Audit Report Reviews and Replies

Meninjau draft laporan dengan klien merupakan salah satu bentuk assurance dan
bentuk rasa hormat yang baik. Karena bentuk perhatian untuk memberikan balasan kepada
klien terhadap laporan audit yang diterbitkan merupakan sebuah asumsi tanggung jawab audit
yang tepat. Beberapa Audit organisasi-mungkin minoritas masih menahan diri dari meninjau
draft laporan audit dengan klien sebelum menerbitkan laporan dalam bentuk akhir. Hal
tersebut adalah semacam kesombongan yang mengasumsikan kemahatahuan pada bagian dari
auditor. Jika mereka tidak bisa maha tahu, auditor setidaknya bisa sopan. Auditor tidak
berutang kepada klien untuk menjadi lunak dan lembut. Mereka seharusnya tidak
mengabaikan apa yang merugikan dan signifikan. Tapi mereka berutang keadilan, kejujuran,
dan pertimbangan lain yang ditulis dalam Practice Advisory 2440,1-3.
Tujuan report reviews adalah:
Untuk memberikan informasi tentang audit
Untuk menyelesaikan konflik
Untuk mencapai kesepakatan tentang fakta-fakta
Untuk mencegah balasan argumentatif
Untuk mengizinkan klien melihat karya yang ditulis -yang kadang-kadang akan
berbeda dari kata yang diucapkan
Untuk memberikan tindakan awal temuan.

Ketika meninjau dan mengevaluasi jawaban laporan tertulis klien, tujuan auditor
adalah untuk: memastikan pertimbangan yang tepat klien tentang temuan audit dan
rekomendasi dan memberikan jaminan bahwa kasus yang dilaporkan tetap dipantau sampai
diperbaiki.

Report Reviews

Who Reviews Report Drafts
Ada empat jenis tinjauan laporan audit yang dapat dilakukan. Masing-masing
memiliki tujuan tertentu dan karakteristik yang unik. 4 review tersebut diantaranya adalah:
Segmen laporan Audit
Laporan Draft Audit
Laporan Auditr yang telah selesai dan diterbitkan
Rekomendasi Terbuka

Review awal draft laporan yang konstruktif auditor dan klien bertemu untuk membuat
fakta-fakta, mengevaluasi rekomendasi, dan mengatur sifat dari laporan. Review audit akhir
mengeluarkan laporan draft yang bereaksi terhadap rekomendasi, dan mungkin defensif
dalam pendekatan. Siapa yang melakukan ulasan draft laporan tergantung pada sifat dari
laporan itu sendiri dan pada kepentingan atau perhatian dari manajer individu dan eksekutif.
Tinjauan laporan yang menggambarkan kondisi kekurangan memiliki pendekatan
yang berbeda. Hal tersebut harus ditinjau dengan siapa saja yang mungkin memiliki
keberatan dengan validitas isinya. Atau harus ditinjau dengan siapa pun yang dibutuhkan
untuk mengambil tindakan. Atau harus ditinjau dengan siapa saja yang memiliki tanggung
jawab untuk daerah atau kondisi yang dilaporkan membutuhkan tindakan koreksi-apakah iya
atau tidak mereka secara pribadi akan mengambil tindakan itu atau akan terpengaruh oleh
tindakan.
Kondisi yang dibatasi untuk daerah-daerah tertentu, relatif menyajikan sedikit
masalah. Namun dalam audit fungsional yang melintasi banyak line, dan dalam organisasi
audit yang membawa kerusakan signifikan, mungkin memerlukan ulasan laporan yang masuk
melalui banyak organisasi ke tingkat eksekutif.
Organisasi Audit harus memberikan staf mereka dengan instruksi tertulis pada draft
review. Dalam organisasi besar, mungkin akan mudah untuk melupakan siapa yang harus
meninjau apa dan dalam rangka apa review harus dilakukan. Secara umum, review harus
dibuat dengan manajer klien dan atasannya. Namun beberapa direktur cabang mungkin ingin
melihat semua draft laporan yang mempengaruhi cabang mereka. Auditor harus senang untuk
mematuhi; tetapi mereka juga harus bijaksana menunjukkan perlunya untuk ketepatan,
sehingga review tidak akan menunda penerbitan laporan akhir.
Laporan yang menyatakan adanya perubahan sistem juga harus di review dengan staf
atau dengan analis sistem seperti insinyur industri atau spesialis sistem informasi. Dalam
semua kasus, review laporan harus didokumentasikan dengan seksama. Hasil review harus
ditulis dalam kertas kerja selama atau setelah konferensi sehingga tidak ada komentar atau
keputusan yang hilang. Catatan ini menjadi penting dalam setiap sengketa di kemudian hari
atau situasi mengenai kecukupan cakupan audit.

