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Manual de Procedimentos do

Time and Expenses Report
(myTE)

04/03/2013

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0 Status Draft Aline Natalie Lee Comentário Aprovado em 18 de Julho de 2011 Aprovado em 04 Março de 2013 Histórico de Aprovação do Documento Nome Versão Aprovada Data Beatriz Alli Sim 15/07/2011 Camila Simão Sim 15/07/2011 Carlos Valeriano Sim 18/07/2011 Carolina Oshiro Sim 15/07/2011 Manual de Procedimento do myTE Página: 2 de 17 Confidencial Avanade .Manual de Procedimentos do myTE Histórico de Revisão do Documento Data 04/07/2011 01/03/2013 Autor Carlos Valeriano Denis Gustavo Sambo Rev# 1.

.......................................................................................... 5 CRIAÇÃO DE PREFERÊNCIAS DO USUÁRIO ............1 4..................................................................................... 12 COMO ADICIONAR UMA WBS QUE NÃO ESTÁ PREVIAMENTE CONFIGURADA ....4 2................ 15 PRAZO PARA SUBMETER O R ELATÓRIO DE D ESPESAS:....................................................4 PORQUE O MY TE É IMPORTANTE? .................1 3.................................................................................................................2 3.......1 1.........................................6 4............................................ 16 PRAZO PARA ENVIO DOS RECIBOS : ..... 11 COMO FAZER O LANÇAMENTO DE HORAS EXTRAS ..................................................................................................................................... 11 AJUSTES DE H ORAS ............... 13 RELATÓRI O DE DESP ESAS ........................2 2 LANÇAMENTO DE HORAS ...................................................................................................................................................................7 COMO REPORTAR DEPESAS NO MY TE ...........................................................................................3 4 OBJETIVO DO MY TE ........................................................................................................ 7 COMO FAZER O LANÇAMENTO DE HORAS.......................................................................................................... 6 W ORK SCHEDULE ...........12 3............................................................................. BANCO DE H ORAS E ADICIONAL NOTURNO ............. 17 Manual de Procedimento do myTE Página: 3 de 17 Confidencial Avanade .................................................................................................. 16 PREENCHIMENTO DO ENVELOPE : ......1 2.......................................................................................................................................................... 4 1................................5 2.... 17 PERGUNTAS FREQUENTES .... 8 STATIC PROJECTS ................................................... 5 2...............4 4......................................5 4.................................................3 4......................................................................................................................................................................................... 13 TIPOS DE D ESPESAS:.................................................................. 12 CONTATE O SUPORTE LOCAL.......................... 16 PRAZO DE REEMBOLSO : .............................................................................................13 4...........................................................................................2 2......................................................Manual de Procedimentos do myTE 1 O QUE É O MYTE .........................3 2............................................................................2 4........................................................6 3 COMO LANÇAR AS HORAS NO MY TE ..............................................................................................................................................................................................................................................4 COMO FAZER O LANÇAMENTO DE HORAS BIP.....................................

1.2 Por que o myTE é importante? A precisão das WBSe externas é crítica para se conseguir uma informação financeira precisa.  Policy 0029: Time & Expense Corrections.Manual de Procedimentos do myTE 1 O que é o myTE MyTimeandExpenses (myTE) é uma ferramenta global para input de horas e despesas:  É uma solução global. Manual de Procedimento do myTE Página: 4 de 17 Confidencial Avanade . Permite cumprir com a Política 0063 da Avanade sobre a informação de horas e despesas. SMS). É importante reportar as horas e despesas dentro da data limite informada nas c omunicações enviadas pela equipe de Time & Expenses de acordo com os requerimentos e normas estabelecidas nas seguintes politicas:  Policy 0063: Time & Expense Reporting. a equipe a cargo do cliente e o desempenho individual.1 Objetivo do myTE O principal objetivo desta nova ferramenta é simplificar o processo de lançamento e envio de horas e despesas para todos os empregados da Avanade. O lançamento adequado de horas e despesas em WBS externas e em contas de promoção de oportunidades (Business Development) permite realizar um acompanhamento das métricas de controle de gestão e monitoramento relacionadas com o Client Service Group.  Policy 0710: Cross-border Assignments and Intermittent Business and Training Travel. 1. que se adapta aos requisitos específicos de cada país  Permite aos administradores dos projetos autorizar as pessoas para que possam lançar as horas e as despesas no seu projeto e realizar uma validação em tempo real das WBS quando de seu lançamento  Se integra com os aplicativos padrão de gestão de projetos (ou seja: MS project.

