SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL1

Son sistemas de informacin, tpicamente basados en computadoras, que son usadas

dentro de una organizacin. WordNet describe un sistema de informacin como "un sistema
que consiste de una red de todos los canales de comunicacin usados dentro de una
organizacin". Un sistema de informacin gerencial tambin puede ser definido como "un
sistema que colecciona y procesa datos (informacin) y provee los resultados a los gerentes
quienes usan esta informacin para la toma de decisiones, planeacin, implementacin de
programas y control". Un sistema de informacin esta compuesto de todos los datos que
colecta, manipula y disemina. Usualmente incluye hardware, software, personal, sistemas
de comunicacin, tal como lneas de telfono y los datos por s mismos. Las actividades
involucradas incluyen el ingreso de datos, proceso de la informacin de datos,
almacenamiento de datos e informacin, y la produccin de salidas tales como reportes
gerenciales.
Frecuentemente involucra software de ingeniera, pero tambin se distingue por s
mismo al concentrarse en la integracin de sistemas de computacin con el propsito de la
organizacin. El rea de estudios no debera confundirse con el de la ciencias
computacionales la cual es ms terica por naturaleza y trata principalmente con la creacin
de software como la ingeniera computacional, la cual se enfoca ms al hardware de la
computadora.
En los negocios, los sistemas de informacin apoyan los procesos de negocios y
operacionales, toma de decisiones y estrategias competitivas.

Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informacion_gerencial

Los SI y la toma de decisiones.2

Los SI van mucho ms all que el diseo y desarrollo del subsistema informtico.
Un SI puede definirse como "un conjunto de componentes interrelacionados que permiten
capturar, procesar, almacenar y distribuir informacin para apoyar la toma de decisiones y
el control de una institucin", adems de ayudar a dichos directivos y personal a analizar
problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos en un ambiente
intensivo de informacin. La gestin de la informacin est orientada al control,
preservacin y retencin de la informacin.
Las necesidades de informacin pueden ser relativas a hechos presentes o a
situaciones futuras, con el objetivo de realizar una direccin proactiva. Las necesidades de
informacin se agrupan segn las unidades organizativas de la institucin y las aplicaciones
que cada una de ellas lleve a cabo. Resulta importante la necesidad de informacin sobre el
entorno, implicando un mecanismo de observacin que provea constantemente informacin
relativa a los principales factores estratgicos: competencia, tecnologa y poltica, entre
otros. Igualmente, resulta una constante el anlisis de informacin sobre aspectos claves de
la organizacin como I+D, produccin, recursos humanos y finanzas, entre otros. La
eleccin o combinacin de diversos procedimientos, lgicamente depender de las
condiciones especficas de cada institucin y de los individuos que la componen.
Sistema de Informacin Gerencial (SIG).
El anlisis de las necesidades y fuentes de informacin resultan importantes para
cualquier SI, pero son particularmente fundamentales para los sistemas de informacin
gerencial (SIG). Desde el surgimiento de dicho trmino han existido un gran nmero de
definiciones que acentan alguno que otro aspecto. Una definicin aplicable a nuestro
sector sera Un SIG es una base de datos actualizada y un sistema de anlisis y evaluacin
para proporcionar a los actores del proceso de investigacin (investigadores y gerentes) y
sus clientes, informacin oportuna sobre insumos, actividades y resultados de la
investigacin para apoyar la toma de decisiones apropiadas. Un SIG puede estructurarse
segn las funciones organizacionales que apoya y que varan de acuerdo con la misin y el
formato de las instituciones, no existiendo por lo tanto un patrn nico para todas ellas.
Para una organizacin de investigacin agropecuaria las funciones pueden ser descritas a
travs del modelo de anlisis de contexto, insumos, procesos y productos, modelo que
podra ser adaptado para cualquier tipo de organizacin de investigacin, sin embargo
quizs no resultara idneo para instituciones comerciales .
Los SIG no solamente estn destinados a proporcionar informacin, sino tambin
capacidades de comunicacin electrnicas, anlisis de datos y organizacin, de manera tal
que favorezca el proceso de toma de decisiones. Las redes y los nuevos enfoques para
almacenar y acceder datos hoy en da han madurado, permitindose de manera sencilla el
uso compartido de los datos y el procesamiento rpido de los mismos debido al poder de
2

Sistemas de Informacin para el apoyo a la toma de decisiones gerenciales. Martnez, Rodrigo Leon,
Orlando. Direccin de Gestin de la Innovacin Tecnolgica y el Perfeccionamiento Institucional del Centro
Nacional de Sanidad Agropecuaria (CENSA).
Monografas.com: http://www.monografias.com/trabajos17/sistema-gerencial/sistema-gerencial.shtml

cmputo alcanzado y la visualizacin en formatos grficos en formas fciles de entender.

