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SUPERIOR
ELEITORAL
TRIBUNAL
SUPERIOR
ELEITORAL
9 788586 611735
Manual de Padronizao
de Atos Oficiais Administrativos
2a edio
Revista e ampliada
Manual de Padronizao
de Atos Oficiais Administrativos
SECRETARIA-GERAL DA PRESIDNCIA
DO TSE
SECRETRIA-GERAL
Guiomar Feitosa de Albuquerque Lima Mendes
SECRETARIA DO TSE
DIRETOR-GERAL
Miguel Augusto Fonseca de Campos
SECRETRIO JUDICIRIO
Marco Aurlio Neto
SECRETRIO DE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA
Jocelino Francisco de Menezes
SECRETRIO DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO, FINANAS E CONTABILIDADE
Srgio Jos Amrico Pedreira
SECRETRIO DE ADMINISTRAO
Anderson Vidal Corra
SECRETRIA DE GESTO DE PESSOAS
Ana Cludia Braga Mendona
SECRETRIO DE GESTO DA INFORMAO
Wadson Silva Faria
SECRETRIO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO
Giuseppe Dutra Janino
Lcidos? So poucos.
Mas se faro milhares
Se lucidez dos poucos
Te juntares.
(Hilda Hilst)
Sumrio
Apresentao ................................................................................................. 11
Princpios gerais ........................................................................................... 17
Os pronomes de tratamento ..................................................................... 21
A histria dos pronomes de tratamento .............................................. 21
Concordncia com os pronomes de tratamento .................................. 22
Emprego dos pronomes de tratamento ............................................... 23
Fechos para as comunicaes .................................................................. 27
Entradas de pargrafo .............................................................................. 28
Identificao do signatrio ....................................................................... 28
Ttulo de representante diplomtico ......................................................... 29
Normas bsicas para a redao de atos oficiais administrativos .................. 31
Simplicidade ............................................................................................. 34
Objetividade ............................................................................................. 34
Conciso .................................................................................................. 35
Clareza ...................................................................................................... 36
Importante recomendao: colocar-se no lugar do receptor .................... 36
Do geral para o particular ......................................................................... 37
O que deve ser evitado ............................................................................. 37
Remisso a texto legal .............................................................................. 39
Numerao dos documentos .................................................................... 39
Citaes .................................................................................................... 40
Folhas de continuao ............................................................................. 41
A forma geral dos atos ............................................................................. 42
Atos oficiais administrativos ......................................................................... 43
1. Ata ...................................................................................................... 45
Definio ............................................................................................ 45
Regras gerais ...................................................................................... 45
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144
144
147
Apresentao
Apresentao
Apresentao da 2a edio
Esta segunda edio do Manual de padronizao de atos oficiais
administrativos do Tribunal Superior Eleitoral sai publicada em verso
inteiramente revista e atualizada.
O que de mais significativo se apresenta so mudanas quanto
forma de produo de dois documentos bsicos e caros
administrao pblica: o ofcio e o memorando, que foram
modificados para se ajustarem ao chamado padro ofcio,
estabelecido na atual edio (em vigor) do Manual de redao da
Presidncia da Repblica, que serve de referncia produo de
documentos na rea pblica.
Destaque-se ainda a incluso de um roteiro de elaborao do
projeto bsico, com explicao sucinta de seus elementos
essenciais. Justifica essa medida a carncia de material terico
acerca do assunto, em que o nico parmetro a Lei no 8.666/93.
Foram modificados tambm alguns dos modelos apresentados
na primeira edio e realizado um ou outro ajuste de coerncia,
sempre na busca da unidade argumentativa e da simplicidade que
permeiam o sentido mesmo da elaborao de um manual como
este que o leitor tem agora em mos.
Braslia, maro de 2009
WADSON SILVA FARIA
Secretrio de Gesto da Informao
13
Apresentao da 1a edio
H tempos a Secretaria do TSE vem exigindo a padronizao
de seus atos oficiais. Isto se justifica tanto pela necessidade de
racionalizao do trabalho burocrtico (tendo em vista que atos
padronizados exigem menor tempo de execuo), como tambm
porque importante e profissional contar com uma documentao
interna uniforme e coerente.
Essa profissionalizao manifestada pela boa aparncia e
legibilidade dos atos revela aos usurios e ao pblico em geral
a organizao, a coeso e mesmo a competncia da instituio.
Isso produz confiana nas questes conduzidas pelo rgo.
Existe ainda um outro fator que torna essencial a
padronizao: o controle da qualidade. Sem a normalizao dos
atos, a qualidade do material produzido tende precariedade.
Sem a padronizao, o que se v na prtica so os setores e
unidades da instituio valendo-se de diferentes modelos de
portarias, ofcios, memorandos, etc., concebidos assistematicamente
e executados em variados formatos de papel (o que dificulta a
tarefa de arquivamento da documentao, entre outros senes).
O aspecto mais crtico da no-padronizao diz respeito a
deficincias de comunicabilidade do texto. No se pode ignorar
que a eficiente redao oficial pressupe habilidades especficas
do redator, e no somente a observao de normas internas; mas
estas sem dvida auxiliam na elaborao de textos objetivos,
coerentes, limpos e mais comunicativos.
Este manual apresenta os princpios para a boa redao oficial,
tomando como referncia atos do prprio TSE. Tem ele a dupla
misso de, ao estabelecer padres de forma e de fundo aos atos
oficiais administrativos do Tribunal, contribuir para melhorar a
apresentao dos documentos da Casa e dar carter dinmico
comunicao institucional, cuja normatizao, classificao,
15
16
Princpios
Princpios
gerais
gerais
18
Decorrentes do princpio da publicidade, a clareza, a objetividade e a conciso so elementos que devem orientar a elaborao dos atos oficiais, sobretudo porque evitam a obscuridade e a incompreenso, vcios incompatveis com o que rege
a Constituio.
A mensagem de carter pblico deve comunicar de modo
cristalino. Por isso, necessrio que os atos encontrem, na pa1
Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Presidncia
da Repblica, 2002. p. 8.
19
20
Correio Braziliense, Braslia, mar. 1999. Apud SQUARISI, Dad. Dicas de Portugus.
NEY, Joo Luiz. Pronturio de redao oficial. 14. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1988.
Os pronomes
de tratamento
Quase todas as modalidades de comunicao oficial seguem
padres rigorosos quanto ao emprego dos pronomes de tratamento, forma dos fechos e identificao do signatrio.
