CARACTERSTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

CARACTERSTICAS:
1.UNIVERSALIDAD: se refiere a su carcter social, pues donde exista un grupo
de individuos en busca de un objetivo(independiente de su naturaleza) debe existir
una
coordinacin
de
recursos.
2.ESPECIFICIDAD: aunque la administracin este integrada por otras ciencias
complementarias su esencia es nica.
3. UNIDAD DE PROCESO TEMPORAL: la administracin siempre se dar en
funcin de la planeacin, organizacin, direccin y control; independientemente
del
grado
de
aplicacin
de
cada
uno.
4. UNIDAD JERRQUICA: delimita la administracin en un marco de lineas de
autoridad. Relacin superior-subordinado.
Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas
caractersticas del proceso administrativo:
a) El proceso administrativo est formado por un conjunto de fases o pasos de
manera cclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea
administrativa.
b) Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que
analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente
encontraremos son las de planeacin y control.
c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de
eficiencia.
d) Estimula la innovacin y el progreso.
e) Fomenta el desarrollo de una filosofa y cultura gerencial y empresarial.

Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo tuvo su origen en la teora clsica de la administracin,
con su pionero Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a los diferentes niveles
administrativos. Fue una de las primeras personas en escribir un libro especfico
sobre administracin, y fue considerado como el padre de la Teora Clsica.

Adems fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, estableci

catorce principios de la administracin los cuales se encuentran consignados en la
ORT Organizacin Racional del Trabajo, dividi las operaciones industriales y
comerciales en seis grupos que son llamadas funciones bsicas de la empresa, se
debe tener en cuenta que la funcin administrativa no es lo mismo que el proceso
administrativo; primero hablaremos de las funciones bsicas de la empresa para
ver sus diferencias:

Funciones Tcnicas: Estn relacionadas con la produccin de bienes y

servicios de la empresa.

Funciones Comerciales: Se dedican a la compra y venta o intercambio

entre las empresas, proveedores y clientes.

Funciones Financieras: Se relaciona con la bsqueda y gerencia de

capitales.

Funciones de Seguridad: Esta dedicada a la proteccin y conservacin de

los bienes de las personas.

Funciones Contables: Son las encargadas de los inventarios, registros,

balances y estadsticas.

Funciones Administrativas: Son la integracin de las otras cinco funciones,

estn encargadas de coordinar y sincronizar las dems funciones de la
empresa, y siempre deben ir encima de ellas.

Las funciones administrativas se definen como el acto de administrar: Planear,

organizar, dirigir, coordinar, y controlar
La Planeacin, es el primer paso del proceso administrativo, en esta etapa
visualizamos el futuro y se traza el programa de accin.
Prever o planear aqu, significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo: Prever
ya es obrar Dvila C. (1996) citado por Fayol, 1961:183).
En la planeacin se encuentran dos componentes, el pronstico y la preparacin
del pronstico, El concepto que se tiene de planeacin es muy importante, pero
no estn elaborados los supuestos que lo sustentan.
Hay que sealar la necesidad de planear y no solo en la empresa sino en toda
nuestra vida laboral, social y personal se lo debemos a Henry Fayol, a pesar de
sus debilidades, la planeacin ha avanzado en especial en cmo enfocarla y
realizarla con las contribuciones hechas por otros sectores diferentes al fayolismo.
Dvila C. (1985). Veamos lo que piensan otros autores:

. La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse,

estableciendo los principios, la secuencia de operaciones y la determinacin de
tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Ponce Reyes A
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes,
procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para
adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Scanlan B.
En la etapa de la planeacin siempre se debe fijar unas metas y unos objetivos
claros, no se debe descuidar el entorno, la competencia y se debe saber el gusto
de los clientes a los que se les ofrecer el producto o el servicio, al igual que hay
que prever otras alternativas porque si una no funciona estar la otra para llegar a
ser el plan de apoyo a la idea principal, porque se planea a corto, mediano y largo
plazo.
Despus de ya haber planeado o haber realizado un pronstico de lo que se
quiere conseguir se debe organizar las ideas, y con este se empieza el segundo
paso del proceso administrativo, Construir tanto el organismo material como el
social de la empresa.
Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es til para su
funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal. Dvila C. (1996)
citado por (Fayol, 1961:198).
Al tener en cuenta que organizacin como entidad social de la empresa es donde
un grupo de personas se renen e interactan entre s para alcanzar un objetivo
especfico. Con esto se quiere decir, que organizacin, son todas las personas
que participan en una empresa, porque como empleados forman una organizacin
formal pues esta se basa en la divisin del trabajo ya que es la organizacin
formalizada oficialmente, y tambin est la organizacin informal pues es aquella
que se forma espontneamente entre un grupo de personas que tienen temas
afines o gustos por algn tema en especial y esta organizacin no aparece en
ningn documento formal de la empresa.
Tambin se tiene la organizacin como funcin administrativa y parte del proceso
administrativo. En este sentido, organizacin significa estructurar e integrar los
recursos y los rganos encargados de su administracin, relacionarlos y fijarles
sus atribuciones. Chiavenato I. (2001).
La organizacin de las empresas cumple un papel muy importante ya que maneja
tres niveles que son institucionales, intermedios, operacionales. El primer nivel se
refiere a la superestructura de la empresa, el formato organizacional y los
procesos de comportamiento, el segundo se refiere a la agrupacin de unidades
de subsistemas, como lo son departamentos o divisiones. Y el tercero se refiere a
la estructura de las posiciones y las actividades en los cargos.

Con la planeacin y la organizacin no se debe descuidar el tercer paso del

proceso administrativo que es Dirigir el cual es guiar y orientar al personal de la
empresa y este paso es ms que una obligacin es como un arte ya que est
basado principalmente en las cualidades personales y en los conocimientos de los
principios generales de la administracin. Al dirigir una empresa se trata es de
hacerla funcionar.
La toma de decisiones siempre ha sido de vital importancia para la
administracin, puesto que, ante diversas circunstancias, determina el grado de
xito o fracaso de las personas o las organizaciones. (Barajas Medina J)
Aunque en todo organismo social cada da se toman decisiones importantes, los
subordinados consultan y esperan las decisiones de los jefes para emprender una
tarea. Las decisiones son adoptadas por quien dirige, y quien dirige es
responsable en diversos grados del conjunto de sus decisiones, por tanto, dirigir y
tomar decisiones son acciones fundamentales de la funcin administrativa.
Se deben tomar las decisiones con racionalidad y as cumplir polticas y reglas
establecidas ya que al tomar decisiones irracionalmente estas pueden ser
impulsivas, emotivas, caprichosas y otras ms habr una tendencia a caer en
errores que ms adelante traern arrepentimientos por haber actuado de esa
manera pero ya no hay nada que hacer despus de haber obtenido los resultados.
Para que todo este conjunto de funciones acten perfectamente en una empresa
se debe coordinar y empezamos el cuarto paso del proceso administrativo y se
refiere a ligar, unir, o armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.
La organizacin comienza cuando las personas, aunque solo sean dos o ms,
combinan sus esfuerzos para un fin determinado. (Mooney y Reiley. Citado por
Urwick, 1969:160).
Aunque en la actualidad este paso ha ido pasando a otro nivel y el proceso
administrativo se est basado en cuatro fases planear, organizar, dirigir y controlar.
Hay autores que piensan que este paso es el ms importante de los propuestos
como es (coordinacin, escalar, funcional, y staff).
Algunas personas piensan que simplemente la coordinacin se ha abolido del
proceso administrativo pero no es as, simplemente se encuentra ligada a cada
una de las etapas y sirve de unin entre ellas y es aceptada como el ncleo o
esencia de la administracin.
La necesidad de coordinar es aceptada fcilmente, pero se convierte en uno de
los dolores de cabeza para los administradores por la diferencia de intereses,
esfuerzos, enfoques de cada persona que integra la organizacin.

