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Manual Prático Microsoft Access

2007/2010

Manual Prático Microsoft Access 2007/2010 ®

®

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

Este manual foi desenvolvido tendo em atenção as novas regras do acordo ortográfico.

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

INDICE

APRESENTAÇÃO

7

CONCEITOS BÁSICOS

8

O

que são Registos e Campos?

8

O

que é uma Tabela?

9

O

que é uma Chave Primária?

9

O AMBIENTE DE TRABALHO

10

FERRAMENTAS

11

Frisos

11

Friso Base

11

Friso Criar

12

Friso Dados Externos

13

Friso Ferramentas da Base de Dados

14

Friso Folha de Dados

15

OPERAÇÕES BÁSICAS

16

Aceder a uma base de dados

16

Criar uma base de dados a partir de um modelo

17

Criar uma base de dados vazia

19

CRIAR TABELAS

20

Criar uma tabela a partir de um modelo

20

Criar uma tabela na Vista Estrutura

21

Tipo de dados

22

Criar campos de pesquisa

22

PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE UMA TABELA

23

Modificar as propriedades dos campos

23

Tamanho do campo

23

Formatação

24

Máscara de Introdução

26

Campos obrigatórios

28

Valor predefinido

28

Permitir comprimento zero

29

Indexação de campos

29

Validação de dados

30

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Campos de pesquisa

31

CHAVES EM TABELAS

34

Chaves primárias

34

Chaves externas ou secundárias

34

RELAÇÕES ENTRE TABELAS

35

Definir uma relação

36

Eliminar uma relação

38

Adicionar tabelas à janela Relações

38

Eliminar tabelas da janela Relações

38

Gravar relações entre tabelas

38

OPERAÇÕES COM TABELAS

39

Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela

39

Consulta de dados numa tabela

40

Eliminar registos

40

Ordenar

registos

41

Filtrar registos por seleção

41

Imprimir uma tabela

42

CONSULTAS

43

Criar uma consulta com o assistente

43

Criar uma consulta na Vista Estrutura

44

Alterar a posição dos campos

45

Visualizar e ordenar registos de tabelas

45

Adicionar ou remover tabelas da consulta

45

Executar uma consulta

46

Definir critérios

47

Cálculos nas consultas

49

Cálculos de totais em grupos de registos

50

Criar uma consulta com parâmetros

50

FORMULÁRIOS

51

Criar um formulário utilizando o assistente

51

Criar um formulário na Vista Estrutura

53

Formatação automática

54

Alterar um formulário

54

Utilizar controlos

55

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Formulários com subformulários

56

RELATÓRIOS

59

Estrutura de um relatório

59

Criar um relatório com o Assistente de relatórios

60

Alterar a estrutura de um relatório

62

Gravar um relatório

62

Imprimir um relatório

62

Visualizar um relatório

63

NOTAS

64

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

APRESENTAÇÃO:

O Microsoft® Access 2007 é um Sistema de Gestão de Base de Dados e define-se como um conjunto de utilitários que fornece não só a possibilidade de gestão e armazenamen- to de grandes quantidades de informação, mas também a interface entre os dados guardados e as aplicações que lhes dão acesso. Por serem guardados de uma forma estruturada, os dados podem, mais tarde, ser acedidos no formato que melhor se ade- qua às necessidades do utilizador.

Um Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) é algo que tem de ser muito bem dese- nhado, estruturado e construído a pensar em quem o vai utilizar, como o vai utilizar e que dados vão adicionar, consultar, etc., nesse sentido aconselho a leitura do artigo no site da Microsoft®. Clique aqui.

NOTA: As ferramentas que serão mostradas neste manual estão igualmente disponíveis na versão 2010 do Microsoft® Access, no entanto se quiser saber quais as novidades e/ou diferenças entre versões, clique aqui.

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CONCEITOS BÁSICOS O que são Registos e Campos?

Ainda antes de começar a desenvolver a sua base de dados com a ajuda deste manual, é necessário que tenha bem presente alguns conceitos básicos.

O Microsoft® Office Access 2007 organiza as informações em tabelas (ver página seguin- te). Numa base de dados simples, poderá ter apenas uma tabela. Na maioria das vezes é necessária mais do que uma. Por exemplo, poderá ter uma tabela que armazena infor- mações sobre produtos, outra tabela que armazena informações sobre encomendas e uma outra com informações sobre os clientes.

encomendas e uma outra com informações sobre os clientes. Cada linha é designada também por registo

Cada linha é designada também por registo e cada coluna é também designada por campo.

Um registo consiste numa forma útil e consistente de combinar informações sobre um determinado tema.

Um campo consiste num item de informações individual: um tipo de item que aparece em todos os registos. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registo teria informações sobre um produto. Cada coluna ou campo tem um tipo de informações sobre esse produto como, por exemplo, o nome ou o preço.

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O que é uma Tabela?

Uma tabela contém dados sobre um determinado assunto, como, por exemplo, empre- gados ou produtos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item como, por exemplo, um determinado empregado. Um registo é composto por campos, tais como nome, morada e número de telefone. Normalmente, um registo também é desig- nado por linha e um campo é frequentemente denominado por coluna.

linha e um campo é frequentemente denominado por coluna. 1. Registo ou linha 2. Campo ou

1. Registo ou linha

2. Campo ou coluna

Uma base de dados pode incluir várias tabelas, em que cada uma delas armazena infor- mações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários campos de tipos diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens.

A lista que se segue mostra alguns exemplos comuns de tabelas que poderá criar:

Uma tabela de clientes que mostra os clientes e as respetivas moradas

Um catálogo de produtos comercializados, incluindo preços e imagens de cada item

Uma tabela de tarefas que regista as tarefas e as datas para conclusão

Um inventário do equipamento ou do stock disponível

Deverá planear e estruturar a base de dados cuidadosamente, a fim de garantir a sua exatidão e evitar vir a ter de efetuar muitas alterações posteriormente.

O que é uma Chave Primária?

A chave primária de uma tabela é composta por um ou mais campos que identificam

exclusivamente cada linha armazenada na tabela. Normalmente, um número de identifi-

cação exclusivo, como, por exemplo, um número de ID, um número de série ou código, que funciona como chave primária. Por exemplo, poderá ter uma tabela Clientes, na qual cada cliente tem um número de código de cliente exclusivo. O campo Código do cliente é a chave primária da tabela.

Um bom candidato a chave primária apresenta várias características. Em primeiro lugar, identifica de forma exclusiva cada linha. Em segundo lugar, nunca está vazio nem é nulo (tem sempre um valor). Em terceiro lugar, raramente é alterado (idealmente, nunca). O Access utiliza os campos de chave primária para associar rapidamente os dados prove- nientes de várias tabelas.

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O AMBIENTE DE TRABALHO

1 3 2 6 4 5
1
3
2
6
4
5

1. Barra de Titulo Fornece o nome da aplicação e o nome da base de dados aberta (se aplicável)

2. Categoria de modelo Opções que permitem aceder a modelos já estruturados com base em determinadas áreas de atividades.

3. Nova Base de Dados em Branco Permite criar uma base de dados de raiz, se recur- so a qualquer modelo.

4. Modelos Online Apresentados Opções que permitem aceder a modelos já estrutu- rados, baseados em determinadas áreas de atividades disponíveis no Microsoft® Access Online. O acesso a estas opções requer uma ligação ativa à Internet.

5. Office Online Opções que permitem aceder a vários recursos disponíveis no Micro- soft® Access Online. O acesso a estas opções requer uma ligação ativa à Internet.

6. Abrir Base de Dados Recente Esta área mostra as bases de dados previamente gra- vadas e permite aceder-lhes diretamente sem recurso a menus.

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FERRAMENTAS

Frisos

O Microsoft® Office 2007 introduz uma nova forma de trabalhar com os programas nele incluídos e o Access não é exceção. Ao invés de usar um sistema de menus, como o que foi usado até à versão 2003, a versão 2007 junta os diferentes comandos em grupos contextuais, que aparecem no topo da janela da aplicação e a que se dá o nome de fri- sos. Aqui fica a descrição dos cinco principais frisos do Access 2007/2010.

Friso Base

Substituir / Ir Para / Selecionar Localizar Filtro por seleção / Opções avançadas para filtros
Substituir / Ir Para / Selecionar
Localizar
Filtro por seleção / Opções avançadas para filtros / Ativar-Desativar Fil-
tro
Filtro
Ordenação Ascendente/Descendente
Totais / Ortografia / Outras opções de tabelas
Novo / Guardar / Eliminar
Atualizar
Orientação do texto da esquerda para a direita
Cor do realce do texto
Diminuir / Aumentar nível de lista / Numeração / Marcas
Alinhamento Esquerda / Centro / Direita
Linhas de Grelha / Cor de Fundo / Preenchimento Alternativo
Tamanho da Fonte / Fonte
Cor de Fundo / Preenchimento
Cor do Tipo de Letra
Negrito / Itálico / Sublinhado
Cortar / Copiar / Pincel de Formatação
Colar
Vista – Alternar entre as diferentes vistas de cada objeto do Access:
Folha de Dados; Tabela Dinâmica; Gráfico Dinâmico e Estrutura.