Los SIG actuales deben permitir que la informacin pueda ser tabulada y copiada o
exportada hacia otras herramientas que favorezcan el anlisis de los datos, dando ms
posibilidades tanto a los directivos como a los empleados que se encuentran distanciados
del mximo nivel de direccin. Quedara entonces garantizar que el dato que se registra est
lo ms cercano posible al tiempo real en que se ejecutan los procesos.
En resumen, los SIG ayudan a los directivos y empleados con problemas
estructurados que ocurren generalmente a nivel tctico y le proporcionan datos de fuentes
internas y externas, as como un entorno generalizado de computacin y de comunicaciones
que puede ser aplicado a un conjunto diverso de problemas. Ayudan a hacer pronsticos de
tendencias e identifican oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar problemas
en la ejecucin de los procesos establecidos. Facilitan el seguimiento del desempeo
organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de direccin para apoyar
que la toma de decisiones sea coordinada, pero descentralizada y que ocurra en los niveles
operativos ms bajos de la institucin.

Por qu es la informacin tan importante? (Extracto)3

Sistemas de informacin gerencial? Nuestro personal informtico puede ocuparse de
eso.
Yo recibo todas estas cifras todos los meses, pero no tengo la menor idea de lo que debo
hacer con ellas.
Si slo hubiera sabido de esto hace seis meses.
Quiere decir que puedo contar con esta informacin cada semana? Ahora, esto va a
transformar el funcionamiento de toda la institucin!
Todas las instituciones cuentan con algn tipo de sistema de informacin.
Muchas de stas pueden considerar que un sistema mnimo ser suficiente. Por
ejemplo, un sistema contable que produce reportes con tres meses de atraso. Por qu
deber iniciarse un esfuerzo masivo y costoso en mejorar un sistema de informacin?
La respuesta es, porque tener buena informacin es esencial para que una institucin
pueda desempearse de manera eficiente y efectiva. Mientras mejor sea su informacin sta
podr administrar mejor sus recursos. En un ambiente competitivo, la institucin con mejor
informacin tendr una ventaja comparativa.
Observe lo que sucede en una institucin que tiene un sistema de informacin dbil:
En la antecmara los clientes hacan cola frente al cajero, esperando
impacientemente mientras el personal buscaba el registro contable descolocado. Otro
cliente se quejaba sobre una aparentemente arbitraria forma de calcular los intereses y las
multas correspondientes.
En el departamento de crditos varios oficiales de crdito estn revisando los
registros contables para ver qu clientes han pagado y cules no lo han hecho.
Posteriormente, si sucediera que ellos pasaran por el negocio de un cliente moroso
para conversar con respecto a un prstamo que est atrasado, los oficiales de crdito no
contaran con los detalles especficos sobre la cuenta del cliente. Dos oficiales de crdito
se encuentran reunidos con clientes. Uno de los clientes reclama que ha pagado su
prstamo desde hace varias semanas y que an se encuentra a la espera de la aprobacin
de un nuevo prstamo. El segundo reclama que a pesar de haberse aprobado su prstamo,
tendr que esperar ms de una semana para obtener el contrato y los documentos
correspondientes, perdiendo la oportunidad de comprar la maquinaria usada que
necesitaba. En la parte posterior de la sala, los supervisores del departamento de crditos,
ocupados como siempre en tratar de resolver asuntos urgentes, no tienen la menor idea del
desempeo de su departamento o de su personal.
En el departamento de crditos las pilas de papeles se acumulan por todas partes.
El personal auxiliar est reconciliando los saldos de las cuentas de ahorros con el mayor
general, mientras que otros estn calculando los intereses en las libretas de ahorros.
Los contadores estn reconciliando las cuentas bancarias de hace varios meses,
tratando de preparar un balance de comprobacin para la siguiente reunin del directorio.
Una tarea imposible de completar a tiempo
En la oficina del director ejecutivo los gerentes se encuentran participando en la sesin
operativa semanal. El gerente financiero anuncia que la cuenta corriente de la institucin
3

