FAIL MEJA

NUR WAHIDAH BINTI AZEMAN

PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN/OPERASI)
GRED N17
UNIT PENTADBIRAN
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

KEMENTERIAN PERUMAHAN
DAN
KERAJAAN TEMPATAN
Ministry Of Housing And Local Government Malaysia

KANDUNGAN
BIL

PERKARA

Arahan

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan

MUKA SURAT
1

Latar Belakang,Visi dan Misi

Dasar Q, Matlamat dan Objektif

Agensi

Carta Organisasi KPKT

Jabatan Kerajaan Tempatan

Pengenalan,Visi dan Misi,Dasar Kualiti

Objektif Am

Objektif Kualiti / Piagam Pelanggan

8 - 10

Fungsi

11

Perkhidmatan

12

Carta Organisasi
I. Jabatan Kerajaan tempatan (JKT)

13

II. Bahagian Khidmat Pengurusan

14

III.Unit Perkhidmatan dan Pentadbiran

15

Carta Fungsi Bahagian Khidmat Pengurusan

16 - 17

Maklumat Pegawai dan Senarai Tugas

18 - 19

Senarai Tugas/ Kuasa Dan Hubungan Pegawai

Dengan Pegawai-pegawai Lain

20

Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan

Dengan Pegawai

21 - 27

Carta Aliran Kerja

28 - 34

Senarai Semak/ Checklist

35 - 41

Senarai Undang-undang Dan Peraturan Yang

Diperlukan

42

10

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

43

11

Senarai Borang Yang Digunakan

44

12

Norma Kerja

13

Senarai Tugas Harian

45 - 51
52

ARAHAN
1.1

Fail Meja ini mengandungi maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang
dijalankan oleh sesuatu jawatan.

1.2

Maklumat yang perlu ada dalam fail meja ini adalah :1.2.1

Objektif Jabatan

1.2.2

Objektif Bahagian/ Unit

1.2.3

Carta Organisasi Jabatan dan Piagam Pelanggan

1.2.4

Carta Organisasi Bahgian/ Unit dan Piagam Pelanggan

(Kedudukan Pegawai)

1.2.5

1.3

Senarai Tugas/ Kuasa/ Hubungan dengan lain-lain Pegawai

i.

Proses Kerja

ii.

Carta Aliran Kerja

iii.

Senarai Semak

iv.

Peraturan Pentadbiran

v.

Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan

vi.

Senarai borang-borang yang digunakan.

1.2.6

Norma Kerja

1.2.7

Senarai Keahlian Jawatankuasa jika berkaitan

1.2.8

Contoh Senarai Tugas Harian

Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh
itu, fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah
diserahkan kepada Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Tadbir Program.

1.4

Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Tadbir hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji
semula dan dikemaskini :1.4.1

Setiap dua (2) tahun sekali; dan

1.4.2

Apabila pertukaran pegawai berlaku.

KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

(KPKT)

Latar Belakang
Visi dan Misi
Dasar Q
Matlamat
Objektif
Carta Organisasi

KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

LATAR
LATARBELAKANG
BELAKANG
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan telah ditubuhkan pada 24hb.
Mei 1964 dengan nama Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan.
Pada 18hb. Julai 1978, berikutan dengan penyusunan semula Kabinet,
organisasi Kementerian telah diubah dan disusun semula dengan nama
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Penubuhan ini adalah hasil
cantuman di antara Kementerian Perumahan dan Kemajuan Perkampungan
dengan Bahagian Kerajaan Tempatan yang sebelumnya terletak di bawah
Kementerian Kerajaan Tempatan dan Wilayah Persekutuan.

VISI
VISI
Ke arah mewujudkan persekitaran hidup yang berkualiti dan mampan bagi
semua lapisan masyarakat Malaysia selaras dengan Dasar Wawasan 2020.

MISI
MISI
Merancang, menyelaras dan melaksanakan agenda sosial dan penempatan
manusia melalui program perumahan, perancangan dan kawalan
pembangunan, perkhidmatan perbandaran dan landskap serta perkhidmatan
kebombaan dan penyelamatan yang cekap dan berkesan.

DASAR
DASARQQ
Kami komited terhadap memangkin kecemerlangan perancangan
pembangunan dan perkhidmatan ke arah mewujudkan petempatan manusia
yang berkualiti.

MATLAMAT
MATLAMAT
Bagi merealisasikan suasana kehidupan yang selesa dan sejahtera melalui
pembangunan sosio-ekonomi yang seimbang bagi melahirkan masyarakat yang
maju, berdisplin dan berdaya saing.

OBJEKTIF
OBJEKTIF
Kementerian mempunyai lima (5) objektif untuk mencapai matlamat.
MEWUJUDKAN dan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negara
dengan memperkukuhkan dan mempergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam
sekitar di kawasan-kawasan bandar dan luarbandar.
MENGGALAK, memaju dan membimbing Pihakberkuasa Tempatan menyediakan
perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial,
rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang.
MEMASTIKAN kemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkap
dengan segala kemudahan sosial dan rekreasi.
MEMASTIKAN keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan
pencegahan dan pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya,
penyelamatan semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan
pengetahuan orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya.
MEWUJUDKAN pembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secara
menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia negara
taman.

AGENSI
AGENSI
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai
Sepuluh Bahagian dan Dua Unit di bawahnya seperti berikut : Bahagian:1. Bahagian Undang-undang
2. Bahagian Inspektorat
3. Bahagian Korporat
4. Bahagian Kewangan dan Perolehan
5. Bahagian Sumber Manusia
6. Bahagian Teknologi Maklumat
7. Bahagian Khidmat Pengurusan
8. Bahagian Pembangunan dan Pelaksanaan Projek
9. Bahagian Dasar
10. Bahagian Pemberi Pinjam Wang dan Pemegang Pajak
Gadai

CARTA ORGANISASI
CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

(JKT)

Pengenalan
Visi dan Misi
Dasar Kualiti
Objektif Am
Objektif Kualiti/ Piagam Pelanggan
Fungsi
Perkhidmatan
Carta Organisasi

JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

PENGENALAN
PENGENALAN
Jabatan Kerajaan Tempatan (JKT) adalah salah satu daripada Jabatan di bawah
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan Malaysia (KPKT). Jabatan ini
terbahagi kepada sepuluh (10) bahagian dan dua (2) unit, diketuai oleh seorang
Ketua Pengarah dengan dibantu oleh dua (2) orang Timbalan Ketua Pengarah,
sepuluh (10) orang Pengarah Bahagian dan dua (2) orang Ketua Unit.

VISI
VISI
Ke Arah Mewujudkan PBT Yang Berdaya Saing, Dinamik dan Mapan Dalam
Memberikan Perkhidmatan Perbandaran Yang Berkualiti.

MISI
MISI
Menyediakan Keperluan dan Khidmat Sokongan Bagi PBT Meningkatkan Kualiti
Pengurusan Serta Membudayakan Tadbir Urus Yang Baik.

