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Mastre Professionnel en Commerce Electronique

Les tats d'Access

1.Introduction
Si dans un tableur comme Excel, l'impression est directe (via la commande imprimer
du menu Fichier), ce n'est pas le cas des bases de donnes (SGBD). L'impression d'un rapport
passe par la cration pralable d'un tat. Ces tats permettent de faire (outre l'affichage des
champs) des tris et des filtres sur les enregistrements. La dernire possibilit des tats va
permettre galement de crer des sous-totaux et des totaux sur les rsultats imprims. Les
tats reprennent donc les calculs repris par les fonctions Excel.

2. Cration d'un tat de base

Dans une base de donnes Access, les impressions se font l'aide des tats.

Utilisons le mode "A l'aide des assistants". Slectionnons la requte relation que nous avions
dj cre. Celui-ci reprenait les albums et leur contenu. Slectionnons l'ensemble des
champs.

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Microsoft Access demande si nous souhaitons ajouter un niveau de regroupement. Ceci

permet de rassembler par exemple les titres repris sous un album par exemple. Slectionnons
donc classement. Cliquons sur suivant. Slectionnons comme tri le numro de la plage. Ceci
va organiser toutes les impressions suivant le titre de l'album, avec pour chaque album une
organisation suivant le numro de la piste. En suivant, slectionnons une organisation
quelconque, par exemple chelonn. Slectionnons ensuite un style suivant nos prfrences et
donnons le titre relation notre tat.
Voici notre premier tat Access de cr. Slectionnons notre tat et cliquons sur
modification.
La fentre reprend les diffrents composants de notre tat en mode modification: des
titres et des champs. Commenons par analyser les diffrentes zones de cet tat.

L'entte d'tat reprend les textes qui seront repris au dbut de notre impression. L'entte de
page reprend les textes (images, ) qui seront imprims sur toutes les pages, sans exceptions.
En-tte de groupe classement reprend ce qui sera imprim pour chaque classement (ici le code
de chaque album). Dans notre cas, nous avons insr le champ, ce qui sera imprim sera donc
le contenu du champ. En dtail, sont repris le contenu de chaque album. En pied de page, ce

qui sera imprim sous chaque page.

Nous allons modifier certaines parties. Commenons par la zone dtail. En cliquant sur
numro de piste, nous pouvons dplacer ce champ. Pour cela, pointons notre souris en haut
gauche du champ et dplaons le vers la gauche. Nous pouvons faire de mme pour les autres
champs. Nous pouvons faire de mme avec les titres dans la partie entte de page. Nous
pourrions faire mieux. Supposons que nous souhaitions faire des jaquettes pour mettre au dos
de nos pochettes. L'idal serait de ne pas avoir d'enttes de page, reprendre un album par
pages. Le pied de page ne nous intressant pas trop. Fermons nos tats.
Slectionnons l'tat relation et avec le menu contextuel, slectionnons COPIER. Collons
maintenant notre tat. Donnons comme nom album et slectionnons-le en modification.
Slectionnons le titre et appuyons sur la touche <del> pour le supprimer. Si nous essayons de
rduire la zone, Access reprend quand mme une petite zone. Pour rduire toute cette zone, il
nous faut d'abord effacer la ligne de sparation qui a t cre automatiquement. L'entte de
page totalement rduit, plus rien ne sera imprim.
Nous souhaiterions reprendre chaque album sur une page. Dans les outils, reprenons la
commande Saut de page et insrons l dans la partie en-tte de groupe. Ceci insrera un saut
de page entre chaque album (un album par page).
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Ceci est un exemple de base de donnes. Nous n'avons ici utilis que les
fonctions de liaisons entre bases de donnes et de tris. Ce serait sous-utiliser les
bases de donnes et Access en particulier. Notre but n'est pas de rentrer dans la
programmation, mais d'organiser notre travail.

3. Etats spcifiques.
Toutes les impressions passent par ces tats. Si nous voulons crer un tat sur un tri
particulier, nous pouvons, soit utiliser les fonctions de regroupement dans la cration de l'tat,
soit crer une requte de dpart pour crer ce regroupement.

3.1. Utilisation des regroupements.

Prenons un exemple simple de cration d'tat en utilisant le regroupement, la liste des
albums de notre discothque. Crons un formulaire en mode "assistant cration" et
slectionnons simplement la table album (qui contient uniquement les donnes spcifiques au
CD musical). Slectionnons le champ Classement comme regroupement. Comme tri, nous
pouvons par exemple choisir la date. Mme si cet exemple est simpliste, c'est la premire
mthode pour crer rapidement un petit tat.

3.2. Cration d'un tat via une requte.

Outre les avantages de tris ci-dessus, cette deuxime mthode a quelques avantages,
notamment de permettre de n'afficher que les enregistrements avec une condition sur un
champ. Nous avons dj utilis cette mthode mais nous allons l'amliorer pour ne plus
reprendre une condition fixe, mais une question demande avant d'afficher l'tat.
Crons une requte l'aide de l'assistant sur la table album. Slectionnons Tri croissant
pour le champ classement. Comme critre, nous allons choisir [Quel-classement?"]. Ce champ
n'existe pas mais justement, Access va demander la valeur de ce classement et finalement
n'afficher que les enregistrements correspondant.

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Seul petit dfaut ce systme, le contenu de la question doit tre exactement celui
demand. Pour les chiffres et les dates, vous pouvez mme crer une condition infrieure et
une condition suprieure (rsultat compris entre des valeurs). Ceci est galement valable pour
les formulaires, ...

Conditions Access
> suprieur
=> suprieur ou gal
< infrieur
=< infrieur ou gale
<> diffrents.
= gal

4. Personnalisation d'tats Access

Pour personnaliser nos tats, nous pouvons galement insrer quelques champs
particuliers, notamment l'heure d'impression. Par exemple, en insrant le code "Zone de texte"
=Maintenant() dans le pied de page, Access insre la date d'impression au format dsir (par
les proprits de cette zone de texte).
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