A gramtica denomina pronomes de tratamento certas palavras ou expresses que valem por pronomes pessoais, tais como
Senhor, Vossa Excelncia, Sua Santidade, Vossa Senhoria, voc.
A histria dos
pronomes de tratamento
O fillogo Said Ali, em sua Gramtica secundria e gramtica histrica da lngua portuguesa 4, traz uma breve histria dos pronomes
e locues pronominais de tratamento. Ele esclarece que, aps
serem incorporados ao portugus os pronomes latinos tu e vs,
como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia
a palavra, passou-se a empregar, como recurso lingustico de
distino e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de indivduos de hierarquia superior.
Diz ainda o fillogo:
Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se
dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da
pessoa de categoria superior, e no a ela prpria. Assim
aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de
vossa merc, vossa senhoria [...]; assim usou-se o tratamento
4
SAID ALI, Manoel. Gramtica secundria e gramtica histrica da lngua portuguesa. 3. ed. Braslia:
Edunb, 1964. p. 93-94.
21
ducal de vossa excelncia e adotaram-se na hierarquia eclesistica vossa reverncia, vossa paternidade, vossa eminncia, vossa santidade.5
5
SAID ALI, Manoel. Gramtica secundria e gramtica histrica da lngua portuguesa. 3. ed. Braslia:
Edunb, 1964. p. 93-94.
22
Evite-se, apesar de correto gramaticalmente, substituir os pronomes de tratamento pelas formas seu, sua, lhe e o, principalmente
em relao a Vossa Excelncia, Vossa Eminncia e outros de alta
cerimnia.
Em comunicaes dirigidas a altas autoridades dos poderes
da Repblica e eclesisticas, recomenda-se que no se abreviem
os pronomes de tratamento.
Emprego dos
pronomes de tratamento
O emprego dos pronomes de tratamento como recurso lingustico de distino e respeito obedece tradio secular. O
Manual de redao da Presidncia da Repblica assim fixou o emprego dos seguintes pronomes de tratamento:
[...] Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo:
Presidente da Repblica;
Vice-Presidente da Repblica;
Ministros de Estado;
Governadores e vice-governadores de Estado e do Distrito
Federal;
Oficiais-generais das Foras Armadas;
Embaixadores;
Secretrios-executivos de ministrios e demais ocupantes de
cargos de natureza especial;
Secretrios de Estado dos governos estaduais;
Prefeitos municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados federais e senadores;
23
24
25
6
Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Presidncia
da Repblica, 2002. p. 13-15.
26
Fechos para
as comunicaes
O Manual de redao da Presidncia da Repblica apresenta
tambm normas para o fecho das comunicaes oficiais.
Estabelece quanto a isso que:
O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade
bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os
modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram
regulados pela Portaria no 1 do Ministrio da Justia, de julho
de 1937, que estabelecia cerca de quinze padres diferentes.
Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, estabelece o
emprego de somente dois fechos diferentes para todas as
modalidades de comunicao oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da
Repblica:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia
inferior:
Atenciosamente,
Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a
autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do
Ministrio das Relaes Exteriores [...].7
7
Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Presidncia
da Repblica, 2002. p. 13-15.
27
Entradas de pargrafo
As entradas de pargrafo dos atos, exceo da ata, so de
1cm.
Identificao
do signatrio
Fazer uso do trao para a assinatura considerado deselegante, porque supe a necessidade de demarcar um campo
para o correto preenchimento pelo subscritor. Dessa forma,
em qualquer documento esse procedimento dispensvel.
Abaixo do nome de quem assina, coloca-se o cargo ou funo
que o signatrio ocupa na organizao.
Com exceo daquelas assinadas pelo Presidente da Repblica, as comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da
autoridade que as expede. Isso facilita a identificao da origem
das comunicaes. A forma da identificao deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)
RIGOBERTO ALENCASTRO
Secretrio-Geral
(espao para assinatura)
PEDRO MALASARTE
Ministro de Estado da Justia
(espao para assinatura)
LCIO CASTANHEIRA
Secretrio de Administrao
Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Par
28
Ttulo de representante
diplomtico
O ttulo de representante diplomtico ou cnsul no deve
preceder o nome da pessoa. Assim, registre-se: O Sr. Norberto
Benjamim, Embaixador do Brasil na Guatemala; O Sr. Norbert
Nobbio, Cnsul da Guatemala.
29
Normas
Normas
bsicas
para
a redao
de
bsicas
para
atos oficiais
aadministrativos
redao de
atos oficiais
administrativos
*Apud RIBEIRO FILHO, Ernesto Carneiro. Seres Grammaticaes: Lngua Portugueza ou Nova Grammatica
Portugueza. 6. ed. Salvador (BA): Livraria Progresso Editora Aguia & Souza, 1956.
33
Simplicidade
Um dos principais problemas de quem passa a dedicar-se mais
intensamente escrita a inclinao a dizer da forma mais
complicada. Talvez por ser a linguagem escrita mais artificial, menos espontnea que a linguagem falada, comum que o redator
iniciante seja levado a fazer rodeios, a falar difcil, a ser prolixo,
como se a forma obscura (at incompreensvel) da escrita fosse
sinnimo de erudio e sabedoria. Nada mais falso. A escrita admirvel aquela que reta naquilo que diz, sem rodeios ou labirintos. Dizer eficientemente dizer de forma simples. Escreva indo
diretamente ao ponto; se possvel, como se conversasse.
Objetividade
Use no seu texto frases curtas, preferencialmente. Frases longas cansam e levam o leitor disperso. Enunciados breves facilitam a compreenso. Evite contaminar o seu texto com uma infinidade de vrgulas. Uma frase longa nada mais do que o
acmulo de duas ou mais frases curtas. Prefira tambm palavras
breves. Entre duas palavras, opte pela de menor extenso.
Ensina a jornalista Dad Squarisi, do Correio Braziliense, especialista em questes da linguagem: Em vez de falar falecer, escreva
morrer; em lugar de somente, s; de matrimnio, casamento; de fretro,
caixo; de morosidade, lentido.8 Organize suas sentenas de forma positiva, evite dizer por meio de negativas: no lembrar esquecer; no comparecer faltar; no chegar no horrio atrasar. Opte tambm pela voz ativa. A voz passiva uma estrutura sem vigor,
aptica. Em vez de: A portaria foi assinada pelo diretor-geral, prefira:
O diretor-geral assinou a portaria.