 Configurar as preferências na tela Personal antes de inputar time/expenses (No mínimo selecionar um reviewer. Para realizar o login no myTE você deverá entrar no link abaixo e fazer o login com o mesmo Enterprise ID e senha utilizada a todas apliações da Avanade (e-mail. tanto o time quanto o expenses report. https://myte. ou customizar o Work Schedule antes de preencher o time report.  Usar uma WBS válida para o ano fiscal corrente. Manual de Procedimento do myTE Página: 5 de 17 Confidencial Avanade . portal etc). incluindo todo o tempo excedido das horas regulares de trabalho na semana.  Também é possível adicionar Work Locations. e aprovador quando aplicável). não clique no botão Submit até ter preenchido.  No Work Location o funcionário irá selecionar a WBS referente a atividade realizada e distribuirá as horas nessa atividade durante os dias da quinzena. Criar um Time Entry Template.Manual de Procedimentos do myTE 2 Lançamento de Horas 2.1 Como lançar as horas no MyTE Todas as horas trabalhadas na quinzena devem ser reportadas.  Caso tenha que enviar despesas.accenture.com Alguns avisos importantes para a preparação e envio das horas no time report:  As datas de prazo para enviar o Time and Expense estão disponíveis no Sharepoint de Finance.

(Inserir email) Delegate (s): Você poderá autorizar outros usuários a lançar despesas e horas por você. Tenha conhecimento que você não poderá inserir suas horas sem antes preencher esse campo. Alinhar com a sua liderança o nome que deverá ser indicado como revisor de suas horas e despesas.2 Criação de preferências do usuário Esta informacão deve ser completada antes de lançar suas horas e despesas: Para isso. Manual de Procedimento do myTE Página: 6 de 17 Confidencial Avanade . a seguinte janela se abrirá: Reviewer (s): Neste quadro você deverá selecionar seu superior imediato ou a pessoa designada pela sua liderança para tal função. Ao fazer isso. na tela principal do myTE. você deverá clicar sobre o link que se encontra sobre seu nome . Lembre-se que o reviewer deve ter uma categoria igual ou maior que a sua.Manual de Procedimentos do myTE 2. (Inserir Enterprise ID) Notify of Submission: Neste campo você poderá escolher as pessoas para as quais deseja que chegue a notificação de que você lançou suas horas.

Manual de Procedimentos do myTE Approver (s): As pessoas indicadas neste campo deverão revisar. Observe que se a pessoa indicada neste campo não autorizar suas horas. Lembre-se que. caso queira modificá-lo. Para configurar qualquer destes campos você deve digitar o entreprise ID da pessoa que quer habilitar no campo correspondente (Por exemplo Reviewer) e clicar no botão da direita (seta). deverá clicar no link circulado acima (Work Schedule) e abrirá a seguinte janela: Manual de Procedimento do myTE Página: 7 de 17 Confidencial Avanade . você não poderá lançá-las.3 Work Schedule No myTE há a opção de definir a quantidade de horas normais a ser reportadas para um determinado período ou para todas as quinzenas até que você faça uma nova alteração: O Work Schedule do exemplo é de 8 hs de segunda a sexta. poderão também lançar suas horas. 2. aprovar e caso seja selecionada a caixa de texto (ver imagen abaixo). o envio do seu Time & Ex pense Report a tempo é de sua responsabilidade. ao selecionar qualquer destas opções.

4 Como fazer o lançamento de horas Antes de realizar qualquer lançamento de horas e gastos. deverá escrever o número do WBS no campo ressaltado em vermelho (Enter Charge Code) e pressionar add. ao pressionar enter. Caso esteja. automaticamente aparecerá a descrição e o nome do dono da WBS. deverá selecionar a aba Assigments da tela principal do myTE: Feitoi isto. As horas trabalhadas acima do estabelecido no seu Work Schedule são consideradas como horas extras e serão detalhadas no campo Daily Overtime. a ferramenta verificará se a conta está em condições para inserir as horas e gastos. é necessário que você defina a WBS que será utilizada.Manual de Procedimentos do myTE Importante: Antes de realizar qualquer modificação em seu Work Schedule. Para isto. o campo ficará em vermelho: Manual de Procedimento do myTE Página: 8 de 17 Confidencial Avanade . você deverá pedir autorização a seu Supervisor. 2. Se a WBS não estiver habilitada.