Sistema de informacin gerencial para instituciones de microfinanzas Gua prctica. Waterfield, Charles
Ramsig, Nick. CGAP/World Bank (Grupo Consultivo de ayuda a la poblacin ms pobre. Estados Unidos,
1998. Pgs. 1 a 13. http://www.cgap.org/docs/TechnicalTool_01_Spanish.pdf

no cuenta con los fondos suficientes y que tendrn que suspender el desembolso de los
prstamos por una semana. El gerente de operaciones presenta la nueva propuesta para el
proyecto que se encuentra en proceso de elaboracin (gran parte de la informacin
requerida por el donante de fondos no puede obtenerse o no se encuentra al da). El
director ejecutivo presenta la informacin solicitada por el nuevo miembro del directorio
para la reunin siguiente: informacin financiera y operacional actual versus
presupuestada, nmero de clientes por tamao de prstamo y un reporte de la cartera en
riesgo. Cuando pregunt cmo podran obtener esta informacin para el viernes, todos
levantaron los hombros.
Un buen sistema de informacin podra transformar esta institucin. La
organizacin puede contar con personal capacitado y motivado, pero si ste carece de
informacin no podr desempearse al nivel de su potencial. Un buen sistema de
informacin puede revolucionar el trabajo del personal de campo, permitindoles realizar
un mejor seguimiento de su cartera y continuar sirviendo a sus clientes, todo esto mientras
continan trabajando con un creciente nmero de clientes. Puede permitir a los supervisores
un mejor control del trabajo bajo su responsabilidad, proporcionar una mejor asistencia a su
personal y determinar las reas que requieren mayor atencin de su parte.
Tambin puede ayudar a la gerencia a orquestar el trabajo de toda la institucin, al
permitir el monitoreo de la salud de la institucin a travs de un nmero escogido de
indicadores y al informar sobre decisiones operacionales crticas y estratgicas.
A medida que un mayor nmero de instituciones de microfinanzas incrementa sus
actividades, los gerentes estn tomando consciencia de la necesidad de mejorar sus sistemas
de informacin. Para muchas instituciones, los aspectos metodolgicos, el desarrollo del
personal y an el financiamiento no pueden considerarse ms como los aspectos crticos
que limitan el crecimiento de las mismas. En cambio, con frecuencia la necesidad ms
apremiante es la de contar con un sistema que permita realizar el seguimiento de la
situacin de sus carteras de una manera precisa y oportuna. El grado de confiabilidad que
puedan tener esos sistemas puede representar la diferencia entre el xito y el fracaso de las
operaciones crediticias, y por lo tanto de toda la institucin.
Un sistema con un desempeo aceptable, operando bajo un volumen medio de
actividad puede colapsar si es alimentado con mayor cantidad de informacin.
Los sistemas manuales pueden terminar con la acumulacin de grandes volmenes
de informacin no procesada. Los sistemas de gestin de la cartera que emplean hojas de
clculo pueden volverse difciles de manejar conforme crece la hoja de clculo. Una
institucin que no est preparada para un crecimiento rpido, eventualmente reducir la
calidad de sus servicios y pondr en peligro la salud financiera de la institucin. Sin
embargo, una institucin que desarrolle un sistema capaz de producir informacin precisa,
oportuna y completa sobre sus operaciones, en particular con respecto a su cartera de
prstamos, podr consolidar su desempeo financiero y expandir la clientela atendida. La
elaboracin de un slido sistema de informacin gerencial es una de las tareas ms
importantes que enfrentan las instituciones de microfinanzas, en especial aquellas en
crecimiento.
Establecer un buen sistema de informacin puede requerir la reestructuracin de la
institucin, la modificacin de las responsabilidades del personal (incluso de las
calificaciones del mismo), el rediseo de los procesos operativos y de los flujos de

informacin, la racionalizacin de las polticas financieras, la inversin en tecnologa

