Apa Yang Dipersiapkan dan Dilakukan Dalam Kepanitiaan ?

By Opissen Yudisyus*
No

Bagian

Ketua Panitia

Job Description
-

Sekretaris

Menentukan Panitia terdiri dari :

Sekretaris
Bendahara
Bagian Pubdekdok
Bagian Acara
Bagian KSK ( jika diperlukan )
Bagian Humas
Bagian Konsumsi
Bagian Perlengkapan
Bersama Sekretaris dan Bendahara Mengajukan
Proposal Acara ke Kaprodi dan Dekan1. Proposal
dibuat 3 jilid jika mengajukan ke Kaprodi dan
Dekan, jika hanya Dekan / Kaprodi cukup 2
jilid.( Cover Proposal berwarna putih )
Pengajuan Proposal pada jam kerja kantor,
diusahakan jangan mendadak ( 2 minggu / lebih
sebelum acara dilaksanakan.)
Mengontrol, membimbing, membantu, dan
mengevaluasi seluruh bagian-bagian Panitia
Membuat Proposal Pengajuan Dana ke Kaprodi /
Dekan
Membuat Proposal ke Sponsor jika diperlukan.
Membuat Surat-Surat :
Surat Undangan :
Untuk Dosen
Untuk Lembaga / HMJ
Surat Peminjaman :
Tempat / Ruang
Wireless
Surat Permohonan Dana
Untuk Dekan
Untuk Sponsor
Surat Kerjasama ( disesuaikan dengan acara)
Membuat Laporan Pertanggungjawaban ( Cover
LPJ berwarna merah ). Diakhir LPJ dilampirkan
kwitansi. Penyusunan nota bon dari Prodi dan
Fakultas dibedakan/sendiri-sendiri. Contoh : Nota
Bon dari Fakultas Rp 100.000 maka kwitansi
yang ditempelkan dibawah nota bon sesuai
dengan dana yang diminta. Di usahakan cukup,
lebih tidak apa-apa,asal jangan kurang. Begitupun

* Ketua Bidang Pengabdian Masyarakat 2011/2012

1 Proposal Terlebih dahulu di tandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris, dan Ketua
HIMIE..jangan lupa distempel (Stempel Panitia di Ttd Sekretaris dan Stempel HIMIE di Ttd
Ketua HIMIE, setelah itu baru di ajukan ke Kaprodi dan ke Dekan (jangan lupa minta
stempel)

Bendahara

Pubdekdok ( Publikasi
Dekorasi dan
Dokumentasi)

Acara

Humas

Konsumsi

Perlengkapan

penyusunan nota dari Prodi sama seperti fakultas.

Membuat Anggaran Dana
Mencatat Pengeluaran dan Pemasukan dana (
Untuk setiap pengeluaran harus ada nota /
kwitansi )
Bekerjasama dengan sekretaris membuat Laporan
Pertanggungjawaban
Membuat Backdrop acara
Membuat Spanduk
Membuat Poster
Membuat Stiker
Membuat Sertifikat
Sebagai Operator Acara
Mendokumentasikan Acara, baik berupa file-file
foto atau dalam foto cetak
Menyerahkan data file fhoto ke Sekretaris HIMIE
Menyusun / memformat Acara
Membuat Manual Acara :
Menentukan Qori
Pembawa Acara
Membuat Penanggung Jawab Setiap Acara,
kegiatan, lomba jika diperlukan.
Membuat Plakat untuk pembicara ( Khusus
kuliah umum, workshop, seminar, kunjungan dan
lain-lain)
Bekerjasama dengan bagian Acara dalam mencari
tempat ( Baksos, Makrab dll )
Publikasi acara, bekerjasama dengan bagian
Perlengkapan
Mengirim segala jenis surat ke instansi, lembaga,
dosen dll
Menghandle Konsumsi mulai dari air minum
sampai makanan ( snack )
Mengecek Anggota / Peserta acara untuk
memastikan pemesanan konsumsi
Menyediakan / mempersiapkan makanan,
minuman, tissue dan bunga diatas meja
pembicara jika diperlukan ( Khusus workshop,
seminar )
Meminjam Wireless dan Sound System
bekerjasama dengan Humas dan Sekretaris
Meminjam peralatan/perlengkapan yang
dibutuhkan sesuai dengan kegiatan
Memasang Backdrop, spanduk, poster dkk

* Ketua Bidang Pengabdian Masyarakat 2011/2012

1 Proposal Terlebih dahulu di tandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris, dan Ketua
HIMIE..jangan lupa distempel (Stempel Panitia di Ttd Sekretaris dan Stempel HIMIE di Ttd
Ketua HIMIE, setelah itu baru di ajukan ke Kaprodi dan ke Dekan (jangan lupa minta
stempel)