onde encontrará disponíveis WBS que você habilitou anteriormente na aba Assignments. ou com seu supervisor ou mesmo com seu representante de Recursos Humanos para que lhe informe uma conta válida. no dia 9 de julho é feriado nacional ou estadual. caso contrário você será capaz de submeter suas horas clicando no botão Submit. você poderá inserir suas horas. Os mesmos já estão predeterminados na ferramenta. Além disso. etc. No exemplo a seguir. Depois que as WBS são atribuídas. junto com a lista de Statics Projetcs correspondentes a sua Company Code. Como no exemplo. 4 horas para o projeto com WBS finalizado em 15 e 4 horas para o projeto com WBS finalizado em 18. Manual de Procedimento do myTE Página: 9 de 17 Confidencial Avanade .) não devem ser cadastrados com este procedimento. Para inserir suas horas você deve selecionar a aba Time da tela principal do myTE: Depois deverá clicar na barra de rolagem do do work location. você estará habilitado a utilizá-los para lançamento de horas e gastos. Assim que forem cadastradas as WBS necessárias. o myTE marcará os erros em vermelho. a pessoa trabalhou desde o dia 2 até o dia 6 de Julho. Estes feriados são automaticamente configurados pelo sistema. desde o dia 10 até o dia 13 do mesmo mês esteve de férias.Manual de Procedimentos do myTE Caso isso ocorra. Assim que terminar o lançamento de horas correspondente de cada quinzena você deve clicar em Calculate/Save hours. Feriados. Se o lançamento estiver errado. Os Statics Projets (por exemplo: Férias. entre em contato com o CFM do seu projeto.

pode verificar que o Work Schedule do dia 16 é de 8 horas. o seu relatório de horas vai estar em estado de Draft e estará em estado de Missing Time. as quais poderá ver detalhadas no campo Daily Overtime.  Depois de concluído o lançamento de horas e gastos. se você não clicar em SUBMIT. você deverá concordar com o seu supervisor. os mesmos não poderão ser reembolsados. No exemplo abaixo. a diferença é gerada como horas extras. Manual de Procedimento do myTE Página: 10 de 17 Confidencial Avanade .Manual de Procedimentos do myTE IMPORTANTE:  Você deve lançar seus gastos antes de validar (SUBMIT) o seu Time & Expense Report. e o funcionário lançou 9 horas nesse mesmo dia. E se você inseriu gastos.  Quando a quantidade de horas reportadas superam as estabelecidas no Work Schdedule para um determinado dia. Antes de realizar qualquer lançamento de horas extras. No campo Daily Overtime pode verificar a hora extra gerada.

6 Ajustes de Horas Para realizar um ajuste de horas. Por exemplo. não é necessário adicioná-las a través da função Assignments previamente explicada:  Férias: 900X00  Licença médica: 950X00  Feriados: 970X00  2. você deve posicionar-se na quinzena que necessita modificar.Manual de Procedimentos do myTE 2. licença médica ou feriados municipais (os feriados nacionais e estatais estarão pré-lançados na ferramenta) deverão ser lançadas nas seguintes contas.5 Static Projects As horas correspondentes a férias. As mesmas estão prelançadas. você deverá posicionar-se no período inserido errado utilizando as setas ou o calendário ressaltado abaixo em vermelho e realizar as mudanças: Manual de Procedimento do myTE Página: 11 de 17 Confidencial Avanade . ou seja. se no decorrer da primeira quinzena de Julho você se deu conta que inseriu suas horas da segunda quinzena de Maio numa WBS incorreta. estará habilitado a realizar as ações necessárias. uma vez feito isto.