Timing the Review
Sudah jelas bahwa semakin besar jumlah draft review, semakin lama penundaan
dalam mengeluarkan laporan akhir. Fakta ini menempatkan auditor dalam kondisi dilema. Di
sisi lain, mereka ingin memberikan semua yang mereka miliki yaitu kebutuhan untuk
mengetahui kesempatan untuk melakukan review . Di sisi lain, mereka menyadari kebutuhan
untuk pelaporan.
Hal tersebut tidak memerlukan tekanan dan pengaturan batas waktu, baik untuk
auditor dan reviewers. Harus ada protokol yang pasti. Setelah draftring laporan mereka,
auditor harus menyiapkan daftar distributees. Bersama dengan pemeriksaan pengawas,
mereka harus memutuskan mana orang harus meninjau draft laporan dan apa urutan ulasan
mereka seharusnya. Komputer digunakan untuk tingkatan yang tertinggi.
Suatu perintah merupakan hal yang penting. Daftar draft reviewers harus dimulai
dengan mereka yang terlibat paling dekat atau dipengaruhi oleh laporan itu. Mereka adalah
orang-orang yang paling disukai memiliki saran untuk perubahan, keberatan terhadap
ungkapan, atau perselisihan mengenai fakta-fakta. Mereka adalah orang-orang dengan siapa
laporan tersebut harus ditinjau dengan tatap muka, jika mungkin, untuk meniadakan
perbedaan dan mendapatkan persetujuan pada fakta-fakta.
Setelah itu, draft dapat diduplikasi dan dikirim ke semua individu untuk diperiksa.
Pengiriman memo harus mengidentifikasi laporan, menunjukkan dengan siapa yang telah
ditinjau, termasuk tawaran untuk membahas laporan secara pribadi, dan menetapkan tanggal
untuk kembali.

Concurrent Audit Report Reviews
Untuk mempercepat penelaahan laporan audit, beberapa organisasi menggunakan
teknik laporan interim kepada klien. Laporan Temuan disiapkan oleh staf audit sesegera
mungkin setelah temuan, menggunakan bahasa yang akan di gunakan dalam laporan audit
dan melengkapinya dengan detail yang akan ditulis dalam laporan audit penuh. Jika
organisasi audit internal menggunakan laporan audit satu halaman, atau kutipan yang
berkaitan dengan temuan yang akan digunakan deskripsi singkat dalam audit subjek juga
harus digunakan.
Klien akan diberikan waktu yang wajar untuk menanggapi aspek faktual temuan.
Elemen temuan seperti penyebab dan dampak juga akan dijelaskan dan klien akan diminta
untuk setuju atau memberikan substantif support terhadap ketidaksetujuan.
Elemen concurrent audit review mencakup:
Operasi yang diaudit
Official yang akuntabel
Audit Liaison
Tanggal pemeriksaan dimulai
Tanggal permintaan saat ini untuk ditinjau
Rincian temuan: kriteria yang digunakan, kondisi yang ditemukan, penyebab,
dampak, rekomendasi.
Lead auditor.

