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Apostila de Arquivologia
Apostila de Arquivologia
Introduo ........................................................................................................................ 5
Arquivos: Elementos e Definies................................................................................... 6
2.1. Estgios de sua evoluo ......................................................................................... 6
2.2.
Extenso de sua atuao........................................................................................... 7
2.3.
Natureza dos documentos ........................................................................................ 7
2.4.
Gnero (caracterstica) ............................................................................................. 7
2.5.
Natureza do Assunto (caracterstica) ....................................................................... 7
2.6.
Correspondncia ...................................................................................................... 8
2.7.
Tipo de Arquivamento ............................................................................................. 8
2.8.
Diferenciao entre biblioteca e arquivo ................................................................. 8
2.9.
Centros de documentao ou informao ................................................................ 9
3. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes..................................................... 9
3.1.
Levantamento de Dados......................................................................................... 11
3.2.
Anlise dos dados coletados .................................................................................. 11
3.3.
Planejamento.......................................................................................................... 11
3.3.1.
Posio do arquivo na estrutura da instituio............................................... 11
3.3.2.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo .. 11
3.3.2.1. Centralizao.............................................................................................. 11
3.3.2.2. Descentralizao ........................................................................................ 12
3.3.2.3. Coordenao .............................................................................................. 12
3.3.3.
Escolha de mtodos de arquivamento e classificao.................................... 12
3.3.3.1. Sistemas de registro ................................................................................... 13
3.3.3.2. Elementos de Classificao........................................................................ 13
3.3.3.3. Princpios de classificao ......................................................................... 14
3.3.4.
Escolha das Instalaes e equipamentos........................................................ 14
3.3.5.
Constituio de arquivos intermedirios........................................................ 16
3.4.
Implantao e acompanhamento............................................................................ 16
4. Gesto de documentos ................................................................................................... 16
4.1.
Protocolo ................................................................................................................ 16
4.2.
Registro e movimentao....................................................................................... 17
4.3.
Expedio............................................................................................................... 17
4.4.
Organizao e Arquivamento ................................................................................ 17
4.4.1.
Mtodos de Arquivamento............................................................................. 18
4.4.2.
Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) .............................................................. 18
4.4.2.1. Regras de Alfabetao ............................................................................... 19
4.4.3.
Mtodo Geogrfico ........................................................................................ 21
4.4.3.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a
correspondncia) ........................................................................................................ 21
4.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente ................................................. 22
4.4.4.
Mtodo numrico simples.............................................................................. 22
4.4.5.
Mtodo numrico cronolgico....................................................................... 23
4.4.6.
Mtodo Dgito-terminal ................................................................................. 23
4.4.7.
Mtodos por assunto (ideogrficos)............................................................... 23
4.4.7.1. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico............................................ 23
4.4.7.2. Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio.................................................. 23
1
DISPOSIES GERAIS................................................................................................... 60
9. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. ................................................... 61
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS.............................................................. 61
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS.................................................................. 63
DOS DOCUMENTOS PBLICOS .................................................................................. 65
DA GESTO DE DOCUMENTOS.................................................................................. 66
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS
PRIVADOS........................................................................................................................ 67
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS ................................................................... 68
10.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968................................................................... 69
11.
RESOLUO N 2 ................................................................................................... 71
12.
RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 .......................................... 72
Apostila de Arquivologia
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Material para concursos
1. Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos
arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de
administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo
documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos
sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da
me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um
prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo
algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e
propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a
importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em
trs importantes realizaes no campo arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma
espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a
aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos
eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram
um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e
arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente
interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria.
2.1.
dade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de
documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente
ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente,
uma organizao adequada.
2.2.
Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo
corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de
uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.
2.3.
2.4.
Gnero (caracterstica)
2.5.
Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.So
sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito
e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao.
Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado,
bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento
de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
2.6.
Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma
instituio.
Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em
externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma
mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu,
externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de
uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma
instituio.
2.7.
Tipo de Arquivamento
2.8.
2.9.
Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo
especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o
centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de
ser o documento, para ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal
a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de
informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram
testadas anteriormente.
c) planejamento;
d) implantao e acompanhamento.
3.1.
Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio
mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a
localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade,
estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax).