Banco de Horas e Adicional Noturno Para o lançamento dessas horas deve-se utilizar outros dois sistemas da Accenture:  No Pegasus tool (https://pegasus. Pode-se conferir as horas extras clicando em calculate and save hours antes de submeter. As horas extras normais deverão ser inseridas diretamente no sistema myTE. BIP ou adicional) e enviará para aprovação do gerente.1 Como fazer o lançamento de horas BIP. você estará habilitado a lançar suas horas extras especiais no BrSystems (no caso que seu Supervisor esteja de acordo).com/timebr/menu. antes do deadline informado nas comunicacões da equipe de T&E.asp) o funcionário irá fazer o reporte das horas que foram efetivamente realizadas O BrSystems é uma ferramenta local onde você deverá lançar suas horas extras especiais. 3. Manual de Procedimento do myTE Página: 12 de 17 Confidencial Avanade .  No BRSystem (https://brsystems.2 Como adicionar uma WBS que não está previamente configurada Para adicionar uma WBS que não está aparecendo em Work Location na aba de Time. 3.Manual de Procedimentos do myTE 3 Como fazer o lançamento de horas extras O lançamento de horas extras deve ser previamente acordado com o gerente ou com os líderes de projeto.com/home.accenture. Para o input desses tipos de horas. o funcionário deve ir na aba Assignments e adicionar a WBS desejada.asp) o funcionário irá fazer a previsão das horas que serão lançadas (banco de horas. aguarde esta data para o input das horas especiais no BRsystems. Uma vez que complete e submita seu reporte de horas no myTE. A exportação dos dados do myTE para o BRsystem ocorrerá somente em D-2. ou seja.accenture. É mandatório que o lançamento seja diretamente no MyTE. Importante: O aprovador do Pegasus Tool deve coincidir com o reponsável configurado no BrSystems. é mandatório que as horas normais já estejam lançadas no myTE.

TE @accenture. é possível procurar e gerar a WBS clicando no botão localizado no canto direito da tela (add Business Development).Brazil. 4.3 Contate o suporte local avanade.com 4 Relatório de Despesas A Avanade reembolsa despesas dos empregados quando estão relacionadas com atividades do négocio. O funcionário não deve acumular despesas de vários períodos para pagamento. Manual de Procedimento do myTE Página: 13 de 17 Confidencial Avanade . selecionar o tipo de despesa a ser reportada. já que atrasos em reportar podem impactar negativamente os resultados financeiros e o faturamento ao cliente. acesse a aba Expenses: Na parte de baixo da tela à direta.1 Como reportar depesas no myTE Ainda no myTE.Manual de Procedimentos do myTE Nos casos de WBS de BD da Accenture. A despesas devem ser registradas no MyTE apenas quando incorridas e devem ser comunicadas conforme as políticas da Avanade (0063). e sim fazer o relatório regularmente. Digitando o nome do cliente em questão e irá aparecer uma série de oportunidades registradas e deverá ser selecionado a oportunidade em que se está envolvido (automaticamente o MyTE irá gerar uma WBS Avanade para essa oportunidade Accenture) 3.

você poderá guardar as mudanças clicando em Save. Amount: Aqui deve completar o valor do gasto. hotel. etc. Assim que todos os requisitos na tela do gasto forem completados. transportes. Tipos típicos de reembolso de despesas incluem despesas de viagem de negócios (táxi. Currency: Aqui você poderá selecionar a moeda na qual você realizou o gasto. que são fornecidos em situações espefícas de negócio e que seguem critérios pré-definidos. Existem duas categorias de despesas:  Subisídios (per diems. você deverá cadastrá-lo antes na aba Assignment da tela principal de myTE.) Manual de Procedimento do myTE Página: 14 de 17 Confidencial Avanade . Lembrese que para que se encontre habilitado aqui. Country of expense: Neste campo deve-se selecionar o país no qual se realizou o gasto. refeições).Manual de Procedimentos do myTE Verifique que: Assignment: Nesta barra de rolamento estão as WBS nos quais você pode inserir o gasto. Ao fazer isto. voltará a aba de Expenses onde poderá ver a lista de todos os gastos inseridos no período. myTE converterá automaticamente ao valor para Reais.  Reembolso de despesas incorridas pelo funcionário.

