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Implantando a filosofia de gerenciamento de projetos em organizações de pequeno a médio porte

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Published by: VALDECIR MARCO DE BASTIANI on Dec 26, 2009
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08/18/2015

Matriz de atividade individual Módulo: Fases de um projeto Atividade: individual Título: Implantando a filosofia de gerenciamento de projetos em organizações de pequeno

a médio porte Aluno: Valdecir Marco de Bastiani Disciplina: Gestão de Projetos Turma: 134 - MBA SP5/B Introdução Provavelmente pirâmides e com os o surgimento da do Homo sapiens, certamente também surgiu o de

gerenciamento de projetos. Verzuh (2000) apud Rodrigues afirmou que: ”As aquedutos antiguidade necessitaram coordenação e planejamento de um gerente de projetos.” E sem dúvida os “gerentes de projetos” daquela época tiveram problemas com prazos, custos, orçamentos e mão-de-obra, tal qual ocorre atualmente. No entanto foi apenas após a Segunda Guerra mundial que surgiu a forma moderna e oficial da disciplina de gestão de projetos e por consequência o título de gerente de projetos, mais especificamente durante a guerra fria, ainda nos anos 50. Em 1969 foi criado o PMI – Project Management Institute, que agrega atualmente cerca de 240 mil profissionais de gerenciamento de projetos em mais de 160 países. O PMI está sediado em Atlanta, Geórgia, EUA e busca o aperfeiçoamento e desenvolvimento da gestão de projetos, através da pesquisa, fixação de padrões e disponibilizando recursos e informações especializadas aos seus membros. Em 1996 o PMI editou o seu primeiro Guia denominado PMBoK representando o Corpo de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos da época. O PMBoK é composto por várias áreas do conhecimento e é um conjunto de atividades ou processos que integram nove áreas de conhecimento, consideradas essenciais ao gerenciamento de projetos. Atualmente encontra-se da quarta edição, atualizada e publicada em 2009. Justificativa Nos dias atuais a gestão de projetos e suas técnicas se espalharam e estão presentes em todas as áreas de qualquer organização, sejam indústrias, informática, saúde, governo e etc.

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Todas as partes da organização devem trabalhar em conjunto para, através de projetos específicos, atualizarem seus produtos e serviços em busca de inovações que garantam sua manutenção no mercado. Supõe-se que, para que uma organização possa crescer, prosperar e sobreviver em um mundo altamente competitivo e que evolui rapidamente, seja necessário a implantação da filosofia de gerenciamentos de projetos, tema abordado neste artigo, especificamente para organizações de pequeno a médio porte. Desenvolvimento O Instituto de Gerenciamento de Projetos, o PMI, (PMBOk Terceira Edição-2004) define “Projeto, como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Desta forma podemos dizer que os projetos podem ser utilizados para atingir as metas e ações específicas da organização e como maneira estratégica de mudanças organizacionais. Também é uma forma de viabilizar melhorias de qualidade e produtividade. Projeto e Operações Continuadas Conforme o PMI, o trabalho pode ser classificado como projetos ou operações, existindo características comuns entre eles: • • Ambos são realizados por pessoas; Os recursos são limitados (financeiros, humanos, logísticos, tecnológicos);

• São planejados, executados e controlados;
A diferença principal é em relação à continuidade e repetitividade. Projetos limitam-se no tempo e operações são continuadas. Ainda, projetos são únicos e operações são repetitivas.

O Gerenciamento de Projetos

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De acordo com o PMBoK, terceira edição (2004):
“O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da integração dos seguintes processos de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. O gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.”

O PMI, por meio do PMBoK (2004), propõe que o gerenciamento de projetos seja embasado em áreas de conhecimentos que reúnam um conjunto de disciplinas, através de ferramentas, técnicas, processos, recomendações, práticas ou atividades. O uso deste conjunto de disciplinas por si só não garante a qualidade dos produtos e serviços resultantes, mas sim as competências e habilidades das pessoas que realizam os trabalhos do projeto, bem como a forma como ele é organizado e gerenciado. A importância do Gerenciamento de Projetos O gerenciamento de projetos tem sido usado pelas organizações com o objetivo de gerar resultados eficazes. Como cada organização é única, estes resultados positivos dependem do sucesso na implantação do gerenciamento de projetos. Pode-se citar como fatores importantes do gerenciamento de projetos:

• a implementação de processo formal; • o aumento de acertos e diminuição de riscos e incertezas; • a cultura de organização, execução e controle de projetos na organização; • o aumento da capacidade de tratar riscos na organização; • a qualidade nos resultados e aumento do retorno dos investimentos;
• a sinergia organizacional;

• a criação de uma cultura de conhecimentos.