informtica y mucho ms. La informacin es la base del funcionamiento de cualquier
institucin, por lo tanto no debe sorprender que la introduccin de un nuevo sistema de
informacin pueda impactar el mismo centro de la institucin.
La enormidad de esta tarea explica el por qu muchas instituciones de microfinanzas
tienen un sistema deficiente (no han sido capaces de dedicar la energa y atencin que se
requiere para elaborar un buen sistema). Sin embargo, los gerentes de instituciones que han
llevado a cabo esta inversin, quienes ahora cuentan con el acceso a informacin confiable
y oportuna, declaran en su mayor parte, que sta ha sido una de las mejores decisiones que
han tomado.
Qu es un sistema de informacin gerencial?
Un sistema de informacin gerencial es la serie de procesos y acciones involucradas
en captar datos en bruto, procesarlos en informacin utilizable y luego difundirla a los
usuarios en la forma en que estos la requieren.
Un SIG no es simplemente un programa informtico e involucra mucho ms que
slo calcular nmeros. La informacin gerencial implica esencialmente la comunicacin
entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo que desempea su
institucin. El plan de cuentas, todos los formularios utilizados por una institucin (desde
los recibos hasta las solicitudes de prstamos, incluyendo los requerimientos de vacaciones
por parte del personal), las reuniones, los reportes, las polticas y procedimientos, la
asignacin de personal, el perfil de un puesto, el proceso de planificacin y tambin los
programas informticos. Todos estos y otros ms influyen sobre el flujo de informacin en
una institucin y por lo tanto, juntos conforman el sistema de informacin gerencial.
Hay que notar la diferencia que existe entre datos e informacin dentro de la
definicin de un SIG. Los datos son hechos no procesados que no revelan nada en forma
aislada. Por ejemplo, una simple transaccin de pago no indica si ste se efecto a tiempo y
tampoco da a conocer en qu situacin se encuentra el prstamo.
La informacin est conformada por datos procesados o transformados que ayudan
a alguien a tomar una decisin o a comprender algo mejor (figura 1.1). Por ejemplo, la
comparacin entre los pagos actuales con las cuotas programadas revela la situacin de un
prstamo y su antigedad informacin que puede ser usada para tomar una decisin con
respecto al seguimiento del prstamo o a la constitucin de provisiones. Una institucin
puede estar saturada de datos y sin embargo puede poseer poca informacin.

Cmo se relacionan las diferentes partes de un SIG?

Un sistema completo de informacin gerencial incluye todos los sistemas que una
institucin usa para generar la informacin que guiar las decisiones y acciones de la
gerencia. Una institucin de microfinanzas generalmente cuenta con dos sistemas
principales: el sistema contable, centrado en el plan de cuentas y en el mayor general y el
sistema de manejo de la cartera, el cual abarca el desempeo de las cuentas para cada uno
de los productos ofrecidos por la institucin.
Algunas instituciones tambin cuentan con un tercer sistema para obtener datos con
respecto al impacto sobre los clientes, muchas veces solicitado por los mismos donantes de
fondos. Las instituciones de microfinanzas tambin tienen otras necesidades de informacin
gerencial, como son las relacionadas con la administracin de los recursos humanos. Sin
embargo, las actividades financieras y de los clientes son las que generan el mayor nmero
de datos para ser procesados. En las instituciones grandes, el SIG tiende a ser en su mayor
parte o en su totalidad computarizado, requiriendo de programas que obtengan y reporten la
informacin que se considera necesaria.
La figura 1.2 muestra la relacin que existe entre el sistema contable y el sistema de
manejo de la cartera, conjuntamente con los otros elementos que afectan al SIG. El sistema
contable est influenciado principalmente por el plan de cuentas. El sistema de manejo de
la cartera est influenciado por las polticas y procedimientos y por la tecnologa crediticia.
Los datos son procesados en informacin, la cual es luego presentada en los estados
financieros y en los reportes administrativos. Influyendo en la forma y contenido de estos
reportes estn los indicadores escogidos por la institucin para monitorear el desempeo.
Muchos indicadores y reportes se generan mediante la combinacin de informacin
del sistema contable (as como los ingresos y los gastos) con informacin proveniente del
sistema de manejo de la cartera (as como el nmero, importe y tamao de los prstamos o
la cantidad de personal). Aunque son independientes, los dos sistemas comparten datos y
debern ser compatibles.
Los sistemas contables debern ajustarse a las normas bsicas de contabilidad
internacionales. Los programas comerciales elaborados para registrar las cuentas en el
mayor general incorporan estas normas y acuerdos, por lo tanto es relativamente fcil
encontrar programas contables que desempean por lo menos las funciones bsicas que
requiere una institucin de microfinanzas y que proporcionan los reportes contables
indispensables.

