Tesis Final

UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
FACULTAD DE INGENIERA EN CIENCIAS APLICADAS

CARRERA DE INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
TRABAJO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIN DEL

TTULO DE INGENIERA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
Tema: Estudio de Metodologas para la Implementacin de Sistemas de
Gestin Documental.
Aplicativo: Implementacin de un Sistema de Gestin Documental en la
Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado EMAPA-I.
AUTORA: Dora Maricela Pozo Ruiz
DIRECTOR: Ingeniero Mauricio Rea

Ibarra Ecuador, 2012
Sistema de Gestin Documental en la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra EMAPA-I
CERTIFICACIN
Dora Maricela Pozo Ruiz
Pgina | i
CERTIFICACIN EMPRESA
Pgina | ii
CESIN DE DERECHOS DE AUTORA DEL

TRABAJO DE GRADO A FAVOR DE LA
UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
Pgina | iii
AUTORIZACIN DE USO Y PUBLICACIN A FAVOR

DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
Pgina | iv
DEDICATORIA
Este trabajo va dedicado:
A Dios, por darme la oportunidad de vivir, de estar conmigo en cada paso que
doy, fortalecer mi corazn e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino
a aquellas personas que han sido mi soporte y compaa durante todo el periodo
de estudio.
Mi mis padres, Mara Ruiz y Edgar Pozo por darme la vida, quererme mucho,
creer en m brindndome su apoyo incondicional.
Mis hermanas, Fernanda, Diana, Domnica, por estar conmigo y apoyarme

siempre.
Todos aquellos familiares y amigos por compartir los buenos y malos momentos.
Finalmente a los maestros, que da a da fueron aquellos que marcaron cada

etapa del camino universitario, y
que me ayudaron en asesoras y dudas
presentadas en la elaboracin de la tesis
Dora P.
Pgina | v
AGRADECIMIENTO
Un profundo agradecimiento a Dios y a toda mi familia quienes han sido lo ms

esencial e importante en mi vida personal y profesional.
A mi director de Tesis, Ing. Mauricio Rea, por su incondicional apoyo e

importantes aportes durante estos meses de trabajo.
A la Empresa Pblica Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra

EMAPA-I, por permitirme y colaborarme en el desarrollo del proyecto y a todas
aquellas personas que de alguna manera u otra han hecho de esta una realidad;
a todos y cada uno de ellos muchas gracias.
A la prestigiosa Universidad Tcnica del Norte, por brindarnos educacin de

calidad con valores para ser profesionales de bien.
A los amigos y amigas, que siempre estn apoyndonos cuando as lo

necesitamos.
Mi reconocimiento a aquellas personas que de una u otra manera, colaboraron

con la realizacin de este proyecto, que me ha permitido alcanzar uno de mis
sueos profesionales.
Gracias!
Dora P.
Pgina | vi
NDICE DE CONTENIDOS
CERTIFICACIN ................................................................................................................................I
CERTIFICACIN EMPRESA ............................................................................................................II
CESIN DE DERECHOS DE AUTORA DEL TRABAJO DE GRADO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD TCNICA
DEL NORTE ..........................................................................................................................................III
AUTORIZACIN DE USO Y PUBLICACIN A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE IV
DEDICATORIA .................................................................................................................................. V
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................................ VI
NDICE DE CONTENIDOS ............................................................................................................. VII
INDICE DE ILUSTRACIONES ..........................................................................................................X
INDICE DE TABLAS ...................................................................................................................... XIII
RESUMEN ....................................................................................................................................... XIV
SUMMARY ....................................................................................................................................... XV
1.
GENERALIDADES DEL PROYECTO ...................................................................................... 2

1.1.
DESCRIPCIN DEL PROBLEMA ........................................................................................ 2
1.1.1.
ANTECEDENTES .............................................................................................................. 2
1.1.2.
SITUACIN ACTUAL........................................................................................................ 3
1.1.3.
PROSPECTIVA .................................................................................................................. 4
1.1.4.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 5
1.2.
OBJETIVOS.............................................................................................................................. 5
1.2.1.
GENERAL .......................................................................................................................... 5
1.2.2.
ESPECFICOS ................................................................................................................... 5
1.3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 6
1.3.1.
FUNCIONALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ....................... 7
1.4.
JUSTIFICACIN ..................................................................................................................... 7
1.4.1.
ARQUITECTURA DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL .............................. 9
1.5.
METODOLOGA ................................................................................................................... 10
2.
MARCO TERICO .................................................................................................................. 13

2.1.
GENERALIDADES DE LA GESTIN DOCUMENTAL .................................................. 13
2.1.1.
OBJETIVOS Y VENTAJAS DE LA GESTIN DOCUMENTAL ...................................... 14
2.2.
EL DOCUMENTO.................................................................................................................. 16
2.2.1.
TIPOS DE DOCUMENTOS ............................................................................................. 16
2.2.2.
SOPORTES DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................ 19
2.2.3.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ........................................................................ 20
2.2.4.
LA GESTIN DOCUMENTAL COMO UN PROGRAMA DE ACCIN ......................... 22
2.3.
LOS SISTEMAS DE GESTIN DOCUMENTAL .............................................................. 24
2.3.1.
CARACTERSTICAS EN UN SGD ................................................................................... 25
2.3.2.
VENTAJAS Y BENEFICIOS DE UN SGD ....................................................................... 27
2.3.3.
ARQUITECTURA DE UN SGD ....................................................................................... 28
Pgina | vii
3.
METODOLOGA DE GESTIN DOCUMENTAL ................................................................. 31

3.1.
ESTUDIO Y ANLISIS DE LAS METODOLOGAS ........................................................ 31
3.1.1.
METODOLOGA OSSAD ................................................................................................ 33
3.1.2.
METODOLOGA MTRICA ............................................................................................ 41
3.1.3.
METODOLOGA ATRIO ................................................................................................. 58
3.1.4.
METODOLOGA SICRES ................................................................................................ 61
3.1.5.
METODOLOGA ESTROFA ............................................................................................ 65
3.1.6.
METODOLOGA DIRKS ................................................................................................. 71
3.2.
MATRIZ DE CARACTERSTICAS METODOLOGAS .................................................. 81
3.3.
MATRIZ DE COMPARACIN METODOLOGAS ......................................................... 84
3.4.
ELECCIN DE LA METODOLOGA ................................................................................ 85
4.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DOCUMENTALES DE LAS AREAS DE EMAPA-I............................ 87

4.1.
GENERALIDADES ................................................................................................................ 87
4.2.
ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DEPARTAMENTAL ....................................... 87
4.2.1.
PROCESOS GOBERNANTES Y LEGISLATIVOS ...................................................... 88
4.2.2.
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR .................................................................. 89
4.2.3.
PROCESOS HABILITANTES DE ASESORA ............................................................ 92
4.2.4.
PROCESOS HABILITANTES DE APOYO .................................................................. 92
4.3.
MANEJO DE DOCUMENTOS ............................................................................................. 96
4.4.
POLTICAS INTERNAS DE DOCUMENTACIN .......................................................... 97
4.5.
ESTUDIO Y ANLISIS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DOCUMENTALES ............................................................................................................................. 98
4.5.1.
ESTUDIO Y ANLISIS DEL PROCESO AMPLIACIN DE REDES DE AGUA
POTABLE Y ALCANTARILLADO..................................................................................................... 98
4.6.
WORKFLOW DOCUMENTAL ......................................................................................... 101
4.6.1.
RUTEO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL DE EMAPA-I........ 101
5.
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DOCUMENTAL................................................................. 106

5.1.
ANLISIS DE HERRAMIENTAS DOCUMENTALES ................................................... 106
5.1.1.
SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL QUIPUX ..................................... 106
5.1.2.
SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL ALFRESCO ................................ 110
5.1.3.
ANLISIS DE REQUISITOS DEL SISTEMA QUIPUX ................................................. 115
5.1.4.
ANLISIS DE REQUISITOS DEL SISTEMA ALFRESCO ............................................ 117
5.1.5.
INSTALACIN DE QUIPUX ......................................................................................... 118
5.1.6.
INSTALACIN DE ALFRESCO .................................................................................... 124
5.1.7.
FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIN DE QUIPUX .......................................... 130
5.1.8.
FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIN DE ALFRESCO COMMUNITY 3.4 E .... 157
5.2.
REQUERIMIENTOS EMAPA-I ......................................................................................... 168
5.3.
MATRIZ DE CARACTERSTICAS Y COMPARACIN ............................................... 171
5.4.
SELECCIN DE LA HERRAMIENTA DE GESTIN DOCUMENTAL ...................... 172
6.
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL .............................. 174

6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.8.
7.
IMPLANTACIN DE LA METODOLOGA SELECCIONADA ................................... 174

PERSPECTIVA DEL SISTEMA......................................................................................... 185
RESUMEN DE CARACTERSTICAS ............................................................................... 185
PREPARATIVOS DE HARDWARE DEL SERVIDOR DEL SISTEMA........................ 186
INSTALACIN Y CONFIGURACIN DE LA HERRAMIENTA ................................. 187
CREACIN DE CUENTAS DE USUARIOS Y ESPACIOS DE TRABAJO ................... 206
CAPACITACIN A USUARIOS ........................................................................................ 214
ENTREGA DE GUAS DE USUARIOS. ............................................................................ 215
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................... 218
Pgina | viii
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
CONCLUSIONES................................................................................................................. 218
RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 219
ANLISIS DE IMPACTOS: ................................................................................................ 220
POSIBLES TEMAS DE TESIS ............................................................................................ 222
GLOSARIO DE TRMINOS .............................................................................................. 223
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 226

ANEXOS........................................................................................................................................... 230
ANEXO A: ANTEPROYECTO DE TESIS ................................................................................................... 230
ANEXO B: MANUAL TCNICO .............................................................................................................. 230
ANEXO C: MANUAL DE USUARIO ........................................................................................................ 230
ANEXO D: INSTALACIN TOKEN .......................................................................................................... 230
ANEXO E: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMAPA-I ............................................................. 230
ANEXO F: CAPACITACIN USUARIOS ................................................................................................... 230
ANEXO G: CAPACITACIN REAS ....................................................................................................... 230
ANEXO H: DATOS FUNCIONARIOS ....................................................................................................... 230
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INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1. Situacin actual de EMAPA-I .................................................................... 4
Ilustracin 2. Arquitectura de un SGD. ............................................................................ 9
Ilustracin 3. Gestin de documentos............................................................................. 14
Ilustracin 4. Objetivos de la Gestin Documental. ....................................................... 15
Ilustracin 5. Ventajas de la Gestin Documental. ........................................................ 16
Ilustracin 6. Documentos de administracin de la organizacin .................................. 17
Ilustracin 7. Documentos financieros. .......................................................................... 17
Ilustracin 8. Documentos de administracin personal .................................................. 18
Ilustracin 9. Documentos de administracin de bienes ................................................ 18
Ilustracin 10. Documentos Legales .............................................................................. 19
Ilustracin 11. Ciclo de vida del documento .................................................................. 20
Ilustracin 12. Gestin documental ................................................................................ 24
Ilustracin 13. Arquitectura de un SGD ......................................................................... 28
Ilustracin 14. Principios de la metodologa OSSAD .................................................... 34
Ilustracin 15. Fase de la metodologa OSSAD ............................................................. 35
Ilustracin 16. Elementos de la metodologa Mtrica .................................................... 43
Ilustracin 17. Procesos e interfaces de la metodologa Mtrica versin 3 .................... 44
Ilustracin 18. Requisitos metodologa ESTROFA ....................................................... 68
Ilustracin 19. Caractersticas de la Metodologa DIRKS. ............................................ 72
Ilustracin 20. Pasos de la metodologa DIRKS ............................................................ 73
Ilustracin 21. Tareas de la investigacin Preliminar. ................................................... 74
Ilustracin 22. Anlisis de las actividades de la organizacin. ..................................... 76
Ilustracin 23. Establecimiento de requerimientos funcionales ..................................... 77
Ilustracin 24. Evaluacin de los sistemas existentes en la organizacin. ..................... 78
Ilustracin 25. Identificacin de estrategias en materia de gestin de documentos. ...... 79
Ilustracin 26. Estructura por procesos EMAPA-I......................................................... 88
Ilustracin 27. Procesos agregadores de valor: Direccin de Ingeniera ........................ 89
Ilustracin 28. Procesos agregadores de valor: Direccin de Comercializacin ............ 91
Ilustracin 29. Procesos habilitantes de apoyo: Direccin Administrativa. ................... 93
Ilustracin 30. Procesos de habilitantes de apoyo: Direccin Financiera ...................... 95
Ilustracin 31. Ruteo SAD de EMAPA-I. .................................................................... 102
Ilustracin 32. Ruteo SAD rea de Ingeniera. ............................................................. 103
Ilustracin 33. Arquitectura de Quipux ........................................................................ 108
Ilustracin 34. Mdulos de Quipux .............................................................................. 108
Ilustracin 35. Arquitectura de Alfresco ...................................................................... 111
Ilustracin 36. Subsistemas o mdulos de Alfresco ..................................................... 113
Ilustracin 37. Creacin de nueva conexin al servidor de base de datos ................... 122
Pgina | x
Ilustracin 38. Instaladores de Alfresco Community 3.4e ........................................... 127

Ilustracin 39. Proceso de instalacin de Alfresco ....................................................... 128
Ilustracin 40. Terminar la instalacin de Alfresco ..................................................... 128
Ilustracin 41. Terminal inicio de servidores ............................................................... 129
Ilustracin 42. Iniciar sesin de Alfresco ..................................................................... 129
Ilustracin 43. Sesin administrador de Alfresco ......................................................... 130
Ilustracin 44. Ingreso al SGDQ .................................................................................. 131
Ilustracin 45. Opciones generales del sistema ............................................................ 131
Ilustracin 46. Men principal del SGDQ .................................................................... 132
Ilustracin 47. rea de trabajo ..................................................................................... 133
Ilustracin 48. Confirmar datos ingresados por ciudadanos......................................... 135
Ilustracin 49. Nuevos datos/datos anteriores de ciudadano ........................................ 136
Ilustracin 50. Respaldos de documentos de usuarios ................................................. 139
Ilustracin 51. Solicitar respaldos de documentos de usuarios .................................... 140
Ilustracin 52. Crear rea.............................................................................................. 140
Ilustracin 53. Editar rea ............................................................................................. 141
Ilustracin 54. Lista de reas ........................................................................................ 142
Ilustracin 55. Administrador de instituciones ............................................................. 142
Ilustracin 56. Editar institucin .................................................................................. 143
Ilustracin 57. Numeracin de documentos ................................................................. 144
Ilustracin 58. Numeracin de documentos ................................................................. 144
Ilustracin 59. Administracin de carpetas virtuales.................................................... 145
Ilustracin 60. Organizacin de carpetas virtuales ....................................................... 145
Ilustracin 61. Men de archivo fsico ......................................................................... 146
Ilustracin 62. Ubicacin fsica de documentos ........................................................... 147
Ilustracin 63. Organizacin fsica del archivo ............................................................ 148
Ilustracin 64. Crear primer nivel................................................................................. 148
Ilustracin 65. Consultar estructura del archivo fsico. ................................................ 149
Ilustracin 66. Nuevo documento ................................................................................. 149
Ilustracin 67. Archivos anexos al documento ............................................................. 150
Ilustracin 68. Vista previa ........................................................................................... 151
Ilustracin 69. Datos del documento ............................................................................ 151
Ilustracin 70. Documentos asociados ......................................................................... 152
Ilustracin 71. Imprimir comprobantes del registro ..................................................... 156
Ilustracin 72. Ingreso a Alfresco................................................................................. 157
Ilustracin 73. Estructura del repositorio. .................................................................... 159
Ilustracin 74. Creacin de espacios ........................................................................... 159
Ilustracin 75. Eliminar espacio ................................................................................... 160
Ilustracin 76.Cortar /copiar contenidos y espacios ..................................................... 161
Ilustracin 77. Administrar usuarios del espacio.......................................................... 163
Ilustracin 78. Iniciar flujo de trabajo avanzado .......................................................... 165
Ilustracin 79. Opciones de flujo de trabajo. ................................................................ 166
Ilustracin 80. Gestionar reglas de contenido .............................................................. 167
Ilustracin 81. Asistente crear regla ............................................................................. 168
Pgina | xi
Ilustracin 82. Estructura organizacional del Proceso ................................................. 175

Ilustracin 83. Anlisis de la actividad del proceso ..................................................... 177
Ilustracin 84. Arquitectura SGDQ .............................................................................. 187
Ilustracin 85. Archivo de configuracin Access ......................................................... 190
Ilustracin 86. Archivo de configuracin sendmail.mc ................................................ 191
Ilustracin 87. Configuracin del HostVirtual ............................................................. 193
Ilustracin 88. Nueva conexin al servidor de base de datos ....................................... 195
Ilustracin 89. Restaurar base de datos Quipux ........................................................... 196
Ilustracin 90. Ingreso al sistema Quipux .................................................................... 197
Ilustracin 91. Firma digital Quipux- Proceso macro .................................................. 199
Ilustracin 92. Accin firma digitalmente .................................................................... 206
Ilustracin 93. Contrasea del Token ........................................................................... 206
Ilustracin 94. Ingreso al SGDQ como usuario administrador .................................... 207
Ilustracin 95. Administrador de instituciones ............................................................. 208
Ilustracin 96. Editar rea ............................................................................................. 208
Ilustracin 97. Creacin rea gerencia general ............................................................. 209
Ilustracin 98. Creacin de usuario gerente general..................................................... 209
Ilustracin 99. Formato de la numeracin de documentos ........................................... 211
Ilustracin 100. Organizacin de las carpetas virtuales ............................................... 211
Ilustracin 101. Administracin de carpetas virtuales.................................................. 212
Ilustracin 102. Organizacin fsica del archivo .......................................................... 213
Ilustracin 103. Administracin del archivo fsico ...................................................... 213
Ilustracin 104. Ambiente de produccin del SGDQ ................................................... 214
Ilustracin 105. Ambiente de capacitacin del SGDQ. ................................................ 214
Ilustracin 106. Ayuda SDGQ..................................................................................... 216
Ilustracin 107. Tiempos de distribucin y respuesta de documentos externos........... 220
Ilustracin 108. Costo de uso del papel en el proceso .................................................. 222
Pgina | xii
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Soporte de los documentos. .............................................................................. 19
Tabla 2. Clases de archivos segn etapas del ciclo vital ................................................ 21
Tabla 3. Tabla general de entrada SICRES ................................................................. 62
Tabla 4. Tabla general de salida - SICRES .................................................................... 64
Tabla 5. Matriz de caractersticas de metodologas. ....................................................... 84
Tabla 6. Matriz de comparacin de metodologas. ......................................................... 85
Tabla 7. Resumen de los procesos administrativos documentales EMAPA-I ............... 98
Tabla 8. Datos de la Subsecretara de Informtica ....................................................... 116
Tabla 9. Requerimientos de hardware - Subsecretara de Informtica ......................... 116
Tabla 10. Requerimientos de hardware de Alfresco..................................................... 117
Tabla 11. Descripcin de la barra de herramientas ...................................................... 158
Tabla 12. Gestin de roles ............................................................................................ 163
Tabla 13. Verificacin de requerimientos de EMAPA-I .............................................. 170
Tabla 14. Matriz de caractersticas y comparacin ...................................................... 171
Tabla 15. Requerimientos de EMAPA-I ...................................................................... 181
Tabla 16. Caractersticas y Comparacin de Funcionalidades de Quipux y Alfresco 183
Tabla 17. Comparacin Software Privativo y Software libre ....................................... 184
Tabla 18. Requerimientos de hardware ........................................................................ 187
Tabla 19. Caractersticas tcnicas del SGDQ ............................................................... 188
Tabla 20. Requerimientos de Software del Servidor .................................................... 188
Tabla 21. Mdulos de PHP ........................................................................................... 189
Tabla 22. Permisos de usuarios .................................................................................... 210
Pgina | xiii
RESUMEN
El propsito principal del presente Trabajo de Grado fue la implantacin de un
sistema de gestin documental utilizando herramientas de software libre en la
empresa EMAPA-I, basndose en una metodologa de gestin documental. Y
consta de los siguientes captulos:
En el primer captulo se indica los aspectos generales del proyecto propuesto.

En el segundo captulo ubica al lector en un marco ms general dndole las
bases tericas para su mejor comprensin.
En el tercer captulo se muestra la informacin sobre las distintas metodologas

que existen de Gestin Documental y se define la metodologa adecuada para la
implantacin de un Sistemas de Gestin Documental en la empresa.
En el cuarto captulo dedica el funcionamiento de la empresa y como maneja y

trata los procesos donde se involucran documentos activos o de uso diario.
Tambin expone las polticas internas entorno a los documentos. Por ltimo
expone los procesos administrativos documentales, a manera detallada
el
proceso Ampliacin de Redes de Agua Potable y Alcantarillado y el Workflow

documental.
En el quinto captulo se analiza, compara y selecciona las herramientas de

Gestin Documental a implantar. En el sexto captulo se explica la instalacin y
configuracin del sistema de Gestin Documental.
Finalmente, se exponen las conclusiones y recomendaciones desde el punto de

vista de la autora, sobre el estudio de metodologas de gestin documental que
servir como base para el desarrollo del presente proyecto.
Pgina | xiv
SUMMARY
The main purpose of present Degree Work Grade was implementing a document
management system using free software tools in the company EMAPA-I (Spanish
initials), based on a document management methodology. And consists of the
following chapters:
The first chapter describes the general aspects of the proposed project. In the
second chapter places the reader in a more general frame giving the theoretical
basis for a better understanding.
In the third chapter provides information on the various methodologies that are
document management and sets the appropriate methodology for implementing
document management systems in the company.
The fourth chapter focuses on running the business and how it handles and
processes which involve active documents or daily use. It also exposes internal
policies around documents. Finally documentary exposes the administrative
processes, to detail the process of network expansion Potable Water and
Workflow documentary.
In the fifth chapter analyzes compares and selects the tools to implement
document management.
In the sixth chapter explains the installation and configuration of the document
management system.
Finally, we present the conclusions and recommendations from the point of view
of the author on the study document management methodologies to serve as a
basis for the development of this project.
Pgina | xv
CAPTULO I
GENERALIDADES DEL PROYECTO
En el primer captulo titulado Generalidades del Proyecto se indica los aspectos

generales como: la descripcin del problema, los objetivos, la justificacin, el alcance,
y la metodologa del proyecto de investigacin propuesto.
1.
GENERALIDADES DEL PROYECTO
1.1.
DESCRIPCIN DEL PROBLEMA
1.1.1.
ANTECEDENTES
La empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra posee para el acceso de sus
usuarios varios servidores como: el servidor de aplicaciones, de bases de datos, Web y GIS1.
A los cuales se accede por medio de la red de datos. Actualmente no tiene resolucin de
dominio y las IPS se manejan por medio de un servidor DHCP2.
La empresa cuenta con Lotus Notes es un sistema cliente/servidor de colaboracin y correo

electrnico, desarrollado por Lotus Software, filial de IBM. La parte del servidor recibe el
nombre Lotus Domino, mientras que el cliente se llama Lotus Notes.
Lotus Domino/ Notes es un sistema de comunicacin el cual permite enviar correo
electrnico, manejo de Calendarios y Agendas. Tambin es una plataforma de colaboracin
que permite compartir bases de datos con informacin, como sera bases documentales, de
procedimientos, manuales o foros de discusin. Y finalmente es una plataforma de
Coordinacin - utilizando aplicaciones Notes con flujo de trabajo. Ejemplo de ello sera
cualquier proceso de una empresa que requiere que un documento fluya entre varias personas
o departamentos para su autorizacin, como por ejemplo una solicitud de vacaciones, solicitud
de anticipo de viticos y cuentas de gastos, etc. Todo esto es susceptible de manejarse de forma
electrnica mediante Lotus Notes (Wikipedia., 2011)
La empresa EMAPA-I no cuenta con capacitacin ni soporte tcnico del software de Lotus,
debido a el costo del licenciamiento de IBM Lotus Notes/Domino es variado y depende de
distintos factores con la intencin de adaptarse a las posibilidades y necesidades de cada
empresa.
1
2
GIS Geographic Information System

DHCP Dynamic Host Configuration Protocol
Pgina | 2
El licenciamiento tiene una duracin de un ao, durante el cual se tiene acceso a

actualizaciones y liberaciones de nuevas versiones de parte de IBM. Transcurrido el ao viene
la renovacin del licenciamiento (no es obligatoria), que sirve para continuar garantizando el
acceso a actualizaciones y nuevas versiones. (Wikipedia., 2011)
Todo esto tiene costos adicionales a la compra de la primera licencia. Las reas beneficiadas del
sistema de gestin documental Lotus Notes son cuatro: Comercializacin, Ingeniera,
Administrativa, Finanzas, los usuarios que acceden al sistema de gestin documental son
aproximadamente 180 usuarios que laboran en la empresa EMAPA-I.
1.1.2.
SITUACIN ACTUAL
Es requerimiento de EMAPA-I cambiar la herramienta actual de gestin documental bajo los

siguientes puntos:
El personal no cuenta con capacitacin de la herramienta actual lo que dificulta su

administracin y actualizacin.
No se cuenta con el soporte tcnico de Lotus Notes ya que el licenciamiento es

costoso.
Se requiere de un cambio de herramienta de gestin documental para brindar un

mejor soporte y asegurar su correcto uso.
Mantener los histricos de los documentos ingresados y que se mantengan,

accesibles a todo el personal autorizado.
Eliminar redundancia en los procesos administrativos.
Reducir tiempo en tareas repetitivas que pueden ser realizadas por el sistema de
gestin documental.
Pgina | 3
.
.
Ilustracin 1. Situacin actual de EMAPA-I

Fuente: Propia
1.1.3.
PROSPECTIVA
Con la implementacin de un sistema de gestin documental orientado a software libre en la

empresa EMAPA-I, se quiere mejorar la administracin en cuanto a la gestin documental,
teniendo como resultados un manejo estratgico y organizado de todos los tipos de documentos,
que se necesitan para dar continuidad a la gestin diaria que realiza la empresa.
Ventajas de implementarse un sistema de Gestin:

o
Disminucin de costos administrativos: Se disminuye el nmero de fotocopias e

impresiones necesarias para que diferentes personas vean un documento.
Continuidad en los procesos: Un imprevisto con su archivo fsico o electrnico

puede paralizar la gestin de su empresa, si esto sucede, su informacin estar
almacenada electrnicamente en respaldos o archivos de seguridad.
Aumento en la productividad: Uso de la informacin para la toma de

decisiones, aprovechando todas las oportunidades de negocio ya que disminuyen
los tiempos de respuesta, brindando as un mejor servicio al cliente de la empresa.
Pgina | 4
Cabe sealar que en la actualidad, la empresa EMAPA-I no dispone de un sistema de gestin

documental que sea orientado a herramientas de software libre, la cual permita acceder a un
adecuado soporte tcnico, capacitacin del mismo y no tenga costo con respecto a licencias.
El no implementar una herramienta de gestin documental basada en software libre, como

soporte para los procesos administrativos documentales que realiza la empresa, llevara a que se
contine realizando estas labores con la herramienta Lotus Notes, sin que haya una constate
actualizacin, soporte tcnico, capacitacin de la mencionada herramienta y por ende se
continuara pagando el costo del licenciamiento. Esto permitira que sigan surgiendo
dificultades como las antes mencionadas que permiten que los trmites se detengan, es por eso
que se plantea esta solucin para una mejor administracin documental de la empresa EMAPAI.
1.1.4.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
EMAPAI, mantiene un sistema de administracin documental basado en el software de Lotus,

con versiones descontinuadas, sin soporte tcnico, capacitacin e instalado en un equipo
servidor de bajas prestaciones, por lo que el sistema de administracin documental tiende a
colapsar.
1.2.
OBJETIVOS
1.2.1.
GENERAL
Definir un modelo metodolgico para el desarrollo de la gestin documental en la empresa

EMAPA-I, utilizando herramientas de software libre.
1.2.2.
ESPECFICOS
1. Definir la actual situacin documental de la empresa EMAPA-I para identificar
el problema existente.
2. Recopilar las bases tericas para conocer la importancia de implementar
sistemas de gestin documental.
3. Analizar y evaluar las distintas metodologas de gestin documental para definir
una metodologa con la que se implementara el sistema de gestin documental.
Pgina | 5
4. Seleccionar un proceso especfico en el que se implementar la metodologa

elegida.
5. Analizar y evaluar alternativas tecnolgicas, disponibles en el mercado que
pueden ser utilizadas en la implementacin del sistema de Gestin Documental.
6. Describir e implementar el sistema de Gestin Documental para mejorar la
administracin documental de EMAPA-I, especficamente el proceso de
Ampliacin de Redes de Agua Potable y Alcantarillado perteneciente al rea de
Ingeniera.
7. Realizar el cambio de herramienta del sistema Lotus Notes al nuevo sistema de
gestin documental previo al respectivo anlisis y documentacin.
1.3.
ALCANCE
Con el proyecto planteado se pretende definir una metodologa para la implementacin de un

Sistema de Gestin Documental orientados a software libre, proporcionando una metodologa
que sirva de gua a la organizacin.
La implementacin del sistema de gestin documental permitir principalmente gestionar de

forma integrada todos los documentos que entran, salen y circulan por la empresa, adems
estar dotado de varias funcionalidades para el manejo documental en los procesos
administrativos que se realizan en la EMAPA-I.
Este sistema permitir a la empresa llevar el control de todas las actividades que tienen relacin
con el proceso de documentos, lo cual permitir un acceso rpido y sencillo a los datos, gracias
a interfaces grficas amigables. Adems, los datos accedidos estarn siempre actualizados, lo
que permite llevar un control centralizado de los procesos documentales que realiza a diario la
empresa.
El usuario administrador podr acceder al sistema a travs de una cuenta validada que tiene un
acceso a todos los mdulos y funcionalidades para la administracin del sistema de gestin
documental. Los usuarios podrn acceder al sistema a travs de una cuenta para el cliente
validada por el sistema, cada usuario tendr el mismo entorno de trabajo segn los permisos
asignados al usuario.
Pgina | 6
El sistema de gestin documental estar compuesto de herramientas provenientes de Software

Libre, un servidor de aplicaciones, un servidor de base de datos, un servidor Web, un servidor
para generar PDFs.
El acceso ser mediante un navegador debido a que se implementar en un entorno

completamente web.
1.3.1.
FUNCIONALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Estar dotado de varias funcionalidades para el manejo documental de los procesos

administrativos que se realizan en la empresa EMAPA-I:
o
Control de documentos: Se refiere a la gestin de la informacin documental de

la institucin, permitiendo el almacenamiento y transferencia de archivos o
expedientes, la recepcin, captura e ingreso de documentos impresos entre otros.
Administracin de usuarios: Se controla el acceso al sistema a usuarios internos

y usuarios administradores, a los documentos de una institucin.
Administracin de documentos: Se define las reas, carpetas, numeracin y

formatos de documentos, la generacin de documentos digitales, recepcin en
lnea de documentos generados en el sistema y de documentos impresos
registrados.
Reportes estadsticos de documentos: Se especifica el estado en que se

encuentran los documentos estos pueden ser creados y enviados, tramitados,
pendientes, archivados y reasignados.
Seguridad y auditora: Se aplica la seguridad y auditoria a travs de usuarios,

perfiles y archivos de auditora.
Firma digital de documentos: Trata sobre la firma digital de documentos

generados, proporcionndonos la ventaja de la firma electrnica personal de
documentos.
1.4.
JUSTIFICACIN
Las organizaciones que quieren iniciar un proyecto de gestin documental, antes de la eleccin
del producto informtico para su posterior implementacin, tienen que enfrentarse a tareas
complejas:
DEFINICIN DEL PROYECTO DOCUMENTAL.
Pgina | 7
Objetivos y metas a alcanzar en la reorganizacin y resolucin de problemas.
ANLISIS DEL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIN

Se refiere a sus puntos fuertes y dbiles, y definicin del tipo de organizacin que se quiere para
el futuro.
IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DE LOS PROCESOS

Definir e identificar los procesos de informacin y trabajo, datos, documentos, bases de datos,
correo electrnico, soportes, etc.
Para que estas tareas puedan llevarse a cabo con xito, adems de la colaboracin de los
usuarios del sistema, el proyecto de gestin documental debe apoyarse en una metodologa, que
sirva de gua a la organizacin.
La nueva concepcin de los sistemas documentales es ms corporativa que departamental,

destacando los aspectos organizativos, sobre todo, en las primeras fases de implementacin de
los sistemas de gestin documental. Y es aqu donde se impone la necesidad de utilizar una
metodologa que indique a los integrantes de una organizacin los pasos a seguir en cada
momento.
Adems las organizaciones que poseen sistemas propietarios con altos costos de licencia, se
encuentran en un proceso de migracin hacia sistemas de ltima generacin y con licencias ms
econmicas.
La empresa EMAPA-I, mantiene un sistema de administracin documental basado en el

software privativo denominado Lotus Notes, que no satisface a las necesidades primordiales de
la empresa, debido a la falta de capacitacin y soporte tcnico por lo que el sistema de gestin
documental actual tiende a colapsarse. Es por eso que conociendo la necesidad de la empresa de
un sistema de gestin documental que pueda reemplazar al existente, diseado bajo los
parmetros de software libre se proceder a la implantacin de dicho sistema.
Ante esta problemtica, con la ejecucin de esta propuesta, los usuarios administradores del
sistema y los usuarios clientes del sistema, tendrn la oportunidad de una mejor administracin
de los procesos documentales de la empresa, disponiendo de interfaces amigables y sencillas.
Pgina | 8
Todo esto conlleva a un cambio positivo en la empresa ya que se estara garantizando una
mejor administracin de los procesos documentales de la empresa, brindando as una atencin al
ciudadano mejorada.
Para que este sistema sea beneficioso, se debe disponer de software, hardware y paquetes
tecnolgicos actualizados que garanticen el buen funcionamiento del sistema.
1.4.1.
ARQUITECTURA DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Los Sistemas de Gestin Documental (SGD), son sistemas orientados al funcionamiento dentro
de un ambiente de red y de un trabajo comn. Se utilizan sistemas operativos y lenguajes de
desarrollo que soporten la compatibilidad con otras tecnologas de informacin de uso habitual.
Un SGD cuenta con una arquitectura que incluye varios de los siguientes elementos:
o
Elementos de entrada de documentos: Como son los escneres, faxes, listados y

archivos multimedia.
Elementos de proceso de imgenes y datos: Podran ser Bases de datos, aplicaciones de

OCR3 entre otros.
Elementos de recuperacin visualizacin y reproduccin: Aplicaciones front-end,

herramientas de ofimtica y de administracin de bases de datos.
Elementos de almacenamiento: Se refiere a los discos pticos, discos magnticos,

bases de datos, entre otros.
Ilustracin 2. Arquitectura de un SGD.

Fuente: Propia
OCR Optical Character Recognition
Pgina | 9
1.5.
METODOLOGA
La metodologa empleada se bas en cuatro atributos propios de trabajo de este tipo:

investigacin, observacin, anlisis, descripcin de procesos y actividades que se desarrollan en
torno a la Gestin Documental.
El primer atributo, justa y necesariamente usado en la eleccin de un modelo o metodologa.

Los cuatro atributos fueron usados en la teora tras el concepto de Gestin Documental,
Sistemas de Gestin Documental y eleccin del modelo; tras conseguir bibliografa, entrevistas
con personas expertas en el tema y una empresa donde implementar el Sistema de Gestin
Documental. Para el desarrollo de la implementacin del Sistema de Gestin Documental se
sigui los siguientes pasos:
DEFINICIN DEL PROBLEMA

Se analiz la situacin documental con los miembros del rea de Recursos Informticos
en donde se identific y se defini el problema existente bsicamente se trata de que la
empresa EMAPA-I mantiene un sistema de administracin documental basado en el
software privativo denominado Lotus Notes que no satisface a necesidades primordiales
de la empresa.
ANLISIS DE REQUERIMIENTOS
En esta fase se analizaron las necesidades de los usuarios finales del sistema a
implementarse para determinar qu requerimientos debe cubrir, los cuales son los
siguientes: no se cuenta con la debida capacitacin, soporte tcnico, y actualizacin a
nuevas versiones del sistema Lotus Notes.
Es por eso que se requiere de un cambio de herramienta de gestin documental que nos
brinde bsicamente las siguientes ventajas: Mantener los histricos de los documentos
ingresados y que se mantengan accesibles a todo el personal autorizado, eliminar
redundancia en los procesos administrativos, reducir tiempo en tareas repetitivas que
pueden ser realizadas por el sistema de gestin documental.
ESPECIFICACIONES
En el levantamiento de requerimientos inicial con los miembros del departamento de
recursos informticos de la empresa se realiz un estudio y anlisis de los procesos
documentales de la empresa en donde definieron que haba que dar mayor prioridad al
Pgina | 10
proceso: Ampliacin de Redes de Agua Potable y Alcantarillado, perteneciente al

rea de Ingeniera debido a que es el proceso que ms tiempo tarda en ser autorizado.
METODOLOGA
Con un estudio y anlisis de Metodologas de Gestin Documental se lleg a definir una
metodologa adecuada para la implementacin de Sistemas de Gestin Documental, la
cual ser la gua para el desarrollo del proyecto.
IMPLEMENTACIN
Luego de la debida eleccin de la herramienta a implementarse se procedi a describir
las funcionalidades y ventajas del Sistema de Gestin Documental elegido y adems
conociendo que es necesidad de la empresa un Sistema de Gestin Documental que
pueda reemplazar al existente, se procedi a la instalacin y configuracin del nuevo
sistema.
PRUEBAS
Luego de la respectiva instalacin y configuracin de la herramienta aplicada
especficamente en el proceso Ampliacin de Redes de Agua Potable y
Alcantarilladlo perteneciente al rea de Ingeniera y de realizar las respectivas
validaciones y pruebas del sistema en este proceso, se proceder con la configuracin
del mismo en los dems procesos de las dems reas.
OPERACIN Y MANTENIMIENTO
Se refiere a la capacitacin a los usuarios y entrega de guas a usuarios del Sistema de
Gestin Documental.
Pgina | 11
CAPTULO II
MARCO TERICO
El segundo captulo Marco Terico expone la teora que soporta este proyecto de
investigacin. Esta seccin, ubica al lector en un marco ms general dndole las bases
tericas para su mejor comprensin.
2.
MARCO TERICO
2.1.
GENERALIDADES DE LA GESTIN DOCUMENTAL
La Gestin Documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a
la necesidad de documentar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en
tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez
ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales.
Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de

administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los
libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los
documentos de papel y ms tarde los documentos en soportes magnticos u pticos mediante
sistemas de codificacin y clasificacin.
Ms recientemente se incorporaron a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios
debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas
computacionales de apoyo de la actividad administrativa, as como los profesionales en sistemas
de informacin ellos son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada
documento de soporte papel o electrnico.
El uso del computador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de las grandes
bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica
y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean programas de bases de datos
conocidos como MARC 4 Catalogacin legible por computador. Poco despus se comienza
tambin a usar registros computarizados para inventariar documentacin administrativa en
soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la

administracin pblica y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparicin de los
MARC Machine Readable Cataloguing
Pgina | 13
procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas, y sobre todo con la llegada del correo
electrnico, surgi la necesidad de capturar y conservar tambin documentos que nacen, viven y
mueren en formato electrnico. Conseguir esto represent un nuevo salto en la complejidad y
exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y
archiveros.
La gestin documental es un conjunto de normas, tcnicas, y prcticas para administrar todos
los aspectos relacionados con la documentacin en una organizacin: creacin
almacenamiento, bsqueda, recuperacin, actualizacin, flujo, autentificacin, etc.. (WIKI EKONTSULTA, 2008)
GESTIN DE DOCUMENTOS
Creacin: Se refiere a la creacin, de documentos en una

organizacin.
Envi: El envi del documento a la persona responsable.
Recepcin: Se trata del ingreso de documentos impresos por motivo
de alguna situacin a solucionar en una empresa.
Almacenamiento: Se define el lugar donde se guardaran los
documentos.
Bsqueda: Es la bsqueda de diferentes tipos de documentos en una
organizacin.
Recuperacin: Un documento debe estar debidamente organizado
para cuando se lo necesite se lo pueda encontrar fcilmente.
Actualizacin: Los documentos deben ser actualizados de acuerdo a
la utilizacin y necesidad que se presente.
Autenticacin: Autenticidad de los documentos.
Flujo: Flujo de documentacin entre las diferentes personas de la
organizacin.
Ilustracin 3. Gestin de documentos
Fuente: Propia
La gestin documental incluye la gestin de archivos administrativos, contables, tcnicos y

cualquier otro documento que maneje la organizacin. As, con una aplicacin de gestin
documental se podra mantener un control sobre los documentos de una empresa.
2.1.1.
OBJETIVOS Y VENTAJAS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
El objetivo principal de la gestin documental es facilitar la bsqueda de un documento y su

conservacin reduciendo costos y espacio. (Martnez, 2010)
Pgina | 14
Tomando en cuenta los siguientes puntos:
Conservando la memoria corporativa. De esta manera, las empresas pueden seguir un

proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio
de la organizacin.
Contribuyendo a la toma de decisiones. Los documentos almacenados se convierten en

un material de consulta para decisiones futuras.
Incrementando la eficiencia organizacional. La informacin debidamente almacenada

ofrece una ganancia en tiempo de bsqueda que se traduce en una optimizacin del
proceso de trabajo.
Apoyando a las investigaciones y procesos legales. Los elementos almacenados y

ordenados segn diferentes caractersticas como: fecha de creacin, fecha de
almacenamiento, autor, tipo de documento, etc. son herramientas bsicas para el
desarrollo de cualquier tipo de investigacin.
Entre los principales objetivos del manejo de documentos es que sirve principalmente para
organizar los documentos de manera que puedan encontrarse rpidamente.
Adems de poseer solamente la informacin necesaria y eliminar todos los documentos que ya
sean intiles, saber quin conserva qu, limitar lo ms posible la duplicacin masiva de
documentos y proteccin a los documentos esenciales y confidenciales.
OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Organizacin de documentos.
Localizacin de documentos.
Eliminacin de la informacin intil.
Determinacin de la conservacin.
Eliminacin de copias mltiples.
Proteccin de documentos esenciales.
Proteccin de documentos confidenciales.
Ilustracin 4. Objetivos de la Gestin Documental.
Fuente: Propia
El manejo de documentos garantiza una continuidad en la vida de los mismos, pues adems de
organizarlos, facilita los cambios inevitables de personal. Lamentablemente cuando no existe un
debido manejo de documentos sucede, que una persona puede irse, mudarse, enfermarse o
ausentarse, y entonces los documentos se vuelven inaccesibles.
Pgina | 15
VENTAJAS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

El arreglo organizado y lgico de documentos.
La bsqueda de un documento es fcil y rpida.
Se utilizan procedimientos.
Se reducen los costos relacionados con el manejo de documentos
por tiempo, mano de obra y espacio.
Se protegen los documentos importantes
Se destruyen los documentos intiles y duplicados.
Se facilita el entrenamiento del personal nuevo.
Se eliminan los riesgos de perder un documento
Se identifican los documentos que deben conservarse de manera
permanente
Ilustracin 5. Ventajas de la Gestin Documental.
Fuente: Propia
2.2.
EL DOCUMENTO
Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus

funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una
unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, pelculas,
fotografas, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana
fijada en un soporte. (Ucha, 2008)
En la informtica un documento es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene

datos textuales o grficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El
archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta
previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se
necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo.
2.2.1.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los principales tipos de documentos son los administrativos que pueden encontrarse en toda
organizacin, estos se dividen en cinco categoras:
1)
Documentos de administracin de la organizacin.- Sirven para administrar

siguiendo un plan organizacional, relatar, enmarcar y justificar una o ms
decisiones administrativas.
Pgina | 16
Documentos Constitutivos
Creados por la organizacin. Ejemplos: patentes del acta constitutiva o leyes o
reglamentos.
Actas
Seala las reuniones de las asambleas. En ocasiones, este documento lleva el
nombre de minuta. Ejemplos: El acta de consejo administrativo.
Oficios, Memorandos, Circuares
Documentos de carcter oficial o protocolario que utiliza una autoridad para
comunicar asuntos referentes a la administracin pblica hacia otra autoridad.
Polticas, Normas y Directivas
Son los documentos de orientacin de control y de reglamentacin de una
organizacin. Ejemplos: La poltica de manejo de documentos.
Reportes y Estudios
Documento informativo, que facilita a la organizacin la toma de decisiones.
Ilustracin 6. Documentos de administracin de la organizacin
Fuente: Propia
2) Documentos Financieros.- Los documentos financieros son principalmente

documentos como: presupuestos, estados financieros entre otros.
Documentos relacioanados
con los impuestos
Se relacionan con el impuesto local.
Sirve para prever los gastos e ingresos de uno o

ms aos. Ejemplo: Presupuesto de inversin.
Presupuesto
Estados Financieros
Documentos de prstamos o
financiamientos
Recopila las operaciones financieras del ao.
Se refieren a una emisin de obligaciones o de

acciones o a un prstamo bancario.
Pagos
Cada organizacin posee un libro de pago de

salarios acompaado por varios documentos
justificantes.
La contabilidad
Son documentosfinancieros: libro mayor,

libros de diario, etc. Justificantes: facturas,
recibos, requerimientos, rdenes de pedidos,
etc.
Ilustracin 7. Documentos financieros.

