Organizao

de Eventos

O que um evento?
Em termos de comunicao e marketing:
Todo acontecimento que resulta de um projeto
devidamente planejado e executado
Objetivos e pblico alvo previamente
definidos

Utilidade do evento
Lanar, vender ou divulgar produtos e
servios
Estreitar relacionamentos
Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem
de uma instituio
Promover valores culturais
Motivar os funcionrios

Tipos de evento
De acordo com sua natureza, formato e
objetivos, os eventos so divididos em 3
categorias bsicas:
Eventos Profissionais
Eventos Promocionais
Eventos Sociais

Elementos bsicos
Custos
Temrio
Programao
Data
Local
Ambiente
Servios
Contribuies

Classificao do evento
O evento pode ser classificado de acordo
com as seguintes variveis:
Porte
Pequeno at 150 participantes
Mdio entre 151 e 500 participantes
Grande de 501 a 5 mil participantes
Megaeventos acima de 5 mil participantes

Classificao do evento
Periodicidade
Determinada realizao regular em data fixa
Varivel ou mvel realizao regular, em data
que varia conforme interesses do promotor

Indeterminada ou espordica realizao

espordica ou nica

Classificao do evento
Perfil do pblico-alvo
-

Idade
Sexo
Classe socioeconmica
Formao escolar
Profisso
reas de interesse

Classificao do evento
Natureza
- Artstico-culturais

- Tursticos

- Esportivos

- Recreativos

- Tcnico-cientficos

- Corporativos

- Sociais

- Governamentais

- Cvicos

- Polticos

- Tpicos, folclricos ou religiosos

Evento Esportivo

Evento Turstico

Evento Cultural

Evento Social

Classificao do evento
Formatos ou Tipologia
Baseados nas reunies dialogais:
- Reunio

-Brainstorming

- Congresso

- Curso

- Palestra

- Frum

- Entrevista coletiva

- Mesa Redonda

- Teleconferncia ou videoconferncia

Brainstorming

Entrevista Coletiva

Mesa-redonda

Classificao do evento
Competitivos:
- Campeonato
- Olimpadas
- Torneio
- Concurso

Torneio
Concurso

Olimpadas

Campeonato

Classificao do evento
Demonstrativos ou expositivos:
- Excurso

- Espetculo

- Festival

- Desfile

- Inaugurao

- Leilo

- Noite de Autgrafos

- Feira

- Roadshow

Desfile

Festival

Roadshow

Inaugurao

Classificao do evento
Baseados em reunies sociais:
- Brunch

- Noivado

- Coffee Break

- Casamentos

- Coquetel

- Batizados

- Happy Hour

- Homenagens

- Festas beneficentes

- Debutantes

Batizado

Happy Hour

Debutantes

Brunch

Planejamento
o ponto de partida, criao de estratgias
ou tticas para alcanar o objetivo do
evento:

Desenvolvimento do conceito ou idia

Estudo da viabilidade
Preparao da aprovao
Produo
Finalizao
Avaliao dos resultados

Fases do evento
Pr-evento
a fase da concepo e planejamento do evento,
a partir de interesses, objetivos e estratgias
envolvidas

Briefing: Diagnstico das necessidades, objetivos

e perspectivas, aliado as estratgias

Escolha do local e data: De acordo com o perfil

e objetivos do evento

Fases do evento
Oramento e propostas: Levantamento de
todas as possibilidades de fornecedores de
servios e produtos

Contrato: Formalizao de tudo que foi

combinado e estabelecido para o evento

Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que

ser necessrio para o atendimento das
necessidades do evento

Fases do evento
Transevento
a fase de organizao e realizao na prtica do
evento, quando todas as atividades planejadas
so implementadas

Cronograma: um descritivo de atividades

previstas no perodo de tempo que antecede o
evento

Check list: uma lista de providncias a serem

tomadas para a realizao do evento

Fases do evento
Matriz de responsabilidades: Ferramenta que
indica as funes de cada membro da equipe

Ps-evento
Nesta fase ocorre a desmontagem do evento.
Tambm a etapa de verificao de alcance dos
resultados almejados. importante:
Realizar reunies de avaliao
Aplicar questionrios
Elaborar relatrios

