Informati despre companie GMG SRL este 0 companie care comercializeaza en-gros fructe deshidratate, alune, nuci si seminte, punand aceste produse la dispozitia comerciantilor si a restaurantelor cu diverse standarde de calitate din intregul oras. Desi este doar unul dintre vanzatorii en-gros din oras, GMG SRL are o legatura excelenta cu comunitatea de restaurante si vanzatori en-detail. Aceaste relatii au constituit si continua sa fie baza succesului companiel. Compania a fost infiintata in anii 1980 de catre Andrei lonescu si are in prezent 2 asociati: Andrei lonescu(care detine 90% din partile sociale) si Ana Popescu (care detine 10% din partile sociale). Stocurile de produse uscate ale companiel GMG SRL sunt reprezentate de fructe deshidratate, falune, nuci si seminte, Stocurile sunt ‘disponibile pe tot parcursul anului, si provin din productia de pe piata autohtona. Veniturile obtinute din vanzarea fructelor deshidratate, a ‘nucilor, alunelor si semintelor reprezinta 85% din veniturile totale si isi ating perioada de varf fara, —> mahi urtab peRonid~ j Toate stocurile de bunuri uscate sunt depozitate intr-o singura locatie, intr-un depozit inchiriat in spatele cladirii de birouri, care este de asemenea inchiriata. Bunurile sunt livrate la clienti din aceasta locatie. Unul dintre cei mai importanti clienti ai GMG SRL este Magazinul Big. GMG are incheiat cu Magazinul Big un contract pe termen (ung, prin care firma se angajeaza sa furntzeze 0 anumita cantitate de fructe deshidratate la preturi stabilite contractual, Toate celelalte venituri ale companiei provin de la restaurante mici si vanzatori en-detail. teen raha crake che at BB GMG SRL utilizeaza ocazional 0 linie de credit de la o’ banca locala. Termenti Tacitatl de creditare stipuleaza ca linia de credit poate fi folosita strict pentru achizitia de stocuri. Aceasta este singura optiune de creditare folosita de catre GMG SRL - Andrei refuza finantarea printr-un credit pe termen lung. ogtud o& mt dauimds Bs mui Conducerea companiei este formata din: ‘19 Homes, mM epetORd Lo Pudee xy mer A pIudiarne edapdia rmamogeueS, af ma Pwd conctrivo. mat pa? atte’ um amiss? Revel os buConducerea companiei Director General Andrei lonescu Director Financiar Petre S. ‘anager de Vanzari ‘Ana Popescu Director Operatiuni tutta N, Director Achizitii Alin M Alti Angajati Director Resurse Umane si ~ Salarif Victoria P. eXbuwoi so ado pemduye de Director IT Rares C. ed Dud Oe PB me adiqne Gre c& cee ede Yim pron wurde eai( Petre S pri ‘in functie de_profitul anual obtinut de GMG SRL. Cu toate ca acest bonus este primit in functie de preformantele financiare ale companiet, in 5 din ultimii 7 ani Petre.a primit un bonus constant, —s Pubea oa dad Betnamoton ad imPtuenyae ima Zals — Gfmamerore gg Pures Goma, ‘Ana Popescu doreste ca pana la sfarsitul acestui an sa faca o oferta asociatului principal, in scopul de a achizitiona mai multe parti sociale, 2>740u9 co at BS cugnatnsotusne codtmdinué BE Tee, Bi A PONTIEHNS 5 imPlLETy ULM cy mlbeniys, Goer ah po Ga Ameo Gestionarul se apropie de pensie si va fi inlocuit incepand aU) aie WT Procesul de recrutare a unei persoane cu suficienta experienta este in desfasurare, urmand ca noul gestionar sa se familiarize cu nofle resporsabiltat pana la aa inventarului de stocuri de la i i => CRO SporSiru mio Raho, A yenade tar nceputul luni fanuarie 2012. => IMSS eee ae Wess hes e oe me Contractul cu Magazinul Big trebuie reinnoit in 2013 iar compania intentioneaza sa inceapa negocierile pentru un nou contract in 2012, Conducerea estimeaza ca nu vor fi probleme legate de obtinerea acestui nou contract. In anul curent 82% din totalul veniturilor obtinute de companie au provenit de la Magazinul Big (82.4% in 2010). >. @ NASSUOAE Do Rapraue dy nary OIEDAL Ga GACH Tmore GUD HA dipends ME abupa Mek! srieHd Compania nu are o politica formalizata de recuperare a creantelor de la clienti, cea ce a condus, in ultimii anii, la o majorare a valorii creantelor neincasate. : ‘ Roceeclunn’: URE cheoedied /fohovOS “oo wkd aBeiias pad ou Pivite Co a{unt d netady cl Principalii furnizori af companiet sunt parti afiliate, Andrel lonescu detinand Sin aceste ‘ Su yah cues wnsts Galasial fresdeBy rie : oe 2 eye ke LEY SST RSLS SRR anette a homapor (2 uacdoa) ‘okt “GHG foloseste un sistem informatic integrat, cu mai multe module (financiar, gestiunea de stocuri, vanzari, etc.) numit Sage. Angajatii din fiecare department au