Fuente: Propia
Pgina | 17
3) Documentos de administracin personal.- Sirven para contratar y administrar al

personal de una organizacin.
Convenio colectivo
Enumera los acuerdos
relacionados con las
condiciones de trabajo
y de administracin del
personal.
Descripcin de tareas
Es una lista de todas
las
actividades,
responsabilidades
y
funciones relacionadas
con un puesto.
El organigrama
Muestra el desglose
administrativo
de
una organizacin
Documentos de
Administracin
Personal
Expedientes
del
personal
Son una serie de
documentos
generalmente
uno
por persona.
Ilustracin 8. Documentos de administracin personal

Fuente: Propia
4) Documentos de administracin de bienes: Son los relativos a los muebles,

equipo, inmuebles y terrenos de una organizacin.
Licitacin
Oferta
Es un documento con el cual la organizacin manifiesta su intencin de

adquirir un bien o servicio. Ejemplo: Licitacin para otorgar un contrato
de eliminacin.
Es una declaracin escrita por medio de la cual uno se compromete a

efectuar un trabajo o a proporcionar un bien material a cambio de una
remuneracin.
Es una lista completa de todos los bienes que una organizacin posee.
Ejemplo: Inventario de los artculos de oficina.
Inventario
Ilustracin 9. Documentos de administracin de bienes

Fuente: Propia
Pgina | 18
5) Documentos legales.- Son aqullos de carcter jurdico, se trata de un documento

que le da carcter oficial a un acto legal y son :
Los Contratos
Es un acuerdo de voluntades, oral o escrito,

manifestado en comn entre dos o ms
personas con capacidad, que se obligan en
virtud del mismo, regulando sus relaciones
relativas a una determinada finalidad o cosa.
Los Acuerdos
Es una decisin tomada en comn por dos o

ms personas, por una junta, asamblea o
tribunal.
Las Reclamaciones
Expresin de insatisfaccin por cualquier

medio de transmisin que el cliente realiza
sobre alguno de los aspectos relacionados con
los servicios que brinda alguna institucin,
empresa etc.
Ilustracin 10. Documentos Legales
Fuente: Propia
2.2.2.
SOPORTES DE LOS DOCUMENTOS
A continuacin se detalla en la tabla las ventajas y desventajas de los soportes de los

documentos.
Discos magnticos, los discos

pticos y las tarjetas de memoria,
etc.
Fcil manipulacin.
Ahorro de espacio.
Ventajas
Econmico.
Ahorro de tiempo en la bsqueda de
Independiente
de documentos.
tecnologa y dispositivos.
Garantiza la preservacin y la
seguridad.
Acceso directo a la informacin.
Almacena grandes cantidades de
informacin en espacios reducidos.
espacio
para Requiere equipo de consulta.
Desventajas Gran
almacenamiento.
Requiere personal capacitado para el
Mucho
material
para uso de computadora.
archivarlo.
Fragilidad.
Contaminacin del medio
ambiente.
Prdida de tiempo en la
bsqueda de documentos.
Soportes
Papel
Tabla 1. Soporte de los documentos.

Fuente: Propia
Pgina | 19
2.2.3.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
El ciclo vital de documentos define tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de
archivo segn la fase en que se encuentren los documentos.
En la ilustracin se observa que en el ciclo vital del documento el volumen documental

disminuye a travs del tiempo permitiendo conservar la informacin para la organizacin
permanentemente.
Ilustracin 11. Ciclo de vida del documento

Fuente: (PRADA, 2010).
Primera etapa:
o
Creacin y Tramitacin de documentos: En esta etapa se crean los documentos

y desde ese momento se encuentran en tramitacin en busca de solucin a
inconvenientes presentados. En esta etapa la gestin de documentos tiene como
objetivos:
-
Evitar la produccin de documentos no esenciales.
Disminuir el volumen de los documentos.
Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios.
Segunda etapa:
Pgina | 20
Utilizacin y Almacenamiento de documentos: En esta etapa los documentos se

encuentran sometidos a continua utilizacin, consulta administrativa por los
usuarios de los documentos, comprende la seleccin, utilizacin, control y
almacenamiento, se caracteriza por:
-
Disponibilidad de la informacin y de los documentos necesarios.
Utilizacin a bajo costo de la informacin y de los documentos.
Seleccin de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los

documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.
Almacenamiento de documentos necesarios para los usuarios.
Tercera etapa:
Evaluacin y Conservacin: Despus del proceso de evaluacin, se puede determinar
qu documentos deben ser conservados de acuerdo a la disposicin que se determine
para los documentos puede ser eliminacin, conservacin etc.
Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes
actividades:
-
Identificacin y descripcin de los documentos.
Clasificacin, conservacin o eliminacin.
Determinacin de los documentos que se justifica conservar en los archivos.
Eliminacin peridica de los documentos no permanentes.
Clases de archivo
Archivo
de Se rene la documentacin en trmite, en busca de
gestin.
solucin de los asuntos iniciados, la documentacin

est sometida a continua utilizacin y consulta
ETAPA
administrativa.
2
ETAPA
Archivo
Se encuentran los documentos que han finalizado su
central.
trmite pero que siguen siendo objeto de consulta por

las oficinas y los particulares en general.
Archivo
3
ETAPA
Se
transfiere
desde
el
archivo
por
decisin
permanentes o documentacin
que
Histrico
documentos,
evaluador
de
debe
central,
del
la
comit
conservarse
permanentemente para la investigacin, la ciencia y

la cultura.
Tabla 2. Clases de archivos segn etapas del ciclo vital
Fuente: Propia
Pgina | 21
Fases de los documentos

o
Fase Activa o Corriente: Los documentos entran en sta fase desde el momento
en que son creados, hasta el momento del cierre del expediente al cual pertenecen.
Un documento activo es el de uso cotidiano. Durante este periodo, es
indispensable que el documento se conserve cerca de los usuarios. Los archivos
que se encuentran en esta fase se les llaman archivos de gestin.
Fase Semiactiva o Semicorriente: El documento semiactivo es el que se consulta

ocasionalmente. Los archivos que se encuentran en la fase semiactiva se
denominan archivos centrales los cuales agrupan archivos de gestin que una vez
han terminado su trmite siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los
particulares en general.
Fase Inactiva o No Corriente: Se considera documentacin inactiva a aquella

cuyo uso o consulta es muy espordico, es decir, la documentacin que tiene un
grado bajo o prcticamente nulo de intervencin en la gestin diaria de los asuntos
corrientes. Este tipo de documentacin se conserva en los denominados archivos
histricos o depsitos permanentes.
2.2.4.
LA GESTIN DOCUMENTAL COMO UN PROGRAMA DE ACCIN
La Gestin Documental (GD), tiene como objeto conseguir la economa en cuanto a la

utilizacin de papel y cumplir con el ciclo vital de los documentos.
Un programa de Gestin Documental (PGD) es un sistema o proceso encaminado al eficiente

manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad, desde su
origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su produccin, utilizacin,
conservacin, eliminacin y disposicin de documentos.
Objetivos de un PGD:
o
Organizar y sistematizar la documentacin desde su creacin hasta su destino

final.
Simplificar los trmites en los procesos administrativos.
Administrar conjuntamente los documentos y la informacin como base para la

toma de decisiones y la preservacin de la memoria institucional.
Pgina | 22
Evaluar y valorar la documentacin para evitar la acumulacin innecesaria de

informacin y reducir costos de produccin y conservacin del conjunto
documental.
Permitir la recuperacin de informacin de una forma mucho ms rpida, efectiva

y exacta.
Ventajas de un PGD:
o
Reduccin del tiempo de consulta de un documento en papel.
Reduccin del tiempo de consulta de documentos electrnicos.
Reduccin de los costes de archivado
Reduccin de la recuperacin de un documento.
Acceso concurrente a un documento.
Mejora de atencin a los clientes.
Reduccin de costes de acceso a la documentacin.
Incremento en la satisfaccin de los usuarios internos.
Consideraciones a tomar en cuenta al implementar un PGD:

o
Administrativas: Se enfoca, en la administracin de la empresa, en aspectos como

la transparencia, el aprovechamiento de materiales, y la eficiencia de la
administracin. Instrumentos disponibles para la implementacin del programa
documental, pueden ser manuales de procesos y procedimientos, manual de
funciones, tablas de valoracin documental entre otros.
Econmica: Se refiere a la evaluacin del ahorro que genera la gestin de

documentos, al evitar la conservacin de documentos innecesarios y el buen
aprovechamiento de los recursos destinados para la gestin documental.
El Diagnstico.- Es la bsqueda e identificacin de problemas, oportunidades y

objetivos, as como el anlisis y evaluacin de las necesidades de informacin y
mantenimiento del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia.
Los Requisitos Tcnicos.- Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa

de gestin documental (PGD) con las funciones administrativas de la entidad, as
como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y otras herramientas
informativas de las que haga uso la entidad.
Pgina | 23
2.3.
LOS SISTEMAS DE GESTIN DOCUMENTAL
En la actualidad, existen diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro

manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos
que manejan no slo la documentacin administrativa como en papel o en formato electrnico,
sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los documentos,
capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el
contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas
sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar.
No obstante, las tecnologas de la informacin han permitido hacer grandes avances en la

gestin documental, mediante Sistemas de Gestin Documental (SGD). Estos sistemas permiten
automatizar la gestin, haciendo los procesos ms giles, ms eficientes, y con un ahorro
sustancial de espacio fsico.
La gestin documental es un conjunto de normas, tcnicas, procedimientos y prcticas para
administrar todos los aspectos relacionados con la documentacin en una organizacin:
almacenamiento, catalogacin, indexacin, bsqueda, recuperacin, actualizacin, flujo,
autentificacin, etc.
La suma de ese conjunto de normas con las nuevas tecnologas ha permitido realizar grandes
avances en la gestin documental, mediante los Sistemas de Gestin Documental. Estos
sistemas permiten informatizar la gestin, haciendo los procesos ms giles, ms eficientes, y
con un ahorro sustancial de espacio fsico. (Medina, 2007)
Ilustracin 12. Gestin documental

Fuente: (Medina, 2007).
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Los Sistemas de Gestin Documentales (SGD) son una agrupacin de herramientas y

metodologas que permiten controlar y realizar una gestin sobre el ciclo de vida de los
documentos en una organizacin.
Un SGD5 es un sistema informtico que, por tanto, est compuesto de elementos fsicos que
constituyen la infraestructura o arquitectura del sistema y lgicos que proveen los servicios
necesarios para gestionar un documento en una organizacin desde su creacin hasta su
finalizacin.
Actualmente los SGD representan una herramienta de gran utilidad para las empresas, ya que
ofrecen muchas facilidades para ayudar a solucionar varias de las necesidades y problemas que
se presentan en relacin con los documentos, como podran ser los siguientes:
Diferentes versiones de documentos.
Mezcla de documentos.
Bsqueda, traspaso y eliminacin de documentos complejos o demorados.
Informacin en diferentes formatos.
Informacin de diversas fuentes.
Costos y desperdicio en papelera.
Retrasos en papeleo y trmites internos.
Incremento innecesario de documentos.
Informacin similar en diferentes tipos de documentos.
Diferentes usuarios deben acceder a diferentes tipos de documentos.
Guardan documentos repetidos.
No se sabe con certeza que documentos se tienen guardados o que informacin guardan
dichos documentos.
2.3.1.
CARACTERSTICAS EN UN SGD
o
Creacin de documentos: Se refiere a la creacin de documentos en un entorno

colaborativo, controlando las versiones y niveles de autorizacin.
SGD Sistema de Gestin Documental
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Entrada y captura de documentos: Debe permitir diferentes dispositivos de

entrada y, soporte a distintos formatos. Existen distintos mtodos en los cuales los
tipos de documentos pueden ser capturados y almacenados en un SGD:
-
Escaneo de documentos: Si un documento ya existe en su forma fsica,

puede ser escaneado, guardado en un formato digital y luego ser cargado en
el SGD.
Entrada manual: Sucede con las formas electrnicas desarrolladas en

procesadores de texto, luego de ser creadas, pueden ser cargadas al SGD.
Indexacin de documentos: Tomar en cuenta si nos permitir indexacin manual

o automtica, si ser capaz de realizar resmenes automticos y su nivel de
efectividad. En los SGD los ndices son usados para mantener el seguimiento de
los datos que estn siendo almacenados en el sistema.
Almacenamiento de documentos: Debe ser capaz de almacenar los documentos

digitales en su formato original, y en base a tcnicas de compresin avanzadas,,
adems debera tomar en cuenta que el sistema documental nos permita definir
respaldos peridicos de las bases de datos.
Bsqueda de documentos: Se analiza cmo se encuentran los documentos,

cunto tiempo se puede pasar buscndolos, y qu opciones tecnolgicas estn
disponibles para la recuperacin. El sistema debe realizar las bsquedas
respectivas y simultaneas de forma eficiente; bsqueda en texto ntegro,
bsquedas lgicas y posicionales, bsqueda por palabras truncadas, bsqueda de
variaciones singular/plural, bsqueda sensible minscula/mayscula, etc.
Recuperacin de desastres.- Se trata de polticas de proteccin contra desastres, y

recuperacin de la informacin en caso de que estos sucedan.
Clasificacin.- Se define como se organizarn los documentos, que mtodos se

usarn para guardarlos de manera que luego sean fcilmente recuperables.
Seguridad.- Se refiere a polticas de seguridad que definan como proteger los

documentos de personal no autorizado, y los distintos niveles de autorizacin.
Custodia.- Se analiza que documentos conservar y durante cunto tiempo, y que

documentos se pueden eliminar.
Distribucin.- Se distribuyen los documentos para quienes los necesitan, se elige

el sistema de distribucin tomando en cuenta, el tiempo que se puede tardar para
distribuir los documentos.
Autenticacin.- Se trata sobre la validacin de la autenticidad de los documentos
Visualizacin de documentos: Un sistema con una buena visualizacin de

documentos permite que la misma se realice a travs de navegador web, en
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formato original, de forma simultnea por un gran nmero de usuarios, y por

zonas que se puedan ampliar.
o
Modificacin de documentos: El sistema debe controlar las versiones de

documentos, as como controlar las modificaciones que sobre el mismo se
realicen y quienes lo realicen.
Difusin de documentos: Controlar la impresin de los documentos consultados,

el envo de los mismos en distintos soportes y formas.
Integracin: Existen muchas integraciones posibles por lo que se debe ver que el
Sistema de Gestin Documental sea compatible con otras plataformas de la
organizacin, sistemas operativos, servidores Proxy, servidores Web, bases de
datos, e integracin con otros desarrollos etc.
Flujo de trabajo: Es usado para direccionar automticamente documentos a

usuarios o grupos de usuarios definidos. Un proceso de flujo de trabajo consiste
en la automatizacin de los procedimientos donde los documentos, informacin o
tareas se pasan entre los participantes en el proceso siguiendo un conjunto
prefijado de reglas para lograr, o contribuir, a un objetivo.
Administracin de derechos digitales: Esta funcionalidad de administrar los

derechos digitales es utilizada por el SGD para proteger los derechos de autor de
cada documento que el sistema maneja.
2.3.2.
VENTAJAS Y BENEFICIOS DE UN SGD

o
Crear contenidos.- Crea documentos dentro de la herramienta y los distribuye de

manera sencilla.
Preservar documentos.- Se mantiene la informacin documental necesaria de una

organizacin.
Flujo de trabajo: Se direcciona automticamente los documentos a usuarios

definidos.
Disminuir los tiempos de bsqueda y recuperacin de informacin.- Utilizando

un sistema de gestin documental.
Tener un histrico de acciones sobre el documento.- Permite conocer en cada

momento que personas han modificado un documento, que cambios han hecho
cada uno, entre otros.
Gestionar permisos de acceso.- De forma que se pueda elegir que personas o

grupos pueden acceder a la informacin.
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Mayor seguridad de la informacin.- Proporcionando un mayor control y

seguridad de la informacin.
Disminucin de costos administrativos.- Es decir se disminuye la utilizacin de

papel, disminuyendo del coste de distribucin, eliminacin de los documentos
duplicados, dando como resultados una reduccin en material de archivo.
Atencin ms rpida.- Y eficiente a los usuarios, mejorando la calidad del

servicio ofrecido.
2.3.3.
ARQUITECTURA DE UN SGD
El SGD es un aplicativo Web, se necesita un conjunto de servicios y servidores mnimos para su

ejecucin, su infraestructura se indica en la ilustracin siguiente:
Ilustracin 13. Arquitectura de un SGD

Fuente: Propia
Hardware:
-
Escner y dispositivos de digitalizacin: Transforman los documentos originales en

documentos digitales, los cuales sern guardados o almacenados.
Servidores: Provee servicios a otras computadoras llamadas clientes.
Redes: A travs del internet o intranet los usuarios podrn acceder a la informacin que
se encuentra en los servidores.
Software:
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Gestores Documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la

documentacin que se maneja en la empresa.
Servidor Web: El servidor web sirve contenido esttico a un navegador, carga un

archivo y lo sirve a travs de la red al navegador de un usuario. Este intercambio es
mediado por el navegador y el servidor que hablan el uno con el otro mediante HTTP.
Servidor de Base de Datos: Se refiere a la base de datos dirigida a la gestin y

administracin de documentos. Tiene como finalidad gestionar los ciclos de vida de los
documentos desde la creacin, el almacenaje, la distribucin, la edicin y hasta la
destruccin. Almacena los datos del aplicativo, archivos generados por el usuario.
Servidor de Archivos: Equipo o servidor con gran capacidad de almacenamiento. Aloja

todos los archivos generados por el sistema y los anexados por los usuarios y los
distribuye a otros clientes en la red.
Servidor LDAP6: Servidor de datos para la realizacin rpida de consultas de lectura y

orientado al almacenamiento de datos de usuarios a modo de directorio.
Servidor de Fax: Servidor que almacena, enva, recibe, encamina y realiza operaciones
relacionadas a la transmisin, recepcin y distribucin de faxes.
Digitalizador de Documentos: Es un proceso que permite la gestin online de los

documentos de una organizacin, lo que le generar unos importantes beneficios tanto
en ahorros de espacio fsico, como ahorros de tiempos de gestin y disposicin total e
inmediata de la documentacin desde cualquier punto conectado.
Clientes del sistema: Estos se definirn segn las funcionalidades asignadas al grupo de
usuarios al que pertenezca. Se diferencia tres tipos de perfiles de usuario involucrados
en el SGD.
-
Administradores: Los administradores del SGD tienen la funcionalidad de

administrar en su totalidad el sistema para el manejo de documentos.
Usuarios: A travs de una cuenta de usuario, se lleva a cabo el acceso a los

documentos digitalizados dentro del SGD.
Usuarios estndar: Se encargan de tareas como el escaneado de los documentos.

Este rol lo desempean usuarios con algn conocimiento sobre la naturaleza de los
documentos pero sin ninguna responsabilidad en el mantenimiento del sistema.
LDAP Lightweight Directory Access Protocol
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CAPTULO III
METODOLOGA DE GESTIN DOCUMENTAL
En este captulo se muestra la informacin sobre las distintas metodologas que existen
de Gestin Documental y se define la metodologa adecuada para la implantacin de
un Sistemas de Gestin Documental en la empresa.
3.
METODOLOGA DE GESTIN DOCUMENTAL
3.1.
ESTUDIO Y ANLISIS DE LAS METODOLOGAS
Para lograr una administracin electrnica eficiente y eficaz no basta con la seleccin adecuada
de las aplicaciones y componentes tecnolgicos mencionados ni con la integracin adecuada de
todos ellos, es fundamental seguir una metodologa para su implantacin, que debe cubrir los
siguientes pasos:
La definicin precisa de los objetivos.
El anlisis de los procesos de la organizacin que son susceptibles de ser automatizados.
El establecimiento de prioridades en la forma de acometer su automatizacin.
La visin global del problema, dando solucin a la totalidad de los procesos de la

gestin administrativa.
La seleccin de las herramientas y componentes ms adecuados.
La adecuacin a los estndares, normas, especificaciones y metodologas para la gestin

documental.
La evaluacin del equipo humano y su especializacin necesarios para la administracin

y mantenimiento del sistema.
La gestin del cambio, para romper la tendencia continuista y mantenerse en la forma

tradicional de trabajo, y lograr la aceptacin de la nueva forma de trabajo por los
usuarios finales de los sistemas.
La Gestin Documental es una importante solucin para la administracin documental de una

empresa, y debido a la necesidad de ahorrar tiempo en la bsqueda de documentos, el espacio
que ocupa el papel en cada oficina de una empresa, y lo ms importante evitar la contaminacin
del medio ambiente, se han desarrollado nuevas tecnologas avanzadas en el manejo de todo
tipo de documentos, reportes e imgenes, archivndolos de forma digital y ofreciendo a los
usuarios autorizados la posibilidad de acceder en lnea a contratos, estados de cuenta, reportes y
facturas, de manera simple y segura.
Actualmente empresas del sector financiero, industrial, de administracin pblica han optado
por emprender proyectos de implantacin de Sistemas de Gestin Documental que se encargan
de gestionar los procesos de informacin los cuales se encuentran en contenidos de soporte
papel o electrnico que circulan por la empresa.
En el sector empresarial, los tipos de procesos han estado divididos en procesos de materiales,
de informacin y de negocio. Los procesos de materiales son tpicos de las empresas
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industriales y estn relacionados con la transformacin de las materias primas a su paso por la
cadena de produccin. Los procesos de informacin en cambio se encargan de los contenidos en
soporte papel o electrnico que circulan por las organizaciones.
Las empresas de hoy en da necesitan proyectos documentales que den solucin al

almacenamiento, organizacin y difusin de todo lo que se produce y se recibe, datos y
documentos. Para un sistema documental la organizacin de informacin y las personas que
intervienen en su creacin, manipulacin son la base para la implantacin del mismo.
Un aspecto importante a tomar en cuenta es que por medio de personas encargadas de la

informacin nos proporcionen datos como: funcionamiento de cada departamento, los objetivos
y estrategias de la empresa entre otros, Es importante mencionar las caractersticas de la
organizacin o institucin y sus niveles de estructura organizacional, pues dependiendo de ello,
se puede identificar su complejidad e implantar el Sistema de Gestin Documental (SGD).
La planificacin de toda la informacin que fluye por la empresa, la definicin de los procesos
de trabajo, la relacin de personas con las tareas y la metodologa a emplear, son los elementos
bsicos que intervienen en el diseo de un proyecto documental.
Los departamentos de sistemas suelen contar con metodologas para el desarrollo de proyectos,
estas pueden ser propias o adaptaciones de otras de reconocido prestigio como son: OSSAD,
DIRKS, MTRICA, ATRIO, SICRES, ESTROFA, entre otras.
La eleccin de la metodologa debe tomar en cuenta el ciclo vital de los documentos dentro la
organizacin; la consolidacin del control de calidad en todas sus etapas y los cambios en las
nuevas tecnologas de la informacin.
Se debe establecer un marco metodolgico para optimizar el Sistema de Gestin de

Documental, este debe cubrir el largo proceso documental desde su generacin hasta su archivo.
Esta metodologa documental debe permitir el potenciamiento, facilitar y desarrollar el trabajo

corporativo. Cualquier cambio en el futuro, debe tomar en cuenta a la metodologa propuesta, a
las nuevas tecnologas de la informacin, como a las necesidades del usuario.
Es importante considerar adoptar una metodologa que proporcione los pasos concretos que
puedan adaptarse a las necesidades de cada proyecto, la participacin de los usuarios, su
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implicacin en el proyecto y la comunicacin entre ellos es el aspecto ms importante a tomarse

en cuenta al momento de la eleccin de una metodologa para la implantacin de un SGD.
3.1.1.
METODOLOGA OSSAD
OSSAD (Office Support Analysis and Design) es una metodologa para el anlisis y diseo de
sistemas de informacin y procesos de trabajo en las oficinas, es decir es utilizada para abordar
un proyecto documental en una empresa, concebido como un proyecto del programa europeo
ESPRIT (European Strategic Programme for Research in Information Technology), ya que
necesitaba crear y difundir una metodologa que le sirviera de apoyo en el trabajo
administrativo.
La metodologa OSSAD fue desarrollada entre los aos 1985 y 1990 por un equipo
multinacional de consultores, investigadores y usuarios de tecnologas de la informacin de los
centros administrativos de las empresas.
Uno de los motivos que condujeron al desarrollo de OSSAD fue la falta de atencin que otras
metodologas ponan en los aspectos humanos y organizativos. Mientras que la mayora de las
metodologas utilizadas para desarrollos de sistemas de informacin dan prioridad a los aspectos
tecnolgicos, para la metodologa OSSAD la participacin de los usuarios, su implicacin en el
proyecto y la comunicacin entre ellos es el aspecto ms importante.
El mtodo OSSAD fue pensado para ayudar a las empresas a simplificar los procesos de trabajo
y a adaptar el uso de la tecnologa a sus necesidades. Es un mtodo de dominio pblico,
relativamente sencillo, que constituye una gua para la gestin de proyectos, un conjunto de
procedimientos y tcnicas para implantar tecnologas y sistemas de informacin y de trabajo.
Objetivos de la metodologa OSSAD:
1. Dar prioridad al anlisis de la estructura organizativa y a la participacin de los usuarios

en el desarrollo del sistema administrativo.
2. Aspirar a conseguir una ptima implicacin en el proyecto de todos los miembros de la
organizacin, desde los responsables de la gestin hasta el personal de administracin.
3. Optimizar el potencial humano en las organizaciones a travs del fomento de la
creatividad de los usuarios para que descubran nuevos usos y problemas imprevistos.
4. Facilitar la participacin y promover la experimentacin de los usuarios.
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5. Ayudar a los usuarios a entender los propsitos de los procesos administrativos en el

contexto de las metas de la organizacin.
6. Ayuda a identificar los puntos dbiles de los sistemas con los que trabajan y a
seleccionar la tecnologa que mejor se adapte a las necesidades de la organizacin.
7. Asegurar que los proyectos estn controlados para alcanzar las metas sealadas por la
organizacin.
Principios de la metodologa OSSAD:

Adaptabilidad
Propone un conjunto de principios, procedimientos y tcnicas capaz de
adaptarse a las diferentes situaciones de una empresa.
Participacin
Los usuarios finales deben participar en el anlisis de necesidades y
requerimientos con la finalidad de sugerir alternativas, ya que son ellos
los que conocen los errores y aciertos de su particular sistema.
Pragmatismo
Es una metodologa orientada a resolver problemas de mal
funcionamiento del sistema, costes elevados o baja productividad, o
bien de reorientacin hacia nuevas oportunidades de negocio, mercados,
productos, clientes, etc.
Experimentacin
El sistema documental se debe poner en marcha de forma experimental
en un grupo de actividad o rea de la empresa que sea un gran productor
de documentos y consumidor de informacin para evaluar resultados
esperados.
Interaccin
En el transcurso de un proyecto se puede volver hacia atrs para
localizar informacin que se ha perdido o para hacer un anlisis ms
profundo evaluando alternativas e implantaciones experimentales que
eviten soluciones inaceptables.
Agregacin/Descomposicin
El sistema puede ser examinado desde varios niveles de detalle,
dependiendo de lo que requiera cada anlisis. OSSAD permite agregar
o dividir piezas del sistema en funcin del tipo de anlisis, global o
parcial.
Ilustracin 14. Principios de la metodologa OSSAD

Fuente: Propia
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Fases:
La adaptacin de la metodologa OSSAD a un proyecto documental no obliga a seguir de forma
estricta todas las actividades y acciones que propone ya que es una gua flexible que debe
adaptarse a problemticas diversas.
Definicin del proyecto

Se definen los objetivos y metas a alcanzar en la reorganizacin y
resolucin de problemas.
Anlisis
Fase de recogida de informacin y anlisis para realizar una estudio
formal de los propsitos de la organizacin y por otro, una descripcin
del funcionamiento de la organizacin.
Diseo
Se basa en la evaluacin de alternativas tecnologicas. Se acuerda y se
describe formalmente el sistema de informacin y trabajo elegido, se
evala con respecto a los objetivos establecidos, as como su aceptacin,
y se prepara un sistema experimental que se pondr en marcha en la fase
de implantacin.
Implantacin
La estrategia del plan de implantacin se define en la fase de diseo y se

desarrolla primero de forma experimental, con el fin de poder
reconsiderar decisiones despus de evaluar la implantacin.
Control del rendimiento del Sistema

Se refiere a la gestin y mantenimiento, es decir, las actividades y
acciones necesarias para que la solucin diseada se mantenga con el
paso del tiempo.
Ilustracin 15. Fase de la metodologa OSSAD
Fuente: Propia
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Adaptacin de OSSAD a proyectos documentales

La necesidad de manejar los documentos que se generan en el interior de las empresas, es la que
propicia que las empresas empiecen a llevar a cabo proyectos documentales que se integren y
complementen con los proyectos de almacenamiento de datos. Una vez detectada la necesidad
de solucionar la gestin de los documentos, el primer paso es definir un plan de actuacin en
este mbito: plan del proyecto.
Plan del proyecto

La idea de llevar a cabo un proyecto documental en una empresa suele partir de un
departamento consumidor de informacin y es ese mismo departamento el que suele disear y
liderar el plan de actuacin. Los departamentos de investigacin, estrategia, marketing,
documentacin y sistemas de informacin entre otros se puede decir que son los que estn ms
implicados en este tipo de actuaciones. De ellos parte el estudio previo que sirve para convencer
a otros departamentos de la empresa, y es en este estudio donde se define el marco temporal de
actuacin, los servicios de gestin documental en los que se piensa, el anlisis de costes y el
estado actual de la tecnologa.
En el plan de proyecto se definen acciones y actividades, se asignan tareas y se fija un

calendario de actuaciones que se desarrollar a lo largo de varias fases: definicin, anlisis,
diseo e implantacin y control.
En OSSAD las Actividades estn dirigidas y controladas por Acciones de Gestin y apoyadas
por Acciones de Evaluacin (ejemplo: la Actividad 1.1 est dirigida por la Accin de Gestin G
1.1 y apoyada por la Accin de Evaluacin E 1.1) (Garca, 2009)
Definicin del proyecto (Fase 1)

La solucin de los problemas documentales est en la seleccin de los productos adecuados, en
el anlisis de la organizacin, su mbito, procesos y personas que trabajan en la empresa. En
esta fase del proyecto se definen los objetivos que se desean alcanzar, se establecen los lmites,
se identifican los problemas a resolver, la justificacin de costes, el calendario del proyecto, las
responsabilidades y las tareas.
Actividades
Actividad 1.1: Documentar la idea inicial.
Actividad 1.2: Poner en marcha la primera reunin: identificar actividades,
funciones, personas y recursos.
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Actividad 1.3: Estudio de Viabilidad::

Un conocimiento con detalle de la organizacin.
Definicin de objetivos y metas.
Identificacin de los temas claves.
Identificacin de problemas.
Presentar soluciones.
Identificacin de las obligaciones.
Actividad 1.4: Reunin informativa para las personas que estn involucradas.
Actividad 1.5: Definir la organizacin del proyecto:
Borrador del calendario y presupuestos.
Grfico de la organizacin y descripcin de tareas para el
desarrollo del proyecto.
Esbozo del mtodo que se usara.
Acordar un ensayo de la implantacin, experimentacin y
formacin.
Acciones de gestin
Accin G1.1: Evaluar la idea inicial.
Accin G1.2: Definicin de objetivos y metas.
Accin G1.3: Elaboracin de la hoja de obligaciones.
Accin G1.4: Establecimiento de la gestin de la organizacin y redaccin
del informe de procedimientos.
Establecimiento de los principios de OSSAD.
Decidir quin es responsable de qu.
Decidir cmo van a participar los usuarios en el proyecto.
Establecimiento de la estructura del informe de gestin.
Establecer como parte del proyecto de gestin, una
aproximacin a la evaluacin. (Ver Accin E1.4).
Accin G1.5: Evaluacin de la viabilidad.
Accin G1.6: Aprobar el plan del proyecto.
Acciones de evaluacin
Accin E1.1: Entender el contexto.
Accin E1.2: Documentar la definicin de objetivos y metas.
Accin E1.3: Establecer la filosofa del proceso de evaluacin.
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Accin E1.4: Formalizar el proceso de evaluacin. Integrada en la Accin G

1.4.
Anlisis de la situacin (Fase 2)

OSSAD da prioridad en averiguar cmo se produce el movimiento del trabajo en una empresa y
como se usa la tecnologa.
En el caso de un proyecto documental la fase de anlisis debe dedicar adems una parte
importante a la utilizacin de la tecnologa, al estudio de tipos de documentos y al movimiento
de la informacin por la empresa. La fase de anlisis se subdivide por tanto en: Anlisis de la
situacin, Anlisis de requisitos y Anlisis funcional.
Actividades
Actividad 2.1. Anlisis de situacin: modelo del plan de anlisis (ver Accin G 2.1).
Actividad 2.1.1. Identificacin de necesidades de informacin.
Actividad 2.1.2. Revisin de los sistemas de informacin existentes.
Actividad 2.1.3. Diseo de la arquitectura de informacin.
Actividad 2.1.4. Elaboracin del plan de accin.
Actividad 2.2. Anlisis de requisitos: tcnicos y econmicos.
Actividad 2.2.1. Establecer el mbito y alcance del proyecto.
Actividad 2.2.2. Identificar y definir requisitos.
Actividad 2.2.3. Examinar alternativas tecnolgicas.
Actividad 2.2.4. Seleccin de la solucin.
Actividad 2.2.5. Plan de inversiones.
Actividad 2.3. Anlisis funcional: tipologa de la informacin.
Actividad 2.3.1. Elaborar el modelo de procesos del sistema.
Actividad 2.3.2. Elaborar el modelo de datos del sistema.
Actividad 2.3.3. Anlisis detallado del nuevo sistema.
Actividad 2.3.4. Definicin de interfaces con los usuarios.
Acciones de gestin
Accin G2.1: Planificar la fase de anlisis.
Accin G2.2: Control de la evolucin del anlisis.
Accin E2.1: Comprender la situacin con profundidad.
Accin E2.2: Documentar los problemas actuales del sistema. Aplicar
criterios de evaluacin.
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Diseo de soluciones (Fase 3)

El objetivo del diseo es ofrecer una solucin y un plan de implantacin de esa solucin. En
esta fase se deben describir los procesos de trabajo, el sistema de informacin elegidos y evaluar
su aceptacin. En un proyecto documental es muy importante no slo el diseo de los procesos
de informacin y de trabajo, sino tambin el diseo documental y el diseo de soluciones
tecnolgicas.
Actividades
Actividad 3.1. Desarrollar y documentar los posibles escenarios.
Procesos de informacin y trabajo:
Identificacin y definicin de procesos de informacin y trabajo.
Identificacin y definicin de datos y documentos.
Identificacin del movimiento de los datos y documentos.
Identificacin de soportes y procedencia de los datos y documentos.
Normalizacin de tareas y procesos.
Asignacin de responsabilidades.
Actividad 3.2. Evaluar los escenarios de acuerdo al diseo elegido.
Actividad 3.3. Detallar el diseo.
Diseo documental:
Normas de codificacin.
Normas de catalogacin.
Normas de distribucin.
Normas de clasificacin e indizacin.
Normas de archivo.
Normas de identificacin de los documentos.
Normas de conservacin y expurgo.
Normas de aplicacin de un vocabulario controlado (tesauro).
Formularios de consulta.
Perfiles de inters: difusin selectiva de la informacin.
Actividad 3.4. Detallar el plan de implantacin.
Diseo de soluciones tecnolgicas:
Plan de infraestructura informtica y de comunicaciones.
Soluciones de hardware y software.
Plan de formacin.
Plan de implantacin experimental.
Acciones de gestin
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Accin G3.1: Revisin de objetivos y metas. Comprobar si siguen siendo

vlidos.
Accin G3.2: Control de la evolucin del diseo.
Accin G3.3: Evaluacin del diseo elegido y del plan de implantacin.
Accin G3.4: Aprobacin del diseo y del plan de implantacin.
Accin E3.1: Comprender el diseo propuesto.
Accin E3.2: Documentar con ms detalle los objetivos.
Accin E3.3: Documentar la solucin de los problemas potenciales.
Accin E3.4: Evaluacin de alternativas.
Implantacin del diseo (Fase 4)

Las actividades de diseo e implantacin estn integradas en otra serie de actividades de
experimentacin. Es necesario comprobar la eficacia y eficiencia del diseo y detectar posibles
errores, los cuales podran reconsiderar algunas soluciones.
Actividades
Actividad 4.1: Detallar el plan de implantacin.
Actividad 4.2: Informe sobre reorganizacin del personal.
Actividad 4.3: Compra e instalacin del hardware y el software.
Actividad 4.4: Familiarizarse con el hardware y software y verificar el
rendimiento.
Actividad 4.5: Implantar el nuevo sistema de organizacin de acuerdo a la
solucin diseada.
Actividad 4.6: Valorar la solucin diseada.
Actividad 4.7: Controlar el rendimiento.
Acciones de gestin
Accin G4.1: Aplicar las nuevas tareas.
Accin G4.2: Controlar y dirigir la evolucin.
Accin G4.3: Evaluar la implantacin.
Accin G4.4: Controlar el rendimiento.
Accin E4.1: Comprender el plan de implantacin y el diseo elegido, as
como los criterios de evaluacin.
Accin E4.2: Evaluar la implantacin de la solucin elegida.
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Accin E4.3: Evaluar la implantacin del sistema de informacin y trabajo

elegido.
Control del rendimiento del sistema (Fase 5)

Una accin de gestin importante es el control del proceso, es decir el seguimiento y control del
rendimiento del sistema implantado. Sera la Accin G5.1: Control de gestin y de la
evaluacin de la organizacin y del mtodo. Esta accin se puede establecer en la accin de
gestin G1.4.
En la informacin (procesos, tratamiento y sistemas) es conveniente reflejar en el proyecto

cules sern los recursos de mantenimiento que se emplearn: actualizaciones de los sistemas de
informacin y de la informacin en s misma as como la formacin continua de las personas
implicadas.
Actualizacin de la informacin:
Incorporacin de nuevas clasificaciones.
Incorporacin de trminos nuevos al tesauro.
Modificacin de perfiles de inters en la difusin selectiva de la informacin.
Modificacin de las necesidades de distribucin.
Actualizacin de los recursos tecnolgicos:
Incorporacin de nuevas versiones.
Migracin a otros sistemas.
Formacin asociada a las nuevas versiones.
Formacin continua:
Tratamiento y gestin de la informacin
Fuentes de informacin. Herramientas.
3.1.2.
METODOLOGA MTRICA
MTRICA es una metodologa de planificacin, desarrollo y mantenimiento de sistemas de

informacin. Promovida por el Ministerio de Administraciones Pblicas del Gobierno de
Espaa para la sistematizacin de actividades del ciclo de vida de los proyectos de gestin de
documentos en el mbito de las administraciones pblicas. Esta metodologa est basada en el
modelo de procesos del ciclo de vida de desarrollo ISO/IEC 12207 (Information Technology Software Life Cycle Processes) as como en la norma ISO/IEC 15504 SPICE (Software Process
Improvement And Assurance Standards Capability Determination). (Wikipedia, 2011)
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Esta metodologa se desarroll a partir de mtrica versin 2.1 de la cual se ha conservado la

adaptabilidad, flexibilidad y sencillez, as como la estructura de actividades y tareas. Para cada
tarea se detallan los participantes que intervienen, los productos de entrada y de salida as como
las tcnicas y prcticas a emplear para su obtencin.
En una nica estructura la metodologa MTRICA Versin 3 cubre distintos tipos de
desarrollo: estructurado y orientado a objetos, facilitando a travs de interfaces la realizacin
de los procesos de apoyo u organizativos: (Oposiciones TIC, 2009)
Objetivos de la metodologa Mtrica
Proporcionar o definir sistemas de gestin documental que ayuden a conseguir los fines
de la Organizacin en cuanto al manejo documental mediante la definicin de un marco
estratgico para el desarrollo de los mismos.
Dotar a la Organizacin de productos software que satisfagan las necesidades de los

usuarios dando una mayor importancia al anlisis de requisitos.
Mejorar la productividad de los departamentos de Sistemas y Tecnologas de la

Informacin y las Comunicaciones, permitiendo una mayor capacidad de adaptacin a
los cambios y teniendo en cuenta la reutilizacin en la medida de lo posible.
Facilitar la comunicacin y entendimiento entre los distintos participantes en la

produccin de software a lo largo del ciclo de vida del proyecto, teniendo en cuenta su
papel y responsabilidad, as como las necesidades de todos y cada uno de ellos.
Facilitar la operacin, mantenimiento y uso de los productos de software en lo que se

refiere a la gestin documental.
Elementos de la metodologa Mtrica
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Procesos
Roles o
Perfiles
ELEMENTOS DE LA
METODOLOGA
MTRICA
Interfaces
Tcnicas
y
Prcticas
Ilustracin 16. Elementos de la metodologa Mtrica

Fuente: Propia
Procesos de la Metodologa MTRICA

1) Planificacin de sistemas de informacin (PSI).
2) Desarrollo de sistemas de informacin.
a) Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS).
b) Anlisis del Sistema de Informacin (ASI).
c) Diseo del Sistema de Informacin (DSI).
d) Construccin del Sistema de Informacin (CSI).
e) Implantacin y Aceptacin del Sistema (IAS).
3) Mantenimiento de sistemas de informacin (MSI).
La siguiente Ilustracin indica la estructura bsica de los procesos principales (Planificacin,

Desarrollo y Mantenimiento) e interfaces (Gestin de Proyectos, Aseguramiento de la Calidad,
Seguridad y Gestin de Proyectos) cuyo objetivo es dar soporte al proyecto en los aspectos
organizativos.
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Ilustracin 17. Procesos e interfaces de la metodologa Mtrica versin 3

Fuente: (Auladirectiva, 2006).
La metodologa descompone cada uno de los procesos en actividades, y stas a su vez en tareas.
Para cada tarea se describe su contenido haciendo referencia a sus principales acciones,
productos, tcnicas, prcticas y participantes.
El orden de las actividades no son obligatorias en su realizacin, ya que pueden realizare en

orden diferente o bien en paralelo, no se dar por finalizado un proceso hasta no haber
finalizado todas las actividades.
1) Planificacin de Sistemas de Informacin (PSI).