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Friso Criar

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010 Friso Criar Criar Macros Criar consulta de Vista “Estrutura” Assistente
Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010 Friso Criar Criar Macros Criar consulta de Vista “Estrutura” Assistente

Criar Macros

Criar consulta de Vista “Estrutura”

Assistente de consultas

Criar Relatório na Vista “Estrutura”

Assistente de Relatórios Relatórios em Branco Etiquetas do relatório

Criar Relatório

Criar Formulários na Vista “Estrutura”

Outras Opções de Formulários Criar Formulário em Branco Criar Gráfico Dinâmico

Criar Formulário de múltiplos Itens

Criar Formulário dividido

Criar Formulário

Criar Tabela na Vista “Estrutura”

Listas do SharePoint

Criar Tabela a partir de um modelo

Criar Tabela

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Friso Dados Externos

Mover para SharePoint

Religar Listas Colocar dados da lista em cache Rejeitar Alterações

Sincronizar

Trabalhar Online

Gerir respostas

Criar mensagens de correio eletrónico

Outras Exportações

Exportar para PDF ou XPS Exportar para lista do SharePoint

Exportar para folha de cálculo Excel

Exportações guardadas

Outras Importações

Importar Lista do SharePoint

Importar folha de cálculo Excel

Importar base de dados Access

Importações Guardadas

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Friso Ferramentas da Base de Dados

Criar ACCDE Gestor de Painéis de Navegação Encriptar com Palavra-Passe

Suplementos

Gestor de Tabelas ligadas

Dividir a base de dados em dois ficheiros: um para tabelas e outro para os formulários e consultas

Migrar base de dados para SQL Server

Documentador da Base de Dados Analisar desempenho

Analisar tabela

Folha de propriedades Dependências do Objeto Barra de Mensagens

Relações entre tabelas

Executar uma macro Criar menu de atalho a partir de uma macro Converter macros para Visual Basic

Iniciar Editor de Visual Basic

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Friso Folha de Dados

Este friso só é mostrado quando uma tabela é visualizada no modo “Vista de Folha de Dados”*

é visualizada no modo “ Vista de Folha de Dados ”* Dependências do objeto Relações Opções

Dependências do objeto

Relações

Opções de Formatação

Formato Tipo de dados

Inserir Eliminar Mudar o Nome

Coluna de Pesquisa

Adicionar campos existentes a um objecto

Novo campo

Vista* Alternar entre as diferentes vistas de cada objeto do Access: Folha de Dados, Tabela Dinâmica, Gráfico Dinâmico e Estrutura

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OPERAÇÕES BÁSICAS Aceder a uma base de dados

2007/2010 OPERAÇÕES BÁSICAS Aceder a uma base de dados 1. Clique sobre o nome da base

1. Clique sobre o nome da base de dados que pretende abrir se o encontrar na área Abrir Base de Dados Recente.

Caso o nome da base de dados que pretende abrir não se encontrar na lista da área Abrir Base de Dados Recente, terá de aceder ao menu do Office, localizado no canto superior esquerdo do programa.

Office, localizado no canto superior esquerdo do programa. 1. Selecione a opção Abrir 2. Na janela

1. Selecione a opção Abrir

2. Na janela que irá surgir no ecrã, indique a localização da base de dados que pretende abrir.

3. Clique

sobre o da Base
sobre
o
da
Base

nome

de Dados

4. Clique no botão Abrir

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Criar uma base de dados a partir de um modelo

1. Clique sobre a opção Modelos Locais

de um modelo 1. Clique sobre a opção Modelos Locais 2. Na secção Modelos Locais ,
de um modelo 1. Clique sobre a opção Modelos Locais 2. Na secção Modelos Locais ,

2. Na secção Modelos Locais, escolha o tipo de base de dados que pretende criar

2. Na secção Modelos Locais , escolha o tipo de base de dados que pretende criar
Locais , escolha o tipo de base de dados que pretende criar 3. Na secção que
Locais , escolha o tipo de base de dados que pretende criar 3. Na secção que

3. Na secção que surgiu à direita do ecrã, escreva o nome que pretende dar à sua nova base de dados.

do ecrã, escreva o nome que pretende dar à sua nova base de dados. 4. Clicar

4. Clicar no botão Criar.

do ecrã, escreva o nome que pretende dar à sua nova base de dados. 4. Clicar
do ecrã, escreva o nome que pretende dar à sua nova base de dados. 4. Clicar

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5.

A sua base de dados foi criada, mas, por predefinição, o Access desativa algumas opções. Para poder usar a base de dados em pleno, clique no botão Opções.

usar a base de dados em pleno, clique no botão Opções. 6. Selecione a opção Ativar

6. Selecione a opção Ativar este conteúdo.

clique no botão Opções. 6. Selecione a opção Ativar este conteúdo . 7. Clique no botão
clique no botão Opções. 6. Selecione a opção Ativar este conteúdo . 7. Clique no botão

7. Clique no botão OK

clique no botão Opções. 6. Selecione a opção Ativar este conteúdo . 7. Clique no botão

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Criar uma base de dados vazia

Se não quiser usar um dos modelos disponibilizados pelo Access para criar a sua base de dados, pode sempre optar por criar uma base de dados vazia e só depois começar a preenche-la com tabelas, consultas e formulários. Este método é mais flexível do que o apresentado anteriormente, mas é também mais complexo, porque implica definir todos os elementos que compõem a base de dados.

1.

Ou

Clique sobre a opção Base de Dados Vazia.

dados. 1. Ou Clique sobre a opção Base de Dados Vazia . No menu do Office,
dados. 1. Ou Clique sobre a opção Base de Dados Vazia . No menu do Office,

No menu do Office, clique na opção Novo.

Dados Vazia . No menu do Office, clique na opção Novo . 2. Na secção que

2. Na secção que surgiu à direita do ecrã, introduza o nome que preten- de dar à sua nova base de dados.

do ecrã, introduza o nome que preten- de dar à sua nova base de dados. 3.
do ecrã, introduza o nome que preten- de dar à sua nova base de dados. 3.
do ecrã, introduza o nome que preten- de dar à sua nova base de dados. 3.

3. Clique no botão Criar.

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CRIAR TABELAS

Se criou uma base de dados vazia, terá agora de criar tabelas para estruturar a informa- ção que irá depois inserir. Numa tabela é um conjunto de dados sobre um determinado assunto organizada por linhas (registos) e colunas (campos).

Criar uma tabela a partir de um modelo

e colunas (campos). Criar uma tabela a partir de um modelo 1. No friso Criar, escolha

1. No friso Criar, escolha a opção Modelos de Tabela.

2. Entre as opções que irão aparecer, escolha a mais indicada para cada tipo de tabela que pretende criar.

3. O Access cria uma tabela predefinida com colunas cor- respondentes ao tipo de tabela que escolheu. Para gravar esta tabela, clique no botão Guardar.

Para gravar esta tabela, clique no botão Guardar . 4. Introduza um nome para a tabela.
Para gravar esta tabela, clique no botão Guardar . 4. Introduza um nome para a tabela.

4. Introduza um nome para a tabela.

5. Clique no botão OK.

Para adicionar uma coluna à tabela, clique com o botão direito do rato em cima de uma coluna qual- quer e escolha Inserir coluna.

em cima de uma coluna qual- quer e escolha Inserir coluna . Para eliminar uma coluna
em cima de uma coluna qual- quer e escolha Inserir coluna . Para eliminar uma coluna

Para eliminar uma coluna da tabela, clique com o botão direito do rato em cima da coluna correspon- dente e escolha Eliminar coluna.

cima da coluna correspon- dente e escolha Eliminar coluna . Para mudar o nome de uma

Para mudar o nome de uma coluna, clique com o botão direito do rato em cima da coluna correspon- dente e escolha Mudar o nome da coluna.

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Criar uma tabela na Vista Estrutura

1. No friso

Criar,

escolha

a

opção

Tabela.

1. No friso Criar , escolha a opção Tabela . 2. No friso Folha de Dados
1. No friso Criar , escolha a opção Tabela . 2. No friso Folha de Dados
1. No friso Criar , escolha a opção Tabela . 2. No friso Folha de Dados

2. No friso Folha de Dados, clique na opção Vista

e depois em Vista de Estrutura.

, clique na opção Vista e depois em Vista de Estrutura . 3. Escreva um nome
, clique na opção Vista e depois em Vista de Estrutura . 3. Escreva um nome

3. Escreva um nome para a tabela.

4. Clique em OK.

. 3. Escreva um nome para a tabela. 4. Clique em OK . 5. Na secção

5. Na secção Todas as Tabelas, clique com o botão direito do rato no nome da tabela que acabou de criar e esco- lha a opção Vista de Estrutura.

o da o Tipo de
o
da
o
Tipo
de

6. nome

coluna

Introduza

7. Selecione

dados adequado.

8. Insira um descritivo para

a

tório, mas pode ajudar a

coluna. Não é obriga-

identificar a coluna no futuro.

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Tipo de dados

No Access 2007, existem vários tipos de dados que são associados a colunas de forma a garantir que o conteúdo é inserido de forma consistente e no formato correto.

Tipo De Dados

Descrição do conteúdo a inserir

Texto

Letras e números com um máximo de 255 caracteres

Memo

Letras e números com um máximo de 65536 caracteres

Número

Valores numéricos inteiros ou fraccionários

Data/Hora

Datas e horas

Moeda

Quantias monetárias

Numeração

Número sequencial ou aleatório atribuído automaticamente pelo Access

automática

Sim/Não

Valor Sim/Não, Ativar/Desativar ou Verdadeiro/Falso

Objeto OLE

Ficheiro ligado ou incorporado numa tabela (imagem, sons, docu- mentos, etc.)

