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KARLA JANZ

GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR E SEU


BENEFÍCIO PARA A EDUCAÇÃO

JOINVILLE
2007
KARLA JANZ

GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR E SEU


BENEFÍCIO PARA A EDUCAÇÃO

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao


Curso de Pedagogia, da Faculdade de Educação
de Joinville, como requisito parcial para obtenção
do Diploma de Pedagogia, sob orientação da
Professora Mestre Rosemari Conti Gonçalves.

JOINVILLE
2007
AGRADECIMENTOS

Tenho muito a agradecer...

Ao companheirismo e carinho recebido das minhas colegas de


turma, Dione, Janaina, Maria Amélia e Solange. Incansáveis
praticantes do bom humor e da harmonia em grupo.

À compreensão, à paciência e ao apoio moral dos meus filhos,


Elton e Juliana, que durante esse período de ausências, se
mostraram fortes e independentes. Motivo de orgulho para
mim.

Ao exemplo de garra e determinação que recebo sempre da


minha irmã Karin, bem como do seu apoio em todos os
sentidos.

À energia positiva que recebo dos meus pais, Rody e Vilma, ao


amor e à fé que eles têm por mim.
SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ................................................................................................ 4

2. CAPÍTULO I – GESTÃO DA INFORMAÇÃO PARA A QUALIDADE DA


EDUCAÇÃO ......................................................................................................... 6

2.1. A INFORMAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA PARA A GESTÃO ESCOLAR . 7


2.2. USO DAS INFORMAÇÕES E SUA FINALIDADES ................................... 8
2.3. INFORMAÇÃO PARA QUALIFICAR A EDUCAÇÃO ................................ 13

3. CAPÍTULO II – GESTÃO DA SECRETARIA ESCOLAR: O ADMINISTRATIVO


A SERVIÇO DO PEDAGÓGICO .......................................................................... 19

3.1. PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA UMA


GESTÃO EFICAZ ................................................................................................. 19
3.2. O RECURSO TECNOLÓGICO AUXILIANDO NA GESTÃO
ADMINISTRATIVA ............................................................................................... 21

4. CAPÍTULO III – SISTEMAS DE GESTÃO ESCOLAR.................................... 26


4.1. SOLUÇÕES A SERVIÇO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR ... 28
4.2. BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA ALIADA À GESTÃO ............................. 34

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................... 40

6. REFERÊNCIAS ............................................................................................... 42

7. ANEXOS ......................................................................................................... 46
INTRODUÇÃO

A contribuição que pretendo oferecer com este estudo é no sentido da


reflexão sobre a importância dos dados e respectivas informações que podem estar
disponíveis na Escola, permitindo que o gestor articule medidas em favor do seu
alunado e corpo docente.
Procuro analisar a importância da tecnologia dos sistemas de gestão escolar
com ênfase nas informações que o gestor e sua equipe obtêm com esse
instrumento, não apenas como facilitador do trabalho burocrático mas,
principalmente, como instrumento de articulação do trabalho administrativo com o
pedagógico. Partir desse ponto fez com que essa pesquisa evoluísse para uma
compreensão do tratamento e o processo das informações estatísticas que circulam
no espaço escolar.
Percebendo essa movimentação e aliada aos estudos de pesquisa, venho
buscar identificar até que ponto os dados registrados em sistemas informatizados
podem contribuir para a qualidade da educação brasileira.
Os objetivos específicos que norteiam esse trabalho são o de analisar como
as escolas controlam seus dados e qual a finalidade das informações e, ainda,
conhecer diferentes opções de sistemas de gestão disponíveis no mercado e seus
diferenciais para o benefício do administrador escolar. O universo pesquisado são
escolas públicas municipais de Joinville, em Santa Catarina, embora mencione,
também, uma experiência de gestão da Secretaria de Educação de Jundiaí no
estado de São Paulo.
O presente trabalho foi elaborado com base em pesquisa documental feita em
livros e artigos publicados em revistas e periódicos da internet, fundamentando as
pesquisas, de cunho exploratório, com diferentes agentes da administração escolar
e de empresa desenvolvedora de software.
Abordo, no capítulo inicial, sobre a gestão da informação no espaço
administrativo e pedagógico da Escola, buscando compreender os conceitos e
aspectos que norteiam a informação e identificando como a utilizar para qualificar a
educação. No campo prático, apresento alguns depoimentos e um estudo realizado
em conjunto pelo UNICEF, PNUD e INEP/MEC.1
No segundo capítulo, enumero algumas características próprias do perfil do
profissional que atua na Secretaria Escolar, bem como sua contribuição para uma
gestão eficaz. Adiante, destaco o recurso tecnológico como parte integrante de uma
gestão eficiente, procurando analisar como a articulação entre o administrativo e o
pedagógico pode beneficiar a Escola.
No terceiro capítulo, apresento alguns conceitos sobre esta ferramenta
chamada Software, destacando algumas empresas do mercado nacional e de Santa
Catarina, cujos produtos são dirigidos ao mercado educacional, proporcionando
diferentes sistemas de controle, conforme poderemos conferir pela entrevista com
um empresário de Joinville, especialista na área de gestão educacional. Busco tecer,
também, uma análise de suas características procurando evidenciar os diferenciais
para o benefício do administrador escolar.
Finalizando, nas considerações finais, procuro registrar as observações
resultantes da pesquisa de campo, bem como identificar os caminhos que levam
para a tão almejada qualidade da educação.

1
UNICEF – United Nations Children’s Fund (Fundo das Nações Unidas para a Infância)
PNUD – Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento.
INEP/MEC – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira/Ministério da Educação e
Cultura.
CAPÍTULO I

GESTÃO DA INFORMAÇÃO PARA A QUALIDADE DA EDUCAÇÃO

"A informação tecnológica pode ser a maior ferramenta dos tempos


modernos, mas é o julgamento de negócios dos humanos que a faz
poderosa" Charles B. Wang.

Desde que o ser humano desenvolveu a escrita, as informações vêm sendo


registradas e manipuladas. Um simples fichário com informações dos estudantes
pode ser considerado um sistema de informações. Ao dispor suas fichas em ordem
alfabética, por exemplo, o indivíduo estará fazendo seu processamento, para facilitar
posteriormente a recuperação da informação.
A informação é um produto precioso e para poder obter, em tempo real, ou
instantaneamente, a informação que poderá fazer a diferença em um processo
decisório, podem ser utilizados diversos caminhos, e, às vezes, nem sempre os
melhores. Muitas dessas decisões, obtidas dentro do tempo e do espaço certo,
podem mudar a vida de muitas pessoas.
Trazendo essa prática para a informática, o uso do computador potencializa a
realização de inúmeras tarefas na manipulação da informação, que são inviáveis no
procedimento manual. Ragioto complementa que

dos computadores, podemos extrair dados estatísticos, financeiros,


contábeis, mas isolados. A Informação é um produto da mente
humana, que com a ajuda de algum dado, adiciona a este elemento
o seu conhecimento pessoal e outras informações para gerar o
produto de que o sujeito precisa (2007)

Nessa perspectiva, o homem pode buscar a informação, acrescentar a ela


seus próprios conhecimentos e extrair o produto que é a tomada de decisão. A
seguir será abordado como a escola, na pessoa do gestor e sua equipe, tem acesso
às informações e como podem ser gerenciadas.
2.1 A INFORMAÇÃO E SUA IMPORTÂNCIA PARA A GESTÃO ESCOLAR

Para discutir como a Escola pode se beneficiar da informática, serão


abordados, a seguir, alguns conceitos e as práticas administrativas.
Existem três termos associados entre si que precisam ser esclarecidos para
entender melhor o sistema de informação, que são os dados, a informação e o
conhecimento.
Os dados representam a matéria-prima a ser utilizada na produção de
informações. Em suma, dados são sinais que não foram processados,
correlacionados, integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. A
informação vem da palavra latina informare, que significa dar forma a algo. Assim,
informações são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos
significados e contexto. Já o conhecimento é um conjunto de informações que
incluem reflexão, síntese e contexto. O conhecimento pode ser um refinamento de
informações. A ele está associada uma certa dose de inteligência que é capaz de
fazer associações entre informações, experiências e conceitos e elaborar
conclusões.
As organizações escolares estão repletas de dados que poderiam tornar-se
informações valiosas para algum usuário diante de um problema de decisão. No
entanto, muitas vezes essas informações não são usadas, seja por falta de sua
disponibilidade ou por não estarem apresentadas de forma mais adequada.
Em recente entrevista com a pedagoga e consultora na área de gestão
Débora Dias Gomes, sobre planejamento estratégico com saída para a crise,
esclareceu que em Gestão, é essencial agir sobre os resultados. Uma das falhas
comuns no planejamento que as escolas em geral cometem é a falta de controle e
verificação. Para ela, é preciso ter um banco de dados e não um “bando de dados”
(grifo da autora), para checar se o que se planejou está sendo realizado. (2007)
Nesse sentido, Rezende e Abreu afirmam que é preciso monitorar para ter controle,
controlar para gerenciar e melhorar o que precisa ser melhorado. (2000)
Diante da análise dos dados registrados pelas escolas da rede de ensino do
município de Joinville, alguns especialistas que atuam nas áreas de supervisão e
orientação, contribuem citando alguns benefícios resultantes da organização em um
sistema de gestão escolar para o dia-a-dia desses profissionais.
Dentre esses benefícios se destaca a rapidez nos processos em diversos
aspectos como na consulta dos registros de tarefas não feitas, livros lidos e faltas
justificadas. Também, a rapidez de resposta aos interessados em relação ao
desempenho do estudante, nas impressões de documentos pedagógicos e
administrativos e na consulta a boletins de anos anteriores ou consulta às
ocorrências no caso de um estudante apresentar dificuldade de aprendizagem. Além
da rapidez nos processos, afirmaram, ainda, que os dados dão maior apoio
pedagógico nas tomadas de decisão permitindo a possibilidade de fazer uma
avaliação constante dos estudantes, inclusive para aulas de reforço.
Assim, pode-se dizer que não basta que a informação esteja ao nosso redor.
Informação abundante que não está organizada não tem valor.

