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ADVOGADO-GERAL DA UNIO
Ministro: Lus Incio Lucena Adams
SECRETRIA-GERAL DE ADMINISTRAO SGA
Secretria-Geral: Gildenora Batista Dantas Milhomem
Diretor de Gesto de Pessoas: Antnio Mrcio de Oliveira Aguiar
Diretora de Planejamento, Oramento e Finanas: Isaura Cosme de Figueiredo
Coordenadora-Geral de Desenvolvimento Organizacional: Tnia Cristina de Oliveira Vieira Alves
Coordenador-Geral de Gesto de Pessoas: Wagnel Rodrigues Alves
Coordenador-Geral de Oramento, Finanas e Anlise Contbil: Rodrigo Ferreira da Silva
Coordenador-Geral de Planejamento Setorial: Abelardo Scalco Isquierdo
Coordenadora-Geral de Gesto da Documentao e Informao: Maria Dalva Pimentel Mendes
Fernandes
Superintendente de Administrao no Distrito Federal: Jos Felipe Rodrigues de Oliveira
Superintendente de Administrao em Pernambuco: Patrcia Carneiro Leo de Amorim
Superintendente de Administrao no Rio de Janeiro: Joo Alves de Abreu
Superintendente de Administrao em Porto Alegre: Rejani Terezinha Wolf
Superintendente de Administrao em So Paulo: Denise de Moraes Petroni
Coordenador da Unidade de Atendimento em Minas Gerais: Rodrigo Jorg Pfeilsticker
Grupo de Trabalho institudo pela Portaria n 394, de 05.09.2012, Boletim de Servio n 36, de
06.09.2012.
Membros:
Alex de Aquino Faro
Angela Maria Alves de Lima
Claudio dos Santos Pinto
Danton Freitas Azevedo
Egle Maria Andrade de Souza Fukagawa
Marco Antonio Rodrigues Pieroni
Marcos Paulo Alves Decicco
Paulo Henrique Moreira Campos
Rodrigo do Canto Cardoso
Thiago de Jesus Rosa
Convidados:
Roberto Carlos de Brito
Paulo de Tarso Bello de Souza
APRESENTAO
APRESENTAO
Com o intuito de melhorar o desempenho dos processos internos da SecretariaGeral de Administrao (SGA) - um dos Objetivos Estratgicos do Planejamento para o
trinio 2012-2015 - foi editada a Portaria n 394, de 05 de setembro de 2012, que constituiu o
Grupo de Trabalho composto por servidores das Unidades Administrativas envolvidas na
fiscalizao de contratos administrativos.
O GT tem por finalidade a proposio de regulamentao de rotinas e a
padronizao de procedimentos, por meio da elaborao deste Manual de Fiscalizao de
Contratos Administrativos da Advocacia-Geral da Unio (AGU), ferramenta de carter
orientador aos processos relacionados fiscalizao das contrataes celebradas pela AGU.
Este Manual de Fiscalizao de Contratos Administrativos da AdvocaciaGeral da Unio tem por objeto prestar orientaes e subsdios aos fiscais e seus
substitutos designados para fiscalizar e acompanhar a execuo dos contratos
administrativos efetivados no mbito da AGU, nivelando os entendimentos e
procedimentos, respeitando os princpios da legalidade, eficincia, eficcia e
economicidade, permitindo a evidenciao e transparncia dos atos de fiscalizao,
executados pela AGU.
O Manual ser atualizado pela Secretaria-Geral de Administrao sempre
que houver necessidade, especialmente quando ocorrer alterao na legislao
pertinente.
SUMRIO
Sumrio
CAPTULO I - DEFINIES .................................................................................................................................... 4
CAPTULO II - DAS COMPETNCIAS DAS REAS ............................................................................................. 8
Seo I rea de Gerenciamento de Contrato ................................................................................................... 8
Seo II rea de Oramento e Finanas .......................................................................................................... 9
Seo III Superintendncia de Administrao .................................................................................................. 9
CAPTULO III - DA FISCALIZAO DOS CONTRATOS.................................................................................... 10
Seo I Do perfil do Fiscal .............................................................................................................................. 10
Seo II Da competncia do Fiscal ................................................................................................................ 10
Seo III Das providncias iniciais.................................................................................................................. 10
Subseo I Da documentao ........................................................................................................................ 10
Subseo II Da reunio inicial ........................................................................................................................ 11
Seo IV Do acompanhamento da execuo ................................................................................................. 11
Seo V Dos encaminhamentos ..................................................................................................................... 13
Seo VI Do acompanhamento das obrigaes trabalhistas e sociais ........................................................... 13
Seo VII Da Fatura e da Nota Fiscal............................................................................................................. 15
Seo VIII Das penalidades............................................................................................................................ 16
Seo IX Das vedaes ao Fiscal .................................................................................................................. 16
SEO X Das demais providncias ............................................................................................................... 17
CAPTULO IV - DA EXECUO DOS CONTRATOS........................................................................................... 18
Seo I Dos servioes de manuteno e edificao....................................................................................... 18
Seo II Do servio de copeiragem, secretaria, recepo, mensageria, limpeza e conservao................... 18
Seo III Dos servios de vigilncia e segurana ........................................................................................... 19
Seo IV Dos servios de reprografia e da locao de impressoras .............................................................. 19
Seo V Do servio de fornecimento de material ........................................................................................... 20
