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Certificate of Attendance

WEBCONFERÊNCIA
e WEBMEETING
A definição clássica para webconferência é uma discussão
em grupo ou pessoa-a-pessoa na qual os participantes estão em
locais diferentes, mas podem ver e ouvir uns aos outros como se
estivessem reunidos em um único local. A diferença entre
webconferência e webmeeting é muito tênuea. No dicionário Aurélio
consta que:
“...conferência: conversação entre duas ou mais pessoas
sobre negócios de interesse comum..”, e:
“... reunião: agrupamento de pessoas para tratar de
qualquer assunto...”.
Desta maneira, podemos usar tanto o termo webconferencia como webmeeting para reuniões à
distância.
Com os avanços da tecnologia, proporcionando processadores mais rápidos e melhores esquemas
de compressão de dados, um novo tipo de webconferência, a conferência desktop-laptop, tornou-se viável.
Ao contrário das webconferências em salas especiais, exigindo equipamentos especiais e caros, a
webconferência em desktop-laptop pode ser realizada através da inclusão de software e hardware em
computadores-padrão.
A webconferência é uma ferramenta de negócios que tem um enorme potencial para redução de
despesas, aumento de produtividade e interação entre unidades geograficamente distribuídas.
Reuniões corporativas acabaram se tornando um grande ladrão de tempo, se considerarmos os
“tempos mortos” necessários para viabilizar uma reunião presencial.
Quem nunca perdeu a hora de uma reunião por conta do trânsito?
Uma pessoa pode não ter tempo para se deslocar até um local para uma reunião de uma hora, mas
poderia dispor de uma hora desde que não fossem gerados “tempos mortos” para isso.
A webconferência facilita reuniões evitando deslocamento
de seus participantes.
Em lugar da perda de dias inteiros em viagens de negócios,
as reuniões podem ser feitas com muito mais rapidez e freqüência,
eliminando-se o desconforto dos aeroportos, os longos vôos
internacionais e os custos elevados de hotéis
A tecnologia de webconferência passou a ser vista como
aliada fundamental para ajudar na redução de custos e aumentar a
eficácia corporativa das reuniões, principalmente em tempos de
congestionamentos caóticos e crise no transporte aéreo.
Um sistema de webconferência diminui consideravelmente
as viagens e ajuda a reduzir custos. Permite colocar o mundo inteiro
em sua sala de reuniões. Basta apertar alguns botões.

Webconferências permitem uma comunicação mais focada, o que significa que você trabalhará
mais eficientemente.

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Outro aspecto a se considerar é que hoje existem softwares mais amigáveis e o custo de uma
conexão banda-larga é muito baixo para o objetivo proposto. Hoje é possível ter uma conexão de banda-larga
por um custo parecido ao de 10 litros de gasolina/mês.
Exceto por apertar as mãos, será quase como estar lá.
Os benefícios para os que adotam as webconferências
são inúmeros, mas, sem comportamentos adequados nos
encontros virtuais, elas podem acabar com resultados ruins.
Os cuidados que devemos ter ao participar de uma
webconferência, falando ou ouvindo, são os mesmos que
teríamos se a reunião fosse presencial, mais alguns específicos
para webconferências, conforme apresentaremos a seguir.

