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GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR E SEU BENEFÍCIO PARA A EDUCAÇÃO

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KARLA JANZ

GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR E SEU BENEFÍCIO PARA A EDUCAÇÃO

JOINVILLE 2007

KARLA JANZ

GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR E SEU BENEFÍCIO PARA A EDUCAÇÃO

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Pedagogia, da Faculdade de Educação de Joinville, como requisito parcial para obtenção do Diploma de Pedagogia, sob orientação da Professora Mestre Rosemari Conti Gonçalves.

JOINVILLE 2007

AGRADECIMENTOS

Tenho muito a agradecer...

Ao companheirismo e carinho recebido das minhas colegas de turma, Dione, Janaina, Maria Amélia e Solange. Incansáveis praticantes do bom humor e da harmonia em grupo.

À compreensão, à paciência e ao apoio moral dos meus filhos, Elton e Juliana, que durante esse período de ausências, se mostraram fortes e independentes. Motivo de orgulho para mim.

Ao exemplo de garra e determinação que recebo sempre da minha irmã Karin, bem como do seu apoio em todos os sentidos.

À energia positiva que recebo dos meus pais, Rody e Vilma, ao amor e à fé que eles têm por mim.

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ................................................................................................

4

2. CAPÍTULO I – GESTÃO DA INFORMAÇÃO PARA A QUALIDADE DA EDUCAÇÃO ......................................................................................................... 2.1. 2.2. 2.3. A INFORMAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA PARA A GESTÃO ESCOLAR . USO DAS INFORMAÇÕES E SUA FINALIDADES ................................... INFORMAÇÃO PARA QUALIFICAR A EDUCAÇÃO ................................

6 7 8 13

3. CAPÍTULO II – GESTÃO DA SECRETARIA ESCOLAR: O ADMINISTRATIVO A SERVIÇO DO PEDAGÓGICO .......................................................................... 19 3.1. PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA UMA GESTÃO EFICAZ ................................................................................................. 19 3.2. O RECURSO TECNOLÓGICO AUXILIANDO NA GESTÃO ADMINISTRATIVA ............................................................................................... 4. CAPÍTULO III – SISTEMAS DE GESTÃO ESCOLAR.................................... 4.1. 4.2. SOLUÇÕES A SERVIÇO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR ... BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA ALIADA À GESTÃO ............................. 21 26 28 34

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS ...........................................................................

40

6. REFERÊNCIAS ...............................................................................................

42

7. ANEXOS .........................................................................................................

46

INTRODUÇÃO

A contribuição que pretendo oferecer com este estudo é no sentido da reflexão sobre a importância dos dados e respectivas informações que podem estar disponíveis na Escola, permitindo que o gestor articule medidas em favor do seu alunado e corpo docente. Procuro analisar a importância da tecnologia dos sistemas de gestão escolar com ênfase nas informações que o gestor e sua equipe obtêm com esse instrumento, não apenas como facilitador do trabalho burocrático mas,

principalmente, como instrumento de articulação do trabalho administrativo com o pedagógico. Partir desse ponto fez com que essa pesquisa evoluísse para uma compreensão do tratamento e o processo das informações estatísticas que circulam no espaço escolar. Percebendo essa movimentação e aliada aos estudos de pesquisa, venho buscar identificar até que ponto os dados registrados em sistemas informatizados podem contribuir para a qualidade da educação brasileira. Os objetivos específicos que norteiam esse trabalho são o de analisar como as escolas controlam seus dados e qual a finalidade das informações e, ainda, conhecer diferentes opções de sistemas de gestão disponíveis no mercado e seus diferenciais para o benefício do administrador escolar. O universo pesquisado são escolas públicas municipais de Joinville, em Santa Catarina, embora mencione, também, uma experiência de gestão da Secretaria de Educação de Jundiaí no estado de São Paulo. O presente trabalho foi elaborado com base em pesquisa documental feita em livros e artigos publicados em revistas e periódicos da internet, fundamentando as pesquisas, de cunho exploratório, com diferentes agentes da administração escolar e de empresa desenvolvedora de software. Abordo, no capítulo inicial, sobre a gestão da informação no espaço administrativo e pedagógico da Escola, buscando compreender os conceitos e aspectos que norteiam a informação e identificando como a utilizar para qualificar a educação. No campo prático, apresento alguns depoimentos e um estudo realizado

em conjunto pelo UNICEF, PNUD e INEP/MEC.1 No segundo capítulo, enumero algumas características próprias do perfil do profissional que atua na Secretaria Escolar, bem como sua contribuição para uma gestão eficaz. Adiante, destaco o recurso tecnológico como parte integrante de uma gestão eficiente, procurando analisar como a articulação entre o administrativo e o pedagógico pode beneficiar a Escola. No terceiro capítulo, apresento alguns conceitos sobre esta ferramenta chamada Software, destacando algumas empresas do mercado nacional e de Santa Catarina, cujos produtos são dirigidos ao mercado educacional, proporcionando diferentes sistemas de controle, conforme poderemos conferir pela entrevista com um empresário de Joinville, especialista na área de gestão educacional. Busco tecer, também, uma análise de suas características procurando evidenciar os diferenciais para o benefício do administrador escolar. Finalizando, nas considerações finais, procuro registrar as observações resultantes da pesquisa de campo, bem como identificar os caminhos que levam para a tão almejada qualidade da educação.

UNICEF – United Nations Children’s Fund (Fundo das Nações Unidas para a Infância) PNUD – Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento. INEP/MEC – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira/Ministério da Educação e Cultura.

1

CAPÍTULO I

GESTÃO DA INFORMAÇÃO PARA A QUALIDADE DA EDUCAÇÃO

"A informação tecnológica pode ser a maior ferramenta dos tempos modernos, mas é o julgamento de negócios dos humanos que a faz poderosa" Charles B. Wang.

Desde que o ser humano desenvolveu a escrita, as informações vêm sendo registradas e manipuladas. Um simples fichário com informações dos estudantes pode ser considerado um sistema de informações. Ao dispor suas fichas em ordem alfabética, por exemplo, o indivíduo estará fazendo seu processamento, para facilitar posteriormente a recuperação da informação. A informação é um produto precioso e para poder obter, em tempo real, ou instantaneamente, a informação que poderá fazer a diferença em um processo decisório, podem ser utilizados diversos caminhos, e, às vezes, nem sempre os melhores. Muitas dessas decisões, obtidas dentro do tempo e do espaço certo, podem mudar a vida de muitas pessoas. Trazendo essa prática para a informática, o uso do computador potencializa a realização de inúmeras tarefas na manipulação da informação, que são inviáveis no procedimento manual. Ragioto complementa que
dos computadores, podemos extrair dados estatísticos, financeiros, contábeis, mas isolados. A Informação é um produto da mente humana, que com a ajuda de algum dado, adiciona a este elemento o seu conhecimento pessoal e outras informações para gerar o produto de que o sujeito precisa (2007)

Nessa perspectiva, o homem pode buscar a informação, acrescentar a ela seus próprios conhecimentos e extrair o produto que é a tomada de decisão. A seguir será abordado como a escola, na pessoa do gestor e sua equipe, tem acesso às informações e como podem ser gerenciadas.

2.1

A INFORMAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA PARA A GESTÃO ESCOLAR

Para discutir como a Escola pode se beneficiar da informática, serão abordados, a seguir, alguns conceitos e as práticas administrativas. Existem três termos associados entre si que precisam ser esclarecidos para entender melhor o sistema de informação, que são os dados, a informação e o conhecimento. Os dados representam a matéria-prima a ser utilizada na produção de informações. Em suma, dados são sinais que não foram processados,

correlacionados, integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. A informação vem da palavra latina informare, que significa dar forma a algo. Assim, informações são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto. Já o conhecimento é um conjunto de informações que incluem reflexão, síntese e contexto. O conhecimento pode ser um refinamento de informações. A ele está associada uma certa dose de inteligência que é capaz de fazer associações entre informações, experiências e conceitos e elaborar conclusões. As organizações escolares estão repletas de dados que poderiam tornar-se informações valiosas para algum usuário diante de um problema de decisão. No entanto, muitas vezes essas informações não são usadas, seja por falta de sua disponibilidade ou por não estarem apresentadas de forma mais adequada. Em recente entrevista com a pedagoga e consultora na área de gestão Débora Dias Gomes, sobre planejamento estratégico com saída para a crise, esclareceu que em Gestão, é essencial agir sobre os resultados. Uma das falhas comuns no planejamento que as escolas em geral cometem é a falta de controle e verificação. Para ela, é preciso ter um banco de dados e não um “bando de dados” (grifo da autora), para checar se o que se planejou está sendo realizado. (2007) Nesse sentido, Rezende e Abreu afirmam que é preciso monitorar para ter controle, controlar para gerenciar e melhorar o que precisa ser melhorado. (2000) Diante da análise dos dados registrados pelas escolas da rede de ensino do município de Joinville, alguns especialistas que atuam nas áreas de supervisão e orientação, contribuem citando alguns benefícios resultantes da organização em um sistema de gestão escolar para o dia-a-dia desses profissionais.

Dentre esses benefícios se destaca a rapidez nos processos em diversos aspectos como na consulta dos registros de tarefas não feitas, livros lidos e faltas justificadas. Também, a rapidez de resposta aos interessados em relação ao desempenho do estudante, nas impressões de documentos pedagógicos e administrativos e na consulta a boletins de anos anteriores ou consulta às ocorrências no caso de um estudante apresentar dificuldade de aprendizagem. Além da rapidez nos processos, afirmaram, ainda, que os dados dão maior apoio pedagógico nas tomadas de decisão permitindo a possibilidade de fazer uma avaliação constante dos estudantes, inclusive para aulas de reforço. Assim, pode-se dizer que não basta que a informação esteja ao nosso redor. Informação abundante que não está organizada não tem valor.