2.2 USO DAS INFORMAÇÕES E SUAS FINALIDADES

As informações disponíveis no espaço escolar têm diferentes finalidades. A


principal delas são os registros enviados anualmente para o Censo Escolar,
organizados pelo INEP/MEC – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas
Educacionais Anísio Teixeira / Ministério da Educação e Cultura, que tem o
compromisso social de buscar informações para subsidiar a formulação de políticas
na área da educação. De acordo com Pacheco,

uma de suas atribuições é elaborar diagnósticos e recomendações


decorrentes da avaliação da educação básica, por meio do
desenvolvimento e implementação, na área educacional, de sistemas
de informação e documentação que abrangem estatísticas,
avaliações, práticas pedagógicas e de gestão das políticas
educacionais. Esses dados orientam as ações dos gestores públicos
da educação no Brasil e, quanto mais precisos, melhor para a
sociedade brasileira como um todo. (2005)

São objetivos do INEP garantir a permanência dos alunos na escola, oferecer


dados precisos e atualizados para subsidiar a implementação e o monitoramento
das políticas públicas educacionais e a gestão escolar, fornecer mecanismos para
uma gestão escolar mais eficiente, otimizar a distribuição dos recursos públicos
federais, alocados de acordo com número de matrículas e possibilitar a integração
com os programas sociais. (INEP, 2006)
O censo escolar é respondido por uma pessoa, normalmente pelo secretário
ou diretor da escola. Ele consiste no preenchimento de um cadastro para cada
aluno. Nessa ficha, são solicitados dados como, nome completo, data de
nascimento, sexo, cor/raça, nome dos pais, naturalidade, endereço residencial e se
necessita de atendimento escolar diferenciado — hospitalar ou domiciliar —, se
utiliza transporte público, se tem necessidade educacional especial ou se recebe
apoio pedagógico. São lançadas, também, informações sobre o rendimento escolar
do ano anterior. (CENSO ESCOLAR, 2007)
Nas escolas do município de Joinville, os dados para o censo já ficam
registrados no sistema informatizado, agilizando a rotina e evitando o retrabalho
permitindo que o usuário possa pré-validar as informações antes de submeter ao
processo de migração ao Educacenso.
As demais informações sobre o alunado costumam circular internamente, e
são registradas, principalmente, em boletim de notas; registros de ocorrência;
registros de faltas; controle de tarefas não feitas, entre outros documentos, que são
utilizados para o esclarecimento da vida escolar do estudante em reunião de pais.
Relatório e gráficos de notas são utilizados nos Conselhos de Classe, permitindo
uma análise comparativa entre bimestres, turmas, entre outras variações.
Nas escolas municipais de Joinville, por exemplo, o gestor e sua equipe
pedagógica têm condições de acompanhar todo o processo educacional do seu
alunado. Os especialistas têm à sua mão o controle de fluxo de matrícula com
fechamentos mensais das movimentações, permitindo a consulta por sexo,
quantidade de admitidos, transferidos, evadidos, mudanças de turma, conclusões de
curso e outras informações, organizadas por curso/série/etapa e por turno. Têm
acesso fácil, ainda, aos controles especializados para turmas de correção de fluxo –
aceleração por defasagem idade/série.
Quanto ao acompanhamento do rendimento do alunado, os especialistas se
utilizam de quatro rotinas para monitorar um dos pontos chave na gestão escolar. A
primeira é a pesquisa de alunos com rendimento insuficiente ou extraordinário, por
disciplina ou conjunto de disciplinas, por período e intervalo de notas. A segunda
rotina é a possibilidade de comparar o rendimento de turmas, no conjunto das
disciplinas escolhendo os períodos – bimestres, trimestres, etc. Na terceira é
possível acompanhar o risco de reprovação já que pode visualizar de forma rápida a
quantidade de alunos em cada intervalo de notas. E, a quarta rotina refere-se ao
acompanhamento da freqüência dos alunos por demonstrativos gráficos da evolução
da quantidade de faltas. Muitos desses controles são exigidos pela Secretaria
Municipal de Educação que, por sua vez, os encaminha para o Instituto Ayrton
Senna.
O IAS — Instituto Ayrton Senna — desenvolve ações na área educacional em
Joinville por intermédio do Programa Escola Campeã e Rede Vencer. O Projeto
Rede Vencer, permite aos municípios parceiros potencializarem as tecnologias já
implementadas, atuando de forma integrada junto aos alunos e professores, por um
lado, e secretários de educação e dirigentes educacionais, por outro. A Rede
promove, ainda, um elevado padrão de qualidade no processo e no resultado da
aprendizagem dos alunos, além de propiciar a análise sistemática dos dados
educacionais, garantindo intervenções rápidas e eficientes.
Indicadores de sucesso, diagnósticos da realidade educacional, relatórios de
acompanhamento, intervenção e avaliações de processo e de resultado pautam o
trabalho técnico realizado. As tecnologias sociais que compõem a Rede Vencer são
compostas por quatro programas. Dois deles controlam a correção de fluxo escolar
denominados por ‘Se Liga’ – pela alfabetização dos alunos defasados e ‘Acelera
Brasil’ – pela aceleração da aprendizagem dos alunos defasados. O terceiro
programa controla a alfabetização nas séries regulares do ensino fundamental
através do ‘Circuito Campeão’ que gerencia as quatro primeiras séries. Já, o
programa ‘Gestão Nota 10’ acompanha a gestão das unidades escolares e das
secretarias municipais e estaduais de educação. (IAS, 2007)
Desde 2004, período em que foi firmada a parceria entre o Instituto Ayrton
Senna e a Secretaria de Educação de Joinville houve um aumento no controle dos
dados para o administrador escolar. A Supervisora de uma unidade escolar do
município de Joinville, descreve os benefícios que essa parceria trouxe para a
escola: “Conseguimos elevar o índice de aprovação pelo controle de faltas e notas
abaixo da média, trabalhando melhor de acordo com a nossa realidade. Com os
dados registrados no ‘Acompanhamento Mensal’ – relativo ao trabalho do professor
em sala – fez-se mais formação em serviço com novos conhecimentos na busca da
melhor forma de ensinar; conseguiu-se mais parceria com os pais através dos
registros relativos à responsabilidade, etc.”.
Outro exemplo prático de serviço é o Diário de Classe Informatizado. Essa
rotina permite que os professores lancem as notas no sistema, de qualquer lugar
que tenha acesso à internet. Esse procedimento oferece maior segurança nos dados
registrados, já que são de responsabilidade de uma pessoa apenas.
Em relação ao ambiente da Biblioteca Escolar, considero que a informática é
um recurso importante para o controle do acervo. As escolas públicas do município
de Joinville têm a Biblioteca como espaço nobre, incluindo praças de leitura
localizadas ao ar livre. Diante de um volume alto de empréstimos de obras como
livros, revistas e CDs, o sistema que controla é o instrumento essencial na
organização e rapidez dos processos de entrada e saída do acervo.
Há uma outra área importante na escola, do ponto de vista administrativo, que
é o controle financeiro, de entradas e saídas de dinheiro: receita e despesa.
Geralmente, o controle da rede pública na parte financeira é diferente, uma vez que
não se cobram mensalidades, mas podem existir outros tipos de controles e
cobranças. Na escola privada, o controle de inadimplência é um dos requisitos
básicos do setor de tesouraria, controle de recebimento de mensalidades e taxas de
matrícula, emissão de boleto bancário e baixa automática de mensalidade integrada
ao banco são rotinas dessa unidade.
Escolas privadas têm adquirido softwares especializados nesta rotina. Certos
programas integram todas as despesas e permite fazer projeções sobre o tempo que
levará para equilibrar receita e despesa, se vai haver déficit ou superávit. Permitem
também que os professores e funcionários possam fazer seus pedidos de materiais:
livros, cadernos e CDs, on-line, isto é, diretamente pela rede, através do
computador.
Na escola pública um controle muito eficiente, por meio de sistemas
automatizados, é o acompanhamento da Merenda Escolar. Segundo Elizabete
Aparecida Zago, diretora de Alimentos e Nutrição da Secretaria de Educação,
Cultura e Esportes de Jundiaí, em São Paulo,“com o software é possível elaborar o
cardápio, controlar lotes de produtos, validade dos alimentos e evitar o desperdício
de merenda nas escolas”. O sistema utilizado pelas escolas do município de Jundiaí
possibilita ao usuário, também, saber o custo per-capita por unidade escolar e
região, tipo de unidade escolar e período. (CIJUN – Companhia de Informática de
Jundiaí, 2006)
Nos últimos anos tem aumentado muito a quantidade de informações e tem
havido também grandes avanços na sua qualidade. Os grandes colégios, por meio
dos serviços da internet, estão se transformando em verdadeiros portais de
informação, com áreas dedicadas aos professores, outras aos estudantes, aos pais
e à comunidade em geral pois, a internet, é um espaço virtual de comunicação e de
divulgação utilizado por escolas mostrando sua cara para a sociedade, dizendo o
que está fazendo, projetos que desenvolve, sua filosofia pedagógica, entre outras
ações.
Há um segundo nível de comunicação da Escola que é com a comunidade
local: com as famílias dos estudantes, com as associações, empresas, grupos
organizados, igrejas e outras instituições que estejam localizadas perto da escola.
Essa comunicação é mais uma forma de integrar a escola com a comunidade local,
criando laços com pessoas e grupos significativos e trazendo os pais mais próximos
da vida escolar do filho.
Assim, pode-se dizer que a internet é um veículo de comunicação bem
eficiente. Não basta só informar no site da escola, por exemplo, quais atividades de
lazer e culturais existem, mas criar caminhos de comunicação, principalmente
através de e-mail, listas de discussão, fóruns e chats. Cada professor pode ter uma
página pessoal com suas disciplinas, atividades, projetos e materiais específicos.
Ainda, os estudantes podem ter acesso à Biblioteca Virtual, onde há também
atividades e projetos relacionados à série em que se encontram e a cada área de
aprendizagem.
A excelência na prestação dos serviços educacionais é resultado de uma
combinação de fatores, na opinião do contador e auditor independente Donizete
Fernandes, superintendente da Meira Fernandes Consultoria e Assessoria. Para ele,
a melhor receita está na gestão profissionalizada, que utiliza ferramentas modernas
e que inclui a gestão dos profissionais, pois os recursos humanos na escola são tão
importantes quanto as áreas administrativa, financeira e tecnológica.
Um sistema de informação é um produto de três componentes que são as
organizações, as pessoas e a tecnologia. Conforme definido por Mülber,

As organizações podem ser vistas como uma grande coleção de


processos operacionais e administrativos. Os processos operacionais
são aqueles que criam, produzem e entregam os bens e serviços que
são consumidos pelo mercado, enquanto os processos
administrativos são responsáveis pelo planejamento e controle da
condução dos negócios. As pessoas são os usuários efetivos, que
usam as informações de um sistema para executar seu trabalho. Já a
tecnologia é o meio pelo qual os sistemas de informação podem ser
implementados. Deve ser vista como ferramenta e não ter um fim em
si mesma. A tecnologia envolve o computador propriamente dito e
demais equipamentos (hardware), os programas de computadores
(software), as tecnologias de armazenamento para organizar e
armazenar os dados – bancos de dados – e os recursos de
telecomunicações que interconectam os computadores em rede.
(2005)

Levando esses conceitos para o espaço escolar, vemos que a tecnologia faz
parte do sistema de informação administrativa e pedagógica, contribuindo para que
as pessoas que trabalham nessa organização sejam capazes de prestar um serviço
com qualidade.