acces la modulul utilizat de catre departamentul respect, in baza parolelor si a conturilor pe fiecare utilizator. Drepturile de acces sunt setate in sistem de catre Directorul de IT.Drepturile de sabe wee Ad 2d hon serjut introdun, cy Paread ep amid dvrh osngpione °F be ats angesacces in sistem-sunt atribuite in conformitate cu descrierea pozitiei ocupate de angajat si respectand separare adecvata a sarcinilor pentru a nu crea un conflict de interese. In absenta de separare adecvata a sarcinilor, sunt stabilite si realizate controale compensatorii. Ciclul de venituri Personal cheie implicat in ciclul de obtinere a veniturilor: Vanzari Director General Director Financiar Contabil sef Contabil junior Analist limita de credit Controlor de calitate Manager de Vanzari Agent Vanzari ‘Supervizor vanzari Andrei lonescu Petre S. Antonia V. Tudor B. sara P. Valentina F. ‘Ana Popescu Stelian B, Radu P, Departamentul de vanzari (alcatuit din persoane care se ocupa atat de comenzile primite de la Magazinul Big si alti clienti, cat si cu plasarea comenzilor catre furnizori), este responsabit cu administrarea bazelor de date.cu preturi de vanzare si costurile stocurilor. Orice schimbari exrhot in aceste baze de date sunt autorizate de Managerul de Vanzari, cu instiintarea S'aprobarea Pu Biréctorului General, si ite saptamanal de catre Supérvfzoruil de Vanzari, dupa ce agentii de vanzari le-au inclus in sistem. ees Aceste limite sunt stablite de Anatistul of Credite in functie de valoarea asigurarilce poate fi obtinuta de la compania pe care GMG a contractat-o pentru managmentul riscului de credit, (EH). Directorul financiar este responsabil cu aprobarea limitelor de credit si a scadentelor pentru client cat si cu verificarea corectitudinfi\imitelor, conform politelor de asigurare, tru Magazinul Big nu exista limita de credit. Srwrcut OB wa pe, prot Doge Accesul la limitele de credit din sister Prob mache © Otaba’ Gr mada te Aaa chi ste restrictionat pentru a preveni modificari neautorizate a acestora, Toti agentii dé vanzare au posibilitatea de a modificaaceste Valor. ms, ¢ aavhiet pe baza colaborarit actuale cu clientit. Totusi, Directorul Financiar(Verifica Uneori}imitele de <2 mus ¢ ™st credit setate in sistem, in momentul in care revizuieste Situatia \unara dé Vanzari (raportul **ex°e* RV1) , pentru a preveni procesarea modificarilor neautorizate. 3por Comenzile de la clienti sunt procesate de agentii de vanzari. . Acestia arhiveaza comenzile transpuse in formulare in ordine alfabetica si le stocheaza intr-un depozit special amenajat. gon [ Produsele ce urmeaza a fi livrate sunt pregatite si ambalate de agent operationali de ta (4 depozite, sub directa supraveghere a Directorutui departamentului Operational. Exista aplicatii specializate instalate care ajuta la partajarea spatiului de pe serverele + companiel, pentru eficientizarea procesuluf de arhivare a informatiflor din bazele de date. pout Facturile, emise in baza avizelor de expeditie sunt pregatite de catre Departametul de Vanzari Contractare clienti noi Toti clientif au contracte inchetate cu GMG si sunt bine cunoscuti de catre Agentii de Vanzari. Nu vor fi acceptate comenzi de la clientii care nu au fost trecuti prin procesul de contractare clienti noi descris in continuare, Toate contractele sunt semnate de Managerul de Vanzari. Cele cu 0 valoare mai mare de 500,000 lei necesita si aprobarea Directorului General. oe, Clientii noi negocieaza cu Managerul de Vanzari termenele de plata, perioada de onorarea a y ‘comenzilor si estimeaza valoarea anuala a comenziilor. Bugetul de venituri este realizat de catre Managerul de Vanzari pe baza estimarilor de achizitit anuale primite de la clienti. In ceea ce priveste clientii noi, inainte de demararea oricaror activitati comerciale,se verifica situatia financiara a fiecarui potential partener de afaceri si se stabilieste 0 limita de credit eo | mercial, (a nivel la care GHG poate obtine asigurare de credit pentru respectivul client. PS Situatia financiara a potentialilor clienti este evaluata de compania de management al riscului de credit EH, care stabileste si nivelul maxim al asigurarii pe care o poate acorda pe fiecare client. Clientii nu sunt informatii cu privire la limita lor de credit. Bazele de date clienti sunt administrate de Departamentul de contabilitate, care face modificarile necesare (schimbari date despre clienti, actualizare date clienti noi, modificari ale