2.2

USO DAS INFORMAÇÕES E SUAS FINALIDADES

As informações disponíveis no espaço escolar têm diferentes finalidades. A principal delas são os registros enviados anualmente para o Censo Escolar, organizados pelo INEP/MEC – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira / Ministério da Educação e Cultura, que tem o compromisso social de buscar informações para subsidiar a formulação de políticas na área da educação. De acordo com Pacheco,

uma de suas atribuições é elaborar diagnósticos e recomendações decorrentes da avaliação da educação básica, por meio do desenvolvimento e implementação, na área educacional, de sistemas de informação e documentação que abrangem estatísticas, avaliações, práticas pedagógicas e de gestão das políticas educacionais. Esses dados orientam as ações dos gestores públicos da educação no Brasil e, quanto mais precisos, melhor para a sociedade brasileira como um todo. (2005)

São objetivos do INEP garantir a permanência dos alunos na escola, oferecer dados precisos e atualizados para subsidiar a implementação e o monitoramento das políticas públicas educacionais e a gestão escolar, fornecer mecanismos para uma gestão escolar mais eficiente, otimizar a distribuição dos recursos públicos federais, alocados de acordo com número de matrículas e possibilitar a integração com os programas sociais. (INEP, 2006)

O censo escolar é respondido por uma pessoa, normalmente pelo secretário ou diretor da escola. Ele consiste no preenchimento de um cadastro para cada aluno. Nessa ficha, são solicitados dados como, nome completo, data de nascimento, sexo, cor/raça, nome dos pais, naturalidade, endereço residencial e se necessita de atendimento escolar diferenciado — hospitalar ou domiciliar —, se utiliza transporte público, se tem necessidade educacional especial ou se recebe apoio pedagógico. São lançadas, também, informações sobre o rendimento escolar do ano anterior. (CENSO ESCOLAR, 2007) Nas escolas do município de Joinville, os dados para o censo já ficam registrados no sistema informatizado, agilizando a rotina e evitando o retrabalho permitindo que o usuário possa pré-validar as informações antes de submeter ao processo de migração ao Educacenso. As demais informações sobre o alunado costumam circular internamente, e são registradas, principalmente, em boletim de notas; registros de ocorrência; registros de faltas; controle de tarefas não feitas, entre outros documentos, que são utilizados para o esclarecimento da vida escolar do estudante em reunião de pais. Relatório e gráficos de notas são utilizados nos Conselhos de Classe, permitindo uma análise comparativa entre bimestres, turmas, entre outras variações. Nas escolas municipais de Joinville, por exemplo, o gestor e sua equipe pedagógica têm condições de acompanhar todo o processo educacional do seu alunado. Os especialistas têm à sua mão o controle de fluxo de matrícula com fechamentos mensais das movimentações, permitindo a consulta por sexo, quantidade de admitidos, transferidos, evadidos, mudanças de turma, conclusões de curso e outras informações, organizadas por curso/série/etapa e por turno. Têm acesso fácil, ainda, aos controles especializados para turmas de correção de fluxo – aceleração por defasagem idade/série. Quanto ao acompanhamento do rendimento do alunado, os especialistas se utilizam de quatro rotinas para monitorar um dos pontos chave na gestão escolar. A primeira é a pesquisa de alunos com rendimento insuficiente ou extraordinário, por disciplina ou conjunto de disciplinas, por período e intervalo de notas. A segunda rotina é a possibilidade de comparar o rendimento de turmas, no conjunto das disciplinas escolhendo os períodos – bimestres, trimestres, etc. Na terceira é possível acompanhar o risco de reprovação já que pode visualizar de forma rápida a quantidade de alunos em cada intervalo de notas. E, a quarta rotina refere-se ao

acompanhamento da freqüência dos alunos por demonstrativos gráficos da evolução da quantidade de faltas. Muitos desses controles são exigidos pela Secretaria

Municipal de Educação que, por sua vez, os encaminha para o Instituto Ayrton Senna. O IAS — Instituto Ayrton Senna — desenvolve ações na área educacional em Joinville por intermédio do Programa Escola Campeã e Rede Vencer. O Projeto Rede Vencer, permite aos municípios parceiros potencializarem as tecnologias já implementadas, atuando de forma integrada junto aos alunos e professores, por um lado, e secretários de educação e dirigentes educacionais, por outro. A Rede promove, ainda, um elevado padrão de qualidade no processo e no resultado da aprendizagem dos alunos, além de propiciar a análise sistemática dos dados educacionais, garantindo intervenções rápidas e eficientes. Indicadores de sucesso, diagnósticos da realidade educacional, relatórios de acompanhamento, intervenção e avaliações de processo e de resultado pautam o trabalho técnico realizado. As tecnologias sociais que compõem a Rede Vencer são compostas por quatro programas. Dois deles controlam a correção de fluxo escolar denominados por ‘Se Liga’ – pela alfabetização dos alunos defasados e ‘Acelera Brasil’ – pela aceleração da aprendizagem dos alunos defasados. O terceiro programa controla a alfabetização nas séries regulares do ensino fundamental através do ‘Circuito Campeão’ que gerencia as quatro primeiras séries. Já, o programa ‘Gestão Nota 10’ acompanha a gestão das unidades escolares e das secretarias municipais e estaduais de educação. (IAS, 2007) Desde 2004, período em que foi firmada a parceria entre o Instituto Ayrton Senna e a Secretaria de Educação de Joinville houve um aumento no controle dos dados para o administrador escolar. A Supervisora de uma unidade escolar do município de Joinville, descreve os benefícios que essa parceria trouxe para a escola: “Conseguimos elevar o índice de aprovação pelo controle de faltas e notas abaixo da média, trabalhando melhor de acordo com a nossa realidade. Com os dados registrados no ‘Acompanhamento Mensal’ – relativo ao trabalho do professor em sala – fez-se mais formação em serviço com novos conhecimentos na busca da melhor forma de ensinar; conseguiu-se mais parceria com os pais através dos registros relativos à responsabilidade, etc.”. Outro exemplo prático de serviço é o Diário de Classe Informatizado. Essa rotina permite que os professores lancem as notas no sistema, de qualquer lugar

que tenha acesso à internet. Esse procedimento oferece maior segurança nos dados registrados, já que são de responsabilidade de uma pessoa apenas. Em relação ao ambiente da Biblioteca Escolar, considero que a informática é um recurso importante para o controle do acervo. As escolas públicas do município de Joinville têm a Biblioteca como espaço nobre, incluindo praças de leitura localizadas ao ar livre. Diante de um volume alto de empréstimos de obras como livros, revistas e CDs, o sistema que controla é o instrumento essencial na organização e rapidez dos processos de entrada e saída do acervo. Há uma outra área importante na escola, do ponto de vista administrativo, que é o controle financeiro, de entradas e saídas de dinheiro: receita e despesa. Geralmente, o controle da rede pública na parte financeira é diferente, uma vez que não se cobram mensalidades, mas podem existir outros tipos de controles e cobranças. Na escola privada, o controle de inadimplência é um dos requisitos básicos do setor de tesouraria, controle de recebimento de mensalidades e taxas de matrícula, emissão de boleto bancário e baixa automática de mensalidade integrada ao banco são rotinas dessa unidade. Escolas privadas têm adquirido softwares especializados nesta rotina. Certos programas integram todas as despesas e permite fazer projeções sobre o tempo que levará para equilibrar receita e despesa, se vai haver déficit ou superávit. Permitem também que os professores e funcionários possam fazer seus pedidos de materiais: livros, cadernos e CDs, on-line, isto é, diretamente pela rede, através do computador. Na escola pública um controle muito eficiente, por meio de sistemas automatizados, é o acompanhamento da Merenda Escolar. Segundo Elizabete Aparecida Zago, diretora de Alimentos e Nutrição da Secretaria de Educação, Cultura e Esportes de Jundiaí, em São Paulo,“com o software é possível elaborar o cardápio, controlar lotes de produtos, validade dos alimentos e evitar o desperdício de merenda nas escolas”. O sistema utilizado pelas escolas do município de Jundiaí possibilita ao usuário, também, saber o custo per-capita por unidade escolar e região, tipo de unidade escolar e período. (CIJUN – Companhia de Informática de Jundiaí, 2006) Nos últimos anos tem aumentado muito a quantidade de informações e tem havido também grandes avanços na sua qualidade. Os grandes colégios, por meio dos serviços da internet, estão se transformando em verdadeiros portais de

informação, com áreas dedicadas aos professores, outras aos estudantes, aos pais e à comunidade em geral pois, a internet, é um espaço virtual de comunicação e de divulgação utilizado por escolas mostrando sua cara para a sociedade, dizendo o que está fazendo, projetos que desenvolve, sua filosofia pedagógica, entre outras ações. Há um segundo nível de comunicação da Escola que é com a comunidade local: com as famílias dos estudantes, com as associações, empresas, grupos organizados, igrejas e outras instituições que estejam localizadas perto da escola. Essa comunicação é mais uma forma de integrar a escola com a comunidade local, criando laços com pessoas e grupos significativos e trazendo os pais mais próximos da vida escolar do filho. Assim, pode-se dizer que a internet é um veículo de comunicação bem eficiente. Não basta só informar no site da escola, por exemplo, quais atividades de lazer e culturais existem, mas criar caminhos de comunicação, principalmente através de e-mail, listas de discussão, fóruns e chats. Cada professor pode ter uma página pessoal com suas disciplinas, atividades, projetos e materiais específicos. Ainda, os estudantes podem ter acesso à Biblioteca Virtual, onde há também atividades e projetos relacionados à série em que se encontram e a cada área de aprendizagem. A excelência na prestação dos serviços educacionais é resultado de uma combinação de fatores, na opinião do contador e auditor independente Donizete Fernandes, superintendente da Meira Fernandes Consultoria e Assessoria. Para ele, a melhor receita está na gestão profissionalizada, que utiliza ferramentas modernas e que inclui a gestão dos profissionais, pois os recursos humanos na escola são tão importantes quanto as áreas administrativa, financeira e tecnológica. Um sistema de informação é um produto de três componentes que são as organizações, as pessoas e a tecnologia. Conforme definido por Mülber,
As organizações podem ser vistas como uma grande coleção de processos operacionais e administrativos. Os processos operacionais são aqueles que criam, produzem e entregam os bens e serviços que são consumidos pelo mercado, enquanto os processos administrativos são responsáveis pelo planejamento e controle da condução dos negócios. As pessoas são os usuários efetivos, que usam as informações de um sistema para executar seu trabalho. Já a tecnologia é o meio pelo qual os sistemas de informação podem ser implementados. Deve ser vista como ferramenta e não ter um fim em

si mesma. A tecnologia envolve o computador propriamente dito e demais equipamentos (hardware), os programas de computadores (software), as tecnologias de armazenamento para organizar e armazenar os dados – bancos de dados – e os recursos de telecomunicações que interconectam os computadores em rede. (2005)

Levando esses conceitos para o espaço escolar, vemos que a tecnologia faz parte do sistema de informação administrativa e pedagógica, contribuindo para que as pessoas que trabalham nessa organização sejam capazes de prestar um serviço com qualidade.