En contraste, los sistemas de manejo de la cartera no cuentan con normas o

principios comnmente aceptados para el seguimiento de los prstamos en los cuales
puedan apoyarse. Asimismo, estos sistemas debern reflejar los procedimientos operativos,
as como el flujo de trabajo los cuales varan sustancialmente de una institucin a otra.
Como resultado de esto, cada programa para el seguimiento de los prstamos difiere en
cuanto a la informacin buscada, a los tipos de reportes generados y sobre todo difieren en
cuanto a las aplicaciones con que cuentan cada uno de estos. Los rasgos distintivos clave de
los programas que efectan el seguimiento de los prstamos varan de uno a otro, pudiendo
ser algunas de stas variaciones la tecnologa crediticia que cada uno de estos programas
apoya, el mtodo de calcular los intereses y comisiones, la frecuencia y composicin de los
pagos de los prstamos y el formato de los reportes.
Dado que no existen normas aceptadas para los sistemas de seguimiento de los
prstamos y debido a que la informacin que deber ser buscada y reportada es compleja,
las instituciones que estn considerando cmo mejorar la parte de gestin crediticia de su
SIG se enfrentarn con problemas importantes y diversos: Debern adquirir un programa
llave en mano? Si es as, debern contratar a un programador para que lo adapte a medida
del usuario? Es esta adaptacin posible? Deber el programador ser un consultor o un
empleado a tiempo completo de la institucin? Numerosas instituciones insatisfechas con
las caractersticas y el soporte tcnico proporcionado por los sistemas de seguimiento de los
prstamos han optado por desarrollar sus propios programas.
El seguimiento del impacto sobre el cliente, debido a que ste generalmente se lleva
a cabo por el inters del donante de fondos y no a solicitud de la gerencia, tiene un enfoque
mucho menos uniforme y por lo tanto es menos adaptable a los programas estandarizados.
Las instituciones que monitorean impacto pueden utilizar la informacin acumulada en la
solicitud de crdito o pueden proporcionar cuestionarios a una muestra de clientes. La
informacin que obtienen usualmente se relaciona con el tipo de actividad que desempean
sus clientes: nmero de empleados para negocios de produccin de bienes, volumen de
ventas para negocios de comercio minorista, cambios en el ingreso familiar en el caso de

clientes rurales y el crecimiento de los activos del negocio en el caso de clientes urbanos.
La diversidad de enfoques implica que la institucin deber preparar a medida del
cliente cada procedimiento de obtencin y anlisis de los datos.
Debe ser tan frustrante la utilizacin de un SIG?
El consenso que est emergiendo entre las instituciones de microfinanzas es que un
buen sistema de informacin es fundamental para el xito de una institucin.
An as, abundan historias sobre el fracaso y la frustracin experimentada con los
sistemas de informacin. Muchas de las historias se refieren al uso de sistemas
computarizados que nunca funcionaron correctamente o que tienden a colapsar justo
cuando la institucin empieza a acostumbrarse a contar con ellos.
Cules son las reglas para la elaboracin de un buen sistema de informacin?
Identificacin minuciosa de las necesidades de informacin. Los gerentes, el
personal de campo, los miembros del directorio y el personal a cargo de los
sistemas de informacin pocas veces conocen todas las necesidades de
informacin de su institucin. Pueden tener conocimiento de muchos de los
indicadores clave que tienen que examinar, pero estos indicadores pueden no
estar definidos con precisin y tambin podran no tener conocimiento de otros
indicadores que deberan ser examinados. Adicionalmente, los sistemas
generalmente son elaborados de una manera arbitraria y fragmentaria, sin que se
haya producido una evaluacin completa de las necesidades. Se debe detallar el
tipo de informacin que es monitoreada por aquellas instituciones de mejores
prcticas y proponer los mtodos para identificar los flujos y las necesidades
especficas de informacin.
Comunicacin efectiva entre la gerencia y el personal del rea de sistemas.
Los gerentes y el personal a cargo de los sistemas de informacin generalmente
no hablan el mismo idioma. Este problema de comunicacin se complica debido
a la fuerte carga de trabajo que soporta el personal y a la tendencia de
compartimentar las operaciones. El resultado, a pesar de contarse con las
mejores intenciones, es por lo general una mala interpretacin de los
requerimientos de la gerencia y un sistema que no responde a las necesidades de
los usuarios.
Expectativas realistas sobre la tecnologa de la informacin. En la era de la
informtica, los usuarios de la informacin continuamente se preguntan por qu
no pueden contar con la informacin que desean, en el momento adecuado.
Satisfacer esta necesidad podra parecer una tarea sencilla, especialmente
cuando se sabe que todos los datos necesarios se encuentran en la computadora.
La intencin es la de educar a los usuarios de la informacin sobre lo que es
posible y sobre cunto esfuerzo se requiere para obtener buena informacin de
un sistema.