Hiperligação

Ligação que abre um endereço web, localização ou ficheiro

Anexo

Ficheiro ligado a uma tabela (imagem, sons, documentos, etc.)

Assistente de

Lista de valores derivados de uma coluna, tabela ou consulta existen- te ou de uma lista introduzida diretamente.

pesquisas

Criar campos de pesquisa

O Access permite inserir um campo em que os dados são extraídos de uma coluna de outra tabela ou inseridos diretamente através do tipo de dados Assistente de Pesquisas.

1. Selecione o campo de pesquisa. Escolha a opção Assistente de Pesquisas na coluna Tipo de dados.

opção Assistente de Pesquisas na coluna Tipo de dados . 3. Carregue no botão Seguinte e

3. Carregue no botão Seguinte e siga as instruções que lhe são dadas. No final clique em Con- cluir.

que lhe são dadas. No final clique em Con- cluir . 2. Na janela Assistente de

2. Na janela Assistente de Pesquisas, esco- lha uma das duas opções apresentadas.

em Con- cluir . 2. Na janela Assistente de Pesquisas , esco- lha uma das duas

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PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE UMA TABELA Modificar as propriedades dos campos

Os campos constantes numa tabela de uma base de dados têm propriedades que podem ser definidas e, mais tarde, modificadas. Estas propriedades variam consoante o tipo de dados atribuído a cada campo. Para as modificar, siga os seguintes passos:

1. Selecione o campo correspondente que pretende modificar.

2. Escolha a propriedade que preten- de modificar.

2. Escolha a propriedade que preten- de modificar. 3. Indique o novo valor pretendido. Ou Indique
2. Escolha a propriedade que preten- de modificar. 3. Indique o novo valor pretendido. Ou Indique
2. Escolha a propriedade que preten- de modificar. 3. Indique o novo valor pretendido. Ou Indique

3. Indique o novo valor pretendido.

Ou Indique o valor a partir de uma lista de propriedades indicadas pelo programa.

partir de uma lista de propriedades indicadas pelo programa. Ou Clique sobre o botão que encontra

Ou Clique sobre o botão

que encontra

quando clica na caixa de propriedades

ou no ícone Construtor de Expressões situado no friso Estrutura.

Tamanho do campo

Esta propriedade diz respeito ao número de caracteres que um campo pode ter, inde- pendentemente de se tratar de texto ou valores numéricos.

Em campos do tipo Número, deverá escolher um dos itens apresentados pelo programa, conforme indicado na imagem ao lado.

, deverá escolher um dos itens apresentados pelo programa, conforme indicado na imagem ao lado. P

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Formatação

O formato define a forma como o conteúdo de um determinado campo será apresenta- do. O Access tem formatos predefinidos para dados dos tipos Data/Hora, Textos e Sim/Não. Independentemente do tipo de campo, é possível utilizar os símbolos abaixo indicados para a sua formatação:

Símbolo

Função

!

Alinha o conteúdo do campo à esquerda

“texto”

Mostra o texto do campo entre aspas

(espaço)

Introduz um espaço em branco

\

Mostra o caractere seguinte exatamente como foi introduzido

*

Substitui todos os espaços em branco pelo caractere indicado a seguir ao *

[cor]

Mostra o conteúdo do campo na cor escolhida

As instruções de formatação limitam-se a alterar a forma como os dados são visualiza- dos e não altera a sua integridade.

Em campos de texto, podem usar-se os seguintes símbolos:

Símbolo

Função

@

Obriga a inserir um caractere ou um espaço

<

Coloca todas as letras em minúsculas

>

Coloca todas as letras em maiúsculas

&

Indica caractere não obrigatório

Os tipos de dados Número, Data/Hora e Sim/Não têm formatos predefinidos pelo Access. No entanto, é possível criar novos formatos.

e Sim/Não têm formatos predefinidos pelo Access. No entanto, é possível criar novos formatos. 24 |
e Sim/Não têm formatos predefinidos pelo Access. No entanto, é possível criar novos formatos. 24 |
e Sim/Não têm formatos predefinidos pelo Access. No entanto, é possível criar novos formatos. 24 |

24 | P á g i n a

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Os valores predefinidos para os campos do tipo Número são os seguintes:

Formato

Descrição

Exemplo

Valor

Valor

Introduzido

Visualizado

Número Geral

Mostra os números tal como foram digi-

12345,6789

12345,6789

 

tados

Moeda

São aplicadas as definições regionais para que a visualização se adeque à moeda introduzida.

12345

12 345,00€

Euro

Coloca o símbolo € a seguir ao valor e aplica as definições regionais.

123

123,00€

Fixo

O

número é visualizado com pelo menos

3,56645

4,00

uma casa decimal e são aplicadas as defi- nições regionais.

Padrão

O

número é visualizado com pelo menos

3456,489

3457,00

uma casa decimal e o separador de milha- res. São aplicadas as definições regionais.

Percentagem

O

número introduzido é multiplicado por

1

100%

100 e é acrescentado o símbolo %

Cientifico

É aplicada a notação científica padrão

3456,123

3,46E+03

As definições regionais podem ser acedidas e alteradas no Painel de Controlo do seu Windows e variam consoante o país e/ou linguagem do seu sistema operativo.

Exemplos:

Dados Introduzidos

Formatação aplicada

Dados visualizados

Nome: pedro jesus

>

PEDRO JESUS

Morada: ruA do NORte

<

rua do norte

Código Postal: 8400141

@@@@-@@@

8400-141

Telemóvel: 961234567

@@ @@@@@@@

96 1234567

Valor Unitário: 1500

#.## €

1.500 €

Valor Unitário: 1500

[Vermelho] #.##0,00 €

1.500,00€

Os seguintes símbolos podem ser usados para criar novos formatos:

Símbolo

Função

. (ponto)

Separador decimal

, (virgula)

Separador dos milhares

0

Para visualizar um dígito ou 0

#

Para visualizar um dígito, sinais de mais (+) ou menos(-) e espaços

$

Para visualizar o símbolo $

%

O valor introduzido é multiplicado por 100 e é inserido o símbolo %

E- ou e-

Notação científica

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Máscara de Introdução

As máscaras de introdução caracterizam-se por modelos predefinidos para a inserção de dados. São utilizados quando se pretende aplicar um tamanho e/ou formato. É possível aplicar máscaras de introdução manualmente ou através do Assistente de Máscaras de Introdução. No entanto, este assistente só funciona com os tipos de dados Texto e Data/Hora. Para dados do tipo Moeda, é necessário inserir a máscara de intro- dução manualmente. Siga os seguintes passos para aplicar uma máscara de introdução com o assistente:

1. Selecione o campo em que pretende aplicar uma máscara 2. Clique sobre o botão
1. Selecione o campo em que pretende
aplicar uma máscara
2. Clique sobre o botão Compilar
.
Assistente de Máscaras de Introdução
para campos do tipo Texto
3. a
Selecione
máscara
que
pretende
aplicar.
4. Introduza algum texto de exemplo
apenas para verificar que o resulta-
do será o previsto.
5. Clique sobre o botão Seguinte.
do será o previsto. 5. Clique sobre o botão Seguinte. 6. Clique sobre a lista para

6. Clique sobre a lista para escolher um carácter marcador de posição.

7. Clique sobre o botão Seguinte.

sobre a lista para escolher um carácter marcador de posição. 7. Clique sobre o botão Seguinte

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8. Escolha se deseja que os dados sejam guardados com ou sem más- cara.

deseja que os dados sejam guardados com ou sem más- cara. 9. Clique sobre o botão
deseja que os dados sejam guardados com ou sem más- cara. 9. Clique sobre o botão

9. Clique sobre o botão Concluir.

Assistente de Máscaras de Introdução para campos do tipo Data/Hora

1. Repita os passos 1 e 2 da página anterior

2. Selecione a máscara que pretende aplicar

3. Introduza alguns valores de exem- plo apenas para verificar que o resultado será o previsto.

4. Clique sobre o botão Seguinte.

5. Clique sobre a lista para escolher o carácter marcador de posição.

6. Clique sobre o botão Seguinte.

marcador de posição. 6. Clique sobre o botão Seguinte . 7. Clique sobre o botão Concluir
marcador de posição. 6. Clique sobre o botão Seguinte . 7. Clique sobre o botão Concluir
marcador de posição. 6. Clique sobre o botão Seguinte . 7. Clique sobre o botão Concluir
marcador de posição. 6. Clique sobre o botão Seguinte . 7. Clique sobre o botão Concluir
marcador de posição. 6. Clique sobre o botão Seguinte . 7. Clique sobre o botão Concluir
marcador de posição. 6. Clique sobre o botão Seguinte . 7. Clique sobre o botão Concluir

7. Clique sobre o botão Concluir.

marcador de posição. 6. Clique sobre o botão Seguinte . 7. Clique sobre o botão Concluir

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

Os símbolos que se seguem podem ser usados para inserir uma Máscara de Introdução manualmente.