3.2.
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma
constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
3.3.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto
as necessidades da instituio a que pretende servir.
3.3.1. Posio do arquivo na estrutura da instituio
Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja
subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a
setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.
3.3.2. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de
arquivo
A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas
fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.
3.3.2.1.
Centralizao
11
3.3.2.2.
Descentralizao
3.3.2.3.
Coordenao
12
Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da funo. No
tratamento dos documentos concernentes organizao e funcionamento, leva-se
em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos documentos
visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada,
uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela
funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a
poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da
secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes
principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.
3.3.3.1.
Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, uma constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A
caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No
servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o
controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia
para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos ndices as
pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os documentos
de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de arquivamento
nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja
chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentrio.
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo
fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se
anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para
conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichaslembrete, que veremos mais adiante.
3.3.3.2.
Elementos de Classificao
H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem (funes, atividades
e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos documentos.
Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais
de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou normati13
3.3.3.3.
Princpios de classificao
14
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Notao a inscrio feita na projeo,
podendo
ser
alfabtica,
numrica
ou
alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou
fechada. Ser aberta quando indicar somente o
incio da seo e fechada quando indica o
princpio e o fim. Vide figuras abaixo.
A posio o local que a projeo ocupa
ao longo da guia. O comprimento pode
corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.
Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim.
3.3.5. Constituio de arquivos intermedirios
Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua
real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande
volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica.
3.4.
Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e
fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.
4. Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos
documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos
de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais
devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a
instituio e para terceiros.
4.1.
Protocolo
cedentes
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo,
o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para
ser feita a juntada
Passo
9
10
11
12
13
4.2.
Atividades
Interpretar e classificar a correspondncia
Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se
for o caso
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao
Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas:
Passos
1
2
3
4
5
6
4.3.
Atividades
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de
entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do
assunto, primeira distribuio
Anexar a segunda via da ficha5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente
Expedio
4.4.
Atividades
Receber a correspondncia
Verificar se no faltam folhas ou anexos
Numerar e completar a data, no original e nas cpias
Separar o original da cpias
Expedir o original com os anexos
Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo
Organizao e Arquivamento
Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse
rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir
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Simples
Cronolgico
Digito-terminal
Alfabticos
Ideogrficos
Numricos
Padronizados
Enciclopdico
Dicionrio
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexao coordenada
Variadex
Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo
4.4.2.1.
Regras de Alfabetao
1.
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita
Arquivam-se:
Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano,
Lus.
4.
Exemplo:
Arquivam-se:
5.
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo:
Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Fi-
lho.
Arquivam-se:
Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando
servirem de elemento de descrio.
19
7.
Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n
10 e 11).
Exemplo:
Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy
Arquivam-se:
Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav
9.
As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiscula.
Exemplo:
Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont
Arquivam-se:
Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles
10.
Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso
devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo:
III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de
Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia
Arquivam-se:
Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de
Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1)
20
14.
Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser
escritos por extenso.
Exemplo:
3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4
Arquivam-se:
Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias
para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo
critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os
espaos entre palavras.
4.4.3. Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:
4.4.3.2.
22
4.4.7.1.
Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia
4.4.7.2.
Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
23
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia
4.4.7.3.
4.4.7.4.
4.4.7.5.
Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos,
um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no
arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma
vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave
24
Assemblia Extraordinria
Palavras-Chave / descritores
Greve
Metalrgicos
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo
coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir:
Greve:
0
0210
0320
0450
0530
1
0311
0421
0461
0531
2
0172
0232
0252
3
0063
00173
00243
4
004
0134
0244
5
0135
0235
0465
6
0006
0026
0236
7
0017
0417
0317
8
0008
0098
0128
9
0099
0149
0439
2
0212
0322
0512
3
0003
00193
00283
4
0004
0144
0234
5
0145
0245
0475
6
0016
0345
0575
7
0127
0527
0427
8
0018
0108
0138
9
0199
0239
0399
Metalrgicos
0
0120
0340
0530
1
0411
0521
0631
Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais.
4.4.7.6.
Mtodos padronizados
4.4.7.7.
4.4.7.8.
4.4.7.9.
4.4.9.1.
Inspeo
4.4.9.2.