El objetivo es proporcionar un marco de referencia para los SI7, que responda a los objetivos
estratgicos de la organizacin. La perspectiva del plan debe ser estratgica y operativa, no
tecnolgica.
En este proceso participan por un lado los responsables de los procesos de la organizacin con
una visin estratgica y por otro, los profesionales de SI.
SI Sistemas de Informacin
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Actividades y Tareas del proceso PSI.

Actividad PSI 1: Inicio del plan de sistemas de informacin.
Tarea PSI 1.1: Anlisis de la Necesidad del PSI
Tarea PSI 1.2: Identificacin del Alcance del PSI
Tarea PSI 1.3: Determinacin de Responsables
Actividad PSI 2: Definicin y organizacin del PSI.
Tarea PSI 2.1: Especificacin del mbito y Alcance
Tarea PSI 2.2: Organizacin del PSI
Tarea PSI 2.3: Definicin del Plan de Trabajo
Tarea PSI 2.4: Comunicacin del Plan de Trabajo
Actividad PSI 3: Estudio de la informacin relevante.
Tarea PSI 3.1: Seleccin y Anlisis de Antecedentes
Tarea PSI 3.2: Valoracin de Antecedentes
Actividad PSI 4: Identificacin de Requisitos.
Tarea PSI 4.1: Estudio de los Procesos del PSI
Tarea PSI 4.2: Anlisis de las Necesidades de Informacin
Tarea PSI 4.3: Catalogacin de Requisitos
Actividad PSI 5: Estudio de los Sistemas de Informacin actuales
Tarea PSI 5.1: Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Informacin
Actuales
Tarea PSI 5.2: Anlisis de los Sistemas de Informacin Actuales
Tarea PSI 5.3: Valoracin de los Sistemas de Informacin Actuales
Actividad PSI 6: Diseo del Modelo de Sistemas de Informacin.
Tarea PSI 6.1: Diagnstico de la Situacin Actual
Tarea PSI 6.2: Definicin del Modelo de Sistemas de Informacin
Actividad PSI 7: Definicin de la Arquitectura Tecnolgica.
Tarea PSI 7.1: Identificacin de las Necesidades de Infraestructura Tecnolgica
Tarea PSI 7.2: Seleccin de la Arquitectura Tecnolgica
Actividad PSI 8: Definicin del Plan de Accin
Tarea PSI 8.1: Definicin de Proyectos a Realizar
Tarea PSI 8.2: Elaboracin del Plan de Mantenimiento del PSI
Actividad PSI 9: Revisin y aprobacin del PSI
Tarea PSI 9.1: Convocatoria de la Presentacin
Tarea PSI 9.2: Evaluacin y Mejora de la Propuesta
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Tarea PSI 9.3: Aprobacin del PSI
Los productos finales de este proceso son los siguientes:
Catlogo de requisitos de PSI que surge del estudio de la situacin actual, del
diagnstico que se haya llevado a cabo y de las necesidades de informacin de
los procesos de la organizacin
Arquitectura de informacin que se compone a su vez de los siguientes

productos:
Modelo de informacin.
Modelo de sistemas de informacin.
Arquitectura tecnolgica.
Plan de proyectos.
Plan de mantenimiento del PSI.
2) Desarrollo de Sistemas de Informacin.

Este proceso contiene todas las actividades y tareas que se deben llevar a cabo para la eleccin
de un sistema, cubriendo desde el anlisis de requisitos hasta la instalacin del software.
Adems de las tareas relativas al anlisis, incluye dos partes en el diseo de sistemas:
arquitectnico y detallado. Tambin cubre las pruebas unitarias y de integracin del sistema.
Este proceso, est a su vez dividido en cinco procesos:
a) Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS).

El objetivo es analizar un conjunto de necesidades, y propone una solucin a corto plazo,
considerando criterios econmicos, tcnicos, legales y operativos
Actividades y Tareas del proceso EVS.

Actividad EVS 1: Establecimiento del Alcance del Sistema.
Tarea EVS 1.1: Estudio de la Solicitud
Tarea EVS 1.2: Identificacin del Alcance del Sistema
Tarea EVS 1.3: Especificacin del Alcance del EVS
Actividad EVS 2: Estudio de la Situacin Actual.
Tarea EVS 2.1: Valoracin del Estudio de la Situacin Actual.
Tarea EVS 2.2: Identificacin de los Usuarios Participantes en el Estudio de la

Situacin Actual.
Tarea EVS 2.3: Descripcin de los Sistemas de Informacin Existentes.
Tarea EVS 2.4: Realizacin del Diagnstico de la Situacin Actual.
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Actividad EVS 3: Definicin de Requisitos del Sistema.
Tarea EVS 3.1: Identificacin de las Directrices Tcnicas y de Gestin.
Tarea EVS 3.2: Identificacin de Requisitos.
Tarea EVS 3.3: Catalogacin de Requisitos.
Actividad EVS 4: Estudio de alternativas de solucin.
Tarea EVS 4.1: Preseleccin de Alternativas de Solucin.
Tarea EVS 4.2: Descripcin de las Alternativas de Solucin.
Actividad EVS 5: Valoracin de las alternativas.
Tarea EVS 5.1: Estudio de la Inversin
Tarea EVS 5.2: Estudio de los Riesgos
Tarea EVS 5.3: Planificacin de Alternativas
Actividad EVS 6: Seleccin de la solucin.
Tarea EVS 6.1: Convocatoria de la Presentacin.
Tarea EVS 6.2: Evaluacin de las Alternativas y Seleccin.
Tarea EVS 6.3: Aprobacin de la Solucin.
Los resultados del Estudio de Viabilidad del Sistema constituirn la base para tomar la decisin
de seguir adelante o abandonar el proyecto.
El resultado final de este proceso:
o
Descripcin de la solucin.
Modelo de descomposicin en subsistemas.
Entorno tecnolgico y comunicaciones.
Estrategia de implantacin global del sistema.
Descripcin de los procesos manuales.
b) Anlisis del Sistema de Informacin (ASI).

El propsito de este proceso es conseguir la especificacin detallada del sistema de informacin,
a travs de un catlogo de requisitos y una serie de modelos que cubran las necesidades de
informacin de los usuarios para los que se desarrollar el sistema de informacin.
Actividades y Tareas del proceso ASI

Actividad ASI 1: Definicin del Sistema.
Tarea ASI 1.1: Determinacin del Alcance del Sistema.
Tarea ASI 1.2: Identificacin del Entorno Tecnolgico.
Tarea ASI 1.3: Especificacin de Estndares y Normas.
Tarea ASI 1.4: Identificacin de los Usuarios Participantes y Finales.
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Actividad ASI 2: Establecimiento de Requisitos.
Tarea ASI 2.1: Obtencin de Requisitos.
Tarea ASI 2.2: Especificacin de Casos de Uso.
Tarea ASI 2.3: Anlisis de Requisitos.
Tarea ASI 2.4: Validacin de Requisitos.
Actividad ASI 3: Identificacin de Subsistemas de Anlisis.
Tarea ASI 3.1: Determinacin de Subsistemas de Anlisis.
Tarea ASI 3.2: Integracin de Subsistemas de Anlisis.
Actividad ASI 4: Anlisis de los Casos de Uso.
Tarea ASI 4.1: Identificacin de Clases Asociadas a un Caso de Uso.
Tarea ASI 4.2: Descripcin de la Interaccin de Objetos.
Actividad ASI 5: Anlisis de Clases.
Tarea ASI 5.1: Identificacin de Responsabilidades y Atributos.
Tarea ASI 5.2: Identificacin de Asociaciones y Agregaciones.
Tarea ASI 5.3: Identificacin de Generalizaciones.
Actividad ASI 6: Elaboracin del Modelo de Datos.
Tarea ASI 6.1: Elaboracin del Modelo Conceptual de Datos.
Tarea ASI 6.2: Elaboracin del Modelo Lgico de Datos.
Tarea ASI 6.3: Normalizacin del Modelo Lgico de Datos.
Tarea ASI 6.4: Especificacin de Necesidades de Migracin de Datos y Carga

Inicial.
Actividad ASI 7: Elaboracin del Modelo de Procesos.
Tarea ASI 7.1: Obtencin del Modelo de Procesos del Sistema.
Tarea ASI 7.2: Especificacin de Interfaces con otros Sistemas.
Actividad ASI 8: Definicin de Interfaces de Usuario.
Tarea ASI 8.1: Especificacin de Principios Generales de la Interfaz.
Tarea ASI 8.2: Identificacin de Perfiles y Dilogos.
Tarea ASI 8.3: Especificacin de Formatos Individuales de la Interfaz de

Pantalla.
Tarea ASI 8.4: Especificacin del Comportamiento Dinmico de la Interfaz.
Tarea ASI 8.5: Especificacin de Formatos de Impresin.
Actividad ASI 9: Anlisis de consistencia y especificacin de requisitos.
Tarea ASI 9.1: Verificacin de los Modelos.
Tarea ASI 9.2: Anlisis de Consistencia entre Modelos.
Tarea ASI 9.3: Validacin de los Modelos.
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Tarea ASI 9.4: Elaboracin de la Especificacin de Requisitos Software (ERS).
Actividad ASI 10: Especificacin del plan de pruebas.
Tarea ASI 10.1: Definicin del Alcance de las Pruebas.
Tarea ASI 10.2: Definicin de Requisitos del Entorno de Pruebas.
Tarea ASI 10.3: Definicin de las Pruebas de Aceptacin del Sistema.
Actividad ASI 11: Aprobacin del anlisis del sistema de informacin.
Tarea 11.1: Presentacin y Aprobacin del Anlisis del Sistema de Informacin.
Los productos resultantes del Anlisis del Sistema de Informacin son los siguientes:
Descripcin general del entorno tecnolgico.
Catlogo de requisitos.
Especificacin de interfaz de usuario.
Contexto del sistema.
Descripcin de interfaz con otros sistemas.
Modelo de procesos.
Modelo lgico de datos normalizado.
Descripcin de subsistemas de anlisis.
Descripcin de interfaces entre subsistemas.
Anlisis de la realizacin de los casos de uso.
En este proceso es muy importante la participacin de los usuarios, a travs de tcnicas

interactivas, como diseo de dilogos y prototipos, que permiten al usuario familiarizarse con el
nuevo sistema y colaborar en la construccin y perfeccionamiento del mismo.
c) Diseo del Sistema de Informacin (DSI).

El propsito del Diseo del Sistema de Informacin (DSI) es obtener la definicin de la
arquitectura del sistema y del entorno tecnolgico que le va a dar soporte, junto con la
especificacin detallada de los componentes del sistema de informacin. A partir de dicha
informacin, se generan todas las especificaciones de construccin del sistema, as como la
especificacin tcnica del plan de pruebas, la definicin de los requisitos de implantacin y el
diseo de los procedimientos de migracin y carga inicial, stos ltimos cuando proceda.
Actividades y Tareas del proceso DSI.

Actividad DSI 1: Definicin de la Arquitectura del sistema.
Tarea DSI 1.1: Definicin de Niveles de Arquitectura.
Tarea DSI 1.2: Identificacin de Requisitos de Diseo y Construccin.
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Tarea DSI 1.3: Especificacin de Excepciones.
Tarea DSI 1.4: Especificacin de Estndares y Normas de Diseo y

Construccin.
Tarea DSI 1.5: Identificacin de Subsistemas de Diseo.
Tarea DSI 1.6: Especificacin del Entorno Tecnolgico.
Tarea DSI 1.7: Especificacin de Requisitos de Operacin y Seguridad.
Actividad DSI 2: Diseo de la Arquitectura de soporte.
Tarea DSI 2.1: Diseo de Subsistemas de Soporte.
Tarea DSI 2.2: Identificacin de Mecanismos Genricos de Diseo.
Actividad DSI 3: Diseo de Casos de Uso reales.
Tarea DSI 3.1: Identificacin de Clases Asociadas a un Caso de Uso.
Tarea DSI 3.2: Diseo de la Realizacin de los Casos de Uso.
Tarea DSI 3.3: Revisin de la Interfaz de Usuario.
Tarea DSI 3.4: Revisin de Subsistemas de Diseo e Interfaces.
Actividad DSI 4: Diseo de Clases.
Tarea DSI 4.1: Identificacin de Clases Adicionales.
Tarea DSI 4.2: Diseo de Asociaciones y Agregaciones.
Tarea DSI 4.3: Identificacin de Atributos de las Clases.
Tarea DSI 4.4: Identificacin de Operaciones de las Clases.
Tarea DSI 4.5: Diseo de la Jerarqua.
Tarea DSI 4.6: Descripcin de Mtodos de las Operaciones.
Tarea DSI 4.7: Especificacin de Necesidades de Migracin y Carga Inicial de

Datos.
Actividad DSI 5: Diseo de la Arquitectura de Mdulos del Sistema.
Tarea DSI 5.1: Diseo de Mdulos del Sistema.
Tarea DSI 5.2: Diseo de Comunicaciones entre Mdulos.
Tarea DSI 5.3: Revisin de la Interfaz de Usuario.
Actividad DSI 6: Diseo fsico de datos.
Tarea DSI 6.1: Diseo del Modelo Fsico de Datos.
Tarea DSI 6.2: Especificacin de los Caminos de Acceso a los Datos.
Tarea DSI 6.3: Optimizacin del Modelo Fsico de Datos.
Tarea DSI 6.4: Especificacin de la Distribucin de Datos.
Actividad DSI 7: Verificacin y aceptacin de la Arquitectura del Sistema.
Tarea DSI 7.1: Verificacin de las Especificaciones de Diseo.
Tarea DSI 7.2: Anlisis de Consistencia de las Especificaciones de Diseo.
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Tarea DSI 7.3: Aceptacin de la Arquitectura del Sistema.
Actividad DSI 8: Generacin de Especificaciones de Construccin.
Tarea DSI 8.1: Especificacin del Entorno de Construccin.
Tarea DSI 8.2: Definicin de Componentes y Subsistemas de Construccin.
Tarea DSI 8.3: Elaboracin de Especificaciones de Construccin.
Tarea DSI 8.4: Elaboracin de Especificaciones del Modelo Fsico de Datos.
Actividad DSI 9: Diseo de la Migracin de carga inicial de Datos.
Tarea DSI 9.1: Especificacin del Entorno de Migracin.
Tarea DSI 9.2: Diseo de Procedimientos de Migracin y Carga Inicial.
Tarea DSI 9.3: Diseo Detallado de Componentes de Migracin y Carga Inicial.
Tarea DSI 9.4: Revisin de la Planificacin de la Migracin.
Actividad DSI 10: Especificacin tcnica del Plan de Pruebas.
Tarea DSI 10.1: Especificacin del Entorno de Pruebas.
Tarea DSI 10.2: Especificacin Tcnica de Niveles de Prueba.
Tarea DSI 10.3: Revisin de la Planificacin de Pruebas.
Actividad DSI 11: Establecimiento de Requisitos de Implantacin.
Tarea DSI 11.1: Especificacin de Requisitos de Documentacin de Usuario.
Tarea DSI 11.2: Especificacin de Requisitos de Implantacin.
Actividad DSI 12: Aprobacin del Diseo del Sistema de Informacin
Tarea DSI 12.1: Presentacin y Aprobacin del Diseo del Sistema de

Informacin.
Los resultados que se obtienen:
Las especificaciones de construccin de los componentes del sistema

(mdulos o clases, segn el caso) y de las estructuras de datos.
Los procedimientos de migracin y sus componentes asociados.
La definicin y revisin del plan de pruebas, y el diseo de las

verificaciones de los niveles de prueba establecidos.
El catlogo de excepciones que permite establecer un conjunto de

verificaciones relacionadas con el propio diseo o con la arquitectura del
sistema.
La especificacin de los requisitos de implantacin.
d) Construccin del Sistema de Informacin (CSI)

La construccin del Sistema de Informacin (CSI) tiene como objetivo final la construccin y
prueba de los distintos componentes del sistema de informacin, a partir del conjunto de
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especificaciones lgicas y fsicas del mismo, obtenido en el Proceso de Diseo del Sistema de
Informacin (DSI). Se desarrollan los procedimientos de operacin y seguridad y se elaboran
los manuales de usuario final.
Actividades y Tareas del proceso CSI.

Actividad CSI 1: Preparacin del Entorno de Generacin y Construccin.
Tarea CSI 1.1: Implantacin de la Base de Datos Fsica o Ficheros.
Tarea CSI 1.2: Preparacin del Entorno de Construccin.
Actividad CSI 2: Generacin del Cdigo de los Componentes y Procedimientos
Tarea CSI 2.1: Generacin del Cdigo de Componentes.
Tarea CSI 2.2: Generacin del Cdigo de los Procedimientos de Operacin y

Seguridad.
Actividad CSI 3: Ejecucin de las Pruebas Unitarias.
Tarea CSI 3.1: Preparacin del Entorno de las Pruebas Unitarias.
Tarea CSI 3.2: Realizacin y Evaluacin de las Pruebas Unitarias.
Actividad CSI 4: Ejecucin de las Pruebas de Integracin.
Tarea CSI 4.1: Preparacin del Entorno de las Pruebas de Integracin.
Tarea CSI 4.2: Realizacin de las Pruebas de Integracin.
Tarea CSI 4.3: Evaluacin del Resultado de las Pruebas de Integracin.
Actividad CSI 5: Ejecucin de las Pruebas del Sistema.
Tarea CSI 5.1: Preparacin del Entorno de las Pruebas del Sistema.
Tarea CSI 5.2: Realizacin de las Pruebas del Sistema.
Tarea CSI 5.3: Evaluacin del Resultado de las Pruebas del Sistema.
Actividad CSI 6: Elaboracin de los Manuales de Usuario.
Tarea CSI 6.1: Elaboracin de los Manuales de Usuario.
Actividad CSI 7: Definicin de la formacin de Usuarios Finales.
Tarea CSI 7.1: Definicin del Esquema de Formacin.
Tarea CSI 7.2: Especificacin de los Recursos y Entornos de Formacin.
Actividad CSI 8: Construccin de los Componentes y Procedimientos de Migracin y

Carga Inicial de Datos.
Tarea CSI 8.1: Preparacin del Entorno de Migracin y Carga Inicial de Datos.
Tarea CSI 8.2: Generacin del Cdigo de los Componentes y Procedimientos de

Migracin y Carga Inicial de Datos.
Tarea CSI 8.3: Realizacin y Evaluacin de las Pruebas de Migracin y Carga

Inicial de Datos.
Actividad CSI 9: Aprobacin del Sistema de Informacin.
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Tarea CSI 9.1: Presentacin y Aprobacin del Sistema de Informacin.
Como resultado de dicho proceso se obtiene:
Resultado de las pruebas unitarias.
Evaluacin del resultado de las pruebas del sistema.
Producto software:
Cdigo fuente de los componentes.
Procedimientos de operacin y administracin del sistema.
Procedimientos de seguridad y control de acceso.
Manuales de usuario.
Especificacin de la formacin a usuarios finales.
Cdigo fuente de los componentes de migracin y carga inicial
de datos.
Evaluacin del resultado de las pruebas de migracin y carga
inicial de datos.
e) Implantacin y Aceptacin del Sistema (IAS)

Este proceso tiene como objetivo principal, la entrega y aceptacin del sistema en su totalidad,
que puede comprender varios sistemas de informacin desarrollados de manera independiente,
segn se haya establecido en el proceso de Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS), y un
segundo objetivo que es llevar a cabo las actividades oportunas para el paso a produccin del
sistema.
Actividades y Tareas del proceso IAS.

Actividad IAS 1: Establecimiento del Plan de Implantacin.
Tarea IAS 1.1: Definicin del Plan de Implantacin.
Tarea IAS 1.2: Especificacin del Equipo de Implantacin.
Actividad IAS 2: Formacin necesaria para la Implantacin.
Tarea IAS 2.1: Preparacin de la Formacin del Equipo de Implantacin.
Tarea IAS 2.2: Formacin del Equipo de Implantacin.
Tarea IAS 2.3: Preparacin de la Formacin a Usuarios finales.
Tarea IAS 2.4: Seguimiento de la Formacin a Usuarios Finales.
Actividad IAS 3: Incorporacin del Sistema al entorno de operacin
Tarea IAS 3.1: Preparacin de la Instalacin
Tarea IAS 3.2: Realizacin de la Instalacin
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Actividad IAS 4: Carga de datos al entorno de operacin.
Tarea IAS 4.1: Migracin y Carga inicial de Datos.
Actividad IAS 5: Pruebas de Implantacin del Sistema.
Tarea IAS 5.1: Preparacin de las Pruebas de Implantacin.
Tarea IAS 5.2: Realizacin de las Pruebas de implantacin.
Tarea IAS 5.3: Evaluacin del Resultado de las Pruebas de Implantacin.
Actividad IAS 6: Pruebas de Aceptacin del Sistema.
Tarea IAS 6.1: Preparacin de las Pruebas de Aceptacin.
Tarea IAS 6.2: Realizacin de las Pruebas de Aceptacin.
Tarea IAS 6.3: Evaluacin del Resultado de las Pruebas de Aceptacin.
Actividad IAS 7: Preparacin del Mantenimiento del Sistema.
Tarea IAS 7.1: Establecimiento de la Infraestructura para el Mantenimiento
Tarea IAS 7.2: Formalizacin del Plan de Mantenimiento
Actividad IAS 8: Establecimiento del acuerdo de nivel de servicio.
Tarea IAS 8.1: Identificacin de los Servicios.
Tarea IAS 8.2: Descripcin de las Propiedades de cada Servicio.
Tarea IAS 8.3: Determinacin del Acuerdo de Nivel de Servicio.
Actividad IAS 9: Presentacin y aprobacin del Sistema.
Tarea IAS 9.1: Convocatoria de la Presentacin del Sistema.
Tarea IAS 9.2: Aprobacin del Sistema.
Actividad IAS 10: Paso a Produccin.
Tarea IAS 10.1: Preparacin del Entorno de Produccin.
Tarea IAS 10.2: Activacin del Sistema en Produccin.
Como resultado de este proceso se obtienen los siguientes productos:
Plan de implantacin del sistema en su totalidad.
Equipo de implantacin que realizar la implantacin.
Plan de formacin del equipo de implantacin (esquema, materiales,

recursos, planificacin y especificacin de la formacin de usuarios finales).
Evaluacin de las pruebas de implantacin del sistema por parte del usuario
de operacin.
Evaluacin de las pruebas de aceptacin del sistema - usuario final.
Plan de mantenimiento previo al paso a produccin.
Acuerdo de nivel de servicio del sistema.
Sistema en produccin.
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3) Mantenimiento de Sistemas de Informacin (MSI)

El objetivo de este proceso es la obtencin de una nueva versin de un sistema de informacin
desarrollado con MTRICA, a partir de las peticiones de mantenimiento que los usuarios
realizan con motivo de un problema detectado en el sistema o por la necesidad de una mejora
del mismo.
Actividades y Tareas del proceso MSI.

Actividad MSI 1: Registro de la Peticin.
Tarea MSI 1.1: Registro de la Peticin.
Tarea MSI 1.2: Asignacin de la Peticin.
Actividad MSI 2: Anlisis de la Peticin.
Tarea MSI 2.1: Verificacin y Estudio de la Peticin.
Tarea MSI 2.2: Estudio de la Propuesta de Solucin.
Actividad MSI 3: Preparacin de la implementacin de la modificacin.
Tarea MSI 3.1: Identificacin de Elementos Afectados
Tarea MSI 3.2: Establecimiento del Plan de Accin
Tarea MSI 3.3: Especificacin del Plan de Pruebas de Regresin
Actividad MSI 4: Seguimiento y Evaluacin de los Cambios hasta la aceptacin.
Tarea MSI 4.1: Seguimiento de los Cambios.
Tarea MSI 4.2: Realizacin de las Pruebas de Regresin.
Tarea MSI 4.3: Aprobacin y Cierre de la Peticin.
Los productos que se obtienen en este proceso son los siguientes:
Catlogo de peticiones de cambio.
Resultado del estudio de la peticin.
Propuesta de solucin.
Anlisis de impacto de los cambios.
Plan de accin para la modificacin.
Evaluacin del cambio.
INTERFACES:
MTRICA, en su versin 3, cuenta con 4 interfaces que definen actividades orientadas a la
mejora y perfeccionamiento de los procesos principales para garantizar la obtencin del objetivo
del desarrollo y son:
Pgina | 55
1) Gestin de Proyectos (GP): Tiene como finalidad principal la planificacin, el

seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que
intervienen en el desarrollo de un Sistema de Informacin. Como resultado se puede
conocer en todo momento qu problemas se producen y resolverlos.
2) Seguridad (SEG): El objetivo de la interfaz de seguridad de MTRICA Versin 3 es
incorporar en los sistemas de informacin mecanismos de seguridad adicionales a los
que se proponen en la propia metodologa, asegurando el desarrollo de cualquier tipo de
sistema a lo largo de los procesos que se realicen para su obtencin
3) Gestin de la Configuracin (GC): Consiste en la aplicacin de procedimientos
administrativos y tcnicos durante el desarrollo del sistema de informacin y su
posterior mantenimiento. Su finalidad es identificar, definir, proporcionar informacin y
controlar los cambios en la configuracin del sistema, as como las modificaciones y
versiones de los mismos.
4) Aseguramiento de la Calidad (CAL)
5) Proporciona un marco comn de referencia para la definicin y puesta en marcha de
planes especficos de aseguramiento de calidad aplicables a proyectos concretos. Las
actividades estn orientadas a verificar y evaluar la calidad de los productos.
TCNICAS Y PRCTICAS
Tcnicas de desarrollo.- son un conjunto de procedimientos que se basan en reglas y notaciones
especficas en trminos de sintaxis, semntica y grficos, orientadas a la obtencin de productos
en el desarrollo de un sistema de informacin, las cuales podran ser:
Anlisis coste/beneficio
Casos de uso
Diagrama de clases
Diagrama de componentes
Diagrama de estructura
Modelado de Procesos de la Organizacin.- Existen muchas tcnicas para el modelado de

procesos de la organizacin, aunque la eleccin de una de ellas se debe llevar a cabo cada
organizacin, en funcin de los objetivos que se persigan.
Como podemos nombrar las siguientes:
Modelado entidad/relacin.
Normalizacin
Optimizacin
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Reglas de obtencin del modelo fsico a partir del lgico
Tcnicas Matriciales.- Representan las relaciones existentes entre distintos tipos de entidades,
objetos o cualquier otro elemento del sistema. Por ejemplo:
Tcnicas de gestin de proyectos
Tcnicas de estimacin
Planificacin.- El objetivo bsico de la planificacin del proyecto es definir y preparar las

condiciones de trabajo (estableciendo recursos, fechas y costes) para lograr los objetivos que se
persiguen con el proyecto.
Diagrama de Gantt
Estructura de descomposicin de trabajo
PERFILES:
MTRICA establece los siguientes perfiles para los participantes en el proceso de desarrollo de
un sistema de informacin:
o
Directivo.- Tiene la responsabilidad de proveer los recursos necesarios para el

cumplimiento de los objetivos propuestos, revisar y aprobar formalmente cada uno de
los procesos.
Jefe de Proyecto.- Es el encargado de dirigir el proyecto, realizando las labores de

seguimiento y control del mismo, revisin y evaluacin de resultados y coordinacin
del equipo de proyecto.
Consultor.- Colabora con el conocimiento de las ltimas tecnologas, en la evaluacin

de distintas alternativas tecnolgicas y participa en la validacin y seleccin de la
solucin ms adecuada.
Analista.- La responsabilidad es elaborar un catlogo detallado de requisitos que

permita describir con precisin el sistema de informacin, para lo cual mantendrn
entrevistas y sesiones de trabajo con los responsables de la organizacin y usuarios,
actuando del interlocutor entre estos y el equipo de proyecto en lo que a requerimientos
se refiere.
Programador. Es el encargado de construir el cdigo que dar lugar al producto

resultante en base al diseo tcnico realizado por el analista o analista programador,
generando tambin el cdigo asociado a los procedimientos de migracin y carga inicial
de datos.
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3.1.3.
METODOLOGA ATRIO
ATRIO (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperacin de Informacin de Oficinas) es una

especificacin, promovida por El Consejo Superior de Informtica (CSI), sobre sistemas que
realizan Gestin Integrada de Documentos (GID).
El Consejo Superior de Informtica (CSI) es el que produce recomendaciones, promueve y

desarrolla proyectos de inters general para la Administracin Pblica de Espaa.
Objetivos de la metodologa ATRIO:

o
Verificar que los proyectos de gestin documental cumplan con la especificacin

ATRIO con el fin de evitar el doble empleo de recursos en la administracin.
Definir los principios generales que deben cumplir los sistemas de gestin documental
para la debida Administracin.
Caractersticas de la metodologa ATRIO:

o
Define un sistema que integre con facilidad, de forma dinmica y transparente para el
usuario diversas herramientas ofimticas, permitiendo el almacenamiento, tratamiento y
recuperacin de informacin multimedia.
Establece un sistema abierto, transportable a distintas clases de mquinas y a distintos

tipos de sistemas de gestin de bases de datos, que permite un fcil intercambio de
informacin entre ellos.
Adquiere un sistema susceptible de ser implantado en cualquier unidad de la

Administracin sin necesidad de modificaciones o adaptaciones de importancia.
Los requisitos generales que a continuacin se detallan constituyen el conjunto mnimo de

especificaciones para que un sistema pueda superar la verificacin de conformidad como
ATRIO
Requisitos generales del sistema o fase de pruebas ATRIO:

El sistema debe poder ser portado a cualquier servidor con el software bsico.
1) Arquitectura cliente-servidor: Es la que distribuye funcionalmente los
procesos en plataformas monousuario que actan como clientes, y en
plataformas que actan como servidores.
2) Equipo lgico del servidor: Los elementos y equipos que se ofrezcan debern
ajustarse a unos estndares gua de transportabilidad de X/Open XPG.
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3) Equipo lgico de las estaciones de trabajo: Sistema operativo DOS o

equivalente, con entorno operativo WINDOWS 3.x o superior u otro basado
en la gua de transportabilidad.
4) Comunicaciones: Arquitectura de protocolos OSI para redes de rea extensa,
TCP/IP para entornos de Red de rea Local entre otros.
5) Bases de datos: Para garantizar la portabilidad del sistema, ATRIO debe
utilizar cualquier Sistema gestor de bases de datos que admita el lenguaje
SQL.
6) Gestin de objetos documentales: Los documentos podrn ser: texto,
imgenes, ficheros de audio, vdeo o documentos de texto generados por
cualquier programa ofimtico. Se podrn importar ficheros de diferentes
formatos.
7) Gestin de perifricos: El sistema deber poder permitir la gestin integrada
de los siguientes elementos perifricos: lectores-grabadores de CD/ROM,
impresoras, escneres de documentos, cmara de digitalizacin de alta
definicin.
8) Integracin de herramientas externas: Consiste en la capacidad del sistema
para acceder desde la interfaz grfica a la
herramienta deseada. De esta
forma ATRIO gestiona los documentos, con independencia de su formato, de

forma transparente para el usuario. La integracin de cualquier herramienta
externa en ATRIO debe poder realizarse dentro de la aplicacin y sin
necesidad de modificarlo.
9) Seguridad: El sistema garantizar la disponibilidad, confidencialidad e
integridad de la informacin y contemplar distintos niveles de control de
acceso a la documentacin, por usuarios, o por cualquier atributo de la base
de datos, y garantizar las copias de salvaguardia, especialmente en el caso de
los ficheros grabados en discos pticos.
10) Lenguaje de comandos: Con independencia del interfaz grfico el lenguaje
de comandos deber cumplir en lneas generales, las especificaciones que se
detallan:
Tabla.- Corresponde estrictamente con el concepto de tabla de una
Base de Datos relacional.
Referencia.- Registro de una tabla que describe un documento de
forma referencial. Puede estar compuesto por pginas.
Pginas.- Ficheros de imagen o texto que dependen de una
referencia ordenada y numerada.
Pgina | 59
Listado.- Subconjunto de referencias resumidas que aparecen en

pantalla como consecuencia de una previa seleccin.
11) Lenguaje comn de consulta: Con independencia del sistema gestor de
bases de datos que se emplee, el lenguaje de consulta deber ser comn:
En los campos textuales podr truncarse tanto por la derecha como
por la izquierda, admitindose cadenas de caracteres.
En los campos de fecha estarn separados el ao, el mes y el da lo
que permitir recuperaciones independientes.
El usuario tendr a su disposicin de forma grfica todos los
campos de recuperacin
La recuperacin en texto libre con adyacencias, proximidades y
truncamientos;
la
recuperacin
indistinta
con
maysculas,
minsculas, con o sin acento.

12) Herramienta de generacin de aplicaciones: ATRIO debe verificar si el
sistema cuenta con las siguientes propiedades:
Diseo, modificacin y borrado de las bases de datos.
Creacin, alteracin y supresin de relaciones entre las diferentes
bases.
Diseo y modificacin de las pantallas de presentacin de los
registros. anima
Diseo y modificacin de los formatos de presentacin en pantallas
de los subconjuntos de registros seleccionados, pudiendo definirse
los criterios de seleccin y de ordenacin.
Integracin de una herramienta de generacin de informes
configurable por el usuario final sin necesidad de programacin
alguna.
Definicin y modificacin de diccionarios auxiliares y mens.
Configuracin de las pantallas en cuanto a presentacin de los
diferentes tipos de formato.
Definicin y mantenimiento de usuarios.
13) Reconocimiento ptico de caracteres OCR: Configurable por el propio
usuario sin programacin e integrado en la aplicacin.
14) Rendimiento y Tiempos de respuesta: ATRIO establece los tiempos
mximos de espera para obtener la visualizacin en pantalla de los objetos:
Primer objeto de un documento: inferior a 9 segundos.
Objetos consecutivos: inferior a 4 segundos.
Pgina | 60
Objetos no consecutivos: inferior a 7 segundos.

15) Utilidades de digitalizacin: La digitalizacin con o sin mostrado del
documento en pantalla; la indexacin de la digitalizacin y la lectura de
objetos e ndices de ficheros.
16) Utilidades de impresin: La impresin de un documento completo, de un
conjunto de ellos o de todos los documentos contenidos en otro ms
genrico.
17) Utilidades de Back-up: El sistema debe ofrecer la posibilidad de respaldos
completos o selectivos por aplicacin, usuarios, tablas e incluso por campos
o columnas, tanto de la base de datos como de sus objetos documentales.
3.1.4.
METODOLOGA SICRES
Es un esquema de verificacin de conformidad de productos con la denominacin de ATRIO:

MDULO SICRES.
La especificacin SICRES, Sistema de Informacin Comn de Registros de Entrada y Salida,
es un mdulo operacional de ATRIO (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperacin de
Informacin de Oficinas), que funciona como una aplicacin cerrada orientada a satisfacer la
exigencia de informatizacin de los Registros, tal como prev la Ley 30/92 de Rgimen Jurdico
y del Procedimiento Administrativo Comn. (Pixelware, 2009)
Es desarrollada por el grupo de verificacin, constituido en la Subdireccin General de

Coordinacin Informtica del Ministerio de Administraciones Pblicas y el Consejo Superior de
Informtica de Espaa, que coordinan el Grupo de homologacin ATRIO/SICRES, cuyos
objetivos son:
o
Elaboracin de las especificaciones de productos SICRES.
Actualizacin de las especificaciones de acuerdo con la normativa legal vigente.
Verificacin de las aplicaciones de mercado que cumplan las especificaciones

SICRES.
Este grupo de trabajo es abierto y se pueden acceder nuevos expertos. Est integrado por
representantes de diversos Departamentos Ministeriales y Organismos Pblicos.
Objetivos de la metodologa SICRES:
Pgina | 61
Establecer un sistema corporativo de Registro de Entrada y Salida que, adems de

cumplir con la especificacin SICRES permita: La existencia de un Libro nico de
Registro, la integracin automtica con la gestin de los procedimientos administrativos
y la comunicacin normalizada con otras Administraciones.
Toda documentacin que se intercambie, segn la normativa SICRES, debe estar en el

formato XML, para agilizar los trmites y aumentar la eficiencia de la organizacin.
Requisitos generales del sistema
El producto debe cumplir el esquema de verificacin de productos ATRIO, para lo que

debe haber obtenido la verificacin que concede el Consejo Superior de Informtica.
SICRES es simplemente un mdulo de ATRIO por lo que debe tener todas y cada una
de sus funcionalidades.
SICRES admite, la existencia de tablas y funcionalidades opcionales. La razn de la

exigencia de estas tablas bsicas reside en el artculo 38.4 de la LRJ-PAC que exige la
compatibilidad informtica y la transmisin telemtica de los asientos registrales.
SICRES desarrolla las dos tablas bsicas del sistema: (Consejo Superior de Informtica,
2007)
Tabla General de Entrada
Campo
Cdigo de la Oficina de Registro
Fecha de Entrada
Nmero de Registro
Usuario
Cdigo de rgano Destino
Cdigo de rgano Origen
Interesado Remitente
Cdigo Oficina Registro Original
Tipo de registro Original
Nmero de Registro Original
Fecha de Registro Original
Tipo de Transporte
Nmero de Transporte
Resumen
Tipo
Alfanumrico
Fecha
Numrico
Alfanumrico
Alfanumrico
Alfanumrico
Alfanumrico
Alfanumrico
Alfanumrico
Numrico
Fecha
Alfanumrico
Alfanumrico
Alfanumrico
Extensin
10
8
8
10
10
10
60
10
1
8
8
1
8
240
Tabla 3. Tabla general de entrada SICRES

Fuente: (MINISTERIO Y ADMINISTRACIONES PBLICAS, 2005).
Descripcin de los campos:

o
Cdigo de Oficina de Registro: Es el cdigo de la Oficina que realiza el registro.

Puede ser asignado directamente por el sistema.
Pgina | 62
Fecha de Entrada: Asignada automticamente por el sistema pudiendo ser

modificada por la persona que est haciendo la anotacin.
Nmero de Registro: Asignado automticamente por el sistema de forma

correlativa.
Usuario: Cdigo de la persona autorizada que est haciendo la anotacin.
Cdigo de rgano Destino: Cdigo del rgano al que se dirige el documento.
Cdigo de rgano Origen: Cdigo del rgano Origen del documento.
Interesado Remitente: Nombre o denominacin de la persona, fsica o jurdica,

que presenta el documento.
Registro original: Estos cuatro campos, relacionados entre s, identifican, en su

caso los datos del registro original en el caso de que el documento no fuera la
primera vez que se registra en una Administracin pblica: Cdigo de oficina,
Tipo (entrada o salida), Nmero, Fecha
Pueden darse los siguientes casos:
A.
Se valorar que el sistema permita capturar dichos campos

automticamente cuando el asiento registral haya sido recibido desde
otro sistema compatible. De no ser as, los campos han de registrarse
manualmente.
B.
El documento procede de un interesado que lo ha presentado en otra

Administracin pblica. La oficina de registro de dicha Administracin
pblica debe registrar la entrada.
C.
En el caso de que el sistema haya capturado automticamente los datos

del registro de salida anterior debern ser corregidos los datos de tipo
entrada en lugar de salida, nmero y fecha.
Tipo de transporte: Indica el sistema de transporte (Correo Postal, Empresa de

Mensajera, Fax, etc.).
Nmero de Transporte: Identifica, para un determinado tipo de transporte, una

entrega de documentos.
Resumen: Campo para comentarios, contenido del documento o incidencias.
Tabla General de Salida

Campo
Tipo
Cdigo de la Oficina de Registro Alfanumrico
Extensin
10
Fecha de Salida
Fecha de Salida 8
Nmero de Registro
Numrico
Pgina | 63
Campo
Tipo
Extensin
Usuario (DNI)
Alfanumrico
10
Cdigo de rgano Origen
Alfanumrico
10
Cdigo de rgano Destino
Alfanumrico
10
Interesado Destinatario
Alfanumrico
60
Tipo de Transporte
Alfanumrico
Nmero de Transporte
Alfanumrico
Resumen
Alfanumrico
240
Tabla 4. Tabla general de salida - SICRES

Fuente: (MINISTERIO Y ADMINISTRACIONES PBLICAS, 2005)
Descripcin de los campos:

o
Cdigo de Oficina de Registro: Es el cdigo de la Oficina que realiza el registro.

Puede ser asignado directamente por el sistema.
Fecha de Salida: Asignada automticamente por el sistema pudiendo ser

modificada por la persona que est haciendo la anotacin.
Nmero de Registro: Ser asignado automticamente por el sistema.
Usuario: Cdigo de la persona autorizada que est haciendo la anotacin.
Cdigo de rgano Origen: Cdigo del rgano Origen del documento.
Cdigo de rgano Destino: Cdigo del rgano al que se dirige el documento.
Interesado Destinatario: Nombre o denominacin de la persona, fsica o jurdica,

al que se dirige el documento.
Tipo de Transporte: Indica el sistema de transporte (Correo Postal, Empresa de

Mensajera, Fax, etc.).
Nmero de Transporte: Identifica, para un determinado tipo de transporte, un

envo de documentos.
Resumen: Campo para comentarios.
Otros requisitos
El sistema deber permitir la captura y almacenamiento de los documentos registrados,
relacionados con la referencia de su asiento. El sistema deber permitir de forma automtica que
en el asiento registral conste el siguiente detalle, sobre cada una de las pginas imgenes
almacenadas del documento registrado.
Cdigo de la Oficina de Registro.
Cdigo del usuario del sistema que introdujo el documento.
Nmero de registro asignado al documento
Nmero de pgina dentro del documento.
Pgina | 64
Fecha, hora, minuto y segundo en formato aaaa.mm.dd.hh.mm.ss.
Nmero de registro de documento asociado, en su caso.
Tipo de registro (E/S).
El sistema deber incorporar funcionalidades que garanticen la consistencia de los contadores de

los documentos referenciados con sus correspondientes pginas, y la sustitucin fraudulenta de
documentos.
El sistema posibilitar establecer relaciones entre documentos asociados, con nmeros de

registro distintos. El nmero automtico de registro que proporciona el sistema puede ser
configurable por el administrador del sistema, de forma que permita reinicializarlo al comienzo
de cada ao.
El sistema dispondr de las tablas auxiliares necesarias para el mantenimiento de los

diccionarios de departamentos, oficinas de registro y usuarios.
El sistema deber tomar en cuenta la solucin de sellado automtico a travs de un dispositivo

lo ms ergonmico posible al objeto de que pueda ser utilizado en todo tipo de documentos de
muy diverso tamao y formato, los campos que se debern incluir en el sello sern, al menos los
siguientes:
Cdigo Oficina de Registro
Tipo de registro (E/S)
Fecha y hora
Nmero Registro
Nmero de pgina
Nmero de Registro asociado, en su caso.
3.1.5.
METODOLOGA ESTROFA
Es una especificacin para el Tratamiento de Flujos Administrativos Automatizados, estudia las

especificaciones para los sistemas de control de flujos de tareas conocidos como workflow
(flujo de trabajo), concebido como una capa adicional a las de ATRIO, es el estndar del CSI
para el almacenamiento, tratamiento y recuperacin de informacin de oficinas.
Pgina | 65
El organismo responsable es El Consejo Superior de Informtica, a travs del grupo de

homologacin constituido en la Subdireccin General de Coordinacin Informtica, del
Ministerio de Administraciones Pblicas, con los siguientes objetivos:
Elaboracin de las especificaciones de productos ESTROFA.
Actualizacin permanente de las especificaciones de acuerdo con el estado de la

tecnologa para aplicaciones workflow en el mercado.
Homologacin de las aplicaciones de mercado que cumplan las especificaciones

ESTROFA.
En la actualidad est integrado por representantes de los siguientes Departamentos Ministeriales

y Organismos Pblicos.
Objetivo de la metodologa ESTROFA

Verificar que un proyecto de Gestin Documental cumpla con la especificacin ESTROFA para
el Tratamiento de Flujos Administrativos Automatizados.
Requisitos generales del sistema (Ministerio de Administraciones Pblicas, 2000)
Estructura.
Arquitectura cliente-servidor.
Equipo lgico del servidor.
Equipo lgico de las estaciones de trabajo.
Comunicaciones
Bases de datos.
Gestin de objetos documentales.
Integracin de herramientas externas.
Seguridad.
Estructura
Debe poseer una estructura modular integrada por distintas herramientas que puedan ser
adquiridas, de acuerdo con las necesidades de los organismos.
Arquitectura cliente-servidor
Tener arquitectura cliente-servidor, es decir una distribucin funcional de sus componentes
software en la que los procesos son manejados en estaciones de trabajo llamadas clientes y sus
respectivas operaciones son realizadas en estaciones llamadas servidores.
Pgina | 66
Equipo lgico del servidor

Los componentes debern ajustarse a la Gua de Transportabilidad de X/Open XPG.
En el caso de que no se disponga de la certificacin anterior los productos debern ser
conformes con la norma ISO 9945-1/1990.
Equipo lgico de las estaciones de trabajo.