Símbolo

Função

0

Dígito obrigatório (de 0 a 9)

9

Digito não obrigatório (de 0 a 9)

#

Qualquer dígito ou espaço

L

Letra obrigatória (A a Z)

?

Letra opcional (A a Z)

>

Os caracteres seguintes aparecem em maiúsculas

<

Os caracteres seguintes aparecem em minúsculas

A

Carácter alfanumérico (0 a 9 ou A a Z) obrigatório

a

Carácter alfanumérico (0 a 9 ou A a Z) opcional

&

Carácter ou espaço obrigatório

C

Carácter ou espaço opcional

Exemplo: O campo relativo ao Telemóvel pode ser definido com o tipo de dados Texto e a Máscara de Introdução pode ser do tipo Telemóvel (00) 0000000

Campos obrigatórios

A importância de alguns campos pode fazer com que o seu preenchimento seja obriga- tório.

pode fazer com que o seu preenchimento seja obriga- tório. Para fazer com que um campo

Para fazer com que um campo seja de preen- chimento obrigatório, selecione Sim na pro- priedade Necessário. Esta indicação obriga que o campo seja preenchido. Se isso não acontecer, irá surgir uma mensagem de erro.

Valor predefinido

irá surgir uma mensagem de erro. Valor predefinido Se for previsível que o campo de uma

Se for previsível que o campo de uma tabela tenha sempre ou quase sempre o mesmo conteúdo, é conveniente definir esse valor predefinido.

conteúdo, é conveniente definir esse valor predefinido. Numa base de dados dos distribuidores, por exemplo, é

Numa base de dados dos distribuidores, por exemplo, é previsível que o campo relativo à Nacionalidade do distribuidor tenha o con- teúdo PT (Portuguesa), na maioria dos casos. Deste modo podemos definir os caracteres PT como um valor predefinido, sendo possível alterá-lo quando necessário.

definir os caracteres PT como um valor predefinido, sendo possível alterá-lo quando necessário. 28 | P

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Permitir comprimento zero

A propriedade Permitir comprimento zero aplica-se a tipos de dados Texto, Memo e

Hiperligação. A sua função é diferenciar um campo que não foi preenchido e um que, intencionalmente, não tem qualquer conteúdo.

e um que, intencionalmente, não tem qualquer conteúdo. Para permitir que um campo seja intencio- nalmente

Para permitir que um campo seja intencio- nalmente deixado em branco, selecione a opção Sim na propriedade Permitir compri- mento zero. Para indicar que um determinado campo não tem conteúdo intencionalmente, pode inserir uma cadeia de comprimento zero introduzin- do duas aspas (“”) sem espaços ou caracteres entre elas.

duas aspas (“”) sem espaços ou caracteres entre elas. Nota: Os campos com o tipo de

Nota: Os campos com o tipo de dados Hiperligação servem para guardar endereços de páginas Web.

Indexação de campos

A criação de um Índice numa tabela consiste em obrigar a que a ordenação dessa tabela

seja feita através de um determinado campo. Os índices são particularmente úteis para facilitar o processo de pesquisa numa base de dados.

Para indexar um campo, clique na lista que encontra na propriedade Indexado e sele- cione Sim.

Nota: A escolha dos índices numa tabela não deve ser feita ao acaso, pois, sempre que existem modificações numa tabela, todos os índices são atualizados. Um excesso de índices ou a indexação de campos referentes a ficheiros ou imagens pode tornar o pro- cesso de inserção ou atualização de dados mais lento.

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Validação de dados

Em algumas tabelas, podem existir campos em que a inserção de dados deve ser condi-

cionada a determinados parâmetros. Para especificar os critérios de um determinado campo, introduza a regra pretendida na propriedade Regra de validação ou clique sobre

botão Compilar para aceder ao Construtor de Expressões e criar a regra de valida- ção pretendida.

o

Expressões e criar a regra de valida- ção pretendida. o Exemplo : Numa base de dados

Exemplo: Numa base de dados de alunos, o campo Nota, correspondente à classificação do estudante, não pode ter valores inferiores a 0 ou superiores a 20. Para garantir esta condição, é necessário criar uma Regra de validação.

Sempre que é introduzida uma nota para o aluno, a Regra de validação é verificada. Se forem introduzidos valores que não satis- façam a condição imposta, o utili- zador receberá em forma de men- sagem de erro o texto inserido na propriedade Texto de validação.

erro o texto inserido na propriedade Texto de validação . É também possível criar uma regra

É também possível criar uma regra

de validação através do Construtor de expressões. Para isso siga os seguintes passos:

1. Abra o Construtor de expressões clicando no botão Compilar na propriedade Regra de validação.
1. Abra o Construtor de expressões clicando no botão Compilar na propriedade
Regra de validação.
2. Selecione a opção Funções,
Constantes ou Operadores.
3. Escolha um subgrupo para
ter acesso apenas às opções
que lhe estão associadas.
4. Selecione a função mais ade-
quada à sua regra de validação.
Estes botões correspondem a Funções,
Constantes e Operadores.

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Campos de pesquisa

É possível que os dados que pretendemos inserir numa tabela já estejam presentes numa outra. Se quisermos introduzir um campo para Código Postal numa tabela de Dis- tribuidores, por exemplo, poderá ser útil irmos buscar essa informação a uma tabela de Códigos Postais, onde estes dados já estão associados às respetivas localidades. Para ter acesso a uma outra tabela num campo de introdução de dados, este campo deve ser definido como Campo de Pesquisa.

opção Assistente de
opção
Assistente
de

a

1. Selecione o campo que pretende definir como Campo de pesquisa.

2. Selecione

pesquisa.

3. Selecione a opção Quero que a coluna de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta.

de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta . 4. Clique em Seguinte 5. Escolha
de pesquisa pesquise os valores numa tabela ou consulta . 4. Clique em Seguinte 5. Escolha

4. Clique em Seguinte

os valores numa tabela ou consulta . 4. Clique em Seguinte 5. Escolha a tabela ou
5. Escolha a tabela ou consulta a partir da qual pretende extrair os dados. 6.
5.
Escolha a tabela ou consulta a partir da
qual pretende extrair os dados.
6.
Clique em Seguinte

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

7. Selecione os campos que pretende que sejam visíveis no campo de pesquisa. 9. Escolha
7.
Selecione os campos que pretende que
sejam visíveis no campo de pesquisa.
9. Escolha os campos pelos quais preten-
de ordenar a informação
8.
Clique em Seguinte
10.
Clique em Seguinte
11.
Defina a largura das colunas
13.
Dê um nome ao seu campo de pesqui-
sa
12.
Clique em Seguinte
14.
Clique em Concluir

No caso exemplificado nas páginas anteriores, a informação adicionada ao campo de pesquisas que criámos é extraída de uma outra tabela constante na base de dados. No entanto, quando essa informação não está em nenhuma tabela mas, ainda assim, as possibilidades de preenchimento do conteúdo são limitadas, podemos criar uma lista de valores para associar ao campo pesquisa.

criar uma lista de valores para associar ao campo pesquisa. 1. Selecione o campo que pretende

1. Selecione o campo que pretende definir como Campo de Pesquisa.

o campo que pretende definir como Campo de Pesquisa . 2. Escolha a opção Assistente de

2. Escolha a opção Assistente de Pesquisa.

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3. Selecione a opção Eu escrevo os valores que quero.

3. Selecione a opção Eu escrevo os valores que quero . 4. Clique em Seguinte .

4. Clique em Seguinte.

5. Introduza os valores que preten- de incluir na lista.

. 5. Introduza os valores que preten- de incluir na lista. 6. Clique em Seguinte .
. 5. Introduza os valores que preten- de incluir na lista. 6. Clique em Seguinte .

6. Clique em Seguinte.

7. Dê um nome ao seu campo de pesquisa.

na lista. 6. Clique em Seguinte . 7. Dê um nome ao seu campo de pesquisa.
na lista. 6. Clique em Seguinte . 7. Dê um nome ao seu campo de pesquisa.

8. Clique em Concluir

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CHAVES EM TABELAS Chaves primárias

O Access obriga a que todas as tabelas tenham pelo menos um campo que permite identificar univocamente um e apenas um registo O campo que satisfaça este requisito constitui a chave primária da tabela. Ao criarmos um campo Código para um Distribuidor e ao definirmos esse campo como chave primá- ria, estamos a tornar esse distribuidor único para a base de dados.

Para definir uma chave primária:

1. Selecione a linha correspondente ao campo que pretende transformar em chave primária. Se criar
1. Selecione a linha correspondente ao
campo que pretende transformar
em chave primária. Se criar uma
chave primária com mais do que
um campo, carregue na tecla Ctrl ao
mesmo tempo que seleciona as
linhas correspondentes.
2. Clique com o botão direito do rato
numa das linhas selecionadas e
escolha a opção Chave Primária.

Chaves externas ou secundárias

Além da chave primária, uma tabela pode também ter uma ou mais chaves externas que, normalmente, são as chaves primárias de tabelas que estamos a chamar através de campos de pesquisa.

Na Tabela Códigos Postais, por exemplo, o campo Código Postal pode ser a chave pri- mária, visto que não existem dois códigos postais iguais. Se criarmos, na tabela Distri- buidores, um campo de pesquisa que vai extrair informação à tabela Códigos Postais, esse campo será uma chave externa. De referir que as características deste campo de pesquisa terão de ser iguais às do cam- po Código Postal na tabela Códigos Postais. O nome do campo pode, no entanto, ser diferente.