2.2 INFORMAÇÃO PARA QUALIFICAR A EDUCAÇÃO

Qualidade da educação tem sido um tema constante entre dirigentes da


política, educadores e empresários. Cada setor com visões e objetivos diferentes.
Na busca por melhores índices nas estatísticas, entidades governamentais e não
governamentais vêm se engajando em projetos voltados para a melhoria da
educação em todos os sentidos.
Percebendo essa movimentação e aliada aos estudos de pesquisa, venho
buscar identificar até que ponto os dados registrados em sistemas informatizados
podem contribuir para a qualidade da educação brasileira.
De acordo com Ribeiro e Kaloustian, “não existe um padrão ou uma receita
única para escola de qualidade. Qualidade é um conceito dinâmico, reconstruído
constantemente. Cada escola tem autonomia para refletir, propor e agir na busca da
qualidade da educação” (2005). Ou seja, é a própria comunidade escolar quem pode
definir e dar vida às orientações gerais sobre qualidade na escola, de acordo com os
contextos socioculturais locais.
A informação que a escola entrega aos níveis hierárquicos superiores pode
ser útil para conhecer melhor seus problemas. Mas, definitivamente, não é
suficiente. Segundo Schmelkes, a escola necessita gerar, para seu próprio
consumo, informações de caráter mais qualitativo. Segundo a autora, a escola deve
saber como encontram-se os níveis de aprendizagem dos alunos e como eles
evoluem. É importante conhecer as causas da falta de matrícula e do absenteísmo
escolar. Embora seja interessante conhecer a magnitude da evasão, é mais
importante conversar com as famílias daqueles que abandonam as aulas e conhecer
as causas. A escola deve procurar conhecer seus professores e identificar os
problemas que impedem que dediquem o tempo necessário ao ensino. Ainda, o
autor alerta que a escola deve também contar com informações sobre a forma como
os professores planejam suas aulas, a maneira como ministram-nas, sobre o grau
de participação que obtêm de seus alunos, sobre suas tentativas em dar uma
atenção especial aos alunos que a necessitam. Esta é a informação que a escola
precisa, que somente ela poderá processar, para solucionar os problemas que a
própria informação detecta. (p.34,1994)
Dessa forma, para representar um exemplo dessa ação junto à comunidade
escolar, descrevo, a seguir, um trabalho elaborado em conjunto pelo UNICEF,
PNUD e INEP/MEC. Segundo esse estudo, a qualidade da escola envolve seis
dimensões, o ambiente educativo, a prática pedagógica e avaliação a gestão escolar
democrática, a formação e condições de trabalho dos profissionais da escola, o
espaço físico escolar e, por fim, o acesso e permanência dos alunos na escola.
Cada uma dessas dimensões é constituída por um grupo de indicadores.
Indicadores são sinais que revelam aspectos de determinada realidade e que podem
qualificar algo, como por exemplo, diminuir a evasão e o abandono escolar ou
identificar uma defasagem de aprendizagem.
Com um bom conjunto de indicadores tem-se, de forma simples e acessível,
um quadro de sinais que possibilitam identificar o que vai bem e o que vai mal na
escola, de forma que todos tomem conhecimento e tenham condições de discutir e
decidir as prioridades de ação para sua melhoria.
Os indicadores, por sua vez, são avaliados por perguntas a serem
respondidas coletivamente. A resposta a essas perguntas permite à comunidade
escolar avaliar a qualidade da escola quanto àquele indicador, se a situação é boa,
média ou ruim. Como exemplo de questões a serem pesquisadas e avaliadas pode-
se citar as seguintes.

1. Atenção especial aos alunos que faltam.


a. A comunidade escolar calcula o número total de faltas dos alunos?
b. A comunidade escolar procura compreender as causas das faltas dos
alunos?
c. A escola possui alguma maneira de atender os alunos com maior
número de faltas, buscando resolver esse problema?
2. Preocupação com o abandono e a evasão.
a. Todas as crianças em idade escolar do entorno freqüentam a escola
regularmente?
b. A comunidade escolar tem informações sobre a quantidade de alunos
que se evadem ou abandonam a escola?
c. A comunidade escolar busca compreender as causas do abandono e
da evasão?
d. A escola adota alguma medida para trazer de volta alunos que se
evadiram ou abandonaram a escola? Essas medidas têm gerado bons
resultados?
3. Atenção especial aos alunos com alguma defasagem de aprendizagem.
a. No dia-a-dia, os professores dão atenção individual àqueles alunos que
apresentam dificuldades de aprendizagem?
b. A escola oferece oportunidades especiais para alunos que têm
dificuldades de aprendizagem (como lições extras, grupos de reforço,
solicitação de professores externos para realização de debates ou
aulas extras, mobilização de voluntários para apoio, exames de
recuperação, etc.)?
c. Caso atividades como estas sejam oferecidas, elas conseguem fazer
com que os alunos melhorem seu nível de aprendizagem?
d. A comunidade escolar sabe quais são as disciplinas que mais
reprovam e isto está merecendo atenção especial da direção e dos
professores?

Dando seqüência a esse trabalho, os pesquisadores orientam, ainda, com


base no item dois, a respeito da preocupação com o abandono e a evasão, de como
trazer de volta alunos que abandonaram a escola, promovendo um processo de
readaptação desses alunos quando voltarem a freqüentá-la, mesmo que isso ocorra
no meio do ano letivo. Nesse sentido, será preciso reproduzir um questionário para
cada aluno que abandonou. Aplicados os questionários, juntar os dados, fazer a
tabulação para facilitar a análise e a verificação das características que sejam
comuns aos alunos que abandonaram ou se evadiram. Para isso é preciso levantar
quantos são do sexo feminino e quantos são do sexo masculino; quantos são
moradores da zona rural e quantos são moradores da zona urbana; quantos são
negros, brancos, amarelos e indígenas; quantos são portadores de deficiência e
quantos não são; quantos, entre os entrevistados, se dispuseram a retornar
imediatamente, no próximo ano, ou não se dispuseram.
Em seguida, deve-se ver quais as razões que mais aparecem como
explicação para o abandono ou a evasão escolar. Segundo os idealizadores desse
estudo, o procedimento deve ser o seguinte: listar todas as razões que apareceram
na fala dos entrevistados, em seguida contar quantas vezes cada uma apareceu e
marcar o número encontrado para cada uma das razões listadas. As possíveis
razões pela qual o jovem abandona a escola são, via de regra, porque teve de
trabalhar, não gosta de estudar, repetiu o ano e perdeu a vontade de continuar,
brigou com um ou mais colegas e teve medo ou falta de vontade para continuar,
brigou com o professor e perdeu a vontade de estudar, entre outras.
Diante dos dados encontrados, conforme aponta o estudo do UNICEF, PNUD
e INEP/MEC a comunidade escolar pode, por exemplo, verificar se o que aparece
com mais freqüência como causa do abandono é a necessidade de trabalhar e,
nesse caso, a comunidade pode pressionar a Prefeitura e a Câmara Municipal por
programas de bolsa-escola que cheguem até as crianças e os adolescentes que se
evadiram ou abandonaram a escola.
Se há casos de trabalho infantil, pode-se procurar o Conselho Tutelar ou o
Poder Judiciário, pois isto é um crime previsto em lei. Além disso, entre 7 e 14 anos
as crianças obrigatoriamente têm de freqüentar a escola.
Se o grupo que abandonou é constituído por maioria de pessoas negras,
talvez a escola tenha que trabalhar melhor a questão da discriminação e do
preconceito racial. Se forem problemas de conflitos pessoais — entre alunos, com
professores —, é preciso desenvolver a questão do diálogo e da negociação dentro
da escola. Os alunos que abandonaram ou evadiram podem estar desinteressados
ou considerar que os professores não se importam com eles. Avaliar bem para
identificar as ações trará bons resultados.
Diante desse exemplo de ações mencionadas por esse trabalho elaborado
em conjunto pelo UNICEF, PNUD e INEP/MEC, procurei resumir em uma única
pergunta da minha pesquisa de campo, que norteia o meu trabalho, para saber
quais as ações a partir dos registros cadastrados, que o gestor e sua equipe podem
desenvolver para melhorar a qualidade da educação. Essa pergunta foi feita para
profissionais de cargos entre secretários escolares, especialistas e diretores.
Segundo os depoimentos coletados, os registros permitem a análise
detalhada de resultados de dados e aplicação de propostas pedagógicas e
administrativas para melhores resultados; maior interação do Coordenador
Pedagógico e o Professor; melhor acompanhamento do desenvolvimento dos
estudantes; maior apoio ao trabalho do Professor; diminuição do número de
estudantes faltosos, conseguindo inibir a evasão escolar; registrar as tarefas não
feitas; trabalho de recuperação e/ou reforço escolar para superar as dificuldades e
obter aprendizagem com melhor qualidade.
Já, na visão de um diretor de desenvolvimento de software, de uma empresa
joinvillense especializada em sistema de gestão escolar, os dados registrados em
um sistema podem trazer mudanças e melhorias na qualidade da educação de todas
as formas. Em um primeiro momento, segundo ele, as tabelas e gráficos que um
sistema é capaz de criar em milésimos de segundo são capazes de dar ao gestor da
informação uma visão que antes era impossível de ser obtida. Ele nos remete a
imaginar como pode ser trabalhoso o cálculo manual, por exemplo, dos intervalos de
notas de onze disciplinas em uma escola com mil e quinhentos alunos para ficar
pronto entre a última prova e o Conselho de Classe.
Outra forma citada pelo empresário é no atendimento à família do aluno. O
Orientador Escolar tem instantaneamente em sua frente o registro de um aluno com
todas as suas notas, históricos, ocorrências, observações, foto, e, até mesmo, dados
dos outros irmãos. Terá, ainda, a facilidade de compartilhar esses dados com
instituições de apoio, Secretarias de Educação e o próprio MEC, permitindo que se
aprimorem os processos educacionais em todos os níveis.
Outro fator bastante importante, segundo ele, é quanto à facilidade com que a
informática contribui permitindo a comunicação entre a Escola e os pais e
responsáveis, seja por e-mail, por malas-diretas ou bilhetes. Na fala dele “isso
aproxima a família da Escola, melhora o relacionamento e melhora a educação”.
Esse empresário destaca, por fim, que somente pela simples queda da barreira do
esforço braçal ou de custo, já se tem um proveito enorme.
Desse modo, partindo do entendimento de que a qualidade implica resolver
os problemas na sua raiz, pode-se afirmar que é necessário encontrar suas causas
e combatê-las e, ainda combater os problemas detectados é tarefa de todos,
implicando uma nova cultura na organização escolar. Existem problemas que são
comuns a muitas escolas como a falta de vagas, a evasão, a reprovação, a falta de
aprendizagem, a falta de eqüidade. Em outro nível, encontramos o ambiente da
aprendizagem deficiente, a indisciplina, a escassez do tempo destinado ao ensino, a
pouca relação entre a escola e a comunidade, a fragilidade nas relações entre as
pessoas que trabalham na escola.
Nessa perspectiva, cada escola deve analisar seus problemas e suas causas
e para isso, necessita informação. A escola deve ser entendida, tanto como
geradora de informação, quanto — e principalmente — como usuária da mesma.
Uma vez solucionado um problema, consegue-se fixar padrões de qualidade
maiores que os anteriores no funcionamento da escola.
CAPÍTULO II

GESTÃO DA SECRETARIA ESCOLAR: O ADMINISTRATIVO A SERVIÇO DO


PEDAGÓGICO

A Secretaria Escolar concentra informações vitais para a gestão geral da


escola. Estudantes, Professores, Coordenadores, Diretores e Pais mantêm contato
constante com esta unidade, solicitando as mais diversas providências.
Enumerando os principais registros, destacam-se as seguintes atividades
como matrículas, históricos escolares, diários de classe, calendário escolar e horário
de atividades, freqüência de alunos, freqüência de professores, técnicos e
funcionários, atas de reuniões, livro de protocolo, dados estatísticos, regimento
escolar, projeto pedagógico e demais procedimentos ao bom funcionamento da
secretaria da escola.
Segundo o Manual do Secretário escolar, editado pela SEDUC — Secretaria
da Educação Básica do Ceará —, “a secretaria da escola é o setor que tem como
principal função a realização de atividades de apoio ao processo administrativo-
pedagógico, onde se concentram as maiores responsabilidades relativas à vida
escolar do estudante e da própria instituição. (...) Constitui-se centro das atividades
administrativas e pode ser considerada como base para uma eficiente gestão
escolar.” (SEDUC, 2005)
Nessa perspectiva, fundamentado nesse Manual, identificarei a seguir o perfil
do Secretário e sua contribuição para a escola, bem como, na seqüência, diferentes
autores indicam como a gestão administrativa pode ser beneficiada pelo recurso
tecnológico da informática.