DASAR KUALITI
DASAR KUALITI
Kami komited untuk membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas Sistem
Pengurusan Kualiti bagi memastikan ia sesuai dan berkesan pada setiap masa
selaras dengan visi dan misi Jabatan Kerajaan Tempatan. Kami juga komited
untuk memenuhi semua objektif kualiti bagi memastikan ianya sentiasa sesuai
dengan visi, misi dan objektif Jabatan.
6

OBJEKTIF AM JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

OBJEKTIF AM JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
Membantu membimbing dan menggalakkan PBT dalam merancang, mengawal
dan melaksanakan program-program pembangunan sosio-ekonomi dan
perkhidmatan perbandaran ke arah pembentukan masyarakat makmur,
sejahtera dan berdaya maju selaras dengan matlamat pembangunan negara.
Untuk menentukan PBT wujud sebagai Unit-unit Kerajaan Tempatan yang cekap
dan berupaya dari segi pentadbiran dan kewangan agar mereka dapat
menyedia dan memberi perkhidmatan-perkhidmatan yang moden dan bermutu
untuk faedah dan kesejahteraan masyarakat tempatan yang ditadbirkan.
Untuk menentukan PBT dapat memainkan peranan yang aktif dan berkesan
dalam pembangunan kawasan bandar dan luar bandar melalui pelaksanaan
projek-projek prasarana, perniagaan dan separuh perniagaan dan menentukan
aktiviti-aktiviti pembangunan di peringkat PBT dijalankan mengikut kehendakkehendak Dasar Ekonomi Baru dari segi matlamat penghapusan kemiskinan
dan penyusunan semula masyarakat.
Untuk menentukan PBT dapat memainkan peranan sebagai Unit Pentadbiran
Kerajaan yang berkesan dari segi mendapatkan penyertaan serta penglibatan
rakyat tempatan dalam hal-ehwal tempatan.
Untuk membentuk dan menjadikan PBT sebagai Pihak Berkuasa perancangan
yang berkesan, berkebolehan dan cekap dalam menjalankan tugas dengan
sempurna di peringkat tempatan dengan mengikut perancangan yang baik dan
sistematik bagi mengawal aktiviti-aktiviti pembangunan di kawasan Bandar dan
Luar Bandar melalui kaedah-kaedah yang telah ditetapkan.
Untuk mewujudkan dan mengekalkan hubungan kerjasama yang baik di antara
Kerajaan Pusat dan Kerajaan Negeri dan juga agensi-agensi Kerajaan yang lain
di semua peringkat dalam segala hal berkaitan dengan dasar dan pentadbiran
Kerajaan Tempatan.

OBJEKTIF KUALITI / PIAGAM PELANGGAN

OBJEKTIF KUALITI / PIAGAM PELANGGAN
Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai objektif-objektif kualiti ditetapkan
bagi setiap peringkat yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti
berikut:PENGGUBALAN DASAR DAN PERUNTUKAN PERUNDANGAN
1.

Tempoh masa dari terima arahan sehingga draf awal disediakan:

a)
Akta 6 BULAN;
b)
Dasar 6 BULAN;
c)
Undang-undang kecil 6 BULAN;
d)
Peraturan 6 BULAN;
e)
Garis Panduan 3 BULAN;
f)
Pekeliling 1 MINGGU;

2.

Tempoh masa menyediakan Nota Jemaah Menteri sehingga dikemukakan

kepada Bahagian Korporat, KPKT 7 HARI BEKERJA.

3.

Tempoh masa menyediakan Memorandum Jemaah Menteri sehingga

dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT 14 HARI BEKERJA.

4.

Tempoh masa menghantar semua keputusan mesyuarat kepada Jabatan

dan agensi-agensi berkaitan 3 HARI BEKERJA selepas tarikh
mesyuarat tersebut.

5.

Tempoh masa dari terima arahan untuk buat pemantauan sehingga

laporan akhir disediakan 1 BULAN.

PENGURUSAN PERUNTUKAN DAN PEMANTAUAN PROJEK

PEMBANGUNAN
1.

Tarikh akhir untuk menghantar surat kepada semua SUK Negeri/PBT/PKP

untuk mengemukakan senarai cadangan projek/program/tuntutan bagi tahun
akan datang pada atau sebelum 1 SEPTEMBER setiap tahun.

2.

Tarikh akhir bagi mengeluarkan surat memaklumkan kepada semua SUK

Negeri/PBT/PKP tentang senarai projek/program yang dipohon tidak
melebihi SATU MINGGU setelah mendapat kelulusan dari Pegawai
Pengawal (KSU).

3.

Tarikh akhir bagi memberi keputusan kepada sebarang permohonan tukar

tajuk mengenai projek/program yang telah diluluskan tidak melebihi 5 HARI
BEKERJA dari tarikh surat permohonan diterima oleh pihak Jabatan Kerajaan
Tempatan.

4.

Tarikh akhir membuat dan menghantar Memo kepada Bahagian Kewangan dan
Perolehan, KPKT bagi tujuan pengeluaran Waran/Cek kepada PBT melalui
SUK Negeri/ JPP tidak melebihi 5 HARI BEKERJA dari tarikh permohonan
diterima sekiranya permohonan waran peruntukan
daripada pihak PBT
mematuhi kriteria perolehan yang telah ditetapkan.

5.

Kekerapan mesyuarat pemantauan projek/program bersama SUK

Negeri/PBT/PKP mengenai prestasi perlaksanaan projek-projek dan
memantau projek sakit/bermasalah sekurang-kurangnya 3 KALI SETAHUN.

6.

Kekerapan menyemak dan mengemas kini laporan prestasi fizikal dan

kewangan projek dan menyediakan Laporan Status Pelaksanaan Projek
SETIAP BULAN sepanjang tahun.

7.

Kekerapan menghantar surat peringatan kepada PBT/SUK Negeri supaya

membelanjakan waran peruntukan yang telah dikeluarkan oleh Jabatan
Kerajaan Tempatan bagi projek-projek yang sedang dijalankan/siap
sekurang-kurangnya 3 KALI setahun.

8.

Kekerapan mengemaskini Sistem Pemantauan Projek (SPPII) SETIAP

BULAN.

9.

Tempoh masa dari penerimaan Penyata Siap Kerja yang lengkap beserta
dokumen sokongan sehingga Permohonan Cek bagi Pembayaran Projek
Pembangunan Kampung Baru dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dan
Perolehan, KPKT tidak melebihi 10 HARI BEKERJA.
9

PENGURUSAN KHIDMAT NASIHAT TEKNIKAL DAN BUKAN TEKNIKAL

1.

Tempoh masa mengambil tindakan bagi membolehkan siasatan awal

(visual inspection) dilakukan kepada kegagalan struktur 3 HARI
BEKERJA dari tarikh kejadian dimaklumkan.

2.

Tempoh masa mencadangkan pelan tindakan berhubung punca

kegagalan struktur 5 HARI BEKERJA selepas maklum balas daripada
PBT diterima.

3.

Tempoh masa memberi maklum balas kepada sebarang khidmat nasihat :I.
5 HARI BEKERJA dari tarikh permohonan diterima;
II.
Jika maklum balas perlu dirujuk kepada agensi luar (badan
profesional, agensi luar atau PBT) 5 HARI BEKERJA dari tarikh
maklum balas diterima daripada pihak berkaitan.

PROSEDUR SOKONGAN
1.

Tempoh masa dari penerimaan sebarang aduan/pertanyaan sehingga

akuan penerimaan dikemukakan kepada pelanggan tidak melebihi 3
HARI BEKERJA.

2.

Tempoh masa dari penerimaan dan permohonan kursus pegawai JKT

sehingga dikemukakan kepada Bahagian Sumber Manusia, KPKT tidak
melebihi 14 HARI BEKERJA dari tarikh permohonan diterima.

3.

Tempoh masa dari penerimaan permohonan Pesanan Tempatan Kerajaan

lengkap beserta dokumen sokongan sehingga Borang P1 dikemukakan
kepada Bahagian Kewangan dan Perolehan KPKT tidak melebihi 3
HARI BEKERJA.

10

FUNGSI JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

FUNGSI JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
1.

Membantu membimbing dan menggalakkan PBT dalam merancang,

mengawal dan melaksanakan program-program pembangunan sosioekonomi dan perkhidmatan perbandaran ke arah pembentukan
masyarakat makmur, sejahtera dan berdaya maju selaras dengan
matlamat pembangunan negara;

2.

Untuk menentukan PBT wujud sebagai Unit-unit Kerajaan Tempatan yang

cekap dan berupaya dari segi pentadbiran dan kewangan agar mereka
dapat menyedia dan memberi perkhidmatan-perkhidmatan yang moden
dan bermutu untuk faedah dan kesejahteraan masyarakat tempatan yang
ditadbirkan;

3.

Untuk menentukan PBT dapat memainkan peranan yang aktif dan

berkesan dalam pembangunan kawasan bandar dan luar bandar melalui
pelaksanaan projek-projek prasarana, perniagaan dan separuh
perniagaan menentukan aktiviti-aktiviti pembangunan di peringkat PBT
dijalankan mengikut kehendak-kehendak Dasar Ekonomi Baru dari segi
matlamat penghapusan kemiskinan dan penyusunan semula masyarakat;

4.