Seo VI Dos servios de transporte .............................................................................................................. 20
Subseo I Do servio de transporte contratado ............................................................................................ 21
Subseo II - Do servio de taxi ........................................................................................................................ 21
Seo VII Do servio de manuteno dos veculos ........................................................................................ 22
Seo VIII Dos servios de telefonia .............................................................................................................. 22
Seo IX Do servio de confeco de carimbo .............................................................................................. 23
Seo X Do servio de chaveiro ..................................................................................................................... 23
Seo XI Do servio de tecnologia da informao ......................................................................................... 23
CAPTULO V - REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................................. 25
ANEXO A - MODELO DE OFCIO DE BOAS VINDAS ......................................................................................... 26
ANEXO B - FORMULRIO PRORROGAO CONTRATUAL ............................................................................ 27
ANEXO C - MODELO DE PORTARIA DE DESIGNAO DO FISCAL E SUBSTITUTO .................................... 28
ANEXO D - MODELO DE CADASTRO PARA ACESSO DE OPERADOR .......................................................... 29
ANEXO E - FORMULRIO ATA DE REUNIO .................................................................................................... 31
ANEXO F - FORMULRIO ACOMPANHAMENTO DA EXECUO ................................................................... 32
ANEXO G - FORMULRIO SUBSTITUIO DE FUNCIONRIO ....................................................................... 33
ANEXO H - FORMULRIO DE GLOSA ................................................................................................................ 34
ANEXO I - FORMULRIO DE SOLICITAO DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDNCIAS ........................... 35
ANEXO J - FORMULRIO CONTROLE DE FUNCIONRIOS TERCEIRIZADOS .............................................. 36
ANEXO K - FORMULRIO DECLARAO DE NEPOTISMO............................................................................. 38
ANEXO L - FORMULRIO CONTROLE MENSAL DE FUNCIONRIOS TERCEIRIZADOS .............................. 39
ANEXO M - MODELO DE VERIFICAO GFIP X SEFIP .................................................................................... 40
ANEXO N - FORMULRIO SOLICITAO DE PAGAMENTO............................................................................ 41
ANEXO O - MODELO DE CHECK LIST ............................................................................................................... 42
ANEXO P - FORMULRIO CONTROLE MENSAL DE QUILOMETRAGEM POR VECULO .............................. 43
ANEXO Q - FORMULRIO CONTROLE ANUAL DE VECULO OFICIAL........................................................... 44
ANEXO R - FORMULRIO RECIBO DE ENTREGA DE CARIMBO .................................................................... 46
DEFINIES
CAPTULO I
1. DEFINIES
Para efeito
foram
adotadas
definies:
deste Manual
as
seguintes
1.6. CERTIFICADO
DE
REGULARIDADE
DO
FGTS:
documento
que
comprova
a
regularidade do funcionrio perante o
Fundo de Garantia do Tempo de
Servio
(FGTS),
sendo
emitido
exclusivamente pela Caixa Econmica
Federal (CEF).
1.2. APOSTILAMENTO:
formalizao de alteraes j previstas
no contrato. A apostila pode ser
utilizada nos seguintes casos:
a. variao do valor decorrente de
reajuste previsto no contrato;
1.7. COMPRA:
toda
aquisio
remunerada
de
bens
para
fornecimento de uma s vez ou
parceladamente.
b. compensaes ou penalizaes
financeiras decorrentes das condies
de pagamento;
1.8. CONTRATANTE:
unidade
competente da AGU signatria do
instrumento contratual.
c. empenho
de
dotaes
oramentrias suplementares at o
limite do seu valor corrigido.
1.4. CERTIDO
CONJUNTA
NEGATIVA: Certido de dbitos
relativos a tributos federais e dvida
ativa da Unio, emitida pelo Ministrio
da
Fazenda
(MF);
refere-se
exclusivamente situao do sujeito
passivo no mbito da Secretaria da
Receita Federal do Brasil (RFB) e da
Procuradoria-Geral
da
Fazenda
Nacional (PGFN).
a. funcionamento e manuteno
da sede, como aluguel, gua, luz,
telefone, IPTU e outros;
b. pessoal administrativo;
c. material e equipamentos de
escritrio;
d. superviso de servios;
e. seguros.
1.13. ENCARGOS
SOCIAIS
E
TRABALHISTAS: so os custos de
mo de obra decorrentes da legislao
trabalhista e previdenciria, estimados
em funo das ocorrncias verificadas
na empresa e das peculiaridades da
contratao, calculados, em geral,
mediante incidncia de percentual
sobre a remunerao.
1.14. FISCAL
DE
CONTRATO:
servidor,
que,
preferencialmente,
detenha conhecimento tcnico do
assunto,
indicado
pela
rea
demandante dos servios ou produtos
e
designado
pelo
titular
da
Superintendncia de Administrao
(SAD) para ser encarregado do
acompanhamento, fiscalizao, ateste
das faturas ou notas fiscais e pela
conferncia dos produtos ou servios
prestados pela contratada, desde o
incio at o trmino da vigncia do
contrato.
vinculada
apresentao
das
propostas ou do acordo ou
conveno coletiva que vincula o
oramento, no caso da primeira
repactuao ou da ltima repactuao,
no caso de repactuao sucessiva.
1.26. PRODUTIVIDADE:
a
capacidade
de
realizao
de
determinado volume de tarefas, em
funo de uma determinada rotina de
execuo de servios, considerando
os recursos humanos, materiais e
tecnolgicos disponibilizados, o nvel
de qualidade exigido e as condies
do local de prestao do servio.
1.28. REAJUSTE:
decorre
da
variao efetiva do custo de produo,
conforme preceituado no inciso XI do
art. 40 da Lei 8.666, de 1993, podendo
ser registrado por simples apostila.
Somente pode ocorrer mediante
previso no edital e contrato,
decorridos, no mnimo, 12 (doze)
meses da data da proposta ou
assinatura contratual.
1.29. REGISTRO:
pronturio
individualizado em que sero anotadas
todas as ocorrncias relacionadas com
a execuo do contrato.
