Nombres: DARLEY QUIONES ARAUJO

NANCY GONZALEZ BUENO

FREDY A. QUIONES REDIN
MAURICIO FLOREZ ORTIZ

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
INTRODUCCION
El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentacin organizada,

de tal forma que la informacin institucional sea recuperable para el uso de la

administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;...
Ley 594 de 2000, Ttulo I, Artculo 4, inciso a).
La organizacin documental es el punto de partida para lograr eficiencia y
modernizacin administrativa, ya que los documentos producidos por las
entidades en desarrollo de sus actividades son:
1.-El testimonio de su existencia, es decir, que los archivos y documentos se
encuentran realmente para brindar informacin oportuna.
2.-El punto de partida para la toma de decisiones.
Todo esto resumido en el proceso archivstico que simplemente consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir
los archivos y documentos de cualquier entidad.
LA

ORGANIZACIN = CLASIFICACIN + ORDENACIN +

DESCRIPCIN
CLASIFICACIN DOCUMENTAL, es el establecimiento de agrupaciones
documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupacin
documental ms grande (fondo) y finaliza determinando las ms pequeas (series
documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la
conformacin de series, el proceso de clasificacin procede determinando, en
primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que
stas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificacin
es la conformacin de las series o subseries si es el caso, las cuales pertenecen a

una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez

ejecuta funciones asignadas. La clasificacin no determina cmo deben arreglarse
los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales,
sencillamente dice cules son los de cada unidad administrativa, cada funcin y
cada serie en el orden previamente acordado.
LA ORDENACIN, se puede entender como el proceso mediante el cual se
establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.
LA DESCRIPCIN DOCUMENTAL, es el proceso de anlisis de los documentos
de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que
permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la
gestin o la investigacin.
Para comprender mejor el proceso de clasificacin documental se debe definir
cules y que son las agrupaciones documentales.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES:
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el
ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua presentada en el
organigrama, originan los fondos, las secciones, las su secciones, las series y las
subseries documentales.
1.- FONDO DOCUMENTAL: Es la totalidad de la documentacin producida y
recibida por una institucin o persona, en desarrollo de sus funciones o
actividades.
2.- SECCIN DOCUMENTAL: Es una subdivisin del fondo identificada con la
produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la
institucin que produce el fondo.
3.- SUBSECCIN DOCUMENTAL: Es una subdivisin de la seccin documental
(divisin administrativa). En algunos casos la su seccin recibe el nombre de
Oficina, Divisin o Seccin.
La subseccin tiene a su cargo funciones y actividades especficas dentro de la
seccin.
4.- SERIE DOCUMENTAL: Es el testimonio documental continuado de actividades
repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una funcin
determinada. Cada seccin y subseccin est constituida por documentos
agrupados en series.

5.-SUBSERIES DOCUMENTAL: Es una subdivisin de la serie documental. Est

conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones
administrativas semejantes.
6.-UNIDAD DOCUMENTAL: La unidad documental, archivsticamente es el
elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o
compleja.
Es simple, cuando est constituida por el mismo tipo documental, Los tipos
documentales que integran las series documentales simples son similares y se
colocan sistemticamente unos a continuacin de otros, pero ningn documento
tiene relacin con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es
particular y la informacin es diversa.
Ejemplos:
Decretos,
Acuerdos,
Resoluciones,
Las actas,
Las circulares administrativas o reglamentarias.
Es compleja cuando est integrada por tipos documentales de diversa ndole, que
responden a una secuencia dentro de un trmite comnmente llamadas
expedientes. Cada uno est compuesto por varios tipos documentales diferentes
entre s pero relacionados en razn de un trmite determinado. Cada expediente
es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades
de conservacin (carpetas, cajas y/o archivos digitales) separadas.
Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad
documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una
persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro.
7.- LOS TIPOS DOCUMENTALES: Son la expresin de las actividades tanto
personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel,
cinta magntica, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos
especficos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
FONDO DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTAL
SUBSECCION DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
UNIDAD DOCUMENTAL
SIMPLE
COMPLEJA
La clasificacin es una operacin archivstica que consiste en la creacin de
categoras o grupos que deben reflejar una estructura de jerarqua, desde lo ms
grande hasta lo ms simple y se clasifican de la siguiente manera:
1.- Clasificacin de FONDOS en el interior de un establecimiento de archivo.
2.- Clasificacin de SECCIONES o SUBSECCIONES en el interior de un FONDO.
3.- Clasificacin de SERIES en el interior de una SECCION o subseccin.
La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que
conforman la institucin.