La gerencia de una institucin puede mejorar de manera significativa las

posibilidades de desarrollar un buen sistema de informacin a travs de su intencin de
evaluar y cambiar la manera en que trabaja la institucin. Los sistemas de informacin slo
pueden funcionar hasta el nivel de la misma institucin que les sirve de modelo. Si las
polticas, procedimientos, organigramas, el perfil de los puestos, el desarrollo de las
operaciones y otros procesos no han sido debidamente establecidos, ningn SIG producir
buenos resultados. Por lo tanto, el desarrollo y la implementacin de un nuevo SIG o la
modificacin de uno ya existente podra afectar todas las partes de una institucin y por lo
general debera hacerlo si es que se quiere que el proceso sea exitoso.
Qu se debe pensar sobre los sistemas manuales y sobre el uso de hojas de clculo?
Algunas instituciones de microfinanzas utilizan sistemas manuales y hojas de
clculo (as como Excel o Lotus) para realizar el seguimiento de las cuentas de sus clientes
y para preparar los reportes de cartera. Estas herramientas pueden ser elaboradas,
modificadas y mantenidas con mayor facilidad que las bases de datos, pero su utilidad es
mucho ms limitada, particularmente en aquellas instituciones donde se manejan ms de
500 prstamos activos. Asimismo, los sistemas manuales y las hojas de clculo pueden
colapsar cuando la estructura de la institucin se vuelve ms compleja. Tambin es difcil
consolidar la informacin manual o en hojas de clculo que proviene de diferentes
sucursales.
Aquellos no versados en la programacin de computadoras encuentran que las hojas
de clculo son muy fciles de utilizar porque bsicamente son libros de cuentas
computarizados cuyo formato y los clculos efectuados en stas son fciles de modificar.
Las hojas de clculo han sido diseadas para analizar datos. Pero cuando se trata de
almacenar y recobrar datos o de preparar reportes a partir de un volumen importante de
datos, las bases de datos presentan una clara ventaja sobre las hojas de clculo debido a su
estructura para organizar los datos. Las hojas de clculo son generalmente bidimensionales
(tienen filas y columnas) y por lo tanto presentan la dificultad de expresar y mantener las
relaciones complejas que existen entre los datos. En el caso de las hojas de clculo, estas
relaciones se mantienen a travs del uso de formulas ingresadas en celdas individuales, en
lugar de utilizar campos clave que pueden ser rpidamente seleccionados y examinados
como en el caso de las bases de datos. Por lo tanto, las hojas de clculo no son la
herramienta ptima para registrar las transacciones de los clientes y tampoco para efectuar
reportes sobre la antigedad de la cartera. Pero s son muy tiles para analizar indicadores
financieros y de cartera y para presentar informacin. En un SIG, las hojas de clculo
pueden complementar el sistema de base de datos, el cual administrar la mayor parte de
los datos.
Los sistemas manuales, aunque son ms fciles de comprender, son muy
susceptibles a errores y se consideran como un mtodo ineficiente para almacenar y
recobrar datos financieros. Son propensos al abuso y al fraude, as como a errores
matemticos y a la prdida de informacin debido a un almacenaje inadecuado.
Son usualmente lentos y demandan el uso de mucho personal para la preparacin de los
reportes. As mismo, no permiten efectuar con facilidad el anlisis estadstico de tendencias
y de causalidad.
En una institucin con un volumen importante de actividad es preferible utilizar una
base de datos computarizada. Muchas instituciones an usan sistemas manuales,
especialmente en algunas partes del Asia, pero muchas probablemente adoptaran de

inmediato el uso de sistemas computarizados si no tuvieran que tomar en cuenta aspectos