50 – Valor Máximo R$ 25.Funcionários que estão em projetos fora da base do contrato de trabalho.2 Tipos de Despesas Todo tipo de despesa deve ser autorizada antecipadamente pelos Gerentes ou Líderes de Projeto antes de serem lançadas. . viagens). no caso de suas atividades excederem 8 horas diária (Valor Mínimo R$ 13.  Jantar: O funcionário será autorizado a reembolsar jantar por atividades realizadas após as 8 horas regulares de trabalho (Valor Mínimo R$ 13.00). Apenas despesas operacionais serão aceitas pela Avanade para solicitações de reembolso. .00). ii. Validade da nota é de 30 dias. Deslocamentos dentro da cidade:  Despesas relacionadas à atividades dentro da cidade base serão reembolsadas de acordo com a tabela abaixo: Item Valor – R$ WBS Distância (KM) 0. a atividades da Avanade (cliente.Manual de Procedimentos do myTE 4. iii.Deslocamentos internos relacionados fornecedores.55 / kilometro Projeto Estacionamento Variável Projeto Manual de Procedimento do myTE Página: 15 de 17 Confidencial Avanade .  Refeições: Almoço: O funcionário será autorizado a reembolsar almoço por dias trabalhados nos fins de semana e feriados. iv. Transporte:  Reembolso de táxi será autorizado para: .50 – Valor Máximo R$ 15. Treinamentos:  Despesas relacionadas a treinamentos de desenvolvimento pessoal ou material de treinamento serão reembolsados pela Avanade diante a apresentação do expense report em conjunto da nota fiscal correspondente e aprovação do RH.Funcionário que fizer trabalhos após as 21:00 hs será autorizado a reembolsar táxi. As seguintes categorias de despesas são consideradas reembolsáveis: i. eventos.

O funcionário deve se atentar que os valores que forem inputados no MyTE estejam coincidentes com os valores preenchidos no envelope de expense.4 Prazo para envio dos recibos Os recibos devem estar em mãos do contas a pagar no máximo até 14 dias após ao envio do relatório a que estão relacionados. e para controle é recomendado preencher corretamente a quinzena no envelope.Manual de Procedimentos do myTE v. se forem apresentadas notas fiscais com mais de 30 dias. Manual de Procedimento do myTE Página: 16 de 17 Confidencial Avanade .00 do período com os respectivos recibos anexados).3 Prazo para submeter o Relatório de Despesas Time Report. Classificação das despesas no relátorio:  As despesas para elaboração do relatório de expense serão classificadas de acordo com seus tipos. 4. As notas fiscais devem ser originais e ter validade de 30 dias. as mesmas serão glosadas do expense report. Nome e o montante total de despesas. 4. Caso o relatório de time e expense não for recebido antes do prazo de processamento. Expense Report e os documentos de despesas devem ser submetidos de acordo com os procedimentos locais.00 no envelope temos que ter descritos os mesmos R$ 200. Importante: O prazo para envio do envelope e submissão do relatório de expenses é sempre 5 dias anteriores ao fechamento do time report. Importante reforçar que no myTE é possível preencher apenas um relatório de despesas por quinzena. despesas e horas extras (caso elegível) não serão pagos até o período em que o relatório for recebido.: Valor lançado no MyTE R$ 200. e o sistema não gera número de relatório. A aderência aos prazos é crítico. 4. É fundamental que o funcionário preencha o envelope com o valor respectivo que lançaram na quinzena (ex.5 Preenchimento do envelope O fúncionário deve preencher a frente do envelope com o PID.

o pagamento será feito no início da próxima quinzena. porém ainda não recebi o valor do reembolso.com/ . o funcionário de acessar o site e seguir os seguintes passos: https://expedicao.7 Perguntas frequentes a) Fiz o procedimento correto.br@accenture.accenture. Expense Report: (inserir número do envelope) Após preencher os dados solicitados.6 Prazo de reembolso O fúncionario que fizer o envio do envelope e submissão do MyTE. ou seja D-5. o deadline dos documentos de despesas e expense report será dia 08/07. No caso do exemplo dia 03/08 (D+3). O prazo para resposta é de até 48hs. Ex.: Se o deadline do Time Report é dia 13/07.a. receberá o reembolso D (dia do processamento da quinzena) +3. Nos casos que forem enviados após o deadline.com.Escritório: Expense Report .Manual de Procedimentos do myTE Após o preenchimento do envelope.aspx Manual de Procedimento do myTE Página: 17 de 17 Confidencial Avanade . imprimir e anexar o protocolo na capa do envelope. . . Após realizar estes procedimentos. 5 dias antes do fechamento da quinzena.Nº. 4. b) Onde encontrar informações gerais de reembolso? Acesse: https://sites.com/publishing/walkthetalkbrazil/pages/expensereport.pagar.Selecionar em qual escritório você está. enviar por malote seus documentos de despesas para BA . Encontre uma dropbox e deposite o envelope.accenture.Solicite um serviço. como proceder? Enviar um email para contas.Serviço: Malote . processamento dia 15/07 e pagamento dia 18/07 (D+3). 4.