34
Conciso
A conciso consiste em dizer o mximo com um mnimo de
palavras. Isto no guarda nada de abstrato ou subjetivo. Um dos
caminhos para a conciso, alis, resulta da adoo de um procedimento simples, que pode ser extrado de conselhos de Dad
Squarisi:
Abuse de substantivos e verbos: escreva com a convico de
que no idioma s existem essas duas classes de palavras. As
demais sobretudo adjetivos e advrbios devem ser usadas com a sovinice do Tio Patinhas. Na dvida, deixe-os pra
l: (Normalmente) ao redigir textos (informativos), use substantivos (fortes) e verbos (expressivos).9
reito a missa.
9
10
11
35
Clareza
A clareza do texto resulta da conjugao da simplicidade,
da objetividade e da conciso. Texto claro, assim, aquele
que possibilita compreenso imediata, porque congrega a normatividade no uso do padro lingustico, a predominncia da
ordem direta nas frases, a rejeio a termos obscuros ou de
difcil compreenso e o esclarecimento da terminologia tcnica, entre outras qualidades que atribuem leveza e brevidade
exposio.
Vale a pena conferir o que Joo Bosco Medeiros recomenda
em seu livro Correspondncia: tcnicas de comunicao criativa (So
Paulo: Atlas, 1996. p. 29). Diz ele que existem vrias tcnicas que
permitem captar a ateno do leitor, entre elas:
escrever pargrafos curtos e sem muitos pormenores;
usar oraes coordenadas para ser bem claro;
manter o leitor em constante curiosidade quanto ao objeto
da comunicao, apresentando os fatos gradativamente, at chegar ao ponto central da correspondncia;
falar somente do que se conhece bem;
dividir as aes em partes;
juntar apenas o que significativo;
ter sempre em mente o objetivo da comunicao;
sugerir solues, mais do que explicar acontecimentos.
Importante recomendao:
colocar-se no lugar do receptor
Joo Bosco (1996) afirma tambm que, antes de dar incio
redao, deve o redator:
ter um objetivo em mente;
colocar-se no lugar do receptor;
ter informaes suficientes sobre o fato;
36
37
38
39
Citaes
Segundo a Associao Brasileira de Normas Tcnicas
(ABNT)12, a citao definida como a meno de uma informao
extrada de outra fonte. O objetivo da citao agregar ao texto
conceito, dado ou informe para esclarecer, ilustrar ou sustentar
o que est sendo discutido. As citaes podem ser diretas, quando
contm a transcrio literal de um texto ou de parte dele, ou
indiretas, quando redigidas com base em ideias de outros autores.
A citao com at trs linhas, ou citao curta, transcrita
entre aspas, com o mesmo tipo e tamanho da letra utilizados no
pargrafo no qual ser inserida. O uso das aspas delimita a citao
direta. As aspas duplas so usadas no incio e no fim da citao
direta e as aspas simples em citao inserida no trecho
transcrito. Caso o texto citado j contenha sinal de pontuao
encerrando a frase, as aspas finais so colocadas aps este sinal;
caso contrrio, elas delimitam o final da citao.
A citao com mais de trs linhas, ou citao longa, transcrita
em pargrafo distinto, que deve apresentar recuo de 3cm
esquerda. Inicia-se sem entrada de pargrafo e estende-se at a
margem direita. O texto citado apresentado sem aspas e
transcrito com tamanho de letra menor. Deve-se deixar uma linha
em branco entre a citao e os pargrafos anterior e posterior.
Quando se tratar de texto de lei, deve-se recuar a citao independentemente do nmero de linhas. Nos atos do Tribunal, o
recuo ser de 3cm esquerda, e a fonte utilizada na transcrio
ser a Verdana, tamanho 10, entrelinhamento 1,2.
Veja-se o exemplo a seguir:
Diz-se que h uma disciplina jurdica autnoma quando
corresponde a um conjunto sistematizado de princpios e nor-
12
40
mas que lhe do identidade, diferenciando-a das demais ramificaes do Direito. (MELLO, Celso Antnio Bandeira de.
Curso de Direito Administrativo. 12. ed. rev. e atual. So Paulo: Malheiros, 2000.)
As supresses feitas numa transcrio so indicadas por reticncias entre colchetes [...] e os acrscimos ou comentrios
feitos pelo autor tambm aparecem entre colchetes.
Exemplo:
Segundo Joo Barbalho, a clusula final do art. 28 resultara
de uma falha da redao, pois a emenda aditiva [...] dizia:
representao das minorias [e no da minoria] com mais
propriedade e acerto.
Deve-se manter a fidedignidade s ideias do autor, se parfrase, ou ao texto citado, se transcrio, fazendo neste caso apenas a correo de erros tipogrficos. Se houver outros tipos de
erro, deve-se empregar a palavra latina sic (assim) entre colchetes, logo aps a palavra ou expresso estranha ou incorreta,
para indicar que se trata de reproduo fiel do original. Por
exemplo: unanimidade, negar provimento o [sic] recurso,
j que o correto seria unanimidade, negar provimento ao
recurso.
Folhas
de continuao
Em qualquer ato oficial administrativo do TSE, as folhas de
continuao devero conter, no mnimo, as seguintes informaes, entre parnteses: nmero respectivo da folha sequencial,
tipo do ato com a sua numerao institucional e data:
Exemplo:
(Fl. 2 do Ofcio no 32 TSE, de 27.2.2001.)
41
A forma geral
dos atos
A forma geral dos atos do TSE segue, em alguns aspectos, um
padro prprio, estabelecido para atribuir maior legibilidade aos
documentos. Assim, em vez de ser utilizada como fonte (letra)
bsica das comunicaes a Times New Roman, preconizada pelo
Manual de redao da Presidncia da Repblica, utilizou-se a Garamond,
com entrelinhamento de 1,5 pontos ( exceo da ata, que tem
entrelinhamento simples).
As especificaes gerais da formatao so as apresentadas a
seguir
42
Atos oficiais
Atos
oficiais
administrativos
administrativos
1. Ata
Definio
Ata o registro sucinto, escrito, das decises e acontecimentos havidos em reunio, congresso, mesa-redonda, conveno,
etc. No mbito do Tribunal, podem ser tomados como exemplos de ata o registro dos resultados das sesses plenrias ordinrias ou solenes, extraordinrias ou administrativas e o registro das reunies da Comisso Permanente de Licitao.