INFRAESTRUTURA NECESSÁRIA

Como o próprio termo define, webconferência prevê


uma comunicação com imagem.
Desta maneira é necessário uma webcam.
Existem excelentes câmeras no mercado, com preços
que variam de R$80,00 a R$350,00.
Posicione a webcam de tal maneira que as pessoas
possam ter uma visão panorâmica do local onde você se
encontra. Um afastamento de 80CM de você já é o suficiente.
Uma webcam colocada na “borda” de um laptop ou desktop
dá uma impressão de exclusão do ambiente para quem está
assistindo a imagem. Um cabo extensor USB que permitirá
distanciar a sua webcam, mais o custo de um mini tripé para a
webcam não custa mais do que R$40,00.
Desde o princípio, quando a webconferência
começou a ser utilizada, o som sempre foi o grande problema.
Por isso, dê a ele atenção especial.
É recomendável que se utilize um headphone para se
evitar o “ECO” na escuta. Um bom headphone não passa de
R$30,00.
Existem softwares grátis no mercado que atendem
perfeitamente às necessidades de uma webconferência. Para
webconferência ponto-a-ponto, o mais recomendável é o
“SKYPE”. Para uma webconferência multi-ponto
recomendamos o software “ooVoo”.
Para ter uma webconferência com qualidade é
fundamental uma conexão por banda-larga superior a 1MB,
para garantir a qualidade de transmissão de imagens e voz.
Não podemos esquecer, também, de uma boa
iluminação no ambiente a ser usado para a webconferência.
Você pode conseguir isso facilmente através de uma
iluminação direcional e escamoteável, como na foto ao lado.

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Como qualquer outro tipo de reunião, a webconferência também passa por três fases:
planejamento, ações e acompanhamento.
A fase de planejamento na webconferência merece destaque e atenção redobrada.

PLANEJAMENTO

O planejamento acontece antes da webconferência e define o que será discutido nela.


Para ser rápido e focado, pode ser importante reduzir o número de objetivos da webconferência.
É preciso esclarecer o que se espera da webconferência. O objetivo principal deve ser dividido em
tópicos, com tempo definido para a realização de cada um.
Envie este planejamento para os convidados que realmente devem estar presentes no dia da
webconferência.
Tenha à mão todos os dados de que irá necessitar na webconferência. É desagradável interromper
a apresentação e tomar tempo das pessoas para ter que procurar informações.
Como qualquer reunião formal, uma webconferência deve ser agendada e confirmada com
antecedência com os participantes. Neste agendamento deve constar o assunto a ser discutido, o tempo
previsto para a reunião, material necessário na reunião para discussões, entre outros.
Pontualidade é um dos pontos determinantes do sucesso de uma webconferência. Respeitar o
tempo estimado também.
Ao marcar o horário do evento, atente para diferenças de fuso e calendário de feriados. A agenda
precisa ser combinada com todas as localidades envolvidas. As reuniões devem ser agendadas e
confirmadas previamente via e-mail.

LOCAL

O ambiente a ser usado para uma webconferência deve ser


um ambiente estéril, sem sons externos altos. Mantenha o nível de
ruído dentro do apropriado, reduzindo movimentos dentro e fora da
sala de webconferência. Desligue todos os telefones celulares no
início da webconferência.
Ponha um sinal de "não entre" na porta.
É recomendável, mas não imprescindível, que se utilize de um
segundo monitor maior do que 32 polegadas conectado ao desktop
ou laptop. Usando esta opção, não se esqueça que a sua webcam
deverá estar posicionada acima deste monitor adicional e que um
microfone de ambiente deverá ser utilizado, para permitir a
participação de todos.

EQUIPAMENTOS

Momentos antes da reunião verifique todos os equipamentos a serem utilizados e confira o


funcionamento de câmeras e microfones. É viável também pensar em um plano B, caso aconteça algum
problema de infra-estrutura que atrapalhe o processo.
Dê atenção aos preparativos. A instalação e o posicionamento correto dos equipamentos devem ser
observados com antecedência. Tenha o cuidado de providenciar alguns testes antes do início do evento para
ter certeza de que na hora marcada para começar a reunião tudo irá funcionar perfeitamente.

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VESTIMENTA

A maneira como nos vestimos pode ter muita influência no resultado da apresentação.
Dessa forma, ao participar de uma webconferência, vista-se de acordo com a importância do evento
e leve em consideração os hábitos culturais dos outros participantes.
Se você estiver numa cidade praiana, onde as pessoas se vestem de maneira descontraída, e for
participar de um evento por webconferência com profissionais do mercado financeiro de São Paulo, será
mais conveniente se vestir como se estivesse no mesmo ambiente deles.
Já aconteceu com a AIRJOB de ter uma webconferência com um profissional que se apresentou
sem camisa e comendo pipoca.