procentelor de TVA, etc.) de cate ori este nevofe.Contabilul sef este responsabil cu o> _actualizarea datelor generale despre clienti_si a limitelor de credit acordate acestora, in Baza de Date Clienti, la solicitatea departamentului de Vanzari, cu toate ca toti agentii de vanzari au acces la acest fisier. Totusi, unele date au doar caracter informativ, fara a putea fi modificate de agenti. Clientilor li se atribuie un cod unic de identificare in sistemulcukomad (=e mn GdONANE THe cao DOOr’ Leeeamsoh, . ool ' i informatic, toate documentele interne emise pentru client contin acest cod unic precum si datele de identificare ale acestuia.Modificarile efectuate in Baza de Date Clienti sunt 2 revizuite lunar de Directorul Financiar. Acesta generéaza din sistem un raport cimodificarite | wee ‘survenite si lé verifica cu notificarile primite de la Departamentul de Vanzari. Comenzi primite de la clienti, yf Agentii de vanzari primesc’ comenzi, numai telefonic, si completeaza un formular standard pe 2° b hartie intitulat comanda deschisa cu toate detaliile de facturare indicate de client. t Agent de vanzari au la dispozitie un sistem de afisaj electronic al stoculut disponibil, gestionat de catre Departamentul Operational, care il actualizeaza la momentul validarii F } comenzitor primite de ta clienti. Aces sistem de alsa electronic i permite agentulut de ‘ vanzar' sa ti confirme clientulul daca se poate sau nu onora comanda la acel moment. Dupa preluarea comenzii, agentul de vanzari acceseaza Baza de Date Clienti pentru a se asigura S| respectivut client are un contract valabil incheiat cu societatea. De asemenea, se urmare a neplt, platilor facute in mod frecvent cu o anumita intarziere sau ca urmarea °° * depasirii timitei de credit comercial. In cazul in care tranzactiile cu acest client nu sunt suspendate, agentul verifica ca aceasta noua comanda sa nu determine depasirea timitel de credit. Daca sunt respectate toate aceste condi de tranzactionare, agentul de Vanzari semneaza comanda pentru a0 valida, ars", ‘Sistemul nu transmite niciun fel de avertizare in cazul depasirii limitei de credit si nici a incadrarii unui client in ,,Tranzactii suspendate”, permitand introducerea si procesarea de comenzi si pentru acesti clienti, => ormramnn =O Comenzile telefonice nu sunt ulterior confirmate in scris de client, => 2udc Ot maw PA Suqdodmedrxod earewrnats Comezile de la clientii incadrati in categoria ,Tranzacti! suspendate” sau a caror limita de credit se depaseste cu ocazia comenzii curente, se trimit spre aprobi aprobare Managerului de Vanzari si Directorului General. Com valide doar dupa ce sunt semnate si de ei, Cele neaprobate, sunt anulate. conck 288 ¢ Comenzile aprobate sunt introduse in modulul de Vanzari/ sectiunea Comenzi al sistemul Urns ‘Sage, apoi sunt indosariate impreuna cu cele anulate, pentru a se pastra evidenta u: FH lor la departamentul de Vanzari. Preturile de vanzare pe produse, setate in sistem, sunt ¥ pretuate automat la crearea comenzii. Sistemul nu permite introducerea de date incomplete § ive te a legate de comanda, Hid i soosvu ICA. STUDIU DE CAZ Modulul Vanzari/Comenzi este corelat cu sistemul de gestiune a stocurilor administrat de catre Departamentul Operational, divizia Depozit, care preia informatiile din comenzi pentru a pregati livrarea stocurilor (statusul comenzii devine ,Comanida Interna”), 53°) saptemanal, supervizorul de vanzart genereaza din modulul Vanzari/ Comenzl un centralizator we 25} al comenzilor operate in sistem in saptamana anterioara si i confrunta cu formularele de Moe FE] comenat descise prelate telefonic din dosr, prin verficarce elemantelor enela See eee (secventialitatea, limite de credit, tranzactii suspendate). ace Livrare produse aflate in depozit si facturare tn baza comenzilor printate din sistemul de gestiune al stocuritor (status ,Comanda Interna”), operatorul Depozit colecteaza marfa, respectand lotul indicat de catre sistem (FIFO) si transmite produsele catre controlorul de calitate pentru a verifica viabilitatea acestora, Daca marfaeste 1a, controtorul emite certificat de calitate, il semneaza si il transmite s catre gestionar. Pentru marfa neconfori i roces verbal de constatare 2 deficientelor. Marfurile sunt apoi retransmise catre depozit, urmand a fi livrate doar cele. conforme, cele idenficate ca fiind neconforme fiind intocuite cu alte produse din depozit pentru a filivrate'catreclient: —- > Gestionarul emite, din