Costumava-se lavrar a ata em livro ou formulrio prprio,
autenticado, e suas pginas eram rubricadas pela autoridade que
redigiu os termos de abertura e de encerramento. Modernamente,
esse ato apresenta-se na forma usual dos demais documentos,
digitado em papel A4, com a dispensa do tradicional livro de
atas. o tipo que se adota no Tribunal.
Regras gerais*
*Pode ocorrer eventualmente a necessidade de elaborar a ata na forma tradicional. Nesse caso, o
documento dever ser produzido sem rasuras, sem emendas nem reserva de linhas.
45
Com a produo das atas sendo feita modernamente em computadores, as correes passaram a ser realizadas logo que detectado o erro. Isso evita as ressalvas e emendas na sequncia do
texto.
Porm, diante da ocorrncia de qualquer omisso ou erro depois de lavrada a ata, deve-se fazer a ressalva: Em tempo: na linha
[...], onde se l [...], leia-se [...].
Outras consideraes
A ata encontra-se entre os atos de assentamento; os memorandos e ofcios, entre os de correspondncia. J os pareceres e
as informaes so atos enunciativo-esclarecedores, tambm
denominados de processuais ou procedimentais.
Observe-se o que diz Adalberto J. Kaspary:13
A ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser
lavrada de tal maneira que se lhe no possam introduzir
modificaes posteriores sua assinatura.
13
46
Redao oficial: normas e modelos. 13. ed. Porto Alegre: Edita, 1996. p. 70.
Estrutura da ata
47
48
Legalidade
ou
Estiveram presentes quatro coordenadores e vinte chefes
de seo, conforme lista de presena.
49
O Fecho da ata pode obedecer ao seguinte padro: Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunio. E, para constar, eu, secretrio, lavrei a
presente ata, que vai assinada por mim e pelo Sr. Presidente.
Assinatura
50
51
Espao 1 E
o espaamento entre os campos Timbre e ndice. So utilizados dois espaos simples entre os dois campos.
Espao 2
o espaamento entre os campos Comunicao/Fecho e Assinatura. Utilizam-se dois espaos simples entre os dois campos.
Desde o campo ndice at o campo Comunicao/Fecho,
utilizado espaamento simples. Entre as assinaturas, dois espaos
simples.
52
Modelo de ata
TIMBRE
E
C
NDICE
COMUNICAO
ASSINATURA
2. Atestado
Definio
55
Estrutura do atestado
O atestado possui estrutura simples. Consta somente de Timbre, ndice, Comunicao, Local e data e Assinatura.
Timbre
56
Local e data
Devem ser registrados por extenso e sem qualquer supresso. A grafia do ms deve ser feita em minsculas (rejeitemse, portanto, formas como BSB, 16.5.99 ou assemelhadas).
Exemplo:
Braslia, 20 de junho de 2001.
Assinatura
57
58
Espao 1
o espaamento entre os campos Timbre e ndice. So utilizados dois espaos simples entre os dois campos.
Espao 2
59
Modelo de atestado
TIMBRE
E
NDICE
COMUNICAO
G
C
LOCAL E DATA
D
H
ASSINATURA
3. Certido
Definio
63
Estrutura da certido
Consta apenas dos seguintes elementos: Timbre, ndice, Comunicao, Local e data e Assinatura.
Timbre
As certides, por serem atos de emisso espordica, prescindem de numerao: basta nomin-las.
Esses documentos devem ser numerados apenas nos casos
em que sua expedio passe a ser rotineira, a fim de facilitar a
localizao.
Comunicao
64
Local e data
65
Na certido, como no atestado, utiliza-se o tipo de letra (fonte) Garamond, facilmente encontrado em qualquer processador
de texto. O tamanho da letra (corpo) deve ser 13,5.
No Timbre, o nome TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL
deve ser grafado inteiramente com letras maisculas, na fonte
Verdana, tamanho 12.
Formatao
Margem superior
o espaamento entre os campos Timbre e ndice. So utilizados dois espaos simples entre os dois campos.
66
Espao 2
o espaamento entre os campos ndice e Comunicao. Utiliza-se um espao simples entre os dois campos.
Espao 3
67
Modelo de certido
TIMBRE
E
NDICE
COMUNICAO
G
D
LOCAL E DATA
ASSINATURA
4. Comunicado
Definio
Comunicado o ato expedido pelo diretor-geral da Secretaria do Tribunal, por secretrios e assessores-chefes para transmitir breves instrues de servio, ordens, avisos, decises ou esclarecimentos acerca de objetivos, polticas, programas de trabalho e normas administrativas e operacionais da Casa.
71
Estrutura do comunicado
Constitui-se da forma de tratamento e do cargo e/ou designao daquele a quem dirigido o comunicado, que , via de
regra, expedido a mais de um destinatrio.
Exemplo: Aos Senhores Secretrios; Aos Senhores Servidores do TSE.
Comunicao
72
Assinatura
73
74
Espao 1
o espaamento entre os campos Timbre e ndice. So utilizados dois espaos simples entre os dois campos.
Espao 2
o espaamento entre os campos ndice e Destinatrio. Utilizase um espao simples entre os dois campos.
Espao 3
o espaamento entre os campos Comunicao e Fecho, formado por dois espaos simples.
Espao 5
o espaamento entre os campos Fecho e Assinatura, formado por dois espaos simples.
Espaamento entre as linhas
75
Modelo de comunicado
TIMBRE
E
NDICE
F
DESTINATRIO
COMUNICAO
FECHO
I
ASSINATURA
5. Declarao
Definio
79
Estrutura da declarao
80
Local e data
81
Margem inferior
82
Espao 1 E
o espaamento entre os campos Timbre e ndice. So utilizados dois espaos simples entre os dois campos.
Espao 2
83
Modelo de declarao
TIMBRE
C
NDICE
COMUNICAO
D
G
LOCAL E DATA
H
ASSINATURA
6. Despacho
Definio
87
Estrutura do despacho
o campo formado pelo conjunto assinatura e nome da autoridade expedidora. Ambos devem ser posicionados (em relao
uns aos outros) centralizadamente, em rea localizada direita
da pgina.
88
89
Modelo de despacho
TIMBRE
IDENTIFICAO
COMUNICAO
DATA
ASSINATURA
7. Informao
Definio
93
Estrutura da informao
Nome do ato e nmero respectivo, seguidos da sigla da unidade expedidora, em ordem crescente de hierarquia, at o nvel
de secretaria (SEAGE/COGES/SCI). Esses dados so complementados pela referncia ao procedimento ao qual se refere a
informao, e do qual ela far parte, e ao assunto do ato (grafado
em negrito).