The Review Conference
Rancangan ulasan dapat berupa konfrontasi suram atau diskusi terbuka dan sopan.
Auditor mungkin telah membahas semua temuan dengan klien. Tapi draft tertulis yang
komprehensif, menunjukkan bahasa distribusi untuk manajemen klien eksekutif, entah
bagaimana memiliki dampak yang berbeda dari laporan resmi atau diskusi lisan. Hal tersebut
disebut dengan konferensi auditor. Auditor dapat-dan harus-mempengaruhi jalannya
konferensi. Tidak peduli seberapa serius temuan, auditor yang sensitif terhadap perasaan
orang lain dapat menempatkan rancangan bahasa dalam perspektif lain. Salinan draft harus
dibagikan kepada semua peserta untuk jangka waktu yang wajar sebelum konferensi. Tidak
ada rancangan ulasan konferensi yang dimulai tiba-tiba. Harus ada pengaturan dan harus ada
upaya untuk membawa suasana yang menyenangkan.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan meliputi:
Ruang lingkup pemeriksaan
Signifikansi dari hal-hal yang direview
Sebuah pengakuan kesulitan yang dihadapi klien dalam melaksanakan
tanggung jawabnya
Kesediaan untuk membahas semua hal apa pun detail yang diperlukan
Kenyataan bahwa laporan tidak mengandung kejutan-bahwa semua aspek dari
temuan dibahas selama pekerjaan lapangan.
Komentar untuk berapa banyak hal yang sudah dikoreksi, berapa banyak yang
sedang dalam proses koreksi, dan berapa banyak yang masih harus diperbaiki.
Kerjasama yang diperoleh selama audit
Sebagai jaminan bahwa klien akan diberikan kredit dalam laporan untuk
semua tindakan korektif yang disarankan, dilembagakan, dan / atau
diselesaikan.

Perlu diingat bahwa tujuan dari konferensi ini adalah untuk:
Memberikan informasi
Mendapatkan kesepakatan tentang fakta-fakta
Mengatur panggung untuk pelaksanaan rekomendasi

Avoiding and Resolving Conflicts
Auditor berharap setiap rancangan ulasan yang akan dilakukan tanpa konflik, tidak
peduli seberapa baik fungsi audit internal dapat diterima dalam organisasi. Memang, semakin
kuat posisi auditor, semakin besar perhatian klien dengan yang dikatakan kepada atasan. Oleh
karena itu auditor harus mempersiapkan secara menyeluruh kesiapan terhadap terjadinya
konflik dan sengketa. Mereka harus mampu mengambil informasi, dukungan fakta, dan
memperkuat temuan tanpa kesulitan atau penundaan.
Auditor dapat menghindari beberapa momen mengerikan dengan menyadari bahwa
setiap saat kritis mungkin menimbulkan keberatan dan meminta bukti tambahan. Auditor
dapat bangkit untuk menantang dengan berbagai pemikiran dan persiapan.
Ada beberapa alasan lain mengapa ada perselisihan dan konflik. Alasan ini terkait
dengan aspek perubahan dimana klien adalah:
Khawatir dengan efek samping yang tidak diketahui terkait dengan rekomendasi yang
dibawa.
Keprihatinan mengenai dislokasi dan kebingungan birokrasi yang disebabkan akibat
mematuhi rekomendasi
Kesal dengan rekomendasi yang menyiratkan bahwa metode tidak memadai.

Isu-isu tersebut dapat dinetralkan oleh komentar konstruktif auditor yang
menunjukkan:
Hasil positif dan negatif yang akan ditimbulkan dari mematuhi rekomendasi
Perubahan spesifik yang diperlukan untuk melaksanakan rekomendasi dan bagaimana
mereka dapat dilakukan
Rekomendasi adalah evolusi, bukan revolusi, dan bagaimana hal itu akan
meningkatkan operasi.