Una coordinacin eficiente para un gerente le

extremadamente costoso en tiempo, dinero y esfuerzo.

evitara

un

desgaste

Se ha llegado a la ltima etapa del proceso administrativo controlar, pero est

estrechamente ligado a la planeacin, ya que sirve de retroalimentacin a futuros
proyectos.
Controlar consiste en establecer sistemas para medir y corregir las acciones
realizadas por los integrantes del organismo social; y con esto asegurar que los
objetivos fijados se vayan logrando, por eso cuando se deca que entre ms claros
y completos sea lo planeado ms fcil ser controlar.
El control se aplica a funciones especficas por consiguiente, son comunes en la
produccin, calidad, inventarios, ventas, salario, etc. Y entre los principales medios
de control se tiene: la observacin personal, los presupuestos, las estadsticas, las
auditorias, entre otras.
Los administradores pasan buena parte del tiempo observando, revisando y
evaluando el desempeo de las personas, de los mtodos y los procesos.
La finalidad del control es asegurar que los resultados de las estrategias, polticas
y directrices (nivel institucional), de los planes tcticos (nivel intermedio), y los
planes operacionales (nivel operacional), se ajusten tanto sea posible a los
objetivos previamente establecidos. Los tres niveles de control estn
interconectados y entrelazados ntimamente. En la prctica, no existe una
separacin clara entre ellos.
Para Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras cinco
funciones esenciales, es necesario no confundirlas con la direccin, porque dirigir
es conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando obtener las
mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone, es asegurar
la marcha de las seis funciones esenciales; la administracin no es sino una de las
seis funciones, cuyo ritmo es asegurado por la direccin.
En conclusin se ha nombrado a cada uno de los pasos del proceso
administrativo. Pero qu importancia tiene este para los administradores
profesionales y los administradores empricos?
Si el acto administrativo es un proceso racional y simple que se encuentra innato
en todo ser humano al realizar sus actividades cotidianas, ya que el solo hecho de
pensar y planear una accin siempre estn relacionados con obtener una meta o
un objetivo, por tanto al hacer planes mentalmente y los objetivos que nos fijamos
son motivados por determinados factores que nos impulsan a orientar el
pensamiento y acciones a lo que se desea y queremos lograr.

Pero se debe tener en cuenta que no todo lo que se piensa o se desea se puede
lograr o hacerlo realidad por muchos motivos externos, pero hay algunas
circunstancias en que las personas son responsables directas. Pero el solo
hecho de que una persona oriente su pensamiento y accin para lograr un objetivo
no quiere decir que este sea un administrador, el solamente realiza un acto
administrativo y estos actos pueden ser eficientes o deficientes, pero cuando un
grupo de personas se convierten en un organismo social, ah si se dar la
administracin, y este grupo tratara de lograr los objetivos que les dieron origen. Y
dentro de este organismo social cualquiera que sea el nivel que ocupe una
persona, este tendr cierto grado de responsabilidad en la administracin el
organismo.
El administrador emprico es aquella persona que se gua por su conocimiento,
experiencias vividas para conducir el grupo, este administrador acta de forma
innata y puede ser eficiente o deficiente por no tener los conocimientos.
El administrador profesional es la persona que debe poseer un conjunto de
conocimientos sistematizados para poder planear, organizar, dirigir y controlar
tcnicamente las actividades del grupo, con el fin de lograr los objetivos. El
conocimiento terico y la experiencia adquirida en su aplicacin, garantizan la
obtencin de una administracin eficiente. Barajas Medina J. (1194)
Se debe tener en cuenta que toda persona que dirija un grupo y trate de lograr los
objetivos con la ayuda de otras personas, se convierte en administrador ya sea
emprico o profesional. Adems el estudio de la administracin sirve para que las
personas mejoren la realizacin de sus actos. Y es aqu donde encontramos la
importancia del proceso administrativo ya que cada cosa debe estar en su lugar en
el momento indicado y no solo como la mente humana lo adecue, no se puede
controlar sin antes haber planeado y organizado las ideas de acuerdo a la
importancia de cada una de ellas, porque cada persona es administradora de su
propia vida eficaz o ineficazmente y de acuerdo a la forma como la administre
tendr la capacidad de conducir un grupo ya sea sin o con el conocimiento
necesario.