El sistema debe permitir la concurrencia de los dos tipos de estaciones interactuando
simultneamente con el mismo servidor.
Opcin A: Sistema operativo DOS o equivalente, con entorno operativo WINDOWS

3.x o superior.
Opcin B: Sistema operativo basado en la Gua de Transportabilidad XPG, con interfaz

X-WINDOW.
Comunicaciones
Arquitectura de protocolos OSI para redes de rea extensa y TCP/IP para entornos de red de
rea local. Integracin con sistemas de mensajera electrnica multimedia conformes con las
normas X.400 y SMTP/MIME. Integracin de unidades de acceso FAX para el envo, recepcin
y visualizacin de documentos.
Bases de datos
Para que un sistema pueda superar la verificacin de conformidad Producto ESTROFA deber
probar que puede utilizar cualquier SGBD que admita lenguaje normalizado ANSI-SQL.
Gestin de objetos documentales

Los objetos documentales podrn ser tanto ficheros de texto, como de imgenes Raster, bitmap
y vectoriales, audio, vdeo, compuestos, y ficheros de otro tipo generados por cualquier
programa ofimtico.
El sistema deber poder almacenar los objetos en la memoria de la estacin cliente, en su disco
magntico, en el disco magntico del servidor y en los dispositivos pticos.
El almacenamiento de los objetos debe ser en forma de objetos independientes de modo que el
usuario pueda borrar, sustituir y trasladar dichos objetos dentro de un documento, o aadirlos a
otros documentos uno a uno.
La gestin de objetos imagen debe permitir las siguientes operaciones sobre los mismos:
Pgina | 67
El zoom global y parcial (zona seleccionada).
Rotacin.
Enfatizados.
Ajuste de contrastes.
Ajuste de resolucin.
Vdeo inverso.
Integracin de herramientas externas

La integracin de cualquier herramienta externa debe poder realizarse dentro del aplicativo y sin
necesidad de modificarlo. El usuario tendr a su disposicin una facilidad de configuracin de
herramientas que no requiera conocimientos de programacin.
Seguridad
El sistema garantizar la autenticacin, confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la
informacin.
Requisitos de la metodologa ESTROFA
1. Entorno de modelado y
diseo.
2. Entorno de ejecucin y
usuario final.
3. Entorno de
administracin,
supervisin y simulacin.
Ilustracin 18. Requisitos metodologa ESTROFA

Fuente: Propia
1) Entorno de modelado y diseo
Pgina | 68
Funciones de definicin de formularios, con soporte grfico WYSIWIG8 y dinmico.
Funciones de flexibilidad, para tratar procesos reglamentados con flujo grama definido
y procesos abiertos o no reglamentados.
Funciones de escalado. En el caso de los procesos abiertos se requiere la flexibilidad

para que los flujos puedan ser controlados desde el nivel ms alto de la jerarqua hasta
los ms bajos con un grado mayor de detalle.
Funciones de definicin de tareas y procesos, que permitan la definicin de los

atributos de las tareas, es decir la informacin asociada a la tarea como datos heredados,
los valores asignados a la tarea en funcin de procesos o tareas anteriores.
Funciones de definicin de reglas de la base de conocimiento con tratamiento de

excepciones y encaminamiento condicionado.
Funciones de validacin de reglas y encaminamiento de pasos, equilibrado de cargas y

eficiencia.
Funciones de definicin de usuarios. Para garantizar la seguridad y confidencialidad

el sistema debe tener funciones para definicin de los usuarios y sus correspondientes
permisos.
Funciones de generacin de informes y listados. El sistema dispondr de un

generador de informes, configurable por el diseador de la aplicacin.
Funciones de creacin, modificacin y supresin de reglas simples, utilizables desde

una interfaz grfica amigable.
Funciones de creacin, modificacin y supresin de reglas complejas. Se realizarn

mediante un lenguaje de programacin de tipo interpretado o con un lenguaje
compilado estndar del mercado.
Funciones de catalogacin de tipos. El sistema deber disponer de funciones de

catalogacin de los datos suministrados durante la fase de diseo.
Funciones de creacin, modificacin y supresin de tareas automatizadas. El sujeto

autorizado podr establecer enlaces de tareas con tareas automatizadas para automatizar
los procesos y realizar el encaminamiento de objetos.
2) Entorno de administracin, supervisin y simulacin

El sistema posibilitar la gestin separada de las funciones de administracin de las de
supervisin, de modo que puedan ser realizadas por diferentes personas con diferentes
WYSIWIG What You See Is What You Get
Pgina | 69
conocimientos e intereses: las de administracin, por personal informtico experto en el sistema,

y las de supervisin, por personal experto en organizacin. Distribuidas entre ambas funciones,
el producto deber presentar las siguientes funciones:
o
Funciones de monitorizacin, proporcionando la representacin grfica del flujograma

y la informacin necesaria para que el supervisor de la herramienta de flujo de trabajo
pueda visualizar o imprimir en cualquier momento el estado de los procesos, la
ejecucin de un procedimiento, el estado en que se encuentra el proceso global, los
procesos parciales, acabados o en ejecucin, los tiempos de ejecucin y otros.
Funciones de resignacin dinmica de tareas, reglas, prioridades y permisos.
Funciones de simulacin, que permitan deducir y visualizar cul sera el desarrollo

del flujo de trabajo, simulando la ejecucin de procesos y de reglas de
encaminamiento, de forma que se puedan prever errores de diseo del flujo o detectar
cuellos de botella en la ejecucin.
Funciones de informacin, proporcionando estadsticas parametrizables, al menos por

tiempo y coste, que faciliten el anlisis de cargas y de productividad, tanto para casos
pasados como casos en curso.
La confidencialidad, teniendo en cuenta el uso de claves pblicas, privadas y posibles

cifrado, la disponibilidad, la recuperacin automtica frente a cadas, y la integridad,
atendiendo a la coherencia interna de los procesos.
3) Entorno de ejecucin y usuario final

Cada usuario del Sistema dispondr de un interfaz personalizable, con un sistema de ayuda en
lnea y sensible al contexto, creado en la fase de diseo y de acuerdo con las labores que debe
realizar.
El usuario podr obtener listados e informes de los procesos que tenga asignados, y tambin
conocer el status de los envos con posibilidad de aceptarlos o no.
Dispondr adems de un sistema de alertas y notificacin de problemas, tales como vencimiento

de plazos, fechas lmites traspasados, entregas rechazadas o tareas automatizadas no
disponibles.
Pgina | 70
3.1.6.
METODOLOGA DIRKS
En el ao 2002, la Norma Internacional de Gestin de documentos (ISO 15489), present una

metodologa para el desarrollo o implantacin de sistemas de gestin documental. Esta
metodologa, es conocida como DIRKS.
DIRKS viene del ingls: Designing and Implementing Recordkeeping System, es decir, Diseo
e implementacin de sistemas para almacenamiento y mantenimiento de documentos y fue
desarrollada como una gua por el Archivo Nacional de Australia.
La metodologa DIRKS es un proceso de ocho pasos que las entidades o instituciones utilizan
para mejorar su gestin de documentos y prcticas de gestin de la informacin, incluyendo el
diseo o implantacin de nuevos sistemas de gestin de documentos. La metodologa es
adaptable, y se expande sobre el marco metodolgico de la Norma Australiana para los
expedientes de gestin, como ISO 15489 2002.
Objetivos de la metodologa DIRKS
Garantizar que una organizacin sea capaz de crear, conservar, y utilizar los
documentos de archivo que necesita, estableciendo un modelo para la gestin de
documentos.
Conseguir una adecuada gestin de los documentos de archivo de una organizacin.
Entender el negocio, el contexto normativo y social en el que operan (paso A).
Identificar la necesidad de crear, controlar, recuperar y disponer de los documentos(es
decir, las necesidades de gestin de documentos) a travs de un anlisis de sus
actividades de negocio y los factores ambientales (paso B y C).
Evaluar el grado en que las estrategias de la organizacin (polticas, procedimientos y
prcticas) satisfacen las necesidades de administracin de documentos (paso D).
Rediseo de las estrategias existentes o disear nuevas estrategias para abordar las
necesidades no satisfechas o mal satisfechas (pasos E y F).
Implementar, mantener y revisar estas estrategias (pasos G y H).
Ventajas de la metodologa DIRKS

Establece un modelo para la gestin de documentos, que sustenta la gestin de buenos
registros.
Pgina | 71
Desarrolla o implanta un sistema de clasificacin que define las funciones y las

actividades de una organizacin
Adopta las normas pertinentes para el control y recuperacin de archivos.
Describe cmo una organizacin se estructura a partir de las ms amplias funciones
hasta el ms mnimo detalle de la actividad empresarial.
Disea o selecciona productos de software de gestin de documentos que cumplen con
los requisitos de la organizacin para crear, controlar, recuperar y disponer de los
documentos.
Caractersticas de la Metodologa DIRKS
ES
FLEXIBLE
CUALQUIER
FORMATO
GUA
PRCTICA
INFORME
TCNICO
Puede
aplicarse
a
diferentes
niveles
en
funcin de las
necesidades de
una
organizacin.
Dispone de un
modelo para la
aplicacin de
sistemas
de
gestin
de
documentos.
O soporte de
documento,
creados
o
recibidos por
cualquier
organizacin
pblica
o
privada, sirve
en
la parte
general como
en el informe
tcnico.
Para gestionar
los
documentos de
archivo, el uso
del diseo e
implementaci
n de sistema de
gestin
de
registros.
Enfoque
estratgico
para la gestin
de informacin
empresarial.
Gua
para
construir
e
implantar un
programa de
gestin
de
documentos
desde cero.
Provee de una
metodologa
para
la
implantacin
de sistemas de
gestin
documental.
Ilustracin 19. Caractersticas de la Metodologa DIRKS.

Fuente: Propia
Pasos de la Metodologa DIRKS
Pgina | 72
Pasos de la Metodologa DIRKS
Paso A: Investigacin Preliminar.

Paso B: Anlisis de la actividad de la
organizacin.
Paso C: Identificacin de requerimientos en
materia de gestin de documentos.
Paso D:
existentes.
Evaluacin
de
los
sistemas
Paso E: Identificacin de estrategias para

satisfacer los requerimientos en materia de
gestin de documentos.
Paso F: Diseo o eleccin de un sistema de
Paso G: Implementacin o Implantacin del

sistema de gestin de documentos.
Paso H: Evaluacin del sistema
comprobacin de la viabilidad del mismo.
Ilustracin 20. Pasos de la metodologa DIRKS

Fuente: Propia
Paso A: Investigacin Preliminar

Se realiza una investigacin de factibilidad del proyecto as como un anlisis a fondo de las
necesidades actuales del sistema, para identificar y documentar la estructura de la organizacin;
contextos administrativo, legal, comercial y social en los que opera y principales factores que
influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos.
Adems proporciona una visin general de los puntos fuertes y dbiles en las prcticas de
gestin de documentos de la organizacin, de la actividad que desempea y sus principales
partes componentes. Para esto se realizara las siguientes tareas:
Pgina | 73
Determinar el
alcance de la
investigacin.
Documentar la
investigacin
Recoger
informacin
desde fuentes
documentales
y entrevistas
Preparar un
informe final
Ilustracin 21. Tareas de la investigacin Preliminar.

Fuente: Propia
Tarea 1.- Determinar el alcance de la investigacin

a) El marco legal que se establece sobre las operaciones que realiza la organizacin.
b) Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener en cuenta.
c) Las normas comerciales, sociales y ticas que debe cumplir para la comunidad.
d) El tipo de trabajo llevado a cabo en la misma.
e) Los factores que afectan a sus prcticas de gestin de documentos.
Tarea 2.- Recoger informacin desde fuentes documentales y entrevistas

1) Las fuentes documentales internas:
a) Pgina web de la organizacin. La gran mayora de organizaciones ya poseen
un sitio web donde se recoge informacin de inters propio; como las
actividades que realiza, la estructura organizacional, la historia administrativa,
etc.
b) Informes anuales. stos proporcionan resumen de la estructura actual de la
organizacin y de sus actividades.
c) Planes corporativos. Para identificar los principales objetivos que reflejan las
principales funciones de la organizacin.
d) Las polticas y procedimientos internos. Por un lado, las polticas internas
reflejan porqu la organizacin lleva a cabo determinadas actividades y, a nivel
general, cmo debera hacerlo. Y por otro, los manuales de procedimientos
recogen, con un amplio nivel de detalle, cmo debe llevar a cabo la
organizacin sus funciones.
2) Las fuentes documentales externas:
Pgina | 74
a) Legislacin relacionada con la gestin de documentos.

b) Legislacin relacionada con las funciones administrativas.
c) Regulaciones, normativas o directrices que afecten de forma significativa a la
organizacin.
d) Informes y directrices emitidas por una auditoria, atencin de quejas o
reclamaciones u otras entidades de investigacin.
e) Normas relevantes para la organizacin.
3) Entrevistas:
Para la entrevista se debe determinar a quin entrevistar, antes de la entrevista estructurar las
preguntas a realizarse, durante la entrevista tomar nota de puntos importantes.
Tarea 3.- Documentar nuestra investigacin

Se trata de reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en nuestra
investigacin preliminar y un conjunto de notas relacionadas con cada una de stas.
Muchas de las fuentes usadas durante la investigacin preliminar sern usadas otra vez para
analizar las actividades de la organizacin (Paso B) e identificar requerimientos en materia de
gestin de documentos (Paso C).
Tarea 4.- Preparar un informe

El resultado de la investigacin preliminar y el desarrollo de recomendaciones acerca del
alcance, realizacin y viabilidad del proyecto de gestin de documentos debe constar en el
informe identificando:
1) Las actividades que realiza la organizacin.
2) La estructura de la misma.
3) El tipo de riesgos a los que est expuesta.
4) Algunas percepciones sobre el papel que juega en sta la gestin de documentos.
5) Los puntos dbiles y fuertes de los sistemas de informacin y gestin de documentos.
6) El nivel de dedicacin a la gestin de documentos.
7) Las opciones para llevar a cabo el resto del proyecto.
8) Las fuentes requeridas para los proyectos propuestos.
RESULTADOS:
o
Conocimiento de la organizacin y de los contextos en los que opera.
Apreciacin general de la consistencia y debilidad de la organizacin en materia de

Pgina | 75
Una base para definir el alcance del proyecto.
Ser un punto de referencia fijo para los siguientes proyectos de gestin de documentos.
Paso B: Anlisis de la actividad de la organizacin

Establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de la
organizacin, identifique que hace la organizacin y cmo lo lleva a cabo. Este paso forma un
conocimiento adecuado de la actividad de negocio de la organizacin para as entender mejor
las necesidades de la administracin de documentos.
El resultado de este anlisis, a nivel general, nos va a indicar la relacin existente entre las
actividades de la organizacin y los documentos que son productos y evidencias de las mismas.
Para este paso existen dos tipos de anlisis tiles:

o
Anlisis jerrquico/funcional: proporciona la base para identificar y documentar cada

funcin y actividad de la organizacin.
Anlisis de procesos: proporciona la base para el desarrollo del mapa de procesos de la

organizacin.
Ilustracin 22. Anlisis de las actividades de la organizacin.

Fuente: Propia
Paso C: Identificacin de requerimientos en materia de gestin de documentos.

Se establecen y documentan todos los requerimientos del sistema y los que debe cumplir la
organizacin para la gestin de documentos.
Pgina | 76
Todos estos requerimientos harn referencia a necesidades especficas de las que habr que
guardar evidencia; por ejemplo:
o
La creacin de un documento
Su retencin durante un perodo especfico
Su disposicin
Sus condiciones de acceso
Su contenido
En la siguiente ilustracin se puede observar el establecimiento de requerimientos.
Ilustracin 23. Establecimiento de requerimientos funcionales

Fuente: Propia
Una vez identificados los requerimientos, vamos a obtener:

o
Conocimiento de los requerimientos de la organizacin para crear y guardar

documentos como evidencia de sus actividades (listado de requerimientos).
Una apreciacin del grado de exposicin de la organizacin a los riesgos relacionados

con la evidencia anlisis de riesgos (prdida de documentos de valor).
Un marco de trabajo intelectual que soporta o respalda las decisiones de valoracin y las
acciones de disposicin.
Una apreciacin de las limitaciones organizacionales (cultura interna, factores

tecnolgicos y econmicos o factores sociopolticos externos) que influyen en cmo
pueden hacerse frente a estos requerimientos.
Pgina | 77
Un indicador de rendimiento para evaluar si el sistema de gestin de documentos actual

de nuestra organizacin puede hacer frente a estos requerimientos (Paso D).
Una base para determinar, dentro de la variedad de estrategias de gestin de

documentos, cul es la que mejor permite a nuestra organizacin hacer frente a estos
requerimientos (Paso E).
La base para el desarrollo de especificaciones funcionales para los sistemas de gestin

de documentos, incluyendo productos software (Paso F).
Paso D: Evaluacin de los sistemas existentes

Comprobar si la organizacin posee algn sistema de gestin de documentos o cualquier
sistema de gestin de informacin que proporcione evidencia de sus transacciones.
Ilustracin 24. Evaluacin de los sistemas existentes en la organizacin.

Fuente: Propia
Esta evaluacin pretende conocer el sistema utilizado en la actualidad antes de desarrollar o

implantar uno nuevo, la finalidad es comprender el estado actual de los recursos y as poder
desarrollar una mejor estrategia y seguir las siguientes etapas:
Etapa 1.- Identificar los sistemas de informacin existentes en la organizacin.

Etapa 2.- Analizar los sistemas existentes.
Etapa 3.- Preparar un informe como resultado de la identificacin y anlisis de los
sistemas de gestin de informacin existentes en la organizacin.
Paso E: Identificacin de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestin

de documentos.
Pgina | 78
Determinar cules seran las polticas, prcticas, normas, herramientas, etc. que debera adoptar
nuestra organizacin para remediar los puntos dbiles detectados en el paso anterior (paso D) y
as, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.
Ilustracin 25. Identificacin de estrategias en materia de gestin de documentos.

Fuente: Propia
Para elegir la estrategia se debe considerar la naturaleza de nuestra organizacin, el tipo de

actividades que lleva a cabo, su soporte tecnolgico, su cultura corporativa y las restricciones
externas.
Pasos a seguir a la hora de determinar qu estrategia se va a aplicar

-
Paso 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestin de documentos.
Paso 2.- Identificar las estrategias ms adecuadas a nuestras necesidades de gestin de

documentos.
Paso 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopcin de estas
estrategias.
Paso 4.- Adoptar la estrategia ms adecuada.
Paso F: Diseo o eleccin de un sistema de gestin de documentos

El sistema necesita una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas,
tecnologa, etc.).
Su desarrollo o implantacin implicar cambios en los sistemas, procesos y prcticas actuales,
la adaptacin o integracin de soluciones tecnolgicas y la determinacin de cul es la mejor
forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestin de documentos de nuestra
organizacin.
Pgina | 79
Para esto es necesario ir comparando alternativas tecnolgicas con los requerimientos de gestin
de documentos, preguntando a los usuarios sobre los elementos que les afectan hasta que
queden satisfechas estas necesidades.
Los pasos a seguir en el diseo o eleccin del sistema, dependern de la estrategia o enfoque
que fue seleccionado en el paso anterior, es decir en su creacin se puede decidir:
1. Revisar las polticas y procedimientos existentes relacionados con la gestin de
documentos de nuestra organizacin.
2. Mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestin de informacin de la organizacin e
incrementar la formacin de los responsables de la gestin de documentos.
3. Desarrollar implantar un nuevo sistema de gestin para reas de alto riesgo de nuestra
organizacin.
4. Desarrollar implantar un nuevo sistema de gestin para la organizacin en su totalidad.
Paso G: Implementacin del sistema de gestin de documentos

En este paso se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad la
implementacin o implantacin del sistema de gestin documental. Cualquier tipo de riesgo
queda solventado si se aplica una metodologa detallada y concisa como la que aqu se ha
desarrollado.
Paso H: Evaluacin del sistema y comprobacin de la viabilidad del mismo

Una vez implementado el sistema y tras un perodo prudencial de prueba, se tiene que medir la
eficacia del mismo, para detectar posibles deficiencias con la intencin de ir subsanndolas. Es
decir en este paso lo que hace es realizar un anlisis del proceso de desarrollo del sistema y de
los resultados obtenidos despus de la implementacin.
Este chequeo se ir realizando de forma peridica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos
o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestin de documentos en la
organizacin, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarroll.
Por esta razn, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo, ser necesario
que se lleven a cabo peridicamente los pasos C a H de esta metodologa.
Pgina | 80
MATRIZ DE CARACTERSTICAS METODOLOGAS
Pilares
Modelos organizativos
OSSAD
Fundamentos
OSSAD (Office Support Analysis

and Design).
Es una metodologa para el
Adaptabilidad
anlisis y diseo de sistemas de
Participacin
informacin y procesos de trabajo
Pragmatismo
administrativo.
Experimentacin
El objetivo principal es dar
Interaccin
prioridad al anlisis de la
Agregacin
estructura organizativa y a la
Descomposicin
participacin de los usuarios en el
desarrollo
del
sistema
administrativo.
MTRICA
Metodologa
3.2.
MTRICA es una metodologa

PROCESOS:
de planificacin, desarrollo y
1) Planificacin de sistemas
mantenimiento de sistemas de
de informacin.
informacin.
2) Desarrollo de Sistemas de
El
objetivo
principal
es
Informacin
Adaptabilidad
- Estudio de Viabilidad
proporcionar o definir sistemas de
Flexibilidad
del Sistema
gestin documental que ayuden a
Sencillez
Anlisis del Sistema
conseguir los fines de la
Estructura de
de Informacin
Organizacin en cuanto al manejo actividades y tareas
- Diseo del Sistema de
documental mediante la definicin
Procesos
Informacin
de un marco estratgico para el
- Construccin
del
Interfaces
desarrollo de los mismos.
Sistema
de
Tcnicas y Prcticas
Informacin
Roles o Perfiles
- Implantacin
y
Aceptacin
del
Sistema
3) Mantenimiento
de
sistemas de informacin.
FASES:
1) Definicin del Proyecto
2) Anlisis de la situacin
3) Diseo de Soluciones
4) Implantacin del Diseo
5) Control del rendimiento del
sistema
Pgina | 81
ATRIO
Metodologa
Fundamentos
Pilares
ATRIO
(Almacenamiento,
FASE DE PRUEBAS ATRIO:
1) Arquitectura cliente-servidor.
Tratamiento y Recuperacin de
2) Equipo lgico del servidor.
Informacin de Oficinas).
3) Equipo lgico de las estaciones
Es una especificacin, promovida
de trabajo.
por el CSI, sobre sistemas que
4) Comunicaciones.
realizan Gestin Integrada de
5) Bases de datos.
Documentos (GID).
6) Gestin
de
objetos
El objetivo principal es verificar
documentales.
7) Gestin de perifricos.
que los proyectos de gestin
Integridad
8) Integracin de herramientas
documental cumplan con la
Fiabilidad
externas.
especificacin ATRIO con el fin
Transparencia
9) Seguridad.
de evitar el doble empleo de Transportabilidad
10) Lenguaje de comandos.
recursos en la administracin.
11) Lenguaje comn de consulta.
12) Herramienta de generacin de
aplicaciones.
13) Reconocimiento ptico de
caracteres OCR.
14) Rendimiento y Tiempos de
respuesta.
15) Utilidades de digitalizacin.
16) Utilidades de impresin.
17) Utilidades de Back-up.
Pgina | 82
Fundamentos
ESTROFA
Pilares
SICRES, Sistema de Informacin

Comn de Registros de Entrada y
Salida, es una especificacin
desarrollada por Grupo de
homologacin ATRIO/SICRES.
El
objetivo
principal
es
establecer un sistema corporativo
de Registro de Entrada y Salida
que, cumpla con la especificacin
SICRES.
REQUISITOS DEL SISTEMA:

SICRES desarrolla las dos tablas
bsicas del sistema:
Tabla General de Entrada.
1) Cdigo de Oficina de
Registro
2) Fecha de Entrada
3) Nmero de Registro
4) Usuario
5) Cdigo de rgano Destino
6) Cdigo de rgano Origen
Integridad
7) Interesado Remitente
8) Registro original
Transparencia
9) Tipo de transporte
Transportabilidad
10) Nmero de Transporte
Adaptable
11) Resumen
Robusta
Tabla General de Salida.
1) Cdigo de Oficina de
Registro
2) Fecha de Salida
3) Nmero de Registro
4) Usuario
5) Cdigo de rgano Origen
6) Cdigo de rgano Destino
7) Interesado Destinatario
8) Tipo de Transporte
9) Nmero de Transporte
10) Resumen
ESTROFA:
Es
una
especificacin para el Tratamiento
de
Flujos
Administrativos
Automatizados.
El objetivo principal es verificar
que un proyecto de Gestin
Documental cumpla con la
especificacin ESTROFA para el
Tratamiento
de
Flujos
Administrativos Automatizados.
REQUISITOS DEL SISTEMA:

1) Estructura.
2) Arquitectura
clienteservidor.
3) Equipo
lgico
del
servidor.
4) Equipo lgico de las
estaciones de trabajo.
5) Comunicaciones
6) Bases de datos.
7) Gestin
de
objetos
documentales.
8) Integracin
de
herramientas externas.
9) Seguridad.
SICRES
Metodologa
Autenticidad
confidencialidad
disponibilidad
Pgina | 83
DIRKS
Metodologa
Fundamentos
Pilares
DIRKS:
(Designing
and
Implementing
Recordkeeping
System), Es una metodologa para
el diseo e implementacin de
sistemas para almacenamiento y
Adaptable
mantenimiento de documentos.
Expande
El
objetivo
principal
es
Flexible
garantizar que una organizacin
Se aplicarse a
sea capaz de crear, conservar, y
diferentes niveles.
utilizar los documentos de archivo
Modelo para la
que necesita, estableciendo un
aplicacin de
modelo para la gestin de
sistemas de gestin
documentos, que sustente la
de documentos.
gestin de buenos registros.
Gua prctica.
PASOS:
o Paso
A:
Investigacin
Preliminar.
o Paso B: Anlisis de la
actividad de la organizacin.
o Paso C: Identificacin de
requerimientos en materia de
o Paso D: Evaluacin de los
sistemas existentes.
o Paso E: Identificacin de
estrategias para satisfacer los
requerimientos en materia de
o Paso F: Diseo o eleccin de
un sistema de gestin de
documentos.
o Paso G: Implementacin o
implantacin del sistema de
o Paso H: Evaluacin del
sistema y comprobacin de la
viabilidad del mismo.
Tabla 5. Matriz de caractersticas de metodologas.

Fuente: Propia
En la Tabla 5. Se encuentra detalladamente explicadas las caractersticas, fundamentos, pilares,

modelos organizativos de cada metodologa para la gestin de documentos.
3.3.
MATRIZ DE COMPARACIN METODOLOGAS
PUNTOS
DE
COMPARACIN
Analiza la estructura
organizacional.
Analiza los procesos
administrativos de la
organizacin.
OSSAD
X
MTRICA
METODOLOGAS
ATRIO
SICRES
ESTROFA
DIRKS
X
Participacin de los
usuarios
en
el
desarrollo del SGD.
Gestin de cambio.
Anlisis
del
funcionamiento de la
organizacin.
Pgina | 84
PUNTOS
DE
COMPARACIN
Identifica los puntos
fuertes y dbiles del
SGD con el que estn
trabajando.
OSSAD
X
MTRICA
X
METODOLOGAS
ATRIO
SICRES
X
X
ESTROFA
X
DIRKS
X
Selecciona
la
tecnologa que mejor se
adapte
a
las
necesidades
de
la
organizacin.
Suma de los pesos
Tabla 6. Matriz de comparacin de metodologas.

Fuente: Propia
En la Tabla 6. Se puede visualizar la comparacin de las metodologas con los puntos de

comparacin que se determinaron de acuerdo a la situacin actual y requerimientos en gestin
documental en la EMAPA-I.
3.4.
ELECCIN DE LA METODOLOGA
En la lectura de la Tabla 6. Se puede apreciar que en la suma de los pesos de la metodologa

DIRKS es la ms alta, ya que cumple con mencionados puntos de comparacin. Los puntos de
comparacin se determinaron de acuerdo a la situacin actual y requerimientos en gestin
documental de EMAPA-I.
Adicionalmente esta metodologa es muy compatible al entorno de EMAPA-I y flexible ya que
puede aplicarse a diferentes niveles en funcin de las necesidades de la empresa, brindndonos
una gua para la aplicacin de sistemas de gestin documental.
Se puede destacar de esta metodologa su adaptabilidad en cuanto a los requerimientos de
gestin documental de la empresa ya que disea o selecciona productos de software de gestin
de documentos que mejor se adapten a los requerimientos de la empresa.
Luego de realizar la comparacin entre las metodologas ya mencionadas, para el presente
desarrollo del proyecto se ha elegido la metodologa DIRKS (Diseo e implementacin de
sistemas para almacenamiento y mantenimiento de documentos), ya que es una metodologa que
dispone de pasos que se pueden adaptarse a las necesidades de un proyecto de gestin
documental, y adems es una metodologa que se adapta a los requerimientos en cuanto a la
gestin de documentos de la empresa EMAPA-I ya que cuenta con las caractersticas que
debera desempear una metodologa para la implantacin de un SGD.
.
Pgina | 85
CAPTULO IV
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DOCUMENTALES DE
LAS AREAS DE EMAPA-I
El cuarto captulo; Procesos Administrativos Documentales de las reas de EMAPA-I,

est dedicado al funcionamiento de la empresa y como esta maneja y trata los procesos
donde se involucran documentos activos o de uso diario. Tambin expone las polticas
internas entorno a los documentos. Por ltimo expone los procesos administrativos
documentales, a manera detallada el proceso Ampliacin de Redes de Agua Potable y
Alcantarillado y el Workflow documental.
4.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DOCUMENTALES DE

LAS AREAS DE EMAPA-I
4.1.
GENERALIDADES
EMAPA-I, tiene como objetivo principal la prestacin del servicio bajo los aspectos
fundamentales de sanidad ambiental en los sectores urbano y rural para satisfacer las
necesidades en: mantenimiento, administracin y operacin de los sistemas de agua potable y
alcantarillado del cantn, as como tambin fomentar la solucin en aquellos lugares que hasta
el momento no lo posean.
La administracin y organizacin de la empresa est bajo la direccin de la Junta Directiva, el

Presidente y del Gerente General, cuyas atribuciones y deberes se encuentran estipuladas en la
Ordenanza de Creacin. En la actualidad cuenta con 320 empleados y trabajadores, de los cuales
180 son permanentes y 140 se encuentran bajo la modalidad de contrato ocasional.
La empresa mantiene un sistema de administracin documental basado en el software privativo

denominado Lotus Notes. Los usuarios del sistema lo conocen como SAD (Sistema de
Administracin Documental), este sistema de comunicacin interna a base de memorandos,
circulares, e-mails internos (intranet), entre otros, asegura que la informacin fluya de forma
efectiva en toda la empresa.
Las reas beneficiadas del SAD (Sistema de Administracin Documental) son cuatro:
Comercializacin, Ingeniera, Administrativa, Finanzas.
Los usuarios que acceden al sistema de administracin documental son 180 usuarios
aproximadamente que laboran en la empresa EMAPA-I.
4.2.
ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DEPARTAMENTAL
EMAPA-I se encuentra estructurada mediante procesos que integran los diferentes niveles de la
administracin empresarial como se indican la Ilustracin siguiente:
Pgina | 87
ESTRUCTURA POR PROCESOS EMAPA-I (EMAPA-I, 2010)
DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
LEGISLACI
N
GOBERNANTE
S
DIRECCIN
FINANCIER
A
SECRETARIA GENERAL
APOYO
AUDITORIA INTERNA
ASESOR
A
DIRECCIN
ADMINISTRATIV
A
DIRECCIN JURDICA
COMUNICACIN SOCIAL
CONTROL DE GESTIN
AGREGADORES DE
VALOR
DIRECCIN DE
COMERCIALIZACI
N
DIRECCIN DE
INGENIERA
Ilustracin 26. Estructura por procesos EMAPA-I

Fuente: (EMAPA-I, 2010).
4.2.1.
PROCESOS GOBERNANTES Y LEGISLATIVOS
Nivel DirectivoEjecutivo, orientan la gestin institucional a travs de la formulacin de

polticas y la expedicin de normas e instrumentos para poner en funcionamiento a la empresa.
DIRECTORIO:
Determina las polticas de gestin y operacin que permita a la empresa cumplir con los
objetivos propuestos y cumplir con los lineamientos legales contemplados en las leyes
pertinentes y controlar su aplicacin.
GERENCIA GENERAL
Pgina | 88
Representa legal, judicial y extrajudicial a la empresa, administra, dirige, supervisa y evala la

gestin de la EMAPA-I, a fin de cumplir con la misin y objetivos institucionales.
AUDITORIA INTERNA
Evala la eficiencia del sistema de control interno, la administracin de riesgos institucionales,
la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que
permitan el logro de los objetivos institucionales.
4.2.2.
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR
Nivel Operativo, implementan polticas, administran y controlan la generacin de los productos

y servicios destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misin institucional,
denotan su especializacin y constituyen la razn de ser de la empresa.
DIRECCIN DE INGENIERA
Se encarga de dirigir, supervisar, controlar y evaluar la ejecucin de proyectos y administrar los
sistemas de agua potable y alcantarillado del cantn preservando el medio ambiente.
Ilustracin 27. Procesos agregadores de valor: Direccin de Ingeniera

Las actividades y funciones que realizan son las siguientes.o
Dirigir, supervisar, la ejecucin de obras de administracin directa o contratacin

privada y vigilar el cumplimiento de las obligaciones, en materia de agua potable y
alcantarillado.
Dirigir y evaluar la ejecucin del plan de mantenimiento preventivo y correctivo de

los sistemas de agua potable y alcantarillado.
Dirigir y evaluar la ejecucin de fiscalizacin de obras realizadas.
Pgina | 89
AGUA POTABLE
-
Supervisin de los sistemas de captacin, conduccin y distribucin del agua

potable.
Ejecucin de reparaciones de las lneas de conduccin y distribucin.
Dotar del servicio de agua potable a todo el cantn Ibarra.
ALCANTARILLADO
-
Ejecutar el cronograma de mantenimiento de alcantarillado.
Coordinar la ejecucin del cronograma de obras de alcantarillado.
Emitir informes tcnicos para la revisin de proyectos.
Inspeccionar los sistemas operativos de alcantarillado.
ESTUDIOS Y FISCALIZACIN
-
Supervisar obras ejecutadas por contratos, convenios o administracin directa.
Verificar planillas de avance de obras y de liquidacin de ejecucin de obras y

consultora mediante contratos.
Emitir informes de planillas, liquidacin de contratos.
GESTIN AMBIENTAL
-
Realizar estudios y evaluaciones ambientales de los proyectos de la empresa.
Emitir informes de impactos ambientales y los correctivos requeridos, provenientes

de los proyectos que construya y/u opere la EMAPA-I.
Realizar estudios de cantidades de agua aprovechable de las cuencas de captacin.
DIRECCIN DE COMERCIALIZACIN
Se encarga de dirigir, supervisar y evaluar los programas de comercializacin de los servicios de
agua potable y alcantarillado de la empresa a nivel local, a travs de la ejecucin de polticas
tarifarias, con tecnologa y recursos humanos altamente calificados.
Pgina | 90
Ilustracin 28. Procesos agregadores de valor: Direccin de Comercializacin

CARTERA Y COBRANZAS
-
Conocer y aplicar las leyes, ordenanzas, reglamentos, instructivos y manuales de

procedimientos relacionados con la gestin de Cartera y Cobranzas.
Emitir y distribuir los listados para la suspensin del servicio por mora en el pago.
Motivar a los clientes para el pago oportuno.
FACTURACIN Y MICROMEDICIN
-
Aplicar las leyes, ordenanzas, reglamentos, instructivos y manuales de

procedimientos en que basa su gestin del rea comercial.
Mantener estadsticas sobre reclamos presentados y los tiempos de respuesta.
Realizar inspecciones para verificar datos de lectura y facturacin.
ACOMETIDAS Y CATASTRO
-
Conocer y aplicar leyes, ordenanzas, reglamentos, instructivos y manuales de

procedimientos, relacionados con la gestin de rea comercial.
Controlar y coordinar las diferentes actividades del Banco de Medidores.
Supervisar e ingresar al sistema los indicadores de gestin del rea comercial.
ATENCIN AL CLIENTE
-
Conocer y aplicar leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos,

relacionados con la gestin de rea comercial.
Pgina | 91
Ordenar y administrar inspecciones domiciliarias para detectar irregularidades o

errores en el uso de servicios.
Organizar y controlar el sistema comercial automatizado para la atencin de

solicitudes de servicios.
4.2.3.
PROCESOS HABILITANTES DE ASESORA
Nivel Asesor, implementan polticas y generan productos y servicios para los procesos
gobernantes, agregadores de valor y para s mismos, contribuyendo a la misin de la empresa
DIRECCIN JURDICA
Se encarga de brindar y sustentar el principio de seguridad jurdica de la EMAPAI, con base de
la aplicacin de la Constitucin Poltica, otras leyes y ordenamiento legal.
COMUNICACIN SOCIAL
Se encarga de generar mbitos de comunicacin y difundir de manera gil, oportuna y vers la
gestin de la Empresa, a travs de la relacin directa y armnica con los medios de
comunicacin, para fomentar la relacin empresa cliente y fortalecer la imagen de la empresa.
4.2.4.
PROCESOS HABILITANTES DE APOYO
Nivel de Apoyo, implementan polticas y generan productos y servicios para los procesos
gobernantes, agregadores de valor y para s mismos, contribuyendo a la de la misin de la
empresa
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
Se encarga de dirigir, coordinar y supervisar la buena administracin de los bienes muebles e
inmuebles, documentacin y archivo, y garantizar el desarrollo integral del talento humano,
considerando como factor clave del xito de la empresa, con la finalidad de que se facilite el
accionar de los procesos de la Empresa.
Pgina | 92
Ilustracin 29. Procesos habilitantes de apoyo: Direccin Administrativa.