Exemplo:
Informao no 33 SEAGE/COGES/SCI
Referncia: Procedimento Administrativo no 9.372/98
Assunto: Reembolso, a servidor, de despesas decorrentes
de tratamento odontolgico.
Vocativo
o contedo da informao. Deve ser elaborada com clareza e conciso. A introduo deve relatar sucintamente a questo
que motivou o ato, de forma a permitir que o leitor, de imediato,
tome conhecimento do assunto tratado no documento. O texto
94
deve discorrer sobre todas as questes demandadas ou que sejam consideradas essenciais ao esclarecimento da situao sob
anlise. No texto, exceo do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados, para facilitar possveis remisses.
Fecho
Devem o local e a data ser registrados por extenso e sem qualquer supresso. A grafia do ms deve ser feita em minsculas.
Rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16.5.99 ou assemelhadas.
Exemplo:
Braslia, 16 de maio de 1999.
Assinatura
95
Margem inferior
96
Espao 1
o espaamento entre os campos Timbre e ndice. So utilizados dois espaos simples entre os dois campos.
Espao 2
o espaamento entre os campos Comunicao e Fecho, formado por dois espaos simples.
Espao 5
o espaamento entre os campos Fecho e Local e data, formado por dois espaos simples.
Espao 6
97
Modelo de informao
TIMBRE
E
C
D
NDICE
VOCATIVO
COMUNICAO
FECHO
I
LOCAL E DATA
J
ASSINATURA
8. Instruo normativa
Definio
101
So apresentados, a seguir, os elementos indispensveis elaborao da instruo normativa. Tal como a lei e a portaria, a instruo
normativa organiza-se em ordem normatizadora e matria normatizada.
O prembulo corresponde ordem normatizadora ; ao passo que a matria normatizada diz respeito ao texto do ato, aqui denominado de
Comunicao.
Timbre
a parte inicial da instruo normativa. No participa da matria normatizada (que corresponde Comunicao). Inicia-se com o
texto O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL SUPERIOR
ELEITORAL, seguido normalmente da expresso no uso de
suas atribuies, ou equivalente, e das consideraes que justificam a expedio da instruo normativa. Nas consideraes, que
devem ser sequenciadas em pargrafos distintos, deve-se citar a
norma que fundamenta o ato, entre outros motivos. finalizada
geralmente com o introito da Comunicao, a expresso
RESOLVE.
Comunicao
102
o campo formado do conjunto assinatura e nome da autoridade expedidora, no caso, o diretor-geral. Devem ser esses
elementos posicionados (em relao uns aos outros, centralizadamente) em rea localizada direita da pgina.
103
Margem inferior
104
Espao 1
o espaamento entre os campos Timbre e ndice. So utilizados dois espaos simples entre os dois campos.
Espao 2
105
NDICE
COMUNICAO
PREMBULO
COMUNICAO
C
D
COMUNICAO
ASSINATURA
9. Memorando e
memorando-circular
Definio
111
Estrutura do memorando
So apresentados, a seguir, os elementos indispensveis elaborao do memorando. Deve-se observar rigorosamente seu
posicionamento na pgina e a sequncia que aqui se demonstra.
Timbre
ou
Mem.-Circular no 24 Seapi/Cedip/SGI
Data
Deve ser alinhada direita, e posicionada uma linha imediatamente abaixo do ndice, precedida da preposio Em, e
deve ser escrita por extenso.
Destinatrio
112
Assunto
Consiste no arremate da comunicao, com a saudao do destinatrio. Utilizam-se as expresses Respeitosamente (para autoridades superiores) e Atenciosamente (para autoridades de mesma ou de
inferior hierarquia). No deve constar centralizado na pgina. Apresenta afastamento direita, com a mesma margem fixada para as
entradas de pargrafo.
Assinatura
113
Na elaborao de um memorando, h requisitos formais mnimos que devem ser atendidos para assegurar a boa apresentao do documento.
Tipo de letra (fonte) a ser utilizado
114
Margem direita
115
Modelo de memorando
TIMBRE
E
NDICE
F
DATA
D
C
G
DESTINATRIO
H
ASSUNTO
COMUNICAO
FECHO
ASSINATURA
119
120
Estrutura do ofcio
So apresentados, a seguir, os elementos indispensveis elaborao do ofcio. Deve-se observar rigorosamente sua
disposio na pgina e a sequncia que aqui se demonstra.
Timbre
121
O campo Destinatrio alinhado esquerda, dois espaos simples abaixo do campo Local e Data.
Assunto
Invoca o destinatrio e seguido de vrgula. Deve-se observar o mesmo recuo de entrada dos pargrafos da Comunicao.
Comunicao
122
No desenvolvimento, deve-se detalhar o assunto. Se o texto contiver mais de uma ideia, elas devem ser estruturadas em pargrafos
distintos, o que ir atribuir fluncia e clareza ao documento.
Na concluso, reafirma-se ou simplesmente reapresenta-se a
convico ou a proposio que motivou o ato.
Fecho
123
Margem superior
124
Espao 1
125
Modelo de ofcio
TIMBRE
NDICE
LOCAL E DATA
G
D
DESTINATRIO
ASSUNTO
I
VOCATIVO
COMUNICAO
COMUNICAO
FECHO
D
C
L
ASSINATURA
11. Portaria
Definio
129
Estrutura da portaria
Composto do braso e da identificao do rgo Tribunal Superior Eleitoral. No necessrio mencionar a secretaria ou a coordenadoria abaixo do timbre, uma vez que a unidade responsvel
pela elaborao do documento identificada no campo Assinatura
pela descrio do cargo da autoridade emitente.
ndice
a parte inicial da portaria. No participa da matria normatizada (que corresponde Comunicao). Inicia-se com a nominao
do cargo do expedidor do ato (O PRESIDENTE DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL), seguida normalmente da expresso no uso de suas atribuies, ou equivalente, e das consideraes que justificam a expedio da portaria. Nas consideraes, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. finalizada normalmente com o introito da Comunicao (a expresso
RESOLVE).
Comunicao
130
o campo formado pelo conjunto assinatura e nome da autoridade expedidora. Ambos devem ser posicionados (em relao uns
aos outros, centralizadamente) em rea localizada direita da
pgina.