modulul de gestionare a stocurilor, etichete pentru produse (lot, cod * de identificare, denumire, cantitate, termen de valabilitate). Stocurile care nu indeplinesc conditiile de calitate, o data ajunse inapoi la depozit, se vor depozita separat, urmand a fi scoase din gestiunea la data ulterioara, in baza unui proces verbal de constatare intocmit de 0 comisie formata din Managerul departamentului de Calitate si Directorul Financiar. sp { Operatorul Depozit, in prezenta gestionarulul, verifica marfa pregatita pentru livrare dir AY \punct de vedere cam sal litatii cu cor 1a si o eticheteaza. Apoi X _produsele sunt ambalate in cutit pentru fiecare client in parte, si Operatorul completeaza Gg Pentru fiecare cutie un centralizator livrari catre clienti cu codul produselor , denumire si A [cantitate. Acest centralizator contine si date de identificare sofer, paleti, numar cutti, numar avize etc. ° (Baur sunt trasferate in zona 1 (zona de incarcare) iar soferul semineza pe centralizatoarele A (oe tirar, asumandursiastelraspunderea pentru bunurite aflate in cut. Inante de unbalare, odata ce s-a asigurat ca marfurile pot filivrate, gestionarul scaneaza ett i siterul de este al stcucloceberazaautonat un avid Siete baa invest r june’{Gestionarul verifica zilnic¢ daca numarut 163" de etichete scanate corespunde cu numarul de avize emise din sistem. vizul de expeditie se ae éprinteaza in 3 exemplare: unul se duce la dept de Vanzari, far celelalte 2 se transmit ‘entului, odata cu marfa. & [Inainte de incarcarea in mijlocul de transport propriu, gestionarul se asigura ca Fey! cengalgasonal wer sunt conforme cu avizul de expeditie, si semneaza avizele de & Sek expealtic, y Avizele sunt completate la rubrica "Delegat” de catre Soferul Distribuitor cu toate datele de identificare si cu semnatura. Pe baza rutef stabilite pentru transportul respectiv, Soferul va descarca marfa clientulut in baza Avizelor de expeditie. e Unul dintre avize va ramane la client, ‘ar celalalt se va trimite inapol catre compante, semnat 7 memhae de client certificand asfel acceptarea marfii. ae Cy ok cum anys, In cazul in care clientul refuza o parte din marfa, acesta modifica manual pe aviz cantitatile Pet acceptate st il semneaza, iar marfa refuzata va ramane in continuare cu soferul, Acesta are *be sistem (status ,Comanda inchse"). In mod automat, modull de contabiitate ve inegisrs fy \anzarea si va pregat un raport in forma de factura provizorie (status ,Factura interna” la data inchiderii comenait Say an ce ile inchise sunt verificate cu avizele de expeditie din sistem si validate wont printr-o bifa electronica de Supervizorul de vanzari. Apoi se transmit centrallzat, i akg ort automat catre Modulul Contabilitate care va schimba starea fecturilor interne in facturile we fiscate, emise cu data de inchidere a comenzit. Daca supervizorul de vanzari identifica diferente, acesta poate modifica factura interna. Sistemul va actualiza factura cu data la care @ avut loc modificarea, anvland inregistrarea contabila facuta initial, sf inregistrand si Codul de identficare & persoanei care a facut modiicarea si 0 justificare din partea el eo 2 Facturtefscale suit revizuite de Contabilul sef pentru a se asigura ca eventualele modificari > ap" sunt doar cele facute de Supervizorul de Vanzari, apoi sunt tiparite de catre contabilul junior C sitrimise catre clienti prin posta. - / Pentru procesele verbale de predare - primire, descarcarea din gestiune este corectata manual de angajati din departamentul de contabilitate in baza procesuiui verbal de predare primire, a avizulut de expeditie acceptat si semnat de client si a facturii interne modificata de Supervizorul de Vanzari. Facturarea finala nu se poate realiza daca nu exista o validare a comenziinchise de catre pet" C Supervizorul de Vanzari si un aviz de expeditie emis in sistem, Lunar, pe baza Situatief lunare de Vanzari veniturile inregistrate sunt reconcitiate cu WL, Centralizatorul de comenzi. Reconcilierea este revizuita de Directorului Financiar, (Porson / Trimestrial, créantele inregistrate sunt confirmate pe mail cu clientii, Diferentele sunt investigate de catre contabilul junior. In baza extraselor bancare se inregis istemul informatic_incasarile de la clientii | Incasarile sunt inregistrate zilnic si alocate pe fiecare client de contabilul junior si verficate | de Contabilul Sef. Lunar sunt reconcitiate toate conturile bancare de catre contabilul junior. |