Local do evento
Vale considerar alguns critrios:

Localizao geogrfica
Vias de acesso
Opes de locomoo
Infra-estrutura
Segurana
Estacionamento
Diferenciais

Local do evento
As alternativas so muito variadas:

Centro de convenes
Pavilhes
Buffets
Clubes
Casas de Shows / Casas Noturnas
Restaurantes
Chcaras, stios e fazendas
Galpes
Espaos alternativos

Centro de Convenes

Casa noturna

Buffet infantil

Restaurante

Etiqueta social
a arte de boas maneiras e bons costumes:
- Comportamento e postura
- Gestos
- Vestimentas
- Apresentaes
- Comportamento mesa
- Convites
- R.S.V.P. (confirmao de presena)

Planejamento em A&B
Os servios mais utilizadas so:

Banquetes
Buffets
Caf-da-manh
Ch da tarde
Coquetel
Ceia

Planejamento em A&B
Modalidades de servios em A&B:
francesa: Garom ou copeira seguram a
travessa, enquanto os convidados se servem
sentados

inglesa direto: Garom serve os convidados

sentados

inglesa indireto: Garom prepara o prato no

guerridn (carrinho de apoio) e serve os convidados
sentados

Planejamento em A&B
americana: convidado se serve no buffet
previamente montado com todos os alimentos

Franco-americano: o prato de entrada

servido pronto aos convidados sentados, o prato
principal servido em buffet

Empratado ou de prato passado: o prato

vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio
para todos simultaneamente

russa: as bandejas com alimentos ficam mesa

Composio dos cardpios

Coffee Break: Caf, chocolate, chs, sucos, gua,
salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pes,
sanduches, pats, frios

Coquetel: gua, sucos, refrigerantes, coquetis de

frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe,
canaps, salgadinhos, frios, petiscos, minipores

Almoos e jantares: gua, vinho, champanhe,

entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves, massas,
sobremesa

Marketing de eventos
Necessidade de marketing: Envolve plano de
mdia, aes promocionais diversas, elaborao de
contratos, e um relatrio final que avalie os
resultados

Expectativas do consumidor: Surgem da

combinao de mensagens de marketing, do boca a
boca, experincias de outros eventos e a imagem da
marca

Captao de patrocnio: uma troca, parceria

momentnea em custos, servios, divulgao e at
depoimentos

Marketing de eventos
Tipos de apoio:
Patrocnio Operao comercial, em dinheiro, de
promoo e marketing com a iniciativa privada

Subveno Apoio financeiro e/ou concesso

(passagem, ingressos, etc) de rgos pblicos e
governamentais

Marketing de eventos
Permuta Troca de produtos e servios (anncios
publicitrios, suporte, logstica, entre outros)

Doao Colaborao espontnea (em dinheiro,

produtos e servios), sem qualquer expectativa de
retorno, com pessoas ou empresas

Mecenato Interesse de determinada empresa em

patrocinar projetos especficos, porm sem aguardar
um retorno proporcional ao investimento

Produo de eventos
A produo de eventos envolve diversas reas,
como Publicidade, Relaes Pblicas, Jornalismo,
Turismo, Segurana, Arquitetura, Engenharia
Eltrica, entre outras
Produtor de eventos precisa agregar:
Cultura
Capacidade de organizao
Conhecimentos tcnicos

Produo de eventos
Produo tcnica:
Iluminao
udio
Transmisso / Projeo de imagens
Cenografia
Palco
Arquibancadas
Layout do espao

Produo de eventos
Servios de apoio:
Policiamento Solicitado com antecedncia, tem
carter preventivo
Trnsito aconselhvel requisitar o apoio, se
houver expectativa de intenso fluxo de veculos
nibus Possibilidade de implantao de linhas
especiais durante o evento e/ou desvio de itinerrios
Corpo de bombeiros Para orientaes e
fiscalizaes prvias, o evento dever ter brigada
Servio mdico fundamental, sempre manter um
mdico de planto

NA VERDADE, TUDO EVENTO!

Francisco Paulo de Melo Neto
Criatividade em eventos, SP