131
Nos atos do TSE, optou-se por usar como padro de letra (fonte) a Garamond, uma tipologia tradicional de fcil legibilidade que
se encontra comumente incorporada tabela de fontes de qualquer processador de texto. O tamanho da letra (corpo) deve ser
13,5.
No Timbre, logo aps o braso, o nome TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL deve constar inteiramente em caixa-alta
(maisculas). A tipologia do Timbre ser a Verdana, tamanho 12.
Formatao
Margem superior
Margem inferior
o espaamento entre os campos Timbre e ndice. So utilizados dois espaos simples entre os dois campos.
132
Espao 2
133
Modelo de portaria
TIMBRE
c
PREMBULO
COMUNICAO
LOCAL E DATA
I
ASSINATURA
12. Requerimento
Definio
137
Estrutura do requerimento
138
o espaamento entre os campos Vocativo e Comunicao. Utilizam-se quatro espaos simples entre os dois campos, a fim de
permitir que a autoridade a quem dirigido o documento despache nesse local.
139
Espao 2
140
Modelo de requerimento
VOCATIVO
COMUNICAO
F
C
FECHO
G
LOCAL E DATA
H
ASSINATURA
143
144
145
Modelo de
formulrio para transmisso por fax
14. Telegrama
um tipo de mensagem expressa enviada por intermdio dos
Correios. utilizado para a emisso de mensagens curtas e
urgentes, uma vez que o prazo mximo de entrega ao destinatrio
at as 12 horas do dia til subsequente ao da transmisso.
No Tribunal, o telegrama enviado ao destinatrio por meio
do Sistema de Postagem Eletrnica Corporativo (SPEc), que
permite que o texto do documento seja produzido diretamente
pela unidade interessada na trasmisso da mensagem. Em seguida,
o texto enviado Seo de Protocolo e Expedio (Seprot)
para que seja verificado se a mensagem atende aos requisitos
necessrios para expedio. Aps esse procedimento, a Seprot
transmite o telegrama unidade dos Correios para que o
documento seja ento remetido ao destinatrio. Um recibo dessa
operao enviado, aps, unidade remetente. Veja-se a interface
do SPEc na figura a seguir.
149
Interface do SPEc
150
Composio do telegrama
151
O Padro
O Padro
Imprensa
Nacional
Imprensa
Nacional
153
*No TSE, a Portaria n 218, de 16 de abril de 2008, instituiu o Dirio da Justia Eletrnico (DJE).
155
a) Regras de agrupamento:
os arquivos destinados s sees 1, 2 e 3 do Dirio Oficial da
Unio devem conter, cada um, apenas um ato;
as matrias destinadas ao Dirio da Justia devem ser agrupadas pelo tipo, no podendo um mesmo arquivo conter diferentes tipos de atos;
b) Regras gerais:
os arquivos devem ser criados em editor de texto que gere
arquivos no padro RTF (.rtf), com as seguintes caractersticas:
fonte: Times New Roman, tamanho 8 e entrelinhamento
simples;
largura da pgina: 9 centmetros;
margem esquerda: 1 centmetro;
margem direita: zero centmetro;
margem inferior: zero centmetro;
margem superior: 1 centmetro;
cabealho: zero centmetro;
rodap: zero centmetro;
medianiz: zero centmetro;
largura do texto: 8 centmetros;
o recuo da primeira linha do pargrafo deve ser de 1 centmetro;
o alinhamento do texto deve ser justificado. No caso de ementas, justificar o texto direita, utilizando-se o recuo de 2cm;
textos com duas ou mais colunas devem ter bordas invisveis. A
formatao e o alinhamento devem ser feitos com o uso dos recursos de tabela, e no de recursos como alinhamento por espao ou
marcas de tabulao;
as tabelas devem ter bordas simples, largura de 8, 12 ou 25
centmetros e clulas com, no mximo, 5 linhas de texto, sendo vedado o uso de mescla vertical e o recuo negativo. O corpo dos caracteres da tabela pode ter at 6 centmetros;
156
157
IV
c) Cdigos de formatao:
Na formatao dos textos destinados exclusivamente ao Dirio
Oficial da Unio, devem ser utilizados, em cada parte do
documento (tipo de ato, ementa, texto, assinatura, cargo e data),
os chamados caracteres de controle, definidos na Portaria-IN
no 310/2002. Tais caracteres possibilitam ao software adotado pela
Imprensa Nacional diferenciar os campos do documento e
format-los segundo o leiaute usado nas publicaes do rgo.
Exemplo:
Caracter
##ATO
Campos do documento
Tipo de ato
Exemplos
##ATOPortaria n 45
##EME,
##TEX
Texto
##ASS
Assinatura
##CAR
##DAT
Cargo
Data
##CARPresidente do TSE
##DATBraslia, 20/05/2002
d) Prazos de remessa:
Compete ainda ao responsvel de unidade observar o prazo
limite para o envio de atos oficiais Imprensa Nacional, a saber:
para matrias a serem publicadas no Dirio Oficial da Unio,
o prazo limite de at as 16 horas do dia anterior ao previsto
para sua efetiva publicao;
Caso se faa necessria a entrega das matrias por meio de
mdia magntica, os prazos a serem observados so os mesmos
relativos ao envio eletrnico. Assim, deve-se ter a cautela de evitar o envio eletrnico prximo do horrio fatal.
158
Projeto
Projeto
bsico e
projeto
bsico
e
executivo
projeto
executivo
Projeto bsico
A licitao de obras e servios no mbito da administrao
pblica deve ter incio a partir de projeto bsico que apresente o
que se quer realizar, como, quando, onde e por qu. Dispe o
art. 7o da Lei no 8.666/93, verbis:
Art. 7o As licitaes para a execuo de obras e para a prestao de servios obedecero ao disposto neste e, em particular, seguinte sequncia:
I projeto bsico;
II projeto executivo;
[...].