ALMACENAMIENTO
-
Recibir, verificar y almacenar los artculos que se reciban en Bodega verificando

que la cantidad y calidad del producto est en concordancia con lo solicitado.
Realizar inventarios permanentes de los artculos que se encuentran en custodia.
RECURSOS HUMANOS
-
Plan anual de recursos humanos, capacitacin y vacaciones.
Informar sobre la ejecucin de planes de recursos humanos.
Administrar los subsistemas de: planificacin, clasificacin de puestos, seleccin,

capacitacin y evaluacin del desempeo del recurso humano.
RECURSOS INFORMTICOS
-
Plan de mantenimiento de software y hardware.
Administracin, actualizacin, mantenimiento y control de los recursos de

Hardware y Software.
Informe de ejecucin de proyectos tecnolgicos de informacin y comunicacin.
Plan de contingencia de los recursos informtico.
Inventario de equipos informticos.
Pgina | 93
DESARROLLO INSTITUCIONAL
-
Programar, coordinar y aplicar un modelo organizacional funcional y posicional de

la Empresa.
Asesorar al Director Administrativo sobre temas de mejoramiento continuo y

desarrollo institucional.
PLANIFICACIN
-
Coordina la implementacin de programas y proyectos de gestin empresarial para

la optimizacin de los servicios de la empresa.
Brindar soporte en la preparacin de planes operativos al rea responsable
Apoyar y colaborar con la consecucin de los objetivos empresariales planteados.
ADQUISICIONES
-
Informe de ejecucin del plan anual de compras.
Elaboracin de pliegos para contratacin.
Informe de procesos de contratacin.
Documentos habilitantes de contratacin para el portal compras pblicas.
SERVICIOS INSTITUCIONALES
-
Plan de adquisicin de bienes y servicios e informe de ejecucin.
Informe de gestin de los bienes de propiedad de la entidad.
Reporte actualizado de los bienes de la entidad.
Informe de la constatacin fsica de los bienes.
Informe de existencias de inventarios de la entidad.
SEGURIDAD INDUSTRIAL E HIGIENE DEL TRABAJO

-
Informe de evaluacin de riesgos de los sitios de trabajo.
Informe de riesgos profesionales.
Programas de promocin y adiestramiento al personal.
Informe de prevencin y fomento de la salud del personal de la empresa.
Pgina | 94
DIRECCIN FINANCIERA
Es la encargada de administrar los recursos econmicos de la Empresa con transparencia y
efectividad, as como generar planes para el autofinanciamiento y el buen manejo de tales
recursos, proporcionando informacin financiera oportuna, confiable y veraz.
Ilustracin 30. Procesos de habilitantes de apoyo: Direccin Financiera

PRESUPUESTO
-
Formular la proforma presupuestaria en base a una investigacin y estudio de

necesidades insatisfechas de las diferentes dependencias.
Cumplir con las disposiciones de las autoridades superiores.
Recopilar, analizar y procesar estadstica de los ingresos y gastos en los ltimos

aos para la elaboracin de la Proforma Presupuestaria
CONTABILIDAD
-
Organizar, coordinar, controlar y mantener actualizado el sistema de contabilidad

con los auxiliares y registros necesarios que permitan verificar el movimiento
econmico financiero de la Empresa.
Participar en la elaboracin de la proforma presupuestara, proporcionando

informacin contable que fuese necesaria.
TESORERA
-
Ejecutar los pagos autorizados por la Gerencia General.
Recibir y mantener en custodia valores, papeles fiduciarios, acciones, garantas,

plizas, notas de crdito, de propiedad de la Empresa.
Pgina | 95
Remitir diariamente a Contabilidad la documentacin debidamente legalizada de las

recaudaciones.
4.3.
MANEJO DE DOCUMENTOS
Los documentos recibidos de los usuarios externos ingresan a la Unidad de Archivo, se

organizan por el nmero de ingreso, la secuencia continua mes a mes. Los documentos son los
siguientes:
Solicitudes:
-
Solicitud de factibilidad de servicios de Agua Potable y/o Alcantarillado.
Solicitud de Columna de Agua (Derivacin de red)
Solicitud para reubicacin de medidor
Solicitud de lnea de fbrica
Solicitud de cambio de categora tercera edad
Solicitud de cambio de nombre
Solicitud de ampliacin de red
Solicitud de empate de red
Solicito se realice cambio de al alcantarillado
Contratos:
-
Contrato de arrendamiento
Contrato de servicios profesionales
Contrato de trabajo a prueba
Contrato de trabajo jornada fija
Contrato de trabajo por tarea
Contrato eventual de trabajo
Contratos publicitarios
Contratos trabajo a destajo
Contratos trabajo plazo fijo
Convenios
-
Convenios de pasantas
Convenios con instituciones
Oficios
Pgina | 96
Ingresos
Egresos
Actas
Facturas
-
Pago de facturas
Todos los documentos se ingresan en Archivo y se direccionan a la secretaria General de

Gerencia, la cual delega al rea correspondiente: Comercializacin, Administrativas, Financiera,
Ingeniera, segn sea el trmite, puede ser: trmites administrativos, tramites tcnicos, tramites
de Pagos, entre otros. La Direccin o rea, delega al Departamento correspondiente, el Jefe
Departamental revisa la peticin y delega al Responsable de la Tarea para la realizacin de la
solicitud del cliente externo.
4.4.
POLTICAS INTERNAS DE DOCUMENTACIN
En la empresa EMAPA-I, existen polticas que se aplican para la administracin de documentos,

bsicamente son las siguientes:
Los documentos deben ser controlados, archivados y conservados en el rea en donde se
generan o utilizan.
El enrutamiento de los documentos debe ser por nivel de jerarqua, de acuerdo al
organigrama funcional de la empresa.
El responsable de la administracin del Sistema de Gestin Documental debe tener
permisos de crear, modificar, eliminar, usuarios y documentos.
El responsable por el mantenimiento de los documentos debe garantizar que:
o
Los documentos se identifiquen y se conserven legibles.
Se puedan encontrar fcilmente.
Estn disponibles para evaluaciones, si se requiere.
Estn archivados de manera que se prevenga el deterioro y la prdida.
Estn disponibles hasta su disposicin final.
Pgina | 97
4.5.
ESTUDIO Y ANLISIS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTALES
A continuacin se detalla los procesos administrativos de la empresa EMAPA-I, que a su vez se

encuentran subdivididos por reas o tambin llamadas Direcciones, los cuales necesitan de una
adecuada administracin documental. Como podemos observar en la siguiente tabla.
PROCESOS
HABILITANTES
DE APOYO
HABILITANTES
DE ASESORA
DIRECTORIO
Agua Potable
Recursos
Humanos
Direccin
Jurdica
Gestin Ambiental
Acometidas y
Catastros
COMERCIALIZACIN
GERENCIA
GENERAL
Facturacin y
Micro Medicin
Atencin al
Cliente
Cartera y
Cobranzas
Mercadeo y
Responsabilidad
Social
Planificacin
Recursos
Informticos
Comunicacin
Social
Adquisiciones
Servicios
institucionales
y Seguridad
Industrial
Desarrollo
Institucional y
Mejoramiento
Continuo
Contabilidad
GESTIN DE ASESORA
Estudios y
Fiscalizacin
GESTIN FINANCIERA
Alcantarillado
GESTIN ADMINISTRATIVA
AGREGADORES
DE VALOR
NGENIERA
GOBERNANTES
Control de
Gestin
Tesorera
Presupuestos
Tabla 7. Resumen de los procesos administrativos documentales EMAPA-I

4.5.1.
ESTUDIO Y ANLISIS DEL PROCESO AMPLIACIN DE REDES DE AGUA

POTABLE Y ALCANTARILLADO.
De acuerdo a lo indicado en el Captulo I, en el punto especificaciones, se procede con el

estudio y anlisis del proceso: PROCEDIMIENTO PARA AMPLIACIN DE REDES DE
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DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO (EMAPA-I, 2010) ,

PERTENECIENTE AL REA DE INGENIERA
El presente procedimiento describe los pasos que permiten ejecutar ampliaciones de redes de
distribucin de agua potable y recoleccin de aguas servidas.
Este procedimiento debe ser aplicado por todos los funcionarios responsables de realizar
inspecciones, diseos, presupuestos, informes y aprobacin de ampliaciones de redes de agua
potable y recoleccin de aguas servidas; debe ser aplicado tambin, por los funcionarios y
empleados involucrados en la distribucin de documentos.
Procedimiento:
-
Cliente: Adquiere el formulario Solicitud de Ampliacin de Redes de Agua Potable

y/o Alcantarillado en la ventanilla No. 1, lo ingresa en la Unidad de Archivo,
llenndolo con datos bsicos de ubicacin y croquis.
Archivo: Revisa la documentacin, escanea el oficio y por medio del SAD enva a
Secretara General, en dos horas.
Secretaria General: Revisa el SAD y enva a la Direccin de Ingeniera, en dos horas.
Secretaria de Gerencia de Ingeniera: Revisa el SAD y enva a la Direccin de

Ingeniera, en dos horas.
Gerencia de Ingeniera: Revisa el SAD y enva a Asistente de Director de Ingeniera,

en un da.
Asistente de Gerente de Ingeniera: En un plazo mximo de cuatro das realiza las

siguientes actividades:
Realiza una inspeccin en el sitio, conjuntamente con el solicitante.
Revisa si es posible atender el pedido, exige planos aprobados por la oficina de

Planificacin de Ilustre Municipio de Ibarra y el trazado vial en el caso que no
existan obras de arte en la calle.
En caso de tratarse de una urbanizacin privada, orienta al solicitante respecto

al trmite de aprobacin de estudios hidrulicos y sanitarios; de lo contrario,
toma medidas y define el trabajo a realizar.
Elabora presupuestos de obra de agua potable y/o alcantarillado y entrega al

Director de Ingeniera,
Llena el formulario Informe de Ampliacin de red de agua potable, pide

revisin y firma el Jefe de Control de Agua No Contabilizada.
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Si no es posible: Se devuelve la documentacin a la Direccin de Ingeniera con la

debida observacin que no es factible y termina el SAD, el Gerente de Ingeniera enva
la negativa a Secretara General y termina el SAD, Secretara General da respuesta
negativa y termina el SAD, Archivo informa al cliente la negativa con la copia del
informe respectivo y culmina el SAD.
Si es factible brindar el servicio:

o
Asistente de Construcciones entrega documentacin al Director de Ingeniera y

termina el SAD.
Director de Ingeniera analiza los documentos, aprueba y termina el SAD, en un da.
Secretara General elabora oficio de respuesta al interesado, solicita firma del

Gerente General y termina el SAD, en un da.
Gerente General revisa la documentacin y aprueba el trmite.
Archivo entrega respuesta y presupuesto de la obra al solicitante y termina el SAD,

en cuanto el interesado se acerque.
Trmite Previo a la Ejecucin de los Trabajos

-
Cliente: El Cliente o representante de los moradores interesados en disponer del

servicio de agua potable solicitan en Secretara General audiencia para entrevistarse con
el Gerente General, con el fin de acordar la manera ms adecuada de ejecutar los
trabajos de ampliacin de red.
Gerencia General: En reunin con los interesados y, en funcin de la situacin

econmica de la Empresa, nmero y condicin econmica de los futuros clientes,
presupuesto anual, planes operativos anuales, e informes tcnicos, determina el aporte
de EMAPA I y la forma de participacin de la comunidad en la ejecucin de la obra.
Determina los aportes de las partes y dispone a la Direccin de Ingeniera la elaboracin

de los Trminos de Referencia para la elaboracin del convenio respectivo.
Direccin de Ingeniera: Emite los Trminos de Referencia para la elaboracin del

convenio, solicita certificacin presupuestaria y los remite a Presupuesto o rea
Financiera.
Direccin Administrativa Financiera: Emite la correspondiente Certificacin

Presupuestaria y enva a Asesora Jurdica.
Asesora Jurdica: En un plazo mximo de cuatro das realiza las siguientes

actividades:
o
Secretaria de Asesora Jurdica elabora el convenio de acuerdo a los Trminos

de Referencia emitidos por el Director de Ingeniera, solicita firma del cliente o
representante de los interesados, del Asesor Jurdico, del Gerente General y
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entrega copias del documento a la Direccin de Ingeniera, Departamento de

Construcciones, Tesorera, Archivo y Cliente o Representante.
o
Se entregar tambin una copia a Coordinacin de Convenios y Departamento

de Construcciones, que incluya el presupuesto de la obra a realizarse.
Entregar el original y toda la documentacin habilitante al Departamento de

Archivo.
Archivo: Ingresa, mediante scanner, toda la documentacin en la Biblioteca del SAD,

entrega el convenio original con todos los documentos habilitantes al Departamento de
Contabilidad, esto lo har mximo en 2 das.
4.6.
WORKFLOW DOCUMENTAL
4.6.1.
RUTEO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL DE EMAPA-I
En la empresa EMAPA-I se maneja los documentos por nivel de jerarqua, de acuerdo al

Organigrama Estructural de la Empresa.
En la ilustracin se observa bsicamente la estructura de la misma en cuanto al manejo de

documentos.
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Ilustracin 31. Ruteo SAD de EMAPA-I.

El usuario externo ingresa el documento de su peticin por la unidad de Archivo.

-
Archivo:
Genera el documento de recibido con su respectivo nmero de ingreso.
Escanear el documento para adjuntar.
Enva el documento a Gerencia
Gerencia: La secretaria General de Gerencia, enva a las Direcciones, dependiendo del

trmite del documento a realizarse.
Direccin Financiera.
Direccin de Ingeniera.
Direccin Administrativa.
Direccin de Comercializacin.
Direccin: El Director delega a la Jefatura del Departamento a la que corresponda la

tarea.
Jefatura del Departamento: El Jefe Departamental delega al Responsable de la tarea.
Concluir tarea:
Responsable de la tarea, genera un informe y finaliza.
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Jefe Departamental, adjunta y finaliza.
Direccin, adjunta y finaliza.
Gerencia, adjunta y finaliza.
Archivo, entrega el documento y se cierra el proceso
RUTEO SAD REA DE INGENIERA

A continuacin se va a describir el procedimiento que se realiza en la Direccin de Ingeniera
para dar cumplimiento a una tarea encomendada por el usuario:
Ilustracin 32. Ruteo SAD rea de Ingeniera.

Cliente: De acuerdo a la necesidad del cliente se adquiere un formulario en la ventanilla

llenndolo con datos bsicos, ubicacin y croquis. La solicitud y su respectiva
documentacin se ingresan en la Unidad de Archivo.
Archivo: Revisa la documentacin escanea y adjunta toda la documentacin necesaria y

la enva a la Secretaria General.
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Secretaria General: Revisa la solicitud y de acuerdo al pedido enva a la Direccin de

Ingeniera.
Secretaria de Direccin de Ingeniera: Revisa el documento e informa a la Direccin

de Ingeniera.
Direccin de Ingeniera: Revisa la documentacin y enva la Jefatura del

Departamento que corresponda.
Jefatura del Departamento: El Jefe Departamental delega al Responsable de la tarea.
Responsable de la tarea:
Revisa si es posible atender el pedido.
Elabora presupuestos de obra a realizarse.
Realiza un informe y pide revisin y firma el Jefe del Departamento al que

corresponda el pedido.
Si es posible:
El Responsable de la Tarea entrega documentacin al Director de Ingeniera y

finaliza.
Director de Ingeniera analiza los documentos, aprueba y finaliza.
Secretara General elabora oficio de respuesta al interesado, solicita firma del

Gerente General y finaliza.
Gerente General revisa la documentacin y aprueba el trmite.
Archivo entrega respuesta y presupuesto de la obra al solicitante y finaliza el

proceso.
Si no es posible:
Se devuelve la documentacin a la Direccin de Ingeniera con la debida

observacin que no es factible y finaliza.
El Director de Ingeniera enva la negativa a Secretara General y finaliza.
Secretara General da respuesta negativa y finaliza.
Archivo informa al cliente la negativa y finaliza el proceso.
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CAPTULO V
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DOCUMENTAL
El quinto captulo, Herramientas para la Gestin Documental. Su contenido es

bsicamente en el anlisis comparativo de caractersticas sobre herramientas para la
Gestin Documental y la seleccin de la herramienta de gestin documental a
implantar.
5.
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DOCUMENTAL
5.1.
ANLISIS DE HERRAMIENTAS DOCUMENTALES
Las herramientas para la Gestin Documental que se va a analizar son las siguientes:
5.1.1.
Sistema de Administracin Documental QUIPUX:
Sistema de Administracin Documental ALFRESCO:
SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL QUIPUX
Quipux es un sistema de gestin documental gubernamental, que puede ser usado tanto por
empresas pblicas o privadas, implementado para facilitar el manejo de la informacin entre los
diferentes departamentos de la institucin a nivel interno y externo, para reducir tiempos de
entregas de documentos, agilitar los tramites y sobre todo mejorar los servicios.
Historia
Quipux originalmente es un producto desarrollado en Colombia, registrado en el ao 2006 por

sus creadores ante la Direccin Nacional de Registro de Autor con la Licencia GPL.
En el 2008, en Ecuador Orfeo fue instalado en varias entidades con ayuda del gobierno
Colombiano y la comunidad OrfeoGPL.org, en el 2009, y con base en esta experiencia, el
gobierno del Ecuador impulsa la implantacin del sistema en las entidades del sector pblico.
Este proyecto de gestin documental es conocido en Ecuador como QUIPUX. El trmino

QUIP-UX proviene del vocablo quichua QUIPUS (nuestro antiguo sistema de registro de
informacin numrico y mnemotcnico) y el sufijo "UX" proviene de Linux.
El sistema fue modificado a partir del sistema de gestin documental ORFEO el cual utiliza
tecnologas y estndares abiertos. La Subsecretaria de Informtica efectu modificaciones a la
versin original adaptndolas a las necesidades de gestin documental de las entidades de la
Administracin Pblica Central.
Objetivo: Gestionar el almacenamiento y clasificacin de la informacin documental de una

empresa que se enva y recibe en una organizacin.
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Funcionalidades:
-
Creacin, envo, recepcin, almacenamiento y clasificacin de memorandos, oficios,

circulares y anexos.
Bsqueda, recuperacin y presentacin de documentos, incluido el flujo conforme al

orgnico regular.
Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a la institucin.
Organizacin y clasificacin de documentos digitales en carpetas o expedientes

virtuales.
Control de documentos impresos almacenados en archivos fsicos.
Recepcin, captura e ingreso de documentos impresos.
Firma electrnica personal de documentos.
Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.
Reportes estadsticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes,

archivados.
Almacenamiento permanente y transferencia de archivos o expedientes.
Creacin compartida de documentos.
Administracin de reas, carpetas virtuales, numeracin y formatos de documentos.
Generacin de documentos digitales (o para imprimir) en formato PDF
Seguridad y auditora a travs de usuarios, perfiles y archivos de auditora.

(Subsecretara de Informtica del Ecuador, 2012)
Equipo de Quipux
La Subsecretara de Informtica es la encargada de desarrollar modificaciones al SGDQ 9. En el
Acuerdo ministerial 718 se especifica que el sistema QUIPUX, ser utilizado por entidades que
pertenecen a la Administracin Pblica Central, por tal razn segn las reformas al acuerdo
ministerial 718, publicadas en el acuerdo 781, la administracin del SGDQ, estar encargada
por la Subsecretaria de Tecnologas de la Informacin, la misma apoyar en la implantacin,
soporte y capacitacin, a las entidades que son parte de la Administracin Pblica Central.
SGDQ Sistema de Gestin Documental Quipux
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Arquitectura: Quipux es una aplicacin web desarrollada bajo PHP, la cual se ejecuta sobre
Apache, tiene soporte para el motor de base de datos PostgreSQL, y utiliza por parte del cliente
el navegador Firefox.
Ilustracin 33. Arquitectura de Quipux

Fuente: Propia
Como se observa en la Ilustracin, la arquitectura del SGDQ est conformada en base a una
combinacin de Apache y PHP, contiene una base de datos PostgreSQL, un servidor Web
Tomcat, y el lenguaje Html2ps+Ghostscript.
Mdulos de Sistema de Gestin Documental Quipux

En la siguiente Ilustracin se pueden observar los mdulos del sistema de gestin documental
Quipux.
Bandeja Salida
Bandeja de Entrada
Administrador
Bandejas
Mdulos del
SGDQ.
Otros
Ilustracin 34. Mdulos de Quipux

Fuente: Propia
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Administrador.- Este mdulo del sistema permite la administracin de usuarios y

perfiles, reas, numeracin de documentos entre otras funcionalidades.
Bandeja de Entrada.- Este mdulo permite al usuario recibir los documentos externos e
incluirlos en el sistema, para luego ser enviados a las diferentes reas para su respectivo
trmite, entre otras funcionalidades.
Bandeja salida.- Este mdulo permite realizar las tareas generales del sistema como la
generacin, envi de documentos, entre otras funcionalidades.
Bandejas.- Este mdulo permite realizar acciones con la finalidad de tramitar un

documento como son responder, reasignar, archivar entre otras funcionalidades.
Otros.- Este mdulo permite realizar bsquedas de documentos, reportes sobre el estado
de documento entre otras funcionalidades.
Ventajas:
Ahorro de espacio fsico para almacenamiento de documentos.
Disminucin del riesgo de la perdidas por incendios, robos, inundaciones, otros.
Conservacin intacta de los documentos a lo largo del tiempo.
Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geogrfico.
Bsqueda de documentos con criterios de acceso de forma flexible y fcil.
Consulta simultanea de varios lectores.
Reproduccin y envo de documentos obviando el traslado fsico.
Inviolabilidad de la informacin a travs de mecanismos de seguridad digital.
Minimizacin de tiempos de distribucin y consulta.
Ahorro de recursos fsicos y econmicos para gestionar los documentos.
Disminucin de impresin de documentos.
Apoyo a la conservacin del ambiente. (Subsecretara de Tecnologas de la

Informacin, 2012)
Beneficios:
Acceso va Web.
Seguridad a travs de Firma Digital.
Tiempo de Entrega y Recepcin inmediata.
Cero papeles.
Ahorro de espacio Fsico.
Agilita la gestin de documentos.
Ayuda de la comunidad quipux.org.ec, para soporte a administradores de Quipux.
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Versiones de Quipux
La comunidad de Quipux nos proporciona el cdigo fuente, se puede descargar de la pgina
oficial y se encuentran disponibles las siguientes versiones:
Quipux 1.0
Versin Comunitaria Estable. Se encuentra disponible la documentacin y
funcionamiento en manuales de usuario y administrador, si requiere ms informacin,
se encuentra en los Foros de la Comunidad Quipux.
Quipux 2.0
Versin Comunitaria Estable. Se encuentra disponible la documentacin y
funcionamiento en manuales de usuario y administrador, si requiere ms informacin,
se encuentra en los Foros de la Comunidad Quipux.
5.1.2.
SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL ALFRESCO
Alfresco es un sistema de administracin de contenidos libre, basado en estndares abiertos y

de escala empresarial para sistemas operativos tipo Unix y Otros. Est diseado para usuarios
que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable (Wikipedia., 2011).
Historia:
Alfresco fue creada en junio de 2005 por John Newton, cofundador de Documentum y John
Powell, antiguo ejecutivo de Business Objects, quienes trajeron consigo una gran experiencia
respecto a las necesidades de una aplicacin orientada a la gestin de contenido empresarial.
La misin de Alfresco consiste en abrir el mundo de la Gestin Documental a travs del cdigo
abierto con el fin de incrementar las innovaciones gracias a la participacin de la comunidad y
del libre acceso al cdigo fuente.
Objetivo: Facilitar un conjunto de funciones, a un coste econmico reducido, que supere en

caractersticas tcnicas, funcionales y ventajas.
Funcionalidades:
-
Gestin de Contenido Empresarial.
Gestin de Contenido Web.
Gestin Documental.
Gestin de flujos de trabajo.
Colaboracin: frums, wiki.
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Gestin de Informacin.
Gestin de Expedientes.
Gestin de Imgenes.
Gestin de Registros
Gestin del Conocimiento.
Gestin avanzada de bsquedas de documentacin.
Software colaborativo.
Arquitectura: Alfresco presenta una arquitectura distribuida, escalable y tolerante a fallos. La

plataforma de contenidos de Alfresco utiliza una arquitectura flexible de estndares abiertos.
Ilustracin 35. Arquitectura de Alfresco

Fuente: (Fernndez J. C., 2008).
Componentes de la Arquitectura: Los usuarios acceden al sistema mediante un navegador a la

interfaz de usuario de Alfresco o Share.
-
Repositorio Alfresco: El repositorio de Alfresco gestiona todo el contenido y el Core,

as como las diferentes interfaces de acceso como CIFS 10 , FTP 11 , WebServices,
Alfresco Explorer y muchas otras ms.
Aplicaciones Alfresco: Gestin de documentos, gestin de contenido web,

Administracin de Registros.
10
11
CIFS Common Internet File System

FTP File Transfer Protocol
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Alfresco Share: Es la cara web de Alfresco y nos permite acceder al repositorio

mediante Share Point Protocol.
Aplicaciones de terceros: Son las aplicaciones que necesita Alfresco para funcionar
como OpenOffice, ImageMagik y Pdftools.
Base de datos: Ser el motor de base de datos a usar por el software, pueden ser:
MySQL, MS SQL Server, PostgreSQL, Oracle, etc.
Almacn de contenido: Ser el sistema de ficheros, directorio o directorios del sistema

operativo donde Alfresco deposita los ficheros que maneja.
ndices: Se refiere a la informacin que genera el motor de indexacin y bsqueda

mediante Lucene.
Ventajas:
-
Facilidad de uso y administracin.
Productividad del desarrollador y administrador.
La mejor prctica de colaboracin.
Un equipo de gestin de contenido con gran experiencia.
Estndares abiertos, cdigo abierto.
Estructura de soporte muy flexible: certificaciones, frums, portal, etc.
Soporte en diferentes idiomas.
Soporte para instalacin/desinstalacin.
Incluye sistemas de seguridad en la gestin de documentos.
Actualizacin manual.
Subsistemas de Alfresco
Un subsistema es un mdulo que est dentro de Alfresco, se puede configurarlo manualmente.
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Ilustracin 36. Subsistemas o mdulos de Alfresco

Fuente: (Fernndez J. C., 2008).
Mdulo de Gestin de Documental: Permite la estructuracin por espacios y

clasificacin por categoras, gestin de usuarios, grupos y roles.
Mdulo Flujo de trabajo: Permite la gestin de Workflow, o flujo de trabajo en

jBPM 12 , basado en documentos. A partir de Alfresco Community 3.4.e, se integra
Workflow_with_Activiti, adems del motor de jBPM original.
Mdulo de Administracin: Se encarga de la administracin del sistema Alfresco.
Mdulo de Sincronizacin: El subsistema de sincronizacin gestiona la sincronizacin

de Alfresco con todos los registros de usuarios.
Mdulo validacin Certificados: Subsistema que se encarga de la verificacin y

validacin de certificados.
Mdulo de Autenticacin: Subsistema de autenticacin es una pila de coordinacin de

los componentes compatibles responsable de proporcionar autenticacin relacionada
con la funcionalidad de Alfresco
12
JBPM Jboss Business Proccess Manager
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Mdulo de firma: Las firmas digitales se pueden utilizar en el contexto de un flujo de

trabajo de Alfresco. La aplicacin se basa en tecnologas estndar certificado para una
seguridad ptima, y le da valor legal a los documentos.
Mdulo de Gestin de Claves: Abarca la generacin, distribucin, almacenamiento,

tiempo de vida, destruccin y aplicacin de las claves de acuerdo con una poltica de
seguridad.
Mdulo del servidor de archivos: El Subsistema de servidor de archivos permite el

acceso a los almacenes de datos de Alfresco a travs de la SMB / CIFS, FTP y
protocolos NFS.
Mdulo de IMAP: El subsistema IMAP 13 ofrece el servicio IMAP que permite el

acceso al servidor de Alfresco a travs del protocolo IMAP. El protocolo permite que
las aplicaciones de correo electrnico que soporte IMAP (incluidos los de Outlook,
Apple Mail, Thunderbird, etc.) para conectar e interactuar con los repositorios de
Alfresco directamente desde la aplicacin de correo.
Ediciones de Alfresco: Alfresco desarrolla, comercializa y pone a disposicin de los usuarios

dos versiones, o ediciones, del producto Alfresco ECM:
o
Alfresco Community (edicin comunitaria de Alfresco)
Alfresco Enterprise (edicin empresarial de Alfresco)
Alfresco Community
Alfresco Community Edition est diseada para desarrolladores que tienen acceso a la ltima
tecnologa en gestin de contenido empresarial. Esta es una versin libre de cdigo abierto
para descargar. Est apoyada por una comunidad de desarrolladores de cdigo abierto.
Alfresco Community Edition es para:
o
Desarrolladores, Entusiastas altamente tcnicos. Ambientes no crticos. (NEWTON &

POWELL, Alfresco Community. 100% Cdigo Abierto, 2005)
Caractersticas:
13
Vlido para pequeas y medianas organizaciones.
100 % Cdigo abierto de descarga y uso gratuitos.
Compilacin diaria con acceso SVN.
Sin asistencia de Alfresco o de los socios certificados.
IMAP Internet Message Access Protocol
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Sin garanta de calidad, compilacin peridica y apilado de software certificado de

cdigo abierto.
Lanzamientos a menudo.
No hay ayuda para bugs o parches.
Ayuda a travs de la wiki y de los foros.
Plataforma: Desarrollado para funcionar en una infraestructura de cdigo abierto.
Alfresco Enterprise
Alfresco Enterprise se recomienda a empresas, gobiernos y otras organizaciones que precisen
un servicio de ECM preparado, adaptado al mercado y de cdigo abierto, sin pago inmediato
de licencia y con un precio habitualmente inferior a la dcima parte del coste de los productos
tradicionales de gestin de contenido empresarial. (NEWTON & POWELL, Comparar
Alfresco Enterprise y Alfresco Community, 2005).
Caractersticas:
-
Versin de pago.
Soporte.
Mantenimientos y actualizaciones.
Consultas.
Cdigo Abierto, con asistencia comercial y ampliaciones empresariales
Respuestas rpidas y garantizadas de expertos.
Ayuda facilitada por Alfresco y socios certificados.
Acceso a servicios tcnicos FAQs, Guas, Documentacin.
Cursos de formacin impartidos por Alfresco o sus socios.
Material de formacin certificado por Alfresco.
Plataforma: Desarrollado para funcionar en una infraestructura de cdigo abierto.
5.1.3.
ANLISIS DE REQUISITOS DEL SISTEMA QUIPUX
Los requisitos hardware que requiere una implantacin de Quipux son variables y dependen del
nmero de usuarios que van a acceder al sistema, el nmero de usuarios concurrentes que tienen
acceso, y la cantidad de documentos que se manejen en la institucin.
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Requerimientos mnimos de Hardware:

-
Procesador: 3Ghz.
Memoria RAM: 2GB.
Espacio en disco: 2libres.
Acceso a la red Internet: 128kbps mnimo
Scanner A4 (para digitalizacin documentos entrada)
Dispositivo Token USB de firma digital (solo para funcionarios autorizados)
Como por ejemplo si se tiene la siguiente informacin:
CARGA SISTEMA QUIPUX

Usuarios
9000
Instituciones
116
Documentos
350000
Tabla 8. Datos de la Subsecretara de Informtica

Fuente: (Paillacho, 2009).
Los requerimientos de hardware segn los datos mencionados son los siguientes, tomando en
cuenta que todo el sistema puede estar en un solo servidor. Para ste caso los servidores se
detallan a continuacin.
Servidor
Procesador
Memoria
Servidor
Procesador
Memoria
Servidor
Procesador
Memoria
Servidor
Procesador
Memoria
Para Sitio
3, de 2 GHZ
4096 MB
Base de Datos
3, de 2 GHZ
4096 MB
Conversin de documentos a PDF
1, de 2 GHZ
1024 MB
Firma (Webservice y Tomcat)
1, de 2 GHZ
1500 MB
Tabla 9. Requerimientos de hardware - Subsecretara de Informtica

Fuente: (Paillacho, 2009).
Los requisitos de software que requiere una implantacin de Quipux antes de instalar Quipux
son los siguientes:
Requisitos mnimos de Software:

-
Apache.
Postgres.
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PHP.
Navegador Mozilla Firefox versin 3 o superior.
Java
Apache-tomcat
Instalacin del programa manejador (driver) del token USB para el sistema operativo
5.1.4.
ANLISIS DE REQUISITOS DEL SISTEMA ALFRESCO
Requisitos de software Alfresco

-
Linux
Base de datos MySQL
Apache Tomcat
Firefox
Java
PDFBox PDF Conversion
OpenOffice
jBPM
Requisitos de Hardware
Los requisitos hardware que requiere una implantacin de un repositorio de Alfresco y del
cliente web de Alfresco son variables y dependen del nmero de usuarios simultneos que van a
acceder al sistema.
Nmero de usuarios
Memoria recomendada / n CPU por servidor
50 usuarios concurrentes o
1 GB de RAM reservados para el proceso de la
500 usuarios casuales
mquina virtual Java (JVM)

2 CPU por servidor (o 1 Dual-core)


Tabla 10. Requerimientos de hardware de Alfresco

Fuente: (Wikipedia., 2011).
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Para poder utilizar Alfresco es necesario un mnimo:

-
Procesador: Pentium 500 MHz, se recomienda 2.4 GHz Pentium
Memoria: 128 MB de RAM, se recomienda, 512 MB RAM
Espacio libre en disco: 500 MB, se recomienda, 1Gb
Internet de banda ancha
5.1.5.
INSTALACIN DE QUIPUX
Quipux funciona en distribuciones como Debian, Centos, Ubuntu, es decir en cualquier GNU
Linux, se integra con Apache y la base de datos Postgres, su desarrollo est en PHP; la
distribucin recomendada de Linux es Centos. El sistema Quipux no funciona con servidores
Windows.
La instalacin del sistema Quipux fue tomada de la gua desarrollada por la Subsecretaria de
Informtica. (Subsecretara de Informtica, 2009)
A. INSTALACIN DEL SEVIDOR WEB APACHE

1.
Instalacin de Apache
yum install httpd
- Iniciar el servicio
/etc/init.d/httpd start
2.
Instalacin de Php
yum install php-pear
yum install php
yum install php-gd
yum install php-pgsql
yum install php-soap
3.
Instalacin de subversin o svn, es un software de versin de control que

permite a los usuarios descargar la versin ms reciente de un programa.
yum install subversin
4.
Instalacin de sendmail
yum install sendmail
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5.
Editar el archivo php.ini, modificar los siguientes valores de las variables de

configuracin.
cd /etc
vim php.ini
- short_open_tag=On
- memory_limit=32
- display_errors=On
- register_globals=On
- register_long_arrays=On
Reiniciar el Apache
/etc/init.d/httpd restart
6.
Crear la carpeta llamada quipux

mkdir /var/www/quipux
7.
Descargar la ltima versin de Quipux

svn checkout http://svn.quipux.org.ec/quipux /var/www/quipux
8.
Crear el archivo de configuracin del Sistema Quipux

-
Copiar el archivo config2.php a config.php
cp config2.php config.php
-
Editar el archivo config.php
cd /var/www/html/quipux
vim config.php
-
Completar la siguiente informacin en base a sus parmetros:

Email del Super Administrador del Sistema QUIPUX
$amd_email = "administrador@dominio.com";
Email de la cuenta de soporte

$cuenta_mail_soporte = "soporte@dominio.com";
Email de la cuenta desde la que se enviarn los recordatorios a los usuarios
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$cuenta_mail_envio = "recordatorio@dominio.com";
Nombre del servidor;

$nombre_servidor="http://nombre_servidor_quipux";
9.
Crear el repositorio de archivos:

-
mkdir /var/www/quipux/bodega
mkdir /var/www/quipux/bodega/logos
mkdir /var/www/quipux/bodega/plantillas
mkdir /var/www/quipux/bodega/tmp
mkdir /var/www/quipux/bodega/2012
10. Configurar un HostVirtual en el apache para esto ingresar al siguiente

directorio
vim /etc/httpd/conf/httpd.conf
-
Agregar las siguientes lneas

NameVirtualHost *:80
<VirtualHost *:80>
ServerAdmin IP_SERVIDOR
DocumentRoot /var/www/quipux
ServerName IP_SERVIDOR
ErrorLoglogs/ IP_SERVIDOR-error_log
CustomLoglogs/ IP_SERVIDOR-access_logcommon
</VirtualHost>
11. Cambiar los permisos y el propietario de las carpetas y archivos.

chown R apache:apache /var/www/quipux
cd /var/www/quipux
find . -type d -exec chmod 755 {} \;
find . -type f -exec chmod 644 {} \;
B.
INSTALAR LA BASE DE DATOS POSTGRESQL
1.
Instalacin de la base de datos

yumy install postgre sqlserver postgresqllibspostgresqlcontrib pgadmin3
Pgina | 120
Reiniciar el servidor de base de datos PostgreSQL

/etc/init.d/postgresql restart
2.
Modificar los archivos de configuracin de Postgres:

-
Ingresar al directorio, editar el archivo postgresql.conf
cd /var/lib/pgsql/data
vim postgresql.conf
-
Cambiar la lnea:
listen_addresses='*'
Configurar y editar el archivo pg_hba.conf
vim pg_hba.conf
-
Poner el nmero IP de la mquina

IPv4 local connections:
host all all 127.0.0.1/32 md5
host all all 192.168.0.22/32 md5

3.
Cambiar la contrasea del usuario postgres de la base de datos y salir de psql.

su postgres
psql
alter user postgres with password 'postgres';
\q
exit
4.
Acceder a la herramienta grfica de pgAdmin y crear una nueva conexin al

servidor de base de datos:
-
Nombre: quipux
Servidor: Ip del servidor
Puerto: 5432
BD de Mantenimiento: postgres
Nombre de Usuario: postgres
Pgina | 121
Ilustracin 37. Creacin de nueva conexin al servidor de base de datos

Fuente: Propia
5.
6.
Crear la base de datos llamada QUIPUX

-
Nombre: quipux
Propietario: postgres
Codificado: UTF8
Tablespace: pg_default
Crear las tablas y los inserts, para que funcione el SGDQ.

Para esto ir a restaurar desde el backup, e ingresar los siguientes datos:
7.
Nombre del archivo: buscar la ruta
Marcar la opcin:
Sin propietario
Verificar que no existan errores en el proceso.
Configurar la conexin del sistema QUIPUX con la base de datos

-
# vim config.php
-
Cambiar las siguientes variables:

$usuario = "Usuario de la base de datos";
Pgina | 122
$contrasea = "Contrasea de la base de datos";

$servidor = Servidor de BDD:puerto;
$db = "nombre de la BDD";
C. INSTALACIN DEL SERVIDOR DE PDFS

1. Instalacin de ghostscript
2.
yum install ghostscript
Instalacin de html2ps
3.
yum install html2ps
Crear una carpeta llamada html_a_pdf
4.
mkdir html_a_pdf
Descargar la ltima versin del mdulo para generacin de PDFs
svn checkout http://svn.quipux.org.ec/html_a_pdf

/var/www/quipux/html_a_pdf
5.
Crear los archivos de configuracin config.php
6.
Crear html_a_pdf.wsdl
7.
cp html_a_pdf2.wsdl html_a_pdf.wsdl
Editar el archivo config.php en base a los datos del servidor:
vim config.php
-
Ingresar la IP del servidor

$nombre_servidor= 'http://IP_SERVIDOR/quipux/html_a_pdf'
8.
Editar el archivo html_a_pdf.wsdl
vim html_a_pdf.wsdl
-
Cambiar la variable soap al final del archivo
Pgina | 123
<soap:address
location="http://IP_SERVIDOR/quipux/html_a_pdf/html_a_pdf.php"/>
9.
Indicar al servidor QUIPUX la direccin del servidor de PDFs.

vim config.php
Cambiar la variable:
$servidor_pdf = 'http://IP_SERVIDOR/html_a_pdf';
5.1.6.
INSTALACIN DE ALFRESCO
Alfresco es un programa fcil de usar e instalar, el programa Alfresco no consume muchos

recursos del sistema y no ocupa mucho espacio en el disco duro.
A. INSTALAR EL SERVIDOR POSTGRESQL 8.4

1.
Agregar el repositorio para postgresql
2.
Instalar la base de datos postgresql y la herramienta grfica pgadmin
3.
yum install postgresql postgresql-server postgresql-contrib pgadmin3
4.
rpm -Uvh http://yum.pgrpms.org/reporpms/8.4/pgdg-centos-8.4-2.noarch.rpm
Modificar los archivos de configuracin de Postgres e ingresar al directorio
Editar el archivo postgresql.conf
vim postgresql.conf
Cambiar la lnea:
listen_addresses='*'
Editar el archivo pg_hba.conf
vim pg_hba.conf
Pgina | 124
Ingresar el nmero de la sub red de la mquina

IPv4 local connections:
host all all 192.168.3.0/24 md5
5.
6.
Cambiar la contrasea del usuario postgres de la base de datos y salir del psql.
su postgres
psql
exit
B. INSTALAR OPENOFFICE-3.2.1:
1. Lo siguiente es instalar OpenOffice y sus componentes:
-
Ingresar en el terminal el siguiente comando:
yum install openoffice.org-base openoffice.org-core openoffice.org-writer

openoffice.org-draw
openoffice.org-calc
openoffice.org-graphicfilter
openoffice.org-headless
2. Instalar ImageMagick-6.5:
-
Herramienta para crear, convertir, editar, y visualizar las imgenes. Para la

instalacin de esta utilidad ingresar en la terminal el siguiente comando:
yum install ImageMagick
3. Instale SWFTools-0.9.1:
-
Herramienta para crear y manipular ficheros SWF. SWF (formato utilizado

por el software de animacin Adobe Flash). Instalar las siguientes libreras:
yum install gcc* automakezlib-devellibjpeg-develgiflib-develfreetype-devel
Descargar el instalador ingresando el siguiente comando en la terminal.
wget http://www.swftools.org/swftools-0.9.1.tar.gz
Descomprimir el archivo
Pgina | 125
tar -zxvf swftools-0.9.1.tar.gz
Ingresar a la carpeta
cd swftools-0.9.1
Comprueba el sistema.
./configure
Construye el programa
make
Instalar el programa
make install
4. Instalar Java de Sun jdk-6u31:

-
Alfresco no funciona con el paquete opejdk que se instala como una

dependencia de openoffice.org.
Ir a http://java.sun.com, y descargar el paquete: jdk-6u31-linux-x64-rpm.bin
Ejecutar el paquete descargado
sh jdk-6u31-linux-x64-rpm.bin
Verificar la versin de java instalada
java-version
Cambiar el inicio de OpenJDK a JDK
alternatives --config java
En la pantalla escribir el nmero de la seleccin y entrar
C. INSTALAR ALFRESCO:
La instalacin se realizara en el sistema operativo: CentosRelease 6.2 x86_64.
1. Ingresar
la
pgina
de
Alfresco
para
descargar
el
instalador:
http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_Community_3.4.e_Download
En la cual, se listan varios instaladores, descargar el instalador para linux:
Pgina | 126
Ilustracin 38. Instaladores de Alfresco Community 3.4e

Fuente: Propia
2. Copiar el instalador en la siguiente ruta
cp alfresco-community-3.4.e-installer-linux-x64.bin.part /opt/
3. Dirigirse a la carpeta y asignar permisos
cd /opt
chmod 777 alfresco-community-3.4.e-installer-linux-x64.bin
4. Ejecutar el instalador de Alfresco
./alfresco-community-3.4.e-installer-linux-x64.bin
Se muestra un asistente para la instalacin de Alfresco y escoger el lenguaje

Espaol y clic en Aceptar.
Nos muestra una pantalla de Bienvenido a la instalacin de Alfresco

Community. Clic en el botn Al frente.
Elegir el tipo de instalacin. Clic en Fcil: instalara los servidores con la

configuracin por defecto
Clic en Al frente.
Seleccionar la carpeta de instalacin. Para seguir con la instalacin clic en Al

frente.
Configurar los parmetros del servidor de base de datos. Ingresar el puerto del
servidor de base de datos. Clic en Al frente.
Ingresar la contrasea para utilizar la cuenta de administrador de Alfresco.

Clic en Al frente.
Instalar Alfresco como servicio, seleccionando la opcin si
Pgina | 127
Clic en Al frente para continuar con la instalacin. Definido los parmetros de

instalacin. Hacer clic en el botn Al frente para iniciar con la instalacin.
Y se muestra el proceso de instalacin de Alfresco Community. Se puede

observar la instalacin de mdulos necesarios para el funcionamiento de
Alfresco Community 3.4 e.
Ilustracin 39. Proceso de instalacin de Alfresco

Fuente: Propia
La siguiente pantalla indica que ha terminado la instalacin de Alfresco.

Hacer clic en Terminar.
Ilustracin 40. Terminar la instalacin de Alfresco

Fuente: Propia
En la pantalla de aviso que se estn iniciando los servidores, para el primer

uso del sistema.
5. En el terminal se puede observar:

o
Inicio de la base de datos postgresql

Pgina | 128
Inicio del servidor web tomcat
Inicio java
Ilustracin 41. Terminal inicio de servidores

Fuente: Propia
6. Para el ingreso al sistema teclear el navegador la siguiente direccin:

http://192.168.2.28:8080/alfresco/, ingresar lo siguiente: Nombre de usuario:
admin y la contrasea: la contrasea que se cre en la instalacin
Ilustracin 42. Iniciar sesin de Alfresco

Fuente: Propia
7. Clic en Iniciar sesin para ingresar a administrar el sistema. Finalmente ingresar

a la cuenta de administrador del sistema.
Pgina | 129
Ilustracin 43. Sesin administrador de Alfresco

Fuente: Propia
5.1.7.
FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIN DE QUIPUX
1. Tipos de Usuarios del sistema.

Los usuarios del sistema son creados por el administrador.
-
Funcionario pblico: Usuario que pertenece a la institucin.
Ciudadano: Usuario que no pertenece a la institucin.
2. Tipos de Perfiles del Sistema.