3.1 PERFIL DO SECRETÁRIO ESCOLAR E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA UMA


GESTÃO EFICAZ

O pleno funcionamento da secretaria escolar está ligado diretamente ao perfil,


à habilidade e à competência do profissional que responde por ela, devendo
compreender seu trabalho para além da área administrativa, “afinal, ele é o co-
responsável pelo sucesso da ação escolar” (SEDUC, 2005)
Conforme o Manual do Secretário escolar citado anteriormente, são
competências básicas do Secretário apoiar a direção da escola e assinar, em
conjunto com ela a documentação escolar expedida. Responsabilizar-se pela
escrituração escolar, conferindo-lhe fidedignidade e legalidade de acordo com a
legislação vigente; organizar, coordenar, orientar e supervisionar a equipe da
secretaria quanto à simplificação dos processos e métodos de trabalho, respeitando
e valorizando as habilidades de cada um. Utilizar instrumentos de planejamento,
bem como executar, controlar e avaliar os procedimentos referentes ao
preenchimento do diário de classe, a pessoal, materiais, patrimônio e sistema de
informação. Ainda, é função do Secretário escolar, firmar-se na gestão escolar,
como elemento de ligação entre as atividades administrativo-pedagógicas,
interagindo com o corpo docente e participando das discussões para elaboração do
projeto pedagógico, do plano de trabalho anual e do regimento escolar e prestar
informações aos usuários. (SEDUC, 2005)
Para o bom desempenho de suas atividades cotidianas, o Secretário escolar
deve organizar o ambiente de trabalho observando algumas regras fundamentais,
conforme consta no Manual do Secretário. Uma delas é organizar os arquivos com
racionalidade, garantidas a segurança, a facilidade de acesso e o sigilo profissional.
Outra é manter em dia as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e
resoluções, bem como as instruções circulares, portarias, avisos e despachos que
digam respeito às atividades da escola. Também cabe ao Secretário manter o
regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar; dar
visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola.
Uma tarefa fundamental é a de atender com prestimosidade os alunos,
professores e pais, em assuntos relacionados com a documentação escolar e outras
informações pertinentes. O Secretário também deve elaborar o cronograma das
atividades da secretaria, torná-lo público e assegurar a racionalização do trabalho e
sua execução. Ter sob sua guarda e sua responsabilidade livros, documentos,
materiais e equipamentos da secretaria; gerenciar os processos de matrícula e de
transferência dos alunos. Elaborar a comunicação externa, consultar e prestar
esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando necessário.
Ainda, ao Secretário cabe tarefas como elaborar instrumentos de controle de
gestão que contribuam para a melhoria e eficiência dos serviços de escrituração
escolar. Registrar e tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em
tabelas e gráficos. Organizar, respeitando os prazos estabelecidos, os processos de
legalização da escola, compreendendo credenciamento da instituição, autorização,
reconhecimento e aprovação de cursos e suas renovações. Informar e preencher o
censo escolar, zelando pela fidedignidade das informações e pelo cumprimento do
prazo estabelecido. Elaborar o relatório anual de atividades da instituição, bem como
lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.

3.1 O RECURSO TECNOLÓGICO AUXILIANDO NA GESTÃO ADMINISTRATIVA

Alguns autores têm chamado a atenção para as possibilidades do uso das


tecnologias de informação nas organizações. Conforme afirma Chaves, o uso do
microcomputador no gerenciamento de informações e estatísticas educacionais é
relativamente recente. Isto se explica, em parte, pela quantidade enorme de
informações que precisam ser armazenadas. (1988)
Informação e tecnologia caminham juntas desde que os computadores se
tornaram equipamentos comerciais, na década de 60. No início, as aplicações eram
construídas isoladamente sem a preocupação com a existência de duplicidade de
processos e dados. Para Litwin, “a função principal destas máquinas foi substituir e
amplificar o trabalho físico do homem” (1997)
Rezende aponta que com a evolução tecnológica, a abordagem sistêmica da
informação começou a ser uma tendência e uma necessidade nas organizações, ou
seja, essa evolução permitiu que, aos poucos, os computadores passassem a se
comunicar. Como conseqüência, tais máquinas deixaram de simplesmente
automatizar tarefas e passaram a lidar com ‘Informação’. Surgiu, então, o conceito
de sistemas de informação, que segundo Dias e Gazzaneo, "veio dar ao computador
uma nova dimensão, transformando-o de mero processador de dados em elemento
preponderante na racionalização e na dinamização do trabalho na empresa" (2003)
Chaves e Setzer defendem o uso da informática na administração escolar
expondo que:

do tempo dos desbravadores da microinformática aos dias de hoje, o


número de adeptos de computadores pessoais – os PCs – o cresceu
na mesma proporção em que programas e sistemas se tornaram
mais amigáveis. E também essenciais. Difícil imaginar o cotidiano de
uma instituição de ensino sem o uso de ferramentas tecnológicas,
em especial no âmbito da gestão escolar. Conceitos originários do
mundo corporativo - como agilidade administrativa, eficiência na
prestação de serviços (internos ou externos), confiabilidade das
informações, avaliação de desempenho, gestão por indicadores e
boa comunicação com a clientela - são hoje tão necessários na
escola como em qualquer empresa de outra natureza. Embora não
seja muito enfatizada nas discussões teóricas, a aplicação de
microcomputadores para executar essas tarefas da administração
escolar e educacional, ou para auxiliar a executá-las, facilita muito o
fluxo das atividades escolares. (1988)

Estamos diante de um novo tempo na organização administrativa escolar,


pois o fluxo e a diversidade de documentos aumentam visivelmente e a informática,
por meio de sistemas automatizados, está se aprimorando rapidamente para atender
essa demanda. Hoje a exclusividade não é mais das grandes instituições de ensino
em gerenciar seus dados de forma profissional. Os gestores das médias e pequenas
escolas vêm percebendo essa necessidade de mudança, apesar de encontrarem
algumas barreiras como, por exemplo, introduzir uma nova forma de controle
acadêmico e se deparar com a resistência de sua equipe ao novo ou, ainda, na
questão de impossibilidade de recurso financeiro em adquirir um software de
qualidade.
Para Moran, tudo aquilo que promove uma mudança de processos traz junto
à transformação da cultura da gestão da escola e sempre existe um impacto na
organização, que pode ocorrer em maior ou menor grau. O autor nos lembra que
“existem escolas que já surgiram no ambiente tecnológico e encaram o fato como
parte integrante do trabalho, e nestes casos o aculturamento é mais natural.” (2006)
Diante de tantas atribuições e atividades, o profissional da secretaria escolar
precisa de ferramentas que agilizem os processos e facilitem o acompanhamento
das rotinas administrativas. A informática está, atualmente, possibilitando este
benefício trazendo soluções práticas para otimizar e facilitar o seu trabalho. Máquina
de escrever, mimeógrafo, fichário de biblioteca, livro com entradas e saídas no
financeiro e recibo feito à mão já não oferecem a agilidade e a eficiência necessária.
Uma Supervisora de uma escola da rede municipal de Joinville afirma que
“antes da informática todos os dados do aluno eram registrados em uma ‘ficha
cumulativa’ ou em relatórios manuscritos ou datilografados, que ficavam arquivados
em pastas agrupadas por turma no início de cada ano.” Ela completa seu
depoimento afirmando que o acesso a qualquer desses dados era sempre muito
demorado e perdia-se muito tempo em função disso.
A Diretora de outra unidade escolar, da mesma rede, compartilha da mesma
experiência afirmando que todos os procedimentos de gestão escolar como notas,
históricos, atestados de vaga, atestados de freqüência, entre outros documentos,
eram registrados manualmente. Comemora a entrada do computador no espaço
administrativo destacando a praticidade e o tempo como principais benefícios para
sua atividade. Para exemplificar o que isso representa na prática, a Diretora lembrou
que o sistema informatizado permite a emissão instantânea da documentação
escolar com controle automático de históricos escolares.
No sistema educacional, o computador entrou antes na secretaria do que na
sala de aula. Para Costas,

estamos começando a utilizar tecnologias para integrar melhor o


administrativo e o pedagógico e criar um sistema de retro
alimentação composto de programas computacionais que diminuem
a circulação de papéis, formulários, ofícios, bem como convertem
todas as informações em arquivos digitais, que vão sendo
catalogados, organizados em pastas eletrônicas, continuamente
atualizadas, para serem acessadas por professores, alunos,
coordenadores e pais. (apud VIEIRA 2003, p.21)

