos de transacciones de la entidad, elabore los
flujogramas respectivos y efecte pruebas de recorrido.

2.2 Analice el diseo de los sistemas de administracin y operacin y
evale si la misin es congruente con el propsito establecido para el
ente.

2.3 Verifique, mediante pruebas selectivas, si la misin, visin y
objetivos del ente han quedado debidamente comprendidos entre el
personal. En caso de desviaciones comente con los niveles
directivos.

2.4 Identifique si la estructura orgnica y ocupacional del ente est
vinculada con la misin y propsitos que persigue, en la cual estn
plenamente definidas las tareas, las cadenas de mando y los niveles
apropiados de responsabilidad y autoridad, verificando que:

- La estructura orgnica est autorizada, y la funcional
corresponda a la cantidad de plazas y niveles autorizados.

- Los manuales de organizacin (general y especficos) guarden
congruencia con el Reglamento Interior o Estatuto Orgnico,
identificando las unidades responsables de las funciones y
atribuciones conferidas.

2.5 Analice la estructura orgnica y ocupacional. Compruebe que son
adecuadas para cumplir los objetivos del ente, y permiten planear,
coordinar, ejecutar, supervisar y controlar las operaciones relevantes
para la consecucin de las metas y objetivos.

96
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

2.6 Identifique los controles clave y deficiencias y formule conclusiones
al respecto y realice el estudio y evaluacin general del control
interno

2.7 Analice los sistemas de informacin implementados por el ente para
la generacin de informacin estratgica (plan estratgico,
proyecciones multianuales financieras y de inversin, relacin de
proyectos de inversin, compromisos de metas con base en
indicadores, programa anual de trabajo, sistema de planeacin
estratgica, estructura programtica, as como cualquier otro
documento interno) y evale el grado de confiabilidad con que
operan.

2.8 Analice si el sistema de medicin de resultados implementado por el
ente es confiable y objetivo, y permite comparar los principales
logros y resultados con los planes, metas y objetivos, as como
tambin permite analizar las diferencias significativas, al considerar
lo siguiente:

a) Medicin de aspectos crticos de las operaciones.
b) Evaluacin del cumplimiento de los objetivos y sus desviaciones
crticas.
c) Implementacin de medidas de seguimiento y correctivas por las
reas responsables.

2.9 Obtenga los reportes e informes generados sobre los resultados
obtenidos por el ente, y determine el cumplimiento de metas, en base
a ello verifique si los resultados alcanzados por el ente (en las metas
y objetivos establecidos en el perodo sujeto a revisin, respecto de
lo programado) son satisfactorios.

2.10 Obtenga los informes de autoevaluacin semestrales y anuales del
ente, y compruebe que:

a) Las metas alcanzadas se encuentren ntimamente vinculadas
con los indicadores estratgicos.
b) Los resultados respecto de las metas y los indicadores
estratgicos, se encuentren debidamente soportados con
documentos oficiales y/o verificables, corroborando que
coincidan con los avances presentados durante el ejercicio.

2.11 Verifique que sean congruentes los resultados obtenidos sobre los
indicadores estratgicos que se reportan en los diferentes informes:
a) Informacin bsica de los indicadores.
b) Resumen de los indicadores estratgicos y metas.
c) Detalle de los indicadores estratgicos y metas por ao.
d) Seguimiento de los indicadores estratgicos y metas.
En su caso, sugiera correcciones o solicite las justificaciones
correspondientes.

97
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

2.12 Identifique las reas dbiles o crticas, con base en los resultados
de la evaluacin del control interno y medicin del cumplimiento de
metas

2.13 Elabore la cdula matriz de las debilidades determinadas y efecte
el anlisis de las reas crticas en base a importancia relativa, grado
de afectacin de las reas e impacto en la entidad.

2.14 Seleccione segn su importancia el rea dbil o crtica hacia la
cual se orientarn los esfuerzos de auditora y dentro de sta las
operaciones que se examinarn en detalle.

Nota 1: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos

98
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

5.4 Programa general de la Fase IV
(Examen detallado de las reas dbiles o crticas)

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS INDICE POR TIEMP
O

1. OBJETIVO DE LA FASE IV

Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas
seleccionadas, para determinar el grado de efectividad, economa y
eficiencia de las operaciones y para formular las conclusiones y
recomendaciones para mejorar dicho grado.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Revise detenidamente la informacin recopilada en las Fases
anteriores que tenga relacin con el rea crtica.

2.2 Recopile informacin adicional sobre el rea por medio de
entrevistas, inspecciones fsicas, observacin directa de las operaciones y
por otros medios que considere conveniente.

2.3 Determine la precisin, confiabilidad y utilidad de la Informacin
para uso de la gerencia o direccin.

2.4 Clasifique los posibles criterios de medicin que se podrn utilizar
(Leyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas
establecidas en el presupuesto programtico o en el Programa Anual de
Operaciones PAO, estndares e indicadores)

2.5 Determine la necesidad de obtener asesora tcnica de un
especialista que no est involucrado en las operaciones Examinadas.

2.6 Identifique y desarrolle las caractersticas de los posibles Hallazgos de
auditora operacional (HAO).

2.7 Establezca s las operaciones seleccionadas del rea Examinada estn
logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos
generales del rea o unidad y de la entidad.

2.8 Establezca la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones

2.9 Elabore un informe sobre la efectividad y cumplimiento de los
sistemas de administracin y la efectividad del control gerencial u
operacional, formulando las recomendaciones pertinentes para
mejorar.