-
Usuario Administrador: Este perfil tiene acceso a todos los mdulos y

funcionalidades del sistema. Me permite la administracin de usuarios, perfiles, reas,
numeracin de documentos, carpetas virtuales, archivo fsico.
Usuario Normal: Este perfil permite crear nuevos documentos, bsquedas, reportes
entre otras a las que se tenga permiso.
Usuario del Archivo: Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos
e ingresarlos en el sistema.
3. Ingreso al Sistema de Gestin Documental Quipux(SGDQ)

Ingresar en el navegador la siguiente direccin: http://gestiondocumental.emapai.gob.ec
Nos presentara una la siguiente Ilustracin, en la que ingresar la cedula y contrasea.
Pgina | 130
Ilustracin 44. Ingreso al SGDQ

Fuente: Propia
A. ESTRUCTURA DEL SISTEMA

1. Opciones Generales: Se encuentran ubicadas en la parte superior de la apantalla:
Ilustracin 45. Opciones generales del sistema

Fuente: Propia
Estn los datos generales del sistema, datos del usuario y la funcionalidad de:
Firma Digital: Puede firmar, verificar y revisar documentos digitales generados por el
sistema o los que reciben como anexos.
Ayuda: La funcionalidad brinda soporte a usuarios del sistema: permite ingresar al

manual de usuario del SGDQ y dar solucin a problemas o incidentes del sistema, por
favor comunicarse al siguiente correo electrnico: soporte@emapai.com.ec.
Salir: Sale del SGDQ.
2. Men principal de Quipux: Son opciones que le permitirn al usuario acceder a las
funcionalidades del sistema, segn los permisos otorgados por el administrador.
Pgina | 131
Ilustracin 46. Men principal del SGDQ

Fuente: Propia
El men principal del sistema est compuesto por mdulos y funcionalidades como se puede
observar en la Ilustracin.
Bandeja de Salida.- Permite crear nuevos documentos en el sistema.
Bandejas: Permite realizar diferentes acciones con la finalidad de dar trmite a un
documento como responder, reasignar, archivar, entre otras funcionalidades.
Registro de Documentos Externos: Permite registrar documentacin externa en el
sistema para luego ser enviado a otras reas operativas para su respectivo trmite.
Administracin: Permite administrar el sistema ya que tiene acceso la administracin
de reas, usuarios, entre otras funcionalidades.
Otros: Permite realizar bsqueda avanzada de documentos, visualizar reportes del
estado de documentos, entre otras funcionalidades.
3. rea de trabajo, donde se van a desplegar las funcionalidades que el usuario haya
seleccionado en el men vertical.
Pgina | 132
.
Ilustracin 47. rea de trabajo
Fuente: Propia
El rea de trabajo est compuesta por:
Bsqueda: Permite realizar bsqueda de documentos en la bandeja que se encuentra

seleccionada.
Acciones: Se presentan todas las acciones que se pueden realizar sobre uno o varios
documentos.
Lista de documentos: Se presenta el listado de los documentos de la bandeja que se

encuentra seleccionada.
B. USUARIO ADMINISTRADOR
Administracin: Solo el usuario administrador podr acceder a este mdulo de Administracin.
Est conformado de los siguientes mdulos.
Mdulo de Administracin. Funcionalidades para administrar el sistema.

Cambio de contrasea: Esta funcionalidad, permite cambiar la contrasea de usuario.
La contrasea deber contener mnimo 6 caracteres entre nmeros y letras, y dar clic en
aceptar para guardar los cambios.
Lista de envo: Esta funcionalidad permite crear, editar y consultar listas de envi de
usuarios internos, externos. Permite al usuario crear varias listas de envo, cada una de
ellas con varios funcionarios de la Institucin. Tambin me permite editar una lista ya
creada.
Ciudadanos:
La
administracin
de
ciudadanos
me
permite
las
siguientes
funcionalidades crear, editar y consultar usuarios externos.

Usuarios internos: Esta funcionalidad me permite la administracin de usuarios y
permisos.
reas: Esta funcionalidad me permite crear, editar y listar reas de la institucin.
Instituciones: Funcionalidad permite crear, editar y listar instituciones.
Pgina | 133
Numeracin de documentos: Permite la realizar el formato de numeracin de

documentos se lo define por cada rea y cada clase de documento.
LISTA DE ENVO
Para crear la lista de envi se debe:
Paso Uno:
Seleccionar la opcin: Crear Nueva Lista, en caso de editar la lista seleccionar el
nombre de la lista a editar.
Nombre: Nombre de la lista.
Descripcin: Descripcin general de la lista.
Tipo de lista: Escoger entre:
o
Personal: Slo el usuario que crea la lista puede utilizar y editar
Pblica: Todos los usuarios de la institucin pueden utilizarla
Orden de lista: El orden en el que se mostrarn los usuarios

o
Orden que seleccion a los usuarios.
Orden alfabtico
Paso Dos:
Buscar usuarios: Para incluirlos en la nueva lista
o
Seleccionar el tipo de usuario ingresando el nombre o el nmero de cedula, Clic

en el botn buscar.
Una vez que se despliega la lista de usuarios, se elige haciendo clic en

Seleccionar para agregarlos a la lista.
Al finalizar la seleccin clic en Aceptar para guardar los cambios.
CUIDADANOS
Crear un Ciudadano: Esta opcin me permite crear un usuario externo ingresando sus datos
personales del ciudadano como:
Cedula/Ruc: Se debe ingresar el nmero de cdula o el nmero de RUC de la empresa
o institucin.
Otro Documento: Nmero de pasaporte en caso de que la persona sea extranjera.
Nombre y Apellido: Nombres y apellidos completos.
Ttulo: Ttulo acadmico, anteponiendo siempre la palabra Seor, Seora o Seorita.
Ejemplo: Seor Ingeniero. Si no tiene ttulo slo se debe poner Seor, Seora, etc.
Abreviatura de ttulo: Abreviatura perteneciente al ttulo. Por ejemplo: Ing. Si no tiene
ttulo la abreviatura es: Sr. / Sra.
Pgina | 134
Institucin: No se debe ingresar siglas, debe digitar el nombre de la institucin

completa.
Puesto: Funcin que realiza en la empresa.
Direccin: Direccin del ciudadano.
Telfono: Nmero telefnico y si hay varios telfonos separarlos con /.
Email: Direccin del correo.
Contrasea: Al seleccionar esta opcin y grabar los cambios, se enviar un correo
electrnico al ciudadano para que pueda establecer su contrasea, e ingresar al SGDQ
para consultar el estado del trmite.
Editar un Ciudadano: Esta funcionalidad permite modificar los datos de un ciudadano ya

registrado anteriormente. Para esto buscar el ciudadano ingresando el nombre o el nmero de
cedula y clic en Buscar. En la parte inferior se listan todos los ciudadanos, una vez que se lo
encuentra se selecciona dando clic sobre el nombre de la persona la misma nos presentara la
pantalla para modificar los datos del ciudadano.
Consultar un ciudadano: Permite consultar la informacin del ciudadano.

Para la consulta hacer clic en Consultar ciudadano. Ingresar el nmero de cedula o el nombre.
Clic en Buscar y lista los ciudadanos. Clic sobre el nombre de la persona. Se desplegar la
ventana con los datos del usuario. Como es consulta de ciudadanos no se podr modificar
ninguna informacin.
Confirmar datos ingresados por ciudadanos: El ciudadano en su cuenta de quipux puede

modificar sus datos personales. Estos sern verificados por el administrador del sistema antes de
ser modificados definitivamente.
Ilustracin 48. Confirmar datos ingresados por ciudadanos.

Fuente: Propia
Como se observa existen datos por actualizar, dar clic en Editar, y en la misma pantalla se
visualizan los nuevos datos y los datos anteriores.
Pgina | 135
Ilustracin 49. Nuevos datos/datos anteriores de ciudadano

Fuente: Propia
Existen tres opciones:

a) Rechazar cambios: El administrador no acepta los cambios.
b) Crear Ciudadano: El administrado acepta los cambios.
c) Cancelar: No realiza ninguna accin regresa a la ventana anterior.
Combinar dos ciudadanos: Esta funcionalidad me permite crear dos ciudadanos, para ingresar
a esta funcionalidad dar clic en combinar dos ciudadanos. En Buscar persona, ingresar el
nombre o el nmero de cedula, y clic en buscar.
USUARIOS INTERNOS
Crear un Usuario: Permite crear los usuarios pertenecientes a la empresa.
Hacer clic en Crear Usuario y en la pantalla que aparece llenar los siguientes datos, los campos
con asterisco (*) son obligatorios:
Cedula: Cedula del usuario
Nombres: Nombres del usuario
Apellidos: Apellidos del usuario
rea: rea a la que pertenece el usuario
Ciudad: Escoger la ciudad
Abreviatura y Ttulo: Abreviacin del ttulo/rango
Perfil: Perfil hay que seleccionar:
Normal: Para todos los servidores pblicos
Jefe: Este perfil solo puede tener un usuario por rea
Asistente: Este perfil se asigna al usuario que sea asistente del jefe.
Pgina | 136
Cargo: Seleccionar el cargo. Ejemplo Servidor publico1

Puesto: Puesto o funcin que desempea en la empresa
Puesto cabecera: El sistema llena este campo automticamente, marcar responsable de
rea si el usuario es el responsable.
Direccin: Direccin del usuario.
Telfono: Telfono del usuario
Correo electrnico: Puede ser el institucional del usuario
Inciales sumilla: El sistema llena este campo automticamente
Observacin: Si existe alguna observacin
Permisos de Usuario: Son los permisos que el administrador deber otorgar a cada uno de los
usuarios, dependiendo del perfil y de las funciones que realiza en su trabajo.
Generales:
a. Cambio de contrasea: Permite cambiar la contrasea del usuario.
b. Usuario Activo: Activa o desactiva el usuario.
c. Activar Acciones sobre Documentos: Visualiza el combo de acciones al momento de
reasignar un documento.
d. Enviar notificaciones al correo: Habilita o deshabilita la opcin de notificar al usuario,
por medio del correo electrnico, que ha recibido un documento en el sistema.
e. Creacin de documentos de salida: Para la creacin de documento.
Asistentes o Secretarias:
a. Manejar Archivo: Permite a los usuarios, buscar y ubicar documentos en el archivo
fsico de la institucin.
b. Consultar documentos: Permite al usuario consultar documentos que pertenecen a
otros usuarios de la misma rea o de reas con menor jerarqua.
c. Impresin de Documentos: Opcin para imprimir los documentos que debern ser
enviados manualmente.
d. Redireccionar a edicin al ingresar a un documento: Cuando el usuario ingresa a un
documento, le presentar directamente la pantalla de edicin.
e. Mostrar documento automticamente en la informacin general: Muestra el
documento en la parte inferior de la pantalla.
f.
Usuario Pblico: Permite al usuario ser visto desde otras reas de una misma
institucin.
Jefes:
Pgina | 137
a. Recibir documentos externos dirigidos: Permite al usuario recibir documentos externos

dirigidos a otro usuario.
b. Reportes: Permite visualizar reportes estadsticos de documentos.
c. Firma digital: Opcin para firmar digitalmente los documentos.
d. Omitir estructura orgnica funcional: Permite reasignar documentos hasta segundo
nivel jerrquico, saltndose la estructura orgnica funcional de la institucin, este
permiso se le otorgara a un usuario.
Bandeja de Entrada:
a. Bandeja de Entrada: Visualiza todos los documentos de la institucin, sin verificar en
qu nivel se encuentre.
b. Digitalizar Documentos: Muestra en el men la opcin para asociar documento digital,
a los documentos registrados en la bandeja de entrada.
c. Creacin de Ciudadanos: Permite ingresar nuevos ciudadanos.
d. Creacin de documentos de entrada: Permite al usuario registrar documentos de
entrada.
Administrador:
a. Administrar Archivo: Opcin para administracin de archivos fsicos.
b. Administracin del Sistema: Opcin de administrar el sistema.
c. Administracin de carpetas virtuales: Opcin de administracin de Carpetas Virtuales.
Editar un Usuario: Esta funcionalidad permite modificar los datos de un funcionario pblico.
Para editar hacer clic en Editar Usuario luego en buscar usuario del sistema, ingresar en el
campo Nombre/C.I: el nombre o el nmero de cedula del usuario. Si desea una bsqueda ms
especfica ingresar los siguientes campos:
a. rea: Escoger el rea en la que se encuentra el usuario.
b. Permiso: Seleccionar el permiso.
c. Estado: Seleccionar si el usuario se encuentra: Activo, Inactivo, Todos.
Finalmente clic en Buscar y presenta el o los usuarios buscados. Se selecciona el usuario

haciendo clic en el nombre y modificar los datos de usuario, permisos y clic en grabar para
guardar los cambios.
Pgina | 138
Consultar un Usuario: Permite consultar la informacin del usuario.

Para la consulta hacer clic en Consultar Usuario y en el campo Buscar usuarios del sistema:
Ingresar el nombre o la cedula, si desea una bsqueda ms especfica ingresar los dems campos
indicados en la Ilustracin que son:
a. rea: Seleccionar el rea que se encuentra el usuario
b. Permiso: Seleccionar el permiso, si desea verificar que el usuario cuenta con el permiso
indicado.
c. Estado: Seleccionar el estado del usuario
Finalmente clic en el botn buscar y seleccionar el usuario a consultar.
Usuario sin rea: Permite asignar a uno o varios usuarios al rea que pertenece. Para esto hacer
clic en Usuarios sin rea. Luego dar clic en el usuario deseado y el rea y finalmente clic en
Asignar rea. Si se requiere quitar a un usuario de un rea, en el Listado de usuarios dar clic en
el botn Quitar rea.
Reporte Usuarios: Esta funcionalidad sirve para visualizar los usuarios de cada rea. Buscar
usuarios por: rea o Estado. Para esto hacer clic en Buscar y nos muestra en la misma pantalla
los usuarios del rea seleccionada.
Respaldos de documentos de usuarios: Esta funcionalidad me permite sacar respaldos de

documentos de los usuarios. Para ingresar dar clic en Respaldos de documentos de usuarios, y
nos presentara la siguiente Ilustracin.
Ilustracin 50. Respaldos de documentos de usuarios

Fuente: Propia
1. Solicitar respaldos de documentos de usuarios

Ingresar el nombre o el nmero de cedula, seleccionar la institucin, luego dar clic en Buscar y
clic en el nombre del usuario. Aparece el mensaje Desea solicitar los respaldos de los
documentos del usuario. Clic en Aceptar y presentara el siguiente mensaje Se ha solicitado un
respaldo de la documentacin del usuario "Dora Pozo".
Pgina | 139
Ilustracin 51. Solicitar respaldos de documentos de usuarios

Fuente: Propia
2. Verificar estado de los respaldos

Me permite visualizar el estado de los respaldos. Si el respaldo ya est listo se encuentra
en un estado finalizado, dar clic en Descargar, caso contrario se encuentra en estado de
pendiente.
3. Ejecutar proceso para respaldar documentos

El sistema verifica las solicitudes de respaldos de los usuarios, al hacer clic en ejecutar
proceso automticamente se realiza un respaldo de los documento de los usuarios.
REAS
Crear un rea: Permite crear reas, se debe crear segn la estructura orgnica de la institucin.
Para crear un rea hacer clic en la opcin Crear rea y nos presenta la siguiente Ilustracin:
Ilustracin 52. Crear rea

Fuente: Propia
Ingresar los siguientes datos:

Nombre: Nombre del rea.
Sigla: Sigla que identifique al rea.
Ciudad: Ciudad en que se encuentre el rea.
Pgina | 140
rea Padre: Seleccionar el rea con mayor jerarqua, a la que pertenece el rea, segn
la estructura orgnico de la institucin.
Ubicacin del Archivo Fsico: Seleccionar el rea para que almacene el archivo fsico.
rea de la que se copiara la plantilla del documento: Seleccionar el rea padre en
caso que desee utilizar la misma plantilla en todas las reas, caso contrario Seleccionar
rea Actual.
Cargar Plantilla: Permite cargar una plantilla con el diseo de la plantilla que va a
utilizar. Luego clic en aceptar para guardar los cambios.
Editar un rea: Esta funcionalidad me permite modificar los datos de un rea ya creada. Para
ingresar a esta funcionalidad dar clic en Editar rea, y nos presenta la siguiente Ilustracin.
Ilustracin 53. Editar rea

Fuente: Propia
Como indica la Ilustracin, aparecen los datos del rea seleccionada, para editarlos como
nombre, sigla, ciudad entre otros.
Datos del Jefe de rea: Se observan los datos del Jefe de rea, los mismos no se pueden editar
desde esta funcionalidad.
Bandeja Compartida: Esta funcionalidad me sirve para compartir la bandeja de recibidos del
jefe, con una o ms personas de su rea.
Seleccionar el usuario y clic en aceptar.
Pgina | 141
Clic en aceptar para guardar los cambios.
Lista de reas: Lista las reas y permite consultar los datos del rea seleccionada. El listado de
reas se puede exportar a un archivo PDF. Para ingresar a esta funcionalidad clic en Lista de
rea, la misma presenta la siguiente Ilustracin.
Ilustracin 54. Lista de reas

Fuente: Propia
INSTITUCIONES
Crear Institucin: Permite crear una nueva institucin. A continuacin se indica que
informacin debe llenar:
Ilustracin 55. Administrador de instituciones

Fuente: Propia
Seleccione institucin: Nueva Institucin.

Nombre: Ingresar el nombre completo de la institucin
Ruc: Ingresar el Ruc de la institucin
Sigla: Sigla con la que se identifica la institucin
Pgina | 142
Telfono: Telfono de la institucin, este campo sale impreso en el comprobante que se

entrega a la persona que deja un documento externo.
Frase de despedida para oficios: Es la frase distintiva de la institucin.
Logo: Clic en examinar para subir el logo de la empresa, el cual se mostrar en el
comprobante que se entrega a la persona que deja un documento externo.
Fusionar dos instituciones: Cuando se desea mover reas, usuarios y documentos a
otra institucin, y permite desactivar la institucin origen.
Editar Institucin: Permite editar una institucin ya creada. Seleccionar la institucin que
desea modificar los datos, en la que nos mostrara la siguiente Ilustracin.
Ilustracin 56. Editar institucin

Fuente: Propia
Luego se puede modificar: nombre, ruc, sigla, telfono, frase de despedida para oficios, logo.
Finalmente clic en aceptar para guardar los datos.
Listado de Instituciones: Lista las instituciones y reas creadas permitiendo exportar a archivo
PDF.
NUMERACIN DE DOCUMENTOS
Para la numeracin de documentos:
Seleccione rea: Escoger el rea para la numeracin de documentos.
Clase de Documento: Las clases de documentos son: oficio, externo, memorando,
circular, acuerdo.
Copiar Formato del rea: Copia el formato de un rea a otra rea.
Pgina | 143
Formato: Establece el orden en que se imprimir el nmero del documento, los campos
que conforman la numeracin de documentos son: Institucin, rea, ao, secuencial y
abreviatura de documento.
Ilustracin 57. Numeracin de documentos

Fuente: Propia
Siguiendo con la numeracin de documentos en la misma Ilustracin.
Ilustracin 58. Numeracin de documentos

Fuente: Propia
Abreviacin del documento: Letras con la que se identificara el documento.

Separador: Es el carcter que va a separar cada campo del formato.
Nmero de dgitos ao: El nmero de dgitos del ao.
Nmero de dgitos secuencial: Nmero de digito del secuencial del documento
Secuencial Actual: Nmero a partir del cual se van a seguir generando los documentos.
Pgina | 144
MDULO DE ADMINISTRACIN DE CARPETAS VIRTUALES

Las carpetas virtuales nos sirven para almacenar los documentos del sistema, es decir nos sirve
para clasificar y organizar los documentos. Esta funcionalidad me permite organizar los
documentos de cada rea en carpetas virtuales, segn los requerimientos de cada rea.
Ilustracin 59. Administracin de carpetas virtuales

Fuente: Propia
1) Organizacin de los niveles de Carpetas Virtuales: Esta funcionalidad me permite

crear los niveles que van a tener las carpetas virtuales por rea.
Ilustracin 60. Organizacin de carpetas virtuales
Para crear los niveles: Seleccionar el rea. Ingresar el nombre de cada nivel y su descripcin.
Clic en aceptar para guardar los cambios
2) Administracin de Carpetas Virtuales: Esta funcionalidad me permite crear, editar

las carpetas virtuales del rea, segn los niveles creados.
Para crear carpeta virtual: Seleccionar el rea. Clic en crear serie e ingresar los siguientes
datos:
Nombre: El nombre de la carpeta
Pgina | 145
Tiempo Archivo Gestin: Tiempo que permanecer la documentacin en el archivo de

cada rea
Tiempo Archivo Central: Tiempo que permanecer la documentacin, una vez
terminado el tiempo de gestin.
Finalmente realizar clic en aceptar para guardar los cambios. Seguir el mismo procedimiento
para crear las carpetas para los dems niveles.
Para editar la carpeta virtual: Permite realizar modificaciones al nombre, tiempos de la

carpeta virtual creada.
3) Consultar Carpetas Virtuales: Esta funcionalidad permite consultar las carpetas

virtuales que ya estn creadas y tambin generar un reporte de las carpetas creadas. Para
ingresar a esta funcionalidad hacer clic en Consultar Carpetas virtuales. Luego
seleccionar el rea y en la misma pantalla se desplegara la estructura de carpetas
virtuales ya creadas.
4) Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas: Permite copiar la estructura

de carpetas virtuales de un rea a otra rea. Para ingresar a esta funcionalidad dar clic en
Copiar estructura de carpetas virtuales a otras reas. Luego escoger:
Origen: rea de la que se copiara la estructura de carpetas virtuales
Destino: rea a la que se copiara la estructura de las carpetas virtuales del rea
origen. Finalmente clic en copiar.
MDULO DE ADMINISTRACIN DE ARCHIVO FSICO

El archivo fisco me ayuda a realizar una clasificacin de los documentos fsicos, es decir donde
se encuentran guardados fsicamente. La administracin del Archivo fsico se lo debe realizar
para cada una de las reas, de acuerdo los requerimientos de cada rea.
Ilustracin 61. Men de archivo fsico

Fuente: Propia
Pgina | 146
1. Ubicacin Fsica de Documentos: Permite archivar un documento en un archivo fsico.

Para esto hacer clic en Ubicacin Fsica de Documentos, en Buscar Documento se debe
ingresar el nmero de documento, luego dar clic en Buscar.
Ilustracin 62. Ubicacin fsica de documentos

Fuente: Propia
En Buscar Documento se debe ingresar el nmero de documento, luego dar clic en Buscar.
Seleccionar el documento y clic en el botn Archivar. Seleccionar archivo fsico en donde se
archivar los Documentos. Para finalizar clic en Archivar
2. Consultar Ubicacin del Documento en el Archivo Fsico: Esta funcionalidad

permite consultar la ubicacin fsica de un documento. Para ingresar a esta
funcionalidad dar clic en Consultar Ubicacin del Documento en el Archivo Fsico,
buscar Documento: Ingresar el nmero de documento y clic en Buscar. En la misma
pantalla se despliega el documento buscado, dar clic en Ver para ver su ubicacin fsica.
3. Organizacin Fsica del Archivo: Permite crear los niveles del archivo fsico. Para
ingresar clic en Organizacin fsica del archivo y en la pantalla siguiente Seleccionar el
rea, ingresar el nombre del tem y la descripcin del tem y clic en aceptar para guardar
los cambios. Este procedimiento realizar para los siguientes niveles que va a tener el
archivo fsico.
Pgina | 147
Ilustracin 63. Organizacin fsica del archivo

Fuente: Propia
4. Nueva ubicacin Fsica: Crear las carpetas que representan al archivo fsico, para cada
uno de los niveles para esto hacer clic en la opcin Nueva Ubicacin fsica, clic en el
primer nivel y se nos mostrara la siguiente Ilustracin.
Ilustracin 64. Crear primer nivel

Fuente: Propia
Ingresar:
a. Nombre tem: Nombre de la carpeta.
b. Sigla: Sigla con la que se identifica la carpeta
Finalmente clic en Guardar. El mismo procedimiento realizar para los siguientes niveles.
Tambin hay la opcin para editar, la misma permite modificar datos como nombre y sigla.
5. Consultar Estructura del Archivo Fsico: Permite consultar la estructura del archivo
fsico de cada rea. Para esto hacer clic en la opcin Consultar Estructura del Archivo
Fsico y se desplegara la siguiente Ilustracin. Luego para consultar se debe seleccionar
el rea, se desplegarn a manera de rbol las carpetas de archivo fsico. El nombre,
estado y tipo.
Pgina | 148
Ilustracin 65. Consultar estructura del archivo fsico.

Fuente: Propia
C. USUARIO NORMAL
Creacin de documentos: La funcionalidad de Nuevo, me permite la creacin de documentos
como oficios, memorandos, circulares, acuerdos.
Nota: Se debe crear un documento nuevo cuando no exista un documento antecedente.
Para la creacin de un documento: Se debe hacer clic en la opcin Nuevo, nos presentara la
siguiente Ilustracin.
Ilustracin 66. Nuevo documento

Fuente: Propia
Se ingresan los siguientes campos:

Tipo de documento: Seleccionar el tipo de documento: memorandos, circulares,
oficios, acuerdos.
Pgina | 149
Categora: Seleccionar entre: normal, urgente, extemporneo, personal.

Nmero de referencia: Para el caso de documentos externos
Asunto: El tema del documento
Cuerpo del Documento: Contenido del documento.
Buscar De/Para: Permite ingresar el remitente, destinatarios, y copia del documento. Para
ingresar dar clic en Buscar De/Para, llenar los datos:
Tipo de Usuario: Escoger entre: Funcionario pblico, ciudadano, todos los usuarios.
Nombre/C.I: Nombre o cdula
Puesto: Funcin que desempea en el trabajo
Anexos: Esta funcionalidad permite adjuntar archivos, para esto hacer clic en la pestaa Anexos
Ilustracin 67. Archivos anexos al documento

Fuente: Propia
Para adjuntar dar clic en Examinar, elegir el archivo que se requiere adjuntar y clic en Abrir,
ingresar la descripcin del anexo, escoger el tipo de anexo: seleccionar entre: electrnico, fsico
y finalmente clic en Anexar.
Opciones de Impresin: Permite cambiar opciones de impresin al documento actual. Hacer
clic en la pestaa opciones de impresin.
Tipo de impresin:
o
Generar documento con datos de los destinatarios.- Opcin para elegir los datos del
o los destinatarios que se quiere imprimir.
Genera el documento con el nombre de la lista: se imprime el nombre de la lista.
Genera una copia del documento para cada destinatario.
Ajustar texto: Imprime el texto del documento en una sola hoja.
Utilizar Plantilla: Si va a utilizar una hoja membretada quitar esta opcin.
Opciones de impresin para oficios
Pgina | 150
Ubicar el destinatario en la cabecera o en el pie de la pgina.

o
Datos del destinatario.- Permite editar los campos de: ttulo acadmico, nombre, cargo e
institucin.
Permite editar el saludo.
Permite ubicar la firma a la izquierda o al centro.
Permite editar / ocultar la despedida.
Permite editar / ocultar la frase de despedida.
Vista Previa: Permite visualizar el documento antes de ser enviado a su destinatario. Como se
observa en la Ilustracin, el documento es un borrador y tiene un nmero temporal, se puede
seguir haciendo modificaciones.
Ilustracin 68. Vista previa

Fuente: Propia
Aceptar: Dar clic en el botn Aceptar para guardar los cambios y muestra un pantalla de Datos
del documento.
Ilustracin 69. Datos del documento

Fuente: Propia
Pgina | 151
Informacin del Documento: Nos presenta la informacin general del documento: fecha de
creacin, tipo de documento, Asunto, documento, estado del documento, remitente, destinatario,
nivel de seguridad, carpetas virtuales, categora, de los cuales se pueden editar los siguientes:
o
Tipo de documento: Se podr editar el tipo: Memorando, Oficio, Acuerdo o Circular.
Nivel de seguridad: Pblico (Todos los usuarios que pertenecen a la institucin pueden
ver el documento) o Reservado (Solo los usuarios destinatarios del documento pueden
verlo).
Carpetas virtuales: Se podr elegir la carpeta virtual en la cual se va a ubicar el

documento.
Categora: Se podr categorizar al documento como: Normal, Urgente o Extemporneo

segn se requiera. Anexos: Muestra todos los archivos que han sido adjuntados con el
documento.
Recorrido: Es el flujo histrico del documento que se est tramitando, desde que se cre hasta
que se archiv.
Carpetas: Esta opcin permite incluir el documento en las carpetas virtuales existentes y
adems muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas.
Documentos Asociados: Muestra los documentos de respuesta que se han realizado para el
archivo origen.
Ilustracin 70. Documentos asociados

Fuente: Propia
Firmar y Enviar: Se puede firmar un documento electrnicamente y manualmente.

o
Documento firmado electrnicamente: Cuando el firmante tiene su certificado digital.

Hacer clic en el botn Firmar/Enviar. Activar la opcin Firmar digitalmente el
documento? y clic en Aceptar.
Si usted tiene un:
Pgina | 152
Archivo BCE: El sistema le permitir seleccionar el archivo que contiene su

Certificado Digital y luego deber poner la clave del mismo.
Token BCE: El sistema le solicitar la clave para firmar con el dispositivo.
Una vez que se ha firmado un documento electrnicamente, el documento llega inmediatamente

a los destinatarios.
o
Documento firmando manualmente: Cuando el firmante no tiene el Certificado

Digital hacer clic en Firmar/Enviar, desactivar la opcin Firmar digitalmente el
documento y dar clic en Aceptar. Revisar la bandeja de Por imprimir, abrir el
documento y clic en Ver Documento, imprimir el documento y firmar manualmente,
luego dar clic en el botn de Enviar y por ltimo en Aceptar
Tramitar un documento: Los documentos por tramitar se encuentran en la bandeja de

Recibidos. Dependiendo del tipo de trmite, el usuario puede realizar cualquiera de las
siguientes acciones:
Accin de Reasignar: Se reasigna un documento, cuando el trmite lo va a realizar otro

usuario para esto hacer clic en el botn Reasignar, escoger el documento, rea, usuario,
fecha mxima de trmite, escribir un comentario con la descripcin de lo que debe
realizar el usuario. Clic en Aceptar.
Accin de Responder: Se responde un documento cuando se va a elaborar la

contestacin o trmite del mismo. Para esto hacer clic en Responder. Proceder a la
elaboracin del documento, como se explic en Creacin de Documentos.
Accin de Archivar: Se archiva un documento cuando su trmite ha finalizado. Para

esto escoger el documento y clic en la accin Archivar, ingresar el comentario,
finalmente clic en el botn Aceptar.
Acciones con los documentos: El usuario puede realizar las siguientes acciones sobre los
documentos:
Accin Regresar: Permite regresar a la pantalla anterior.
Accin Eliminar: Permite eliminar documentos que se encuentran en edicin.
Accin Editar: Permite corregir o modificar la informacin de un documento que se
encuentra en estado de edicin.
Accin Reasignar: Permite enviar el documento al usuario que debe realizar el trmite,
los pasos para reasignar ya fueron detallados en Tramitar Documento.
Accin Responder: Permite elaborar la respuesta del trmite, los pasos para reasignar
ya fueron detallados en Tramitar Documento.
Pgina | 153
Accin Archivar: Permite finalizar el ciclo de vida del trmite, los pasos para reasignar
ya fueron detallados en Tramitar Documento.
Accin firmar/enviar: Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en
estado de edicin o no enviados, los pasos para firmar y enviar un documento ya fueron
detallados en Firmar y Enviar.
Accin informar: Permite enviar una copia del documento.
Accin Comentar: Permite ingresar observaciones en el documento.
Dar Fsico: Permite elaborar un acta con los datos de los documentos que llegan a la
Institucin, cuando se van a trasladar de un rea a otra.
Restaurar: Permite restaurar un documento a la bandeja original.
Envi fsico: Permite enviar un documento firmado manualmente.
Envi Digital: Permite enviar un documento firmado electrnicamente.
Sobre: Permite imprimir un sobre, con los datos del destinatario.
Bandejas: Son las carpetas con las que cuenta el sistema de gestin documental, como indicar
las siguientes.
Bandeja En elaboracin: Se encuentran los documentos que se encuentran en
elaboracin. Nos permite las acciones: Eliminar, Reasignar, Informar, Firmar/Enviar,
Comentar, Regresar, Editar.
Recibidos: Se encuentran los documentos por tramitar. Nos permite las acciones:
Reasignar, Informar, Archivar, Comentar, Regresar, Responder, Archivar, Comentar,
Dar Fsico.
Eliminados: Se encuentran documentos que se encontraban en elaboracin y que han
sido eliminados. Nos permite las acciones: Eliminar, Restaurar, Comentar, Regresar.
No Enviados: Se encuentran documentos que por alguna razn no se enviaron. Permite
las acciones: Envi Fsico, Envi Digital, Comentar, Regresar.
Enviados: Se encuentran documentos que fueron enviados. Nos permite las acciones:
Informar, Archivar, Comentar, Dar Fsico, Sobre, Regresar.
Reasignados: Se encuentran documentos que han sido reasignados a otro usuario.
Permite las acciones: Informar, Comentar, Eliminar, Regresar.
Archivados: Se encuentran documentos archivados, o finalizados. Permite las acciones:
Informar, Restaurar, Comentar, Dar Fsico, Regresar.
Informados: Se encuentran documentos tipo copia, para el usuario. Nos permite las
acciones: Informar, Eliminar, Comentar, Regresar.
Otros: Consta de las siguientes opciones:
Pgina | 154
Bsqueda Avanzada: Permite buscar documentos. Se puede ingresar uno o varias

caractersticas que identifican al documento, como puede ser: nmero de documento,
numero de referencia, remitente, destinatario entre otras. Clic en Buscar, se desplegara
el documento buscado.
Carpetas Virtuales: Permite consultar las carpetas virtuales y los documentos que se
encuentran incluidos en las carpetas del rea a la que pertenece el usuario.
Por Imprimir: Se encuentran documentos que van a ser firmados manualmente. Si es
necesario imprimir el documento, y dar clic en enviar.
Reportes: Permite generar diferentes tipos de reportes, indicando la cantidad de
registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de documentos se
tiene: tramitados, en edicin, eliminados, archivados, etc.
o
Para obtener un reporte escoger el Tipo de reporte:
Consulta de registros por estado del documento
Tiempo de demora al tramitar documentos.
Tiempo de demora al registrar documentos externos.
Tiempo de demora al crear nuevos documentos.
Tiempo de demora al responder documentos registrados manualmente.
Criterios de bsqueda: Seleccionar la fecha, rea o usuario. Finalmente clic en Generar

Reporte
D. USUARIO DEL ARCHIVO

Registro
Documentos
Externos:
Esta
funcionalidad
permite,
ingresar
al
SGDQ,
documentacin externa.
1. Registrar: Permite registrar documentacin externa. Para esto hacer clic en Registrar,
se desplegara la siguiente pantalla. Para registrar un documento externo que llega a la
institucin:
Buscar De/Para: Registrar el remitente y destinatario. En caso de no existir el
ciudadano, en la parte inferior de la pantalla de Buscar De/Para, se encuentra un
botn para Crear Ciudadano.
Fecha Documento: Se registra la fecha que tiene impresa el documento.
Nmero de Referencia: Se registra el nmero que se encuentra impreso en el
documento fsico.
Asunto: Se registra una descripcin de lo que trata el documento.
Resumen: Se registra un resumen del contenido del documento.
Categora: Seleccionar entre: Normal, Extemporneo o Urgente.
Pgina | 155
Luego clic en aceptar para generar el comprobante de recepcin y entregarle al ciudadano, clic
en Imprimir Comprobante, imprimir y entregar al ciudadano. Registrar Anexos. Clic en Firmar
y Enviar
Ilustracin 71. Imprimir comprobantes del registro

Fuente: Propia
2. Comprobante: Esta funcionalidad permite imprimir un comprobante de recepcin de

un documento externo, en caso de requerir imprimirlo nuevamente, hacer clic en
Comprobante e ingresar: el nmero del documento o parte del nmero, clic en Buscar y
muestra las siguientes opciones de :
Imprimir cdigo de barras: Imprime el nmero del documento con su cdigo de

barras en la parte superior derecha del mismo.
Imprimir comprobante: Se imprimir el comprobante de recepcin en la parte

inferior derecha de la hoja A4. Este comprobante tiene la siguiente informacin:
o
Nombre de la Institucin y telfono
Nmero de documento
Fecha y hora de recepcin
Nombre del usuario que registro el documento
Numero de cedula del usuario remitente, para que revise el documento en el

sistema.
Imprimir Ticket: El comprobante tambin puede ser impreso como un ticket o en

una impresora especial, utilizando papel adhesivo. Se generar un archivo PDF con
un tamao distinto y con la misma informacin.
3. Cargar Documento Digitalizado: Es utilizada cuando se registr un documento, pero

no se defini un anexo como imagen del documento. Para esto realizar clic en la opcin
Cargar Doc. Digitalizado, buscar el documento, ingresar el nmero de documento, clic
en buscar, seleccionar el documento, clic en Asociar Imagen, ingresar un comentario,
clic en Examinar y buscar el archivo y aceptar.
Pgina | 156
4. Devoluciones: Permite registrar una devolucin de un documento en el sistema que por

alguna razn no pudo ser entregado a su destinatario. Para esto pulsar el botn
devolucin, ingresar el nmero del documento, clic en Buscar, escoger el documento,
clic en Devolver, ingresar un comentario del motivo de la devolucin y clic en aceptar.
5.1.8.
FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIN DE ALFRESCO COMMUNITY 3.4

E
A. INGRESO AL SISTEMA:
Para acceder al cliente web de Alfresco desde cualquier navegador: http://Alfresco. Ingresar el
nombre de usuario y la contrasea
Ilustracin 72. Ingreso a Alfresco

Fuente: Propia
B. ESTRUCTURA DEL SISTEMA:

La interfaz de usuario se divide en tres zonas que se detallan a continuacin.
Zona 1: Barra de Herramientas: Se encuentra en la parte superior de la pgina, y presenta los

elementos que se describen en la siguiente tabla:
ICONO
DESCRIPCIN
Acceso a una pgina de
informacin sobre Alfresco, las
tecnologas que emplea y sus
autores.
Pgina | 157
ICONO
DESCRIPCIN
Contiene enlaces para el acceso
directo a los espacios
Permite la administracin del
sistema.
Acceso a las opciones de

usuario: cambio de los datos
personales, la contrasea y el
espacio de inicio
Esconde o muestra el panel
lateral.
Acceso a la ayuda online de

Alfresco.
Permite realizar una bsqueda
rpida sobre los contenidos y
espacios del repositorio.
Tabla 11. Descripcin de la barra de herramientas
Fuente: Propia
Zona 2: Panel lateral

-
Navegador: Permite ingresar a Mi Alfresco, Espacio Empresa, Mi Espacio, Espacio de

Invitado.
Tableta: Est conformada de: Portapapeles, espacios recientes, accesos directos.
Open Search: Realiza bsqueda en el repositorio de Alfresco.
Categoras: Muestra las categoras creadas.
Zona 3: rea de trabajo: En ella se desarrollan todas las tareas posibles en Alfresco, y su
contenido depende de la tarea que se est llevando a cabo, ya sea relacionada con la gestin de
espacios y contenidos, gestin de usuarios del espacio.
C. ESTRUCTURA DEL REPOSITORIO

El repositorio es el almacn de documentos y archivos, se conforma de:
-
Contenido: Es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o

un archivo de cualquier extensin.
Espacio: Es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades

adicionales como reglas de contenido y de seguridad.
Pgina | 158
El repositorio tiene una estructura en forma de rbol a partir del Espacio Raz, del que cuelgan
todos los espacios y contenidos que se crean:
Ilustracin 73. Estructura del repositorio.