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RELAÇÕES ENTRE TABELAS

Para relacionar uma tabela com outra, precisamos apenas que a chave primária de uma

esteja presente como chave externa na outra. Relacionar tabelas pode ser muito útil, no sentido em que torna possível, por exemplo:

saber a Localidade de um Distribuidor, mesmo sendo a Localidade um campo da tabela Códigos Postais;

saber o Preço Unitário de um artigo numa tabela de Faturas, mesmo sendo o Preço Unitário um campo da tabela Artigos.

2. 1. Clique no botão Relações no friso Ferramentas da Base de Dados. Escolha a
2.
1. Clique no botão Relações no friso Ferramentas da Base de Dados.
Escolha a tabela a relacionar e clique em Adicionar.
3. Repita o segundo passo até que todas as tabelas
pretendidas estejam selecionadas.
4. Clique sobre o botão Fechar.

Todos os relacionamentos entre tabelas devem ser feitos antes da inserção de dados, não só para evitar erros na consistência da informação, mas também para não haver falhas na articulação dos dados.

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Definir uma relação

Neste exemplo, iremos garantir que não é possível inserir um código postal na tabela de Distribuidores que não esteja presente na tabela de Códigos Postais.

que não esteja presente na tabela de Códigos Postais . 1. Clique sobre o campo da

1. Clique sobre o campo da chave primária na tabela de Códigos Postais e arraste-o para o campo Código Postal na tabela Distribui- dores.

para o campo Código Postal na tabela Distribui- dores . 2. Clique na caixa de verificação

2. Clique

na

caixa

de

verificação

Impor integridade referencial.

na caixa de verificação Impor integridade referencial. 3. Clique sobre o botão Criar . O resultado

3. Clique sobre o botão Criar.

integridade referencial. 3. Clique sobre o botão Criar . O resultado final será o que pode
O resultado final será o que pode ver na imagem ao lado. Repare que a
O resultado final será o que
pode ver na imagem ao
lado.
Repare que a ligação é de
Um-para-muitos, isto signi-
fica, neste caso, que o
mesmo código postal, pode
estar presente em vários
distribuidores.
Resumindo:
Na tabela Códigos Postais, cada código postal só pode existir uma vez
Na tabela Distribuidores, os códigos postais podem repetir-se, visto que pode haver
mais do que um distribuidor na mesma área.
Chama-se a este tipo de relacionamento uma relação de um-para-muitos.

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Quando é criada uma relação entre duas tabelas, é importante garantir a consistência dos dados em ambas as tabelas. Desta forma, quando se seleciona a opção Impor inte- gridade referencial, há duas outras que ficam ativas e que também podem ser impor- tantes.

Sempre que um valor é alterado na chave primária de uma tabela, o Access atualiza os dados da chave externa de uma outra tabela relacionada. Se, por exemplo, alterarmos um código postal na tabela Códigos Postais, o mesmo código postal será automatica- mente alterado no campo Código Postal da tabela Distribuidores.

no campo Código Postal da tabela Distribuidores . Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos
no campo Código Postal da tabela Distribuidores . Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos
no campo Código Postal da tabela Distribuidores . Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos

Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos Postais, todos os regis- tos da tabela Distribuidores em que esse código postal esteja presente serão igualmente eliminados.

código postal esteja presente serão igualmente eliminados. Neste exemplo, estamos perante uma ligação de

Neste exemplo, estamos perante uma ligação de um-para-muitos. Isto signifi- ca que, apesar de não poderem haver dois códigos postais iguais na tabela Códigos Postais, o mesmo não acontece na tabela Distribuidores.

Se eliminarmos um código postal da tabela Códigos Postais, todos os registos da tabela Distribuidores em que esse código postal esteja presente serão igualmente eliminados.

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Eliminar uma relação

Para eliminar uma relação entre duas tabelas:

1. Clique com o botão direito do rato sobre a linha que liga as duas tabelas. 2. Escolha a opção Eliminar.

que liga as duas tabelas. 2. Escolha a opção Eliminar . Adicionar tabelas à janela Relações

Adicionar tabelas à janela Relações

Sempre que quiser, pode adicionar tabelas à janela Relações:

Abra a janela Relações e clique sobre o ícone Mostrar Tabela, presente no friso Estrutu- ra. Depois disso, siga os passos indicados na página 31 sobre Relações entre tabelas.

Eliminar tabelas da janela Relações

Para eliminar uma tabela da janela Relações, selecione a tabela que deseja eliminar e carregue na tecla Del.

Gravar relações entre tabelas

Depois de definir os relacionamentos entre tabelas, deverá clicar com o botão direito do rato no separador da janela Relações e escolher a opção Guardar.

da janela Relações e escolher a opção Guardar . Se não o fizer, quando fechar a
da janela Relações e escolher a opção Guardar . Se não o fizer, quando fechar a

Se não o fizer, quando fechar a janela Relações aparecerá uma janela de diálogo que lhe dá a possibilidade de guardar os relacionamentos.

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OPERAÇÕES COM TABELAS Introduzir, alterar e eliminar dados numa tabela

Antes de começar a introduzir dados numa tabela, é conveniente verificar se as forma- tações, validações e relações estão concluídas e a funcionar corretamente, isto porque alterações posteriores podem implicar a perda ou inconsistência de dados.

Para aceder à informação contida numa tabela:

1. Faça duplo clique sobre a tabela que pretende abrir.

1. Faça duplo clique sobre a tabela que pretende abrir. Ou Selecione a tabela, carregue no

Ou

1. Faça duplo clique sobre a tabela que pretende abrir. Ou Selecione a tabela, carregue no

Selecione a tabela, carregue no botão direito do rato e escolha a opção Abrir.

2. Insira

na informação já existente.

dados

tabela

ou

altere

Nota: Pode abrir e trabalhar em várias tabelas em simultâneo, sem ter de fechar a
Nota: Pode abrir e trabalhar em várias tabelas em simultâneo, sem ter de fechar a
Nota: Pode abrir e trabalhar em várias tabelas em simultâneo, sem ter de fechar a

Nota: Pode abrir e trabalhar em várias tabelas em simultâneo, sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com o nome da tabela que pretende.

sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com
sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com
sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com
sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com
sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com
sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com
sem ter de fechar a atual e voltar a abrir outra. Basta clicar no separador com
Basta clicar no separador com o nome da tabela que pretende. Para se movimentar entre os
Basta clicar no separador com o nome da tabela que pretende. Para se movimentar entre os
Basta clicar no separador com o nome da tabela que pretende. Para se movimentar entre os
Basta clicar no separador com o nome da tabela que pretende. Para se movimentar entre os

Para se movimentar entre os vários registos de uma tabela, utilize o rato ou as teclas:

Tecla

Função

Enter ou Tab

Passa para o próximo campo. Caso o cursor se encontre no último campo de um registo, este passa para o primeiro campo do registo seguinte.

Shift + Tab

Passa para o campo anterior. Caso o cursor se encontre no primeiro campo de um registo, este passa para o último campo do registo ante- rior

Teclas de

Desloca o cursor no sentido indicado por cada uma das setas direcio- nais.

direção

Home

Coloca o cursor no primeiro campo do registo que está a editar.

End

Coloca o cursor no último campo do registo que está a editar

Page Up

Coloca o cursor no primeiro campo da coluna onde se encontra

Page Down

Coloca o cursor no último campo da coluna onde se encontra

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Consulta de dados numa tabela

Além das teclas já indicadas para movimentação entre registos, o Access disponibiliza também botões para o mesmo efeito.

N.º Total de Registos Registo Seguinte Primeiro Registo Registo Último Novo Registo Anterior Ativo Registo
N.º Total de Registos
Registo Seguinte
Primeiro
Registo
Registo
Último
Novo
Registo
Anterior
Ativo
Registo
Registo

Eliminar registos

Para eliminar um registo:

1. Clique sobre o seletor de linha do registo a eliminar 2. Clique sobre o seletor de linha do registo que pretende eliminar com o botão direito do rato e escolha a opção Eliminar.

com o botão direito do rato e escolha a opção Eliminar . Atenção: A eliminação de
com o botão direito do rato e escolha a opção Eliminar . Atenção: A eliminação de

Atenção:

A eliminação de registos no Access é irreversível. Se eliminar um registo, não o poderá recuperar.

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Ordenar registos

A inserção de dados não obedece, necessariamente, a uma determinada ordem. No entanto é possível ordenar a informação tendo por base um u mais campos.

Para ordenar os registos numa tabela:

1. Clique sobre o campo pelo qual pretende ordenar os registos.

2. No friso Base, clique sobre

, tenda que a ordenação seja

pre-

Base , clique sobre , tenda que a ordenação seja pre- ou conforme ascendente respetivamente. ou
Base , clique sobre , tenda que a ordenação seja pre- ou conforme ascendente respetivamente. ou
Base , clique sobre , tenda que a ordenação seja pre- ou conforme ascendente respetivamente. ou

ou

conforme

ascendente

respetivamente.

ou

descendente,

Ou

Clique com o botão direito do rato sobre o nome do campo e escolha a opção Ordenar do Mais Pequeno ao Maior ou Ordenar do Maior ao Mais Pequeno.