O professor Jorge Ulisses Jacoby Fernandes, autor do livro Contratao direta sem licitao (5. ed., Editora Braslia Jurdica, 1999) publicou artigo intitulado Projeto bsico nas licitaes no caderno Direito e
Justia do jornal Correio Braziliense, assim defendendo:
Entre as boas inovaes trazidas pela Lei no 8.666/93, que
disciplinou no mbito da administrao pblica o tema licitaes e contratos, est a obrigatoriedade do projeto bsico para
a contratao de qualquer obra ou servio. Conquanto ainda
161
tratamento
do
impacto
ambiental
do
14
14
162
16
Requisitos
interesse pblico;
15
163
18
Padronizao
18
164
Elaborao
Consideraes iniciais
conveniente que o projeto bsico seja elaborado pela unidade que solicita o servio ou a obra. Ela quem sabe exatamente o
que deseja e o que ser necessrio para a satisfao de sua necessidade. Sabe o que quer, como, por que, quando, de que forma e em
que condies, o que lhe permite fazer todo o detalhamento do
servio ou da obra. Pode ainda ser contratado pessoal tcnico especializado para a elaborao do projeto bsico. Isso ir depender
do objeto do contrato, como no caso de ele exigir, por exemplo,
informao tcnica de alta complexidade.
165
166
167
6. Disponibilidade oramentria
No caso de a unidade solicitante gerenciar algum programa
oramentrio e a despesa constar do oramento, deve-se fazer
essa observao e informar o saldo oramentrio. Caso contrrio, essa informao dever ser prestada pela Secretaria de
Planejamento, Oramento, Finanas e Contabilidade ou pela
Secretaria de Administrao conforme a situao de cada
rgo.
Finalizando, deve-se justificar a ausncia de um modelo de
projeto bsico neste trabalho.
Considera-se que apresentar um padro de projeto traria
mais desvantagens que benefcios organizao, pois poderia
redundar numa espcie de engessamento de forma para o
projetista.
Uma forma livre de elaborar o projeto bsico atende mais s
exigncias de especificao de obras ou servios a serem contratados pela administrao. Isso possibilita ao projetista usar sua
criatividade, para que conceba o projeto que melhor especifique
os elementos do servio ou da obra.
Por isso, optou-se por apresentar apenas um roteiro com os elementos bsicos para elaborao de um projeto bsico:
a) Objeto
Apresenta, sucintamente, a definio e as caractersticas do
servio a ser contratado ou da aquisio a ser feita, com os requisitos tcnicos e sua quantificao, conforme o disposto no art. 6o,
IX, da Lei no 8.666/93. As especificaes mais complexas no
devem constar deste tpico; sero objeto dos anexos deste projeto.
O texto do objeto deve ser claro e objetivo, uma vez que a
publicidade dos processos licitatrios feita com a divulgao
do objeto no respectivo extrato licitatrio.
168
b) Justificativa
Demonstra a necessidade da contratao, o que a motivou , os
benefcios diretos e indiretos esperados, a natureza do servio (se
continuado ou no, se se trata de caso de inexigibilidade/dispensa
de licitao ou no), etc. A justificativa deve informar se a
contratao/aquisio enquadrada como servio comum indicao necessria para cabimento de inexigibilidade ou dispensa de
licitao , bem como apresentar estudos preliminares, se houver.
c) Legislao e normas aplicveis
Relaciona leis e decretos com restries ou recomendaes
que devam ser consideradas para formulao do objeto a ser
licitado ou para a execuo do contrato. Caso existam normas e
padres definidos internamente no rgo pblico responsvel
pela licitao ou definidos por entidades normativas reconhecidas publicamente (ABNT, ISO, etc.), elas devem ser citadas.
d) Especificaes tcnicas do objeto a ser contratado ou
descrio detalhada dos servios
Se o objeto exigir maior detalhamento, as especificaes
tcnicas devem constar do anexo do projeto bsico. Caso contrrio,
podem vir dispostas em subitem do objeto.
Para complementar a especificao, permitida a utilizao de
fotos, croquis e qualquer outro elemento que sirva para dirimir eventuais dvidas. No entanto, propostas comerciais ou material publicitrio de empresas no podem ser utilizados, pois poderiam induzir contratao de determinada empresa (servio ou produto).
A utilizao desse material s permitida com justificativa tcnica.
A descrio dos servios a serem realizados deve compreender,
entre outros itens aplicveis a cada tipo de objeto, a frequncia e
a periodicidade; ordem de execuo; procedimentos, metodologias
e tecnologia a serem empregados; deveres e disciplina exigidos;
e demais especificaes referentes execuo do servio.
169
170
171
172
Projeto executivo
O projeto executivo (PE) um instrumento normativo exigido
pela Lei n 8.666/93 para a execuo de obras licitadas no mbito
da administrao pblica. Pressupe a existncia de um anteprojeto
ou projeto bsico de arquitetura ou de engenharia, a partir do qual
so detalhados no projeto executivo as fases e os modos de execuo
da obra.
Apesar de a exigncia de elaborao de projeto executivo
restringir-se execuo de obras, nada obsta que possa ser ele
produzido para a prestao de servios de relativa complexidade
ou cuja realizao exija um maior nvel de detalhamento e
planejamento. Alis, avaliando-se a estrutura dos projetos executivos
que vm sendo elaborados pela administrao pblica, percebe-se
que um dos aspectos de maior valia do PE consiste em ser ele um
instrumento eficiente de planejamento de execuo de atividades.
A ttulo de exemplo, tome-se como referncia o projeto
executivo de arquitetura, para cuja elaborao so utilizadas
comumente as seguintes informaes, entre outras:
a) anteprojetos ou projetos bsicos de arquitetura e/ou
engenharia;
b) anteprojetos ou projetos bsicos produzidos por outras
reas tcnicas necessrios execuo da obra em questo;
c) informaes de outra natureza consideradas relevantes para
a execuo do projeto.
Entre os documentos tcnicos apresentados para a elaborao do projeto executivo de arquitetura constam, por exemplo:
173
a) desenhos:
planta geral de implantao;
planta de terraplenagem;
cortes de terraplenagem;
plantas das coberturas;
cortes (longitudinais e transversais);
elevaes (frontais, posteriores e laterais);
plantas, cortes e elevaes de ambientes especiais (banheiros,
cozinhas, lavatrios, oficinas e lavanderias);
detalhes (plantas, cortes, elevaes e perspectivas) de elementos da edificao e de seus componentes construtivos (portas, janelas, bancadas, grades, forros, beirais, parapeitos, pisos, revestimentos e seus encontros, impermeabilizaes e protees);
b) textos:
memorial descritivo da edificao;
memorial descritivo dos elementos da edificao, das instalaes prediais (aspectos arquitetnicos), dos componentes construtivos e dos materiais de construo;
memorial quantitativo dos componentes construtivos e dos
materiais de construo;
c) perspectivas interiores ou exteriores, parciais ou gerais
(opcionais);
d) maquetes interior e exterior (opcionais);
e) fotografias, diapositivos, microfilmes e montagens
(opcionais);
f) recursos audiovisuais, tais como filmes, fitas de vdeo e disquetes (opcionais).