2.2

INFORMAÇÃO PARA QUALIFICAR A EDUCAÇÃO

Qualidade da educação tem sido um tema constante entre dirigentes da política, educadores e empresários. Cada setor com visões e objetivos diferentes. Na busca por melhores índices nas estatísticas, entidades governamentais e não governamentais vêm se engajando em projetos voltados para a melhoria da educação em todos os sentidos. Percebendo essa movimentação e aliada aos estudos de pesquisa, venho buscar identificar até que ponto os dados registrados em sistemas informatizados podem contribuir para a qualidade da educação brasileira. De acordo com Ribeiro e Kaloustian, “não existe um padrão ou uma receita única para escola de qualidade. Qualidade é um conceito dinâmico, reconstruído constantemente. Cada escola tem autonomia para refletir, propor e agir na busca da qualidade da educação” (2005). Ou seja, é a própria comunidade escolar quem pode definir e dar vida às orientações gerais sobre qualidade na escola, de acordo com os contextos socioculturais locais. A informação que a escola entrega aos níveis hierárquicos superiores pode ser útil para conhecer melhor seus problemas. Mas, definitivamente, não é suficiente. Segundo Schmelkes, a escola necessita gerar, para seu próprio consumo, informações de caráter mais qualitativo. Segundo a autora, a escola deve saber como encontram-se os níveis de aprendizagem dos alunos e como eles evoluem. É importante conhecer as causas da falta de matrícula e do absenteísmo escolar. Embora seja interessante conhecer a magnitude da evasão, é mais importante conversar com as famílias daqueles que abandonam as aulas e conhecer

as causas. A escola deve procurar conhecer seus professores e identificar os problemas que impedem que dediquem o tempo necessário ao ensino. Ainda, o autor alerta que a escola deve também contar com informações sobre a forma como os professores planejam suas aulas, a maneira como ministram-nas, sobre o grau de participação que obtêm de seus alunos, sobre suas tentativas em dar uma atenção especial aos alunos que a necessitam. Esta é a informação que a escola precisa, que somente ela poderá processar, para solucionar os problemas que a própria informação detecta. (p.34,1994) Dessa forma, para representar um exemplo dessa ação junto à comunidade escolar, descrevo, a seguir, um trabalho elaborado em conjunto pelo UNICEF, PNUD e INEP/MEC. Segundo esse estudo, a qualidade da escola envolve seis dimensões, o ambiente educativo, a prática pedagógica e avaliação a gestão escolar democrática, a formação e condições de trabalho dos profissionais da escola, o espaço físico escolar e, por fim, o acesso e permanência dos alunos na escola. Cada uma dessas dimensões é constituída por um grupo de indicadores. Indicadores são sinais que revelam aspectos de determinada realidade e que podem qualificar algo, como por exemplo, diminuir a evasão e o abandono escolar ou identificar uma defasagem de aprendizagem. Com um bom conjunto de indicadores tem-se, de forma simples e acessível, um quadro de sinais que possibilitam identificar o que vai bem e o que vai mal na escola, de forma que todos tomem conhecimento e tenham condições de discutir e decidir as prioridades de ação para sua melhoria. Os indicadores, por sua vez, são avaliados por perguntas a serem respondidas coletivamente. A resposta a essas perguntas permite à comunidade escolar avaliar a qualidade da escola quanto àquele indicador, se a situação é boa, média ou ruim. Como exemplo de questões a serem pesquisadas e avaliadas podese citar as seguintes.

1.

Atenção especial aos alunos que faltam. a. A comunidade escolar calcula o número total de faltas dos alunos? b. A comunidade escolar procura compreender as causas das faltas dos alunos? c. A escola possui alguma maneira de atender os alunos com maior número de faltas, buscando resolver esse problema?

2.

Preocupação com o abandono e a evasão. a. Todas as crianças em idade escolar do entorno freqüentam a escola regularmente? b. A comunidade escolar tem informações sobre a quantidade de alunos que se evadem ou abandonam a escola? c. A comunidade escolar busca compreender as causas do abandono e da evasão? d. A escola adota alguma medida para trazer de volta alunos que se evadiram ou abandonaram a escola? Essas medidas têm gerado bons resultados?

3.

Atenção especial aos alunos com alguma defasagem de aprendizagem. a. No dia-a-dia, os professores dão atenção individual àqueles alunos que apresentam dificuldades de aprendizagem? b. A escola oferece oportunidades especiais para alunos que têm dificuldades de aprendizagem (como lições extras, grupos de reforço, solicitação de professores externos para realização de debates ou aulas extras, mobilização de voluntários para apoio, exames de recuperação, etc.)? c. Caso atividades como estas sejam oferecidas, elas conseguem fazer com que os alunos melhorem seu nível de aprendizagem? d. A comunidade escolar sabe quais são as disciplinas que mais reprovam e isto está merecendo atenção especial da direção e dos professores?

Dando seqüência a esse trabalho, os pesquisadores orientam, ainda, com base no item dois, a respeito da preocupação com o abandono e a evasão, de como trazer de volta alunos que abandonaram a escola, promovendo um processo de readaptação desses alunos quando voltarem a freqüentá-la, mesmo que isso ocorra no meio do ano letivo. Nesse sentido, será preciso reproduzir um questionário para cada aluno que abandonou. Aplicados os questionários, juntar os dados, fazer a tabulação para facilitar a análise e a verificação das características que sejam comuns aos alunos que abandonaram ou se evadiram. Para isso é preciso levantar quantos são do sexo feminino e quantos são do sexo masculino; quantos são moradores da zona rural e quantos são moradores da zona urbana; quantos são

negros, brancos, amarelos e indígenas; quantos são portadores de deficiência e quantos não são; quantos, entre os entrevistados, se dispuseram a retornar imediatamente, no próximo ano, ou não se dispuseram. Em seguida, deve-se ver quais as razões que mais aparecem como explicação para o abandono ou a evasão escolar. Segundo os idealizadores desse estudo, o procedimento deve ser o seguinte: listar todas as razões que apareceram na fala dos entrevistados, em seguida contar quantas vezes cada uma apareceu e marcar o número encontrado para cada uma das razões listadas. As possíveis razões pela qual o jovem abandona a escola são, via de regra, porque teve de trabalhar, não gosta de estudar, repetiu o ano e perdeu a vontade de continuar, brigou com um ou mais colegas e teve medo ou falta de vontade para continuar, brigou com o professor e perdeu a vontade de estudar, entre outras. Diante dos dados encontrados, conforme aponta o estudo do UNICEF, PNUD e INEP/MEC a comunidade escolar pode, por exemplo, verificar se o que aparece com mais freqüência como causa do abandono é a necessidade de trabalhar e, nesse caso, a comunidade pode pressionar a Prefeitura e a Câmara Municipal por programas de bolsa-escola que cheguem até as crianças e os adolescentes que se evadiram ou abandonaram a escola. Se há casos de trabalho infantil, pode-se procurar o Conselho Tutelar ou o Poder Judiciário, pois isto é um crime previsto em lei. Além disso, entre 7 e 14 anos as crianças obrigatoriamente têm de freqüentar a escola. Se o grupo que abandonou é constituído por maioria de pessoas negras, talvez a escola tenha que trabalhar melhor a questão da discriminação e do preconceito racial. Se forem problemas de conflitos pessoais — entre alunos, com professores —, é preciso desenvolver a questão do diálogo e da negociação dentro da escola. Os alunos que abandonaram ou evadiram podem estar desinteressados ou considerar que os professores não se importam com eles. Avaliar bem para identificar as ações trará bons resultados. Diante desse exemplo de ações mencionadas por esse trabalho elaborado em conjunto pelo UNICEF, PNUD e INEP/MEC, procurei resumir em uma única pergunta da minha pesquisa de campo, que norteia o meu trabalho, para saber quais as ações a partir dos registros cadastrados, que o gestor e sua equipe podem desenvolver para melhorar a qualidade da educação. Essa pergunta foi feita para profissionais de cargos entre secretários escolares, especialistas e diretores.

Segundo os depoimentos coletados, os registros permitem a análise detalhada de resultados de dados e aplicação de propostas pedagógicas e administrativas para melhores resultados; maior interação do Coordenador Pedagógico e o Professor; melhor acompanhamento do desenvolvimento dos estudantes; maior apoio ao trabalho do Professor; diminuição do número de estudantes faltosos, conseguindo inibir a evasão escolar; registrar as tarefas não feitas; trabalho de recuperação e/ou reforço escolar para superar as dificuldades e obter aprendizagem com melhor qualidade. Já, na visão de um diretor de desenvolvimento de software, de uma empresa joinvillense especializada em sistema de gestão escolar, os dados registrados em um sistema podem trazer mudanças e melhorias na qualidade da educação de todas as formas. Em um primeiro momento, segundo ele, as tabelas e gráficos que um sistema é capaz de criar em milésimos de segundo são capazes de dar ao gestor da informação uma visão que antes era impossível de ser obtida. Ele nos remete a imaginar como pode ser trabalhoso o cálculo manual, por exemplo, dos intervalos de notas de onze disciplinas em uma escola com mil e quinhentos alunos para ficar pronto entre a última prova e o Conselho de Classe. Outra forma citada pelo empresário é no atendimento à família do aluno. O Orientador Escolar tem instantaneamente em sua frente o registro de um aluno com todas as suas notas, históricos, ocorrências, observações, foto, e, até mesmo, dados dos outros irmãos. Terá, ainda, a facilidade de compartilhar esses dados com instituições de apoio, Secretarias de Educação e o próprio MEC, permitindo que se aprimorem os processos educacionais em todos os níveis. Outro fator bastante importante, segundo ele, é quanto à facilidade com que a informática contribui permitindo a comunicação entre a Escola e os pais e responsáveis, seja por e-mail, por malas-diretas ou bilhetes. Na fala dele “isso aproxima a família da Escola, melhora o relacionamento e melhora a educação”. Esse empresário destaca, por fim, que somente pela simples queda da barreira do esforço braçal ou de custo, já se tem um proveito enorme. Desse modo, partindo do entendimento de que a qualidade implica resolver os problemas na sua raiz, pode-se afirmar que é necessário encontrar suas causas e combatê-las e, ainda combater os problemas detectados é tarefa de todos, implicando uma nova cultura na organização escolar. Existem problemas que são comuns a muitas escolas como a falta de vagas, a evasão, a reprovação, a falta de

aprendizagem, a falta de eqüidade. Em outro nível, encontramos o ambiente da aprendizagem deficiente, a indisciplina, a escassez do tempo destinado ao ensino, a pouca relação entre a escola e a comunidade, a fragilidade nas relações entre as pessoas que trabalham na escola. Nessa perspectiva, cada escola deve analisar seus problemas e suas causas e para isso, necessita informação. A escola deve ser entendida, tanto como geradora de informação, quanto — e principalmente — como usuária da mesma. Uma vez solucionado um problema, consegue-se fixar padrões de qualidade maiores que os anteriores no funcionamento da escola.