1.30. REPACTUAO: o processo
de negociao que visa garantir a
manuteno do equilbrio econmicofinanceiro do contrato em face da
variao dos custos dos servios
continuados, devendo estar previsto
no instrumento convocatrio com data
1.36. SERVIOS
CONTINUADOS:
aqueles necessrios Administrao
da AGU para o desempenho de suas
atividades, cuja interrupo pode
de
sobre
Seo I
rea de Gerenciamento de
Contratos nas SADs
2.1.9. Buscar,
com
antecedncia
mnima de 4 (quatro) meses da data
de trmino do contrato, junto ao fiscal
e rea demandante informaes a
respeito da convenincia de se
prorrogar ou no a prestao dos
servios, mediante preenchimento do
Formulrio
de
Prorrogao
Contratual, Anexo B.
2.1.2. Manter,
permanentemente
atualizado, arquivo digital contendo
legislao, atos normativos e decises
do TCU relativas aos processos de
execuo e fiscalizao de contratos e
termos de parcerias.
2.1.10.
Solicitar
emisso
da
certificao oramentria ou nota de
empenho.
prorrogao,
repactuao, reviso, reajuste de
preo, acrscimo, supresso, por meio
de termos aditivos ou apostilamentos.
2.1.11.
Elaborar as alteraes
contratuais, providenciar assinaturas e
publicao na imprensa oficial e
encaminhar, via PDF, cpia do
contrato rea demandante, ao fiscal
do contrato e rea oramentria e
financeira.
2.1.12.
Promover o controle das
garantias
apresentadas
pelas
empresas contratadas.
2.1.4.1.
Buscar,
quando
necessrio, junto ao mercado e/ou
2.1.13.
Emitir, quando solicitado,
atestado de capacidade tcnica, com
base nas informaes dos fiscais de
contrato.
conforme
2.1.14.
Acompanhar
o
cumprimento
das
disposies
contratuais e propor a adoo de
providncias legais que se fizerem
necessrias ao titular da SAD, na
hiptese de inadimplemento, baseada
nas informaes dos fiscais de
contrato.
2.1.15.
Solicitar a indicao do
fiscal e do seu substituto rea
demandante da contratao do
servio. As indicaes devem conter
nome completo, CPF, matrcula
SIAPE, telefone, e-mail e lotao.
2.1.16.
Elaborar a Portaria de
designao do fiscal e do seu
substituto, submeter assinatura do
titular da SAD, para posterior
publicao no Boletim de Servios da
AGU, Anexo C.
2.2.7. Manter
permanentemente
atualizado arquivo digital de todos os
contratos, aditivos e alteraes,
Portarias de designao, propostas de
preo, planilhas, Conveno Coletiva
de Trabalho (CCT), entre outros, para
consulta sempre que necessrio.
2.1.17.
Providenciar
o
cadastramento
e
posteriormente
encaminhar ao fiscal e ao seu
substituto, via e-mail, a senha de
acesso aos Sistemas SIAFI e SIASG.
Seo III
Superintendncia de Administrao
(SAD)
2.3.1. Adotar providncias ou aplicar
penalidades contratada, com base
nas informaes prestadas pela rea
de gerenciamento de contratos.
Seo II
rea de Oramento e Finanas nas
SADs
2.2.1. Verificar se os valores faturados
esto em conformidade com o contrato
e se a Nota Fiscal foi atestada pelo
fiscal ou seu substituto e emitida
dentro do prazo de sua validade.
3. DA FISCALIZAO DOS
CONTRATOS
Seo I
Do perfil do Fiscal
3.2.2. Acompanhar
in
loco
a
execuo do objeto do contrato,
apontando as faltas cometidas pelo
contratado e, se for o caso, promover
os registros pertinentes no mdulo do
SIASG destinado fiscalizao do
contrato.
3.1.2. O
servidor
dever
ser
previamente comunicado pela chefia
imediata da indicao para exercer o
encargo de fiscal de contrato.
3.1.2.1.
O servidor designado
para fiscalizao de contratos dever
ser capacitado e orientado para o
exerccio de suas funes.
Seo III
Das providncias iniciais
Subseo I
Da documentao
3.1.2.2.
O fiscal e seu substituto
devero preencher o Formulrio
Cadastro para acesso de Operador,
Anexo D e encaminhar respectiva
SAD, para o cadastramento nos
Sistemas SIAFI e SIASG, a fim de
viabilizar o acesso a consultas
necessrias e a realizao de
medio.
3.3.1.1.
Ler
atenta
e
minuciosamente todo o contrato e
seus aditivos, principalmente quanto a:
a. objeto da contratao;
b. forma de execuo;
c. forma de fornecimento de
materiais e prazo de entrega ou
prestao dos servios e quantitativo
de funcionrios, se houver;
Seo II
Da competncia do Fiscal
d. cronograma de servios;
3.2.1. Armazenar em pasta eletrnica
cpia do termo contratual e todos os
seus aditivos, apostilamentos e
planilha de custos e formao de
preos atualizada, se existentes,
e. obrigaes da contratante e da
contratada, especialmente no que se
refere CCT, que rege a relao entre
funcionrios e a categoria dos
10
metodologia e os objetivos da
contratao, tais como: forma de
execuo e controle; modo de
recebimento e pagamento do objeto;
situaes que implicam atraso no
pagamento; critrios para a alterao
dos preos; dentre outros.
f. condies de pagamento;
g. fiscalizao;
h. sanes administrativas.
3.3.1.2.
Conhecer a proposta
comercial da contratada com todos os
seus itens, condies e preos e ter
cpia
da
proposta
de
preo,
acompanhada, se for o caso, de
planilha de custo e formao de preo,
de
relao
de
material
ou
equipamento.
3.3.2.4.1.
Frisar a necessidade de
constante atualizao documental da
Contratada, a fim de manter as
condies de habilitao e o
atendimento das exigncias legais.
3.3.2.5.
Caso
haja
alguma
lacuna, ambiguidade, contradio ou
dificuldade de compreenso das
obrigaes
contratuais,
inserir
disposies
obrigacionais
complementares de forma clara na ata
da reunio, que passar tambm a
vincular as partes. No permitida a
reduo ou a ampliao de
obrigaes das partes.