Segundo Davenport, hoje podemos distinguir dentro das organizações a


utilização da informática com os mais diversos fins, em diversas instâncias, como a
automacional, que elimina o trabalho humano de um processo; a informacional, na
captação de informações de processos com objetivo de compreensão; a analítica,
para melhorar a análise da informação e tomada de decisão; entre outras. A
automação dos processos operacionais e de gestão diminui os custos, aumenta a
qualidade dos serviços e garante maior eficiência e controle dos processos
administrativos. (apud TURQUETI 2002)
A informática vem trazendo mudanças, também, em outros espaços fora da
Secretaria proporcionando novas atribuições ao corpo técnico — supervisores e
orientadores —, bem como aos professores e ao diretor escolar.
Para Turqueti, “o fator facilitador de tais mudanças é o uso intensivo dos
recursos da informação e das tecnologias associadas à sua captação,
armazenamento, tratamento e disseminação, denominadas em seu conjunto
Tecnologia da Informação e da Comunicação (TIC)”. (2002)
Os professores podem se beneficiar da utilização de um sistema de gestão
escolar informatizado de diferentes maneiras. Conforme depoimentos de uma
diretora e secretários de escola da rede municipal de Joinville, o sistema permite que
os professores consultem com rapidez o desempenho dos estudantes, lancem notas
e faltas totais ou parciais dos estudantes no diário de classe e, também, podem
utilizá-lo como instrumento de apoio nas reuniões de Conselho de Classe.
Na função do Orientador e Supervisor Escolar, os depoimentos extraídos na
pesquisa de campo apontam diferentes rotinas de trabalho, embora, assim como os
professores, os especialistas necessitem, para o Conselho de Classe, da mesma
ferramenta. Enumerando as demais atividades extraídas do sistema, os
especialistas acompanham o desempenho dos estudantes através das notas no
boletim, buscam com rapidez e praticidade por dados pessoais do estudante e seus
familiares, analisam os resultados por meio de gráficos e, também, acompanham os
registros de ocorrência e controle de faltas.
Percebe-se nos depoimentos recolhidos para esse trabalho, que um dos
impasses ou obstáculos a serem enfrentados é o desconhecimento da tecnologia
‘informática’. Esse desconhecimento vem causando uma resistência em seu uso,
principalmente por parte dos professores. Para que a integração entre os setores
administrativo e pedagógico se torne uma ação viável, os agentes envolvidos
precisam estar dispostos a trabalharem com ferramentas como a informática dispõe
atualmente. Na opinião da Supervisora e da Orientadora Escolar de uma escola da
rede municipal de Joinville, “há professores resistentes à tecnologia”.
Já, na opinião do diretor de uma empresa de software de gestão escolar,
sediada em Joinville, “a resistência é atributo da pessoa humana”. Para ele não há
um setor específico, dentro da escola, que se destaque nessa resistência. Afirma
que já viu pessoas baixarem oitocentas mensalidades manualmente por não
confiarem no sistema e, também, já viu outra digitar e conferir notas de mil alunos
por não confiar que os professores o fariam corretamente no sistema.
Uma outra situação comum vista na Secretaria da escola se refere ao
equipamento utilizado, ou seja, o computador. Em algumas escolas a máquina é
antiga, desatualizada e com pouca memória. Tudo indica que esses itens fiquem em
segundo plano na hora que a escola recebe seus recursos financeiros. Parece que
os investimentos, via de regra, são preferencialmente, voltados para reformas e
utensílios que são vistos pela comunidade escolar em geral. Quem vê, por exemplo,
um pente de memória? Ninguém, somente o usuário que trabalha diariamente
naquela máquina vai sentir a diferença no rendimento do seu dia de trabalho. O que
se deve à peça que aumentou a velocidade do computador.
Independentemente da estrutura tecnológica que o profissional da secretaria
escolar tenha disponível, é necessário entender o básico sobre requisitos, como
citado no parágrafo anterior, para o bom funcionamento do equipamento e que,
certamente, refletirá no seu desempenho profissional. Coisas simples como, por
exemplo, evitar que o equipamento fique exposto ao sol ou mesmo ao calor
excessivo, é primordial à boa manutenção Fato como esse é a causa provável do
computador reiniciar por si só, perdendo as últimas digitações e deixando o usuário
na mão.
Contudo, antes de pensar na tecnologia e nessa mudança de processos, tem
que ser considerado se há estrutura na escola para tal mudança. Às vezes, a escola
não tem nem cortina na Secretaria para proteger o equipamento da luz solar. Outro
ponto crítico é o da segurança. As portas de acesso às salas são frágeis, as janelas
sem grades, entre outras situações.
A estrutura de uma escola é complexa, principalmente, em se tratando de
escola pública, que conta com a sorte para não ser vítima do vandalismo.
Nesta perspectiva, o que se quer ressaltar é que o administrativo está a
serviço do pedagógico e ambos têm que estar integrados, de modo que as
informações circulem facilmente, para visualizar qualquer informação que
precisarmos checar ou para fazer as previsões necessárias.
No terceiro capítulo serão abordados os diferentes tipos de sistemas de
gestão escolar disponíveis no mercado brasileiro, com orientações de especialistas
sobre a melhor opção de escolha para a sua realidade.
CAPÍTULO III

SISTEMAS DE GESTÃO ESCOLAR

O objetivo deste capítulo será apresentar os recursos e benefícios que um


sistema de gestão oferece para o mercado escolar, com uma breve descrição de
algumas empresas que desenvolvem programas de computador (software) e
conhecer seus produtos, suas características e, de que forma podem auxiliar a
equipe técnica-pedagógica da escola a organizar e acompanhar as rotinas
administrativas.
Para melhor compreensão da ferramenta software, Mülber o define como
parte integrante da tecnologia da informação. Para o autor,

a tecnologia é o meio pelo qual os sistemas de informação podem


ser implementados. Deve ser vista como ferramenta e não ter um fim
em si mesma. A tecnologia envolve o computador propriamente dito
e demais equipamentos (hardware), os programas de computadores
(software), as tecnologias de armazenamento para organizar e
armazenar os dados (bancos de dados) e os recursos de
telecomunicações que interconectam os computadores em rede.
(2005)

O programa de computador mais utilizado nas escolas, segundo uma


consultora comercial de software de gestão escolar de Joinville, por sua ampla
cobertura, é o Office da Microsoft. Os aplicativos que permitem a organização dos
dados são o ‘Word’ e o ‘Excel’. Ambos são escritos e produzidos pela Microsoft para
computadores usando o sistema operacional Microsoft Windows
O Word é um processador de texto destinado a editar e visualizar arquivos de
texto. Conforme definido pela enciclopédia livre Wikipédia,

um processador de texto faz uso dos recursos computacionais a fim


de realizar tarefas que seriam difíceis ou mesmo impossíveis de
realizar com uma máquina de escrever. Poderíamos com uma
máquina de escrever moderna até mesmo repetir uma digitação, mas
os processadores de texto vão muito além disso. Um processador de
texto pode gerar índices automáticos, fazer formatação condicional,
verificação ortográfica, edição de estilos (para automatizar a
formatação de documentos extensos) etc. (2007)

O Excel é um programa de planilha eletrônica que utiliza tabelas para


realização de cálculos ou apresentação de dados. Conforme definido pela
enciclopédia livre Wikipédia,

cada tabela é formada por uma grade composta de linhas e colunas.


O nome eletrônica se deve à sua implementação por meio de
programas de computador. As planilhas são utilizadas principalmente
para aplicações financeiras e pequenos bancos de dados. (2007)

Essas ferramentas, à medida que a administração escolar foi informatizada,


vêm sendo utilizadas na substituição das máquinas de datilografia, fichas e controles
manuscritos agilizando e organizando melhor os dados da Escola. Contudo, essas
ferramentas de organização não tem mais suprido as necessidades que uma
Mantenedora ou mesmo uma escola necessita, por serem ferramentas limitadas.
Gradativamente, o Word e o Excel estão sendo substituídos por sistemas integrados
de gestão escolar.
Diante dessa demanda, o mercado de software, ou programas de gestão,
está atento e vem desenvolvendo sistemas de informação de diferentes formatos,
mas com o mesmo princípio, o de integrar a Escola em um único espaço.
O pedagogo, escritor e conferencista, Hamilton Werneck, defende a idéia de
que com o aumento da concorrência, a exigência crescente do consumidor e a
própria presença da tecnologia na educação, as instituições escolares precisam de
recursos tecnológicos na gestão de sua estrutura para serem competitivas no
mercado. Para ele, “a administração não informatizada toma um tempo absurdo, o
gestor administra por impulso e pelo achismo porque não consegue ter noção da
realidade nem uma visão ampla da escola”. (Apud, Assad e Jardzwski, 2006)
Para atender essa necessidade, empresas especializadas em tecnologia e
alguns grupos escolares passaram a desenvolver softwares de gestão educacional.
Existem diversos modelos disponíveis, cada um com características particulares e
diferenciais, mas com o mesmo objetivo: oferecer informação com segurança e
qualidade, auxiliando a tomada de decisão e a distribuição dos recursos humanos e
financeiros da escola.
4.1 SOLUÇÕES A SERVIÇO DA GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR

Gerir a instituição escolar com o apoio de um software oferece muitas


facilidades, pois como afirma Werneck, pedagogo, escritor e conferencista,
mencionado na página anterior, “com essa ferramenta, o gestor tem uma visão do
todo da escola e tem mais tempo para investir em ações que necessitem de maior
atuação humana”. (Apud, Assad e Jardzwski, 2006)
Em pesquisa na internet, procurei identificar algumas empresas que
desenvolvem programas de gestão oferecendo soluções para a escola, pontuando
suas principais características. A empresa Alunminus desenvolve um sistema
integrado de gestão escolar, considerado uma solução completa para armazenar,
administrar e publicar as informações da instituição. O Alunminus Junior é a versão
do software específica para administrar cursos do Ensino Médio, Fundamental e
Profissionalizante. Além das funções convencionais do Alunminus, pode agregar as
funções do Alunminus Baby, podendo assim gerir os alunos desde a Educação
Infantil. A versão do Alunminus Junior possui uma característica mais voltada aos
controles ligados à estrutura curricular dos cursos, passando assim a controlar mais
atividades, tanto administrativas de secretaria como pedagógicas. Permite que as
atividades administrativas ou pedagógicas possam ser mais descentralizadas e
distribuídas pelos setores da Instituição. (ALUNMINUS, 2007)
A empresa Cadsoft oferece um sistema de gestão acadêmico desenvolvido
para atender pequenas, médias e grandes instituições – ensino infantil, fundamental,
médio e cursos livres. O Collegium, nome do produto, é ideal para instituições de
ensino compostas por uma ou várias unidades e com grande número de acessos
simultâneos. (CADSOFT, 2007)
Outra empresa é a Corpore RM Educacional, cujo sistema é capaz de se
adaptar à realidade e às estratégias da instituição. O produto permite total
integração entre gestão acadêmica, administrativa e recursos humanos,
identificando os cursos e áreas mais ou menos rentáveis. (CORPORE RM
EDUCACIONAL, 2007)
A Controller, empresa com sede em Joinville é mentora do sistema Escola Via
Net. Permite aos gestores, docentes e os próprios estudantes e seus pais que
tenham acesso aos dados necessários para melhorar o processo educacional como
um todo. Completamente modular e via web, o ‘evn gestão’ da Controller permite
que a escola incremente cada vez mais seus processos. Mais ainda, permite uma
integração entre diversas escolas da mesma rede, privada ou pública, otimizando
ainda mais a gestão dos recursos disponíveis. Atende principalmente ao mercado de
escolas de educação básica, públicas ou privadas e uma de suas principais
características é a simplicidade de uso. (CONTROLLER, 2007)
O SGA – Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, é desenvolvido em
ambiente web, atendendo as necessidades de gestão e planejamento da escola,
permitindo a otimização dos recursos físicos, humanos, materiais e financeiros.
Facilita o controle de todas as operações com processos totalmente integrados e de
fácil aprendizagem e uso. O produto é adequado a todos os níveis de ensino, e
abrange todas as funções que os estabelecimentos de ensino desempenham. (SGA
EXPOENTE, 2007)
O SIAN – Sistema Informatizado de Alimentação e Nutrição – nasceu da
necessidade da Secretaria Municipal de Educação, Cultura e Esportes de Jundiaí de
tornar o processo de administração da merenda escolar mais ágil, eficaz e preciso.
(SIAN, 2006)
O software Sophia é configurável possibilitando adequar o sistema a
peculiaridades da instituição e à criação de relatórios personalizados, tais como
listagens de etiquetas, cartas, atestados, declarações, carteirinhas e documentos da
secretaria – boletins, históricos, diários de classe, fichas individuais, atas, etc.
(SOPHIA, 2007)
Pode-se afirmar que o gestor escolar está diante de uma infinidade de
soluções, já que as empresas citadas acima são apenas uma pequena amostra do
mercado brasileiro. Existe, ainda, a opção da contratação de um técnico de T.I. —
Tecnologia de Informação — para desenvolver uma solução caseira, porém,
segundo a ABT – Associação Brasileira de Tecnologia Educacional,

os passos de concepção do produto até a implantação da solução


desejada, passando pelo mapeamento dos processos existentes,
modelagens, documentação, métricas e gestão de qualidade, devem
ser planejados, gerenciados e avaliados para que o projeto venha
apresentar o resultado esperado. (ABT, 2006)