Untuk menentukan PBT dapat memainkan peranan sebagai Unit

Pentadbiran Kerajaan yang berkesan dari segi mendapatkan penyertaan
serta penglibatan rakyat tempatan dalam hal-ehwal tempatan;

5.

Untuk membentuk dan menjadikan PBT sebagai Pihak Berkuasa

perancangan yang berkesan, berkebolehan dan cekap dalam
menjalankan tugas dengan sempurna di peringkat tempatan dengan
mengikut perancangan yang baik dan sistematik bagi mengawal aktivitiaktiviti pembangunan di kawasan Bandar dan luar Bandar melalui kaedahkaedah yang telah ditetapkan; dan

6.

Untuk mewujudkan dan mengekalkan hubungan kerjasama yang baik di

antara Kerajaan Pusat dan Kerajaan Negeri dan juga agensi-agensi
Kerajaan yang lain di semua peringkat dalam segala hal berkaitan dengan
dasar dan pentadbiran Kerajaan Tempatan.
11

PERKHIDMATAN JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

PERKHIDMATAN JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
1.

Menguruskan bantuan kewangan kepada PBT termasuk pemberian

peruntukan untuk projek-projek pembangunan serta geran-geran tahunan
tertentu.

2.

Menyediakan dasar dan garis panduan serta khidmat nasihat kepada PBT
berkaitan dengan keselamatan dan kestabilan bangunan .

3.

Melaksanakan program berkaitan dengan kebersihan persekitaran dan

menyelaraskan aktiviti-aktiviti kesihatan awam yang berkaitan dengan
PBT.

4.

Menggubal undang-undang, dasar serta pekeliling berkaitan dengan

keputusan jemaah menteri dan MNKT untuk diterimapakai oleh PBT
secara seragam.

5.

Mengintegrasikan kampung-kampung baru dalam rancangan

pembangunan bagi mencerminkan perpaduan rakyat melalui penyediaan
kemudahan infrastruktur dan sosio-ekonomi.

6.

Menyelaraskan program yang dilaksanakan oleh JKT serta menyediakan

sistem maklumat berkomputer mengenai Kerajaan Tempatan.

12

CARTA
CARTA ORGANISASI
ORGANISASI
JABATAN
JABATAN
KERAJAAN
KERAJAAN TEMPATAN
TEMPATAN

KETUA PENGARAH

TIMBALAN KETUA PENGARAH

(PEMBANGUNAN)
BAHAGIAN
PEMBANGUNAN DAN
HAL EHWAL KEWANGAN PBT
BAHAGIAN
ICT

TIMBALAN KETUA PENGARAH

(TEKNIKAL)
BAHAGIAN
KHIDMAT
PENGURUSAN
UNIT
KORPORAT

UNIT
PERUNDANGAN

BAHAGIAN
KAMPUNG BARU

BAHAGIAN
KESIHATAN PERSEKITARAN
BAHAGIAN
PENYENGGARAAN FASILITI
DAN PERPARITAN BANDAR

BAHAGIAN
DASAR DAN KEMAJUAN
KERAJAAN TEMPATAN

BAHAGIAN
PENYELIDIKAN DAN
PERUNDANGAN TEKNIKAL

BAHAGIAN
KAMPUNG TRADISIONAL

13

BAHAGIAN
KAWALAN BANGUNAN

CARTA
CARTA ORGANISASI
ORGANISASI
BAHAGIAN
BAHAGIAN
KHIDMAT
KHIDMAT PENGURUSAN
PENGURUSAN

PENGARAH
PEG. TADBIR & DIPLOMATIK M52
MUHAMMAD BIN MAT AIL

SETIAUSAHA PEJABAT N27

SITI RAFEAH AB RAZAK

KETUA PENOLONG PENGARAH PEG . TADBIR &DIPLOMATIK M48

OTHMAN BIN ALI BABA
(PERKHIDMATAN DAN KEWANG AN)

KETUA PENOLONG PENG ARAH

AKAUNTAN W48
SITI NUR AKILAH MOHD YUSOF

SETIAUSAHA PEJABAT N27

KOSONG

PENOLONG PENG ARAH PEG. TADBIR & DIPLOMATIK M41

DURRATI ABDUL KARIM
(secara pentadbiran di Unit Korporat)

PEN. PEG. TADBIR N27

ANI SURAYA BINTI HASSAN

PEN. PEG. TADBIR N32

SURIMI BIN SALLEH

PEMB. TADBIR N22

NORLIZA BASIR

PEN. PEG . TADBIR

N27
AZIAH A/P NGAH
-(secara pentadbiran
dari Bahagian
Pembangunan dan Hal
Ehwal kewangan PBT)

PENOLONG PENG ARAH

AKAUNTAN W41
DIANA BASIRUDDIN

PEN. PEG. TADBIR N27

FARIDAH ISHAK
(UNIT PEROLEHAN)

PEMANDU KENDERAAN R3
PARWAIZ AKHTAR NAZIR ALI
JAMALUDDIN ABDUL HAMID
AB RAHMAN MAKMOR
BAKRY
MOHD RASHID RAFII
MOHD SHAHRUL MUSTAM
(secara pentadbiran ke Bah
Kampung Baru)

PEMBANTU AM PEJABAT
N4
AZIZ BIN CHE HAT @
IBRAHIM
PEMBANTU AM PEJABAT
N1
RUZAINI RUSLAM
MOHD RASHIDI SUHAIMI
WAN MOHD SAFYAN BIN
WAN AZLI
MAIYUDDIN BIN SAHAK

PEMB. TADBIR N17

ROZIMA MAT JOHAN
NURUL AIDA SAID
MAZLIANA BASHAH
NUR HIDAYAH MAD ALI
NORAZLINA MAD RAZI
WAHIDAH ISMAIL
FARHANAH ABDULLAH
SAIDAH ISMAIL
(secara pentadbiran dari
Bah. Kampung
Tradisional)
ENGKU NURULHUDA
TENGKU ABD AZIZ

PEN. AKAUNTAN W27

MOHAMAD MAZLI ANUAR

PEN. PEG . TADBIR

N27
NOORFARADILLAH
BINTI AHMAD
( secara pentadbiran
dari Bahagian
Pembangunan dan Hal
Ehwal kewangan PBT)

PEMB.AKAUNTAN W22
SOLIHA HJ REDZWAN

PEMB. TADBIR N22

NAPSIAH HAMZAH

PEMB. TADBIR N17

ROSLIZAH YUSOFF
NUR WAHIDAH AZEMAN
NOR HASHIMAH HASHIM
SYAFIZA SAID
MOHD KAMAL ABDUL WAHAB

PEN. AKAUNTAN W27

SALAWATI WATROLY

PEMB. TADBIR N17

ANISAH MUROZI
NUR ANIS FHAZIL

PEMBANTU AM PEJABAT N1
AIDATUL FADILAH ZULKIFILY

PEMB. AKAUNTAN W17

RIZARINA SUPARMAN

PEMB. AM PEJABAT N1
NOR AMALINA SOBRI

14

PEMB. AKAUNTAN W17

MAJDAH MUSTAFAR @
MUSTAFA
MOHD ZUBIR SHAH B.
MOHAMED KASSIM
NURUL AIN MANJA
PEMB.TADBIR (W) W17
MOHD FARIDZALL
MARZUKHI

PEMB. AKAUNTAN W17

KALAIARASAN A/L
KALLYMUTHU
PEMB.TADBIR (W) W17
NURUL NADIA JAFAR
MOHD HAIROL AZHAR
MARZUKI
(secara pentadbiran dari
Bahagian Pembangunan dan
Hal Ehwal kewangan PBT)
PEMB. TADBIR N17
NORYANTI JASRI
(secara pentadbiran dari
Bah. Kampung Tradisional)