2.10 Redacte las conclusiones de los HAO.

99
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

2.11 Identifique las recomendaciones para mejorar la eficacia o
efectividad, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en
los HAO.

2.12 Discuta los HAO con los funcionarios responsables de las
operaciones, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.

generales, sern elaborados a la medida por el Auditor Encargado del

5.4 Ejemplo de programa de rea crtica

REA: Departamento de Consulta Externa
POSIBLE HALLAZGO: Efectividad o Eficacia en la Atencin de Pacientes en el Consultorio N 1

1. OBJETIVOS DE LA EVALUACIN INDICE

POR TIEMPO

Determinar la efectividad de la atencin de pacientes en el consultorio
No. 1, obtener evidencias al respecto y formular las recomendaciones
pertinentes.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Establezca la cantidad de pacientes atendidos, a la fecha de
evaluacin.

2.2 Seleccione el criterio de medicin que considere ms adecuado para
medir la condicin anterior.

2.3 Establezca el efecto absoluto y determine su impacto en la misin
principal de la entidad

2.4 Identifique las causas de los resultados negativos obtenidos de la
comparacin entre la condicin y el criterio establecido.

2.5 Resuma con impacto el hallazgo, en una o dos frases de no ms de
cuatro renglones.

2.6 Analice si el efecto negativo es recuperable total o parcialmente.
2.7 Identifique y analice las causas del efecto Absoluto establecido.
2.8 Si el efecto negativo es recuperable en el futuro Determine la
recomendacin o recomendaciones necesarias para
lograrlo.

Establezca la recomendacin o recomendaciones necesarias para
evitar que las causas identificadas se repitan en el futuro.

2.10 Discuta con el personal del Consultorio N 1 el hallazgo, las
conclusiones y las recomendaciones

100
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

6. Cdula Sumaria de un Hallazgo de Auditora Operacional

INDICE
ENTIDAD :______________________________________

AREA :_________________________________________

HALLAZGO : ___________________________________

CDULAS
ANALTICAS O
DE SOPORTE

Atributos REF P/T

CONDICIN

CRITERIO
EFECTO
CAUSA
CONCLUSION
RECOMENDACIN

COMENTARIOS DEL
AUDITADO

101
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

7. Modelo de informe diagnstico

Licenciado A
Responsable de Departamento de (Socio, AI)
Su despacho

El Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica, en uso de sus facultades que les
confieren los artos. 154 de la Constitucin Poltica y 9 numeral 1) de su Ley Orgnica, emiti
Credencial de fecha ______________ (referencia de la credencial) para efectuar Auditora (tipo
de auditora), en (Nombre de la Entidad), indicar perodo, acreditndose un equipo de trabajo
integrado por los Licenciados: Nombres y cargos del equipo enunciados en orden jerrquico y el o
la Suscrita en mi calidad de Auditor Encargado, quienes en cumplimiento a lo establecido en la
NAGUN 4.10 Planeacin, hemos finalizado la fase de Planeacin de la auditora y damos a
conocer el presente Informe Diagnstico.

I. Objetivo
Se indicarn los objetivos de la Auditora, en funcin del mandato de la credencial
conforme el enfoque de medicin de eficacia, eficiencia, economa.

II. Perodo bajo examen
Se consignar el perodo que cubre la auditora

III. Enfoque y orientacin del examen
Se deber detallar el enfoque de la auditora es decir si es de eficacia, economa y
eficiencia, sealando la orientacin del examen es decir las reas a examinar y las
operaciones seleccionadas.

IV. Alcance
Se consignar el grado de profundidad del examen, reas, sub reas y operaciones a
examinar dentro de dichas reas.

V. Informacin especfica
El cuerpo del informe contendr fundamentalmente informacin conceptual y
conclusiones de la comprensin de la entidad. Es conveniente que los detalles analticos
se muestren como anexos. Como mnimo el informe deber incluir como informacin
especfica:

Plan de accin y presupuesto:
Descripcin del mecanismo de formulacin, elevacin, aprobacin, ejecucin y
seguimiento. Anlisis de los principales rubros de ingresos, egresos a la fecha del
informe y revisin comparativa con aos anteriores.

Anlisis de la entidad:

102
____________________________________________________________________________________________________
ANEXOS MAG 2009

Se dar una idea global de la Entidad explicando las actividades principales para el
cumplimiento de su misin, resultados de aos anteriores, de acuerdo con la
informacin disponible a la fecha del informe.

reas crticas:
Se detallarn las reas afectadas sealando el impacto en la gestin de la entidad y se
sugerir la profundizacin del anlisis de las subreas y actividades que se hayan
detectado como crticas (con problemas actuales o potenciales).

Sistemas de Informacin Gerencial:
Se detallarn los sistemas de informacin gerencial de que dispone el ente. En
particular interesa precisar si existe un sistema de informacin gerencial en base a
datos contables y operativos que facilite la toma de decisiones de la alta gerencia y
permita la auditora interna y externa de la gestin de la entidad.

Aspectos positivos
Se dejar expresa constancia de los aspectos positivos relevantes hallados hasta el
momento.

VI. Anexos y cuadros
Mostrarn la informacin de detalle, incluyendo tablas, grficos y otra informacin del
gnero, indicando la fuente de la informacin.

En base a los resultados del diagnstico presentado, adjuntamos Plan de trabajo,
Memorndum de Planeacin y Programa de auditora de la Fase II Examen detallado de
reas crticas, para su aprobacin.

Suscribe
Auditor Encargado

Distribucin
El informe tendr por destinatario principal el Responsable de Departamento y Supervisor
de Auditora; o socio de Firma, Auditor Interno, segn corresponda.

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