Auditor harus menyadari bahwa klien sedang pada keadaan defensif. Entah
bagaimana penghalang defensif harus dibuang dan persetujuan tercapai. Berikut adalah
beberapa aturan yang mungkin bisa membantu:
Memiliki sikap yang baik
Gunakan frasa nonpersonal
Dapatkan kesamaan
Jangan menyudutkan seseorang
Jangan menyalahkan pandangan dengan ketidaksepakatan

Gaining Acceptance of Recommendations
Sebuah metode yang menarik untuk mengurangi konflik yang sering menyertai
rekomendasi auditor untuk tindakan korektif telah disarankan oleh Kendig. Bukannya auditor
membuat rekomendasi ke klien, klien akan diminta untuk membuat rekomendasi kepada
auditor. Pendekatan ini akan berlaku untuk audit yang kompleks dalam industri atau program
audit dalam audit oleh pemerintah yang mengambil banyak waktu untuk menyelesaikan.
Metode Kendig adalah untuk mengeluarkan laporan dengan temuan audit tetapi
dengan tidak ada rekomendasi audit. Dalam surat pengiriman untuk laporan, klien akan
diminta untuk mengusulkan setidaknya dua cara alternatif untuk mengatasi setiap temuan
atau kelompok temuan. Klien akan diminta untuk menyatakan yang dianggap alteratif yang
lebih baik dan mengapa.
Pada saat menerima rekomendasi, auditor akan memiliki hak untuk mengevaluasi
pendekatan yang direkomendasikan dan setuju atau tidak setuju. Jika auditor menolak
rekomendasi, mereka harus menjelaskan mengapa mereka percaya tindakan yang dianjurkan
adalah tidak relevan, tidak bisa dijalankan, atau tidak layak.
Di sisi lain, Campfield memiliki beberapa saran untuk meningkatkan tanggapan
manajemen atas hasil temuan audit dan rekomendasi:
1. Rekomendasi harus spesifik dan tindakan korektif harus dapat diukur.
2. Tindakan yang direkomendasikan harus tunduk pada pelaksanaan di frontline
operating levels.
3. Auditor dan manajemen klien harus mengembangkan toleransi satu sama lain
4. Audit harus tepat waktu
5. Auditor harus menulis yang dimengerti.

GAO "Action-Oriented Recommendation" harus: diarahkan dengan benar, har
memukul dengan keras, spesifik, meyakinkan, signifikan, dan positif dalam nada dan konten.
Rekomendasi harus: berurusan dengan penyebab yang mendasari, layak, biaya yang efektif,
dan mempertimbangkan alternatif.
Teknik yang disarankan oleh Practice Advisory 2500-1 untuk tindak lanjut meliputi:
Mengatasi pengamatan keterlibatan dan rekomendasi kepada tingkat manajemen
yang tepat yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif
Menerima dan mengevaluasi manajemen selama tanggapan terhadap
keterlibatan pengamatan dan rekomendasi selama perjanjian atau dalam jangka
waktu yang wajar setelah komunikasi hasil keterlibatan dikeluarkan.
Menerima update berkala dari manajemen untuk mengevaluasi status usaha
manajemen untuk memperbaiki kondisi yang dikomunikasikan sebelumnya
Menerima dan mengevaluasi informasi dari unit organisasi lainnya yang
diberikan tanggung jawab untuk prosedur yang bersifat tindak lanjut
Melaporkan kepada manajemen senior atau dewan tentang status tanggapan
terhadap keterlibatan pengamatan dan rekomendasi.

Audit Opinions
Opini-opini audit tidak dapat didelegasikan atau dikompromikan. Sebuah opini audit
dapat diberikan hanya ketika auditor dapat mempertahankan, mendukung dan bersedia untuk
membuktikan itu dengan tanda tangan. Auditor tidak dapat menggantikan pendapat orang lain
untuk mereka sendiri. Pendapat profesional Auditor tidak dapat dinegosiasikan. Opini mereka
secara jujur berdasarkan apa yang mereka lihat. Dengan demikian, harus dipahami bahwa,
auditor akan membahas fakta dan makna dari fakta-fakta, opini audit tidak tunduk pada hal
memberi dan menerima. Fakta-fakta baru yang terungkap mungkin memiliki efek pada opini-
opini audit.