CARTA
CARTA ORGANISASI
ORGANISASI
UNIT
UNIT PERKHIDMATAN
PERKHIDMATAN
DAN
DAN
PENTADBIRAN
PENTADBIRAN

PENGARAH
PEG. TADBIR & DIPLO MATIK M52
MUHAMMAD BIN MAT AIL
S ETIAUSAHA PEJABAT N27
S ITI RAFEAH AB RAZAK
KETUA PENO LO NG PENGARAH
PEG. TADBIR &DIPLO MATIK M48
O THMAN BIN ALI BABA
(PERKHIDMATAN DAN KEWANGAN)
S ETIAUSAHA PEJABAT N27
KO S O NG

PEN. PEG. TADBIR N27

ANI S URAYA BINTI HASS AN

PEN. PEG. TADBIR N32

S URIMI BIN SALLEH

PEMB. TADBIR N22

NO RLIZA BASIR

PEMB. TADBIR N17

RO SLIZAH YUSO FF
NUR WAHIDAH AZEMAN
NO R HASHIMAH HAS HIM
S YAFIZA SAID
MO HD KAMAL ABDUL WAHAB

PEMANDU KENDERAAN R3
PARWAIZ AKHTAR NAZIR ALI
JAMALUDDIN ABDUL HAMID
AB RAHMAN MAKMO R BAKRY
MO HD RAS HID RAFII
MO HD SHAHRUL MUSTAM
(se cara pe ntadbiran ke Bah
Kam pun g Baru)

PEMBANTU AM PEJABAT N4
AZIZ BIN C HE HAT @ IBRAHIM

PEMBANTU AM PEJABAT N1
RUZAINI RUSLAM
MO HD RAS HIDI SUHAIMI
WAN MO HD SAFYAN BIN WAN AZLI
MAIYUDDIN BIN S AHAK

PEN. PEG. TADBIR N27

AZIAH A/P NGAH
-(se cara pe n tadbiran dari
Bah agian Pe m ban gun an
dan Hal Eh wal k e wangan
PBT)

PEN. PEG. TADBIR N27

FARIDAH IS HAK
(UNIT PERO LEHAN)

PEMB. TADBIR N22

NAPS IAH HAMZAH

PEMB. TADBIR N17

RO ZIMA MAT JO HAN
NURUL AIDA SAID
MAZLIANA BASHAH
NUR HIDAYAH MAD ALI
NO RAZLINA MAD RAZI
WAHIDAH IS MAIL
FARHANAH ABDULLAH
SAIDAH IS MAIL
(se cara pe n tadbiran dari Bah . Kam pun g
Tradision al)
ENGKU NURULHUDA TENGKU ABD AZIZ

PEMBANTU AM PEJABAT N1
AIDATUL FADILAH ZULKIFILY

PEMB. TADBIR N17

ANISAH MUROZI
NUR ANIS FHAZIL

15

CARTA FUNGSI
CARTA FUNGSI
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

1. Mengurus hal-hal Pentadbiran, Perjawatan, latihan

dan kebajikan pegawai/kakitangan Jabatan/PBT.

9. Penyenggaraan bangunan

2. Mengurus semua urusan

dan mesin.

Perkhidmatan pegawai.

UNIT
UNIT
PERKHIDMATAN
PERKHIDMATAN
DAN
DAN
PENTADBIRAN
PENTADBIRAN

8. Menguruskan
majlis-majlis keraian
di peringkat Jabatan.

3. Mengurus urusan Prestasi

dan Tatatertib.

4. Mengemaskini rekod-rekod
7. Bertanggungjawab terhadap

aset, inventori dan fail

Jabatan.

perkara-perkara mengenai
keselamatan pejabat.

5. Menguruskan urusan surat-menyurat.

6. Pengurusan Fail dan
Dokumen.

16

6. Menguruskan hal-ehwal
berkaitan kewangan pentadbiran
pejabat di PBT/Negeri.

5. Menguruskan
hal-hal kewangan
Am, panjar wang
runcit, waran
tiket, permohonan
pinjaman
kenderaan dan
komputer.

1. Menyelaras dan mengurus

semua urusan pembelian
barang-barang dan
perkhidmatan Jabatan.

2. Menyelaras rekod-rekod
pengurusan stor Jabatan.

UNIT
UNIT
KEWANGAN
KEWANGAN

4. Menguruskan bayaran gaji,

elaun, KWSP, bil-bil dan lain-lain.

3. Penyediaan Anggaran
Belanjawan Mengurus Tahunan
dan perkara-perkara lain yang
bersangkutan dengannya.

17

MAKLUMAT
MAKLUMAT PEGAWAI
PEGAWAI
NAMA

: NUR WAHIDAH BINTI AZEMAN

NO. KAD PENGENALAN

: 900114-01-5846

JANTINA

: PEREMPUAN

BANGSA

: MELAYU

AGAMA

: ISLAM

EMAIL

: nur_wahidah@kpkt.gov.my

JAWATAN HAKIKI

: PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN/OPERASI)

GRED JAWATAN

: N17

BAHAGIAN/UNIT

: UNIT PERKHIDMATAN DAN

PENTADBIRAN, BAHAGIAN
KHIDMAT PENGURUSAN

TARIKH MEMEGANG JAWATAN

: 08 APRIL 2010

(Tarikh Pelantikan Jawatan Hakiki)

TARIKH PENEMPATAN

: 26 APRIL 2010

(Tarikh Penempatan di
Bahagian/Unit Berkenaan)

18

SENARAI
SENARAI TUGAS
TUGAS
NAMA

: NUR WAHIDAH BINTI AZEMAN

GELARAN

: PT(KP)A10

JAWATAN

: PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN/OPERASI)

GRED

: N17

PENEMPATAN

: BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN,
JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

BERTANGGUNGJAWAB
KEPADA

: PP(KPA), PPT(KP), PTK(KP)A2

1.

Menyelenggara stor Bahagian Pentadbiran : Mengenalpasti keperluan bekalan pejabat.

Mengurus borang Nota Minta (P1) bagi tujuan Pesanan Tempatan.
Menerima stok dan menyelenggara rekod stor.
Membekal dan mengeluarkan bekalan pejabat untuk semua
pengguna di Jabatan.
Memantau dan mengawal stor Jabatan.

2.

Bertanggungjawab dalam pemeriksaan audit dan verifikasi stok.

3.

Menyediakan laporan pusingan stok setiap suku tahun.

4.

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari masa ke semasa.

19

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)
BIL

TUGAS PEGAWAI
ATASAN YANG ADA
HUBUNGAN

1.

TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI DAN

YANG ADA HUBUNGAN

Menyelenggara stor
Jabatan :
(a) Mengenalpasti
keperluan
bekalan Jabatan.

Mengkaji semula stok

barangan stor Jabatan.

PAP(KP)A5.

(b) Mengurus borang

Nota Minta (P1)
bagi tujuan
Pesanan
Tempatan.

Menghubungi pihak
syarikat atau pembekal
meminta sebutharga dan
memproses borang Nota
Minta (P1)

PT(KP)A9, PT(KP)A13,
PT(KPA15.

Ketua Penolong Pengarah

Perkhidmatan dan
Pentadbiran.

(c) Menerima stok

dan
menyelenggara
rekod stor.

Mendapat lantikan sebagai PT(KP)A9,

Pegawai Penerimaan
PT(KP)A13,PAP(KP)A5.
Barang-barang Jabatan.

Penolong Pengarah
Perkhidmatan dan
Pentadbiran.

(d) Membekal dan

mengeluarkan
bekalan pejabat
untuk semua
pengguna di
Jabatan.

Bertanggungjawab dalam
memberikan bekalan
kepada semua pegawai
apabila menerima borang
permohonan.

PAP(KP)A5.

(e) Memantau dan

mengawal stor
Jabatan.

Sentiasa mengawal
keadaan stor dari semua
aspek.

PT(KP)A9,
PT(KP)A13,PAP(KP)A5.

Bertanggungjawab dalam
pemeriksaan audit dan
verifikasi stok.

Bertanggungjawab dalam
memberikan maklumat
stok stor Jabatan .