DESARROLLO
1. Identifique el fondo o fondos documentales de la entidad donde labora,
establece si son abiertos, cerrados y/o acumulados y determine el tratamiento
que se les debe dar si son varios.
FONDO: CAMARA DE COMERCIO DE TUMACO: El fondo de la entidad es
abierto debido a que se encuentra vigente, produciendo y recibiendo la
documentacin en pro de sus funciones y actividades.

2. Elabore un cuadro resumen de las Agrupaciones Documentales hasta las

subsecciones

PROCEDENCIA
Cmara de Comercio
Presidencia Ejecutiva
Secretaria Ejecutiva
Administracin y Financiera
Contabilidad

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Fondo Cmara de Comercio de
Tumaco
Seccin Documental
Subseccin Documental
Seccin Documental
Subseccin Documental

Aux. Serv. Admon I

Aux. Serv. Admon II
Registros Pblicos
Jurdica de Registros pblicos
Coord. Operativa de Registros pblicos
Caja
Aux. Registros Pblicos
Aux. Archivo y Registros Pblicos
Aux. de Archivo
Promocion y Desarrollo Empresarial
Asistente de estudios Econmicos
Sistemas
Mantenimiento

Subseccin Documental
Subseccin Documental
Seccin Documental
Subseccin Documental
Subseccin Documental
Subseccin Documental
Subseccin Documental
Subseccin Documental
Subseccin Documental
Seccin Documental
Subseccin Documental
Seccin Documental
Subseccin Documental

3. Seleccione una unidad administrativa de la Entidad, determine cuatro de sus

funciones y establezca las series, subseries, unidades documentales
(Especificando si son simples o complejas) y tipos documentales que la
conforman.
Unidad Administrativa: Administracin y Financiera
Funciones:
1. Asesorar a la Junta Directiva en la formulacin de polticas, objetivos y

estrategias relacionadas con la administracin de la entidad.

2. Participar en la ejecucin del Plan Estratgico Institucional en los asuntos de su
competencia, as como formular y ejecutar los planes de accin que se requieran.
3. Dirigir la ejecucin de los programas y actividades relacionados con los asuntos
financieros, servicios administrativos y gestin documental.
4. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la
adquisicin, almacenamiento, custodia, distribucin e inventarios de los
elementos, equipos y dems bienes necesarios para el funcionamiento de la
entidad.
FONDO DOCUMENTAL

CAMARA
TUMACO

DE

COMERCIO

DE

SECCION

ADMINISTRACION Y FINANCIERA

SERIES

CONTRATOS

SUBSERIES

CONTRATOS DE COMPRAS

UNIDAD DOCUMENTAL (Compleja)

CONTRATO
DE
SUMINISTRO

TIPOS DOCUMENTALES

COMPRA

DE

NECESIDAD,
COTIZACION,
CERTIFICADO
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL,
ORDEN
DE
COMPRA,
MINUTA,
OTROS
SOPORTES AL CONTRATO.

SERIES

INFORMES

SUBSERIES

- INFORME DE ACTIDADES.
- INFORMES DE GESTION
ENTIDADES ESTATALES.

UNIDAD DOCUMENTAL (Simple)

INFORME

TIPOS DOCUMENTOS

INFORME DE ACTIDADES

INFORMES DE GESTION
SERIES

ACTAS.

SUBSERIES

ACTAS DE
DIRECTIVA.

REUNION

DE

JUNTA

ACTAS DE REUNION INTERNAS.