Apresenta-se a seguir um roteiro bsico para a elaborao do
projeto executivo. Convm notar que os itens so desenvolvidos
apenas em linhas gerais, tendo em vista que a natureza de cada obra
certamente ir impor os nveis de detalhamento necessrios ao PE.
O projeto executivo pode ser elaborado com a seguinte estrutura:
174
Apresentao
175
As aes a serem desenvolvidas devem ser oradas, se possvel com a discriminao das despesas por atividade. As despesas que podem ser assumidas em mbito interno e as que
demandem negociaes externas (recursos estaduais, federais
e internacionais, entre outros) devem ser discriminadas em
separado.
Metas de resultado
176
Monitoramento
177
Mensagem de
Mensagens
de
correio eletrnico
(e-mail)
correio eletrnico
(e-mail)
Redao de e-mail
O e-mail um instrumento virtual por meio do qual se enviam
mensagens de um usurio a outro utilizando a rede mundial de
computadores.
Um nmero cada vez maior de instituies pblicas e privadas utilizam o correio eletrnico (e-mail) para comunicar-se mais
agilmente e sem burocracia.
O TSE est entre elas e conta com um servio de correspondncia eletrnica que atende a toda a Justia Eleitoral. possvel
enviar ou receber uma mensagem de e-mail de praticamente qualquer ponto da organizao. E grande parte da correspondncia
interna e mesmo algumas das comunicaes do Tribunal com o
pblico externo podem ser substitudas por mensagens enviadas
por correio eletrnico.
Pode-se optar por uma mensagem informal, em tom de
conversa, ou por uma correspondncia formal. Isso depender
da natureza do assunto. A escolha deve ser ditada pelo bom
senso: uma mensagem de e-mail enviada ao diretor de uma
empresa vencedora de processo licitatrio no pode apresentar
a sem-cerimnia com que se fala a um amigo de longa data. A
respeito, vlida a recomendao do Manual de redao da Presidncia
da Repblica, que ensina:
Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico a
sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para
a sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com a comunicao oficial.
19
19
Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Presidncia
da Repblica, 2002. p. 26.
181
Discernimento
Ferramenta cada vez mais utilizada na comunicao institucional do TSE, deve-se lanar mo do correio eletrnico (e-mail)
com discernimento. possvel utiliz-lo para:
1. comunicao entre os servidores da organizao em seus
diversos nveis;
2. comunicao da instituio com outros rgos.
Mais rpido que uma carta e mais eficiente que o telefone no
que se refere a informaes complexas, o e-mail, contudo, pode
no ser a melhor forma de comunicao.
Por isso, deve-se partir da premissa de que nem sempre
adequado ou oportuno que o correio eletrnico substitua uma
conversa, uma reunio, uma correspondncia tradicional.
Antes de enviar um e-mail, pergunte-se: essa a melhor maneira de transmitir a mensagem?
Ao encaminhar uma mensagem corporativa por e-mail, conveniente que se evidencie que se trata de uma comunicao institucional.
Na correspondncia tradicional, o carter institucional da
comunicao evidenciado pelo timbre, nome e/ou marca da
organizao impressos no papel da empresa. No caso do correio eletrnico, no h marca/timbre que identifique a instituio. Tudo o que se tem so os campos: Para, Cc (com cpia),
Cco (com cpia oculta), Assunto e o campo destinado mensagem em si. Contudo, pode-se fazer com que o destinatrio perceba que se trata de uma mensagem institucional. Especifique,
de imediato, no campo destinado mensagem, a condio do
emissor e a do receptor. Ex.:
Da: Secretria de Gesto da Informao do TSE;
182
Estrutura do e-mail
183
Smbolos
1. No divulgue informaes confidenciais. Informaes sobre a instituio, seus funcionrios, o trabalho que est sendo feito, planos e ideias so, a priori, confidenciais. Mesmo informaes enviadas internamente podem ser confidenciais, tais como
dados pessoais de um funcionrio. Voc pode divulg-las por
engano, ao envi-las a pessoas erradas.
2. Os endereos de correio eletrnico so geralmente uma
sucesso de letras e nmeros, que pode em alguns casos ser complexa. E no podem conter erros! Se o endereo no estiver correto, o destinatrio no receber a mensagem ou, talvez pior, a
mensagem ser enviada para outra pessoa. Verifique sempre se o
endereo eletrnico est correto.
3. fcil selecionar os endereos de uma listagem, especialmente se o usurio estiver enviando mais de uma mensagem para
o mesmo destinatrio. Entretanto, se voc selecionar um destinatrio de uma lista, verifique se escolheu a pessoa certa.
4. O sistema de correio eletrnico do TSE permite a criao de
listas de distribuio por grupos de pessoas. Por exemplo: Equipe
de Manuais ou Monitores. Essas listas so teis quando se enviam
mensagens regularmente para um mesmo grupo de pessoas.
5. Se seu destinatrio no tiver nenhuma vantagem em receber sua mensagem, no a envie, mesmo se no houver custo. Voc
184
185
186
187
Anexo II
Anexo
Os modelos a seguir apresentados
correspondem a portarias relativas a atos
de maior frequncia na Secretaria do
Tribunal.
Modelo 1 Portaria de instituio de
grupo de trabalho
Modelo 2 Portaria designativa de
servidor para funo comissionada
Modelo 3 Portaria de designao
de fiscal de contrato
Modelo 1
Consideraes ao Modelo 1
Prembulo
O segundo artigo, de insero facultativa, elenca algumas atividades obrigatrias a serem desenvolvidas pelo grupo.
preciso atentar para o fato de que o dispositivo no deve ser
um rol taxativo de atividades, nem de discriminao de atribuies/competncias do grupo. Visa to-somente auxiliar no desenvolvimento das atividades do grupo, e no restringi-las.
Em razo das peculiaridades de cada atividade e de cada grupo, outras informaes que no se enquadrem nos arts. 1o e 2o
podem-se fazer necessrias.
Artigo terceiro
192
Modelo 2
Consideraes ao Modelo 2
Prembulo
194
Modelo 3
Consideraes ao Modelo 3
Prembulo
O artigo primeiro deve indicar o nome do servidor designado como fiscal, bem como o nmero do contrato, a empresa
contratada e o respectivo objeto.
Artigo segundo
196
197