Fuente: (Centro de Servicios de Informtica, 2011).
D. ACCIONES SOBRE ESPACIOS Y CONTENIDOS

Creacin de Espacios: Para crear un espacio, slo hay que situarse en el espacio deseado y
seleccionar Crear> Crear espacio:
Ilustracin 74. Creacin de espacios

Fuente: Propia
Despus poner el nombre para el espacio, el Ttulo y la Descripcin (estos dos son opcionales),
tambin se puede seleccionar el icono que presentar el espacio creado en el navegador.
Creacin de Contenidos: En cuanto a los contenidos, se tiene la posibilidad de aadir

contenido (desde un archivo externo) o bien de crear un contenido directamente con la interfaz
de Alfresco con formato texto plano, HTML o XML.
Pgina | 159
1. Aadir Contenido: Para aadir contenido, es decir, guardar en el sistema cualquier tipo
de archivo, hacer clic en Aadir Contenido. Seguir los pasos que se presentan en el
asistente. Al hacer clic en Aceptar, el archivo se guardar en el espacio.
2. Crear Contenido: Alfresco permite crear archivos de texto plano, HTML y XML
desde la interfaz de usuario, a travs de editores de texto integrados. Para crear un
archivo en el espacio actual hay que seleccionar Crear>Crear contenido:
Se inicia entonces el asistente de creacin de contenido que consta de 3 sencillos pasos.
Introducir el nombre del archivo a crear y seleccionar el tipo de contenido entre texto
HTML14, Texto Plano, XML15.
Se muestra el editor dependiendo del tipo de archivo seleccionado para que se escriba el
contenido del archivo. Hacer clic en Finalizar.
Borrado de Espacios: Cuando se borra un espacio, el sistema da a elegir entre 4 opciones que
se indican en la pantalla de abajo, se elige una de ellas. Al aceptar la operacin, los elementos
elegidos se trasladarn a la papelera, de donde se pondrn recuperar los espacios borrados.
Ilustracin 75. Eliminar espacio

Fuente: Propia
Borrado de Contenidos: Cada contenido tiene la opcin de Eliminar el documento, realizada

esta accin el documento pasa a la papelera, de donde se podr recuperar en caso de que el
usuario lo requiera.
14
15
HTML HyperText Markup Language

XML eXtensible Markup Language
Pgina | 160
Cortar y Copiar: Tanto los espacios como los contenidos se pueden cortar y copiar si el
usuario tiene permisos suficientes. Estas acciones, se encuentran en el men Ms acciones.
Ilustracin 76.Cortar /copiar contenidos y espacios

Fuente: Propia
Edicin y Actualizacin de Contenidos: Cada modificacin de un contenido supone un

cambio de versin en Alfresco que aparecer en el historial y ser archivada para poder volver a
una versin anterior
-
Editar.- Permite la edicin en lnea de archivos de texto plano, HTML y XML.
Actualizar.- Es subir una nueva versin de un contenido para que sustituya al actual.
Bloqueo y Desbloqueo de Contenido: A la hora de modificar archivos, Alfresco proporciona

un mecanismo para evitar que varios usuarios puedan modificar el mismo archivo al mismo
tiempo. Este mecanismo se basa en bloquear el archivo cuando se va a modificar,
permaneciendo en ese estado hasta que el usuario guarde los cambios. Escoger la opcin Editar
fuera de lnea, esto es cuando un archivo est bloqueado y se crea una copia de trabajo. Clic en
Edicin hecha, desbloquear y actualizar el fichero original desde la copia de trabajo.
Vista Detalles: Tanto los espacios como los contenidos tienen disponible la accin Ver
Detalles, que permite ver toda la informacin referente al elemento seleccionado. En la parte de
la derecha de la pantalla se encuentra el panel de Acciones, que presenta todas las acciones que
puede realizar el usuario sobre el elemento.
Foros de Discusin: Los foros de discusin permiten debatir un tema en lnea. Los foros se
pueden asociar a espacios y a contenidos usando la accin Abrir un foro de la Vista
detalles, o desde las acciones directas sobre espacios y contenidos:
Pgina | 161
Bsqueda de Espacios y Contenidos: Alfresco permite realizar bsquedas por el nombre de

espacios y archivos, por el contenido de los mismos, por propiedades entre otros. Hay dos tipos
bsicos de bsquedas:
-
Bsqueda Rpida: Se hace en los nombres de espacios, ficheros y en el texto de estos.
Bsqueda avanzada: Realiza una bsqueda ms detallada dentro del repositorio.
Opciones de la bsqueda avanzada buscar en:

-
Mostrarme resultado para: Se puede hacer una seleccin de los contenidos que se
quieren buscar.
Buscar en: Se puede indicar a partir de qu espacio o en qu espacio se quiere realizar

la bsqueda.
Mostrarme resultados en las categoras: El filtrado se hace segn las categoras

disponibles en el sistema.
Ms Opciones de Bsqueda:
-
Tipo de Carpeta: Permite seleccionar entre buscar en Carpetas o Espacios de Foros.
Tipo de Contenido: Despliega una lista de tipos de contenidos que puede haber en los
espacios (facturas, contratos, acuerdos, etc).
Formato del Contenido: Permite seleccionar el formato del contenido que se est
buscando.
Fechas: De creacin o modificacin del contenido.
Opciones adicionales: Que varan en funcin del tipo de contenido seleccionado y

permiten hacer bsquedas especificando los metadatos segn el tipo de contenido.
E. USUARIOS Y GRUPOS
La gestin de usuarios y grupos de usuarios son tareas del Administrador.
Gestin de roles: Un rol es el papel que juega un usuario en un determinado espacio, es decir,
los privilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio. Como se indica en la
siguiente tabla:
Pgina | 162
Lector
Editor
Contribuyente
Colaborador
Coordinador
X
X
X
ROLES
Ve todos los espacios y contenidos.
Edita y Actualiza contenido.
Aade nuevo contenido.
Edita propiedades.
Invita a otros.
Tomar posesin.
Tabla 12. Gestin de roles

Fuente: Propia
Administrar Usuarios del Espacio: Me permite realizar las siguientes acciones: Eliminar y/o
Modificar un rol. Seleccionar la opcin Administrar Usuarios de espacios como indica la
Ilustracin, opcin disponible en el men Ms acciones o desde la Vista de detalles de un
espacio, seguidamente se puede asignar uno o varios roles a uno o varios usuarios/grupos,
utilizando la opcin Invitar.
Ilustracin 77. Administrar usuarios del espacio

Fuente: Propia
Administrar Usuarios de Contenido: La opcin Gestionar usuarios del contenido est

disponible nicamente en la Vista detalles del contenido si el usuario tiene privilegios
suficientes.
Propietario de un Espacio: Ser el propietario de un espacio significa que el usuario tiene todos
los permisos sobre ste. Para que el usuario propietario de un espacio pierda los permisos sobre
Pgina | 163
su espacio, otro usuario Coordinador (o el Administrador) debe tomar posesin de dicho espacio
y cambiarle los permisos. Esto se hace desde el panel de acciones de la Vista Detalles del
espacio o el contenido haciendo clic en Tomar Posesin.
Cambiar Datos de Usuario y la Contrasea: Cada usuario puede modificar sus datos
personales y su contrasea. Esto se hace accediendo a las Perfil del usuario en la barra de
herramientas. En esta pantalla el usuario puede: Cambiar su contrasea, editar sus datos
personales y seleccionar su espacio de inicio que ser el espacio donde se situar al conectarse
al sistema.
Administracin de Categoras: La Administracin de categoras (creacin, edicin, borrado)

es tarea del administrador. Las categoras sirven para realizar una clasificacin de los espacios
y contenidos.
Flujos de Trabajo: Un flujo de trabajo establece la secuencia de tareas utilizadas para la

ejecucin de un proceso, cmo se estructuran, cmo se realizan, cul es su orden correlativo,
cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le hace
seguimiento al cumplimiento de las tareas. En Alfresco tiene la posibilidad de crear flujos de
trabajo como los siguientes:
-
Flujos de trabajo simples: Se traducen en una accin de copiar o mover el contenido

asociado. Un flujo de trabajo simple sobre un espacio o contenido consiste en definir
una accin cuyo resultado va a ser mover o copiar el elemento a una ubicacin
especfica. Para definir un flujo de trabajo simple hay que hacer clic en Ejecutar
Accion. Seleccionar acciones. Clic en finalizar
Flujos de trabajo avanzados: Asigna tareas a los usuarios, puede utilizarse para
realizar circuitos de validacin complejos. Los flujos de trabajo permiten definir tareas
en serie y en paralelo. Adems, se pueden establecer "alarmas para gestionar la
finalizacin de determinadas tareas.
Los flujos de trabajo avanzados sirven para asignar a los usuarios tareas relacionadas con un
contenido. Los flujos de trabajo se asignan haciendo clic en Iniciar flujo de trabajo avanzado y
con esto se inicia el Asistente de flujo de trabajo avanzado.
Pgina | 164
Ilustracin 78. Iniciar flujo de trabajo avanzado

Fuente: Propia
En el primer paso hay que elegir el flujo de trabajo con el que desee trabajar:
1. Asignar tarea a un colega.- El documento es enviado a otro usuario para que realice el
trmite.
2. Asignar una tarea a un colega usando Activity.- El documento es enviado a otro
usuario utilizando la funcionalidad de Activity.
3. Revisin y Aprobacin de contenido en grupo con Activity.- El documento es enviado
solo a grupos de usuarios que ya estn creados. Si un usuario perteneciente al grupo no
contesta, el documento no regresa a usuario que inicio el flujo de trabajo.
4. Revisin y Aprobacin de contenido en paralelo con Activity.- El documento es
enviado a varios usuarios, segn el porcentaje de aprobacin el documento regresa al
usuario que inicio el flujo de trabajo.
5. Revisin y Aprobacin de Contenido en Conjunto con Activity.- El documento es
enviado a varios usuarios, el usuario que Tome Posesin del documento podr gestionar
la tarea asignada.
6. Revisar y publicar contenido web.- Revisa el documento y publica el mismo.
7. Revisin y Publicacin de una seccin de un sitio web.- Revisa el documento y publica
una seccin.
8. Revisin y Aprobacin de contenido con Activity.- El documento es enviado a un
usuario l puede gestionar la tarea o reasignar la tarea y finaliza el flujo de trabajo.
9. Revisin y Aprobacin de Contenido.- El documento es enviado a un usuario el revisa
y aprueba el contenido, finaliza el flujo de trabajo.
10. Revisin y Aprobacin de Contenido en Conjunto.- El documento es enviado a un
conjunto de usuarios, el usuario que tome la posesin del mismo podr gestionar la
tarea o reasignar la tarea a otro usuario.
Pgina | 165
11. Revisin y Aprobacin de contenido en grupo.- El documento es enviado a un grupo

de usuarios mientras un usuario no responda no regresa el documento a quien inicio el
flujo de trabajo.
12. Revisin y Aprobacin de contenido paralela.- El documento es enviado a varios
usuarios mientras un usuario no responda no regresa el documento a quin inicio el
flujo de trabajo.
En el segundo paso hay que establecer las siguientes propiedades:

1. Descripcin de la tarea.
2. Prioridad: Un valor de prioridad entre uno y tres.
3. Fecha de finalizacin: Fecha lmite para realizar la tarea.
4. Notificacin: Indica si hay que notificar al usuario que inicia el workflow.
5. Usuario: Usuario encargado de realizar la tarea.
6. Recursos: Lista de todos los contenidos.
Ilustracin 79. Opciones de flujo de trabajo.

Fuente: Propia
Las tareas asignadas a un usuario aparecen en el bloque Tareas Pendientes de su vista Mi

Alfresco. Las acciones posibles sobre una tarea dada son:
-
Reasignar tarea a usuario: Permite asignar la tarea a otro usuario. Para esto slo hay
que buscar el usuario, seleccionarlo en la lista y Aceptar.
Pgina | 166
Gestionar Tarea: Permite ver los datos de la tarea, los contenidos implicados, cambiar
el estado de la tarea y realizar las acciones posibles para finalizarla.
Reglas de Contenido: Las reglas de contenido sirven para automatizar ciertas acciones sobre
los contenidos de un espacio:
-
Convertir el documento (Word en PDF, PowerPoint en Flash,)
Enviar una alerta de correo a uno o varios usuarios
Aadir un flujo de trabajo bsico al elemento
Activar un almacenamiento del contenido
Asociar el elemento a una categora
Desplazar, copiar el elemento a un destino
Extraer una copia de trabajo del elemento
Crear Regla: Para crear cada regla de contenido habr que indicar sobre que contenidos se va a
aplicar y que accin o acciones se van a realizar. Para esto hacer clic en Gestionar reglas de
contenido.
Ilustracin 80. Gestionar reglas de contenido

Fuente: Propia
Para crear una nueva regla pulsar en Crear regla. Aqu establecer la condicin:
Paso 1: Seleccionar la condicin las cuales se muestra la Ilustracin. Clic en el botn Establecer
valores y aadir. Clic en Siguiente
Pgina | 167
Ilustracin 81. Asistente crear regla

Fuente: Propia
Paso 2: Seleccionar la Accin. Dar clic en el botn Establecer valores y aadir. Clic en
Siguiente.
Paso 3: Detalles: Asignar nombre a la regla. Indicar si es aplicable a archivos:

Entrante: Contenido que se aade a un espacio
Saliente: Contenido que sale de un espacio (movido o borrado)
Actualizar: Contenido modificado
Clic en Siguiente.
Paso 4: Muestra el Resumen de las acciones realizadas. Clic en Finalizar y ya se tiene la

primera regla creada.
5.2.
REQUERIMIENTOS EMAPA-I
Como ya se mencion en el CAPITULO I, los requerimientos de EMAPA-I, en este

CAPITULO V, se ha realizado un anlisis de herramientas para la gestin documental como
son: QUIPUX y ALFRESCO, para esto se ha realizado la siguiente tabla de verificacin de
requerimientos de EMAPA-I, con la finalidad de verificar si las mencionadas herramientas
satisfacen a los requerimientos en cuanto a la gestin de documentos de la empresa.
Pgina | 168
REQUERIMIENTOS
EMAPA-I
ALFRESCO
QUIPUX
Capacitacin del SGD.
La
Subsecretara
de
Alfresco Enterprise Edition:
la
Dicta cursos de formacin
Informacin, dicta cursos de
impartidos por Alfresco o sus
capacitacin
socios. Material de formacin
Tecnologas
de
gratuitos
entidades o instituciones.
certificado por Alfresco.
La comunidad de quipux, en
Alfresco Community Edition:
quipux.org.ec,
No ofrece capacitaciones.
ayuda
resolviendo inconvenientes en
la implantacin del SGDQ.
Soporte tcnico del SGD.
Actualizacin del SGD.
Migracin de datos.
La
Subsecretara
de
Tecnologas de la Informacin
Cobra una suscripcin anual,
es la encargada de dar soporte
que incluyen soporte tcnico
tcnico.
de Alfresco.
La comunidad de quipux, da
soporte tcnico a travs del
Ayuda a travs de la wiki y de
foro, en quipux.org.ec.
los foros.
La
Subsecretara
de
Alfresco Enterprise Edition: A
Tecnologas de la Informacin
travs
es la encargada de brindar
http://www.alfresco.com/, con
actualizaciones
una
de
las
de
suscripcin
la
anual,
modificaciones del sistema.
proporciona actualizaciones.
La comunidad de quipux,
pone a disposicin el cdigo
Descargas de Actualizaciones
fuente
de
Quipux
en:
travs
de
quipux.org.ec, en la seccin
http://www.alfresco.com/,
descargas.
foros.
La
Subsecretara
de

Consejo
Tecnologas
de
la
Informacin,
brinda
ayuda
sobre
las
migraciones, a travs de la
sobre la migracin de datos a
Ayuda de Alfresco.
travs
de
un
correo:
soporte@informatica.gob.ec
Consejo
La comunidad de quipux,
migraciones, a travs de foros
brinda ayuda y mantenimiento
pblicos.
travs
del
foro,
sobre
las
en
quipux.org.ec.
Facilidad
de
La
Subsecretara
de
Pgina | 169
REQUERIMIENTOS
EMAPA-I
ALFRESCO
QUIPUX
Administracin del SGD.
Tecnologas
de
la
Proporciona la documentacin
Informacin, proporciona la
para la administracin de los
documentacin
subsistemas de Alfresco.
para
la
administracin de los mdulos
y funcionalidades de Quipux.
No
La comunidad de Quipux
documentacin.
pone
dispone
de
disposicin
documentacin necesaria, para

la administracin del SGDQ.
Mantener los histricos
El
SGDQ,
tiene
la
de los documentos.
funcionalidad de mantener los
Servicios de biblioteca.
histricos de los documentos.

Eliminar Redundancia en
Flujo
los
conforme al orgnico regular.
procesos
de
documentos
Flujo de trabajo integrado.
Administrativos.
Reducir tiempo en tareas
Minimizacin de tiempos de
Asistente
de
espacio:
repetitivas.
distribucin y consulta
Estructura
de
carpetas,
contenido, plantillas, reglas y

procesos.
Tabla 13. Verificacin de requerimientos de EMAPA-I
Fuente: Propia
Como se puede observar en la Tabla de verificacin de requerimientos el acceso a la

herramienta Quipux y su respectiva documentacin es totalmente gratis, para la versin
Alfresco Enterprise tiene costo de licencia para uso y documentacin, en lo que se refiere a
Alfresco Community es una versin libre de cdigo abierto para descargas y uso gratuito, sin
asistencia de Alfresco o de los socios certificados, no dispone de documentacin necesaria.
Pgina | 170
5.3.
MATRIZ DE CARACTERSTICAS Y COMPARACIN
CARACTERSTICAS
ALFRESCO
QUIPUX
Control de Documentos.
Tramitacin de documentos
Subsistema
conforme
Trabajo.
flujo
orgnico
de
Flujo
de
regular interno.
Administracin
de
Mdulo de Administracin.
Subsistema de Administracin.
de
Para la administracin de
Subsistema
documentos cuenta con los
Documental.
Usuarios.
Administracin
Documentos.
de
Gestin
siguientes mdulos: Bandejas,

Carpetas Virtuales, Archivo
Fsico.
Reportes Estadsticos de
Funcionalidad de Reportes.
No cuenta con este subsistema.
Seguridad y Auditora a
Funcionalidad de seguridad y
Subsistema de autenticacin.
travs de Usuarios.
auditora a travs de usuarios,
Documentos.
perfiles
archivos
de
auditora.
Firma
Digital
de
Documentos.
Funcionalidad
de
Firma
No cuenta con este subsistema
Digital.
Tabla 14. Matriz de caractersticas y comparacin
Se puede observar en la mencionada tabla, las funcionalidades que poseen las herramientas para
el manejo documental. Las cuales se encuentran detalladamente explicadas en cada
caracterstica expuesta en la tabla.
Al realizar la comparacin, se puede observar que Quipux, est conformado de mdulos y
funcionalidades, los cuales permiten una mejor administracin del sistema, adems cuenta con
la documentacin necesaria.
Alfresco en cambio est conformado de subsistemas, los cuales permiten tener control sobre la
aplicacin, algunos subsistemas no se encuentran disponibles en la aplicacin, en cuanto a la
documentacin de la versin Community, no hay suficiente documentacin.
Pgina | 171
5.4.
SELECCIN DE LA HERRAMIENTA DE GESTIN DOCUMENTAL
En el punto anterior desarrollado sobre la Matriz de Caractersticas y Comparacin de las

herramientas para el manejo documental, se observa en la mencionada matriz las caractersticas
que poseen las herramientas para el manejo documental; las cuales se encuentran
detalladamente explicadas en cada caracterstica expuesta en la tabla.

funcionalidades, los cuales permiten una mejor administracin del sistema, adems cuenta con
la documentacin necesaria.
aplicacin y administracin, en cuanto a la documentacin de la versin Community, no hay
suficiente documentacin.
Luego de un anlisis y estudio de Herramientas de Gestin Documental como son: Quipux y

Alfresco, realizado en el tratado anterior, se llega a la conclusin de que la herramienta Quipux
cumple con los requerimientos en cuanto a la gestin de documentos de la empresa ya que
dispone de capacitacin, soporte tcnico y otros requerimientos importantes mencionados en el
punto Requerimientos EMAPA-I.
Para la implantacin del SGD, se ha optado por Quipux, ya que cumple con los requerimientos
en cuanto a la gestin de documentos de la empresa EMAPA-I, adems cuenta con varias
caractersticas y mdulos para una buena administracin documental y se encuentra disponible
la documentacin necesaria, este sistema viene impulsado por la Subsecretaria de Tecnologas
de la Informacin, en el Acuerdo 718, se especifica que el sistema Quipux ser utilizado por
entidades e instituciones que pertenecen a la Administracin Pblica Central. Para uso y
utilizacin del sistema se procede a la instalacin y configuracin del SGDQ.
Pgina | 172
CAPTULO VI
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
El sexto captulo, Implementacin del Sistema de Gestin Documental. Se refiere a la

perspectiva y caractersticas del sistema a implementarse y bsicamente a la instalacin y
configuracin de la herramienta de Gestin Documental.
6.
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN

DOCUMENTAL
6.1.
IMPLANTACIN DE LA METODOLOGA SELECCIONADA
METODOLOGIA DIRKS
DIRKS viene del ingls: Designing and Implementing Recordkeeping System, es decir, Diseo e
implementacin de sistemas para almacenamiento y mantenimiento de documentos. La
metodologa DIRKS es un proceso de ocho pasos que pueden adaptarse a las necesidades de cada
proyecto de gestin documental, estableciendo un modelo para la gestin de documentos de una
organizacin.
Paso A: Investigacin Preliminar

Actividades que realiza la organizacin.
La Empresa Pblica Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra, utiliza la sigla de
EMAPA-I, en todas las actividades y actos jurdicos.
El Objetivo de la Empresa Pblica EMAPA-I, es la prestacin de servicios de agua potable,

alcantarillado, y saneamiento para el cantn Ibarra, constituido por la ciudad de Ibarra y las
parroquias rurales que lo conforman, basados en los principios de universalidad, de los servicios
calidad, eficiencia y eficacia de su gestin.
Las actividades que realizan en la organizacin se basan en procesos y son las siguientes:
La prestacin de servicios de Agua potable que comprende: sistemas de produccin,

captacin, reserva y conduccin de agua cruda, tratamiento y conduccin de agua tratada,
sistema de distribucin, almacenamiento, redes de distribucin, procesos de tratamiento de
agua.
Dispositivos de entrega al usuario, conexiones domiciliarias considerando medicin, pileta

publica, unidad sanitaria y otros.
La prestacin de servicios de Alcantarillado sanitario y pluvial, que comprende: sistema de

recoleccin, conexiones domiciliarias, sumideros, redes y emisores, sistema de tratamiento
y disposicin de las aguas servidas, sistema de recoleccin y disposicin de aguas y de
lluvias.
Acciones de proteccin del medio ambiente vinculadas a los proyectos que ejecuta la
empresa para el cumplimiento de sus objetivos.
Pgina | 174
Adems la proteccin de inundaciones y la prevencin de riesgos naturales incluyendo

capacitacin, participacin y educacin en general de la poblacin beneficiada.
Estructura orgnica de la empresa EMAPA-I en el proceso seleccionado.

La EMAPA-I est conformada de la siguiente manera: El Directorio, como rgano de direccin y la
mxima instancia de decisin de la empresa.
La Gerencia General, como rgano de administracin y gestin de la empresa. Las direcciones

especializadas y departamentos de asesora operativa y de apoyo. La Ilustracin nos muestra la
estructura orgnica funcional del proceso Ampliacin de Redes de Agua Potable y Alcantarillado
de Ibarra EMAPA-I.
Ilustracin 82. Estructura organizacional del Proceso

Fuente: Propia
Pgina | 175
Riesgos a los que est expuesta en relacin a la gestin documental.
Prdida de documentos archivados en lugar equivocado.
Existencia de muchas copias del mismo documento.
Incendios
Inundaciones
Consumo de mucho tiempo en la distribucin y consulta de documentos.
Costos excesivos en recursos fsicos y econmicos para gestionar documentos.
Percepciones sobre el papel que juega en sta la gestin de documentos.

Se conservan documentos duplicados de forma que se acaba acumulando una gran cantidad de
papel y ficheros innecesarios como: documentos secundarios y copias transitorias utilizadas
eventualmente para facilitar el trabajo.
Se mantienen documentos que han agotado su periodo de vigencia, lo cual repercute en la

necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, ya sea en el almacn de archivo, en el disco
duro del ordenador o las unidades de almacenamiento utilizadas para realizar copias de seguridad.
Se pierde mucho tiempo en la localizacin y recuperacin de documentos, lo que representa un

significativo tiempo de trabajo del personal administrativo.
La conversin de documentos en papel a soporte informtico o viceversa est mal planteada ya que
existe un sistema informtico denominado Lotus Notes basado en tecnologas cerradas en tal
forma no cumple con los requerimientos de los usuarios en cuanto a la gestin de documentos y
genera abundantes problemas, de modo que se establecen dos procedimientos paralelos, uno
tradicional en papel y otro informtico, prcticamente sin relacin entre s.
As, debido a la ausencia de criterios documentales, una misma actividad supone un doble esfuerzo.
Paso B: Anlisis de la actividad de la organizacin

Anlisis de la actividad del proceso Ampliacin de Red de Agua Potable y Alcantarillado
Pgina | 176
Ilustracin 83. Anlisis de la actividad del proceso

Fuente: Propia
Ejecucin de Trabajos
El Cliente o representante se entrevista con el Gerente General, con el fin de acordar la

manera ms adecuada de ejecutar los trabajos de ampliacin de red.
Pgina | 177
El Gerente General, determina los aportes de las partes y dispone a la Direccin de

Ingeniera la elaboracin de los Trminos de Referencia para la elaboracin del convenio
respectivo.
La Direccin de Ingeniera, emite los trminos de referencia para la elaboracin del

convenio, solicita certificacin presupuestaria y los remite a
Presupuesto o rea
Financiera.
La Direccin Administrativa
Financiera, emite la correspondiente certificacin
presupuestaria y enva a Asesora Jurdica.
La Asesora Jurdica, elabora el convenio de acuerdo a los trminos de referencia emitidos

por el Director de Ingeniera, solicita firma del cliente o representante de los interesados,
del Asesor Jurdico, del Gerente General y entrega copias del documento a la Direccin de
Ingeniera,
Departamento de
Construcciones,
Tesorera,
Archivo
Cliente
Representante.
Se entregar tambin una copia a Coordinacin de Convenios y Departamento de

Construcciones, que incluya el presupuesto de la obra a realizarse.
Entregar el original y toda la documentacin habilitante al Departamento de Archivo.
Paso C: Identificacin de requerimientos en materia de gestin de documentos.

Debido a inconvenientes que se presentan en la administracin y uso del sistema Lotus Notes se
pueden mencionar los siguientes puntos:
El administrador del software privativo Lotus Notes, no cuenta con capacitacin de la

herramienta lo que dificulta su administracin y actualizacin.
No se cuenta con el soporte tcnico de Lotus Notes, ya que el licenciamiento es costoso.
Eliminar redundancia en los procesos administrativos.
Reducir tiempo en tareas repetitivas que pueden ser realizadas por el sistema de gestin
documental.
Mantener los histricos de los documentos ingresados y que se mantengan accesibles a

todo el personal autorizado.
Es por eso que se requiere cambiar la herramienta de gestin documental para brindar un mejor
soporte y asegurar su correcto uso.
Paso D: Evaluacin de los sistemas existentes
Pgina | 178
La Administracin documental de la empresa EMAPA-I, se ha venido llevando desde el ao 2005,

con la utilizacin del sistema Lotus Notes, desarrollado por Lotus Software, filial de IBM. Es un
sistema que utiliza tecnologas cerradas con licenciamientos.
El licenciamiento tiene una duracin de un ao, durante el cual se tiene acceso a actualizaciones y
liberaciones de nuevas versiones de parte de IBM. Transcurrido el ao viene la renovacin del
licenciamiento, que sirve para continuar garantizando el acceso a actualizaciones y nuevas
versiones.
Lotus Notes es una herramienta de Gestin Documental, mediante la cual se realiza el ingreso de
documentacin, para luego poder ser consultados por las personas autorizadas.
El aplicativo est desarrollado para ser ejecutado en ambientes cliente-servidor Lotus

Notes/Domino.
Transcurrido el tiempo de licenciamiento, no hay soporte ni mantenimiento del sistema por parte de
Lotus Notes, hacia el personal de la EMAPA-I, tampoco se cuenta con actualizaciones de la
mencionada herramienta.
Este sistema necesariamente tiene que ser instalado en cada computador para tener acceso a esta
herramienta documental.
El tiempo de consulta y respuesta en este sistema, tarda mucho tiempo.
Paso E: Identificacin de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestin

de documentos.
Que los empleados de la empresa creen registros de cada transaccin llevada a cabo usando
sistemas de gestin documental para dejar as una evidencia de la misma.
Prohibir borrar o eliminar un documento a menos que est autorizada la accin, en el

sistema de gestin documental.
Digitalizar los documentos, es decir obtener una imagen digital al pasarlos por un escner e
ingresarlos al sistema de gestin documental.
En lugar de guardar los documentos en directorios, los podemos almacenar en bases de

datos documentales.
Conservar los documentos necesarios y, a la vez, asegurar la eliminacin de aquellos

documentos y expedientes que ya no sean necesarios.
Permitir un acceso y una recuperacin ms fcil de los documentos y los expedientes,

mejorando en general los flujos de trabajo documental.
Pgina | 179
Disponer de ms espacio y evitar el excesivo consumo de materiales de archivo: papel,

carpetas, disquetes, cartuchos de tinta, etc.
Utilizar un sistema de gestin documental que cumpla con los requerimientos en cuanto a
la gestin de documentos de la empresa, para optimizar los tiempos de consulta y respuesta
en los trmites.
Paso F: Eleccin de un sistema de gestin de documentos

Para la eleccin de un sistema de gestin de documentos se procede a un anlisis de herramientas
para la gestin documental como son: QUIPUX y ALFRESCO, para esto se ha realizado la
siguiente tabla de verificacin de requerimientos en cuanto a la gestin de documentos de EMAPAI, con la finalidad de verificar si las mencionadas herramientas satisfacen a los requerimientos de la
empresa.
REQUERIMIENTOS
QUIPUX
ALFRESCO
X
ANLISIS
La capacitacin de Quipux es totalmente
gratis
para
pblicas,
entidades
en
cambio
instituciones
para
Alfresco
Community no brinda capacitaciones y

Alfresco Enterprise brinda capacitaciones
con un respectivo costo.
Soporte
tcnico
del
SGD.
El soporte tcnico de la herramienta

Quipux, brinda la S.T.I y la comunidad de
Quipux, en cuanto a Alfresco Enterprise
Edition para brindar soporte tcnico cobra
una subscripcin anual en la que incluye
soporte tcnico, para Alfresco community a
travs de foros, wiki.
Actualizacin
del
SGD.
La S.T.I es la encargada de brindar

actualizaciones
del
SGDQ,
con
la
comunidad de quipux.
En cuanto a Alfresco Enterprise Edition,
con una suscripcin anual, proporciona
actualizaciones
Edition
y
a
Alfresco
Community
travs
de:
http://www.alfresco.com/, foros.
Pgina | 180
REQUERIMIENTOS
QUIPUX
Migracin de datos.
ALFRESCO
ANLISIS
La S.T.I, brinda ayuda a travs de:
soporte@informatica.gob.ec, la comunidad
de
quipux,
travs
del
foro,
en
quipux.org.ec.
Alfresco a travs de foros pblicos.
Facilidad
de
Administracin
del
La S.T.I y la Comunidad de Quipux

proporcionan la documentacin para la
SGD.
administracin
de
los
mdulos
funcionalidades.
Alfresco Enterprise Edition: Proporciona la
documentacin para la administracin de
los subsistemas de Alfresco.
Alfresco Community Edition: No dispone
de documentacin necesaria
Mantener los histricos
de los documentos.
Quipux, tiene la funcionalidad de mantener

los histricos de los documentos.
Alfresco tiene la funcionalidad de Servicios
de biblioteca.
Eliminar Redundancia
en
los
procesos
conforme al orgnico regular.
Administrativos.
Reducir
tiempo
El Flujo de documentos en Quipux es
En Alfresco es Flujo de trabajo integrado.
en
tareas repetitivas.
El
SGDQ,
minimiza
de
tiempos
de
distribucin y consulta.
En
Alfresco
funcionales
posee
de
las
Asistente
caractersticas
de
espacio:
Estructura de carpetas, contenido, plantillas,

reglas y procesos.
Tabla 15. Requerimientos de EMAPA-I
Fuente: Propia
Como se puede observar en la Tabla de verificacin de requerimientos el acceso a la herramienta

Quipux y su respectiva documentacin es totalmente gratis, para la versin Alfresco Enterprise
tiene costo de licencia para uso y documentacin, en lo que se refiere a Alfresco Community es
una versin libre de cdigo abierto para descargas y uso gratuito, sin asistencia de Alfresco o de los
socios certificados, no dispone de documentacin necesaria.
Pgina | 181
Se llega a la conclusin de que la herramienta Quipux cumple con los requerimientos bsicos de la
empresa ya que dispone de capacitacin, soporte tcnico y otros requerimientos importantes
mencionados en la Tabla.
Caractersticas y Comparacin de Funcionalidades de Quipux y Alfresco

La tabla de caractersticas y comparacin tiene la finalidad de evaluar las funcionalidades de cada
herramienta para la gestin documental.
CARACTERISTICAS
Control de Documentos.
QUIPUX
ALFRESCO
ANLISIS
En
Quipux
el
flujo
de
documentos es conforme al
orgnico regular, en cambio en
Alfresco posee el subsistema
Flujo de Trabajo
Administracin
de
Usuarios.
Quipux est compuesto del

Mdulo de Administracin.
Alfresco posee Subsistema de
Administracin.
Administracin
de
Documentos.
Quipux est compuesto de los

siguientes mdulos para la
administracin de documentos:
Bandejas, Carpetas Virtuales,
Archivo Fsico.
Alfresco est compuesto del
Subsistema
de
Gestin
Documental.
Reportes
de
Documentos.
Quipux posee la funcionalidad

de Reportes
Alfresco no cuenta con este
subsistema.
Seguridad y Auditora a
travs de Usuarios.
Quipux tiene la funcionalidad

de seguridad y auditora a
travs de usuarios, perfiles y
archivos de auditora.
Alfresco est compuesto del
subsistema de autenticacin.
Pgina | 182
CARACTERISTICAS
Firma
Digital
de
QUIPUX
ALFRESCO
ANLISIS
Quipux tiene la funcionalidad
Documentos.
de firma digital.
Alfresco no cuenta con este
subsistema.
Tabla 16. Caractersticas y Comparacin de Funcionalidades de Quipux y Alfresco
Fuente: Propia
Se puede observar en la mencionada tabla, las funcionalidades que poseen las herramientas para el
manejo documental. Las cuales se encuentran detalladamente explicadas en cada caracterstica
expuesta en la tabla.

funcionalidades, los cuales permiten una mejor administracin del sistema, adems cuenta con la
documentacin necesaria.
aplicacin, algunos subsistemas no se encuentran disponibles en la aplicacin, en cuanto a la
documentacin de la versin Community, no hay suficiente documentacin.
Paso G: Implantacin del sistema de gestin de documentos

Para la implantacin del SGD, se ha optado por Quipux, ya que cumple con los requerimientos de
la empresa EMAPA-I, adems cuenta con varias caractersticas y mdulos necesarios para una
buena administracin documental y se encuentra disponible la documentacin necesaria, este
sistema viene impulsado por la Subsecretaria de Tecnologas de la informacin, en el Acuerdo 718,
se especifica que el sistema Quipux ser utilizado por entidades e instituciones que pertenecen a la
Administracin Pblica Central. Para uso y utilizacin del sistema se procede a la instalacin y
configuracin del SGDQ,
explicados ms adelante en
Instalacin y Configuracin de la
Herramienta.
Paso H: Evaluacin del sistema y comprobacin de la viabilidad del mismo.

Para la evaluacin del sistema y comprobacin de viabilidad del SGDQ, se ha realizado una tabla
de comparacin entre el sistema Lotus Notes y Quipux.
CARACTERSTICAS
LOTUS NOTES
QUIPUX
Software
Software Propietario
Software Libre
Arquitectura
Cliente/Servidor
Sistema Web
Pgina | 183
CARACTERSTICAS
LOTUS NOTES
QUIPUX
Sistema
Gestin Documental
Gestin Documental
Gestin de Procesos
Actualizacin del SGD
Transcurrido el ao ya no tiene
Acceso
actualizaciones
acceso a actualizaciones de nuevas
nuevas versiones.
de
versiones.
Documentacin del SGD.
No hay acceso a documentacin
Acceso
la
necesaria
documentacin
para
administracin
la
y
adecuada
manejo
del
sistema.
Capacitacin al administrador del
La subsecretaria de Tecnologas
sistema en la compra de la primera
de la Informacin es la encargada
licencia.
de brindar la capacitacin a
entidades o instituciones pblicas
en:
Funcionalidad y uso,
Configuracin,
Administracin,
Seguridad y firma digital con

QUIPUX
Soporte Tcnico del SGD
No hay soporte tcnico
Soporte
mediante
tcnico
la
del
sistema
Subsecretaria
de
Tecnologas de la Informacin, el
foro de la comunidad de Quipux.
Tabla 17. Comparacin Software Privativo y Software libre
Fuente: Propia
Como podemos observar en la Tabla de comparacin de software privativo y software libre, segn
las caractersticas mencionadas, se denota especficamente que el software libre es tcnicamente
viable, econmicamente sostenible y socialmente justo.
La libertad y el control que proporciona el software libre para realizar modificaciones, distribuirlas
y desvincularse de un nico proveedor son opciones para mejorar cualquier Administracin, que
bajo ningn concepto debera aceptar soluciones tecnolgicas para las que slo existiera un nico
proveedor.
El software libre representa una oportunidad sin precedentes para el desarrollo de la sociedad de la
informacin.
Pgina | 184
6.2.
PERSPECTIVA DEL SISTEMA
Todas las organizaciones en cuanto a la administracin documental, poseen registros de

documentos, ya sea archivos en papel o en formato electrnico.
Quipux permite el registro, control, circulacin y organizacin de los documentos digitales, fiscos
que se envan y reciben en una organizacin, es decir una adecuada administracin de
documentacin externa.
Adems nos brinda la funcionalidad de la creacin, envi, recepcin, almacenamiento y

clasificacin de documentos internos como son: oficios, memorandos, circulares, acuerdos,
permitindonos un buen manejo de la documentacin interna.
Quipux es el software de gestin de documentos que pueden ayudarle a gestionar todos los
documentos necesarios. Esta aplicacin web, permite que los documentos se encuentren asegurados
y disponibles en cualquier lugar y en cualquier momento.
Este sistema tiene el objetivo de hacer cero papeles con la funcionalidad de la Firma Digital de
documentos, es decir evitarnos la impresin de numerosos documentos, con un ahorro significativo
de espacio fsico, costos operativos, costos de recursos. Agilando la gestin de documentos en el
sector pblico, con una atencin al ciudadano mejorada.
6.3.
RESUMEN DE CARACTERSTICAS
A continuacin se muestra un resumen de caractersticas que nos brinda el SGDQ:

Soporte para Replicacin web y base de datos Maestro - Maestro y Maestro - Esclavo para
alta disponibilidad.
Soporte para Postgresql desde 8.2 en adelante.
Firma Electrnica de documentos
Bsqueda avanzada de documentos.
Bandeja de Por Imprimir, para documentos que se firmaran manualmente.
Reportes del estado de documentos.
Editor de texto para impresin de sobre.
Cambio de tipo de documento.
Administracin de institucin y reas
Pgina | 185
Administracin de usuarios y perfiles

Administracin de carpetas virtuales y archivo fsico
Bandeja compartida de documentos
Creacin de documentacin interna: oficios, memorandos, acuerdos, circulares, anexos.
Registro de documentacin externa.
Dirigir documento a.
Categorizacin de documentos.
Recorrido del documento
Exportar a PDF
Funcionalidad Buscar De/Para
Administracin de Listas de envi.
Documentos Asociados
Bandeja Reasignados
Listas de usuarios
Niveles de Acceso a la documentacin.
Opciones de Impresin
Anexo de documentos.
Impresin de Comprobantes
Acceso al sistema a usuarios internos
Acceso al sistema a usuarios externos, para consultar el estado de un documento.
La descripcin de mdulos, sub-mdulos y sus funcionalidades se encuentran en el Anexo B

(Manual Tcnico).
6.4.
PREPARATIVOS DE HARDWARE DEL SERVIDOR DEL SISTEMA
Como se haba mencionado en el Captulo I, los usuarios que van a acceder al sistema son 30
usuarios que se encuentran implicados en el proceso Ampliacin de Redes de Agua Potable y
Alcantarillado
Los requerimientos de hardware, segn los datos mencionados son los siguientes, tomando en
cuenta que todo el sistema va a estar en un solo servidor:
Requerimientos de hardware
Procesador
Memoria fsica
Espacio en disco
Acceso a la red Internet
Servidor
3 Ghz
2 GB
3 GB
128kbps mnimo
Pgina | 186
Requerimientos de hardware
Scanner A4
Dispositivo Token
Servidor
Para la digitalizacin de
documentos de entrada
Token USB para la firma
digital
AladdineTokenPro
Tabla 18. Requerimientos de hardware

Fuente: Propia
6.5.
INSTALACIN Y CONFIGURACIN DE LA HERRAMIENTA
La arquitectura del SGDQ que se va implantar ser la siguiente:
Ilustracin 84. Arquitectura SGDQ

Fuente: Propia
A. CARACTERSTICAS TCNICAS DEL SGDQ

Se listan en la tabla continua las caractersticas tcnicas generales del SGDQ versin 2.0:
ELEMENTOS
Interfaces
Integracin
Base de Datos
Prestaciones
Mantenimiento y actualizacin
Funcionalidad
CARACTERISTICAS TCNICAS
Modo grfico, fcil de operar
Mdulos integrados: Bandejas, Registro de
Documentos Externos, Administrador, otros.
Seguridad, Integridad de base de datos
Orientada al control de los documentos
ingresados al sistema, motivador para la toma de
decisiones.
Independencia y Autonoma
Para poder ejercer una completa funcionalidad
del SGDQ es necesario tener instalado Firefox
3.5 o superior, por el uso de IFRAMES para su
seguridad del cdigo salvaguardando la
Pgina | 187
ELEMENTOS
CARACTERISTICAS TCNICAS
aplicacin.
Disponibilidad total.
Manual del Sistema y Manual de Usuario
Programas Fuentes
Documentacin
Tabla 19. Caractersticas tcnicas del SGDQ

Fuente: Propia
B. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE DEL SERVIDOR

A continuacin se muestra en la Tabla los requerimientos de software del servidor.
ELEMENTOS
Plataforma Operativa
Navegador
Lenguaje de programacin
Servidor Web
Extensiones
Motor de Base de Datos

Aplicaciones
para
la
CARACTERISTICAS TECNICAS
CentOS 6.2 para 64 bits
Mozilla Firefox 8 o superior
PHP 5.3 o superior
HTTPD 2.2 o superior
php.- Instalacin de PHP.
php-pear.- Repositorio de clases.
php-gd.- Libreras grficas.
php-common.- Archivos comunes de PHP.
php-pgsql.- Mdulo para postgres.
php-soap.- Protocolo soap con PHP.
php-pdo.- Acceso a Base de datos.
php-imap.- Libreras para correo.
php-cli.- Interfaz de lnea de comandos.
php-xml.- XML con aplicaciones PHP.
PostgreSQL 8.4 o superior
Html2ps 1.0
generacin del PDF
Ghostscript 8.7
Quipux
instaladores-Quipux_v2.0.tar.gz
Es un servidor web con

soporte de servlets
Servidor de Tiempo
Apache Tomcat 6.0.29 o superior
Java
Java 1.6.0.31 o superior
Ntp 4.2 o superior
Tabla 20. Requerimientos de Software del Servidor

Fuente: Propia
Para la instalacin y configuracin del SGDQ, se va a dividir como si lo hiciramos en equipos

diferentes:
Servidor Web
Servidor de Base de Datos
Servidor para generar PDFs
Servidor de Firma Digital
Todo esto procedemos a configurar en un solo equipo.
Pgina | 188
C. INSTALACIN DEL SERVIDOR WEB

Segn los requerimientos mencionados en la tabla se inicia la instalacin del SGDQ en el Sistema
Operativo Centos versin 6.2 de 64 bits.
1. Instalacin del Apache

# yum install httpd
Iniciar el servicio
# /etc/init.d/httpd start
2. Instalacin de PHP
MDULO
DESCRIPCIN
Php
Instalacin de PHP
php-pgsql
Mdulo para Postgres
php-gd
Librera grficas
php-imap
Libreras para correo (opcional)
php-pdo
Acceso a Base de datos
php-soap
Protocolo SOAP con PHP
php-common
Archivos comunes de PHP
php-cli
Interface de lnea de comandos de PHP
php-xml
XML con aplicaciones PHP
php-pear
Repositorio de clases
Tabla 21. Mdulos de PHP
Fuente: Propia
Para la instalacin del sistema Quipux, se necesita:
yum install php
yum install php-pear
yum install php-gd
yum install php-common
yum install php-pgsql
yum install php-soap
yum install php-pdo
yum install php-imap
yum install php-cli
yum install php-xml
Pgina | 189
3. Instalacin y configuracin de sendmail
yum install sendmail
Sendmail es un intercambiador de correo, un MTA(Mail Transfer Agent). Es

necesario configurar sendmail porque, los correos de notificaciones de creacin
de un usuario para el cambio de contrasea no llegan a los usuarios cuando
utilizo una direccin IP privada, pero si utilizo una direccin IP pblica si llegan
ya que externamente sale porque no est restringido nada, pero si localmente.
Habilitar el acceso a la red para que sea capaz de enviar correo a travs del
servidor. Editar el fichero /etc/mail/access. Agregar la IP de quien enva en este
caso IP del server quipux: 192.168.3.195 RELAY, como se observa en la
ilustracin.
Ilustracin 85. Archivo de configuracin Access

Fuente: Propia
Reconstruir el archivo ubicndonos en /etc/mail
make
Por defecto Sendmail solo permitir enviar correo solo desde el mismo servidor.
Editar el siguiente archivo:
vim /etc/mail/sendmail.mc
Comentar una directiva en la que se menciona 127.0.0.1., poner delante "dnl".
Pgina | 190
Ilustracin 86. Archivo de configuracin sendmail.mc

Fuente: Propia
Una vez modificado reconstruir el archivo.
m4 /etc/mail/sendmail.mc > /etc/sendmail.cf
Reiniciar Sendmail
/etc/init.d/sendmail restart
4. Editar el archivo php.ini, modificar los siguientes valores de las variables de

configuracin.
cd /etc
vim php.ini
Variables de Configuracin del Archivo php.ini
short_open_tag = On
memory_limit = 128M
display_errors = On
register_globals = On
register_long_arrays = On
upload_max_filesize = 2M
Reiniciar el servidor Apache
/etc/init.d/httpd restart
5. Descargar la versin disponible de Quipux ingresando a la pgina:

http://quipux.org.ec/?q=descargas
Descargar el cdigo fuente en formato comprimido, y descomprimir el
instalador.
tar -xzvf instaladoresQuipux_v2.0.tar.gz
unzip quipux.zip
Pgina | 191
Renombrar quipux_comunidad a quipux

Copiar la carpeta quipux en la siguiente ruta
cp quipux /var/www
6. Crear el repositorio de archivos:
mkdir /var/www/quipux/bodega
mkdir /var/www/quipux/bodega/logos
mkdir /var/www/quipux/bodega/plantillas
mkdir /var/www/quipux/bodega/tmp
mkdir /var/www/quipux/bodega/2012
7. Crear el archivo de configuracin de quipux

Copiar el archivo config2.php a config.php
cd /var/www/quipux
vim config.php
Completar la siguiente informacin:
Email del Super Administrador del Sistema QUIPUX

$amd_email = "administrador@emapai.com.ec";
Email de la cuenta de soporte

$cuenta_mail_soporte = "soporte@emapai.com.ec";
Email de la cuenta desde la que se enviarn los recordatorios a los usuarios

$cuenta_mail_envio = "recordatorio@emapai.com.ec";
Nombre del servidor

$nombre_servidor="http://gestiondocumental.emapai.gob.ec";
8. Cambiar los permisos y el propietario de las carpetas y archivos.
chown R apache:apache /var/www/quipux
cd /var/www/quipux
find . -type d -exec chmod 755 {} \
find . -type f -exec chmod 644 {} \
9. Configurar un HostVirtual en el apache.
Pgina | 192
vim /etc/httpd/conf/httpd.conf
Ilustracin 87. Configuracin del HostVirtual

Fuente: Propia
D. INSTALACIN DEL SERVIDOR DE BASE DE DATOS

A continuacin se procede con la instalacin y configuracin del servidor de Base de Datos:
1. Instalar el Servidor de Base de Datos Postgresql
yum
-y install postgresql -server postgresql -libspostgresql -contrib
pgadmin3
2. Modificar los archivos de configuracin de Postgres:

Ingresar al directorio
Configurar y editar el archivo postgresql.conf
vim postgresql.conf
Cambiar la lnea: listen_addresses='*'
Configurar y editar el archivo pg_hba.conf
vim pg_hba.conf
Ingresar el nmero de la sub red de la mquina

# IPv4 local connections:
host all all 192.168.3.0/24 md5
host all all 186.42.112.0/24 md5
Pgina | 193
3. Cambiar la contrasea del usuario postgres de la base de datos.
su postgres
psql
\q
exit
4. Crear una nueva conexin al servidor de base de datos llamada quipux. Para
esto hacer clic en Aadir una Conexin al Servidor e ingresar los siguientes
datos:
Nombre: quipux
Servidor: 192.168.3.195
Puerto: 5432
BD de Mantenimiento: postgres
Nombre de Usuario: postgres
Contrasea: postgres
Almacenar contrasea: marcar
Restaurar env?: marcar
Conectar ahora: marcar
Una vez ingresado los datos hacer clic en aceptar.
Pgina | 194
Ilustracin 88. Nueva conexin al servidor de base de datos

Fuente: Propia
5. Crear una nueva base de datos llamada quipux.