Diante desses parâmetros o gestor e o profissional de T.I. deverão procurar


se embasar com um planejamento na aquisição de um software. Escolher a melhor
prática, entre adquirir um sistema pronto e testado e desenvolver um da estaca zero,
estará sempre indo ao encontro do tempo de resposta esperado pela instituição.
Na hora de definir os investimentos em tecnologia, a primeira coisa a fazer é
listar as necessidades da instituição para adequá-las às máquinas (hardwares) e
programas (softwares) a serem adquiridos ou atualizados. Para isso, é
recomendável ter o auxílio de uma consultoria que ajude a dimensionar as
necessidades ao tamanho da escola e ao orçamento. No caso do hardware, a
preocupação central deve ser com o processador e a quantidade de memória, itens
que podem alongar a vida útil da máquina.
Segundo alerta uma empresária da área de assessoria e desenvolvimento de
tecnologia educacional, teve casos de escolas que a procuraram para consultoria
quando já haviam gasto todo o dinheiro a ser investido apenas com os
computadores, e eles ainda estavam na caixa. Alguns procedimentos básicos antes
de empenhar o dinheiro da instituição são, uma vez definido o produto, buscar vários
fornecedores e analisar, além do preço final, as condições contratuais para
assistência técnica, treinamento e atualizações do sistema.
Como afirma um artigo publicado pela Associação Brasileira de Tecnologia
Educacional,
o caminho escolhido sempre apresentará vantagens e desvantagens,
porém existe algo em comum em qualquer um dos caminhos que
possam ser utilizados: o planejamento e a abordagem estratégica do
projeto. Muitos sistemas que parecem pequenos de serem
desenvolvidos mostram-se, muitas vezes, maiores que o previsto e,
para alguns casos, tornam-se tão complexos e grandes, que se
perde o controle do seu desenvolvimento e cronograma e os custos
acabam sendo exorbitantes. Esses problemas são decorrentes de
análises mal feitas, falta de especificação ou especificação
incompleta dos requisitos organizacionais, e, principalmente, pela
falta de conhecimento dos processos do negócio. Além disso, nem
sempre é viável desenvolver um sistema, já que existe, no mercado,
uma infinidade de soluções e produtos prontos ou necessitando de
pequenas customizações. (2006)

Antes de contratar uma empresa especializada, o gestor escolar com o auxílio


de um profissional de T.I. deve

verificar se os profissionais possuem qualificação e estão atualizados


com as novas tecnologias, conhecem os processos do negócio e se
os requisitos da engenharia de software são aplicados – documentos
de referência, descrição do projeto, módulos, estrutura de arquivos e
dados, referência cruzada dos requisitos, provisões de testes, e
outros, para assegurar a qualidade, cronograma e investimentos.
(TORRES, 2007)

Complemento, ainda, a essa citação a importância na segurança dos dados,


ou seja, como a empresa os guarda e se compromete com o sigilo dos mesmos e,
também, quanto ao quesito da flexibilidade que um sistema deve permitir aos seus
clientes, já que a Escola é uma instituição complexa e de constantes mudanças e
atualizações. Tais exigências são, em parte da própria administração da escola ou
da Mantenedora e, parte dos Órgãos Reguladores, tais como a Secretaria de
Educação do estado ou do município, entre outros.
Embora todos esses cuidados estejam previstos na busca por um software, o
gestor deveria obter a avaliação dos seus colaboradores — do(a) Secretário(a)
escolar, do responsável pelo controle da tesouraria, da biblioteca —, enfim, das
pessoas que, efetivamente, irão trabalhar com o sistema e que devem ser ouvidas.
Quem trabalha no dia-a-dia é quem deve ajudar na escolha. Muitas vezes é imposto
ao encarregado pelo serviço um determinado tipo de ferramenta — software — para
ele trabalhar. No entanto, pela sua experiência em outros lugares, tem conhecimento
de que é considerado ultrapassado por razões como não atender às exigências do
Órgão Regulador, por ser uma ferramenta limitada na execução dos processos, por
não permitir o acesso via web, ou ainda, por exigir do usuário da escola um excesso
de suporte técnico junto à empresa, por oscilações e insegurança dos dados
registrados ou, até mesmo, por falta de treinamento, cujo quesito é fundamental
tanto para o cliente quanto para a empresa, pois quanto melhor o sujeito for
capacitado, menor será o índice de atendimento ao suporte técnico. Isso permitirá
ao profissional da escola extrair todas as funcionalidades do sistema e, por
conseqüência, poderá desenvolver todos os processos escolares, bem como,
oferecer ao seu cliente — pais e alunos — um serviço de qualidade.
É visto que cada instituição tem características próprias como no caso de uma
escola de educação básica pública ou particular, filantrópica, escola rural, centro de
educação infantil pública ou particular ou uma escola profissionalizante. Essa
flexibilidade para as adaptações é cada vez mais necessária para o gestor escolar.
Segundo explica um empresário de Joinville, diretor de desenvolvimento de
software, “um sistema deve permitir que a pessoa, através de parâmetros de
configuração acessíveis pela própria interface2 dos aplicativos — menus e janelas —
possa ajustar ou modelar seu comportamento para que o sistema atenda as
necessidades específicas da instituição”.
O empresário complementa, ainda, que um segundo nível de flexibilidade e
adaptação está na empresa que atende ao gestor por meio dos canais de
comunicação e relacionamento com o cliente. Segundo ele, a empresa representada
pelos profissionais da área de projeto e desenvolvimento, deve ter “capacidade de
transformar o produto para atender demandas ainda não previstas, ou mesmo
simplesmente atender demandas previstas, mas que a pessoa leiga não será capaz
de executar, como personalizar layouts de relatórios”.
Está identificado de que tanto escola pública quanto privada busca um
sistema automatizado de gestão para solucionar pontos de ineficiência em seus
processos. Contudo, de acordo com o empresário citado nos parágrafos acima, o
ponto mais crítico e que faz escolas privadas buscarem sistemas de gestão está
relacionado a processos financeiros. Apesar de que já existe um outro patamar,
acrescenta ele, que é de melhorar a qualidade do serviço da escola junto aos
estudantes e seus responsáveis.
Para ele, as escolas públicas, ou melhor dizendo, redes públicas possuem
demandas completamente distintas em relação às escolas particulares. O foco está
na eficiência em lidar com um número de alunos elevadíssimo e conseguir dar o
acompanhamento pedagógico adequado.
Já um fato curioso que o mesmo empresário destaca, pois vem
acompanhando na sua experiência profissional, é que, muitas vezes, o que é
implantado por solicitação de uma escola pública é recebido com entusiasmo por
escolas privadas. O oposto, segundo ele, também é verdadeiro.
O sistema desenvolvido pela equipe desse empresário, não diferencia um tipo
de escola de outro, mas reconhece que existem demandas específicas para um ou
outro segmento, como é o caso do controle de mensalidades e inadimplências para
o segmento privado, e o controle de distorção idade/série para o ensino público.
Para ele, não há um limite claro entre escola pública ou privada. “Existem escolas
privadas filantrópicas que se assemelham as públicas e existem escolas públicas,

2
Interface: conjunto de propriedades, ou seja, telas, botões, caixas de texto, entre outras, que somadas melhoram
o desempenho entre o usuário e o sistema.
cujo custeio é mantido pela mensalidade cobrada dos alunos, que se assemelham
às privadas”.
O fornecedor deve, também, ser certificado ou ter um histórico conhecido no
setor. Muitas empresas divulgam em seus materiais publicitários e páginas da
internet, depoimentos de seus clientes. Essa estratégia permite transmitir
credibilidade e é uma das avaliações que o gestor deverá considerar no momento da
aquisição.
Conforme aponta Hector Tomelin, Administrador e Mestre em Economia, seria
fantástico se a Escola migrasse para um modelo de informática gerencial que
reunisse em uma só solução cinco características: baixo custo de instalação;
facilidades na implantação, com base em maior aderência e flexibilidade das
aplicações; baixo custo de atualizações; atualizações instantâneas e, por fim,
equilíbrio entre recursos e demanda. (2005)
Ou seja, seria muito mais proveitoso se as instituições pudessem adquirir os
recursos de modo que o investimento inicial fosse o mínimo possível e o custo fosse
pago em função do uso efetivo.
Uma consideração importante para Carlos Alberto Pereira, Diretor Presidente
da SoftCorp, é quanto a escolha de um sistema que não seja adaptado, ou seja,
exclusivo ao universo escolar. Segundo Pereira, “a gestão da escola é complexa,
diferente de outras atividades mais voltadas ao lucro”. Dessa forma, como a gestão
de uma escola é voltada para o controle de dados estatísticos da vida escolar do
alunado e do corpo docente, o autor entende que a ferramenta para esse fim deve
ser desenvolvida exclusivamente para o segmento escolar. No entendimento de
Pereira, não se deve utilizar um sistema desenvolvido que não seja para a escola,
pois o gerenciamento das informações de outras atividades tem por finalidade o
controle financeiro como principal objetivo.
Cabe refletir, ainda, que o que o autor defende, conforme exposto acima, está
proposto a escolas públicas, cujo acompanhamento pedagógico é o centro da
organização. Porém quando se trata de escola privada, via de regra, se encaixam
como empresas mais voltadas ao lucro.
4.2 BENEFÍCIOS DA TECNOLOGIA ALIADA À GESTÃO