3.3.1.3.
Providenciar e arquivar
com o restante da documentao
pertinente a relao nominal de todos
os funcionrios terceirizados que
prestam servios para a AGU, para os
contratos de prestao de servios
com dedicao exclusiva.
Subseo II
Da reunio inicial
3.3.2.6.
recomendvel
a
realizao de reunies com o
representante da contratada sempre
que houver impasse na execuo do
contrato, com seu devido registro em
Ata.
3.3.2.1.
Aps
inteirar-se
do
contrato e seus anexos, avaliando-os
detalhadamente, promover reunio
inicial, devidamente registrada no
Formulrio Ata de Reunio, Anexo
E, com o representante da Contratada,
a fim de definir procedimentos para o
perfeito desenvolvimento dos trabalhos
e dirimir as dvidas porventura
existentes.
3.3.2.7.
Esclarecer que toda a
comunicao entre a Fiscalizao e a
Contratada ser formalizada por
escrito,
com
confirmao
de
recebimento.
3.3.2.2.
Para esta reunio o
Fiscal
poder
convidar
outros
envolvidos no processo de contratao
ou os tcnicos que eventualmente
tenham participado da elaborao do
termo de referncia ou projeto bsico.
3.3.2.8.
Esclarecer a Contratada
que eventual omisso da fiscalizao
durante a realizao dos trabalhos no
poder ser invocada para eximi-la da
responsabilidade pela inexecuo
contratual.
3.3.2.3.
Nessa
reunio,
a
contratada dever indicar o seu
preposto e informar todos os seus
dados pessoais e funcionais, caso ele
seja aceito pelo fiscal.
Seo IV
Do acompanhamento da execuo
3.3.2.4.
esclarecer
O
todos
fiscal
dever
os detalhes, a
11
3.4.3. Exigir
que
a
Contratada
mantenha seus bens devidamente
identificados, de forma a no serem
confundidos
com
similares
de
propriedade da AGU. Alm disso,
todos os equipamentos e acessrios
necessrios execuo dos servios
devero obedecer s especificaes
constantes no contrato.
3.4.10.
Acompanhar os prazos
de execuo e de entrega de material
(observar forma e local determinados
no contrato).
3.4.11.
Solicitar
aos
responsveis em cada localidade
relatrio de acompanhamento dos
servios contratados, quando o
contrato contemplar a execuo de
servios em diversas localidades.
3.4.12.
Anotar no Formulrio
Acompanhamento da Execuo dos
Servios Contratados, Anexo F, todas
as
ocorrncias
relacionadas
3.4.13.
Nos
contratos
de
prestao de servios, solicitar
Contratada,
mediante
notificao
formal e devidamente motivada, por
meio do Formulrio Substituio de
Funcionrio, Anexo G, a substituio,
de
acordo
com
os
prazos
determinados, de qualquer funcionrio
com
comportamento
julgado
prejudicial,
inconveniente
ou
insatisfatrio disciplina ou ao
interesse da AGU. Poder, por iguais
motivos, ser solicitada tambm a
substituio do preposto.
3.4.14.
Buscar esclarecimentos e
solues tcnicas para as ocorrncias
que surgirem durante a execuo dos
servios e antecipar-se na soluo de
problemas que afetem a relao
contratual, tais como: greve de
pessoal,
no
pagamento
de
12
3.4.20.
Atestar, quando for o
caso, para fins de restituio da
garantia, que a Contratada cumpriu
integralmente todas as obrigaes
contratuais, inclusive as trabalhistas e
previdencirias.
3.4.15.
No atestar a Nota Fiscal
enquanto no for cumprida a total
execuo, entrega ou correo dos
bens ou servios.
Seo V
Dos Encaminhamentos
3.4.16.
Verificar se os servios
foram subcontratados.
3.4.16.1.
S ser permitida a
subcontratao parcial do objeto
(nunca total) mediante previso
contratual;
a.
comunicao para abertura de
nova licitao ou proposta de
acrscimo nos casos possveis, antes
de findo o estoque de bens ou o
trmino da vigncia do contrato;
3.4.16.2.
Na subcontratao no
h vnculo entre a Contratante (AGU) e
a empresa subcontratada, fato que
torna de total responsabilidade da
Contratada os problemas que advirem
da execuo pela parte sub-rogada.
b.
constatao da necessidade de
acrscimo e/ou supresso, observado
o limite mximo admitido por lei.
c.
pedidos de reviso, reajuste e
repactuao
solicitados
pela
contratada.
3.4.17.
Caso a execuo no
esteja plenamente de acordo com o
disposto no contrato, avaliar a
necessidade de readequao deste,
mediante termo aditivo. Caso a
readequao
seja
necessria,
encaminhar
respectiva
SAD
documento apontando as alteraes
necessrias
acompanhado
das
justificativas pertinentes.
d.
tais pedidos devero estar
devidamente
acompanhados
dos
documentos que o motivaram, a
exemplo da CCT, do ndice divulgado,
da pesquisa de mercado encaminhada
pela contratada e outros, juntamente
com a planilha de custos e formao
de preos adequada ao valor
requerido. A planilha obrigatria para
os contratos que formaram seus
preos com base nela quando da
apresentao da proposta.
3.4.18.
Nos casos em que for
constatada falha na execuo, no
havendo acordo de nveis de servio
ou a readequao contratual no for
necessria,
realizar
as
glosas
mediante o Formulrio de Glosa,
Anexo H, de acordo com os
percentuais determinados.
Seo VI
Do Acompanhamento das
obrigaes trabalhistas e sociais
3.4.19.
Comunicar por escrito
respectiva SAD a ocorrncia de danos
causados pela Contratada AGU ou a
terceiros durante toda a execuo do
contrato, mediante preenchimento do
Formulrio
Solicitao
de
Esclarecimentos
e
Providncias
(SEP), Anexo I.