CAPÍTULO II

GESTÃO DA SECRETARIA ESCOLAR: O ADMINISTRATIVO A SERVIÇO DO PEDAGÓGICO

A Secretaria Escolar concentra informações vitais para a gestão geral da escola. Estudantes, Professores, Coordenadores, Diretores e Pais mantêm contato constante com esta unidade, solicitando as mais diversas providências. Enumerando os principais registros, destacam-se as seguintes atividades como matrículas, históricos escolares, diários de classe, calendário escolar e horário de atividades, freqüência de alunos, freqüência de professores, técnicos e funcionários, atas de reuniões, livro de protocolo, dados estatísticos, regimento escolar, projeto pedagógico e demais procedimentos ao bom funcionamento da secretaria da escola. Segundo o Manual do Secretário escolar, editado pela SEDUC — Secretaria da Educação Básica do Ceará —, “a secretaria da escola é o setor que tem como principal função a realização de atividades de apoio ao processo administrativopedagógico, onde se concentram as maiores responsabilidades relativas à vida escolar do estudante e da própria instituição. (...) Constitui-se centro das atividades administrativas e pode ser considerada como base para uma eficiente gestão escolar.” (SEDUC, 2005) Nessa perspectiva, fundamentado nesse Manual, identificarei a seguir o perfil do Secretário e sua contribuição para a escola, bem como, na seqüência, diferentes autores indicam como a gestão administrativa pode ser beneficiada pelo recurso tecnológico da informática.

3.1

PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA UMA GESTÃO EFICAZ O pleno funcionamento da secretaria escolar está ligado diretamente ao perfil,

à habilidade e à competência do profissional que responde por ela, devendo

compreender seu trabalho para além da área administrativa, “afinal, ele é o coresponsável pelo sucesso da ação escolar” (SEDUC, 2005) Conforme o Manual do Secretário escolar citado anteriormente, são competências básicas do Secretário apoiar a direção da escola e assinar, em conjunto com ela a documentação escolar expedida. Responsabilizar-se pela escrituração escolar, conferindo-lhe fidedignidade e legalidade de acordo com a legislação vigente; organizar, coordenar, orientar e supervisionar a equipe da secretaria quanto à simplificação dos processos e métodos de trabalho, respeitando e valorizando as habilidades de cada um. Utilizar instrumentos de planejamento, bem como executar, controlar e avaliar os procedimentos referentes ao preenchimento do diário de classe, a pessoal, materiais, patrimônio e sistema de informação. Ainda, é função do Secretário escolar, firmar-se na gestão escolar, como elemento de ligação entre as atividades administrativo-pedagógicas, interagindo com o corpo docente e participando das discussões para elaboração do projeto pedagógico, do plano de trabalho anual e do regimento escolar e prestar informações aos usuários. (SEDUC, 2005) Para o bom desempenho de suas atividades cotidianas, o Secretário escolar deve organizar o ambiente de trabalho observando algumas regras fundamentais, conforme consta no Manual do Secretário. Uma delas é organizar os arquivos com racionalidade, garantidas a segurança, a facilidade de acesso e o sigilo profissional. Outra é manter em dia as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e resoluções, bem como as instruções circulares, portarias, avisos e despachos que digam respeito às atividades da escola. Também cabe ao Secretário manter o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar; dar visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola. Uma tarefa fundamental é a de atender com prestimosidade os alunos, professores e pais, em assuntos relacionados com a documentação escolar e outras informações pertinentes. O Secretário também deve elaborar o cronograma das atividades da secretaria, torná-lo público e assegurar a racionalização do trabalho e sua execução. Ter sob sua guarda e sua responsabilidade livros, documentos, materiais e equipamentos da secretaria; gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos. Elaborar a comunicação externa, consultar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando necessário.

Ainda, ao Secretário cabe tarefas como elaborar instrumentos de controle de gestão que contribuam para a melhoria e eficiência dos serviços de escrituração escolar. Registrar e tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em tabelas e gráficos. Organizar, respeitando os prazos estabelecidos, os processos de legalização da escola, compreendendo credenciamento da instituição, autorização, reconhecimento e aprovação de cursos e suas renovações. Informar e preencher o censo escolar, zelando pela fidedignidade das informações e pelo cumprimento do prazo estabelecido. Elaborar o relatório anual de atividades da instituição, bem como lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.

3.1

O RECURSO TECNOLÓGICO AUXILIANDO NA GESTÃO ADMINISTRATIVA Alguns autores têm chamado a atenção para as possibilidades do uso das

tecnologias de informação nas organizações. Conforme afirma Chaves, o uso do microcomputador no gerenciamento de informações e estatísticas educacionais é relativamente recente. Isto se explica, em parte, pela quantidade enorme de informações que precisam ser armazenadas. (1988) Informação e tecnologia caminham juntas desde que os computadores se tornaram equipamentos comerciais, na década de 60. No início, as aplicações eram construídas isoladamente sem a preocupação com a existência de duplicidade de processos e dados. Para Litwin, “a função principal destas máquinas foi substituir e amplificar o trabalho físico do homem” (1997) Rezende aponta que com a evolução tecnológica, a abordagem sistêmica da informação começou a ser uma tendência e uma necessidade nas organizações, ou seja, essa evolução permitiu que, aos poucos, os computadores passassem a se comunicar. Como conseqüência, tais máquinas deixaram de simplesmente automatizar tarefas e passaram a lidar com ‘Informação’. Surgiu, então, o conceito de sistemas de informação, que segundo Dias e Gazzaneo, "veio dar ao computador uma nova dimensão, transformando-o de mero processador de dados em elemento preponderante na racionalização e na dinamização do trabalho na empresa" (2003) Chaves e Setzer defendem o uso da informática na administração escolar expondo que:
do tempo dos desbravadores da microinformática aos dias de hoje, o número de adeptos de computadores pessoais – os PCs – o cresceu

na mesma proporção em que programas e sistemas se tornaram mais amigáveis. E também essenciais. Difícil imaginar o cotidiano de uma instituição de ensino sem o uso de ferramentas tecnológicas, em especial no âmbito da gestão escolar. Conceitos originários do mundo corporativo - como agilidade administrativa, eficiência na prestação de serviços (internos ou externos), confiabilidade das informações, avaliação de desempenho, gestão por indicadores e boa comunicação com a clientela - são hoje tão necessários na escola como em qualquer empresa de outra natureza. Embora não seja muito enfatizada nas discussões teóricas, a aplicação de microcomputadores para executar essas tarefas da administração escolar e educacional, ou para auxiliar a executá-las, facilita muito o fluxo das atividades escolares. (1988)

Estamos diante de um novo tempo na organização administrativa escolar, pois o fluxo e a diversidade de documentos aumentam visivelmente e a informática, por meio de sistemas automatizados, está se aprimorando rapidamente para atender essa demanda. Hoje a exclusividade não é mais das grandes instituições de ensino em gerenciar seus dados de forma profissional. Os gestores das médias e pequenas escolas vêm percebendo essa necessidade de mudança, apesar de encontrarem algumas barreiras como, por exemplo, introduzir uma nova forma de controle acadêmico e se deparar com a resistência de sua equipe ao novo ou, ainda, na questão de impossibilidade de recurso financeiro em adquirir um software de qualidade. Para Moran, tudo aquilo que promove uma mudança de processos traz junto à transformação da cultura da gestão da escola e sempre existe um impacto na organização, que pode ocorrer em maior ou menor grau. O autor nos lembra que “existem escolas que já surgiram no ambiente tecnológico e encaram o fato como parte integrante do trabalho, e nestes casos o aculturamento é mais natural.” (2006) Diante de tantas atribuições e atividades, o profissional da secretaria escolar precisa de ferramentas que agilizem os processos e facilitem o acompanhamento das rotinas administrativas. A informática está, atualmente, possibilitando este benefício trazendo soluções práticas para otimizar e facilitar o seu trabalho. Máquina de escrever, mimeógrafo, fichário de biblioteca, livro com entradas e saídas no financeiro e recibo feito à mão já não oferecem a agilidade e a eficiência necessária. Uma Supervisora de uma escola da rede municipal de Joinville afirma que “antes da informática todos os dados do aluno eram registrados em uma ‘ficha cumulativa’ ou em relatórios manuscritos ou datilografados, que ficavam arquivados em pastas agrupadas por turma no início de cada ano.” Ela completa seu

depoimento afirmando que o acesso a qualquer desses dados era sempre muito demorado e perdia-se muito tempo em função disso. A Diretora de outra unidade escolar, da mesma rede, compartilha da mesma experiência afirmando que todos os procedimentos de gestão escolar como notas, históricos, atestados de vaga, atestados de freqüência, entre outros documentos, eram registrados manualmente. Comemora a entrada do computador no espaço administrativo destacando a praticidade e o tempo como principais benefícios para sua atividade. Para exemplificar o que isso representa na prática, a Diretora lembrou que o sistema informatizado permite a emissão instantânea da documentação escolar com controle automático de históricos escolares. No sistema educacional, o computador entrou antes na secretaria do que na sala de aula. Para Costas,
estamos começando a utilizar tecnologias para integrar melhor o administrativo e o pedagógico e criar um sistema de retro alimentação composto de programas computacionais que diminuem a circulação de papéis, formulários, ofícios, bem como convertem todas as informações em arquivos digitais, que vão sendo catalogados, organizados em pastas eletrônicas, continuamente atualizadas, para serem acessadas por professores, alunos, coordenadores e pais. (apud VIEIRA 2003, p.21)

Segundo Davenport, hoje podemos distinguir dentro das organizações a utilização da informática com os mais diversos fins, em diversas instâncias, como a automacional, que elimina o trabalho humano de um processo; a informacional, na captação de informações de processos com objetivo de compreensão; a analítica, para melhorar a análise da informação e tomada de decisão; entre outras. A automação dos processos operacionais e de gestão diminui os custos, aumenta a qualidade dos serviços e garante maior eficiência e controle dos processos administrativos. (apud TURQUETI 2002) A informática vem trazendo mudanças, também, em outros espaços fora da Secretaria proporcionando novas atribuições ao corpo técnico — supervisores e orientadores —, bem como aos professores e ao diretor escolar. Para Turqueti, “o fator facilitador de tais mudanças é o uso intensivo dos recursos da informação e das tecnologias associadas à sua captação,

armazenamento, tratamento e disseminação, denominadas em seu conjunto Tecnologia da Informação e da Comunicação (TIC)”. (2002)

