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APLICACIN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

INICIO DEL PROCESO

CONTACTO DE
PROVEDEDORES
MATERIALES DE
CONSTRUCCION

PROFORMAS DE
ADQUISICION

Cemento
Arena Estructuras
metlicas.
Etc.

SE ESTUDIA LA
COTIZACION

SELECCION DE LA
MEJOR PROFORMA
(ORDEN DE COMPRA)

NO

Autorizacion
de Gerencia

SI
SE REALIZA LA COMPRA DE
MATERIALES

COPIA
BODEGA

FACTURA

MATERIALES

DEP. CONTABILIDA

REVISION POR PARTE


DEL AUXILIAR
CONTABLE

BODEGA

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO


UNA EMPRESA PEQUEA CONSTRUCTORA

EN

FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIN

PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.


1. Respeto: Refleja el amor y la pasin que cada empleado tiene para con sus compaeros de trabajo, para con los clientes y
proveedores.
2. Compromiso: Demostrar vocacin de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario
para dar cumplimiento a los objetivos de la organizacin, respetando el medio ambiente.
3. Orientacin al cliente: Cultura organizacional donde lo ms importante es la plena satisfaccin de las necesidades de
nuestros clientes, logrando as ser elegidos entre la competencia.
4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios.
5. Honestidad y tica: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compaa.
6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional.
7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.
8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificacin institucional
10. Solidaridad: Cooperacin permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organizacin y en las relaciones
interpersonales con clientes y usuarios.

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA


Cada empleado no debe tener ms que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quines son sus subordinados.

Se debe definir con claridad y precison los objetivos que se pretenden alcanzar

Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando ms sencillo sea el trabajo a realizar, mas fcil ser
llevarlo a la practica
Cada persona tiene que conocer cul es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la divisin del trabajo se consigue la
especializacin
Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado
Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior
En la Empresa se debe limitar una lnea jerrquica para saber en cada momento quin da una orden y quin debe ejecutarla

Cada persona ocupar aquel puesto para el cual est mejor capacitada
Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad ser proporcionada a sus atribuciones

Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar
proporcionalidad entre trabajo y salario, as como entre responsabilidad y consecuencia.

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.

ACTIVIDAD
A
B
C
D
E

0
INICIO

DESCRIPCION

TIEMPO
NORMAL

TIEMPO
REDUCIDO

COSTO
NORMAL

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

GERENTE
RESIDENTE
ASITSENTE
SECRETARIA
PEON

1400
8
A

8
8
8
8
8

0
0
0
0
0

700
500

300

RUTA CRITICA
CAMINO
X
Y
Z

$ 1,400.00
$
700.00
$
500.00
$
300.00
$
200.00

RUTA
A-B-E
A-C-E
A-D

TIEMPO
24
24
16

6=5-4

7=2-3

COSTO DE
COMPRENSION

VARIACIN
DEL COSTO

VARIACIN
DEL TIEMPO

$
$
$
$
$

1,350.00
650.00
450.00
250.00
150.00

-$
-$
-$
-$
-$

50.00
50.00
50.00
50.00
50.00

8
8
8
8
8

8=6/7
ELASTICIDAD
(PARA
COMPRESION
DE SEMANAS)
-6.25
-6.25
-6.25
-6.25
-6.25

9=2-3
REDCCION
MXIMA
8
8
8
8
8

8
B

12
200

8
C

8
D
11

12

PASO 12 SEMANAS
12
$
2,100.00

200

8
E

12

12

12
0
FIN

12
12

GRAFICA DE GANTT

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

A
B
C
D
E

GERENTE
RESIDENTE
ASITSENTE
SECRETARIA
PEON

TIEMPO
NORMAL
SEMANAS
8
8
8
8
8

GERENTE

RESIDENTE

ASITSENTE

PASO 12 SEMANAS
D

SECRETARIA

E
1

ASITSENTE

PEON
7

10

11

12

Diagrama de Flujo (OTIDA) A&S CONSTRUCTORES ASOCIA


Area responsable: Gerencia de Ingenieria
Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera)
Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta.
Personas que Tiempo
No.
Actividad
intervienen
(hrs.)
1

Recepcion de la copia de las bases de licitacion.

0.25

Recepcion del memoradum de solicitud de


calculo de volumetrias

0.25

Identificacion de los requerimientos de


Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.