Filtrar registos por seleção

Aplicar um filtro a uma tabela significa fazer uma consulta que nos permita visualizar apenas um subconjunto de registos mediante determinados critérios.

Para aplicar um filtro:

1. Clique no campo onde está o conteúdo que servirá de base ao filtro.
1. Clique no campo onde está o conteúdo que servirá de base ao filtro.

2. Clique sobre o ícone Seleção no friso Base e escolha uma das opções indicadas.

Quando aplica um filtro, desapare- cem todos os registos que não satis- fazem a condição imposta.

os registos que não satis- fazem a condição imposta. Para remover um filtro, basta clicar sobre
os registos que não satis- fazem a condição imposta. Para remover um filtro, basta clicar sobre

Para remover um filtro, basta clicar sobre o ícone Ativar/Desativar filtro que se encon- tra no friso Base

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Imprimir uma tabela

1. Faça duplo clique sobre a tabela que pretende imprimir

2. Aceda ao menu do Office e escolha Imprimir, seguido de Imprimir para imprimir os registos todos.

3. Clique sobre o botão OK.

Para imprimir apenas registos selecionados:

1. Repita o passo 1.

2. Selecione os registos que pretende imprimir.

3. Aceda ao menu do Office e selecio- ne Imprimir.

4. Escolha a opção Registo(s) selecio- nado(s).

5. Clique sobre o botão OK.

ne Imprimir . 4. Escolha a opção Registo(s) selecio- nado(s) . 5. Clique sobre o botão
ne Imprimir . 4. Escolha a opção Registo(s) selecio- nado(s) . 5. Clique sobre o botão

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CONSULTAS

Uma consulta é um processo das bases de dados do Access que permite mostrar a informação de uma tabela e relacioná-la com os dados contidos numa outra, mediante determinados critérios

Criar uma consulta com o assistente

1. Clique sobre o ícone Assistente de Consultas no friso Criar.

sobre o ícone Assistente de Consultas no friso Criar . 2. Selecione Assistente de Consultas Simples

2. Selecione Assistente de Consultas Simples e clique no botão OK.

3. Clique sobre a lista para selecionar uma tabela ou uma consulta já existente.

para selecionar uma tabela ou uma consulta já existente. 4. Indique os campos que pretende incluir
para selecionar uma tabela ou uma consulta já existente. 4. Indique os campos que pretende incluir

4. Indique os campos que pretende incluir na consulta fazendo duplo clique em cada um.

Ou Selecione um campo, e use os botões

clique em cada um. Ou Selecione um campo, e use os botões 5. Clique sobre Seguinte

5. Clique sobre Seguinte.

um campo, e use os botões 5. Clique sobre Seguinte . 8. Atribua um nome à

8. Atribua um nome à consulta

9. Selecione a opção pretendida.

10. Clique sobre o botão Concluir.

6. Escolha a opção Detalhe (mostra todos os campos para cada registo)

7. Clique em Seguinte.

. 6. Escolha a opção Detalhe (mostra todos os campos para cada registo) 7. Clique em
. 6. Escolha a opção Detalhe (mostra todos os campos para cada registo) 7. Clique em

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Criar uma consulta na Vista Estrutura

1. Clique no ícone Estrutura da Consulta no friso Criar.

2. Selecione a(s) tabela(s) que pretende incluir na consulta. 3. Clique no botão Adicionar, e
2. Selecione a(s) tabela(s) que pretende incluir na consulta.
3.
Clique no botão Adicionar, e quando
tiver terminado clique em Fechar.

4. Clique no botão Guardar , e atribua um nome à consulta.

5. Clique no botão OK.

, e atribua um nome à consulta. 5. Clique no botão OK . A tabela que
, e atribua um nome à consulta. 5. Clique no botão OK . A tabela que
, e atribua um nome à consulta. 5. Clique no botão OK . A tabela que

A tabela que é mostrada abaixo é o local onde será construída a consulta. A primeira linha corresponde aos campos a incluir, a segunda linha mostra a tabela de onde está a ser extraído o campo.

linha mostra a tabela de onde está a ser extraído o campo. Para incluir todos os
linha mostra a tabela de onde está a ser extraído o campo. Para incluir todos os

Para incluir todos os campos de uma tabela numa consulta, faça duplo clique sobre o asterisco (*) da caixa que mostra a tabela.

Para remover um campo de uma consulta, selecio- ne a coluna onde se encontra e pressione a tecla Del.

Para incluir campos de mais do que uma tabela numa consulta, é essencial que as tabelas estejam ligadas entre si pelo menos por uma relação.

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Alterar a posição dos campos

É possível alterar a ordem pela qual os campos aparecem na consulta. Para tal, siga os seguintes passos:

a campo que pretende mover. 2. Clique com o botão esquerdo do rato e arras-
a
campo que pretende
mover.
2. Clique com o botão
esquerdo do rato e arras-
te a coluna para a posição
pretendida.
1. Selecione
coluna do

Visualizar e ordenar registos de tabelas

Para ordenar os registos de uma tabela numa consulta, clique sobre a célula Ordenação

indique o tipo de ordenação que pretende. A ordenação pode ser feita por um ou
indique o tipo de ordenação que pretende. A ordenação pode ser feita por um ou mais
campos
e
Se pretender que determi-
nado campo seja incluído na
consulta, mas não seja visí-
vel, clique na caixa de verifi-
cação na célula Mostrar.

Adicionar ou remover tabelas da consulta

Se existir uma ou mais tabelas em que nenhum campo será incluído na consulta, essa tabela deve ser removida. Para remover uma tabela de uma consulta, selecione a tabela e pressione a tecla Del ou clique com o botão direito do rato e escolha a opção Remover tabela. Para adicionar, basta clicar em Mostrar tabela no friso Estrutura e escolher a tabela pretendida.

Para adicionar, basta clicar em Mostrar tabela no friso Estrutura e escolher a tabela pretendida. P

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Executar uma consulta

Executar uma consulta significa visualizar os registos consoantes na base de dados que correspondem aos critérios estabelecidos na consulta. 1. Faça duplo clique sobre a consulta que pretende abrir Ou Selecione a consulta, carregue no botão direito do rato e escolha a opção Abrir.

no botão direito do rato e escolha a opção Abrir . Nota: Para executar a consulta

Nota: Para executar a consulta enquanto está na Vista Estrutura, clique sobre o ícone Executar no Friso Estrutura.

O aspeto das consultas depende dos critérios utilizados, mas deverá ser semelhante ao da imagem que se apresenta mais abaixo.

ser semelhante ao da imagem que se apresenta mais abaixo. As consultas são uma poderosa ferramenta

As consultas são uma poderosa ferramenta para filtrar informação de uma base de dados. Para complementar as consultas, é necessário usar critérios de seleção de infor- mação que podem variar consoante o objetivo a atingir nessa consulta. Veja na página seguinte como definir critérios numa consulta.

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

Definir critérios

A especificação de critérios numa consulta permite que só sejam visualizados alguns dos registos incluídos. Por exemplo, podemos, a dados momento, só ter interesse em ver os distribuidores correspondentes a um determinado código postal. Para definir critérios numa consulta:

1. Clique na célula Critério correspondente ao campo que pretende aplicar um critério. IMPORTANTE: Os critérios têm de ser definidos tendo em conta a forma como estes são armazenados. Ou seja, definir um critério “8005-999” é diferente de “8005999”. Isto porque na página 27 definimos que o código postal era armazenado sem o hífen “-“. Ver Ponto 8 - Máscara de Introdução (página 26).

2. Introduza o critério pretendido. 3. Clique em Executar no Friso Estrutura.
2. Introduza o critério pretendido.
3. Clique em Executar no Friso Estrutura.

Apenas serão visualizados os registos que correspondem ao critério inserido. Neste caso

códigos postais iguais a 8005999.
códigos postais iguais a 8005999.

Para que o Access pesquise exatamente a cadeia de caracteres que pretende, essa cadeia tem de ser inserida entre aspas.

Ou

Clique sobre o ícone Construtor ta Construtor de expressões.

sobre o ícone Construtor ta Construtor de expressões . no friso Estrutura para aceder à ferramen-

no friso Estrutura para aceder à ferramen-

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Caixa de Expressão Local onde se escreve, diretamente ou com recurso a secções inferiores, a
Caixa de Expressão
Local onde se escreve, diretamente ou com recurso a secções
inferiores, a expressão adequada à pesquisa.
Botões de Operador
Operadores que podem ser
incluídos na expressão
Lista de Pastas
Lista de objetos presentes na base
de dados: tabelas, formulários e
relatórios, assim como diversas
funções, constantes, operadores e
expressões frequentes.
Lista de Elementos
Lista de objetos cons-
tantes na pasta selecio-
nada
Lista de Valores
Valores relativos ao
elemento e à pasta
selecionados

Operadores

<

Menor

>

Maior

<=

Menor ou Igual

=

Igual

>=

Maior ou Igual

<>

Diferente

Operadores Lógicos

Retorna verdadeiro se todos os elementos da expressão forem verdadeiros

AND

NOT

A expressão retorna o falso. Exemplo: NOT “0”. Retorna todos os valores à exceção de 0.

OR

Retorna verdadeiro se pelo menos um dos elementos da expressão for verdadeiro.