Os professores podem se beneficiar da utilização de um sistema de gestão escolar informatizado de diferentes maneiras. Conforme depoimentos de uma diretora e secretários de escola da rede municipal de Joinville, o sistema permite que os professores consultem com rapidez o desempenho dos estudantes, lancem notas e faltas totais ou parciais dos estudantes no diário de classe e, também, podem utilizá-lo como instrumento de apoio nas reuniões de Conselho de Classe. Na função do Orientador e Supervisor Escolar, os depoimentos extraídos na pesquisa de campo apontam diferentes rotinas de trabalho, embora, assim como os professores, os especialistas necessitem, para o Conselho de Classe, da mesma ferramenta. Enumerando as demais atividades extraídas do sistema, os

especialistas acompanham o desempenho dos estudantes através das notas no boletim, buscam com rapidez e praticidade por dados pessoais do estudante e seus familiares, analisam os resultados por meio de gráficos e, também, acompanham os registros de ocorrência e controle de faltas. Percebe-se nos depoimentos recolhidos para esse trabalho, que um dos impasses ou obstáculos a serem enfrentados é o desconhecimento da tecnologia ‘informática’. Esse desconhecimento vem causando uma resistência em seu uso, principalmente por parte dos professores. Para que a integração entre os setores administrativo e pedagógico se torne uma ação viável, os agentes envolvidos precisam estar dispostos a trabalharem com ferramentas como a informática dispõe atualmente. Na opinião da Supervisora e da Orientadora Escolar de uma escola da rede municipal de Joinville, “há professores resistentes à tecnologia”. Já, na opinião do diretor de uma empresa de software de gestão escolar, sediada em Joinville, “a resistência é atributo da pessoa humana”. Para ele não há um setor específico, dentro da escola, que se destaque nessa resistência. Afirma que já viu pessoas baixarem oitocentas mensalidades manualmente por não confiarem no sistema e, também, já viu outra digitar e conferir notas de mil alunos por não confiar que os professores o fariam corretamente no sistema. Uma outra situação comum vista na Secretaria da escola se refere ao equipamento utilizado, ou seja, o computador. Em algumas escolas a máquina é antiga, desatualizada e com pouca memória. Tudo indica que esses itens fiquem em segundo plano na hora que a escola recebe seus recursos financeiros. Parece que os investimentos, via de regra, são preferencialmente, voltados para reformas e utensílios que são vistos pela comunidade escolar em geral. Quem vê, por exemplo,

um pente de memória? Ninguém, somente o usuário que trabalha diariamente naquela máquina vai sentir a diferença no rendimento do seu dia de trabalho. O que se deve à peça que aumentou a velocidade do computador. Independentemente da estrutura tecnológica que o profissional da secretaria escolar tenha disponível, é necessário entender o básico sobre requisitos, como citado no parágrafo anterior, para o bom funcionamento do equipamento e que, certamente, refletirá no seu desempenho profissional. Coisas simples como, por exemplo, evitar que o equipamento fique exposto ao sol ou mesmo ao calor excessivo, é primordial à boa manutenção Fato como esse é a causa provável do computador reiniciar por si só, perdendo as últimas digitações e deixando o usuário na mão. Contudo, antes de pensar na tecnologia e nessa mudança de processos, tem que ser considerado se há estrutura na escola para tal mudança. Às vezes, a escola não tem nem cortina na Secretaria para proteger o equipamento da luz solar. Outro ponto crítico é o da segurança. As portas de acesso às salas são frágeis, as janelas sem grades, entre outras situações. A estrutura de uma escola é complexa, principalmente, em se tratando de escola pública, que conta com a sorte para não ser vítima do vandalismo. Nesta perspectiva, o que se quer ressaltar é que o administrativo está a serviço do pedagógico e ambos têm que estar integrados, de modo que as informações circulem facilmente, para visualizar qualquer informação que

precisarmos checar ou para fazer as previsões necessárias. No terceiro capítulo serão abordados os diferentes tipos de sistemas de gestão escolar disponíveis no mercado brasileiro, com orientações de especialistas sobre a melhor opção de escolha para a sua realidade.

CAPÍTULO III

SISTEMAS DE GESTÃO ESCOLAR

O objetivo deste capítulo será apresentar os recursos e benefícios que um sistema de gestão oferece para o mercado escolar, com uma breve descrição de algumas empresas que desenvolvem programas de computador (software) e conhecer seus produtos, suas características e, de que forma podem auxiliar a equipe técnica-pedagógica da escola a organizar e acompanhar as rotinas administrativas. Para melhor compreensão da ferramenta software, Mülber o define como parte integrante da tecnologia da informação. Para o autor,
a tecnologia é o meio pelo qual os sistemas de informação podem ser implementados. Deve ser vista como ferramenta e não ter um fim em si mesma. A tecnologia envolve o computador propriamente dito e demais equipamentos (hardware), os programas de computadores (software), as tecnologias de armazenamento para organizar e armazenar os dados (bancos de dados) e os recursos de telecomunicações que interconectam os computadores em rede. (2005)

O programa de computador mais utilizado nas escolas, segundo uma consultora comercial de software de gestão escolar de Joinville, por sua ampla cobertura, é o Office da Microsoft. Os aplicativos que permitem a organização dos dados são o ‘Word’ e o ‘Excel’. Ambos são escritos e produzidos pela Microsoft para computadores usando o sistema operacional Microsoft Windows O Word é um processador de texto destinado a editar e visualizar arquivos de texto. Conforme definido pela enciclopédia livre Wikipédia,
um processador de texto faz uso dos recursos computacionais a fim de realizar tarefas que seriam difíceis ou mesmo impossíveis de realizar com uma máquina de escrever. Poderíamos com uma máquina de escrever moderna até mesmo repetir uma digitação, mas os processadores de texto vão muito além disso. Um processador de texto pode gerar índices automáticos, fazer formatação condicional,

verificação ortográfica, edição de estilos (para automatizar a formatação de documentos extensos) etc. (2007)

O Excel é um programa de planilha eletrônica que utiliza tabelas para realização de cálculos ou apresentação de dados. Conforme definido pela enciclopédia livre Wikipédia,

cada tabela é formada por uma grade composta de linhas e colunas. O nome eletrônica se deve à sua implementação por meio de programas de computador. As planilhas são utilizadas principalmente para aplicações financeiras e pequenos bancos de dados. (2007)

Essas ferramentas, à medida que a administração escolar foi informatizada, vêm sendo utilizadas na substituição das máquinas de datilografia, fichas e controles manuscritos agilizando e organizando melhor os dados da Escola. Contudo, essas ferramentas de organização não tem mais suprido as necessidades que uma Mantenedora ou mesmo uma escola necessita, por serem ferramentas limitadas. Gradativamente, o Word e o Excel estão sendo substituídos por sistemas integrados de gestão escolar. Diante dessa demanda, o mercado de software, ou programas de gestão, está atento e vem desenvolvendo sistemas de informação de diferentes formatos, mas com o mesmo princípio, o de integrar a Escola em um único espaço. O pedagogo, escritor e conferencista, Hamilton Werneck, defende a idéia de que com o aumento da concorrência, a exigência crescente do consumidor e a própria presença da tecnologia na educação, as instituições escolares precisam de recursos tecnológicos na gestão de sua estrutura para serem competitivas no mercado. Para ele, “a administração não informatizada toma um tempo absurdo, o gestor administra por impulso e pelo achismo porque não consegue ter noção da realidade nem uma visão ampla da escola”. (Apud, Assad e Jardzwski, 2006) Para atender essa necessidade, empresas especializadas em tecnologia e alguns grupos escolares passaram a desenvolver softwares de gestão educacional. Existem diversos modelos disponíveis, cada um com características particulares e diferenciais, mas com o mesmo objetivo: oferecer informação com segurança e qualidade, auxiliando a tomada de decisão e a distribuição dos recursos humanos e financeiros da escola.

4.1

SOLUÇÕES A SERVIÇO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR

Gerir a instituição escolar com o apoio de um software oferece muitas facilidades, pois como afirma Werneck, pedagogo, escritor e conferencista, mencionado na página anterior, “com essa ferramenta, o gestor tem uma visão do todo da escola e tem mais tempo para investir em ações que necessitem de maior atuação humana”. (Apud, Assad e Jardzwski, 2006) Em pesquisa na internet, procurei identificar algumas empresas que desenvolvem programas de gestão oferecendo soluções para a escola, pontuando suas principais características. A empresa Alunminus desenvolve um sistema integrado de gestão escolar, considerado uma solução completa para armazenar, administrar e publicar as informações da instituição. O Alunminus Junior é a versão do software específica para administrar cursos do Ensino Médio, Fundamental e Profissionalizante. Além das funções convencionais do Alunminus, pode agregar as funções do Alunminus Baby, podendo assim gerir os alunos desde a Educação Infantil. A versão do Alunminus Junior possui uma característica mais voltada aos controles ligados à estrutura curricular dos cursos, passando assim a controlar mais atividades, tanto administrativas de secretaria como pedagógicas. Permite que as atividades administrativas ou pedagógicas possam ser mais descentralizadas e distribuídas pelos setores da Instituição. (ALUNMINUS, 2007) A empresa Cadsoft oferece um sistema de gestão acadêmico desenvolvido para atender pequenas, médias e grandes instituições – ensino infantil, fundamental, médio e cursos livres. O Collegium, nome do produto, é ideal para instituições de ensino compostas por uma ou várias unidades e com grande número de acessos simultâneos. (CADSOFT, 2007) Outra empresa é a Corpore RM Educacional, cujo sistema é capaz de se adaptar à realidade e às estratégias da instituição. O produto permite total integração entre gestão acadêmica, administrativa e recursos humanos,

identificando os cursos e áreas mais ou menos rentáveis. (CORPORE RM EDUCACIONAL, 2007) A Controller, empresa com sede em Joinville é mentora do sistema Escola Via Net. Permite aos gestores, docentes e os próprios estudantes e seus pais que tenham acesso aos dados necessários para melhorar o processo educacional como um todo. Completamente modular e via web, o ‘evn gestão’ da Controller permite

que a escola incremente cada vez mais seus processos. Mais ainda, permite uma integração entre diversas escolas da mesma rede, privada ou pública, otimizando ainda mais a gestão dos recursos disponíveis. Atende principalmente ao mercado de escolas de educação básica, públicas ou privadas e uma de suas principais características é a simplicidade de uso. (CONTROLLER, 2007) O SGA – Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, é desenvolvido em ambiente web, atendendo as necessidades de gestão e planejamento da escola, permitindo a otimização dos recursos físicos, humanos, materiais e financeiros. Facilita o controle de todas as operações com processos totalmente integrados e de fácil aprendizagem e uso. O produto é adequado a todos os níveis de ensino, e abrange todas as funções que os estabelecimentos de ensino desempenham. (SGA EXPOENTE, 2007) O SIAN – Sistema Informatizado de Alimentação e Nutrição – nasceu da necessidade da Secretaria Municipal de Educação, Cultura e Esportes de Jundiaí de tornar o processo de administração da merenda escolar mais ágil, eficaz e preciso. (SIAN, 2006) O software Sophia é configurável possibilitando adequar o sistema a peculiaridades da instituição e à criação de relatórios personalizados, tais como listagens de etiquetas, cartas, atestados, declarações, carteirinhas e documentos da secretaria – boletins, históricos, diários de classe, fichas individuais, atas, etc. (SOPHIA, 2007) Pode-se afirmar que o gestor escolar está diante de uma infinidade de soluções, já que as empresas citadas acima são apenas uma pequena amostra do mercado brasileiro. Existe, ainda, a opção da contratação de um técnico de T.I. — Tecnologia de Informação — para desenvolver uma solução caseira, porém, segundo a ABT – Associação Brasileira de Tecnologia Educacional,
os passos de concepção do produto até a implantação da solução desejada, passando pelo mapeamento dos processos existentes, modelagens, documentação, métricas e gestão de qualidade, devem ser planejados, gerenciados e avaliados para que o projeto venha apresentar o resultado esperado. (ABT, 2006)