Conectarse a la conexin creada quipux, para esto hacer clic derecho en Base de
Datos y clic en Nueva Base de Datos. En la pantalla para la creacin de la base
de datos quipux ingresar:
Nombre: quipux
Codificado: UTF8
6. Agregar el lenguaje plpgsql.

Para agregar el lenguaje hacer clic derecho en la base de datos quipux, clic en
Nuevo Objeto/Nuevo Lenguaje. Aparecer una pantalla escoger el lenguaje
plpgsql, propietario postgres y dar clic en aceptar para guardar los cambios.
7. Crear las tablas y los inserts

Para crear las tablas y los inserts restaurar desde el backup. Para esto hacer clic
derecho sobre la base de datos quipux. Elegir la opcin Restaurar, e ingresar el
nombre
del
archivo
(buscar
la
ruta
Pgina | 195
/var/www/quipux/bdd/BDD_quipux_v2.backup) y marcar la opcin: Sin

propietario y Mensajes Explcitos.
Finalmente clic en aceptar y verificar que no existan errores en el proceso, como

indica la imagen. Finalmente clic en Hecho
Ilustracin 89. Restaurar base de datos Quipux

Fuente: Propia
8. Configurar la conexin del sistema Quipux con la Base de Datos.

vim config.php
Cambiar las siguientes variables:

$usuario = "postgres";
$contrasea = "postgres";
$servidor = 192.168.3.195:5432;
$db = "quipux";
9. Ir a http://gestiondocumental.emapai.gob.ec
Se desplegara una pantalla inicial del sistema, y habilitar la opcin de
preferencias
permitir
ventanas
emergentes
para
gestiondocumental.emapai.gob.ec, como indica la ilustracin, luego pulsar AQUI

para ingresar al login del sistema.
Pgina | 196
Ilustracin 90. Ingreso al sistema Quipux

Fuente: Propia
E. INSTALACIN DEL SERVIDOR DE PDFS

A continuacin se procede a instalar y configurar el Servidor PDF:
1. Instalacin de ghostscript
Es una herramienta para generacin de pdf, tiene una aplicacin llamada ps2pdf
que convierte PostScript a PDF
yum install ghostscript
2. Instalacin de html2ps
Es una herramienta para generacin de pdf, convierte texto HTML a PostScript
yum install html2ps
3. Descomprimir el instalador del mdulo para generacin de PDFs
tar -xzvf instaladores-Quipux_v2.0.tar.gz
unzip html_a_pdf.zip
Renombrar la carpeta html_comunidad a html_a_pdf.

Copiar la carpeta html_a_pdf en la siguiente ruta
cp html_a_pdf /var/www/quipux
4. Crear los archivos de configuracin
Pgina | 197
Crear html_a_pdf.wsdl
cp html_a_pdf2.wsdl html_a_pdf.wsdl
5. Editar el archivo config.php
vim config.php
Ingresar la IP del servidor

$nombre_servidor= 'http://192.168.3.195/html_a_pdf '
6. Editar el archivo html_a_pdf.wsdl
vim html_a_pdf.wsdl
Cambiar la variable soap al final del archivo

<soap:address location="http://192.168.3.195/html_a_pdf/html_a_pdf.php"/>
7. Probar la conexin
Ingresar
la
siguiente
direccin:
http://192.168.3.195/html_a_pdf/html_a_pdf.php?wsdl
8. Indicar al servidor Quipux la direccin del servidor de PDFs.

vim config.php
Cambiar la variable:
$servidor_pdf = "http://192.168.3.195/html_a_pdf";
F. INSTALACIN DEL SERVIDOR DE FIRMA DIGITAL

En la siguiente Ilustracin se puede observar los elementos que deben configurarse para que
funcione la firma electrnica en Quipux.
Pgina | 198
Ilustracin 91. Firma digital Quipux- Proceso macro

Fuente: (WIKI QUIPUX, 2011)
Como se observa en la Ilustracin cuando se realiza la peticin de firmado digital desde el sistema
Quipux, sucede lo siguiente: El sistema inserta en la base de datos los archivos a firmar,
seguidamente el sistema dispara el applet que realiza el firmado digital, el applet llama a un web
service y este se conecta con el BCE para conocer si el certificado con el que se va a firmar an
est vigente, si el certificado es vlido el web service mencionado extrae de la base de datos los
archivos a firmar y los entrega al applet, el applet llama a un web service y este a un servidor de
tiempo para el estampado de tiempo en el momento de la firma, el applet realiza el firmado digital
de el o los documentos extrados de la base de datos, y finalmente se actualiza los archivos
firmados en la base de datos.
Segn los elementos que se pueden observar en la Ilustracin, se procede a la instalacin de la

firma digital en el sistema.
INSTALACIN Y CONFIGURACON DE JAVA

1. Descargar Java JDK16
Descargar
JDK
para
64
bits
de
la
siguiente
direccin:
http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jdk-6u31-download1501634.html.
Copiar el instalador a la siguiente direccin
16
JDK Java Development Kit
Pgina | 199
cp jdk-6u31-linux-x64-rpm.bin /usr/java
Cambiar los permisos e instalar
chmod a + x jdk-6u31-linux-x64-rpm.bin
2. Instalar JDK
./jdk-6u31-linux-x64-rpm.bin
3. Descargar Java JRE17

Descargar
JRE,
para
linux
de
64
bits,
de
la
direccin:
http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jre-6u31-download1501637.html
Copiar el instalador a la siguiente direccin
cp jre-6u31-linux-x64-rpm.bin /usr/java
Cambiar los permisos e instalar
chmod a + x jre-6u31-linux-x64-rpm.bin
4. Instalar JRE
./jre-6u31-linux-x64-rpm.bin
5. Crear la variable de entorno

Para indicar donde est instalado el JDK y aadir a la variable PATH el
directorio donde se encuentran los binarios, para esto editamos el archivo vim
/etc/profile
JAVA_HOME=/ usr/java/jdk1.6.0_31
PATH=$PATH:$JAVA_HOME/bin
export PATH JAVA_HOME
Actualizamos las variables de entorno
17
source /etc/profile
JRE Java SE Runtime Environment
Pgina | 200
INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SERVIDOR DE TIEMPO

Network Time Protocol (NTP).- Es un protocolo de Internet para sincronizar los relojes de los
sistemas informticos a travs del ruteo de paquetes en redes con latencia variable. Quipux
implementa el protocolo NTP para el estampado de tiempo a fin de capturar el tiempo real a la hora
de firmar un documento electrnico. Igualmente, permite verificar si el certificado est o no
revocado para hacer uso de la firma.
1. Para esto instalamos el servidor ingresando el siguiente comando.
yum install ntp
2. Editar el archivo de configuracin /etc/ntp.conf y des comentar la lnea

restrict 127.0.0.1 y guardar.
CONFIGURANDO EL SERVIDOR APACHE

Se instalar el mdulo de firma, dentro del mismo servidor Apache en el que se encuentra quipux.
1. Descomprima el instalador.
tar -xzvf instaladoresQuipux_v2.0.tar.gz
unzip firma.zip
Copiar la carpeta firma al directorio apache donde est instalado quipux.
cp firma /var/www/firma
2. Editar el Archivo config.php del directorio quipux
vim config.php
Ingresar el nombre del servidor de firma

$servidor_firma = "http://192.168.3.195/firma";
3. Crear el archivo de configuracin config.php en el directorio firma
Modificar el archivo config.php:
vim config.php
Nombre servidor firma:

$servidor_nombre = "http://192.168.3.195/firma";
Pgina | 201
Directorio de tomcat para verificacin de firma:

$servidor_verifica_firma_cms=
"http://192.168.195:8081/wsFirmaDigitalQuipux_1_3";
4. Crear el archivo de configuracin firma.wsdl en el directorio firma
cp firma2.wsdl firma.wsdl
Modificar el archivo firma.wsdl
vim firma.wsdl
Buscar la referencia a location

<soap:address location="http://192.168.3.195/firma/wsFirma.php"/>
5. Crear archivo firma.wsdl ubicado en la carpeta interconexin de quipux y

agregar las siguientes lneas
<soap:address
location="http://192.168.3.195/interconexion/ws_firma_digital.php"/>
6. Editar el archivo parametros.properties ubicado en la carpeta propiedades de

firma, ingresando el siguiente comando vim /propiedades/parametros.properties,
y agregar las siguientes lneas.
webService=http://192.168.3.195/WsAppletFirmaDigital64/soapapifirmadigi
talService
tipoVerificacionCertificados=ldap
CONFIGURACIN DE LA BASE DE DATOS

1. Crear en postgres la base de datos firma
Nombre: firma
Codificado: UTF8
2. Restaurar el backup
Pgina | 202
Nombre archivo:
/var/www/quipux/firma/instalacion/bdd/BDD_firma.backup
Sin Propietario: marcar
Mensajes explcitos: marcar
Finalmente clic en aceptar
3. Ir a la tabla sistema de la Base de Datos de firma

Ingresar los datos:
Nombre: http://192.168.3.195
dir_firma: http://192.168.3.195/interconexion/ws_firma_digital.php?wsdl
INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SERVIDOR APACHE TOMCAT

1. Descargar el instalador
De la siguiente direccin http://tomcat.apache.org/download-60.cgi, seleccionar
la distribucin binaria. Una vez descargado el instalador copiar en el directorio
/opt
cp apache-tomcat-6.0.29.tar.gz /opt
Descomprimir el archivo
tar xzvf apache-tomcat-6.0.29.tar.gz
Cambiar permisos
chown -R apache-tomcat-6.0.29
2. Configuracin ApacheTomcat: Server Port, Conector Port HTTP, Conector

Port AJP, Redirect Port. En vim conf/server.xml editar las siguientes lneas.
<Server port="8001" shutdown="SHUTDOWN">
<Connector port="8081" protocol="HTTP/1.1"
<Connector port="8010" protocol="AJP/1.3" redirectPort="8443" />
Iniciar Tomcat
/opt/apache-tomcat-6.0.29/bin/startup.sh
3. Ingresar al directorio Tomcat de firma

Copiar el archivo postgresql-8.3-603.jdbc3.jar al directorio de instalacin de
tomcat
Pgina | 203
cp postgresql-8.3-603.jdbc3.jar /opt/apache-tomcat-6.0.29/lib/
4. Descomprima el archivo WsAppletFirmaDigital64.war.

Crear el directorio directorioWar
mk dirdirectorioWar
Copiar WsAppletFirmaDigital64.war en la carpeta creada.
cp WsAppletFirmaDigital64.war directorioWar
Ingresar a la carpeta creada
cd directorioWar
Descomprimir el archivo WsAppletFirmaDigital64.war
jar -xvf WsAppletFirmaDigital64.war
5. Editar el archivo WEB-INF/propiedades/parametros.properties
Ingresar a la carpeta WEB-INF/propiedades
vim parametros.properties
Ingresar la siguiente informacin
bd=firma
bd_cert=certificados
servidor_tiempo=192.168.3.195
direccionLDAP=ldap://ldap.bce.ec/o=BCE,c=EC
direccionCRL=http://www.eci.bce.ec/CRL/eci_bce_ec_crlfile.crl
6. Editar el archivo META-INF/context.xml
vim context.xml
En el archivo context.xml edite la informacin referente a la Base de Datos

firma.
name="jdbc/firma"
password="postgres"
jdbc:postgresql://192.168.3.195:5432/firma"
username="postgres"/>
Pgina | 204
7. Una vez editados los cambios volver a comprimir el archivo war.

Eliminar WsAppletFirmaDigital64.war
rm WsAppletFirmaDigital64.war
Comprimir el archivo
jar -cvf WsAppletFirmaDigital64.war *
Copiar WsAppletFirmaDigital64.war al directorio de instalacin de tomcat
cp WsAppletFirmaDigital64.war /opt/apache-tomcat-6.0.29/webapps
8. Descomprima el archivo wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war.

Crear la carpeta directorio, copiar wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war en la carpeta
creada y descomprimir el archivo wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war
jar -xvf wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war
9. Editar el archivo WEB-INF/clases/si/propiedades
vim parametros.properties
Ingresar la siguiente informacin
bd= firma
bd_cert=certificados
servidor_tiempo=192.168.3.195
tipo_verificacion=banco
direccionLDAP=ldap://ldap.bce.ec/o=BCE,c=EC
Una vez editados los cambios volver a comprimir el archivo war. Eliminar
wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war
rm wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war
Comprimir el archivo
jar -cvf wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war *
Copiar wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war al directorio de instalacin de tomcat
cp wsFirmaDigitalQuipux_1_3.war /opt/apache-tomcat-6.0.29/webapps
Para la utilizacin de la firma digital, se debe instalar los controladores del dispositivo Token, la
instalacin se encuentra detallada en el Anexo D (Instalacin Token).
Pgina | 205
Para
firmar
un
documento
en
el
SGDQ,
digitar
en
la
url
del
navegador
http://gestiondocumental.emapai.gob.ec, crear un documento y firmar digitalmente como indica la

ilustracin.
Ilustracin 92. Accin firma digitalmente

Fuente: Propia
Seguidamente se presenta la pantalla, en la que se ingresa la contrasea del Token, y finalmente se

firma el documento.
Ilustracin 93. Contrasea del Token

Fuente: Propia
6.6.
CREACIN DE CUENTAS DE USUARIOS Y ESPACIOS DE TRABAJO
El SGDQ, debe parametrizarse para inicializar su uso, tanto en el ambiente de capacitacin como el
ambiente de produccin. Para la parametrizacin se requiere los siguientes datos proporcionados
por el rea de Talento Humano:
Los datos de la institucin.
Pgina | 206
La estructura organizacional de la institucin, en el proceso Ampliacin de Redes de

Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra, se puede encontrar en el Anexo E (Estructura
organizacional de la EMAPA-I)
Los datos de los funcionarios pblicos, implicados en el Ampliacin de Redes de Agua

Potable y Alcantarillado de Ibarra, se halla en el Anexo H (Datos Funcionarios)
Para el primer ingreso al SGDQ debe ser como usuario administrador, poner en la url del
navegador:
http://gestiondocumental.emapai.gob.ec,
seguidamente
ingresar
la
cdula:
administrador y contrasea: 123 y clic en botn ingresar.
Ilustracin 94. Ingreso al SGDQ como usuario administrador

Fuente: Propia
Paso Uno: Crear la Institucin: Ingresar como usuario administrador, haciendo clic en
Administracin seleccionar la opcin Instituciones, opcin que permite crear la institucin, se
selecciona nueva institucin. Aqu llenar los datos de la empresa EMAPA-I como nombre:
Empresa Pblica Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra, Ruc: 1060031300001;
entre otros y guardar los cambios.
Pgina | 207
Ilustracin 95. Administrador de instituciones

Fuente: Propia
Para cargar la plantilla dirigirse a la opcin Editar rea seleccionar el rea padre y muestra una
pantalla como la siguiente:
Ilustracin 96. Editar rea

Fuente: Propia
Ingresar en Examinar, escoger la plantilla sobre la cual se generar los documentos. Esta plantilla
debe estar en formato PDF, los mrgenes para la cabecera son de 2,5 cm y para el pie de pgina es
de 2 cm.
Paso Dos: Crear reas: Se crearn las reas implicadas en el proceso Ampliacin de Redes de
Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra. Ingresar en Crear rea y a continuacin muestra una
pantalla como la siguiente:
Pgina | 208
Ilustracin 97. Creacin rea gerencia general

Fuente: Propia
Llenar los datos como nombre: Gerencia General, sigla: GG, ciudad: Ibarra; entre otros. El mismo
proceso realizar para la creacin de las dems reas implicadas en el proceso Ampliacin de
Redes de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra.
Paso Tres: Creacin de Usuarios: Se creara los usuarios implicados en el proceso Ampliacin de
Redes de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra. Para esto clic en crear Usuario y en la pantalla
de la creacin del usuario llenar los datos personales del usuario como la cdula, nombres,
apellidos, correo electrnico corporativo, entre otros.
Ilustracin 98. Creacin de usuario gerente general

Fuente: Propia
Siguiendo con la pantalla de Creacin de usuarios asignar permisos al usuario para el manejo del
sistema, de acuerdo a la funcin que desempee en su puesto de trabajo, se ha asignado los
permisos de la siguiente manera:
Pgina | 209
USUARIO
PERFIL
Admin.
del
sistema
Normal
Archivo
Gerente
Direcciones y
Departamentos
Secretarias
Usuarios
Normal
Jefe
Jefe
Asistente
Normal
GENERALES
Cambio de Contrasea
Usuario Activo
Activar
Acciones
sobre
Documentos
Enviar notificaciones al correo
Creacin de documentos de Salida
ASISTENTES SECRETARIAS
Manejar el Archivo
Consultar Documentos
Impresin de Documentos
Redireccionar a edicin al ingresar
a un documento
Mostrar
documento
automticamente
en
la
informacin general
Usuario Pblico
JEFES
Recibir documentos externos
redirigidos
Reportes
Firma Digital
Reasignar a segundo nivel de
jerarqua
BANDEJA DE ENTRADA
Bandeja de Entrada
Digitalizar Documentos
Creacin de Ciudadanos
Creacin de Documentos de
Entrada
ADMINISTRADOR
Administrar Archivo
Administracin del Sistema
Administracin
de
Carpetas
Virtuales
Tabla 22. Permisos de usuarios

Fuente: Propia
Finalmente guardar los cambios, el mismo procedimiento de creacin de usuario realizar para los
dems usuarios implicados en el proceso.
Paso Cuatro: Numeracin de Documentos: Dentro de esta opcin se debe formatear la

numeracin de los documentos, por cada rea involucrada en el proceso. Para esto hacer clic en
Numeracin de Documentos, muestra la siguiente ilustracin.
Pgina | 210
Ilustracin 99. Formato de la numeracin de documentos

Fuente: Propia
Para el formato de numeracin de documentos, seleccionar el rea Archivo, se dispone de las

siguientes clases de documentos Oficio, Externo, Memorando, Circular, Acuerdo, seguidamente
seleccionar el formato deseado: Secuencial-rea-Ao. En la siguiente columna de abreviacin del
documento, ingresar los siguientes datos: Oficio: OF, Externo: EX, Memorando: ME, Circular: CI,
Acuerdo: AC, el separador es asignado automticamente por el sistema, si desea puede cambiarlo,
el nmero de dgitos de ao ingresar cuatro, el nmero de dgitos secuencial ingresar cuatro,
secuencia actual ingresar cero, finalmente Aceptar para guardar los cambios. Para la numeracin de
los documentos de las siguientes reas, realizar el mismo proceso.
Paso Cinco: Creacin de carpetas virtuales: Este proceso se realizar por cada rea, segn los
requerimientos hechos por cada una de ellas.
Para esto ingresar a organizacin de los niveles de carpetas virtuales.
Ilustracin 100. Organizacin de las carpetas virtuales

Fuente: Propia
Pgina | 211
Seleccionar el rea Archivo, ingresar el Nombre tem y Descripcin tem y aceptar para guardar los
cambios. Siguiendo con la creacin de carpetas virtuales, hacer clic en administracin de carpetas
virtuales y presenta la siguiente Ilustracin.
Ilustracin 101. Administracin de carpetas virtuales

Fuente: Propia
Se procede a crear las carpetas virtuales de acuerdo al requerimiento hecho por el rea de Archivo.
Para esto hacer clic el rea Archivo, y crear el primer nivel, crear serie, ingresar nombre, tiempo
de archivo de gestin, tiempo archivo central y guardar los cambios.
Crear los dems niveles de carpetas virtuales que son subserie, expediente, folder, como indica la
ilustracin anterior. El mismo procedimiento para la creacin de carpetas virtuales realiza para las
dems reas involucradas en el proceso.
Paso Seis: Archivo Fsico: Este proceso realizar por cada rea y se debe configurar de acuerdo a
los archiveros fsicos que se tenga en ellas, para esto nos ingresar a Organizacin Fsica del
Archivo y se presenta la siguiente pantalla.
Pgina | 212
Ilustracin 102. Organizacin fsica del archivo

Fuente: Propia
Seleccionar el rea Archivo, ingresar el nombre del tem y la descripcin del tem, finalmente clic
en Aceptar para guardar los datos. Siguiendo con la creacin del Archivo Fsico, ingresar en Nueva
ubicacin Fsica y se muestra la siguiente pantalla.
Ilustracin 103. Administracin del archivo fsico

Fuente: Propia
Proceder a crear las carpetas que representan al archivo fsico del rea de Archivo, hacer clic en
Crear Archivo e ingresar el nombre de tem y la sigla, seguidamente guardar. Proceder a crear los
dems niveles de Archivo Fsico del rea de Archivo.
El mismo procedimiento para la creacin de Archivo Fsico, realizar para las dems reas
involucradas en el proceso.
Pgina | 213
6.7.
CAPACITACIN A USUARIOS
Luego de la creacin de la institucin, reas, usuarios, es decir luego de la parametrizacin del

sistema, se procede a la capacitacin de los usuarios.
Para la utilizacin del SGDQ separar en ambientes: el de capacitacin y el de produccin, es decir,

hay que mantener dos bases de datos y dos aplicaciones la de desarrollo y produccin
respectivamente.
El
SGDQ, para la
produccin se encuentra disponible
en la siguiente direccin:
http://gestiondocumental.emapai.gob.ec/ .Ingresando a esta direccin muestra la siguiente pantalla:
Ilustracin 104. Ambiente de produccin del SGDQ

Fuente: Propia
El SGDQ para la capacitacin se encuentra disponible en la siguiente direccin:

http://capacitacion.emapai.gob.ec. Ingresando a esta direccin muestra la siguiente Ilustracin.
.
Ilustracin 105. Ambiente de capacitacin del SGDQ.
Fuente: Propia
Pgina | 214
La capacitacin a los usuarios implicados en el proceso se realiz segn la actividad que realiza en
su puesto de trabajo.
Bandeja de Entrada: Se refiere al registro de documentacin externa que ingresa a la empresa. Se

ha capacitado al rea de Archivo porque es la encargada de realizar el registro de documentos
externos y sus anexos, digitalizarlos, ingresarlos en el SGDQ y luego pasarlo al rea operativa que
dar trmite al documento, el contenido de la capacitacin se encuentra en el Anexo C (Manual de
usuario) y los usuarios capacitados en Anexo F (Capacitacin usuarios).
Bandeja de Salida: Se refiere a la generacin y envi de documentacin interna. El contenido y

las reas capacitadas se encuentra en el Anexo G (Capacitacin reas).
Se ha capacitado a las siguientes reas:
Archivo
Gerencia General
Direccin de Ingeniera
Alcantarillado
Operacin y Mantenimiento de Alcantarillado
Agua Potable Urbano
Operacin y Mantenimiento de Agua Potable Urbano
Agua Potable Rural
Operacin y Mantenimiento de Agua Potable Rural
Agua No Contabilizada
Gestin Ambiental
Fiscalizacin y Estudios
6.8.
ENTREGA DE GUAS DE USUARIOS.
En el SGDQ, se encuentran disponibles manuales para los usuarios, ingresando en el navegador la

direccin http://gestiondocumental.emapai.gob.ec en la pantalla de ingreso al sistema se encuentra
en la parte superior derecha un icono llamado Ayuda al pulsar el botn se presenta la siguiente
pantalla.
Pgina | 215
Ilustracin 106. Ayuda SDGQ

Fuente: Propia
Aqu se encuentran disponibles para descargar los manuales para los usuarios del rea de archivo
con el nombre de: Manual Archivo y para todos los usuarios con el nombre de: Manual Usuario,
estos manuales se encuentran en el Anexo C (Manual de usuario).
Pgina | 216
CAPTULO VII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En el presente captulo se exponen las conclusiones y recomendaciones sobre el estudio

de metodologas para la implantacin de un sistema de gestin documental utilizando
herramientas de software libre, estudio que sirve como base para la implantacin del
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX, en la empresa EMAPA-I.
7.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1.
CONCLUSIONES
Debido a los inconvenientes que se presentan en la gestin documental, en las empresas optan
por emprender proyectos para el manejo de documentos para esto es necesario apoyarse en una
metodologa que sirva de gua e indique a los integrantes de las mismas, los pasos a seguir en
cada momento a la hora de implantar un sistema de gestin documental.
Luego de realizar un estudio y anlisis de metodologas para el desarrollo de proyectos de

gestin documental, se ha elegido la metodologa DIRKS, ya que es una metodologa que
dispone de pasos que se adaptan a los requerimientos en cuanto a la gestin de documentos de la
empresa EMAPA-I.
La reingeniera de procesos de la empresa, lleva a mejorar los tiempos que se demoran en ser
atendidos los trmites y a su vez eliminar redundancia en los procesos administrativos,
garantizando la atencin oportuna en tramitar documentos y una disminucin del tiempo de
respuesta.
Del estudio y anlisis realizado a las alternativas tecnolgicas para la gestin documental se
puede mencionar lo siguiente: el acceso al cdigo fuente de Quipux y a la documentacin no
tiene costo, para la versin Alfresco Enterprise tiene costo de licencia para uso y
documentacin, en lo que se refiere a Alfresco Community no tiene costo para uso y no
dispone de documentacin necesaria.
Para la implantacin del SGD, se ha optado por Quipux, ya que cumple con los requerimientos
en cuanto a la gestin de documentos de la empresa EMAPA-I, y dispone de capacitacin,
soporte tcnico, acceso al cdigo fuente y documentacin necesaria.
Con el anterior sistema de gestin documental Lotus Notes, se presentaba varios inconvenientes
en la administracin y soporte tcnico del software debido al costo de licenciamiento y al
tiempo que tardaba en dar trmite a los documentos enviados por los ciudadanos. Actualmente
con la implantacin del sistema de gestin documental Quipux en el proceso: Ampliacin de
Redes de Agua Potable y Alcantarillado, perteneciente al rea de Ingeniera, garantiza la
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atencin oportuna en la recepcin de documentos, un excelente tiempo de respuesta en su

distribucin, asegurando la confidencialidad de la informacin.
7.2.
RECOMENDACIONES
Es necesaria la utilizacin de una metodologa de gestin documental que sirva de gua e

indique los pasos para proceder a la implantacin de un sistema de gestin documental, y
evitarnos as inconvenientes que se presentan a la hora de implantar el mismo.
Se recomienda la utilizacin de la metodologa DIRKS, ya que dispone de pasos necesarios que

pueden adaptarse a las necesidades de cada proyecto de gestin documental.
Las instituciones que pertenecen a la administracin pblica central, deben hacer uso de los
beneficios que presta el SGDQ, ya que agilita la gestin de documentos en el sector pblico,
brindando una atencin al ciudadano mejorada.
Se recomienda la implantacin del sistema de gestin documental Quipux en todas las reas de
EMAPA-I, para garantizar la atencin oportuna en la recepcin de documentos, un excelente
tiempo de respuesta en su distribucin, asegurando la confidencialidad de la informacin.
Es necesaria la utilizacin de las firmas digitales, para disminuir la impresin de documentos,

ahorrar espacio fsico para almacenamiento de documentos, costos operativos, costos de
recursos y autenticidad de la informacin.
Recomiendo el uso de software libre ya que genera reduccin de costes en la adquisicin,

mantenimiento y renovacin de tecnologas en cuanto a licencias, permitindonos la instalacin
del software las veces que requiera, con la facilidad de acceso al cdigo fuente, se puede realizar
modificaciones para adecuar a los requerimientos del usuario.
Ya que no fue definido en el alcance inicial del proyecto, recomiendo que en la siguiente etapa,
se incrementen las siguientes funcionalidades:
Incrementar la funcionalidad de REASIGNAR A VARIOS USUARIOS, para reasignar a

varios usuarios un trmite al mismo tiempo.
Incrementar la funcionalidad de FECHA MAXIMA DE TRAMITE, para controlar

los tiempos en dar respuesta a un trmite.
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Incrementar la funcionalidad de REPORTES DE TRAMITES VENCIDOS, para

visualizar los trmites que no fueron contestados a tiempo, por usuario y por rea.
Incrementar la funcionalidad de REPORTES GRFICOS, para visualizar

grficamente los reportes del estado en que se encuentran los documentos por usuario y
por rea.
7.3.
ANLISIS DE IMPACTOS:
Como podemos observar en la Ilustracin se indica los tiempos para la distribucin y respuesta
de la documentacin externa en el proceso Ampliacin de Redes de Agua Potable y
Alcantarillado, perteneciente al rea de Ingeniera de la EMAPA-I utilizando Lotus Notes y
Quipux, como se puede observar en la Ilustracin, la propuesta de mejoramiento con la
utilizacin del Quipux, tiene como consecuencia la minimizacin de tiempos de distribucin y
respuesta de documentacin externa ya que con la utilizacin de la funcionalidad de firma
digital se disminuye la impresin de documentos y l envi de la respuesta al documento es
inmediato.
Tiempos de distribucin y respuesta de documentos externos

30
25
Horas
20
15
10
5
0
LOTUS NOTES
QUIPUX
Act 1.
Act 2.
Act 3.
Act 4.
Act 5.
Act 6.
Act 7.
24
0,25
0,25
0,25
18
0,5
Ilustracin 107. Tiempos de distribucin y respuesta de documentos externos

Fuente: Propia
Actividades:
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Act 1. Archivo: Recepta la solicitud Solicitud de Ampliacin de Redes de Agua Potable y/o
Alcantarillado y su respectiva documentacin e ingresa al sistema de gestin documental y
enva a Gerencia.
Act 2. Gerencia General: Revisa la solicitud y de acuerdo al pedido enva a la

Direccin de Ingeniera.
Act 3. Direccin de Ingeniera: Revisa documentacin y enva al departamento o

departamentos responsables.
Act 4. El o los responsables de tarea: Son los encargados de realizar:

o
Revisa si es posible atender el pedido, exige planos aprobados por la oficina de

Planificacin de Ilustre Municipio de Ibarra y el trazado vial en el caso que no
existan obras de arte en la calle.
En caso de tratarse de una urbanizacin privada, orienta al solicitante respecto

al trmite de aprobacin de estudios hidrulicos y sanitarios; de lo contrario,
toma medidas y define el trabajo a realizar.
Elabora presupuestos de obra de agua potable y/o alcantarillado.
Realiza un informe y pide revisin y firma el Jefe del Departamento al que

corresponda el pedido.
Entrega documentacin a Direccin de Ingeniera con la observacin de que es factible

o no realizar el pedido.
Act 5. Director de Ingeniera: Analiza los documentos aprueba o rechaza y enva

documentacin respectiva a Gerencia General.
Act 6. Gerencia General: Revisa documentacin, elabora oficio de respuesta al

interesado y enva a Archivo.
Act 7. Archivo: Entrega respuesta y presupuesto de la obra al ciudadano.
En la siguiente Ilustracin se muestra un anlisis de costo del uso del papel con la utilizacin
del sistema Lotus Notes y Quipux, en el proceso Ampliacin de Red de Agua Potable y
Alcantarillado,
Pgina | 221
Costo de uso del papel en el proceso "Ampliacin de Red de Agua

Potable y Alcantarillado"
Porcentaje
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
% Antes Lotus Notes
83
86
88
89
% Ahora Quipux
17
14
13
11
Ilustracin 108. Costo de uso del papel en el proceso

Fuente: Propia
Como se puede observar en la Ilustracin el costo de uso del papel desde el mes de agosto hasta
ahora con la utilizacin de SGDQ, va disminuyendo en relacin con la utilizacin de Lotus
Notes, debido a que antes se imprima el documento por cada rea en la que tena que darse
tramite, ahora con la utilizacin del SGDQ, ya no se imprime el documento por cada rea ya
que el envi y recepcin del trmite es inmediato, dando como resultados una disminucin de
impresin de documentos,
ahorro de recursos fsicos y econmicos para gestionar los
documentos.
7.4.
POSIBLES TEMAS DE TESIS

Desarrollar el SISTEMA DE INVENTARIO DE HARDWARE Y SOFTWARE de
EMAPA-I, para reservaciones y prstamos de equipos, utilizando herramientas de
software libre.
Estudio y anlisis de procesos administrativos de la EMAPA-I, para una reingeniera de

procesos.
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7.5.
-
GLOSARIO DE TRMINOS
Anlisis coste/beneficio: Es una disciplina formal (tcnica) a utilizarse para evaluar, o

ayudar a evaluar, en el caso de un proyecto o propuesta, que en s es un proceso
conocido como evaluacin de proyectos.
API': (Application Programming
Interface
- Interfaz de
Programacin de
Aplicaciones). Representa un interfaz de comunicacin entre componentes software. Un

API a menudo forma parte de SDK (Kit de desarrollo de software).
-
Asiento registral: En derecho, a la constatacin escrita en un registro y derivada de un

ttulo. En concreto, se suele referir a la anotacin de un ttulo o de otras situaciones
derivadas de ste en el registro de la propiedad o en el civil, y los asientos que pueden
hacerse son inscripciones, anotaciones, notas marginales, y cancelaciones.
Casos de uso: Es una secuencia de transacciones que son desarrolladas por un sistema
en respuesta a un evento que inicia un actor sobre el propio sistema. Los diagramas de
casos de uso sirven para especificar la funcionalidad y el comportamiento de un sistema
mediante su interaccin con los usuarios y/o otros sistemas.
Diagramas de Clases: Un diagrama de Clases representa las clases que sern utilizadas
dentro del sistema y las relaciones que existen entre ellas. Los diagramas de Clases por
definicin son estticos, esto es, representan que partes interactan entre s, no lo que
ocurre cuando.
DNI: (documento nacional de identidad) es el documento oficial exigido a los

ciudadanos para poder acreditar su identidad antes cualquier administracin, empresas,
entidades u otros ciudadanos. Al llevar cada DNI un nmero nico, la firma y huellas de
su titular, nos permite identificarnos.
EMAPA-I: Empresa Pblica Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra

EMAPA-I, institucin donde se realiz el presente trabajo de grado.
FTP: Siglas de File Transfer Protocol. Mtodo muy comn para transferir uno o ms
ficheros de un ordenador a otro. FTP es un medio especfico de conexin de un Sitio
web para cargar y descargar ficheros.
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Homologacin: Accin y efecto de equiparar, registrar y poner en relacin de igualdad

objetos, hechos, organismos, etc., a travs de una autoridad y con arreglo a ciertas
normas o caractersticas. Existe la homologacin de la declaracin de incapacidad
laboral a la condicin de minusvala.
ISO/IEC 12207: Information Technology / Software Life Cycle Processes, es el

estndar ISO/IEC 12207 Information Technology / Software Life Cycle Processes, es el
estndar para los procesos de ciclo de vida del software de la organizacin ISO. para los
procesos de ciclo de vida del software de la organizacin ISO.
ISO 8859-1: Es una norma de la ISO que define la codificacin del alfabeto latino,
incluyendo los diacrticos (como letras acentuadas, , ), y letras especiales (como ,
), necesarios para la escritura de las siguientes lenguas originarias de Europa
occidental: afrikans, alemn, castellano, espaol, cataln, euskera, aragons,
asturiano, dans, escocs, feros, fins, francs, galico, gallego, ingls, islands,
italiano, neerlands, noruego, portugus y sueco.
Perfil de usuario: En sentido general, un perfil de usuario es un conjunto de datos que

se refieren al usuario de un servicio informtico. Un modelo de usuario es una fuente
de conocimientos que contiene adquisiciones sobre todos los aspectos del usuario que
pueden ser tiles para el comportamiento del sistema. Los perfiles de usuarios se
utilizan en informtica en numerosos mbitos. Permiten prestar servicios
personalizados, adaptar ofertas, etc.
Plan de contingencia: Es un tipo de plan preventivo, predictivo y reactivo. Presenta

una estructura estratgica y operativa que ayudar a controlar una situacin de
emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas. El plan de contingencia
propone una serie de procedimientos alternativos al funcionamiento normal de
una organizacin, cuando alguna de sus funciones usuales se ve perjudicada por una
contingencia interna o externa.
Software libre: La definicin de software libre estipula los criterios que se tienen que
cumplir para que un programa sea considerado libre. Software libre significa que el
software respeta la libertad de los usuarios y la comunidad. En trminos generales, los
Pgina | 224
usuarios tienen la libertad de copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el

software. Con estas libertades, los usuarios controlan el programa y lo que hace.
-
Workflow: El flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una

actividad de trabajo: cmo se estructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden
correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y
cmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
OCR: (Optical Character Recognition). Reconocimiento ptico de caracteres. Tipo de

software que se encarga de reconocimiento ptico de caracteres.
Pgina | 225
BIBLIOGRAFA
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Potable y Alcantarillado. Jefe de Agua Potable y Jefe Desarrollo Institucional. Ibarra,
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x
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coste-beneficio. Recuperado el 29 de Septiembre de 2012, de
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Wikipedia. La enciclopedia libre. (s.f.). Gestin Documental. Recuperado el 26 de
Febrero de 2011, de http://es.wikipedia.org/wiki/Gestin_documental
Expertos:
Subsecretaria de Tecnologas de la Informacin. (2012). Presidencia de la Repblica

del Ecuador. Certificacin, Quito
Pgina | 229
ANEXOS
Anexo A: Anteproyecto de Tesis
Anexo B: Manual Tcnico
Anexo C: Manual de Usuario
Anexo D: Instalacin Token
Anexo E: Estructura Organizacional de la EMAPA-I
Anexo F: Capacitacin Usuarios
Anexo G: Capacitacin reas
Anexo H: Datos Funcionarios
Pgina | 230

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UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE INGENIERA EN CIENCIAS APLICADAS

TRABAJO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIN DEL

AUTORA: Dora Maricela Pozo Ruiz

DIRECTOR: Ingeniero Mauricio Rea

Dora Maricela Pozo Ruiz

Dora Maricela Pozo Ruiz

CESIN DE DERECHOS DE AUTORA DEL

Dora Maricela Pozo Ruiz

AUTORIZACIN DE USO Y PUBLICACIN A FAVOR

Dora Maricela Pozo Ruiz

Este trabajo va dedicado:

Mis hermanas, Fernanda, Diana, Domnica, por estar conmigo y apoyarme

Finalmente a los maestros, que da a da fueron aquellos que marcaron cada

que me ayudaron en asesoras y dudas

presentadas en la elaboracin de la tesis

Dora Maricela Pozo Ruiz

Un profundo agradecimiento a Dios y a toda mi familia quienes han sido lo ms

A mi director de Tesis, Ing. Mauricio Rea, por su incondicional apoyo e

A la Empresa Pblica Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra

A la prestigiosa Universidad Tcnica del Norte, por brindarnos educacin de

A los amigos y amigas, que siempre estn apoyndonos cuando as lo

Mi reconocimiento a aquellas personas que de una u otra manera, colaboraron

Dora Maricela Pozo Ruiz

GENERALIDADES DEL PROYECTO ...................................................................................... 2

MARCO TERICO .................................................................................................................. 13

Dora Maricela Pozo Ruiz

METODOLOGA DE GESTIN DOCUMENTAL ................................................................. 31

PROCESOS ADMINISTRATIVOS DOCUMENTALES DE LAS AREAS DE EMAPA-I............................ 87

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DOCUMENTAL................................................................. 106

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL .............................. 174

IMPLANTACIN DE LA METODOLOGA SELECCIONADA ................................... 174

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................... 218

Dora Maricela Pozo Ruiz

BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 226

Dora Maricela Pozo Ruiz

Dora Maricela Pozo Ruiz

Ilustracin 38. Instaladores de Alfresco Community 3.4e ........................................... 127

Ilustracin 82. Estructura organizacional del Proceso ................................................. 175

Dora Maricela Pozo Ruiz

Dora Maricela Pozo Ruiz

En el primer captulo se indica los aspectos generales del proyecto propuesto.

En el tercer captulo se muestra la informacin sobre las distintas metodologas

En el cuarto captulo dedica el funcionamiento de la empresa y como maneja y

proceso Ampliacin de Redes de Agua Potable y Alcantarillado y el Workflow

En el quinto captulo se analiza, compara y selecciona las herramientas de

Finalmente, se exponen las conclusiones y recomendaciones desde el punto de

Dora Maricela Pozo Ruiz

Dora Maricela Pozo Ruiz

En el primer captulo titulado Generalidades del Proyecto se indica los aspectos

GENERALIDADES DEL PROYECTO

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

La empresa cuenta con Lotus Notes es un sistema cliente/servidor de colaboracin y correo

GIS Geographic Information System

Dora Maricela Pozo Ruiz

El licenciamiento tiene una duracin de un ao, durante el cual se tiene acceso a

Es requerimiento de EMAPA-I cambiar la herramienta actual de gestin documental bajo los

El personal no cuenta con capacitacin de la herramienta actual lo que dificulta su

No se cuenta con el soporte tcnico de Lotus Notes ya que el licenciamiento es

Se requiere de un cambio de herramienta de gestin documental para brindar un

Mantener los histricos de los documentos ingresados y que se mantengan,

Eliminar redundancia en los procesos administrativos.

Dora Maricela Pozo Ruiz

Ilustracin 1. Situacin actual de EMAPA-I