XOR

Retorna verdadeiro se apenas um dos elementos da expressão for verdadeiro.

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Cálculos nas consultas

É possível incluir numa consulta colunas que retornem o resultado de cálculos. Estas colunas são designadas por campos calculados pois advêm do resultado de uma expres- são e não de dados armazenados numa tabela.

1. Na linha Campo, posicione o cursor na coluna onde pretende obter um valor calculado.
1. Na linha Campo, posicione o cursor na coluna onde
pretende obter um valor calculado.
2. Clique sobre o ícone
Construtor
no friso Estrutura para construir a expressão ou
escreva diretamente no campo.

3. Construa a expressão que irá devolver um valor calculado, neste caso, a idade dos distribuidores.

um valor calculado, neste caso, a idade dos distribuidores. 4. Clique sobre OK . 5. Clique
um valor calculado, neste caso, a idade dos distribuidores. 4. Clique sobre OK . 5. Clique

4. Clique sobre OK.

5. Clique sobre o ícone Executar no friso Estrutura.

Informação Importante:

A data de nascimento de cada distribuidor está registada na tabela Distribuidores.

A função Agora() retorna a data atual

A função Int() converte um valor decimal em inteiro

A expressão inserida permite visualizar a idade dos distribuidores: (data atual data de nascimento) / numero de dias do ano

Quando escrevemos Idade: antes desta expressão, estamos a dar um nome ao cam- po calculado.

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Cálculos de totais em grupos de registos

Existem outros cálculos que podem ser efetuados numa consulta. Podemos, por exem-

plo, obter informação relativa a totais, médias e número de registos, entre outros.

1. 2. Selecione a consulta e com o botão direito do rato esco- lha a
1.
2.
Selecione a consulta e com o botão direito do rato esco-
lha a opção Vista Estrutura.
Clique sobre o ícone Totais no friso Estrutura.
Irá aparecer uma nova linha (Total) na consulta.
3. Clique na célula Total correspondente à coluna
onde pretende efetuar um cálculo.
4. Clique sobre a opção Agrupar para os campos que
pretende agrupar

Criar uma consulta com parâmetros

É possível criar consultas em que o utilizador especifica os valores que serão utilizados como critério.

1. Na linha Critério, escreva, entre parênteses retos [ ], o texto ou valor a ser pedido ao

utilizador.

2. Clique em Executar no friso Estrutura.

utilizador. 2. Clique em Executar no friso Estrutura . 3. Insira o valor a ser utilizado
utilizador. 2. Clique em Executar no friso Estrutura . 3. Insira o valor a ser utilizado
utilizador. 2. Clique em Executar no friso Estrutura . 3. Insira o valor a ser utilizado
utilizador. 2. Clique em Executar no friso Estrutura . 3. Insira o valor a ser utilizado
utilizador. 2. Clique em Executar no friso Estrutura . 3. Insira o valor a ser utilizado
utilizador. 2. Clique em Executar no friso Estrutura . 3. Insira o valor a ser utilizado

3. Insira o valor a ser utilizado como critério de consulta.

Irá obter como resultado uma listagem de todos os registos que se enquadrem dentro do seu critério de pesquisa

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FORMULÁRIOS

Os formulários são objetos do Access que permitem criar uma interface de utilizador para a inserção de dados nas tabelas. A partir dos formulários, é possível introduzir, alterar, remover e consultar informação constante na base de dados. Pode-se comple- mentar os formulários com menus, janelas de configuração e caixas de diálogo, entre outros. Um formulário é composto por informação variável, que provêm das tabelas da base de dados, e informação constante, como o nome do formulário, as etiquetas, os botões de navegação, etc.

Criar um formulário utilizando o assistente

1. Clique no ícone Mais formulários, no friso Criar, seguido de Assistente de formulários. 2.
1. Clique no ícone Mais formulários, no friso Criar,
seguido de Assistente de formulários.
2.
3.

Clique sobre a lista da área Tabelas/Consultas para sele- cionar a tabela ou consulta em que o formulário será aplicado. Selecione os campos que pretende tornar visíveis no formulário.

4. Clique sobre o botão Seguinte.

5. Selecione o esquema que pre- tende usar no seu formulário.

Seguinte . 5. Selecione o esquema que pre- tende usar no seu formulário. 6. Clique em
Seguinte . 5. Selecione o esquema que pre- tende usar no seu formulário. 6. Clique em
Seguinte . 5. Selecione o esquema que pre- tende usar no seu formulário. 6. Clique em

6. Clique em Seguinte

Seguinte . 5. Selecione o esquema que pre- tende usar no seu formulário. 6. Clique em

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7. Escolha

o

aspeto

visual

que
que

pretende para o formulário.

8. Clique em Seguinte.

que pretende para o formulário. 8. Clique em Seguinte . 9. Introduza um nome que preten-
que pretende para o formulário. 8. Clique em Seguinte . 9. Introduza um nome que preten-

9. Introduza um nome que preten- de dar ao formulário.

10. Clique em Concluir para ver o resultado final.

10. Clique em Concluir para ver o resultado final. Nota: As alterações que forem feitas aos

Nota: As alterações que forem feitas aos dados num formulário terão efeito nas respeti- vas tabelas.

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Criar um formulário na Vista Estrutura

A Vista Estrutura, que já abordámos em outros objetos do Access, também permite

criar formulários vazios, onde podemos depois posicionar diversos elementos, como botões, controlos, textos, campos, etc.

1. Clique sobre o ícone Estrutura de Formulário, no friso Criar.

2. Do lado direito do formulário vazio que acabou de criar, deverá surgir um painel
2. Do lado direito do formulário vazio que acabou de criar, deverá surgir um painel de
Propriedades. Se isto não acontecer, clique sobre o ícone Folha de Propriedades, no
friso Estrutura.
3.
Selecione o separa-
4.
5. Escolha a tabela em que deseja aplicar o formulário.
dor Dados
Em Origem dos regis-
tos, clique na lista
para aceder às tabe-
las e consultas da
base de dados.

6. Clique no ícone Adicionar campos existentes, localizado no friso Estrutura.

7. Arraste os campos pretendidos da caixa Lista de campos para o formulário.

pretendidos da caixa Lista de campos para o formulário. 8. Feche o formulário para aparecer a
pretendidos da caixa Lista de campos para o formulário. 8. Feche o formulário para aparecer a

8. Feche o formulário para aparecer a caixa de diálogo Guardar como.

9.

Introduza

formulário.

o nome

de diálogo Guardar como . 9. Introduza formulário. o nome a atribuir ao 10. Clique sobre

a atribuir

ao

como . 9. Introduza formulário. o nome a atribuir ao 10. Clique sobre o botão OK

10. Clique sobre o botão OK para gravar o formulário.

Introduza formulário. o nome a atribuir ao 10. Clique sobre o botão OK para gravar o

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Formatação automática

É possível aplicar modelos aos formulários para melhorar o seu aspeto visual.

1. Com o formulário aberto e na Vista de Estrutura, clique sobre ícone Formatação automática,
1. Com o formulário aberto e na Vista de Estrutura, clique sobre ícone Formatação
automática, localizado no friso Dispor, seguido de Assistente de Formatação Auto-
mática.
2. Selecione um dos modelos dispo-
níveis.
3. Clique sobre o botão Opções para
alterar a formatação de letras,
cores e limites.
4. Clique sobre o botão Personali-
zar para guardar ou atualizar a
formatação.

5. Clique no botão OK para aplicar a formatação

5. Clique no botão OK para aplicar a formatação Alterar um formulário Para alterar um formulário,

Alterar um formulário

Para alterar um formulário, deve usar a Vista Estrutura. Em seguida, pode inserir ou eliminar campos, alterar a cor do fundo ou substituir caixas, entre outras opções.

Mover campos: clique sobre o campo que pretende mover e, quando o cursor assumir a forma de quatro setas, arraste-o para a nova localização. Repare que, quando arrasta uma caixa de texto, esta leva consigo a etiqueta. Se quiser arrastar o campo, posicione o cursor em cima do ponto castanho no canto superior esquerdo da caixa de texto.

Eliminar campos: clique sobre o campo e prima a tecla Del.

campos: clique sobre o campo e prima a tecla Del . Alterar a cor das letras:

Alterar a cor das letras: selecione o(s) campo(s), carregue no botão direito do rato e escolha a cor na opção Cor do tipo de letra/Primeiro plano.

Alterar a cor de fundo dos campos: esta opção permite mudar a cor de fundo do formulário. Coloque o cursor numa zona do formulário, sem que nenhum objeto esteja selecionado, e clique com o botão direito do rato. Escolha a opção Cor de fundo/Preenchimento.