Diante desses parâmetros o gestor e o profissional de T.I. deverão procurar se embasar com um planejamento na aquisição de um software. Escolher a melhor

prática, entre adquirir um sistema pronto e testado e desenvolver um da estaca zero, estará sempre indo ao encontro do tempo de resposta esperado pela instituição. Na hora de definir os investimentos em tecnologia, a primeira coisa a fazer é listar as necessidades da instituição para adequá-las às máquinas (hardwares) e programas (softwares) a serem adquiridos ou atualizados. Para isso, é recomendável ter o auxílio de uma consultoria que ajude a dimensionar as necessidades ao tamanho da escola e ao orçamento. No caso do hardware, a preocupação central deve ser com o processador e a quantidade de memória, itens que podem alongar a vida útil da máquina. Segundo alerta uma empresária da área de assessoria e desenvolvimento de tecnologia educacional, teve casos de escolas que a procuraram para consultoria quando já haviam gasto todo o dinheiro a ser investido apenas com os computadores, e eles ainda estavam na caixa. Alguns procedimentos básicos antes de empenhar o dinheiro da instituição são, uma vez definido o produto, buscar vários fornecedores e analisar, além do preço final, as condições contratuais para assistência técnica, treinamento e atualizações do sistema. Como afirma um artigo publicado pela Associação Brasileira de Tecnologia Educacional,
o caminho escolhido sempre apresentará vantagens e desvantagens, porém existe algo em comum em qualquer um dos caminhos que possam ser utilizados: o planejamento e a abordagem estratégica do projeto. Muitos sistemas que parecem pequenos de serem desenvolvidos mostram-se, muitas vezes, maiores que o previsto e, para alguns casos, tornam-se tão complexos e grandes, que se perde o controle do seu desenvolvimento e cronograma e os custos acabam sendo exorbitantes. Esses problemas são decorrentes de análises mal feitas, falta de especificação ou especificação incompleta dos requisitos organizacionais, e, principalmente, pela falta de conhecimento dos processos do negócio. Além disso, nem sempre é viável desenvolver um sistema, já que existe, no mercado, uma infinidade de soluções e produtos prontos ou necessitando de pequenas customizações. (2006)

Antes de contratar uma empresa especializada, o gestor escolar com o auxílio de um profissional de T.I. deve
verificar se os profissionais possuem qualificação e estão atualizados com as novas tecnologias, conhecem os processos do negócio e se os requisitos da engenharia de software são aplicados – documentos de referência, descrição do projeto, módulos, estrutura de arquivos e dados, referência cruzada dos requisitos, provisões de testes, e

outros, para assegurar a qualidade, cronograma e investimentos. (TORRES, 2007)

Complemento, ainda, a essa citação a importância na segurança dos dados, ou seja, como a empresa os guarda e se compromete com o sigilo dos mesmos e, também, quanto ao quesito da flexibilidade que um sistema deve permitir aos seus clientes, já que a Escola é uma instituição complexa e de constantes mudanças e atualizações. Tais exigências são, em parte da própria administração da escola ou da Mantenedora e, parte dos Órgãos Reguladores, tais como a Secretaria de Educação do estado ou do município, entre outros. Embora todos esses cuidados estejam previstos na busca por um software, o gestor deveria obter a avaliação dos seus colaboradores — do(a) Secretário(a) escolar, do responsável pelo controle da tesouraria, da biblioteca —, enfim, das pessoas que, efetivamente, irão trabalhar com o sistema e que devem ser ouvidas. Quem trabalha no dia-a-dia é quem deve ajudar na escolha. Muitas vezes é imposto ao encarregado pelo serviço um determinado tipo de ferramenta — software — para ele trabalhar. No entanto, pela sua experiência em outros lugares, tem conhecimento de que é considerado ultrapassado por razões como não atender às exigências do Órgão Regulador, por ser uma ferramenta limitada na execução dos processos, por não permitir o acesso via web, ou ainda, por exigir do usuário da escola um excesso de suporte técnico junto à empresa, por oscilações e insegurança dos dados registrados ou, até mesmo, por falta de treinamento, cujo quesito é fundamental tanto para o cliente quanto para a empresa, pois quanto melhor o sujeito for capacitado, menor será o índice de atendimento ao suporte técnico. Isso permitirá ao profissional da escola extrair todas as funcionalidades do sistema e, por conseqüência, poderá desenvolver todos os processos escolares, bem como, oferecer ao seu cliente — pais e alunos — um serviço de qualidade. É visto que cada instituição tem características próprias como no caso de uma escola de educação básica pública ou particular, filantrópica, escola rural, centro de educação infantil pública ou particular ou uma escola profissionalizante. Essa flexibilidade para as adaptações é cada vez mais necessária para o gestor escolar. Segundo explica um empresário de Joinville, diretor de desenvolvimento de software, “um sistema deve permitir que a pessoa, através de parâmetros de

configuração acessíveis pela própria interface2 dos aplicativos — menus e janelas — possa ajustar ou modelar seu comportamento para que o sistema atenda as necessidades específicas da instituição”. O empresário complementa, ainda, que um segundo nível de flexibilidade e adaptação está na empresa que atende ao gestor por meio dos canais de comunicação e relacionamento com o cliente. Segundo ele, a empresa representada pelos profissionais da área de projeto e desenvolvimento, deve ter “capacidade de transformar o produto para atender demandas ainda não previstas, ou mesmo simplesmente atender demandas previstas, mas que a pessoa leiga não será capaz de executar, como personalizar layouts de relatórios”. Está identificado de que tanto escola pública quanto privada busca um sistema automatizado de gestão para solucionar pontos de ineficiência em seus processos. Contudo, de acordo com o empresário citado nos parágrafos acima, o ponto mais crítico e que faz escolas privadas buscarem sistemas de gestão está relacionado a processos financeiros. Apesar de que já existe um outro patamar, acrescenta ele, que é de melhorar a qualidade do serviço da escola junto aos estudantes e seus responsáveis. Para ele, as escolas públicas, ou melhor dizendo, redes públicas possuem demandas completamente distintas em relação às escolas particulares. O foco está na eficiência em lidar com um número de alunos elevadíssimo e conseguir dar o acompanhamento pedagógico adequado. Já um fato curioso que o mesmo empresário destaca, pois vem acompanhando na sua experiência profissional, é que, muitas vezes, o que é implantado por solicitação de uma escola pública é recebido com entusiasmo por escolas privadas. O oposto, segundo ele, também é verdadeiro. O sistema desenvolvido pela equipe desse empresário, não diferencia um tipo de escola de outro, mas reconhece que existem demandas específicas para um ou outro segmento, como é o caso do controle de mensalidades e inadimplências para o segmento privado, e o controle de distorção idade/série para o ensino público. Para ele, não há um limite claro entre escola pública ou privada. “Existem escolas privadas filantrópicas que se assemelham as públicas e existem escolas públicas,

Interface: conjunto de propriedades, ou seja, telas, botões, caixas de texto, entre outras, que somadas melhoram o desempenho entre o usuário e o sistema.

2

cujo custeio é mantido pela mensalidade cobrada dos alunos, que se assemelham às privadas”. O fornecedor deve, também, ser certificado ou ter um histórico conhecido no setor. Muitas empresas divulgam em seus materiais publicitários e páginas da internet, depoimentos de seus clientes. Essa estratégia permite transmitir credibilidade e é uma das avaliações que o gestor deverá considerar no momento da aquisição. Conforme aponta Hector Tomelin, Administrador e Mestre em Economia, seria fantástico se a Escola migrasse para um modelo de informática gerencial que reunisse em uma só solução cinco características: baixo custo de instalação; facilidades na implantação, com base em maior aderência e flexibilidade das aplicações; baixo custo de atualizações; atualizações instantâneas e, por fim, equilíbrio entre recursos e demanda. (2005) Ou seja, seria muito mais proveitoso se as instituições pudessem adquirir os recursos de modo que o investimento inicial fosse o mínimo possível e o custo fosse pago em função do uso efetivo. Uma consideração importante para Carlos Alberto Pereira, Diretor Presidente da SoftCorp, é quanto a escolha de um sistema que não seja adaptado, ou seja, exclusivo ao universo escolar. Segundo Pereira, “a gestão da escola é complexa, diferente de outras atividades mais voltadas ao lucro”. Dessa forma, como a gestão de uma escola é voltada para o controle de dados estatísticos da vida escolar do alunado e do corpo docente, o autor entende que a ferramenta para esse fim deve ser desenvolvida exclusivamente para o segmento escolar. No entendimento de Pereira, não se deve utilizar um sistema desenvolvido que não seja para a escola, pois o gerenciamento das informações de outras atividades tem por finalidade o controle financeiro como principal objetivo. Cabe refletir, ainda, que o que o autor defende, conforme exposto acima, está proposto a escolas públicas, cujo acompanhamento pedagógico é o centro da organização. Porém quando se trata de escola privada, via de regra, se encaixam como empresas mais voltadas ao lucro.