COMPORTAMENTO

Tenha um comportamento adequado.


Comporte-se de maneira correta, esteja falando em pé ou sentado.
Se falar em pé, não se movimente de maneira desordenada de um lado para o outro. Faça gestos
moderados.
Olhe para a webcam como se estivesse falando com cada um dos participantes da webconferência
presencialmente. Fique atento especialmente com a sua expressão facial, pois além de ser a parte mais
comunicativa do corpo, é a que se destaca de maneira mais acentuada na comunicação por
webconferência.
Esses cuidados com a comunicação visual farão com que os participantes se sintam prestigiados.
Mesmo com uma boa conexão, espere alguns momentos com atrasos na imagem e som. Um sinal
de conexão fraco pode causar uma demora ou eco (delay). Dê tempo para que sua mensagem chegue ao
outro lado e espere por uma resposta antes de você voltar a fazer novos comentários.
Se em uma apresentação normal é preciso dar expressividade à voz para que a fala não seja
monótona, com a webconferência esse cuidado deve ser
redobrado, pois embora o evento seja cercado de todos os
benefícios da interatividade, mesmo assim você não pode
se esquecer de que a comunicação continua sendo por
vídeo, um recurso que compromete a concentração dos
ouvintes.
Fale com a maior naturalidade que puder. É
comum nas apresentações por webconferência a pessoa
passar a ter um comportamento diferente da forma como
age no seu dia a dia.
Se for participar de uma webconferência, não
seja diferente de como você é nas reuniões normais, sem
o equipamento.
Independente do nível de sofisticação do aparelho
que esteja usando, faça suas webconferências sempre
com a melhor qualidade que puder. Lembre-se de que no
final você é que será avaliado, não o aparelho.

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DURANTE A WEBCONFERÊNCIA

Na abertura de uma webconferência


multiponto (mais que duas pessoas), defina
regras de conduta, para que a webconferência
ocorra conforme o planejado.
É importante que cada ponto a ser tratado
no encontro e o apontamento de boas práticas
sejam passados logo no início. Dessa forma,
defina quem irá conduzir a reunião.
Como tempo de intervenção (etiqueta),
apenas uma pessoa pode falar por vez. Quem
quiser a palavra deve pedir através de um gesto
(mão levantada, por exemplo) e esperar o término
da fala de quem está com a vez para iniciar a sua
explanação.
Já o condutor da reunião deve anotar as
tarefas que deverão ser executadas pós-reunião
e deve repeti-las antes do encerramento da
webconferência, com o intuito de garantir o
entendimento e a atribuição da responsabilidade de execução.
Não são recomendadas webconferências com duração maior que 90 minutos.
Após a condução da webconferência, chega o momento da sua finalização formal, que inclui o envio
da ata da reunião e das atividades a serem executadas após a reunião. Um simples e-mail com o objetivo e
os pontos que foram acertados é suficiente.
O que deve ser reforçado são as atividades com datas de término e seus responsáveis claramente
definidos.
RESPEITO AOS AGENDAMENTOS

Para o caso de reuniões à distância, uma webconferência elimina a


necessidade da presença física de profissionais para a realização de uma agenda de
trabalho.
Desta maneira, ela deve ser tratada com a mesma formalidade que teríamos
para a realização de uma reunião presencial. Devemos agendá-la com boa
antecedência, confirmar nossa presença no dia anterior e, principalmente, estarmos
“presentes” no horário marcado em nossa “sala virtual de reuniões”.
Qual seria o seu sentimento se você tivesse marcado uma reunião, confirmado
sua presença com a(s) pessoa(s) que participaria(m) da reunião, comparecesse ao local
da reunião e ninguém aparecesse?
Esse mesmo sentimento será o esperado para uma “reunião à distância”
(webconferência) frustrada.
Desta maneira, se você tiver algum problema para participar de uma
webconferência, aja da mesma maneira que agiria para uma reunião presencial: ligue
ou mantenha contato por outro meio eficiente informando seu problema, que vai atrasar ou que não será
possível realizar a “reunião à distância”.

