Hakekat Administrasi Perkantoran

A. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai
(gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat
bekerja.
Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang
melakukan kegiatan tata usaha.
B. Pengertian Administrasi Kantor
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut
office management (manajemen kantor).
Pengertian manajemen kantor (office management) menurut
beberapa ahli :
1.

William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap

kegiatan-kegiatan seperti

transportasi, manufacturing, pergudangan

dan penjualan.
2.

George R. Terry
Manajemen

kantor

pengkoordinasian

dan

adalah

perencanaan,

pengawasan

pengorganisasian,

pekerjaan

kantor

dan

pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.

Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan

pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu

organisasi.
4.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari

seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun
pekerjaan itu dilakukan.

C.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan
kantor

dan

sarana

fasilitas

kerja

perkantoran.

Perhatikan

pembahasan berikut :
1.

Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan

lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah

perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang
dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari
kegiatan-kegiatan
perencanaan

yang

perkantoran

berhubungan
(office

dengan

planning),

kegiatan

pengoganisasian

perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office

actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau
sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini
:
a.

Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah

kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang

mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
Perencanaan perkantoran, meliputi :
1)

Perencanaan gedung

2)

Tata ruang kantor

3)

Penerangan/cahaya

4)

Ventilasi

5)

Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)

Anggaran (budgeting) perkantoran

7)

Standar kualitas kerja,

8)

Sistem informasi dan telekomunikasi

b.

Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai
macam

fungsi

organisasi

dengan

pelaksana

yang

melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1)

Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien

dalam organisasi perusahaan.

2)

Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan

atasan ataupun bawahan

3)

Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,

sesuai

dengan

jenis

pekerjaan

untuk

memudahkan

karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.

Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan

perkantoran

adalah

suatu

kegiatan

untuk

meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal

sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan
serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan
dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1)

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan

pengawasan terhadap bawahan.

2)

Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan

motivasi terhadap bawahan

3)

Pemberian bantuan kepada karyawan dalam

memecahkan

masalah

ketika

karyawan

menghadapi

kesulitan dalam pekerjaan.

4)
5)

Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan

karyawan,

agar

komunikasi

antara

atasan

dengan

bawahan dapat berjalan lancar.

6)

Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan

gaji kepada karyawan.

d.

Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa
sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai
dengan harapan atau target.
Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :
1)

2.

Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)

Kualitas pekerjaan kantor

4)

Pelayanan kantor

5)

Waktu

Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah
keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya
dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatankegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.
Pengertian ini jika dikembangkan menjadi perkantoran akan
mengandung arti kantor beserta semua sarana yang saling
terkait di dalamnya, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan,
interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak
uraian berikut :
a.

Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan

lokasi kantor, antara lain :
1)

b.

Faktor keamanan

2)

Faktor lingkungan

3)

Faktor harga

Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan
gedung, antara lain :

1)

Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)

Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3)

Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya

dan keuntungan

c.

Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai
berikut
1)

Perabotan kantor (office furniture), seperti meja,

kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu,

besi

atau

apapun

bahan

lainnya,

yang

mempunyai

peranan penting dalam setiap kantor.

2)

Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas,

pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai

lainnya.

d.

Interior
Interior

adalah

tatanan

perabot/perangkat

kantor

menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,

yang
seperti

penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e.

Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan
perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan.
Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan
kebutuhan interior.

KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi
membantu pekerjaan lain(pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan
tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor
dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya
secara lebih efektif.
Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu
organisasi.
Seperti

dijelaskan diatas, bahwa

pekerjaan

kantor

adalah

melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor)

dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R.

Terry

menyebutkan bahwa

pekerjaan

kantor

sebagai

pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan

meringankan.

Pekerjaan

kantor

berperan

membantu

pekerjaan

pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan
kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit)
yang

bertujuan

memberikan

pelayanan

kepada

bagian

dalam

organisasi atau perusahaan.

Dalam

perusahaan,

pekerjaan

kantor

tidak

langsung

mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif

atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun
produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan,
apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas
penjualan tersebut.
Contoh :
Tugas

utama

sekolah

adalah

memberikan

pendidikan

dan

pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama

guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan
tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan,
seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot.

Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi

penjualannya.

bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis

mengenai kedudukan keuangan perusahaan.
Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan
menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.

Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang

meminjam bukudi perpustakaan.

Teller bank, mendata orang yang menabung di bank.

 Dokter melakukan pemeriksaan kepada pasien. Dan perawat

mencatat

riwayat

atau

kemudian

disimpan

hasil

untuk

visum

memberi

dari

dokter

keputusan

yang
pasien

menderita penyakit apa.

Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaanpekerjaan atasan.

Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa

yang membuat onar dikelas.

Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah untuk

menyelesaikan pekerjaannya.

2.

Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam

suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat

pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun.
Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan
dalam seluruh organisasi.

Contoh:
Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia
melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah.

Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-

rumah.
Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis
keda penumpang.
Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.

Petugas gas elpiji melakukan pemeriksaan dan pendataan ke

rumah-rumah.
Petugas pengirim barang mengantar barang yang dikirim kerumahrumah dan mencatat penerima.

Polisi yang melakukan razia, mencatat nama pelanggar dan sanksi

yang didapat.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai
dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah
sekalipun.
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian
organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang
ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat
menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha),
akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai
tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan
tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai
terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk
menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya
menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat
para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa
mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai
rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat
pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Contoh :

Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk

bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan

kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya,
seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon
sendiri kepada relasi.

Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain

sekretaris kelas.

Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia

akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat

kepada pihakyang dituju.

Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan

kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang dituju,
pak satpam mencatat di buku penerimaan surat.

Guru dapat menulis surat kepada kepala sekolah karena

berhalangan hadir untuk mengajar.

Kakak kelas mendatangi kelas-kelas untuk mencatat siswa yang

akan mengikuti ekstrakulikuler yang ditawarkan.

Siswa yang bertugas piket sebagai resepsionis, mecatat nama guru
yang hadir.
Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor
sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita
bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang
memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi
bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor
meliputi

aktivitas

manajerial

mulai

dari

perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara

khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi
tugas-tugas

menghimpun,

mencatat,

mengolah,

mengirim dan menyimpan.

ASAS - ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

menggandakan,

a. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu demi
mencapai tujuan tertentu. Misalnya, semua surat yang dibuat atau
diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. Kalau tidak, berarti
surat atau arsip tersebut tidak diperlukan. Perencanaan juga berarti
bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya,
bukannya dibiarkan tumbuh atau jalan dengan sendirinya. Agar
perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan
semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
b. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan
dengan cara sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit
hendaknya dihindarkan bila memang dapat dicarikan alternatif yang
lebih

mudah.

Penyederhanaan

juga

berarti

sedapat

mungkin

menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala

macam tumpang tindih pekerjaan.
c. Asas Penghematan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan
dengan cara sehemat mungkin, yakni cara yang paling mudah
(menghemat pikiran), yang paling ringan (menghemat gerak dan
tenaga), yang paling cepat (menghemat waktu), yang paling dekat
(menghemat ruang), yang paling murah (menghemat biaya).
d Asas Penghapusan
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan
hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan.
Misalnya, bila ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan
jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu
petugas saja, maka salah satu petugas harus ditiadakan atau diberi
tugas lain yang lebih diperlukan. Contoh lain, bila semua pekerjaan
surat menyurat telah dapat dilakukan dengan memakai komputer dan
printer, maka mesin tik yang ada di kantor tidak lagi berguna sehingga

bisa dijual saja.

e. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berkaitan erat
hendaknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih
piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan pada satu orang
petugas, atau untuk pencetakan dari lima pesawat komputer cukup
disediakan satu buah printer saja.

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a. Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping,
serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b. Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat
tulisan di berbagai media
c. Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d. Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan
informasi
e. Menyimpan
Contoh:

menyimpan

surat/arsip,

menyimpan

data/informasi

ke

komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f. Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g. Menghitung
Contoh:

menghitung

data

penjualan,

keuangan,

dan

sarana dan prasarana

h. Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

jumlah

Ciri - Ciri pekerjaan kantor

1.BERSIFAT PELAYANAN karna pekerjaan kantor berfungsi membantu
pekerjaan lain agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan
secara efektif dan efisien
2. BERSIFAT TERBUKA DAN LUAS artinya pekerjaan kantor dapat
dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di
kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun
3. DILAKSANAKAN OLEH SEMUA PIHAK DALAM ORGANISASI karna
pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan
yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun

Organisasi kantor
Pengertian Organisasi
Organisasi dalam bahasa Yunani:(),yaitu organon yang
berarti alat adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah unt
tujuan bersama . Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah,
istilah ini digunakan dengan banyak cara.
Kelompok kelompok kerjasama apapun bentuknya dan dalam bidang
apapun dia bergerak lazim disebut dengan organsasi. Ini berarti bahwa
masing-masing orang hanya mampu menghasilkan satu atau 2 jenis
saja dari seluruh keutuhan hidup yang harus dipenuhinya. Dengan
kata lain tingkat ketergantungan seseorang atau sekelompok orang
terhadap orang atau kelompok lain menjadi semakin besar . Organsasi
organisasi yang dapat dijumpai saat ini jauh lebih banyak , lebih
bervariasi, dan lebih kompleks dibanding dengan apa yang dijumpai
oleh nenek moyang kita ratusan tahun yang lalu.Perkembangan
organisasi yang sangat pesat itu dimungkinkan atas berkat adanya
dukungan

dari

berbagai

bidang

lain:

teknologi

transportasi

komunikasi , komputerisasi, dan lain lain .

Keberadaan berbagai macam organsasi ditenganh masyarakat secara
langsung dan tak langsung telah mamapu meningkatkan taraf hidup
masyarakat serta banyak keuntungan dan kemudahan yang saat ini
dirasakan oleh masyarakat. Organisasi menciptkan situsasi saling
ketergantungan dan menghasruskan para anggota bekerjasama satu
sama lain. dalam satu kelompok .
Pengertian organisasi menurut beberapa tokoh :
1. Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana
orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins
Organisasi adalah kesatuan (etity) sosial yang dikoordinasikan secara
sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikasi,
yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai
suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

A. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
1. Prinsip perumusan tujuan
2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Tingkat pengawasan
5. Rentang manajemen
6. Kesatuan perintah

7. Koordinasi

B. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung
jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1. Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkattingkat jenjang yang diperlukan
- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para
pemimpin unit pada tata jenjang organisasi
- Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab
penuh
- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari
pimpinan unit
- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan
vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu
tangan
- Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
- Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling
kenal
Kekurangan:

- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika

pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi
tersebut.
- Pimpinan lebih cenderung otoriter
- Karyawan lebih sulit berkembang
2. Organisasi Garis dan Staf
Ciri-ciri:
- Pimpinan mengangkat tenaga staf
- Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kelebihan:
- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena
adanya staf ahli
- Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan
tujuan yang luas
- Lebih mudah untuk menerapkan The Right man on the right place
Kekurangan:
-

Kesetiakawanan

antar

karyawan

sulit

dibina

karena

luasnya

organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan

tidak saling mengenal
- Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi
3. Organisasi fungsional
Ciri-ciri:
- Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

- Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan
semaksimal mungkin
Kelebihan:
- Pembagian tugas lebih jelas
- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan
semaksimal mungkin
Kekurangan:
- Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
- Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih
mementingkan spesialisasinya
- Tidak ada kesatuan perintah

C. Bagian / struktur organisasi kantor

a)

Deskripsi pekerjaan Front Office Manager

Area kerja Front Office Manager meliputi front office area, executive
floor, dan business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager
adalah menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi
tamu di area kerjanya untuk dilaporkan kepada General Manager.
Tugas pokok Front Office Manager :
1. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan
front office

2.

Memastikan bahwa semua staf di

front office menguasai system komputer hotel, etika menerima telepon

dan standard operasional yang ada di hotel.
3.

Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran

tentang harga kamar

4.
5.

Menyambut tamu VIP

Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh

bawahannya
6.

Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian

maupun untung/rugi di bagian kantor depan

7.

Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan

peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.

8.

Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi

dengan memberikan penghargaan

9.

Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan

hotel secara harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar

b) Deskripsi pekerjaan Assistant Front Office Manager
Area kerja Assistant Front Office Manager meliputi front office,
executive floor, business center.
Ringkasan

pekerjaan

Assistant

Front

Office

Manager

adalah

membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front

office manager ketika berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas
sesuai dengan deskripsi pekerjaannya
Atasan langsung Assistant Front Office Manager adalah Front Office
Manager.
Tugas pokok Assistant Front Office Manager :
1.

Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan

administrasi.
2.

Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone

Operator, GRO dan concierge.

3.

Memantau operasional di front office

4.

Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan

concierge.
5.

Memimpin briefing pada waktu shift malam.

6.

Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu

7.

Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office

Manager jika berhalangan hadir.