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Organizações de pequeno a médio porte e o gerenciamento de projetos Quando se fala em gerenciamento de projetos vem à nossa mente sempre os grandes projetos, realizados por e para grandes empresas. A maioria dos livros, apostilas e referências que versam sobre o assunto passa esta impressão, mesmo que a intenção não seja esta. É provável que o motivo para tal deva-se a quantidade de processos inerentes ao gerenciamento de projetos, descritos e recomendados pelo PMBoK. Porém, a importância que o gerenciamento de projetos tem para que as pequenas e médias organizações mantenham-se competitivas no mercado globalizado, torna imprescindível sua utilização. E para implantar de forma adequada e correta as ferramentas propostas no PMBok nestas organizações, é necessário que estas ferramentas sejas adaptadas ao porte destas empresas. A adaptação faz-se necessária em razão da grande quantidade de projetos e os pequenos recursos tecnológicos e humanos presentes. Equipes reduzidas são constantes em empresas menores e é necessária a conscientização de todos os membros com a adoção de procedimentos mais simples e rápidos. Em pequenas e médias organizações existem menos pessoas disponíveis, escassez maior de recursos e insumos, bem como o escopo é menor. Campos comenta: “Essa situação justifica insistir em aplicar os quarenta e quatro processos do PMBOK?” Tabela 1 – Comparativos entre algumas características de organizações de pequeno/médio porte e o previsto no PMBoK Pequena/média organização PMBOK Guide • Improvisação • Alto grau de previsibilidade • Imprevisibilidade • Rigor nas normas e condutas • Decisões centralizadas • Decisões distribuídas • Alta capacidade de • Baixo grau de readaptação readaptação em grandes projetos
FONTE: Adaptado de CARNEIRO, Eduardo. Adoção de Metodologias de GP em pequenas empresas.

Segundo Vargas (2007), o gerenciamento de projetos pode ser adequado às organizações de pequeno a médio porte de várias maneiras:

• Estruturar um PMBoK “light”, reduzindo ou aglutinando parte dos quarenta

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e quatro processos originais;

• Utilizando modelos mais simples, pois as equipes podem eventualmente
ser de apenas um indivíduo;

• Trocar o modelo integral do PMI por resultado e sucesso; • É importante acompanhar e corrigir; • Tudo deve ser fácil, prático e direto.
O Prof. Ângelo Valle apud Campos, presidente do PMI carioca, sintetiza: “Sim. Você tem o direito de pensar livremente, usando as suas próprias palavras. Você pode usar as planilhas e ferramentas que quiser. Devemos entender o Guia PMBOK como Guia e não camisa-de-força.” Conclusão É inegável a importância do gerenciamento de projetos para a manutenção das organizações no mercado competitivo e globalizado existente atualmente. Melhorias em produtos, equipes, atendimento ao cliente e por consequência um reflexo positivo nos resultados financeiros são conseguidos com estratégia, planejamento e gerenciamento de projetos. Fazer frente às constantes mudanças é cada vez mais o papel do gerenciamento de projetos, que ganha destaque no planejamento das organizações. As empresas passaram a investir com muita ênfase na implantação de uma gerência de gestão de projetos que lhes proporcione um diferencial competitivo. Diversas vezes associa-se ao âmbito das grandes organizações o gerenciamento de projetos e os processos e planejamentos descritos e sugeridos no PMBoK passam a ser vistos como uma forma de “burocracia” que não soma resultados para as organizações menores. No entanto, através da simplificação destes processos, adequando-os ao perfil da organização que os está implantando, torna-se possível sua utilização. A idéia é “enxugar” e não suprimir. Deixar de executar todos os processos não é o objetivo, mas sim usar aqueles que realmente são necessários para a correta execução e gerenciamento do projeto. Desburocratizar sem deixar de documentar as ações.

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Desta forma, pelo exposto neste trabalho, é razoável supor que seja possível implantar uma filosofia de gerenciamento de projetos em organizações de pequeno a médio porte, através da simplificação dos processos sugeridos no PMIPMBoK. De caráter meramente exploratório, o estudo aqui apresentado buscou somente um melhor conhecimento do assunto abordado e não supõe que tenha sido encontrada a única solução possível para o problema estabelecido. A pretensão foi apenas colaborar com a discussão e com a escassa literatura existente sobre o tema. Referências bibliográficas CAMPOS, Augusto. Gerenciamento de Projetos: uma versão “light” para aplicar em pequenos projetos. Disponível em <http://www.efetividade.net/2007/10/15/gerenciamento-de-projetos-umaversao-light-para-aplicar-em-pequenos-projetos/> Acesso em 20 nov 2009. CORREA JR., Carlos Alberto. MOTA, Edmarson Bacelar. Gestão de Projetos. [Rio de Janeiro]: [s.n.], 200X. 131p. CARNEIRO, empresas. Eduardo. Adoção em de Metodologias de GP em pequenas

Disponível

<http://www.bax.com.br/teaching/courses/

principiosSI/seminario/>. Acesso em 19 nov 2009. FRAGA, Marcel Faria. TOLENTINO, Maurílio Antônio. A Importância do

Gerenciamento de Projetos em Pequenas Empresas como Diferencial Competitivo. Disponível em <http://www.ietec.com.br/site/techoje/categoria/ abrirPDF/673>. Acesso em 19 nov 2009. MORAIS, Francisco Eduardo de Oliveira. Organização e Implementação da Gestão por Projetos. Ceteb: Brasília, 2007. 116p. Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – Guia PMBoK. [EUA]: [s.n.], 2004. 405p. RODRIGUES, Marcos Thadeu. Gestão de Projetos - Abordagem Conceitual.

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Disponível em <http://www.administradores.com.br/artigos/gestao_de_projetos_ abordagem_conceitual/22772>. Acesso em 19 nov 2009. Um histórico rápido do gerenciamento de projeto. Disponível em

<http://office.microsoft.com/pt-br/project/HA011353421046.aspx>. Acesso em 19 nov 2009. Vargas, Ricardo. Gerenciamento em < de Projetos em Micro e Pequenas

Empresas.

Disponível

http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/

smallcompanies/>. Acesso em 20 nov 2009.

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