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FACILITE OS TRABALHOS REMOTOS

A tecnologia pode eliminar a necessidade da presença física diária dos profissionais e grande parte
de suas viagens, mas para isso as empresas devem fornecer as ferramentas e meios.
Várias empresas hoje no Brasil têm seus profissionais trabalhando em suas sedes que, somados
aos vários outros profissionais espalhados pelo Brasil, e mais tantos terceirizados, mantêm uma integração
da equipe através de trabalhos remotos com meios fornecidos pela empresa (hardware, software, conexão
banda-larga,etc).
No dia-a-dia o trabalho remoto de subordinados se traduz em horários de trabalhos flexíveis e
possibilidade de trabalhos em HOME OFFICE via “SKYPE”, “ooVoo” e “MSN”, por exemplo.
Isso tem que estar incorporado à cultura da empresa, não deve haver nenhum obstáculo.

SALAS VIRTUAIS

“... A necessidade é a mãe da evolução...”

Por opção pessoal de seu fundador, a AIRJOB foi criada na cidade do Recife, em Pernambuco.
Pela expertise necessária de seus colaboradores, era caro e difícil convencer um profissional a se
deslocar de grandes centros como São Paulo e Rio de Janeiro para compor a equipe da empresa.
E, como um dos itens publicados na missão empresarial da AIRJOB é a de “...se esforçar pela
excelência de nossos serviços e ser reconhecida como líder nos serviços que oferecemos...”, o
grande desafio foi montar uma equipe de colaboradores com os melhores profissionais do mercado,
independente do âmbito geográfico, sem a necessidade deles estarem fisicamente próximos.
O fato determinante para que procurássemos uma alternativa inovadora foi o perfil de nosso
portfólio de clientes, espalhados por todo o Brasil, que raramente compareciam ao nosso “escritório
tradicional”. Nós é que vamos aos escritórios deles.
Os trabalhos da AIRJOB são 80% de planejamento (na AIRJOB) e 20% de implementação e
execução (no cliente).
A continuidade da utilização de uma infra-estrutura
física tradicional, com escritórios centralizando todos os
colaboradores em um mesmo endereço, engessava os
processos de trabalho e inviabilizava o atingimento de nossa
missão.
Com o desenvolvimento dos recursos da web, como
o aumento da qualidade, velocidade, confiabilidade e
diminuição dos custos para conexão à internet, associado ao
desenvolvimento de softwares mais amigáveis,
desenvolvemos processos personalizados de trabalho que
permitem termos os melhores colaboradores em nossa
equipe de trabalho, independente de onde quer que estejam.
Investimos em software, hardware e em
treinamentos que possibilitam hoje enviar solicitações e
receber trabalhos finalizados pelos nossos colaboradores
mesmo que distantes geograficamente, bem como
mantermos reuniões à distância para discutir processos e
projetos com todos.

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Nossos colaboradores ficam conectados via software específico, desenvolvendo os seus trabalhos
de especialistas e à disposição para uma conversação instantânea quando de uma necessidade, com som e
imagem em tempo real.
A diferença entre as salas presenciais e virtuais da AIRJOB é que a “batida na porta” foi substituída
por um “toc toc” via chat antes de “entrarmos”.
Após o 1º ano de implementação de nossas “salas virtuais” tivemos resultados mensuráveis que
demonstraram que a equipe de colaboradores da AIRJOB se mantve altamente sinérgica através de
trabalhos desenvolvidos em ambientes separados geográficamente, mas próximos virtualmente. E a
realização de reuniões e contatos à distância se mostraram muito mais produtivas e com resultados melhores
por não gerarem “tempos mortos”.

SALAS VIRTUAIS DA AIRJOB

NO BRASIL

NO EXTERIOR

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