13
a.
no incio da execuo, exigir da
Contratada o preenchimento do
Formulrio Planilha de Controle de
Terceirizados, Anexo J e da
Declarao de Nepotismo, Anexo K,
assim como manter atualizadas todas
as informaes durante toda a
execuo do contrato;
a.
quantidade de dias trabalhados
efetivamente;
b. ocorrncia de faltas
Caso ocorram faltas sem
valor
correspondente
constatados dever ser
fatura.
b.
na sequncia, solicitar a carteira
de trabalho de cada funcionrio
contratado
pela
empresa
para
prestao dos servios, de forma a
conferir o seguinte:
ao trabalho.
cobertura, o
aos
dias
glosado na
c.
se juntamente com as frias
foram pagos os salrios e as
gratificaes correspondentes;
3.6.1.2.
Dever ser observada a
data base da categoria, pois,
independente
da
empresa
ter
solicitado a repactuao e essa ter
sido
analisada
ou
no
pela
contratante, dever da empresa
contratada pagar os salrios dos seus
funcionrios conforme o disposto em
CCT vigente.
3.6.1.3.
As mesmas providncias
devero ser tomadas, a qualquer
tempo, quando da contratao de
novos
funcionrios,
seja
por
substituio ou acrscimo da fora de
trabalho.
d.
verificar se os direitos dos
funcionrios previstos na CCT da
categoria esto sendo respeitados
pela empresa contratada;
e.
conferir com a planilha se os
funcionrios esto desempenhando as
funes para que foram contratados;
f.
verificar se os trabalhadores
esto usando os EPIs, quando
necessrios;
a.
cpia da folha de ponto de cada
funcionrio;
g.
acompanhar o cumprimento da
jornada de trabalho, das horas extras,
da jornada de compensao e do gozo
das frias;
b.
comprovante de pagamento de
salrio, de vale transporte e de auxlio
alimentao de cada funcionrio,
quando devido;
3.6.1.1.
Verificar, no incio de
cada ms, os seguintes pontos
referentes ao ms anterior, utilizando o
14
respectiva
SAD
informando as ocorrncias e contendo
cpia da notificao enviada
empresa, para abertura de processo
de penalidade.
c.
verificar se a empresa realizou o
recolhimento
do
FGTS
e
da
contribuio do INSS do ms anterior
ao da prestao dos servios, por
intermdio dos seguintes documentos:
Seo VII
Da fatura e da nota fiscal
c.3. cpia
da
relao
dos
trabalhadores constantes do arquivo
SEFIP (Relao de funcionrios);
a. preencher o Formulrio de
Solicitao de Pagamento, Anexo N,
e providenciar a autuao do processo
ou encaminhar ao setor responsvel;
d.
exigir a Certido Negativa de
Dbito junto ao INSS (CND), a
Certido Conjunta Negativa de Dbitos
relativos a Tributos Federais e Dvida
Ativa da Unio, o Certificado de
Regularidade do FGTS (CRF) e a
Certido
Negativa
de
Dbitos
Trabalhistas (CNDT), sempre que
expire o prazo de validade.
15
a.
as condies de pagamento do
contrato foram obedecidas;
b.
o valor cobrado corresponde
exatamente quilo que foi fornecido;
c.
existem
elementos
que
justifique o desconto do valor da Nota
Fiscal/Fatura;
d.
foi observado o que dispe o
contrato nos casos de instalao ou
teste de funcionamento;
e.
a Nota Fiscal tem validade e
est completamente preenchida.
Seo IX
Das vedaes ao Fiscal
Seo VIII
Das penalidades
3.8.1. Quando constatada alguma
irregularidade ou falta cometida pelo
contratado, preencher o Formulrio
Solicitao de Esclarecimentos e
Providncias (SEP), Anexo I, e envilo Contratada, com aviso de
recebimento,
solicitando
a
regularizao,
correo
ou
readequao das faltas constatadas
durante a execuo, estipulando para
atendimento o prazo de 5 (cinco) dias,
que poder ser estendido ou reduzido,
a critrio do fiscal, a depender da
peculiaridade do objeto e das
irregularidades constatadas.
b.
direcionar a contratao de
pessoas para trabalhar nas empresas
contratadas;
c.
promover ou aceitar o desvio de
funes
dos
trabalhadores
da
contratada, mediante a utilizao
destes
em
atividades
distintas
daquelas previstas no objeto da
contratao e em relao funo
especfica para a qual o trabalhador foi
contratado;
d.
considerar os trabalhadores da
contratada
como
colaboradores
eventuais do prprio rgo ou entidade
responsvel
pela
contratao,
especialmente
para
efeito
de
concesso de dirias e passagens;
16
e.
Negociar
folgas
ou
compensao de jornada com os
funcionrios da contratada.
f.
Manter
contato
com
o
contratado, visando obter benefcio ou
vantagem direta ou indireta, inclusive
para terceiros.
SEO X
Das demais providncias
3.10.1. O fiscal deve promover
periodicamente pesquisa junto aos
servidores para avaliao do nvel de
satisfao dos servios prestados.
3.10.2. O fiscal deve efetuar anlises a
respeito da forma de execuo mais
adequada ao contrato e remet-las,
por escrito, respectiva SAD, a fim de
subsidi-la com informaes para as
prximas contrataes.
17
Seo I
Dos servios de manuteno e
edificao
18
Seo III
Dos servios de vigilncia e
segurana
Seo IV
Dos servios de reprografia e da
locao de impressoras
peridicas
19
4.4.9. Exigir
que
a
Contratada
substitua, no prazo estabelecido pelo
contrato, o equipamento pendente de
assistncia tcnica ou com pane que
inviabilize o seu funcionamento por
outro em perfeito estado e com as
mesmas caractersticas, sem nus
para a AGU.