Cause and Effect
Memahami sebab dan akibat mungkin menjadi faktor yang signifikan dalam
pengambilan keputusan eksekutif klien. Auditor harus menyelidiki alasan sehingga mereka
dapat yakin bahwa tindakan korektif yang diusulkan ditujukan pada penyebab, bukan gejala.
Sebagai contoh:
Apakah manajemen menyadari masalah ini?
Apakah masalah dapat ditelusuri ke instruksi tidak memadai atau kurangnya pelatihan
personil?
Apakah kondisi terjadi karena supervisor tidak memantau personil dalam proses yang
sedang berlangsung?
Apakah prioritas yang tidak benar ditugaskan?
Apakah sumber daya yang memadai tersedia?
Apakah kebutuhan untuk kontrol tidak dikenali?
Apakah kurang koordinasi yang menghubungkan dengan organisasi?
Apakah kondisi disebabkan oleh kesalahan manusia?
Apakah cacat yang timbul dari sikap karyawan? Pengawas? Dari manajer?

Salah satu potensi sumber konflik dalam laporan audit adalah laporan auditor
mengenai pengaruh kondisi kekurangan. Perkiraan auditor dari jumlah uang yang hilang atau
mungkin hilang, atau layanan yang tidak disediakan dapat menjadi sumber kemarahan pada
klien, yang mudah dikenali oleh atasan. Jika klien menganggap mereka meningkat, perkiraan
hanya akan menjadi titik lain untuk sengketa. Oleh karena itu, penting selama draft review
untuk mendapatkan kesepakatan tentang dampak kekurangan. Dalam lapisan itu, auditor
harus datang ke draft review siap untuk menunjukkan keabsahan perkiraan tersebut.

Reviewing Revisions
Karena konsep tersebut berjalan melalui penilaiannya, beberapa perubahan dapat
dilakukan. Pentingnya perubahan tersebut menjadi masalah pertimbangan. Begitu juga
kebutuhan untuk meninjau perubahan kata-kata dengan mereka yang belum melihat revisi.
Jika klien sekarang dipanggil untuk mengambil tindakan yang tidak dibahas dalam tinjauan
pertama, mereka berhak untuk melihat draft lagi seperti dimodifikasi. Kadang-kadang
perubahan dapat dikomunikasikan melalui telepon, fax, atau email. Auditor untuk
kepentingan merilis laporan yang cepat, harus mencoba metode-metode tersebut.

Replies to Reports
Kegiatan audit internal yang tidak memiliki kewenangan untuk menuntut balasan
laporan temuan mereka, atau untuk mengevaluasi kecukupan tindakan korektif, memiliki
keefektifan yang berkurang. Arahan manajemen atau pernyataan kebijakan harus
menguraikan dengan jelas bahwa laporan audit menyerukan tindakan korektif harus
menanggapi secara tertulis. Biasanya, arahan tersebut menetapkan batas waktu untuk
mengirimkan balasan.
Hal tersebut diinginkan untuk setiap cabang operasi atau divisi untuk memiliki
instruksi sendiri tentang balasan untuk mengaudit laporan. Instruksi ini harus menyatakan:
siapa yang harus mempersiapkan jawabannya, siapa yang harus masuk, bagaimana jawaban
harus ditulis, apa langkah yang harus diambil jika tindakan perbaikan tidak dapat diselesaikan
dalam rentang waktu yang ditetapkan.
Manajemen dapat mengarahkan bahwa laporan audit harus tetap terbuka sampai
organisasi audit menganggap jawaban yang memuaskan, yaitu, tindakan yang telah dan akan
ditempuh untuk mengatasi situasi. Ketika balasan tidak memuaskan, dan kesepakatan tidak
dapat dicapai secara lisan dengan klien, jawabannya harus secara resmi ditolak oleh
memorandum. Memorandum harus secara khusus menguraikan hal tersebut. Salinan
jawabannya harus ditujukan kepada tingkat manajemen apa saja yang diperlukan untuk
melihat bahwa masalah ini diselesaikan dengan memuaskan.
Kegiatan audit harus memiliki metode formal untuk menutup laporan yang memiliki
respon yang memuaskan. Hal ini mungkin dalam bentuk memorandum kepada eksekutif
audit yang bertuliskan tanda tangan auditor. Memorandum harus menyatakan bahwa auditor
puas dengan respon dan bahwa laporan tersebut sekarang dapat ditutup.