Estudo
4.4.9.3.
Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
4.4.9.4.
Codificao
4.4.9.5.
Ordenao
4.4.9.6.
4.5.
Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das
atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma
linha hierrquica.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar
compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta
juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da
retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta,
assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado em
diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.
4.6.
O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de
tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata.
A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada
to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito
temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor
permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta
quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E,
lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar tosomente identificao de corpos de documentos acumulados num rgo do
governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado
prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou
lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de
27
fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do
papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis,
deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A macerao
ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de documentos
confidenciais.
4.6.1. Valor dos documentos
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente
por serem de importncia vital para a organizao.
Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data
em que cessa o valor do documento.
4.6.1.1.
4.6.1.2.
4.6.1.3.
Valores probatrios
29
4.6.1.4.
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao
ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem
da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao.
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.
4.6.1.4.1. Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em determinados
documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de
forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser
encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica
boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito
no mesmo.
30
nexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo
de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que
o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no
reino do impondervel.
4.6.3. Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o
seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar
documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem de
alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos
documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter
caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a
matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas
imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906
quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha;
4.6.3.1.
Filme (rolo)
4.6.3.2.
Jaqueta
4.6.3.3.
Microfichas
33
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a
microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a
impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam
bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a
leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
4.6.4. Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam
alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao
de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na fabricao de
equipamentos e suportes.
4.6.5. Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e
art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos
em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de
documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o
arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar
certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem
para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar
um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias
tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do
sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de
seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens
34
cidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e,
posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a
restaurao dos documentos.
5. Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so
escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se
por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu
significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade,
ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou
mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e
torn-los disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade
pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e
sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno
no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio
bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto
4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser
explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos
podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem,
contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos
da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os
documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto
sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se
estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais
36
5.1.
conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio;
Atividades de arranjo
37
5.1.1.1.
O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando
Guizot (1787-1874), ministro da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro
de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos
dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales,
pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em
8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde
Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour
la mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments
que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os
princpios gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes:
a)
os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal
como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia,
seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada
instituio;
b)
c)
dores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de
tempo, e impor um plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que estejam
inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel.
Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de
servirem a seus objetivos primrios. O arranjo original deve ser preservado se reflete
o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no arquivo de
custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas.
Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo
devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos preservada
unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre matria
social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente,
tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem
observar como estavam arranjados na repartio.
A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios:
a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivos;
b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de
uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.
5.2.
5.2.1.1.
Guia
5.2.1.2.
Inventrio sumrio
5.2.1.3.
42
Inventrio analtico
5.2.1.4.
Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um
ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam
respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos.
5.2.1.5.
Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um
critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h
inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e
demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
5.2.1.6.
5.2.1.7.
um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo.
5.2.2. ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica
Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou
como base para a sua criao.
O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Proces43
sos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida.
As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo
regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de que a
descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica
do princpio do respeito aos fundos.
Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui
o nvel mais geral de descrio; as partes constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no contexto da
totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da
srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis
pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao.
No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de
um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio produtora ou, quando tal
no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou
agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.
5.2.2.1.
Descrio multinvel
Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado
numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usandose igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries assim
obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram
elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio
denominada descrio multinvel.
5.2.2.1.1. Regras para descrio multinvel
44
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis
seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas.
Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo,
procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular.
NO REPETIO DE INFORMAO
5.2.2.2.
Elementos de descrio
5.2.3.1.
5.3.
Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of
Standards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo:
agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das
condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza
material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos
agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis,
seja na forma original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido
sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo
uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio
atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos
de ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel
conservao dos documentos denomina-se climatizao.
46
5.3.3. Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em
uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em
mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomendase o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
5.4.
Restaurao
5.5.
Atividades de referncia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao que deve ou pode ser
consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps
analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os
direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior.
Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser
consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso
ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.
49
Apndice I
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Leis e Decretos
6. DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997
Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos
sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tenso em vista o
disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:
CAPTULO I
DO ACESSO
Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica
pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso.
Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomisses.
Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custdia, submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua desclassificao.
Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e
data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses
permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios, conforme o caso.
Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os documentos referidos nesse dispositivo.
Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.
Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa.
Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados para
fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo
rgo ou instituio de origem.
Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas
e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos.
Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito.
50
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e
informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados pblicos.
Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de
dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo.
CAPTULO III
51
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a
seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.
Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser encaminhados instituio
arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e
acesso.
CAPTULO IV
DA INTIMIDADE
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a
honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se refere o art.
28 deste Decreto.
Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.
CAPTULO V
DA REPRODUO
Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo total
ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de Acesso respectiva.
2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros podero
ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto.
Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao, desde que necessrias para fazer prova em juzo.
CAPTULO VI
52
Apndice I
Visite a pgina: http://www.rccg.vo6.net
Leis e Decretos
7. Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte lei:
CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral,
contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das
aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas
freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
53
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas,
em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou
perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado
mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou
doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio.
So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do
Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda.
54
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100
(cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica
nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de
instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
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Apndice I
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Leis e Decretos
8. Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
CAPTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto n 4.073, de
3 de janeiro de 2002, tem por finalidade:
I - definir a poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e;
II - exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
CAPTULO II
DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao
acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das
atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica Nacional de
arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, nos Estados, no
Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073,
de 2002;
X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias
referentes a arquivos;
XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas,
para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; e
XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia e tecnologia, informao e informtica.
CAPTULO III
DA COMPOSIO E DO MANDATO
Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
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CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica
Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setoriais e as Comisses Especiais.
Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e no sujeito a remunerao.
Seo II
Do Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 deste Regimento.
Art. 10. Ao Plenrio compete:
I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento;
57
Seo III
Das Cmaras Tcnicas
Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando elaborar estudos e normas necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos
de seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes.
Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo IV
Das Cmaras Setoriais
Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visando identificar, discutir e propor solues para questes temticas que se repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respectiva cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes.
Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo V
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CAPTULO V
DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seo I
Do Presidente
Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do Conselho e, especificamente:
I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
II - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes de deliberao;
IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os
sempre que necessrio;
V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias;
VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necessrios consecuo das
finalidades do CONARQ;
VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio;
IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao seu cumprimento;
X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de motivos e informaes sobre matria da
competncia do CONARQ;
XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio;
XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e
XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento propostas pelo Plenrio.
Seo II
Dos Conselheiros
Art. 24. Aos conselheiros incumbe:
I - comparecer s reunies;
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CAPTULO VI
DAS REUNIES DO CONARQ
Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
por convocao de seu Presidente ou a requerimento de, no mnimo, dois teros de seus conselheiros.
Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 26. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-se-o por convocao dos respectivos
presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros.
Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais somente se reuniro para deliberao
presentes a maioria de seus membros.
Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de comisses especiais ser lavrada ata que,
aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ.
Art. 28. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada aos conselheiros com antecedncia de, no
mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao necessria a estudos para deliberao.
Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes:
I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior;
II - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia;
III - deliberao de matria; e
IV - votao de matria.
CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirimidos pelo Plenrio do CONARQ.
[Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002]
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Apndice I
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Leis e Decretos
9.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional,
criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental
e proteo especial aos documentos de arquivo.
Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva,
legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio
da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159,
de 1991;
61
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de
arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e
encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico, formuladores de polticas nacionais nas reas
de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
1o Cada Conselheiro ter um suplente.
2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da
Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados.
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63
64
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no
8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ
constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia.
1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de
desestatizao.
2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico.
3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no
2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ.
4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos
do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.
5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria.
Captulo IV
65
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de
anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de
valor.
1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas
Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos
arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida
pelo CONARQ.
2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1o sero
submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades
geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos
ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos
arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar
Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao
necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do
art. 7o da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar
instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.
Captulo V
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67
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares
execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a
subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de
1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
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Leis e Decretos
10.
69
70
Apndice I
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11.
RESOLUO N 2
71
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ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
12.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com
deliberao do Plenrio, em sua 15 reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro de
1999 e,
Considerando os dispositivos da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de
1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n 30, de
22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos seja
realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve:
Art. 1 Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos
constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202)
(SEGUE ANEXOS 1 E 2)
(Clique nas figuras para v-las maior)
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