18

Visita al lugar de la construccion.

18

Elaboracion del reporte fotografico de la visita.

Analisis de planos entregados por el cliente.

36

Calculo de las volumetrias de cada concepto de


ingenieria civil y electromecanica.

36

Elaboracion del reporte final de cada concepto


de ingenieria civil y electromecanica.

18

Entrega de los resultados obtenidos.

0.5

Total
%
T. acumulado
% acumulado

136

7
2
77.8 22.2
7
9
77.8 100

Responsable: Inge
Fecha: 21 de aBRIL
Alcance: Este proc

NSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.


Responsable: Ingeniero
Fecha: 21 de aBRIL del 2014
Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado.
Agrega valor Es necesario
Evaluacion
Decision
Observaciones
SI
NO
SI
NO
del control
X

Mejorar

Eliminar

Mejorar

Mejorar

Mejorar

Mejorar

Mejorar

Mejorar
X

Optimizar

No es necesario puesto que


ingenieria conoce las fechas criticas
del proyecto al momento en que
las copias de las carpetas

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.


ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

DIRECTOR GENERAL
SECRETARIA

CONTADOR
AUXILIAR CONTABLE

AREA TECNICA

RESIDENTE DE OBRA

RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO

AUXILIAR TECNICO

CHOFER

En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organizacin casi horizontal, esto no es de
asombrarse, ya que en las pequeas empresas da una buena comunicacin y la informacin fluye con mucha facilidad en todos
los departamentos de la organizacin.

El modelo formal, muestra una visin global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de
los circuitos concntricos, los crculos en lnea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual
est constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Adems, se observan las relaciones entre los sistemas por medio
de par de flechas con sentido contrario

El Modelo holstico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la informacin fluye a todos los
niveles de la organizacin, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa

XV. MIPYMES: Las micro, pequeas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificacin establecida
en la fraccin III del artculo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequea y Mediana Empresa y en el
Acuerdo por el que se establece la estratificacin de las micro, pequeas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de
junio de 2009;

ESTRATIFICACION:
Rango de monto de
ventas anuales
(mdp)

Tope mximo
combinado*

Tamao

Sector

Rango de nmero de
trabajadores

Micro

Todas

Hasta 10

Hasta $4

4.6

Comercio

Desde 11 hasta 30

Desde $4.01 hasta


$100

93

Industria y Servicios

Desde 11 hasta 50

Desde $4.01 hasta


$100

95

Comercio

Desde 31 hasta 100

235

Servicios

Desde 51 hasta 100

Desde $100.01 hasta


$250

Industria

Desde 51 hasta 250

Desde $100.01 hasta


$250

250

Pequea

Mediana

Tope Mximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.

imo
o*

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.


PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL
CAPACIDADES FSICAS
GNERO:

MASCULINO:

EDAD:

30 A 45 AOS

ESTADO CIVIL:

CASADO
HABILIDADES MENTALES

EXPERIENCIA:

ANALTICO, LGICO , ESTRATGICO


INGENIERO CIVIL ARQUITECTO MAESTRA
DESEABLE
INGLES 75%

ESCOLARIDAD:
MANEJO DE IDIOMA (%):

CAMPEN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL,


WORD, POWER POINT

MANEJO DE PAQUETERA DE COMPUTACIN:


OTROS

EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD


GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR
TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE
MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE
ADAPTACIN

REQUERIMIENTOS:

NOMBRE DEL PUESTO:

DIRECTOR GENERAL

DESCRIPCIN GENRICA:

DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA


EJECUCIN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD

UBICACIN FSICA:

SE UBICA FSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA


QUE L MISMO DETERMINE.
DIRECTOR GENERAL
SECRETARIA

CONTADOR
AUXILIAR CONTABLE

UBICACIN ADMINISTRATIVA:

AREA TECNICA

RESIDENTE DE OBRA

RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO

AUXILIAR TECNICO

CHOFER

TIPO DE CONTRATACIN:

PERMANENTE

JEFE INMEDIATO:

NO APLICA

SUBORDINADOS DIRECTOS:

TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE


SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIN

FUNCIONES GENERALES:

LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIN:


ADMINISTRACIN GENERAL DE LA EMPRESA
CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA
CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS
CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
RELACIONES PUBLICAS