Um sistema eficiente de gestão tem a proposta de, além de organizar os


dados, integrar os processos evitando o retrabalho. Um exemplo disso é quando
afirma Aliomar Silva Oliveira, gerente do projeto Sinergia da Unisinos, que “o
processo de entrada de nota fiscal precisava ser digitada em três sistemas
diferentes. Isso poderia gerar erros, pois cada uma era registrada manualmente por
pessoas diferentes”. Agora, finaliza, “é dada uma única entrada no sistema e a
mesma informação fica disponível para todos os departamentos”. O gerente conclui
que “quem conta com essas ferramentas contabiliza, quase que imediatamente,
ganhos de produtividade e agilidade nos processos.” (apud SILVA, 2005 p. 44-47)
Com base em pesquisa em diferentes sistemas de gestão escolar, resumi em
três grupos da comunidade escolar, as principais vantagens que um software pode
oferecer. No setor administrativo, pode ser utilizado para uma melhor administração
de pessoal, em operações financeiras, no controle do cadastro dos alunos, na
realização de matrículas; gerência das turmas da instituição, na configuração de
períodos letivos, regimentos e avaliações, bem como em procedimentos como a
atualização do cadastro dos professores, a criação de relatórios e gráficos
personalizados, o controle do calendário, o controle do acervo da biblioteca e o
controle do estoque de merenda.
No que se refere ao trabalho dos educadores, os professores podem lançar e
enviar notas e faltas pela internet, disponibilizar o conteúdo das aulas, consultar
planos de ensino e informar ocorrências diárias. A economia de tempo e a redução
do trabalho braçal fazem com que tenham mais disponibilidade para discutir e
planejar projetos e melhorias na escola e nas aulas.
Quanto aos pais e alunos, alguns softwares disponibilizam sites que permitem
a realização das matrículas pela internet, o acesso ao boletim de notas com a média
do aluno e da turma, média geral e por disciplina, além de mostrar também um
gráfico comparativo, bem como o acesso a dados cadastrais, como ficha financeira,
ocorrências diárias e histórico escolar.
Dessa forma, a instituição irá se destacar perante a concorrência a partir do
momento que os seus clientes, estudantes e pais, usufruirão de um serviço
administrativo de qualidade, rápido e padronizado. Principalmente, a escola
particular, pois de acordo com Renato Casagrande, consultor sobre gestão
educacional, os clientes da escola privada buscam, hoje, não apenas a qualidade de
ensino, mas, também, padrões de organização, excelência no atendimento e
facilidade de acesso às informações. Para fazer frente às novas exigências da
clientela, as instituições passaram a se reestruturar adotando três estratégias: o
desenvolvimento da capacidade local de planejamento, o aperfeiçoamento dos
dirigentes e a modernização da gestão. (2007)
A maior aceitação dos princípios de gestão por parte de escolas vem
tornando o mercado educacional mais interessante também para os grandes
desenvolvedores de programas. Itautec e Microsoft, por exemplo, têm produtos
especialmente voltados ao setor. A Itautec, além dos pacotes com soluções variadas
— serviços de diagnóstico, infra-estrutura, instalação, help desk, cabeamento
estruturado e redes wireless, entre outros —, oferece dois produtos destinados ao
ambiente escolar. Um deles é o Quiosque de Auto-Atendimento, solução para aliviar
filas nas áreas administrativas e permitir aos alunos melhor acesso a informações
relativas ao desempenho e posição financeira em relação à instituição. (BARROS,
2006)
Outro recurso é o Refo, “Registro de Faltas e Ocorrências”. Com a utilização
dessa ferramenta é possível que os pais monitorem as ocorrências do seu filho
como, por exemplo, a tarefa de casa não feita, se deixou de apresentar material
escolar, se seu filho apresentou atitude inadequada, se faltou sem justificativa, entre
outros. A professora registra tais informações em uma página da internet, que
automaticamente já ficam disponíveis para a ciência dos pais ou responsáveis.
Alguns colégios particulares já dispõem desse recurso, justificando que é válido para
a disciplina do aluno e para o bem do seu aprendizado. (Folha de S. Paulo, p.4)
Nesta perspectiva, uma iniciativa da FAAP – Fundação Armando Álvares
Penteado, conjuntamente com a Palm do Brasil, tem permitido que os professores
da instituição possam administrar o desempenho educacional dos alunos por meio
de oito computadores de mão e um software especialmente desenvolvido para esse
fim, o Palm Dec (Diário Eletrônico de Classe). A idéia é estabelecer a automação de
rotinas e procedimentos referentes à organização de processos internos, oferecendo
ao professor um melhor controle de seus alunos, faltas e notas, e, de outro lado, o
aluno ter acesso rápido a informações precisas e atualizadas. O sistema conseguiu
ainda trazer maior interatividade entre corpo docente e discente, e a eliminação de
papéis, diminuindo os riscos de erros de digitação e retrabalho. (NAVARRO, 2006)
De acordo com Andrade de Paula, o Palm Dec permite que o professor tenha
mais informações sobre os alunos do que o antigo diário permitia. Com isso, ele
afirma que, “o professor tem uma ‘melhor visão’ para tomar decisões dentro de sua
sala de aula”. Após a implantação desse recurso na instituição, os professores da
FAAP – Fundação Armando Álvares Penteado reagiram positivamente e com muita
euforia diante da novidade. Diz, ainda que, “graças à facilidade de manuseio do
sistema e equipamento não houve necessidade de treinamentos para os
professores. Eles receberam apenas algumas instruções para a correta utilização do
Palm e do software desenvolvido”. (NAVARRO, 2006)
Na rede pública, os benefícios de um sistema integrado são muitos. Para citá-
los, trago alguns exemplos da pesquisa bibliográfica e de campo com secretários de
escola do município de Joinville. A partir do momento que uma criança é matriculada
nas séries iniciais, por exemplo, estará com seus dados cadastrais e dados de
acompanhamento escolar disponíveis a todos os agentes envolvidos, do Secretário
escolar ao Secretário de Educação.
O depoimento de um secretário de escola da rede municipal de Joinville nos
revela que, o arquivo morto, ou passivo, foi incluído recentemente no sistema com
dados dos alunos desde o início das atividades da escola, em 1978. O número de
alunos no arquivo morto é de onze mil e a informatização vem facilitar evitando o
manuseio em caixas de arquivo em busca de pastas e folhas até encontrar o que se
precisa. O secretário diz que antes da informática, a busca dos dados era feita em
um livrão para saber em que caixa e pasta os documentos solicitados estavam. Isso
quando encontrava, frisa o secretário, pois quando não encontrava era aberto novo
cadastro. Quando passou os onze mil alunos para o sistema chegou a encontrar três
pastas do mesmo aluno, finaliza.
Ainda, segundo esse secretário, está para ser implantado na rede municipal o
cadastro único no sistema, que permitirá um secretário de escola receber um
estudante com seus documentos para fazer a matrícula e, após digitar o seu nome,
o sistema poderá indicar, em tempo real, ou instantaneamente, se há um cadastro
com o mesmo nome. Isso acontecerá em três hipóteses. Na primeira, o aluno já foi
estudante de outra escola do município. Nesse caso o secretário só confere os
dados, atualiza se necessário e finaliza o procedimento de matrícula. Na segunda, o
aluno ainda está matriculado em outra escola do município. Nesse caso seu status
estará como ativo impedindo que a matrícula seja feita. Situações como essas são
freqüentes, pois as famílias de baixa renda têm dificuldades em manter-se no
mesmo endereço. Isso impedirá que as matrículas sejam duplicadas e, por
conseqüência, a Mantenedora terá acesso a dados mais precisos para a
consolidação dos controles estatísticos. Na terceira hipótese, o nome do aluno é
homônimo. Nesse caso, o procedimento de matrícula será normal.
Outro exemplo bem comum da importância da integração das informações, é
quando o aluno pede o atestado de vaga para sair da escola e, no campo
‘pendências’ aparece o registro de empréstimo de um livro do acervo da Biblioteca,
com o status ‘em aberto’. Nesse caso, o estudante deve fazer a devolução do
material antes de receber o documento escolar.
Na Secretaria de Educação, diferentes agentes fazem a busca por aluno com
diversos motivos. Um exemplo freqüente é do setor Bolsa Escola3 que controla a
freqüência escolar do aluno beneficiado. Já, o administrador estatístico tem como
visualizar os dados consolidados e individualizados de todas as unidades escolares,
emitir relatórios consolidados do fluxo de matrícula de toda a rede de ensino e,
também, ter acesso rápido ao fechamento dos índices de aprovação/reprovação tão
logo o período letivo seja encerrado.
No município de Jundiaí, a integração do sistema das escolas com a
Secretaria de Educação destaca-se no controle da Merenda Escolar. Todos os
pontos de distribuição de merenda integram o mesmo banco de dados,
possibilitando a digitação on-line de toda a movimentação de materiais,
proporcionando, assim, mais segurança ao processo de reposição de estoques,
eliminando o desperdício e agilizando a reposição de gêneros. O software possibilita
também a elaboração de cardápios balanceados. (CIJUN – Companhia de
Informática de Jundiaí, 2006)
Uma nova demanda que a automatização dos dados trouxe para a
administração escolar foi o aumento do volume de dados registrados. Segundo os
depoimentos recolhidos na minha pesquisa de campo, tanto os secretários de escola
quanto as supervisoras foram unânimes em dizer que o volume de dados

3
Bolsa Escola/Bolsa Família: Criado pelo Ministério da Educação e Cultura, com o objetivo de garantir o
acesso, a permanência e o sucesso escolar do aluno do Ensino Fundamental. Concede ajuda financeira às
famílias carentes, na base de R$ 15,00 por filho/mês, até três filhos, condicionada à freqüência mínima de 85%.
As famílias mais carentes, cuja renda per capita é menor que R$ 50,00 recebem um adicional de R$ 50,00 por
família. A Secretaria de Educação fica responsável pelo controle da Freqüência Escolar dos alunos da Rede
Municipal e Estadual enviada trimestralmente ao Ministério da Educação e Cultura. (Secretaria da Educação de
Joinville, 2007)
registrados tem aumentado. Isso deve-se a praticidade que os sistemas
informatizados têm permitido a seus usuários.
Segundo o diretor de desenvolvimento de software de gestão escolar de
Joinville, quando iniciou sua atividade nessa área, o desenvolvimento inicial
objetivava resolver cadastros e a grande massa de documentação gerada pelos
processos escolares. Afirma, ainda, que diversas funcionalidades foram sendo
acrescentadas pois as pessoas começaram a perceber que outras atividades,
embora não tão mecânicas, também são repetitivas, e também poderiam ser
realizadas pelo computador, de forma automática.
Percebe-se, então, que do primeiro estágio de usabilidade da informática
permitia-se a obter as documentações necessárias, como históricos, atestados,
fichas de matrícula e impressão dos boletins da escola inteira em pouco tempo.
Assim, pode-se afirmar que a informática facilita o processo de gestão e, além disso,
é uma ferramenta em que as pessoas confiam, pois os erros de digitação e de
cálculo podem ser prevenidos com o uso do computador, como a exemplo do
processador de texto — Word —, ou no uso da planilha eletrônica — Excel — que
permitem, respectivamente, a correção ortográfica e a conferência de cálculos. Já,
no software de gestão escolar, anteriormente mencionado pelo diretor de
desenvolvimento da empresa, na medida em que o usuário executa alguma ação
incorreta, o sistema dispara um aviso impedindo aquela ação ou, simplesmente,
previne-o a fim de que possa optar em desistir da mesma.
Contudo, esses processos já não estão mais sendo considerados suficientes.
Conforme afirma o mesmo empresário, as pessoas não estão mais espantadas com
a capacidade da máquina pois ela já faz parte de nosso cotidiano. Agora,
complementa ele,
queremos que essa máquina tenha alguma inteligência, que assuma
processos complexos, que nos indique as melhores possibilidades,
que compare dados volumosos e dentro de um escopo de relevância.
Em termos práticos, evoluímos do imprimir boletim para
apresentarmos o risco de reprovação em uma escola.