4.2

BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA ALIADA À GESTÃO

Um sistema eficiente de gestão tem a proposta de, além de organizar os dados, integrar os processos evitando o retrabalho. Um exemplo disso é quando afirma Aliomar Silva Oliveira, gerente do projeto Sinergia da Unisinos, que “o processo de entrada de nota fiscal precisava ser digitada em três sistemas diferentes. Isso poderia gerar erros, pois cada uma era registrada manualmente por pessoas diferentes”. Agora, finaliza, “é dada uma única entrada no sistema e a mesma informação fica disponível para todos os departamentos”. O gerente conclui que “quem conta com essas ferramentas contabiliza, quase que imediatamente, ganhos de produtividade e agilidade nos processos.” (apud SILVA, 2005 p. 44-47) Com base em pesquisa em diferentes sistemas de gestão escolar, resumi em três grupos da comunidade escolar, as principais vantagens que um software pode oferecer. No setor administrativo, pode ser utilizado para uma melhor administração de pessoal, em operações financeiras, no controle do cadastro dos alunos, na realização de matrículas; gerência das turmas da instituição, na configuração de períodos letivos, regimentos e avaliações, bem como em procedimentos como a atualização do cadastro dos professores, a criação de relatórios e gráficos personalizados, o controle do calendário, o controle do acervo da biblioteca e o controle do estoque de merenda. No que se refere ao trabalho dos educadores, os professores podem lançar e enviar notas e faltas pela internet, disponibilizar o conteúdo das aulas, consultar planos de ensino e informar ocorrências diárias. A economia de tempo e a redução do trabalho braçal fazem com que tenham mais disponibilidade para discutir e planejar projetos e melhorias na escola e nas aulas. Quanto aos pais e alunos, alguns softwares disponibilizam sites que permitem a realização das matrículas pela internet, o acesso ao boletim de notas com a média do aluno e da turma, média geral e por disciplina, além de mostrar também um gráfico comparativo, bem como o acesso a dados cadastrais, como ficha financeira, ocorrências diárias e histórico escolar. Dessa forma, a instituição irá se destacar perante a concorrência a partir do momento que os seus clientes, estudantes e pais, usufruirão de um serviço administrativo de qualidade, rápido e padronizado. Principalmente, a escola particular, pois de acordo com Renato Casagrande, consultor sobre gestão

educacional, os clientes da escola privada buscam, hoje, não apenas a qualidade de ensino, mas, também, padrões de organização, excelência no atendimento e facilidade de acesso às informações. Para fazer frente às novas exigências da clientela, as instituições passaram a se reestruturar adotando três estratégias: o desenvolvimento da capacidade local de planejamento, o aperfeiçoamento dos dirigentes e a modernização da gestão. (2007) A maior aceitação dos princípios de gestão por parte de escolas vem tornando o mercado educacional mais interessante também para os grandes desenvolvedores de programas. Itautec e Microsoft, por exemplo, têm produtos especialmente voltados ao setor. A Itautec, além dos pacotes com soluções variadas — serviços de diagnóstico, infra-estrutura, instalação, help desk, cabeamento estruturado e redes wireless, entre outros —, oferece dois produtos destinados ao ambiente escolar. Um deles é o Quiosque de Auto-Atendimento, solução para aliviar filas nas áreas administrativas e permitir aos alunos melhor acesso a informações relativas ao desempenho e posição financeira em relação à instituição. (BARROS, 2006) Outro recurso é o Refo, “Registro de Faltas e Ocorrências”. Com a utilização dessa ferramenta é possível que os pais monitorem as ocorrências do seu filho como, por exemplo, a tarefa de casa não feita, se deixou de apresentar material escolar, se seu filho apresentou atitude inadequada, se faltou sem justificativa, entre outros. A professora registra tais informações em uma página da internet, que automaticamente já ficam disponíveis para a ciência dos pais ou responsáveis. Alguns colégios particulares já dispõem desse recurso, justificando que é válido para a disciplina do aluno e para o bem do seu aprendizado. (Folha de S. Paulo, p.4) Nesta perspectiva, uma iniciativa da FAAP – Fundação Armando Álvares Penteado, conjuntamente com a Palm do Brasil, tem permitido que os professores da instituição possam administrar o desempenho educacional dos alunos por meio de oito computadores de mão e um software especialmente desenvolvido para esse fim, o Palm Dec (Diário Eletrônico de Classe). A idéia é estabelecer a automação de rotinas e procedimentos referentes à organização de processos internos, oferecendo ao professor um melhor controle de seus alunos, faltas e notas, e, de outro lado, o aluno ter acesso rápido a informações precisas e atualizadas. O sistema conseguiu ainda trazer maior interatividade entre corpo docente e discente, e a eliminação de papéis, diminuindo os riscos de erros de digitação e retrabalho. (NAVARRO, 2006)

De acordo com Andrade de Paula, o Palm Dec permite que o professor tenha mais informações sobre os alunos do que o antigo diário permitia. Com isso, ele afirma que, “o professor tem uma ‘melhor visão’ para tomar decisões dentro de sua sala de aula”. Após a implantação desse recurso na instituição, os professores da FAAP – Fundação Armando Álvares Penteado reagiram positivamente e com muita euforia diante da novidade. Diz, ainda que, “graças à facilidade de manuseio do sistema e equipamento não houve necessidade de treinamentos para os professores. Eles receberam apenas algumas instruções para a correta utilização do Palm e do software desenvolvido”. (NAVARRO, 2006) Na rede pública, os benefícios de um sistema integrado são muitos. Para citálos, trago alguns exemplos da pesquisa bibliográfica e de campo com secretários de escola do município de Joinville. A partir do momento que uma criança é matriculada nas séries iniciais, por exemplo, estará com seus dados cadastrais e dados de acompanhamento escolar disponíveis a todos os agentes envolvidos, do Secretário escolar ao Secretário de Educação. O depoimento de um secretário de escola da rede municipal de Joinville nos revela que, o arquivo morto, ou passivo, foi incluído recentemente no sistema com dados dos alunos desde o início das atividades da escola, em 1978. O número de alunos no arquivo morto é de onze mil e a informatização vem facilitar evitando o manuseio em caixas de arquivo em busca de pastas e folhas até encontrar o que se precisa. O secretário diz que antes da informática, a busca dos dados era feita em um livrão para saber em que caixa e pasta os documentos solicitados estavam. Isso quando encontrava, frisa o secretário, pois quando não encontrava era aberto novo cadastro. Quando passou os onze mil alunos para o sistema chegou a encontrar três pastas do mesmo aluno, finaliza. Ainda, segundo esse secretário, está para ser implantado na rede municipal o cadastro único no sistema, que permitirá um secretário de escola receber um estudante com seus documentos para fazer a matrícula e, após digitar o seu nome, o sistema poderá indicar, em tempo real, ou instantaneamente, se há um cadastro com o mesmo nome. Isso acontecerá em três hipóteses. Na primeira, o aluno já foi estudante de outra escola do município. Nesse caso o secretário só confere os dados, atualiza se necessário e finaliza o procedimento de matrícula. Na segunda, o aluno ainda está matriculado em outra escola do município. Nesse caso seu status estará como ativo impedindo que a matrícula seja feita. Situações como essas são

freqüentes, pois as famílias de baixa renda têm dificuldades em manter-se no mesmo endereço. Isso impedirá que as matrículas sejam duplicadas e, por conseqüência, a Mantenedora terá acesso a dados mais precisos para a consolidação dos controles estatísticos. Na terceira hipótese, o nome do aluno é homônimo. Nesse caso, o procedimento de matrícula será normal. Outro exemplo bem comum da importância da integração das informações, é quando o aluno pede o atestado de vaga para sair da escola e, no campo ‘pendências’ aparece o registro de empréstimo de um livro do acervo da Biblioteca, com o status ‘em aberto’. Nesse caso, o estudante deve fazer a devolução do material antes de receber o documento escolar. Na Secretaria de Educação, diferentes agentes fazem a busca por aluno com diversos motivos. Um exemplo freqüente é do setor Bolsa Escola3 que controla a freqüência escolar do aluno beneficiado. Já, o administrador estatístico tem como visualizar os dados consolidados e individualizados de todas as unidades escolares, emitir relatórios consolidados do fluxo de matrícula de toda a rede de ensino e, também, ter acesso rápido ao fechamento dos índices de aprovação/reprovação tão logo o período letivo seja encerrado. No município de Jundiaí, a integração do sistema das escolas com a Secretaria de Educação destaca-se no controle da Merenda Escolar. Todos os pontos de distribuição de merenda integram o mesmo banco de dados, possibilitando a digitação on-line de toda a movimentação de materiais, proporcionando, assim, mais segurança ao processo de reposição de estoques, eliminando o desperdício e agilizando a reposição de gêneros. O software possibilita também a elaboração de cardápios balanceados. (CIJUN – Companhia de Informática de Jundiaí, 2006) Uma nova demanda que a automatização dos dados trouxe para a administração escolar foi o aumento do volume de dados registrados. Segundo os depoimentos recolhidos na minha pesquisa de campo, tanto os secretários de escola quanto as supervisoras foram unânimes em dizer que o volume de dados
Bolsa Escola/Bolsa Família: Criado pelo Ministério da Educação e Cultura, com o objetivo de garantir o acesso, a permanência e o sucesso escolar do aluno do Ensino Fundamental. Concede ajuda financeira às famílias carentes, na base de R$ 15,00 por filho/mês, até três filhos, condicionada à freqüência mínima de 85%. As famílias mais carentes, cuja renda per capita é menor que R$ 50,00 recebem um adicional de R$ 50,00 por família. A Secretaria de Educação fica responsável pelo controle da Freqüência Escolar dos alunos da Rede Municipal e Estadual enviada trimestralmente ao Ministério da Educação e Cultura. (Secretaria da Educação de Joinville, 2007)
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registrados tem aumentado. Isso deve-se a praticidade que os sistemas informatizados têm permitido a seus usuários. Segundo o diretor de desenvolvimento de software de gestão escolar de Joinville, quando iniciou sua atividade nessa área, o desenvolvimento inicial objetivava resolver cadastros e a grande massa de documentação gerada pelos processos escolares. Afirma, ainda, que diversas funcionalidades foram sendo acrescentadas pois as pessoas começaram a perceber que outras atividades, embora não tão mecânicas, também são repetitivas, e também poderiam ser realizadas pelo computador, de forma automática. Percebe-se, então, que do primeiro estágio de usabilidade da informática permitia-se a obter as documentações necessárias, como históricos, atestados, fichas de matrícula e impressão dos boletins da escola inteira em pouco tempo. Assim, pode-se afirmar que a informática facilita o processo de gestão e, além disso, é uma ferramenta em que as pessoas confiam, pois os erros de digitação e de cálculo podem ser prevenidos com o uso do computador, como a exemplo do processador de texto — Word —, ou no uso da planilha eletrônica — Excel — que permitem, respectivamente, a correção ortográfica e a conferência de cálculos. Já, no software de gestão escolar, anteriormente mencionado pelo diretor de desenvolvimento da empresa, na medida em que o usuário executa alguma ação incorreta, o sistema dispara um aviso impedindo aquela ação ou, simplesmente, previne-o a fim de que possa optar em desistir da mesma. Contudo, esses processos já não estão mais sendo considerados suficientes. Conforme afirma o mesmo empresário, as pessoas não estão mais espantadas com a capacidade da máquina pois ela já faz parte de nosso cotidiano. Agora, complementa ele,
queremos que essa máquina tenha alguma inteligência, que assuma processos complexos, que nos indique as melhores possibilidades, que compare dados volumosos e dentro de um escopo de relevância. Em termos práticos, evoluímos do imprimir boletim para apresentarmos o risco de reprovação em uma escola.

O uso dessa nova tecnologia abriu caminho para uma revisão dos processos de gestão, tornando seus colaboradores mais capacitados, flexíveis e detectores de uma visão geral do funcionamento da escola, estabelecendo uma uniformidade na qualidade da informação, simplificando processos e evitando o retrabalho.