Pegawai audit yang dilantik

sebagai pemeriksaan
verifikasi dan pemverifikasi
stok.

Menyediakan laporan
pusingan stok setiap suku
tahun.

Bertanggungjawab dalam
memberikan maklumat
stok stor mengikut suku
tahun

Menjalankan tugas dari

masa kesemasa.

Sentiasa bersedia dalam

apa jua keadaan apabila
diberikan tugas yang
diarahkan.

Ketua Jabatan.
Pengarah Bahagian
Khidmat Pengurusan.

Penolong Pengawai Tadbir

Perkhidmatan dan
Pentadbiran.

2.

3.

4.

Pembantu Tadbir Kanan

Perkhidmatan dan
Pentadbiran.

PAP(KP)A5

Semua kakitangan di
Jabatan.

20

PROSES
PROSES KERJA
KERJA
TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.
(a) Mengenalpasti keperluan bekalan Jabatan.
BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN ATAU
DIRUJUK

Mengemaskini rekod KEW.PS-3

dan KEW.PS-4.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Periksa stok yang tidak boleh

digunakan dan bertarikh luput.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

Jika terdapat barang yang tidak

boleh
digunakan. Asingkan
barang tersebut untuk proses
pelupusan.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

Memeriksa stok mengikut paras

menokok dan kadar penggunaan
setiap suku tahun.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Membuat senarai barangan stor

yang tidak mencukupi untuk
ditambah tokok.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

UNDANG-UNDANG
ATAU PERATURAN

Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5
Tahun 2009
(Tatacara Pengurusan
Stor Kerajaan)

21

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(b) Mengurus borang Nota Minta (P1) bagi tujuan Pesanan
Tempatan (L.O).
BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN ATAU
DIRUJUK

Senaraikan bekalan stok stor

1 Jabatan
untuk
permohonan
pembelian atau sebutharga.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Meminta sebutharga senarai

barangan daripada 3 syarikat atau
2
pembekal yang berlainan iaitu
bukan Kontrak Pusat.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Memohon sebutharga senarai

barangan dari syarikat atau
3
pembekal yang berdaftar sebagai
Kontrak Pusat.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Membuat pemilihan harga yang

4 paling
munasabah
atau
menguntungkan kerajaan.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Jika tidak berjaya, sebutharga

tersebut hanya dijadikan sebagai
bukti iaitu Lampiran A untuk
perbezaan harga antara 3 syarikat
5
atau pembekal yang berlainan
dan perlu di perakukan sebagai
Salinan Disahkan Betul oleh
pegawai.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Menghasilkan
borang
Nota
6 Minta (P1) dengan perakuan dari
pegawai yang terlibat.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2

Membuat
salinan
untuk
simpanan dan hantar borang
Nota Minta (P1) yang original
7
kepada Unit Perolehan dan
Kewangan
untuk
tindakan
selanjutnya.

PP(KPA),
PPT(KP)A2,
PPT(KP)A3,
PTK(KP)A2

UNDANG-UNDANG
ATAU PERATURAN

Surat Pekeliling
Perbendaharaan
Bilangan 12 Tahun
2007
(Pembelian Terus) dan
Surat Pekeliling
Perbendaharaan
Bilangan 5 Tahun 1974
(Kontrak Pusat)

22

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(c) Menerima stok dan menyelenggara rekod stok.
PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN ATAU
DIRUJUK

Pastikan terima D.O(Delivery

Order) dan Invois dari pihak
syarikat atau pembekal.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PT(KP)A9,
PT(KP)A13,
PAP(KP)A5.

Memeriksa keadaan stok yang

diterima daripada pihak syarikat
atau pembekal samada syaratsyarat spesifikasi permohonan
jenis barang mengikut senarai
yang dipohon.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PT(KP)A9,
PT(KP)A13,
PAP(KP)A5.

Jika tidak memenuhi syaratsyarat spesifikasi yang dipohon,

maklumkan
kepada
pihak
syarikat atau pembekal yang
bertanggungjawab
ke
atas
barangan tersebut.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PT(KP)A9,
PT(KP)A13,
PAP(KP)A5.

Stok yang diterima perlu

direkodkan di dalam borang
KEW.PS-3 dan KEW.PS-4 serta
menyusun barangan mengikut
sistem MDKD (Masuk Dahulu
Keluar Dahulu).

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

BIL

UNDANG-UNDANG
ATAU PERATURAN

Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5
Tahun 2009
(Tatacara Pengurusan
Stor Kerajaan)

23

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(d) Membekal dan mengeluarkan bekalan pejabat untuk semua
pengguna di Jabatan.
BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN ATAU
DIRUJUK

Terima borang Pesanan dan

Pengeluaran Stok KEW.PS-10
dari setiap Bahagian selain
Bahagian Khidmat Pengurusan
atau borang Permohonan Stok
KEW.PS-11 hanya untuk Unitunit di Bahagian Khidmat
Pengurusan.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PT(KP)A9,
PT(KP)A13,
PAP(KP)A5.

Periksa bekalan yang dipesan,

samada stok mencukupi atau
tiada stok.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

Jika barang yang dipesan tidak

mencukupi atau tiada stok di
dalam stor Jabatan, perolehan
barang tersebut perlu dibuat.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Membekalkan bekalan mengikut

jumlah yang dipesan pada borang
KEW.PS-10 atau KEW.PS-11
serta mengikut jumlah rekod stok
yang terkini.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

Kemaskini rekod stok KEW.PS-3

dan KEW.PS-4.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

UNDANG-UNDANG
ATAU PERATURAN

Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5
Tahun 2009
(Tatacara Pengurusan
Stor Kerajaan)

24

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(e) Memantau dan mengawal stor Jabatan.
PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN ATAU
DIRUJUK

Memantau
dan
mengawal
barang-barang di dalam stor.

PP(KPA),
PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PT(KP)A9,
PT(KP)A13,
PAP(KP)A5.

Memeriksa
keadaan
dan
mengenalpasti barang stor yang
mempunyai jangka boleh guna
atau tarikh luput.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

Jika terdapat, asingkan barangbarang

yang
tidak
boleh
digunakan atau sudah luput
tarikh guna di tempat kain bagi
proses pelupusan.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

Memastikan barang-barang stor

dalam keadaan teratur, tersusun
dan dalam keadaan selamat serta
pintu stor sentiasa berkunci
apabila selesai operasi.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

BIL

UNDANG-UNDANG
ATAU PERATURAN

Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5
Tahun 2009
(Tatacara Pengurusan
Stor Kerajaan)

25

TUGAS 2 : Bertanggungjawab dalam pemeriksaan audit dan verifikasi stok.

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN ATAU
DIRUJUK

Membuat memo arahan stor

tidak boleh beroperasi sehingga
diberitahu
kepada
setiap
Bahagian.

PP(KPA),
PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Mengemaskini semua rekod stok

stor, KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,

Menyediakan borang KEW.PS-3,

KEW.PS-4,
KEW.PS-13,
KEW.PS-14, KEW.PS-15 dan
KEW.PS-17.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

Maklumkan kepada Pegawai

Pemeriksaan Audit dan Verifikasi
Stok yang telah dilantik untuk
membuat auditan.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Membuat tindakan pelarasan stok

apabila terdapat stok berlebihan
atau berkurangan disebabkan
silap semasa pengiraan dengan
merekodkan
pada
borang
KEW.PS-17 Penyata Pelarasan.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

KEW.PS-17
hendaklah
dikemukakan untuk kelulusan
Ketua Jabatan.

Ketua Jabatan,
PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Laporan KEW.PS-14, KEW.PS15, KEW.PS-16 untuk perakuan

dari Pegawai Pengawal.

Ketua Jabatan,
PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

KEW.PS-15 dan KEW.PS-16

hendaklah dikemukakan kepada
perbendaharaan sebelum 15 Mac
tahun berikutnya.

Ketua Jabatan,
PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

UNDANG-UNDANG
ATAU PERATURAN

Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5
Tahun 2009
(Tatacara Pengurusan
Stor Kerajaan)

26

TUGAS 3 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok setiap suku tahun.