O uso dessa nova tecnologia abriu caminho para uma revisão dos processos
de gestão, tornando seus colaboradores mais capacitados, flexíveis e detectores de
uma visão geral do funcionamento da escola, estabelecendo uma uniformidade na
qualidade da informação, simplificando processos e evitando o retrabalho.
Cabe refletir, que o sistema de informação deve melhorar o desempenho do
elemento humano e da organização. Como são as pessoas que trabalham na
organização, que manipulam as informações, o sistema de informação deve atender
às suas necessidades, resultando conseqüentemente em um melhor desempenho
da organização. Na opinião de Rezende,

qualquer organização que se proponha a desenvolver um sistema de


informação deverá possuir uma estratégia de crescimento consciente
e estabelecida, que se caracterize como uma diretriz para a
abordagem global de sua implantação à administração e, deve
também, considerar que a participação das pessoas em todo o
processo é fundamental para se obter sucesso, desde a definição da
necessidade, a construção da solução e o uso da ferramenta. (2003)

Nessa perspectiva, Rauen acredita que

a tecnologia pode e deve ser usada intensamente como facilitadora e


integradora dos processos de gestão do conhecimento estipulados
pelas organizações, porém exige conhecimento e domínio de suas
potencialidades, para que sejam extraídos máximos benefícios de
sua aplicação. (2006)

Reforçando a afirmação anterior, Mônica Gardelli, pedagoga e mestre em


educação, diz que há um fator fundamental nesse processo. Segundo ela, “o gestor,
principalmente, deve estar preparado para esse novo tipo de gestão, precisa
entender o papel da tecnologia e se beneficiar disso”. (apud ASSAD e JARDZWSKI,
2006)
O mercado escolar está suprido de produtos adequados e coerentes à sua
realidade que, como foi visto, é complexa. Porém, de nada adianta um recurso
tecnológico de ponta se as pessoas que podem se beneficiar estão impossibilitadas
de usar por qualquer razão. A qualidade não se faz só com tecnologia, ela se faz
com pessoas capacitadas, treinadas, lideradas e motivadas, ou seja, qualidade em
educação se faz com participação e envolvimento das pessoas.
CONSIDERAÇÕES FINAIS

Embora tenha sido identificado por meio das entrevistas nas escolas da rede
de ensino do município de Joinville e, ainda, pela pesquisa bibliográfica que a gestão
escolar se beneficia da tecnologia da informática para facilitar e agilizar os seus
processos, pode-se afirmar que esses mesmos processos podem ser concluídos
manualmente. Ou seja, toda a manipulação de dados e seu controle podem ser
feitos como antes da entrada da informática na escola.
Contudo, com a demanda de informações que, atualmente, circulam pelas
escolas para cumprir estatísticas e outros objetivos, percebe-se que o caminho para
a informatização na administração escolar é inevitável, já que o mercado oferece
uma variedade de soluções de gestão automatizada e com investimentos que se
adaptam a cada realidade escolar.
Apesar de todo o avanço tecnológico, nenhuma escola se tornará eficiente na
sua gestão administrativa e pedagógica sem o empenho do recurso humano. As
pessoas envolvidas nesse processo precisam ser capacitadas e, principalmente,
comprometidas com esse trabalho. Como afirma José Renato Calvi Lima,
especialista em Gestão Educacional, “a qualidade não se faz só com tecnologia. Ela
se faz com pessoas capacitadas, treinadas, lideradas e motivadas. Qualidade em
educação se faz com participação e envolvimento das pessoas.” (2006)
De acordo com os dados levantados, pode-se afirmar que a busca pela tão
almejada qualidade da educação, seja em qualquer nível, pode ser encontrada com
o engajamento dos profissionais da escola, comunidade, assessorados pelos
mecanismos tecnológicos, lembrando que não importa a quantidade, mas sim a
qualidade de relatórios estatísticos para uma avaliação sobre a realidade da Escola.
Tendo em vista as considerações abordadas pelos autores citados e as falas
nas entrevistas recolhidas, é possível analisar que a organização das informações
administrativas e pedagógicas do alunado e corpo docente, está sendo incorporada
pelos administradores escolares do município de Joinville.
Porém, as observações realizadas e os dados levantados apontam para o
fato de que parte das pessoas envolvidas nesse processo de organização das
informações na escola não se atêm sobre a necessidade ou relevância de tais
registros e controles acadêmicos. Tal serviço é executado mecanicamente e, em
alguns casos, o é organizado de forma indiferente aos resultados obtidos. Isso se
deve, em parte, porque muitos indicadores não são avaliados pela escola e sim
enviados à Secretaria de Educação para os respectivos setores encarregados pelos
registros. Em outros casos, a escola conta com um número restrito de pessoal no
setor administrativo e por essa razão, acabam limitando-se a executar seu trabalho
de forma rápida e dando preferência ao que se é cobrado. Cabe citar, também, ao
fato de que a rotatividade e as freqüentes licenças dos funcionários, acabam
prejudicando o andamento da organização escolar.

Diante de tudo que foi exposto, vemos que a escola está cercada de
informações, que tem a sua disposição ferramentas próprias para organizá-las e que
as pessoas podem melhorar a sua gestão na medida das suas possibilidades. É
necessário que ações, como as relatadas no capítulo um, do UNICEF, PNUD,
INEP/MEC e do Instituto Ayrton Senna sejam exemplos multiplicadores para se
identificar o que vai bem e o que vai mal na escola permitindo qualificar a escola em
todos os seus aspectos.
ANEXOS
INSTRUMENTO DE PESQUISA – I

O presente questionário é parte integrante do trabalho de pesquisa para o Trabalho


de Conclusão de Curso de Pedagogia, da acadêmica Karla Janz, para a Faculdade
de Educação de Joinville.
Pesquisa com Especialistas na área de Pedagogia e Secretários de Escola, da
Rede Municipal de Joinville, com o objetivo de coletar informações sobre o uso das
informações e sua aplicação na informática administrativa.
Questões dirigidas ao profissional, que trabalha em escola, com acesso às
ferramentas disponíveis pela informática.

PERFIL ESTATÍSTICO DA ESCOLA NO USO DAS INFORMAÇÕES

1. Identificação
Dados da Unidade Escolar
Escola:
Endereço:
Telefone:
Nº. de alunos Ed. Infantil.
Nº. de alunos Ensino Fund.
sim não
A Escola tem turmas de EJA?

Direção Supervisão Orientação Secretaria

2. Gestão das Informações


A Escola controla os dados estatísticos da Sim Não
Observações/Comentários
Educação Básica?

Assinale abaixo a opção que mais se aproxima do método de controle dos dados:
Sim Não
Observações/Comentários
O manuseio e controle destas informações
são feitos manualmente.
Controlo tudo em planilha de Excel.

A Escola possui um controle automatizado.


Exemplo: Sistema Informatizado de Gestão
 É local
 Via WEB
 O sistema acompanha as mudanças
da área educacional? Exemplo: enviar
dados para o Censo digitalmente.
 Controle do acervo da Biblioteca
 Controle da Merenda Escolar
 Controle do Bolsa Escola/Família
 Controle do Patrimônio
 Controle do Caixa – APP/outros
 Citar outros controles.
 Diário Informatizado - WEB
 Os pais do estudante têm acesso, via
internet, aos dados do filho como
boletim, ocorrências?
Controlamos índices de reprovação nas
séries iniciais
Controlamos índices de evasão escolar
Controlamos índices de distorção idade x
série
Há controle do fluxo de movimentação de
alunos admitidos/reprovados/evadidos
Há controle do risco de reprovação.

Cite outros índices utilizados.

A escola, ou mantenedora, ofereceu algum


tipo de capacitação na utilização do
computador e seus periféricos (Word, Excel,
PowerPoint)?
3. Sistema de Informação
Assinale abaixo a opção que mais se aproxima do Sistema Informatizado utilizado na
Escola.
Sim Não
Observações/Comentários
É um Sistema, instalado na escola e na
Secretaria de Educação, desenvolvido com a
finalidade de administrar e consolidar os
dados.
É um Sistema com aplicativos para atender
aos programas de outros órgãos. Exemplo:
alimenta os dados no programa do Governo,
Secretaria de Estado, MEC.
É um Sistema do Office: planilhas do Excel e
Word.

Sala
4. Equipamentos na Escola Secretaria SOE Biblioteca
Informatizada
Nº.de computador
Há acesso à Internet (S ou N)
 ADSL ou Discada (A ou D)

1) Quais os registros utilizados pelo Especialista/Administrador/Secretário, antes


da entrada da informática, e de que forma eram organizados?

2) Diante da entrada do computador, na administração/secretaria, quais foram


as principais mudanças práticas na sua atividade?

3) Houve resistência diante dessa nova tecnologia no espaço administrativo?


Sim ( ) Não ( ) Parcial ( )
4) É possível considerar que o volume de dados registrados, a partir de então,
aumentou?
Sim ( ) Não ( ) Manteve-se o mesmo ( )
5) Questões para Escola que possui sistema automatizado.
I. Poderia listar os dados e relatórios extraídos do sistema que são
utilizados pelo Especialista/Adm/Secretário, e para que se destinam?

II. Quais os dados ou relatórios que gostaria de obter, mas o sistema não
dispõe?
III. Quais os aspectos positivos e negativos que esse sistema apresenta
para o serviço do Especialista/Administrador/Secretário?

IV. Qual a principal dificuldade em trabalhar com o sistema?

V. A interface do sistema é de fácil usabilidade?


Sim ( ) Não ( ) Parcial ( )
VI. De que forma os professores podem se beneficiar na utilização do
sistema?

6) Exemplifique algumas ações práticas da articulação entre o setor


administrativo e o pedagógico, cujo meio utilizado são as ferramentas
disponíveis pela informática.

7) Como você avalia essa articulação?


I. Falta o que para melhorar essa integração?

II. Em geral, você vê resultados na escola por conseqüência das análises


desses dados? Caso sim, indique alguns.

8) Listar os Programas e os dados que a escola deve disponibilizar, como por


exemplo: Censo Escolar, Bolsa Escola, entre outros.

9) O Programa da Rede Vencer, do Instituto Ayrton Senna, acarretou mais


controle de dados para o administrador escolar do município.
I. Qual a finalidade desses dados?
II. Desde quando existe essa parceria?
III. Quais os benefícios que esta parceria trouxe para a Escola?

10) Quais as ações, a partir dos registros cadastrados, que o gestor e sua equipe
podem desenvolver para melhorar a qualidade da educação?
INSTRUMENTO DE PESQUISA – II

Entrevistado: Empresário, Diretor de Desenvolvimento de Software.


Sede da empresa: Joinville, SC.
Período: Março 2007

1. Há quanto tempo o Sr. trabalha com desenvolvimento em sistema de gestão


escolar?
2. Durante este período, acredito que, houveram mudanças no sistema por
diferentes motivos. Destacar quais as alterações mais relevantes do sistema
desde a sua concepção. Identificar quais foram por exigências do sistema
educacional.
3. Quantas escolas utilizam o sistema atualmente? Qual o nº. de alunos
cadastrados?
4. O sistema é flexível ao ponto de seus clientes solicitarem adaptações ou
inclusão de alguma rotina?
5. O sistema diferencia-se entre escola pública e privada? Caso positivo, citar
quais os pontos divergentes.
6. Pela sua trajetória, atendendo escolas públicas e privadas, identifique qual o
foco de ambas no momento de adquirir um sistema automatizado de gestão
escolar.
7. Quais os setores, no espaço escolar, que utilizam o sistema atualmente?
8. Foi sempre assim? Explique, caso negativo, a evolução de usabilidade dos
usuários.
9. Existiu ou ainda existe resistência por parte do usuário? Poderia citar o setor
que mais se destaca nesta resistência?
10. Como o Sr. percebe que os dados registrados no sistema possam trazer
mudanças e melhoria na qualidade da educação?
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