como el costo, la capacidad del personal y la viabilidad de los programas disponibles. A
medida que la tecnologa de la informacin mejora, que el costo de computarizar una
operacin baja, que se incrementa el volumen de transacciones y que el nivel de mayor
competencia entre las instituciones de microfinanzas empieza a beneficiar a aquellas que
cuentan con un mejor y ms rpido acceso a la informacin, las instituciones enfrentarn la
creciente necesidad de tener que pasar de un sistema manual a uno computarizado.
Puedo conseguir un programa estndar de SIG que responda a mis necesidades?
An no se ha llegado a un consenso en la comunidad microfinanciera sobre cul
sera el SIG ideal, esto debido en parte a la falta de normas. No existe programa, ya sea ste
WordPerfect o Lotus 1-2-3, que una institucin pueda adquirir, instalar y utilizar para cubrir
el 80-90 por ciento de sus necesidades de informacin. Luego de ms de 10 aos de
esfuerzo, an no se ha podido llegar a una lista corta de programas prometedores o a
obtener un puado de programas que operen bien bajo ciertas circunstancias. En cambio,
las instituciones que se encuentran operando en la misma ciudad contratan diferentes
compaas de informtica locales para el diseo de sus sistemas y a empresas afiliadas a
redes internacionales, cada una con su propio sistema o con ninguno.
Problemas que se presentan al transferir sistemas computarizados de una a otra
institucin microfinanciera.
El empleo de definiciones diferentes para el clculo de los ratios financieros.
El grado de complejidad introducido debido a las variaciones en las tecnologas
crediticias.
La utilizacin de una variedad de tcnicas para el tratamiento de aspectos
relacionados con la cartera (el clculo de las tasas de inters y de las multas, los
vnculos entre los ahorros y los prstamos, la determinacin de la morosidad).
Los problemas relacionados con el lenguaje local.
Los asuntos relacionados con el tamao y con la centralizacin o descentralizacin.
Las regulaciones bancarias y contables nacionales.
Las preferencias individuales de la gerencia o del personal a cargo del SIG.
La ausencia de empresas locales capaces de implementar sistemas y de proporcionar
servicio tcnico continuo.
Debido a stas y a muchas otras complicaciones, los expertos consideran que no
existe solamente un paquete de SIG que pueda satisfacer las necesidades de todos. No
existen dos instituciones que tengan las mismas necesidades de informacin y adems las
necesidades de una institucin tienden a cambiar con el tiempo.
Muchas instituciones de microfinanzas pueden ser agrupadas en una de tres
categoras en funcin de sus necesidades de manejo de la informacin y en relacin con su
etapa de desarrollo. En la primera categora se encuentran las instituciones pequeas y
relativamente jvenes con menos de unos 2.000 clientes y con ningn plan a corto plazo de
expandir su clientela o el rango de sus productos.
Esta categora comprende generalmente a organizaciones no gubernamentales
(ONG) de servicios mltiples, las cuales ofrecen servicios financieros como parte de una

gama ms amplia de servicios. Sus necesidades son bsicas y pueden continuar operando
con un sistema simple que les permita supervisar la calidad de su cartera. Un sistema
simple es tambin muchas veces lo nico que pueden afrontar, considerando su personal y
presupuesto.
En la segunda categora se encuentran las instituciones de tamao medio que
cuentan con 2.00010.000 clientes y que se encuentran en una fase de expansin.
Muchas de estas instituciones estn experimentando problemas debido a su
crecimiento: necesitan reestructurarse para poder afrontar su crecimiento, debern contratar
nuevos gerentes capaces de administrar las actividades y recursos que se han incrementado
y tendrn que sistematizar sus procedimientos operativos.
Estas instituciones requieren ahora de un SIG mucho ms riguroso, uno que cuente
con mecanismos de seguridad eficientes, que pueda efectuar auditoras detalladas y que sea
capaz de manejar cuentas de ahorros, as como un gran volumen de transacciones. Pero
muchas carecen del personal capacitado para operar un SIG complejo y riguroso al igual
que de los recursos financieros para adquirir un sistema comercial o para desarrollar ellas
mismas un SIG personalizado. En suma, requieren muchas de las caractersticas de un
sistema de alta calidad, pero no se encuentran preparadas para mantenerlo.
La tercera categora est conformada por instituciones de gran tamao, con ms de
10.000 clientes y que cuentan con planes de crecimiento continuado.
Estas instituciones maduras generalmente tienen procedimientos operativos bien
desarrollados y personal capacitado, en particular en el rea de contabilidad y sistemas de
informacin. Estas instituciones son tan grandes que usualmente pueden justificar el costo
de modificar de manera substancial su SIG existente o desarrollar uno nuevo para satisfacer
de mejor manera sus necesidades. El costo podra con facilidad exceder los U$S 100.000,
pero la alternativa sera no poder automatizar ciertas funciones, lo cual producira una serie
de ineficiencias.