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN ATAU
DIRUJUK

Mengenalpasti barang stor yang

mempunyai jangka boleh guna
atau tarikh luput.

PP(KPA),
PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Jika terdapat asingkan barangbarang

yang
tidak
boleh
digunakan atau sudah tarikh
luput di tempat lain bagi proses
pelupusan.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,

Mengemaskini
rekod
stok
KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2,
PAP(KP)A5.

Membuat pengiraan baki stok

stor Jabatan.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Membuat pengiraan kedudukan

stok mengikut suku tahun pada
borang KEW.PS-13.

PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Memperakukan borang KEW.PS13 oleh Pegawai Pengawal.

Ketua Jabatan,
PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

Memaklumkan kepada pegawai

yang bertanggungjawab atau
urusetia Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK)
untuk
memberi
makluman
kepada
setiap
Bahagian.

Ketua Jabatan,
PPT(KP)A2,
PTK(KP)A2.

UNDANG-UNDANG
ATAU PERATURAN

Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5
Tahun 2009
(Tatacara Pengurusan
Stor Kerajaan)

27

CARTA
CARTA ALIRAN
ALIRAN KERJA
KERJA
TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.
(a) Mengenalpasti keperluan bekalan Jabatan.

Mula.

Mengemaskini rekod
KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

Periksa stok yang

tidak boleh
digunakan dan
bertarikh luput.

Ada.

Tiada.

Jika terdapat barang

Yang tidak boleh
Digunakan. Asingkan
barang tersebut
untuk proses
pelupusan.

Memeriksa stok mengikut

paras menokok dan
kadar penggunaan
setiap suku tahun.
Membuat senarai
Barangan stor yang
tidak mencukupi
untuk ditambah tokok.

28

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(b) Mengurus borang Nota Minta (P1) bagi tujuan Pesanan
Tempatan (L.O).
Mula.

Senaraikan barangan
Yang perlu dibeli.
Memohon sebutharga
Senarai barangan
dari syarikat atau
pembekal yang
berdaftar
sebagai Kontrak Pusat.

Meminta sebutharga
Senarai barangan
Daripada 3 syarikat
atau pembekal yang
Berlainan iaitu
bukan Kontrak Pusat.

Membuat pemilihan
Harga yang paling
Munasabah atau
Menguntungkan
kerajaan.

Tidak
Lulus

Jika tidak berjaya,

sebutharga tersebut
Hanya dijadikan sebagai
Bukti iaitu Lampiran A
Untuk perbezaan
harga antara 3 syarikat
atau pembekal
yang berlainan dan perlu
di perakukan sebagai
Salinan Disahkan Betul
oleh pegawai.

Menghasilkan borang
Nota Minta (P1)
dengan perakuan
dari pegawai
yang terlibat.
Membuat salinan
Untuk simpanan
dan hantar borang
Nota Minta (P1)
yang original
kepada Unit Perolehan
Dan Kewangan untuk
tindakan selanjutnya.
29

Tamat.

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(c)Menerima stok dan menyelenggara rekod stok.

Mula.

Pastikan terima
D.O(Delivery Order)
dan Invois dari
pihak syarikat
atau pembekal.

Jika tidak memenuhi

Syarat-syarat
spesifikasi yang
dipohon, maklumkan
kepada pihak syarikat
atau pembekal yang
Bertanggungjawab
ke atas barangan
tersebut.

Tidak

Lulus

Memeriksa keadaan
Stok yang diterima
Daripada pihak syarikat
Atau pembekal samada
syarat-syarat spesifikasi
permohonan jenis barang
mengikut senarai yang
dipohon.
Stok yang diterima perlu
direkodkan pada borang
KEW.PS-3 dan KEW.PS-4
serta menyusun barangan
mengikut sistem MDKD
(Masuk Dahulu
Keluar Dahulu).

Tamat.

30

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(d) Membekal dan mengeluarkan bekalan pejabat untuk semua
pengguna di Jabatan.
Mula.
Terima borang
KEW.PS-10 dari setiap
Bahagian selain
Bahagian Khidmat
Pengurusan atau borang
KEW.PS-11 hanya untuk
Unit-unit di Bahagian
Khidmat Pengurusan.
Periksa bekalan yang
dipesan, samada stok
mencukupi atau
tiada stok.

Tiada
Ada

Jika barang yang

dipesan tidak mencukupi
atau tiada stok di dalam
stor Jabatan, perolehan
barang tersebut
perlu dibuat.

Membekalkan bekalan
mengikut jumlah yang
dipesan pada borang
KEW.PS-10 atau KEW.PS-11
serta mengikut jumlah
rekod stok yang terkini.
Kemaskini rekod
stok KEW.PS-3 dan
KEW.PS-4.

Tamat.

31

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(e) Memantau dan mengawal stor Jabatan.

Mula.

Memantau dan mengawal

barang-barang di dalam stor.

Memeriksa keadaan
dan mengenalpasti barang
stor yang mempunyai jangka
boleh guna atau tarikh luput.

Ada
Tiada

Jika terdapat, asingkan

barang-barang yang
tidak boleh digunakan
atau sudah luput tarikh
guna di tempat kain
bagi proses pelupusan.

Memastikan barang-barang
stor dalam keadaan teratur,
tersusun dan dalam keadaan
selamat serta pintu stor
sentiasa berkunci apabila
selesai operasi.

Tamat.

32

TUGAS 2 : Bertanggungjawab dalam pemeriksaan audit dan verifikasi stok.

Mula.

Membuat memo arahan stor tidak boleh

beroperasi sehingga diberitahu kepada
setiap Bahagian.
Mengemaskini semua rekod stok stor,
KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.
Menyediakan borang KEW.PS-3, KEW.PS-4,
KEW.PS-13, KEW.PS-14, KEW.PS-15 dan
KEW.PS-17.
Maklumkan kepada Pegawai
Pemeriksaan Audit dan Verifikasi Stok
yang telah dilantik untuk membuat auditan.
Membuat tindakan pelarasan stok apabila
terdapat stok berlebihan atau berkurangan
disebabkan silap semasa pengiraan dengan
merekodkan pada borang KEW.PS-17
Penyata Pelarasan.
KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan
untuk kelulusan Ketua Jabatan.
Laporan KEW.PS-14, KEW.PS-15, KEW.PS-16
untuk perakuan dari Pegawai Pengawal.
KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 hendaklah
Dikemukakan kepada perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Tamat.

33

TUGAS 3 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok setiap suku tahun.

Mula.

Mengenalpasti barang stor yang

mempunyai jangka boleh guna
atau tarikh luput.

Ada
Tiada

Mengemaskini rekod stok

KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.
Jika terdapat asingkan
barang-barang yang
tidak boleh digunakan
atau sudah tarikh luput
di tempat lain bagi
proses pelupusan.

Membuat pengiraan baki

stok stor Jabatan.
Membuat pengiraan kedudukan
stok mengikut suku tahun pada
borang KEW.PS-13.
Memperakukan borang
KEW.PS-13 oleh
Pegawai Pengawal.
Memaklumkan kepada
Pegawai yang
bertanggungjawab atau
urusetia Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan
Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
untuk memberi makluman
Kepada setiap Bahagian.
Tamat.

34

SENARAI
SENARAI SEMAK
SEMAK
TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.
(a) Mengenalpasti keperluan bekalan Jabatan.

BIL

TINDAKAN

Mengemaskini rekod KEW.PS-3

dan KEW.PS-4.

Periksa stok yang tidak boleh

digunakan dan bertarikh luput.

Jika terdapat barang yang tidak

boleh digunakan. Asingkan barang
tersebut untuk proses pelupusan.

Memeriksa stok mengikut paras

menokok dan kadar penggunaan
setiap suku tahun.

Membuat senarai barangan stor

yang tidak mencukupi untuk
ditambah tokok.

TANDAKAN
(/)

CATATAN

35

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(b) Mengurus borang Nota Minta (P1) bagi tujuan Pesanan
Tempatan (L.O).
BIL

TINDAKAN

Senaraikan bekalan stok stor

Jabatan
untuk
permohonan
pembelian atau sebutharga.

