A.

MENYUSUN PESAN BISNIS

Mengorganisasikan Pesan Bisnis
Komunikasi yang tidak diorganisasikan

dengan baik bermasalah dalam isi,

pengelompokkan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan

dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada
penerima. Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:
1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele)
Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami
ide pokoknya.
2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan
bisnis, membuang waktu, dan mengaburkan pesan pokok.
3. Informasi penting terlupakan
Informasi penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian
ide-ide pendukung atau pelengkap.
4. Pengelompokkan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis
Butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak
disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima.
Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa manfaat
(Bovee dan Thill, 2003:136), yaitu:
1. Membantu audiens memahami pesan
2. Membantu audiens menerima pesan
3. Menghemat waktu audiens
4. Menyederhanakan tugas
Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui tiga langkah
berikut:
1. Menentukan ide/gagasan pokok
Setiap pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok yang merupakan inti atau
tema sentral pesan.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalan menyiapkan
pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka
akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.
1

3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Terdapat 2 pola atau pendekatan yang dapat digunakan, yaitu:
a

Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide di mana ide
pokok ditempatkan di bagian awal kemudian diikuti ide-ide pendukung atau
argumentasi atau bukti-bukti.

Pendekatan induktif atau tak langsung (indirect approach)

Pada pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung
disajikan di bagian awal diikuti ide pokok.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat 4 bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu:

1. Direct request
Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampaiannya
langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo.
2. Pesan rutin, good news atau good will
Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang
merupakan bagian dari bisnis tetap.
3. Bad news
Bad news adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan.
4. Pesan persuasif
Pesan persuasif bertujuan membujuk karena penerima tidak tertarik pada pesan
tersebut.

Memformulasikan Pesan Bisnis

Ketika menyususn naskah bisnis untuk pertama kali, hal-hal yang harus
diperhatikan adalah gaya dan nada serta bagaimana membuat paragraf yang logis.
1. Mengendalikan Gaya dan Nada
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan
secara keseluruhan. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan
jalur komunikasi tetap terbuka. Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara
tata bahasa dipadukan dengan norma-norma kelompok atau organisasi akan
mencerminkan gaya organisasi. Meskipun berbagai situasi memerlukan nada yang

berbeda, dewasa ini komunikator bisnis pada umumnya menggunakan nada

percakapan yang terdengar praktis, tidak terlalu formal agar tidak membosankan.

Komunikasi bisnis tertulis dikatakan efektif apabila memenuhi karakteristik

sebagai berikut (Quible, et. all, 1996:27):
a

Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan
dihormati.

Correctness (tepat/benar)
Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan
kata, ejaan, dan tata bahasa.

Conciseness (ringkas)
Menggunakan kata, kalimat, dan paragraph yang relevan secara ringkas.

Clarity atau Clearness (jelas)

Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak
menimbulkan keraguan.

Concreteness (tepat)
Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik
dan tidak biasa.

Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima.

2. Mengembangkan Paragraf yang Logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik
umum. Komunikasi dapat dilakukan secara efektif hanya dengan satu paragraf
pendek atau paragraf panjang hingga beberapa halaman. Pada umumnya,
paragraf pendek lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf
panjang. Paragraf umumnya terdiri atas tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat
pendukung topik, dan unsur peralihan. Agar paragraf dapat diatur dalam urutan
yang logis dan terpadu, diperlukan beberapa unsur peralihan, seperti penggunaan
kata sambung, ungkapan, dan kata ganti.
Terdapat

lima

teknik

yang

mengembangkan paragraf, yaitu:

paling

umum

dipergunakan

untuk

Ilustrasi
Mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang
dapat memperjelas ide pokok.

Perbandingan atau kontras

Mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan

Sebab akibat
Mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan memusatkan
uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

Klasifikasi
Mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa
kategori spesifik

Masalah dan penyelesaian

Mengembangkan paragraph dengan menyajikan suatu masalah dan
kemudian membahas penyelesaiannya.

B. MEREVISI PESAN BISNIS

Revisi (perbaikan) pesan merupakan tahap terakhir dalam proses penyusunan
pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan menyunting (editing), menulis ulang
pesan, memproduksi pesan, dan mencetak pesan.
Menyunting Pesan (Editing)
Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi,
baik dari sudut isi maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format
penulisannya.
1.

Mengevaluasi Isi dan Organisasi

Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian
pada isi, organisasi, dan format pesan. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini bisa
dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi, dan format
pesan:
a

Apakah sudah mencakup semua butir?

Apakah susunan sudah bertalian secara logis?

Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik?

Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan
ditempatkan pada posisi menonjol?
4

Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang?

Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda?

Apakah perlu menambahkan sesuatu?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima.

Partikan bahwa bagian awal relevan, menarik, dan sesuai dengan kemungkinan
reaksi penerima. Bagian akhir dikaji ulang untuk memastikan bahwa gagasan
pokok telah diringkas dengan baik dan memberikan kesan positif pada penerima.
2.

Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembacaan

Untuk memastikan gaya dan kemudahan pembacaan, periksa kembali
kosakata, panjang kalimat dan paragraf, dan struktur kalimat. Pertanyaan berikut
bisa dijadikan pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan:
a

Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif?

Apakah paragraph memiliki kalimat topik yang jelas?

Apakah peralihan antara gagasan jelas?

Apakah terdapat istilah atau jargon yang tidak familiar?

Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berlebihan?

Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca?

Menulis Ulang Pesan

Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang memberikan
kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraf
yang bertalian secara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan
kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya
dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi
sebelumnya.

Memproduksi Pesan
Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Desain pesan yang efektif akan memberi pedoman kepada pembaca dalam menyimak
seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Agar desain pesan bisnis
efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen
desain yang muncul berulang-ulang, misalnya penggunaan marjin, jenis huruf,
besar huruf, spasi, dan garis.
2. Seimbang
Supaya desain terlihat menyenangkan, perlu dijaga keseimbangan ruang antara
teks, gambar, dan ruang kosong.
3. Terkendali
Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan
menyebabkan dokumen terlihat kacau.
4. Rincian
Rincian pesan yang ingin disampaikan akan memengaruhi desain.

Mencetak Pesan
Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah
mencetak pesan. Mencetak dokumen di atas kertas perlu dilakukan untuk memastikan
marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan rincian lainnya.
Mencetak dokumen yang belum final (proof sheet) dengan printer dapat
dilakukan dengan menggunakan pilihan print quality yang lebih rendah (economode)
untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading)
dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format,
dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan
selanjutnya didistribusikan kepada penerima.

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bsinis. Yogyakarta: ANDI OFFSET

Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga.
http://www.scribd.com/doc/90622020/makalah-komunikasi-bisnis