8.
c)

Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

Secretary

Sekretaris bertanggung jawab kepada manager kantor depan. Ia

bertugas untuk membantu manager kantor depan dalam urusan
administrasi. Selain menerima telepon dan menerima tamu pimpinan,
sekretaris bertanggung jawab atas kerapian dan kebersihan ruang
manager kantor depan.
d) Chief uniformed service
Ia bertugas untuk mengawasi dan mengatur koordinasi dan pelayanan
kepentingan tamu. Selain bertanggung jawab atas bellboy, doorman,
dan doorkeeper, chief uniformed service bertanggung jawab atas
kelancaran pelayanan barang tamu dan barang yang disimpan
sementara atau lama. Tugas lain adalah pembuatan laporan harian.
Tugas pokok Chief Concierge :
1.

Memastikan bahwa semua staf di bagian concierge

mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar

penampilan serta filosofi hotel.
2.

Memberikan training ke staf tentang: prosedur penanganan

barang bawaan untuk tamu VIP dan rombongan,serta penanganan

keluhan tamu
3.
4.

Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan

Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan

angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang

aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan.
5.

Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan

informasi sign board) di lobby selalu benar dan akurat.

e)

Deskripsi pekerjaan Receptionist

Area kerja Receptionist ialah front desk. Pekerjaan Receptionist yaitu

menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu
menginap

serta

menangani

check-out

tamu

beserta

pembayarannya.Tugas pokok Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) :

1.

Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah dan

sopan.
2.

Melakukan pendaftaran tamu

3.

Mencatat uang deposit tamu untuk menginap

4.

Menangani tamu check-out

5.

Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang lokal

6.

Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan

harian.
7.

Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama

staf tersebut bertugas pada hari tersebut.

f)

Deskripsi pekerjaan Guest Relations Officer

Area kerja Guest Relations Officer meliputi lobby, front office,

executive lounge, kamar tamu. Pekerjaan Guest Relations Officer yaitu
mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan
keperluan tamu selama tinggal di hotel. Selain itu ia bertugas
mengatur

dan

mengoordinasi

para

guest

relations

officer,

menyelesaikan masalah-masalah tamu, keluhan dan membantu yang

perlu informasi, tiket, tur, dan acara lainnya.

Tugas pokok Guest Relations Officer :

1.

Memantau tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat

2.

Memberikan informasi tentang hotel kepada tamu dan

pengunjung
3.

Beramahtamah dengan tamu langganan, tamu yang menginap

di lantai eksekutif dan VIP pada saat kedatangan

4.

Beramah tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang &

tamu yang menginap untuk jangka waktu yang lama(long staying

guest)
5.

Membuat kartu ucapan selamat datang(welcome card) untuk

tamu
6.

Menyambut tamu VIP di lobby

7.

Mengantar tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan

ditempati tamu sambil membawakan kunci kamar.

g) Deskripsi pekerjaan telepon Operator
Ringkasan
pengelolaan

pekerjaan
pelayanaan

telepon

Operator

telepon/faxcimille

yaitu
dengan

Melaksanakan
berpedoman

kepada kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Atasan langsung telepon Operator ialah Front Office Supervisor
Tugas Pokok telepon Operator :
1.

Menjawab telepon yang masuk baik dari internal maupun

external mentransfer langsung ke setiap extension yang dituju.

2.

Melayani menyambungkan telepon baik dari tamu atau dari

departemen
3.

Memeriksa bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO

Cashier
4.

Menangani pelayanan Incoming dan Outgoingfaxcimille dan

langsung membuat bill tersebut

5.

Menerima dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan

departemen lain
6.

Mencocokan print out rekening telepon tamu dengan FO cashier

pada setiap akhir shift

7.

Menangani permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line

teleponnya (incognito)
8.

Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan

departemen lain.
h) Chief information
Selain

bertanggung

jawab

atas

information

clerk,

ia

bertugas

memberikan penerangan kepada para tamu serta melengkapi brosur

dan buku informasi.
i)

F.O Casier

F.O Cashier bertanggung jawab atas manager kantor depan. Ia

bertanggung jawab atas kelancaran operasional dan kelancaran dan
administrasi keuangandi kasir kantor depan. Ia bertanggung jawab
atas semua laporan-laporan keuangan di kantor depan
j)

Chief reservation

Bertanggung jawab kepada manager kantor depan. Ia bertanggung

jawab

atas

kelancaran

operasional

dan

administrasi

di

bagian

pemesanan kamar. Kepala pemesanan kamar melaporkan secara

teratur laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Selain
sebagai pelaksana (reservation clerk), ia bekerja sama dengan bagian
lain.
k)

Naight manager

Menangani seluruh masalah operasional di front office pada malam

hari

Tugas Pengantar Administrasi Perkantoran

DI SUSUN
O
L
E
H
MUSLIM W R HULUMUDI

KELAS : X-AP2

SMK N 1 GORONTALO