Meminta
sebutharga
senarai
barangan daripada 3 syarikat atau
pembekal yang berlainan iaitu
bukan Kontrak Pusat.

Memohon sebutharga senarai

barangan dari syarikat atau
pembekal yang berdaftar sebagai
Kontrak Pusat.

Membuat pemilihan harga yang

paling
munasabah
atau
menguntungkan kerajaan.

Jika tidak berjaya, sebutharga

tersebut hanya dijadikan sebagai
bukti iaitu Lampiran A untuk
perbezaan harga antara 3 syarikat
atau pembekal yang berlainan dan
perlu di perakukan sebagai Salinan
Disahkan Betul oleh pegawai.

Menghasilkan borang Nota Minta

(P1) dengan perakuan dari pegawai
yang terlibat.

Membuat salinan untuk simpanan

dan hantar borang Nota Minta (P1)
yang
original
kepada
Unit
Perolehan dan Kewangan untuk
tindakan selanjutnya.

TANDAKAN
(/)

CATATAN

36

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(c) Menerima stok dan menyelenggara rekod stok.
BIL

TINDAKAN

Pastikan terima D.O(Delivery

Order) dan Invois dari pihak
syarikat atau pembekal.

Memeriksa keadaan stok yang

diterima daripada pihak syarikat
atau pembekal samada syaratsyarat spesifikasi permohonan
jenis barang mengikut senarai yang
dipohon.

Jika tidak memenuhi syarat-syarat

spesifikasi
yang
dipohon,
maklumkan kepada pihak syarikat
atau
pembekal
yang
bertanggungjawab
ke
atas
barangan tersebut.

Stok
yang
diterima
perlu
direkodkan di dalam borang
KEW.PS-3 dan KEW.PS-4 serta
menyusun barangan mengikut
sistem MDKD (Masuk Dahulu
Keluar Dahulu).

TANDAKAN
(/)

CATATAN

37

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(d) Membekal dan mengeluarkan bekalan pejabat untuk semua
pengguna di Jabatan.

BIL

TINDAKAN

Terima borang Pesanan dan

Pengeluaran Stok KEW.PS-10 dari
setiap Bahagian selain Bahagian
Khidmat Pengurusan atau borang
Permohonan Stok KEW.PS-11
hanya untuk Unit-unit di Bahagian
Khidmat Pengurusan.

Periksa bekalan yang dipesan,

samada stok mencukupi atau tiada
stok.

Jika barang yang dipesan tidak

mencukupi atau tiada stok di
dalam stor Jabatan, perolehan
barang tersebut perlu dibuat.

Membekalkan bekalan mengikut

jumlah yang dipesan pada borang
KEW.PS-10 atau KEW.PS-11 serta
mengikut jumlah rekod stok yang
terkini.

Kemaskini rekod stok KEW.PS-3

dan KEW.PS-4.

TANDAKAN
(/)

CATATAN

38

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(e) Memantau dan mengawal stor Jabatan.

BIL

TINDAKAN

Memantau dan mengawal barangbarang di dalam stor.

Memeriksa
keadaan
dan
mengenalpasti barang stor yang
mempunyai jangka boleh guna
atau tarikh luput.

Jika terdapat, asingkan barangbarang yang tidak boleh digunakan

atau sudah luput tarikh guna di
tempat kain bagi proses pelupusan.

Memastikan barang-barang stor

dalam keadaan teratur, tersusun
dan dalam keadaan selamat serta
pintu stor sentiasa berkunci apabila
selesai operasi.

TANDAKAN
(/)

CATATAN

39

TUGAS 2 : Bertanggungjawab dalam pemeriksaan audit dan verifikasi stok.

TANDAKAN
(/)

BIL

TINDAKAN

Membuat memo arahan stor tidak

boleh
beroperasi
sehingga
diberitahu kepada setiap Bahagian.

Mengemaskini semua rekod stok

stor, KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

Menyediakan borang KEW.PS-3,

KEW.PS-4, KEW.PS-13, KEW.PS14, KEW.PS-15 dan KEW.PS-17.

Maklumkan
kepada
Pegawai
Pemeriksaan Audit dan Verifikasi
Stok yang telah dilantik untuk
membuat auditan.

Membuat tindakan pelarasan stok

apabila terdapat stok berlebihan
atau berkurangan disebabkan silap
semasa
pengiraan
dengan
merekodkan
pada
borang
KEW.PS-17 Penyata Pelarasan.

KEW.PS-17
dikemukakan untuk
Ketua Jabatan.

Laporan KEW.PS-14, KEW.PS-15,

KEW.PS-16 untuk perakuan dari
Pegawai Pengawal.

KEW.PS-15 dan KEW.PS-16

hendaklah dikemukakan kepada
perbendaharaan sebelum 15 Mac
tahun berikutnya.

CATATAN

hendaklah
kelulusan

40

TUGAS 3 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok setiap suku tahun.

TANDAKAN
(/)

BIL

TINDAKAN

Mengenalpasti barang stor yang

mempunyai jangka boleh guna
atau tarikh luput.

Jika terdapat asingkan barangbarang yang tidak boleh digunakan

atau sudah tarikh luput di tempat
lain bagi proses pelupusan.

Mengemaskini
rekod
KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

Membuat pengiraan baki stok stor

Jabatan.

Membuat pengiraan kedudukan

stok mengikut suku tahun pada
borang KEW.PS-13.

Memperakukan borang KEW.PS13 oleh Pegawai Pengawal.

Memaklumkan kepada pegawai

yang
bertanggungjawab
atau
urusetia Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK)
untuk
memberi
makluman kepada setiap Bahagian.

CATATAN

stok

41

SENARAI
SENARAI UNDANG-UNDANG
UNDANG-UNDANG
DAN
DAN PERATURAN
PERATURAN
1. PERINTAH AM
2. ARAHAN PERKHIDMATAN
3. ARAHAN PERBENDAHARAAN
4. PEKELILING PERKHIDMATAN
5. SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN
6. PEKELILING PERBENDAHARAAN
7. SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN
8. PEKELILING AM
9. SURAT PEKELILING AM

42

SENARAI
SENARAI JAWATANKUASA
JAWATANKUASA YANG
YANG
DIANGGOTAI
DIANGGOTAI
1. PELANTIKAN SEBAGAI PEGAWAI
JABATAN KERAJAAN TEMPATAN.

PENERIMA

ASET

43

SENARAI
SENARAI BORANG-BORANG
BORANG-BORANG
YANG
YANGDIGUNAKAN
DIGUNAKAN
NAMA BORANG
KEW.PS-1

BORANG TERIMAAN BARANG-BARANG (BTB)

KEW.PS-2

BORANG LAPORANTERIMAAN BARANG-BARANG

KEW.PS-3

KAD KAWALAN STOK

KEW.PS-4

KAD PETAK

KEW.PS-5

SENARAI DAFTAR KAD KAWALAN STOK

KEW.PS-6

TAMBAHAN BARANG-BARANG STANDARD

KEW.PS-7

PENENTUAN KUMPULAN STOK

KEW.PS-8

LABEL MASUK-DAHULU-KELUAR-DAHULU (MDKD)

KEW.PS-9

SENARAI STOK BERTARIKH LUPUT

KEW.PS-10

BORANG PESANAN DAN PENGELUARAN STOK

KEW.PS-11

BORANG PERMOHONAN STOK

KEW.PS-12

SENARAI PEMBUNGKUSAN

KEW.PS-13

LAPORAN KEDUDUKAN STOK

KEW.PS-14

LAPORAN PEMERIKSAAN / VERIFIKASI

KEW.PS-15

LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN

KEW.PS-16

LAPORAN TAHUNAN VERIFIKASI STOR

KEW.PS-17

PENYATA PELARASAN STOK

KEW.PS-18

PERAKUAN AMBIL ALIH

KEW.PS-19

LAPORAN PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

KEW.PS-20

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK

KEW.PS-21

LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH

KEW.PS-22

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

44

NORMA
NORMA KERJA
KERJA
TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.
(a) Mengenalpasti keperluan bekalan Jabatan.