Seo VI
Dos servios de transporte
Subseo I
Do servio de transporte contratado
4.6.1.1. Exigir da Contratada a
disponibilizao de veculos em
perfeitas condies de uso e trfego,
de acordo com as disposies
contratuais e do Cdigo Nacional de
Trnsito.
4.6.1.2.
Exigir
da
Contratada
manuteno preventiva e corretiva nos
veculos de sua propriedade.
4.6.1.3. Exigir da Contratada a
substituio do veculo acidentado,
com avaria ou defeito por outro que
tambm atenda as disposies
contratuais.
4.6.1.4. Exigir que a Contratada se
responsabilize por qualquer acidente
durante a utilizao do veculo,
includo aqueles que resultem danos
materiais e/ou vtimas.
Seo V
Do servio de fornecimento de
material
4.5.1. Nos contratos de prestao de
servios em que haja a obrigao de
aplicao de material, equipamentos e
utenslios especficos, conferir o
quantitativo entregue AGU e fazer o
20
a. placa do veculo;
b. cdigo do motorista;
c. nome do usurio;
e. percurso/itinerrio;
i. assinatura do usurio;
nota
fiscal/fatura mensal;
d. setor do usurio;
f. hora parada;
g. quilometragem utilizada (incio e
fim);
h. valor em R$ e por extenso;
j. data da utilizao.
21
4.7.8.
Preencher
o
Formulrio
Controle Anual de Veculo Oficial,
ANEXO Q, por veculo, observando-se
a situao de viabilidade econmica
do veculo antes da autorizao de
servios.
Seo VIII
Dos servios de telefonia
Seo VII
Do servio de manuteno de
veculos oficiais
4.8.6.1
Quando
constatada
a
ocorrncia de uso indevido de outra
operadora, dever ser efetuada
cobrana de valor correspondente do
responsvel pelo ramal ou celular.
22
Seo IX
Do servio de confeco de
carimbos
4.10.6.
Controlar
os
servios
executados por meio de planilha, para
que no sejam ultrapassados os
limites do contrato ou da Ata de
Registro de Preos.
Seo XI
Do servio de tecnologia da
informao
4.11.1. Nos contratos de prestao de
servios de Tecnologia da Informao
(TI), devido sua complexidade, o fiscal
do contrato dever adotar os
procedimentos
constantes
da
4.9.5.
Controlar
os
servios
executados por meio de planilha, para
que no sejam ultrapassados os
limites do contrato ou da Ata de
Registro de Preos.
23
24
REFERNCIAS
CAPTULO V
5. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5
5.6.
5.7.
5.8.
5.9.
25
ANEXOS
ANEXO A
Modelo de Ofcio de boas vindas
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAO
SUPERINTENDNCIA DE ADMINISTRAO EM Xxxxxxxxxxxxxx
Endereo completo da Superintendncia
Oficio n XXX-XXXX/SAD/XX/SGA/AGU
Local, xx de xxxxxx de xxxx.
A Sua Senhoria o Senhor
Nome do Diretor da empresa
Diretor da empresa NOME DA EMPRESA.
Endereo da empresa
CEP: _________
Prezado Senhor,
Em ateno ao xito alcanado por esta empresa em se tornar
vencedora do Prego n xx/xxxx, que culminou no Contrato xxx/xxxx-AGU, e por sua
vez, assinado em xx de xxxxxx de xxxx, a Superintendncia de Administrao em
Xxxxxxxxxxxxxxxxx cumprimenta a Nome da empresa pela nova parceria que se
estabelece.
2.
Desta forma, para que tenhamos um relacionamento proveitoso,
imprescindvel que a empresa esteja atenta s obrigaes estabelecidas em
contrato, principalmente nos documentos exigidos no check list* que segue anexo,
quando da emisso de faturas, pois sem os mesmos, o nosso Setor Financeiro no
poder realizar o pagamento.
3.
Informo ainda que, a fiscalizao do referido contrato no Local da
execuo do contrato se dar por meio de fiscais nomeados conforme anexo, que
por sua vez, so orientados pelo nosso Setor de Fiscalizao na SAD/XX a no
receberem faturas com documentao incompleta.
Atenciosamente,
26
ANEXO B
FORMULRIO PRORROGAO CONTRATUAL
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
PRORROGAO CONTRATUAL
Unidade Demandante:
CONTRATO N:
VIGNCIA DO CONTRATO:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
VALOR DO CONTRATO:
Eu, _____________________________________________________ (
) sou
favorvel ( ) no sou favorvel prorrogao do Contrato acima identificado, em
face das razes abaixo elencadas:
NOME DO FISCAL:
MATRCULA:
ASSINATURA:
DATA:
27
ANEXO C
Modelo de Portaria de designao do fiscal e substituto.
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
PORTARIA DE DESIGNAO DO FISCAL E SUBSTITUTO
O
SUPERINTENDENTE
DE
ADMINISTRAO
NO
_______________________, nomeado pela Portaria/AGU n XXX, de XX de XXXXX
de XXXX e conforme Apostilamento promovido pela Portaria n 29, de 17 de janeiro
de 2011, no uso das atribuies que lhe confere a Portaria n 60, de 4 de fevereiro
de 2011 e de acordo com o previsto no Art. 67 da Lei n 8.666, de 21 de junho de
1993, Resolve:
Art. 1 Designar o(a) servidor(a) ____________________________,
matrcula SIAPE n ________ e CPF n ___________, para acompanhar e fiscalizar,
como titular, a execuo do Contrato n ___/____-AGU, celebrado entre a
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO e a empresa ____________________, CNPJ n
___________________________, que tem por objeto a prestao dos servios de
____________________,
a serem
executados nas dependncias
da
_____________________________________, todas localizadas no Estado de
_____.
Art. 2 Designar o(a) servidor(a) ____________________________,
matrcula SIAPE n ________e CPF n ___________, para acompanhar e fiscalizar,
como suplente, a execuo do contrato acima descrito nos impedimentos legais e
eventuais do titular.