54 | P á g i n a

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Utilizar controlos

1. Abra o formulário na Vista Estrutura.

2. No friso Estrutura, encontrará uma área chamada Controlos.

3. Clique no controlo que pretende incluir no formulário.

4. Defina a área que o controlo irá ocupar.

formulário. 4. Defina a área que o controlo irá ocupar. Alguns controlos mais utilizados: Rótulo Texto

Alguns controlos mais utilizados:

Rótulo

Rótulo Texto que não está ligado a nenhum campo ou controlo

Texto que não está ligado a nenhum campo ou controlo

Caixa de

Caixa de  
 

texto

Conteúdo de um campo de uma tabela ou consultas

Botão de

Botão de  
 

alternar

Botão que pode ser ativado ou desativado

Caixa de

Caixa de Opção que representa um calor independente. Utiliza-se quando, num conjunto de valores, só um

Opção que representa um calor independente. Utiliza-se quando, num conjunto de valores, só um pode ser sele- cionado

seleção

Caixa de

Caixa de Utiliza-se quando, num conjunto de valores, podem ser selecionados vários

Utiliza-se quando, num conjunto de valores, podem ser selecionados vários

verificação

Caixa de

Caixa de  
 

listagem

Lista de valores

Botão de

Botão de Opção que executa instruções como abrir, fechar um for- mulário, imprimir relatórios, fechar a

Opção que executa instruções como abrir, fechar um for- mulário, imprimir relatórios, fechar a aplicação, etc.

comando

Imagem

Imagem Inserir uma imagem

Inserir uma imagem

Linha

Linha Desenhar uma linha num formulário

Desenhar uma linha num formulário

Retângulo

Retângulo Desenhar um retângulo num formulário

Desenhar um retângulo num formulário

Gráfico

Gráfico Inserir um gráfico

Inserir um gráfico

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Formulários com subformulários

É possível criar formulários que permitam visualizar os dados de mais do que uma tabela em simultâneo, usando uma área designada por Subformulário.

Antes de podermos exemplificar os subformulários, temos de ter pelo menos duas tabe- las relacionadas. E com esse objetivo foi criada uma nova tabela, a tabela Artigos.

No exemplo que se segue usámos uma tabela Artigos apenas com os campos ID (como chave primária do tipo numeração automática) e Tipo (com o tipo de texto)

tipo numeração automática) e Tipo (com o tipo de texto) Na tabela Distribuidores adi- cionamos o

Na tabela Distribuidores adi- cionamos o registo Tipo Distri- buidor (também como chave primária e com o tipo Número)

Preenchemos alguns dados na tabela Artigos e na tabela Dis- tribuidores.

dados na tabela Artigos e na tabela Dis- tribuidores . Relacionamos as tabelas como mostra a

Relacionamos as tabelas como mostra a imagem que se segue:

. Relacionamos as tabelas como mostra a imagem que se segue: Agora temos todas as condições

Agora temos todas as condições para criar um formulário com subformulário.

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1. Clique no ícone Mais formulários, no friso Criar, seguido de Assistente de formulário. 2.
1. Clique no ícone Mais formulários,
no friso Criar, seguido de Assistente
de formulário.
2. Selecione as tabelas e os dados
que pretende visualizar no formu-
lário e no subformulário.
Tabela Artigos: ID / Tipo
Tabela Distribuidores: ID / Nome /
Tipo / Morada / Código Postal / Tele-
fone / Activo

3. Selecione a tabela principal

/ Tele- fone / Activo 3. Selecione a tabela principal 4. Escolha a opção Formulário com
/ Tele- fone / Activo 3. Selecione a tabela principal 4. Escolha a opção Formulário com

4. Escolha a opção Formulário com subformulário(s)

4. Escolha a opção Formulário com subformulário(s) 5. Clique em Seguinte 6. Selecione um modelo para

5. Clique em Seguinte

6. Selecione um modelo para a visua- lização dos dados.

6. Selecione um modelo para a visua- lização dos dados. 7. Clique sobre o botão Seguinte

7. Clique sobre o botão Seguinte.

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010

Manual Prático Microsoft® Access 2007/2010 8. Escolha o estilo para o formulário. 9. Clique sobre Seguinte

8. Escolha o estilo para o formulário.

9. Clique sobre Seguinte.

o estilo para o formulário. 9. Clique sobre Seguinte . 10. Dê um nome ao formulário

10. Dê um nome ao formulário outro ao subformulário.

e

11. Clique sobre Concluir

Formulário Subformulário Botões que permitem percorrer os registos do formulário Botões que permitem percorrer
Formulário
Subformulário
Botões que permitem
percorrer os registos
do formulário
Botões que permitem
percorrer os registos
do subformulário

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RELATÓRIOS

Os relatórios permitem visualizar os dados de uma forma eficaz e sugestiva no formato impresso. Tal como todos os objetos do Access, permitem criar etiquetas personaliza- das. A diferença entre os formulários e os relatórios é que estes últimos não permitem a introdução, modificação ou eliminação de dados na base de dados. Permitem, no entan- to, agregar dados de modo a obter totais, subtotais e sumários dos dados listados.

Estrutura de um relatório

1 2 3 4 5
1
2
3
4
5

1. Cabeçalho do Relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece apenas uma vez e corresponde a um título para o relatório.

2. Cabeçalho da página: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez em cada página.

3. Detalhes: Secção obrigatória. Corresponde ao corpo principal dos dados.

4. Rodapé da página: Secção não obrigatória. Se existir aparece no fundo de cada página.

5. Rodapé do relatório: Secção não obrigatória. Se existir, aparece uma vez no final do relatório.

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Criar um relatório com o Assistente de relatórios

1. Clique no ícone Assistente de relató- rios, no friso Criar.

no ícone Assistente de relató- rios , no friso Criar . 2. Clique na lista presente

2. Clique na lista presente na área Tabelas /Consultas para selecionar a(s) tabela(s) a incluir no relatório.

para selecionar a(s) tabela(s) a incluir no relatório. 3. Para cada tabela ou consulta, indi- que
para selecionar a(s) tabela(s) a incluir no relatório. 3. Para cada tabela ou consulta, indi- que

3. Para cada tabela ou consulta, indi- que os campos a incluir no relató- rio.

ou consulta, indi- que os campos a incluir no relató- rio. 4. Clique sobre o botão

4. Clique sobre o botão Seguinte.

no relató- rio. 4. Clique sobre o botão Seguinte . 5. Escolha o campo pretende usar

5. Escolha o campo pretende usar para agrupar os dados.

. 5. Escolha o campo pretende usar para agrupar os dados. 6. Clique sobre o botão

6. Clique sobre o botão Seguinte

para agrupar os dados. 6. Clique sobre o botão Seguinte 7. Clique sobre as listas de

7. Clique sobre as listas de ordenação para indicar os campos pelos quais pretende ordenar o relatório.

8. Clique sobre o botão Seguinte

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9. Selecione o esquema pretendido.

10. Escolha a orientação da folha.

11. Clique sobre o botão Seguinte

orientação da folha. 11. Clique sobre o botão Seguinte 12. Selecione um estilo 13. Clique sobre
orientação da folha. 11. Clique sobre o botão Seguinte 12. Selecione um estilo 13. Clique sobre
orientação da folha. 11. Clique sobre o botão Seguinte 12. Selecione um estilo 13. Clique sobre

12. Selecione um estilo

13. Clique sobre Seguinte

12. Selecione um estilo 13. Clique sobre Seguinte 16. Clique sobre Concluir 14. Atribua um nome

16. Clique sobre Concluir

13. Clique sobre Seguinte 16. Clique sobre Concluir 14. Atribua um nome ao relatório 15. Selecione

14. Atribua um nome ao relatório

15. Selecione Pré-Visualizar o relató- rio para executar o relatório depois de concluído.

rio para executar o relatório depois de concluído. Ou Selecione Modificar a estrutura do relatório para
rio para executar o relatório depois de concluído. Ou Selecione Modificar a estrutura do relatório para

Ou Selecione Modificar a estrutura do relatório para alterar a sua estrutura.

Exemplo de relatório:

Selecione Modificar a estrutura do relatório para alterar a sua estrutura. Exemplo de relatório: P á

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Alterar a estrutura de um relatório

O aspeto do relatório pode ser modificado em qualquer altura. Nenhuma alteração feita a um relatório poderá ter efeito na informação constante na base de dados.

ter efeito na informação constante na base de dados. 1. Clique com o botão direito do

1. Clique com o botão direito do rato sobre o relatório que pretende modificar e selecione a opção Vista Estrutura.

pretende modificar e selecione a opção Vista Estrutura . Adicionar um campo: Clique no ícone Adicionar

Adicionar um campo: Clique no ícone Adicionar Campos Existentes no friso Estrutura.

Eliminar um campo: Selecione o campo que pretende eliminar e pressione a tecla Del.

Formatar um campo: Quando seleciona um campo, pode alterar aspetos como o estilo de letra, o tamanho, a cor da fonte, cor de fundo, limites, etc. Cada uma das secções do relatório pode também ser formatada. Clique com o botão direito do rato numa área sem informação e selecione as opções disponíveis.

Gravar um relatório

Para gravar um relatório, clique com o botão direito no separador com o nome do rela- tório e selecione a opção Guardar.

Imprimir um relatório

1. Abra o relatório que pretende imprimir

2. Aceda ao menu do Office e selecione a opção Imprimir, seguida de Imprimir.

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Visualizar um relatório

1. Com o relatório aberto, clique sobre ele com o botão direito do rato e selecione Pré- Visualizar. Volte a clicar com o botão direito do rato e terá opções de Zoom.

com o botão direito do rato e terá opções de Zoom . 2. Se pretender ver

2. Se pretender ver mais do que uma página de cada vez, clique com o botão direito do rato sobre o relatório e escolha a opção Múltiplas páginas, seguida da configuração que pretende.

sobre o relatório e escolha a opção Múltiplas páginas , seguida da configuração que pretende. P

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NOTAS

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