FUNCIONES ESPECFICAS
DIARIAS
RECORRIDO POR LAS OBRAS
QUE DESARROLLA LA EMPRESA
CHECAR QUE LOS AVANCES DE
OBRA CUMPLAN CON LOS
PROGRAMAS DE EJECUCIN
VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS
EN EJECUCIN, CUMPLAN CON LA
CALIDAD ESPECIFICADA
REVISAR EL INFORME DE LOS
RESIDENTES DE OBRA
REVISAR LOS REPORTES DE
ESTIMACIONES DE OBRA
VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE
LA EMPRESA SE USEN
ADECUADAMENTE
REVISAR LAS CUENTAS
BANCARIAS
AUTORIZAR LAS COMPRAS DE
MATERIALES
ATENDER A CLIENTES Y
PROVEEDORES
VIGILAR EL AVANCE EN LA
TRAMITACIN DE COBROS

BIENES BAJO SU
RESPONSABILIDAD:

SEMANALES

ESPORDICAS

REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS


A PROVEEDORES
REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE
NOMINAS
ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A
LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA
EMPRESA

REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE


OBRA
REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS
DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES
ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA
EMPRESA

DESCRIPCIN

CARACTERSTICAS

CAMIONETA RAM PICK-UP


MODELO 2001
COMPUTADORA PORTTIL
MODELO APOLO
EN GENERAL DEFORMA
INDIRECTA TODOS LOS
ACTIVOS DE LA EMPRESA

VEHCULO PARA TRASLADO


COMPUTADORA PERSONAL

TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS


DECISIONES QUE RUEDE TOMAR: QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIN DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIN, CUANDO ESTE EXISTA
RESPONSABILIDAD EN GENERACIN DE INFORMACIN:
Tipo de Informe o reporte

A quin

AVANCE Y PROBLEMTICA
(VERBAL) DIARIAMENTE

RESIDENTE DE OBRA

Para Qu
VISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRAS

FLUJOS DE EFECTIVO

A EL MISMO

ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE


LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU
OPERACIN

ESTADO DE AVANCES FSICOS


Y FINANCIEROS DE LAS OBRAS

A EL MISMO

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS


PROGRAMAS APROBADOS

ESTADOS FINANCIEROS DE LA
EMPRESA

A EL MISMO

VERIFICAR LA SITUACIN FINANCIERA DE LA


EMPRESA Y TENER INFORMACIN PARA LA
TOMA DE DESICIONES

COMPARATIVO DE LA
EXPLOSIN DE INSUMOS DE
CADA OBRA CONTRA LOS
CONSUMOS

A EL MISMO

PREVENIR POSIBLES
DESVIACIONES DETECTAR
DIFERENCIAS DE VOLUMEN
PRESUPUESTADO

COMUNICACIN INTERNA
CON:

PARA:

RESIDENTE DE OBRA

MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIN DE LA OBRA

AREA DE COMPRAS

CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS

CHOFER
CONTABILIDAD

AREA TCNICA

DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU


MANTENIMIENTO
SITUACIN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIN ANTE
EL IMSS
REVISIN Y AUTORIZACIN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, AS COMO LOS
CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS

CQMUNICACIN EXTERNA
CON:

PARA:

ENTIDADES CONTRATANTES

CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE


OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS EN
EJECUCIN REVISIN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS
SOBRE PROYECTOS

CUENTES

PRESENTACIN DE PROYECTOS Y CONTRATACIN


PRESENTACIN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRA
PRESENTACIN DE ACUERDOS
SOLICITUD DE RECURSOS
COMPROBACIN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOS
CUENTES REVISIN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS

PROVEEDORES

COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRDITOS

A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.


PUESTO: DIRECTOR GENERAL

DEPARTAMENTO

DESCRIPCIN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

No.

CON QUIEN LO HACE

QUE HACE

CON QUE LO HACE

PERIODO

Puesto

Accin que se realiza

Herramienta o medi
que utiliza

Cada
cundo

Todo el personal de
la empresa

Diario

Diario

Diario

Residente de obra

Recorrido fsico en el lugar donde se realiza la obra.

Presencial en unin del


residente de obra y/
subcontratistas, si es el
caso

Residente de obra

Inspeccin visual de los trabajos realizados ya sea


internos o bien de subcontratistas.