Art. 3 Designar o servidor __________________________________,
matrcula SIAPE n __________, para acompanhar a execuo do referido contrato,
no mbito das atribuies da Diviso de Contratos____________________.
Art. 4 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao e ter
vigncia at o vencimento do contrato e de sua garantia quando houver.
NOME DO TITUTAR
Superintendente de Administrao
28
ANEXO D
Modelo de cadastro para acesso de operador
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
CADASTRO PARA ACESSO DE OPERADOR
MINISTRIO DA FAZENDA
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL
CADASTRO PARA ACESSO DE OPERADOR- Formulrio 1
SENHA REDE
DATA:
SIAFI
1- INCLUSO
SIAFI GERENCIAL
2- ALTERAO
SIAFI EDUCACIONAL
3- EXCLUSO
SIASG
4- TROCA DE SENHA
DOCUMENTO N:
TREINO-SIASG
1. SOLICITAO DE CADASTRAMENTO
1.1. IDENTIFICAO DO OPERADOR
1- NOME COMPLETO
3-NOME PREFERENCIAL
2- CPF
4- CARGO/FUNO
6- UNIDADE GESTORA
5 EMAIL
7- CDIGO
8- ENDEREO:
9- TELEFONE
13- OBSERVAES
14- NOME DO SUPERIOR IMEDIATO
15- CARGO/FUNO
29
30
ANEXO E
FORMULRIO ATA DE REUNIO
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
ATA DE REUNIO
Unidade Demandante:
CONTRATO N:
DATA:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
NOME DO FISCAL:
ASSINATURA:
NOME DO REPRESENTANTE:
ASSINATURA:
31
ANEXO F
FORMULRIO ACOMPANHAMENTO DA EXECUO DOS SERVIOS CONTRATADOS
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
ACOMPANHAMENTO DA EXECUO DOS SERVIOS CONTRATADOS
CONTRATO N:
VIGNCIA DO CONTRATO:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
PREPOSTO DO CONTRATADO:
MS/ANO DA AVALIAO:
Ocorrncias
DATA
EXECUO CONTRATUAL (dever ser relatada a forma que vem sendo prestado o
servio, conforme pactuado no Contrato, e cada problema detectado)
DATA
DATA
NOME DO FISCAL:
MATRCULA:
ASSINATURA:
DATA:
32
ANEXO G
FORMULRIO SUBSTITUIO DE FUNCIONRIO
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
SUBSTITUIO DE FUNCIONRIO
CONTRATO N:
VIGNCIA DO CONTRATO:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
NOME DO PREPOSTO:
JUSTIFICATIVA:
NOME DO FISCAL:
MATRCULA:
ASSINATURA DO FISCAL:
DATA:
ASSINATURA DO PREPOSTO:
DATA:
Observao: se a notificao for remetida via postal, o recibo dever ser firmado no Aviso de Recebimento - AR, via que for
devolvida pelo Correio.
33
ANEXO H
FORMULRIO DE GLOSA
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
CONTRATO N:
CONTRATADO:
CNPJ:
VIGNCIA DO CONTRATO:
MS DE REFERNCIA:
NMERO DO EMPENHO:
NMERO DO PROCESSO:
IDENTIFICAO DA GLOSA
(OBJETO/ORIGEM)
MOTIVO DA GLOSA
(FUNDAMENTAO)
VALOR ORIGINAL
DA GLOSA R$
DATA DO FATO
GERADOR
OBSERVAES:
TOTAL
NOME DO FISCAL:
MATRCULA:
ASSINATURA DO FISCAL:
DATA:
ASSINATURA DO PREPOSTO:
DATA:
34
ANEXO I
FORMULRIO DE SOLICITAO DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDNCIAS (SEP)
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
SOLICITAO DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDNCIAS (SEP)
CONTRATO N:
VIGNCIA DO CONTRATO:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
NOME DO PREPOSTO:
REFERNCIA
CONTRATUAL
SUBCLUSULA/ ALNEA):
(CLUSULA/
Observaes:
(Informar o perodo, valores em atraso, nome dos terceirizados envolvidos, protocolos de
assistncia tcnica, dentre outros)
Aguardarei um pronunciamento formal (escrito) dessa Empresa:
Atenciosamente,
NOME DO FISCAL:
MATRCULA:
ASSINATURA DO FISCAL:
DATA:
ASSINATURA DO PREPOSTO:
DATA:
35
ANEXO J
FORMULRIO CONTROLE DE FUNCIONRIOS TERCEIRIZADOS
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
VIGNCIA DO CONTRATO:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
NOME DO PREPOSTO:
Nome do Funcionrio
Grau de
Instruo
Funo
Quadro
Efetivo
(*)
Admisso
Dias
Trabalhados
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
36
Dados Bancrios
CPF
Banco
C/C
Valor Salrio
(em R$)
Bruto
Lquido
Refeio
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
NOME DO FISCAL:
MATRCULA:
ASSINATURA DO FISCAL:
DATA:
ASSINATURA DO PREPOSTO:
DATA:
Observaes: (*) Informar no quadro acima se o funcionrio efetivo ou substituto (Sim ou No).
Obs1: A quantidade de dias trabalhados pelo funcionrio titular e seu substituto nos casos de falta, frias, licena maternidade, atestado mdico e outras ausncias permitidas por Lei, devem ser
informados no quadro acima.
Obs2: Qualquer dvida quanto ao preenchimento da planilha, solicitar orientaes dos responsveis pela execuo dos servios .