Cabe refletir, que o sistema de informação deve melhorar o desempenho do elemento humano e da organização. Como são as pessoas que trabalham na organização, que manipulam as informações, o sistema de informação deve atender às suas necessidades, resultando conseqüentemente em um melhor desempenho da organização. Na opinião de Rezende,
qualquer organização que se proponha a desenvolver um sistema de informação deverá possuir uma estratégia de crescimento consciente e estabelecida, que se caracterize como uma diretriz para a abordagem global de sua implantação à administração e, deve também, considerar que a participação das pessoas em todo o processo é fundamental para se obter sucesso, desde a definição da necessidade, a construção da solução e o uso da ferramenta. (2003)

Nessa perspectiva, Rauen acredita que

a tecnologia pode e deve ser usada intensamente como facilitadora e integradora dos processos de gestão do conhecimento estipulados pelas organizações, porém exige conhecimento e domínio de suas potencialidades, para que sejam extraídos máximos benefícios de sua aplicação. (2006)

Reforçando a afirmação anterior, Mônica Gardelli, pedagoga e mestre em educação, diz que há um fator fundamental nesse processo. Segundo ela, “o gestor, principalmente, deve estar preparado para esse novo tipo de gestão, precisa entender o papel da tecnologia e se beneficiar disso”. (apud ASSAD e JARDZWSKI, 2006) O mercado escolar está suprido de produtos adequados e coerentes à sua realidade que, como foi visto, é complexa. Porém, de nada adianta um recurso tecnológico de ponta se as pessoas que podem se beneficiar estão impossibilitadas de usar por qualquer razão. A qualidade não se faz só com tecnologia, ela se faz com pessoas capacitadas, treinadas, lideradas e motivadas, ou seja, qualidade em educação se faz com participação e envolvimento das pessoas.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Embora tenha sido identificado por meio das entrevistas nas escolas da rede de ensino do município de Joinville e, ainda, pela pesquisa bibliográfica que a gestão escolar se beneficia da tecnologia da informática para facilitar e agilizar os seus processos, pode-se afirmar que esses mesmos processos podem ser concluídos manualmente. Ou seja, toda a manipulação de dados e seu controle podem ser feitos como antes da entrada da informática na escola. Contudo, com a demanda de informações que, atualmente, circulam pelas escolas para cumprir estatísticas e outros objetivos, percebe-se que o caminho para a informatização na administração escolar é inevitável, já que o mercado oferece uma variedade de soluções de gestão automatizada e com investimentos que se adaptam a cada realidade escolar. Apesar de todo o avanço tecnológico, nenhuma escola se tornará eficiente na sua gestão administrativa e pedagógica sem o empenho do recurso humano. As pessoas envolvidas nesse processo precisam ser capacitadas e, principalmente, comprometidas com esse trabalho. Como afirma José Renato Calvi Lima, especialista em Gestão Educacional, “a qualidade não se faz só com tecnologia. Ela se faz com pessoas capacitadas, treinadas, lideradas e motivadas. Qualidade em educação se faz com participação e envolvimento das pessoas.” (2006) De acordo com os dados levantados, pode-se afirmar que a busca pela tão almejada qualidade da educação, seja em qualquer nível, pode ser encontrada com o engajamento dos profissionais da escola, comunidade, assessorados pelos mecanismos tecnológicos, lembrando que não importa a quantidade, mas sim a qualidade de relatórios estatísticos para uma avaliação sobre a realidade da Escola. Tendo em vista as considerações abordadas pelos autores citados e as falas nas entrevistas recolhidas, é possível analisar que a organização das informações administrativas e pedagógicas do alunado e corpo docente, está sendo incorporada pelos administradores escolares do município de Joinville. Porém, as observações realizadas e os dados levantados apontam para o fato de que parte das pessoas envolvidas nesse processo de organização das

informações na escola não se atêm sobre a necessidade ou relevância de tais registros e controles acadêmicos. Tal serviço é executado mecanicamente e, em alguns casos, o é organizado de forma indiferente aos resultados obtidos. Isso se deve, em parte, porque muitos indicadores não são avaliados pela escola e sim enviados à Secretaria de Educação para os respectivos setores encarregados pelos registros. Em outros casos, a escola conta com um número restrito de pessoal no setor administrativo e por essa razão, acabam limitando-se a executar seu trabalho de forma rápida e dando preferência ao que se é cobrado. Cabe citar, também, ao fato de que a rotatividade e as freqüentes licenças dos funcionários, acabam prejudicando o andamento da organização escolar.

Diante de tudo que foi exposto, vemos que a escola está cercada de informações, que tem a sua disposição ferramentas próprias para organizá-las e que as pessoas podem melhorar a sua gestão na medida das suas possibilidades. É necessário que ações, como as relatadas no capítulo um, do UNICEF, PNUD, INEP/MEC e do Instituto Ayrton Senna sejam exemplos multiplicadores para se identificar o que vai bem e o que vai mal na escola permitindo qualificar a escola em todos os seus aspectos.

ANEXOS

INSTRUMENTO DE PESQUISA – I O presente questionário é parte integrante do trabalho de pesquisa para o Trabalho de Conclusão de Curso de Pedagogia, da acadêmica Karla Janz, para a Faculdade de Educação de Joinville. Pesquisa com Especialistas na área de Pedagogia e Secretários de Escola, da Rede Municipal de Joinville, com o objetivo de coletar informações sobre o uso das informações e sua aplicação na informática administrativa. Questões dirigidas ao profissional, que trabalha em escola, com acesso às ferramentas disponíveis pela informática.

PERFIL ESTATÍSTICO DA ESCOLA NO USO DAS INFORMAÇÕES
1. Identificação Dados da Unidade Escolar
Escola: Endereço: Telefone: Nº. de alunos Ed. Infantil. Nº. de alunos Ensino Fund. sim A Escola tem turmas de EJA? Direção Supervisão Orientação Secretaria não

2. Gestão das Informações
A Escola controla os dados estatísticos da Educação Básica?
Sim Não

Observações/Comentários

Assinale abaixo a opção que mais se aproxima do método de controle dos dados:

Sim

Não

Observações/Comentários

O manuseio e controle destas informações são feitos manualmente. Controlo tudo em planilha de Excel. A Escola possui um controle automatizado. Exemplo: Sistema Informatizado de Gestão É local Via WEB O sistema acompanha as mudanças da área educacional? Exemplo: enviar dados para o Censo digitalmente. Controle do acervo da Biblioteca Controle da Merenda Escolar Controle do Bolsa Escola/Família Controle do Patrimônio Controle do Caixa – APP/outros Citar outros controles. Diário Informatizado - WEB Os pais do estudante têm acesso, via internet, aos dados do filho como boletim, ocorrências? Controlamos índices de reprovação nas séries iniciais Controlamos índices de evasão escolar Controlamos índices de distorção idade x série Há controle do fluxo de movimentação de alunos admitidos/reprovados/evadidos Há controle do risco de reprovação. Cite outros índices utilizados. A escola, ou mantenedora, ofereceu algum tipo de capacitação na utilização do computador e seus periféricos (Word, Excel, PowerPoint)?

3. Sistema de Informação Assinale abaixo a opção que mais se aproxima do Sistema Informatizado utilizado na Escola.
Sim Não

Observações/Comentários

É um Sistema, instalado na escola e na Secretaria de Educação, desenvolvido com a finalidade de administrar e consolidar os dados. É um Sistema com aplicativos para atender aos programas de outros órgãos. Exemplo: alimenta os dados no programa do Governo, Secretaria de Estado, MEC. É um Sistema do Office: planilhas do Excel e Word.

4. Equipamentos na Escola
Nº.de computador Há acesso à Internet ADSL ou Discada (S ou N) (A ou D)

Secretaria

SOE

Biblioteca

Sala Informatizada

1) Quais os registros utilizados pelo Especialista/Administrador/Secretário, antes da entrada da informática, e de que forma eram organizados?

2) Diante da entrada do computador, na administração/secretaria, quais foram as principais mudanças práticas na sua atividade?

3) Houve resistência diante dessa nova tecnologia no espaço administrativo? Sim ( ) Não ( ) Parcial ( )

4) É possível considerar que o volume de dados registrados, a partir de então, aumentou? Sim ( ) Não ( ) Manteve-se o mesmo ( )

5) Questões para Escola que possui sistema automatizado. I. Poderia listar os dados e relatórios extraídos do sistema que são utilizados pelo Especialista/Adm/Secretário, e para que se destinam?

II.

Quais os dados ou relatórios que gostaria de obter, mas o sistema não dispõe?

III.

Quais os aspectos positivos e negativos que esse sistema apresenta para o serviço do Especialista/Administrador/Secretário?

IV.

Qual a principal dificuldade em trabalhar com o sistema?

V.

A interface do sistema é de fácil usabilidade? Sim ( ) Não ( ) Parcial ( )

VI.

De que forma os professores podem se beneficiar na utilização do sistema?

6) Exemplifique

algumas

ações

práticas

da

articulação

entre

o

setor

administrativo e o pedagógico, cujo meio utilizado são as ferramentas disponíveis pela informática.

7) Como você avalia essa articulação? I. Falta o que para melhorar essa integração?

II. Em geral, você vê resultados na escola por conseqüência das análises desses dados? Caso sim, indique alguns.

8) Listar os Programas e os dados que a escola deve disponibilizar, como por exemplo: Censo Escolar, Bolsa Escola, entre outros.

9) O Programa da Rede Vencer, do Instituto Ayrton Senna, acarretou mais controle de dados para o administrador escolar do município. I. Qual a finalidade desses dados? II. Desde quando existe essa parceria? III. Quais os benefícios que esta parceria trouxe para a Escola?

10) Quais as ações, a partir dos registros cadastrados, que o gestor e sua equipe podem desenvolver para melhorar a qualidade da educação?

INSTRUMENTO DE PESQUISA – II

Entrevistado: Empresário, Diretor de Desenvolvimento de Software. Sede da empresa: Joinville, SC. Período: Março 2007

1. Há quanto tempo o Sr. trabalha com desenvolvimento em sistema de gestão escolar? 2. Durante este período, acredito que, houveram mudanças no sistema por diferentes motivos. Destacar quais as alterações mais relevantes do sistema desde a sua concepção. Identificar quais foram por exigências do sistema educacional. 3. Quantas escolas utilizam o sistema atualmente? Qual o nº. de alunos cadastrados? 4. O sistema é flexível ao ponto de seus clientes solicitarem adaptações ou inclusão de alguma rotina? 5. O sistema diferencia-se entre escola pública e privada? Caso positivo, citar quais os pontos divergentes. 6. Pela sua trajetória, atendendo escolas públicas e privadas, identifique qual o foco de ambas no momento de adquirir um sistema automatizado de gestão escolar. 7. Quais os setores, no espaço escolar, que utilizam o sistema atualmente? 8. Foi sempre assim? Explique, caso negativo, a evolução de usabilidade dos usuários. 9. Existiu ou ainda existe resistência por parte do usuário? Poderia citar o setor que mais se destaca nesta resistência? 10. Como o Sr. percebe que os dados registrados no sistema possam trazer mudanças e melhoria na qualidade da educação?

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