BIL

MASA YANG DIAMBIL

(MINIT)

TINDAKAN

Mengemaskini
KEW.PS-4.

rekod

KEW.PS-3

dan

Periksa stok yang tidak boleh digunakan

dan bertarikh luput.

15 MINIT

Jika terdapat barang yang tidak boleh

digunakan. Asingkan barang tersebut untuk
proses pelupusan.

15 MINIT

Memeriksa stok mengikut paras menokok

dan kadar penggunaan setiap suku tahun.

120 MINIT

Membuat senarai barangan stor yang tidak

mencukupi untuk ditambah tokok.

60 MINIT

120 MINIT

45

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(b) Mengurus borang Nota Minta (P1) bagi tujuan Pesanan
Tempatan (L.O).
BIL

MASA YANG
DIAMBIL (MINIT)

TINDAKAN

Senaraikan bekalan stok stor Jabatan

permohonan pembelian atau sebutharga.

untuk

Meminta sebutharga senarai barangan daripada 3

syarikat atau pembekal yang berlainan iaitu bukan
Kontrak Pusat.

360 MINIT

Memohon sebutharga senarai barangan dari syarikat

atau pembekal yang berdaftar sebagai Kontrak Pusat.

240 MINIT

Membuat pemilihan harga yang paling munasabah

atau menguntungkan kerajaan.

1 MINIT

Jika tidak berjaya, sebutharga tersebut hanya

dijadikan sebagai bukti iaitu Lampiran A untuk
perbezaan harga antara 3 syarikat atau pembekal yang
berlainan dan perlu di perakukan sebagai Salinan
Disahkan Betul oleh pegawai.

10 MINIT

Menghasilkan borang Nota Minta (P1) dengan

perakuan dari pegawai yang terlibat.

30 MINIT

Membuat salinan untuk simpanan dan hantar borang

Nota Minta (P1) yang original kepada Unit Perolehan
dan Kewangan untuk tindakan selanjutnya.

5 MINIT

60 MINIT

46

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(c) Menerima stok dan menyelenggara rekod stok.
BIL

TINDAKAN

MASA YANG
DIAMBIL (MINIT)

Pastikan terima D.O(Delivery Order) dan Invois dari

pihak syarikat atau pembekal.

1 MINIT

Memeriksa keadaan stok yang diterima daripada

pihak syarikat atau pembekal samada syarat-syarat
spesifikasi permohonan jenis barang mengikut
senarai yang dipohon.

15 MINIT

Jika tidak memenuhi syarat-syarat spesifikasi yang

dipohon, maklumkan kepada pihak syarikat atau
pembekal yang bertanggungjawab ke atas barangan
tersebut.

1 MINIT

Stok yang diterima perlu direkodkan di dalam

borang KEW.PS-3 dan KEW.PS-4 serta menyusun
barangan mengikut sistem MDKD (Masuk Dahulu
Keluar Dahulu).

180 MINIT

47

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(d) Membekal dan mengeluarkan bekalan pejabat untuk semua
pengguna di Jabatan.

BIL

TINDAKAN

MASA YANG
DIAMBIL (MINIT)

Terima borang Pesanan dan Pengeluaran Stok

KEW.PS-10 dari setiap Bahagian selain Bahagian
Khidmat Pengurusan atau borang Permohonan Stok
KEW.PS-11 hanya untuk Unit-unit di Bahagian
Khidmat Pengurusan.

30 MINIT

Periksa bekalan yang dipesan, samada stok mencukupi

atau tiada stok.

60 MINIT

Jika barang yang dipesan tidak mencukupi atau tiada

stok di dalam stor Jabatan, perolehan barang tersebut
perlu dibuat.

2100 MINIT

Membekalkan bekalan mengikut jumlah yang dipesan

pada borang KEW.PS-10 atau KEW.PS-11 serta
mengikut jumlah rekod stok yang terkini.

20 MINIT

Kemaskini rekod stok KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

60 MINIT

48

TUGAS 1 : Menyelenggara stor Jabatan.

(e) Memantau dan mengawal stor Jabatan.

BIL

TINDAKAN

MASA YANG
DIAMBIL (MINIT)

Memantau dan mengawal barang-barang di dalam

stor.

40 MINIT

Memeriksa keadaan dan mengenalpasti barang stor

yang mempunyai jangka boleh guna atau tarikh
luput.

15 MINIT

Jika terdapat, asingkan barang-barang yang tidak

boleh digunakan atau sudah luput tarikh guna di
tempat kain bagi proses pelupusan.

15 MINIT

Memastikan barang-barang stor dalam keadaan

teratur, tersusun dan dalam keadaan selamat serta
pintu stor sentiasa berkunci apabila selesai operasi.

40 MINIT

49

TUGAS 2 : Bertanggungjawab dalam pemeriksaan audit dan verifikasi stok.

BIL

TINDAKAN

MASA YANG
DIAMBIL (MINIT)

Membuat memo arahan stor tidak boleh beroperasi

sehingga diberitahu kepada setiap Bahagian.

20 MINIT

Mengemaskini semua rekod stok stor, KEW.PS-3

dan KEW.PS-4.

180 MINIT

Menyediakan
KEW.PS-13,
KEW.PS-17.

180 MINIT

Maklumkan kepada Pegawai Pemeriksaan Audit dan

Verifikasi Stok yang telah dilantik untuk membuat
auditan.

30 MINIT

Membuat tindakan pelarasan stok apabila terdapat

stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap
semasa pengiraan dengan merekodkan pada borang
KEW.PS-17 Penyata Pelarasan.

60 MINIT

KEW.PS-17
hendaklah
kelulusan Ketua Jabatan.

60 MINIT

Laporan KEW.PS-14, KEW.PS-15, KEW.PS-16

untuk perakuan dari Pegawai Pengawal.

60 MINIT

KEW.PS-15
dan
KEW.PS-16
hendaklah
dikemukakan kepada perbendaharaan sebelum 15
Mac tahun berikutnya.

10 MINIT

borang KEW.PS-3, KEW.PS-4,

KEW.PS-14,
KEW.PS-15
dan

dikemukakan

untuk

50

TUGAS 3 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok setiap suku tahun.

BIL

TINDAKAN

MASA YANG
DIAMBIL (MINIT)

Mengenalpasti barang stor yang mempunyai jangka

boleh guna atau tarikh luput.

15 MINIT

Jika terdapat asingkan barang-barang yang tidak boleh

digunakan atau sudah tarikh luput di tempat lain bagi
proses pelupusan.

15 MINIT

Mengemaskini rekod stok KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

120 MIINIT

Membuat pengiraan baki stok stor Jabatan.

360 MINIT

Membuat pengiraan kedudukan stok mengikut suku

tahun pada borang KEW.PS-13.

60 MINIT

Memperakukan borang KEW.PS-13 oleh Pegawai

Pengawal.

60 MINIT

Memaklumkan
kepada
pegawai
yang
bertanggungjawab
atau
urusetia
Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
untuk memberi makluman kepada setiap Bahagian.

15 MINIT

51

SENARAI
SENARAI TUGAS
TUGAS HARIAN
HARIAN
NAMA

: NUR WAHIDAH BINTI AZEMAN

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)

TARIKH
BIL
1.

:
TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN

Menyelenggara stor Bahagian Pentadbiran : Mengenalpasti keperluan bekalan

pejabat.
Mengurus borang Nota Minta (P1) bagi
tujuan Pesanan Tempatan.
Menerima stok dan menyelenggara
rekod stor.
Membekal dan mengeluarkan bekalan
pejabat untuk semua pengguna di
Jabatan.
Memantau dan mengawal stor
Jabatan.Bertanggungjawab dalam
pemeriksaan audit dan verifikasi stok.

2.

Bertanggungjawab dalam pemeriksaan audit

dan verifikasi stok.

3.

Menyediakan laporan pusingan stok setiap suku

tahun.

4.

Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan

dari masa ke semasa.

52