37
ANEXO K
FORMULRIO DECLARAO DE NEPOTISMO
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
DECLARAO DE NEPOTISMO
DADOS DO FUNCIONRIO
NOME DO FUNCIONRIO:
CPF:
EMPRESA:
FUNO:
CNPJ:
Declaro que:
( ) No possuo parente exercendo atividade funcional na Advocacia-Geral da Unio.
( ) Possuo parente exercendo atividade funcional na Advocacia-Geral da Unio, conforme
abaixo especificado:
Nome:
Grau de Parentesco:
Cargo/Funo:
Lotao:
( ) No possuo parente no mesmo contrato na Advocacia-Geral da Unio.
( ) Possuo parente trabalhando no mesmo contrato na Advocacia-Geral da Unio, conforme
abaixo especificado:
Nome:
Grau de Parentesco:
Cargo/Funo:
LOCAL E DATA:
ASSINATURA DO FUNCIONRIO:
CINCIA DO RESPONSVEL PELA CONTRATADA
LOCAL E DATA:
ASSINATURA DO RESPONSVEL:
38
ANEXO L
FORMULRIO CONTROLE MENSAL DE FUNCIONRIOS TERCEIRIZADOS
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
VIGNCIA DO CONTRATO:
COMPETNCIA:
CONTRATADA:
CNPJ:
OBJETO DO CONTRATO:
QUANTIDADE DE COLABORADORES:
NOME DO FISCAL:
Nome do Funcionrio
NOME DO PREPOSTO:
Funo
Dias
Trabalhado
s
Frias
Licena
Faltas
Folha
de
Ponto
Refeio
01
02
03
04
05
ASSINATURA DO FISCAL:
DATA:
ASSINATURA DO PREPOSTO:
DATA:
Obs. Em conformidade com a Instruo Normativa SLTI/MPOG N 02, de 30 de abril de 2008, ANEXO IV, tem 2.1, e adaptada para suprir as necessidades da AGU.
39
Ocorrncias
ANEXO M
Modelo de verificao GFIP x SEFIP (Recolhimento do FGTS e da contribuio do INSS pela empresa.)
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
40
ANEXO N
FORMULRIO SOLICITAO DE PAGAMENTO
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
SOLICITAO DE PAGAMENTO
N DA SOLICITAO:
VIGNCIA DO CONTRATO:
UNIDADE:
CONTRATADA:
CNPJ:
NOTA DE EMPENHO:
N DO CONTRATO:
DOCUMENTAO APRESENTADA
NOTA FISCAL/FATURA N:
VALOR DA NOTA FISCAL:
COMPETNCIA:
OBSERVAES:
Data:
Data:
/
Gestor do Contrato
Fiscal do Contrato
Apto para pagamento.
ENCAMINHE-SE CEOFI
Data:
Data:
/
CEOFI
Ordenador de Despesas
41
ANEXO O
Modelo de Check List
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
CHECK LIST
UNIDADE:
CONTRATO N:
CONTRATADA:
CONTATO:
SERVIOS:
FUNCIONRIOS N:
NOTA FISCAL N:
VALIDADE DO FORMULRIO:
MS DE REFERNCIA:
ORD.
1
ITENS
SIM
SOLICITAO DE PAGAMENTO
NOTA DE EMPENHO
NOTA FISCAL
SICAF COMPRASNET
DECLARAO DA EMPRESA DE OPTANTE DO SIMPLES (SE COUBER)
(ORIGINAL ASSINADA PELO REPRESENTANTE LEGAL)
CERTIDO NEGATIVA DE DBITOS TRABALHISTAS
GPS (INSS)
GRF (FGTS)
PLANILHA MENSAL
10
11
12
RELATORIOS GFIP
13
FOLHA DE PAGAMENTO
14
CONTRACHEQUES
15
FOLHA DE PONTO
16
VALE TRANSPORTE
17
VALE REFEIO
18
OUTROS DOCUMENTOS
OBSERVAES:
NOME DO FISCAL:
MATRCULA:
ASSINATURA DO FISCAL:
DATA:
42
NO
ANEXO P
FORMULRIO CONTROLE MENSAL DE QUILOMETRAGEM POR VECULO
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
CONTROLE MENSAL DE QUILOMETRAGEM POR VECULO
MS/ANO REFERNCIA:
VECULO (MARCA/MODELO):
PLACA N:
TIPO:
NOME DO MOTORISTA:
ITEM
Km
VALOR EM R$
UNITRIO
DATA:
ASSINATURA:
43
TOTAL
ANEXO Q
FORMULRIO CONTROLE ANUAL DE VECULO OFICIAL
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
CONTROLE ANUAL DE VECULO OFICIAL
UNIDADE:
ANO:
VECULO (MARCA/TIPO/MODELO):
COMBUSTVEL:
( ) GSOLINA
DADOS DO VECULO:
COR:
ANO FAB.:
( ) LCOOL
GRUPO:
( ) DIESEL
PLACA ANTERIOR:
DOCUMENTAO:
LOCAL. (MUNICPIO):
UF:
PLACA ATUAL:
LOCAL. (MUNICPIO):
UF:
CHASSI:
RENAVAM:
HP:
PATRIMMIO:
CONTROLE:
A
MS
KM
RODADOS
MS
CONSUMO
COMBUSTVEL
KM/LITRO
TOTAL
MDIA
DESPESA
R$/KM
JAN
FEV
MAR
ABR
MAI
JUN
JUL
AGO
SET
OUT
NOV
DEZ
ANUAL
OBSERVAES:
44
MNT.
CONS.
DATA:
ASSINATURA:
45
ANEXO R
FORMULRIO RECIBO DE ENTREGA DE CARIMBO
Secretaria-Geral de Administrao
Superintendncia de Administrao
RECIBO DE ENTREGA DE CARIMBO
MEMORANDO N:
DATA:
CARIMBOS ENTREGUES:
Discriminao do Custo
DEMANDANTE:
ITEM
N NF:
DESCRIO
QNT
DATA:
ASSINATURA:
46