UNIDAD DOCUMENTAL (Simple)

ACTAS.

TIPOS DOCUMENTOS

ACTAS DE
DIRECTIVA.

REUNION

DE

JUNTA

ACTAS DE REUNION INTERNAS.

SERIE.

ORDENES

SUBSERIE.

ORDENES DE PAGO.

UNIDAD DOCUMENTAL (Compleja)

ORDENES DE PAGO PROVEEDORES

TIPOS DOCUMENTOS

FACTURA,
AUTORIZACION
DE
PAGO, COMPROBANTE DE EGRESO
Y CHEQUE.

4.

Elabore el cuadro de clasificacin en donde deben aparecer todas las

secciones y subsecciones del fondo con sus respectivos cdigos y las series y
subseries establecidas en el tem anterior.

CUADRO DE CLASIFICACION
FONDO: CAMARA DE COMERCIO DE TUMACO

SECCION

SUBSECCION

SERIE
05 - ACTAS

100- PRESIDENCIA
EJECUTIVA

110- ADMINISTRACIN Y
FINANCIERA

101- SECRETARIA
07- INFORMES

111- A. CONTABILIDAD

112- A. SERV. ADMOM I

113- A. SERV. ADMOM II

01 ACTAS DE
DIRECTIVA
02 - ACTAS DE REUNION

JUNTA

01 - INF. DE ACTIVIDADES
02 - INF. DE GESTION A
ENTIDADES ESTATALES

04 - INFORMES

02 - INFORME ORG. CONTROL

03 - INFORME ACTIVIDADES

05 - LIBROS
CONTABLES

01 - LIBROS AUXILIARES
02 - LIBRO INVETARIOS
03 - LIBRO DIARIO
04 - LIBRO MAYOR Y BALANCE

01 - INFORMES

02-COMUNICACION

114- SERVICIO ASEO

115 SERV. VIGILANCIA

SUBSERIE

01 - INFORME DE ACTIVIDADES
S.GC.

01-COMUNICACIONES INTERNA
02- COMUNICACIONES EXTENA

01 - INFORMES DE ACTIDADES
01 - INFORMES
01 - INFORMES DE ACTIDADES
01 - INFORMES

120- REGISTROS
PUBLICOS

121- JURIDICA R. P.

01 - CONCEPTOS
JURIDICOS

03 - CONCEPT. JURIDICO
A ENTIDADES EXTERNA
04 -CONCEP. JUDIRICO INTERNO

02 - INFORMES

122- COORD. OPERATIVA

R. P.

05 - INFORME DE ACTIVIDADES

02 - INFORMES DE ACTIVIDADES
01 - INFORMES
123- CAJA R. P.
01 - REPORTES

01 - REPORTES DE INGRESOS
DIARIOS

124- AUX. REGISTROS P.

01 - DIGITACION

02- DIGITACION DE DOCUMENTO

DE MATRICULAS.

125- AUX. ARCHIVO Y

REGISTROS PUBLICO
02 - TRASCRIPCION

01 - TRASCRIPCION
DOCUMENTOS DE MATRICULAS
- REGISTROS PUBLICOS

01 - ARCHIVO

01 INGRESO DE CUMENTOS A
LA UNIDAD DE CONSERVACION REGISTROS PUBLICOS

126 AUX. ARCHIVO

130-PROMOCION Y
DESARRPLLO EMPRESAR.

131- PROMOCION Y
DESARROLLO
02 - INFORMES
132-ESTUDIOS
ECONOMICOS

03 - CAPACITACION

01 - PROGRAMAS

140- SISTEMAS

01 - INFORMES DE ACTIVIDADES
03 - PACITACIONES
EMPRESARIALES
02 - PROGRAMA MIPYME

02 - PROYECTOS

03- PROYECTOS
FORTALECIMIENTO
EMPRESARIAL

01 - INFORMES

01 - INF. MANTEMINIENTO
EQUIPOS DE SISTEMAS
INF. DE ACTIVIDADES

141- MANTENIMIENTO