Presencial en unin del


residente de obra
subcontratistas, si es el
caso

Control, seguimiento y coordinacin de todas las


Con el apoyo de todo el
actividades inherentes al desarrollo de la empresa de personal que labora en
la ejecucin de las obras que se realizan
la empresa

Residente de obra

Chequeo selectivo de trazos, niveles y plmeos de los Nivel flexmetro,


diferentes conceptos de obra
plomada, planos, etc.

Semanal

inspeccin visual en
Verificacin del personal de obra, en cunto a que sea
conjunto con el
el adecuado en nmero y calidad
residente de obra

Semanal

Verificacin de las existencias de material en obra y


su adecuado uso

Inspeccin visual en
conjunto con ei
residente de obra

Revisin de avances de obra contra lo programado.

Programa de obra
establecido

Semanal

Venficacion de los procedimientos constructivos


utilizados e indicar cambios o adecuaciones

Inspeccin ocular y
comentarios con el
residente de obra

Semanal

Reprogramacion de obra

Escrito solicitud bitcora


programada de obra
establecida

Variable

10

Revision de la Bitcora de Obra

Bitacora

11

Venficacion de obra ejecutada y generada

Reporte de numeroa
Generadores

Quincenal

12

Relaciones Publicas de la empresa mediante la


atencin a clientes

Presupuesto asignado

Variable

Residente de obra

Diario

Diario

13 Contador

Control y distnbucion de los recursos financieros de la


Apoyo contable
empresa

14 Secretaria

Control y manejo de bancos y chequeras

Apoyo secretarial

Diario

15 Secretaria

Control y seguimiento de tramite de estimaciones

Apoyo secretarial

Semanal

16 Secretaria

Control y manejo de cuentas por cobrar

Apoyo secretarial Apoyo


legal

17 Secretaria

Control y manejo de cuentas por pagar

Apoyo secretarial

Semanal

18 Secretaria

Autonzacion y firma de cheques

Apoyo secretarial

Semanal

19 Contador

Revisin y aprobacin de estados financieros de la


Empresa

Estados financieros
elaborados y
presentados por el
contador

Mensual

20 Contador

Revision y pago de impuestos generados

Declaraciones
elaboradas por el
contador

Mensual

21 Area tecnica

Revisar y autonzar las compras de la empresa

Cuadros comparativos
de los dferentes
proveedores

22 Area tecnica

Revision y autonzacion de presupuestos de obra

Revision detallada de las


matrices de precios
unitarios y cantidades de
obra

23 Area tecnica

Establecer controles de obra y revisin periodica

Reporte elaborado por el


Semanal
area tecnica

Semanal

Diario

Diario

Variable

arta de distribucion de trabajo)


FRECUENCIA

TIEMPO

NORMATIVIDAD

FUNDAMENTO

No. De Veces

Timpo
Estimado

Criterios /
polticas de
Operacin

Lgislacin

100%

Manual de
Organizacin

1 2 Veces

Avances, segn
programa Calidad
30 minutos
de Obra Uso de
materiales

1 2 Veces

Avances, segn
programa Calidad
30 minutos
de Obra Uso de
materiales
Segn avance de
obra

Variable

Variable

Variable

Variable Control interno

Variable

1a5
Control interno
minutos

1 vez

20 minutos

Ley de Obra
De acuerdo al
Publica.
programa de obra
Contrato

2 Veces

30 minutos

Ley de Obra
De acuerdo al
Publica.
programa de obra
Contrato

1 Vez

1 hora

1 Vez

1 dia

1 Vez

1 dia

Contrl interno

Ley de Obra
Publica.

1 vez

3 horas

1 vez

15 minutos

3 Veces

1 hora

1 Vez

30 minutos

De acuerdo al
reporte contable

1 Vez

2 horas

De acuerdo al
reporte contable

2 Veces

3 a 4 horas

1 Vez

1 hora

Control area de
Finanzas,Politicas
de pago

Codigo Fiscal

1 Vez

1 hora

Control area de
Finanzas,Politicas
de pago de
sueldos

Codigo Fiscal

1 a 2 Veces

1 hora

Al mejor precio
cumpliendo
especificaciones

Contrato Ley
de Obra
Publica.

Utilidades acordes
al tamao de cada
obra

1 Vez

Supervision y
2 a 3 horas control de costos
de obra

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